KONSEP SISTEM INFORMASI MANAJEMEN MUTIA
KON SEP SI STEM I N FORM ASI M AN AJEM EN
M UTI A I SM AI L
Fa k u lt a s Ek onom i
Un ive r sit a s Sum a t e r a Ut a r a
BAB I
PEN D AH ULUAN
Banyak
organisasi
yang
ingin
m em bangun
sist em
I nform asi
Manaj em ennya sendiri, dan t elah m enyediakan dana yang cukup, t et api t ernyat a
usaha t ersebut sering kali gagal. Penyebabnya ant ara lain ialah: st rukt ur
organisasi keseluruhan yang kurang waj ar, rencana organisasi keseluruhan yang
belum m em adai, personil sist em yang t idak m em adai, dan yang t erpent ing
adalah kurangnya part isipasi m anaj em en dalam bent uk keikut sert aan para
m anaj er dalam m erancang sist em , m engendalikan upaya pengem bangan sist em
dan m em ot ivasi seluruh personil yang t erlibat .
Sebelum m em bahas konsep sist em I nform asi Manaj em en lebih lanj ut ,
berikut ini akan diberikan definisi ringkas dan form al dari sist em I nform asi
Manaj em en yait u: “ serangkaian sub- sist em inform asi yang m enyeluruh dan
t erkoordinasi yang secara rasional m am pu m enst ransform asikan dat a sehingga
m enj adi inform asi dengan berbagai cara guna m eningkat kan produkt ivit as yang
sesuai dengan gaya dan sifat m anaj er” .
Dari definisi t ersebut ada beberapa point yang perlu diuraikan lebih
lanj ut :
a. Sist em I nform asi Manaj em en m em iliki sub- sit em inform asi. Sist em I nform asi
Manaj em en adalah serangkaian sub- sist em , dim ana sub- sist em t ersebut
m endukung t ercapainya sasaran Sist em I nform asi Manaj em en dan organisasi
sebagian dari sub- sist em berperan hanya dalam sat u kegiat an at au lapisan
m anaj em en, sem ent ara yang lainya berperan ganda.
b. Sist em I nform asi Manaj em en adalah m enyeluruh.
Sebuah Sist em I nform asi Manaj em en m encakup sist em inform asi form al
m aupun inform al baik yang m anual m aupun berkom put er. Kom ponen yang
t erpent ing dalam Sist em I nform asi Manaj em en adalah m anaj er yang
pikirannya akan m em proses dan m enyebarkan inform asi secara berint eraksi
dengan elem en- elem en lain dari Sist em I nform asi Manaj em en.
c. Sist em I nform asi Manaj em en adalah t erkoordinasi.
Sist em I nform asi Manaj em en di koordinasikan secara t erpusat unt uk
m enj am am in bahwa dat a yang di proses dapat di operasikan secara t erencana
dan t erkoordinasi. Sem uanya unt uk m enj am in bahwa inform asi m elewat i dan
m enuj u sub- sist em yang diperlukan, sert a m enj am in bahwa sist em inform asi
bekerj a secara efisien.
d. Sist em I nform asi Manaj em en t erint egrasi secara rasional.
Sub- sist em dalam Sist em I nform asi Manaj em en adalah t erint egrasi ( t erpadu)
sehingga kegiat an dari m asing- m asing saling berkait aan sat u dengan yang
lainnya, int egrasi ini dilakukan t erut am a dengan m elewat kan dat a diant ara
sub- sist em t ersebut .
e. Sist em I nform asi Manaj em en m ent ransform asikan dat a kedalam inform asi.
Apabila dat a diolah dan berguna bagi m anaj er unt uk t uj uan t ert ent u, m aka ia
akan m enj adi inform asi.
f. Sist em I nform asi Manaj em en m eningkat kan produkt ivit as.
Sist em I nform asi Manaj em en dengan berbagai cara m am pu m eningkat kan
produkt ivit as, ant ara lain: dengan kem am puan m elaksanakan t ugas rut in
sepert i penyaj ian dokum en dengan efisien, m am pu m em berikan layanan bagi
organisasi int ern dan ekst ern, sert a m am pu m eningkat kan kem am puan
m anaj er unt uk m engat asi m asalah- m asalah yang t idak t erduga.
g. Sist em I nform asi Manaj em en sesuai dengan gaya m anaj er Sist em I nform asi
Manaj em en dikem bangkan lewat pengenalan at as sifat dan gaya m anaj erial
dari personil yang akan m enggunakannya. Para perancang sist em apabila
akan
m engem bangkan
Sist em
I nform asi
Manaj em en
hendaknya
m em pert im bangkan fakt or m anusiawi dengan cerm at . Apabila t idak dem ikian,
m aka sist em yang dihasilkan t idak efekt if.
Secara t eorit is, kom put er bukanlah persyarat m ut lak bagi sebuah Sist em
I nform asi Manaj em en, nam un dalam prakt ek agaknya m enj adi suat u
© 2004 Digit ized by USU digit al library
1
kepercayaan bahwa Sist em I nform asi Manaj em en yang baik t idak akan berj alan
lancar t anpa bant uan kem am puan sebuah kom put er.
I I . PEM BAH ASAN .
A. Un su r - un su r Sist e m I nfor m a si.
Sem ua sist em I nform asi m em iliki 3 ( t iga) unsur at au kegiat an ut am a,
yait u :
1. Menerim a dat a sebagai m asukan ( input )
2. Mem proses dat a dengan m elakukan perhit ungan, penggabungan unsur dat a,
pem ut akhiran perkiraan dan lain- lain.
3. Mem peroleh inform asi sebagai keluaran ( out put ) .
Prinsip ini berlaku baik unt uk sist em inform asi m anual, elekt rom ekanis
m aupun kom put er.
Dat a
I nform asi
Pem rosesan
I nput
out put
Secara sederhana dapat dikat akan bahwa sebuah sist em inform asi
m em proses dat a, dan kem udian m engubahnya m enj adi inform asi.
dan
B. Sist e m I n for m a si Pe m r ose sa n Tr a nsa k si.
Input
Pem rosesan
Laporan dan dokum en
Transaksi luar :
- Penj ualan t unai
- Penj ualan kredit
- Pem belian
- Pem bayaran t unai
- dan lain- lain
Dokum en:
- Tagihan pelanggan
- Check gaj i
- Check pem bayaran hut ang
- Check deviden
- dan lain- lain
Transaksi I nt ernal:
- Kart u absen pegawai
- Pesanan barang
- penyusut an dan penyesuaian
- Koreksi kesalahaan
Laporan Operasi:
- Penggunaan bahan dan persediaan
- Ringkasan penj ualan
- Akunt ansi t agihan kadaluarsa
- Laporan keuangan
Gam bar diat as m enunj ukan sist em pengolahan dat a yang t ugas
ut am anya m em proses t ransaksi, khususnya pada t ingkat operasional. Gam bar
t ersebut m enunj ukan berbagai input t ransaksi yang berasal dari 2 ( dua) sum ber,
yait u: dari luar dan dalam organisasi. Dari luar organisasi art inya berasal dari:
pelanggan dan supplier. Set iap perist iwa int ernal yang dicat at oleh sist em
inform asi dianggap sebagai t ransaksi int ernal, m isalnya: pem akaian bahan unt uk
pem rosesan, penyusut aan peralat an, perubahan alam at pegawai dan lain- lain.
C. Tu ga s ut a m a Sist e m I nfor m a si Or ga n isa si.
Set iap organisasi m em iliki beberapa t ugas yang harus dikelola sedem ikian
rupa sehingga organisasi yang berhasil m encapai seluruh sasaran yang t elah
dit et apkan, bahkan j uga berhasil m em pert ahankan kelangsungan hidupnya. Pada
dasarnya set iap organisasi m em iliki 3 ( t iga) hingga 7 ( t uj uh) t ugas ut am a yang
disebut sebagai " fakt or- fakt or krisis keberhasilan" ( crit ical success fakt ors) . Hal
ini biasanya dit ent ukan oleh sifat lingkungan organisasi dan sifat indust ri dim ana
organisasi m erupakan bagian dari indust ri t ersebut . Cont oh t ugas ut am a dari
organisasi adalah:
1. Unt uk pengendalian biaya, dim ana j ika biaya naik m aka harga akan naik
sehingga perm int aan m enurun.
2. Dalam kasus unt uk perusahaan yang m em buat busana, rancangan busana
dan pengendalian persediaan m enent ukan keberhasilan suat u produk. Bila
persediaan berlebihan dan kem udian m ode t elah berubah, akibat nya t idak
bisa dij ual dengan harga yang layak.
3. Dalam kasus unt uk perusahaan indust ri m obil, dim ana selain pengendalian
biaya pruduksi m aka t ugas ut am anya adalah: m enj aga hubungan baik
dengan para penyalur, m enj aga m ut u dan kehandalan sert a hem at bahan
bakar dari produk yang dihasilkan.
© 2004 Digit ized by USU digit al library
2
4. Sebagian besar t ugas ut am a bersifat silang fungsional m isalnya dalam
penet apan harga produk. Harga produk dapat dit et apkan dengan berbagai
cara: - m em pert im bangkan biaya pruduksi
- m em pert im bangkan biaya adm inist rasi
- m em pert im bangkan harga dan kebij akan harga saingan.
I nform asi t ersebut berasal dari berbagi fungsi yang berbeda, bukan hanya
berasal dari fungsi pem asaran, bahkan j uga berasal dari luar organisasi.
5. Dalam kasus unt uk perusahaan padat inform asi; m aka t ugas ut am anya
adalah m enet apkan dan m enj aga sist em inform asi agar t et ap berj alan baik.
Cont oh dari perusahaan padat inform asi ialah: perusahaan penerbangan,
dim ana ket ersediaan inform asi sangat pent ing art inya bagi pengelolaan t ugas
lainnya. Misalnya kasus diperusahaan penerbangan yang t ugas ut am a
pem bukuan penum pang dari m asing- m asing penerbangan berlangsung di
berbagai lokasi yang t ersebar pada j arak ribuan kilom et er, diperlukan sist em
inform asi berkom put er unt uk m enent ukan st at us penerbangan sert a unt uk
m enet apkan pesanan t em pat duduk pada set iap penerbangan.
D . I n t e gr a si Sist e m I n for m a si
Pengint egrasian sist em inform asi m erupakan salah sat u konsep kunci dari
sist em I nform asi Manaj em en. Berbagi sist em dapat saling berhubungan sat u
dengan yang lain dengan berbagai cara yang sesuai dengan keperluannya. Aliran
inform asi diant ara sist em sangat berm anfaat bila dat a dalam file suat u sist em
diperlukan j uga oleh sist em yang lainnya, at au out put suat u sist em m enj adi
input bagi sist em lainnya.
Secara m anual j uga dapat dicapai suat u int egrasi t ert ent u, m isalnya dat a
dari sat u bagian dibawa kebagian lain, dan oleh pet ugas adm inist rasi dat a
t ersebut digabung dengan dat a dari sist em yang lain. Jadi kalau secara m anual
m aka deraj at int egrasinya m enj adi t inggi.
Keunt ungan ut am a dari int egrasi sist em inform asi adalah m em baiknya
arus inform si dalam sebuah organisasi. Suat u pelaporan biasanya m em ang
m em erlukan wakt u, nam un dem ikian akan sem akin banyak inform asi yang
relevan dalam kegiat an m anaj erial yang dapat diperoleh bila diperlukan.
Keunt ungan ini m erupakan alasan yang kuat unt uk m engut am akan
( m engunggulkan) sist em inform si t erint egrasi karena t uj uan ut am a dari sist em
inform asi adalah m em berikan inform asi yang benar pada saat yang t epat .
Keunt ungan lain dari pengint egrasian sist em adalah sifat nya yang
m endorong m anaj er unt uk m em bagikan ( m engkom unikasikan) inform asi yang
dihasilkan oleh depart em en ( bagian) nya agar secara rut in m engalir ke sist em
lain yang m em erlukannya. I nform asi ini kem udian digunakan lebih luas unt uk
m em bant u organisasi.
E. I n t e r a k si a n t a r a M a na j e r da n M e sin .
Dat a dari sebuah organisasi t idak akan m enj adi inform asi sebelum
dikom unikasikan dalam bent uk yang berm anfaat bagi personil organisasi yang
m em erlukannya.
Kom unikasi
ini
berlangsung
dalam
int eraksi
ant ara
m anaj er/ m anusia dengan m esin/ kom put er. Pengert ian dari int eraksi m anaj er
dan kom put er adalah dim ana sist em kom put er m em berikan inform asi kepada
m anaj er at au dim ana m anaj er m em berikan dat a kepada sist em kom put er.
Ada beberapa sist em pengolahan dat a yang t idak berhasil dikem bangkan
dalam Sist em I nform asi Manaj em en karena t idak dikem bangkannya int eraksi
m anaj er dan kom put er, sehingga m anaj er dan kom put er, sehingga m anaj er dan
kom put er t idak dapat saling berkom unikasi secara efekt if.
Ada 2 ( dua) sebab ut am a kekurangan dari pengolah dat a ( kom put er)
yait u :
1. Sist em analis dan program er t idak ( kurang) m em iliki pem aham an t ent ang
proses m anaj em en organisasi, sehingga akhirnya t idak m am pu m enj alin
sist em inform asi yang diperlukan organisasi.
2. Ket idakm am puan unt uk m em aham i cara berpikir m anusia dalam m em proses
dat a, dengan akibat bahwa hasil program kom put er t idak m em proses dat a
sebagaim ana yang dikehendaki oleh m anaj er, sehingga t idak m am pu
berkom unikasi efekt if dengan m anaj er.
Penilaian inform asi adalah bent uk lain int eraksi ant ara m anaj er dan
m esin, m erupakan hal yang biasa bagi t enaga t eknisi dan adm inist rasi unt uk
m engam bil dat a dari sist em kom put er lewat t erm inal kom put er, nam un bagi
m anaj er hal dem ikian t idaklah biasa Manaj er sering m em erlukan t am bahan
rincian t ent ang m asalah khusus, sepert i rincian t ent ang varian anggaran unt uk
t enaga kerj a pabrik.
© 2004 Digit ized by USU digit al library
3
Kom unikasi m anaj er dan m esin yang lebih j auh adalah int eraksi
berkesinam bungan ant ara m anaj er dan file kom put er. Seorang m anaj er m ungkin
akan
m em ulai
berdialog
dengan
banyak
sist em
kom put er
dengan
m em berit ahukan j enis dat a khusus yang dicari, m isalnya dat a t ent ang um ur
produk. Kom put er kem udian akan m enj awab dengan serangkaian pert anyaan
yang m engarah pada dat a t ent ang um ur produk apa yang diperlukan, at au
kom put er m ungkin akan m em berikan inform asi um ur produk yang t elah ada
dalam sist em .
Bent uk t erakhir dari int eraksi m anaj er dan m esin adalah pelibat an
rnanaj er dalam perancang sist em inform asi unt uk digunakan sendiri dengan cara
m enulis program kom put er sederhana lewat t erm inal m ereka. Misalnya apabila
penj ualan disuat u wilayah m eragukan karena t idak adanya alasan, m aka
m anaj er pem asaran m ungkin akan m enggunakan t erm inal kom put ernya unt uk
m enulis beberapa program perint ah yang akan m engeluarkan dat a penj ualan
sert a m enganalisisnya sesuai dengan kegiat an para wiraniaganya, j enis produk,
j enis pelanggan dengan t uj uan unt uk penyebab m asalahnya. Kini t elah ada
sist em perangkat lunak yang bersifat bahasa bert anya ( Query Language) yang
dapat di t am bahkan pada sebahagian besar kom put er sehingga m em ungkinkan
j enis kegiat an m anaj erial yang dem ikian.
“ Jarak Sosial" ant ara m anaj er dan sist em kom put er j uga m erupakan
m asalah int eraksi m anaj er dan m esin. Mem ang akan ada j arak sosial ant ara
m anaj er dan m esin yang m em iliki pola pikir pengalam an dan t it ik kehidupan
yang berbeda, dan ini akan m engham bat kom unikasi. Walau dem ikian apabila
m anaj er dan sist em kom put er m encoba berkom unikasi, m aka pihak m anaj erlah
yang harus m elakukan upaya m enyesuaikan diri, yait u dalam bent uk
" percakapan" dengan kom put er yang harus dilakukan lewat form at t ert ent u.
Biasanya pedom an penggunaan ( user m anual) kom put er m enawarkan bant uan
t eknis bagi m anaj er yang m em erlukannya unt uk m em aham i ham bat an
kom unikasi, t et api hal ini m em erlukan wakt u bagi m anaj er unt uk berint eraksi
dengan sist em . " Tut orial" program kom put er yang m em bant u dan m endidik
m anaj er dengan m em berikan saran berm anfaat dalam bent uk koreksi at as
kesalahan ( error) kom unikasi akan dapat m engurangi j arak sosial.
Dim ensi lain. dari m asalah m anaj er dalam upaya berkom unikasi dengan
sist em kom put er adalah bahwa m anaj er m enget ahui inform asi apa yang
diperlukan t et api t idak m enget ahui dim ana lokasinya. Set elah lewat beberapa
kali pencarian yang m enghabiskan wakt u at as dat a dalam sist em kom put er,
biasanya m anaj er akan berhent i m encoba berint eraksi langsung dengan sist em .
Keadaan dem ikian kini dapat t erat asi karena sem akin banyak sist em yang
m em bant u m anaj er m enem ukan lokasi lnform asi yang diperlukannya.
Kecenderungan ut am a dalam
pengem bangan sist em
t am paknya
berm uara besar pada kem udahan bagi m anaj er unt uk berkom unikasi dengan
kom put er, yakni penggunaan " bahasa produkt ivit as" yang seringkali j uga disebut
dengan " bahasa non- prosedural" at au apabila digunakan m anaj er m aka disebut
sebagai " bahasa penopang keput usan m anaj erial" . Bahasa produkt ivit as adalah
bahasa kom put er yang dikem bangkan khusus, yang m em ungkinkan peningkat an
produkt ivit as pem rogram an. Bahasa ini m udah dipelaj ari dan dit erim a oleh
m anaj er sebagai pengguna unt uk keperluan m ereka. Menggunakan bahasa
dem ikian akan m em buat m anaj er m am pu berint eraksi secara efisien.
Bahasa produkt ivit as kini m enj adi " penj aga" dari era baru. Secara
t radisional, program unt uk pengolahan gaj i ( payroll) , akunt ansi biaya dan lainlain t elah disiapkan dan dim odifikasi oleh program m er dalam depart em en
pengolahan dat a. Tet api dewasa ini, periode m enunggu unt uk program baru
sert a penyesuaian ( m odifikasi) program sepert i yang dim int a pengguna m asih
m em erlukan wakt u yang relat if lam a, hal ini disebabkan m asih sedikit nya t enaga
program m er yang t eram pil. Alt ernat if yang banyak dipilih kelom pok pengguna
adalah m engem bangkan program aplikasi lewat cara m enguasai bahasa
produkt ivit as, m isalnya dengan j alan m engikut i pelat ihan t ent ang bagaim ana
m enggunakan program yang bersangkut an.
I I I . PEN UTUP
Sist em inform asi dari suat u organisasi t idak akan pernah dapat
diot om at isasikan sepenuhnya at au m enyeluruh. Nam un dem ikian suat u sist em
inform asi m anaj em en sangat m ungkin dan prakt is apabila didasarkan pada
rencana keseluruhan yang bagus sert a dikem bangkan oleh personil sist em yang
t erlat ih, unt uk it u diperlukan part isipasi m anaj em en dan sum ber keuangan yang
m em adai.
© 2004 Digit ized by USU digit al library
4
Sist em inform asi yang m elayani t ugas ut am a organisasi harus bersifat
silang fungsional dan harus t erus- m enerus diperbaiki dem i m enj aga
kesinam bungan efekt ivit asnya. Tugas ut am a organisasi seringkali dilayani oleh
sist em penopang keput usan/ decision support syst em ( DSS) yang didalam nya
berisi m odel, dat abase dan m anaj er yang berint eraksi langsung.
I nt egrasi sist em inform asi m erupakan salah sat u konsep kunci dari sist em
inform asi m anaj em en. Berbagai sist em dapat saling berhubungan sat u dengan
yang lain dengan berbagai cara yang sesuai dengan keperluan int egrasinya.
Sebagian besar organisasi akan m em peroleh kem anfaat an yang besar dari
m eningkat nya deraj at int egrasi sist em inform asi yang m ereka m iliki.
I nt eraksi ant ara m anaj er dan m esin adalah kait an ant ara m anaj er dan m esin,
yait u suat u t it ik dim ana m ereka bisa saling " berkom unikasi" secara t radisional
sist em kom put er m asih sering m em buat para m anaj er “ frust asi” , t et api dengan
adanya perkem bangan baru, sepert i bahasa produkt ivit as, pelat ihan ( t raining) ,
agaknya cukup m em bant u m em ecahkan m asalah ini.
D AFTAR PUSTAKA
Davis, Gordon B., Manaj em en I nform at ion Syst em ., t erj em ahan oleh Drs.Bob
Widyahart ono, PT.Pust aka Binam an pressindo, 1984.
Murdick, Robert G., Managem ent I nform at ion Syst em , New Jersey, Prent ice Hall
I nc, 1980.
Scot t , George M., Principles of Managem ent I nform at ion Syst em , t erj em ahan
oleh Achm ad Nashir Budim an, Edisi I , PT.Raj a Grafindo Persada, Jakart a,
1997.
Senn, Jam es A. , I nform at ion Syst em s in Managem ent , Belm ont , cal, 4 t h edit ion,
1990.
© 2004 Digit ized by USU digit al library
5
M UTI A I SM AI L
Fa k u lt a s Ek onom i
Un ive r sit a s Sum a t e r a Ut a r a
BAB I
PEN D AH ULUAN
Banyak
organisasi
yang
ingin
m em bangun
sist em
I nform asi
Manaj em ennya sendiri, dan t elah m enyediakan dana yang cukup, t et api t ernyat a
usaha t ersebut sering kali gagal. Penyebabnya ant ara lain ialah: st rukt ur
organisasi keseluruhan yang kurang waj ar, rencana organisasi keseluruhan yang
belum m em adai, personil sist em yang t idak m em adai, dan yang t erpent ing
adalah kurangnya part isipasi m anaj em en dalam bent uk keikut sert aan para
m anaj er dalam m erancang sist em , m engendalikan upaya pengem bangan sist em
dan m em ot ivasi seluruh personil yang t erlibat .
Sebelum m em bahas konsep sist em I nform asi Manaj em en lebih lanj ut ,
berikut ini akan diberikan definisi ringkas dan form al dari sist em I nform asi
Manaj em en yait u: “ serangkaian sub- sist em inform asi yang m enyeluruh dan
t erkoordinasi yang secara rasional m am pu m enst ransform asikan dat a sehingga
m enj adi inform asi dengan berbagai cara guna m eningkat kan produkt ivit as yang
sesuai dengan gaya dan sifat m anaj er” .
Dari definisi t ersebut ada beberapa point yang perlu diuraikan lebih
lanj ut :
a. Sist em I nform asi Manaj em en m em iliki sub- sit em inform asi. Sist em I nform asi
Manaj em en adalah serangkaian sub- sist em , dim ana sub- sist em t ersebut
m endukung t ercapainya sasaran Sist em I nform asi Manaj em en dan organisasi
sebagian dari sub- sist em berperan hanya dalam sat u kegiat an at au lapisan
m anaj em en, sem ent ara yang lainya berperan ganda.
b. Sist em I nform asi Manaj em en adalah m enyeluruh.
Sebuah Sist em I nform asi Manaj em en m encakup sist em inform asi form al
m aupun inform al baik yang m anual m aupun berkom put er. Kom ponen yang
t erpent ing dalam Sist em I nform asi Manaj em en adalah m anaj er yang
pikirannya akan m em proses dan m enyebarkan inform asi secara berint eraksi
dengan elem en- elem en lain dari Sist em I nform asi Manaj em en.
c. Sist em I nform asi Manaj em en adalah t erkoordinasi.
Sist em I nform asi Manaj em en di koordinasikan secara t erpusat unt uk
m enj am am in bahwa dat a yang di proses dapat di operasikan secara t erencana
dan t erkoordinasi. Sem uanya unt uk m enj am in bahwa inform asi m elewat i dan
m enuj u sub- sist em yang diperlukan, sert a m enj am in bahwa sist em inform asi
bekerj a secara efisien.
d. Sist em I nform asi Manaj em en t erint egrasi secara rasional.
Sub- sist em dalam Sist em I nform asi Manaj em en adalah t erint egrasi ( t erpadu)
sehingga kegiat an dari m asing- m asing saling berkait aan sat u dengan yang
lainnya, int egrasi ini dilakukan t erut am a dengan m elewat kan dat a diant ara
sub- sist em t ersebut .
e. Sist em I nform asi Manaj em en m ent ransform asikan dat a kedalam inform asi.
Apabila dat a diolah dan berguna bagi m anaj er unt uk t uj uan t ert ent u, m aka ia
akan m enj adi inform asi.
f. Sist em I nform asi Manaj em en m eningkat kan produkt ivit as.
Sist em I nform asi Manaj em en dengan berbagai cara m am pu m eningkat kan
produkt ivit as, ant ara lain: dengan kem am puan m elaksanakan t ugas rut in
sepert i penyaj ian dokum en dengan efisien, m am pu m em berikan layanan bagi
organisasi int ern dan ekst ern, sert a m am pu m eningkat kan kem am puan
m anaj er unt uk m engat asi m asalah- m asalah yang t idak t erduga.
g. Sist em I nform asi Manaj em en sesuai dengan gaya m anaj er Sist em I nform asi
Manaj em en dikem bangkan lewat pengenalan at as sifat dan gaya m anaj erial
dari personil yang akan m enggunakannya. Para perancang sist em apabila
akan
m engem bangkan
Sist em
I nform asi
Manaj em en
hendaknya
m em pert im bangkan fakt or m anusiawi dengan cerm at . Apabila t idak dem ikian,
m aka sist em yang dihasilkan t idak efekt if.
Secara t eorit is, kom put er bukanlah persyarat m ut lak bagi sebuah Sist em
I nform asi Manaj em en, nam un dalam prakt ek agaknya m enj adi suat u
© 2004 Digit ized by USU digit al library
1
kepercayaan bahwa Sist em I nform asi Manaj em en yang baik t idak akan berj alan
lancar t anpa bant uan kem am puan sebuah kom put er.
I I . PEM BAH ASAN .
A. Un su r - un su r Sist e m I nfor m a si.
Sem ua sist em I nform asi m em iliki 3 ( t iga) unsur at au kegiat an ut am a,
yait u :
1. Menerim a dat a sebagai m asukan ( input )
2. Mem proses dat a dengan m elakukan perhit ungan, penggabungan unsur dat a,
pem ut akhiran perkiraan dan lain- lain.
