Manajemen Perubahan Kegiatan Rujukan Sta
Running head: MANAJEMEN PERUBAHAN KEGIATAN RUJUKAN STATISTIK
1
Manajemen Perubahan Kegiatan Rujukan Statistik Dalam Rangka Implementasi
Sistem Statistik Nasional (Studi Kasus : Badan Pusat Statistik)
Novianto Budi Kurniawan
Institut Teknologi Bandung
Author Note
Novianto Budi Kurniawan, NIM. 23512176, Program Studi Magister Informatika Institut
Teknologi Bandung (ITB) Opsi/Jalur Teknologi Informasi.
Paper ini merupakan studi kasus manajemen perubahan TI di Badan Pusat Statistik yang
disusun dalam rangka memenuhi tugas akhir mata kuliah Manajemen Perubahan (EL 5223),
Dosen : Dr. Ing. Ir. Suhardi, MT., MM., ERMCP.
Contact : noviantobudik@students.itb.ac.id , noviantobudik@gmail.com
MANAJEMEN PERUBAHAN KEGIATAN RUJUKAN STATISTIK
2
Abstract
Duplikasi kegiatan statistik menimbulkan permasalahan didalam pelaksanaan Sistem Statistik
Nasional yang berakibat pada munculnya duplikasi data dan informasi statistik. Penyelenggaran
kegiatan statistik yang mengalami duplikasi tersebut akan berimbas pada pengelolaan metadata
statistik yang tidak standar sehingga akan menyebabkan terhambatnya proses dan upaya Badan
Pusat Statistik (BPS) dalam mewujudkan dan mengembangkan Sistem Statistik Nasional (SSN)
yang andal, efektif dan efisien. Dalam rangka mewujudkan dan mengembangkan SSN tersebut,
maka BPS menerapkan strategi manajemen perubahan kegiatan rujukan statistik sebagai panduan
penyelenggaran kegiatan statistik nasional dengan tujuan untuk menghindari terjadinya duplikasi
kegiatan statistik. Paper ini membahas studi kasus manajemen perubahan Teknologi Informasi
(TI) yang dilakukan oleh BPS dalam rangka implementasi perubahan kegiatan rujukan statistik
melalui penerapan Sistem Informasi Rujukan Kegiatan Statistik (SIRUSA).
Keywords: Manajemen Perubahan, Rujukan Statistik, Sistem Statistik Nasional, SIRUSA
MANAJEMEN PERUBAHAN KEGIATAN RUJUKAN STATISTIK
3
Manajemen Perubahan Kegiatan Rujukan Statistik Dalam Rangka Implementasi
Sistem Statistik Nasional (Studi Kasus : Badan Pusat Statistik)
Introduction
Badan Pusat Statistik (BPS) merupakan Lembaga Pemerintah Non Kementrian (LPNK)
yang bertanggung jawab didalam penyediaan data statistik dasar dan sektoral seperti diatur
didalam Undang-Undang Nomor 16 tahun 1997 tentang Statistik dan Peraturan Pemerintah
Nomor 51 Tahun 1999 tentang Penyelenggaraan Statistik. Sesuai dengan amanat UndangUndang, BPS memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai koordinator seluruh kegiatan statistik
yang ada di Indonesia. Dengan demikian BPS seharusnya dapat dijadikan sebagai pusat rujukan
yang menyediakan layanan konsultasi, rekomendasi maupun informasi lengkap metadata seluruh
kegiatan statistik yang ada di Indonesia. Namun kenyataannya, penyelenggaraan kegiatan
statistik di Indonesia pada era tahun 1990-an sampai awal tahun 2000 mengalami permasalahan
duplikasi kegiatan statistik antara BPS sebagai koordinator penyelenggara seluruh kegiatan
statistik dengan Lembaga Pemerintah (Badan/Instansi/Kantor).
Beberapa kasus duplikasi kegiatan statistik yang pernah terjadi pada era tahun tersebut
adalah duplikasi kegiatan statistik data kependudukan antara BPS dengan Dinas Kependudukan
dan Pencatatan Sipil, duplikasi kegiatan statistik penghitungan Inflasi antara BPS dengan Bank
Indonesia dan duplikasi kegiatan statistik pertanian antara BPS dengan Dinas Pertanian. Kasus
duplikasi kegiatan statistik juga menjadi permasalahan tersendiri didalam internal BPS saat itu
dimana terjadi duplikasi metadata dan variabel statistik untuk beberapa survei statistik yang
diselenggarakan oleh BPS, yaitu antara Survei Statistik Upah Buruh dengan Survei Statistik
Industri serta antara Survei Statistik Struktur Upah dengan Survei Statistik Perkebunan dan
Tanaman Pangan (Subdit Rujukan Statistik BPS, 2013). Duplikasi kegiatan statistik merupakan
MANAJEMEN PERUBAHAN KEGIATAN RUJUKAN STATISTIK
4
permasalahan utama yang dapat menghambatnya pelaksanaan Sistem Statistik Nasional di
Indonesia dan hal ini menjadi point kritis yang harus diselesaikan oleh BPS mengingat tanggung
jawab penyelenggaraan kegiatan statistik dan pengembangan Sistem Statistik Nasional
diamanatkan kepada BPS, sebagaimana tertuang pada Undang-Undang Nomor 16 Tahun 1997
tentang Statistik pasal 3 dan 4. Oleh karena itu langkah dan strategi awal yang harus dilakukan
oleh BPS dalam rangka mewujudkan penyelenggaraan statistik yang mendukung percepatan
pengembangan Sistem Statistik Nasional adalah dengan meminimalisir duplikasi kegiatan
statistik.
Sistem Statistik Nasional menuntut BPS untuk mewujudkan suatu tatanan yang terdiri
atas unsur-unsur kebutuhan data statistik, resources, metode, sarana prasarana, ilmu pengetahuan
dan teknologi, perangkat hukum, dan masukan dari Forum Masyarakat Statistik yang secara
teratur saling berkaitan sehingga membentuk totalitas dalam penyelenggaraan statistik (BPS,
2000). Sesuai dengan Peraturan Pemerintah Nomor 51 Tahun 1999 tentang Penyelenggaraan
Statistik, BPS dituntut untuk menerapkan berbagai langkah yang jelas untuk mewujudkan dan
mengembangkan Sistem Statistik Nasional. Oleh karena itu pada tahun 2000, dalam rangka
implementasi penyelenggaraan kegiatan statistik dan pengembangan Sistem Statistik Nasional,
BPS mengeluarkan Keputusan Kepala BPS Nomor 5 Tahun 2000 yang memberikan dasar
hukum bagi peran dan fungsi BPS selaku pusat rujukan statistik yang menyediakan layanan
konsultasi, rekomendasi maupun informasi lengkap mengenai koleksi metadata seluruh kegiatan
statistik yang ada di Indonesia. Gambar 1 merupakan diagram alur Sistem Statistik Nasional
yang memperlihatkan alur proses kegiatan Sistem Statistik Nasional mulai dari kebutuhan data
statistik, peranan dan fungsi BPS selaku pusat rujukan statistik sampai pada proses penyediaan
informasi statistik.
MANAJEMEN PERUBAHAN KEGIATAN RUJUKAN STATISTIK
5
Gambar 1. Alur Sistem Statistik Nasional
Berdasarkan diagram tersebut, BPS mempunyai kewajiban untuk mengkoordinasikan
kegiatan statistik yang dilakukan oleh lembaga pemerintah, swasta dan masyarakat dalam upaya
menyediakan data dan informasi statistik yang sesuai, tepat waktu dan akurat. Sebagai pusat
rujukan statistik, BPS mempunyai kewenangan untuk memberikan rekomendasi pada kegiatan
statistik yang dilakukan oleh lembaga pemerintah, swasta dan masyarakat, baik kegiatan statistik
sektoral maupun khusus dengan tujuan untuk menghindari terjadinya duplikasi kegiatan statistik,
mencegah adanya penggunaan kaidah dan variabel statistik yang kurang sempurna serta menjaga
independensi data. Untuk setiap kegiatan statistik yang telah selesai dilakukan oleh lembaga
pemerintah, swasta dan masyarakat, data beserta metadatanya wajib disampaikan kepada BPS.
Why Change
Sebagai pusat rujukan kegiatan statistik, BPS perlu menyusun sebuah sistem dan strategi
perubahan guna menghindarinya terjadinya duplikasi kegiatan statistik dalam rangka
MANAJEMEN PERUBAHAN KEGIATAN RUJUKAN STATISTIK
6
implementasi dan pengembangan dari Sistem Statistik Nasional. Pada tahun 2002, BPS
menerapkan sistem rujukan statistik di lingkungan internal BPS dengan tujuan untuk
memperbaiki duplikasi kegiatan statistik yang terjadi saat itu. Selama kurang lebih 5 tahun
berjalan, penggunaan sistem yang lama tersebut ternyata belum bisa memenuhi tujuan awal
kegiatan rujukan statistik, dimana sistem hanya bisa digunakan di lingkungan internal BPS dan
tidak bisa menjangkau layanan publik (eksternal) sehingga berujung pada masih terjadinya
duplikasi kegiatan statistik terutama dilingkungan eksternal BPS. Berdasarkan kondisi tersebut,
BPS kemudian merumuskan strategi perubahan kegiatan rujukan statistik tersebut melalui
implementasi dan pemanfaatan sumber daya TI. Untuk mewujudkan strategi perubahan tersebut,
maka pada tahun 2007 BPS membangun sistem metadata kegiatan statistik berbasis web yang
disebut dengan Sistem Informasi Rujukan Kegiatan Statistik (SIRUSA) yang dapat memberikan
layanan publik untuk pengguna eksternal BPS. SIRUSA merupakan sebuah sistem yang
menyimpan metadata kegiatan statistik dan berisikan informasi tentang kegiatan statistik,
meliputi statistik dasar (BPS), sektoral (Instansi Pemerintah) dan khusus (Lembaga Swasta).
