Pelaksanaan sistem informasi manajemen kearsipan di SMP negeri 3 Surabaya.

PELAKSANAAN
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KEARSIPAN
DI SMP NEGERI 3 SURABAYA

SKRIPSI

Oleh :
WENNY TRI YULI ANGGRAINI
D73213072

PROGRAM STUDI MANAJEMEN PENDIDIKAN ISLAM
JURUSAN KEPENDIDIKAN ISLAM
FAKULTAS TARBIYAH DAN KEGURUAN
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUNAN AMPEL
SURABAYA
2017

ABSTRAK

Wenny Tri Yuli A. (D73213072), 2017: Pelaksanan Sistem Informasi Manajemen
Kearsipan di SMP Negeri 3 Surabaya, Dosen Pembimbing I, Prof. Dr. H. Imam

Bawani, MA. dan Dosen Pembimbing II, Drs. Taufiq Subty, M. Pd. I.
Sistem Informasi Manajemen Kearsipan merupakan bagian pekerjaan kanrtor
yang sangat penting. SIM Kearsipan sangat di butuhkan dalam pelaksanaan kegiatan
kantor karena arsip merupakan pusat ingatan untuk setiap kegiatan dalam kantor.
Penelitian ini bertujuan untuk menjelaskan Perencanaan sistem informasi
manajemen kearsipan, Pelaksanaan sistem informasi manajemen kearsipan, Evaluasi
Sistem informasi manajemen kearsipan.
Penelitian ini merupakan jenis penelitian kualitatif deskriptif.dalam proses
pencarian data, peneneliti menggunakan metode observasi, wawancara mendalam
terhadap subjek penelitian, dan dokumentasi.dalam analisis dan interprestasi data,
peneliti menggunakan model Miles and Huberman yaitu reduksi,penyajian, dan
triangulasi berupa triangulasi sumber dan teknik.
Berdasarkan hasil penelitian, SMPN 3 Surabaya telah melaksanakan SIM
Kearsipan dengan baik, hal ini terbukti dengan web yang dibuat oleh sekolah dan
aplikasi SIM Kearsipan. Keduanya memuat informasi terkait sekolah mulai dari visi
misi sekolah, biodata guru, biodata siswa, sarana dan prasarana sekolah, program
sekolah serta pembiayaan sekolah, sedangakan SIM Kearsipan berisi dokumendokumen atau arsip-arsip penting seperti dokumen hasil ujian Nasional, SMP Negeri
3 Surabaya dalam perencanaan SIM Kearsipan sudah baik. Karena dalam
perencanaan terdapat tiga orang yang bertanggung jawab yaitu manajer, staff dan
penanggung jawab SIM kearsipan yang sudah ahli dalam mengelola aplikasi,

valuasi pelaksanaan SIM kearsipan sudah terlaksana dengan baik, karen manajer
atau kepala sekolah sering melakukan monitoring.

Kata Kunci: Sistem Informasi Manajemen, Kearsipan

xi

digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id

DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ............................................................................................... ii
PERSETUJUAN PEMBIMBING SKRIPSI .......................................................... iii
PENGESAHAN TIM PENGUJI SKRIPSI .......................................................... iv
SURAT PERNYATAAN KEASLIAN .................................................................. v
MOTTO .................................................................................................................... vi
HALAMAN PERSEMBAHAN .............................................................................. vii
KATA PENGANTAR .............................................................................................viii
ABSTRAK ................................................................................................................xi
DAFTAR ISI ............................................................................................................ xii
DAFTAR TABEL ....................................................................................................xiv

BAB

I : PENDAHULUAN
A.
B.
C.
D.
E.
F.
G.

Latar Belakang Penelitian.......................................................................... 1
Fokus Penelitian ...................................................................................... 6
Tujuan Penelitian ..................................................................................... 6
Manfaat Penelitian ................................................................................... 7
Definisi Konseptual ................................................................................. 7
Penelitian Terdahulu ............................................................................... 8
Sistematika Pembahsan ........................................................................... 11

BAB II : KAJIAN PUSTAKA
A. Sistem Informasi Manajemen ............................................................. 13
1. Pengertian Sistem Informasi Manajemen ............................................. 16
2. Rencana Strategis Sistem Informasi Manajemen ................................... 17
3. Perancangan, pengolahan dan Kerangka Kerja SIM ............................... 18
B.
1.
2.
3.
4.

Manajemen Kearsipan .......................................................................... 20
Pengertia Arsip......................................................................................... 21
Fungsi Arsip ........................................................................................... 22
Tujuan Kearsipn ..................................................................................... 23
Jenis-jenis Arsip dan media Penyimpanan Arsip ................................... 23

xii

digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id

5. Pentingnya kegiatan Pengelolaan Arsip................................................... 26
6. Kendala-kendala dalam Manajemen Kearsipan....................................... 32
7. Faktor-faktor Kearsipan yang Baik ........................................................ 34
C.
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Sistem Informasi Manajemen Kearsipan .......................................... 36
Tujuan Sistem Informasi Manajemen Arsip ............................................ 36
Manfaat Implementasi SIM Arsip ........................................................... 37
Tecnologi yang Digunakan....................................................................... 38
Fase Penggunan dan Pendistribusian Arsip ............................................. 39
Efektifitas SIM Kearsipan........................................................................ 55
Hubungan Arsip san SIM Kearsipan ....................................................... 56

BAB III : METODE PENELITIAN
A. Jenis Penelitian ......................................................................................... 58
B. Lokasi Penelitian ...................................................................................... 60
C. Sumber Data dan Informasi Penelitian ....................................................... 60
D. Cara Pengumpulan Data ........................................................................... 63
E. Prosedur Analisis dan Inteprestasi Data ................................................... 65
F. Keabsahan Data ........................................................................................ 66
BAB IV : HASIL PENELITIAN
A. Deskripsi Subjek ....................................................................................... 68
B. Penyajian Data .......................................................................................... 83
C. Analisis Data Penelitian ............................................................................ 91
BAB V : PENUTUP
A. Kesimpulan ............................................................................................... 99
B. Saran ........................................................................................................ 100
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN-LAMPIRAN

xiii

digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id

DAFTAR TABEL

Tabel : Jadwal Kegiatan Wawancara dan Observasi Subjek ................................62
Tabel : Identitas Informa .........................................................................................63
Tabel : Sarana dan Prasarana Sekolah ..................................................................69
Tabel : Keadaan Guru di Sekolah...........................................................................71

xiv

digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id

BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Penelitian
Di era globalisasi yang semakin pesat manajemen dapat dikatakan
suatu

proses

atau

kerangka

kerja.