3. Mem peroleh inform asi sebagai keluaran ( out put ) .
Prinsip ini berlaku baik unt uk sist em inform asi m anual, elekt rom ekanis
m aupun kom put er.
Dat a
I nform asi
Pem rosesan
I nput
out put
Secara sederhana dapat dikat akan bahwa sebuah sist em inform asi
m em proses dat a, dan kem udian m engubahnya m enj adi inform asi.
dan
B. Sist e m I n for m a si Pe m r ose sa n Tr a nsa k si.
Input
Pem rosesan
Laporan dan dokum en
Transaksi luar :
- Penj ualan t unai
- Penj ualan kredit
- Pem belian
- Pem bayaran t unai
- dan lain- lain
Dokum en:
- Tagihan pelanggan
- Check gaj i
- Check pem bayaran hut ang
- Check deviden
- dan lain- lain
Transaksi I nt ernal:
- Kart u absen pegawai
- Pesanan barang
- penyusut an dan penyesuaian
- Koreksi kesalahaan
Laporan Operasi:
- Penggunaan bahan dan persediaan
- Ringkasan penj ualan
- Akunt ansi t agihan kadaluarsa
- Laporan keuangan
Gam bar diat as m enunj ukan sist em pengolahan dat a yang t ugas
ut am anya m em proses t ransaksi, khususnya pada t ingkat operasional. Gam bar
t ersebut m enunj ukan berbagai input t ransaksi yang berasal dari 2 ( dua) sum ber,
yait u: dari luar dan dalam organisasi. Dari luar organisasi art inya berasal dari:
pelanggan dan supplier. Set iap perist iwa int ernal yang dicat at oleh sist em
inform asi dianggap sebagai t ransaksi int ernal, m isalnya: pem akaian bahan unt uk
pem rosesan, penyusut aan peralat an, perubahan alam at pegawai dan lain- lain.
C. Tu ga s ut a m a Sist e m I nfor m a si Or ga n isa si.
Set iap organisasi m em iliki beberapa t ugas yang harus dikelola sedem ikian
rupa sehingga organisasi yang berhasil m encapai seluruh sasaran yang t elah
dit et apkan, bahkan j uga berhasil m em pert ahankan kelangsungan hidupnya. Pada
dasarnya set iap organisasi m em iliki 3 ( t iga) hingga 7 ( t uj uh) t ugas ut am a yang
disebut sebagai " fakt or- fakt or krisis keberhasilan" ( crit ical success fakt ors) . Hal
ini biasanya dit ent ukan oleh sifat lingkungan organisasi dan sifat indust ri dim ana
organisasi m erupakan bagian dari indust ri t ersebut . Cont oh t ugas ut am a dari
organisasi adalah:
1. Unt uk pengendalian biaya, dim ana j ika biaya naik m aka harga akan naik
sehingga perm int aan m enurun.
2. Dalam kasus unt uk perusahaan yang m em buat busana, rancangan busana
dan pengendalian persediaan m enent ukan keberhasilan suat u produk. Bila
persediaan berlebihan dan kem udian m ode t elah berubah, akibat nya t idak
bisa dij ual dengan harga yang layak.
3. Dalam kasus unt uk perusahaan indust ri m obil, dim ana selain pengendalian
biaya pruduksi m aka t ugas ut am anya adalah: m enj aga hubungan baik
dengan para penyalur, m enj aga m ut u dan kehandalan sert a hem at bahan
bakar dari produk yang dihasilkan.
© 2004 Digit ized by USU digit al library
2
4. Sebagian besar t ugas ut am a bersifat silang fungsional m isalnya dalam
penet apan harga produk. Harga produk dapat dit et apkan dengan berbagai
cara: - m em pert im bangkan biaya pruduksi
- m em pert im bangkan biaya adm inist rasi
- m em pert im bangkan harga dan kebij akan harga saingan.
I nform asi t ersebut berasal dari berbagi fungsi yang berbeda, bukan hanya
berasal dari fungsi pem asaran, bahkan j uga berasal dari luar organisasi.
5. Dalam kasus unt uk perusahaan padat inform asi; m aka t ugas ut am anya
adalah m enet apkan dan m enj aga sist em inform asi agar t et ap berj alan baik.
Cont oh dari perusahaan padat inform asi ialah: perusahaan penerbangan,
dim ana ket ersediaan inform asi sangat pent ing art inya bagi pengelolaan t ugas
lainnya. Misalnya kasus diperusahaan penerbangan yang t ugas ut am a
pem bukuan penum pang dari m asing- m asing penerbangan berlangsung di
berbagai lokasi yang t ersebar pada j arak ribuan kilom et er, diperlukan sist em
inform asi berkom put er unt uk m enent ukan st at us penerbangan sert a unt uk
m enet apkan pesanan t em pat duduk pada set iap penerbangan.
D . I n t e gr a si Sist e m I n for m a si
Pengint egrasian sist em inform asi m erupakan salah sat u konsep kunci dari
sist em I nform asi Manaj em en. Berbagi sist em dapat saling berhubungan sat u
dengan yang lain dengan berbagai cara yang sesuai dengan keperluannya. Aliran
inform asi diant ara sist em sangat berm anfaat bila dat a dalam file suat u sist em
diperlukan j uga oleh sist em yang lainnya, at au out put suat u sist em m enj adi
input bagi sist em lainnya.
Secara m anual j uga dapat dicapai suat u int egrasi t ert ent u, m isalnya dat a
dari sat u bagian dibawa kebagian lain, dan oleh pet ugas adm inist rasi dat a
t ersebut digabung dengan dat a dari sist em yang lain. Jadi kalau secara m anual
m aka deraj at int egrasinya m enj adi t inggi.
