Pengelolaan dokumentasi adperunesa

Pengelolaan
dokumentasi
Ika Rohmah Nurjannah (15080314016)
Siti Ayu Ridhofahul Husna (15080314028)
Yuanida Ellen Tamaya (15080314034)
Indriana Dewi Mustikarini (15080314068)
Ach Jauhari Musthofa (15080314048)

Dokumentasi adalah Kumpulan dari dokumen-dokumen
dapat memberikan keterangan atau bukti yang berkaitan
dengan proses pengumpulan dan pengelolaan dokumen
secara sistematis serta menyebarluaskan kepada pemakai
informasi tersebut.

Pengertian
Dokumentasi

• Dokumentasi memberikan informasi tentang isi dokumen kepada yang
memerlukan.
• Dokumentasi menyiapkan alat bukti dan data-data tentang suatu
keterangan dokumen.

• Dokumentasi menyimpan dan menyelamatkan fisik dokumen dan isi
dokumen dari kemusnahan.
• Dokumentasi menyiapkan isi dokumen sebagai bahan penelitian para
ilmuan.
• Dokumentasi mengembangkan koleksi dokumen untuk kepentingan
bangsa dan Negara.
• Dokumentasi dapat menjamin keutuhan dan keotentikan informasi yang
termuat dalam dokumen.

Kegunaan
Dokumentasi

• Dokumentasi memberikan pelayanan dalam bidang
dokumentasi.
• Dokumentasi menerbitkan suatu jurnal publikasi
dokumentasi.
• Dokumentasi berperandalam menyelenggarakan konferensi
atau seminar ilmiah.
• Dokumentasi mengembangkan sistem pengolahan
dokumen.

• Dokumentasi menerbitkan dan mengembangkan catalog
perkembangan ilmu pengetahuan.

Peranan dokumentasi untuk
perusahaan

• Pengelolaan dokumentasi adalah kegiatan penyimpanan
data dan informasi, catatan dan/atau keterangan yang
dibuat dan/atau diterima oleh satuan kerja di lingkungan
organisasi atau perusahaan

Pengelolaan
Dokumentasi

• Deskripsi dokumen Setiap satuan kerja membuat ringkasan
untuk masing-masing jenis dokumen yang didokumentasikan
• Memverifikasi hasil dokumentasi Setiap informasi diverifikasi
sesuai dengan jenis kegiatannya.
• Otentikasi hasildo kumentasi Dilakukan untuk menjamin
keaslian informasi melalui validasi informasi oleh setiap satuan

kerja.
• Pemberian kode dokumentasi Dilakukan untuk mempermudah
pencarian informasi yang dibutuhkan melalui metode
pengkodean yang ditentukan oleh masing-masing satuan kerja

Tahapan dalam pengelolaan
dokumen meliputi:

• Kode klasifikasi disusun dan ditentukan dengan
menggunakan kombinasi huruf dan angka;
• Kode huruf digunakan untuk memberi tanda pengenal
kelompok primer atau fungsi;
• Kode angka dua digit untuk memberi tanda pengenal
kelompok tersier atau kegiatan.
• Penataan dan penyimpanan informasi Dilakukan agar
dokumentasi dan informasi lebih sistematis

Pengkodean
dokumentasi meliputi: