BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN - Integrasi Aplikasi Metode Quality Function Deployment (QFD) dengan Blue Ocean Strategy (BOS) untuk Meningkatkan Mutu Pelayanan Hotel, Studi Kasus: Hotel Grand Angkasa Internasional Medan
BAB II
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN2.1 Sejarah Berdirinya Hotel Grand Angkasa Internasional Medan
Pada tahun 1930 dibawah pimpinan kolonial belanda Grand Angkasa International hotel bernama Hotel Astoria. Hotel ini memiliki 19 kamar.
Berdasarkan peraturan pemerintah tahun1962, hotel Astoria berubah nama menjadi Hotel Angkasa. Manajemen dari Hotel Grand Angkasa International Hotel diserahkan dibawah pemerintahan provinsi Sumatera Utara. Pada tahun 1983, Hotel Angkasa direnovasi kembali sehingga memiliki 50 kamar dan memiliki fasilitas antara lain; restaurant, bar, coffee shop, dan swimming pool.
Pada tahun 1994, Hotel Angkasa merupakan hotel berbintang empat dan dibawah pimpinan para pengusaha investor lokal. Namun, pada tahun 2000, Hotel Angkasa diambil oleh pihal luar negeri asal Malaysia. Hotel Angkasa semakin lama semakin berkembang sehingga hotel tersebut berubah nama menjadi Hotel Grand Angkasa Internasional dan merupakan salah satu hotel berbintang 5 yang ada di Medan. Tipe-tipe kamar yang tersedia di Hotel Grand Angkasa Internasional Medan antara lain:
1. Jenis kamar Unggul
2. Jenis kamar Deluxe
3. Jenis kamar Standar
4. Jenis kamar Executive Floor
5. Jenis kamar Star Suite
6. Jenis kamar Junior Suite
7. Jenis kamar Grand Suite
8. Jenis kamar Family Suite
2.2 Visi dan Misi Hotel
Visi hotel Grand Angkasa Internasional Medan adalah memberikan pelayanan terbaik dan mengutamakan kepuasan pelanggan.
Misi hotel Grand Angkasa Internasional Medan antara lain yaitu: 1. Menjadi hotel terbaik di kota Medan 2.
Menjadi hotel yang banyak diminati dari segi fasilitas dan pelayanan yang diberikan.
3. Menjadi hotel idaman di kota Medan.
2.3 Fasilitas Hotel
Fasilitas yang disediakan oleh Hotel Grand Angkasa Internasinal Medan antara lain sebagai berikut :
2.3.1 Fasilitas
Jenis fasilitas yang diberikan oleh pihak hotel Grand Angkasa Internasional Medan yaitu coffee shop, fasilitas rapat, lantai eksekutif, kotak penyimpanan aman, layanan kamar. lift, restoran, salon, transfer bandara/ hotel, bar/ pub, concierge, layanan antar jemput, laundry/ dry cleaning, , wi-fi, ruang merokok.
2.3.2 Fasilitas Kamar Hotel
Fasilitas kamar yang disediakan dari pihak hotel Grand Angkasa Internasional Medan antara lain yaitu: air conditioner, mesin pembuat teh/ kopi, meja, hair dryer, brankas, wifi, tv kabel, sendal, cermin, bar kecil, telpon, shower dan bak terpisah, ruang bebas rokok, dan televisi lcd.
2.3.3 Fasilitas Olahraga dan Rekreasi
Fasilitas penunjang yang disediakan oleh pihak hotel Grand Angkasa Internasional Medan antara lain yaitu : kolam renang, massage, spa, sauna, gym, dan jacuzzi.