Paper ini membahas studi kasus manajemen perubahan Teknologi Informasi (TI) yang
dilakukan oleh Badan Pusat Statistik sehubungan dengan strategi perubahan kegiatan rujukan
statistik sebagai implementasi dari Sistem Statistik Nasional melalui penerapan Sistem Informasi
Rujukan Kegiatan Statistik sebagai IT resources. Paper ini merupakan laporan studi kasus
manajemen perubahan TI berdasarkan hasil penelitian dan pengamatan terhadap kegiatan
rujukan statistik yang diselenggarakan oleh Badan Pusat Statistik sebelum dan sesudah terjadi
perubahan sebagai akibat dari penerapan IT resources. Pembahasan dalam paper ini dibatasi
pada perubahan organisasi yang terjadi, respon organisasi terhadap perubahan, program dan fase
manajemen perubahan organisasi serta evaluasi pelaksanaan perubahan tersebut.
MANAJEMEN PERUBAHAN KEGIATAN RUJUKAN STATISTIK
7
Discussion
Manajemen Perubahan
Menurut Creasey (2007), manajemen perubahan adalah proses, alat dan teknik untuk
mengelola orang-orang didalam konteks perubahan untuk mencapai hasil bisnis yang diperlukan.
Manajemen perubahan menggabungkan alat organisasi yang dapat digunakan untuk membantu
individu atau orang-orang didalamnya untuk melakukan perubahan (transisi) yang sukses
sebagai realisasi dari perubahan organisasi tersebut. Rouse (2010) mendefinisikan manajemen
perubahan sebagai pendekatan sistematis untuk menghadapi perubahan, baik dari perspektif
organisasi maupun secara individu. Untuk sebuah organisasi, manajemen perubahan TI berarti
mendefinisikan dan menerapkan prosedur dan/atau teknologi informasi untuk menghadapi
perubahan lingkungan bisnis dan untuk mendapatkan keuntungan dari perubahan organisasi
tersebut.
Rujukan Statistik
Rujukan Statistik merupakan penyelenggaran kegiatan statistik yang mencakup
penyediaan layanan konsultasi, rekomendasi maupun informasi lengkap mengenai koleksi
metadata seluruh kegiatan statistik yang ada di Indonesia (Kepka BPS, 2000). Rujukan statistik
berperan dalam menyediakan informasi metadata secara keseluruhan, menghimpun,
mendokumentasikan selanjutnya menyebarluaskan informasi metadata kegiatan statistik yang
telah diselenggarakan oleh semua pihak di Indonesia. Implementasi kegiatan rujukan statistik di
BPS dilakukan melalui Sistem Informasi Rujukan Kegiatan Statistik.
Metadata Kegiatan Statistik
Metadata dapat dikatakan sebagai data tentang data, yakni data yang menjelaskan tentang
data tersebut. Metadata mencerminkan transaksi, kegiatan, objek, data konten, kualitas, kondisi,
MANAJEMEN PERUBAHAN KEGIATAN RUJUKAN STATISTIK
8
waktu terbentuk, sejarah, pencipta, hubungan data dan informasi lain tentang data (P.A.
Bernstein and S. Melnik, 2004). Metadata merupakan informasi mengenai fisik, teknis, proses
bisnis, aturan, dan struktur tentang data (Anne J. Gilliland-Swetland, 2000). Metadata kegiatan
statistik dalam kegiatan rujukan statistik dikelompokkan menjadi tiga jenis, yaitu Statistik Dasar,
Sektoral, dan Khusus. Kompilasi dan pengelolaan metadata kegiatan statistik tersebut memiliki
peran yang penting sebagai pedoman dalam penyelenggaraan kegiatan statistik sehingga dapat
menghindarkan terjadinya duplikasi kegiatan statistik.
Methods
Paper ini merupakan penelitian konseptual manajemen perubahan TI melalui analisa
studi kasus di Badan Pusat Statistik untuk mengidentifikasi perubahan TI yang mendorong
terjadinya perubahan bisnis di organisasi BPS. Metode yang digunakan disini adalah dengan
melakukan penelitian studi kasus pada unit organisasi Subdirektorat Rujukan Statistik BPS
melalui wawancara (interview) dan studi literatur untuk mendapatkan data dan informasi yang
lengkap mengenai latar belakang, pembangunan, pengembangan, implementasi dan evaluasi dari
Sistem Informasi Rujukan Kegiatan Statistik (SIRUSA), meliputi SIRUSA versi tahun 2007 dan
2012 (pengembangan). Selain itu juga dilakukan penelitian terhadap produk dan output dari
SIRUSA (metadata statistik) mulai dari tahun 2007 s/d 2013 untuk mendapatkan data mengenai
progress pelaksanaan SIRUSA selama tujuh tahun. Analisis dan pembahasan studi kasus
manajemen perubahan TI yang dilakukan disini meliputi identifikasi sumber daya TI (IT
Resources), tujuan sumber daya TI, perubahan organisasi akibat penerapan sumber daya TI,
respon organisasi terhadap perubahan yang telah dilakukan, Forced Field Analysis, rencana
manajemen perubahan, evaluasi dan analisis keberhasilan manajemen perubahan serta
kontinuitas dari perubahan tersebut dimasa mendatang.
MANAJEMEN PERUBAHAN KEGIATAN RUJUKAN STATISTIK
9
Results
IT Resources
IT resources atau sumber daya TI yang diperkenalkan oleh BPS dalam rangka
implementasi perubahan kegiatan rujukan statistik adalah Sistem Informasi Rujukan Kegiatan
Statistik atau SIRUSA. Sistem Informasi Rujukan Kegiatan Statistik merupakan sistem informasi
berbasis web yang menyediakan informasi metadata kegiatan statistik yang ada di Indonesia,
dalam rangka mendukung dan mengembangkan Sistem Statistika Nasional (SSN) dengan tujuan
untuk menghindari terjadinya duplikasi kegiatan statistik(SIRUSA Online, 2013).
Sistem Informasi Rujukan Kegiatan Statistik BPS tersebut dapat diakses melalui website
dengan alamat http://www.sirusa.bps.go.id yang memiliki layanan : kompilasi metadata kegiatan
statistik (dasar, sektoral dan khusus), statistical knowledge system (indikator, kuesioner dan
variabel), statistical e-solution (konsultasi statistik online), rekomendasi dan klasifikasi kegiatan
statistik. Selain SIRUSA, Web Based Application System dan Metadata Database Management
System juga merupakan IT Resources yang diperkenalkan oleh BPS sebagai satu kesatuan sistem
untuk mendukung dan menjalankan manajemen perubahan TI pada kegiatan rujukan statistik di
BPS.
Tujuan IT Resources
Tujuan utama penerapan kegiatan rujukan statistik di BPS adalah untuk menghindari
terjadinya duplikasi kegiatan statistik sebagaimana tertuang dalam implementasi Sistem Statistik
Nasional, baik pada lingkungan internal BPS (Subject Matter) maupun lingkungan eksternal BPS
(lembaga pemerintah, lembaga penelitian, institusi pendidikan dan masyarakat). Tujuan dari
Sistem Rujukan Kegiatan Statistik (SIRUSA) sebagai IT Resources mengacu pada tujuan utama
MANAJEMEN PERUBAHAN KEGIATAN RUJUKAN STATISTIK
10
tersebut yang disesuaikan dengan tujuan dan strategi perubahan BPS. Tabel 1 memperlihatkan
tujuan IT Resources beserta indikator kinerja untuk masing-masing tujuan tersebut.
Tabel 1. Tujuan IT Resources
No
1
Tujuan IT Resources
Indikator Kinerja
Tersedianya inventaris (repository)
Jumlah metadata kegiatan statistik yang sudah lolos
metadata kegiatan statistik secara nasional
uji duplikasi dan telah direkam dalam SIRUSA*
yang bebas dari duplikasi kegiatan statistik
2
Tersedianya transparansi informasi statistik
mengenai “bahan-dapur” kegiatan statistik
BPS (survei/sensus)
• Jumlah indikator, variabel dan kuesioner yang direkam
dalam SIRUSA
• Jumlah informasi mengenai klasifikasi kegiatan
statistik(misal : KBLI, KBJI, ISIC, MFD, KBKI, dsb)
3
Tersedianya akses terhadap metadata dan
Jumlah akses (Hits) terhadap metadata kegiatan
informasi kegiatan statistik yang bebas
statistik di SIRUSA*
dari duplikasi kegiatan statistik
4
Tersedianya layanan konsultasi dan
Jumlah pengunjung yang terdaftar didalam SIRUSA
rekomendasi statistik secara online
Jumlah rekomendasi yang dikeluarkan oleh BPS melalui
SIRUSA
Keterangan * : Indikator Kinerja Utama
Organizational Changes
Perubahan organisasi (organizational changes) yang dialami oleh BPS akibat dari
penerapan IT Resources tersebut adalah First Order, Incremental Change, dimana SIRUSA
menyebabkan perubahan organisasi BPS secara bertahap mulai dari sisi sistem pola kerja, proses
bisnis sampai pada perubahan struktur organisasi pekerjaan.