Yang melibatkan bimbingan atau

pengarahan suatu kelompok orang-orang dan organisasi kearah tujuan-tujuan
organisasional atau maksud-maksud yang nyata. Pelaksanaan manajemen
disebut manager atau pengelola. Seorang manajer dapat mengambil keputusn
dan

ahli

kewajiban-kewajiban

yang

baru

yang

seluruhnya

bersifat

“managerial”.
Informasi

menjadi

kebutuhan

pemerintah maupun swasta. Setiap

mutlak

bagi

setiap

organisasi

pekerjaan dan kegiatan di perkantoran

memerlukan data dan informasi1 . Oleh

karena itu,informasi menjadi bagian

yang penting untuk mendukung proses kerja administrasi dan pelaksanaan
fungsi-fungsi manajemen di dalam menghadapi perubahan situasi dan kondisi
yang berkembang dengan cepat.

Sistem

manajemen arsipan Webbased

merupakan aplikasi yang berbasis Web. Sistem ini bisa di jalankan untuk

computer tunggal maupun local area network (LAN).

1 Zulkifli

Amsyah, Manajemen Kearsipan, (Jakarta: PT. Gramedia,1989), h. 2

1

digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id

2

Salah satu sumber informasi penting yang dapat menunjang proses
kegiatan administrasi maupun birokrasi adalah arsip. Sebagai rekaman
informasi seluruh aktifitas organisasi, arsip berfungsi sebagai pusat ingatan,
alat bantu sebagai pusat ingatan, bukti eksitensi organisasi dan untuk
kepentingan organisasi yang lain. Berdasakan fungsi arsip yang sangat
penting tersebut maka harus ada manajemen atau pengelolaan arsip yang baik
sejakmenciptakan sampaidengan penyusutan.
Penelitian

ini di dasarkan pada fenomena yang sering terjadi

dilapangan, bahwa sistem informasi manajemen kearsipan di sekolah pada
umumnya belum di laksanakan dengan baik, padahal sistem informasi
manajemen kearsipan yang baik dapat menjadikan ketata usahaan di sekolah
berjalan dengan tertib dan rapi, pelaksanaan sistem informasi manajemen
kearsipan yang baik juga berfungsi untuk memudahkan pegawai tata usaha
dalammengelolah ketatausaan di sekolah. Prosedurmendasar yang di hadapi
para pengelola kearsipan sebenarnya bukan terletak pada sulitnya menerapkan
suatu sistem kearsipan, tetapi lebih bagaimana meyakini orang untuk mau
menerapkan sistem kearsipan yang baik. Banyak arsip hanya terkelola
seadanya tanpa pengelolaan yang intensif, padahal arsip merupakan hal yang
sangat penting.
Sistem adalah satu bagian yang terdiri dari komponen-komponen yang
saling berkaitan dan bekerja sama untuk mencapi tujuan tertentu dengan
batasan/lingkup yang jelas. Sedangkan Sisteminformasi merupakan gabungan

digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id

3

dari manusia, perangkat keras, perangkat lunak, jaringan komunikasi, sumber
data, kebijakan dan prosedur yang terorganisir yang mampu menyimpan,
mengambil, dan mendistribusikan informasi di dalam sebuah organisasi. Istem
informasi secara teori dapat berbentuk sistem manual (paper based).2
Kearsipan merupakan pekerjaan dalam organisasi dalam organisasi
atau perusahaan yang sangat penting. Arsip berisi informasi-infomasi tertulis
mengenai keputusan-keputusan yang harus tersedia apabila sewaktu-waktu di
butuhkan,

sehingga di temukan dengan cepat dan mudah,

mengingat

pentignya arsip sebagai sumber informasi maka di sekolah SMP Negeri 3
Surabaya

harus

memiliki penataan

arsip

yang baik

untuk

membantu

pengolahan arsip yang dimiliki pemerintah kota Surabaya.
Pelaksanaan manajemen kearsipan dalam ketatausahaan di sekolah di
lihat melalui pelaksanaan fungi-fungsi manajemen kearsipan yang harus
dilaksanakan
kearsipan

meliputi
fungsi

fungsi perencanaan

pengorganisasian

kearsipan,

kearsipan,fungsi

fungsi pengarahan
penyusunan

staff

kearsipan,dan fungsi pengawasan kearsipan.
Pengelolaan arsip

memegang peran penting bagi jalannya suatu

organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan sebuah
organisasi yang bermanfaat untuk bahan penilaian, pengembalian keputusan
atau penyususan program pengembangan dari organisasi yang bersangkutan.
Halini sering kali di abaikan dengan berbagai macam alasan. Berbagai
2 Faisal

M, Sistem Informasi Manajemen J aringan,(Malang: UIN Malang Press,2008), h. 45

digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id

4

kendala seperti kurangnya tenaga arsiparis maupun terbatasnya saranaprasarana

selalu

menjadi alasan

buruknya

pengelolaan

arsip.

Kondisi

semacam itu di perparah dengan image yang selalu menempatkan bidang
kearsipan sebagai “bidang pinggiran” di sekolah sehingga pengelolaannya pun
kurang begitu di perhatikan.
Sesuai dengan undang-undang no 7 tahun 1971 pasal 1 dan 3 tentang
ketentuan-ketentuan pokok kearsipan menyebutkan bahwa tujuan kearsipan
adalah

menjamin

keselamatan

pertanggungjawaban

nasional

tentang

perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan untuk
menyediakan bahan pertanggung jawaban sebagai bukti akuntabilitas kerja
instansi pemerintah maupun swasta,3 maka wajar kiranya jika lembaga
pendidikan sebagai tempat mencetak generasi penerus bangsa yang akan
membangun

Indonesiajuga

ikut

menyelenggarakan

pengaturan

kearsipan

dengan baik sebagai bentuk pertanggung jawaban nasional terhadap undangundang yang telah di tetapkan.4
Pelaksanaan Manajemen kearsipan yang baik, mutlak di perlukan oleh
sebuah lembaga pendidikan, karena kegiatan pendidikan mencakup proses
penyusunan dan penyimpanan surat-surat dan dokumen mulai dari sekolah itu
di dirikan, pencataan dan penerimaan siswa baru sampai siswa itu keluar atau
lulus, maupun data pencataan seluruh data personal tenaga pendidik dan
3

Thomas Wiyasa, Tugas Sekertaris dalam mengeolah Surat dan Arsip Dinamis,
(Jakarta:Liberty,2000),h.116
4 Barthos Basir, Manajemen Kearsipan, ( Jakarta : 1989), h 9

digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id

5

kependidikan di sekolah itu. Oleh karena itu manajemen kearsipan menjadi
hal yang sangat penting dan menjadi keharusan untuk terus di tingkatkan
dalam pelayanannya.Masih pada kenyataan bahwa banyak sekolah yang
kurang peduli dengan kearsipan sehingga sekolah mengalami kendala-kendala
dalam mengambil kembali data-data yang di butuhkan.
SMP Negeri3 Surabaya di beri kewenangan untuk melaksanakan dan
mengelolah

kegiatan

administrasinya

secara

mandiri.

Hal ini tentunya

menuntut semua masyarakat sekolah ( khususnya kepala sekolah, guru dan
staff administrasi ) agar mampu mengelola kegiatan administrasi dengan baik.
SMP Negeri 3 Surabaya berada di jantung kota yang di kelilingi oleh
pertokoan dan perkantoran (masyarakat menyebutnya “segi empat emas”),
sehingga SMP Negeri 3 Surabaya sering di sebut sekolah “kota” dan menjadi
idaman bagi siswa-siswi sekolah Dasar di seluruh pelosok kota Surabaya.
Didukung dengan jalur transportasi yang dapat di akses dari berbagai penjuru,
SMP Negeri 3 Surabaya berasal dari SD Negeri dan Swasta di seluruh kota
Surabaya, baik dari jarak tempat, strata ekonomi serta latar belakag keluarga
yang beraneka ragam.
menyebabkan

pekerjaan

Banyaknya siswa yang belajar di sekolah ini
ketata

usahaan

yang

berhubungan

dengan

administrasi perkantoran bertambah banyak dan kompleks. Hal ini tentu saja
menyebabkan sekolah harus memiliki tenaga administrasi yang profesional
serta sarana prasarana yang lengkap untuk mendukung tercapainya sistem
informasi manajemen kearsipan yang baik.

digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id

6

Dengan

demikian

manajemen kearsipan

upaya

kepala

sekolah

dalam

pelaksanaan

disini adalah penaggulangan yang dilakukan kepala

sekolah agar semua aktifitas kerja yang ada disekolahan dapat berjalan dengan
efektif dan efesien untuk mencapai suatu tujuan yang mulia.
Berdasarkan uraian tersebut, maka penulis tertarik untuk membahas
dan menuangkan masalah ini untuk mengadakan penelitian dan menyusun
skripsi dengan judul “

Pelaksanaan Sistem Informasi Manajemen

Kearsipan di Sekolah SMP Negeri 3 Surabaya”.
B. Fokus Penelitian
Berdasarkan latar belakang di atas, fokus penelitian pada penelitian ini
adalah :
1. Bagaimana perencanaan Sistem Informasi Manajemen Kearsipan di SMP
Negeri 3 Surabaya ?
2. Bagaimana pelaksanaan Sistem Informasi Manajemen Kearsipan di
SMPNegeri 3 Surabaya ?
3. Bagaimana

Evaluasi

Sistem

Informasi

Manajemen

Kearsipan

di

SMPNegeri 3 Surabaya ?
C. Tujuan Penelitian
Adapun yang menjadi tujuan penelitian pada penelitian ini adalah
1. Untuk

mendeskripsikan

Bagaimana

perencanaan

Sistem

Informasi

Manajemen Kearsipan di SMPNegeri 3 Surabaya

digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id

7

2. Untuk

mendeskripsikan

Bagaimana

pelaksanaan

Sistem

Informasi

Manajemen Kearsipan di SMPNegeri 3 Surabaya
3. Untuk

mendeskripsikan

Bagaimana

Evaluasi

Sistem

Informasi

Manajemen Kearsipan di SMPNegeri 3 Surabaya
D. Manfaat Penelitian
Dengan melakukan penelitian yang berjudul “ Pelaksanaan Sistem
Informasi Manajemen Kearsipan di SMPNegeri 3 Surabaya”. Penulis
berharap dapat di ambil manfaat dari penelitian ini, manfaat yang di
harapkan oleh penulisa adalah :

1. Bagi Obyek Penelitian
a) Sebagai sumbangan pemikiran ke dalam dunia pendidikan khususnya
di SMPNegeri 3 Surabaya.
b) Sebagai sumbangan kepada UIN Sunan Ampel Surabaya khususnya
kepada perpustakaan sebagai bahan bacaan yang bersifat ilmiah dan
sebagaikontribusi khasanah intelektual pendidikan.
E. Definisi Konseptual
Kerlinger menyatakan definisi konseptual adalah definisi yang dapat
di ukur, karena dalam penelitian harus di ketahui terjemahan istilah atau
konsep yang jelas, guna mempermudah pembahasan penulis menggunakan
istilah-istiah yang merupakan istilah kunci dalam judul ini. Hal ini di lakukan
agar

menghilangkan

penafsiran-penafsiran

yang

memungkinkan

timbulnya

digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id

8

persoalan

yang

tidak

di harapkan.

Adapun judul skripsi ini adalah

Pelaksanaan Sistem Informasi Manajemen Kearsipan di SMP Negeri 3
Surabaya.
Istilah penting yang perlu di definisi sebagai berikut :
1. Sistem Informasi Manajemen
sistem

yang

mengenai

mengintegrasikan

berbagai

macam

menurut Amsyah “Sim” adalah suatu
berbagai
kegiatan

jenis

data

perkantoran,

dan
dalam

informasi
rangka

membantu pimpinan atau manajemen melakukan kegiatan pengambilan
keputusan”. Pada sistem tersebut cara pengolahan data menjadi informasi
yang sangat tergantung pada tujuan dari keputusan yang akan dihasilkan.
(1) Informasi adalah data yang sudah diolah sesuai dengan kebutuhan
pengambilan keputusan. (2) Manajemen disini adalah para pemimpin
yang bertugas membuat keputusan yang berkaitan dengan perencanaan,
pelaksanaan, dan pengawasan dari masing-masing fungsi yang ada di
perkantoran, baik pada tingkat manajemen atas,manajemen menengah,
maupun manajemen bawah.
2. Kearsipan menurut Widjaja Di lihat dari asal katanya, istiah “asrsip”
berasl dari bahasa yunani archeyang berarti permulaan, jabatan, fungsi,
atau kuasa hukum. Kemudian kata arche berubah menjadi ta archeyang
artinya dokumen, catatan. Terakhir berubah menjadi archevumyang
dalam bahasa latin berarti balaikota. Menurut istilah inggris archives
berarti tempat atau dokumen

digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id

9

F. Penelitian Terdahulu
Penelitian

dengan

pembahasan

pelaksanaan

sistem

informasi

manajemen kearsipan di lembaga pendidikan, secara spesifik masih belum
dijumpai hingga

proposal penelitian ini rampung disusun.Penulis hanya

menjumpai beberapa jurnal atau tulisan yang berkaitan dengan tema penelitian
ini, diantaranya.
Jati Sasongko “Rancang bangun sistem informasi manajemen surat”
dalam jurnal ini menjelaskan

efisien pencarian data serta bagaiman membuat

sistem administrasi manajemen surat yang uptodet, melalui proses bagaiman
pendataan surat-surrat yang masuk maupun pendataan surat-surat keluar
sehingga bisa di rancang dengan sederhana sistem informasi manajemn surat
mampun memberikan pelayanan Yang lebih baik. Batas permasalahan yang
dibahas hanya dibatasi pada permasalahan-permasalahan sebagai berikut
:Pencatatan

Surat

Masuk,

Pencatatan

Surat

Keluar,Pembuatan

aplikasi

menggunakan Delphi, Database menggunakan MySQL.5
Kurnia Adi Saputra “ Perancangan Sistem Informasi Manajemen Surat
masuk dan surat keluar pada MTs Guppi jatiskidul” Tujuan penelitian ini
adalah merancang sebuah sistem pengelolaan surat pada MTs GUPPI
Jetiskidul untuk membantu proses mengelola surat masuk dan surat keluar
yang saat ini sistem yang digunakan masih manual dengan menggunakan
5

Jati Sasongko, Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Surat, 2009. Vol XIV.no.2

digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id

10

buku register. Metode penelitian dilakukan dengan dua metode yakni, metode
pengumpulan

data

dan

pengembangan

sistem

informasi.

Metode

pengumpulan data dilakukan dalam menemukan informasi yang dibutuhkan
dengan

kegiatan

pengembangan

studi

sistem

lapangan
informasi

dan

penelitian

digunakan

kepustakaan.

dalam

penilaian

Metode
mengenai

masalah dalam pengumpulan data, metode ini berupa survei, analisis, design,
perancangan, implementasi. Hasil yang dicapai bahwa MTs GUPPI Jetiskidul
membutuhkan sistem pengelolaan surat yang terkomputerisasi, dengan adanya
aplikasi ini diharapkan dapat mempermudah segala pihak yang terkait dengan
surat masuk dan surat keluar di MTs GUPPI Jetiskidul sehingga dapat bekerja
secara efektif dan efisien yang pada akhirnya mampu memberikan pelayanan
yang lebih baik.6
Desi Tri Santi “Sistem Informasi Manajemen Tata Persuratan
Kementrian Agama Kabupaten Pacitan” tujuan penelitian ini adalah lebih
fokus meneliti surat masuk, surat keluar, PHP, MYSQL.Dengan adanya
Aplikasi

Sistem

Informasi

Tata

Persuratan

dapat

mengurangi

terjadinyapengulangan dalam pengkodean surat di lembar disposisi, kesulitan
serta waktu yang di habiskan untuk proses pencarian data-data surat, dan
memperbaiki manajemen dari pengarsipan surat yang sudah ada. Sistem
Informasi manajemen

tata

persuratan

ini dibuat

dengan

menggunakan

6

Saputra Adi Kurnia, Perancangan Sistem Informsi surat masuk dan surat keluar di MTs GUPPI
Jatiskidul, 2014.vol 3,no 4.

digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id

11

PHPHypertext

Preprocessor

(PHP).

dan

MySQL

untuk

pengolahan

databasenya. Perancangan sistem ini memiliki komponen seperti data surat
masuk, data surat keluar, lembar disposisi, dan lembar kendali. Sistem ini
membuat solusi lebih cepat dalam proses persuratan dan pengarsipan. 7
Kemudian penelitian yang akan di lakukan oleh peneliti dengan judul
Pelaksanaan Sistem Informasi Manajemen Kearsipan di SMP Negeri 3
Surabaya

ini

mendeskripsikan

tentang

perencanaan

sistem

informasi

manajemen kearsipan, pelaksanaan sistem informasi manajemen kearsipan,
dan Evaluasi sitem informasi manajemen kearsipan.
Penelitian ini hampir sama dengan penelitian-penelitian terdahulu, dari
segi metode menggunakan kualitatif, dan bersifat deskriptif, namun yang
membedakan segi analisisnya dan objek penelitian tersenbut.
G. Sistematika Pembahasan
Untuk melengkapi penjelasan dalam pengembangan materi skripsi ini
serta untuk

mempermudah dalam memahami maka pembahasan dalam

penelitian ini akan dipaparkan dalam 5 bab, dengan perincian sebagai berikut:
BAB I Akan dibahas tentang Pendahuluan; dalam bab ini akan
dikemukakan latar belakang pemilihan judul berdasarkan permasalahan yang

7

Desi Tri Santi,Sistem Informasi Manajemen Tata Persuratan Kementrian Agama Kabupaten Pacitan,
Mart 2013,vol 2,no 1.

digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id

12

ada.Disamping itu juga berisi tentang rumusan masalah, tujuan dan manfaat
penelitian, keaslian penelitian dan sistematika pembahasan.
BAB II Akan membahas tentang kajian pustaka; dalam bab ini akan
mengemukakan kajian teori yang mana di dalamnya menguraikan tentang
segala hal yang berkaitan dengan tinjaun tentang peaksanaan sistem informsi
manajemen kearsipan.
BAB III Akan membahas tentang Metode Penelitian; Dalam bab ini
akan berisi tentang metode penelitian yang didalamnya membahas tentang
jenis dan pendekatan penelitian yang akan digunakan dalam penelitian ini
serta

dari mana

saja

sumber

yang di peroleh sekaligus bagaimana

pengumpulan data dilakukan dan metode yang sesuai dengan analisis
penelitian ini.
BAB IV Akan membahas tentang Laporan Hasil Penelitian; Dalam
bab ini berisi tentang gambaran objek penelitian, laporan hasil penelitian yang
terdiri dari deskripsi temuan, analisis data dan pembahasan.
BAB V Merupakan bab penutup yang berisi kesimpulan kesimpulan
dan saran-saran dari hasil penelitian dan pembahasan.
Bagian akhir dari penelitian ini yaitu daftar pustaka yang menjadi
daftar bahan atau sumber bahan yang dapat berupa buku teks, makalah, skripsi
dan sebagainy

digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id

BAB II
KAJIAN PUSTAKA

A. Sistem Informasi Manajemen
1. Pengertian Sistem Informasi Manajemen
Sistem dalam bahasa latin (syistem) dan bahasa yunani (systema)
adalah kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang di hubungkan
bersama untuk memudahkan aliran informasi,materi, atau energi. Sistem
adalah kumpulan / group / komponen apapun baik phisik yang saling
berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk
mencapai satu tujuan tertentu.1
Pengertian sistem menurut pendapat para ahli,sebagai berikut:
a. Menurt Richard A.J, Fremon E.K, dan James E.R, Sistem adalah
gabungan atau susunan dari beberapa komponen atau bagian dan
membentuk satu kesatuan yang komplek.
b. Menurut Mc Leod J.R, sistem adalah sekelompok elemen-elemen
yang

terintegrasi dengan

tujuan

yang

sama

untuk

mencapai

tujuan tertentu.
1 Yakub

dan Vico Hisbanarto, Sistem Informasi Manajem Pendidikan, (Yogyakarta: Graha Ilmu), h. 1

13

digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id

14

c. Menurt David I.C dan William, R.K sistem adalah kumpulan dari
bagian-bagian yang saling bergantung atau berinteraksi secara
teratir dan membentuk satu kesatuan yang utuh.
d. Menurt Gleen L.I dan Francis J.P, sistem adalah suatu rangkaian
dari obyek-obyek yng secara bersama-sama saling berpengaruh
satu sama lain termasuk atributnya.2
Sistem informasi manajemen (SIM) menyediakan informasi bagi
pengola pendidikan secara teratur, sehingga bermanfaat untuk melakukan
pemantauan dan penilaian kegiatannya. Proses penyajian informasi dalam
manajemen

pendidikan

penyimpanan data,

di

mulai

dari

pengumpulan,

pengolahan,

sampai informasi diterima oleh pembuat keputusan.

Kriteria SIM yang efektif adalah dapat memberikan informasi yang tepat
waktu, akurat, dan relevan bagi manajemen. 3
Informasi adalah data yang telah diolah dan siap di gunakan oleh
pengambil keputusan, informasi merupakan produk akhir dari suatu sistem,
dari pengelolaan sistem di perlukan data-data yang sudah di olah, baik berupa
data matematis yang di jadikan dasar bagi pimpinan dalam menentukan
langkah ke depan.4

2

Ibid h.1
Ety Rochaety, Et All, Sistem Informasi Manajemen, (Jakarta: Mitra Wacana Media, 2013), h.6
4 M. Faisal, SIM Sistem Informasi Manajemen, ( UIN Malang Press : 2008), h. 25

3

digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id

15

Informasi juga bisa di artikan hasil dari pengelolaan data, akan tetapi
tidak semua hasil dari pengelolaan tersebut bisa menjadi informasi, hasil
pengelolaan data yang tidak memberikan makna atau arti serta tidak bermanfaat
bagi seseorang bukanlah merupakan informasi bagi orang tersebut. Dari uraian
tentang informasi ini ada 3 hal penting yang harus di perhatikan di sini yaitu :
a. Informasi merupakan hasil pengelolaan data
b. Memberikan makna atau arti
c. Berguna atau bermanfaat dalam meningkatkan kepastian5
Sistem

informasi adalah

gabungan

dari manusia,perangkat

keras,

perangkat lunak, jaringan komunikasi, sumber data, kibijakan dan prosedur
yang terorganisir, yang mampu menyimpan, mengambil, dan mendistribusikan
informasi di dalam sebuah organisasi depan.6
Manajemen adalah istilah yang bermakna manusia atau kumpulan
manusia yang melakukan kegiatan manajemen, yang terpisah dari pekerja
(labor) sebagai SDM yang dikelola manajemen.7 Istilah manajemen berasal dari
kata kerja to manage berarti control.Dalam bahasa Indonesia dapat diartikan
mengendalikan, menangani atau mengelola.

5 Dermawan

Deni, Sistem Informasi Manajemen, ( Bandung, PT Remaja Rosdakarya : 2013), h 2
M Faisal, SIM Jaringan, (Malang: Uin Malang Press,2008),h. 160
7 Jan Hoesada, Taksonomi Ilmu Manajemen, (Yogyakarta : Penerbit Andi : 2013), h 51

6

digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id

16

Selanjutnya
arti.Pertama

ialah

kata

benda

sebagai

manajemen

pengelolaan,

dapat

mempunyai

pengendalian,

atau

berbagai

penanganan

(managing).Kedua ialah sebagai perlakuan secara terampil untuk menangani
sesuatu berupa skillfull treatment. Ketiga, merupakan gabungan dari pengertian
di atas adalah pengelolaan bentuk kerja sama dalam mencapai tujuan tertentu.
Tiga pengertian tersebut mendukung kesepakatan anggapan bahwa
manajemen dapat dipandang sebagai ilmu dan seni. Manajemen sebagai ilmu
artinya

manajemen

menekankan

memenuhi kriteria ilmu dan metode keilmuan yang

kepada

konsep-konsep,

teori,

prinsip

dan

teknik

pengelolaan.Manajemen sebagai seni artinya kemampuan pengelolaan sesuatu
itu merupakan seni menciptakannya (kreatif). 8
2. Rencana Strategis Sistem Informasi Manajemen
Rencana strategis ( jangka Panjang ) sistem informasi manajemen
meliputi

rencana

yang

memberikan

harapan

pada

perusahaan

untuk

memperoleh posisi yang paling menguntungkan di antara lingkungan yang
mempengaruhinya

dan

merumuskan

bagaimana

strategi

untuk

mencapai

harapan tersebut. Rencana strategi di susun oleh para eksekusi yang tergabung
dalam komite eksekutif.

8 Yayat

M. Herujito. “Dasar-dasar manajemen”. (Bogor: Grasindo.2001), h.1-2

digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id

17

Manajemen dapat di katakan juga sbagai suatu kegiatan pengelolaan
yang

di mulai dari analisis kebutuhan,

pengontrolan

dan

penilaian.