2.4 Struktur Organisasi Hotel Grand Angkasa Internasional Medan
Struktur organisasi hotel Grand Angkasa Internasional Medan adalah struktur organisasi fungsional. Struktur organisasi fungsional dapat dikenali dengan karakteristik pembagian tugas dan tanggung jawab kerja berdasarkan fungsi masing-masing bagian. Struktur organisasi ini juga ditandai dengan adanya hubungan horizontal antara kepala bagian, dimana antar kepala bagian tidak
Struktur organisasi hotel Grand Angkasa Internasional Medan dapat dilihat pada Gambar 2.1
General Manager
Director of Sales Marketing
Room Divison
Manager
Chief EngineeringFinansial Controller Spa & Fitness Manager
Chief Security Sales Manager Sales Executive
Ass. Chef Engineering Technician Human Resources
Manager Training Managaer
Front Office Manager Exec Housekeeper
Food Beverages Manager Outlet Manager
Waiters Executive Chef Kepala Chef Commis
Income Audit Cashier
IT Manager General Affair Managaer Personnel
Manager Purchasing Manager
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Hotel Grand Angkasa Internasional MedanSumber: Hotel Grand Angkasa Internasional Medan Universitas Sumatera Utara
1. General Manager
Tugas dan tanggung jawab : a.
Bertanggung jawab terhadap hal-hal yang menyangkut keuangan perusahaan baik operasional sehari-hari ataupun kebutuhan yang bersifat tidak terjadwal.
b.
Bertanggung jawab mengawasi dan mengontrol setiap kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan di semua bidang.
c.
Bertanggung jawab untuk memberikan arahan kepada manager setiap departemen.
d.
Bertanggung jawab untuk mengontrol pencatatan transaksi dan penanganan uang tunai berjalan dengan baik.
e.
Mengikuti petunjuk dan garis besar kebijakan dan prosedur manual perusahaan untuk menciptakan dan memelihara lingkungan kerja yang baik dan aman untuk semua karyawan dan pelanggan.
f.
Bertanggung jawab atas semua prosedur dan standar serta kebijakan perusahaan yang digunakan sehingga dapat dikomunikasikan lebih efektif kepada seluruh karyawan. Human Resources Manager a.
Bertanggung jawab dalam pengelolaan dan pengembangan SDM di lingkungan hotel, yaitu dalam hal perencanaan, pengendalian, pelaksanaan dan pengawasan kegiatan SDM. b.
Bertanggung jawab untuk menyusun strategi dan kebijakan pengelolaan SDM perusahaan berdasarkan strategi jangka panjang dan jangka pendek yang telah ditetapkan.
c.
Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan administrasi guna menunjang kontinuitas operasional perusahaan.
d.
Bertanggung jawab untuk menjalin hubungan dengan instansi pemerintah, swasta dan instansi serta lembaga pendidikan terkait sebagai pemenuhan kebutuhan SDM.
e.
Bertanggung jawab didalam membangun forum komunikasi karyawan agar tercipta hubungan yang harmonis antara manajer dan karyawan.
f.
Membina disiplin ketertiban, keamanan dan ketentraman di lingkungan hotel.
g.
Bertanggung jawab untuk mengelola anggaran bagian SDM sehingga dapat digunakan lebih efektif dan efisien sesuai dengan rencana kerja.
h.
Bertanggung jawab terhadap perencanaan, pengawasan dan melaksanakan evaluasi terhadap jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan/ diperlukan oleh perusahaan. Director of Sales Marketing a.
Bertanggung jawab atas pendelegasian tugas-tugas unatuk memastikan bahwa target penjualan yang telah ditetapkan dapat tercapai.
b.
Mengarahkan usaha-usaha penjualan, terlibat secara langsung dalam pembuatan marketing plan (perencanaan pemasaran). c.
Mengontrol tugas karyawan yang bertanggung jawab dalam kegiatan penjualan yang berkaitan dengan hotel.
d.
Menyediakan fasilitas-fasilitas pendukung yang berguna untuk memudahkan tugas bagian pemasaran dan penjualan dalam melaksanakan tugas-tugasnya. Seperti penyediaan sarana transportasi, bantuan sekretarial dan bantuan lainnya e.
Bertanggung jawab didalam menganalisa hasil kinerja masing-masing karyawan yang terlibat.
f.
Bertanggung jawab untuk memberikan ide-ide inovasi dalam mengembangkan perusahaan menjadi lebih sukses lagi.
