SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ANALISA SISTE
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
ANALISA SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN
PT. ALLCO STAR INTRACON
ANGGOTA KELOMPOK 1 :
1. BAHRUL ULUM
2. CLAUDIA G. SIANTURI
3. NILAM HERTI APRIYANI
12165016
12162597
12165936
DOSEN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN :
YUMI NOVITA DEWI ( YMD )
MANAJEMEN INFORMATIKA
BINA SARANA INFORMATIKA
2017
1|Page
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas berkat dan
rahmat-Nya kami dapat menyelesaikan makalah ini. Terimakasih juga kami ucapkan kepada
dosen mata kuliah Sistem Informasi Manajemen, Ibu Yumi Novita Dewi. Karena tanpa
bimbingan dan pengarahan dari beliau kami tidak bisa menyelesaikan makalah kami ini.
Makalah ini membahas mengenai Sistem Penggajian Karyawan di PT. Allco Star
Intracon. Besar harapan kami semoga makalah ini bisa bermanfaat dan memberi masukan
kepada banyak orang terutama mahasiswa dalam mengimplementasikan penggunaan
sistem informasi dalam pembuatan makalah ini. Kami menyadari bahwa makalah yang kami
buat belum sempurna, oleh sebab itu kami memerlukan kritik dan saran dari rekan-rekan
pembaca untuk penyempurnaan makalah ini.
Jakarta, 13 Oktober 2017
Kelompok 1
2|Page
Daftar Isi
HALAMAN JUDUL
KATA PENGANTAR
DAFTAR ISI
BAB V PENUTUP
5.1 Kesimpulan
5.2 Saran
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Perkembangan zaman yang semakin pesat dan persaingan yang semakin ketat antar
perusahaan, membutuhkan adanya fasilitas yang mendukung keberlangsungan usaha
tersebut. Salah satu fasilitas untuk membantu kinerja perusahaan adalah dengan adanya
sebuah sistem informasi. Sistem informasi manajemen membantu perusahaan
pengembangkan strategi bisnis, proses bisnis, serta mendukung pengambilan keputusan yang
efektif sehingga dapat membantu perusahaan dalam mencapi kesuksesan.
Salah satu perusahaan terkemuka yang telah menerapkan sistem informasi manajemen adalah
Pizza Hut. Model sistem informasi Pizza Hut memperlihatkan keterkaitan hubungan antara
komponen dan aktivitas sistem informasi, dimana sistem ini memiliki kemampuan
beradaptasi untuk memenuhi permintaan dari lingkungan yang selalu berubah (dinamis).
Perkembangan dan perubahan cepat di dalam dunia teknologi menjadi suatu pemicu bagi
perusahaan tersebut untuk terus melakukan pembaharuan dalam sistem majemen informasi.
Sehingga tetap menjadi suatu strategi jitu dalam persaingan bisnis.
1.2 Tujuan Penulisan
1. Mengimplementasikan ilmu yang di peroleh selama mengikuti kuliah Sistem
Informasi Manajemen.
2. Mengetahui sistem penggajian karyawan pada PT. Pizza Hut.
3. Mengetahui sejauh mana penerapan sistem informasi di PT. Pizza Hut.
3|Page
1.3 Ruang Lingkup Masalah
Dalam penulisan tugas Sistem Infomasi Akuntansi ini, penulis hanya membahas
tentang sistem penggajian dan agar makalah ini mencapai sasaran maka ruang lingkup
pembahasan dimulai dari proses rekap absen, proses perhitungan gaji, proses pembayaran
gaji, dan proses pembuatan laporan.
1.4 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan merupakan uraian tentang susunan dari penulisan itu sendiri
yang dibuat secara teratur dan terperinci, sehingga memberikan gambaran secara menyeluruh.
Adapun sistematika penulisan Tugas Kuliah Kerja Praktek ini terdiri dari Empat (4) bab,
yaitu :
1.
BAB I : PENDAHULUAN
Dalam bab ini, penulis membahas tentang latar belakang, maksud dan tujuan
penulisan itu sendiri yang dibuat secara teratur dan terperinci sehingga memberikan
gambaran secara menyeluruh. Adapun sistematika penulisan Tugas Kuliah Kerja
Praktek.
2.
BAB II : LANDASAN TEORI
Bab ini penulis juga mengemukakan uraian secara teoritis mengenai pengertian
informasi, sistem akuntansi, dan peralatan pendukung (Tool System) yang penulis
gunakan dapat menerapkan sistem berjalan seperti Diagram Alir Data (DAD),
normalisasi dan kamus data dalam proses berjalannya sistem pengkodean.
3.
BAB III : ANALISA SISTEM BERJALAN
Bab ini penulis menerangkan tentang uraian umum, tinjauan perusahaan yang
meliputi sejarah perusahaan, struktur oragnisasi dan fungsi, prosedur sistem berjalan,
Diagram Alir Data (DAD) sistem berjalan, kamus data sistem berjalan, spesifikasi
sistem berjalan yang terdiri dari bentuk dokumen masukan dan bentuk dokumen
keluaran, permasalahan pokok dan alternative pemecahan masalah.
4|Page
4.
BAB IV : PENUTUP
Pada bab ini merupakan bab terakhir yang berisi tentang kesimpulan serta saran
beserta koreksi dari hasil penelitian yang dilakukan oleh penulis.
BAB II
LANDASAN TEORI
1.1. Konsep Dasar Sistem
Sistem saat ini banyak digunakan, banyak orang yang membicarakan tentang sistem.
Baik perbankan, sistem pemasaran, sistem pembelian dan lainnya. Sistem sangat penting bagi
manajemen pada semua tingkatan tertentu sisem informasi guna mendukung di dalam
pengambilan keputusan. Mempelajari suatu sistem akan lebih mengetahui bila mengetahui
dahulu apakah suatu sistem itu. Untuk lebih memahami pengertian sistem, sistem informasi
akuntansi, maka kami akan menambahkan definisi tentang hal tersebut diatas.
1.1.1. Pengertian Sistem
Pengertian sistem informasi menurut krismiaji (2010:4) dalam bukunya
Sistem Informasi Akuntansi adalah :
“Sistem Informasi adalah sebuah sistem yang memproses data dan transaksi guna
menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan,
dan mengoperasikan bisnis.”
Pengertian sistem informasi menurut Sutarman (2012:13) dalam bukunya
Pengantar Teknologi Informasi adalah : “Sistem informasi adalah sistem dapat
didefinisikan
dengan
mengumpulkan,
memproses,
menyimpan,
menganalisis,
menyebarkan informasi untuk tujuan tertentu. Seperti sistem lainnya, sebuah sistem
informasi terdiri atas input (data, intruksi) dan output (laporan, kalkulasi).”
Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah
sebuah sistem yang memproses, menyimpan, menganalisis informasi untuk tujuan
tertentu.
5|Page
1.1.2. Karakteristik Sistem
Suatu Sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu :
1. Komponen Sistem (Component)
Suatu Sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi artinya
saling bekerja sama membentuk suatu kesatuan, komponen-komponen sistem dapat
berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem atau elemen-elemen sistem
dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap subsistem
mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan
memengaruhi proses sistem secara keseluruhan.
2. Batas Sistem (Boudary)
Batasan sistem (Boudary) merupakan daerah yang membatasi antara sistem
dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini
memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satuan kesatuan.
3. Lingkungan Luar Sistem (Environment)
Lingkungan luar (Environment) dari suatu sistem adalah apapun di luar batas
dari sistem yang memengaruhi operasi sistem.
4. Penghubung Sistem (Interface)
Penghubung (Interface) merupakan media penghubung dari satu subsistem yang
lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari
subsistem yang lainnya.
5. Masukan Sistem (Input)
Masukan (Input) adalah energy yang dimasukkan ke dalam subsistem.
6. Keluaran Sistem (Output)
Keluaran (Output) adalah hasil dari energy yang di olah dan di klasifikasikan
menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembangunan. Keluaran dapat merupakan
masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem.
6|Page
7. Pengolahan Sistem (Process)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan masukan menjadi
keluaran, sebagai contoh sistem akuntansi. Sistem ini akan mengolah data transaksi
menjadi laporan-laporan yang dibutuhkan oleh manajemen.
8. Sasaran Sistem (Objective)
Yaitu segala sesuatu yang harus di capai dalam pelaksanaan sebuah sistem.
Sasaran sangat menentukan suatu kebutuhan akan masuk dan keluaran yang
diharapkan. Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti juga bersifat
deterministic. Kalau suatu sistem tidak memiliki sasaran, maka operasi sistem tidak
ada gunanya. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan
yang telah di rencanakan.
1.1.3. Klasifikasi Sistem
Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya adalah
sebagai berikut :
1.
Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstrak system) dan sistem fisik
(physical system).
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak
tampak secara fisik. Sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik.
2.
Sistem diklasifikasikan sebagai sistem ilmiah (natural system) dan sistem
bantuan manusia (human made system).
Sistem alamiah merupakan sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat
manusia. Sedangkan sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh
manusia.
7|Page
3.
Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic system) dan
sistem tak tentu (probabilistic system).
Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi.
Contoh sistem komputer. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa
depannya tidak dapat di prediksi karena dapat mengandung unsur probabilitas.
4.
Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed system) dan sistem
terbuka (open system).
Sistem yang tidak terhubung dan tidak terpengaruh dengan sistem luarnya.
Secara teoritis sistem tersebut ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benarbenar tertutup. Yang ada hanyalah (relatively closed system) sistem relative tertutup,
tapi tidak benar-benar tertutup. Sedangkan sistem terbuka sistem yang berhubungan
dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya melalui arus sumber daya.
1.1.4. Daur Hidup sistem
Siklus hidup sistem adalah proses evolusioner yang diikuti dalam menerapkan
sistem atau subsistem informasi berbasis computer. Pembangunan sistem hanyalah salah
satu dari rangkaian daur hidup suatu sistem dan merupakan aspek yang sangat penting
terhadap beberapa fase atau tahapan dari daur hidup sistem, antara lain :
1. Mengenali adanya kebutuhan
Sebelum segala sesuatu terjadi, timbul suatu kebutuhan atau masalah yang harus
dapat dikenali sebagaimana adanya. Kebutuhan dapat terjadi sebagai hasil perkembangan
dari organisasi dan volume yang mengikat kapasitas dari sistem yang ada.
2. Pembangunan Sistem
Suatu proses atau seperangkat prosedur yang harus diikuti untuk menganalisa
kebutuhan yang timbul dan membangun suatu sistem untuk dapat memenuhi kebutuhan
tersebut.
3. Pemasangan Sistem
Pemasangan sistem merupakan tahap yang penting pula dalam daur hidup sistem,
dimana peralihan dari tahap pembangunan menuju tahap operasional terjadi pemasangan
sistem yang sebenarnya yang merupakan langkah akhir dari suatu pembangunan sistem.
8|Page
4.
Pengoperasian Sistem
Program-program kompuetr dan prosedur-prosedur pengoperasian yang membentuk
suatu sistem informasi adanya semua bersifat statis, sedangkan organisasi-organisasi
yang ditunjang dengan sistem informasi tadi akan selalu mengalami perubahanperubahan dan itu dapat disebabkan oleh pertumbuhan kegiatan bisnis, perubahan aturan
dan kebijaksanaan ataupun kemajuan teknologi. Untuk mengatasi perubahan-perubahan
tersebut, maka sistem harus di perbarui.
