RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI SURAT UI
RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI SURAT UIN SUNAN
KALIJAGA MENGGUNAKAN PENDEKATAN AGILE PROCESS
DENGAN MODEL EXTREME PROGRAMMING
RESUME SKRIPSI
untuk memenuhi sebagian persyaratan
mencapai derajat Sarjana S-1
Program Studi Teknik Informatika
disusun oleh:
Dedy Fajar Setyawan
10651001
PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUNAN KALIJAGA
YOGYAKARTA
2014
2
RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI SURAT UIN SUNAN
KALIJAGA MENGGUNAKAN PENDEKATAN AGILE PROCESS
DENGAN MODEL EXTREME PROGRAMMING
Dedy Fajar Setyawan
NIM. 10651001
INTISARI
Peran surat dinas sebagai sarana komunikasi untuk menyampaikan
informasi kedinasan sangat vital dalam jalannya administrasi pemerintahan,
karena dapat mempengaruhi proses pengambilan keputusan.
Dengan
kecanggihan
teknologi
informasi,
tata
persuratan
perlu
diselaraskan, guna meningkatkan efisiensi dan efektivitas organisasi. Sistem
informasi surat merupakan sistem informasi untuk mengelola surat dinas sebagai
sarana komunikasi kedinasan dalam mendukung kelancaran pelaksanaan tugas
suatu organisasi.
Sistem informasi surat dikembangkan menggunakan bahasa pemrograman
PHP yang berbasis web dan menggunakan database Oracle yang dihubungkan
melalui web service. Metode pengembangan sistem yang digunakan dalam
pembuatan
sistem
ini
adalah
metode
extreme
programming.
Metode
pengembangan sistem ini menekankan pada komunikasi yang intens antara client
dan tim.
Sistem informasi surat yang dibuat mempunyai fitur-fitur untuk mengelola
surat masuk, proses disposisi, proses surat terusan/ memo/ nota dinas dan
pembuatan surat keluar dengan fasilitas otomasi penomoran surat. Dengan adanya
sistem informasi surat ini dapat mengefisensikan administrasi persuratan dan
memudahkan pegawai dalam melakukan pencarian surat.
Kata Kunci: Agile Process, Disposisi, Extreme Programming, Oracle, PHP,
Sistem Informasi, Sistem Informasi Surat, Web Based, Web Service.
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1.
Latar Belakang
Kepemerintahan yang baik (good governance) menjadi sebuah komitmen
dalam pengelolaan administrasi pemerintahan antar instansi dan sudah sangat
mendesak untuk dilaksanakan oleh aparatur pernerintah sesuai dengan tuntutan
masyarakat. Salah satu solusi yang diperlukan adalah implementasi Pemerintahan
Elektronik (e-Government).
Pemerintahan Elektronik (e-Government) adalah pemanfaatan teknologi
informasi dan komunikasi (TIK) guna pelaksanaan pemerintahan yang efisien dan
murah, dengan meningkatkan pelayanan masyarakat dengan cara menyediakan
sarana publik sehingga masyarakat mudah mendapatkan informasi, dan
menciptakan pemerintahan (Indrajit, 2006).
Naskah dinas atau disebut juga dengan surat dinas merupakan sarana
komunikasi kedinasan dalam administrasi pemerintahan. Peran surat dinas sangat
vital dalam jalannya administrasi karena dapat mempengaruhi proses pengambilan
keputusan.
Dalam kegiatan administrasi persuratan di Universitas Islam Negeri Sunan
Kalijaga Yogyakarta masih dilakukan secara manual. Baik dalam pembuatan surat
keluar ataupun pengarsipan surat masuk. Pembuatan surat keluar dengan cara
manual sangat tidak efisien karena pegawai atau pejabat yang ingin membuat
surat harus datang ke bagian tata usaha untuk membuat nomor surat. Selain itu
penomoran surat manual juga menyebabkan kemungkinan terjadinya nomor
1
2
ganda pada surat dinas. Dengan semakin banyaknya surat yang dibuat dan
diterima maka proses pencarian surat dan pengawasan peredaran surat akan sulit
dilakukan. Oleh karena itu, diperlukan sistem informasi surat terpusat yang dapat
memudahkan proses administrasi persuratan di UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta.
Dalam pengembangan sistem informasi permasalahan utama yang sering
terjadi adalah perubahan requirement yang begitu cepat. Hal ini terjadi karena
perubahan proses bisnis ataupun teknologi yang berlangsung lebih cepat daripada
proses pengembangan sistem itu sendiri. Maka dari itu, diperlukan model
pengembangan sistem yang efisien dan fleksibel. Extreme Programming
merupakan salah satu model yang ada dalam pendekatan agile process
(pengembangan perangkat lunak jangka pendek). Extreme Programming mencoba
meningkatkan efisiensi dan fleksibilitas melalui berbagai prinsip dan teknik
praktis pengembangan perangkat lunak. Oleh karena itu model Extreme
Programming digunakan dalam pengembangan sistem informasi surat ini.
1.2.
Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan di atas, maka rumusan
masalah dalam penelitian ini adalah bagaimana cara merancang dan membangun
sistem informasi surat secara terpusat yang dapat memudahkan pegawai dalam
proses
administrasi
persuratan
dengan
menggunakan
metode
Programming.
1.3.
Batasan Masalah
Adapun batasan masalah dalam penelitian ini sebagai berikut :
Extreme
3
1.
Pengguna sistem ini adalah pegawai yang telah terdaftar di Archive
Directory dan database SIMPEG UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta.
2.
Surat keluar hanya dapat diterima oleh pegawai internal UIN Sunan
Kalijaga Yogyakarta.
3.
Sistem Informasi Surat ini dikembangkan dengan berbasis web.
4.
Studi kasus penelitian ini dilakukan di UIN Sunan Kalijaga
Yogyakarta.
1.4.
Tujuan Penelitian
Berdasarkan rumusan masalah di atas, maka tujuan penelitian ini adalah
untuk merancang dan membangun sistem informasi surat secara terpusat yang
dapat memudahkan pegawai dalam proses administrasi persuratan menggunakan
metode Extreme Programming.
1.5.
Manfaat Penelitian
Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat-manfaat
sebagai berikut:
1.6.
1.
Memudahkan pegawai dalam pembuatan surat.
2.
Memudahkan pegawai dalam pencarian surat.
3.
Memudahkan bagian Tata Usaha dalam mengawasi peredaran surat.
Keaslian Penelitian
Penelitian yang berkaitan dengan pengembangan sistem informasi surat
UIN Sunan Kalijaga menggunakan pendekatan agile process dengan model
Extreme Programming, sejauh pengetahuan penulis, penelitian tersebut belum
pernah dilakukan.
4
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA DAN LANDASAN TEORI
2.1.Tinjauan Pustaka
Penelitian mengenai sistem informasi surat yang serupa pernah dilakukan
sebelumnya, yaitu penelitian yang berjudul “Rancang Bangun Sistem Informasi
Manajemen Surat” (Sasongko & Diartono, 2009). Sistem yang dibuat dalam
penelitian ini mempunyai fasilitas surat masuk, surat keluar dan disposisi. Meski
dalam sistem ini memiliki fasilitas pembuatan surat akan tetapi, penomoran surat
masih dilakukan secara manual.
Penelitian lain yang berhubungan dengan sistem informasi surat yaitu
penelitian dengan judul “Perancangan Sistem Informasi Arsip Surat Menyurat di
Universitas U'Budiyah Indonesia Menggunakan PHP dan MySQL”(Junidar,
2012). Sistem yang dikembangkan dalam penelitian ini untuk memudahkan dosen
ataupun karyawan dalam pencarian surat masuk dan surat keluar. Fasilitas yang
ada dalam sistem ini hanya sebatas arsip surat.Ada dua jenis akses level dalam
sistem ini yaitu, user biasa(dosen atau karyawan) dan admin. Dalam sistem ini
dosen dan karyawan hanya dapat melihat surat masuk dan surat keluar. Sedangkan
admin memiliki fasilitas input data user dan input data tempat penyimpanan surat.
Penelitian lain adalah penelitian dengan judul “Pembuatan Sistem
Informasi Penatausahaan Surat dan Arsip Berbasis Web Studi Kasus Kantor
Pelayanan Perbendaharaan Negara Bengkulu” (Triyono, Samopa, & Burhan,
2013). Pada penelitian ini bertujuan untuk mengembangkan sistem yang dapat
membantu
kantor
Pelayanan
Perbendaharaan
Negara
Bengkulu
dalam
5
penatausahaan surat dan pendokumentasian file surat dengan menyimpan file
digital pada sistem.
Dari beberapa hasil penelitian di atas yang telah dilakukan oleh beberapa
orang dengan menggunakan metode yang berbeda-beda, maka disini penulis ingin
membuat sebuah penelitian yang berjudul “Rancang Bangun Sistem Informasi
Surat Menggunakan Pendekatan Agile Process dengan Model Extreme
Programming”. Perbedaan penelitian ini dengan penelitian sebelumnya adalah
sistem yang dikembangkan dalam penelitian ini memiliki fitur penomoran
otomatis. Selain itu, perbedaan yang lain terletak pada metode pengembangan
sistemnya, yaitu menggunakan pendekatan Agile Process dengan Model Extreme
Programming.
2.2.Landasan Teori
2.2.1. Sistem Informasi
Sistem adalah kumpulan dari komponen yang saling terhubung satu
dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai tujuan
tertentu (Jogiyanto, 2009). Data terdiri atas fakta-fakta dan angka-angka
yang relatif tidak berarti bagi pengguna. Sedangkan Informasi adalah data
yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya
dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau saat mendatang
(Davis, 1999). Dengan demikian, Sistem informasi adalah sebuah
rangkaian prosedur formal di mana data dikelompokkan, diproses menjadi
informasi, dan didistribusikan kepada pemakai (Hall, 2001).
6
2.2.2. Sistem Informasi Surat
Surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak
dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta (Barthos,
2003). Informasi surat berawal dari tahap penciptaan, berlajut dengan
tahap penggunaan dan berakhir pada tahap pelestarian (Tim Bagian
Ketatausahaan UIN Sunan Kalijaga, 2009). Dengan demikian sistem
informasi surat (berikutnya akan disingkat sebagai SISURAT) adalah
sistem informasi untuk mengelola surat dinas sebagai sarana komunikasi
kedinasan dalam mendukung kelancaran pelaksanaan tugas suatu
organisasi.
2.2.3. Extreme Programming
Extreme Programming merupakan salah satu model yang ada
dalam pendekatan agile process. Agile process dikenal dengan model yang
interaktif dan incremental. Dalam pendekatan agile process suatu
perangkat lunak dikembangkan dengan desain minimalis, pengujian
bertahap, dan dokumentasi yang tidak berlebihan. Model Extreme
Programming
didefinisikan
sebagai
suatu
metode
ringan
yang
menekankan pada komunikasi yang intens, hingga model pengerjaan yang
interaktif dan incremental (Ferdiana, 2012).
Di dalam pengembangan sistem yang menggunakan Extreme
Programming terdapat empat tahapan, yaitu: Planning, Design, Coding,
dan Testing (Pressman, 2010).
7
BAB III
METODE PENGEMBANGAN SISTEM
Metode penelitian dalam penelitian ini dibagi menjadi tiga, yaitu metode
pengumpulan data, kebutuhan pengembangan sistem dan metode pengembangan
sistem.
3.1.
Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian tugas akhir
ini, yaitu :
3.1.1. Studi Kepustakaan
Pengumpulan data dilakukan dengan cara mempelajari referensi
dan
penelitian
yang
terkait
dengan
sistem
yang dibuat,
yaitu
pengembangan sistem untuk menangani proses administrasi persuratan,
seperti pengarsipan surat masuk, disposisi surat, pembuatan surat keluar
dan otomasi penomoran surat. Selain itu, mempelajari teori yang berkaitan
dengan pengembangan sistem menggunakan pendekatan Agile Process
dengan model Extreme Programming.
3.1.2. Wawancara
Wawancara dilakukan kepada pihak-pihak yang berkaitan dengan
masalah yang diteliti. Dalam hal ini, pihak yang berkaitan langsung adalah
project owner dan pegawai bagian tata usaha. Project owner atau pemilik
proyek merupakan pihak yang menjadi sumber utama dalam pencarian
informasi kebutuhan sistem yang akan dibangun. Project owner tersebut
adalah Bapak Agung Fatwanto, selaku ketua PTIPD UIN Sunan Kalijaga.
8
Selain project owner , wawancara juga dilakukan kepada pegawai
bagian tata usaha. Wawancara dilakukan kepada Bapak Abdul Haris
Mahmudi selaku Kepala Bagian Tata Usaha Pusat Administrasi UIN
Sunan Kalijaga dan Ibu Wahyu Setianingsih selaku staf bagian Tata
Persuratan
UIN
Sunan
Kalijaga.
Wawancara
dilakukan
untuk
mendapatkan gambaran proses bisnis tata persuratan di UIN Sunan
Kalijaga.
3.2.
Metode Pengembangan Sistem
Metode yang digunakan dalam pengembangan sistem pada penelitian ini
menggunakan metode extreme programming. Metode ini cocok digunakan untuk
pengembangan sistem jangka pendek. Selain itu metode ini sangat cocok untuk
pengembangan sistem yang bersifat user oriented (berorientasi pengguna) karena
developer dan client bekerja sama selama pengembangan sistem berlangsung. Hal
ini akan meningkatkan keberhasilan dalam implementasi sistem. Dalam metode
extreme programming terdapat empat tahapan yang harus dilakukan, yaitu:
planning, design, coding, dan testing. Berikut penjelasan deskripsi tahapan dalam
penelitian yang penulis lakukan:
1. Planning
Pada tahap pertama ini dilakukan pembuatan user story (cerita)
berdasarkan data yang diperoleh dari client. User story ini akan
menjadi gambaran dasar dari sistem yang akan dikembangkan.
9
2. Design
Pada tahap design dilakukan perancangan alur kerja sistem dan
perancangan database berdasarkan user story yang telah dibuat
sebelumnya. Pada penelitian ini peneliti menggunakan UML untuk
merancang alur kerja sistem.
3. Coding
Coding (pengkodean) merupakan tahap pembuatan sistem
berdasarkan rancangan yang telah dibuat. Dalam pembuatan sistem ini
dilakukan oleh dua orang yaitu seorang programmer dan seorang
tester dalam hal ini dilakukan oleh Ibu Wahyu Setianingsih selaku staf
bagian Tata Persuratan UIN Sunan Kalijaga. Tahap ini dapat dilakukan
secara berulang-ulang (refactoring) apabila terdapat koreksi.
4. Testing
Testing merupakan tahap pengujian sistem, setiap modul yang
sedang dikembangkan akan terlebih dahulu mengalami pengujian.
Apabila masih belum sesuai dengan permintaan, maka akan dilakukan
perbaikan pada bagian yang dikoreksi. Jika sudah sesuai dengan
permintaan maka sistem sudah dapat diimplementasikan.
10
BAB IV
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
4.1.
Planning (Perencanaan)
Pada tahap ini dilakukan analisis kebutuhan untuk mendapatkan kebutuhan
apa saja yang akan digunakan dalam pembuatan sistem. Disini penulis melakukan
wawancara kepada client.
Dari hasil wawancara yang dilakukan didapatkan beberapa uraian
mengenai user (pengguna) dan fitur apa saja yang akan dikembangkan. Berikut
merupakan pebagian kategori user dalam sistem ini:
1. Admin
Admin adalah orang yang bertugas untuk mendigitalisasi surat
yang masuk, mengarahkan surat, membuat surat keluar dan mengelola
segala hal yang berkaitan dengan administrasi persuratan.
2.
Pejabat
Pejabat dapat menerima surat masuk dan tembusan surat yang
sebelumnya telah diarahkan oleh admin. Surat yang masuk dapat di
disposisikan ke pejabat dibawahnya atau ke pegawai pada bagian atau
unit yang sama. Selain itu pejabat juga dapat menerima surat keluar
yang terkait dengannya.
3.
Pegawai
Pegawai hanya dapat menerima disposisi masuk dari atasannya
dan surat keluar yang terkait dengan pegawai tersebut.
11
4.2.
Design (Perancangan)
Dari hasil analisis kebutuhan fungsional sebelumnya kemudian dirancang
dengan menggunakan UML (Unified Modelling Language).
4.2.1. Use Case Diagram
Use case diagram merupakan diagram yang dibuat berdasarkan
sudut pandang user . Pada use case diagram, user seolah-olah dilibatkan
pada tahap analisis dan desain sistem. Use case diagram merupakan suatu
konstruksi yang membantu analis sistem dalam menentukan bagaimana
keadaan sistem. Use case diagram menggambarkan sistem dengan
mengacu pada apa yang akan dilakukan user terhadap sistem. Gambaran
use case sistem informasi surat dapat dilihat pada gambar 4.1.