Dalam

perencanaan,

kaitanya

pengorganisasian,

dengan

manusia

yaitu

menyangkut tugas dan jabatan dalam organisasi,apakah itu sebagai peran
manajemen puncak madya atau bawah. Dan yang lebih utama suatu tingkatan
organisasi, di mana hal ini menujukan suatu sistem komunikasi.
a. Rencana Strategis Fungsional
Rencana

strategis

fungsional

merupakan

rencana

yang

di

kembangkan berdasarkan bidang atau fungsi bisnis organisasi perusahaan
setelah

di tetapkannya rencana strategis untuk

perusahaan secara

keseluruhan. Rencana strategis fungsi organisasi saat di susun harus
berdasarkan pada rencana strategis perusahaan secara keseluruha.
3. Perencanaan,

Pengolahan,

dan

Kerangka

Kerja

Sistem Informasi

Manajemen
a. Perencanaan Sistem Informasi Manajemen
Perencanaan informasi adalah bagaimana merencanakan penerapan
pengetahuan tentang sistem informsi pada organisasi.suatu organisasi dalam
perencanaan yang matang menghasilkan sistem informasi yang handal dan
sesuai dengan yang telah di rencanakan.

digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id

18

Suatu

organisasi

yang

maju

dan

modern,

tentunya

selalu

merencanakan sistemnya secara modern dan dengan teknologi yang modern
juga.
Untuk mencapai suatu sistem yang baik tentunya harus melewati
beberapa tahap berikut:
Tahap 1

: ide, ide adalah hal terpenting dalam organisasi, dengan

banyaknya ide-ide yang membangun maka organisasi akan semakin dapat
maju dn bersaing, bayangkan bila tidak ada ide sama sekali maka satu
organisasi tidak akan bertahan hidup dari persaingan usaha yang semakin
banyak dan beragam.
Tahap 2

: perancangan (design). Merancang atau mendesign pemecahan

masalah dengan di topang oleh ide-ide yang bersifat membangun.
Merancang

suatu

sistem

informasi

memerlukan

kemampuan

dan

pengalaman perancangan yang tinggi karena merancang berarti membuat
pondasi dan kerangka sistem informasi yang mesinnya harus kokoh dan
kuat. Kekokohan rancangan yang di bangun juga harus benar-benar
teruji.pengujian

rancang

di

lakukan

untuk

menghindari

terjadinya

kegagalan sistem.

digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id

19

Tahap 3 : aplikasi sistem Perancangan yang sudah selesai tentunya harus
di aplikasikan ke sistem nyata dari organisasi, dalam arti di jalankan untk
mendukung kegiatan usaha organisasi.
Tahap 4 : pengawasan/pengontrolan. Sistem yang sudah di aplikasikan
perlu di kontrol secara terus menerus untuk mengetahui apakah sistem
informasi sudah berjalan secara baik atau perlu adanya penambahan atau
pengurangan.kontrol sistem mutlak di perlukan bagi se usahanya tiap
organisasi yang menjalankan.
Tahap 5 : Penilaian/ Evaluasi, penilaian yang di lakukan untuk mengetahui
apakah ada perubahan atau tidak dalam usaha yang di jalankan organisasi.
b. Pengelolaan Sistem Informasi Manajemen
Pengelolaan sistem informasi merupakan bagian yang sangat penting
dalam organisasi.

Pengelolaan

sistem merupakan

faktor kunci bagi

kesuksesan usaha organisasi.
Dalam

berorganisasi

informasi.Pengelola

sistem

perlu
informasi

adanya
terdiri

dari

pengelola
manajer

sistem
dan

staf

bawahanya. Pengelolaan sistem informasi di perlukan untuk menhasilkan
produk informasi yang berdaya guna.

digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id

20

Perkembangan industri yang sangat pesat mengakibatkan adanya
penataan sistem kearah yang lebih baik lagi seperti sistem tenaga kerja,
sistem pembiayaan, sistem pemasaran, dan sistem pembelian.
c. Kerangka Kerja Sistem Informasi Manajemen
Menurut O’Brien, kerangka kerja sistem informasi

dapat di jelaskan

sebagai berikut:
1. Konsep Dasar
2. Teknologi Informsi
3. Aplikasi Bisnis
4. Proses Pengembangan
5. Tantangan Manajemen9

B. Manajemen Kearsipan
1. Pengertian Kearsipan
Di lihat dari asal katanya, istiah “asrsip” berasl dari bahasa yunani
archeyang berarti permulaan, jabatan, fungsi, atau kuasa hukum. Kemudian
kata arche berubah menjadi ta archeyang artinya dokumen, catatan.
Terakhir berubah menjadi archevumyang dalam bahasa latin berarti
balaikota. Menurut istilah inggris archives berarti tempat atau dokumen.10

9

M Faisal, SIM Jaringan, (Malang: Uin Malang Press, 2008), h. 181-183
A.W. Widjaja, Administrasi Kearsipan,(Jakarta : PT Raja Grafindo Pustaka, 1993), h 99-100

10

digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id

21

Adapun yang di maksud dengan “arsip” ialah :
a. Naskah-naskah yang di buat dan di terima oleh Lembaga-lembaga
Negara dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun,
baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka
pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
b. Naskah-naskah yang dibuat di terima oleh Badan-badan Swasta
dan/atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan
tunggal maupun kelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan
kebangsaan.
Sedangkan yang di maksud dengan naskah-naskah dalam bentuk
corak bagaimanapun juga dari sesuatu arsip dalampasal ini adalah meliputi
baik yang tertulis maupun yang dapat di lihat dan didengar seperti halnya
hasil-hasil rekaman, film dan lain sebagainya.Yang di maksud dengan
berkelompok ialah naskah-naskah yang berisikan hal-hal yang berhubungan
satu berkas tersendri mengenai masalah yang sama. 11
2. Fungsi Arsip
Menurut fungsinya arsip dapat dibedakan menjadi arsi dinamis dan
arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang masih di pergunakan secara

11 Barthos

Basir, Manajemen Kearsipan, .........,h. 10-11

digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id

22

langsung dalam penyusunan perencanaan,

pelaksanaan kegiatan pada

umumnya atau daam penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan.
Arsip statis adalah yang tidak di pergunakan secara langsung dalam
perencanaan, penyelenggaraan kegiatan maupun untuk penyelenggaraan
pelayanan

ketatausahaan

kebangsaan

ataupun

dalam

untuk

rangka

penyelenggaraan

penyelenggaraan

sehari-hari

kehidupan
administrasi

negara. Arsip ini tidak lagi berada pada organisasi atau kantor pencipta
arsip tersebut kan tetapi berada di Arsip Nasional Republik Indonesia
(ARNAS).12
3. Tujuan Kearsipan
Tujuan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan bahan
pertanggungjawaban

nasional

tentang

perencanaan,

dan

penyelengaaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan
pertanggung jawaban tersebut bagi kegiatan Pemerintah.

