MANAJEMEN PROYEK pada proyek pengembanga (5)
MANAJEMEN PROYEK
Disusun Oleh :
Firza Novaldy – 16160044
Jurusan Sistem Informasi
Universitas BSI Bandung
A.
Pengertian Proyek
Proyek merupakan suatu kegiatan usaha yang kompleks, sifatnya tidak rutin, memiliki
keterbatasan terhadap waktu, anggaran dan sumber daya serta memiliki spesifikasi
tersendiri atas produk yang akan dihasilkan. Dengan adanya keterbatasan-keterbatasan
dalam mengerjakan suatu proyek, maka sebuah organisasi proyek sangat dibutuhkan
untuk mengatur sumber daya yang dimiliki agar dapat melakukan aktivitas-aktivitas
yang sinkron sehingga tujuan proyek bisa tercapai. Organisasi proyek juga dibutuhkan
untuk memastikan bahwa pekerjaan dapat diselesaikan dengan cara yang efisien, tepat
waktu dan sesuai dengan kualitas yang diharapkan.
Pengertian proyek menurut beberapa ahli sebagai berikut
Heizer dan Render (2006:81) menjelaskan bahwa proyek dapat didefinisikan
sebagai sederetan tugas yang diarahkan kepada suatu hasil utama.
Schwalbe yang diterjemahkan oleh Dimyati & Nurjaman (2014:2) menjelaskan
bahwa proyek adalah usaha yang bersifat sementara untuk menghasilkan produk
atau layanan yang unik. Pada umumnya, proyek melibatkan beberapa orang
yang saling berhubungan aktivitasnya dan sponsor utama proyek biasanya
tertarik dalam penggunaan sumber daya yang efektif untuk menyelesaikan
proyek secara efisien dan tepat waktu.
Nurhayati (2010:4) menjelaskan bahwa sebuah proyek dapat diartikan sebagai
upaya atau aktivitas yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan, sasaran dan
harapan-harapan penting dengan menggunakan anggaran dana serta sumber daya
yang tersedia, yang harus diselesaikan dalam jangka waktu tertentu.
B. Defenisi Manajemen Proyek
Manajemen proyek adalah suatu disiplin ilmu dalam hal perencanaan, pengorganisasian,
pengelolaan (menjalankan dan mengendalikan), untuk bisa mencapai tujuan-tujuan
proyek. Atau manajemen proyek adalah suatu disiplin ilmu yang menerapkan
pengetahuan, keahlian serta keterampilan, secara teknis yang terbaik dan juga dengan
sumber daya yang terbatas untuk mencapai sebuah tujuan yang sudah ditentukan supaya
mendapatkan hasil yang maksimal dalam kinerja, waktu, mutu dan keselamatan kerja.
Berikut ini adalah pengertian Manajemen Proyek (Project Management) menurut
beberapa ahli.
Pengertian Manajemen Proyek menurut Budi santoso (2003;3), Manajemen
Proyek adalah kegiatan merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan dan
mengendalikan sumber daya organisasi perusahaan untuk mencapai tujuan
tertentu dalam waktu tertentu dengan sumber daya tertentu. Manajemen proyek
mempergunakan personel perusahaan untuk ditempatkan pada tugas tertentu
dalam proyek.
Pengertian Manajemen Proyek menurut Ervianto (2005:21), Manajemen Proyek
adalah semua perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, dan koordinasi suatu
proyek dari awal (gagasan) hingga berakhirnya proyek untuk menjamin
pelaksanaan proyek secara tepat waktu, tepat biaya dan tepat mutu.
Pengertian Manajemen Proyek menurut Husen (2009:4), Manajemen Proyek
adalah penerapan ilmu pengetahuan, keahlian dan keterampilan, cara teknis yang
terbaik dan dengan sumber daya yang terbatas, untuk mencapai sasaran dan
tujuan yang telah ditentukan agar mendapatkan hasil yang optimal dalam hal
kinerja biaya, mutu dan waktu serta keselamatan kerja.
C. Tujuan Manajemen Proyek
Proyek adalah serangkaian rencana aktivitas sehubungan untuk meraih tujuan bisnis.
