po04 Handout Perancangan Organisasi

D e pa r t e m e n Te k nik I ndust r i FTI - I TB

TI -3252: Perancangan Organisasi

Pr ose s M a n a j e m e n
Lin gk u n ga n

Laborat orium Sist em Produksi
www.lspit b.org
©2003

D e pa r t e m e n Te k nik I ndust r i FTI - I TB

LI NGKUNGAN (MATERI )

•
•
•
•
•
•

•

Organisasi sebagai sist em t erbuka
Ket idakpast ian lingkungan
Jenis- j enis lingkungan
St rat egi m enghadapi lingkungan
St rat egi m enghadapi lingkungan
Model organisasi: Mekanist ik & Organik
Diferensiasi & I nt egrasi

TI3252 - Perancangan Organisasi - 4

2

1

D e pa r t e m e n Te k nik I ndust r i FTI - I TB

LI NGKUNGAN (PENDAHULUAN)

•

Organisasi = sist em t erbuka

•

Perm asalahan organisasi: m em berikan perhat ian
t erhadap pengaruh lingkungan dalam
m em berikan penj elasan t erhadap perilaku
organisasi

•

Perilaku elem en- elem en organisasi & efekt ivit as
organisasi sangat dipengaruhi lingkungan

•

St rukt ur, t uj uan, t eknologi, st rat egi dipengaruhi
oleh lingkungan

TI3252 - Perancangan Organisasi - 4

3

D e pa r t e m e n Te k nik I ndust r i FTI - I TB

LI NGKUNGAN (DEFI NI SI )

•

Sesuat u yang t idak t erhingga ( infinit ) &
m encakup seluruh elem en yang t erdapat di luar
organisasi ( definisi um um )

•

Seluruh elem en yang t erdapat di luar bat as- bat as
organisasi & m em punyai pot ensi unt uk
m em pengaruhi bagian at au organisasi secara
keseluruhan ( unt uk keperluan analisis)

TI3252 - Perancangan Organisasi - 4

4

2

D e pa r t e m e n Te k nik I ndust r i FTI - I TB

LI NGKUNGAN (SEGMENTASI LI NGKUNGAN)

•

Segm en- segm en lingkungan: analisis lingkungan
m elalui segm en

•

9 segm en lingkungan ( pot ensi m em pengaruhi
organisasi) : indust ri, bahan baku, t enaga kerj a,

keuangan, pasar, t eknologi, kondisi ekonom i,
pem erint ah, kebudayaan

•

I dent ifikasi Elem en- elem en Lingkungan: karena
sulit , ident ifikasi m elalui kegiat an dasar
organisasi

TI3252 - Perancangan Organisasi - 4

5

D e pa r t e m e n Te k nik I ndust r i FTI - I TB

LI NGKUNGAN (SEGMENTASI LI NGKUNGAN)

TI3252 - Perancangan Organisasi - 4

6

3

D e pa r t e m e n Te k nik I ndust r i FTI - I TB

LI NGKUNGAN (I DENTI FI KASI ELEMEN-ELEMEN
LI NGKUNGAN)

TI3252 - Perancangan Organisasi - 4

7

D e pa r t e m e n Te k nik I ndust r i FTI - I TB

LI NGKUNGAN (I DENTI FI KASI ELEMEN-ELEMEN
LI NGKUNGAN)

TI3252 - Perancangan Organisasi - 4

8

4

D e pa r t e m e n Te k nik I ndust r i FTI - I TB

LI NGKUNGAN (I DENTI FI KASI ELEMEN-ELEMEN
LI NGKUNGAN)

TI3252 - Perancangan Organisasi - 4

9

D e pa r t e m e n Te k nik I ndust r i FTI - I TB

LI NGKUNGAN (KETI DAK-PASTI AN)

•

Hal berbahaya bagi organisasi dari lingkungan:
ket idakpast ian

•

Organisasi m am pu survive, organisasi harus
dapat m enghadapi ket idakpast ian lingkungan

