BAB II TINJAUAN PUSTAKA - Strategi Promosi Perpustakaan Umum Provinsi Sumatera Utara

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Perpustakaan Umum

  Perpustakaan umum seringkali diibaratkan sebagai Universitas Rakyat atau Universitas Masyarakat, maksudnya adalah bahwa perpustakaan umum merupakan lembaga pendidikan bagi masyarakat umum dengan menyediakan berbagai informasi, ilmu pengetahuan, teknologi dan budaya, sebagai sumber belajar untuk memperoleh dan meningkatkan ilmu pengetahuan bagi seluruh lapisan masyarakat (Sutarno 2006, 43). Ciri perpustakaan umum adalah : a.

  Koleksi perpustakaan umum harus terbuka bagi semua warga untuk keperluan rujukan maupun untuk peminjaman.

  b.

  Seluruh atau sebahagian besar anggaran perpustakaan umum diperoleh dari dana masyarakat umum, baik dari tingkat local maupun nasional. Dana masyarakat umum yang dimaksud adalah diperoleh dari pajak.

  c.

  Jasa pelayanan yang diberikan kepada semua warga adalah Cuma-Cuma atau gratis d. Koleksinya mencakup semua jenis bahan perpustakaan bagi semua warga dan dalam semua subjek atau topik (Hasugian, Jonner 2009, 77).

  Menurut (Reitz dalam Hasugian 2004, 77) Perpustakaan Umum adalah “sebuah perpustakaan atau sistem perpustakaan yang menyediakan akses yang tidak terbatas kepada sumber daya perpustakaan dan layanan gratis kepada warga masyarakat di daerah atau wilayah tertentu, yang didukung penuh atau sebahagian dari dana masyarakat (pajak)”. Perpustakaan umum merupakan perpustakaan yang didanai dari sumber yang berasal dari masyarakat seperti pajak dan retribusi, yang kemudian dikembalikan kepada masyarakat dalam bentuk layanan, ( Sulistyo-Basuki 1992, 38). adalah lembaga pendidikan sebagai sumber belajar untuk memperoleh dan meningkatkan ilmu pengetahuan bagi seluruh lapisan masyarakat, dengan menyediakan berbagai informasi yang tidak terbatas kepada warga masyarakat di daerah atau wilayah tertentu yang didanai dari sumber yang berasal dari masyarakat.

2.1.1 Tujuan Perpustakaan Umum

  Perpustakaan amat penting bagi kehidupan kultural dan kecerdasan bangsa karena perpustakaan umum merupakan satu- satunya pranata kepustakawanan yang dapat diraih umum. Demikian pentingnya peranan perpustakaan umum bagi kecerdasan bangsa sehingga Unesco mengeluarkan manifesto perpustakaan umum pada tahun 1972. Adapun manifesto perpustakaan umum Unesco menyatakan bahwa perpustakaan umum mempunyai 4 tujuan utama yaitu:

  1. Memberikan kesempatan bagi umum untuk membaca bahan pustaka yang dapat membantu meningkatkan mereka ke arah kehidupan yang lebih baik.

  2. Menyediakan sumber informasi yang cepat tepat dan murah bagi masyarakat, terutama informasi mengenai topic yang berguna bagi mereka dan yang sedang hangat dalam kalangan masyarakat.

  3. Membantu warga untuk mengembangkan kemampuan yang dimilikinya sehingga yang bersangkutan akan bermanfaat bagi masyarakat sekitarnya, sejauh kemmapuan tersebut dapat dikembangkan dengan bantuan bahan pustaka.

  4. Bertindak selaku agent cultural, artinya perpustakaan umum merupakan pusat utama kehidupan budaya bagi masyarakat sekitarnya.

  Fungsi perpustakaan adalah memberikan layanan kepada seluruh lapisan masyarakat, sebagai pusat informasi, pusat sumber belajar, tempat rekreasi, penelitian, dan pelestarian koleksi bahan pustaka yang dimiliki (Sutarno 2006, 37). Fungsi-fungsi sebuah perpustakaan tersebut dapat dirinci sebagai berikut: a.

  Pengkajian kebutuhan pemakai dalam hal informasi dan bahan pustaka b.

  Penyediaan bahan pustaka yang diperkirakan diperlukan, melalui pembelian, langganan, tukar-menukar, penggandaan, penerbitan dan lain-lain c. Pengolahan dan penyiapan bahan pustaka d.

