Peranan Dan Tanggungjawab Sekretaris Dalam Membantu Pelaksanaan Tugas-Tugas Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

TUGAS AKHIR

PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB SEKRETARIS DALAM MEMBANTU PELAKSANAAN TUGAS-TUGAS DEKAN FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

OLEH :

RIDHO FEBRINA 082103023

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

KATA PENGANTAR

Penulis mengucapkan puji dan syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan berkah-Nya kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan penulisan tugas akhir ini dengan judul : “PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB SEKRETARIS DALAM MEMBANTU PELAKSANAAN TUGAS-TUGAS DEKAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA “. Salawat dan salam juga penulis sampaikan kepada Nabi Besar Muhammad SAW, beserta keluarga dan para sahabatnya, karena dengan syafaatnyalah kita dapat keluar dari alam kegelapan ke alam yang terang benderang, kemudian dari awal yang tidak mengetahui menjadi mengetahui. Amin.

Pada saat melakukan penulisan tugas akhir ini penulis banyak mendapat bantuan baik moril maupun materil, serta motivasi, pengarahan dan restu dari semua pihak, yang tidak mungkin penulis sebutkan satu persatu, tanpa mengurangi rasa hormat penulis terhadap yang lainnya.

Oleh karena itu penulis bersedia dengan segala senang hati menerima kritikan, masukan, serta nasehat yang sifatnya membangun dari para pembaca demi kebaikan dan kesempurnaan Tugas Akhir ini.

Maka dalam kesempatan ini dengan rasa kerendahan hati izinkanlah penulis menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada yang terhormat :

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas

Sumatera Utara.

2. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea, SE, MSi, selaku Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Ibu Yasmine Chairunisa Muchtar, SP, MBA selaku Dosen Pembimbing dalam penyelesaian

tugas akhir ini.

4. Seluruh staf pengajar atau dosen dan karyawan maupun karyawati Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara.

5. Ibu Esa Setiana, SE, MSi dan Ibu Yunita, SE, yang telah membantu penulis dalam

mengerjakan tugas akhir ini.

6. Kepada orang yang paling penulis istimewa, kagumi, dan hormati dalam kehidupan penulis

yang sangat berjasa dalam membesarkan dan membimbing penulis serta selalu sabar dalam mendidik penulis menjadi anak yang berguna dan saleha, buat kedua orang tua penulis Bapak tersayang Zulkifli. Mama tersayang Kusdiawana.

Mama sudah membuat penulis menjadi anak yang berguna, dan membuat penulis rindu selalu, dan ingin terus berada di dekat mama dan sayang mama selalu. Terima kasih sayang yang diberikan kepada penulis, kasih sayang mama bapak tidak dapat terhitung oleh apapun, semoga Allah lah yang akan

membalas semua kebaikan-kebaikan yang telah kalian berikan kepada penulis. Amin.

7. Buat Abang ku Fariz, dan juga Kakak ku Retno yang selalu sabar memberi semangat penulis. Dan selalu menjaga penulis serta sayang dengan penulis. Terima kasih atas semua perhatian dan kasih sayangnya.

8. Buat teman-teman penulis selama masa perkuliahan : Rya JuliHarpi, Siti Mahdina, Noni

Febrianti, Ika Pratiwi. Teman-teman magang Kelompok 13, Nova Indriyani, Ummi Rahayu, Fitriana, Siti Utami Herdiningsih, Ariati, dan Krisna.

Dan semua teman-temanku yang tidak aku sebutkan satu persatu. Terima atas semua perhatian dan rasa sayang yang diberikan kepada penulis. Penulis berharap pertemanan kita tidak hanya berakhir di Fakultas Ekonomi saja, tetapi akan selalu terukir dan menjadi kenangan yang terindah dalam setiap masa.

9. Untuk sahabat-sahabatku yang tidak terputus-putus, selalu ada di saat suka maupun duka

Rya, Dina, dll. Aku sayang sekali sama kalian semua. Terima kasih atas semua dukungan dan perhatiannya selama ini.

Persahabatan yang selalu jalan tanpa rentan waktu. Dan untuk semua teman-teman yang tidak dapat disebutkan satu persatu. Penulis minta maaf sebab tidak semua menyebutkan satu persatu nama-nama teman semuanya dan penulis berjanji akan selalu menyimpan nama kalian di dalam memori, dan penulis mengucapkan terima kasih atas bantuannya dalam penyelesaian Tugas Akhir ini.

Penulis menyadari Tugas Akhir ini masih memiliki banyak kekurangan dan jauh dari kesempurnaan. Namun harapan penulis semoga Tugas Akhir ini bermanfaat kepada seluruh pembaca. Semoga kiranya Allah selalu memberikan rahmat dan hidayah-Nya kepada kita semua. Amin

Medan, Maret 2011

Penulis,

Ridho Febrina

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI... v

DAFTAR TABEL ... vi

DAFTAR GAMBAR... vii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang ... 1

B. Perumusan Masalah ... 3

C. Maksud dan Tujuan... 4

D. Manfaat Penelitian ... 4

E. Jadwal Kegiatan ... 5

F. Sistematika Penulisan... 7

BAB II PROFIL INSTANSI ... 8

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU ... 8

B. Jenis Usaha/Kegiatan ... 11

C. Struktur Organisasi ... 12

D. Uraian Tugas ... 18

E. Kinerja Usaha Terkini ... 23

F. Rencana Kegiatan ... 24

BAB III PEMBAHASAN ... 25

A. Pengertian Sekretaris ... 27

B. Peranan Sekretaris ... 29

C. Syarat-Syarat Sekretaris ... 33

D. Tugas dan Tanggungjawab Sekretaris ... 36

E. Pelaksanaan Tugas dan Tanggungjawab Sekretaris Pada Fakultas Ekonomi USU ... 38

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 43

A. Kesimpulan ... 43

B. Saran ... 44

DAFTAR PUSTAKA ... 46

DAFTAR TABEL

Tabel 1. 1 Jadwal Penulisan Tugas Akhir ... 6 Tabel 1.2 Rincian Tugas Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU... 38

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU ... 14

LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR

NAMA : RIDHO FEBRINA

NIM : 082103023

PROGRAM STUDI : D III KESEKRETARIATAN

JUDUL : PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB SEKRETARIS

DALAM MEMBANTU TUGAS-TUGAS DEKAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Tanggal: Maret 2011 Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan

( Dr. Beby Karina Fawzeea S, SE, MM ) NIP. 197410122000032003

Tanggal: Maret 2011 Dekan

( Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec ) NIP. 19550810 198303 1 004

PENANGGUNGJAWAB TUGAS AKHIR

NAMA : RIDHO FEBRINA

NIM : 082103023

PROGRAM STUDI : D III KESKRETARIATAN

JUDUL : PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB SEKRETARIS

DALAM MEMBANTU PELAKSANAAN TUGAS-TUGAS DEKAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS

SUMATERA UTARA

Medan, Maret 2011

Menyetujui,

Dosen Pembimbing

Yasmin Chairunisa Muchtar, SP, MBA NIP. 19780930 200812 2 001

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar belakang

Dunia usaha dan kegiatan bisnis telah mengalami banyak perkembangan. Hal ini juga terjadi didalam dunia pendidikan, khususnya pada perguruan tinggi. Karena semakin berkembangnya dunia usaha dan dunia pendidikan pada perguruan tingi, maka semakin bertambah luas dan kompleks tugas dari seorang dekan yang menunjukkan kecendrungan dibutuhkannya seorang sekretaris yang cakap dan mampu melaksanakan tugasnya dengan baik dan serta dapat diandalkan.