Perubahan Sistem. Perubahan yang diakibatkan oleh SIRUSA adalah perubahan sistem
dan pola kerja BPS didalam melakukan proses kompilasi dan pengelolaan metadata kegiatan
statistik (From Nothing to Something), dimana tersedianya metadata kegiatan statistik online
sehingga para pengguna layanan akan membutuhkan adaptasi dengan sistem yang baru, terutama
dari sisi penggunaan aplikasi sistem informasi. SIRUSA mulai diluncurkan pada tahun 2007
untuk layanan publik dan selanjutnya mengalami proses pengembangan sistem pada tahun 2012.
MANAJEMEN PERUBAHAN KEGIATAN RUJUKAN STATISTIK
11
Perubahan Proses Bisnis (Internal). Semula proses pengelolaan metadata kegiatan
statistik dilakukan secara terpisah oleh Subject Matter (unit organisasi bisnis), namun melalui
SIRUSA ini proses kompilasi dan pengelolaan metadata kegiatan statistik dilakukan secara
terintegrasi oleh Seksi Rujukan Statistik BPS. Penggunaan metadata untuk kegiatan statistik
semula berbeda-beda disetiap Subject Matter sehingga sering menyebabkan duplikasi kegiatan
statistik, namun melalui SIRUSA ini metadata kegiatan statistik sudah terstandarisasi sebagai
satu-satunya metadata yang digunakan untuk kegiatan statistik (Gambar 2).
Sebelum Perubahan
Sesudah Perubahan
Gambar 2. Alur Proses Bisnis Internal Sebelum dan Sesudah Terjadi Perubahan
MANAJEMEN PERUBAHAN KEGIATAN RUJUKAN STATISTIK
12
Perubahan Proses Bisnis (Eksternal). Semula instansi pemerintah/lembaga swasta/
lembaga pendidikan/masyarakat (eksternal BPS) yang ingin melakukan kegiatan statistik harus
ke BPS untuk mendaftarkan kegiatan survei, mendapatkan rekomendasi dan melaporkan
hasilnya, namun melalui SIRUSA ini mereka cukup melakukannya secara online. Hal ini juga
berlaku sama untuk layanan konsultasi kegiatan statistik yang semula harus konvensional datang
ke BPS, namun melalui SIRUSA ini mereka cukup melakukannya secara online (Gambar 3).
Sebelum Perubahan
Sesudah Perubahan
Gambar 3. Alur Proses Bisnis Eksternal User Sebelum dan Sesudah Perubahan
MANAJEMEN PERUBAHAN KEGIATAN RUJUKAN STATISTIK
13
Perubahan Struktur. Kompilasi dan pengelolaan metadata kegiatan statistik yang
semula dilakukan oleh Subject Matter dengan unit organisasi Sistem Informasi Statistik (SIS)
kini dialihkan ke satu unit organisasi khusus, yaitu Subdit Rujukan Statistik, yang bertanggung
jawab terhadap sistem pengolahan, pengelolaan, manajemen database dan interaksi dengan
pengguna eksternal (solusi dan rekomendasi statistik).
Sebelum Perubahan
Subject
Matter
Subdit
A
Penyiapan
Pengolahan
Subdit
B
Evaluasi
dan
Pelaporan
Penyiapan
Evaluasi
dan
Pelapora
Pengolahan
Sesudah Perubahan
Pengelolaan
Teknologi
Informasi
Inventaris
Kegiatan
dan
Produk
Statistik
Subject Matter
Diseminasi
Statistik
Subdit
Rujukan
Statistik
Subdit
Publikasi
dan
Kompilasi
Statistik
Pengelolaan
Sistem
Informasi
Rujukan
Statistik
Rekomendasi
Kegiatan
Statistik
Subdit
Layanan
dan
Promosi
Statistik
Subdit
Perpustakaan
dan
Dokumentasi
Statistik
Gambar 4. Struktur Organisasi Pekerjaan Sebelum dan Sesudah Perubahan
MANAJEMEN PERUBAHAN KEGIATAN RUJUKAN STATISTIK
14
Change Responses
Change responses atau respon atas perubahan organisasi sebagai akibat dari penerapan IT
resources difokuskan pada respon dari individu yang berada didalam lingkungan perubahan
organisasi, meliputi respon positif dan respon negatif (resistances). Tabel 2 memperlihatkan
respon positif dan respon negatif (resistances) baik untuk individu dilingkungan internal BPS
maupun eksternal BPS
Tabel 2. Change Responses
No
1
Respon Positif
Pimpinan BPS merespon kegiatan
Respon Negatif
No
1
Masih ada Subject Matter yang belum
rujukan statistik ini dengan baik karena
memanfaatkan sistem secara terintegrasi
implementasi dari SIRUSA ini
dikarenakan kondisi arsitektur bisnis kegiatan
mendukung sepenuhnya pelaksanaan
statistik mereka yang belum mendukung -
Sistem Statistik Nasional BPS
>mereka masih nyaman dengan sistem
konvensional
2
Adanya integrasi dan standarisasi
2
Ketimpangan proses bisnis yang masih ada di
metadata kegiatan statistik akan semakin
beberapa Subject Matter memicu terjadinya
mewujudkan terciptanya integrasi proses
respon negatif terhadap implementasi SIRUSA,
bisnis statistik->Komitmen bersama
salah satunya adalah tidak mau memenuhi
BPS dari Pusat sampai Daerah
proses bisnis standar dan masih terkendala
dengan adaptasi terhadap perubahan
3
Pengguna (internal dan eksternal BPS)
3
Pengguna eksternal
memberikan respon positif dalam hal
(Instansi/Lembaga/Universitas) masih belum
ketersediaan dan transparansi metadata
memanfaatkan SIRUSA secara optimal
kegiatan statistik dan informasi statistik
dikarenakan masih rendahnya kesadaran mereka
lainnya yang mendukung pelaksanaan
terhadap pelaporan kegiatan statistik yang
kegiatan statistik serta peluang terhindar
mereka lakukan
dari duplikasi kegiatan statistik
4
Pengguna eksternal memiliki
Respon negatif (resistances) ini selanjutnya menjadi fokus
kemudahan dalam mendapatkan
perhatian BPS untuk dimanage dalam rangka mencapai
rekomendasi statistik, baik dalam hal
tujuan perubahan. Proses manage tersebut dituangkan
registrasi survei, pemerolehan surat
didalam Change Management Plan, khususnya pada point
rekomendasi dan pelaporan output
communication plan (4) dan change management program
kegiatan survei
(5) (Tabel 3)
MANAJEMEN PERUBAHAN KEGIATAN RUJUKAN STATISTIK
15
Forced Field Analysis
Gambar 5. Forced Field Analysis
Berdasarkan Forced Field Analysis (Gambar 5) terlihat bahwa komponen yang menjadi
kekuatan pendukung perubahan (driving forces) paling utama adalah dukungan penuh dari
pimpinan (top level) BPS, kemudian faktor pendukung selanjutnya adalah kemudahan pengguna
data eksternal dalam mengakses layanan konsultasi dan rekomendasi kegiatan statistik dan
ketersediaan metadata kegiatan statistik. Komponen-komponen pendukung tersebut harus
semakin ditingkatkan seiring dengan kontinuitas implementasi perubahan. Sementara itu
komponen-komponen utama yang harus diturunkan pengaruhnya (restraining forces) yang
menimbulkan respon paling negatif dari perubahan adalah kondisi arsitektur bisnis Subject
Matter yang masih belum mendukung integrasi proses bisnis statistik dan ketimpangan proses
bisnis statistik di beberapa Subject Matter. Dari sisi pengguna eksternal, kesadaran instansi
pemerintah/lembaga swasta/pendidikan masih rendah terhadap pencatatan/pelaporan kegiatan
statistik. Komponen restraining forces lainnya adalah kurangnya kemampuan SDM untuk
sosialisasi kegiatan rujukan statistik dan kendala adaptasi perubahan sistem.
MANAJEMEN PERUBAHAN KEGIATAN RUJUKAN STATISTIK
16
Change Management Plan
Tabel 3 memperlihatkan secara detail rencana manajemen perubahan dari implementasi
SIRUSA berdasarkan timeline dari SIRUSA, yaitu tahun 2007 dan 2012. Pada point ini, BPS
memfokuskan pada penerapan strategi manajemen perubahan dalam kaitannya memanage dan
mengantisipasi resistances (respon negatif) dari perubahan tersebut (Tabel 2 dan FFA) yang
dituangkan dalam communication plan dan change management programs berdasarkan kapasitas
image of change (Internal dan Eskternal BPS).
Tabel 3. Change Management Plan
No
1
2
3
4
Items
Change Agent
Change Manager
Image of Change
Communication Plan
5
Change Management
Programs
6
Change Phases
Details
Kepala Subdirektorat Rujukan Statistik
Direktur Diseminasi Statistik
Director, Navigator (Internal BPS) dan Interpreter (Eksternal BPS)
Tell and Sell.
Subdit Rujukan Statistik melakukan sosialisasi pengembangan sistem (New
SIRUSA) pada tahun 2012, baik internal BPS maupun pengguna eksternal
melalui rapat/meeting, media statistik maupun website. Selain sosialisasi
mengenai sistem, BPS juga memberikan informasi dan fitur baru yang
dimiliki oleh sistem sehingga memberikan kemudahan akses
1. Pembentukan tim penanggung jawab dan pelaksana SIRUSA yang
berkoordinasi dengan Subject Matter untuk mendukung standarisasi dan
integrasi proses bisnis statistik.