  Penyimpanan dan pemeliharaan koleksi e. Pendayagunaan/ pemberdayaan koleksi f. Pemberian layanan kepada masyarakat, dengan sistem yang mudah, cepat, dan tepat serta sederhana g.

  Pemasyarakatan perpustakaan h. Pengkajian dan pengembangan atas semua aspek kepustakawanan i.

  Menjalin kerja sama dengan perpustakaan lain dalam rangka pemanfaatan bersama koleksi sarana prasarana j.

  Pelaksanaan koordinasi dengan berbagai pihak-pihak dan mitra kerja lainnya k.

  Administrasi perpustakaan, seperti kepegawaian, ketatausahaan, keuangan, dan kerumahtanggaan (Perpusnas RI 2001).

2.1.3 Pelayanan Pengguna

  Pelayanan pengguna merupakan jasa perpustakaan untuk menyebarluaskan informasi kepada pengguna perpustakaan. Untuk menyeleggarakan perpustakaan yang baik ada tiga unsur yang perlu diperhatikan yaitu:

1. Bahwa pustaka harus memahami kebutuhan pengguna 2.

  Adanya peraturan yang harus ditaati oleh petugas dan pengunjung

  3. Bahwa harus dipahami oleh petugas materi apa yang ada di perpustakaan serta bagaimana cara-caranya dan bagaimana menggunakan alat-alat tersebut. (Syahrial-Pamuntjak 1986, 59) sangat berpengaruh terhadap keberadaan perpustakaan tersebut. Pelayanan perpustakaan dapat di bagi atas dua jenis pelayanan yaitu pelayanan sirkulasi dan pelayanan referensi.

  2.1.3.1 Pelayanan Sirkulasi

  Pelayanan sirkulasi adalah kegiatan pencatatan yang berkaitan dengan pemanfaatan, penggunaan koleksi perpustakaan dengan tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan pengguna jasa perpustakaan (Lasa 1994). jenis tugas pelayanan sirkulasi seperti peminjaman, pengembalian, penagihan, pemberian sanksi, statistik sirkulasi (Mulyadi dkk 1982, 4).

  2.1.3.2 Pelayanan Referensi

  Kata referensi barasal dari bahasa inggris reference berarti menunjuk pada, atau menyebut. Sering diartikan dengan acuan, rujukan, sebab jenis koleksi ini sengaja disiapkan untuk memberi informasi, penjelasan dalam hal-hal tertentu. (Syahrial-Pamuntjak 1986, 86). Pelayanan referensi ini merupakan pelayanan langsung, sehingga petugas referensi diharapkan mampu menjawab pertanyaan dengan cepat, tepat dan benar.

  Jenis-jenis buku referensi yang dimaksud seperti ensiklopedi, kamus, indeks, bibliografi, buku tahunan, buku petunjuk dan sumber ilmu bumi (Pedoman Perpustakaan Perguruan Tingggi 2004, 3).

2.1.4 Sistem Layanan

  Agar pengguna dapat memanfaatkan koleksi dengan baik, maka perpustakaan perlu menetapkan sistem layanan yang jelas. Melalui system layanan ini pengguna akan mengetahui peraturan dan tata tertib sistem layanan yaitu : a.

  Sistem Layanan Terbuka Layanan terbuka adalah suatu sistem layanan yang membolehkan pengunjung perpustakaan masuk ke ruang koleksi untuk melihat-lihat, membuka-buka pustaka, dan mengambilnya dari tempat penyimpanan untuk dibaca ditempat atau dipinjam untuk dibawa pulang (Soeatminah 1992, 130).

  b.

  Sistem Layanan Tertutup Layanan tertutup adalah suatu sistem layanan yang tidak memperbolehkan pengunjung perpustakaan masuk ke ruang koleksi.

  Pengunjung memilih pustaka yang ingin dipimjamnya melalui katalog perpustakaan, dan setelah ditemukan sandi bukunya dapat diminta pada petugas untuk mengembalikannya (Soeatminah 1992, 131).

2.2 Strategi Promosi Perpustakaan

2.2.1 Strategi Promosi Perpustakaan

  Strategi perpustakaan adalah suatu rumusan garis-garis besar keputusan dan tindakan yang ditetapkan oleh pengambil keputusan untuk dilakukan dalam rangka pencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan. Oleh sebab itu penyelenggara perpustakaan harus pandai- pandai memilah dan memilih informasi yang paling bermanfaat karena dibutuhkan masyarakat.