•

•

Ket idakpast ian lingkungan berbahaya Ö
Organisasi ( pim pinan) t idak m em punyai
inform asi cukup t ent ang keadaan lingkungan
Kesulit an dalam m em perkirakan perubahanperubahan lingkungan Ö resiko kegagalan
m enj adi t inggi
TI3252 - Perancangan Organisasi - 4

10

5

D e pa r t e m e n Te k nik I ndust r i FTI - I TB

KETI DAK-PASTI AN LI NGKUNGAN (DUNCAN)

•

Dua dim ensi ket idakpast ian lingkungan:
ƒ Kom pleksit as ( keragam an) lingkungan:
het erogenit as/ banyaknya elem en- elem en ekst ernal yang
berpengaruh t erhadap organisasi
ƒ St abilit as Lingkungan: kecepat an perubahan elem enelem en lingkungan

11

TI3252 - Perancangan Organisasi - 4

D e pa r t e m e n Te k nik I ndust r i FTI - I TB

KETI DAK-PASTI AN LI NGKUNGAN (DUNCAN)

KERANGKA KETIDAKPASTIAN LINGKUNGAN (DUNCAN)
Stabil

STABILITAS
LINGKUNGAN

Tidak Stabil

KETIDAKPASTIAN RENDAH
(LOW UNCERTAINTY)

KETIDAKPASTIAN AGAK RENDAH
(LOW-MODERATE UNCERTAINTY)

1. Elemen Lingkungan jumlahnya sedikit

1. Elemen Lingkungan jumlahnya banyak

2. Elemen Lingkungan tidak berubah atau
berubah secara perlahan

2. Elemen Lingkungan tidak berubah atau
berubah secara perlahan

KETIDAKPASTIAN TINGGI
(HIGH-MODERATE UNCERTAINTY)

KETIDAKPASTIAN TINGGI
(HIGH UNCERTAINTY)

1. Elemen Lingkungan jumlahnya sedikit

1. Elemen Lingkungan jumlahnya banyak

2. Elemen Lingkungan selalu berubah

2. Elemen Lingkungan selalu berubah

SEDERHANA

KOMPLEKSITAS
LINGKUNGAN
TI3252 - Perancangan Organisasi - 4

KOMPLEKS

12

6

D e pa r t e m e n Te k nik I ndust r i FTI - I TB

KETI DAK-PASTI AN LI NGKUNGAN (EMERY TRI ST)

•

Tekst ur Lingkungan ( Causal Text ure) : Elem enelem en lingkungan yang saling berkait an dan
m em pengaruhi t erhadap organisasi t idak secara
individual, t et api dalam kelom pok sehingga
m em pengaruhi organisasi secara sim ult an

•

Jenis Tekst ur Lingkungan:
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ

Tenang- Acak ( Placid- Random ized)
Tenang- Mengelom pok ( Placid- Clust ered)
Diganggu- Bereaksi ( Dist urbed- React ive)
K a c a u ( Turbulent Field)

TI3252 - Perancangan Organisasi - 4

13

D e pa r t e m e n Te k nik I ndust r i FTI - I TB

KETI DAK-PASTI AN LI NGKUNGAN (EMERY TRI ST)

•

Tindakan organisasi pada set iap j enis Tekst ur
Lingkungan:
LINGKUNGAN

KARAKTERISTIK LINGKUNGAN

TINDAKAN ORGANISASI

TENANG - ACAK

Perubahan jarang dan hanya terjadi untuk elemen
tunggal/individu

Konsentrasi pada operasi rutin sehari-hari
Perencanaan yang sedikit

TENANG - MENGELOMPOK

Perubahan jarang dan hanya terjadi dalam bentuk
elemen-elemen yang saling berkaitan

Perencanaan dan peramalan untuk mengantisipasi
perubahan
Menghindari perubahan berkelompok

DIGANGGU - BEREAKSI

Lingkungan bereaksi terhadap perubahan dalam
organisasi, dan juga sebaliknya

Perencanaan untuk mengantisipasi reaksi dan
tindakan Organisasi lain.

