MATERI PENGETAHUAN PERKANTORAN April 2017
PENGETAHUAN PERKANTORAN
(Ujian Dinas Tk 1 Undip)
April 2016
Dr. Kismartini, MSi
[email protected]
PENGERTIAN KANTOR
Sebagai tempat menjalankan usaha atau
kegiatan dimana suatu organisasi
mempunyai kepentingan tujuan, sasaran
atau program yang hendak dicapai, tidak
peduli kantor tersebut kantor pemerintah
atau swasta.
Satuan/unit organisasi yang terdiri atas
tempat, staff personel, dan operasi
ketatausahaan guna membantu pucuk
pimpinan.
KEGIATAN PERKANTORAN
Segenap kegiatan yang
dijalankan dalam rangka
usaha penyelenggaraan
perkantoran guna membantu
pimpinan organisasi dalam
pengambilan keputusan dan
pencapaian tujuan organisasi
BERBAGAI AKTIVITAS
KANTOR
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Typing (mengetik)
Calculating (menghitung)
Checking (memeriksa)
Filling (menyimpan berkas)
Telephoning (menelpon)
Duplicating
(menggandakan)
7. Mailing (mengirim surat)
OFFICE WORK/ FUNGSI KANTOR/
TATA USAHA (arti sempit)
• Menghimpun
• Mencatat
• Mengolah
• Mengganda
• Mengirim
• Menyimpan
DATA / INFORMASI
FUNGSI KANTOR (G.Mills &
O.Standingford)
1) Receiving Information
2) Recording Information
3) Arranging Information
4) Giving Information
5) Safeguarding Assets
3 PERANAN POKOK PEKERJAAN
KANTOR/ TATA USAHA
1) Melayani pelaksanaan pekerjaan
operatif untuk mencapai tujuan
organisasi.
2) Menyediakan keteranganketerangan bagi pucuk pimpinan
organisasi untuk membuat
keputusan-keputusan secara tepat
3) Membantu kelancaran
perkembangan organisasi.
OFFICE SUPPORT FUNCTION
(Quible, 2001)
• Fungsi Rutin: berkaitan dg
pekerjaan administrasi sehari-hari
berupa paper work.
• Fungsi Teknis: fungsi yg
membutuhkan pendapat, keputusan
& ketrampilan perkantoran yg
memadai.
• Fungsi Analisis: fungsi yg
membutuhkan pemikiran yg kritis
untuk men-support keputusan
Lanjutan, (Quible, 2001)
• Fungsi Interpersonal: Fungsi yg
membutuhkan ketrampilan u
berhubungan dg orang lain.
• Fungsi Manajerial: yang berkaitan
dg perenc, pengorganisasian,
pemotivasian, pembuatan anggaran,
dll.
KOMUNIKASI
• Adalah penyampaian warta yang
mengandung macam-macam
keterangan dari seseorang kepada
orang lain
• Penyalinan gagasan-gagasan dari
seseorang ke dalam pikiran orang
lain sehingga tercapai pengertian
yang ditentukan dan menimbulkan
tindakan-tindakan yang diharapkan.
UNSUR-UNSUR UTAMA DALAM PROSES
KOMUNIKASI
•
•
•
Pengirim Berita
Yakni orang yang bermaksud sesuatu kepada
orang lain
Sarana Komunikasi
Yakni saluran serta mekanismme yang
dipergunakan
Penerima Berita
Yakni orang yang menerima tanda yang
dikirimkan dan menterjemahkannya ke dalam
sesuatu yang berarti bagi dirinya.
CARA & ALAT YG digunakan untuk
mengadakan komunikasi
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Wawancara
Rapat kerja, konperensi, atau pertemuan
diantara segenap anggota organisasi.
Pembicaraan telepon
Buku petunjuk, buku pedoman, brosur, dan lainlain terbitan yang dikeluarkan organisasi untuk
pekerja
Surat edaran
Papan
Laporan tahunan kepada para anggota organisasi
Surat yang dikirimkan langsung kepada pegawai.
Film, slide dan alat-alat lain yang sejenis .