Gambar 4.1 Sea Level Use Case Sistem Informasi Surat
12
4.2.2. Class Diagram
Class
diagram menggambarkan struktur sistem dengan
mendefinisikan kelas-kelas yang akan dibuat untuk membangun
sistem. Didalam class terdapat atribut dan metode atau operasi.
Atribut merupakan variabel-variabel yang dimiliki oleh suatu class,
sedangkan metode atau operasi adalah fungsi-fungsi yang dimiliki
oleh suatu class. Rancangan class diagram sistem surat dapat dilihat
pada gambar 4.2.
Gambar 4.2 Class Diagram Sistem Surat
13
BAB V
IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN SISTEM
5.1.
Implementasi
Implementasi merupakan bagian dari proses pengkodean program
berdasarkan hasil analisis dan rancangan sistem sebelumnya. Dalam tahap
implementasi untuk membangun sistem informasi surat ini penulis menggunakan
bahasa pemrograman PHP dan database Oracle 11g sebagai media penyimpanan
datanya.
5.1.1. Implementasi Basis Data
Gambar 5.1 Implementasi Database 1
14
Gambar 5.2 Implementasi Database 2
Pada tahap implementasi basis data ini peneliti menggunakan
database Oracle 11g karena kehandalannya dalam menampung serta
mengelola data dengan kapasistas yang sangat besar. Pada gambar 5.1 dan
gambar 5.2 menunjukkan hasil implementasi database Oracle 11g.
Selain menggunakan basis data internal sistem surat, pada
penelitian ini juga menggunakan web service SIA untuk mengakses data
yang berhubungan dengan akademik dan web service SIMAR untuk
mengakses data ruang di UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta. Web service
UIN Sunan Kalijaga dapat dapat diakses melalui alamat URL
15
http://service.uin-suka.ac.id/servsiasuper/index.php/. Detail daftar API
web service SIA dan SIMAR yang digunakan dalam sistem informasi surat
dapat dilihat pada tabel 5.1.
Tabel 5.1 Detail Daftar Alamat Web Service UIN Sunan Kalijaga
API
Kode
sia_public/sia_mahasi 26000
swa/data_search
sia_public/sia_dosen/ 20000
data_search
sia_public/sia_master 19000
/data_search
simar_public/simar_
4004
mahasiswa/get_gedun
g
simar_public/simar_
4004
mahasiswa/ruang_by
_gedung
simar_public/simar_g 1011
eneral/get_jadwal
API
Parameter
Subkode
26
nama
Data mahasiswa
6
kd_prodi
Data dosen
2
kd_fakultas
Data prodi
7.
simar_public/simar_g
eneral/insert_procedu
re_peminjaman_kelas
02
1044
1
8.
simar_public/simar_g 1050
eneral/insert_det_pem
injaman_kelas
simar_public/simar_g 1066
eneral/delete_peminja
man
1
No
1.
2.
3.
4.
5.
6.
9.
API URL
1
Output
Data gedung
1
kd_gedung
Data ruang
1
kd_ruang,
tgl_mulai,
tgl_selesai
kd_peminjam,
nama, alamat,
institusi, jabatan,
telp, tgl_mulai,
tgl_selesai,
keperluan,
kd_grup_user,
kd_system,
kd_gedung
kd_peminjaman,
kd_ruang
Data jadwal
ruang
kd_peminjaman
Boolean
2
Identitas
peminjaman
Boolean
16
5.1.2. Implementasi Sistem Informasi Surat
Implementasi sistem informasi surat terdiri dari beberapa halaman.
Halaman sistem ditampilkan sesuai dengan status user yang login. Berikut
beberapa contoh halaman yang ada dalam sistem informasi surat:
5.1.2.1. Halaman Tambah Surat Masuk
Halaman tambah surat masuk ini digunakan admin untuk
menambahkan data surat masuk baru. Halaman tambah surat masuk
dapat dilihat pada gambar 5.3.
Gambar 5.3 Halaman Tambah Surat Masuk
17
5.1.2.2. Halaman Detail Surat Masuk
Halaman detail surat masuk digunakan admin untuk melihat
detail informasi surat masuk. Halaman detail surat masuk dapat
dilihat pada gambar 5.4.
Gambar 5.4 Halaman Detail Surat Masuk
5.1.2.3.
Halaman Detail Disposisi Masuk
Halaman detail disposisi masuk ini berfungsi untuk
menampilkan detail informasi disposisi yang diterima oleh pejabat
atau pegawai. Halaman detail disposisi masuk dapat dilihat pada
gambar 5.5.
18
5.1.2.4. Halaman Tambah Surat Keluar
Halaman tambah surat keluar ini berfungsi untuk membuat
dan mengirim surat keluar. Halaman tambah surat keluar dapat
dilihat pada gambar 5.6.
Gambar 5.5 Halaman Detail Disposisi Masuk
19
Gambar 5.6 Halaman Form Tambah Surat Tugas
5.1.2.5.
Halaman Detail Surat Keluar
Halaman detail surat keluar ini berfungsi untuk melihat detail
informasi surat keluar yang telah dibuat oleh admin. Contoh halaman
20
detail surat keluar untuk jenis surat korespondensi dapat dilihat pada
gambar 5.7.
Gambar 5.7 Halaman Detail Surat Keluar
5.2.
Pengujian
Pengujian sistem merupakan tahap terakhir pada penelitian ini. Pengujian
dilakukan untuk memastikan fitur-fitur sistem berfungsi sesuai yang diharapkan.
Pada tahap ini, pengujian sistem dilakukan menggunakan metode black box.
Teknik black box merupakan metode pengujian dengan memfokuskan pada
fungsional sistem yang telah dibangun serta memperhatikan hasil dari sistem
apakah telah berjalan sesuai yang diharapkan.
21
BAB VI
HASIL DAN PEMBAHASAN
6.1.
Proses Pengembangan Sistem Informasi Surat dengan metode
Extreme Programming
Pengembangan sistem informasi surat ini menggunakan metode extreme
programming. Dengan metode ini pengembang dan client dapat saling bekerja
sama demi keberhasilan sebuah sistem. Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya
bahwa metode extreme programming ini mempunyai empat tahapan, yaitu
panning, design, coding dan testing.
6.1.1. Planning Tahap I
Pada planning tahap pertama ini penulis melakukan observasi
untuk memperoleh gambaran fitur atau user story (cerita). Penulis
menemui client yang meminta pembuatan sistem informasi surat ini, yaitu
bapak Agung Fatwanto (pihak PTIPD UIN Sunan Kalijaga). Pada
observasi yang pertama ini, pihak PTIPD menceritakan bagaimana
gambaran umum sistem yang akan dibangun. Hasil dari observasi yang
pertama yaitu pengguna sistem terdiri dari admin, pejabat dan pegawai
UIN Sunan Kalijaga. Selain itu, proses bisnis pada sistem yang akan
dibangun meliputi arsip surat masuk, disposisi dan surat terusan / memo /
nota dinas.
6.1.2. Design Tahap I
Setelah mendapatkan user story, dilakukan proses perancangan
database yang didiskusikan dengan mas Salim selaku koordinator tim
22
sistem informasi dan mas Adi selaku administrator database di PTIPD
UIN Sunan Kalijaga. Dari hasil diskusi tersebut database akan dibuat
menggunakan database Oracle 11g dan untuk mengakses database
tersebut harus melalui API (Application Programming Interface). Selain
itu juga dilakukan proses perancangan interface sistem informasi surat
berdasarkan interface standar sistem di UIN Sunan Kalijaga.
6.1.3. Coding Tahap I
Pada coding tahap pertama penulis membuat sistem berdasarkan
rancangan yang telah dibuat. Penulis mulai membangun database yang
dibutuhkan dan membuat interface sistem. Kemudian penulis membuat
pengolahan data surat masuk untuk admin. Setelah selesai dengan admin,
penulis membuat modul surat masuk, disposisi dan surat terusan / memo /
nota dinas yang digunakan pejabat dan pegawai dalam mengirim dan
menerima surat.
6.1.4. Testing Tahap I
Pada tahap testing tahap pertama ini terdapat empat koreksi, yaitu
dua dari bapak Agung Fatwanto dan dua yang lain dari bapak Hendra
Hidayat selaku staf IT PTIPD dan bapak Abdul Haris selaku Kepala
Bagian Tata Usaha PAU UIN Sunan Kalijaga. Koreksi pertama, mengubah
interface disposisi menyerupai chat. Koreksi kedua, fasilitas monitoring
surat dapat diakses oleh pejabat dan pegawai. Koreksi ketiga, tambahan
fitur pembatalan pengiriman disposisi dan surat terusan / memo / nota
23
dinas. Kemudian koreksi terakhir
permintaan tambahan fitur otomasi
penomoran surat keluar.
