Mengelola Rapat (Handling Meeting)

  Mengelola Rapat (Handling Meeting)

By: Evada El ummah Khoiro, S.AB., M.AB

Prodi Administrasi Niaga 2

  

Apa itu komunikasi kelompok?

• Adalah proses penyampaian informasi dari 1 pihak ke pihak lain untuk maksud
• – maksud tertentu sesuai dengan kepentingan bersama, dan biasanya berlangsung secara tatap muka.

  

Apa itu pertemuan/meeting?

• Adalah bentuk komunikasi jamak yang terdiri dari sekolompok / sejumlah orang yang berkumpul di suatu tempat tertentu dan pada waktu yang telah ditentukan untuk membahas, memecahkan, / merundingkan sesuatu hal untuk kepentingan bersama.

PENGERTIAN dan FUNGSI RAPAT Pengertian

  Fungsi Rapat

• Rapat merupakan suatu • Forum silaturahmi bentuk media komunikasi
• Forum negosiasi kelompok yang bersifat tatap
• Forum demokrasi: dengar muka yang sering

  pendapat dan menerima diselenggarakan oleh banyak pertanggungjawaban organisasi, baik swasta Macam

• – Macam Rapat

  R. Penjelasan Tujuannya

  R. Pemecahan RAPAT

  R. Perundingan R. Formal Sifatnya

  R. Informal R. Terbuka R. Tertutup R. Mingguan Jangka Waktunya

  R. Bulanan R. Semesteran R. Berkala R. Insidentil R. Vertikal Saluran Hubungan Organisasi

  R. Horizontal R. Kerja Terpimpin

MACAM RAPAT

• Rapat Formal: Pertemuan yang diselenggarakan setelah peserta rapat

  mendapat pemberitahuan sebelumnya (melalui undangan). Pada umumnya pemberitahuan disertai dengan agenda rapat.

• Rapat Informal: Pertemuan yang diselenggarakan setelah peserta

  rapat mendapat panggilan / pemberitahuan secara langsung. Rapat ini dilaksanakan untuk mendiskusikan suatu hal yang terjadi secara mendadak. Rapat ini tidak mempunyai agenda dan tidak memerlukan catatan tentang apa yang telah dibicarakan.

RAPAT BERDASARKAN TUJUAN

  

Rapat Pemecahan Masalah

  Rapat Penjelasan

  Rapat Perundingan

• Rapat yang bertujuan untuk memberikan penjelasan kepada para anggota tentang kebijak sanaan yang diambil oleh pimpinan organisasi.
• Misalnya: Prosedur Kerja atau tata cara kerja baru untuk mendapatkan keseragaman kerja
• Rapat yang bertujuan untuk mencari pemecahan tentang suatu masalah yang sedang dihadapi
• Suatu masalah dikatakan sebagai problem solving apabila masalah itu pemecahannya berhubungan dengan masalah
• Rapat yang bertujuan menghindari timbulnya suatu perselisihan, mencari jalan tengah agar tidak saling merugikan kedua belah pihak
• – masalah yang

RAPAT BERDASARKAN SIFATNYA

  Rapat Formal: yaitu Rapat yang diadakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu, menurut ketentuan yang berlaku, dan pesertanya secara resmi mendapat undangan

  Rapat Informal : yaitu Rapat informal dapat terjadi setiap saat, dengan siapa saja, kapan saja, dimana saja, dan kemudian membicarakan suatu masalah yang mempunyai kepentingan bersama.

  Rapat Terbuka: yaitu Rapat yang dapat dihadiri oleh setiap anggota. Materi yang dibahas bukan masalah yang bersifat rahasia

  Rapat Tertutup: yaitu Rapat yang hanya dihadiri oleh peserta tertentu, dan biasanya yang dibahas menyangkut masalah

• – masalah yang masih bersifat rahasia

RAPAT BERDASARKAN JANGKA WAKTUNYA RAP A T MINGG U AN Rapat yang diadakan sekali seminggu untuk membahas masalah

• – masalah yang bersifat rutin yang dihadapi oleh masing
• – masing manajer.
• – hal atau peristiwa yang terjadi pada bulan yang lalu. Misalnya: membahas rugi laba bulan lalu.
• – langkah selanjutnya dalam jangka waktu 6 bulan.