Macam-macam sistem komunikasi
•
•
•
•
Sistem Komunikasi Tulisan (Written
Communication)
Sistem Komunikasi Lisan (Oral
Communication)
Sistem Mekanis (Mechhanicall
Communication)
Sistem Panggilan Petugas (Staff
Location System)
MEDIA KOMUNIKASI TULISAN
(INTERNAL)
•
•
•
•
•
Memo antar bagian
Formulir
Laporan dari suatu kegiatan
Prosedur tertulis
Petunjuk pelaksanaan
MEDIA KOMUNIKASI TULISAN
(EKSTERNAL)
•
•
•
•
Surat
Surat Pemesanan
Electronic Mail
Facsimile
DELAPAN MANFAAT KOMUNIKASI YG EFEKTIF (Quible, 2001):
1. Membuat pemecahan masalah
menjadi lebih cepat
2. Membuat keputusan yang diambil
menjadi lebih kuat.
3. Menghasilkan arus kerja yang lebih
siap dan efektif.
4. Meningkatkan produktivitas.
5. Memunculkan hubungan bisnis yang
lebih kuat.
Manfaat….
6. Meningkatkan citra professional.
7. Meningkatkan tanggapan
stakeholders
8. Menjadikan materi promosi lebih
besar .
PERTIMBANGAN UNTUK MEMUTUSKAN SARANA
APA YG PALING SESUAI DALAM KOMUNIKASI
•
•
•
•
•
•
•
Kecepatan
Keakuratan
Keamanan
Kerahasiaan
Rakaman/warkat
Kesan
Biaya
TANTANGAN Pekerjaan Perkantoran
• PERAN SEBAGAI AGEN PERUBAHAN
• TANGGUNG JAWAB: SELALU
MENGEMBANGKAN SISTEM
PERKANTORAN BARU.
• KEMAMPUAN BERADAPTASI DG
PERUBAHAN SERTA MEMBANTU
PEGAWAI LAINNYA UNTUK MENERIMA
PERUBAHAN.
AWASS.. Jangan terkena
Penyakit :
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
ASMA : ASal Mengisi Absen
BATUK : BAnyak nganTUK
FLU : Facebookan meLUlu
GINJAL : Gaji Ingin Naik tapi kerJA Lambat
KRAM : Kurang teRAMpil
KUDIS : KUrang DISiplin
KURAP : KURAng Profesional
PANU : Piket Asal NUlis
PUCAT PASI : PUlang CepAT PAdahal maSih pagI
TBC : Tidak Bisa Computer
AIDS : Alpa, Ijin, Dikit-dikit Sakit
ASAM URAT : Asal SAMpai kantor URing-uringan Atau Tidur
SEKIAN
Terimakasih ........................
(Ujian Dinas Tk 1 Undip)
April 2016
Dr. Kismartini, MSi
[email protected]
PENGERTIAN KANTOR
Sebagai tempat menjalankan usaha atau
kegiatan dimana suatu organisasi
mempunyai kepentingan tujuan, sasaran
atau program yang hendak dicapai, tidak
peduli kantor tersebut kantor pemerintah
atau swasta.
Satuan/unit organisasi yang terdiri atas
tempat, staff personel, dan operasi
ketatausahaan guna membantu pucuk
pimpinan.
KEGIATAN PERKANTORAN
Segenap kegiatan yang
dijalankan dalam rangka
usaha penyelenggaraan
perkantoran guna membantu
pimpinan organisasi dalam
pengambilan keputusan dan
pencapaian tujuan organisasi
BERBAGAI AKTIVITAS
KANTOR
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Typing (mengetik)
Calculating (menghitung)
Checking (memeriksa)
Filling (menyimpan berkas)
Telephoning (menelpon)
Duplicating
(menggandakan)
7. Mailing (mengirim surat)
OFFICE WORK/ FUNGSI KANTOR/
TATA USAHA (arti sempit)
• Menghimpun
• Mencatat
• Mengolah
• Mengganda
• Mengirim
• Menyimpan
DATA / INFORMASI
FUNGSI KANTOR (G.Mills &
O.Standingford)
1) Receiving Information
2) Recording Information
3) Arranging Information
4) Giving Information
5) Safeguarding Assets
3 PERANAN POKOK PEKERJAAN
KANTOR/ TATA USAHA
1) Melayani pelaksanaan pekerjaan
operatif untuk mencapai tujuan
organisasi.
2) Menyediakan keteranganketerangan bagi pucuk pimpinan
organisasi untuk membuat
keputusan-keputusan secara tepat
3) Membantu kelancaran
perkembangan organisasi.
OFFICE SUPPORT FUNCTION
(Quible, 2001)
• Fungsi Rutin: berkaitan dg
pekerjaan administrasi sehari-hari
berupa paper work.
• Fungsi Teknis: fungsi yg
membutuhkan pendapat, keputusan
& ketrampilan perkantoran yg
memadai.