2. Pemberian materi sosialisasi dan pelatihan teknis kepada Subject Matter
sehingga memudahkan adaptasi penggunaan sistem
3. Sosialisasi dan Workshop, terutama dengan pengguna eksternal
4. Meningkatkan response rate kegiatan Survei Statistik Sektoral & Khusus
5. Kontinuitas Pengembangan Sistem Informasi (Aplikasi)
6. Evaluasi Tahunan
1. Unfreezing
• Pada tahun 2007 dilakukan sosialisasi SIRUSA (versi 2) kepada
pengguna eksternal BPS.
• Pada tahun 2012, dilakukan pengembangan SIRUSA (versi 3) dengan
fitur dan tampilan yang jauh lebih lengkap dan melakukan sosialisasi
sistem tersebut
2. Movement
• Penetapan Indikator Kinerja Utama yang menunjukkan progress
kemajuan implementasi SIRUSA, yaitu jumlah akses (Hits) dan
jumlah metadata yang direkam
• Pemberian panduan dan petunjuk penggunaan SIRUSA yang lebih
lengkap dalam pemanfaatan SIRUSA secara lebih maksimal
• Penetapan Target Survei Sektoral dan Khusus yang harus dipenuhi
oleh BPS Provinsi
3. Refreezing
SIRUSA sudah diimplementasikan, dan progress peningkatan kesadaran
pengguna eksternal sudah semakin baik
MANAJEMEN PERUBAHAN KEGIATAN RUJUKAN STATISTIK
17
Analysis/Evaluation of Change Management Successfullness
Analisis dan evaluasi dari keberhasilan manajemen perubahan kegiatan rujukan statistik
di BPS dilakukan terhadap keberhasilan pencapaian indikator kinerja yang telah ditetapkan
seiring dengan implementasi perubahan tersebut. Analisis dan evaluasi dilakukan dengan
membandingkan jumlah metadata kegiatan statistik yang sudah lolos uji duplikasi dan telah
direkam oleh SIRUSA selama 7 tahun (2007 s/d 2013*) untuk ketiga jenis kegiatan statistik
(Grafik 1).
1800
1600
1400
1200
1000
Dasar
Sektoral
800
Khusus
600
400
200
0
2007
2008
2009
2010
2011
2012
2013*
Keterangan * : Kondisi 30 November 2013
Grafik 1. Jumlah Metadata Kegiatan Statistik yang Direkam oleh SIRUSA
Jumlah metada kegiatan statistik (dasar, sektoral dan khusus) tersebut menunjukkan
jumlah metadata kegiatan statistik yang telah lolos uji duplikasi dan berhasil direkam oleh
SIRUSA, dimana peningkatan jumlah metadata kegiatan statistik tersebut akan memicu
terjadinya penurunan duplikasi kegiatan statistik. Berdasarkan grafik tersebut terlihat bahwa
peningkatan kuantitas metadata kegiatan statistik dasar paling signifikan terjadi pada tahun 2012,
MANAJEMEN PERUBAHAN KEGIATAN RUJUKAN STATISTIK
18
dimana BPS melakukan perubahan konsep dan pendekatan terhadap kegiatan statistik dasar
tersebut yang berorientasi pada klasifikasi kegiatan statistik yang unik dan bebas dari duplikasi.
Sementara itu kuantitas metadata kegiatan statistik sektoral dan khusus menunjukkan
peningkatan yang cenderung sejalan (selaras), yang juga memperlihatkan peningkatan kesadaran
instansi pemerintah/lembaga swasta/pendidikan untuk melakukan pencatatan/pelaporan kegiatan
statistik sektoral dan khusus. Dengan memperhatikan trend peningkatan jumlah metadata
kegiatan statistik yang telah lolos uji duplikasi tersebut yang berdampak pada penurunan
duplikasi kegiatan statistik, maka tujuan menghilangkan atau menurunkan (meminimalisir)
duplikasi kegiatan statistik melalui implementasi SIRUSA ini dapat dikatakan tercapai.
Grafik 2 memperlihatkan jumlah akses (Hits) terhadap metadata kegiatan statistik yang
direkam oleh SIRUSA dari tahun 2011 s/d 2013* yang menunjukkan trend positif peningkatan
Hits. Peningkatan trend tersebut mengindikasikan kesadaran pengguna layanan SIRUSA yang
semakin baik didalam menggunakan metadata kegiatan statistik yang sudah terstandarisasi dan
bebas dari unsur duplikasi kegiatan statistik.
50000
45000
40000
35000
30000
25000
Hits
20000
15000
10000
5000
0
2011
2012
2013*
Keterangan * : Kondisi 30 November 2013
Grafik 2. Jumlah Akses (Hits) Metadata Kegiatan Statistik yang Direkam oleh SIRUSA
MANAJEMEN PERUBAHAN KEGIATAN RUJUKAN STATISTIK
19
Continuing Change
Kontinuitas perubahan merupakan hal yang sangat penting dalam rangka menjaga dan
mempertahankan perubahan di masa mendatang. Kegiatan yang akan dilakukan oleh BPS untuk
mempertahankan perubahan tersebut adalah sebagai berikut :
•
Sosialisasi Sistem Rujukan Kegiatan Statistik (baik sistem maupun implementasinya) secara
nasional dan melibatkan BPS Provinsi sampai level Kabupaten/Kota.
•
Kontinuitas pengelolaan dan pengembangan SIRUSA sesuai dengan portfolio bisnis BPS.
•
Pembuatan Sistem Manajemen Pertukaran Metadata yang terintegrasi dengan SIRUSA.
•
Pembentukan Roadmap Rujukan Kegiatan Statistik yang selaras dengan Visi Misi BPS
•
Evaluasi berkala secara bulanan dan tahunan sampai pada level Propinsi.
•
Monitoring metadata kegiatan statistik berdasarkan subjek penyelenggara, tahun kegiatan
penyelenggaraan dan sektor kegiatan.
Conclusions
Studi kasus manajemen perubahan di organisasi Badan Pusat Statistik memberikan
pemahaman bagaimana sumber daya TI dapat berperan didalam implementasi strategi perubahan
kegiatan rujukan statistik. BPS selaku pusat rujukan statistik mempunyai tanggung jawab besar
didalam penyelenggaraan kegiatan statistik sebagai upaya untuk mewujudkan Sistem Statistik
Nasional di Indonesia. BPS dengan didukung oleh sumber daya TI telah melakukan perubahan
paradigma kegiatan rujukan statistik melalui perubahan sistem dan pola kerja, perubahan proses
bisnis rujukan kegiatan statistik dan perubahan struktur organisasi pekerjaan, baik untuk
lingkungan internal BPS sendiri maupun terhadap pengguna eksternal BPS. Melalui
implementasi SIRUSA, proses kompilasi, pengelolaan dan pendiseminasian metadata kegiatan
statistik menjadi lebih terintegrasi dan dapat menurunkan duplikasi kegiatan statistik.
MANAJEMEN PERUBAHAN KEGIATAN RUJUKAN STATISTIK
20
References
Anne J. Gilliand-Swetland (2000). Introduction of Metadata : Setting the Stage. Pathways to
Digital Information. Mei 2000.
BPS (1997). Undang-Undang Nomor 16 Tahun 1997 tentang Statistik (pasal 3 dan 4). Jakarta :
Badan Pusat Statistik.
BPS (1999). Peraturan Pemerintah Nomor 51 Tahun 1999 tentang Penyelenggaran Statistik (pp.
1-7). Jakarta : Badan Pusat Statistik.
BPS (2000). Keputusan Kepala Badan Pusat Statistik Nomor 5 Tahun 2000 tentang Sistem
Statistik Nasional (pp. 3-7). Jakarta : Badan Pusat Statistik.
BPS (2013, Desember). Sistem Informasi Rujukan Kegiatan Statistik. [Online]. Retrieved from
http://www.sirusa.bps.go.id.
BPS (2013, Desember). Situs Resmi Badan Pusat Statistik. [Online]. Retrieved from
http://www.bps.go.id.
Ian Palmer, Richard Dunford, Gib Akin (2009). Managing Organizational Change : A Multiple
Perspective Approach. Second Edition. New York: McGraw-Hill Companies, Inc.
Iwan Hermanto (Mei 2001). Sistem Statistik Nasional Dalam Era Otonomi. Jakarta: Badan Pusat
Statistik.
Margaret Rouse (2010). Change Management Training. [Online]. Retrieved from
http://www.changemanagementtraining.co.uk.
P.A. Bernstein and S. Melnik (2004). Metadata Management. Proceedings 20th International
Conference on Data Engineering, p. 875, March, 30 – April 2, 2004.
Tim Creasey (2007). Defining Change Management : Helping others understand change
management in relation to project management and organizational change. Prosci.
MANAJEMEN PERUBAHAN KEGIATAN RUJUKAN STATISTIK
21
Appendix A
Tabel A1
Jumlah Metadata Kegiatan Statistik yang direkam SIRUSA (2007 s/d 2013)
Jumlah Metadata Kegiatan Statistik yang Direkam SIRUSA*
Tahun
Statistik Dasar
Statistik Sektoral
Statistik Khusus
1.618
1.555
905
2012
249
1325
732
2011
241
720
373
2010
227
336
157
2009
156
215
99
2008
69
202
90
2007
46
121
85
2013**
Metadata Kegiatan Statistik yang direkam oleh SIRUSA adalah metadata kegiatan statistik yang
sudah lolos uji duplikasi.
Keterangan.
* : Sumber Subdirektorat Rujukan Statistik.
** : Kondisi tanggal 30 November 2013.
Tabel A2
Jumlah Akses (Hits) Metadata Kegiatan Statistik yang direkam SIRUSA (2007 s/d 2013)
Tahun
Jumlah Akses Metadata Kegiatan Statistik yang
Direkam SIRUSA*
2013**
43.770
2012
40.808
2011
31.352
Keterangan.