6.1.5. Planning dan Design Tahap II
Berdasarkan koreksi dan tambahan pada tahap testing I, penulis
menganalisis kembali apa saja yang dibutuhkan sistem. Selanjutnya
melakukan perancangan database dan interface yang baru.
6.1.6. Coding Tahap II
Pada tahap ini penulis mengimplemantasikan perencanaan dan
perancangan pada tahap sebelumnya. Penulis mulai mengubah interface
disposisi yang menyerupai chat. Untuk standarisasi interface sistem,
tampilan chat disposisi mengacu pada tampilan chat pada sistem
munaqosyah. Selanjutnya penulis membuat fitur monitoring surat untuk
pejabat dan pegawai. Setelah selesai membuat fitur monitoring surat,
penulis membuat fitur pembatalan pengiriman disposisi dan surat terusan /
memo / nota dinas. Fitur pembatalan pengiriman ini dapat dilakukan jika
penerima surat belum membaca surat tersebut. Terakhir penulis membuat
proses pengolahan data surat keluar dengan fitur otomasi penomoran surat.
Fitur ini dapat digunakan oleh admin.
6.1.7. Testing Tahap II
Pada tahap ini terdapat sedikit koreksi dari pihak Tata Usaha PAU
UIN Sunan Kalijaga. Sebelum sistem diimplementasikan pihak TU
meminta menambahkan fitur pengurutan tujuan surat pada surat keluar.
24
6.1.8. Coding Tahap III
Pada tahap ini penulis menambahkan sedikit kode program untuk
membuat fitur pengurutan tujuan surat.
6.1.9. Testing Tahap III
Seletelah dilakukan pengecekan sistem secara menyeluruh dan
tidak didapatkan kebutuhan lain yang harus dipenuhi, maka sistem sudah
dapat diimplementasikan.
6.2.
Pengujian Sistem
6.2.1. Hasil Pengujian Fungsionalitas dan Usability Sistem
Pengujian dalam sistem ini melibatkan 20 orang responden
pegawai UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta. Adapun daftar pengujian sistem
ini dapat dilihat pada tabel 6.1.
Tabel 6.1 Tabel Daftar Responden
No.
Unit / Bagian / Fakultas
Jumlah
1.
PAU
2
2.
PTIPD
18
6.2.2. Hasil dan Pembahasan Pengujian Alpha
Berdasarkan hasil pengujian alpha, secara keseluruhan sistem yang
dibangun dapat dikatakan berhasil atau diterima, karena secara fungsional
sistem sudah dapat berjalan seperti yang diharapkan.
6.2.3. Hasil dan Pembahasan Pengujian Beta
Pengujian dilakukan terhadap fungsionalitas sistem dan usability
sistem. Berdasarkan hasil pengujian dari segi fungsionalitas sistem
25
informasi surat untuk pegawai yang melibatkan 14 responden (pegawai) di
atas, dapat diketahui bahwa sebagian besar pengguna menyatakan
penilaian yang baik terhadap sistem informasi surat ini. Didapatkan hasil
pengujian yang menunjukkan bahwa 99,24% pengguna menyatakan
fungsionalitas sistem telah berjalan dengan baik dan 0,75% responden
menyatakan fungsionalitas sistem tidak berjalan dengan baik.
Berdasarkan pengujian dari segi usability sistem informasi surat
untuk pegawai, diperoleh kesimpulan bahwa sebagian besar responden
puas dengan sistem yang dibuat. Didapatkan hasil pengujian usability
bahwa responden sangat setuju sebanyak 52%, setuju sebanyak 46,94%,
netral sebanyak 3,06%, yang menyatakan tidak setuju sebanyak 0% dan
yang menyatakan sangat tidak setuju sebanyak 0%.
Untuk hasil pengujian fungsionalitas sistem untuk pejabat
menunjukkan bahwa 100% responden menyatakan fungsionalitas sistem
telah berjalan dengan baik dan 0% responden menyatakan fungsionalitas
sistem tidak berjalan dengan baik.
Berdasarkan penujian usability sistem informasi surat untuk
pejabat, diperoleh kesimpulan bahwa sebagian besar responden puas
dengan sistem yang dibuat. Didapatkan hasil pengujian usability bahwa
responden sangat setuju sebanyak 30%, setuju sebanyak 60%, netral
sebanyak 10%, yang menyatakan tidak setuju sebanyak 0% dan yang
menyatakan sangat tidak setuju sebanyak 0%.
26
Sedangkan hasil pengujian fungsionalitas sistem untuk admin
menunjukkan bahwa 100% responden menyatakan fungsionalitas sistem
telah berjalan dengan baik dan 0% responden menyatakan fungsionalitas
sistem tidak berjalan dengan baik.
Berdasarkan pengujian usability sistem informasi surat untuk
admin, diperoleh kesimpulan bahwa sebagian besar responden puas
dengan sistem yang dibuat. Didapatkan hasil pengujian usability bahwa
responden sangat setuju sebanyak 22,86%, setuju sebanyak 71,43%, netral
sebanyak 5,71%, yang menyatakan tidak setuju sebanyak 0% dan sangat
tidak setuju sebanyak 0%.
Berdasarkan hasil pengujian tersebut, dapat disimpulkan bahwa
sistem informasi surat yang telah dibuat ini layak untuk digunakan. Akan
tetapi perlu adanya pengembangan sistem yang lebih lanjut agar sistem
dapat berjalan lebih baik.
27
BAB VII
PENUTUP
7.1.
Kesimpulan
Berdasarkan kegiatan yang telah dilakukan selama pengembangan sistem
informasi surat, maka dapat diambil kesimpulan bahwa perancangan dan
pengembangan sistem informasi surat dengan metode extreme programming
sudah dapat dilaksanakan. Sistem informasi surat yang dikembangkan dapat
mempermudah pegawai dalam proses administrasi persuratan.
7.2.
Saran
Sistem informasi surat ini tentunya tidak terlepas dari kekurangan dan
kelemahan. Oleh karena itu, untuk kebaikan pengembangan sistem selanjutnya,
maka penulis menyarankan beberapa hal, diantaranya:
1.
Perlu adanya notifications berupa sms pemberitahuan surat masuk
secara real time.
2.
Perlu pengembangan lebih lanjut untuk perangkat smartphone dan
tablet pc.
28
DAFTAR PUSTAKA
Barthos, B. 2003. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara.
Davis, G. B. 1999. Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen Bagian I:
Pengantar. Jakarta: PT Ikrar Mandiriabadi.
Ellislab. 8 Juli, 2013. Application Flow Chart : Codeigniter User Guide Version
2.1.4.
Dilihat
19
Maret,
2014,
dari
Ellislab:
http://ellislab.com/codeigniter/user-guide/overview/appflow.html
Ferdiana, R. 2012. Rekayasa Perangkat Lunak yang Dinamis dengan Global
Extreme Programming. Yogyakarta: Penerbit Andi.
Hall, J. A. 2001. Accounting Information System (3rd ed.). Jakarta: Penerbit
Salemba Empat.
Indrajit, R. E. 2006. Electronic Government Strategi Pembangunan dan
Pengembangan Sistem Pelayan Publik Berbasis Teknologi Digital.
Yogyakarta: Penerbit Andi.
Jogiyanto. 2009. Sistem Teknologi Informasi (Edisi III). Yogyakarta: Andi
Publisher.
Junidar. 2012. Perancangan Sistem Informasi Arsip Surat Menyurat di
Universitas U'Budiyah Indonesia Menggunakan PHP dan MySQL. Banda
Aceh: STIMIK U'Budiyah Indonesia.
Menteri Agama Republik Indonesia. 2013. Peraturan Menteri Agama Republik
Indonesia Nomor 26 Tahun 2013 Tentang Organisasi dan Tata Kerja
Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta. Yogyakarta:
Menteri Agama Republik Indonesia.
Pressman, R. S. 2010. Software Engineering a Practitioner's Approuch. New
York: McGraw-Hill.
Sasongko, J., & Diartono, D. A. 2009. Rancang Bangun Sistem Informasi
Manajemen Surat. Jurnal Teknologi Informasi DINAMIK, XIV, 137-145.
Tim Bagian Ketatausahaan UIN Sunan Kalijaga. 2009. Pedoman Sistem Kartu
Kendali di UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta. Yogyakarta: UIN Sunan
Kalijaga.
Triyono, Samopa, F., & Burhan, U. 2013. Pembuatan Sistem Informasi
Penatausahaan Surat dan Arsip Berbasis Web Studi Kasus Kantor
Pelayanan Perbendaharaan Negara Bengkulu. JURNAL TEKNIK POMITS,
2.
