Pelaksanaan Manajemen kearsipan di SMP Bangun Nusantara cipondoh Tangerang

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama : Syifa Fauziah

NIM : 105018200738

Jurusan/Program Studi : KI-Manajemen Pendidikan Fakultas : Ilmu Tarbiyah dan Keguruan

Dengan ini saya menyatakan bahwa:

1. Skripsi ini merupakan hasil karya asli saya yang diajukan untuk memenuhi salah satu persyaratan memperoleh gelar strata 1 (S1) di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

2. Semua sumber yang saya gunakan dalam penulisan ini telah saya cantumkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

3. Jika dikemudian hari terbukti bahwa karya ini bukan hasil karya asli saya atau merupakan hasil jiplakan dari karya orang lain, maka saya bersedia menerima sanksi yang berlaku di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

Jakarta, 29 April 2010

PELAKSANAAN MANAJEMEN KEARSIPAN

DI SMP BANGUN NUSANTARA CIPONDOH TANGERANG

Skripsi

Diajukan kepada Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh

Gelar Sarjana Pendidikan Islam (S.Pd.I)

Oleh Syifa Fauziah NIM: 105018200739

Yang Mengesahkan:

Pembimbing I, Pembimbing II,

Ulfah Andayani, M.Hum Drs. H. Mu’arif SAM, M.Pd

NIP. 150 289 371 NIP. 19650 7171 94031 005

PROGRAM STUDI MANAJEMEN PENDIDIKAN

JURUSAN KEPENDIDIKAN ISLAM

FAKULTAS ILMU TARBIYAH DAN KEGURUAN

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH

JAKARTA

oleh Dewan Penguji Skripsi Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Skripsi ini telah diterima sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Strata Satu (S1) pada Jurusan/Program Studi KI-Manajemen Pendidikan.

Jakarta, 16 Juni 2010 Panitia Ujian Munaqosah

Ketua Panitia (Ketua Jurusan/Program Studi) Tanggal Tanda Tangan Drs. Rusydy Zakaria, M.Ed, M. Phil

NIP.19560530 198503 1 002 ... ... Sekretaris (Sekretaris Jurusan/Prodi)

Drs. Muarif SAM, M.Pd

NIP. 19650717 199403 1 005 ... ... Penguji I

Dra. Nurdelima Waruwu, M.Pd

NIP.19671020 200112 2 001 ... ... Penguji II

Salman Tumanggor, M.Pd

NIP. 19450612 196510 1 001 ... ... Mengetahui

Dekan Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta

Prof. Dr. Dede Rosyada, MA NIP. 19700617 199803 2 001

Skripsi, Jurusan Kependidikan Islam-Manajemen Pendidikan, Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan, Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta 2010.

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui secara jelas tentang pelaksaan manajemen kearsipan mulai dari Penciptaan, Pendistribusian, Penyimpanan, Pemeliharaan, dan Penyusutan di SMP Bangun Nusantara Cipondoh Tangerang.

Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah deskriptif kualitatif yaitu suatu metode yang bertujuan menggambarkan bagaimana keadaan atau fenomena sebenarnya. Untuk pengumpulan data menggunakan pedoman observasi sebagai alat dalam data, wawancara untuk mengetahui pelaksanaan manajemen kerasipan di SMP Bangun Nusantara Cipondoh Tangerang dengan mewawancarai Kepala Sekolah, Kabag. Tata Usaha, dan Staf Tata Usaha, dan dokumentasi untuk lebih memperkuat data-data yang telah didapatkan.

Berdasarkan temuan-temuan tersebut dapat disimpulkan bahwa pelaksanaan manajemen kearsipan yang diterapkan di SMP Bangun Nusantara sudah berjalan dengan baik, walaupun dalam pelaksanaannya masih terdapat kelemahan dan kekurangan. Hal ini dapat terbukti bahwa dalam pendistribusian arsip menggunakan beberapa sistem pencatatan yaitu dengan menggunakan Buku Agenda surat masuk dan surat keluar, Lembar Disposisi dan Buku Ekspedisi. Sistem penyimpanan yang digunakan adalah sistem pemberkasan atas dasar masalah (Subject Filling System), dan untuk mengorganisasikan arsip-arsip tersebut digunakan sentralisasi arsip sehingga memudahkan dalam penemuan kembali karena arsip disimpan secara terpusat disatu tempat yaitu di Kabag. Tata Usaha. Untuk pemeliharaan arsip, SMP Bangun Nusantara memfokuskan pada segi ruangan dan pengamanan arsip itu sendiri. Bila ada arsip yang rusak, dipisahkan dan diperbaiki dengan menggunakan perekat kanji. Dalam rangka melaksanakan penyusutan arsip, SMP Bangun Nusantara menggolongkan arsip kepada arsip vital, penting, berguna dan tidak penting dan setelah digolongkan arsip berguna dan tidak penting dapat dipindahkan ke gudang sekolah. Kemudian, untuk Arsip-arsip yang sudah tidak mempunyai nilai guna akan dimusnahkan dengan cara dibakar.

Namun demikian, Penulis ingin memberikan saran yang membangun demi terciptanya manajemen kearsipan yang lebih baik lagi yaitu sebaiknya dalam mengelola arsip harus mempunyai arsiparis yang mengerti tentang manajemen kearsipan, serta diadakan pelatihan dan penataran dalam rangka peningkatan kualitas di bidang kearsipan agar Petugas Kearsipan lebih memahami lagi mengenai kearsipan, karena peranan Pegawai Tata Usaha merangkap sebagai Petugas Kearsipan.

SWT, karena berkat rahmat dan kasih sayang-Nya Penulis dapat menyelesaikan skripsi yang berjudul “Pelaksanaan Manajemen Kearsipan di SMP Bangun Nusantara Cipondoh Tangerang”. Shalawat teriring salam Penulis hanturkan kepada junjungan Nabi Muhammad SAW, para Sahabatnya, dan kepada kita semua sebagai umatnya.

Skripsi ini diajukan untuk memenuhi syarat-syarat mencapai gelar Sarjana Pendidikan (S.Pd) pada Jurusan Kependidikan Islam Program Studi Manajemen Pendidikan Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.

Dalam menyusun skripsi ini tidak sedikit hambatan, rintangan, dan tantangan yang Penulis temui, tetapi dibalik itu kesuksesan dalam menyusun skripsi ini tidak lepas dari peranan dan bantuan dari berbagai pihak, sehingga semua hambatan, rintangan, dan tantangan tersebut dapat Penulis atasi dengan baik. Untuk itu penulis mengucapkan terima kasih yang tiada terhingga kepada Ayahanda H. Azhari dan Ibunda Hj. Mardiah, seluruh kakak-kakakku serta suamiku (Ferry Zulfikar AS) dan Ismed Hasibuan yang telah membantu dan selalu memberikan dorongan motivasi serta bantuannya kepada Penulis, sehingga dapat terselesaikannya skripsi ini.

Oleh karenanya dalam pengantar ini Penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya dengan penghargaan yang setinggi-tingginya kepada:

1. Prof. Dr. Komarudin Hidayat, MA, Rektor Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.

2. Dr. Dede Rosyada, MA, Dekan Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan (FITK) Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.

3. Drs. Rusydy Zakaria, M.Ed, M.Phil, Ketua Jurusan beserta staf-stafnya yang telah mengarahkan Penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.

iii

memberikan arahan-arahan dan masukan-masukan kepada Penulis selama pembuatan skripsi ini.

6. Pimpinan dan segenap karyawan Perpustakaan Utama Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta dan Perpustakaan Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan yang telah menyediakan buku-buku yang penulis butuhkan dalam pembuatan skripsi ini.

7. Drs. H. M. Ishak, SH, Kepala Sekolah SMP Bangun Nusantara yang telah meluangkan waktunya untuk diwawancarai dan telah memberikan izin kepada penulis untuk mengadakan penelitian di sekolah ini

8. Opik Teguh Iman, Kabag. Tata Usaha beserta segenap pagawai Tata Usaha, yang telah memberikan informasi yang diperlukan dan meluangkan waktunya untuk diwawancarai.

9. Kawan-kawanku seperjuangan angkatan 2005 serta berbagai pihak yang tidak dapat Penulis sebutkan satu persatu, yang telah memberikan motivasi dan bantuannya kepada Penulis, sehingga terselesaikannya skripsi ini.

Penulis panjatkan doa kepada Allah SWT semoga kebaikan mereka semua diterima disisi Allah SWT sebagai amal shaleh dan dengan balasan kebaikan yang berlipat ganda, amien.

Akhirnya Penulis berharap, mudah-mudahan skripsi ini bermanfaat bagi Penulis maupun pembaca dan bagi perbaikan sistem dan pelaksanaan manajemen pendidikan, khususnya para mahasiswa dan pimpinan lembaga pendidikan tinggi.

Jakarta, 27 April 2010

ABSTRAK ... i

KATA PENGANTAR... ii

DAFTAR ISI... iv

DAFTAR TABEL ... vi

DAFTAR GAMBAR... vii

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah... 1

B. Masalah Penelitian ... 5

C. Manfaat Penelitian... 6

BAB II KAJIAN TEORI A. Hakikat Arsip ... 7

1. Pengertian Arsip ... 7

2. Jenis, Peranan Dan Fungsi Arsip ... 11

B. Manajemen Kearsipan... 16

1. Pengertian Manajemen Kearsipan ... 16

2. Fungsi Manajemen Kerasipan ... 17

3. Pelaksanaan Manajemen Kerasipan... 18

C. Sistem Kearsipan yang Baik... 51

D. Kerangka Berpikir ... 53

BAB III METODOLOGI PENELITIAN A. Tempat dan Waktu Penelitian ... 55

B. Tujuan Penelitian... 56

v

BAB IV HASIL PENELITIAN

A. Deskripsi dan analisis Data ... 59

BAB V PENUTUP A. Kesimpulan... 78

B. Saran... 80

DAFTAR PUSTAKA... 81

Terminal Digit (angka akhir) ... 32 2. Tabel 2 ... Contoh

Middle-digit (angka tengah)... 33 3. Tabel 3 ... Contoh

Jadwal Retensi... 47 4. Tabel 4 ... Jadwal

Penelitian ... 55 5. Tabel 5 ... Kisi-kisi

Wawancara ... 57

pokok Proses Pemberkasan ... 24 2._...Contoh

Klasifikasi Pada Arsip Nasional... 38 3._...Contoh

Berita Acara Pemusnahan Arsip ... 50

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Sebuah lembaga pendidikan swasta maupun negeri dalam mengelola pendidikan akan mengikuti standar nasional pendidikan yang telah diatur oleh PP No 19 Tahun 2005 yang berkaitan dengan perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan kegiatan pendidikan pada tingkat satuan pendidikan, kabupaten/kota, provinsi, atau nasional agar dapat tercapai efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan pendidikan. Untuk dapat mengelola pendidikan secara efisien dan efektif, diperlukan informasi yang teliti, tepat dan cepat. Oleh sebab itu diperlukan manajemen kearsipan untuk membantu dalam penyediaan informasi di suatu lembaga pendidikan agar pengelolaan pendidikan dapat berjalan secara efektif dan efisien. Salah satu informasi yang sangat penting bagi suatu lembaga pendidikan adalah rekaman dari kegiatan lembaga pendidikan tersebut. Informasi tersebut tidak hanya dalam bentuk rekaman, tetapi dapat juga berupa surat, film, daftar gaji maupun foto-foto, informasi tersebut disebut arsip.