KACAU

Lingkungan sering berubah dan perubahan terjadi
dalam bentuk kelompok

Perlu interpretasi kondisi Lingkungan dan adaptasi
untuk bisa tetap hidup

TI3252 - Perancangan Organisasi - 4

14

7

D e pa r t e m e n Te k nik I ndust r i FTI - I TB

PENGARUH LI NGKUNGAN TERHADAP ORGANI SASI

•

Karena ket ergant ungan sum ber, organisasi
beradapt asi t erhadap kondisi lingkungan m elalui:
ƒ Perubahan int ernal: m enyesuaikan st rukt ur int ernal
organisasi, pola kerj a, perencanaan dll.
ƒ Menguasai & m engubah kondisi lingkungan sehingga
m engunt ungkan bagi organisasi

TI3252 - Perancangan Organisasi - 4

15

D e pa r t e m e n Te k nik I ndust r i FTI - I TB

PENGARUH LI NGKUNGAN TERHADAP ORGANI SASI

•
•
•

Cara Adapt asi:
St rukt ur Organisasi: Kom pleksit as St rukt ur
Organisasi
Lingkungan m akin kom pleks Ö

ƒ Organsasi perlu j adi kom pleks
ƒ Set iap elem en lingkungan perlu dihadapi oleh suat u
bagian khusus dari organisasi
ƒ Lebih banyak bagian m aupun j enis t ugas

TI3252 - Perancangan Organisasi - 4

16

8

D e pa r t e m e n Te k nik I ndust r i FTI - I TB

PENGARUH LI NGKUNGAN TERHADAP ORGANI SASI

•

Organisasi sebagai suat u int i t eknis pelaksana
produksi yang disekelilingi oleh sej um lah
perendam

•

I nt i t eknis: m engerj akan t ugas ut am a organisasi

•

Peredam ( Buffers) ( Thom pson) :

ƒ Mem buat int i t eknis sebagai bagian t ert ut up sehingga
efisiensi t et ap t erj am in
ƒ Fungsi: m eredam ket idakpast ian lingkungan

TI3252 - Perancangan Organisasi - 4

17

D e pa r t e m e n Te k nik I ndust r i FTI - I TB

PENGARUH LI NGKUNGAN TERHADAP ORGANI SASI

TI3252 - Perancangan Organisasi - 4

18

9

D e pa r t e m e n Te k nik I ndust r i FTI - I TB

PENGARUH LI NGKUNGAN TERHADAP ORGANI SASI

•

Elem en- elem en Perbat asan ( Boundary Syst em )

•

Fungsi: m enghubungkan & m enyelaraskan
organisasi t erhadap elem en lingkungan

•
•

Pert ukaran inform asi Ökegiat an dapat
dikoordinasikan & ket idakpast ian dapat dikurangi
Mengam at i perkem bangan t eknologi, inovasi,
perubahan pem erint ah, sum ber bahan baku

TI3252 - Perancangan Organisasi - 4

19

D e pa r t e m e n Te k nik I ndust r i FTI - I TB

PENGARUH LI NGKUNGAN TERHADAP ORGANI SASI

•

Fungsi:

•

Elem en perbat asan bisa m erupakan bagian
peredam

ƒ Mendet eksi & m em proses inform asi m engenai
perubahan yang t erj adi pada lingkungan
ƒ Merepresent asikan organisai t erhadap lingkungan

TI3252 - Perancangan Organisasi - 4

20

10

D e pa r t e m e n Te k nik I ndust r i FTI - I TB

DI FERENSI ASI – I NTEGRASI (1)

•

Diferensiasi: Perbedaan orient asi kognit if &
em osional para pej abat dari fungsi- fungsi yang
berlainan, dan perbedaan st rukt ur bagian/ fungsi
yang berlainan ( DEFI NI SI , Lawrence & Lorsch)

•

Lingkungan kom pleks & berubah cepat Ö bagian
organisasi harus m em iliki spesialisasi t inggi

•

Perbedaan orient asi & st rukt ur Öperbedaan
int eraksi dengan lingkungan

TI3252 - Perancangan Organisasi - 4

21

D e pa r t e m e n Te k nik I ndust r i FTI - I TB

DI FERENSI ASI – I NTEGRASI (2)

TI3252 - Perancangan Organisasi - 4

22

11

D e pa r t e m e n Te k nik I ndust r i FTI - I TB

DI FERENSI ASI – I NTEGRASI (3)

•

Perbedaan j enis lingkungan yang dihadapi
m enyebabkan ket iga bagian m em punyai sasaran
dan orient asi yang berbeda
KARAKTERISTIK

BAGIAN PENELITIAN DAN
PENGEMBANGAN

BAGIAN PRODUKSI

BAGIAN PEMASARAN

SASARAN

Pengembangan Produk
Baru/mutu produk

Efisiensi Produksi

Kepuasan Konsumen

HORISON WAKTU

Panjang

Pendek

Pendek

JENIS HUBUNGAN
INTERPERSONAL

Hampir seluruhnya dalam
rangka tugas (Task)

Tugas (Task)

Sosial

FORMALITAS
STRUKTUR

Rendah

Tinggi

Tinggi

TI3252 - Perancangan Organisasi - 4

23

D e pa r t e m e n Te k nik I ndust r i FTI - I TB

DI FERENSI ASI – I NTEGRASI (4)

•

•

•

I nt egrasi:

ƒ Diferensiasi t inggi Ö koordinasi m enj adi lebih sulit ,
sehingga perlu diint egrasikan kem bali

Perbedaan Tingkat Ket idakpast ian Lingkungan Ö
Perbedaan Tingkat Diferensiasi Ö Perbedaan
Tingkat I nt egrasi
Makin t inggi diferensiasi Ö perlu lebih banyak
int egrat or

TI3252 - Perancangan Organisasi - 4

24

12

D e pa r t e m e n Te k nik I ndust r i FTI - I TB

DI FERENSI ASI – I NTEGRASI (5)

ASPEK

JENIS ORGANISASI
INDUSTRI PLASTIK

INDUSTRI MAKANAN

INDUSTRI KEMASAN

KETIDAKPASTIAN
LINGKUNGAN

Tinggi

Sedang

Rendah

DIFERENSIASI ANTAR BAGIAN

Tinggi

Sedang

Rendah

22 %

17 %

0%

PERSEN (%) PIMPINAN YANG
TERLIBAT KEGIATAN
INTEGRATOR

TI3252 - Perancangan Organisasi - 4

25

D e pa r t e m e n Te k nik I ndust r i FTI - I TB

STRUKTUR ORGANI K & MEKANI STI K (BURNS &
STALKER)
• Lingkungan m em pengaruhi st rukt ur int ernal
organisasi

•

Lingkungan St abil:

•

Lingkungan Berubah dengan Cepat :

ƒ Perat uran, prosedur, hirarki ot orit as lebih j elas,
form alisasi & sent ralisasi yang lebih t inggi Ö st rukt ur
MEKANI STI K

ƒ Lebih bebas, m udah adapt asi, perat uran t idak
t ert ulis/ diabaikan, hirarki ot orit as t idak j elas,
desent ralisasi Ö st rukt ur ORGANI K

TI3252 - Perancangan Organisasi - 4

26

13

D e pa r t e m e n Te k nik I ndust r i FTI - I TB

STRUKTUR ORGANI K & MEKANI STI K (BURNS &
STALKER)
ORGANISASI MEKANISTIK

ORGANISASI ORGANIK

1. Pekerjaan terbagi-bagi menjadi tugas-tugas khusus
(specialized), dan terpisah satu sama lain

1. Tiap bagian seakan-akan mempunyai suatu tugas tertentu yang
dikerjakan bersama oleh karyawan tanpa pemisahan secara
individual

2. Tugas terdefinisi secara rinci

2. Tugas biasa berubah/diadaptasikan bentuknya, sesuai interaksi
antar karyawan

3. Hirarki otoritas dan kontrol sangat tegas, banyak peraturan

3. Hirarki otoritas dan kontrol tidak tegas, hanya ada sedikit
peraturan

4. Pengetahuan tentang tugas hanya dimiliki Pimpinan, dengan
sentralisasi yang tinggi dalam pengontrolan pelaksanaan tugas