Proyek sistem informasuk didalamnya juga pengemabngan sistem informasi baru,
meningkatkan sistem yang sudah ada atau mengupgrade. Manajemen proyek mengarah
pada diterapkannya pengetahuan, keterampian, peralatan dan teknik untuk mencapai
target tertentu dalam anggaran dan waktu yang ditetapkan kendala.
Aktivitas manajemen proyek mencakup perencanaan pekerjaan, penilaian risiko,
memperkiraan sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan,
mengorganisasian pekerjaan, mendapatkan sumber daya manusia dan material,
menetapkan tugas, aktivitas pengarahan, pengendalian pelaksanaan proyek, pelaporan
kemajuan dan penganalisaan hasil.
Tujuan/Manfaat Manajemen Proyek :
1. Efisiensi, baik dari segi biaya, sumber daya maupun waktu.
2. Kontrol terhadap proyek lebih baik, sehingga proyek bisa sesuai dengan
scope, biaya, sumber daya dan waktu yang telah ditentukan,
3. Meningkatkan kualitas
4. Meningkatkan produktifitas
5. Bisa menekan risiko yang timbul sekecil mungkin.
6. Koordinasi internal yang lebih baik
7. Meningkatkan semangat, tanggung jawab serta loyalitas tim terhadap
proyek, yaitu dengan penugasan yang jelas kepada masing-masing anggota
tim.
D. Fungsi Manajemen Proyek
Ada beberapa penjelasan singkat tentang fungsi dari manajemen proyek yaitu
sebagai berikut:
Mencakup “Scooping” yang menerangkan tentang batas-batas dari suatu
proyek
Perencanaan “Planning” mengidentifikasi tugas apa saja yang diperlukan
dalam menyelesaikan suatu proyek.
Perkiraan “Estimating” masing-masing tugas yang dibutuhkan dalam
menyelesaikan suatu proyek harus diperkirakan
Penjadwalan “Scheduling” seorang manajer proyek harus bertanggung jawah
terhadap penjadwalan semua aktivitas sebuah proyek.
Pengorganisasian “Organizing” seorang manajer proyek memastikan bahwa
semua anggota tim dari sebuah proyek mengetahui peran dan juga tanggung
jawab setiap orang dan hubungan laporan mereka kepada manajer proyek.
Pengarahan “Directing” mengarahkan semua kegiatan-kegiatan tim didalam
proyek
Pengontrolan “Controlling” fungsi pengontrolan atau pengendalian ini
kemungkinan adalah fungsi paling sulit dan juga paling penting untuk
seorang manajer apakah proyek akan berjalan semestinya atau tidak.
Penutupan “Closing” manajer proyek seharusnya selalu memberi penilaian
keberhasilan atau kegagalan kepada kesimpulan dari suatu proyek yang
dijalani.
E. Tahap-tahap Manajemen Proyek
1. Inisiasi
Merupakan tahap awal sebuah proyek yaitu proses memulai menentukan sifat dan ruang
lingkup sebuah proyek. Jika tahap ini tidak berjalan dengan baik, kemungkinan besar
proyek dapat mengalami kegagalan. Yang dibutuhkan dalam proses ini adalah
pemahaman tentang lingkungan bisnis dan memastikan bahwa proyek terkendali dengan
baik. Setiap kekurangan harus segera dilaporkan dan diperbaiki.
Tahap inisiasi mencakup rencana yang melipti bidang-bidang berikut :
Menganalisis kebutuhan bisnis
Menganalisis anggaran biaya
Menganalisis stakeholder
Piagam proyek
2. Perencanaan
Proyek direncanakan secara lebih detail. Merencanakan waktu, biaya, dan sumber daya
yang memadai untuk keperluan kerja. Perencanaan proyek terdiri dari:
Menentukan bagaimana merencanakan
Memilih tim perencanaan
Menciptakan struktur rincian kerja
Mengidentifikasi kegiatan yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek
Memperkirakan sumber daya untuk kegiatan
Memperkirakan biaya dan waktu untuk kegiatan
Membuat jadwal kegiatan
Membuat anggaran
Perencanaan risiko apabila terjadi sesuatu diluar rencana awal
3. Pelaksanaan
Apabila perencanaan telah cukup jelas dan detail, maka proyek dapat dilaksanakan dan
tujuan proyek secara fisik akan dibangun. Tahap ini melibatkan alokasi, kordinasi dan
pengelolaan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya seperti bahan dan anggaran.
4. Pengendalian
Pengendalian dilaksanakan untuk mengamati pelaksanaan proyek agar proyek tetap
berjalan sesuai rencana sehingga masalah yang sewaktu-waktu dapat muncul ditengah
jalan dapat diidentifikasi secara tepat waktu dan tindakan untuk menyelesaikan masalah
dapay diambil. Pengendalian proyek meliputi :
Mengukur kegiatan proyek yang sedang berlangsung
Pemantauan variable proyek (biaya, usaha, ruang lingkup, dll)
Mengidentifikasi tindakan dalam menyelesaikan masalah
5. Penutup
Penutupan merupakan akhir dari sebuah proyek. Kegiatan penutupan meliputi
pengarsipan file dan pendokumentasian. Tahap penutup terdiri dari :
Kontrak penutupan (menutup setiap kontrak berlaku untuk proyek atau tahap
proyek)
Finalisasi semua kegiatan di semua kelompok (menutup proyek)
F.
Tiga Faktor Pembatas
Tiga faktor pembatas lingkup manajemen proyek untuk mencapai hasil sesuai sasaran
proyek sebagai berikut :
1. Scope atau ruang lingkup
Scope atau ruang lingkup proyek adalah membahas jenis dan batasanbatasan yang ada
pada sebuah proyek. Sejauh mana batasan-batasan atau ruang lingkup suatu proyek
ditentukan.
Ruang lingkup atau batasan proyek sangat diperlukan dalam suatu proyek, karena hal
ini akan memberi dampak pada faktor-faktor proyek lainnya, terutama yang
menyangkut biaya dan waktu pengerjaan proyek.
Semakin besar scope atau ruang lingkup suatu proyek tersebut, maka secara umum akan
makin bertambah pula waktu pengerjaan, ini tentunya berdampak pada bertambahnya
biaya yang harus dikeluarkan.
2. Time atau waktu
Time atau waktu adalah salah satu komponen yang menjadi target utama dalam sebuah
proyek. Pada intinya faktor waktu ini adalah bagaimana kita menentukan lamanya
waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan sebuah proyek. Komponen waktu begitu
berarti, terutama pada saat-saat yang memeng krusial. Terkadang suatu proyek dipaksa
untuk selesai pada waktu tertentu, walaupun berdampak pada membengkaknya biaya.
3. Cost atau biaya
Cost atau biaya adalah salah satu faktor atau komponen utama proyek. Pada intinya
faktor biaya atau cost ini adalah menentukan seberapa besar biaya yang akan
dikeluarkan untuk sebuah proyek. Faktor biaya ini sangat dipengaruhi oleh 2 faktor
sebelumnya, yaitu scope dan time. Secara umum semakin besar ruang lingkup dan
semakin lama waktu, maka akan semakin besar pula biaya suatu proyek.
Gambar 1. Tiga faktor pembatas
G. Teknik dan Metode Manajemen Proyek
Berikut ini adalah beberapa metode manajemen proyek:
PERT Charts
Gantt Charts
Event Chain Diagrams
Runs Charts
Project Cycle Optimisation
Diantara metode-metode yang ada, metode PERT Charts dan metode Gantt Charts-lah
yang paling banyak digunakan.
Metode PERT
Salah satu metode yang digunakan dalam manajemen proyek adalah metode PERT.
PERT (Program Evaluation and Review Technique) yaitu teknik manajemen proyek
yang menggunakan tiga perkiraan waktu untuk tiap kegiatan. PERT dikembangkan
tahun 1958 oleh Booz, Allen dan Hamilton untuk angkatan laut Amerika Serikat
Prasetya & Lukiastuti, 2009:33)
PERT adalah suatu metode yang bertujuan untuk (semaksimal mungkin) mengurangi
adanya penundaan kegiatan (proyek, produksi, dan teknik) maupun rintangan dan
perbedaan-perbedaan, mengkoordinasikan dan menyelaraskan berbagai bagian sebagai
suatu keseluruhan pekerjaan, dan mempercepat selesainya proyek-proyek (Nurhayati,
2010:57). Pada PERT, penekanan diarahkan kepada usaha mendapatkan kurun waktu
yang paling baik (ke arah yang lebih akurat). PERT memakai pendekatan yang
menganggap bahwa kurun waktu kegiatan tergantung pada banyak faktor dan variasi,
sehingga lebih baik perkiraan diberi rentang (range), yaitu yang memakai tiga angka
estimasi. Suatu kejadian menandai mulainya atau selesainya kegiatan tertentu.
Metode PERT digunakan untuk perencanaan, penjadwalan dan pengawasan proyekproyek, dimana waktu penyelesaiannya tidak diketahui secara pasti. Asumsi yang
digunakan dalam metode PERT adalah bahwa lama waktu semua kegiatan tidak
tergantung satu sama lain. PERT merupakan suatu metoda analitik yang dirancang
untuk membantu dalam penjadwalan dan pengawasan kompleks yang memerlukan
kegiatan tertentu yang harus dijalankan dalam urutan tertentu.
H. 4P Konsep Manajemen Proyek SI
Manajemen proyek perangkat lunak yang efektif berfokus pada empat P:
1.
2.
3.
4.
People (manusia)
Product(produk)
Process (proses)
Project (proyek)
Manusia harus dikelola untuk melakukan proyek secara efektif
Komunikasi dengan pelanggan dan pemangku kepentingan lainnya harus terjadi
sehingga lingkup dan kebutuhan produk dapat dipahami
Proses yang sesuai bagi manusia dan produk harus dipilih
Proyek ini harus direncanakan dengan memperkirakan upaya dan waktu untuk
menyelesaikan tugas-tugas kerja
Mendefinisikan hasil kerja, membuat post pemeriksaan kualitas, dan
mengindetifikasi mekanisme untuk memantau dan mengendalikan kerja yang
ditetapkan pada perencanaan
Manusia (people)
Faktor manusia sangat penting sehingga muncul Model Kematangan
Kemampuan Manusia/ People-Capabilty Maturity Model (People-CMM)
People-CMM berfungsi untuk meningkatkan kesiapan organisasi perangkat
lunak (sistem informasi) dalam menyelesaikan masalah
Produk (Product)
Tujuan akan mengidentifikasi keseluruhan tujuan produk (dari sudut
stakeholder)
Ruang lingkup mengidentifikasi data primer, fungsi, dan perilaku yang
mencirikan produk
Setelah tujuan dan ruang lingkup produk dipahami, solusi-solusi alternatif
dipertimbangkan
Proses (Process)
Proses adalah untuk merealisasikan agar komponen tujuan proyek dapat tercapai
maka pelaksanaan proyek membutuhkan tahapan-tahapan yang terintegrasi
Serangkaian tugas yang berbeda, tonggak penting (milestone), hasil kerja dan
jaminan kualitas memungkinkan aktivitas-aktivitas kerangka kerja disesuaikan
dengan karakteristik dan kebutuhan proyek
Proyek (Project)
Proyek adalah kegiatan yang melibatkan berbagai sumber daya yang terhimpun
dalam suatu organisasi tertentu dalam jangka waktu tertentu untuk mencapai
sasaran tertentu
REFERENSI
Kho, B. (2018, Maret 8). Diambil kembali dari https://ilmumanajemenindustri.com/pengertianmanajemen-proyek-project-management-karakteristik-manajemen-proyek/
Rainer, D. (2017, November 10). Diambil kembali dari
http://www.spengetahuan.com/2017/11/pengertian-manajemen-proyek-tujuanfungsi-ruang-lingkup-tahapan-contoh.html
Teguh, R., & Sudiadi. (2015). MANAJEMEN PROYEK. Diktat Manajemen Proyek.
Disusun Oleh :
Firza Novaldy – 16160044
Jurusan Sistem Informasi
Universitas BSI Bandung
A.
Pengertian Proyek
Proyek merupakan suatu kegiatan usaha yang kompleks, sifatnya tidak rutin, memiliki
keterbatasan terhadap waktu, anggaran dan sumber daya serta memiliki spesifikasi
tersendiri atas produk yang akan dihasilkan. Dengan adanya keterbatasan-keterbatasan
dalam mengerjakan suatu proyek, maka sebuah organisasi proyek sangat dibutuhkan
untuk mengatur sumber daya yang dimiliki agar dapat melakukan aktivitas-aktivitas
yang sinkron sehingga tujuan proyek bisa tercapai. Organisasi proyek juga dibutuhkan
untuk memastikan bahwa pekerjaan dapat diselesaikan dengan cara yang efisien, tepat
waktu dan sesuai dengan kualitas yang diharapkan.
Pengertian proyek menurut beberapa ahli sebagai berikut
Heizer dan Render (2006:81) menjelaskan bahwa proyek dapat didefinisikan
sebagai sederetan tugas yang diarahkan kepada suatu hasil utama.
Schwalbe yang diterjemahkan oleh Dimyati & Nurjaman (2014:2) menjelaskan
bahwa proyek adalah usaha yang bersifat sementara untuk menghasilkan produk
atau layanan yang unik. Pada umumnya, proyek melibatkan beberapa orang
yang saling berhubungan aktivitasnya dan sponsor utama proyek biasanya
tertarik dalam penggunaan sumber daya yang efektif untuk menyelesaikan
proyek secara efisien dan tepat waktu.
Nurhayati (2010:4) menjelaskan bahwa sebuah proyek dapat diartikan sebagai
upaya atau aktivitas yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan, sasaran dan
harapan-harapan penting dengan menggunakan anggaran dana serta sumber daya
yang tersedia, yang harus diselesaikan dalam jangka waktu tertentu.
B. Defenisi Manajemen Proyek
Manajemen proyek adalah suatu disiplin ilmu dalam hal perencanaan, pengorganisasian,
pengelolaan (menjalankan dan mengendalikan), untuk bisa mencapai tujuan-tujuan
proyek. Atau manajemen proyek adalah suatu disiplin ilmu yang menerapkan
pengetahuan, keahlian serta keterampilan, secara teknis yang terbaik dan juga dengan
sumber daya yang terbatas untuk mencapai sebuah tujuan yang sudah ditentukan supaya
mendapatkan hasil yang maksimal dalam kinerja, waktu, mutu dan keselamatan kerja.
Berikut ini adalah pengertian Manajemen Proyek (Project Management) menurut
beberapa ahli.
Pengertian Manajemen Proyek menurut Budi santoso (2003;3), Manajemen
Proyek adalah kegiatan merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan dan
mengendalikan sumber daya organisasi perusahaan untuk mencapai tujuan
tertentu dalam waktu tertentu dengan sumber daya tertentu. Manajemen proyek
mempergunakan personel perusahaan untuk ditempatkan pada tugas tertentu
dalam proyek.
Pengertian Manajemen Proyek menurut Ervianto (2005:21), Manajemen Proyek
adalah semua perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, dan koordinasi suatu
proyek dari awal (gagasan) hingga berakhirnya proyek untuk menjamin
pelaksanaan proyek secara tepat waktu, tepat biaya dan tepat mutu.
Pengertian Manajemen Proyek menurut Husen (2009:4), Manajemen Proyek
adalah penerapan ilmu pengetahuan, keahlian dan keterampilan, cara teknis yang
terbaik dan dengan sumber daya yang terbatas, untuk mencapai sasaran dan
tujuan yang telah ditentukan agar mendapatkan hasil yang optimal dalam hal
kinerja biaya, mutu dan waktu serta keselamatan kerja.
C. Tujuan Manajemen Proyek
Proyek adalah serangkaian rencana aktivitas sehubungan untuk meraih tujuan bisnis.
Proyek sistem informasuk didalamnya juga pengemabngan sistem informasi baru,
meningkatkan sistem yang sudah ada atau mengupgrade. Manajemen proyek mengarah
pada diterapkannya pengetahuan, keterampian, peralatan dan teknik untuk mencapai
target tertentu dalam anggaran dan waktu yang ditetapkan kendala.
Aktivitas manajemen proyek mencakup perencanaan pekerjaan, penilaian risiko,
memperkiraan sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan,
mengorganisasian pekerjaan, mendapatkan sumber daya manusia dan material,
menetapkan tugas, aktivitas pengarahan, pengendalian pelaksanaan proyek, pelaporan
kemajuan dan penganalisaan hasil.
Tujuan/Manfaat Manajemen Proyek :
1. Efisiensi, baik dari segi biaya, sumber daya maupun waktu.
2. Kontrol terhadap proyek lebih baik, sehingga proyek bisa sesuai dengan
scope, biaya, sumber daya dan waktu yang telah ditentukan,
3. Meningkatkan kualitas
4. Meningkatkan produktifitas
5. Bisa menekan risiko yang timbul sekecil mungkin.
6. Koordinasi internal yang lebih baik
7. Meningkatkan semangat, tanggung jawab serta loyalitas tim terhadap
proyek, yaitu dengan penugasan yang jelas kepada masing-masing anggota
tim.
D. Fungsi Manajemen Proyek
Ada beberapa penjelasan singkat tentang fungsi dari manajemen proyek yaitu
sebagai berikut:
Mencakup “Scooping” yang menerangkan tentang batas-batas dari suatu
proyek
Perencanaan “Planning” mengidentifikasi tugas apa saja yang diperlukan
dalam menyelesaikan suatu proyek.
Perkiraan “Estimating” masing-masing tugas yang dibutuhkan dalam
menyelesaikan suatu proyek harus diperkirakan
Penjadwalan “Scheduling” seorang manajer proyek harus bertanggung jawah
terhadap penjadwalan semua aktivitas sebuah proyek.
Pengorganisasian “Organizing” seorang manajer proyek memastikan bahwa
semua anggota tim dari sebuah proyek mengetahui peran dan juga tanggung
jawab setiap orang dan hubungan laporan mereka kepada manajer proyek.
Pengarahan “Directing” mengarahkan semua kegiatan-kegiatan tim didalam
proyek
Pengontrolan “Controlling” fungsi pengontrolan atau pengendalian ini
kemungkinan adalah fungsi paling sulit dan juga paling penting untuk
seorang manajer apakah proyek akan berjalan semestinya atau tidak.
Penutupan “Closing” manajer proyek seharusnya selalu memberi penilaian
keberhasilan atau kegagalan kepada kesimpulan dari suatu proyek yang
dijalani.
E. Tahap-tahap Manajemen Proyek
1. Inisiasi
Merupakan tahap awal sebuah proyek yaitu proses memulai menentukan sifat dan ruang
lingkup sebuah proyek. Jika tahap ini tidak berjalan dengan baik, kemungkinan besar
proyek dapat mengalami kegagalan. Yang dibutuhkan dalam proses ini adalah
pemahaman tentang lingkungan bisnis dan memastikan bahwa proyek terkendali dengan
baik. Setiap kekurangan harus segera dilaporkan dan diperbaiki.
Tahap inisiasi mencakup rencana yang melipti bidang-bidang berikut :
Menganalisis kebutuhan bisnis
Menganalisis anggaran biaya
Menganalisis stakeholder
Piagam proyek
2. Perencanaan
Proyek direncanakan secara lebih detail. Merencanakan waktu, biaya, dan sumber daya
yang memadai untuk keperluan kerja. Perencanaan proyek terdiri dari:
Menentukan bagaimana merencanakan
Memilih tim perencanaan
Menciptakan struktur rincian kerja
Mengidentifikasi kegiatan yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek
Memperkirakan sumber daya untuk kegiatan
Memperkirakan biaya dan waktu untuk kegiatan
Membuat jadwal kegiatan
Membuat anggaran
Perencanaan risiko apabila terjadi sesuatu diluar rencana awal
3. Pelaksanaan
Apabila perencanaan telah cukup jelas dan detail, maka proyek dapat dilaksanakan dan
tujuan proyek secara fisik akan dibangun. Tahap ini melibatkan alokasi, kordinasi dan
pengelolaan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya seperti bahan dan anggaran.
4. Pengendalian
Pengendalian dilaksanakan untuk mengamati pelaksanaan proyek agar proyek tetap
berjalan sesuai rencana sehingga masalah yang sewaktu-waktu dapat muncul ditengah
jalan dapat diidentifikasi secara tepat waktu dan tindakan untuk menyelesaikan masalah
dapay diambil. Pengendalian proyek meliputi :
Mengukur kegiatan proyek yang sedang berlangsung
Pemantauan variable proyek (biaya, usaha, ruang lingkup, dll)
Mengidentifikasi tindakan dalam menyelesaikan masalah
5. Penutup
Penutupan merupakan akhir dari sebuah proyek. Kegiatan penutupan meliputi
pengarsipan file dan pendokumentasian. Tahap penutup terdiri dari :
Kontrak penutupan (menutup setiap kontrak berlaku untuk proyek atau tahap
proyek)
Finalisasi semua kegiatan di semua kelompok (menutup proyek)
F.
Tiga Faktor Pembatas
Tiga faktor pembatas lingkup manajemen proyek untuk mencapai hasil sesuai sasaran
proyek sebagai berikut :
1. Scope atau ruang lingkup
Scope atau ruang lingkup proyek adalah membahas jenis dan batasanbatasan yang ada
pada sebuah proyek. Sejauh mana batasan-batasan atau ruang lingkup suatu proyek
ditentukan.
Ruang lingkup atau batasan proyek sangat diperlukan dalam suatu proyek, karena hal
ini akan memberi dampak pada faktor-faktor proyek lainnya, terutama yang
menyangkut biaya dan waktu pengerjaan proyek.
Semakin besar scope atau ruang lingkup suatu proyek tersebut, maka secara umum akan
makin bertambah pula waktu pengerjaan, ini tentunya berdampak pada bertambahnya
biaya yang harus dikeluarkan.
2. Time atau waktu
Time atau waktu adalah salah satu komponen yang menjadi target utama dalam sebuah
proyek. Pada intinya faktor waktu ini adalah bagaimana kita menentukan lamanya
waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan sebuah proyek. Komponen waktu begitu
berarti, terutama pada saat-saat yang memeng krusial. Terkadang suatu proyek dipaksa
untuk selesai pada waktu tertentu, walaupun berdampak pada membengkaknya biaya.
3. Cost atau biaya
Cost atau biaya adalah salah satu faktor atau komponen utama proyek. Pada intinya
faktor biaya atau cost ini adalah menentukan seberapa besar biaya yang akan
dikeluarkan untuk sebuah proyek. Faktor biaya ini sangat dipengaruhi oleh 2 faktor
sebelumnya, yaitu scope dan time. Secara umum semakin besar ruang lingkup dan
semakin lama waktu, maka akan semakin besar pula biaya suatu proyek.
Gambar 1. Tiga faktor pembatas
G. Teknik dan Metode Manajemen Proyek
Berikut ini adalah beberapa metode manajemen proyek:
PERT Charts
Gantt Charts
Event Chain Diagrams
Runs Charts
Project Cycle Optimisation
Diantara metode-metode yang ada, metode PERT Charts dan metode Gantt Charts-lah
yang paling banyak digunakan.
Metode PERT
Salah satu metode yang digunakan dalam manajemen proyek adalah metode PERT.
PERT (Program Evaluation and Review Technique) yaitu teknik manajemen proyek
yang menggunakan tiga perkiraan waktu untuk tiap kegiatan. PERT dikembangkan
tahun 1958 oleh Booz, Allen dan Hamilton untuk angkatan laut Amerika Serikat
Prasetya & Lukiastuti, 2009:33)
PERT adalah suatu metode yang bertujuan untuk (semaksimal mungkin) mengurangi
adanya penundaan kegiatan (proyek, produksi, dan teknik) maupun rintangan dan
perbedaan-perbedaan, mengkoordinasikan dan menyelaraskan berbagai bagian sebagai
suatu keseluruhan pekerjaan, dan mempercepat selesainya proyek-proyek (Nurhayati,
2010:57). Pada PERT, penekanan diarahkan kepada usaha mendapatkan kurun waktu
yang paling baik (ke arah yang lebih akurat). PERT memakai pendekatan yang
menganggap bahwa kurun waktu kegiatan tergantung pada banyak faktor dan variasi,
sehingga lebih baik perkiraan diberi rentang (range), yaitu yang memakai tiga angka
estimasi. Suatu kejadian menandai mulainya atau selesainya kegiatan tertentu.
Metode PERT digunakan untuk perencanaan, penjadwalan dan pengawasan proyekproyek, dimana waktu penyelesaiannya tidak diketahui secara pasti. Asumsi yang
digunakan dalam metode PERT adalah bahwa lama waktu semua kegiatan tidak
tergantung satu sama lain. PERT merupakan suatu metoda analitik yang dirancang
untuk membantu dalam penjadwalan dan pengawasan kompleks yang memerlukan
kegiatan tertentu yang harus dijalankan dalam urutan tertentu.
H. 4P Konsep Manajemen Proyek SI
Manajemen proyek perangkat lunak yang efektif berfokus pada empat P:
1.
2.
3.
4.
People (manusia)
Product(produk)
Process (proses)
Project (proyek)
Manusia harus dikelola untuk melakukan proyek secara efektif
Komunikasi dengan pelanggan dan pemangku kepentingan lainnya harus terjadi
sehingga lingkup dan kebutuhan produk dapat dipahami
Proses yang sesuai bagi manusia dan produk harus dipilih
Proyek ini harus direncanakan dengan memperkirakan upaya dan waktu untuk
menyelesaikan tugas-tugas kerja
Mendefinisikan hasil kerja, membuat post pemeriksaan kualitas, dan
mengindetifikasi mekanisme untuk memantau dan mengendalikan kerja yang
ditetapkan pada perencanaan
Manusia (people)
Faktor manusia sangat penting sehingga muncul Model Kematangan
Kemampuan Manusia/ People-Capabilty Maturity Model (People-CMM)
People-CMM berfungsi untuk meningkatkan kesiapan organisasi perangkat
lunak (sistem informasi) dalam menyelesaikan masalah
Produk (Product)
Tujuan akan mengidentifikasi keseluruhan tujuan produk (dari sudut
stakeholder)
Ruang lingkup mengidentifikasi data primer, fungsi, dan perilaku yang
mencirikan produk
Setelah tujuan dan ruang lingkup produk dipahami, solusi-solusi alternatif
dipertimbangkan
Proses (Process)
Proses adalah untuk merealisasikan agar komponen tujuan proyek dapat tercapai
maka pelaksanaan proyek membutuhkan tahapan-tahapan yang terintegrasi
Serangkaian tugas yang berbeda, tonggak penting (milestone), hasil kerja dan
jaminan kualitas memungkinkan aktivitas-aktivitas kerangka kerja disesuaikan
dengan karakteristik dan kebutuhan proyek
Proyek (Project)
Proyek adalah kegiatan yang melibatkan berbagai sumber daya yang terhimpun
dalam suatu organisasi tertentu dalam jangka waktu tertentu untuk mencapai
sasaran tertentu
REFERENSI
Kho, B. (2018, Maret 8). Diambil kembali dari https://ilmumanajemenindustri.com/pengertianmanajemen-proyek-project-management-karakteristik-manajemen-proyek/
Rainer, D. (2017, November 10). Diambil kembali dari
http://www.spengetahuan.com/2017/11/pengertian-manajemen-proyek-tujuanfungsi-ruang-lingkup-tahapan-contoh.html
Teguh, R., & Sudiadi. (2015). MANAJEMEN PROYEK. Diktat Manajemen Proyek.