Masalah pendidikan yang efektif bukan hal mudah dalam mengelola pendidikan, biasanya timbul beberapa masalah seperti: 1) Administrasi sekolah yang belum dibenahi dengan baik. Sebagai contoh data profil sekolah yang kurang dinamis; 2) Kurangnya kelengkapan kearsipan sekolah. Hal ini dapat dilihat dari SOTK (Susunan Operasi Dan Tata Kerja) sekolah, peta sekolah dan profil sekolah yang masih menggunakan data yang lama.1

1

Syaiful Sagala, Manajemen Strategik dalam Meningkatkan Mutu Pendidikan; Pembuka Ruang Kreativitas, Inovasi, dan Pemberdayaan Potensi Sekolah dalam Sistem Otonomi Sekolah, (Bandung: Alfabeta, 2009), h. 38.

sebenarnya bukan terletak pada sulitnya menerapkan manajemen kearsipan, tetapi lebih pada bagaimana meyakinkan orang untuk mau menerapkan manajemen kearsipan dan menghargai sebuah profesi. Hampir disetiap kesempatan diklat maupun seminar bidang kearsipan, persoalan-persoalan klasik selalu muncul, yakni seputar tidak diperhatikannya bidang kearsipan oleh suatu instansi atau organisasi, rendahnya apresiasi pimpinan terhadap bidang kearsipan, bahkan yang lebih ekstrim lagi, pengelola kearsipan dipandang tak lebih dari sekedar "pemulung kertas", institusi kearsipan dianggap sebagai "tempat rehabilitasi" orang-orang yang kena punishment (hukuman).

Persoalan-persoalan tersebut tentu sangat memprihatinkan, karena muaranya adalah pada langkah awal yang penting dalam upaya menuju tertib administrasi. Tertib administrasi yang diharapkan hanya akan menjadi slogan belaka apabila tidak dimulai dari pencitraan yang kurang tepat pada bidang kearsipan, baik institusi kearsipan maupun petugas arsip. Padahal tertib kearsipan, dengan manajemen kearsipan yang tepat, merupakan tertib kearsipannya.2

Secara umum masih banyak terdapat masalah-masalah Sistem Kearsipan di setiap sekolah yang dapat menghambat pembangunan dan pengembangan kearsipan yang baik. Masalah tersebut di antaranya adalah: a). Masalah dari unsur-unsur input kearsipan seperti data dan informasi yang tidak berkualitas, bahan instrinsik warkat seperti kertas, film, disket, peralatan yang tidak lengkap; keuangan organisasi untuk belanja bidang kearsipan yang kecil; dan sumber daya manusia yang tidak kompeten dan tidak mempunyai moral kerja yang baik. b). Masalah proses kearsipan yaitu penciptaan naskah, pendistribusian, penggunaan, pemeliharaan, penyimpanan dan penyusutan arsip tidak dapat dilaksanakan dengan baik, tidak tertib, tidak sesuai aturan, prosedur, dan metode yang benar. c). Ouput sistem kearsipan yaitu arsipnya tidak memenuhi ciri-ciri arsip yang baik, di mana arsip yang baru dan lama (aktif, inaktif, statis), penting, biasa dan tidak penting tersimpan secara tidak sisitematis, campur baur, sehingga menyulitkan upaya penyimpanan dan penemuan kembali ketika dibutuhkan. d). Kelemahan

2

Machmoed Effendhie, Arsip dan Arsiparis Indonesia;Arsip Sebuah Catatan Kecil,, artikel diakses pada 22 Oktober 2009 dari http://arsipmulia.wordpress.com/2009/01/21/arsip-dan-arsiparis-indonesia-sebuah-catatan-kecil/.

kerja yang efektif secara horizontal ataupun vertikal antarpegawai dan pejabat yang bertanggung jawab terhadap sistem kearsipan serta pengawasan kearsipan yang tidak efektif.3

Kearsipan tidak hanya dilakukan oleh lembaga pemerintahan tetapi juga dilakukan oleh lembaga-lembaga pendidikan agar hal-hal yang dianggap penting tidak mudah hilang. Arsip-arsip yang ada dalam lembaga pendidikan antara lain adalah kurikulum dan proses pembelajaran, administrasi dan manajemen sekolah, organisasi dan kelembagaan, sarana dan prasarana, tenaga kependidikan dan tenaga penunjang, pembiayaan/pendanaan, dan peserta didik.

Jika dilihat dari nilai penting sebuah arsip, hampir semua orang akan mengatakan penting atau bahkan sangat penting. Sehingga seorang pakar kearsipan Mykland, mengungkapkan bahwa dunia tanpa arsip adalah dunia tanpa memori, tanpa kepastian hukum, tanpa sejarah, tanpa kebudayaan dan tanpa ilmu pengetahuan, serta tanpa identitas kolektif. Tetapi tidak dengan sendirinya arsip-arsip akan menjadi memori, kebudayaan, jaminan kepastian hukum, bahkan pembangun identitas kolektif suatu bangsa jika tidak diikuti dengan upaya pengelolaan arsip secara baik, benar, prosedural, serta konsisten memandang dan menempatkan arsip sebagai informasi lebih dari sekedar by product kegiatan organisasi.4

Menurut Kennedy and Schauder, Arsip memang bukan hanya sekedar hasil samping dari kegiatan organisasi, arsip diterima dan diciptakan oleh organisasi dalam rangka pelaksanaan kegiatan dan disimpan sebagai bukti kebijakan dan aktivitasnya. Sebagai salah satu sumber informasi penting, arsip memiliki banyak fungsi yang signifikan untuk menunjang proses kegiatan administratif dan fungsi-fungsi manajemen birokrasi (arsip dinamis), di samping sebagai sumber primer bagi para peneliti maupun akademisi (arsip statis).5

3

Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan, (Malang: DIOMA Anggota IKAPI, 2006), Cet. I, h.27. 4 Machmoed Effendhie, Arsip dan Arsiparis Indonesia;Arsip Sebuah Catatan Kecil, artikel diakses pada 22 Oktober 2009 dari http://arsipmulia.wordpress.com/2009/01/21/arsip-dan-arsiparis-indonesia-sebuah-catatan-kecil/.

5Machmoed Effendhie, Arsip dan Arsiparis Indonesia;Arsip Sebuah Catatan Kecil, artikel diakses pada 22 Oktober 2009 dari http://arsipmulia.wordpress.com/2009/01/21/arsip-dan-arsiparis-indonesia-sebuah-catatan-kecil/.

mungkin seseorang mengingat segala dokumen dan catatan yang begitu kompleks, terutama dalam pengelolaan administrasi. Dalam setiap kegiatan organisasi baik pemerintah maupun swasta diperlukan adanya pekerjaan ketatausahaan atau administrasi yang bersifat tertib dan menyeluruh untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Untuk mempermudah pelaksanaan administrasi tersebut, maka sistem kearsipan yang digunakan harus sesuai dengan perkembangan teknologi saat ini.

Mengingat peranan arsip yang begitu penting bagi kehidupan berorganisasi, maka keberadaan arsip di sekolah benar-benar dapat mendukung dalam penyelesaian pekerjaan yang dilakukan semua personil dalam organisasi pendidikan. Tujuan kearsipan itu sendiri adalah menyediakan data dan informasi secepat-cepatnya dan setepat-tepatnya kepada yang memerlukan. Untuk dapat mencapai tujuan tersebut diperlukan manajemen kearsipan yang efektif dan efisien dengan cara memahami masalah apa yang terkandung di dalam arsip.

Idealnya, Sistem penyimpanan arsip dikatakan baik apabila arsip yang diperlukan dapat diketemukan kembali dengan cepat dan tepat, sehingga diperlukan penataan arsip yang sistematis dan efektif, karena sistem penyimpanan arsip tidak lepas dari kegiatan penataan arsip dan penemuan kembali. Faktor lain dari keberhasilan suatu manajemen juga dipengaruhi oleh sarana dan prasarana yang digunakan untuk menyimpan arsip dan efisiensi pemakaian peralatan tersebut. Semua itu tidak bisa lepas dari faktor sumber daya manusianya itu sendiri, keterbatasan sumber daya manusia biasanya akan membawa dampak, saat arsip itu akan disimpan atau diperlukan kembali.

Oleh karena itu, seorang arsiparis yang memiliki pengetahuan tentang kearsipan yang baik sangat dibutuhkan dalam suatu organisasi karena mempunyai peranan dalam mencapai tujuan yang diharapkan suatu organisasi. Tanpa arsiparis yang pintar, teliti, tekun, dan bertanggung jawab maka kegiatan arsip tidak dapat berjalan lancar. Karena fungsi dari manajemen kearsipan adalah untuk menjaga keseimbangan arsip dalam segi penciptaan, lalu lintas dokumen, pencatatan, penerusan, pemakaian, pemeliharaan, dan juga pemusnahan. Kecenderungan-kecenderungan tersebut, apabila terus berlangsung maka dapat memperburuk

Problem-problem kearsipan sebagaimana telah diterangkan, terjadi dihampir setiap sekolah, termasuk di Sekolah SMP Bangun Nusantara Cipondoh Tangerang. Di sekolah ini dalam pengelolaan arsip pada bagian Tata Usaha SMP Bangun Nusantara Cipondoh Tangerang ditemukan kasus bahwa para petugas kearsipan kurang mengerti peranan arsip yang begitu penting bagi suatu kantor, dan biasanya menunggu arsip itu terkumpul banyak.6

Melihat kenyataan tersebut dan menyadari betapa pentingnya peranan arsip bagi sekolah ini, maka penulis tertarik untuk mengadakan penelitian dengan judul “PELAKSANAAN MANAJEMEN KEARSIPAN DI SMP BANGUN NUSANTARA CIPONDOH TANGERANG”

B. Masalah Penelitian

1. Identifikasi Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah di atas, maka dapat diidentifikasikan masalah sebagai berikut:

a. Kurang terpeliharanya arsip dengan baik.

b. Kurangnya pemahaman tenaga administrasi tentang manajemen kearsipan yang baik.

c. Ruang penyimpanan arsip yang tidak memadai.

d. Sistem penyimpanan arsip yang tidak sesuai dengan kebutuhan organisasi. e. Peralatan penataan arsip yang tidak layak.

2. Pembatasan Masalah

Mengingat luasnya permasalahan serta banyaknya kendala yang dihadapi, terutama dari segi waktu, biaya, dan kemampuan penulis dalam menyelenggarakan penelitian, permasalahan penelitian ini dibatasi hanya pada : ”Pelaksanaan Manajemen Kearsipan mulai dari Penciptaan, Pendistribusian, Penyimpanan, Pemeliharaan, dan Penyusutan arsip di SMP Bangun Nusantara Cipondoh Tangerang”.

3. Perumusan Masalah

6

Kearsipan di SMP Bangun Nusantara Cipondoh Tangerang?

C. Manfaat Penelitian

Melalui penelitian yang dilakukan diharapkan dapat memberi manfaat sebagai berikut:

1. Manfaat Teoritis

Diharapkan penelitian ini dapat memberi masukan pengembangan ilmu pengetahuan mengenai hal-hal yang berkaitan dengan pelaksanaan manajemen kearsipan terutama bagi mahasiswa manajemen pendidikan.

2. Manfaat Praktis a. Bagi Penulis

Menambah pengalaman mengenai masalah yang berhubungan dengan pengelolaan arsip (mendapatkan ilmu mengenai prosedur kearsipan). b. Bagi Akademik

Sebagai bahan referensi dan menambah perbendaharaan serta dapat bermanfaat bagi adik-adik kelas sebagai penambahan informasi.

BAB II KAJIAN TEORI

A. Hakekat Arsip 1. Pengertian Arsip

Arsip berasal dari kata archeion (bahasa Yunani) dan archivum (bahasa Latin) artinya kantor pemerintah atau kertas yang disimpan di kantor tersebut, yang semula diterapkan pada record atau rekaman pemerintah (arsip). Dari kata archeion masih dapat ditemukan pada asalnya ialah arche. Dari kata arche terbentuk kata baru berupa:

a) Archaios artinya kuno, misalnya kata archaeology artinya ilmu yang mempelajari peninggalan kuno, archaic artinya kuno atau usang, misalnya archaic word artinya kata yang sudah usang.

b) Archi tempat utama, kekuasaan, misalnya kata architect artinya ahli membuat rancangan bangunan, archbishop artinya uskup agung.

c) Archeion artinya kantor, gedung pemerintahan. Dari kata ini munculah istilah archivum, archives.