* : Sumber Subdirektorat Rujukan Statistik.
** : Kondisi tanggal 30 November 2013.
MANAJEMEN PERUBAHAN KEGIATAN RUJUKAN STATISTIK
22
Appendix B
Grafik B
Grafik Jumlah Metadata Kegiatan Statistik yang direkam SIRUSA (2007 s/d 2013*)
1800
1600
1400
1200
Dasar
1000
Sektoral
800
Khusus
600
400
200
0
2007
Keterangan.
2008
2009
2010
2011
2012
2013*
* : Kondisi tanggal 30 November 2013.
Metadata kegiatan statistik dalam SiRusa dikelompokkan menjadi tiga jenis
• Statistik Dasar adalah statistik yang pemanfaatannya ditujukan untuk keperluan yang
bersifat luas, baik pemerintah maupun masyarakat, yang memiliki ciri-ciri lintas sektoral,
berskala nasional maupun regional, makro, dan yang penyelenggaraannya menjadi
tanggung jawab BPS.
• Statistik Sektoral adalah statistik yang pemanfaatannya ditujukan untuk memenuhi
kebutuhan instansi pemerintah tertentu dalam rangka penyelenggaraan tugas-tugas
pemerintah dan tugas pembangunan yag merupakan tugas pokok instansi pemerintah yang
bersangkutan. Meskipun program pelaksanaannya menjadi tanggung jawab instansi
pemerintah terkait, dalam praktek pelaksanaan dapat bekerja sama dengan BPS.
• Statistik Khusus adalah statistik yang pemanfaatannya ditujukan untuk memenuhi
kebutuhan intern dari suatu instansi/perusahaan swasta dalam rangka penyelenggaraan riset
atau penelitian. Meskipun pelaksanaannya menjadi tanggung jawab instansi/perusahaan
terkait, dalm praktek pelaksanaan dapat bekerja sama dengan BPS.
MANAJEMEN PERUBAHAN KEGIATAN RUJUKAN STATISTIK
23
Appendix C
Gambar C
Timeline Kegiatan Rujukan Statistik di BPS (2002 s/d 2012)
Pada tahun 2002, sistem lama digunakan untuk mendukung kegiatan rujukan statistik dan hanya
digunakan untuk internal BPS dengan tujuan untuk menurunkan duplikasi kegiatan statistik di
lingkungan internal BPS
Pada tahun 2007, merupakan titik awal SIRUSA yang ditandai dengan pengembangan kegiatan
rujukan statistik melalui pembangunan dan penyempurnaan sistem sehingga bisa digunakan
dalam skala nasional dan menyediakan layanan publik bagi pengguna eksternal BPS.
Pada tahun 2012, SIRUSA mengalami pengembangan dan penambahan fasilitas yang
mengutamakan pengguna eksternal BPS dalam rangka perwujudan dan pengembangan Sistem
Statistik Nasional
MANAJEMEN PERUBAHAN KEGIATAN RUJUKAN STATISTIK
24
Appendix D
Gambar D
Layanan Sistem Rujukan Kegiatan Statistik (SIRUSA) BPS
Keterangan :
SIRUSA memiliki lima layanan statistik yang bisa diakses secara online oleh pengguna data,
baik BPS, Instansi Pemerintah, Lembaga Swasta, Intitusi Pendidikan maupun masyarakat, yaitu :
1. Kompilasi Metadata Kegiatan Statistik.
2. Statistical Knowledge System : Indikator, Variabel dan Kuesioner Kegiatan Statistik.
3. Konsultasi Kegiatan Statistik.
4. Klasifikasi Kegiatan Statistik.
5. Rekomendasi Kegiatan Statistik.
MANAJEMEN PERUBAHAN KEGIATAN RUJUKAN STATISTIK
Appendix E
Tabel E1
Akses Informasi Utama (Metadata Kegiatan Statistik) pada SIRUSA *
No
Informasi Utama (Metadata Kegiatan Statistik)
1
Jenis dan nama kegiatan statistik
2
Siapa penyelenggara kegiatan statistik
3
Tahun pelaksanaan kegiatan statistik
4
Metodologi pengumpulan data dan estimasi
5
Jenis responden kegiatan statistik
6
Hasil utama kegiatan statistik
7
Diseminasi kegiatan statistik
Keterangan * Sumber : http://www.sirusa.bps.go.id
Tabel E2
Akses Informasi Skunder (Metadata Kegiatan Statistik) pada SIRUSA *
No
Informasi Skunder (Metadata Kegiatan Statistik)
1
Indikator, Variabel dan Kuesioner kegiatan statistik
2
Informasi mengenai solusi kegiatan statistik
3
Informasi mengenai pencatatan dan rekomendasi kegiatan statistik
4
Klasifikasi dan istilah kegiatan statistik
5
Petunjuk dalam melakukan pelaporan dan pendaftaran kegiatan statistik
Keterangan * Sumber : http://www.sirusa.bps.go.id
25
1
Manajemen Perubahan Kegiatan Rujukan Statistik Dalam Rangka Implementasi
Sistem Statistik Nasional (Studi Kasus : Badan Pusat Statistik)
Novianto Budi Kurniawan
Institut Teknologi Bandung
Author Note
Novianto Budi Kurniawan, NIM. 23512176, Program Studi Magister Informatika Institut
Teknologi Bandung (ITB) Opsi/Jalur Teknologi Informasi.
Paper ini merupakan studi kasus manajemen perubahan TI di Badan Pusat Statistik yang
disusun dalam rangka memenuhi tugas akhir mata kuliah Manajemen Perubahan (EL 5223),
Dosen : Dr. Ing. Ir. Suhardi, MT., MM., ERMCP.
Contact : noviantobudik@students.itb.ac.id , noviantobudik@gmail.com
MANAJEMEN PERUBAHAN KEGIATAN RUJUKAN STATISTIK
2
Abstract
Duplikasi kegiatan statistik menimbulkan permasalahan didalam pelaksanaan Sistem Statistik
Nasional yang berakibat pada munculnya duplikasi data dan informasi statistik. Penyelenggaran
kegiatan statistik yang mengalami duplikasi tersebut akan berimbas pada pengelolaan metadata
statistik yang tidak standar sehingga akan menyebabkan terhambatnya proses dan upaya Badan
Pusat Statistik (BPS) dalam mewujudkan dan mengembangkan Sistem Statistik Nasional (SSN)
yang andal, efektif dan efisien. Dalam rangka mewujudkan dan mengembangkan SSN tersebut,
maka BPS menerapkan strategi manajemen perubahan kegiatan rujukan statistik sebagai panduan
penyelenggaran kegiatan statistik nasional dengan tujuan untuk menghindari terjadinya duplikasi
kegiatan statistik. Paper ini membahas studi kasus manajemen perubahan Teknologi Informasi
(TI) yang dilakukan oleh BPS dalam rangka implementasi perubahan kegiatan rujukan statistik
melalui penerapan Sistem Informasi Rujukan Kegiatan Statistik (SIRUSA).
Keywords: Manajemen Perubahan, Rujukan Statistik, Sistem Statistik Nasional, SIRUSA
MANAJEMEN PERUBAHAN KEGIATAN RUJUKAN STATISTIK
3
Manajemen Perubahan Kegiatan Rujukan Statistik Dalam Rangka Implementasi
Sistem Statistik Nasional (Studi Kasus : Badan Pusat Statistik)
Introduction
Badan Pusat Statistik (BPS) merupakan Lembaga Pemerintah Non Kementrian (LPNK)
yang bertanggung jawab didalam penyediaan data statistik dasar dan sektoral seperti diatur
didalam Undang-Undang Nomor 16 tahun 1997 tentang Statistik dan Peraturan Pemerintah
Nomor 51 Tahun 1999 tentang Penyelenggaraan Statistik. Sesuai dengan amanat UndangUndang, BPS memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai koordinator seluruh kegiatan statistik
yang ada di Indonesia. Dengan demikian BPS seharusnya dapat dijadikan sebagai pusat rujukan
yang menyediakan layanan konsultasi, rekomendasi maupun informasi lengkap metadata seluruh
kegiatan statistik yang ada di Indonesia. Namun kenyataannya, penyelenggaraan kegiatan
statistik di Indonesia pada era tahun 1990-an sampai awal tahun 2000 mengalami permasalahan
duplikasi kegiatan statistik antara BPS sebagai koordinator penyelenggara seluruh kegiatan
statistik dengan Lembaga Pemerintah (Badan/Instansi/Kantor).
Beberapa kasus duplikasi kegiatan statistik yang pernah terjadi pada era tahun tersebut
adalah duplikasi kegiatan statistik data kependudukan antara BPS dengan Dinas Kependudukan
dan Pencatatan Sipil, duplikasi kegiatan statistik penghitungan Inflasi antara BPS dengan Bank
Indonesia dan duplikasi kegiatan statistik pertanian antara BPS dengan Dinas Pertanian. Kasus
duplikasi kegiatan statistik juga menjadi permasalahan tersendiri didalam internal BPS saat itu
dimana terjadi duplikasi metadata dan variabel statistik untuk beberapa survei statistik yang
diselenggarakan oleh BPS, yaitu antara Survei Statistik Upah Buruh dengan Survei Statistik
Industri serta antara Survei Statistik Struktur Upah dengan Survei Statistik Perkebunan dan
Tanaman Pangan (Subdit Rujukan Statistik BPS, 2013). Duplikasi kegiatan statistik merupakan
MANAJEMEN PERUBAHAN KEGIATAN RUJUKAN STATISTIK
4
permasalahan utama yang dapat menghambatnya pelaksanaan Sistem Statistik Nasional di
Indonesia dan hal ini menjadi point kritis yang harus diselesaikan oleh BPS mengingat tanggung
jawab penyelenggaraan kegiatan statistik dan pengembangan Sistem Statistik Nasional
diamanatkan kepada BPS, sebagaimana tertuang pada Undang-Undang Nomor 16 Tahun 1997
tentang Statistik pasal 3 dan 4. Oleh karena itu langkah dan strategi awal yang harus dilakukan
oleh BPS dalam rangka mewujudkan penyelenggaraan statistik yang mendukung percepatan
pengembangan Sistem Statistik Nasional adalah dengan meminimalisir duplikasi kegiatan
statistik.
Sistem Statistik Nasional menuntut BPS untuk mewujudkan suatu tatanan yang terdiri
atas unsur-unsur kebutuhan data statistik, resources, metode, sarana prasarana, ilmu pengetahuan
dan teknologi, perangkat hukum, dan masukan dari Forum Masyarakat Statistik yang secara
teratur saling berkaitan sehingga membentuk totalitas dalam penyelenggaraan statistik (BPS,
2000). Sesuai dengan Peraturan Pemerintah Nomor 51 Tahun 1999 tentang Penyelenggaraan
Statistik, BPS dituntut untuk menerapkan berbagai langkah yang jelas untuk mewujudkan dan
mengembangkan Sistem Statistik Nasional. Oleh karena itu pada tahun 2000, dalam rangka
implementasi penyelenggaraan kegiatan statistik dan pengembangan Sistem Statistik Nasional,
BPS mengeluarkan Keputusan Kepala BPS Nomor 5 Tahun 2000 yang memberikan dasar
hukum bagi peran dan fungsi BPS selaku pusat rujukan statistik yang menyediakan layanan
konsultasi, rekomendasi maupun informasi lengkap mengenai koleksi metadata seluruh kegiatan
statistik yang ada di Indonesia. Gambar 1 merupakan diagram alur Sistem Statistik Nasional
yang memperlihatkan alur proses kegiatan Sistem Statistik Nasional mulai dari kebutuhan data
statistik, peranan dan fungsi BPS selaku pusat rujukan statistik sampai pada proses penyediaan
informasi statistik.
MANAJEMEN PERUBAHAN KEGIATAN RUJUKAN STATISTIK
5
Gambar 1. Alur Sistem Statistik Nasional
Berdasarkan diagram tersebut, BPS mempunyai kewajiban untuk mengkoordinasikan
kegiatan statistik yang dilakukan oleh lembaga pemerintah, swasta dan masyarakat dalam upaya
menyediakan data dan informasi statistik yang sesuai, tepat waktu dan akurat. Sebagai pusat
rujukan statistik, BPS mempunyai kewenangan untuk memberikan rekomendasi pada kegiatan
statistik yang dilakukan oleh lembaga pemerintah, swasta dan masyarakat, baik kegiatan statistik
sektoral maupun khusus dengan tujuan untuk menghindari terjadinya duplikasi kegiatan statistik,
mencegah adanya penggunaan kaidah dan variabel statistik yang kurang sempurna serta menjaga
independensi data. Untuk setiap kegiatan statistik yang telah selesai dilakukan oleh lembaga
pemerintah, swasta dan masyarakat, data beserta metadatanya wajib disampaikan kepada BPS.
Why Change
Sebagai pusat rujukan kegiatan statistik, BPS perlu menyusun sebuah sistem dan strategi
perubahan guna menghindarinya terjadinya duplikasi kegiatan statistik dalam rangka
MANAJEMEN PERUBAHAN KEGIATAN RUJUKAN STATISTIK
6
implementasi dan pengembangan dari Sistem Statistik Nasional. Pada tahun 2002, BPS
menerapkan sistem rujukan statistik di lingkungan internal BPS dengan tujuan untuk
memperbaiki duplikasi kegiatan statistik yang terjadi saat itu. Selama kurang lebih 5 tahun
berjalan, penggunaan sistem yang lama tersebut ternyata belum bisa memenuhi tujuan awal
kegiatan rujukan statistik, dimana sistem hanya bisa digunakan di lingkungan internal BPS dan
tidak bisa menjangkau layanan publik (eksternal) sehingga berujung pada masih terjadinya
duplikasi kegiatan statistik terutama dilingkungan eksternal BPS. Berdasarkan kondisi tersebut,
BPS kemudian merumuskan strategi perubahan kegiatan rujukan statistik tersebut melalui
implementasi dan pemanfaatan sumber daya TI. Untuk mewujudkan strategi perubahan tersebut,
maka pada tahun 2007 BPS membangun sistem metadata kegiatan statistik berbasis web yang
disebut dengan Sistem Informasi Rujukan Kegiatan Statistik (SIRUSA) yang dapat memberikan
layanan publik untuk pengguna eksternal BPS. SIRUSA merupakan sebuah sistem yang
menyimpan metadata kegiatan statistik dan berisikan informasi tentang kegiatan statistik,
meliputi statistik dasar (BPS), sektoral (Instansi Pemerintah) dan khusus (Lembaga Swasta).
Paper ini membahas studi kasus manajemen perubahan Teknologi Informasi (TI) yang
dilakukan oleh Badan Pusat Statistik sehubungan dengan strategi perubahan kegiatan rujukan
statistik sebagai implementasi dari Sistem Statistik Nasional melalui penerapan Sistem Informasi
Rujukan Kegiatan Statistik sebagai IT resources. Paper ini merupakan laporan studi kasus
manajemen perubahan TI berdasarkan hasil penelitian dan pengamatan terhadap kegiatan
rujukan statistik yang diselenggarakan oleh Badan Pusat Statistik sebelum dan sesudah terjadi
perubahan sebagai akibat dari penerapan IT resources. Pembahasan dalam paper ini dibatasi
pada perubahan organisasi yang terjadi, respon organisasi terhadap perubahan, program dan fase
manajemen perubahan organisasi serta evaluasi pelaksanaan perubahan tersebut.
MANAJEMEN PERUBAHAN KEGIATAN RUJUKAN STATISTIK
7
Discussion
Manajemen Perubahan
Menurut Creasey (2007), manajemen perubahan adalah proses, alat dan teknik untuk
mengelola orang-orang didalam konteks perubahan untuk mencapai hasil bisnis yang diperlukan.
Manajemen perubahan menggabungkan alat organisasi yang dapat digunakan untuk membantu
individu atau orang-orang didalamnya untuk melakukan perubahan (transisi) yang sukses
sebagai realisasi dari perubahan organisasi tersebut. Rouse (2010) mendefinisikan manajemen
perubahan sebagai pendekatan sistematis untuk menghadapi perubahan, baik dari perspektif
organisasi maupun secara individu. Untuk sebuah organisasi, manajemen perubahan TI berarti
mendefinisikan dan menerapkan prosedur dan/atau teknologi informasi untuk menghadapi
perubahan lingkungan bisnis dan untuk mendapatkan keuntungan dari perubahan organisasi
tersebut.
Rujukan Statistik
Rujukan Statistik merupakan penyelenggaran kegiatan statistik yang mencakup
penyediaan layanan konsultasi, rekomendasi maupun informasi lengkap mengenai koleksi
metadata seluruh kegiatan statistik yang ada di Indonesia (Kepka BPS, 2000). Rujukan statistik
berperan dalam menyediakan informasi metadata secara keseluruhan, menghimpun,
mendokumentasikan selanjutnya menyebarluaskan informasi metadata kegiatan statistik yang
telah diselenggarakan oleh semua pihak di Indonesia. Implementasi kegiatan rujukan statistik di
BPS dilakukan melalui Sistem Informasi Rujukan Kegiatan Statistik.
Metadata Kegiatan Statistik
Metadata dapat dikatakan sebagai data tentang data, yakni data yang menjelaskan tentang
data tersebut. Metadata mencerminkan transaksi, kegiatan, objek, data konten, kualitas, kondisi,
MANAJEMEN PERUBAHAN KEGIATAN RUJUKAN STATISTIK
8
waktu terbentuk, sejarah, pencipta, hubungan data dan informasi lain tentang data (P.A.
Bernstein and S. Melnik, 2004). Metadata merupakan informasi mengenai fisik, teknis, proses
bisnis, aturan, dan struktur tentang data (Anne J. Gilliland-Swetland, 2000). Metadata kegiatan
statistik dalam kegiatan rujukan statistik dikelompokkan menjadi tiga jenis, yaitu Statistik Dasar,
Sektoral, dan Khusus. Kompilasi dan pengelolaan metadata kegiatan statistik tersebut memiliki
peran yang penting sebagai pedoman dalam penyelenggaraan kegiatan statistik sehingga dapat
menghindarkan terjadinya duplikasi kegiatan statistik.
Methods
Paper ini merupakan penelitian konseptual manajemen perubahan TI melalui analisa
studi kasus di Badan Pusat Statistik untuk mengidentifikasi perubahan TI yang mendorong
terjadinya perubahan bisnis di organisasi BPS. Metode yang digunakan disini adalah dengan
melakukan penelitian studi kasus pada unit organisasi Subdirektorat Rujukan Statistik BPS
melalui wawancara (interview) dan studi literatur untuk mendapatkan data dan informasi yang
lengkap mengenai latar belakang, pembangunan, pengembangan, implementasi dan evaluasi dari
Sistem Informasi Rujukan Kegiatan Statistik (SIRUSA), meliputi SIRUSA versi tahun 2007 dan
2012 (pengembangan). Selain itu juga dilakukan penelitian terhadap produk dan output dari
SIRUSA (metadata statistik) mulai dari tahun 2007 s/d 2013 untuk mendapatkan data mengenai
progress pelaksanaan SIRUSA selama tujuh tahun. Analisis dan pembahasan studi kasus
manajemen perubahan TI yang dilakukan disini meliputi identifikasi sumber daya TI (IT
Resources), tujuan sumber daya TI, perubahan organisasi akibat penerapan sumber daya TI,
respon organisasi terhadap perubahan yang telah dilakukan, Forced Field Analysis, rencana
manajemen perubahan, evaluasi dan analisis keberhasilan manajemen perubahan serta
kontinuitas dari perubahan tersebut dimasa mendatang.