  RAP A T BULANAN Rapat yang diadakan sebulan sekali, setiap akhir bulan, untuk membahas hal

  RAP A T SEME S TERAN Rapat yang diadakan setiap 6 bulan sekali yang bertujuan untuk mengadakan evaluasi hasil kerja sama selama 6 bulan, mengambil langkah

  RAP A T T AHUNAN Rapat yang diadakan sekali setahunan.

  Misalnya rapat dewan komisaris, rapat umum pemegang saham.

RAPAT BERDASARKAN FREKUENSINYA

  Rapat Rutin Rapat Insidental

• Rapat yang sudah ditentukan • Rapat yang tidak berdasarkan waktunya (mingguan, jadwal, tergantung pada bulanan, dan tahunan) masalah yang dihadapi.

  Biasanya dalam keadaan

  urgent, yang harus segera dipecahkan bersama.

RAPAT BERDASARKAN PERIODISASINYA

  Rapat Berkala (Regular Meeting) Rapat Khusus (Temporary Meeting)

• Rapat yang diadakan menurut • Rapat yang diselenggarakan

  jangka waktu tertentu, misalnya untuk mengatasi permasalahan

  satu minggu sekali, satu bulan yang sifatnya mendadak atau sekali, atau tiga bulan sekali pada untuk mengatasi pertentangan waktu dan tempat tertentu. atau kesalahpahaman dan dipandang harus diselesaikan secepatnya, tidak dapat ditunda menunggu rapat rutin / berkala.

RAPAT BERDASARKAN PESERTANYA

  Rapat Horizontal

  Rapat Vertikal

• Rapat yang berlangsung antara atasan dan bawahan.
• Ide-ide bawahan untuk menyelesaikan suatu masalah, sehingga dapat bermanfaat dalam pengambilan keputusan.
>Rapat yang diadakan antar pejabat yang sederajat.
• Membicarakan masalah – masalah yang memerlukan koordinasi antar bagian dalam organisasi dan pengembangan organisasi.

Dalam menyelenggarakan rapat hendaknya berdasarkan prinsip dasar dengan menjawab enam pertanyaan pokok yang disebut dengan 5 W dan 1 H:

• WHY : Mengapa rapat ini perlu diselenggarakan.

  AR WHAT : Apa masalah yang akan dibicarakan dalam rapat. S

  WHO: Siapa yang akan diundang A

• WHERE: Dimana sebaiknya rapat diselenggarakan
• WHEN: Kapan sebaiknya rapat diselenggarakan

  IP D

• HOW: Bagaimana rapat akan diselenggarakan. Apakah rapat akan

  diselenggarakan:

  1) Secara berkala atau cukup sekali

  2) Tertutup atau terbuka

  

Syarat-Syarat Rapat

Persiapan Rapat

    Pelaksanaan Rapat

   Penentuan Tujuan Rapat dan Acara Rapat

   Penentuan Waktu, hari, tanggal, dan tahun

   Penentuan Tempat

   Akomodasi

   Konsumsi

   Media/Peralatan

  Persiapan Rapat

  Ada partisipasi aktif dari peserta rapat 3. Ada pimpinan dan ketua rapat 4. Ada notulis 5. Ada media tulis

  Pelaksanaan Rapat

1. Ada masalah yang harus dipecahkan bersama 2.

1. Ada masalah yang harus dipecahkan bersama

• Unsur rapat adalah ada permasalahan yang harus dipecahkan bersama, tapi tidak semua masalah harus melalui rapat.
• Rapat tanpa memecahkan suatu masalah hanyalah obrolan
• Permasalahan harus jelas dan dapat dimengerti oleh semua peserta, sehingga harus dirumuskan dengan jelas.
• Rumusan masalah harus mendorong kebebasan berpikir
• Menimbulkan pertukaran pikiran, bukan pertarungan pendapat
• Perumusan masalah yang jelas akan mencapai hasil yang diharapkan.

2. Ada partisipasi aktif dari peserta rapat

  Peserta rapat adalah pihak yang menerima dan mendiskusikan - permasalahan, memberikan sumbangan pemikiran, dan aktif terlibat dalam pemecahan masalah. Sifat atau karakter peserta rapat: -

• 1) Tipe pemersatu
• 2) Tipe perantara
• 3) Tipe pendengar
• 4) Tipe pemberi semangat
• 5) TIpe inisiatif
• 6) Tipe pemberi informasi 7) Tipe penyerangan

3. Adanya pimpinan atau ketua rapat

  Merupakan poros gerak suatu rapat & menjamin ketertiban

• pelaksanaan rapat. Sebagai pengendali jalannya rapat dan bertanggung jawab agar jalannya rapat menghasilkan keputusan dalam batas waktu yang telah ditentukan. Pimpinan rapat harus mampu membangkitkan keberanian peserta,
• terutama yang kesulitan dan tidak punya keberanian berpendapat. Mereka yang diam belum tentu tidak tahu, kadang karena malu/takut salah.
• Syarat notulen:

• Adalah orang yang mencatat hasil

  1) Benar & objektif 2) Jelas, tidak ambigu, & dapat

• Notulen berisi: 1) Tanggal & tempat rapat

  dimengerti bagi yang membaca.

  3) Dibuat secara ringkas 4) Sebelum rapat dtutup, notulen

  dibacakan, agar peserta dapat memberi masukan guna penyempurnaan notulen.

  4. Ada Notulis

  keputusan rapat. Hasilnya adalah notulen.

  dilaksanakan

  2) Nama peseta yang hadir 3) Nama pejabat yang memimpin

  rapat

  4) Waktu dimulai dan diakhirinya

5. Media rapat a.

  Ruangan, meja, dan kursi, papan tulis/white board b.

  Lampu penerangan c. Flip chart d.

  Sound system e. Alat tulis f. OHP, komputer dll,.

  Tata Ruang Rapat

  Undangan Rapat

• Undangan rapat sebaiknya dibuat dan diedarkan tidak terlalu jauh atau terlalu dekat/mepet dari waktu rapat akan berlangsung.
• Undangan rapat harus memuat: 1.

  Hari 2. Tanggal 3. Tempat rapat 4. Acara rapat (bila diperlukan daftar acara ikut dilampirkan)

• Akomodasi meliputi tempat menginap dan konsumsi peserta rapat.
• Tempat menginap tergantung pada tempat dimana rapat diadakan, bisa di asrama / hotel.
• Bila di asrama artinya tidak ada perbedaan fasilitas bagi peserta.
• Bila di hotel, biasanya ada perbedaan fasilitas, tergantung kedudukan/ jabatan dalam instansi. contoh:

  1)

  Dewan komisaris & dewan direksi

• – President Suite

  2)

  Branch Manager

• – Eexecutive Suite

  3)

  Manager

  

Akomodasi

  Agenda Rapat

  Acara disusun sesuai dengan pokok permasalahan  Urutan acara rapat terdiri dari:  1.

  Pembukaan 2. Pengarahan dari pemimpin rapat 3. Pelaksanaan rapat 4. Pembawa acara membacakan hasil rapat 5. Penutup

  Judul Rapat : Pemasaran Produk Terbaru Perusahaan

  Pemimpin Rapat : Direktur Utama Bapak Susilo, S.E. Acara : _1.

  Pembukaan diawali dengan doa _{2. Laporan dari rapat sebelumnya oleh ketua Penyelenggara rapat 3.}

  Pengarahan Rapat _{4. Perkenalan produk baru 5.}

  Tanggapan dan tanya jawab _6. Pembagian kelompok kerja _{7. Rapat pleno mengenai hasil kerja kelompok 8.}

  Cara pemasaran produk/promosi _{9. Pembagian wilayah pemasaran 10.}

  Persiapan promosi _{11. Pembacaan keputusan-keputusan hasil rapat} Contoh Susunan Acara Rapat Contoh lain: SUSUNAN ACARA RAPAT TAHUNAN PT. INDOKARYA QUALITY HOTEL YOGYAKARTA, 8 APRIL 2017 NO. WAKTU ACARA PENYAJI PENANGGUNG JAWAB 1.

  07.30

• – 08.30 2.

  

Teknik Membuka dan Menutup rapat

   Kalimat pembuka harus menarik Kalimat Pembuka berisi kalimat yang membangkitkan motivasi para

   pendengar secara cermat Kalimat pembuka berisi uraian secara umum tentang materi/topik yang

   akan dibahas

   Berikan penegasan atau penekanan pada tujuan dari pembicaraan

   Gunakan kalimat yang singkat, jelas, tetapi menarik perhatian para pendengar

   Pada awal pembicaraan dapat dipakai beberapa teknik :

• Penggunaan data
• Anekdot - Membuat Pertanyaan

• Menyusun ringkasan atau kesimpulan

  Pada akhir pembicaraan, pembicara harus mengulangi garis besar isi atau topik yang telah dibahas.

• Kalimat Penutup

  Beberapa cara untuk membuat kalimat penutup pembicaraan, yaitu :

  Berisi anjuran kepada pendengar 3. Berisi Pujian/sanjungan kepada pendengar 4. Usahakan agar pendengar merasa senang, tersenyum, bahkan tertawa

  Teknik Menutup Rapat

1. Mengulangi inti pembicaraan dengan penjelasan yang singkat 2.

• Pengertian Notula

  Notula adalah catatan singkat mengenai jalannya rapat serta hal yang dibicarakan dan diputuskan.

• Macam-macam notula

  

1. Notula Harfiah, yaitu laporan atau pencatatan secara kata demi kata dari

  seluruh pembicaraan dalam rapat tanpa menghilangkan atau menambahkan kata lain.

  2. Notula Rangkuman, yaitu laporan ringkas tentang pembicaraan dalam

  rapat

  

Teknik Menyusun Notula dan Resume Rapat

   Sebagai dokumen dan alat bukti

 Sebagai sumber informasi untuk peserta yang tidak hadir

 Sebagai pedoman untuk rapat berikutnya  Sebagai alat pengingat untuk peserta rapat  Sebagai dokumen  Sebagai alat untuk rapat semu Fungsi Notula

  Isi notula

• Judul notula beserta nama organisasi atau unit organisasi atau yang menyelenggarakan rapat.
• Hari, tanggal, tempat, dan waktu di mulai dan berakhirnya rapat
• Sifat rapat misalnya rutin, tahunan, luar biasa
• Pemimpin dan notulis rapat
• Nama peserta baik peserta yang hadir maupun yang tidak hadir
• Penyempurnaan rapat sebelumnya dan pengesahan dari pemimpin rapat
• Susunan acara rapat
• Ringkasan jalanya rapat
• Hasil rapat
• Hal-hal lain yang ikut di bicarakan rapat

  NOTULA Rapat Pemilihan Calon Ketua Jurusan Sekretaris Sekolah Tinggi Ilmu Manajemen Bandung 2006

  Hari : Senin Tanggal : 24 April 2006 Jam : 09.00

• – 12.30 WIB Tempat : Ruang Serba Guna Ketua : Ketua Jurusan Sekretaris : Sekretaris Jurusan Hadir : 24 peserta Tidak Hadir : 4 peserta

  Acara :

  CONTOH PENYUSUNAN NOTULA

• Pembukaan
• Penjelasam tentang tata cara pemilihan calon ketua Jurusan

Risalah Pembicaraan Acara ke-1:

• Jam 09.00 WIB Rapat dibuka oleh Sekretaris Jurusan
• Sekretaris membacakan peserta yang hadir dan tidak hadir
>Sekretaris membacakan jadwal pemilihan Ketua Jurusan Acara ke-2: Penjelasan dari Ketua Jur
• Syarat-syarat calon Ketua Jurusan •

  prosedur pencalonan

• Prosedur pertimbangan
• Prosedur penetapan
• Pemilihan Acara ke-3: Pemilihan calon Ketua Jurusan Berdasarkan SK Dekan Sekolah Tinggi Ilmu Manajemen No. 24/IV/06 Pasal 4, terdapat 3 orang dosen yang dicalonkan, yaitu:
• Dra. Hana Hasana
• Dra. Nina Karmil
• Drs. Pujo Hartono

Acara ke-4: Tanya jawab dan lain-lain

• Dra. Nina Karmila, prosedur pertimbangan dan penetapan ketua jurusan

• Drs. Puji Hartono, menayakan kemungkinan di masa mendatang.

  Acara ke-5: Penutup Tepat pada jam 12.30 WIB rapat ditutup oleh ketua jurusan dengan ucapan terima kasih.

  Mengetahui dan mengesahkan Bandung, 24 April 2006 K e t u a Sekretaris Drs. Yudiferi Dra.Shadana NIP. 130777841 NIP. 131567321