KALIJAGA MENGGUNAKAN PENDEKATAN AGILE PROCESS
DENGAN MODEL EXTREME PROGRAMMING
RESUME SKRIPSI
untuk memenuhi sebagian persyaratan
mencapai derajat Sarjana S-1
Program Studi Teknik Informatika
disusun oleh:
Dedy Fajar Setyawan
10651001
PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUNAN KALIJAGA
YOGYAKARTA
2014
2
RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI SURAT UIN SUNAN
KALIJAGA MENGGUNAKAN PENDEKATAN AGILE PROCESS
DENGAN MODEL EXTREME PROGRAMMING
Dedy Fajar Setyawan
NIM. 10651001
INTISARI
Peran surat dinas sebagai sarana komunikasi untuk menyampaikan
informasi kedinasan sangat vital dalam jalannya administrasi pemerintahan,
karena dapat mempengaruhi proses pengambilan keputusan.
Dengan
kecanggihan
teknologi
informasi,
tata
persuratan
perlu
diselaraskan, guna meningkatkan efisiensi dan efektivitas organisasi. Sistem
informasi surat merupakan sistem informasi untuk mengelola surat dinas sebagai
sarana komunikasi kedinasan dalam mendukung kelancaran pelaksanaan tugas
suatu organisasi.
Sistem informasi surat dikembangkan menggunakan bahasa pemrograman
PHP yang berbasis web dan menggunakan database Oracle yang dihubungkan
melalui web service. Metode pengembangan sistem yang digunakan dalam
pembuatan
sistem
ini
adalah
metode
extreme
programming.
Metode
pengembangan sistem ini menekankan pada komunikasi yang intens antara client
dan tim.
Sistem informasi surat yang dibuat mempunyai fitur-fitur untuk mengelola
surat masuk, proses disposisi, proses surat terusan/ memo/ nota dinas dan
pembuatan surat keluar dengan fasilitas otomasi penomoran surat. Dengan adanya
sistem informasi surat ini dapat mengefisensikan administrasi persuratan dan
memudahkan pegawai dalam melakukan pencarian surat.
Kata Kunci: Agile Process, Disposisi, Extreme Programming, Oracle, PHP,
Sistem Informasi, Sistem Informasi Surat, Web Based, Web Service.
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1.
Latar Belakang
Kepemerintahan yang baik (good governance) menjadi sebuah komitmen
dalam pengelolaan administrasi pemerintahan antar instansi dan sudah sangat
mendesak untuk dilaksanakan oleh aparatur pernerintah sesuai dengan tuntutan
masyarakat. Salah satu solusi yang diperlukan adalah implementasi Pemerintahan
Elektronik (e-Government).
Pemerintahan Elektronik (e-Government) adalah pemanfaatan teknologi
informasi dan komunikasi (TIK) guna pelaksanaan pemerintahan yang efisien dan
murah, dengan meningkatkan pelayanan masyarakat dengan cara menyediakan
sarana publik sehingga masyarakat mudah mendapatkan informasi, dan
menciptakan pemerintahan (Indrajit, 2006).
Naskah dinas atau disebut juga dengan surat dinas merupakan sarana
komunikasi kedinasan dalam administrasi pemerintahan. Peran surat dinas sangat
vital dalam jalannya administrasi karena dapat mempengaruhi proses pengambilan
keputusan.
Dalam kegiatan administrasi persuratan di Universitas Islam Negeri Sunan
Kalijaga Yogyakarta masih dilakukan secara manual. Baik dalam pembuatan surat
keluar ataupun pengarsipan surat masuk. Pembuatan surat keluar dengan cara
manual sangat tidak efisien karena pegawai atau pejabat yang ingin membuat
surat harus datang ke bagian tata usaha untuk membuat nomor surat. Selain itu
penomoran surat manual juga menyebabkan kemungkinan terjadinya nomor
1
2
ganda pada surat dinas. Dengan semakin banyaknya surat yang dibuat dan
diterima maka proses pencarian surat dan pengawasan peredaran surat akan sulit
dilakukan. Oleh karena itu, diperlukan sistem informasi surat terpusat yang dapat
memudahkan proses administrasi persuratan di UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta.
Dalam pengembangan sistem informasi permasalahan utama yang sering
terjadi adalah perubahan requirement yang begitu cepat. Hal ini terjadi karena
perubahan proses bisnis ataupun teknologi yang berlangsung lebih cepat daripada
proses pengembangan sistem itu sendiri. Maka dari itu, diperlukan model
pengembangan sistem yang efisien dan fleksibel. Extreme Programming
merupakan salah satu model yang ada dalam pendekatan agile process
(pengembangan perangkat lunak jangka pendek). Extreme Programming mencoba
meningkatkan efisiensi dan fleksibilitas melalui berbagai prinsip dan teknik
praktis pengembangan perangkat lunak. Oleh karena itu model Extreme
Programming digunakan dalam pengembangan sistem informasi surat ini.
1.2.
Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan di atas, maka rumusan
masalah dalam penelitian ini adalah bagaimana cara merancang dan membangun
sistem informasi surat secara terpusat yang dapat memudahkan pegawai dalam
proses
administrasi
persuratan
dengan
menggunakan
metode
Programming.
1.3.
Batasan Masalah
Adapun batasan masalah dalam penelitian ini sebagai berikut :
Extreme
3
1.
Pengguna sistem ini adalah pegawai yang telah terdaftar di Archive
Directory dan database SIMPEG UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta.
2.
Surat keluar hanya dapat diterima oleh pegawai internal UIN Sunan
Kalijaga Yogyakarta.
3.
Sistem Informasi Surat ini dikembangkan dengan berbasis web.
4.
Studi kasus penelitian ini dilakukan di UIN Sunan Kalijaga
Yogyakarta.
1.4.
Tujuan Penelitian
Berdasarkan rumusan masalah di atas, maka tujuan penelitian ini adalah
untuk merancang dan membangun sistem informasi surat secara terpusat yang
dapat memudahkan pegawai dalam proses administrasi persuratan menggunakan
metode Extreme Programming.
1.5.
Manfaat Penelitian
Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat-manfaat
sebagai berikut:
1.6.
1.
Memudahkan pegawai dalam pembuatan surat.
2.
Memudahkan pegawai dalam pencarian surat.
3.
Memudahkan bagian Tata Usaha dalam mengawasi peredaran surat.
Keaslian Penelitian
Penelitian yang berkaitan dengan pengembangan sistem informasi surat
UIN Sunan Kalijaga menggunakan pendekatan agile process dengan model
Extreme Programming, sejauh pengetahuan penulis, penelitian tersebut belum
pernah dilakukan.
4
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA DAN LANDASAN TEORI
2.1.Tinjauan Pustaka
Penelitian mengenai sistem informasi surat yang serupa pernah dilakukan
sebelumnya, yaitu penelitian yang berjudul “Rancang Bangun Sistem Informasi
Manajemen Surat” (Sasongko & Diartono, 2009). Sistem yang dibuat dalam
penelitian ini mempunyai fasilitas surat masuk, surat keluar dan disposisi. Meski
dalam sistem ini memiliki fasilitas pembuatan surat akan tetapi, penomoran surat
masih dilakukan secara manual.
Penelitian lain yang berhubungan dengan sistem informasi surat yaitu
penelitian dengan judul “Perancangan Sistem Informasi Arsip Surat Menyurat di
Universitas U'Budiyah Indonesia Menggunakan PHP dan MySQL”(Junidar,
2012). Sistem yang dikembangkan dalam penelitian ini untuk memudahkan dosen
ataupun karyawan dalam pencarian surat masuk dan surat keluar. Fasilitas yang
ada dalam sistem ini hanya sebatas arsip surat.Ada dua jenis akses level dalam
sistem ini yaitu, user biasa(dosen atau karyawan) dan admin. Dalam sistem ini
dosen dan karyawan hanya dapat melihat surat masuk dan surat keluar. Sedangkan
admin memiliki fasilitas input data user dan input data tempat penyimpanan surat.
Penelitian lain adalah penelitian dengan judul “Pembuatan Sistem
Informasi Penatausahaan Surat dan Arsip Berbasis Web Studi Kasus Kantor
Pelayanan Perbendaharaan Negara Bengkulu” (Triyono, Samopa, & Burhan,
2013). Pada penelitian ini bertujuan untuk mengembangkan sistem yang dapat
membantu
kantor
Pelayanan
Perbendaharaan
Negara
Bengkulu
dalam
5
penatausahaan surat dan pendokumentasian file surat dengan menyimpan file
digital pada sistem.
Dari beberapa hasil penelitian di atas yang telah dilakukan oleh beberapa
orang dengan menggunakan metode yang berbeda-beda, maka disini penulis ingin
membuat sebuah penelitian yang berjudul “Rancang Bangun Sistem Informasi
Surat Menggunakan Pendekatan Agile Process dengan Model Extreme
Programming”. Perbedaan penelitian ini dengan penelitian sebelumnya adalah
sistem yang dikembangkan dalam penelitian ini memiliki fitur penomoran
otomatis. Selain itu, perbedaan yang lain terletak pada metode pengembangan
sistemnya, yaitu menggunakan pendekatan Agile Process dengan Model Extreme
Programming.
2.2.Landasan Teori
2.2.1. Sistem Informasi
Sistem adalah kumpulan dari komponen yang saling terhubung satu
dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai tujuan
tertentu (Jogiyanto, 2009). Data terdiri atas fakta-fakta dan angka-angka
yang relatif tidak berarti bagi pengguna. Sedangkan Informasi adalah data
yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya
dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau saat mendatang
(Davis, 1999). Dengan demikian, Sistem informasi adalah sebuah
rangkaian prosedur formal di mana data dikelompokkan, diproses menjadi
informasi, dan didistribusikan kepada pemakai (Hall, 2001).
6
2.2.2. Sistem Informasi Surat
Surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak
dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta (Barthos,
2003). Informasi surat berawal dari tahap penciptaan, berlajut dengan
tahap penggunaan dan berakhir pada tahap pelestarian (Tim Bagian
Ketatausahaan UIN Sunan Kalijaga, 2009). Dengan demikian sistem
informasi surat (berikutnya akan disingkat sebagai SISURAT) adalah
sistem informasi untuk mengelola surat dinas sebagai sarana komunikasi
kedinasan dalam mendukung kelancaran pelaksanaan tugas suatu
organisasi.
2.2.3. Extreme Programming
Extreme Programming merupakan salah satu model yang ada
dalam pendekatan agile process. Agile process dikenal dengan model yang
interaktif dan incremental. Dalam pendekatan agile process suatu
perangkat lunak dikembangkan dengan desain minimalis, pengujian
bertahap, dan dokumentasi yang tidak berlebihan. Model Extreme
Programming
didefinisikan
sebagai
suatu
metode
ringan
yang
menekankan pada komunikasi yang intens, hingga model pengerjaan yang
interaktif dan incremental (Ferdiana, 2012).
Di dalam pengembangan sistem yang menggunakan Extreme
Programming terdapat empat tahapan, yaitu: Planning, Design, Coding,
dan Testing (Pressman, 2010).
7
BAB III
METODE PENGEMBANGAN SISTEM
Metode penelitian dalam penelitian ini dibagi menjadi tiga, yaitu metode
pengumpulan data, kebutuhan pengembangan sistem dan metode pengembangan
sistem.
3.1.
Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian tugas akhir
ini, yaitu :
3.1.1. Studi Kepustakaan
Pengumpulan data dilakukan dengan cara mempelajari referensi
dan
penelitian
yang
terkait
dengan
sistem
yang dibuat,
yaitu
pengembangan sistem untuk menangani proses administrasi persuratan,
seperti pengarsipan surat masuk, disposisi surat, pembuatan surat keluar
dan otomasi penomoran surat. Selain itu, mempelajari teori yang berkaitan
dengan pengembangan sistem menggunakan pendekatan Agile Process
dengan model Extreme Programming.
3.1.2. Wawancara
Wawancara dilakukan kepada pihak-pihak yang berkaitan dengan
masalah yang diteliti. Dalam hal ini, pihak yang berkaitan langsung adalah
project owner dan pegawai bagian tata usaha. Project owner atau pemilik
proyek merupakan pihak yang menjadi sumber utama dalam pencarian
informasi kebutuhan sistem yang akan dibangun. Project owner tersebut
adalah Bapak Agung Fatwanto, selaku ketua PTIPD UIN Sunan Kalijaga.
8
Selain project owner , wawancara juga dilakukan kepada pegawai
bagian tata usaha. Wawancara dilakukan kepada Bapak Abdul Haris
Mahmudi selaku Kepala Bagian Tata Usaha Pusat Administrasi UIN
Sunan Kalijaga dan Ibu Wahyu Setianingsih selaku staf bagian Tata
Persuratan
UIN
Sunan
Kalijaga.
Wawancara
dilakukan
untuk
mendapatkan gambaran proses bisnis tata persuratan di UIN Sunan
Kalijaga.
3.2.
Metode Pengembangan Sistem
Metode yang digunakan dalam pengembangan sistem pada penelitian ini
menggunakan metode extreme programming. Metode ini cocok digunakan untuk
pengembangan sistem jangka pendek. Selain itu metode ini sangat cocok untuk
pengembangan sistem yang bersifat user oriented (berorientasi pengguna) karena
developer dan client bekerja sama selama pengembangan sistem berlangsung. Hal
ini akan meningkatkan keberhasilan dalam implementasi sistem. Dalam metode
extreme programming terdapat empat tahapan yang harus dilakukan, yaitu:
planning, design, coding, dan testing. Berikut penjelasan deskripsi tahapan dalam
penelitian yang penulis lakukan:
1. Planning
Pada tahap pertama ini dilakukan pembuatan user story (cerita)
berdasarkan data yang diperoleh dari client. User story ini akan
menjadi gambaran dasar dari sistem yang akan dikembangkan.
9
2. Design
Pada tahap design dilakukan perancangan alur kerja sistem dan
perancangan database berdasarkan user story yang telah dibuat
sebelumnya. Pada penelitian ini peneliti menggunakan UML untuk
merancang alur kerja sistem.
3. Coding
Coding (pengkodean) merupakan tahap pembuatan sistem
berdasarkan rancangan yang telah dibuat. Dalam pembuatan sistem ini
dilakukan oleh dua orang yaitu seorang programmer dan seorang
tester dalam hal ini dilakukan oleh Ibu Wahyu Setianingsih selaku staf
bagian Tata Persuratan UIN Sunan Kalijaga. Tahap ini dapat dilakukan
secara berulang-ulang (refactoring) apabila terdapat koreksi.
4. Testing
Testing merupakan tahap pengujian sistem, setiap modul yang
sedang dikembangkan akan terlebih dahulu mengalami pengujian.
Apabila masih belum sesuai dengan permintaan, maka akan dilakukan
perbaikan pada bagian yang dikoreksi. Jika sudah sesuai dengan
permintaan maka sistem sudah dapat diimplementasikan.
10
BAB IV
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
4.1.
Planning (Perencanaan)
Pada tahap ini dilakukan analisis kebutuhan untuk mendapatkan kebutuhan
apa saja yang akan digunakan dalam pembuatan sistem. Disini penulis melakukan
wawancara kepada client.
Dari hasil wawancara yang dilakukan didapatkan beberapa uraian
mengenai user (pengguna) dan fitur apa saja yang akan dikembangkan. Berikut
merupakan pebagian kategori user dalam sistem ini:
1. Admin
Admin adalah orang yang bertugas untuk mendigitalisasi surat
yang masuk, mengarahkan surat, membuat surat keluar dan mengelola
segala hal yang berkaitan dengan administrasi persuratan.
2.
Pejabat
Pejabat dapat menerima surat masuk dan tembusan surat yang
sebelumnya telah diarahkan oleh admin. Surat yang masuk dapat di
disposisikan ke pejabat dibawahnya atau ke pegawai pada bagian atau
unit yang sama. Selain itu pejabat juga dapat menerima surat keluar
yang terkait dengannya.
3.
Pegawai
Pegawai hanya dapat menerima disposisi masuk dari atasannya
dan surat keluar yang terkait dengan pegawai tersebut.
11
4.2.
Design (Perancangan)
Dari hasil analisis kebutuhan fungsional sebelumnya kemudian dirancang
dengan menggunakan UML (Unified Modelling Language).
4.2.1. Use Case Diagram
Use case diagram merupakan diagram yang dibuat berdasarkan
sudut pandang user . Pada use case diagram, user seolah-olah dilibatkan
pada tahap analisis dan desain sistem. Use case diagram merupakan suatu
konstruksi yang membantu analis sistem dalam menentukan bagaimana
keadaan sistem. Use case diagram menggambarkan sistem dengan
mengacu pada apa yang akan dilakukan user terhadap sistem. Gambaran
use case sistem informasi surat dapat dilihat pada gambar 4.1.
Gambar 4.1 Sea Level Use Case Sistem Informasi Surat
12
4.2.2. Class Diagram
Class
diagram menggambarkan struktur sistem dengan
mendefinisikan kelas-kelas yang akan dibuat untuk membangun
sistem. Didalam class terdapat atribut dan metode atau operasi.