5. Sistem Menjadi Usang
Kadang – kadang perubahan yang terjadi begtu drastis, sehingga tidak dapat diatasi
hanya dengan melakukan perbaikan-perbaikan pada sistem yang berjalan. Tibalah
saatnya dimana secara ekonomis dan teknis sistem yang ada sudah tidak layak lagi untuk
dioperasikan dan sistem yang baru perlu dibangun untuk menggantikannya.
1.1.5. Pengertian Informasi
Gordon B. Davis dalam Al-bahra bin Ladjamudin (2013:8)
mengungkapkan: “Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang
berguna dan nyata atau berupanilai yang dapat dipahami dalam keputusan sekarang
maupun yang akan datang”.
1.1.6. Pengertian Sistem Informasi
Alter (1992) dalam Abdul Kadir (2014:9) pada Pengenalan Sistem Informasi
Edisi Revisimendefinisikan bahwa “sistem informasi adalah kombinasi antar prosedur
kerja, informasi, orang, dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai
tujuan dalam sebuah organisasi”.Menurut Yakub (2012: 20) Sistem informasi
merupakan sebuah susunan yang terdiri dari beberapa komponen atau elemen.
Komponen-komponen dari sistem informasi ini dapat digambarkan sebagai
berikut ini :
1. Blok Masukan (Input Block)
Blok Input memiliki data yang masuk ke dalam sistem informasi, juga metodemetode untuk menangkap data yang dimasukkan.
9|Page
2. Blok Model (Model Block)
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matemetik yang akan
memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data.
3. Blok Keluaran (Output Block)
Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang
berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta
semua pemakai sistem.
4. Blok Teknologi (Technology Block)
Blok teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan
dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dari sistem secara
keseluruhan. Teknologi terdiri dari tiga bagian utama, yaitu; teknisi (brainware),
perangakat lunak (software), dan perangkat keras (hardware).
5. Blok Basis Data (Database Block)
Basis data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu sama
lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk
memanipulasinya.
1.1.7. Sistem Informasi Akuntansi
Dalam melaksanakan dan mengelola perusahaan seorang pemimpin harus
mengambil keputusan yang tepat diantara alternative yang akan diproses. Dalam
pengambilan keputusan manajemen membutuhkan informasi yang handal mengenai apa
yang akan di proses. Dalam pengambilan keputusan manajemen membutuhkan informasi
yang handal mengenai apa yang akan terjadi di dalam perusahaan. Informasi tersebut
dapat dipenuhi dengan adanya sistem informasi akuntansi yang telah dirancang dan
direncanakan dengan baik sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Sistem informasi akuntansi menurut Azhar Susanto (2008:72), “Sistem
Informasi Akuntansi adalah kumpulan (integrasi) dari subsistem atau komponen baik
fisik ataupun nonfisik yang saling berhubungan dan bekerja sama satu sama lain secara
10 | P a g e
harmonis untuk mengolah data transaksi yang berkaitan dengan masalah keuangan
menjadi informasi keuangan”.
Dari beberapa definisi yang dierikan dapat diambil kesimpulan bahwa data yang
diolah oleh sistem informasi akuntansi adalah yang bersifat keuangan. Sistem informasi
yang terbatas pada pengolahan data yang bersifat keuangan saja, sehingga informasi
yang dihasilkan oleh sistem informasi hanya informasi keuangan saja.
Menurut Azhar Susanto (2008:8-11), tujuan sistem informasi akuntansi adalah
sebagai berikut :
1. Mendukung aktivitas perusahaan sehari-hari.
2. Mendukung proses pengambilan keputusan.
3. Membantu pengolahan perusahaan dalam memenuhi tanggung jawabnya kepada pihak
eksternal.
4. Mengumpulkan data memasukkan data transaksi ke dalam sistem informasi akuntansi.
5. Mengolah data transaksi.
6. Menyimpan data untuk tujuan di masa mendatang.
7. Memberi pemakai atau pemberi keputusan (manajemen) informasi yang mereka
perlukan.
8. Mengontrol semua proses yang terjadi.
1.1.8. Pengertian Gaji
Pada dasarnya seseorang yang bekerja pada suatu perusahaan adalah untuk
mendapatkan gaji yang adil dan layak, agar dapat mencukupi biaya kehidupan bersama
keluarganya. Karyawan memerlukan adanya uang sebagai wujud dari gaji atau upah
yang diterimanya. Pengertian gaji menurut Mulyadi (2008:373) adalah “Pembayaran
atas jasa yang dilakukan oleh karyawan administrasi atau yang mempunyai jenjang
manager yang pada umumnya dibayar tetap perbulan”.
1.1.9. Sistem Akuntansi Penggajian
Untuk mengatasi adanya kesulitan dan penyimpanan dalam perhitungan dan
pembayaran gaji dan upah, maka perlu dibuat sistem penggajian. Sistem akuntansi gaji
11 | P a g e
dan upah juga dirancang untuk memberikan gambaran yang jelas mengenai gaji
karyawan shingga mudah dipahami dan mudah digunakan.
Menurut Mardi (2011:107) sistem penggajian merupakan “Salah satu aplikasi
pada sistem informasi akuntansi yang terus mengalami proses dalam bentuk batch
(bertahap), disebut proses secara bertahap karena daftar gaji dibayarkan atau dibuat
secara periodic”.
Catatan-catatan akuntansi yang digunakan dalam pencatatan penggajian adalah :
1. Jurnal umum, digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja kedalam setiap
departemen perusahaan.
2. Kartu harga pokok produk, digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja langsung
yang di keluarkan untuk pesanan tersebut.
3. Kartu biaya, digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung dan biaya
tenaga non produk di setiap bagian.
Kartu penghasilan karyawan, digunakan untuk mencatat penghasilan sebagai
potongan yang diterima setiap karyawan.
1.2. Peralatan Pendukung (Tool Systems)
Peralatan pendukung (tool system) merupakan alat yang digunakan untuk
menggambarkan bentuk logika model dari suatu sistem dengan menggunakan simbol –
simbol lambing dan diagram. Adapun peralatan pendukung untuk merancang model sistem,
terdiri dari :
1.2.1. Diagram Alir Data (DAD)
Diagram Alir Data merupakan gambaran sistem yang lebih khusus dan lebih
terinci dari pada contex diagram. Definisi menurut Tata Sutabri pada buku
Analisis Sistem Informasi (2012:117), Data Flow Diagram adalah sebagai
berikut : “Data Flow Diagram ini adalah suatu network yang menggambarkan suatu
sistem automat/komputersasi, manualisasi, atau gabungan dari keduanya, yang
penggambarannya disusun dalam bentuk kumpulan komponen sistem yang saling
berhubungan sesuai dengan aturan mainnya.”
Beberapa simbol yang digunakan di DFD (Data Flow Diagram) adalah sebagai berikut :
1. Kesatuan Luar
12 | P a g e
Keluaran luar (external entity) merupakan kesatuan (entity) di lingkungan luar
sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada di
lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem.
2. Arus Data
Digambarkan dengan anak panah yang di gunakan untuk arah dari proses sistem.
Data Flow ini digunakan untuk menerangkan perpindahan data atau informasi dari satu
bagian ke bagian lainnya. Data Flow ini mengalir diantara proses (process), simpanan
data (Data Store) dan kesatuan luar (external entity). Selain menunjukkan arah alir data,
arus data ini perlu diberikan nama sesuai dengan data atau informasi yang dimaksud.
3. Proses
Proses digambarkan dengan bujur sangkar dengan sudut membulat digunakan untuk
menunjukkan adanya suatu perubahan didalam transformasi. Proses – proses tersebut
selalu menunjukkan perubahan atau perubahan data. Jadi aliran data yang meninggalkan
suatu proses selalu diberi label yang berbeda dari aliran data yang merusak.
4. Simpanan Data
Penyimpanan data digambarkan dengan bujur sangkar yang ujungnya terbuka, yang
menunjukkan penyimpanan data. Simpanan data menunjukkan tempat penyimpanan data
– data yang memungkinkan penambahan dan perolehan data.
Adapun bentuk aturan main dalam penggunaan diagram alir data untuk membuat model
sistem adalah sebagai berikut :
1.
Didalam diagram alir data tidak boleh menghubungkan antara external entity dan
external entity secara langsung.
2.
Didalam diagram alir data tidak boleh menghubungkan antara data store yang satu
dengan data store yang lainnya secara langsung.
3.
Didalam diagram alir data tidak boleh menghubungkan antara data store dengan
exsternal entity secara langsung.
4.
Setiap proses ada data flow yang masuk dan data flow yang keluar.
13 | P a g e
Langkah-langkah dalam membuat diagram alir data terbagi menjadi tiga bagian
diantaranya :
1. Diagram Konteks
Diagram konteks adalah yang Detail menggambarkan proses suatu sistem secara
garis besar atau secara umum.
2. Diagram Nol
Diagram yang dibuat untuk menggambarkan tahapan proses yang ada di dalam
diagram konteks yang penjabarannya secara terperinci.
3. Diagram Detail
Diagram yang dibuat untuk menggambarkan arus data atau sistem secara terperinci
dan mendetail dari tahapan proses pada diagram nol.
1.2.2. Kamus Data
Kamus data adalah suatu daftar data elemen yang terorganisir dengan definisi
yang tetap dan sesuai dengan sistem, sehingga user dan analis sistem mempunyai
pengertian
yang
sama
tentang
input,
output,
dan
komponen
data
store.
Kamus data ini sangat membantu analis sistem dalam mendefinisikan data yang
mengalir di dalam sistem, sehingga pendefinisian data itu dapat dilakukan
dengan lengkap dan terstruktur. Pembentukan kamus data dilaksanakan dalam
tahap analisis dan perancangan suatu sistem. (Yakub:2012)
Isi kamus data harus mencerminkan keterangan yang jelas tentang data yang
dicatat. Maka kamus data harus memuat hal-hak berikut :
1. Nama Arus Data
Kamus data dibuat berdasararkan arus data yang mengalir di DAD, maka nama dari
arus data juga harus dicatat dikamus data, sehingga mereka yang membaca DAD dan
memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data tertentu di DAD dapat
langsung mencarinya dengan mudah dikamus data.
2. Alias
14 | P a g e
Alias atau nama lain dari data dapat ditulis bila nama lain ada. Alias perlu ditulis
karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen satu
dengan yang lainnya.
3. Bentuk Data
Data yang mengalir dari hasil suatu proses ke proses lainnya dalam bentuk dokumen
dasar atau formulir, dokumen hasil cetak komputer, laporan terarah, tampilan layar
dimonitor, variable dan parameter dan parameter dan field-field adalah bentuk data dari
arus data yang mengalir yang perlu dicatat dikamus data.
4. Arus Data
Arus data menunjukan dari nama data mengalir dan kemana data akan menuju.
Keterangan arus data ini perlu dicatat dikamus data supaya memudahkan mencari arus
data ini di DAD.
5. Penjelasan
Untuk menjelaskan lagi tentang makna dari arus data yang dicatat dari kamus data,
maka bagi penjelsan dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentang arus data tersebut.