Dahulu untuk materi arsip digunakan bahan seperti kayu, lempeng tanah liat, pahatan batu; semuanya merupakan kegiatan bisnis, administrasi maupun ketentuan hukum walaupun dalam bentuk media yang sangat sederhana. Sudah tentu arsip yang disimpan itu merupakan arsip yang sangat sulit disimpan namun memuat informasi berharga. Kemudian orang menggunakan kulit kambing, kulit sapi sebagai bahan arsip lalu berubah lagi menggunakan

sejenis rumput yang tumbuh di tepi sungai Nil yang dikenal dengan nama papirus.21

Manajemen kearsipan (records management) sebagai suatu profesi merupakan suatu konsepsi baru. Sampai dengan abad ke 20 istilah manajemen kearsipan belum terdengar. Tetapi manajemen kearsipan sebagai suatu fungsi telah hadir jauh sebelumnya yakni, sekitar 7000 tahun yang lampau. Tahun 5000 SM masyarakat budaya Sumeria telah menghasilkan arsip yang pertama. Dilihat dari kacamata sekarang dokumen tertulis tersebut tidak dianggap sebagai bagian dari bahan arsip. Dokumen Sumeria tersebut berisi tentang hal-hal yang berkaitan dengan perniagaan, pinjaman, inventaris. Pengelolaannya dilakukan oleh pendeta kuil yang mengendalikan ekonomi Sumeria.

Di Babylonia, manajemen kearsipan merupakan fungsi yang sangat penting, khususnya selama pemerintahan Hamurabi (1792-1759) dan Nebuchadnezzar II (630-563 SM). Arsip tersebut disimpan pada perpustakaan penguasa. Pada waktu itu perpustakaan berisi arsip niaga, dan kemudian berkembang koleksinya yakni literatur dan informasinya tentang ilmu pegetahuan, obat-obatan dan religi.

Tidak sampai abad 15 terjadi pembaruan di bidang manajemen kearsipan. Pada saat itu sistem register di mana semua dokumen masuk dan keluar diberi nomor dan masuk melalui buku atau register mulai tercipta. Sistem register ini kemungkinan besar berasal dari zaman Romawi Kuno. Di masa itu sistem yang berlaku untuk mengelola dokumen adalah sistem register yang pada mulanya berasal dari para hakim (the magistrates) di dalam menyimpan arsip pribadinya.

Pada tahun 1789 Perancis mendirikan Arsip Nasional, dan di Inggris pada tahun 1883. Sedangkan di USA baru tahun 1934, dan dari USA itulah mulai dikembangkan konsepsi daur hidup arsip. Dengan perkembangan siklus kehidupan arsip, manajemen kerasipan mulai beralih dari rangkaian usaha yang sporadis dan tidak saling berkaitan menjadi terorganisir, terstruktur, dan

21

Sulistyo Basuki, Pengantar Kearsipan, (Jakarta: Universitas Terbuka, Depdikbud, 1996), Cet. I, h.2.

adanya pendekatan yang logis untuk penciptaan, pemeliharaan, dan pemusnahan arsip. Konsepsi tersebut sekarang telah berkembang ke beberapa negara lainnya dan perwujudannya berbeda-beda namun tidak bertentangan.22 Pada dasarnya di masa lampau masih ada beberapa sistem kearsipan dilaksanakan di Indonesia khususnya pada zaman Belanda. Di antaranya adalah verbaal stelsel, resolutie stelsel dan sebagainya. Pada waktu pemerintahan nasional (Republik Indonesia) sistem yang berkembang adalah sistem agenda yang sudah tidak diberlakukan lagi pada masa Hindia Belanda, dikarenakan sering terjadi kesulitan di dalam penemuan kembalinya, karena sarana penemuan kembali hanya mendasarkan pada buku agenda baik melalui nomor surat, tanggal surat, pengirim surat, atau pun perihalnya.

Menyadari kondisi kearsipan yang demikian parahnya maka pemerintah, dalam hal ini Arsip Nasional, melakukan berbagai usaha untuk melakukan penertiban di bidang kearsipan. Bekerja sama dengan Lembaga Administrasi Negara pada tahun 1971, Arsip Nasional melakukan berbagai kegiatan yang juga sebagai realisasi amanat Undang-undang Pokok Kearsipan No. 7 tahun 1971.23

Dalam Bab I Pasal I Undang-undang No. 7 Tahun 1971 tentang ”Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan”, menyatakan bahwa arsip adalah:

a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga dan badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.

b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.24

Basir Barthos menyebutkan bahwa arsip (record) yang dalam istilah bahasa Indonesia ada yang menyebutkan sebagai ”warkat”, pada pokoknya

22 Boedi Martono, Arsip Korespondensi: Penciptaan dan penyimpanan dalam manajemen kearsipan, (Jakarta: CV. Muliasari, 1997), Cet. 1, h. 9-11.

23

Boedi Martono, Arsip Korespondensi: Penciptaan…, h. 18-19. 24

Sedarmayanti, Manajemen Perkantoran: Suatu Pengantar (Edisi Revisi), (Bandung: Mandar Maju, 2001), Cet 2, h.185.

dapat diberikan pengertian sebagai: ”setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subjek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang (itu) pula”.

Atas dasar pengertian di atas, maka yang termasuk dalam pengertian arsip itu misalnya: surat-surat, kwitansi, faktur, pembukuan, daftar gaji, daftar harga, kartu penduduk, bagan organisasi, foto-foto, dan lain sebagainya.25 Sutarto (1997:200) mengatakan arsip sebagai ”kumpulan warkat yang memiliki guna tertentu, disimpan secara sistematis, dan dapat diketemukan kembali dengan cepat”.26

Untuk lebih jelas, Peraturan Presiden 1961 No. 61 tentang ”Pokok-pokok Kearsipan Nasional” pada Pasal 1 memberikan batasan mengenai arsip sebagai berikut:

a. Pada umumnya: wujud tulisan dalam bentuk corak teknis bagaimanapun juga dalam keadaan tunggal, berkelompok maupun dalam suatu kesatuan bentuk dan fungsi daripada usaha perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya.

b. Khususnya: kumpulan surat-surat atau bahan-bahan penolong lainnya dengan fungsi memastikan suatu ingatan dalam administrasi negara dibuat secara phsyis atau yuridis dengan perkembangan organis, yang disimpan dan dipelihara selama diperlukan.27

Dari definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, terencana karena mempunyai suatu kegunaan. Arsip mencakup arsip yang tertulis, arsip yang dapat dilihat ataupun yang dapat didengar. Sedangkan kearsipan adalah pekerjaan menyimpan surat atau dokumen-dokumen. Kegiatan-kegiatan yang termasuk dalam kearsipan itu antara lain adalah penerimaan, pencatatan, pengiriman, penyingkiran maupun pemusnahan arsip. Pekerjaan atau kegiatan yang berhubungan dengan penggunaan arsip disebut manajemen kearsipan.

25

Basir Barthos, Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta dan Perguruan Tinggi, (Jakarta: Bumi Aksara, 2003), h.1.

26

Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan, (Malang: DIOMA Anggota IKAPI, 2006), Cet. I, h.33.

27

2. Jenis, Peranan dan Fungsi Arsip a. Jenis-jenis arsip

Menurut Zulkifli Amsyah, ditinjau dari segi hukum dan perundang-undangan arsip dibagi menjadi 2 (dua) jenis, yaitu:

a. Arsip otentik

Yaitu arsip yang di atasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta (bukan fotokopi atau film) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip bersangkutan. Arsip otentik dapat dipergunakan sebagai bukti hukum yang sah.

b. Arsip tidak otentik

Yaitu arsip yang di atasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta. Arsip ini dapat berupa fotokopi, film, mikrofilm, keluaran (output/print-out) komputer, dan media komputer seperti disket dan sebagainya.28

Jenis arsip berdasarkan medianya:

a. Arsip berbasis kertas (convertional archives/records) adalah arsip yang berupa teks atau gambar atau numerik yang tertuang dalam kertas.

b. Arsip pandang-dengar (audio-visual archives/records) merupakan arsip yang dapat dilihat dan didengar. Contohnya: kaset video, film, VCD, cassette recording, gambar static (foto).

c. Arsip kartografik dan arsitektual (cartographic and arshitectural archive/records) adalah arsip yang berbasis kertas tapi isinya memuat gambar grafik, peta, maket, atau gambar arsiptek lainnya, dan karena bentuknya yang unik dan khas maka dibedakan dari arsip berbasis kertas lainnya.

d. Arsip elektronik merupakan arsip yang dihasilkan dari teknologi informasi, khususnya komputer (mechine readable).29

Zulkifli Amsyah membedakan arsip berdasarkan fungsinya menjadi dua, yaitu:

a. Arsip dinamis

Yaitu semua arsip yang masih berada di berbagai kantor, baik kantor swasta atau organisasi kemasyarakatan, karena masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan dan kegiatan administrasi lainnya.

28

Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan, (Jakarta: PT Garamedia Pustaka Utama, 2005), Cet. 7, h.3-4.

29

M.Qosim, Pengantar Kearsipan, artikel diakses pada 26 Oktober 2009 dari http://www.arsipjogjaprov.info/archieve/artikel/qos.pengantarkearsipan.pdf.

b. Arsip statis

Yaitu arsip yang tidak digunakan secara langsung dalam perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.30

Masih pendapat yang sama, Basir Barthos pun membagi arsip berdasarkan fungsinya menjadi dua, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Hanya saja, arsip dinamis diperinci lagi menjadi dua bagian, yaitu:

a. Arsip aktif, yaitu arsip yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari.

b. Arsip pasif, yaitu arsip yang tidak secara langsung dan tidak terus menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelengaraan administrasi sehari-hari.31

Berdasarkan teori di atas, dapat disimpulkan bahwa menurut fungsinya arsip dibagi menjadi dua golongan, yaitu: arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang masih aktif digunakan, sedangkan arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan lagi dalam penyelenggaraan administrasi. Khusus untuk arsip yang tidak pernah mati karena mempunyai nilai yang sangat penting bagi suatu instansi akan disimpan selama-lamanya di instansi bersangkutan sebagai arsip pribadi. Sedangkan arsip dinamis yang sudah tidak diperlukan di instansi tetapi mempunyai nilai nasional yang perlu dilestarikan selama-lamanya, harus dikirim ke Arsip Nasional untuk disimpan abadi sebagai arsip statis.

Wursanto (1991:21-30) melakukan penggolongan arsip menjadi beberapa bagian, yaitu:

a. Menurut subjek atau isinya, arsip dapat digolongkan menjadi beberapa macam seperti arsip keuangan, arsip kepegawaian, arsip pemasaran, dan arsip pendidikan.

b. Menurut bentuk atau wujudnya arsip dapat diklasifikasikan menjadi arsip yang berbentuk tulisan, gambar, dan rekaman.

c. Menurut nilai kegunaannya, arsip diklasifikasikan menjadi beberapa macam misalnya arsip yang mempunyai nilai guna administrasi, arsip yang mempunyai nilai guna kebijaksanaan,

30

Zulkifli Amsyah, Manajemen..., h.2. 31

arsip yang mempunyai nilai pelaksanaan kerja, arsip yang mempunyai nilai guna hukum, arsip yang mempunyai nilai guna keuangan, arsip yang mempunyai nilai guna penelitian, arsip yang mempunyai nilai guna pendidikan, dan arsip yang mepunyai nilai guna pembuktian atau dokumenter dan nilai guna sejarah.

d. Menurut sifat kepentingannya arsip dapat digolongkan menjadi arsip vital, penting (esensial), dan biasa. Arsip vital terdiri dari warkat-warkat yang mempunyai nilai abadi. Arsip penting merupakan naskah yang mempunyai sifat-sifat seperti isinya mengikat, memerlukan tindak lanjut, memuat informasi penting, mengandung konsepsi kebijaksanaan, dan mempunyai nilai atau kegunaan tertentu. Sedangkan arsip biasa adalah naskah yang isinya tidak mengikat dan tidak menimbulkan adanya tindak lanjut. e. Menurut keseringan penggunaannya arsip dibedakan menjadi arsip

aktif, arsip inaktif, dan arsip statis/abadi.

f. Menurut fungsinya, arsip dapat digolongkan menjadi arsip dinamis dan arsip statis.

g. Menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya misalnya arsip unit yaitu arsip yang disimpan di unit kerja (unit pengolah); arsip sentral, arsip yang disimpan di Unit Kearsipan (Pusat Arsip) organisasi, dan atau arsip yang disimpan di kantor Arsip Nasional di Jakarta, dan tiap-tiap ibukota daerah tingkat I dan II.

h. Menurut keasliannya, arsip digolongkan menjadi empat macam yaitu arsip asli, arsip tembusan atau tindasan, arsip salinan, dan arsip berupa petikan.32

b. Peranan Arsip

Arsip mempunyai peranan yang sangat penting, yaitu sebagai ”pusat ingatan, sumber informasi dan alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggung jawaban, dan pengendalian setepat- tepatnya”.33

Begitupun menurut The Liang Gie, arsip merupakan ”suatu ingatan dan sumber informasi yang akan melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi yang bersangkutan, sebagai penilaian dan penyusunan program pengembangan dari organisasi yang bersangkutan”.34

32

Yohannes Suraja, Manajemen…, h.35-37.

