RANCANG BANGUN APLIKASI PERPUSTAKAAN PAD

Jurnal Informanika, Vol.1, Januari - Juni 2015
RANCANG BANGUN APLIKASI PERPUSTAKAAN PADA SEKOLAH MENENGAH
KEJURUAN (SMK) TEKNOLOGI BISTEK PALEMBANG

Mariana Purba, M.Kom
Dosen Politeknik Anika Palembang

ABSTRAK
Objek penelitian ini adalah Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) Teknologi Bistek Palembang.
Pada Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) Teknologi Bistek Palembang kendala yang dialami
ialah dalam hal pengolahan perpustakaan karena pengolahan data yang digunakan masih
menggunakan pencatatan di buku besar dan diarsipkan, yang mana dalam proses kerjanya
memakan waktu yang cukup lama yang mengakibatkan beberapa pekerjaan petugas administrasi
perpustakaan menjadi lambat. Terutama dalam hal pendataan anggota, pendataan buku,
pendataan peminjaman, pendataan pengembalian maupun pembuatan laporan dari seluruh proses
pendataan.
Maka dari itu, sangat diperlukan sebuah Aplikasi yang dapat membantu Pengolahan
Perpustakaan pada Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) Teknologi Bistek Palembang dengan
cara membuat sebuah Aplikasi yaitu Aplikasi Perpustakaan Pada Sekolah Menengah Kejuruan
(SMK) Teknologi Bistek Palembang Dengan Menggunakan Microsoft Visual Basic.Net dan
Database Microsoft SQL Server 2008. Diharapkan dengan adanya aplikasi ini dapat membantu

proses kerja petugas Administrasi Perpustakaan agar menjadi lebih cepat dan tepat.
Kata Kunci : Aplikasi Perpustakaan Pada Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) Teknologi Bistek
Palembang Dengan Menggunakan Microsoft Visual Basic.Net dan Menggunakan Database
Microsoft SQL Server 2008.
1.
1.1

PENDAHULUAN
Latar Belakang
Aplikasi
berperan penting
dalam memperbaiki kualitas suatu
Instansi. Penggunaannya tidak hanya
sebagai proses otomatisasi terhadap
akses
informasi,
tetapi
juga
menciptakan akurasi, kecepatan, dan
kelengkapan sebuah sistem yang

terintegrasi,
sehingga
proses
organisasi yang terjadi akan efisien,
terukur, dan fleksibel. Suatu Aplikasi
setiap
tahunnya
mengalami
peningkatan kualitas yang sangat baik.

Salah satu Aplikasi yang penting
dalam dunia pendidikan adalah
tentang bagaimana siswa mampu
memahami setiap peraturan yang
ditetapkan
sekolah,
mampu
bersosialisai dengan guru dan menjadi
siswa yang mampu memahami visi
dan misi sekolah. Aplikasi juga

dibutuhkan dalam menetapkan serta
melengkapi data perpustakaan namun
karena setiap manusia memiliki
kekurangan serta keterbatasan dalam
setiap
pemahamannya
sehingga
menjadikan setiap pekerjaan yang
1

Jurnal Informanika, Vol.1, Januari - Juni 2015
dilakukan secara manual menjadi
terbatas dan lambat prosesnya bahkan
dapat terjadi suatu kesalahan yang
besar.
Salah satu yang memanfaatkan
kemajuan Aplikasi tersebut adalah
dibidang
pendidikan.
Teknologi

komputer tidak hanya digunakan
dalam hal belajar mengajar, namun
digunakan juga dalam bagian lain
seperti bagian perpustakaan dan
sebagainya. Meski pada kenyataannya
komputer tidak menutup kemungkinan
terjadinya kesalahan yang disebabkan
sifat alamiah manusia dan ketidak
pahaman dalam pengolahan data
dikarenakan data yang disimpan masih
berupa dokumen yang mungkin bisa
hilang karena kesalahan penyimpanan
dan sebagainya. Oleh karena itu,
dengan adanya suatu Aplikasi
diharapkan akan membantu mencari
solusi sehingga proses yang terjadi
dapat lebih mudah dalam pencarian
informasi yang dibutuhkan.
Dalam dunia pendidikan, buku
terbukti berdaya guna dan bertepat

guna sebagai salah satu sarana
pendidikan dan sarana komunikasi.
Dalam kaitan inilah perpustakaan dan
pelayanan perpustakaan harus
dikembangkan sebagai salah satu
instalasi untuk mewujudkan tujuan
mencerdaskan kehidupan bangsa.
Perpustakaan merupakan bagian yang
vital dan besar pengaruhnya terhadap
mutu pendidikan. Pada prinsipnya
perpustakaan mempunyai tiga kegiatan
pokok, yaitu pertama, mengumpulkan
semua informasi yang sesuai dengan
bidang kegiatan dan misi organisasi
yang dilayaninya. Kedua,
melestarikan, memelihara, dan
merawat seluruh koleksi perpustakaan,
agar tetap dalam keadaan baik, utuh,
layak pakai, dan tidak lekas rusak baik

karena pemakaian maupun karena
usianya. Ketiga, menyediakan dan
menyajikan informasi untuk siap
dipergunakan dan di berdayakan
seluruh koleksi yang dihimpun di
perpustakaan untuk dipergunakan
pemakainya.
Pada saat ini pengolahan dalam
pendataan peminjaman buku pada
perpustakaan Sekolah Menengah
Kejuruan (SMK) Teknologi Bistek
Palembang masih belum
terkomputerisasi dan cara
pendataannya masih menggunakan
kertas dan pengarsipan. Bila siswa
ingin meminjam buku, maka ia harus
mencari nama buku yang diinginkan
satu per satu dari katalog yang ada lalu
membawa buku tersebut kepada
operator dan operator akan mencatat

peminjamannya dibuku besar. Proses
seperti ini akan memerlukan waktu
yang lama untuk memperoleh hasil
yang diinginkan. Hal tersebut
dikarenakan jumlah buku
diperpustakaan Sekolah Menengah
Kejuruan (SMK) Teknologi Bistek
Palembang sangat banyak. Jumlah
bukunya mencapai 4896 buku dengan
eksemplar yang berbeda. Kerepotan
lain terjadi pada karyawan yang
bertugas untuk membuat laporan
tentang koleksi buku, dan transaksi
peminjaman atau pengembalian.
Laporan tersebut mengharuskan
pendataan dari sekian banyak data
dalam kurun waktu tertentu, tentunya
sangat rentan sekali dari hilangnya
beberapa data akibat kesalahan
petugas (human error) sehingga

kecermatan dan ketelitian sangat
diperlukan sekali.
Kesulitan dalam pencarian data
peminjam pun harus dilakukan satu
persatu dengan membuka setiap
lembar arsip peminjaman, sehingga
2

Jurnal Informanika, Vol.1, Januari - Juni 2015
bisa terjadi kesalahan dan
memperlambat proses pencarian,
kemudian tidak adanya pengontrolan
atau pengawasan setiap pendataan
ataupun pengarsipan data. Untuk
mengatasi masalah tersebut peneliti
membuat suatu Rancang Bangun
perpustakaan menggunakan microsoft
visual basic.net dengan keunggulan
microsoft visual basic.net adalah dapat
dihubungkan dengan database dan

diharapkan dapat mempermudah
dalam proses pencarian data.
Berdasarkan uraian diatas,
peneliti merasa tertarik untuk
mengangkat masalah tersebut dengan
judul:“Rancang Bangun Perpustakaan
pada Sekolah Menengah Kejuruan
(SMK) Teknologi Bistek.
1.2

Perumusan Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang
yang peneliti jelaskan diatas, maka
permasalahan yang muncul pada
penelitianini adalah “Bagaimana cara
membuat Aplikasi perpustakaan pada
Sekolah Menengah Kejuruan (SMK)
Teknologi Bistek Palembang dengan
menggunakan Microsoft Visual
Basic.net?”.

1.3

Ruang Lingkup
Ruang lingkup penelitian ini adalah
Peneliti melakukan analisa dan
perancangan tentang Rancang bangun
perpustakaan yang diharapkann dapat
mengatasi kesulitan dalam proses
administrasi pada perpustakaan
Sekolah Menengah Kejuruan (SMK)
Teknologi Bistek Palembang.

2.
2.1

Tinjauan Pustaka
Pengertian Aplikasi
Aplikasi (Perangkat Lunak)
bersifat optional, artinya ada atau

tidaknya tergantung kebutuhan kita,
DBMS yang kita gunakan lebih
berperan dalam pengorganisasian data
dalam basis data, sementara bagi
pemakai basis data dapat dibuatkan
program khusus untuk melakukan
pengisian, pengubahan dan
pengambilan data. Program ini ada
yang sudah disediakan bersama
dengan DBMS-nya, ada juga yang
harus dibuat sendiri dengan
menggunakan aplikasi lain yang
khusus untuk itu.
(Fathansyah, 2012 : 16)
2.2

3

Pengertian Basis Data (Database)
Basis data terdiri atas dua kata,
yaitu basis dan data. Basis kurang
lebih dapat diartikan sebagai markas
atau gudang, tempat bersarang
/berkumpul. Sedangkan data adalah
representasi fakta dunia nyata yang
mewakili suatu objek seperti manusia,
(pegawai, siswa, pembeli, pelanggan),
barang, hewan, peristiwa, konsep,
keadaan, dan sebagainya, yang
diwujudkan dalam bentuk angka,
huruf, simbol, teks, gambar, bunyi,
atau kombinasinya. Sebagai satu
kesatuan istilah, basis data (database)
sendiri dapat didefinisikan dalam
sejumlah sudut pandang seperti:
1. Himpunan kelompok data (arsip)
yang saling berhubungan yang
diorganisasi sedemikian rupa agar
kelak dapat dimanfaatkan kembali
dengan cepat dan mudah.
2. Kumpulan data yang saling
berhubungan yang disimpan secara
bersama-sama sedemikian rupa dan
tanpa pengulangan (redudansi)
yang tidak perlu, untuk memenuhi
berbagai kebutuhan.
3. Kumpulan file/tabel/arsip yang
saling berhubungan yang disimpan

Jurnal Informanika, Vol.1, Januari - Juni 2015
dalam media penyimpanan
elektronis. (Fathansyah, 2012 : 2-3)
Istilah basis data dapat
dipahami sebagai suatu kumpulan data
terhubung (interrelated data) yang
disimpan secara bersama-sama pada
suatu media, tanpa mengatap satu
sama lain atau tidak perlu suatu
kerangkapan data (kalaupun ada maka
kerangkapan data tersebut harus
seminal mungkin dan terkontrol
(controlled redundancy), data
disimpan dengan cara-cara tertentu
sehingga mudah digunakan / atau
ditampilkan kembali; data dapat
digunakan oleh satu atau lebih
program-program aplikasi secara
optimal; data disimpan tanpa
mengalami keterangan dengan
program yang akan menggunakannya;
data disimpan sedemikian rupa
sehingga proses penambahan,
pengambilan, dan modifikasi data
dapat dilakukan data dapat dilakukan
dengan mudah dan terkontrol.
(Sutanta, 2011 : 29-30).
2.3

2.4

subcribe dalam penggunaannya dalam
produk DBMS tersebar yang lainnya.
Microsoft SQL Server adalah DBMS
bertipe relasional yang memiliki
rentang dari laptop dan komputer meja
(desktop) hingga Server perusahaan
besar. (Nugroho : 2011 : 468)
2.5

Pengertian Crystal Report
Crystal Report merupakan
program yang terpisah dengan
program Microsoft Visual Basic.NET
tetapi keduanya dapat dihubungkan.
Membuat laporan dengan Crystal
Report hasilnya lebih baik dan lebih
mudah, karena pada Crystal Report
banyak tersedia objek-objek maupun
komponen yang mudah digunakan.
(ANDI:200:234).

2.6

Pengertian Perpustakaan
Perpustakaan adalah suatu
unit kerja dari satu badan atau
lembaga tertentu yang mengelola
bahan-bahan pustaka, baik berupa
buku-buku maupun bukan berupa
buku (non book material) yang diatur
secara sistematis menurut aturan
tertentu sehingga dapat digunakan
sebagai sumber informasi oleh setiap
pemakainya.
(Bafadal : 2014 : 3)

Pengertian
Microsoft
Visual
Basic.NET
Visual Basic.NET adalah Visual
Basic yang direkayasa kembali untuk
dapat digunakan pada Platform.NET
sehingga Aplikasi
yang dibuat
menggunakan Visual Basic.Net dapat
berjalan pada sistem komputer apapun,
dan dapat mengambil data dari server
dengan
tipe
apapun
asalkan
terinstal .NET Framework.
(Hidayatullah : 2014 : 5).

3. Metode Penelitian
3.1 Tempat Penelitian
Peneliti melakukan penelitian di
Sekolah Menengah Kejuruan (SMK)
Teknologi Bistek Jalan Sukabangun II
Km.6 No.1466 Palembang.

Pengertian Microsoft SQL Server
SQL Server menggunakan pendekatan
lokasi utama, dimana hanya basis data
pada satu lokasi yang dapat menerima
pembaruan. SQL Server juga
menggunakan pendekatan publis-and-

3.2 Metode Pengumpulan Data
Untuk memperoleh data dan
informasi yang diperlukan, maka
pengumpulan data dan informasi
dilakukan
dengan
cara
sebagai
berikut:
4

Jurnal Informanika, Vol.1, Januari - Juni 2015
1. Riset Lapangan
Peneliti mendatangi langsung
tempat pengambilan data pada
Sekolah Menengah Kejuruan (SMK)
Teknologi Bistek Palembang.
2. Riset Perpustakaan
Peneliti membaca buku-buku
panduan penelitian yang dapat
membantu
peneliti
dalam
menyelesaikan penelitian ini dan
membaca buku-buku panduan yang
berhubungan dengan materi yang
dibahas.
3.3

3.4

Data yang telah
dikumpulkan untuk maksud selain
menyelesaikan masalah yang
sedang dihadapi. Data ini dapat
ditemukan dengan cepat. Dalam
penelitian ini yang menjadi
sumber data sekunder adalah
literatur, artikel, jurnal, serta situs
di internet yang berkenaan dengan
penelitian yang berhubungan
dengan laporan akhir.
4.
4.1

Teknik Pengumpulan Data
1. Interview atau Wawancara
Yaitu peneliti melakukan
wawancara atau tanya jawab
dengan salah satu staf Sekolah
Menengah
Kejuruan
(SMK)
Teknologi Bistek Palembang
mengenai
administrasi
perpustakaan
yang
dapat
memberikan informasi dan data
yang kongkrit.
2. Observasi
Yaitu peneliti mengamati
secara
langsung
bagaimana
kegiatan perpustakaan untuk
melengkapi
data-data
yang
dibutuhkan.

PEMBAHASAN DAN HASIL
Flowchart Pengolahan Data Yang
Berjalan

Gambar 4.1 Flowchart Pengolahan data yang
berjalan

Sumber Data
1. Data Primer
Mengumpulkan data secara
langsung dari objek yang diteliti.
Data yang dibuat oleh peneliti
untuk
maksud
khusus
menyelesaikan
permasalahan
yang sedang ditanganinya. Data
yang dikumpulkan sendiri oleh
peneliti langsung dari sumber
pertama atau tempat objek
penelitian dilakukan.
2.
Data Sekunder

5

Jurnal Informanika, Vol.1, Januari - Juni 2015
4.2

Diagram Konteks

Gambar 4.4 Diagram Rinci Proses 1.0 Anggota

4.5

Diagram Rinci Proses 2.0 Buku

Gambar 4.2 Diagram Konteks

4.3

Diagram Nol

Gambar 4.5 Diagram Rinci Proses 2.0 Buku

4.6

Gambar 4.3 Diagram Nol

4.4

Diagram Rinci Proses 3.0 Peminjaman

Gambar 4.6 Diagram Rinci Proses 3.0 Peminjaman

Diagram Rinci Proses 1.0 Anggota
6

Jurnal Informanika, Vol.1, Januari - Juni 2015
4.7

Diagram Rinci Proses 4.0
Pengembalian

4.10 Tampilan Form Menu Utama

Gambar 4.10 Tampilan Form Menu Utama

Gambar 4.7 Diagram Rinci Proses 4.0 Pengembalian

4.8

4.11 Tampilan Form Login

Diagram Rinci Proses 5.0 Laporan

Gambar 4.11 Tampilan Form Login

4.12 Tampilan Form Anggota
Gambar 4.8 Diagram Rinci Proses 5.0 Laporan

4.9

Entity Relationship Diagram (ERD)

Gambar 4.12 Tampilan Form Anggota
Gambar 4.9 Entity Relationship Diagram(ERD)

7

Jurnal Informanika, Vol.1, Januari - Juni 2015
4.13 Tampilan Form Cetak Kartu Anggota

4.16 Tampilan Form Pengembalian

Gambar 4.13 Tampilan Form Cetak Kartu Anggota
Gambar 4.16 Tampilan Form Pengembalian

4.14 Tampilan Form Buku

4.17 Tampilan Form Laporan Data Anggota

Gambar 4.14 Tampilan Form Buku
Gambar 4.17 Tampilan Form Laporan Data Anggota

4.15 Tampilan Form Peminjaman

4.18 Tampilan Form Laporan Data Buku

Gambar 4.15 Tampilan Form Peminjaman

Gambar 4.18 Tampilan Form Laporan Data Buku

8

Jurnal Informanika, Vol.1, Januari - Juni 2015
4.19 Tampilan Form Laporan Peminjaman

5.
5.1

KESIMPULAN DAN SARAN
Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan yang telah
dikemukakan pada bab sebelumnya
dalam penelitian penelitianini, maka
peneliti mengambil kesimpulan, yaitu :

1. Rancang Bangun Perpustakaan

Gambar 4.19 Tampilan Form Laporan Peminjaman

4.20 Tampilan Form Laporan Pengembalian

5.2

merupakan solusi untuk dapat
mengatasi masalah-masalah pada
Perpustakaan Sekolah Menengah
Kejuruan (SMK) Teknologi Bistek
Palembang. Aplikasi perpustakaan
ini dapat membantu dalam
mengelola data koleksi buku, data
anggota perpustakaan, data
peminjaman buku, data
pengembalian buku, dan pembuatan
laporan perpustakaan.
2. Rancang Bangun Perpustakaan ini
dapat melakukan perubahan
(Update) data secara cepat pada
saat di butuhkan.
Saran
Adapun saran-saran dari
peneliti akan disampaikan, yaitu :
1. Diharapkan rancang bangun ini
dapat membantu Sekolah
Menengah Kejuruan (SMK)
Teknologi Bistek Palembang dalam
pencarian data dan dilanjutkan
dengan adanya pengembangan
aplikasi yang berkelanjutan pada
masa yang akan datang dari
aplikasi perpustakaan agar
disesuaikan dengan kebutuhan yang
ada di Sekolah Menengah Kejuruan
(SMK) Teknologi Bistek
Palembang.
2. Diperlukan adanya pelatihan
khusus terhadap user dalam
menggunakan atau mengoperasikan
rancang bangun ini agar tidak
terjadi kesalahan.

Gambar 4.20 Tampilan Form Laporan Pengembalian

4.21 Tampilan Form Ubah Password

Gambar 4.21 Tampilan Form Ubah Password

9

Jurnal Informanika, Vol.1, Januari - Juni 2015
DAFTAR PUSTAKA
ANDI. (2010). Mahir dalam 7 Hari:
Microsoft Visual Basic 6.0 + Crystal
Report 2008. Yogyakarta : ANDI
OFFSET.
Ibrahim,

Bafadal.

(2014).

Pengelolaan

Perpustakaan. Edisi 1, Cetakan 9.
Jakarta : Bumi Aksara.
Fathansyah. (2012). Basis Data. Bandung :
Informatika Bandung.
Hidayatullah, Priyanto. (2014). Visual Basic
.Net Membuat Aplikasi Database
dan Program Kreatif. Edisi Revisi.
Bandung: Informatika Bandung.
Sutanta, Edhy. (2011). Basis Data dalam
Tinjauan

Konseptual.

Yogyakarta:

ANDI OFFSET.
Nugroho, Adi. (2011). Perancangan dan
Implementasi Sistem Basis Data.
Bandung : ANDI.

10