Konsep Sistem dan Sistem Informasi pada Organisasi dan Manajemen Perusahaan

Konsep Sistem dan Sistem
Informasi pada Organisasi dan
Manajemen Perusahaan
Fakultas Ilmu Komputer dan Teknologi Informasi
Jurusan Sistem Informasi
Universitas Gunadarma

Tujuan Pembelajaran


Memahami konsep dasar dari sistem dan sistem
informasi untuk mendapat gambaran awal SIM,
terutama dikaitkan dengan keterhubungan dengan
organisasi dan manajemen perusahaan dimana
manusia ikut berperan dalam pengolahan informasi.

Materi Perkuliahan
1.
2.

3.

Konsep Sistem dan Sistem Informasi
Konsep Organisasi dan Manajemen
Manusia sebagai Pengolah Informasi

Konsep Sistem dan Sistem
Informasi

Definisi Sistem







Sekumpulan elemen yang saling berkaitan & saling
mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama
untuk mencapai suatu tujuan.
Suatu susunan dari bagian yang teratur yang saling
terkait yang beroperasi bersama untuk mencapai
sasaran atau tujuan.
Subsistem adalah sistem didalam suatu sistem
dimana sistem berada pada lebih dari satu tingkat.
Suatu sistem adalah bagian dari sistem yang lebih
besar, sistem yang lebih besar itu adalah
supersistem.

Karakteristik Sistem

1.

2.
3.
4.

5.
6.
7.

Karakteristik sistem terdiri dari :
Komponen (Elemen)
Batasan sistem (Boundary)
Lingkungan luar (Environment)
Penghubung sistem (Interface)
Masukan (Input)
Keluaran (Output)
Sasaran sistem (Objective/Goal)

Karakteristik Sistem






Komponen (Elemen)
Komponen dari suatu sistem dikenal sebagai
subsistem.
Batasan (Boundary)
Daerah yang membatasi antara sistem yang satu
dengan yang lainnya/dengan lingkungan luar.
Lingkungan luar sistem (Environment)
Segala sesuatu di luar dari batas sistem yang
mempengaruhi operasi dari suatu sistem. Contoh :
vendor, pelanggan, pemilik, pemerintah, bank, pesaing.

Karakteristik Sistem




1.

2.
3.

Penghubung sistem (Interface)
Suatu media penghubung antara subsistem dengan
subsistem lainnya.
Masukan (Input)
Data/Informasi yang dimasukkan ke dalam sistem.
Pada sistem informasi,masukan dapat berupa:
Data transaksi
Data non transaksi
Instruksi

Karakteristik Sistem


1.
2.

3.


Keluaran (Output)
Hasil dari pemrosesan, dapat berupa keluaran yang
berguna (informasi dan produk) atau keluaran yang
tidak berguna (limbah).
Pada sistem informasi, keluaran dapat berupa :
Informasi
Saran
Cetakan laporan
Sasaran sistem (Objective/Goal)
Suatu tujuan yang ingin dicapai oleh suatu sistem.

Model Umum Sistem
Masukan



SISTEM

Keluaran

Konfigurasi komputer sebagai sistem
Interface

INPUT

CPU

STORAGE

OUTPUT

Klasifikasi Sistem


Sistem Abstrak
Sistem yang berisi gagasan atau konsep.



Sistem Fisik
Sistem yang secara fisik dapat dilihat.

Klasifikasi Sistem


Sistem Deterministik
Sistem yang operasinya dapat diprediksi atau
diramalkan secara tepat. Interaksi antar bagian
diketahui dengan pasti.



Sistem Probabilistik
Sistem yang tidak bisa diramal dengan pasti karena
mengandung unsur probabilitas. Sesuatu yang mungkin
tetapi ada sedikit kesalahan atas ramalan.

Klasifikasi Sistem


Sistem Tertutup
Sistem mandiri, sistem yang tidak bertukar materi,
informasi atau energi dengan lingkungan (tidak
dipengaruhi oleh lingkungan).



Sistem Terbuka
Sistem yang berhubungan dengan lingkungan dan
dipengaruhi oleh lingkungan.

Klasifikasi Sistem


Sistem Alamiah
Sistem yang terjadi karena alam (tidak dibuat oleh
manusia).



Sistem Buatan Manusia
Sistem yang dibuat oleh manusia.

Pembentukan Subsistem


Pengunsuran (Factoring)
Perancangan sistem menurut keseluruhan sistem,
penguraian menjadi subsistem. Sistem hasil proses
pengunsuran membentuk struktur.

Pembentukan Subsistem




Penyederhanaan (Simplikasi)
Setiap sistem atau subsistem memiliki masukan,
keluaran dan interface dengan subsistem-subsistem
lainnya. Sehingga akan menyebabkan banyak interface
yang harus didefinisikan. Oleh karena itu diperlukan
suatu peneyderhanaan pada penggambaran interface.
Setiap jalinan adalah interface yang berpotensi untuk
komunikasi antar subsistem dan mengandung jalur
informasi.

Pembentukan Subsistem


Pemisahan (Decoupling)
Dua subsistem yang berhubungan sangat erat
membutuhkan suatu koordinasi & penjadwalan waktu
yang tepat.

Pengendalian dalam Sistem Umpan
Balik





Diwujudkan dengan menggunakan umpan balik
(feedback).
Untuk mengatur agar sistem berjalan sesuai dengan
tujuan.
Dilakukan dengan membandingkan keluaran sistem
dengan keluaran yang diinginkan.

Jenis Umpan Balik




Umpan balik negatif (negatif feedback)
Menyesuaikan penyimpanan terhadap standar.
Umpan balik positif (positive feedback)
Untuk menambah keluaran atau mendorong proses
supaya memberikan hasil yang baik, tanpa harus
menunggu terjadinya penyimpangan.

Perancangan Sistem
Analisis Sistem
 Penguraian dari suatu sistem yang utuh ke dalam
bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk
mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan,
kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan
yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan.
 Tugas Utama Analisis Sistem
1. Menentukan lingkup sistem
2. Mengumpulkan fakta
3. Mengkomunikasikan temuan-temuan tersebut
melalui laporan analisis sistem


Perancangan Sistem

1.

2.
3.
4.



Langkah-langkah yang dilakukan analisis sistem :
Identifity
Understand
Analize
Report
Sistem analis merupakan kunci dalam proses
pengembangan sistem. Sistem analis bekerja dalam
sebuah tim berbasis proyek.

Perancangan Sistem


1.
2.

Manajemen Proyek
Memiliki 2 tujuan :
Mencegah proyek selesai lebih dari waktu yang
ditetapkan (terlambat)
Mencegah proyek kelebihan anggaran
Membantu manajemen dalam memantau kemajuan
proyek

Konsep Organisasi dan
Manajemen

Organisasi dan Manajemen


Organisasi
Alat yang digunakan manusia untuk mencapai suatu
tujuan tertentu. Tujuan mempelajari organisasi untuk
memperbaiki antar hubungan manusia, perilaku
organisasi, berusaha menolong manusia dan organisasi
agar dapat saling berhubungan secara lebih efektif.



Manajemen
Suatu ilmu dan seni menggerakan orang lain untuk
mencapai tujuan tertentu.

Teori Manajemen

Konsep Organisasi dan Manajemen
sehubungan dengan Sistem Informasi
PERENCANAAN

Pemilihan tujuan & penetapan kebijakan, prosedure &
program untuk mencapainya.

PENGORGANISASIAN

Pengelompokan kegiatan yang harus dilaksanakan &
menetapkan bentuk serta hubungan keorganisasian untuk
menjalankan kegiatan.

PENYUSUNAN STAFF

Pemilihan & pelatihan orang untuk bekerja dalam
organisasi.

PENGKOORDINASIAN

Penjadwalan kegiatan dalam urutan yang tepat &
pengkomunikasian perubahan kebutuhan.

PENGARAHAN

Pemimpin, pemberian pedoman, pengarahan &
pemotivasian orang dalam organisasi.

PENGENDALIAN

Pengukuran prestasi & penyimpangannya dari rencana.
Pengaturan & pembetulan kegiatan atau kebijakan.

Struktur Keorganisasian


Model Dasar
Struktur Hirarki

Struktur Keorganisasian








Spesialisasi
Pembagian pekerjaan atas tugas-tugas khusus dalam
organisasi.
Hubungan Lini & Staff
Lini menjelaskan wewenang perintah langsung dari fungsifungsi dalam organisasi.
Staff berhubungan dengan kegiatan-kegiatan pendukung
seperti analisis & konsultasi.
Wewenang & Tanggung jawab
Wewenang adalah hak untuk memerintah dari atas ke bawah.
Tanggung jawab adalah pertanggungjawaban ke atas.
Rentang Kendali
Menunjukkan banyaknya bawahan yang diawasi oleh
seseorang atasan.

Struktur Keorganisasian
Model Variasi
1. Organisasi berdasarkan produk & jasa mandiri.
Struktur organisasi ini menghasilkan orang yang lebih
diarahkan pada output dibandingkan pengolahannya.


Struktur Keorganisasian
2. Organisasi Matriks
Struktur organisasi matriks menggunakan hubungan lateral yaitu
menggabungkan organisasi fungsional dengan produk & jasa.
Organisasi fungsional dipandang sebagai suatu arus.

Produk & Jasa dipandang sebagai aliran melalui organisasi fungsional.

Struktur Keorganisasian


Dalam organisasi proyek, sumber-sumber daya adalah
proyek-proyek yang ditugaskan dengan dikepalai oleh
seorang direktur proyek.

Model Pengolahan Informasi Pada
Struktur Organisasi

1.
2.
3.

1.
2.
3.
4.

5.
6.

7.

Banyaknya pengolahan informasi dipengaruhi oleh faktor-faktor :
Ketidakpastian tugas.
Banyaknya unsur relevan untuk pengambilan keputusan.
Saling ketergantungan unit organisasi.
Tanggapan keorganisasian atas kebutuhan pengolahan
informasi:
Prosedure pengoperasian & aturan keputusan.
Hirarki wewenang.
Subsistem mandiri.
Sumber daya lentur.
Struktur mandiri.
Sistem informasi manajemen.
Bentuk organisasi lateral.

Peranan Manusia dalam Organisasi


Menurut Abraham Maslow, ada 5 kebutuhan dasar
manusia yang terendah sampai dengan tertinggi.

Rendah

Tinggi

Fisiologis

Kebutuhan fisik seperti rasa lapar, haus

Keamanan

Perlindungan terhadap bahaya

Perhatian

Kepuasan dalam keikutsertaan dalam
kelompok & menerima persahabatan

Penghargaan

Menghargai diri & dihargai

Perwujudan
Diri

Pemenuhan diri, mencari kreativitas

suatu

Peranan Manusia dalam Organisasi


Dinamika Kelompok
Terkadang kelompok kecil merupakan faktor yang mempengaruhi
antara individu dengan organisasi.



Gaya Kepemimpinan
Teori X yang mendukung gaya autorizer.

1.

Manajemen bertanggung jawab untuk mengorganisasi unsur-unsur
produktif/bahan, peralatan & manusia guna tujuan ekonomis.

2.

Sehubungan dgn manusianya, ini adalah proses pengarahan upaya
motivasi mereka, mengendalikan kegiatan dan menjaga perilaku
mereka agar sesuai dgn kebutuhan perusahaan.

3.

Tanpa intervensi aktif manajemen ini, orang-orang menjadi pasif
dan menolak terhadap kebijakan perusahaan. Karenanya mereka
harus dihukum / diberi sanksi.

Peranan Manusia dalam Organisasi

1.
2.
3.

Teori Y yang mendukung gaya partisipatif / supportif.
Orang adalah aktif akibat pengalaman dalam
organisasi.
Motivasi, potensi untuk perkembangan, kapasitas
untuk menerima.
Kesediaan untuk mengarahkan perilaku kepada
tujuan organisasi.

Manusia sebagai Pengolah
Informasi

Model Dasar Manusia sebagai
Pengolahan Informasi
Indera penerima yang menerima isyarat dan
meneruskannya kepada unit pengolah. Hasil olahan
adalah respon/tanggapan keluar.
Indera
Penerima

Saluran

Pengolah
mental

Ingatan

Saluran

Hasil

Manusia Sebagai Pengolah Informasi




1.
2.

3.


Kapasitas manusia dalam menerima masukan dan
menghasilkan keluaran (tanggapan) adalah terbatas. Bila
sistem pengolah manusia dibebani melampaui batas. Tingkat
tanggapannya akan berkurang.
Manusia mengurangi banyaknya masukan sampai batas jumlah
yg diatasi melalui suatu proses penyaringan/seleksi.
Penyaringan ini biasanya berdasarkan pada kemungkinan
pentingnya rangsangan. Penyaringan merupakan akibat :
Kerangka acuan individual.
Prosedur keputusan normal.
Keputusan dalam keadaan tertekan
Para individu mengatur penyaringan kepentingan
berdasarkan pengalaman, latar belakang, kebiasaan dan lainlain.

Manusia sebagai Pengolah Informasi
Allen Newell dan Herbert. A. Simon
Membuat model pengolahan sistem informasi manusia
yang dianalogikan dengan sistem informasi komputer,
model tersebut dikenal dengan “model NewellSimon”.
Di dalam model tersebut sistem pengolahan pada
manusia yang terdiri dari :
1. Ingatan jangka pendek,
2. Pengolahan dasar,
3. Penafsir dibantu oleh ingatan jangka panjang dan
ingatan luar.

Manusia sebagai Pengolah Informasi
Penerima
Lingkungan

Ingatan

Pengolah
Penghasil

Struktur umum sistem pengolahan informasi manusia
Penyimpanan

Masukan

Pengolahan

Keluaran

Model umum sistem informasi komputer

Sistem Pengolah Informasi Manusia


1.
2.

3.




Sistem pengolah informasi manusia terhadap sebuah
pengolah, masukan, penggerak keluaran dan 3 jenis
ingatan yaitu :
Ingatan jangka panjang
Ingatan jangka pendek
Ingatan luar
Ingatan jangka panjang dapat menangkap rangsangan
yang cepat dan banyak, serta cepat dalam
menampilkannya kembali.
Ingatan jangka pendek hanya sedikit dapat menangkap
rangsangannya, dan kurang tahan lama dalam
menyimpan ingatannya.

Sistem Pengolah Informasi Manusia








Berdasarkan kemampuannya, ingatan jangka panjang dapat
disamakan dengan sistem penyimpanan pada komputer, ingatan
jangka pendek dapat disamakan dengan sistem pencatatan atau
penyimpanan sementara (register pad).
Sistem pengolahan informasi manusia bekerja secara serial,
sedangkan sistem pengolahan informasi komputer bisa serial dan
bisa paralel, oleh karenanya komputer dianggap lebih mampu
daripada manusia.
Dalam menghadapi persoalan, untuk pemecahannya manusia
biasa merumuskannya (identifikasi masalah). Persoalan yang
dihadapi menurut istilah Newell-Simon disebut lingkungan tugas
(task environment) dan identifikasi persoalan disebut ruang
persoalan (problem space)
Ruang persoalan atau cara manusia mengidentifikasi
persoalannya akan dipengaruhi oleh kebiasaan, dugaan, dan sikap
mental

Manusia sebagai Pengolah Informasi
Ingatan Dalam
Ingatan jangka panjang
Pengolah

Ingatan jangka pendek
Masukan

Pengolah baku

Keluaran

Interpreter

Ingatan Luar
Kertas

Papan tulis

Tabung gambar

Keterbatasan Manusia sebagai
Pengolah Informasi




1.
2.
3.

Pengolahan data & berhubungan langsung dengan
ingatan jangka pendek.
Kemampuan manusia untuk menemukan perbedaanperbedaan yaitu menemukan perbedaan data benar
dengan data salah juga dalam reaksi penerima terhadap
keanekaan dalam nilai data yg diterima.
Dalam memadukan & menafsirkan data probabilitas :
Kurang memahami intuitif akibat ukuran/sampel
terhadap penyimpangannya
Kurang kemampuan intuitif untuk mengenal korelasi
& causality
Cenderung mengambil kesimpulan dalam perkiraan
dan kemungkinan

Keterbatasan Manusia sebagai
Pengolah Informasi


Mengingat jumlah data yang banyak dan sangat bervariasi
serta keterbatasan kemampuan manusia, maka sering
dilakukan pemampatan atau peringkasan data. Meskipun ada
peningkatan terhadap prestasi keputusan, tetapi para
pengambil keputusan merasa kurang yakin terhadap apa yang
diputuskannya.



Para pengambil keputusan kadang-kadang mengumpulkan
data yang sebanyak-banyaknya, padahal data yang benar-benar
diperhatikan untuk pengambilan keputusan itu hanya sebagian.
Hal ini cenderung rnerupakan tanggapan psikologis dari pada
ekonomis, oleh karenanya dilihat dari keorganisasian hal ini
merugikan, sebab adanya penyimpanan dan pengolahan yang
sia-sia.

Dokumen yang terkait

Dokumen baru