Keunt ungan ut am a dari int egrasi sist em inform asi adalah m em baiknya
arus inform si dalam sebuah organisasi. Suat u pelaporan biasanya m em ang
m em erlukan wakt u, nam un dem ikian akan sem akin banyak inform asi yang
relevan dalam kegiat an m anaj erial yang dapat diperoleh bila diperlukan.
Keunt ungan ini m erupakan alasan yang kuat unt uk m engut am akan
( m engunggulkan) sist em inform si t erint egrasi karena t uj uan ut am a dari sist em
inform asi adalah m em berikan inform asi yang benar pada saat yang t epat .
Keunt ungan lain dari pengint egrasian sist em adalah sifat nya yang
m endorong m anaj er unt uk m em bagikan ( m engkom unikasikan) inform asi yang
dihasilkan oleh depart em en ( bagian) nya agar secara rut in m engalir ke sist em
lain yang m em erlukannya. I nform asi ini kem udian digunakan lebih luas unt uk
m em bant u organisasi.
E. I n t e r a k si a n t a r a M a na j e r da n M e sin .
Dat a dari sebuah organisasi t idak akan m enj adi inform asi sebelum
dikom unikasikan dalam bent uk yang berm anfaat bagi personil organisasi yang
m em erlukannya.
Kom unikasi
ini
berlangsung
dalam
int eraksi
ant ara
m anaj er/ m anusia dengan m esin/ kom put er. Pengert ian dari int eraksi m anaj er
dan kom put er adalah dim ana sist em kom put er m em berikan inform asi kepada
m anaj er at au dim ana m anaj er m em berikan dat a kepada sist em kom put er.
Ada beberapa sist em pengolahan dat a yang t idak berhasil dikem bangkan
dalam Sist em I nform asi Manaj em en karena t idak dikem bangkannya int eraksi
m anaj er dan kom put er, sehingga m anaj er dan kom put er, sehingga m anaj er dan
kom put er t idak dapat saling berkom unikasi secara efekt if.
Ada 2 ( dua) sebab ut am a kekurangan dari pengolah dat a ( kom put er)
yait u :
1. Sist em analis dan program er t idak ( kurang) m em iliki pem aham an t ent ang
proses m anaj em en organisasi, sehingga akhirnya t idak m am pu m enj alin
sist em inform asi yang diperlukan organisasi.
2. Ket idakm am puan unt uk m em aham i cara berpikir m anusia dalam m em proses
dat a, dengan akibat bahwa hasil program kom put er t idak m em proses dat a
sebagaim ana yang dikehendaki oleh m anaj er, sehingga t idak m am pu
berkom unikasi efekt if dengan m anaj er.
Penilaian inform asi adalah bent uk lain int eraksi ant ara m anaj er dan
m esin, m erupakan hal yang biasa bagi t enaga t eknisi dan adm inist rasi unt uk
m engam bil dat a dari sist em kom put er lewat t erm inal kom put er, nam un bagi
m anaj er hal dem ikian t idaklah biasa Manaj er sering m em erlukan t am bahan
rincian t ent ang m asalah khusus, sepert i rincian t ent ang varian anggaran unt uk
t enaga kerj a pabrik.
© 2004 Digit ized by USU digit al library
3
Kom unikasi m anaj er dan m esin yang lebih j auh adalah int eraksi
berkesinam bungan ant ara m anaj er dan file kom put er. Seorang m anaj er m ungkin
akan
m em ulai
berdialog
dengan
banyak
sist em
kom put er
dengan
m em berit ahukan j enis dat a khusus yang dicari, m isalnya dat a t ent ang um ur
produk. Kom put er kem udian akan m enj awab dengan serangkaian pert anyaan
yang m engarah pada dat a t ent ang um ur produk apa yang diperlukan, at au
kom put er m ungkin akan m em berikan inform asi um ur produk yang t elah ada
dalam sist em .
Bent uk t erakhir dari int eraksi m anaj er dan m esin adalah pelibat an
rnanaj er dalam perancang sist em inform asi unt uk digunakan sendiri dengan cara
m enulis program kom put er sederhana lewat t erm inal m ereka. Misalnya apabila
penj ualan disuat u wilayah m eragukan karena t idak adanya alasan, m aka
m anaj er pem asaran m ungkin akan m enggunakan t erm inal kom put ernya unt uk
m enulis beberapa program perint ah yang akan m engeluarkan dat a penj ualan
sert a m enganalisisnya sesuai dengan kegiat an para wiraniaganya, j enis produk,
j enis pelanggan dengan t uj uan unt uk penyebab m asalahnya. Kini t elah ada
sist em perangkat lunak yang bersifat bahasa bert anya ( Query Language) yang
dapat di t am bahkan pada sebahagian besar kom put er sehingga m em ungkinkan
j enis kegiat an m anaj erial yang dem ikian.
“ Jarak Sosial" ant ara m anaj er dan sist em kom put er j uga m erupakan
m asalah int eraksi m anaj er dan m esin. Mem ang akan ada j arak sosial ant ara
m anaj er dan m esin yang m em iliki pola pikir pengalam an dan t it ik kehidupan
yang berbeda, dan ini akan m engham bat kom unikasi. Walau dem ikian apabila
m anaj er dan sist em kom put er m encoba berkom unikasi, m aka pihak m anaj erlah
yang harus m elakukan upaya m enyesuaikan diri, yait u dalam bent uk
" percakapan" dengan kom put er yang harus dilakukan lewat form at t ert ent u.