4. Chief Engineering
engawasi semua kegiatan yang terkait dengan sistem a.
Bertanggung jawab m teknologi dan informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan.
b.
Bertanggung jawab untuk merawat atau maintenance setiap mesin, peralatan kerja maupun kondisi bangunan dalam dan luar (Interior &
Exterior ) baik dilakukan sendiri maupun dengan pihak luar apabila diperlukan (Maintenance Contract).
c.
Bertanggung jawab didalam memperbaiki kerusakan peralatan baik mekanikal, elektrik ataupun elektronik.
d.
Bertanggung jawab untuk pengadaan audit kinerja masing-masing sistem yang berlaku dihotel.
5. Room Division Manager a.
Bertanggung jawab untuk menerapkan strategi dengan tujuan minimalisir biaya, memaksimalkan produktivitas tanpa mengurangi standar kualitas.
b.
Bertanggung jawab melaporkan kesalahan pemeriksaan dan kerusakan perabot dan alat kelengkapan di semua area hotel kepada departemen pemeliharaan.
c.
Bertanggung jawab mengontrol dan memantau ketersediaan kamar, tipe kamar dan kategori kategori harga kamar.
6. Food Beverages Manager a.
Bertanggung jawab menjaga tingkat kepuasan tamu terhadap pelayanan yang diberikan selama tamu berkunjung ke restaurant.
b.
Bertanggung jawab mengawasi daily operational agar senantiasa dapat memberikan kualitas pelayanan.
c.
Bertanggung jawab merancang aktifitas dan ide-ide kegiatan yang kreatif dengan tujuan dapat menambah pemasukan dari segi keuangan d.
Bertanggung jawab menjaga standar makanan dan minuman yang akan e.
Bertanggung jawab menyusun anggaran FB Production kitchen dan F&B service.
f.
Bertanggung jawab merumuskan kebijaksanaan pengendalian biaya operasional. g.
Bertanggung jawab menciptakan hubungan yang harmonis dengan pelanggan.
h.
Bertanggung jawab menyelenggarakan briefing di dalam departemen. i.
Mengusulkan kepada atasan tentang penyesuaian prosedur dan kebijakan di lingkungan food & beverage department, jika diperlukan.
7. Executive Chef a.
Bertanggung jawab mengawasi seluruh fungsi departemen seperti karyawan dapur, fasilitas, penjualan dan biaya untuk memastikan keuntungan departemen maksimal tercapai.
b.
Bertanggung jawab mengawasi penyusunan, penyajian dan pelayanan produk makanan untuk memastikan makanan dalam kualitas yang terbaik sepanjang waktu.
c.
Bertanggung jawab menetapkan dan memelihara hubungan kerja yang efektif.
d.
Bertanggung jawab untuk pengadaaan fungsi-fungsi seperti wawancara, orietation karyawan, evaluasi kinerja, pembinaan, dan pemberhentian jika
8. Finansial Controller a.
Bertanggung jawab didalam merencanakan pengembangan system, prosedur keuangan dan akuntansi, serta mengontrol pelaksanaannya untuk memastikan semua proses dan transaksi keuangan berjalan dengan tertib dan teratur.
b.
Bertanggung jawab atas semua yang berhubungan dengan pembelian barang atau bahan guna operasional perusahaan.
c.
Bertanggung jawab didalam mengelola fungsi akuntansi pemrosesan data dan informasi keuangan untuk menghasilkan laporan keuangan yang dibutuhkan perusahaan secara akurat dan tepat waktu.
d.
Bertanggung jawab untuk memelihara catatan akuntansi seperti buku besar, jurnal, dan catatan akuntansi lainnya untuk mematuhi perintah atau peraturan yang dikeluarkan oleh instansi pemerintah daerah.
e.
Bertanggung jawab menyusun laporan dan intepretasi laporan keuangan hotel f.
Bertanggung jawab merencanakan dan mengendalikan anggaran.
g.
Bertanggung jawab menjaga kontrak, leasing, dan catatan penting mengenai keuangan hotel.