Atribut merupakan variabel-variabel yang dimiliki oleh suatu class,
sedangkan metode atau operasi adalah fungsi-fungsi yang dimiliki
oleh suatu class. Rancangan class diagram sistem surat dapat dilihat
pada gambar 4.2.
Gambar 4.2 Class Diagram Sistem Surat
13
BAB V
IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN SISTEM
5.1.
Implementasi
Implementasi merupakan bagian dari proses pengkodean program
berdasarkan hasil analisis dan rancangan sistem sebelumnya. Dalam tahap
implementasi untuk membangun sistem informasi surat ini penulis menggunakan
bahasa pemrograman PHP dan database Oracle 11g sebagai media penyimpanan
datanya.
5.1.1. Implementasi Basis Data
Gambar 5.1 Implementasi Database 1
14
Gambar 5.2 Implementasi Database 2
Pada tahap implementasi basis data ini peneliti menggunakan
database Oracle 11g karena kehandalannya dalam menampung serta
mengelola data dengan kapasistas yang sangat besar. Pada gambar 5.1 dan
gambar 5.2 menunjukkan hasil implementasi database Oracle 11g.
Selain menggunakan basis data internal sistem surat, pada
penelitian ini juga menggunakan web service SIA untuk mengakses data
yang berhubungan dengan akademik dan web service SIMAR untuk
mengakses data ruang di UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta. Web service
UIN Sunan Kalijaga dapat dapat diakses melalui alamat URL
15
http://service.uin-suka.ac.id/servsiasuper/index.php/. Detail daftar API
web service SIA dan SIMAR yang digunakan dalam sistem informasi surat
dapat dilihat pada tabel 5.1.
Tabel 5.1 Detail Daftar Alamat Web Service UIN Sunan Kalijaga
API
Kode
sia_public/sia_mahasi 26000
swa/data_search
sia_public/sia_dosen/ 20000
data_search
sia_public/sia_master 19000
/data_search
simar_public/simar_
4004
mahasiswa/get_gedun
g
simar_public/simar_
4004
mahasiswa/ruang_by
_gedung
simar_public/simar_g 1011
eneral/get_jadwal
API
Parameter
Subkode
26
nama
Data mahasiswa
6
kd_prodi
Data dosen
2
kd_fakultas
Data prodi
7.
simar_public/simar_g
eneral/insert_procedu
re_peminjaman_kelas
02
1044
1
8.
simar_public/simar_g 1050
eneral/insert_det_pem
injaman_kelas
simar_public/simar_g 1066
eneral/delete_peminja
man
1
No
1.
2.
3.
4.
5.
6.
9.
API URL
1
Output
Data gedung
1
kd_gedung
Data ruang
1
kd_ruang,
tgl_mulai,
tgl_selesai
kd_peminjam,
nama, alamat,
institusi, jabatan,
telp, tgl_mulai,
tgl_selesai,
keperluan,
kd_grup_user,
kd_system,
kd_gedung
kd_peminjaman,
kd_ruang
Data jadwal
ruang
kd_peminjaman
Boolean
2
Identitas
peminjaman
Boolean
16
5.1.2. Implementasi Sistem Informasi Surat
Implementasi sistem informasi surat terdiri dari beberapa halaman.
Halaman sistem ditampilkan sesuai dengan status user yang login. Berikut
beberapa contoh halaman yang ada dalam sistem informasi surat:
5.1.2.1. Halaman Tambah Surat Masuk
Halaman tambah surat masuk ini digunakan admin untuk
menambahkan data surat masuk baru. Halaman tambah surat masuk
dapat dilihat pada gambar 5.3.
Gambar 5.3 Halaman Tambah Surat Masuk
17
5.1.2.2. Halaman Detail Surat Masuk
Halaman detail surat masuk digunakan admin untuk melihat
detail informasi surat masuk. Halaman detail surat masuk dapat
dilihat pada gambar 5.4.
Gambar 5.4 Halaman Detail Surat Masuk
5.1.2.3.
Halaman Detail Disposisi Masuk
Halaman detail disposisi masuk ini berfungsi untuk
menampilkan detail informasi disposisi yang diterima oleh pejabat
atau pegawai. Halaman detail disposisi masuk dapat dilihat pada
gambar 5.5.
18
5.1.2.4. Halaman Tambah Surat Keluar
Halaman tambah surat keluar ini berfungsi untuk membuat
dan mengirim surat keluar. Halaman tambah surat keluar dapat
dilihat pada gambar 5.6.
Gambar 5.5 Halaman Detail Disposisi Masuk
19
Gambar 5.6 Halaman Form Tambah Surat Tugas
5.1.2.5.
Halaman Detail Surat Keluar
Halaman detail surat keluar ini berfungsi untuk melihat detail
informasi surat keluar yang telah dibuat oleh admin. Contoh halaman
20
detail surat keluar untuk jenis surat korespondensi dapat dilihat pada
gambar 5.7.
Gambar 5.7 Halaman Detail Surat Keluar
5.2.
Pengujian
Pengujian sistem merupakan tahap terakhir pada penelitian ini. Pengujian
dilakukan untuk memastikan fitur-fitur sistem berfungsi sesuai yang diharapkan.
Pada tahap ini, pengujian sistem dilakukan menggunakan metode black box.
Teknik black box merupakan metode pengujian dengan memfokuskan pada
fungsional sistem yang telah dibangun serta memperhatikan hasil dari sistem
apakah telah berjalan sesuai yang diharapkan.
21
BAB VI
HASIL DAN PEMBAHASAN
6.1.
Proses Pengembangan Sistem Informasi Surat dengan metode
Extreme Programming
Pengembangan sistem informasi surat ini menggunakan metode extreme
programming. Dengan metode ini pengembang dan client dapat saling bekerja
sama demi keberhasilan sebuah sistem. Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya
bahwa metode extreme programming ini mempunyai empat tahapan, yaitu
panning, design, coding dan testing.
6.1.1. Planning Tahap I
Pada planning tahap pertama ini penulis melakukan observasi
untuk memperoleh gambaran fitur atau user story (cerita). Penulis
menemui client yang meminta pembuatan sistem informasi surat ini, yaitu
bapak Agung Fatwanto (pihak PTIPD UIN Sunan Kalijaga). Pada
observasi yang pertama ini, pihak PTIPD menceritakan bagaimana
gambaran umum sistem yang akan dibangun. Hasil dari observasi yang
pertama yaitu pengguna sistem terdiri dari admin, pejabat dan pegawai
UIN Sunan Kalijaga. Selain itu, proses bisnis pada sistem yang akan
dibangun meliputi arsip surat masuk, disposisi dan surat terusan / memo /
nota dinas.
6.1.2. Design Tahap I
Setelah mendapatkan user story, dilakukan proses perancangan
database yang didiskusikan dengan mas Salim selaku koordinator tim
22
sistem informasi dan mas Adi selaku administrator database di PTIPD
UIN Sunan Kalijaga. Dari hasil diskusi tersebut database akan dibuat
menggunakan database Oracle 11g dan untuk mengakses database
tersebut harus melalui API (Application Programming Interface). Selain
itu juga dilakukan proses perancangan interface sistem informasi surat
berdasarkan interface standar sistem di UIN Sunan Kalijaga.
6.1.3. Coding Tahap I
Pada coding tahap pertama penulis membuat sistem berdasarkan
rancangan yang telah dibuat. Penulis mulai membangun database yang
dibutuhkan dan membuat interface sistem. Kemudian penulis membuat
pengolahan data surat masuk untuk admin. Setelah selesai dengan admin,
penulis membuat modul surat masuk, disposisi dan surat terusan / memo /
nota dinas yang digunakan pejabat dan pegawai dalam mengirim dan
menerima surat.
6.1.4. Testing Tahap I
Pada tahap testing tahap pertama ini terdapat empat koreksi, yaitu
dua dari bapak Agung Fatwanto dan dua yang lain dari bapak Hendra
Hidayat selaku staf IT PTIPD dan bapak Abdul Haris selaku Kepala
Bagian Tata Usaha PAU UIN Sunan Kalijaga. Koreksi pertama, mengubah
interface disposisi menyerupai chat. Koreksi kedua, fasilitas monitoring
surat dapat diakses oleh pejabat dan pegawai. Koreksi ketiga, tambahan
fitur pembatalan pengiriman disposisi dan surat terusan / memo / nota
23
dinas. Kemudian koreksi terakhir
permintaan tambahan fitur otomasi
penomoran surat keluar.