33

Basir Barthos, Manajemen Kearsipan..., h.2. 34

Menurut Anon Mirmani peranan arsip bagi suatu organisasi adalah: 1) Sumber informasi penting organisasi

2) Menyediakan bukti kegiatan dan pelaksanaan organisasi 3) Akuntabilitas organisasi35

Dari pendapat di atas, dapat disimpulkan bahwa peranan arsip adalah sebagai alat pengingat dan sumber informasi baik bagi perorangan, organisasi maupun bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan. Oleh sebab itu, untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar harus ada sistem yang baik di bidang kearsipan.

c. Fungsi Arsip

Menurut Yohannes Suraja, secara umum fungsi arsip adalah ”menjadi sumber data atau informasi yang dibutuhkan setiap orang ataupun sekelompok pejabat atau pegawai untuk keperluan pelaksanaan tugas, fungsi dan pekerjaan di dalam organisasi dan kebutuhan individual. Fungsi arsip dapat dibedakan menurut penggolongan arsip dinamis dan arsip statis”.

Arsip dinamis berfungsi sebagai salah satu sumber data atau informasi yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan organisasi dan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi organisasi swasta dan administrasi negara. Sedangkan arsip statis berfungsi sebagai salah satu sumber data atau informasi yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan organisasi atau kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi organisasi swasta dan administrasi negara. Tetapi pada saat-saat tertentu, secara insidental dibutuhkan untuk kepentingan administrasi, riset, studi, dan keperluan lain.

35

Anon Mirmani, Mata Kuliah Manajemen Rekod (BPN 10307), artikel diakses pada 7 November 2009 dari http://repository.ui.ac.id/contents/koleksi/11.pdf.

Jadi pada intinya arsip berfungsi sebagai sumber data dan informasi bagi yang membutuhkannya untuk keperluan individual dan atau organisasional.36

Arsip tidak hanya penting untuk mempelajari masa lalu tetapi juga dampak pengetahuan masa lalu terhadap pengetahuan masa kini dan mendatang. Pelestarian dan penyempurnaan pemerintah, institusi lain dan organisasi, perhimpunan dan peradaban tergantung pada pelestarian dan pemanfaatan arsip yang efisien.

Menurut Sulistyo Basuki, fungsi arsip ialah: 1) Membantu pengambilan keputusan

Dalam pengambilan keputusan, para manajer atau pimpinan memerlukan informasi. Contohnya pada keputusan jangka panjang perlu informasi yang lebih dalam, surut ke belakang beberapa tahun, informasi semacam itu ada pada arsip dinamis yang aktif dan inaktif serta arsip statis.

2) Menunjang perencanaan

Untuk membuat perencanaan memerlukan informasi, bagi perencanaan jangka panjang memerlukan informasi retrospektif yang tersedia pada arsip inaktif dan statis. Untuk membuat rencana jangka menengah antara 1 sampai 5 tahun memerlukan informasi yang terdapat pada arsip aktif, inaktif, dan semiaktif. Bagi perencana jangka pendek, informasi yang diperlukan terdapat pada arsip aktif.

3) Mendukung pengawasan

Untuk melakukan pengawasan maka perlu informasi tentang rencana yang akan dilakukan, apa yang akan dilakukan,apa yang belum dilaksanakan. Setiap pelaksanaan tugas dibuatkan laporan yang disimpan untuk keperluan perencanaan, pengambilan keputusan dan pengawasan.

4) Sebagai alat pembuktian

Dalam proses pengadilan yang mengadili perkara pidana atau perdata semua pihak memerlukan arsip untuk pembuktian dan menunjang tuntutan maupun pembelaan.

5) Memori perusahaan, melestarikan ingatan lembaga/instansi

Dengan adanya arsip maka perusahaan dapat memeriksa kegiatannya. Rekaman historis digunakan untuk merekam kegiatan badan dalam proses perekaman itu sehingga lembaga/instansi dapat mengubah kembali “ingatannya”.

36

6) Sebagai rujukan historis

Arsip digunakan untuk kepentingan penelitian, tuntutan maupun kegiatan yang merujuk pada masa lampau. Hal ini terutama berlaku untuk arsip statis artinya arsip yang disimpan permanen.37

B. Manajemen Kearsipan

1. Pengertian Manajemen Kearsipan

Menurut Laksmi, dkk, manajemen kearsipan adalah pelaksanaan pengawasan sistematik dan ilmiah terhadap semua informasi terekam yang dibutuhkan oleh sebuah organisasi untuk menjalankan usahanya. Manajemen kearsipan juga mengawasi sistem penyimpanan arsip organisasi dan memberikan pelayanan-pelayanan yang diperlukan. Dengan kata lain manajemen kearsipan melakukan pengawasan sistematik mulai dari penciptaan, atau penerimaan arsip, kemudian memproses, penyebaran, pengorganisasian, penyimpanan, sampai pada akhir pemusnahan arsip.38

Menurut Yohannes Suraja, manajemen kearsipan adalah rangkaian kegiatan mengelola seluruh unsur yang digunakan atau terlibat di dalam proses pengurusan arsip. Usaha pengelolaan kearsipan dilakukan melalui pelaksanaan fungsi-fungsi perencanaan pengorganisasian, penyusunan personalia, pengarahan, dan pengendalian atau pengawasan terhadap arsip dan sumberdaya yang ada untuk pengurusan kearsipan seperti pegawai kearsipan (arsiparis, archievist), fasilitas kearsipan, dan keuangan yang dipergunakan untuk membiayai pelaksanaan kegiatan kearsipan.

Pelaksanaan manajemen di dalam organisasi bertujuan untuk mewujudkan efektivitas dan efisiensi kerja dalam mencapai tujuan dan hasil dari pelaksanaan serangkaian kegiatan (proses). Demikian juga pengelolaan terhadap sistem kearsipan (manajemen kearsipan) di dalam setiap organisasi dimaksudkan agar tujuan kerasipan dapat dicapai secara efektif dan efisien.39

37

Sulistyo Basuki, Pengantar…, h. 13-16. 38

Laksmi, dkk., Manajemen Perkantoran Modern, (Jakarta: penaku, 2008), Cet 2, h. 204. 39

2. Fungsi Manajemen Kearsipan

Manajemen kearsipan dilakukan dengan melaksanakan fungsi-fungsi manajemen yang bentuknya yaitu aktivitas-aktivitas perencanaan kearsipan, pengorganisasian bidang kearsipan, penyusunan personalia (staf) bagian kearsipan, pengarahan kerja dan pegawai kearsipan, dan pengawasan terhadap kegiatan pokok (operasional) kearsipan.

Menurut Rick & Gow, Perencanaan kearsipan dilakukan dengan antara lain melakukan penyusunan pola klasifikasi sebagai sarana penataan arsip, penyusunan pedoman pemrosesan surat dan naskah masuk maupun keluar, penyusunan jadwal retensi arsip sebagai sarana penyusutan arsip, dan perencanaan fasilitas.

Penyusunan personalia di bidang kearsipan mencakup pelaksanaan rekruitmen, seleksi, orientasi atau induksi, penempatan, penggajian dan penjaminan kesejahteraan, pengembangan, dan pemberhentian pegawai yang mengurusi arsip organisasi.

Pelaksanaan fungsi pengarahan di dalam pengurusan arsip mencakup pemberian motivasi kepada pegawai arsip untuk memelihara dan meningkatkan moralitas kerjanya, menjaga komunikasi yang efektif untuk membina solidaritas dan semangat korps (esprit de corps) antar pegawai di bidang kearsipan dengan pegawai lain di dalam organisasi, dan menggerakkan (actuating) pegawai, mempengaruhi dan membawa (leading) mereka untuk berkonsentrasi pada pelaksanaan tugas-tugas kearsipan sebaik-baiknya sehingga tujuan kearsipan dapat dicapai secara efektif dan efisien.

Ricks & Gow (1984: 315) mengemukakan bahwa fungsi pengawasan dilakukan dalam tiga bentuk yaitu:

a. Pengawasan yang dilakukan sebelum pelaksanaan kegiatan (precontrol). Pengawasan ini dilakukan dengan tujuan untuk mengurangi (mengeliminasi) kesalahan-kesalahan dan problem yang dapat terjadi di dalam pelaksanaan kegiatan.

b. Pengawasan terhadap pelaksanaan pekerjaan yang sedang berlangsung (concurrent control). Pengawasan ini mempengaruhi pegawai, peralatan, prosedur, dan kinerja. Misalnya pegawai arsip dalam penemuan dan pengembalian arsip yang dipinjam dapat melakukan dengan cepat dan arsip terjamin keamanannya.

c. Pengawasan yang dilakukan setelah pelaksanaan pekerjaan (feedback control). Fungsi ini dilakukan misalnya dengan membandingkan data historis pada tahun-tahun terakhir misalnya mengenai angka kecermatan arsip dan angka pemakaian arsip dengan standar kinerja.40

3. Pelaksanaan Manajemen Kearsipan

Untuk memberikan kemudahan pelaksanaan dan pengendalian pelaksanaan pengelolaan arsip diperlukan Standar operasional Prosedur (SOP). SOP adalah pedoman yang memuat mekanisme dan prosedur kerja setiap kegiatan atau penyelenggaraan kearsipan lembaga pemerintah. Sebuah lembaga pemerintahan/instansi dalam melaksanakan pembangunan bidang kearsipan harus menjalankan peran optimal dalam mendesain, membuat dan menyediakan SOP penyelenggaraan kearsipan mulai dari tahap penciptaan surat, pendistribusian, pengklasifikasian informasi arsip, penggunaan dan pemanfaatan, pemeliharaan, pengelolaan, penyusutan arsip arsip di lingkungan pemerintah/instansi.

Dalam mendesain, membuat dan menyediakan Standar Operasional Prosedur (SOP) diperlukan dasar hukum kearsipan, di antaranya adalah:

1) Undang-undang No. 7 tahun 1971 Tentang Ketentuan-ketentuan Pokok

Kearsipan

2) Undang-undang Nomor 11 tahun 2008 Infromasi dan Transaksi Elektronik

3) Undang-undang Nomor 14 tahun 2008 tentang Kebebasan Informasi Publik

4) Peraturan Pemerintah No. 87 tahun 1999 tentang Tata Cara Penyerahan dan

Pemusnahan Dokumen

5) Peraturan Pemerintah No. 88 tahun 1999 tentang Tata Cara Pengalihan

Dokumen ke dalam Mikrofilm atau Media Lainnya dan Legalisasi

6) Peraturan Pemerintah Nomor 34 tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip

7) Keputusan Menteri Pendidikan Nasional RI No.37 tahun 2006 tentang Tata

Kearsipan di Lingkungan Depdiknas

8) Keputusan Menteri Pendidikan Nasional RI No.42 tahun 2006 tentang Tata

Persuratan di Lingkungan Depdiknas

9) Keputusan Kepala Arsip Nasional RI No. 04 tahun 2000 tentang Pedoman

Penggunaan Kertas untuk Arsip Bernilai Guna Tinggi

10)Surat Edaran Kepala ANRI No. SE/01/1983 tentang Pedoman Umum

untuk Menentukan Nilai Guna Arsip

11)Surat Edaran Kepala ANRI No. SE/01/1981 tentang Penanganan Arsip

Inaktif .