6. Periode
Periode ini menunjukan kapan terjadinya arus data ini. Periode ini perlu dicatat
dikamus data karena dapat digunakan untuk mendefinisikan kapan input dan harus
dimasukan kedalam sistem, kapan proses program harus dilakukan, dan kapan laporanlaporan harus dihasilkan.
7. Volume
Volume yang dicatat didalam kamus data adalah tentang volume rata-rata dan
volume puncak dari arus data. Volume rata-rata menunjukan banyaknya arus data yang
mengalir dalam suatu periode tertentu, sedangkan volume puncak merupakan volume
yang terbanyak.
8. Struktur Data
15 | P a g e
Struktur data menunjukan yang dicatat pada kamus data yang terdiri dari item-item
atau elemen data. Selain hal-hal diatas, kamus data juga mempunyai suatu bentuk untuk
mempersingkat arti actual maka symbol yang dijelaskan, yang disebut “notasi”. Dimana
notasi kamus data lebih mudah menjelaskan datanya dibandingkan dengan narasi.
Notasi atau symbol yang digunakan ada dua macam yaitu :
1.
Notasi Tipe Data
Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi format input maupun output suatu
data. Notasi ini umumnya digunakan adalah sebagai berikut :
Tabel II.1. Notasi Tipe Data
Notasi
X
9
A
Z
Arti
Setiap karakter
Angka numeric
Angka alphabet
Angka nol ditampilkan sebagai notasi
.
,
~
/
kosong
Sebagai pemisah ribuan
Koma sebagai tanda penghubung
Hypen sebagai tanda penghubung
Slash sebagai tanda spasi
Sumber : Kendall (2010:34)
2.
Notasi Struktur Data
Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi elemen data yang umum digunakan
adalah sebagai berikut :
Tabel II.2. Notasi Struktur Data
Notasi
=
Arti
Terdiri dari
+
Dan
()
Menunjukan suatu elemen yang bersifat pilihan
16 | P a g e
{}
Menunjukan elemen-elemen repitif
[]
Menunjukan salah satu dari dua situasi tertentu
Sumber : Kendall (2010:338)
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Umum
Sistem penggajian karyawan pada Pizza Hut yang menggunakan cara manual, mulai
dari absen karyawan sampai pada perhitungan gaji karyawan oleh bagian keuangan, masih
terdapat banyak selahan yang terjadi, antara lain membutuhkan banyak waktu dantenaga bila
kita membutuhkan dokumen, ada nya data yang terselip karena kurang terjamin. Keamanan
data sehingga butuh media penyimpanan yang cukup besar untuk dokumen tersebut.
Dengan terjadinya masalah tersebut diatas, diperlukan sarana yang dapat meringankan
tugas seorang pemimpin, bagian keuangan dan personalia dalam menyelesaikan suatu
masalah terutama masalah pengolahan data gaji karyawan. Salah satu alternative yang dapat
membantu menyelesaikan masalah terbayar.
3.2. Tinjauan Perusahaan
Dalam pelaksanaan kegiatan rutin di Pizza Hut terdapat aturan yang ditentukan,
dalam hal ini struktur organisasi yang menggambarkan garis perintah dan penerimaan
perintah serta fungsi-fungsi pelaksanaan tersebut sehingga semua menjadi lancar. Penulis
akan menerangkan sejarah dan struktur organisasi di tempat penulis mengadakan Praktek
Kerja Lapangan untuk pembuatan Kuliah Kerja Praktek ini, yaitu sebagai berikut:
3.2.1. Sejarah Perusahaan
Pizza Hut merupakan perusahaan yang bergerak di bidang waralaba makanan
internasional yang berdiri pada tahun 1958. Perusahaan ini menjadi perusahaan terbesar
17 | P a g e
dalam rantai distribusi pizza di dunia. Pizza Hut dikenal seagai pemimpin pasar dengan
penjualan $25 milyar pizza category semenjak tahun 1971 dengan hampir 12.000
restoran. Pizza Hut hadir di Indonesia untuk pertama kalinya pada tahun 1984, dan
merupakan restoran pizza pertama di Indonesia. Saat ini, Pizza Hut sudah dapat ditemui
mudah di kota-kota besar di seluruh Indonesia. Pizza hut menawarkan fasilitas yang
lengkap baik dari pelayanan maupun produk yang dijual. Fasilitas pelayanan yang paling
utama yaitu sistem order atau pesan makanan melalui hotline khsusus dan akan diantar
ke rumah. Pizza Hut Menerapkan sistem informasi pada sistem Point of sale dan operasi
toko serta pemesanan secara online di www.pizzahutdelivery.com. Kualitas layanan
merupakan poin penting dalam pengembangan sistem informasi menejemen dalam
pelayanan Pizza Hut.
3.2.2. Struktur Organisasi
Struktur organisasi perusahaan adalah jaringan kerjasama dalam sekelompok
orang guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Berikut skema struktur organisasi
pada Pizza Hut
PT. PIZZA HUT
18 | P a g e
Manager Area
Manejemen lini pertama (first line management) merupakan tinggatan paling rendah, sering
dikenal dengan manajer operasional. Tugasnya seperti memimpin dan mengawasi pegawai
non-manajerial yang derlibat dalam proses produksi. Biasanya mereka sering disebut
supervisor, manajer area, manajer shift, manajer department, manajer kantor atau mandor.
District Manager: Seorang manajer yang mengawasi aktivitas penjualan untuk kabupaten.
Area Manager (AM): Sebagai manajer daerah (atau regional) , memiliki tanggung jawab
keseluruhan untuk sejumlah toko di daerah yang dialokasikan. Selain itu bertanggung jawab
untuk staf dan akan bekerja sama dengan manajer senior dan manajer departemen. Tugas
mencakup: menetapkan target penjualan. memaksimalkan penjualan dan profitabilitas..
Manager Training
Memiliki peranan yang sangat penting dalam mengembangkan SDM. Pelatihan dan
pengembangan perlu dilakukan di era globalisasi seperti sekarang ini.
Restaurant Manager (RM): Bertugas membantu Restoran manager dalam mengawasi
kelancaran operasional di semua Restoran yang terdapat di dalam hotel.
Manager Outlet:
19 | P a g e
Memastikan setiap kegiatan di seluruh area berjalan dengan baik. Memastikan kepuasan
pelanggan yang dilayani. Memberikan briefing setiap hari dan memimpin do’a sebelum
pekerjaan dimulai .
Assistant Restaurant Manager (ARM)
Memberikan briefing serta pengawasan selama berlangsungnya acara.
Shift Leader
Dalam pelayanan makanan memastikan karyawan melakukan berbagai tugas, dari
menyiapkan makanan, stocking pasokan, melayani, pengisian orang untuk makanan mereka,
penanganan uang tunai, kartu kredit, dan kasir, membersihkan meja dan counter, ulang tabel,
ucapan pelanggan dan menjawab pertanyaan.
Shift Leader (SL)
Melaporkan langsung ke asisten manajer atau manajer.
Crew Trainer (CT)
Pelatih terhadap bawahan-bawahannya agar mempunyai kinerja yang lebih baik dari
sebelumnya
Crew
Pekerja-pekerja yang bekerja dalam suatu toko, pekerja yang mendapat gaji setiap bulannya,
dan bekerja setiap hari / hari tertentu untuk melayani pelanggan-pelanggan yang datang ke
toko tersebut.
3.3. Prosedur Sistem Berjalan
Kegiatan rangkaian yang terstruktur dalam pelaksanaan satu proses, dalam sistem
kelancararan pengolohan tiap data, ataupun bentuk aktifitas apabila didukung dengan
prosedur yang baik dan tepat, maka sistem berjalan tanpak teratur dan output yang dihasilkan
serta mutu pelayanan akan lebih baik.
Pada prosedur sistem akuntansi berjalan ini ada beberapa prosedur yang didetapkan
pada PT. Allco Star Intracon Indonesia adalah sebagai berikut :
A. Proses Rekap Absen
Hasil data absen akan masuk kebagian Administrasi, setelah itu Administrasi akan
menyerahkan Rekap absen kebagian keuangan. Kemudian bagian keuangan akan memb
20 | P a g e
uatkan laporan gaji yang akan diserahkan ke Direktur. informasi yang didapat lalu
mengarsipkan data itu kedalam arsip absen.
B. Proses Perhitungan Gaji
Bagian keuangan membuat data perhitungan gaji atas dasar data Karyawan dan rekap
absen dari data yang diarsipkan oleh Administrasi kemudian diserahkan kepada bagian
Keuangan, lalu bagian keuangan membuat data gaji setelah itu diarsipkan menjadi arsip data
gaji.
C. Proses Pembayaran Gaji
Proses penyerahan gaji dilakukan pada awal bulan dengan bagian Administrasi
mengambil data gaji yang sudah disetujui oleh bagian Keuangan dari arsip data gaji lalu
dibuat slip gaji. Slip gaji dibuat dua rangkap masing-masing karyawan menerima gaji dan slip
gaji lalu copy slip gaji diarsipkan.
D. Proses Pembuatan Laporan
Pembuatan laporan gaji diambil dari arsip data gaji dan arsip slip gaji. Kemudian
laporan gaji diarsipkan.
3.4. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan
Definisi dari DAD adalah suatu network yang menggambarakan suatu system automat
atau terkomputerisasi , manual atau gabungan dari keduanya yang penggambarannya disusun
dalam bentuk kumpulan komponen sistem yang saling berhubungan sesuai aturan yang telah
ditetapkan.
21 | P a g e
Acc Laporan
Gaji
Gambar 3.2. Diagram Konteks Sistem Berjalan
Gambar 3.3. Diagram Detail Sistem Berjalan
22 | P a g e
Gambar 3.3. Diagram Nol Sistem Berjalan
3.5. Kamus Data Sistem Berjalan
Untuk menjelaskan diagram alir data dibuatkan kamus data yang meliputi nama arus
data, alias, bentuk data, arus data, penjelasan, priode,volume, dan struktur data. Adapun data
sistem berjalan dari proses penyerahan kartu absen sampai proses penyerahan gaji adalah
sebagai berikut :
A.
Kamus Data Dokumen Masukan
1.
Data Absen
Nama Arus Data
: Data Absen
Alias
: DA
Bentuk Data
: Manual
Arus Data
: Karyawan – Proses 01
23 | P a g e
Penjelasan
: Untuk mengetahui data absen kehadiran karyawan
Periode
: Setiap hari
Volume
: 1 Lembar
Struktur Data
: Header + Isi + Footer
Header
= Nama Perusahaan + Nama Dokumen + No + Nama
Karyawan
Isi
= Tanggal + Bulan + Hari
Footer
= Tanda Bintang (*)
Nama Perusahaan
* Nama dari perusahaan *
Nama Dokumen
* Nama dari dokumen *
No
* Nomor Urut *
Nama Karyawan
* Nama karyawan *
2.
