KASUBBAG TATA USAHA Puskom

URAIAN JABATAN
1.
2.
3.
4.

NO KODE JABATAN
:
NAMA JABATAN
: KEPALA SUB BAGIAN TATA USAHA
UNIT KERJA
: UPT . PUSKOM
NAMA JABATAN BAWAHAN LANGSUNG
PENGADMINISTRASIAN UMUM

5.

RUMUSAN TUGAS :
Menyusun dan membuat Rencana dan Program Kerja Sub Bagian Tata Usaha serta melakukan
urusan tata usaha dan rumahtangga UPT Puskom.

6.

RINCIAN TUGAS
:
1. Menyiapkan penyusunan rencana dan program kerja Subbagian dan mempersiapkan
penyusunan rencana dan program kerja UPT Puskom.
Tahapan :
- Mempelajari Organisasi Tata Kerjadan Rincian Tugas Bagian dan Sub Bagian Program kerja
tahun lalu,
- Menyiapkan bahan penyusunan rencana program kerja UPT Puskom.
- Menugaskan bawahan untuk menyiapkan bahan rencana kerja subbagian
- Menyusun draf rencana program kerja subbagian,
- Mengkonsultasi draf rencana program subbagian dengan atasan langsung,
- Melakukan perbaikan rencana program subbagian.
2.

Menyiapkan himpunan dan penelaah peraturan perundang-undangan di bidang Tata Usaha UPT
Puskom.
Tahapan :
- Menghimpun dan menganalisis peraturan perundang-undangan di bidang Tata Usaha UPT

Puskom.
- Melakukan penelaah peraturan perundang-undangan UPT Puskom.

3.

Menyiapkanbahandananalisis data Ketatausahaan UPT Puskom
Tahapan :
- Menganalisis data Ketatausahaan.
- Mengendalikan proses Ketatausahaan UPT Puskom.

4.

Menyiapkan urusan persuratan dan kearsipan UPT Puskom.
Tahapan :
- Menyusun konsep surat keluar UPT Puskom.
- Melakukan penataan surat masuk dan keluar
- Mengoordinir sistim kearsipan UPT Puskom
- Melakukan pengawasan dan pengendalian terhadap proses/urusan persuratan, kearsipan dan
menyimpan dokumen.

5.

Menyiapkan urusan kebersihan, keindahan, dan keamanan di lingkungan UPT Puskom.
Tahapan :
- Menugaskan cleaning service untuk melakukan pembersihan kantor
- Mengontrol kebersihan UPT Puskom lingkungan sekitarnya.

6.

Menyiapkan urusan penerima tamu pimpinan.
Tahapan :
- Menugaskan pegawai mempersiapkan buku tamu
- Mengarahkan tamu pimpinan
- Mempersiapkan berbagai kebutuhan lainnya.

7.

Menyiapkan urusan pengelolaan barang perlengkapan.
Tahapan :
- Mengoordinasikan pengelolaan barang perlengkapan

- Melakukan pengawasan dan pengendalian barang perlengkapan.

8.

Menyiapkan urusan kepegawaian di lingkungan UPT Puskom.
Tahapan :
- Melakukan pendataan keadaan pegawai UPT Puskom
- Mempersiapkan proses usulan mutasi kenaikan pangkat pegawai

9.

Menyiapkan urusan pengelolaan keuangan UPT Puskom.
Tahapan :
- Mengoordinir pengelolaan keuangan UPT Puskom
- Mengoordinir penataan system administrasi keuangan UPT Puskom.

10.

Melakukan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan UPT Puskom.
Tahapan :

- Menugaskan bawahan untuk mengumpulkanberbagaidokumen UPT Puskom
- Menugaskan bawahan untuk mengumpulkan semua surat masuk dan keluar
- Menyimpan dokumen pada tempat yang aman
- Memberikanarahankepadabawahanuntukmengarsipkansuratmasukdankeluar.

11.

Menyiapkan penyusunan laporan subbagian dan mempersiapkan laporan UPT Puskom.
Tahapan :
- Menerima arahan dari kepala UPT Puskom
- Menugaskan pengumpulan data untuk penyusunan laporan / LAKIP UPT Puskom
- Menyusun konsep laporan LAKIP UPT Puskom
- Menugaskan / menyusun laporan subbagian.

7. HASIL KERJA
:
No.
HasilKerja
1.
Bahan penyusun rencana dan program kerja

2.
Bahan referensi peraturan perundang-undangan bidang
ketatausahaan
3.
Bahananalisis data UPT Puskom
4.
DokumenPersuratdanKearsipan
5.
Data urusankerumahtanggaan UPT Puskom
7.
DokumenPengelolaanPerlengkapan
8.
DokumenKepegawaian
9.
PengelolaanKeuangan
10. Data administrasi UPT Puskom
11. PelaporanPertanggungjawabanSubbagian
8. BAHAN KERJA
:
No

BahanKerja
.
1. Rencanakegiatantahunlalu / Renstra / OTK /
RincianTugasBagian& Sub Bagian
2. Bebankerja
3. Tugasbawahan
4. Laporantugasbawahan
5. Inventarisasisaranaprasarana yang tersedia
6.

Kegiatanpemenuhanpeningkatansaranaprasaran
a
7. Laporanhasilpemantauan
8. Laporanhasilevaluasi
9. Laporanhasilevaluasitugasbawahan
10. Instruksipimpinan/Suratperintah
9. PERALATAN KERJA :
No.
BahanKerja
1.

Komputer / Laptop
2.
Printer
3.
AlatTulis Kantor (ATK)
4.
Internet / Website
5.
Meja / kursi
6.
Lemari
10. PEDOMAN KERJA :
1. PetunjukAtasan
2. PetunjukPelaksanaanTugas

SatuanHasil
Kegiatan, Dokumen
Kegiatan, Dokumen
Kegiatan, Dokumen
Kegiatan, Dokumen

Kegiatan, Dokumen
Kegiatan, Dokumen
Kegiatan, Dokumen
Kegiatan, Dokumen
Kegiatan, Dokumen
Kegiatan, Dokumen
PenggunaanDalamTugas

PenyusunanRencanaKegiatan
PembagianTugasBawahan
Pembimbinganbawahan
Pemeriksaanhasiltugas
Penyiapanbahanrencanapemanfaatandanpeningkat
ansaranaprasarana
Penggunaansaranaprasarana
Pengevaluasiankegiatanbawahan
Penganalisaanlaporanbawahan
Penyusunanlaporansubbagian
Pelaksanaantugaskedinasanlainnya

PenggunaanDalamTugas
- Mengolahdanmengakses datasertaMembuatlaporan
Mencetakhasilkerja
Mengentri data, membuatlaporan
Mengakses data, informasisesuaikebutuhan
Alat bantu kerjadalam proses kelancaranpekerjaan
Digunakanuntukmenyimpandokumen

11. TANGGUNG JAWAB
:
- Menjamin pelaksanaan pelayanan di lingkungan Pusat Komputer.
- Ketepatan bahan rencana dan program kerja.
- Kelengkapan bahan usulan rencana dan program kerja.
12. WEWENANG
:
- Menghimpun data.
- Memeriksa data.
- Menganalisa data.
- Membuatlaporan.
13. HUBUNGAN KERJA :

Jabatan

No.
1

Kepala UPT Puskom

Unit Kerja /
Instansi
UPT Puskom

3
4.

Semua Kabag dan Kasubbag dalam lingkungan
Pembantu Rektor Bid. Akademik

Rektorat

14. KEADAAN TEMPAT KERJA:
No.
Aspek
1.
Tempatkerja
2.
Suhu
3.
Udara
4.
Keadaanruangan
5.
Letak
6.
Penerangan
7.
Suara
8.
Keadaantempatkerja
9.
Getaran

Dalamhal
Konsultasidanmenerimaaraha
n
Konsultasi
Laporan

Faktor
Di dalamruangan
Dingindenganperubahan
Sejuk
Nyaman
Datar
Terang
Tenang
Bersih
Tidakada

15. UPAYA FISIK
:
Berjalan, Berdiri, Duduk, Melihat, dan Bekerja dengan jari.
16. RESIKO BAHAYA :
No.
1.
Mata
2.
Punggung
3.
Tangan
4.
Kaki
17. SYARAT JABATAN :
a. Pangkat/Gol.Ruang
b. Pendidikan
c. Kursus / Diklat
1) Penjenjangan

Fisik / Mental

Penyebab
Radiasi Komputer dan Laptop
Banyak duduk, kurang bergerak
Banyak bergerak
Banyak bergerak

: Penata / IIIc
: S1 ( Administrasi )
:
: Diklat PIM IV

d.
e.
f.
g.

2) Teknis
PengalamanKerja
PengetahuanKerja
KeterampilanKerja
BakatKerja

: : Eselon IV minimal 2 tahun
:PengelolaAdministrasiUmum
: PengoperasianKomputer
: