Slide ACC 502 Slide 7 8
FIELD WORK
1
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN JAYA
2015
PENDAHULUAN
1. Proses pengumpulan
bukti yang sistematis
dan obyektif tentang
kegiatan entitas
2. Mengevaluasi
Field Work
4. Menyediakan
informasi utk
pengambilan
keputusan oleh
manajemen
3. Menentukan apakah
kegiatan tsb sesuai dgn
standar dan telah
mencapai tujuan
Semua bukti harus diperlakukan dengan sikap
skeptis (curiga) sampai kecurigaan tersebut
terjawab dengan proses verifikasi.
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN JAYA
2
2015
Strategi Perancangan Field Work
• Field work dirancang setelah proses survei pendahuluan dan audit
program.
• Perancangan Field Work lebih berfokus pada pekerjaan itu sendiri
dan bagaimana dilaksanakan.
• Elemen-elemen Field Work
1. Personil
Berapa yang dibutuhkan dan kualifikasinya (keahlian, pengalaman,
disiplin ilmu).
2. SDM eksternal
Apabila staf yang ada tidak kompeten, dapat menggunakan SDM
eksternal (teknik, ekonomi, kedokteran, psikoligi, edukasi). SDM
eksternal ini harus disiapkan sesuai dengan waktu dan biaya.
3. Organisasi staf audit
Bisa berbentuk flat (supervisi minim) atau silo (supervisi berjenjang)
tergantung dari kerumitan pekerjaan.
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN JAYA
3
2015
4. Otoritas dan tanggung jawab
Berkaitan dengan struktur komando dalam tim audit. Mendeskripsikan
pendelegasian tugas.
5. Penataan
Pekerjaan ditata secara berurutan sehingga staf yang ditugaskan untuk suatu
perkerjaan tidak perlu menunggu yang lain untuk menyelesaikan
pekerjaannya.
6. Waktu
Menentukan waktu yang dibutuhkan untuk mengaudit.
7. Metode Field Work
a) Pengamatan
b) Konfirmasi
c) Verifikasi
d) Investigasi
e) Analisis
f) Evaluasi
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN JAYA
4
2015
8. Metode dokumentasi
Bukti audit harus bisa mendukung temuan audit. Biasanya akan ada
perlawanan dari temuan audit dan auditor harus bisa mengantisipasi
perlawanan tersebut dengan bukti yang cukup.
9. Penyiapan Laporan
Laporan seringkali disiapkan pada awal audit.
10.Rencana cadangan
Sebagian besar, kenyataan di lapangan berbeda dengan rencana audit yang
telah ditentukan di awal, dikarenakan situasi sbb :
a.
Kekurangan staf (sakit, keluar, dipindahkan)
b.
Terindikasi adanya kecurangan
c.
Hambatan dari klien (tidak mau bekerja sama, menahan bukti yang
material
d.
Masalah komputer atau software
e.
Campur tangan top management (akses dibatasi, lingkup audit, metode
audit)
5
f.
Melebihi anggaran yang ada
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN JAYA
2015
Pengujian
• Tujuan :
1. Validitas : kewajaran, kebenaran
2. Akurasi : kuantitas, kualitas, klasifikasi
3. Ketaatan dengan prosedur, regulasi, hukum
4. Kompetensi pengendalian
6
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN JAYA
2015
• Teknik Pengujian
1. Pengamatan : melihat, memperhatikan dengan
seksama orang, fasilitas, proses, dll. Dengan kata lain
pemeriksaan secara visual dengan tujuan tertentu.
Contoh : Pada saat kunjungan ke gudang, internal
auditor melihat ada palet yang “menganggur”, hal ini
dianggap aneh karena perusahaan membeli 600 palet
baru setiap minggu. Saat manajer gudang ditanya,
jawabannya “Palet mudah rusak, dan kalau rusak
langsung kami buang”.
Internal auditor merekomendasikan daur ulang palet.
Palet yang rusak coba diperbaiki oleh orang gudang
(pada waktu senggang). Setelah diterapkan, gudang
dapat menghemat biaya untuk palet sebesar 40%.
7
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN JAYA
2015
2. Wawancara : wawancara verbal merupakan teknik
yang sering digunakan tapi sulit dilakukan.
Bagaimana bisa memperoleh informasi yang
dibutuhkan tanpa membuat kesal klien. Biasanya
jika klien sudah merasa terganggu dengan
pertanyaan, mereka cenderung defensive,
sehingga informasi yang mereka berikan akan
salah atau tidak lengkap.
8
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN JAYA
2015
3. Analisa : pemeriksaan detail.
Contoh : Dalam proses normal suatu pabrik kimia, adalah
hal wajar akan ada bahan baku ataupun produk jadi yang
tumpah.
Dari catatan, internal auditor menemukan bahwa ada 2.500
ton bahan baku senilai $ 1,2 juta yang tumpah dalam kurun
waktu 2 tahun (dapat membanjiri pabrik sampai setinggi
lutut).
Akhirnya diketahui bahwa karyawan telah memindahkan
bahan baku dari persediaan tanpa melakukan pencatatan.
Bahan baku yang hilang tersebut dicatat sebagai “Bahan
Baku Tumpah”.
Auditor internal merekomendasikan untuk memperketat
pengendalian dengan membuat dokumentasi tertulis untuk
setiap perpindahan bahan baku.
9
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN JAYA
2015
4. Verifikasi : mengonfirmasi kebenaran, akurasi, validitas
sesuatu dengan cara membandingkan dengan fakta
ataupun dokumen.
Contoh : Bagian AP suatu perusahaan menyatakan bahwa
mereka tidak akan melakukan pembayaran transaksi fiktif.
Manajer AP mengatakan kepada internal auditor bahwa
mereka membayar tagihan berdasarkan PO yang dicap
“OK” dan ditandatangani oleh salah satu Bagian
Pembelian.
Lalu bagaimana kalau menerima tagihan tanpa PO?
Manajer AP mengatakan bahwa mereka akan kirim
tagihan ke Bagian Pembelian untuk dilampirkan PO.
Pada prakteknya, ketika PO yang dimaksud tidak ada,
Bagian Pembelian akan membuat PO nya (tanpa ada
permintaan dan otorisasi).
10
Disinilah letak kelemahannya.
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN JAYA
2015
5. Investigasi : penyelidikan dengan tujuan mengungkap
fakta tersembunyi dan kebenaran.
Investigasi berbeda dengan audit. Audit berdasarkan
tujuan, sedangkan investigasi untuk mencari bukti
ketidaklayakan.
Contoh : Internal auditor mereview untuk memastikan
perusahaan mengikuti aturan yang berlaku mengenai
pengolahan limbah. Ternyata ada 8 hal yang tidak sesuai
dengan aturan yang dapat menyebabkan penalti sebesar $
725.000.
Auditor menemukan adanya penanganan, pelabelan, dan
penyimpanan limbah berbahaya yang tidak layak. Auditor
juga menemukan bahwa perusahaan tidak mempunyai
program untuk menyimpan dan membuang limbah.
Hasilnya, pihak manajemen mengadakan pelatihan dan
membuat instruksi tertulis untuk penanganan limbah 11
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN JAYA
2015
6. Evaluasi : menetapkan keputusan, dalam arti
menimbang apa yang telah dianalisa dan
menentukan kecukupan, keefektifan, dan
keefisienan.
12
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN JAYA
2015
Audit Fungsional
• Audit yang mengikuti proses dari awal hingga akhir.
• Berfokus pada kegiatan operasi dan proses
dibandingkan dengan administrasi dan orang.
• Yang termasuk audit fungsional :
1. Pemesanan, penerimaan, dan pembayaran
material dan perlengkapan.
2. Pengiriman langsung perlengkapan ke
departemen yang membutuhkan
3. Proses produksi
4. Formulasi anggaran
5. Fungsi pemasaran
13
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN JAYA
2015
Audit Organisasi
• Berfokus tidak hanya pada kegiatan tapi juga
pengendalian administratif.
• Auditor tertarik dengan seberapa baik manajer dapat
mencapai tujuan perusahaan dengan sumber daya
yang ada.
14
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN JAYA
2015
Studi Manajemen
• Banyak perusahaan yang menggunakan jasa konsultan untuk
melakukan studi manajemen, membuat evaluasi, dan
menawarkan rekomendasi atas masalah-masalah yang ada.
• Hal ini dapat menimbulkan kekecewaan seperti :
1. Karyawan merasa konsultan adalah orang asing yang tidak
mengerti keadaan perusahaan, sehingga mereka
cenderung menutup diri.
2. Walaupun konsultan sangat berpengalaman, tetap saja
mereka harus mempelajari struktur organisasi, SOP,
kekuatan, kelemahan, dll
3. Hasil laporan dari konsutan akan mendapatkan reaksi
defensive. Karyawan akan mempertahankan kegiatan yang
sudah ada dibanding mengikuti rekomendasi dari
konsultan
15
4. Biaya yang mahal.
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN JAYA
2015
Review Analitis
• Metodologinya :
1. Analisa tren : membandingkan data sekarang
dengan data sebelumnya. Selisih yang abnormal
diperiksa lebih dalam.
2. Analisa rasio : Current Ratio, Debt Ratio, Debt to
Equity Ratio, ROI, ROE
3. Analisa regresi : digunakan untuk memeriksa
hubungan antar variabel (independen dan
dependen).
16
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN JAYA
2015
Bukti Audit
• Bukti Fisik : dapat berupa foto, peta, bagan, dll
• Bukti Testimoni : wawancara
• Bukti Dokumen : data internal maupun eksternal,
contoh : invoice, surat jalan, PO, dll.
• Standar bukti audit :
1. Kecukupan : sampling memadai.
2. Kompeten : dokumen asli lebih kompeten
daripada copy.
3. Relevan : PO asli, otorasi yang tepat tidak relevan
apakah barang sudah diterima atau belum.
17
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN JAYA
2015
18
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN JAYA
2015
1
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN JAYA
2015
PENDAHULUAN
1. Proses pengumpulan
bukti yang sistematis
dan obyektif tentang
kegiatan entitas
2. Mengevaluasi
Field Work
4. Menyediakan
informasi utk
pengambilan
keputusan oleh
manajemen
3. Menentukan apakah
kegiatan tsb sesuai dgn
standar dan telah
mencapai tujuan
Semua bukti harus diperlakukan dengan sikap
skeptis (curiga) sampai kecurigaan tersebut
terjawab dengan proses verifikasi.
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN JAYA
2
2015
Strategi Perancangan Field Work
• Field work dirancang setelah proses survei pendahuluan dan audit
program.
• Perancangan Field Work lebih berfokus pada pekerjaan itu sendiri
dan bagaimana dilaksanakan.
• Elemen-elemen Field Work
1. Personil
Berapa yang dibutuhkan dan kualifikasinya (keahlian, pengalaman,
disiplin ilmu).
2. SDM eksternal
Apabila staf yang ada tidak kompeten, dapat menggunakan SDM
eksternal (teknik, ekonomi, kedokteran, psikoligi, edukasi). SDM
eksternal ini harus disiapkan sesuai dengan waktu dan biaya.
3. Organisasi staf audit
Bisa berbentuk flat (supervisi minim) atau silo (supervisi berjenjang)
tergantung dari kerumitan pekerjaan.
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN JAYA
3
2015
4. Otoritas dan tanggung jawab
Berkaitan dengan struktur komando dalam tim audit. Mendeskripsikan
pendelegasian tugas.
5. Penataan
Pekerjaan ditata secara berurutan sehingga staf yang ditugaskan untuk suatu
perkerjaan tidak perlu menunggu yang lain untuk menyelesaikan
pekerjaannya.
6. Waktu
Menentukan waktu yang dibutuhkan untuk mengaudit.
7. Metode Field Work
a) Pengamatan
b) Konfirmasi
c) Verifikasi
d) Investigasi
e) Analisis
f) Evaluasi
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN JAYA
4
2015
8. Metode dokumentasi
Bukti audit harus bisa mendukung temuan audit. Biasanya akan ada
perlawanan dari temuan audit dan auditor harus bisa mengantisipasi
perlawanan tersebut dengan bukti yang cukup.
9. Penyiapan Laporan
Laporan seringkali disiapkan pada awal audit.
10.Rencana cadangan
Sebagian besar, kenyataan di lapangan berbeda dengan rencana audit yang
telah ditentukan di awal, dikarenakan situasi sbb :
a.
Kekurangan staf (sakit, keluar, dipindahkan)
b.
Terindikasi adanya kecurangan
c.
Hambatan dari klien (tidak mau bekerja sama, menahan bukti yang
material
d.
Masalah komputer atau software
e.
Campur tangan top management (akses dibatasi, lingkup audit, metode
audit)
5
f.
Melebihi anggaran yang ada
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN JAYA
2015
Pengujian
• Tujuan :
1. Validitas : kewajaran, kebenaran
2. Akurasi : kuantitas, kualitas, klasifikasi
3. Ketaatan dengan prosedur, regulasi, hukum
4. Kompetensi pengendalian
6
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN JAYA
2015
• Teknik Pengujian
1. Pengamatan : melihat, memperhatikan dengan
seksama orang, fasilitas, proses, dll. Dengan kata lain
pemeriksaan secara visual dengan tujuan tertentu.
Contoh : Pada saat kunjungan ke gudang, internal
auditor melihat ada palet yang “menganggur”, hal ini
dianggap aneh karena perusahaan membeli 600 palet
baru setiap minggu. Saat manajer gudang ditanya,
jawabannya “Palet mudah rusak, dan kalau rusak
langsung kami buang”.
Internal auditor merekomendasikan daur ulang palet.
Palet yang rusak coba diperbaiki oleh orang gudang
(pada waktu senggang). Setelah diterapkan, gudang
dapat menghemat biaya untuk palet sebesar 40%.
7
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN JAYA
2015
2. Wawancara : wawancara verbal merupakan teknik
yang sering digunakan tapi sulit dilakukan.
Bagaimana bisa memperoleh informasi yang
dibutuhkan tanpa membuat kesal klien. Biasanya
jika klien sudah merasa terganggu dengan
pertanyaan, mereka cenderung defensive,
sehingga informasi yang mereka berikan akan
salah atau tidak lengkap.
8
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN JAYA
2015
3. Analisa : pemeriksaan detail.
Contoh : Dalam proses normal suatu pabrik kimia, adalah
hal wajar akan ada bahan baku ataupun produk jadi yang
tumpah.
Dari catatan, internal auditor menemukan bahwa ada 2.500
ton bahan baku senilai $ 1,2 juta yang tumpah dalam kurun
waktu 2 tahun (dapat membanjiri pabrik sampai setinggi
lutut).
Akhirnya diketahui bahwa karyawan telah memindahkan
bahan baku dari persediaan tanpa melakukan pencatatan.
Bahan baku yang hilang tersebut dicatat sebagai “Bahan
Baku Tumpah”.
Auditor internal merekomendasikan untuk memperketat
pengendalian dengan membuat dokumentasi tertulis untuk
setiap perpindahan bahan baku.
9
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN JAYA
2015
4. Verifikasi : mengonfirmasi kebenaran, akurasi, validitas
sesuatu dengan cara membandingkan dengan fakta
ataupun dokumen.
Contoh : Bagian AP suatu perusahaan menyatakan bahwa
mereka tidak akan melakukan pembayaran transaksi fiktif.
Manajer AP mengatakan kepada internal auditor bahwa
mereka membayar tagihan berdasarkan PO yang dicap
“OK” dan ditandatangani oleh salah satu Bagian
Pembelian.
Lalu bagaimana kalau menerima tagihan tanpa PO?
Manajer AP mengatakan bahwa mereka akan kirim
tagihan ke Bagian Pembelian untuk dilampirkan PO.
Pada prakteknya, ketika PO yang dimaksud tidak ada,
Bagian Pembelian akan membuat PO nya (tanpa ada
permintaan dan otorisasi).
10
Disinilah letak kelemahannya.
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN JAYA
2015
5. Investigasi : penyelidikan dengan tujuan mengungkap
fakta tersembunyi dan kebenaran.
Investigasi berbeda dengan audit. Audit berdasarkan
tujuan, sedangkan investigasi untuk mencari bukti
ketidaklayakan.
Contoh : Internal auditor mereview untuk memastikan
perusahaan mengikuti aturan yang berlaku mengenai
pengolahan limbah. Ternyata ada 8 hal yang tidak sesuai
dengan aturan yang dapat menyebabkan penalti sebesar $
725.000.
Auditor menemukan adanya penanganan, pelabelan, dan
penyimpanan limbah berbahaya yang tidak layak. Auditor
juga menemukan bahwa perusahaan tidak mempunyai
program untuk menyimpan dan membuang limbah.
Hasilnya, pihak manajemen mengadakan pelatihan dan
membuat instruksi tertulis untuk penanganan limbah 11
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN JAYA
2015
6. Evaluasi : menetapkan keputusan, dalam arti
menimbang apa yang telah dianalisa dan
menentukan kecukupan, keefektifan, dan
keefisienan.
12
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN JAYA
2015
Audit Fungsional
• Audit yang mengikuti proses dari awal hingga akhir.
• Berfokus pada kegiatan operasi dan proses
dibandingkan dengan administrasi dan orang.
• Yang termasuk audit fungsional :
1. Pemesanan, penerimaan, dan pembayaran
material dan perlengkapan.
2. Pengiriman langsung perlengkapan ke
departemen yang membutuhkan
3. Proses produksi
4. Formulasi anggaran
5. Fungsi pemasaran
13
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN JAYA
2015
Audit Organisasi
• Berfokus tidak hanya pada kegiatan tapi juga
pengendalian administratif.
• Auditor tertarik dengan seberapa baik manajer dapat
mencapai tujuan perusahaan dengan sumber daya
yang ada.
14
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN JAYA
2015
Studi Manajemen
• Banyak perusahaan yang menggunakan jasa konsultan untuk
melakukan studi manajemen, membuat evaluasi, dan
menawarkan rekomendasi atas masalah-masalah yang ada.
• Hal ini dapat menimbulkan kekecewaan seperti :
1. Karyawan merasa konsultan adalah orang asing yang tidak
mengerti keadaan perusahaan, sehingga mereka
cenderung menutup diri.
2. Walaupun konsultan sangat berpengalaman, tetap saja
mereka harus mempelajari struktur organisasi, SOP,
kekuatan, kelemahan, dll
3. Hasil laporan dari konsutan akan mendapatkan reaksi
defensive. Karyawan akan mempertahankan kegiatan yang
sudah ada dibanding mengikuti rekomendasi dari
konsultan
15
4. Biaya yang mahal.
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN JAYA
2015
Review Analitis
• Metodologinya :
1. Analisa tren : membandingkan data sekarang
dengan data sebelumnya. Selisih yang abnormal
diperiksa lebih dalam.
2. Analisa rasio : Current Ratio, Debt Ratio, Debt to
Equity Ratio, ROI, ROE
3. Analisa regresi : digunakan untuk memeriksa
hubungan antar variabel (independen dan
dependen).
16
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN JAYA
2015
Bukti Audit
• Bukti Fisik : dapat berupa foto, peta, bagan, dll
• Bukti Testimoni : wawancara
• Bukti Dokumen : data internal maupun eksternal,
contoh : invoice, surat jalan, PO, dll.
• Standar bukti audit :
1. Kecukupan : sampling memadai.
2. Kompeten : dokumen asli lebih kompeten
daripada copy.
3. Relevan : PO asli, otorasi yang tepat tidak relevan
apakah barang sudah diterima atau belum.
17
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN JAYA
2015
18
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN JAYA
2015