13

a. Menyampaikan surat dengan aman dan mudah selama di perlukan
b. Menyiapkan surat setiaps saat di perlukan.
c. Mengumpulkan

bahan-bahan

yang

mempunyai

sangkut-paut

dengan suatu masalah yang di perlukan sebagai pelengkap. 14

12

A.W. Widjaja, Administrasi Kearsipan, ...........h.101-102
Barthos Basir, Manajemen Kearsipa, (Jakarta : Bumi Aksara, 1989), h. 12
14 A.W. Widjaja,Manajemen Kearsipan, ............h.103
13

digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id

23

4. Jenis-jenis Arsip dan Media Penyimpanan Arsip
Arsip dinamis aktif yaitu arsip-arsip yang masih sering di pergunakan
bagi kelengkapan pekerjaan di lingkungan suatu kerja (unit pengolahan)
dalam suatu organisasi. Pada saat-saat tertentu arsip aktif mengalami
perubahan

nilai

dan

artinya

menurut

fungsinya

dalam administrasi,

sehingga arti dan nilainnya dalam kehidupan administrasi mulai berkurang,
dalam arti bahwa arsip aktif sudah jarang di pergunakan lagi. Pada tahap
ini arsip di katakan mencapai tahap inaktif/semi statis.
Sedangkan arsip dinamis inaktif yaitu arsip-arsip yang tidak di
pergunakan lagi secara terus menerus atau frekuensi kegunaanya oleh unit
pengolah sudah jarang hanya di pergunakan sebagai refrensi bagi suatu
organisasi. Pada tahap inaktif arsip tersrbut tidak lagi berada dalam satuan
kerja/unit pengolah, akan tetapi penyimpanannya di pusat penyimpanan
arsip.
Menurut Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, jenis-jenis arsip yaitu :
a. Arsip menurut subyek atau isinya :
1) Arsip kepegawaian, contoh: daya riwayat hidup pegawai, surat
lamaran, rekaman dsb.
2) Arsip keuangan, contoh : laporan keuangan, bukti pembayaran,
daftar gaji, daftar harga dsb.

digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id

24

3) Arsip pemasaran, contoh : surat penawaran, surat pesanan, daftar
harga dsb.
4) Arsip pendidikan, contoh : kurikulum, satuan pelajaran, rapur,
transkip mahasiswa dsb.15
b. Arsip menurut bentuk dan Wujud fisik, dapat di bedakan menjadi :
a) Surat, contoh: naskah perjanjian/ kontrak, surat keputusan dsb.
b) Pita rekaman, mikrofilm, disket dan CD. 16
c. Arsip menurut nilai
1) Arsip bernilai informasi, contoh : pengumuman, pemberitahuan,
undangan, dsb.
2) Arsip

bernilai

administrasi,

contoh

:

ketentuan-ketentuan

organisasi, prosedur kerja dsb.
3) Arsip bernilai hukum, contoh : akte pendirian perusahaan, akte
kelahiran, akte perkawinan.
4) Arsip bernilai sejarah, contoh : laporan tahunan, notulen rapat,
gambar/foto peristiwa dsb.
5) Arsip bernilai ilmiah, contoh : hasil penelitian
6) Arsip bernilai keuangan, contoh : kuitansi, bon penjualan,
laporan keuangan.
15
16

Suparji, et.al, Tata Usaha dan Kearsipan ,(Yogyakarta: Kanisius, 1999), 10
Ibid, h. 10

digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id

25

7) Arsip bernilai pendidikan, contoh : kurikulum, suatu pelajaran,
program pengajaran, dsb.17
d. Arsip menurut sifat kepentingan
1) Arsip nonensial, contoh : surat undangan, dsb.
2) Arsip berguna/biasa, contoh : sirat permohonan cuti, surat pesanan
barang, dsb.
3) Arsip penting, contoh : surat keputusan, laporan keuangan, dsb.
4) Arsip

vital,

contoh

:

akte

pendirian

perusahaan,

sertifikat

tanah/bangunan, dsb.18
e. arsip menurut tempat /tingkat pengelolahannya, di bedakan menjadi:
1) Arsip pusat, arsip yang di simpan secara sentralisasi atau berada
dipusat organisasi. Berkaitan dengan lembaga pemerintah; Arnas
Pusat di Jakarta.
2) Arsip unit, arsip yang berada di unit-unit dalam organisasi.
Berkaitan dengan lembaga pemerintah; Armas Daerah di ibukota
Propinsi.

19

f. Arsip Menurut keasliannya dapat di bedakan :

17

Ibid, h.11
Ibid, h. 11
19 Ibid, h. 11

18

digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id

26

1) Arsip asli, yaitu dokumen yang langsung terkena hentakan mesin
ketik, cetakan printer, dengan tanda tangan dan legalisasi yang asli ,
yang merupakan dokumen utama.
2) Arsip tembusan, yaitu dokumen kedua, ketiga dst. Yang dalam
proses pembuatannya bersama dengan dokumen asli, tetapi di
tunjukan pada pihak lain selain penerima dokumen asli.
3) Arsip salinan, yaitu dokumen yang proses pembuatannya tidak
bersama dengan dokumen asli, tetapi memiliki kesesuaian dengan
dokumen asli.
4) Arsip petikan yaitu dokumen yang berisi bagia dari suatu dokumen
asli.20 Arsip menurut Kekuatan Hukum, dibedakan :
1) Arsip otentik adalah arsip yang di atasnya terdapat tanda tangan asli
dengan tinta (bukan fotocopy atau film)sebagai tanda keabsahan
dari isi arsip bersangkuta. Arsip otentik dapat di pergunakan
sebagai bukti hukum yang sah.
2) Arsip tidak otentik adalah arsip yang di atasnya tidak terdapat tanda
tangan asli dengan tinta, arsip ini berupa fotopoy, film, mikrofilm,
hasil print komputer, dan lain sebagainnya.
5. Kegiatan Pengelolaan Arsip
Daur hidup suatu arsip menurut Patricia E. Wallace mencakup
proses penciptaan arsip (record creation), pendistribusian (records
20

Ibid, h. 11

digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id

27

distribution),

penyimpanan

arsip

aktif

(stronge-active

record),

pemusnahan arsip (record disposal) dan penyimpanan arsip secara
permanen (permanen stronge).
Dari beberapa konsep mengenai daur hidup arsip sesungguhnya
dapat di sederhanakan dalam tiga fase yaitu fase penciptaan arsip,
penggunaan dan pemeliharaan arsip, dan fase penyusutan arsip sebagai
masa istirahat arsip. Fase penciptaan sebagai tahap awal arsip, baik pada
daur hidup arsip menurut Wallace maupun Ricks, akan mementukan
“perjalanan hidup” arsip selanjutnya. Pada fase inilah cikal bakal suatu
informasi akan menjadi arsip atau tidak. Oleh karena itu pengelolaan
(Manajemen) arsip di mulai pada fase penciptaan ini.
a. Fase Penciptaan
Masa penciptaan arsip merupakan awal dari lahirnya suatu
active record (Arsip dinamis aktif ). Menurut Suzan Z. Diamond,
proses penciptaan arsip mulai ketika di tuliskan di atas kertas, data
di masukan ke dalam komputer atau informasi di tangkap ke dalam
film. Arsip dinamis dapat berwujud berbagai media seperti kopi
makas (hard Copy), media maghnetis,mikrobentuk, atau cakram
optik (optical disk).21 Betty R. Ricks et al, dalam bukunya

21

Sulistyo Basuki, Manajemen Pengelolaan Arsip Dinamis,(Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2003),
h. 229.

digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id

28

“information and image management. : A. Records Sistem
Approach”menyatakan bahwa arsip-arsip tercipta pada seluruh
level organisasi mulai dari tingkat clerk sampai tingkat pimpinan
eksekutif. Pada masa penciptaan arsip ini menurut Robek, Brown
and Maedke di aksanakan beberapa proses manajemen adalah
manajemen

desain

formulir,

manajemen

korespondensi,

dan

manajemen pelaporan.
1) Manajemen dan desain formulir
Formulir bagi organisasi merupakan alat dasar bagi
seluruh pekerjaan yang administratif, dan dapat di gunakan
untuk

transaksi,

memberikan

data

kesalahan-kesalahan

mentransmisi
untuk

keterangan-keterangan,

pengawasan

administrratif.

dan

mengurangi

Formulir

memberikan fasilitas terhadappengumpulan data

dapat
pemindahan

data dan informasidengan cepat dalam bentuk yang ringkas dan
padat.

Formulir

merupakan

alat

sangat

penting

untuk

menciptakan dokumen karena formulir menetukan informasi
apa yang akan dikumpulkan dan di simpan. Formulir-formulir
dinas harus di rancang terlebih daulu sesuai dengan kebutuhan.
Untuk

itu suatu program manajemen formulir sangan di

butuhkan. Manajemen formulir merupakan salah satu fungsi

digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id

29

manajemen arsip dinamis,yang di rancang untuk memperoleh
pengumpulan data distribusi informasi secara efisien. Menurut
Smith

III

manajemen

formulir

bertujuan

untuk

membuat

desain, produksi dan distribusi formulir-formulir untuk suatu
kegiatan seefesien mungkin.
fase

penciptaan

Manajeen formulir merupakan

standarisasi

dari

desain

formulir,

akan

menentukan dan informasi apa saja yang layak di rekam. Isi
data dan informasi apa saja yang akan di rekam sebaiknya akan
menentukan kuaitas kertas dan formulir. Informasi yang di
anggap

penting bagi organisasi

atau sangat vital bagi

keberlangsungan hidup organisasi akan menggunakan kualitas
kertas

yang

tinggi.

Dengan

demikian

desain

formulir

merupakan fase yang penting di dalam manajemen formulir.
2) Manajemen Korespondensi
Surat-surat

yang

berisi informasi kedinasan

dalam

bentuk pernyataan tertulis yang di buat oleh organisasi sebagai
sarana komunikasi pada dasarnya harus di kelolah secara tepat
agar dapat meningkatkan efisiensi informasi yang akan di
rekam dalam surat dinas, yang memberikan pengaruh terhadap
masa simpan fisik dan informasi surat. Sistem pengelolaan ini
merupakan correspondence managemen atau yang sering di

digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id

30

sebut sebagai tata persuratan,pada masa penciptaan, tata
persuratan akan merancang dan mengatur bentuk, sistematik
dan

susunan,ukuran

kualitas

kertas.pengaturan

dan

perancangan sejak tahap awal keberlangsungan hidup arsip,
akan mempermudah atau pemilihan sarana penyimpannya dan
membantu dalam penemuan kembali.
3) Manejem Pelaporan
Pelaporan

merupakan

proses

kegiatan

menginformasikan fakta-fakta dan kejadian-kejadian

secara

actual dan tertuis di dalam rangka upaya pembinaan organisasi.
Naskah laporan ini harus di distribusikan dengan cepat dan
tepat

dan

di

simpan

untuk

bahan-bahan

perencanaan,

pelaksanaan dan pengawasan. Untuk memperoleh laporan yang
berkualitas,

di perlukan

suatu

sistem (manajemen)

yang

mengatur seluruh proses penyususnan laporan. Manajemen
pelaporan

akan

memberikan

batas-batas

sistematik

di

dalammenyusun dan merancang suatu laporan, baik yang
menyangkut

bahasa,

materi

dan

format

serta

prosedur

pendistribusiannya. Laporan yang berkualitas pada umumnya
harus memiliki kriteria, antara lain:

digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id digilib.uinsby.ac.id

31

a) Laporan harus mentransmisi keterangan-keterangan.
b) Laporan harus berisi fakta dan solusi dan bukan opiniopini.
c) Laporan harus menjelaskan yang rinci (exposition).
Laporan harus bersifat obyektif sehingga hal-hal yang bersifat
obyektif dan emosonal harus di hindarkan
6. Pentingnya Kearsipan yang baik
untuk

membantu

kelancaran

dalam

pengelolahan

kearsipan,

terutama untuk mempermudah terutama penemuan kembali arsip, maka
di perlukan banyak hal di antaranya sistem dan tenaga pengelolaan arsip
itu sendiri. Sistem yang baik perlu di dukung oleh manusia yang baik
pula.22
Sistem penyimpanan arsip yang tepat sangat menentuakan dalam
penemuan kembali arsip dari tempat penyimpanan