40

Setiap data dan informasi selalu mengalami proses, demikian pula dengan data pendidikan/kantor yang juga melewati siklus yang disebut juga dengan proses daur hidup arsip (life cycle). Proses daur hidup tersebut pada umumnya melalui beberapa tahap, yaitu:

a. Tahap penciptaan (record creation)

Penciptaan warkat (arsip) seperti surat dan naskah lainnya, pendesainan gambar, melakukan perekaman merupakan aktivitas awal dari masa kehidupan arsip, yaitu kegiatan membuat surat atau dokumen lain yang diperlukan dalam rangka pengelolaan dan operasional organisasi dalam rangka mencapai tujuan. Warkat (arsip) lahir (ada) karena ada aktivitas pembuatan warkat (arsip) baik tertulis, gambar atau pun rekaman mengenai berbagai hal yang menyangkut organisasi, manajemen, informasi, orang, uang, barang, relasi publik, dan operasi organisasi lainnya. Aktivitas ini merupakan awal dari keberadaan warkat (arsip). Ada beberapa hal yang harus diperhatikan oleh orang-orang atau pihak-pihak yang terlibat dalam penciptaan warkat (arsip). Hal-hal yang dimaksud yaitu: kejelasan isi, bentuk atau model, dan kualitas bahan yang digunakan untuk membuat warkat (arsip). Segi-segi penciptaan warkat (arsip) dalam kaitannya dengan kearsipan harus diperhatikan dan diorientasikan kepada optimalisasi pencapaian tujuan kearsipan, di samping segi-segi itu penting dalam hubungannya dengan efektivitas komunikasi dan upaya membangun dan memelihara citra organisasi.41 Tahap penciptaan yaitu suatu tahap di mana arsip mulai diciptakan sebagai akibat dari bermacam-macam kegiatan yang dilakukan oleh suatu organisasi atau perorangan dalam melaksanakan fungsinya. Arsip yang tercipta tersebut mengandung data dan informasi. Bentuk fisik dari arsip yang tercipta ini tergantung pada jenis media yang digunakan seperti surat, pita film, rekaman suara, dan sebagainya.42

41

Yohannes Suraja, Manajemen…, h. 99-100.

42

Sumartini, Pengantar Kearsipan, artikel diakses pada 26 Oktober 2009 dari http://www.arsipjogjaprov.info/index.php.

Tahap penciptaan ini dimulai dengan mendesain atau merancang formulir, laporan, dan sebagainya. Dalam tahap ini perlu diperhatikan format ukuran kertas, bahan dan warna kertas, garis dan kotak tempat mengisi data sekaligus petunjuk pengisian, sistem penyimpanan fisiknya, dan sistem pendistribusiannya. Pada tahap pertama ini formulir-formulir yang sudah ada perlu dievaluasi, sehingga formulir tidak tumpang tindih. Penciptaan yang dilakukan dengan cermat akan sangat membantu pengumpulan dan penyimpanan data yang dibutuhkan, sehingga dampaknya kepada pekerjaan kantor secara keseluruhan akan berjalan lancar.43

1) Manajemen formulir

Manajemen formulir adalah kegiatan di dalam pengendalian pembuatan formulir, produksi serta penggunaan formulir secara sistematik. Ini semua dimaksudkan agar komunikasi tertulis suatu organisasi benar-benar efisien dan ekonomis. Penciptaan formulir yang berlebihan dan tidak standar menimbulkan berbagai problema terutama menimbulkan pemborosan yang tidak kecil jumlahnya.

Pada tahap pertama yang dilakukan di dalam pengendalian formulir adalah:

a) Memastikan jumlah formulir yang digunakan dalam organisasi dan memastikan rancangan yang terbaik agar prosesnya efisien. Untuk mencapai tujuan tersebut dapat dilakukan teknik dasar administrasi kearsipan serta menerapkan sistem pemberkasan berdasarkan fungsinya (sistem masalah), dalam arti formulir yang ada diatur dan digolongkan berdasarkan fungsinya untuk memastikan bahwa formulir yang ada diciptakan untuk tujuan maksimum. Penggolongan berdasarkan fungsinya ini untuk memudahkan dalam penilaiannya untuk melihat apakah formulir masih diperlukan atau tidak. Yang selanjutnya untuk melakukan pemusnahan terhadap formulir yang tidak perlu, atau untuk dilakukan penggabungan formulir yang saling berhubungan.

b) Melakukan penghematan dalam pengadaan formulir dengan cara mengelompokkan dan penggabungan susunannya. Langkah yang dilakukan adalah dengan inventarisasi,

43

pengelompokkan dan meneliti semua formulir yang sedang digunakan. Kemudian formulir dikaji untuk mengetahui apakah setiap formulir masih memiliki kegunaan dan apakah setiap

item yang terkandung di dalam formulir memiliki kegunaan.

Bagi yang tidak berguna lagi disisihkan. Untuk memudahkan penilaiannya formulir diorganisir dan dipisahkan menjadi tiga jenis berkas formulir, yaitu diatur berdasarkan sistem angka, fungsional, dan spesifikasi.

Untuk kemudahan dalam pengendalian formulir, setiap formulir memiliki kartu atau buku catatan (buku register). Kartu atau buku catatan (buku register) berisi judul formulir, nomor, indeks fungsional (masalah) dan sifat khusus formulir. Catatan ini di samping untuk pengendaliannya berfungsi pula sebagai indeks dan sarana untuk mengendalikan aktivitas formulir yang berupa formulir permintaan. 2) Manajemen laporan

Laporan merupakan alat pertanggungjawaban dari pihak yang satu kepada pihak yang lainnya, dan sebagai alat untuk membina kerjasama. Di samping itu informasi yang terkandung di dalam laporan diperlukan untuk perencanaan, pengendalian, pengawasan, pengambilan keputusan dan sebagainya. Karena pentingnya laporan tersebut setiap organisasi perlu melakukan pembinaan laporan melalui program manajemen laporan.

Laporan yang baik adalah laporan yang dapat membantu manajemen, agar dalam melaksanakan ketetapan pertanggungjawaban berhasil dengan baik. Oleh karena itu agar laporan dapat memenuhi tujuannya diperlukan program pengendalian semua jenis laporan. Program manajemen laporan tidak hanya memberikan suatu cara komunikasi yang efektif tetapi juga cara untuk mengurangi biaya sistem laporan.

Manajemen laporan memiliki dua aspek penting yakni pengendalian atau pengawasan terhadap laporan dan analisis laporan. Pengendalian laporan akan mudah dilakukan jika telah terhimpun data dan informasi yang berkaitan segala sesuatunya dengan laporan. Untuk

mendapatkan data dan informasi dilakukan dengan inventarisasi. Inventarisasi dilakukan pada seluruh unit kerja pada lingkungan suatu organisasi atau perusahaan.

Suatu hal yang perlu mendapat perhatian adalah masalah pembiayaan yang dikeluarkan untuk menciptakan laporan. Biaya penulisan laporan akan sangat bergantung pada beberapa faktor di antaranya adalah panjang pendeknya laporan, kebutuhan riset, tingkat gaji penyusun, gaji pengetik dan sebagainya. Oleh karena itulah untuk menjamin efektivitas dan ekonomis manajemen laporan diperlukan perkiraan biaya laporan. Dalam memperkirakan biaya laporan dan tingkat ketepatan yang diperlukan, faktor utama yang harus dipertimbangkan adalah: rasio antara biaya dan keuntungan. Ini perlu untuk menentukan tingkat ketepatan yang diperlukan dengan membandingkan biaya laporan dan nilainya.

3) Manajemen direktif

Pengertian direktif dikaitkan dengan pengertian kebijakan (policy) dan prosedur didalam suatu organisasi. Yakni lebih berhubungan dengan pemberitahuan, pengumuman, pernyataan manajemen, edaran dan sebagainya yang kesemuanya terdiri dari kebijakan dan prosedur dari suatu organisasi tertentu.

Suatu hal yang penting pula bahwa direktif atau arahan tersebut diorganisir dengan cara yang logis sehingga memudahkan dalam penyebarannya. Termasuk memudahkan bagi setiap personal dalam suatu organisasi yang memerlukan petunjuk atau arahan. Itulah sebabnya perlu adanya program direktif pada setiap organisasi sebagai upaya untuk merancang dan melaksanakan sistem direktif tersebut. Program ini meliputi dua aspek yakni: pertama, mengadakan dan melaksanakan sistem direktif dan kedua, analisis serta pengendaliannya.

Apapun sistem yang digunakan terdapat dua tipe direktif yakni bersifat tetap dan sementara. Direktif yang bersifat tetap memiliki nilai

referensi berkelanjutan dan jangka panjang, dan yang bersifat sementara bersifat tidak kekal. Sedangkan direktif sementara digunakan untuk mengadakan program jangka pendek, atau menguji prosedur yang bersifat sementara dan untuk membuat pengumuman. Pada umumnya memiliki periode tertentu, dan lamanya tidak lebih dari satu tahun. Untuk membedakan kedua tipe tersebut cukup mudah, karena tipe yang permanen atau tetap ini perwujudannya dalam bentuk instruksi, atau peraturan.

Proses analisis dan pengendalian direktif berkaitan dengan analisis isi direktif, koordinasi dari tujuan revisi direktif ataupun direktif yang baru dengan berbagai bentuk organisasi, penetapan dari sejumlah pengendalian dan pemeliharaan dari sistem direktif. 44

4) Arsip Korespondensi

Pada umumnya problem utama yang dihadapi setiap organisasi berkaitan dengan penyimpanan arsip korespondensi. Dari sekian banyak jenis arsip yang tercipta, arsip korespondensilah yang tingkat akumulasinya tinggi. Dan jenis arsip inilah yang merupakan salah satu aspek paling pelik di dalam penyimpanan arsip.

Untuk melindungi arsip korespondensi yang bersifat rahasia (juga termasuk arsip lainnya seperti peta, foto, dsb) harus ditandai dengan ”sangat rahasia”, ”penting”, pribadi, dan sebagainya. Penata arsip harus hati-hati sekali dalam mengeluarkan berkasnya tanpa persetujuan yang berwenang. Bahkan beberapa jenis arsip sangat bernilai sehingga jenis arsip tersebut tidak dapat dikeluarkan dari berkasnya dalam keadaan apapun. Dan arsip tersebut harus mendapat pengawasan yang ketat. Jenis arsip tersebut hanya dapat dikeluarkan dalam keadaan yang mendesak sekali dan melalui tanda tangan pimpinan yang mempunyai wewenang mengeluarkan arsip tersebut. Bahkan tempat penyimpanan arsip yang bernilai guna tinggi dan khususnya lagi yang bersifat sangat

44

rahasia, rahasia dan terbatas, disimpan pada tempat khusus atau lemari khusus.

Gambar 1

Pokok-Pokok Proses Pemberkasan

Menentukan indeks dan titel berkas

Menentukan kode klasifikasi

Membuat tunjuk silang jika diperlukan

Menetapkan retensi arsip pada folder sesuai jadwal retensi Mempersiapkan guide, folder dan menulis kode, titel pada tab folder Meneliti, membaca arsip yang akan

diberkaskan

Memasukkan arsip pada folder dan menempatkan pada filing cabinet

Gambar di atas adalah Pokok-pokok Proses Pemberkasan arsip yang biasa digunakan dalam arsip korespondensi45

5) Arsip Nonkorespondensi

Penyimpanan jenis arsip ini agak sukar dilakukan mengingat bentuk dan ukurannya beraneka ragam. Bahkan terkadang isi keterangannya bermacam-macam. Fisik arsip dan ukuran yang beda sudah barang tentu memerlukan peralatan yang berbeda-beda pula. Sehingga setiap organisasi di samping merencanakan sistem penyimpanannya juga harus merencanakan peralatannya.