MANAJEMEN PERUBAHAN KEGIATAN RUJUKAN STATISTIK
9
Results
IT Resources
IT resources atau sumber daya TI yang diperkenalkan oleh BPS dalam rangka
implementasi perubahan kegiatan rujukan statistik adalah Sistem Informasi Rujukan Kegiatan
Statistik atau SIRUSA. Sistem Informasi Rujukan Kegiatan Statistik merupakan sistem informasi
berbasis web yang menyediakan informasi metadata kegiatan statistik yang ada di Indonesia,
dalam rangka mendukung dan mengembangkan Sistem Statistika Nasional (SSN) dengan tujuan
untuk menghindari terjadinya duplikasi kegiatan statistik(SIRUSA Online, 2013).
Sistem Informasi Rujukan Kegiatan Statistik BPS tersebut dapat diakses melalui website
dengan alamat http://www.sirusa.bps.go.id yang memiliki layanan : kompilasi metadata kegiatan
statistik (dasar, sektoral dan khusus), statistical knowledge system (indikator, kuesioner dan
variabel), statistical e-solution (konsultasi statistik online), rekomendasi dan klasifikasi kegiatan
statistik. Selain SIRUSA, Web Based Application System dan Metadata Database Management
System juga merupakan IT Resources yang diperkenalkan oleh BPS sebagai satu kesatuan sistem
untuk mendukung dan menjalankan manajemen perubahan TI pada kegiatan rujukan statistik di
BPS.
Tujuan IT Resources
Tujuan utama penerapan kegiatan rujukan statistik di BPS adalah untuk menghindari
terjadinya duplikasi kegiatan statistik sebagaimana tertuang dalam implementasi Sistem Statistik
Nasional, baik pada lingkungan internal BPS (Subject Matter) maupun lingkungan eksternal BPS
(lembaga pemerintah, lembaga penelitian, institusi pendidikan dan masyarakat). Tujuan dari
Sistem Rujukan Kegiatan Statistik (SIRUSA) sebagai IT Resources mengacu pada tujuan utama
MANAJEMEN PERUBAHAN KEGIATAN RUJUKAN STATISTIK
10
tersebut yang disesuaikan dengan tujuan dan strategi perubahan BPS. Tabel 1 memperlihatkan
tujuan IT Resources beserta indikator kinerja untuk masing-masing tujuan tersebut.
Tabel 1. Tujuan IT Resources
No
1
Tujuan IT Resources
Indikator Kinerja
Tersedianya inventaris (repository)
Jumlah metadata kegiatan statistik yang sudah lolos
metadata kegiatan statistik secara nasional
uji duplikasi dan telah direkam dalam SIRUSA*
yang bebas dari duplikasi kegiatan statistik
2
Tersedianya transparansi informasi statistik
mengenai “bahan-dapur” kegiatan statistik
BPS (survei/sensus)
• Jumlah indikator, variabel dan kuesioner yang direkam
dalam SIRUSA
• Jumlah informasi mengenai klasifikasi kegiatan
statistik(misal : KBLI, KBJI, ISIC, MFD, KBKI, dsb)
3
Tersedianya akses terhadap metadata dan
Jumlah akses (Hits) terhadap metadata kegiatan
informasi kegiatan statistik yang bebas
statistik di SIRUSA*
dari duplikasi kegiatan statistik
4
Tersedianya layanan konsultasi dan
Jumlah pengunjung yang terdaftar didalam SIRUSA
rekomendasi statistik secara online
Jumlah rekomendasi yang dikeluarkan oleh BPS melalui
SIRUSA
Keterangan * : Indikator Kinerja Utama
Organizational Changes
Perubahan organisasi (organizational changes) yang dialami oleh BPS akibat dari
penerapan IT Resources tersebut adalah First Order, Incremental Change, dimana SIRUSA
menyebabkan perubahan organisasi BPS secara bertahap mulai dari sisi sistem pola kerja, proses
bisnis sampai pada perubahan struktur organisasi pekerjaan.
Perubahan Sistem. Perubahan yang diakibatkan oleh SIRUSA adalah perubahan sistem
dan pola kerja BPS didalam melakukan proses kompilasi dan pengelolaan metadata kegiatan
statistik (From Nothing to Something), dimana tersedianya metadata kegiatan statistik online
sehingga para pengguna layanan akan membutuhkan adaptasi dengan sistem yang baru, terutama
dari sisi penggunaan aplikasi sistem informasi. SIRUSA mulai diluncurkan pada tahun 2007
untuk layanan publik dan selanjutnya mengalami proses pengembangan sistem pada tahun 2012.
MANAJEMEN PERUBAHAN KEGIATAN RUJUKAN STATISTIK
11
Perubahan Proses Bisnis (Internal). Semula proses pengelolaan metadata kegiatan
statistik dilakukan secara terpisah oleh Subject Matter (unit organisasi bisnis), namun melalui
SIRUSA ini proses kompilasi dan pengelolaan metadata kegiatan statistik dilakukan secara
terintegrasi oleh Seksi Rujukan Statistik BPS. Penggunaan metadata untuk kegiatan statistik
semula berbeda-beda disetiap Subject Matter sehingga sering menyebabkan duplikasi kegiatan
statistik, namun melalui SIRUSA ini metadata kegiatan statistik sudah terstandarisasi sebagai
satu-satunya metadata yang digunakan untuk kegiatan statistik (Gambar 2).
Sebelum Perubahan
Sesudah Perubahan
Gambar 2. Alur Proses Bisnis Internal Sebelum dan Sesudah Terjadi Perubahan
MANAJEMEN PERUBAHAN KEGIATAN RUJUKAN STATISTIK
12
Perubahan Proses Bisnis (Eksternal). Semula instansi pemerintah/lembaga swasta/
lembaga pendidikan/masyarakat (eksternal BPS) yang ingin melakukan kegiatan statistik harus
ke BPS untuk mendaftarkan kegiatan survei, mendapatkan rekomendasi dan melaporkan
hasilnya, namun melalui SIRUSA ini mereka cukup melakukannya secara online. Hal ini juga
berlaku sama untuk layanan konsultasi kegiatan statistik yang semula harus konvensional datang
ke BPS, namun melalui SIRUSA ini mereka cukup melakukannya secara online (Gambar 3).
Sebelum Perubahan
Sesudah Perubahan
Gambar 3. Alur Proses Bisnis Eksternal User Sebelum dan Sesudah Perubahan
MANAJEMEN PERUBAHAN KEGIATAN RUJUKAN STATISTIK
13
Perubahan Struktur. Kompilasi dan pengelolaan metadata kegiatan statistik yang
semula dilakukan oleh Subject Matter dengan unit organisasi Sistem Informasi Statistik (SIS)
kini dialihkan ke satu unit organisasi khusus, yaitu Subdit Rujukan Statistik, yang bertanggung
jawab terhadap sistem pengolahan, pengelolaan, manajemen database dan interaksi dengan
pengguna eksternal (solusi dan rekomendasi statistik).