Data Karyawan
Nama Arus Data
: Data Karyawan
Alias
: DK
Bentuk Data
: Cetak Manual
Arus Data
: Administrasi – proses 02
Penjelasan
: Untuk mengetahui jumlah karyawan yang menerima
gaji
Periode
: Setiap bulan
Volume
: 1 Lembar
Struktur Data
: Header + Isi + Footer
Header
: Nama_Perusahaan + Nama_Dokumen + Tanggal
Isi
: NIK + Nama + Gaji_Pokok + Subtotal
Footer
: Tanda_Tangan
Nik
* Nomor induk karyawan *
Nama
* Nama depan + Nama tengah +Nama belakang*
Gaji Pokok
* Gaji pokok masing-masing karyawan *
Subtotal
* Total dari gaji*
3.
Tanda Terima Gaji
Nama Arus Data
: Tanda Terima Gaji
Alias
: TTG
24 | P a g e
Bentuk Data
: Cetak Komputer
Arus Data
: Karyawan – proses 03
Penjelasan
: Sebagai bukti bahwa karyawan telah menerima gaji.
Periode
: Setiap bulan
Volume
: 1 lembar
Struktur Data
: Header + Isi + Footer
Header
= Nama_Perusahaan + Nama_Dokumen + Tanggal
Isi
= No + Nik + Nama + Tanda_Tangan
Footer
= Tanda Tangan Keuangan (*)
No
* Nomor *
Nik
* Nomor induk karyawan *
Nama
* Nama depan +Nama tengah+Nama belakang *
Tanda tangan
* Tanda tangan penerima gaji *
B.
Kamus Data Dokumen Keluaran
1.
Rekap Absen
Nama Arus Data
: Rekap Absen
Alias
: RA
Bentuk Data
: Cetak Komputer
Arus Data
: Karyawan –proses 01
Penjelasan
: Untuk mengetahui data absen kehadiran karyawan.
Periode
: Tiap Bulan
Volume
: 1 Lembar
Struktur Data
: Header + Isi + Foter
Header
: Nama_Perusahaan + Nama_Dokumen + No +
25 | P a g e
Nama_Karyawan
Isi
: Tanggal + Bulan + Hari
Footer
: Tanda Bintang (*)
Nama Perusahaan
* Nama dari perusahaan *
Nama Dokumen
* Nama dari dokumen *
No
* Nomor Urut *
Nama Karyawan
* Nama karyawan *
2.
Data Gaji
Nama Arus Data
: Data Gaji
Alias
: DG
Bentuk Data
: Cetak Komputer
Arus Data
: Keuangan – proses 02
Penjelasan
: Untuk mengetahui data gaji Karyawan
Periode
: Setiap bulan
Volume
: Sesuai kebutuhan
Struktur Data
: Header + Isi + Footer
Header
: Data_Gaji + Nama_Perusahaan + Bulan + Tahun
Isi
: No_Induk + Gaji_Pokok + Gaji_Kotor + Gaji + Bersih
+ Total_Potongan + Kode_Pinjaman
Footer
: Tanda Tangan
No Induk
* No induk karyawan *
Gaji Pokok
* Gaji Pokok Masing-masing karyawan*
Gaji Kotor
* Gaji sebelum dikurangi dengan potongan*
Gaji Bersih
* Gaji sesudah dipotong *
Total Potongan
* Total potongan yang ada satu bulan *
Kode Pinjaman
* Terdiri dari 6 digit *
3.
Slip Gaji
Nama Arus Data
: Slip Gaji
Alias
: SG
Bentuk Data
: Cetak Print
Arus Data
: Proses 3- Karyawan
26 | P a g e
Penjelasan
: Bukti jumlah menerimaan gaji karyawan
Periode
: Setiap Bulan
Volume
: Satu Lembar
Struktur Data
: Header + Isi + Footer
Header
: Slip Gaji + Bulan + Nama Perusahaan + Tanggal
Isi
: Nomor_Induk + Nama + Jabatan + Gaji_Pokok +
Tunjangan + Pinjaman + Uang_Makan + Lemburan +
Total
Footer
: Tanda Tangan
Slip Gaji
* Bukti Gaji *
Bulan
* Bulan *
Nama Perusahaan
* Nama Perusahaan *
Tanggal
* Tanggal *
Nomor Induk
* Nomor induk karyawan *
Nama
* Nama karyawan *
Jabatan
* Jabatan karyawan *
Gaji Pokok
* Gaji Pokok Masing-masing karyawan*
Tunjangan
* Tunjangan *
Pinjaman
* Pinjaman karyawan *
Uang Makan
* Uang makan karyawan *
Lemburan
* Lemburan *
Total
* Total gaji karyawan*
3.6. Spesifikasi Sistem Berjalan
Spesifikasi sistem merupakan rangkaian yang terdiri dari dokumen masukan (Input)
dan dokumen keluaran (Output) yang semuanya teratur dan dipakai pada sistem berjalan.
Spesifikasi sistem penggajian karyawan pada PT. Allco Star Intacon Indonesia adalah :
3.6.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
Dokumen masukan merupakan dokumen yang mengalami proses awal dari
sistem penggajian pada PT. Allco Star Intracon Intracon, bentuk dokumen masukan
tersebut adalah sebagai berikut :
A. Data Absen
Nama Dokumen
: Data Absen
27 | P a g e
Fungsi
: Sebagai bukti kehadiran karyawan
Sumber
: Karyawan
Tujuan
: Bagian Administrasi
Frekuensi
: Setiap karyawan masuk kerja
Media
: Kertas
Jumlah
: 1 Lembar
Bentuk
: Lampiran A-1
B. Data Karyawan
Nama Dokumen
: Data Karyawan
Fungsi
: Mengetahui jumlah karyawan yang menerima gaji
Sumber
: Karyawan
Tujuan
: Bagian Keuangan
Frekuensi
: Setiap Bulan
Media
: Kertas
Jumlah
: 1 Lembar
Bentuk
: Lampiran A-2
C. Tanda Terima Gaji
Nama Dokumen
: Tanda Terima Gaji
Fungsi
: Sebagai bukti bahwa karyawan telah menerima gaji.
Sumber
: Bagian Keuangan
Tujuan
: Karyawan
Frekuensi
: Setiap Bulan
Media
: Kertas
Jumlah
: 1 Lembar
Bentuk
: Lampiran A-3
3.6.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
Pada sistem keluaran dan penyajian laporan dibutuhkan suatu keluaran data dari
sumber data yang ada. Untuk itu perlu adanya spesifikasi keluaran yang nantinya
digunakan sebagai kerangka penyesuaian data yang dipindahkan dari sumber data.
Bentuk dokumen keluaran tersebut adalah sebagai berikut :
28 | P a g e
A. Rekap Absen
Nama Dokumen
: Rekap Absen
Fungsi
: Untuk mengetahui rekap absensi selama 1 bulan
Sumber
: Bagian Administrasi
Tujuan
: Bagian Keuangan
Frekuensi
: Setiap akan melakukan penggajian
Media
: Kertas
Jumlah
: 1 Lembar
Bentuk
: Lampiran B-1
B. Data Gaji
Nama Dokumen
: Data Gaji
Fungsi
: Sebagai bukti perhitungan gaji karyawan
Sumber
: Bagian Keuangan
Tujuan
: Manager Keuangan
Frekuensi
: Setiap akan melakukan penggajian
Media
: Kertas
Jumlah
: 1 Lembar
Bentuk
: Lampirab B-2
C. Slip Gaji
Nama Dokumen
: Slip Gaji
Fungsi
: Sebagai bukti penerimaan gaji
Sumber
: Bagian Keuangan
Tujuan
: Karyawan
Frekuensi
: Setiap akan melakukan penggajian
Media
: Kertas
Jumlah
: 1 Lembar
Bentuk
: Lampiran B-3
3.7. Permasalahan Pokok
29 | P a g e
Berdasarkan pengamatan penulis permasalahan yang ada bahwa PT. Allco Star
Intracon Indonesia dalam mengelola proses penggajian mulai dari proses merekap data absen
sampai pembuatan laporan masih menggunakan sistem manual sehingga data dapat
dimanipulasi. Apabila proses penggajian dilakukan secara sederhana akan mengakibatkan
seperti:
1. Keamanan dokumen tidak terjamin.
2. Informasi yang dihasilkan akan membutuhkan waktu yang lama.
3. Besar peluang untuk memanipulasi data keuangan.
4. Permintaan informasi yang sulit dilaksanakan.
3.8. Alternatif Pemecahan Masalah
Dengan melihat berbagai permasalahan yang ada pada sistem berjalan, maka untuk
mengatasi permasalahan tersebut penulis mengajukan pemecahan masalah yaitu dengan
mengkomputerisasikan sistem penggajian dari proses perlengkapan data
absen sampai
perhitungan gaji dan pembuatan laporan dengan menggunakan komputer serta aplikasi
programnya. Beberapa keuntungan yang dapat diperoleh dari penggunaan aplikasi program
pada komputer :
1. Penyelesaian pekerjaan dapat dilakukan dengan cepat dan akurat, sehingga menghasilkan
informasi yang benar.
2. Penanganan data dan penyimpanan data akan lebih baik sehingga terciptanya suatu ketertiban
dalam hal pencatatan data.
3. Faktor kesalahan lebih kecil atau jarang terjadi dibandingkan dengan menggunakan sistem
manual.
BAB IV
PENUTUP
4.1.
Kesimpulan
Dari pembahasan mengenai sistem Penggajian pada PT. Allco Star Intracon
Indonesia penulis dapat mengambil kesimpulan bahwa semakin berkembangnya teknologi
perusahaan akan membutuhkan informasi yang efektif dan efisien, untuk itu diperlukan suatu
sistem yang terkomputerisasi dengan baik seperti:
1. Dapat mempermudah dalam proses pembuatan laporan gaji.
30 | P a g e
2. Kesalahan pada sistem dapat terdekteksi dan segera dapat diperbaiki.
3. Dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja dalam pembuatan laporan gaji karyawan di
PT. Allco Star Intracon Indonesia.
4.2.
Kritik & Saran
Selama penulis melakukan riset, maka kami mencoba mengemukakan saran bahwa
sistem penggajian di PT. Allco Star Intracon Indonesia masih yang harus ditingkatkan lagi
dalam sistem penggajian tersebut seperti :
1. Agar dalam perhitungan penggajian karyawan tidak terjadi kesalahan maka harus lebih
ditingkatkan lagi dalam sistem komputernya.
2. Dalam pemberian uang gaji sebaiknya melalui bank, agar mempermudah perusahaan dan
karyawan dalam pemberian gaji karyawan.
31 | P a g e
DAFTAR PUSTAKA
Azhar Susanto. 2008. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Gramedia
Kenneth E. Kendall, Julie E. Kendall, 2010, Analisis dan Perancangan Sistem,
Jakarta , PT Indeks.
Krismiaji, 2010. Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: UPP AMP YKPN.
Mardi. (2011). Sistem Informasi Akuntansi. Bogor: Ghalia.
Mulyadi. 2008. Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat.
Sutabri, Tata. 2012. Konsep Dasar Informasi. Yogyakarta: Andi
Sutarman. 2012. Pengantar Teknologi Informasi. Jakarta: Bumi Aksara.
Yakub. 2012. Pengantar Sistem Informasi. Yogyakarta: Graha Ilmu.