Kriteria sekretaris yang cakap antara lain dapat meliputi kecakapan pribadi yang terdiri dari resourceful (panjang akal) hal tersebut berarti bahwa dalam keadaan apapun dan bagaimanapun dibawah tekanan pihak manapun harus selalu dapat mengatasi persoalan-persoalan yang dihadapi, ambisi merupakan dorongan untuk membangkitan kreatifitas dalam bekerja, inisiatif kerapian dan kebersihan dalam melaksanakan tugas , tidak gugup, sopan dan ramah, kesehatan yang baik dan dapat bekerja sama.

Seorang dekan dituntut untuk dapat mengetahui dengan cepat dan tepat setiap situasi dan kondisi organisasinya, dapat memanfaatkan waktunya secara efektif dan efisien serta dapat memahami seluruh masalah yang menyangkut pelaksanaan tugas pokok organisasinya.

Adapun secara garis besar tugas-tugas dari seorang dekan adalah memimpin penyeleggaraan pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat, membina

tenaga kependidikan, mahasiswa, tenaga administrasi, dan administrasi fakultas serta bertanggungjawab kepada rektor.

Guna menjamin kecermatan dan kelancaran tugas dekan tersebut diperlukan tenaga sekretaris yang terdidik dan terampil dan mampu melaksanakan dengan tepat tugas-tugas pokok organisasi dekan serta tugas pokok dan tanggungjawabnya sendiri.

Sekretaris adalah orang yang dapat menyimpan rahasia karena ia merupakan kepercayaan dekan. Selain itu juga, sekretaris tidak hanya sekedar menerima perintah dekan melainkan ia harus inovatif dalam melakukan pekerjaan manajer yang meliputi perencanaan, pembuatan keputusan, pengkoordinasian, dan penyempurnaan. Peran utama dari seorang sekretaris adalah sebagai partner kerja dekan, dimana sekretaris harus mampu menangani tugas/pekerjaan yang dilimpahkan kepadanya dengan baik sekaligus bertanggungjawab terhadap pekerjaan itu. Seorang sekretaris juga diharapkan bisa mengatasi kesibukan dan bisa memecahkan masalah, memberikan semangat kepada pimpinan, menyederhanakan penyelesaian pekerjaan, serta mempercepat proses penyelesaian pekerjaan sesuai dengan yang diharapkan. Oleh karena itu, dapat dikatan bahwa seorang sekretaris merupakan tangan kanan atau kepercayaan dekan yang dapat menyimpan rahasia dan membantu menyelesaikan tugas-tugas dekan.

Tugas sekretaris bermacam-macam dan tiap-tiap pekerjaan memerlukan penanganan yang berbeda-beda, untuk itu sekretaris harus memiliki keterampilan dan keahlian dalam pekerjaan, mempunyai wawasan yang luas dan pengetahuan yang ada kaitannya dengan tugas sebagai seorang sekretaris yang professional. Seorang sekretaris juga harus mampu menangani pekerjaan yang dilimpahkan kepadanya dengan baik, sekaligus bertanggungjawab terhadap pekerjaannya tersebut.

Dengan latar belakang pemikiran yang sedemikian ditambah dengan keinginan penulis untuk mendalami pengetahuan mengenai dunia keskretariatan serta ingin mengetahui lebih jauh bagaiman peranan dan tanggung jawab sekretaris dalam membantu dekan demi tercapainya efisiensi kerja. Maka penulis memilih judul, “PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB SEKRETARIS DALAM MEMBANTU TUGAS-TUGAS DEKAN FAKULTAS EKONOMI USU” .

B.

Perumusan Masalah

Mengingat seorang sekretaris dekan mempunyai peranan penting dalam membantu pelaksanan tugas-tugas Dekan, maka agar tidak terjadi penyimpangan dengan arti lain dapat diarahkan pada hal-hal yang sesuai dengan pembahasan maka penulis merumuskan masalah sebagai berikut:

“Bagaimana peranan dan tanggungjawab sekretaris dalam membantu pelaksanaan tugas-tugas Dekan pada Fakultas Ekonomi USU?”

Didalam uraian singkat ini penulis mengharapkan dapat meneliti lebih jauh mengenai peranan dan tanggungjawab Sekretaris Dekan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dalam usaha melaksanakan tugasnya dalam membantu pimpinan agar lebih efektif dan efisien dalam melaksanakan setiap pekerjaan yang menyangkut pekerjaan sekretaris.

C.

Maksud dan Tujuan

1. Untuk mengetahui peranan dan tanggungjawab sekretaris Dekan dalam membantu pelaksanaan tugas-tugas Dekan.

2. Untuk mengetahui tugas-tugas sekretaris Dekan.

3. Menambah pengetahuan penulis dalam bidang yang diteliti, baik secara teoritis

maupun aplikasi.

D.

Manfaat Penelitian

Adapun manfaat penelitian ini adalah: 1. Bagi Penulis

a. Menambah pengetahuan penulis dalam bidang yang diteliti baik secara teoritis

dan aplikasi.

b. Sebagai bahan referensi bagi peneliti-peneliti lain yang tertarik pada objek yang sama.

c. Memberikan gambaran sedekat mungkin dengan kenyataan tentang bagaimana

peranan dan tanggungjawab Sekretaris Dekan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lain yang tertarik pada objek yang sama.

d. Memberikan gambaran sedekat mungkin dengan kenyataan tentang bagaimana

peranan dan tanggungjawab Sekretaris Dekan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang sesungguhnya.

a. Memberikan bahan pertimbangan bagi sekretraris dekan dalam melaksanakan kegiatannya pada masa yang akan datang.

b. Dapat member manfaat kepada para Sekretaris Dekan untuk lebih

meningkatkan pengetahuan tentang tugas-tugasnya.

E.

Jadwal kegiatan

Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Jl. T.M. Hanafiah Kampus USU Medan. Kegiatan dimulai dari pengajuan judul, pelaksanaan survey/meminta data, pelaksanaan bimbingan untuk pengolahan data dan pelaporan bimbingan untuk penulisan tugas akhir. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada table I.I berikut ini :

Table I.I Jadwal Kegiatan Penulisan Tugas Akhir

No Kegiatan

Minggu Ke

I II III

1 Persiapan

2 Pengumpulan Data

F.

Sistematika Penulisan

Tugas akhir ini dibagi atas empat bab dan setiap babnya dibagi atas beberapa sub bab antara lain:

BAB I : PENDAHULUAN

Dalam bab ini diuraikan tentang latar belakang , rumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, dan rencana yang terdiri dari jadwal kegiatan dan sistematika penulisan.