Biasanya pedom an penggunaan ( user m anual) kom put er m enawarkan bant uan
t eknis bagi m anaj er yang m em erlukannya unt uk m em aham i ham bat an
kom unikasi, t et api hal ini m em erlukan wakt u bagi m anaj er unt uk berint eraksi
dengan sist em . " Tut orial" program kom put er yang m em bant u dan m endidik
m anaj er dengan m em berikan saran berm anfaat dalam bent uk koreksi at as
kesalahan ( error) kom unikasi akan dapat m engurangi j arak sosial.
Dim ensi lain. dari m asalah m anaj er dalam upaya berkom unikasi dengan
sist em kom put er adalah bahwa m anaj er m enget ahui inform asi apa yang
diperlukan t et api t idak m enget ahui dim ana lokasinya. Set elah lewat beberapa
kali pencarian yang m enghabiskan wakt u at as dat a dalam sist em kom put er,
biasanya m anaj er akan berhent i m encoba berint eraksi langsung dengan sist em .
Keadaan dem ikian kini dapat t erat asi karena sem akin banyak sist em yang
m em bant u m anaj er m enem ukan lokasi lnform asi yang diperlukannya.
Kecenderungan ut am a dalam
pengem bangan sist em
t am paknya
berm uara besar pada kem udahan bagi m anaj er unt uk berkom unikasi dengan
kom put er, yakni penggunaan " bahasa produkt ivit as" yang seringkali j uga disebut
dengan " bahasa non- prosedural" at au apabila digunakan m anaj er m aka disebut
sebagai " bahasa penopang keput usan m anaj erial" . Bahasa produkt ivit as adalah
bahasa kom put er yang dikem bangkan khusus, yang m em ungkinkan peningkat an
produkt ivit as pem rogram an. Bahasa ini m udah dipelaj ari dan dit erim a oleh
m anaj er sebagai pengguna unt uk keperluan m ereka. Menggunakan bahasa
dem ikian akan m em buat m anaj er m am pu berint eraksi secara efisien.
Bahasa produkt ivit as kini m enj adi " penj aga" dari era baru. Secara
t radisional, program unt uk pengolahan gaj i ( payroll) , akunt ansi biaya dan lainlain t elah disiapkan dan dim odifikasi oleh program m er dalam depart em en
pengolahan dat a. Tet api dewasa ini, periode m enunggu unt uk program baru
sert a penyesuaian ( m odifikasi) program sepert i yang dim int a pengguna m asih
m em erlukan wakt u yang relat if lam a, hal ini disebabkan m asih sedikit nya t enaga
program m er yang t eram pil. Alt ernat if yang banyak dipilih kelom pok pengguna
adalah m engem bangkan program aplikasi lewat cara m enguasai bahasa
produkt ivit as, m isalnya dengan j alan m engikut i pelat ihan t ent ang bagaim ana
m enggunakan program yang bersangkut an.
I I I . PEN UTUP
Sist em inform asi dari suat u organisasi t idak akan pernah dapat
diot om at isasikan sepenuhnya at au m enyeluruh. Nam un dem ikian suat u sist em
inform asi m anaj em en sangat m ungkin dan prakt is apabila didasarkan pada
rencana keseluruhan yang bagus sert a dikem bangkan oleh personil sist em yang
t erlat ih, unt uk it u diperlukan part isipasi m anaj em en dan sum ber keuangan yang
m em adai.
© 2004 Digit ized by USU digit al library
4
Sist em inform asi yang m elayani t ugas ut am a organisasi harus bersifat
silang fungsional dan harus t erus- m enerus diperbaiki dem i m enj aga
kesinam bungan efekt ivit asnya. Tugas ut am a organisasi seringkali dilayani oleh
sist em penopang keput usan/ decision support syst em ( DSS) yang didalam nya
berisi m odel, dat abase dan m anaj er yang berint eraksi langsung.
I nt egrasi sist em inform asi m erupakan salah sat u konsep kunci dari sist em
inform asi m anaj em en. Berbagai sist em dapat saling berhubungan sat u dengan
yang lain dengan berbagai cara yang sesuai dengan keperluan int egrasinya.
Sebagian besar organisasi akan m em peroleh kem anfaat an yang besar dari
m eningkat nya deraj at int egrasi sist em inform asi yang m ereka m iliki.
I nt eraksi ant ara m anaj er dan m esin adalah kait an ant ara m anaj er dan m esin,
yait u suat u t it ik dim ana m ereka bisa saling " berkom unikasi" secara t radisional
sist em kom put er m asih sering m em buat para m anaj er “ frust asi” , t et api dengan
adanya perkem bangan baru, sepert i bahasa produkt ivit as, pelat ihan ( t raining) ,
agaknya cukup m em bant u m em ecahkan m asalah ini.
D AFTAR PUSTAKA
Davis, Gordon B., Manaj em en I nform at ion Syst em ., t erj em ahan oleh Drs.Bob
Widyahart ono, PT.Pust aka Binam an pressindo, 1984.
Murdick, Robert G., Managem ent I nform at ion Syst em , New Jersey, Prent ice Hall
I nc, 1980.
Scot t , George M., Principles of Managem ent I nform at ion Syst em , t erj em ahan
oleh Achm ad Nashir Budim an, Edisi I , PT.Raj a Grafindo Persada, Jakart a,
1997.
Senn, Jam es A. , I nform at ion Syst em s in Managem ent , Belm ont , cal, 4 t h edit ion,
1990.
© 2004 Digit ized by USU digit al library
5