6.1.5. Planning dan Design Tahap II
Berdasarkan koreksi dan tambahan pada tahap testing I, penulis
menganalisis kembali apa saja yang dibutuhkan sistem. Selanjutnya
melakukan perancangan database dan interface yang baru.
6.1.6. Coding Tahap II
Pada tahap ini penulis mengimplemantasikan perencanaan dan
perancangan pada tahap sebelumnya. Penulis mulai mengubah interface
disposisi yang menyerupai chat. Untuk standarisasi interface sistem,
tampilan chat disposisi mengacu pada tampilan chat pada sistem
munaqosyah. Selanjutnya penulis membuat fitur monitoring surat untuk
pejabat dan pegawai. Setelah selesai membuat fitur monitoring surat,
penulis membuat fitur pembatalan pengiriman disposisi dan surat terusan /
memo / nota dinas. Fitur pembatalan pengiriman ini dapat dilakukan jika
penerima surat belum membaca surat tersebut. Terakhir penulis membuat
proses pengolahan data surat keluar dengan fitur otomasi penomoran surat.
Fitur ini dapat digunakan oleh admin.
6.1.7. Testing Tahap II
Pada tahap ini terdapat sedikit koreksi dari pihak Tata Usaha PAU
UIN Sunan Kalijaga. Sebelum sistem diimplementasikan pihak TU
meminta menambahkan fitur pengurutan tujuan surat pada surat keluar.
24
6.1.8. Coding Tahap III
Pada tahap ini penulis menambahkan sedikit kode program untuk
membuat fitur pengurutan tujuan surat.
6.1.9. Testing Tahap III
Seletelah dilakukan pengecekan sistem secara menyeluruh dan
tidak didapatkan kebutuhan lain yang harus dipenuhi, maka sistem sudah
dapat diimplementasikan.
6.2.
Pengujian Sistem
6.2.1. Hasil Pengujian Fungsionalitas dan Usability Sistem
Pengujian dalam sistem ini melibatkan 20 orang responden
pegawai UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta. Adapun daftar pengujian sistem
ini dapat dilihat pada tabel 6.1.
Tabel 6.1 Tabel Daftar Responden
No.
Unit / Bagian / Fakultas
Jumlah
1.
PAU
2
2.
PTIPD
18
6.2.2. Hasil dan Pembahasan Pengujian Alpha
Berdasarkan hasil pengujian alpha, secara keseluruhan sistem yang
dibangun dapat dikatakan berhasil atau diterima, karena secara fungsional
sistem sudah dapat berjalan seperti yang diharapkan.
6.2.3. Hasil dan Pembahasan Pengujian Beta
Pengujian dilakukan terhadap fungsionalitas sistem dan usability
sistem. Berdasarkan hasil pengujian dari segi fungsionalitas sistem
25
informasi surat untuk pegawai yang melibatkan 14 responden (pegawai) di
atas, dapat diketahui bahwa sebagian besar pengguna menyatakan
penilaian yang baik terhadap sistem informasi surat ini. Didapatkan hasil
pengujian yang menunjukkan bahwa 99,24% pengguna menyatakan
fungsionalitas sistem telah berjalan dengan baik dan 0,75% responden
menyatakan fungsionalitas sistem tidak berjalan dengan baik.
Berdasarkan pengujian dari segi usability sistem informasi surat
untuk pegawai, diperoleh kesimpulan bahwa sebagian besar responden
puas dengan sistem yang dibuat. Didapatkan hasil pengujian usability
bahwa responden sangat setuju sebanyak 52%, setuju sebanyak 46,94%,
netral sebanyak 3,06%, yang menyatakan tidak setuju sebanyak 0% dan
yang menyatakan sangat tidak setuju sebanyak 0%.
Untuk hasil pengujian fungsionalitas sistem untuk pejabat
menunjukkan bahwa 100% responden menyatakan fungsionalitas sistem
telah berjalan dengan baik dan 0% responden menyatakan fungsionalitas
sistem tidak berjalan dengan baik.
Berdasarkan penujian usability sistem informasi surat untuk
pejabat, diperoleh kesimpulan bahwa sebagian besar responden puas
dengan sistem yang dibuat. Didapatkan hasil pengujian usability bahwa
responden sangat setuju sebanyak 30%, setuju sebanyak 60%, netral
sebanyak 10%, yang menyatakan tidak setuju sebanyak 0% dan yang
menyatakan sangat tidak setuju sebanyak 0%.
26
Sedangkan hasil pengujian fungsionalitas sistem untuk admin
menunjukkan bahwa 100% responden menyatakan fungsionalitas sistem
telah berjalan dengan baik dan 0% responden menyatakan fungsionalitas
sistem tidak berjalan dengan baik.
Berdasarkan pengujian usability sistem informasi surat untuk
admin, diperoleh kesimpulan bahwa sebagian besar responden puas
dengan sistem yang dibuat. Didapatkan hasil pengujian usability bahwa
responden sangat setuju sebanyak 22,86%, setuju sebanyak 71,43%, netral
sebanyak 5,71%, yang menyatakan tidak setuju sebanyak 0% dan sangat
tidak setuju sebanyak 0%.
Berdasarkan hasil pengujian tersebut, dapat disimpulkan bahwa
sistem informasi surat yang telah dibuat ini layak untuk digunakan. Akan
tetapi perlu adanya pengembangan sistem yang lebih lanjut agar sistem
dapat berjalan lebih baik.
27
BAB VII
PENUTUP
7.1.
Kesimpulan
Berdasarkan kegiatan yang telah dilakukan selama pengembangan sistem
informasi surat, maka dapat diambil kesimpulan bahwa perancangan dan
pengembangan sistem informasi surat dengan metode extreme programming
sudah dapat dilaksanakan. Sistem informasi surat yang dikembangkan dapat
mempermudah pegawai dalam proses administrasi persuratan.
7.2.
Saran
Sistem informasi surat ini tentunya tidak terlepas dari kekurangan dan
kelemahan. Oleh karena itu, untuk kebaikan pengembangan sistem selanjutnya,
maka penulis menyarankan beberapa hal, diantaranya:
1.
Perlu adanya notifications berupa sms pemberitahuan surat masuk
secara real time.
2.
Perlu pengembangan lebih lanjut untuk perangkat smartphone dan
tablet pc.
28
DAFTAR PUSTAKA
Barthos, B. 2003. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara.
Davis, G. B. 1999. Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen Bagian I:
Pengantar. Jakarta: PT Ikrar Mandiriabadi.
Ellislab. 8 Juli, 2013. Application Flow Chart : Codeigniter User Guide Version
2.1.4.
Dilihat
19
Maret,
2014,
dari
Ellislab:
http://ellislab.com/codeigniter/user-guide/overview/appflow.html
Ferdiana, R. 2012. Rekayasa Perangkat Lunak yang Dinamis dengan Global
Extreme Programming. Yogyakarta: Penerbit Andi.
Hall, J. A. 2001. Accounting Information System (3rd ed.). Jakarta: Penerbit
Salemba Empat.
Indrajit, R. E. 2006. Electronic Government Strategi Pembangunan dan
Pengembangan Sistem Pelayan Publik Berbasis Teknologi Digital.
Yogyakarta: Penerbit Andi.
Jogiyanto. 2009. Sistem Teknologi Informasi (Edisi III). Yogyakarta: Andi
Publisher.
Junidar. 2012. Perancangan Sistem Informasi Arsip Surat Menyurat di
Universitas U'Budiyah Indonesia Menggunakan PHP dan MySQL. Banda
Aceh: STIMIK U'Budiyah Indonesia.
Menteri Agama Republik Indonesia. 2013. Peraturan Menteri Agama Republik
Indonesia Nomor 26 Tahun 2013 Tentang Organisasi dan Tata Kerja
Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta. Yogyakarta:
Menteri Agama Republik Indonesia.
Pressman, R. S. 2010. Software Engineering a Practitioner's Approuch. New
York: McGraw-Hill.
Sasongko, J., & Diartono, D. A. 2009. Rancang Bangun Sistem Informasi
Manajemen Surat. Jurnal Teknologi Informasi DINAMIK, XIV, 137-145.
Tim Bagian Ketatausahaan UIN Sunan Kalijaga. 2009. Pedoman Sistem Kartu
Kendali di UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta. Yogyakarta: UIN Sunan
Kalijaga.
Triyono, Samopa, F., & Burhan, U. 2013. Pembuatan Sistem Informasi
Penatausahaan Surat dan Arsip Berbasis Web Studi Kasus Kantor
Pelayanan Perbendaharaan Negara Bengkulu. JURNAL TEKNIK POMITS,
2.