4. Pengetahuan tentang tugas tidak hanya ada pada Pimpinan,
pengontrolan bisa terjadi pada setiap tingkatan dalam organisasi

5. Komunikasi umumnya vertikal

5. Komunikasi Vertikal dan juga Horisontal/Lateral

TI3252 - Perancangan Organisasi - 4

27

D e pa r t e m e n Te k nik I ndust r i FTI - I TB

STRUKTUR ORGANI K & MEKANI STI K (RUBI NGER)

TI3252 - Perancangan Organisasi - 4

28

14

D e pa r t e m e n Te k nik I ndust r i FTI - I TB

KETERGANTUNGAN STRUKTUR ORGANI SASI TERHADAP
KETI DAKPASTI AN LI NGKUNGAN (DUNCAN)
KERANGKA KETIDAKPASTIAN LINGKUNGAN (DUNCAN)
Stabil

Stabilitas
Lingkungan

Stabil

KETIDAKPASTIAN RENDAH
(LOW UNCERTAINTY)

KETIDAKPASTIAN AGAK RENDAH
(LOW-MODERATE UNCERTAINTY)

Mekanistik, Struktur formal,
sentralisasi tinggi
Sedikit bagian organisasi
Tidak ada Integrator
Orientasi pada Operasi

Mekanistik, Struktur formal, sentralisasi tinggi
Banyak bagian organisasi maupun bagian peredam
Sedikit Integrator
Mulai memerlukan Perencanaan

KETIDAKPASTIAN AGAK
TINGGI
Organik, struktur tidak formal,
desentralisasi
Sedikit bagian organisasi
Sedikit integrator
Orientasi pada Perencanaan

KETIDAKPASTIAN TINGGI
Organik, struktur tidak formal, desentralisasi
Banyak bagian organisasi, diferensiasi tinggi
Banyak Integrator
Perencanaan dan peramalan masa depan secara
ekstensif

SEDERHANA

KOMPLEKSITAS

KOMPLEKS

TI3252 - Perancangan Organisasi - 4

29

D e pa r t e m e n Te k nik I ndust r i FTI - I TB

COMPATI BLE ORGANI ZATI ON (1)
STRUKTUR ORGANI K & MEKANI STI K

TI3252 - Perancangan Organisasi - 4

30

15

D e pa r t e m e n Te k nik I ndust r i FTI - I TB

COMPATI BLE ORGANI ZATI ON (2)
STRUKTUR ORGANI K & MEKANI STI K
• Com pat ible St urct ure: Flexible Manufact uring Managem ent
Syst em

• Tuj uan: Keunt ungan dari flexible t echnology & eksploit asi
pot ensi t erhadap nilai ekonom i

• Karakt erist ik:

ƒ Kem am puan disain proses & produk ( cost effect ive design)
ƒ Mem enuhi kebut uhan ( m anufakt ur) unt uk m asa depan
ƒ Mem punyai m aksim um fleksibilit as dalam m em buat produk
st andard & non- st andard
ƒ Kem am puan bekerj a sam a ant ara karyawan & m anaj em en
( direct part nership)
ƒ Prom ot e dalam int egrasi karyawan ke dalam sist em t eknik
ƒ St urkt ur Organisasi: Flat t er Organizat ion
TI3252 - Perancangan Organisasi - 4

31

D e pa r t e m e n Te k nik I ndust r i FTI - I TB

STRATEGI MENGENDALI KAN LI NGKUNGAN (1)

•

Mencipt akan hubungan baik dengan elem enelem en pent ing lingkungan

•

I nt egrasi m elalui m erger ( akuisisi) :

•

Kont rak ( j oint - vent ure) :

ƒ Mengint egrasikan organisasi lain yang m erupakan
sum ber ket idakpast ian m elalui int egrasi vert ikal

ƒ Resiko & ongkos unt uk m elakukan suat u kegiat an
dit anggung bersam a

TI3252 - Perancangan Organisasi - 4

32

16

D e pa r t e m e n Te k nik I ndust r i FTI - I TB

STRATEGI MENGENDALI KAN LI NGKUNGAN (2)

•

Koopt asi: Adopsi orang pent ing dari lingkungan
unt uk m asuk kedalam organisasi, sehingga:
ƒ Ada perhat ian t erhadap keberhasilan organisasi
ƒ Tindakannya sebagai pej abat t idak berbahaya bagi
organisasi
ƒ I nt erlocking Direct orat e: adopsi seseorang yang punya
kedudukan pent ing pada beberapa organisasi lain
sehingga bisa m ej adi saluran kom unikasi dengan
organisasi lain t ersebut

TI3252 - Perancangan Organisasi - 4

33

D e pa r t e m e n Te k nik I ndust r i FTI - I TB

STRATEGI MENGENDALI KAN LI NGKUNGAN (3)

•

Pengangkat an Eksekut if:

•

I klan & hubungan m asyarakat :

ƒ Mengem bangkan hubungan baik dengan lingkungan

ƒ Cara t radisional, m elalui iklan unt uk m em pengaruhi
pandangan konsum en
ƒ Hubungan m asyarakat : m em pengaruhi pandangan
m asyarakat t erhadap perusahaan at au organisasi

TI3252 - Perancangan Organisasi - 4

34

17

D e pa r t e m e n Te k nik I ndust r i FTI - I TB

STRATEGI MENGENDALI KAN LI NGKUNGAN (4)

•

Mem bent uk lingkungan agar t idak berbahaya
bagi organisasi

•

Mengubah Bidang Kegiat an: m em ilih segm en
lingkungan yang persaingannya yang t idak t erlalu
berat

•

Kegiat an Polit ik: m em pengaruhi bent uk
perat uran pem erint ah, sehingga berbahaya bagi
organisasi. Melakukan lobying dengan pihak
legislat if.

•

Asosiasi Pengusaha: persat uan organisasi yang
m em punyai t uj uan sam a
TI3252 - Perancangan Organisasi - 4

35

D e pa r t e m e n Te k nik I ndust r i FTI - I TB

HUBUNGAN ANTAR ORGANI SASI (1)

•

Cara lain m enganalisis lingkungan organisasi:

•

Set Organisasi ( Organizat ional Set ) :

ƒ Melihat hubungan organisasi t erhadap organisasi lain di
lingkungannya

ƒ Kum pulan organisasi lain yang m em punyai hubungan
dengan organisasi
ƒ Sifat dinam is, selalu berubah, karena hubungan lam a
dihent ikan j ika t idak berguna, hubungan baru dibent uk
j ika diperlukan

TI3252 - Perancangan Organisasi - 4

36

18

D e pa r t e m e n Te k nik I ndust r i FTI - I TB

HUBUNGAN ANTAR ORGANI SASI (2)

•

Alasan pent ing t erbent uk/ put us hubungan:
ƒ Transaksi sum ber: m em iliki sum ber daya yang
diperlukan oleh organisasi
ƒ Perat uran Pem erint ah: j enis hubungan karena perat uran
pem erint ah ( paj ak, pem erint ah daerah)

TI3252 - Perancangan Organisasi - 4

37

D e pa r t e m e n Te k nik I ndust r i FTI - I TB

UKURAN SET ORGANI SASI (1)

•

Ukuran set organisasi m enunj ukkan:

•

Lingkungan t idak past i perlu set organisasi yang
besar:

ƒ Banyaknya organisasi lain yang punya hubungan dengan
organisasi
ƒ Corak hubungan ant ara Organisasi dengan lingkungan

ƒ Am an, sebab banyak alt ernat if
ƒ Pandangan organisasi lebih luas, inform asi lebih lengkap
& analisis lebih t epat
ƒ Popularit as ( im age) lebih baik

TI3252 - Perancangan Organisasi - 4

38

19

D e pa r t e m e n Te k nik I ndust r i FTI - I TB

UKURAN SET ORGANI SASI (2)

•

Set Organisasi besar:

ƒ St rukt ur organisasi m enj adi kom pleks
ƒ Pengaruh lingkungan berkurang karena organisasi
punya lebih banyak alt ernat if

TI3252 - Perancangan Organisasi - 4

39

20