• Fungsi Analisis: fungsi yg
membutuhkan pemikiran yg kritis
untuk men-support keputusan
Lanjutan, (Quible, 2001)
• Fungsi Interpersonal: Fungsi yg
membutuhkan ketrampilan u
berhubungan dg orang lain.
• Fungsi Manajerial: yang berkaitan
dg perenc, pengorganisasian,
pemotivasian, pembuatan anggaran,
dll.
KOMUNIKASI
• Adalah penyampaian warta yang
mengandung macam-macam
keterangan dari seseorang kepada
orang lain
• Penyalinan gagasan-gagasan dari
seseorang ke dalam pikiran orang
lain sehingga tercapai pengertian
yang ditentukan dan menimbulkan
tindakan-tindakan yang diharapkan.
UNSUR-UNSUR UTAMA DALAM PROSES
KOMUNIKASI
•
•
•
Pengirim Berita
Yakni orang yang bermaksud sesuatu kepada
orang lain
Sarana Komunikasi
Yakni saluran serta mekanismme yang
dipergunakan
Penerima Berita
Yakni orang yang menerima tanda yang
dikirimkan dan menterjemahkannya ke dalam
sesuatu yang berarti bagi dirinya.
CARA & ALAT YG digunakan untuk
mengadakan komunikasi
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Wawancara
Rapat kerja, konperensi, atau pertemuan
diantara segenap anggota organisasi.
Pembicaraan telepon
Buku petunjuk, buku pedoman, brosur, dan lainlain terbitan yang dikeluarkan organisasi untuk
pekerja
Surat edaran
Papan
Laporan tahunan kepada para anggota organisasi
Surat yang dikirimkan langsung kepada pegawai.
Film, slide dan alat-alat lain yang sejenis .
Macam-macam sistem komunikasi
•
•
•
•
Sistem Komunikasi Tulisan (Written
Communication)
Sistem Komunikasi Lisan (Oral
Communication)
Sistem Mekanis (Mechhanicall
Communication)
Sistem Panggilan Petugas (Staff
Location System)
MEDIA KOMUNIKASI TULISAN
(INTERNAL)
•
•
•
•
•
Memo antar bagian
Formulir
Laporan dari suatu kegiatan
Prosedur tertulis
Petunjuk pelaksanaan
MEDIA KOMUNIKASI TULISAN
(EKSTERNAL)
•
•
•
•
Surat
Surat Pemesanan
Electronic Mail
Facsimile
DELAPAN MANFAAT KOMUNIKASI YG EFEKTIF (Quible, 2001):
1. Membuat pemecahan masalah
menjadi lebih cepat
2. Membuat keputusan yang diambil
menjadi lebih kuat.
3. Menghasilkan arus kerja yang lebih
siap dan efektif.
4. Meningkatkan produktivitas.
5. Memunculkan hubungan bisnis yang
lebih kuat.
Manfaat….
6. Meningkatkan citra professional.
7. Meningkatkan tanggapan
stakeholders
8. Menjadikan materi promosi lebih
besar .
PERTIMBANGAN UNTUK MEMUTUSKAN SARANA
APA YG PALING SESUAI DALAM KOMUNIKASI
•
•
•
•
•
•
•
Kecepatan
Keakuratan
Keamanan
Kerahasiaan
Rakaman/warkat
Kesan
Biaya
TANTANGAN Pekerjaan Perkantoran
• PERAN SEBAGAI AGEN PERUBAHAN
• TANGGUNG JAWAB: SELALU
MENGEMBANGKAN SISTEM
PERKANTORAN BARU.
• KEMAMPUAN BERADAPTASI DG
PERUBAHAN SERTA MEMBANTU
PEGAWAI LAINNYA UNTUK MENERIMA
PERUBAHAN.
AWASS.. Jangan terkena
Penyakit :
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
ASMA : ASal Mengisi Absen
BATUK : BAnyak nganTUK
FLU : Facebookan meLUlu
GINJAL : Gaji Ingin Naik tapi kerJA Lambat
KRAM : Kurang teRAMpil
KUDIS : KUrang DISiplin
KURAP : KURAng Profesional
PANU : Piket Asal NUlis
PUCAT PASI : PUlang CepAT PAdahal maSih pagI
TBC : Tidak Bisa Computer
AIDS : Alpa, Ijin, Dikit-dikit Sakit
ASAM URAT : Asal SAMpai kantor URing-uringan Atau Tidur
SEKIAN
Terimakasih ........................