BAB II : PROFIL PERGURUAN TINGGI

Dalam bab ini diuraikan mengenai sejarah singkat fakultas ekonomi, struktur organisasi, uraian tugas, kegiatan usaha, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan.

BAB III : PEMBAHASAN

Dalam bab ini diuraikan mengenai pengertian sekretaris, peranan dan tanggungjawab sekretaris pada Fakultas Ekonomi USU.

BAB IV : KESIMPULAN

Dalam bab ini berisikan kesimpulan dan saran tentang peranan dan

tanggungjawab sekretaris dalam membantu pelaksanaan tugas-tugas dekan pada Fakultas Ekonomi USU.

BAB II

PROFIL INSTANSI

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di kota Medan atau di luar Propinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syariah Kuala) Kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.

Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu tekhnik operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu ).

Berhubungan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiahkuala, maka memperoleh status negeri dengan surat keputusan menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No.64/1961 tentang Penegertian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.

Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen. Pendidikan tinggi No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan 23/DIKTI/Kep/1987 No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 Program Pendidikan D-III.

Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3(tiga) Departemen, yaitu :

a. Departemen Ekonomi Pembangunan

b. Departemen Manajemen

c. Departemen Akuntansi

Sedangkan Program Diploma-III terdiri dari :

a. Jurusan Kesekretariatan

b. Jurusan Keuangan

c. Jurusan Akuntansi

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :

a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu

ekonomi, Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar.

b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan peningkatan

kualifikasi dan kualitas dosen.

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian

sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.

d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada Mahasiswa selaku pelanggan

(customer) dan Stakeholders lainnya.

e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintahan serta

organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dn internasional.

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :

a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri

terhadap perkembangan nasional dan internasional.

b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksakan penelitian-penelitian dan pengabdian

B. Jenis Usaha/Kegiatan

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/ pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi : Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat.

Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.

C. Struktur Organisasi

Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggungjawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Struktur organisasi berfungsi untuk menyelenggarakan tugas dengan tujuan yang diinginkan. Dengan struktur organisasi masing-masing pegawai tahu akan tugas, wewenang, dan tanggung jawab sehingga pegawai tersebut dengan sendirinya mengerjakan tugas yang dibebankan kepadanya dengan baik dan tanggung jawab akan lancar hendaknya pegawai

ditempatkan pada tempat dan tugas yang sesuai dengan bakat, pendidikan, pengalaman, dan keahlian fisiknya.

Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah diteapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.

Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.

Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan persorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan memncakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran tunggal. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1 Berikut ini :

Bagan Struktur Organisasi Fakultas

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Sumber : Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera utara. Dekan dan Pembantu Dekan Dewan Pertimbangan Fakultas Ketua dan Sekretaris Departemen Kepala Bagian Tata Usaha Unit Penunjang Fakultas Ketua Program Studi Inter Departemen Ketua Program Studi Intra Departemen Ketua Lab/ Studio/ Bengkel Kepala Sub Bagian Tata Usaha Kepala Sub Bagian Tata Usaha Fakultas Rektor dan Pembantu Rektor

Pimpinan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec

Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor Nasution,SE,M.Acc,Ak

Pembantu Dekan II : Drs. Arifin Lubis,M.M,Ak

Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE,M.Si

Dewan Pertimbangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Ketua : Drs. M. Lian Dalimunthe, M.Ec, Ac

Sekertaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec

Anggota Prof. Dr. Ade Fatma Lubis,MAFIS,MBA,Ak

Prof. Ritha F. Dalimunthe, SE, M.Si

Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Acc, Ak

Prof. Drs. Robinson Tarigan, MRP

Prof. Dr. Ramli, MS

Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec

Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak

Ami Dilham, SE, M.Si

Drs. Arifin Akhmad, M.Si, Ak

Departemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Akuntansi

Ketua : Dr. Syafrudin Ginting S, SE, MAFIS, Ak

Sekertaris : Drs. Hotmal Ja’far, MM, Ak

Manajemen

Ketua : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME

Sekertaris : Dra. Marhayanie, M.Si

Ekonomi Pembangunan

Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec

Sekertaris : Drs. Syahrir Hakim Nasution, M.Si

Program Studi Strata-1 a. Akuntansi

Ketua : Drs. Firman Syarif, M.Si, Ak

Sekretaris : Dra. Mutia Ismail, M.Si

b. Manajemen

Ketua : Dra. Endang Sulistia Rini, M.Si

Sekretaris : Dra. Marhayanie, SE, M.Si

c. Ekonomi Pembangunan

Ketua : Irsyad Lubis, SE, M.SOC, SC, phd

Program Studi Diploma III a. Keuangan

Ketua : Drs. Raja Bongsu Hutagalung, SE, M.Si

Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang, SE, M.Si

b. Akuntansi

Ketua : Drs. Rustam, M.Si, Ak

Sekretaris : Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak

c. Kesekretariatan

Ketua : Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM

Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Kepala Bagian Tata Usaha : M. Simba Sembiring, SE, M.Si

Kasub. Pendidikan : Fepty Aniar, SE

Kasub. Perlengkapan : Ahmad Faizul, SE, M.Si

Kasub. Keuangan : Eka Juliani, SE

Kasub. Personalia : Kamariah, SE

D. Job Description

Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada bagian Tata Usaha dan Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU yang tediri dari :

1. Bagian Tata Usaha Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan

penyusunan RKAT Fakultas.

b. Menghimpun Menelaah Peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan

akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiwaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik administrasi

umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian,

keuangan, dan kearsipan.

e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas.

f. Melakasanakan administrasi pendidikan, penelitian dan pengabdian/ pelayanan kepada

masyarakat.

g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas.

h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas. i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.

j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan

k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.

2. Sub Bagian Akademik Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan

mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

b. Mengumpulkan dan Mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan

pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.

c. Melakukan administrasi akademik.

d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan saran akademik.

e. Menghimpun dan mengklasifikasikan data pencapaian target kurikulum.

f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat di

lingkungan fakultas.

h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

3. Sub Bagian Umum dan Keuangan Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan

mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan.

d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.

f. Melakuakan penerimaan, penyimpanan, pembekuan, pengeluaran, dan pertanggung

jawaban keuangan.

g. Melakukan pembayaran gaji honorarium, lembur. Vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan

borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.

h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.

i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.

j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

4. Sub Bagian Kepegawaian Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan

mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai.

c. Melakukan urusan mutasi pegawai.

d. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.

e. Memproses penempatan angka kredit jabatan fungsional usul kenaikan jabatan/pangkat

surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, izin dan cuti.

g. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional.

h. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.

i. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan

mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni.

c. Melakukan administrasi kemahasiwaan.

d. Melakukan urusan izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan.

e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa yang berprestasi.

f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas.

g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir dan layanan kesejahteraan mahasiswa.

h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan.

i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni

j. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahiswaan dan alumni.

k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

6. Sub Bagian Perlengkapan Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.

c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan.

d. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan.

e. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan

perlengkapan.

f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.

g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

E. Kinerja Usaha Terkini

Setiap Perguruan Tinggi Negeri mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan Perguruan Tinggi Negeri, butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelengarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya.

Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri, Isra’ Mi’raj,Dll) sehingga para civitas akademika selalu memilki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang maha Esa.

F. Rencana Kegiatan

Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain : 1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil.

2. Perkuliahan semester genap/ganjil.

3. Ujian mid semester/ujian semester genap/ ganjil.

BAB III

PEMBAHASAN

A. Pengertian Sekretaris

Pengertian sekretaris dapat ditinjau dari dari beberapa segi. Dari segi asal kata, istilah sekretaris berasal dari kata secretum dalam bahasa Latin yang berarti rahasia. Kata secretum kemudian berubah menjadi kata secretarie dalam bahasa Perancis, secretary dalam bahasa Inggris, dan akhirnya menjadi kata secretaries dalam bahasa Belanda. Jadi, menurut asal usul katanya sekretaris berarti seorang petugas yang diberi kepercayaan untuk menyimpan rahasia.

Sekretaris adalah seorang pegawai yang bertugas membantu pimpinan kantor dalam menyelesaikan pekerjaan detail kepala atau pimpinannya (Wursanto, 2004:1). Sekretaris adalah seorang petugas yang pekerjaannya menyelenggarakan urusan surat menyurat termasuk menyiapkan bagi seorang pejabat penting atau instansi (Saiman, 2005:25). Sekretaris adalah seorang pembantu pimpinan yang bertugas menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat atau korespondensi, menerima tamu, mengingatkan pimpinan tentang kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya serta melakukan tugas-tugas lainnya yang berkaitan dengan peningkatan efektivitas kerja pimpinan (M. Braum dan Ramon, 2006:1).

Sesuai dengan kedudukan, wewenang, dan tanggungjawabnya sekretaris dapat dibedakan menjadi dua macam (Sunarto, 2006:4) yaitu :

1. Sekretaris Organisasi

Yaitu sekretaris yang bertugas sebagai office karena secara formal menjalankan fungsi manajer yang ruang lingkupnya meliputi semua aspek kegiatan kantor.

2. Sekretaris Pimpinan (Sekretaris Pembantu Pimpinan)

Yaitu seorang sekretaris dengan status kepegawaian, tetapi tidak berkedudukan sebagai manajer dan hanya berperan sebagai pembantu pimpinan untuk memperingan, memperlancar, dan mempermudah tugas pekerjaan pimpinan, dengan tugas yang berhubungan dengan telephoning, korespondensi, filling, pendiktean, pembuatan perjanjian, dengan tamu untuk kepentingan pimpinan, membuat agenda kegiatan pimpianan, dan pekerjaan ketatausahaan lainnya atas perintah pimpinan.

Sekretaris yang dibahas dalam hal ini adalah sekretaris pimpinan (sekretaris pembantu pimpinan). Kedudukan sekretaris dekan pada Fakultas Ekonomi USU berada dibawah dan bertanggungjawab langsung kepada dekan. Sekretaris dekan pada Fakultas Ekonomi USU terdiri dari 2 (dua) orang.

Kedudukan sekretaris pertama berfungsi sebagai sekretaris yang menangani korespondensi atau surat menyurat dalam membantu dekan untuk memperingan, memperlancar dan mempermudah tugas pekerjaan dekan yang berhubungan dengan telephoning, faximile, membuat surat keluar dan mengarsip surat.

Kedudukan sekretaris kedua berfungsi sebagai public relation dalam membantu dekan untuk memperingan, memperlancar, dan mempermudah tugas pekerjaan dekan yang berhubungan dengan telephoning, faximile, menyiapkan acara seminar, memproses program dekan, dan menyiapkan rapat dekan dengan Tamu dekan dari luar negeri.

Berdasarkan analisis dan pemahaman tersebut maka sekretaris dekan merupakan orang yang berperan penting dalam membantu tugas-tugas dekan dan diharapkan mampu memperlancar tugas dekan dengan kemampuan dan keterampilan yang dia miliki.

B.Peranan Sekretaris

Peranan sekretaris adalah memperlancar tugas-tugas pimpinan untuk mencapai tujuan organisasi (Hardiana, 2000:7). Ada beberapa peranan sekretaris dalam membantu pelaksanaan tugas-tugas pimpinan adalah sebagai berikut :

i. Pusat Informasi

Sebagai pusat informasi sekretaris di dalam kantor paling tidak harus mengetahui bagian yang ditanganinya sendiri, sebagai contoh sekretaris harus mengetahui tentang surat-surat. Sekretaris sebagai pusat informasi mempunyai peran sebagai berikut:

1. Peran Strategi

Yaitu peran yang diharapkan dapat memberikan pengaruh positif pada status performance perusahaan jangka panjang sehingga tercapai melalui kelancaran arus informasi baik dari dalam maupun luar perusahaan,misalnya sebagai penjaga rahasia.

2. Peran Teknis

Yaitu peran yang diharapkan dapat meningkatkan kinerja pimpianan. Aktivitas sekretaris yang menyalurkan informasi kepada pimpinan secara jelas dan akurat akan sangat membantu dan memfasilitas pimpinan untuk menjalankan fungsinya dengan baik.

Yaitu peran yang diharapkan dapat memberikan pengaruh positif kepada anggota organisasi lainnya yang dapat dicapai dengan pendistribusian informasi.

ii. Penerima Telepon

Sebagai suatu penerima telepon sekretaris harus dapat mengetahui cara berkomunikasi dengan baik, dapat mendengarkan dengan baik dan mengerti percakapan yang dilakukan dan dapat menerima pesan yang disampaikan oleh si penelpon dengan baik.

iii. Resepsionis

Sebagai resepsionis sekretaris harus mengetahui cara menerima tamu dengan baik yakni tetap berlaku sopan, tanpa membeda-bedakan apakah tamu tersebut datang atas dasar perjanjian dan tamu yang tanpa perjanjian.

iv. Perantara atau Penghubung

Sebagai perantara atau penghubung sekretaris harus mampu mengkomunikasaikan suatu informasi dengan baik dari pimpinan maupun dari pegawai, mengetahui saat yang tepat untuk memberitahukan informasi, maupun menyampaikan segala sesuatu, baik itu laporan, naskah dan keluhan dari pegawai.

Adapun Peranan Sekretaris Dekan pada Fakultas Ekonomi USU adalah sebagai berikut :

a. Pemberi Informasi

Dalam hal ini peranan sekrataris sebagai pembantu dekan yakni memperlancar tugas-tugas dekan dengan memberikan informasi mengenai jadwal dan program kegiatan dekan.

Antara lain :

• Memberikan informasi kepada Dekan mengenai acara/kegiatan yang akan dilakukan, pesawat terbang dan hotel tempat menginap.

• Mempersiapkan dokumen yang akan dibawa oleh Dekan selama melakukan perjalanan

Dinas ke luar kota.

• Mengingatkan kembali pada Dekan tentang jadwal yang akan dihadirinya.

Apabila Dekan tidak ada di tempat, ternyata ada surat yang sangat penting dan perlu diketahui segera oleh Dekan, maka sekretaris segera memberitahukan informasi tersebut dengan mengirimkan surat tersebut kepada alamat yang dituju dengan perkiraan beliau akan menerima surat tersebut tepat pada waktunya, dan apabila ternyata Dekan berada di luar negeri maka informasi tersebut dapat diberitahukan melalui e-mail atau fax.

Seorang sekretaris juga harus menyiapkan time table yang berfungsi sebagai pengingat semua jadwal Dekan, agar Dekan tidak lupa jadwal apa saja yang harus dikerjakannya pada kurun waktu satu minggu. Sekretaris bertugas untuk mengatur jadwal tersebut agar tidak bersinggungan antara jadwal yang satu dengan jadwal yang lainnya. Biasanya seorang sekretaris tidak selalu mereview jadwal Dekan setiap harinya. Karena semua jadwal Dekan yang akan di kerjakannya telah dicatat didalam time table, tapi apabila Dekan lupa akan jadwalnya pada hari itu, maka sekretaris harus segera mengingatkan Dekan tentang jadwalnya tersebut.

Dengan adanya pelaksanaan peranan sekretaris sebagai pemberi informasi tersebut maka dapat meningkatkan kinerja pimpinan dan dapat memberi pengaruh yang positif pada status dan performance Fakultas Ekonomi USU untuk jangka panjang.

b.Penerima Telepon

Dalam hal ini peranan sekretaris dapat menerima informasi yang disampaikan melalui telepon dengan baik serta menyampaikan informasi kembali melalui telepon tersebut dengan benar tanpa mengurangi atau menambahi.

Antara lain :

• Menerima dan menjawab telepon.

• Mencatat pesan-pesan yang disampaikan oleh penelepon.

Dalam hal ini sekretaris sudah menjalankan peranannya dengan baik, karena sekretaris dalam menerima telepon selalu menganggap bahwa yang menelpon adalah seseorang yang penting dan yang harus dilayani dengan tata cara menelpon yang baik.

c. Resepsionis

Peranan sekretaris resepsionis yang dilaksanakan pada Fakultas Ekonomi USU adalah dapat menerima tamu yang datang tanpa membeda-bedakan apakah tamu yang datang atas dasar perjanjian atau tanpa perjanjian.

Hal yang harus dilakukan antara lain :

• Mencatat nama tamu, jabatan, serta maksud dan tujuannya.

• Apabila tamu yang datang telah mengadakan perjanjian terlebih dahulu, sekretaris bisa mengantar tamu tersebut bertemu dekan, atau jika Dekan sedang ada tamu, maka tamu tersebut dipersilahkan menunggu di lobi.

• Apabila tamu yang datang tanpa mengadakan perjanjian terlebih dahulu, sekretaris harus meminta beberapa keterangan dari tamu tersebut sebelum ia dapat menentukan tamu tersebut dapat bertemu pimpinan atau tidak.

d.Perantara atau Penghubung

Sekretaris dekan pada Fakultas Ekonomi USU berperan sebagai penghubung antara dekan dengan pegawai. Dalam hal ini sekretaris harus mengadakan hubungan yang baik dengan bagian lain, karena mereka juga membutuhkan bantuan bagian lain untuk dapat membantu dalam hal menyelesaikan pekerjaan mereka.

Antara lain :

• Membantu pegawai dari bagian kepegawaian yang memerlukan nomor surat keluar

dari fakultas dan tanggal untuk keperluan membuat surat tentang kenaikan pangkat dosen.

• Begitu juga sebaliknya, jika sekretaris Dekan memiliki keperluan dengan masalah keuangan atau dana untuk keperluan membeli snack tamu dekan yang datang dari luar organisasi atau fakultas, maka sekretaris dekan berhubungan atau melalui perantara dengan bagian keuangan.

Dari uraian tentang peranan sekretaris dekan pada Fakultas Ekonomi USU sudah dapat melaksanakan peranan atau fungsinya sebagai sekretaris dekan dengan baik. Dalam hal ini

juga terlihat dengan menunjukkan adanya hubungan yang terjalin baik dan sikap ramah tamah antara sekretaris dengan pegawai bagian lainnya maupun dengan tamu-tamu dekan.

C. Syarat-Syarat Sekretaris

Sekretaris yang peranannya sebagai pembantu pimpipnan dalam organisasi atau instansi harus memiliki syarat-syarat tertentu agar sekretaris dapat melaksanakan peranannya dengan sebaik-baiknya, mengingat tugas sekretaris sangat luas dan memerlukan kreatifitas yang cukup tinggi.

Pada dasarnya syarat-syarat untuk menjadi sekretaris (Saiman, 2005:26) adalah sebagai berikut :

1. Syarat Kepribadian

Yaitu sifat-sifat yang dimiliki oleh seseorang yang menajdi sekretaris, seperti sifat penyabar, simpatik, bijaksana, penampilan yang baik, ramah, pandai bergaul, dapat dipercaya serta memegang teguh rahasia.

2. Syarat Bahasa dan Pengetahuan Umum

Yaitu mengusai bahasa Indonesia dan beberapa bahasa asing dengan baik, secara lisan maupun tertulis serta memiliki pengetahuan tentang perkembangan yang berkaitan langsung maupun tidak langsung dengan pekerjaan kesekretariatan seperti dibidang sosial kemasyarakatan, ekonomi, politik, dan hukum secara umu dalam rangka untuk kelancaran, pelaksanaan tugasnya.

3. Syarat Pengetahuan Khusus

Yaitu pengetahuan tertentu yang sesuai jabatan dan tugas sekretaris sesuai dimana tempat dimana ia bekerja. Biasanya syarat pengetahuan khusus ini harus ditempuh melalui pendidikan yang sifatnya formal.

4. Syarat Skill dan Teknik Kesekretariatan

Yaitu kemampuan seorang sekretaris yang langsung berhubungan dengan tugas kesekretarisannya. Hal ini meliputi seperti kemampuan mengetik, mengefaks, mengarsip dan stenografi.

5. Syarat Praktek

Yaitu kemampuan dalam melaksanakan tugas sehari-hari sekretaris seperti menerima tamu, telepon, e-mail dan membuat agenda atau jadwal kegiatan pimpinan.

Berdasarkan syarat tersebut maka dengan demikian peranan sekretaris terhadap kelancaran pelaksanaan tugas dan tanggungjawab pimpinan atau kepala kantor sangat besar, sehingga pada saat ini jabatan seorang sekretaris merupakan jabatan yang menuntut kemampuan profesional yang tinggi.

Syarat-syarat sekretaris dekan pada Fakultas Ekonomi USU adalah sebagai berikut :

1. Sekurang-kurangnya mempunyai latar belakang pendidikan Diploma III.

2. Kemampuan berbahasa Indonesia dengan baik dan mengusai bahasa asing yaitu bahasa

Inggris yang dapat menunjang kelancaran aktivitas fakultas.

3. Memilliki kepribadian yang sifatnya perhatian atas pekerjaannya, sabar, ramah,

4. Memiliki Skill dan Praktek yakni keahlian dalam mengetik, koresponden, bertelepon, mengaplikasikan komputer dan internet, filling, dan faximile.

Berdasarkan syarat-syarat standar yang telah ditetapkan oleh Fakultas Ekonomi USU untuk menjadi sekretaris Dekan sudah sangat baik dan kenyataannya Sekretaris Dekan pada saat ini telah melewati/memenuhi syarat-syarat tersebut yang mana saat ini sekretaris Dekan memilki pendidikan S2 (Sekretaris Public Relation) dan S1 (Sekretaris Koresponden).

Selain itu, sekretaris Dekan juga sudah mampu dan sangat fasih dalam keterampilan berkomunikasi Bahasa Inggris dan menggunakan program e-mail dengan baik dalam melakukan hubungan kerja sama yang membantu peningkatan mutu pendidikan dengan pihak luar fakultas.

D. Tugas dan Tanggungjawab Sekretaris

Tugas sekretarsis dari masa ke masa semakin berkembang. Pada mulanya sekretaris adalah petugas yang diberi kepercayaan untuk menyimpan rahasia. Kemudian tugas sekretaris bertambah, yakni menangani surat pejabat pimpinan yang meliputi surat-surat pribadi atau surat-surat-surat-surat rahasia. Selanjutnya tugas sekretaris ini diperluas sebagai tata usaha lainnya, seperti : menerima dan menjawab telepon, memelihara dokumen, menyusun jadwal kegiatan pimpinan, menyusun agenda rapat, dan sebagainya.

Sekretaris pada saat ini adalah orang yang membantu dalam segala hal agar pimpinan dapat bertindak secara efektif dalam melaksanakan tugas kepemimpinannya dengan baik. Untuk itu sekretaris yang handal harus mengenal ruang lingkup tugasnya.

Pada dasarnya tugas sekretaris dapat dibagi menjadi tiga kelompok (Sunarto, 2006:13) yaitu sebagai berikut :

1. Tugas Rutin

Yaitu tugas yang dilakukan setiap hari sesuai dengan prosedur yang sudah mapan atau praktek yang sudah lazim, tanpa perlu menunggu perintah atau mencari waktu khusus untuk melaksanakannya. Tugas sekretaris rutin tersebut meliputi : pembuatan surat-surat keluar, pengurusan surat-surat masuk, arsip, menerima telepopn serta menelepon, menyusun jadwal kegiatan pimpinan, menerima dan melayani tamu dan menyiapkan laporan rapat.

2. Tugas Pelaksanaan Instruksi

Yaitu tugas yang diperintahkan oleh pimpinan. Tugas itu diperintahkan karena tidak termasuk ke dalam kelompok tugas rutin dan harus dikerjakan ditengah-tengah kerja rutin. Tugas-tugas itu meliputi : berkaitan dengan rapat yang tidak rutin, perjalanan dinas, dan proyek khusus.

3. Tugas Kreatif

Yaitu tugas yang muncul terinspirasi dalam diri sekretaris sendiri dan dimaksudkan agar bantuan yang diberikan kepada pimpianan dapat lebih berarti dan bermutu. Tugas kreatif ini meliputi : perencanaan kerja, pengelolaan waktu, dapat berhubungan dengan pengaturan menyangkut ruang dan penyediaan peralatan kerja, peningkatan kepribadian dan pengaetahuan.

Sedangkan secara umum tugas-tugas sekretaris (Saiman, 2005:41) meliputi hal-hal sebagai berikut :

1. Menerima dikte dari pimpinan.

2. Melaksanakan korespondensi (meneriam dan mengirim surat-surat, termasuk telepon dan

fax bagi sekretaris pribadi).

3. Menyimpan arsip-arsip yang dinilai penting.

4. Menerima tamu-tamu pimpinan

5. Membuat jadwal pertemuan dan perjanjian-perjanjian pimpinan dengan teman relasi

maupun kegiatan lainnya.

6. Menyiapkan bahan-bahan keterangan kepada pimpinan dalam rapat maupun kegiatan

lainnya.

7. Bertindak sebagai perantara antara pimpinan dan bawahan.

8. mengatur rapat-rapat dan seminar pimpinan dengan bawahan maupun dengan relasi.

9. Menemani pimpinan dalam pertemuan penting.

10.Menyusun pidato-pidato untuk pimpinan.

E. Pelaksanaan Tugas Dan Tanggungjawab Sekretaris Pada Fakultas Ekonomi USU Adapun tugas dan tanggungjawab sekretaris dekan pada Fakultas Ekonomi USU adalah sebagai berikut :

1. Tugas Rutin

Tugas rutin yang dilaksanakan setiap hari oleh sekretaris dekan sesuai dengan prosedur yang sudah ditetapkan tanpa ada menunggu perintah. Untuk lebih jelasnya rincian tugas dekan Fakultas Ekonomi USU dapat dilihat pada table 1.2 berikut ini

No. Nama Pekerjaan Rutin Volume Waktu Catatan

1 Sekretaris Memasukkan surat 5 Surat 5 menit -

Public

masuk untuk Dekan FE

USU perhari

Relation

Membuat/menulis

nomor 10 nomor 10 menit -

surat keluar perhari

Memproses program Dekan

Sesuai

jadwal Disesuaikan Konsentrasi

dan Team program

(Lanjutan)

2

Menjadwal kegiatan Dekan

2 kali

perkegi- 2 menit Sesuai

atan Kegiatan

Menerima tugas akhir

5 tugas

akhir 5 menit -

mahasiswa yang akan di perhari

tandatangani Dekan

mengarsip surat masuk

5 Surat

perhari 5 menit -

dan surat keluar

Sekretaris menstempel surat dan

5 Surat

perhari 15 menit

Korespon- membuat tanggal surat -

densi keluar

Mengantarkan surat masuk

5 Surat

perhari 15 menit -

ke bagian lain yang sudah

diproses Dekan

Mengarsip tanda surat ma-

5 tanda

terima 2 menit

suk yang telah dikirim ke perhari -

bagian lain

mengetik surat keluar

3 surat

perhari 30 menit sesuai ke-

butuhan

3 Sekretaris Menerima telepon dan me- 15 telepon 15 menit sesuai ke-

public

relati- nerima fax

perhari dan 3

dan 10

on dan sek-

kali

perseme- nit

retaris kor- ster

espondensi Memantau kenyamanan, perhari 5 menit

keserasian, dan kelengka-

pan ruang kerja Dekan, -

sekretaris dab ruang rapat

Dekan

2. Tugas Instruksi

Tugas instruksi adalah tugas yang diperintahkan oleh dekan. Tugas itu diperintahkan karena tidak termasuk ke dalam kelompok tugas rutin dan harus dikerjakan ditengah-tengah kerja rutin.

Tugas-tugas instruksi pada Sekretaris Dekan pada Fakultas Ekonomi USU adalah :

a. Sekretaris sebagai Public Relation

Menyiapkan rapat yang tidak rutin dan menyiapkan bahan seminar, menemani dekan dalam hal pertemuan penting, menghadiri acara seminar yang sesuai kegiatan serta menyiapkan hasil atau laporan dari seminar, dan mencari peserta seminar kuliah umum yang tiba-tiba dilaksanakan di Fakultas oleh pihak luar yang telah bekerja sama dengan Fakultas.

Antara lain :

• Menyiapkan bahan seminar kuliah umum Dekan.

• Membuat Curiculum Vitae yang baik.

b. Sekretaris sebagai Korespondensi

Mengetik surat keluar mengenai undangan rapat dan seminar dan menjadwal kegiatan perjalanan dinas dekan yang tidak rutin.

Hal yang harus dilakukan apabila Dekan melakukan perjalanan dinas dalam rangka menhadiri acara-acara seremonial antara lain :

• Mengurus jadwal keberangkatan sampai dengan kepulangan Dekan.

• Menyiapkan segala sesuatu yang dibutuhkan dan berkaitan dengan acara tersebut. Namun pada kenyataannya dalam melaksanakan tugas instruksi ini sekretaris mengalami kesulitan. Misalnya dalam hal menyiapkan laporan seminar yang diminta oleh Dekan harus siap sesuai yang telah diperintahkan. Kesulitan yang dihadapi adalah konsentrasi kerja tidak maksimal karena berpikiran untuk cepat menyelesaikan laporan tersebut agar tugas-tugas rutin yang dilaksanakan tidak tertunda; menyiapkan acara seminar yang tidak rutin dimana kesulitan yang dihadapi adalah apabila pembicara yang sering dipanggil untuk acara seminar tidak bersedia maka sekretaris harus cepat menghubungi pengganti dari pembicara seminar.

Dengan adanya tugas sekretaris dekan yang dilaksanakann oleh sekretaris, maka sendirinya sekretaris dekan tersebut mempunyai tanggungjawab terhadap tugas-tugas yang diberikan kepadanya.

1. Tanggungjawab Pribadi

Yaitu sekretaris harus bertanggungjawab terhadap performance diri sendiri dan upaya pengembangannya ke arah yang berkualitas. Dengan mengelola diri sendiri supaya tampil dengan performance yang prima dalam melaksanakan tugas-tugas pokok sehari-hari.

2. Tanggungjawab Organisasi atau Instansi

Yaitu tanggungjawab terhadap pencapaian superioritas kinerja dan pengaruhnya terhadap kinerja organisai atau instansi. Tanggungjawab ini terwujud melalui aktivitas dalam menciptakan suasana yang mendukung kelancaran kerja dan meningkatkan efisiensi serta efektivitas kerja di organisasi.

3. Tanggungjawab Perluasan Wawasan

Yaitu tanggungjawab sekretaris untuk meluaskan wawasan dan jalinan organisasi atau instansi dengan tujuan peningkatan daya saing. Misalnya untuk mengatur dan menguasai pelaksanaan secara formal dan informal yang diselenggarakan oleh organisasi atau instansi dalam kaitannya dengan mempersatukan dan berpartisipasi dalam mengembangkan citra organisasi atau instansi.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Berdasarkan uraian yang telah dikemukakan pada bab sebelumnya, penulis menarik kesimpulan sebagai berikut :

Penulis melihat bahwa peranan sekretaris pada Fakultas Ekonomi USU sejauh ini sudah dilaksnakan dengan baik. Dan peranan sekretaris dalam membantu kelancaran tugas-tugas dekan itu sangat penting, karena tanpa peran seorang sekretaris maka pimpinan akan sulit melakukan pekerjaannya dengan baik.

Sekretaris Dekan pada Fakultas Ekonomi USU mempunyai peranan dalam membantu dekan, yakni sebagai pemberi informasi, penerima telepon, resepsionis, penghubung antara dekan dengan pihak dalam organisasi maupun pihak luar organisasi, sehingga Sekretaris Dekan pada Fakultas Ekonomi USU memiliki dua sekretaris yakni sekretaris yang berfungsi sebagai Public Relation dan sekretaris yang berfungsi dalam hal menangani Korespondensi atau Surat Menyurat.

Untuk itu, pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki sekretaris membuat mereka mampu bekerja dengan baik dan penuh tanggungjawab serta mampu menyelesaikan pekerjaan dengan cepat dan tepat.

Sedangkan pelaksanaan tugas dan tanggungjawab sekretaris pada Fakultas Ekonomi USU sudah dilaksanakan dengan baik ini terbukti dari jadwal tugas rutin yang sudah ditentukan

sebelumnya sehingga dapat memperlancar,memperingan, dan mempermudah tugas-tugas dekan dan untuk menjadi seorang sekretaris pada Fakultas Ekonomi USU adalah harus memenuhi syarat-syarat yang telah ditetapkan, dengan memenuhi syarat-syarat tersebut dapat menciptakan seorang sekretaris yang handal, professional dan terampil dalam melaksanakan tugas.

B. SARAN

Adapun saran yang dapat penulis berikan untuk memperlancar pelaksanaan pekerjaan sekretaris pada Fakultas Ekonomi USU adalah sebagai berikut :

1. Pelaksanaan peranan dan tanggungjawab sekretaris yang selama ini dilakukan harus

dipertahankan untuk kemajuan dimasa yang akan datang.

2. Sekretaris pada Fakultas Ekonomi USU terdiri dari dua orang maka sekretaris harus

selalu mengetahui fungsinya masing-masing serta tugas yang diberikan atau yang ada di dalam job description, dan dapat berkomunikasi yang baik untuk saling bekerja sama sehingga efektifitas dan efisiensi dalam melaksanakan pekerjaan dapat diraih dengan baik.

3. Hubungan yang sudah tercipta baik antara sekretaris dengan bagian lainnya agar tetap

dipertahankan dan lebih ditingkatkan lagi untuk kelancaran dalam mendukung pelaksanaan kerja.

4. Pengetahuan dan kemampuan berkomunikasi yang dimiliki oleh seorang sekretaris harus

lebih di tingkatkan lagi, Terutama berkomunikasi dengan menggunakan bahasa asing. agar mampu bersaing di era globalisasi ini.

DAFTAR PUSTAKA

Braum, Malourmn; Cotler, Ramon. 2006. Pengertian Sekretaris. Jakarta : Gramedia

Hardiana, Agus. 2000. Peranan dan Kedudukan Sekretaris. Yogyakarta : Kanisius

Saiman,. 2005. Manajemen Sekretaris. Malang: Ghalia Indonesia.

Sunarto. 2006. Sekretaris Professional. Yogyakarta: Amus.

on dan sek-

kali

perseme- nit

retaris kor- ster

espondensi Memantau kenyamanan, perhari 5 menit

keserasian, dan kelengka-

pan ruang kerja Dekan, -

sekretaris dab ruang rapat

Dekan

2. Tugas Instruksi

Tugas instruksi adalah tugas yang diperintahkan oleh dekan. Tugas itu diperintahkan karena tidak termasuk ke dalam kelompok tugas rutin dan harus dikerjakan ditengah-tengah kerja rutin.

Tugas-tugas instruksi pada Sekretaris Dekan pada Fakultas Ekonomi USU adalah :

a. Sekretaris sebagai Public Relation

Menyiapkan rapat yang tidak rutin dan menyiapkan bahan seminar, menemani dekan dalam hal pertemuan penting, menghadiri acara seminar yang sesuai kegiatan serta menyiapkan hasil atau laporan dari seminar, dan mencari peserta seminar kuliah umum yang tiba-tiba dilaksanakan di Fakultas oleh pihak luar yang telah bekerja sama dengan Fakultas.

Antara lain :

• Menyiapkan bahan seminar kuliah umum Dekan. • Membuat Curiculum Vitae yang baik.

b. Sekretaris sebagai Korespondensi

Mengetik surat keluar mengenai undangan rapat dan seminar dan menjadwal kegiatan perjalanan dinas dekan yang tidak rutin.

Hal yang harus dilakukan apabila Dekan melakukan perjalanan dinas dalam rangka menhadiri acara-acara seremonial antara lain :

• Mengurus jadwal keberangkatan sampai dengan kepulangan Dekan.

• Menyiapkan segala sesuatu yang dibutuhkan dan berkaitan dengan acara tersebut. Namun pada kenyataannya dalam melaksanakan tugas instruksi ini sekretaris mengalami kesulitan. Misalnya dalam hal menyiapkan laporan seminar yang diminta oleh Dekan harus siap sesuai yang telah diperintahkan. Kesulitan yang dihadapi adalah konsentrasi kerja tidak maksimal karena berpikiran untuk cepat menyelesaikan laporan tersebut agar tugas-tugas rutin yang dilaksanakan tidak tertunda; menyiapkan acara seminar yang tidak rutin dimana kesulitan yang dihadapi adalah apabila pembicara yang sering dipanggil untuk acara seminar tidak bersedia maka sekretaris harus cepat menghubungi pengganti dari pembicara seminar.

Dengan adanya tugas sekretaris dekan yang dilaksanakann oleh sekretaris, maka sendirinya sekretaris dekan tersebut mempunyai tanggungjawab terhadap tugas-tugas yang diberikan kepadanya.

1. Tanggungjawab Pribadi

Yaitu sekretaris harus bertanggungjawab terhadap performance diri sendiri dan upaya pengembangannya ke arah yang berkualitas. Dengan mengelola diri sendiri supaya tampil dengan performance yang prima dalam melaksanakan tugas-tugas pokok sehari-hari.

2. Tanggungjawab Organisasi atau Instansi

Yaitu tanggungjawab terhadap pencapaian superioritas kinerja dan pengaruhnya terhadap kinerja organisai atau instansi. Tanggungjawab ini terwujud melalui aktivitas dalam menciptakan suasana yang mendukung kelancaran kerja dan meningkatkan efisiensi serta efektivitas kerja di organisasi.

3. Tanggungjawab Perluasan Wawasan

Yaitu tanggungjawab sekretaris untuk meluaskan wawasan dan jalinan organisasi atau instansi dengan tujuan peningkatan daya saing. Misalnya untuk mengatur dan menguasai pelaksanaan secara formal dan informal yang diselenggarakan oleh organisasi atau instansi dalam kaitannya dengan mempersatukan dan berpartisipasi dalam mengembangkan citra organisasi atau instansi.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Berdasarkan uraian yang telah dikemukakan pada bab sebelumnya, penulis menarik kesimpulan sebagai berikut :

Penulis melihat bahwa peranan sekretaris pada Fakultas Ekonomi USU sejauh ini sudah dilaksnakan dengan baik. Dan peranan sekretaris dalam membantu kelancaran tugas-tugas dekan itu sangat penting, karena tanpa peran seorang sekretaris maka pimpinan akan sulit melakukan pekerjaannya dengan baik.

Sekretaris Dekan pada Fakultas Ekonomi USU mempunyai peranan dalam membantu dekan, yakni sebagai pemberi informasi, penerima telepon, resepsionis, penghubung antara dekan dengan pihak dalam organisasi maupun pihak luar organisasi, sehingga Sekretaris Dekan pada Fakultas Ekonomi USU memiliki dua sekretaris yakni sekretaris yang berfungsi sebagai Public Relation dan sekretaris yang berfungsi dalam hal menangani Korespondensi atau Surat Menyurat.

Untuk itu, pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki sekretaris membuat mereka mampu bekerja dengan baik dan penuh tanggungjawab serta mampu menyelesaikan pekerjaan dengan cepat dan tepat.

Sedangkan pelaksanaan tugas dan tanggungjawab sekretaris pada Fakultas Ekonomi USU sudah dilaksanakan dengan baik ini terbukti dari jadwal tugas rutin yang sudah ditentukan

sebelumnya sehingga dapat memperlancar,memperingan, dan mempermudah tugas-tugas dekan dan untuk menjadi seorang sekretaris pada Fakultas Ekonomi USU adalah harus memenuhi syarat-syarat yang telah ditetapkan, dengan memenuhi syarat-syarat tersebut dapat menciptakan seorang sekretaris yang handal, professional dan terampil dalam melaksanakan tugas.

B. SARAN

Adapun saran yang dapat penulis berikan untuk memperlancar pelaksanaan pekerjaan sekretaris pada Fakultas Ekonomi USU adalah sebagai berikut :

1. Pelaksanaan peranan dan tanggungjawab sekretaris yang selama ini dilakukan harus dipertahankan untuk kemajuan dimasa yang akan datang.

2. Sekretaris pada Fakultas Ekonomi USU terdiri dari dua orang maka sekretaris harus selalu mengetahui fungsinya masing-masing serta tugas yang diberikan atau yang ada di dalam job description, dan dapat berkomunikasi yang baik untuk saling bekerja sama sehingga efektifitas dan efisiensi dalam melaksanakan pekerjaan dapat diraih dengan baik.

3. Hubungan yang sudah tercipta baik antara sekretaris dengan bagian lainnya agar tetap dipertahankan dan lebih ditingkatkan lagi untuk kelancaran dalam mendukung pelaksanaan kerja.

4. Pengetahuan dan kemampuan berkomunikasi yang dimiliki oleh seorang sekretaris harus lebih di tingkatkan lagi, Terutama berkomunikasi dengan menggunakan bahasa asing. agar mampu bersaing di era globalisasi ini.

DAFTAR PUSTAKA

Braum, Malourmn; Cotler, Ramon. 2006. Pengertian Sekretaris. Jakarta : Gramedia

Hardiana, Agus. 2000. Peranan dan Kedudukan Sekretaris. Yogyakarta : Kanisius

Saiman,. 2005. Manajemen Sekretaris. Malang: Ghalia Indonesia.

Sunarto. 2006. Sekretaris Professional. Yogyakarta: Amus.