45

Boedi Martono, Penataan Berkas dalam Manajemen Kearsipan, (Jakarta: Sinar Harapan, 1992), Cet 1, h. 42-46.

a) Pamflet

Pamflet atau surat selebaran terdiri dari berbagai ukuran, bentuk dan ketebalannya. Jenis bahan ini disimpan pada folder berdasarkan atas masalah (sistem masalah). Untuk memudahkan penelusuran kembalinya perlu dibuatkan kartu indeks termasuk kartu tunjuk silang apabila diperlukan.

b) Cek dan Voucher

Cek dan voucher disimpan pada laci yang didesain khusus untuk menyimpan jenis arsip yang bersangkutan. Arsip diberkaskan atas dasar sistem angka (urut angka). Namun dapat pula diatur berdasarkan titel nama yang telah terbayar; untuk cara ini disimpan atas dasar sistem abjad.

c) Kaset (Pita Rekaman)

Setiap kaset diberi nomor pada label kaset dan disimpan pada sampul polyethylene atau polyester dan ditempatkan pada kotak khusus. Selanjutnya disimpan pada laci metal dan diatur secara vertikal. Untuk memudahkan penemuan kembalinya perlu dibuatkan kartu indeks. Kartu indeks diatur berdasarkan urutan abjad titel atau subjeknya. Kasetnya sendiri diatur berdasarkan angka.46

b. Tahap Pendistribusian

Setiap organisasi pasti mengikuti suatu prosedur tertentu untuk mengawasi lalu lintas surat-surat masuk dan surat keluar. Prosedur tersebut dinamakan tahap pendistribusian arsip.

Zulkifli Amsyah menyebutkan 3 (tiga) proses pencatatan dan pendistribusian surat yaitu diselenggarakan dengan menggunakan:

1) Prosedur Buku Agenda

Halaman-halaman buku ini berisi kolom-kolom keterangan (data) dari surat yang dicatat. Buku agenda juga dipakai sebagai alat bantu untuk mencari surat yang disimpan di file. Walaupun di dalam Buku Agenda tidak tercantum nomor file, tetapi buku ini memang sering dipergunakan untuk referensi pertama mencari surat, terutama petunjuk tanggal surat diterima ataupun nomor surat, dan lain-lain. Hubungan erat antara Buku Agenda dengan file penyimpanan surat adalah karena file penyimpanan surat masih sering mempergunakan

46

Boedi Martono, Penataan Berkas dalam Manajemen Kearsipan, (Jakarta: Sinar Harapan, 1992), Cet 1, h. 46-52.

sistem filing kronologis, yang juga merupakan susunan dari catatan surat-masuk pada Buku Agenda.

Untuk lebih memaksimalkan fungsi Buku Agenda, pencatatan surat-masuk dan keluar dilakukan dengan mempergunakan formulir atau kartu. Memang untuk memilih sistem susunan penyimpanan lembaran-lembaran lepas seperti formulir atau kartu akan lebih mudah dan fleksibel dibanding dengan halaman-halaman yang terjilid pada buku. Karena itu dewasa ini prosedur Buku Agenda banyak digantikan oleh prosedur Kartu-Kendali.

Kalau pemakaian Buku Agenda hanya terbatas sebagai alat kontrol, maka sistem penyimpanan haruslah mempergunakan sistem-sistem penyimpanan yang standar seperti sistem-abjad nama, sistem-nomor, sistem geografis, atau sistem subjek.47

Ada tiga macam buku agenda, yaitu:

a) Buku agenda tunggal, yaitu buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk keluar sekaligus dengan nomor yang berurutan (campuran) pada setiap halaman, dan hanya untuk satu tahun.

b) Buku agenda kembar, yaitu buku agenda yang mencatat surat masuk dan surat keluar secara masing-masing (buku tersendiri). c) Buku agenda berpasangan/berganda, yaitu buku agenda yang

dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar dalam satu buku. Halaman sebelah kiri untuk mencatat surat masuk dan halaman sebelah kanan untuk mencatat surat keluar, ataupun sebaliknya. Pencatatan surat masuk dan keluar dilakukan dengan penomoran sendiri-sendiri.48

2) Prosedur Kartu-Kendali

Pada prosedur pencatatan dan pendistribusian surat dengan mempergunakan Kartu-Kendali, surat-masuk digolongkan ke dalam surat penting, surat biasa, dan surat rahasia. Surat penting dicatat dan dikendalikan dengan Kartu-Kendali, surat biasa dengan lembar

47

Zulkifli Amsyah, Manajemen…, h. 53-54. 48

Durotul Yatimah, Kesekretariatan Modern dan Administrasi Perkantoran, (Bandung: Pustaka Setia, 2009), Cet 1, h. 166.

pengantar surat biasa/rutin, dan surat rahasia dengan lembar pengantar surat rahasia.

Kartu kendali adalah selembar kertas berukuran 10cm x 15cm yang berisikan data-data surat seperti Indeks, Isi Ringkas, Lampiran, Dari, Kepada, Tanggal Surat, Nomor Surat, Pengolah, Paraf, Tanggal Terima, Nomor Urut, M/K, Kode dan catatan.

Penggunaan Kartu-Kendali pada pencatatan dan pengendalian surat sesungguhnya adalah sebagai pengganti dari Buku Agenda dan Buku Ekspedisi. Ini disebabkan para ahli melihat bahwa susunan Buku Agenda yang yang kronologis sukar membantu penemuan informasi sesuatu surat dengan cepat. Dengan Kartu-Kendali, penemuan informasi suatu surat lebih mudah dibanding dengan Buku Agenda. Sebab Kartu-Kendali disusun secara sistematis di dalam kotak, sedang Buku Agenda susunannya kronologis.

Sistem penyimpanan surat pada Kartu-Kendali dapat dipilih dari sistem-sistem yang ada seperti subjek, abjad, numerik, atau geografis. Memang umumnya sistem penyimpanan (filing system) yang dipilih pada sistem Kartu-Kendali adalah sistem-subjek, apalagi untuk organisasi yang besar seperti instansi pemerintah di mana terdapat berbagai macam unit kerja dan kegiatan. Tetapi sistem penyimpanan ini tidak boleh disamaratakan untuk semua unit kerja dan semua kegiatan. Banyak formulir atau kartu-kartu yang tidak dapat disimpan menurut sistem-subjek.

3) Prosedur Tata Naskah

Di samping pencatatan dan pendistribusian surat dengan prosedur Buku Agenda, prosedur Kartu-Kendali, masih ada lagi cara ketiga, yaitu Tata Naskah yang lazim disebut Takah. Sama seperti Buku Agenda dan Kartu Kendali, Prosedur Tata Naskah bertujuan untuk memudahkan penyajian, pengolahan, pengawasan dan pencarian kembali segi-segi tertentu dari sesuatu persoalan yang dihimpun di dalam Takah.

Takah adalah suatu kegiatan administrasi di dalam memelihara dan menyusun data-data dari semua tulisan mengenai segi-segi tertentu dari sesuatu persoalan pokok secara kronologis dalam sebuah berkas. Secara mudah dapat dikatakan bahwa Takah itu adalah suatu map-jepit (snelchekter-map) yang berisi surat untuk diedarkan kepada pengolah-pengolah yang berwenang terhadap pengolahan surat bersangkutan. Map ini akan bertambah dengan instruksi-instruksi, disposisi-disposisi, catatan-catatan, konsep-konsep surat balasan dan perubahan-perubahannya dan arsip surat balasan yang dimasukkan ke dalam map Takah berurutan secara kronologis. Umumnya sistem penyimpanan Takah adalah sistem-subjek (sistem pokok-soal), walaupun tidak tertutup kemungkinan penyimpanan berdasarkan sistem lain, seperti abjad (nama), sistem nomor, atau sistem-geografis.49

c. Tahap Penyimpanan Arsip

Tahap penyimpanan arsip adalah proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan secara sistematis, sehingga bahan-bahan tersebut dengan mudah dan cepat dapat ditemukan kembali setiap kali diperlukan.

1) Pengorganisasian arsip

Menurut Sugiarto dan Wahyono (2005 : 22) ada beberapa pengorganisasian arsip dalam kantor yang sudah dikenal, yaitu:

a) Sentralisasi

Sentralisasi adalah sistem pengelolaan arsip yang dilakukan secara terpusat dalam suatu organisasi, dengan kata lain penyimpanan arsip dipusatkan disuatu unit kerja khusus yang lazim disebut sentral arsip. Dengan sentralisasi arsip maka semua surat-surat kantor yang sudah selesai diproses akan disimpan disentral arsip. Sistem ini lebih menguntungkan bila diterapkan pada organisasi yang relatif kecil:

49

Keuntungan dari sentralisasi arsip ini adalah:

(1) Ruang atau tempat penyimpanan, tenaga dan peralatan arsip dapat dihemat.

(2) Tidak ada duplikasi arsip, karena kantor hanya menyimpan satu arsip.

(3) Sistem penyimpanan dari berbagai arsip dapat diseragamkan.

Kerugian dari sentralisasi arsip adalah:

(1) Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem penyimpanan yang sama.

(2) Unit kerja yang memerlukan arsip akan memakan waktu lebih lama untuk memperoleh arsip yang diperlukan.

b) Desentralisasi

Desentralisasi adalah pengelolaan dan penyimpanan arsip dilakukan pada setiap unit kerja dalam suatu unit organisasi, dengan kata lain semua unit kerja mengelola dan menyimpan arsipnya masing-masing.

Keuntungan dari desentralisasi adalah:

(1) Keperluan akan arsip mudah terpenuhi, karena berada dalam unit kerja sendiri.

(2) Penanganan arsip lebih mudah dilakukan, karena arsipnya sudah dikenal baik.

Kerugian dari desentralisasi adalah:

(1) Penyimpanan arsip tersebar diberbagai lokasi, dan dapat menimbulkan duplikasi arsip yang disimpan .

(2) Kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip disetiap unit kerja, sehingga penghematan pemakaian peralatan dan perlengkapan sukar dijalankan.

c) Kombinasi Sentralisasi dan Desentralisasi.

Untuk mengatasi kelemahan dari Sentralisasi dan Desentralisasi maka digunakan kombinasi dari dua cara tersebut. Di dalam penanganan arsip secara kombinasi, arsip yang masih aktif dipergunakan atau disebut arsip aktif dikelola di unit kerja masing-masing pengolah, dan arsip yang kurang digunakan atau arsip in-aktif dikelola disentral arsip. Dengan demikian,

penyimpanan arsip aktif dilakukan secara desentralisasi dan arsip inaktif dilakukan secara sentralisasi. 50

Dalam memilih cara pengorganisasian arsip juga tergantung pada besar kecilnya kantor. Apabila kantor tersebut kecil maka pengorganisasian yang cocok untuk kantor tersebut adalah sentralisasi yaitu semua arsip yang ada disimpan pada pusat arsip, tetapi untuk kantor yang besar lebih cocok menggunakan kombinasi antara sentralisasi dan desentralisasi arsip. Sebab kantor tersebut memiliki unit-unit kerja yang banyak dan pastinya setiap unit kerja tersebut menghasilkan dokumen-dokumen yang berbeda sesuai dengan bidang kerja masing-masing. Jadi untuk arsip yang masih digunakan secara terus menerus disimpan pada unit kerja masing-masing, sedangkan yang sudah tidak digunakan secara terus menerus disimpan disentral arsip atau pusat arsip.

Umumnya kantor-kantor mengelola kearsipannya berdasarkan asas kombinasi sentralisasi-desentralisasi. Artinya, selama masih aktif maka arsip dikelola dan disimpan pada unit kerja masing-masing, sedangkan arsip yang sudah inaktif dikelola dan disimpan pada unit arsip sentral. Dengan demikian akan selalu ada perpindahan (transfer) arsip dari file aktif ke file inaktif. Waktu-waktu pemindahan ditentukan berdasarkan Jadwal Retensi.51 2) Sistem penyimpanan arsip

a) Sistem Pemberkasan

Pemberkasan dikatakan baik jika pada waktu diperlukan dapat dengan cepat ditemukan. Kunci utama agar arsip dapat dengan cepat ditemukan kembali terletak pada ketepatan mengenali dan

50

Ermin Kartiandari, Pengelolaan Arsip pada bagian Tata Usaha Kantor Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Jepara, (Tugas Akhir D3 Fakultas Ekonomi, Universitas Semarang, 2007), h. 14-15, akses pada 26 Oktober 2009 dari http://digilib.unnes.ac.id/gsdl/collect/skripsi.1/import/3018.pdf.

51

memilih informasi untuk dijadikan petunjuk atau tanda pengenal (indeks). Pemberkasan arsip yang baik mengandung pengertian:

(1) Hanya menyimpan arsip yang berguna bagi kepentingan pekerjaan atau manajemen artinya tidak semua arsip disimpan.

(2) Memantapkan pemeliharaan arsip yang bernilai tinggi (3) Melindungi arsip yng bersifat sangat rahasia, rahasia, dan

sejenisnya.

Dari keseluruhan sistem pemberkasan yang ada pada garis besarnya dapat digolongkan menjadi tiga sistem yang masing-masing adalah:

(1) Sistem pemberkasan atas dasar angka (Numeric Filing Systems)

Sistem pemberkasan atas dasar angka terdiri dari empat tipe yang meliputi:

(a) Angka urut

Sistem pemberkasan berdasarkan angka urut merupakan sistem pemberkasan yang paling sederhana. Di sini arsip diatur berdasarkan urutan angka, seperti: 01, 02, 03, 04, dan seterusnya. Sistem ini umumnya digunakan untuk penyimpanan cek, voucher/slip pembayaran, konosemen (surat atau resi tanda terima barang yang akan diangkut ke tempat tujuan tertentu), arsip personil, pasien, dan semua tipe arsip yang memiliki nomor-nomor tertentu yang menandai dokumen yang bersangkutan. Sistem urutan angka hanya efektif jika arsip yang ada tidak melebihi 5.000 berkas/folder. Jika lebih dari jumlah tersebut akan diperoleh kesulitan, karena akan memakan waktu jika memberkaskan dengan jumlah digit lebih dari empat. Masalah yang sering timbul pada sistem angka urut ini (conecutive numeric filing) adalah sukar untuk

mengetahui secara langsung pemilik folder atau berkas yang bersangkutan.52

(b) Terminal-digit (angka akhir)

Terminal digit adalah sistem pemberkasan nomor/angka dengan pengelompokkan angka dari belakang dua atau tiga digit. Sistem ini diciptakan untuk mengatasi kelemahan yang terdapat pada sistem urutan angka, dengan jumlah folder lebih dari 5.000. Jika pada sistem urut angka nomor folder diatur berdasarkan angka yang diurutkan yakni dari angka terkecil sampai dengan angka yang terbesar, maka pada sistem terminal digit yang menjadi dasar tatanannya adalah dua atau tiga angka terakhir, kemudian angka tengah dan terakhir angka pertama. Untuk lebih jelasnya lihat perbandingan kedua sistem di bawah ini

Tabel 1

Contoh Terminal Digit (angka akhir)

URUTAN ANGKA TERMINAL DIGIT

10022 10023 50123 51820

61822 110319

180022 290122 (baca dari depan)

Pertama Tengah Akhir 11 03 19 5 18 20 1 00 22 18 00 22 29 01 22 6 6 22 1 00 23 5 01 23

(baca dari belakang)

Sebagaimana contoh tersebut di atas angka yang paling kecil adalah 19, sehingga terletak pada urutan pertama, dan kemudian diikuti angka 20.

Sistem terminal digit ini secara luas diterapkan pada jenis arsip langganan, pasien, kepegawaian, polis

asuransi, dan arsip lainnya yang sejenis. Kelemahan dari sistem ini adalah jika folder (berkas) yang dicari jumlahnya cukup banyak dan nomornya saling berurutan maka harus mencari pada 25 lokasi yang berbeda.53

(c) Middle-digit (angka tengah)

Sesuai dengan namanya maka pengaturan folder sistem angka tengah diawali dari angka tengah, yang selanjutnya diikuti angka pertama kemudian angka akhir. Berkas yang memiliki angka tengah terkecil (00) akan berada pada urutan pertama, kemudian baru diikuti angka tengah yang lebih besar, sebagaimana contoh di bawah ini:

Tabel 2

Contoh Middle-digit (angka tengah)

URUTAN ANGKA ANGKA TENGAH

10022 10023 50120 60119 60120 120001 160101 (baca dari depan)

Pertama Tengah Akhir 1 00 22 1 00 23 12 00 01 5 01 20 6 01 19 6 01 19 16 01 01

(baca dari tengah)

Dengan sistem angka tengah ini 100 folder yang berurutan angkanya, dari 10.000 sampai dengan 10.099 akan terletak pada lokasi yang sama, sehingga mudah penelusurannya.

(d) Urutan tanggal (Chronological Filing Systems)

Penataan berdasarkan urutan tanggal dapat digunakan jika tanggal merupakan alat utama untuk identifikasi arsip. Sistem ini dapat diterapkan pada jenis berkas seperti laporan, perijinan dan tipe arsip lainnya

yang terkait dengan jangka waktu akhir transaksi (jatuh tempo). Seringkali sistem ini tidak dapat berdiri sendiri, tetapi harus digabung dengan sistem lainnya. Misalnya berkas perijinan akan diatur berdasarkan urutan abjad dan kronologis tanggal. Cara pengaturannya sebagaimana berikut ini: tanggal, bulan, tahun merupakan petunjuk utama dan folder diatur berdasarkan abjad. Agar lebih cepat dan mudah penulisannya antara tanggal, bulan dan tahun tidak perlu diberi tanda tertentu. Contoh: 27 Desember 1942, ditulis: 271242 (27 = tanggal, 12 = bulan, dan 42 = tahun). Tanggal, bulan, dan tahun dituliskan pada tab guide yang merupakan petunjuk bagi folder atau berkas yang disimpan.54

(2) Sistem pemberkasan atas dasar abjad (Alfabetical Filing Systems)

Sistem pemberkasan atas dasar urutan abjad merupakan sistem yang paling tua dan paling sederhana. Jenis arsip yang diatur berdasarkan sistem ini antara lain yang berkenaan dengan arsip kepegawaian, nasabah, langganan, pasien dan sejenisnya. Dan sistem pemberkasan atas dasar wilayah (Geographic Filing Systems) pada dasarnya merupakan bagian dari sistem abjad. Sistem ini diterapkan pada arsip-arsip yang memberikan keterangan-keterangan perkembangan kota industri, peta lahan dan sejenisnya. Dan berkas tersebut pada umumnya dikelompokkan atau digolongkan berdasarkan urutan tingkat kewilayahan seperti propinsi, kabupaten, kota, dan seterusnya. Berkasnya sendiri diatur berdasarkan urutan abjad nama.55

54 Boedi Martono, Penataan Berkas…, h. 25-26. 55

Dalam pemberkasan atas dasar abjad terdapat pemahaman peraturan pengindeksan judul nama orang di antaranya, yaitu:

(a) Mengindeks nama orang Indonesia i. Nama marga, suku

Nama orang Indonesia yang menggunakan nama marga dan suku.

Contoh:

Nama Diindeks

Walfaret Limbong Limbong walfaret Abdul Muslim Harahap harahap Abdul Muslim ii. Nama wanita yang menggunakan nama laki-laki

Banyak wanita Indonesia yang mempergunakan nama nama laki-laki. Nama laki-laki itu mungkin nama ayahnya, nama suaminya atau mungkin namanya sendiri (bukan nama ayahnya dan bukan nama suaminya).

Contoh:

Nama Diindeks Neno Wariman Wariman Neno

Erni Johan Johan Erni

Henny Purwonegoro Purwonegoro Henny iii. Nama singkatan

Nama yang diiringi atau didahului dengan singkatan, tetapi tidak diketahui kepanjangannya, yang diutamakan adalah nama lengkapnya.

Contoh:

Nama Diindeks A. Bambang Gunarso Gunarso Bambang, A.

Akhmad B. Sugianto Sugianto Akhmad, B. (b) Mengindeks nama orang cina, korea, vietnam, dan

sejenisnya

i. Nama orang cina yang digabungkan dengan nama orang eropa.

Contoh:

Nama Diindeks

Johny Ong Ong Johny

(c) Mengindeks nama orang Arab, Persia, Turki, dan sejenisnya

i. Nama orang Arab, Persia, Turki dan sejenisnya, yang menggunakan kata-kata bin, binti, ibn, ibnu, maka bagian nama yang didahului oleh kata-kata tersebut dijadikan sebagai kata pengenal utama. Contoh:

Nama Diindeks Jacob bin Muhammad Muhammad, Jacob, bin

Gozali bin Abubakar Abubakar, Gozali bin ii. Nama orang Arab, Persia, Turki, dan sejenisnya,

Nama yang sesudah kata bin, binti, dan sebagainya terdapat dua nama atau lebih, maka nama yang demikian diindeks dengan mempergunakan kata akhir sebagai kata pengenal utama.

Contoh:

Nama Diindeks Jacob bin Muhammad Soleh, Jacob bin

Soleh Muhammad Awab bin Abdullah Majid, Awab bin

Majid Abdullah 56

(3) Sistem pemberkasan atas dasar masalah (Subject Filing Systems)

Landasan utama penataan berkas sistem ini adalah masalah yang terkandung dalam arsip atau berkas. Sistem ini umumnya diterapkan pada arsip hasil korespondensi (surat dan sejenisnya), hasil kegiatan lainnya seperti penelitian, arsip kasus (Case File) dan sebagainya. Dibandingkan dengan pelaksanaan sistem lainnya, sistem ini paling sukar. Karena untuk melaksanakan sistem ini lebih dituntut bukan saja keterampilan dibidang penataan berkas tetapi juga kemampuan menganalisis serta memahami tugas dan fungsi organisasinya.

56

Ig. Wursanto, Kearsipan 2, (Yogyakarta: Kanisius (Anggota IKAPI), 1991), Cet. 1, h. 58-67.

Untuk menerapkan sistem masalah ini di samping indeks diperlukan perangkat lunak lainnya yang berupa pola klasifikasi arsip. Secara garis besar dapat dikemukakan, bahwa pola klasifikasi arsip terdiri dari penggolongan dari golongan kecil sampai dengan yang besar dan saling bertautan.57

Pola klasifikasi arsip dapat diartikan sebagai pengelompokkan arsip berdasarkan masalah-masalah, secara sistematis dan logis, serta disusun secara berjenjang dengan tanda-tanda khusus yang berfungsi sebagai kode. Di dalam klasifikasi dikenal adanya kode klaisfikasi. Kode klasifikasi adalah tanda yang terdiri dari angka (ada juga terdiri dari huruf dan angka) untuk membedakan antara beberapa masalah yang terdapat dalam pola klasifikasi arsip.58

Syarat-syarat Pola Klasifikasi Arsip: (a). Representative of information needs

Suatu pola klasifikasi arsip harus dapat mewakili seluruh informasi yang dibutuhkan instansi.

(b). Complete

Dapat menampung semua arsip/berkas yang tercipta. (c). Flexible

Harus luwes dalam pengurangan dan penambahan judul masalah maupun terhadap perkembangan permasalahan di suatu instansi.

(d). Restructive

Tiap judul masalah harus berdiri sendiri dan tidak tumpang tindih.

(e). Precise

Tiap judul harus tepat dalam menggambarkan setiap kategori permasalahan sehingga memungkinkan pembentukkan judul masalah yang lebih rinci.59

57

Boedi Martono, Penataan Berkas…, h 28-30. 58

Rusidi, Pola Klasifikasi Arsip, artikel diakses pada 16 Juni 2010 dari http://www.arsipjogjaprov.info/archieve/artikel/rus.polaklasifikasi.pdf.

59

Rusidi, Pola Klasifikasi Arsip, artikel diakses pada 16 Juni 2010 dari http://www.arsipjogjaprov.info/archieve/artikel/rus.polaklasifikasi.pdf.

Contoh: Pola Kalsifikasi pada Arsip Nasional; sesuai dengan tugas dan fungsinya; yaitu antara lain: memelihara, menyimpan, merawat arsip statis, serta melaksanakan pendidikan tenaga kearsipan.

Gambar 2

Contoh klasifikasi pada arsip nasional

KS. Konservasi Arsip (Primer) 00 Pengamanan Arsip (Sekunder)

01 Penyerahan Arsip (Tersier) 02 Pemusnahan Arsip dan seterusnya (Tersier)

01 Penyimpanan Arsip (Sekunder) 01 Pengolahan Arsip (Tersier) 02 Penataan Arsip dan seterusnya (Tersier) DL. Pendidikan dan Latihan (Primer)

00 Perencanaan Program (Sekunder) 01 Survei Kebutuhan Latihan (Tersier) 02 Program Latihan dan seterusnya (Tersier)

Contoh klasifikasi di atas disusun secara berjenjang, dan antara masalah primer, sekunder dan tersier terdapat hubungan logis dan kronologis. Dan klasifikasi tersebut merupakan cerminan luas lingkup serta proses tahap-tahap transaksi dan kegiatan yang benar-benar dilakukan oleh Arsip Nasional.60

b) Peralatan

Pemilihan peralatan yang digunakan untuk penataan berkas arsip aktif harus disesuaikan dengan bentuk fisik, serta kebutuhan untuk penemuan kembalinya. Dalam menentukan peralatan yang digunakan perlu memperhatikan beberapa hal sebagaimana berikut ini:

(1) Arsip harus dapat dengan mudah diambil dan ditempatkan kembali pada lokasinya.