  Promosi pelayanan perpustakaan perlu dilakukan supaya seluruh aktivitas yang berhubungan dengan jasa perpustakaan dapat diketahui dan dipahami oleh masyarakat. Untuk mengenalnya dan memasarkan jasanya, perpustakaan tidak cukup hanya membangun jasa informasi serta mengharapkan masyarakat akan begitu saja mendatangi perpustakaan-perpustakaan. Oleh sebab itu masyarakat perlu diingatkan secara terus-menerus dan efektif akan eksistensi jasa usaha bagaimanapun baiknya produk atau jasa yang dihasilkan, tidak ada gunanya jika tidak diketahui dan tidak termanfaatkan oleh sebagian besar konsumen.

  Pentingnya menstrategikan promosi tersebut dapat digambarkan lewat perumpamaan bahwa pemasaran tanpa promosi di ibaratkan seorang pria yang memakai kaca mata hitam dan berada di tempat gelap pada malam hari mengendipkan matanya pada seorang cewek cantik yang jauh darinya. Maka tak seorangpun tahu apa yang dilakukan pria tersebut termasuk cewek cantik itu, kecuali dirinya sendiri yang tahu.

2.2.2 Promosi Perpustakaan

  Promosi adalah mekanisme komunikasi persuasive pemasaran dengan memanfaatkan teknik-teknik hubungan masyarakat. Promosi merupakan forum pertukaran informasi antara organisasi dan konsumen dengan tujuan utama memberi informasi tentang produk atau jasa yang disediakan oleh organisasi, sekaligus membujuk konsumen untuk bereaksi terhadap produk atau jasa itu. Reaksi konsumen terhadap promosi dapat muncul dalam berbagai bentuk, mulai dari tumbuhnya kesadaran atau sekedar mengetahui keberadaan produk atau jasa itu, sampai kepada tindakan membeli atau memanfaatkannya.

  Promosi merupakan kegiatan penting di suatu organisasi usaha. Bagaimanapun baiknya produk atau jasa yang dihasilkan, tidak ada gunanya jika tidak diketahui dan tidak termanfaatkan oleh sebagian besar konsumen.

  Didalam dunia perdagangan, promosi adalah usaha untuk memajukan dan meningkatkan popularitas barang yang akan dijual. (Jerome dan Andrew 1996, 20) Mengemukakan bahwa kegiatan promosi mempunyai sedikitnya empat tujuan yaitu:

1. Untuk menarik perhatian; 2.

  Untuk menciptakan kesan; 3. Untuk membangkitkan minat; 4. Untuk memperoleh tanggapan;

  Sedangkan (Weinstock 1996, 21) menyatakan bahwa tujuan promosi perpustakaan adalah memperkenalkan pusat informasi dan pelayanannya, memperkenalkan kepada masyarakat reputasi pusat informasi dan membujuk calon pemakai yang berpotensi agar menggunakan jasa pelayanan informasi.

  Berbagai ahli yang dikutip di atas mempunyai cara yang berbeda-beda dalam menyatakan tujuan dan manfaat promosi di perpustakaan. Meskipun demikian kita sesungguhnya dapat menarik kesimpulan bahwa tujuan dari pernyataan mereka sama saja. Perbedaan di antaranya adalah hanya dari segi penekanan saja (Mustafa 1996, 21).

2.2.4 Fungsi Promosi Perpustakaan

  Promosi sangat berfungsi bagi perpustakaan Daerah karena dengan adanya promosi kita dapat memajukan Perpustakaan dan mengenalkannya kepada seluruh masyarakat pengguna. Adapun fungsi-fungsi promosi secara umum antara lain:

1. Memberi Informasi

  Kegiatan promosi dapat berfungsi sebagai pemberi informasi kepada masyarakat luas atau pencari informasi tersebut kemana, tentang bidang ilmu. Promosi tersebut dapat member informasi lebih banyak. Membujuk dan Merayu Membujuk dan merayu pencari informasi dan mempengaruhinya, berfungsi sebagai alat informasi, juga dapat berfungsi sebagai alat untuk membujuk dan merayu calon pencari informasi keperpustakaan Daerah. Yang menarik penyajianya biasanya dalam bentuk yang menarik.

  3. Menciptakan Kesan Dengan sebuah informasi pencari informasi akan mempunyai kesan tertentu terhadap produk yang dikeluarkan. Untuk itu Perpustakaan Daerah sebagai promosi brusaha untuk menciptakan suatu kesan bagi yang mencari informasi dan mempengaruhinya untuk mencari informasi ke Perpustakaan.

  4. Sebagai Alat Komunikasi Dalam melaksanakan kegiatan promosi, Perpustakaan Daerah secara tidak langsung telah berkomunikasi dengan masyarakat luas. Dimana perpustakaan member informasi tanggapan tentang sumber ilmu yang ditawarkan kepada pengguna perpustakaan atau pencari informasi dan masyarakat memberi tanggapan melalui buku atau sumber informasi yang disajikan di perpustakaan tersebut (Fauzah 2006, 17-18).

  Fakta menunjukkan bahwa tingkat pemanfaatan perpustakaan sebagai sarana atau media belajar masih sangat rendah. Maka perpustakaan perlu adanya promosi kepada pengguna, agar berfungsi untuk meransang (memotivasi) pemakai untuk lebih tertarik menggunakan jasa layanan perpustakaan.

2.2.5 Kegiatan Promosi Perpustakaan

  Dalam melakukan promosi perpustakaan ada beberapa kegiatan promosi yang umum dilakukan seperti:

1. Pameran Perpustakaan

  Pameran perpustakaan, merupakan kegiatan promosi perpustakaan dengan maksud menarik perhatian banyak orang (massa) termasuk promosi yang paling jitu untuk menjaring orang. Selain layanan yang diberikan oleh perpustakaan.

  2. Ceramah dan Seminar

  Ceramah adalah suatu kegiatan di mana ada satu atau bebrapa orang yang berbicara di depan sejumlah peserta pada suatu waktu dan tempat tertentu mengenai suatu topik atau tema tertentu. Sedangkan Seminar suatu forum atau kegiatan yang dilakukan untuk mengkaji suatu topik pada suatu waktu dan tempat tertentu dimana ada satu atau lebih orang yang berceramah dan ada sejumlah orang sebagai peserta (Mustafa 1996, 120).

  3. Bazar Buku

  Suatu kegiatan jual-beli barang yang dilakukan pada suatu tempat tertentu dan waktu tertentu dan bukan pada tempat yang biasanya dilakukan proses jual-beli. Biasanya bazar dilakukan dengan cara pameran harga produk yang dijual. Bazar dapat di lakukan perpustakaan dengan cara sendiri atau bekerjasama dengan pihak tertentu misalnya penerbit atau toko buku (Mustafa 1996, 125).

2.2.6 Media Promosi Perpustakaan

  Media promosi merupakan lahan, cara atau tempat kita untuk menuangkan ide atau gagasan dalam melaksanakan suatu promosi tersebut, bisa juga sarana/media promosi yang dilakukan adalah:

1. Brosur

  Brosur adalah salah satu bentuk media promosi, biasanya berupa kertas cetakan yang mengandung informasi tentang suatu barang atau jasa yang akan ditawarkan kepada konsumen atau pengguna dengan harapan dapat dibeli atau dimanfaatkan oleh konsumen atau pengguna (Mustafa 1996, 72).

  Salah satu cara yang dianggap paling murah dan dan paling praktis untuk melakukan promosi adalah dengan cara membuat atau sebagai sarana promosi di perpustakaan dianggap tidak memerlukan biaya yang besar. Selain itu pembuatanya cukup mudah. Bahan yang diperlukan untuk membuat jenis media promosi itu tidak sulit ditemukan. Penerbitan brosur sebagai media promosi biasa dilakukan oleh unit atau lembaga yang kecil maupun yang besar.

  2. News Letter News-letter adalah salah satu media yang dapat digunakan

  untuk memberi informasi khusus kepada sejumlah orang secara teratur berupa berita-berita atau artikel-artikel singkat yang ditulis dengan gaya tidak formal. News letter sering juga disebut “majalah internal” atau home journal. Nama yang terakhir ini barangkali ingin menunjukkan bahwa news letter memang pada umumnya hanya diperuntukkan kepada pembaca internal. Namun dewasa ini banyak pula terbitan yang tergolong news-letter dan diberi judul seperti itu namun tetap disebarkan secara luas kepada umum (Mustafa 1996, 89).

  3. Radio

  Radio merupakan salah satu media komunikasi sebagai unsur dari proses komunikasi, dalam hal ini sebagai media massa, radio mempunyai sifat yang khas yang dapat menjadi kelebihan dan keunggulan dalam menyampaikan pesan kepada masyarakat. Radio bersifat auditif terbatas pada suara atau bunyi yang menerpa pada indara. Karnanya tidak menuntut khalayak memiliki kemampuan membaca, tidak menuntut kemampuan melihat melainkan hanya kemampuan untuk mendengarkan. Begitu sederhananya untuk menikmati sajian radio. Seperti yang dikemukakan oleh Frank Jefkins mengenai karakteristik media radio yang menguntungkan (1996, 101) yaitu:

  Murah b.

  Waktu transmisi tidak terbatas c. Suara manusia dan music d.

  Tidak menemukan perhatian terfokus e. Teman setia

  4. Pembatas Buku

  Pembatas buku adalah suatu benda yang digunakan untuk memberi tanda pembatas pada halaman-halaman sebuah buku. Jika seseorang sedang membaca buku dan sampai pada bagian tertentu, kemudian untuk sementara ingin meninggalkan atau berhenti membaca buku itu, maka pada bagian terakhir yang dibacanya diberi pembatas buku. Ini maksudnya tentu saja agar nanti jika ingin melanjutkan membaca buku itu, dapat mulai pada bagian terakhir yang sudah dibaca (Mustafa 1996, 97).

  5. Website Perpustakaan

  Perkembangan internet pada masa sekarang sangat pesat, dimana pengguna yang memanfaatkan internet terus bertambah, hal ini disebabkan oleh semakin mengertinya masyarakat akan manfaat internet baik untuk mencari informasi maupun hiburan atau bisnis.

  Fungsi dan Kegunaan Website:

• Website sebagai tempat untuk mendapatkan informasi dan berinteraksi.
• Mempermudah komunikasi
• Menghasilkan uang melalui website
• Sarana untuk mempermudah dalam menyampaikan informasi
• Peluang untuk mendapatkan pelanggan lebih besar
• Mempunyai image lebih professional
• Menghemat biaya dalam komunikasi
• Sebagai tempat promosi

sesungguhnya dapat diartikan secara lebih luas dari

  Display pada sekadar memajang produk atau jasa yang akan ditawarkan.

  Sesungguhnya lokasi dan penampilan fisik perpustakaan juga merupakan display secara langsung dari produk atau jasa yang ditawarkan (Mustafa 1996, 153).

2.2.7 Kendala-Kendala Dalam Penerapan Strategi Promosi Perpustakaan

  2.2.7.1 Kendala Dari Dalam

  Ada beberapa kendala yang sebenarnya berasal dalam perpustakaan. Baik itu dari perpustakaan maupun dari pustakawannya sendiri. Oleh karena kendala ini berasal dari dalam perpustakaan, maka peluang besar kendala itu dapat ditanggulangi sendiri oleh perpustakaan atau pustakawan. Kendala-kendala itu antara lain:

  a. Lemahnya pengetahuan pustakawan terhadap ilmu dan teknik pemasaran b. Pandangan tradisional bahwa perpustakaan hanyalah sebuah gudang buku c. Tidak memadainya gedung perpustakaan

  d. Kurangnya dana yang memadai untuk membeli bahan pustaka dan membuka layanan baru e. Lemahnya apresiasi para pustakawan tentang kenyataan pengguna perpustakaan (Mustafa 1996, 58).

  2.2.7.2 Kendala Dari Luar

  Kendala ini berasal dari luar, karena itu pustakawan harus dapat bekerja keras dan meningkatkan profesionalismenya untuk dapat menanggulangi kendala ini bahkan kalau bisa justru dijadikan tantangan.

  a. Masih kurangnya komitmen dari pimpinan dalam dukungan terhadap perpustakaan; b. Lemahnya menajemen organisasi; jarang ke perpustakaan;

  d. Staf pengajar di perguruan tinggi atau guru di sekolah kurang banyak memberi tugas kepada mahasiswa atau siswa/murid yang dapat memaksa mereka untuk menggunakan perpustakaan (Mustafa 1996, 58).