32 | P a g e
33 | P a g e
Restaurant
Manager
Operation
Manager
Asistant
Restaurant
Manager
Shift Leader
Crew Trainer
Delivery Man
34 | P a g e
ANALISA SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN
PT. ALLCO STAR INTRACON
ANGGOTA KELOMPOK 1 :
1. BAHRUL ULUM
2. CLAUDIA G. SIANTURI
3. NILAM HERTI APRIYANI
12165016
12162597
12165936
DOSEN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN :
YUMI NOVITA DEWI ( YMD )
MANAJEMEN INFORMATIKA
BINA SARANA INFORMATIKA
2017
1|Page
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas berkat dan
rahmat-Nya kami dapat menyelesaikan makalah ini. Terimakasih juga kami ucapkan kepada
dosen mata kuliah Sistem Informasi Manajemen, Ibu Yumi Novita Dewi. Karena tanpa
bimbingan dan pengarahan dari beliau kami tidak bisa menyelesaikan makalah kami ini.
Makalah ini membahas mengenai Sistem Penggajian Karyawan di PT. Allco Star
Intracon. Besar harapan kami semoga makalah ini bisa bermanfaat dan memberi masukan
kepada banyak orang terutama mahasiswa dalam mengimplementasikan penggunaan
sistem informasi dalam pembuatan makalah ini. Kami menyadari bahwa makalah yang kami
buat belum sempurna, oleh sebab itu kami memerlukan kritik dan saran dari rekan-rekan
pembaca untuk penyempurnaan makalah ini.
Jakarta, 13 Oktober 2017
Kelompok 1
2|Page
Daftar Isi
HALAMAN JUDUL
KATA PENGANTAR
DAFTAR ISI
BAB V PENUTUP
5.1 Kesimpulan
5.2 Saran
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Perkembangan zaman yang semakin pesat dan persaingan yang semakin ketat antar
perusahaan, membutuhkan adanya fasilitas yang mendukung keberlangsungan usaha
tersebut. Salah satu fasilitas untuk membantu kinerja perusahaan adalah dengan adanya
sebuah sistem informasi. Sistem informasi manajemen membantu perusahaan
pengembangkan strategi bisnis, proses bisnis, serta mendukung pengambilan keputusan yang
efektif sehingga dapat membantu perusahaan dalam mencapi kesuksesan.
Salah satu perusahaan terkemuka yang telah menerapkan sistem informasi manajemen adalah
Pizza Hut. Model sistem informasi Pizza Hut memperlihatkan keterkaitan hubungan antara
komponen dan aktivitas sistem informasi, dimana sistem ini memiliki kemampuan
beradaptasi untuk memenuhi permintaan dari lingkungan yang selalu berubah (dinamis).
Perkembangan dan perubahan cepat di dalam dunia teknologi menjadi suatu pemicu bagi
perusahaan tersebut untuk terus melakukan pembaharuan dalam sistem majemen informasi.
Sehingga tetap menjadi suatu strategi jitu dalam persaingan bisnis.
1.2 Tujuan Penulisan
1. Mengimplementasikan ilmu yang di peroleh selama mengikuti kuliah Sistem
Informasi Manajemen.
2. Mengetahui sistem penggajian karyawan pada PT. Pizza Hut.
3. Mengetahui sejauh mana penerapan sistem informasi di PT. Pizza Hut.
3|Page
1.3 Ruang Lingkup Masalah
Dalam penulisan tugas Sistem Infomasi Akuntansi ini, penulis hanya membahas
tentang sistem penggajian dan agar makalah ini mencapai sasaran maka ruang lingkup
pembahasan dimulai dari proses rekap absen, proses perhitungan gaji, proses pembayaran
gaji, dan proses pembuatan laporan.
1.4 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan merupakan uraian tentang susunan dari penulisan itu sendiri
yang dibuat secara teratur dan terperinci, sehingga memberikan gambaran secara menyeluruh.
Adapun sistematika penulisan Tugas Kuliah Kerja Praktek ini terdiri dari Empat (4) bab,
yaitu :
1.
BAB I : PENDAHULUAN
Dalam bab ini, penulis membahas tentang latar belakang, maksud dan tujuan
penulisan itu sendiri yang dibuat secara teratur dan terperinci sehingga memberikan
gambaran secara menyeluruh. Adapun sistematika penulisan Tugas Kuliah Kerja
Praktek.
2.
BAB II : LANDASAN TEORI
Bab ini penulis juga mengemukakan uraian secara teoritis mengenai pengertian
informasi, sistem akuntansi, dan peralatan pendukung (Tool System) yang penulis
gunakan dapat menerapkan sistem berjalan seperti Diagram Alir Data (DAD),
normalisasi dan kamus data dalam proses berjalannya sistem pengkodean.
3.
BAB III : ANALISA SISTEM BERJALAN
Bab ini penulis menerangkan tentang uraian umum, tinjauan perusahaan yang
meliputi sejarah perusahaan, struktur oragnisasi dan fungsi, prosedur sistem berjalan,
Diagram Alir Data (DAD) sistem berjalan, kamus data sistem berjalan, spesifikasi
sistem berjalan yang terdiri dari bentuk dokumen masukan dan bentuk dokumen
keluaran, permasalahan pokok dan alternative pemecahan masalah.
4|Page
4.
BAB IV : PENUTUP
Pada bab ini merupakan bab terakhir yang berisi tentang kesimpulan serta saran
beserta koreksi dari hasil penelitian yang dilakukan oleh penulis.
BAB II
LANDASAN TEORI
1.1. Konsep Dasar Sistem
Sistem saat ini banyak digunakan, banyak orang yang membicarakan tentang sistem.
Baik perbankan, sistem pemasaran, sistem pembelian dan lainnya. Sistem sangat penting bagi
manajemen pada semua tingkatan tertentu sisem informasi guna mendukung di dalam
pengambilan keputusan. Mempelajari suatu sistem akan lebih mengetahui bila mengetahui
dahulu apakah suatu sistem itu. Untuk lebih memahami pengertian sistem, sistem informasi
akuntansi, maka kami akan menambahkan definisi tentang hal tersebut diatas.
1.1.1. Pengertian Sistem
Pengertian sistem informasi menurut krismiaji (2010:4) dalam bukunya
Sistem Informasi Akuntansi adalah :
“Sistem Informasi adalah sebuah sistem yang memproses data dan transaksi guna
menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan,
dan mengoperasikan bisnis.”
Pengertian sistem informasi menurut Sutarman (2012:13) dalam bukunya
Pengantar Teknologi Informasi adalah : “Sistem informasi adalah sistem dapat
didefinisikan
dengan
mengumpulkan,
memproses,
menyimpan,
menganalisis,
menyebarkan informasi untuk tujuan tertentu. Seperti sistem lainnya, sebuah sistem
informasi terdiri atas input (data, intruksi) dan output (laporan, kalkulasi).”
Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah
sebuah sistem yang memproses, menyimpan, menganalisis informasi untuk tujuan
tertentu.
5|Page
1.1.2. Karakteristik Sistem
Suatu Sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu :
1. Komponen Sistem (Component)
Suatu Sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi artinya
saling bekerja sama membentuk suatu kesatuan, komponen-komponen sistem dapat
berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem atau elemen-elemen sistem
dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap subsistem
mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan
memengaruhi proses sistem secara keseluruhan.
2. Batas Sistem (Boudary)
Batasan sistem (Boudary) merupakan daerah yang membatasi antara sistem
dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini
memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satuan kesatuan.
3. Lingkungan Luar Sistem (Environment)
Lingkungan luar (Environment) dari suatu sistem adalah apapun di luar batas
dari sistem yang memengaruhi operasi sistem.
4. Penghubung Sistem (Interface)
Penghubung (Interface) merupakan media penghubung dari satu subsistem yang
lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari
subsistem yang lainnya.
5. Masukan Sistem (Input)
Masukan (Input) adalah energy yang dimasukkan ke dalam subsistem.
6. Keluaran Sistem (Output)
Keluaran (Output) adalah hasil dari energy yang di olah dan di klasifikasikan
menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembangunan. Keluaran dapat merupakan
masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem.
6|Page
7. Pengolahan Sistem (Process)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan masukan menjadi
keluaran, sebagai contoh sistem akuntansi. Sistem ini akan mengolah data transaksi
menjadi laporan-laporan yang dibutuhkan oleh manajemen.
8. Sasaran Sistem (Objective)
Yaitu segala sesuatu yang harus di capai dalam pelaksanaan sebuah sistem.
Sasaran sangat menentukan suatu kebutuhan akan masuk dan keluaran yang
diharapkan. Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti juga bersifat
deterministic. Kalau suatu sistem tidak memiliki sasaran, maka operasi sistem tidak
ada gunanya. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan
yang telah di rencanakan.
1.1.3. Klasifikasi Sistem
Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya adalah
sebagai berikut :
1.
Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstrak system) dan sistem fisik
(physical system).
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak
tampak secara fisik. Sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik.
2.
Sistem diklasifikasikan sebagai sistem ilmiah (natural system) dan sistem
bantuan manusia (human made system).
Sistem alamiah merupakan sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat
manusia. Sedangkan sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh
manusia.
7|Page
3.
Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic system) dan
sistem tak tentu (probabilistic system).
Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi.
Contoh sistem komputer. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa
depannya tidak dapat di prediksi karena dapat mengandung unsur probabilitas.
4.
Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed system) dan sistem
terbuka (open system).
Sistem yang tidak terhubung dan tidak terpengaruh dengan sistem luarnya.
Secara teoritis sistem tersebut ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benarbenar tertutup. Yang ada hanyalah (relatively closed system) sistem relative tertutup,
tapi tidak benar-benar tertutup. Sedangkan sistem terbuka sistem yang berhubungan
dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya melalui arus sumber daya.
1.1.4. Daur Hidup sistem
Siklus hidup sistem adalah proses evolusioner yang diikuti dalam menerapkan
sistem atau subsistem informasi berbasis computer. Pembangunan sistem hanyalah salah
satu dari rangkaian daur hidup suatu sistem dan merupakan aspek yang sangat penting
terhadap beberapa fase atau tahapan dari daur hidup sistem, antara lain :
1. Mengenali adanya kebutuhan
Sebelum segala sesuatu terjadi, timbul suatu kebutuhan atau masalah yang harus
dapat dikenali sebagaimana adanya. Kebutuhan dapat terjadi sebagai hasil perkembangan
dari organisasi dan volume yang mengikat kapasitas dari sistem yang ada.
2. Pembangunan Sistem
Suatu proses atau seperangkat prosedur yang harus diikuti untuk menganalisa
kebutuhan yang timbul dan membangun suatu sistem untuk dapat memenuhi kebutuhan
tersebut.
3. Pemasangan Sistem
Pemasangan sistem merupakan tahap yang penting pula dalam daur hidup sistem,
dimana peralihan dari tahap pembangunan menuju tahap operasional terjadi pemasangan
sistem yang sebenarnya yang merupakan langkah akhir dari suatu pembangunan sistem.
8|Page
4.
Pengoperasian Sistem
Program-program kompuetr dan prosedur-prosedur pengoperasian yang membentuk
suatu sistem informasi adanya semua bersifat statis, sedangkan organisasi-organisasi
yang ditunjang dengan sistem informasi tadi akan selalu mengalami perubahanperubahan dan itu dapat disebabkan oleh pertumbuhan kegiatan bisnis, perubahan aturan
dan kebijaksanaan ataupun kemajuan teknologi. Untuk mengatasi perubahan-perubahan
tersebut, maka sistem harus di perbarui.