(2) Peralatan harus disesuaikan dengan bentuk dan ukuran fisik arsip, seperti peta, foto, surat, dan sebagainya.

(3) Peralatan yang digunakan juga harus memperhatikan sifat arsip yang disimpan sehingga keamanan informasinya terjamin; seperti untuk meyimpan arsip yang bernilai guna tinggi, arsip rahasia, sangat rahasia, dan sebagainya.

60

(4) Peralatan yang digunakan juga memperhatikan pertumbuhan atau akumulasi yang tercipta.

Ada berbagai macam peralatan penataan berkas/arsip, yaitu: (1) Folder

Folder adalah alat yang digunakan untuk tempat arsip. Folder memiliki tab untuk tempat kode dan indeks atau title. Letak tab bergantung sistem penataan yang digunakan, apakah vertikal atau lateral. Jenis folder juga bermacam-macam, ada folder gantung dan yang tidak. (2) Guide

Sekat (guide) adalah alat yang digunakan sebagai batas atau petunjuk antara pokok masalah (primer) dengan rinciannya (sekunder dan tersier).

(3) Rak Lemari Terbuka

Dengan adanya rak terbuka dimungkinkan dapat lebih dari seorang untuk mencari arsip tanpa harus berdesak-desakkan.

(4) Filing Cabinet

Pada umumnya filing cabinet dibuat dari metal dengan laci yang beraneka ragam, ada yang empat laci dan yang dua laci. Setiap laci maksimum berisi sekitar 5.000 lembar kertas ukuran surat.

(5) Rotary (alat penyimpanan berputar)

Alat ini dapat digerakkan secara berputar sehingga dalam penempatan dan penemuan kembalinya tidak banyak makan tenaga.61

d. Penemuan Kembali Arsip

Penemuan kembali arsip (retrieval) dapat dilakukan baik secara manual (konvensional) ataupun secara mekanik (inkonvensional). Penemuan kembali secara manual berarti dilakukan melalui kemampuan manusia tanpa mempergunakan tenaga mesin. Kecepatan dan ketepatan penemuan ini bergantung dari ketepatan penerapan sistem penataan berkasnya serta pengguanaan indeks yang merupakan identitas sesuatu arsip atau dokumen.

Pada dasarnya proses penemuan kembali sangat erat kaitannya dengan sistem penyimpanannya, sebagaimana pula pada bidang perpustakaan. Demikian pula halnya pada bidang kearsipan, seorang petugas arsip

61

menyimpan berkas pada filing cabinet atau alat lainnya dengan harapan bahwa berkas dapat diketemukan dengan cepat.

Adapun penemuan dengan cara mekanik lebih banyak untuk menunjukkan lokasi penyimpanan arsip melalui sarana elektronik (komputer). Arsip aslinya sendiri diambil melalui tangan. Lain halnya jika yang diperlukan hanya informasinya, bukan arsip orisinilnya. Untuk keperluan tersebut dibuatkan abstraksi dari arsip terpilih dan disimpan misalnya pada pita magnetik.62

Penyimpanan dan penemuan kembali secara elektronik pada hakekatnya merupakan suatu copy elektronik tanpa mengganggu data aslinya. Arsip aslinya jika diperlukan masih tetap harus diambil dengan tangan. Dengan demikian menunjukkan kepada kita juga bahwa sebelum menggunakan peralatan yang serba canggih tersebut, masih tetap memerlukan pengaturan arsip fisiknya secara baik. Jika arsip belum diorganisir secara baik, pengadaan sarana serba canggih tidak berarti sama sekali. Komputer hanyalah alat semata, dan dengan adanya komputer tidak otomatis ketertiban di bidang kearsipan akan tercapai.

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa sistem penemuan kembali arsip dapat dilakukan dengan tepat dan cepat tergantung dari sistem penyimpanan arsip. Selain itu juga harus didukung oleh pegawai yang professional dan perlengkapan yang memadai, seperti komputer, folder, rak lemari terbuka, guide, dll. Jika hal tersebut sudah terlaksana dengan baik, maka arsip akan mudah ditemukan kembali.

e. Tahap Pemeliharaan Arsip

Arsip aktif yang sudah mengalami penurunan fungsinya, karena kegiatan sudah selesai kemudian menjadi inaktif tetapi harus dipelihara karena menjadi sumber informasi, sumber data, dan sebagai bahan bukti pertanggung jawaban. Pada tahap ini arsip dinamis diberkaskan menurut urutan dan susunan yang telah ditentukan sebelumnya. Misalnya pemberkasan surat masuk dapat menurut tanggal surat masuknya atau

62

Disertasi), Jakarta: CeQDA (Center for Quality Development and Assurance) UIN Syarif Hidayatullah, 2007

21

Tim Penyusun, Pedoman Penulisan Skripsi, Jakarta: Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan (FITK) UIN Syarif Hidayatullah, 2007

22

Endang Wahyuni, “Pelaksanaan Manajemen Kearsipan pada Administrasi Kesiswaan di SMK Tridaya Jatiwaringin Jakarta Timur”, (Skripsi S1 Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan, Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta, 2006)

23

Ig. Wursanto, Kearsipan 2, Yogyakarta: Kanisius, Cet. 6, 2003

24

Durotul Yatimah, Kesekretariatan Modern dan Administrasi Perkantoran, Bandung: Pustaka Setia, Cet 1, 2009

25

Sudjono,dkk, Penilaian dan Penyusutan Arsip,(Jakarta: Universitas Terbuka,2007)

Mengetahui :

Pembimbing I Pembimbing II

Ulfah Handayani, M.Hum Drs.H. Mu’arif Sam, M.Pd

PROFIL SMP BANGUN NUSANTARA CIPONDOH TANGERANG

A.Latar Belakang Berdirinya SMP Bangun Nusantara

SMP Bangun Nusantara bernaung di bawah Yayasan Pengembang Putra Nusantara. Lembaga ini didirikan pada tahun 1999 dan direnovasi pada tahun 2005 yang berlokasi di Jl. Sawah Darat kel. Ketapang Cipondoh Tangerang Banten. SMP Bangun Nusantara mendapatkan status ”Akreditasi B” berdasarkan Surat Keputusan Badan Akreditasi Sekolah Kota Tangerang dengan No. 01/SK-BAS-KOTA TNG/III/2005 tanggal 15 Maret 2005.

Sistem pendidikan dan kurikulum sekolah ini mengacu pada ketentuan yang ditentukan oleh Dinas terkait. Semua kegiatan di SMP Bangun Nusantara mengacu pada program kerja dan mempunyai tujuan yang mengarah pada visi dan misi sekolah ini.

B.Keadaan guru dan Tenaga Administrasi, Peserta Siswa, Masyarakat dan

Fasilitas Sekolah

a. Keadaan guru dan Tenaga administrasi

SMP Bangun Nusantara terdiri dari 1 orang Kepala sekolah, 18 orang guru, dan 12 Tenaga Administrasi, jadi jumlah keseluruhan tenaga kependidikan adalah 31 orang.

Adapun data terperincinya adalah sebagai berikut: Data guru

1) Jumlah Guru

No Status Guru L P Jumlah

1. Tetap a. PNS b. PNS DPK c. Yayasan

Jumlah Guru Tetap

- - 3 3 - - - - - - 3 3 2. Tidak Tetap

a. PNS b.Non PNS c. Honor Jumlah GTT - - 8 8 - - 7 7 - - 15 15

Jumlah 11 7 18

2) Pendidikan Guru

No Pendidikan Terakhir L P Jumlah

1. D2 - - -

2. Sarjana Muda/D3 2 1 3

3. Sarjana/S1 9 6 15

4. Pasca Sarjana/S2 - - - 5. Pasca Sarjana/S3 - - -

3) Data Tenaga Administrasi Kependidikan No Status

Karyawan

SD SLTP SLTA D3 S1 Jumlah

1. Tetap a. PNS b. Yayasan

- - - - - 12 - - - - - 12 2. Tidak Tetap

a. PNS b. Yayasan

- - - - - - - - - - - -

Jumlah - - - 12

b. Keadaan peserta Didik

SMP Bangun Nusantara terdiri dari 3 kelas, masing-masing kelas terdiri dari: kelas I: 3 rombongan belajar, kelas II: 4 rombongan belajar, dan kelas III: 3 rombongan belajar, jadi jumlah keseluruhan sebanyak 10 rombongan belajar dengan jumlah siswa secara keseluruhan sebanyak 407 siswa. Dengan perincian sebagai berikut:

No Jenis Kelamin Tingkat I Tingkat II Tingkat III Jumlah

1. Laki-laki 60 95 80 235

2. Perempuan 47 77 48 172

Jumlah 107 172 128 407

c. Keadaan Masyarakat

Letak SMP Bangun Nusantara terletak di tengah pemukiman penduduk yang kondisi masyarakatnya heterogen. Situasi ini mendorong pihak sekolah untuk lebih proaktif sebagai upaya dalam pendekatan diri dan juga meningkatkan partisipasi masyarakat demi sekolah tersebut. Dalam hal ini beberapa cara yang telah dilakukan yaitu dengan mengundang tokoh

masyarakat dan orang tua siswa dalam sebuah pertemuan dengan memperlihatkan berbagai program sekolah, sehingga diharapkan masyarakat dapat memberikan dukungan demi terwujudnya program sekolah dalam meningkatkan mutu sekolah.

d. Keadaan Fasilitas Sekolah

Fasilitas yang dimiliki oleh SMP Bangun Nusantara adalah sebagai berikut: 1. Ruang kelas ada 10 ruangan

2. Ruang kepala sekolah 1 ruangan

3. Ruang guru 1 ruangan uang Tata Usaha 2 ruangan 4. Ruang BP/BK 1 ruangan

5. Ruang OSIS 1 ruangan 6. Ruang ibadah 1 ruangan 7. Ruang UKS 1 ruangan

8. Laboratorium komputer 1 ruangan 9. Ruang perpustakaan 1 ruangan 10. Ruang serba guna 1 ruangan 11. Gudang 1 ruangan

12. Kamar mandi/WC guru 2 ruangan 13. Kamar mandi/WC siswa 5 ruangan 14. Dapur 1 ruangan

15. Internet 16. Kartu pelajar 17. Kantin

18. Lapangan bola

Semua fasilitas yang dimiliki sekolah tersebut dilihat dari segi fisiknya dalam

keadaan baik. Sehingga dapat mendukung dalam kegiatan belajar mengajar di SMP Bangun Nusantara. dalam keadaan baik.

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

Syifa Fauziah, lahir di Tangerang pada tanggal 10 desember 1987. Anak bungsu dari tujuh bersaudara dari pasangan Bpk. H. Azhari dan Ibu Hj. Mardiah. Bertempat tinggal di Jl. Ketapang Raya RT.004/04 No. 2 Kel. Ketapang Kec. Cipondoh Tangerang – Banten 15147. Alamat Email: syifa.she@gmail.com.

Menyelesaikan pendidikan tingkat SD di MI Miftahul Amin Tangerang pada tahun 1999, kemudian menyelesaikan pendidikan tingkat SMP di MTsN 8 Jakarta Barat pada tahun 2002 dan menyelesaikan pendidikan tingkat SMA di MAN 12 Jakarta Barat pada tahun 2005. Setelah menyelesaikan pendidikan tingkat SMA kemudian melanjutkan kuliah di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta di Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan Jurusan KI-Manajemen Pendidikan pada tahun 2005 dan dapat menyelesaikan kuliah pada bulan juli tahun 2010.

Pernah aktif menjadi anggota Pramuka pada tingkat SMP di MTsN 8 Jakarta Barat, dan pernah aktif menjadi anggota Palang Merah Remaja (PMR) pada tingkat SMA di MAN 12 Jakarta Barat.