5. Sistem Menjadi Usang
Kadang – kadang perubahan yang terjadi begtu drastis, sehingga tidak dapat diatasi
hanya dengan melakukan perbaikan-perbaikan pada sistem yang berjalan. Tibalah
saatnya dimana secara ekonomis dan teknis sistem yang ada sudah tidak layak lagi untuk
dioperasikan dan sistem yang baru perlu dibangun untuk menggantikannya.
1.1.5. Pengertian Informasi
Gordon B. Davis dalam Al-bahra bin Ladjamudin (2013:8)
mengungkapkan: “Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang
berguna dan nyata atau berupanilai yang dapat dipahami dalam keputusan sekarang
maupun yang akan datang”.
1.1.6. Pengertian Sistem Informasi
Alter (1992) dalam Abdul Kadir (2014:9) pada Pengenalan Sistem Informasi
Edisi Revisimendefinisikan bahwa “sistem informasi adalah kombinasi antar prosedur
kerja, informasi, orang, dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai
tujuan dalam sebuah organisasi”.Menurut Yakub (2012: 20) Sistem informasi
merupakan sebuah susunan yang terdiri dari beberapa komponen atau elemen.
Komponen-komponen dari sistem informasi ini dapat digambarkan sebagai
berikut ini :
1. Blok Masukan (Input Block)
Blok Input memiliki data yang masuk ke dalam sistem informasi, juga metodemetode untuk menangkap data yang dimasukkan.
9|Page
2. Blok Model (Model Block)
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matemetik yang akan
memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data.
3. Blok Keluaran (Output Block)
Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang
berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta
semua pemakai sistem.
4. Blok Teknologi (Technology Block)
Blok teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan
dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dari sistem secara
keseluruhan. Teknologi terdiri dari tiga bagian utama, yaitu; teknisi (brainware),
perangakat lunak (software), dan perangkat keras (hardware).
5. Blok Basis Data (Database Block)
Basis data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu sama
lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk
memanipulasinya.
1.1.7. Sistem Informasi Akuntansi
Dalam melaksanakan dan mengelola perusahaan seorang pemimpin harus
mengambil keputusan yang tepat diantara alternative yang akan diproses. Dalam
pengambilan keputusan manajemen membutuhkan informasi yang handal mengenai apa
yang akan di proses. Dalam pengambilan keputusan manajemen membutuhkan informasi
yang handal mengenai apa yang akan terjadi di dalam perusahaan. Informasi tersebut
dapat dipenuhi dengan adanya sistem informasi akuntansi yang telah dirancang dan
direncanakan dengan baik sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Sistem informasi akuntansi menurut Azhar Susanto (2008:72), “Sistem
Informasi Akuntansi adalah kumpulan (integrasi) dari subsistem atau komponen baik
fisik ataupun nonfisik yang saling berhubungan dan bekerja sama satu sama lain secara
10 | P a g e
harmonis untuk mengolah data transaksi yang berkaitan dengan masalah keuangan
menjadi informasi keuangan”.
Dari beberapa definisi yang dierikan dapat diambil kesimpulan bahwa data yang
diolah oleh sistem informasi akuntansi adalah yang bersifat keuangan. Sistem informasi
yang terbatas pada pengolahan data yang bersifat keuangan saja, sehingga informasi
yang dihasilkan oleh sistem informasi hanya informasi keuangan saja.
Menurut Azhar Susanto (2008:8-11), tujuan sistem informasi akuntansi adalah
sebagai berikut :
1. Mendukung aktivitas perusahaan sehari-hari.
2. Mendukung proses pengambilan keputusan.
3. Membantu pengolahan perusahaan dalam memenuhi tanggung jawabnya kepada pihak
eksternal.
4. Mengumpulkan data memasukkan data transaksi ke dalam sistem informasi akuntansi.
5. Mengolah data transaksi.
6. Menyimpan data untuk tujuan di masa mendatang.
7. Memberi pemakai atau pemberi keputusan (manajemen) informasi yang mereka
perlukan.
8. Mengontrol semua proses yang terjadi.
1.1.8. Pengertian Gaji
Pada dasarnya seseorang yang bekerja pada suatu perusahaan adalah untuk
mendapatkan gaji yang adil dan layak, agar dapat mencukupi biaya kehidupan bersama
keluarganya. Karyawan memerlukan adanya uang sebagai wujud dari gaji atau upah
yang diterimanya. Pengertian gaji menurut Mulyadi (2008:373) adalah “Pembayaran
atas jasa yang dilakukan oleh karyawan administrasi atau yang mempunyai jenjang
manager yang pada umumnya dibayar tetap perbulan”.
1.1.9. Sistem Akuntansi Penggajian
Untuk mengatasi adanya kesulitan dan penyimpanan dalam perhitungan dan
pembayaran gaji dan upah, maka perlu dibuat sistem penggajian. Sistem akuntansi gaji
11 | P a g e
dan upah juga dirancang untuk memberikan gambaran yang jelas mengenai gaji
karyawan shingga mudah dipahami dan mudah digunakan.
Menurut Mardi (2011:107) sistem penggajian merupakan “Salah satu aplikasi
pada sistem informasi akuntansi yang terus mengalami proses dalam bentuk batch
(bertahap), disebut proses secara bertahap karena daftar gaji dibayarkan atau dibuat
secara periodic”.
Catatan-catatan akuntansi yang digunakan dalam pencatatan penggajian adalah :
1. Jurnal umum, digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja kedalam setiap
departemen perusahaan.
2. Kartu harga pokok produk, digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja langsung
yang di keluarkan untuk pesanan tersebut.
3. Kartu biaya, digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung dan biaya
tenaga non produk di setiap bagian.
Kartu penghasilan karyawan, digunakan untuk mencatat penghasilan sebagai
potongan yang diterima setiap karyawan.
1.2. Peralatan Pendukung (Tool Systems)
Peralatan pendukung (tool system) merupakan alat yang digunakan untuk
menggambarkan bentuk logika model dari suatu sistem dengan menggunakan simbol –
simbol lambing dan diagram. Adapun peralatan pendukung untuk merancang model sistem,
terdiri dari :
1.2.1. Diagram Alir Data (DAD)
Diagram Alir Data merupakan gambaran sistem yang lebih khusus dan lebih
terinci dari pada contex diagram. Definisi menurut Tata Sutabri pada buku
Analisis Sistem Informasi (2012:117), Data Flow Diagram adalah sebagai
berikut : “Data Flow Diagram ini adalah suatu network yang menggambarkan suatu
sistem automat/komputersasi, manualisasi, atau gabungan dari keduanya, yang
penggambarannya disusun dalam bentuk kumpulan komponen sistem yang saling
berhubungan sesuai dengan aturan mainnya.”
Beberapa simbol yang digunakan di DFD (Data Flow Diagram) adalah sebagai berikut :
1. Kesatuan Luar
12 | P a g e
Keluaran luar (external entity) merupakan kesatuan (entity) di lingkungan luar
sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada di
lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem.
2. Arus Data
Digambarkan dengan anak panah yang di gunakan untuk arah dari proses sistem.
Data Flow ini digunakan untuk menerangkan perpindahan data atau informasi dari satu
bagian ke bagian lainnya. Data Flow ini mengalir diantara proses (process), simpanan
data (Data Store) dan kesatuan luar (external entity). Selain menunjukkan arah alir data,
arus data ini perlu diberikan nama sesuai dengan data atau informasi yang dimaksud.
3. Proses
Proses digambarkan dengan bujur sangkar dengan sudut membulat digunakan untuk
menunjukkan adanya suatu perubahan didalam transformasi. Proses – proses tersebut
selalu menunjukkan perubahan atau perubahan data. Jadi aliran data yang meninggalkan
suatu proses selalu diberi label yang berbeda dari aliran data yang merusak.
4. Simpanan Data
Penyimpanan data digambarkan dengan bujur sangkar yang ujungnya terbuka, yang
menunjukkan penyimpanan data. Simpanan data menunjukkan tempat penyimpanan data
– data yang memungkinkan penambahan dan perolehan data.
Adapun bentuk aturan main dalam penggunaan diagram alir data untuk membuat model
sistem adalah sebagai berikut :
1.
Didalam diagram alir data tidak boleh menghubungkan antara external entity dan
external entity secara langsung.
2.
Didalam diagram alir data tidak boleh menghubungkan antara data store yang satu
dengan data store yang lainnya secara langsung.
3.
Didalam diagram alir data tidak boleh menghubungkan antara data store dengan
exsternal entity secara langsung.
4.
Setiap proses ada data flow yang masuk dan data flow yang keluar.
13 | P a g e
Langkah-langkah dalam membuat diagram alir data terbagi menjadi tiga bagian
diantaranya :
1. Diagram Konteks
Diagram konteks adalah yang Detail menggambarkan proses suatu sistem secara
garis besar atau secara umum.
2. Diagram Nol
Diagram yang dibuat untuk menggambarkan tahapan proses yang ada di dalam
diagram konteks yang penjabarannya secara terperinci.
3. Diagram Detail
Diagram yang dibuat untuk menggambarkan arus data atau sistem secara terperinci
dan mendetail dari tahapan proses pada diagram nol.
1.2.2. Kamus Data
Kamus data adalah suatu daftar data elemen yang terorganisir dengan definisi
yang tetap dan sesuai dengan sistem, sehingga user dan analis sistem mempunyai
pengertian
yang
sama
tentang
input,
output,
dan
komponen
data
store.
Kamus data ini sangat membantu analis sistem dalam mendefinisikan data yang
mengalir di dalam sistem, sehingga pendefinisian data itu dapat dilakukan
dengan lengkap dan terstruktur. Pembentukan kamus data dilaksanakan dalam
tahap analisis dan perancangan suatu sistem. (Yakub:2012)
Isi kamus data harus mencerminkan keterangan yang jelas tentang data yang
dicatat. Maka kamus data harus memuat hal-hak berikut :
1. Nama Arus Data
Kamus data dibuat berdasararkan arus data yang mengalir di DAD, maka nama dari
arus data juga harus dicatat dikamus data, sehingga mereka yang membaca DAD dan
memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data tertentu di DAD dapat
langsung mencarinya dengan mudah dikamus data.
2. Alias
14 | P a g e
Alias atau nama lain dari data dapat ditulis bila nama lain ada. Alias perlu ditulis
karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen satu
dengan yang lainnya.
3. Bentuk Data
Data yang mengalir dari hasil suatu proses ke proses lainnya dalam bentuk dokumen
dasar atau formulir, dokumen hasil cetak komputer, laporan terarah, tampilan layar
dimonitor, variable dan parameter dan parameter dan field-field adalah bentuk data dari
arus data yang mengalir yang perlu dicatat dikamus data.
4. Arus Data
Arus data menunjukan dari nama data mengalir dan kemana data akan menuju.
Keterangan arus data ini perlu dicatat dikamus data supaya memudahkan mencari arus
data ini di DAD.
5. Penjelasan
Untuk menjelaskan lagi tentang makna dari arus data yang dicatat dari kamus data,
maka bagi penjelsan dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentang arus data tersebut.
6. Periode
Periode ini menunjukan kapan terjadinya arus data ini. Periode ini perlu dicatat
dikamus data karena dapat digunakan untuk mendefinisikan kapan input dan harus
dimasukan kedalam sistem, kapan proses program harus dilakukan, dan kapan laporanlaporan harus dihasilkan.
7. Volume
Volume yang dicatat didalam kamus data adalah tentang volume rata-rata dan
volume puncak dari arus data. Volume rata-rata menunjukan banyaknya arus data yang
mengalir dalam suatu periode tertentu, sedangkan volume puncak merupakan volume
yang terbanyak.
8. Struktur Data
15 | P a g e
Struktur data menunjukan yang dicatat pada kamus data yang terdiri dari item-item
atau elemen data. Selain hal-hal diatas, kamus data juga mempunyai suatu bentuk untuk
mempersingkat arti actual maka symbol yang dijelaskan, yang disebut “notasi”. Dimana
notasi kamus data lebih mudah menjelaskan datanya dibandingkan dengan narasi.
Notasi atau symbol yang digunakan ada dua macam yaitu :
1.
Notasi Tipe Data
Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi format input maupun output suatu
data. Notasi ini umumnya digunakan adalah sebagai berikut :
Tabel II.1. Notasi Tipe Data
Notasi
X
9
A
Z
Arti
Setiap karakter
Angka numeric
Angka alphabet
Angka nol ditampilkan sebagai notasi
.
,
~
/
kosong
Sebagai pemisah ribuan
Koma sebagai tanda penghubung
Hypen sebagai tanda penghubung
Slash sebagai tanda spasi
Sumber : Kendall (2010:34)
2.
Notasi Struktur Data
Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi elemen data yang umum digunakan
adalah sebagai berikut :
Tabel II.2. Notasi Struktur Data
Notasi
=
Arti
Terdiri dari
+
Dan
()
Menunjukan suatu elemen yang bersifat pilihan
16 | P a g e
{}
Menunjukan elemen-elemen repitif
[]
Menunjukan salah satu dari dua situasi tertentu
Sumber : Kendall (2010:338)
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Umum
Sistem penggajian karyawan pada Pizza Hut yang menggunakan cara manual, mulai
dari absen karyawan sampai pada perhitungan gaji karyawan oleh bagian keuangan, masih
terdapat banyak selahan yang terjadi, antara lain membutuhkan banyak waktu dantenaga bila
kita membutuhkan dokumen, ada nya data yang terselip karena kurang terjamin. Keamanan
data sehingga butuh media penyimpanan yang cukup besar untuk dokumen tersebut.
Dengan terjadinya masalah tersebut diatas, diperlukan sarana yang dapat meringankan
tugas seorang pemimpin, bagian keuangan dan personalia dalam menyelesaikan suatu
masalah terutama masalah pengolahan data gaji karyawan. Salah satu alternative yang dapat
membantu menyelesaikan masalah terbayar.
3.2. Tinjauan Perusahaan
Dalam pelaksanaan kegiatan rutin di Pizza Hut terdapat aturan yang ditentukan,
dalam hal ini struktur organisasi yang menggambarkan garis perintah dan penerimaan
perintah serta fungsi-fungsi pelaksanaan tersebut sehingga semua menjadi lancar. Penulis
akan menerangkan sejarah dan struktur organisasi di tempat penulis mengadakan Praktek
Kerja Lapangan untuk pembuatan Kuliah Kerja Praktek ini, yaitu sebagai berikut:
3.2.1. Sejarah Perusahaan
Pizza Hut merupakan perusahaan yang bergerak di bidang waralaba makanan
internasional yang berdiri pada tahun 1958. Perusahaan ini menjadi perusahaan terbesar
17 | P a g e
dalam rantai distribusi pizza di dunia. Pizza Hut dikenal seagai pemimpin pasar dengan
penjualan $25 milyar pizza category semenjak tahun 1971 dengan hampir 12.000
restoran. Pizza Hut hadir di Indonesia untuk pertama kalinya pada tahun 1984, dan
merupakan restoran pizza pertama di Indonesia. Saat ini, Pizza Hut sudah dapat ditemui
mudah di kota-kota besar di seluruh Indonesia. Pizza hut menawarkan fasilitas yang
lengkap baik dari pelayanan maupun produk yang dijual. Fasilitas pelayanan yang paling
utama yaitu sistem order atau pesan makanan melalui hotline khsusus dan akan diantar
ke rumah. Pizza Hut Menerapkan sistem informasi pada sistem Point of sale dan operasi
toko serta pemesanan secara online di www.pizzahutdelivery.com. Kualitas layanan
merupakan poin penting dalam pengembangan sistem informasi menejemen dalam
pelayanan Pizza Hut.
3.2.2. Struktur Organisasi
Struktur organisasi perusahaan adalah jaringan kerjasama dalam sekelompok
orang guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Berikut skema struktur organisasi
pada Pizza Hut
PT. PIZZA HUT
18 | P a g e
Manager Area
Manejemen lini pertama (first line management) merupakan tinggatan paling rendah, sering
dikenal dengan manajer operasional. Tugasnya seperti memimpin dan mengawasi pegawai
non-manajerial yang derlibat dalam proses produksi. Biasanya mereka sering disebut
supervisor, manajer area, manajer shift, manajer department, manajer kantor atau mandor.
District Manager: Seorang manajer yang mengawasi aktivitas penjualan untuk kabupaten.
Area Manager (AM): Sebagai manajer daerah (atau regional) , memiliki tanggung jawab
keseluruhan untuk sejumlah toko di daerah yang dialokasikan. Selain itu bertanggung jawab
untuk staf dan akan bekerja sama dengan manajer senior dan manajer departemen. Tugas
mencakup: menetapkan target penjualan. memaksimalkan penjualan dan profitabilitas..
Manager Training
Memiliki peranan yang sangat penting dalam mengembangkan SDM. Pelatihan dan
pengembangan perlu dilakukan di era globalisasi seperti sekarang ini.
Restaurant Manager (RM): Bertugas membantu Restoran manager dalam mengawasi
kelancaran operasional di semua Restoran yang terdapat di dalam hotel.
Manager Outlet:
19 | P a g e
Memastikan setiap kegiatan di seluruh area berjalan dengan baik. Memastikan kepuasan
pelanggan yang dilayani. Memberikan briefing setiap hari dan memimpin do’a sebelum
pekerjaan dimulai .
Assistant Restaurant Manager (ARM)
Memberikan briefing serta pengawasan selama berlangsungnya acara.
Shift Leader
Dalam pelayanan makanan memastikan karyawan melakukan berbagai tugas, dari
menyiapkan makanan, stocking pasokan, melayani, pengisian orang untuk makanan mereka,
penanganan uang tunai, kartu kredit, dan kasir, membersihkan meja dan counter, ulang tabel,
ucapan pelanggan dan menjawab pertanyaan.
Shift Leader (SL)
Melaporkan langsung ke asisten manajer atau manajer.
Crew Trainer (CT)
Pelatih terhadap bawahan-bawahannya agar mempunyai kinerja yang lebih baik dari
sebelumnya
Crew
Pekerja-pekerja yang bekerja dalam suatu toko, pekerja yang mendapat gaji setiap bulannya,
dan bekerja setiap hari / hari tertentu untuk melayani pelanggan-pelanggan yang datang ke
toko tersebut.
3.3. Prosedur Sistem Berjalan
Kegiatan rangkaian yang terstruktur dalam pelaksanaan satu proses, dalam sistem
kelancararan pengolohan tiap data, ataupun bentuk aktifitas apabila didukung dengan
prosedur yang baik dan tepat, maka sistem berjalan tanpak teratur dan output yang dihasilkan
serta mutu pelayanan akan lebih baik.
Pada prosedur sistem akuntansi berjalan ini ada beberapa prosedur yang didetapkan
pada PT. Allco Star Intracon Indonesia adalah sebagai berikut :
A. Proses Rekap Absen
Hasil data absen akan masuk kebagian Administrasi, setelah itu Administrasi akan
menyerahkan Rekap absen kebagian keuangan. Kemudian bagian keuangan akan memb
20 | P a g e
uatkan laporan gaji yang akan diserahkan ke Direktur. informasi yang didapat lalu
mengarsipkan data itu kedalam arsip absen.
B. Proses Perhitungan Gaji
Bagian keuangan membuat data perhitungan gaji atas dasar data Karyawan dan rekap
absen dari data yang diarsipkan oleh Administrasi kemudian diserahkan kepada bagian
Keuangan, lalu bagian keuangan membuat data gaji setelah itu diarsipkan menjadi arsip data
gaji.
C. Proses Pembayaran Gaji
Proses penyerahan gaji dilakukan pada awal bulan dengan bagian Administrasi
mengambil data gaji yang sudah disetujui oleh bagian Keuangan dari arsip data gaji lalu
dibuat slip gaji. Slip gaji dibuat dua rangkap masing-masing karyawan menerima gaji dan slip
gaji lalu copy slip gaji diarsipkan.
D. Proses Pembuatan Laporan
Pembuatan laporan gaji diambil dari arsip data gaji dan arsip slip gaji. Kemudian
laporan gaji diarsipkan.
3.4. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan
Definisi dari DAD adalah suatu network yang menggambarakan suatu system automat
atau terkomputerisasi , manual atau gabungan dari keduanya yang penggambarannya disusun
dalam bentuk kumpulan komponen sistem yang saling berhubungan sesuai aturan yang telah
ditetapkan.
21 | P a g e
Acc Laporan
Gaji
Gambar 3.2. Diagram Konteks Sistem Berjalan
Gambar 3.3. Diagram Detail Sistem Berjalan
22 | P a g e
Gambar 3.3. Diagram Nol Sistem Berjalan
3.5. Kamus Data Sistem Berjalan
Untuk menjelaskan diagram alir data dibuatkan kamus data yang meliputi nama arus
data, alias, bentuk data, arus data, penjelasan, priode,volume, dan struktur data. Adapun data
sistem berjalan dari proses penyerahan kartu absen sampai proses penyerahan gaji adalah
sebagai berikut :
A.
Kamus Data Dokumen Masukan
1.
Data Absen
Nama Arus Data
: Data Absen
Alias
: DA
Bentuk Data
: Manual
Arus Data
: Karyawan – Proses 01
23 | P a g e
Penjelasan
: Untuk mengetahui data absen kehadiran karyawan
Periode
: Setiap hari
Volume
: 1 Lembar
Struktur Data
: Header + Isi + Footer
Header
= Nama Perusahaan + Nama Dokumen + No + Nama
Karyawan
Isi
= Tanggal + Bulan + Hari
Footer
= Tanda Bintang (*)
Nama Perusahaan
* Nama dari perusahaan *
Nama Dokumen
* Nama dari dokumen *
No
* Nomor Urut *
Nama Karyawan
* Nama karyawan *
2.
Data Karyawan
Nama Arus Data
: Data Karyawan
Alias
: DK
Bentuk Data
: Cetak Manual
Arus Data
: Administrasi – proses 02
Penjelasan
: Untuk mengetahui jumlah karyawan yang menerima
gaji
Periode
: Setiap bulan
Volume
: 1 Lembar
Struktur Data
: Header + Isi + Footer
Header
: Nama_Perusahaan + Nama_Dokumen + Tanggal
Isi
: NIK + Nama + Gaji_Pokok + Subtotal
Footer
: Tanda_Tangan
Nik
* Nomor induk karyawan *
Nama
* Nama depan + Nama tengah +Nama belakang*
Gaji Pokok
* Gaji pokok masing-masing karyawan *
Subtotal
* Total dari gaji*
3.
Tanda Terima Gaji
Nama Arus Data
: Tanda Terima Gaji
Alias
: TTG
24 | P a g e
Bentuk Data
: Cetak Komputer
Arus Data
: Karyawan – proses 03
Penjelasan
: Sebagai bukti bahwa karyawan telah menerima gaji.
Periode
: Setiap bulan
Volume
: 1 lembar
Struktur Data
: Header + Isi + Footer
Header
= Nama_Perusahaan + Nama_Dokumen + Tanggal
Isi
= No + Nik + Nama + Tanda_Tangan
Footer
= Tanda Tangan Keuangan (*)
No
* Nomor *
Nik
* Nomor induk karyawan *
Nama
* Nama depan +Nama tengah+Nama belakang *
Tanda tangan
* Tanda tangan penerima gaji *
B.
Kamus Data Dokumen Keluaran
1.
Rekap Absen
Nama Arus Data
: Rekap Absen
Alias
: RA
Bentuk Data
: Cetak Komputer
Arus Data
: Karyawan –proses 01
Penjelasan
: Untuk mengetahui data absen kehadiran karyawan.
Periode
: Tiap Bulan
Volume
: 1 Lembar
Struktur Data
: Header + Isi + Foter
Header
: Nama_Perusahaan + Nama_Dokumen + No +
25 | P a g e
Nama_Karyawan
Isi
: Tanggal + Bulan + Hari
Footer
: Tanda Bintang (*)
Nama Perusahaan
* Nama dari perusahaan *
Nama Dokumen
* Nama dari dokumen *
No
* Nomor Urut *
Nama Karyawan
* Nama karyawan *
2.
Data Gaji
Nama Arus Data
: Data Gaji
Alias
: DG
Bentuk Data
: Cetak Komputer
Arus Data
: Keuangan – proses 02
Penjelasan
: Untuk mengetahui data gaji Karyawan
Periode
: Setiap bulan
Volume
: Sesuai kebutuhan
Struktur Data
: Header + Isi + Footer
Header
: Data_Gaji + Nama_Perusahaan + Bulan + Tahun
Isi
: No_Induk + Gaji_Pokok + Gaji_Kotor + Gaji + Bersih
+ Total_Potongan + Kode_Pinjaman
Footer
: Tanda Tangan
No Induk
* No induk karyawan *
Gaji Pokok
* Gaji Pokok Masing-masing karyawan*
Gaji Kotor
* Gaji sebelum dikurangi dengan potongan*
Gaji Bersih
* Gaji sesudah dipotong *
Total Potongan
* Total potongan yang ada satu bulan *
Kode Pinjaman
* Terdiri dari 6 digit *
3.
Slip Gaji
Nama Arus Data
: Slip Gaji
Alias
: SG
Bentuk Data
: Cetak Print
Arus Data
: Proses 3- Karyawan
26 | P a g e
Penjelasan
: Bukti jumlah menerimaan gaji karyawan
Periode
: Setiap Bulan
Volume
: Satu Lembar
Struktur Data
: Header + Isi + Footer
Header
: Slip Gaji + Bulan + Nama Perusahaan + Tanggal
Isi
: Nomor_Induk + Nama + Jabatan + Gaji_Pokok +
Tunjangan + Pinjaman + Uang_Makan + Lemburan +
Total
Footer
: Tanda Tangan
Slip Gaji
* Bukti Gaji *
Bulan
* Bulan *
Nama Perusahaan
* Nama Perusahaan *
Tanggal
* Tanggal *
Nomor Induk
* Nomor induk karyawan *
Nama
* Nama karyawan *
Jabatan
* Jabatan karyawan *
Gaji Pokok
* Gaji Pokok Masing-masing karyawan*
Tunjangan
* Tunjangan *
Pinjaman
* Pinjaman karyawan *
Uang Makan
* Uang makan karyawan *
Lemburan
* Lemburan *
Total
* Total gaji karyawan*
3.6. Spesifikasi Sistem Berjalan
Spesifikasi sistem merupakan rangkaian yang terdiri dari dokumen masukan (Input)
dan dokumen keluaran (Output) yang semuanya teratur dan dipakai pada sistem berjalan.
Spesifikasi sistem penggajian karyawan pada PT. Allco Star Intacon Indonesia adalah :
3.6.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
Dokumen masukan merupakan dokumen yang mengalami proses awal dari
sistem penggajian pada PT. Allco Star Intracon Intracon, bentuk dokumen masukan
tersebut adalah sebagai berikut :
A. Data Absen
Nama Dokumen
: Data Absen
27 | P a g e
Fungsi
: Sebagai bukti kehadiran karyawan
Sumber
: Karyawan
Tujuan
: Bagian Administrasi
Frekuensi
: Setiap karyawan masuk kerja
Media
: Kertas
Jumlah
: 1 Lembar
Bentuk
: Lampiran A-1
B. Data Karyawan
Nama Dokumen
: Data Karyawan
Fungsi
: Mengetahui jumlah karyawan yang menerima gaji
Sumber
: Karyawan
Tujuan
: Bagian Keuangan
Frekuensi
: Setiap Bulan
Media
: Kertas
Jumlah
: 1 Lembar
Bentuk
: Lampiran A-2
C. Tanda Terima Gaji
Nama Dokumen
: Tanda Terima Gaji
Fungsi
: Sebagai bukti bahwa karyawan telah menerima gaji.
Sumber
: Bagian Keuangan
Tujuan
: Karyawan
Frekuensi
: Setiap Bulan
Media
: Kertas
Jumlah
: 1 Lembar
Bentuk
: Lampiran A-3
3.6.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
Pada sistem keluaran dan penyajian laporan dibutuhkan suatu keluaran data dari
sumber data yang ada. Untuk itu perlu adanya spesifikasi keluaran yang nantinya
digunakan sebagai kerangka penyesuaian data yang dipindahkan dari sumber data.
Bentuk dokumen keluaran tersebut adalah sebagai berikut :
28 | P a g e
A. Rekap Absen
Nama Dokumen
: Rekap Absen
Fungsi
: Untuk mengetahui rekap absensi selama 1 bulan
Sumber
: Bagian Administrasi
Tujuan
: Bagian Keuangan
Frekuensi
: Setiap akan melakukan penggajian
Media
: Kertas
Jumlah
: 1 Lembar
Bentuk
: Lampiran B-1
B. Data Gaji
Nama Dokumen
: Data Gaji
Fungsi
: Sebagai bukti perhitungan gaji karyawan
Sumber
: Bagian Keuangan
Tujuan
: Manager Keuangan
Frekuensi
: Setiap akan melakukan penggajian
Media
: Kertas
Jumlah
: 1 Lembar
Bentuk
: Lampirab B-2
C. Slip Gaji
Nama Dokumen
: Slip Gaji
Fungsi
: Sebagai bukti penerimaan gaji
Sumber
: Bagian Keuangan
Tujuan
: Karyawan
Frekuensi
: Setiap akan melakukan penggajian
Media
: Kertas
Jumlah
: 1 Lembar
Bentuk
: Lampiran B-3
3.7. Permasalahan Pokok
29 | P a g e
Berdasarkan pengamatan penulis permasalahan yang ada bahwa PT. Allco Star
Intracon Indonesia dalam mengelola proses penggajian mulai dari proses merekap data absen
sampai pembuatan laporan masih menggunakan sistem manual sehingga data dapat
dimanipulasi. Apabila proses penggajian dilakukan secara sederhana akan mengakibatkan
seperti:
1. Keamanan dokumen tidak terjamin.
2. Informasi yang dihasilkan akan membutuhkan waktu yang lama.
3. Besar peluang untuk memanipulasi data keuangan.
4. Permintaan informasi yang sulit dilaksanakan.
3.8. Alternatif Pemecahan Masalah
Dengan melihat berbagai permasalahan yang ada pada sistem berjalan, maka untuk
mengatasi permasalahan tersebut penulis mengajukan pemecahan masalah yaitu dengan
mengkomputerisasikan sistem penggajian dari proses perlengkapan data
absen sampai
perhitungan gaji dan pembuatan laporan dengan menggunakan komputer serta aplikasi
programnya. Beberapa keuntungan yang dapat diperoleh dari penggunaan aplikasi program
pada komputer :
1. Penyelesaian pekerjaan dapat dilakukan dengan cepat dan akurat, sehingga menghasilkan
informasi yang benar.
2. Penanganan data dan penyimpanan data akan lebih baik sehingga terciptanya suatu ketertiban
dalam hal pencatatan data.
3. Faktor kesalahan lebih kecil atau jarang terjadi dibandingkan dengan menggunakan sistem
manual.
BAB IV
PENUTUP
4.1.
Kesimpulan
Dari pembahasan mengenai sistem Penggajian pada PT. Allco Star Intracon
Indonesia penulis dapat mengambil kesimpulan bahwa semakin berkembangnya teknologi
perusahaan akan membutuhkan informasi yang efektif dan efisien, untuk itu diperlukan suatu
sistem yang terkomputerisasi dengan baik seperti:
1. Dapat mempermudah dalam proses pembuatan laporan gaji.
30 | P a g e
2. Kesalahan pada sistem dapat terdekteksi dan segera dapat diperbaiki.
3. Dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja dalam pembuatan laporan gaji karyawan di
PT. Allco Star Intracon Indonesia.
4.2.
Kritik & Saran
Selama penulis melakukan riset, maka kami mencoba mengemukakan saran bahwa
sistem penggajian di PT. Allco Star Intracon Indonesia masih yang harus ditingkatkan lagi
dalam sistem penggajian tersebut seperti :
1. Agar dalam perhitungan penggajian karyawan tidak terjadi kesalahan maka harus lebih
ditingkatkan lagi dalam sistem komputernya.
2. Dalam pemberian uang gaji sebaiknya melalui bank, agar mempermudah perusahaan dan
karyawan dalam pemberian gaji karyawan.
31 | P a g e
DAFTAR PUSTAKA
Azhar Susanto. 2008. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Gramedia
Kenneth E. Kendall, Julie E. Kendall, 2010, Analisis dan Perancangan Sistem,
Jakarta , PT Indeks.
Krismiaji, 2010. Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: UPP AMP YKPN.
Mardi. (2011). Sistem Informasi Akuntansi. Bogor: Ghalia.
Mulyadi. 2008. Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat.
Sutabri, Tata. 2012. Konsep Dasar Informasi. Yogyakarta: Andi
Sutarman. 2012. Pengantar Teknologi Informasi. Jakarta: Bumi Aksara.
Yakub. 2012. Pengantar Sistem Informasi. Yogyakarta: Graha Ilmu.
32 | P a g e
33 | P a g e
Restaurant
Manager
Operation
Manager
Asistant
Restaurant
Manager
Shift Leader
Crew Trainer
Delivery Man
34 | P a g e