Sebelum Perubahan
Subject
Matter
Subdit
A
Penyiapan
Pengolahan
Subdit
B
Evaluasi
dan
Pelaporan
Penyiapan
Evaluasi
dan
Pelapora
Pengolahan
Sesudah Perubahan
Pengelolaan
Teknologi
Informasi
Inventaris
Kegiatan
dan
Produk
Statistik
Subject Matter
Diseminasi
Statistik
Subdit
Rujukan
Statistik
Subdit
Publikasi
dan
Kompilasi
Statistik
Pengelolaan
Sistem
Informasi
Rujukan
Statistik
Rekomendasi
Kegiatan
Statistik
Subdit
Layanan
dan
Promosi
Statistik
Subdit
Perpustakaan
dan
Dokumentasi
Statistik
Gambar 4. Struktur Organisasi Pekerjaan Sebelum dan Sesudah Perubahan
MANAJEMEN PERUBAHAN KEGIATAN RUJUKAN STATISTIK
14
Change Responses
Change responses atau respon atas perubahan organisasi sebagai akibat dari penerapan IT
resources difokuskan pada respon dari individu yang berada didalam lingkungan perubahan
organisasi, meliputi respon positif dan respon negatif (resistances). Tabel 2 memperlihatkan
respon positif dan respon negatif (resistances) baik untuk individu dilingkungan internal BPS
maupun eksternal BPS
Tabel 2. Change Responses
No
1
Respon Positif
Pimpinan BPS merespon kegiatan
Respon Negatif
No
1
Masih ada Subject Matter yang belum
rujukan statistik ini dengan baik karena
memanfaatkan sistem secara terintegrasi
implementasi dari SIRUSA ini
dikarenakan kondisi arsitektur bisnis kegiatan
mendukung sepenuhnya pelaksanaan
statistik mereka yang belum mendukung -
Sistem Statistik Nasional BPS
>mereka masih nyaman dengan sistem
konvensional
2
Adanya integrasi dan standarisasi
2
Ketimpangan proses bisnis yang masih ada di
metadata kegiatan statistik akan semakin
beberapa Subject Matter memicu terjadinya
mewujudkan terciptanya integrasi proses
respon negatif terhadap implementasi SIRUSA,
bisnis statistik->Komitmen bersama
salah satunya adalah tidak mau memenuhi
BPS dari Pusat sampai Daerah
proses bisnis standar dan masih terkendala
dengan adaptasi terhadap perubahan
3
Pengguna (internal dan eksternal BPS)
3
Pengguna eksternal
memberikan respon positif dalam hal
(Instansi/Lembaga/Universitas) masih belum
ketersediaan dan transparansi metadata
memanfaatkan SIRUSA secara optimal
kegiatan statistik dan informasi statistik
dikarenakan masih rendahnya kesadaran mereka
lainnya yang mendukung pelaksanaan
terhadap pelaporan kegiatan statistik yang
kegiatan statistik serta peluang terhindar
mereka lakukan
dari duplikasi kegiatan statistik
4
Pengguna eksternal memiliki
Respon negatif (resistances) ini selanjutnya menjadi fokus
kemudahan dalam mendapatkan
perhatian BPS untuk dimanage dalam rangka mencapai
rekomendasi statistik, baik dalam hal
tujuan perubahan. Proses manage tersebut dituangkan
registrasi survei, pemerolehan surat
didalam Change Management Plan, khususnya pada point
rekomendasi dan pelaporan output
communication plan (4) dan change management program
kegiatan survei
(5) (Tabel 3)
MANAJEMEN PERUBAHAN KEGIATAN RUJUKAN STATISTIK
15
Forced Field Analysis
Gambar 5. Forced Field Analysis
Berdasarkan Forced Field Analysis (Gambar 5) terlihat bahwa komponen yang menjadi
kekuatan pendukung perubahan (driving forces) paling utama adalah dukungan penuh dari
pimpinan (top level) BPS, kemudian faktor pendukung selanjutnya adalah kemudahan pengguna
data eksternal dalam mengakses layanan konsultasi dan rekomendasi kegiatan statistik dan
ketersediaan metadata kegiatan statistik. Komponen-komponen pendukung tersebut harus
semakin ditingkatkan seiring dengan kontinuitas implementasi perubahan. Sementara itu
komponen-komponen utama yang harus diturunkan pengaruhnya (restraining forces) yang
menimbulkan respon paling negatif dari perubahan adalah kondisi arsitektur bisnis Subject
Matter yang masih belum mendukung integrasi proses bisnis statistik dan ketimpangan proses
bisnis statistik di beberapa Subject Matter. Dari sisi pengguna eksternal, kesadaran instansi
pemerintah/lembaga swasta/pendidikan masih rendah terhadap pencatatan/pelaporan kegiatan
statistik. Komponen restraining forces lainnya adalah kurangnya kemampuan SDM untuk
sosialisasi kegiatan rujukan statistik dan kendala adaptasi perubahan sistem.
MANAJEMEN PERUBAHAN KEGIATAN RUJUKAN STATISTIK
16
Change Management Plan
Tabel 3 memperlihatkan secara detail rencana manajemen perubahan dari implementasi
SIRUSA berdasarkan timeline dari SIRUSA, yaitu tahun 2007 dan 2012. Pada point ini, BPS
memfokuskan pada penerapan strategi manajemen perubahan dalam kaitannya memanage dan
mengantisipasi resistances (respon negatif) dari perubahan tersebut (Tabel 2 dan FFA) yang
dituangkan dalam communication plan dan change management programs berdasarkan kapasitas
image of change (Internal dan Eskternal BPS).
Tabel 3. Change Management Plan
No
1
2
3
4
Items
Change Agent
Change Manager
Image of Change
Communication Plan
5
Change Management
Programs
6
Change Phases
Details
Kepala Subdirektorat Rujukan Statistik
Direktur Diseminasi Statistik
Director, Navigator (Internal BPS) dan Interpreter (Eksternal BPS)
Tell and Sell.
Subdit Rujukan Statistik melakukan sosialisasi pengembangan sistem (New
SIRUSA) pada tahun 2012, baik internal BPS maupun pengguna eksternal
melalui rapat/meeting, media statistik maupun website. Selain sosialisasi
mengenai sistem, BPS juga memberikan informasi dan fitur baru yang
dimiliki oleh sistem sehingga memberikan kemudahan akses
1. Pembentukan tim penanggung jawab dan pelaksana SIRUSA yang
berkoordinasi dengan Subject Matter untuk mendukung standarisasi dan
integrasi proses bisnis statistik.
2. Pemberian materi sosialisasi dan pelatihan teknis kepada Subject Matter
sehingga memudahkan adaptasi penggunaan sistem
3. Sosialisasi dan Workshop, terutama dengan pengguna eksternal
4. Meningkatkan response rate kegiatan Survei Statistik Sektoral & Khusus
5. Kontinuitas Pengembangan Sistem Informasi (Aplikasi)
6. Evaluasi Tahunan
1. Unfreezing
• Pada tahun 2007 dilakukan sosialisasi SIRUSA (versi 2) kepada
pengguna eksternal BPS.
• Pada tahun 2012, dilakukan pengembangan SIRUSA (versi 3) dengan
fitur dan tampilan yang jauh lebih lengkap dan melakukan sosialisasi
sistem tersebut
2. Movement
• Penetapan Indikator Kinerja Utama yang menunjukkan progress
kemajuan implementasi SIRUSA, yaitu jumlah akses (Hits) dan
jumlah metadata yang direkam
• Pemberian panduan dan petunjuk penggunaan SIRUSA yang lebih
lengkap dalam pemanfaatan SIRUSA secara lebih maksimal
• Penetapan Target Survei Sektoral dan Khusus yang harus dipenuhi
oleh BPS Provinsi
3. Refreezing
SIRUSA sudah diimplementasikan, dan progress peningkatan kesadaran
pengguna eksternal sudah semakin baik
MANAJEMEN PERUBAHAN KEGIATAN RUJUKAN STATISTIK
17
Analysis/Evaluation of Change Management Successfullness
Analisis dan evaluasi dari keberhasilan manajemen perubahan kegiatan rujukan statistik
di BPS dilakukan terhadap keberhasilan pencapaian indikator kinerja yang telah ditetapkan
seiring dengan implementasi perubahan tersebut. Analisis dan evaluasi dilakukan dengan
membandingkan jumlah metadata kegiatan statistik yang sudah lolos uji duplikasi dan telah
direkam oleh SIRUSA selama 7 tahun (2007 s/d 2013*) untuk ketiga jenis kegiatan statistik
(Grafik 1).
1800
1600
1400
1200
1000
Dasar
Sektoral
800
Khusus
600
400
200
0
2007
2008
2009
2010
2011
2012
2013*
Keterangan * : Kondisi 30 November 2013
Grafik 1. Jumlah Metadata Kegiatan Statistik yang Direkam oleh SIRUSA
Jumlah metada kegiatan statistik (dasar, sektoral dan khusus) tersebut menunjukkan
jumlah metadata kegiatan statistik yang telah lolos uji duplikasi dan berhasil direkam oleh
SIRUSA, dimana peningkatan jumlah metadata kegiatan statistik tersebut akan memicu
terjadinya penurunan duplikasi kegiatan statistik. Berdasarkan grafik tersebut terlihat bahwa
peningkatan kuantitas metadata kegiatan statistik dasar paling signifikan terjadi pada tahun 2012,
MANAJEMEN PERUBAHAN KEGIATAN RUJUKAN STATISTIK
18
dimana BPS melakukan perubahan konsep dan pendekatan terhadap kegiatan statistik dasar
tersebut yang berorientasi pada klasifikasi kegiatan statistik yang unik dan bebas dari duplikasi.
Sementara itu kuantitas metadata kegiatan statistik sektoral dan khusus menunjukkan
peningkatan yang cenderung sejalan (selaras), yang juga memperlihatkan peningkatan kesadaran
instansi pemerintah/lembaga swasta/pendidikan untuk melakukan pencatatan/pelaporan kegiatan
statistik sektoral dan khusus. Dengan memperhatikan trend peningkatan jumlah metadata
kegiatan statistik yang telah lolos uji duplikasi tersebut yang berdampak pada penurunan
duplikasi kegiatan statistik, maka tujuan menghilangkan atau menurunkan (meminimalisir)
duplikasi kegiatan statistik melalui implementasi SIRUSA ini dapat dikatakan tercapai.
Grafik 2 memperlihatkan jumlah akses (Hits) terhadap metadata kegiatan statistik yang
direkam oleh SIRUSA dari tahun 2011 s/d 2013* yang menunjukkan trend positif peningkatan
Hits. Peningkatan trend tersebut mengindikasikan kesadaran pengguna layanan SIRUSA yang
semakin baik didalam menggunakan metadata kegiatan statistik yang sudah terstandarisasi dan
bebas dari unsur duplikasi kegiatan statistik.
50000
45000
40000
35000
30000
25000
Hits
20000
15000
10000
5000
0
2011
2012
2013*
Keterangan * : Kondisi 30 November 2013
Grafik 2. Jumlah Akses (Hits) Metadata Kegiatan Statistik yang Direkam oleh SIRUSA
MANAJEMEN PERUBAHAN KEGIATAN RUJUKAN STATISTIK
19
Continuing Change
Kontinuitas perubahan merupakan hal yang sangat penting dalam rangka menjaga dan
mempertahankan perubahan di masa mendatang. Kegiatan yang akan dilakukan oleh BPS untuk
mempertahankan perubahan tersebut adalah sebagai berikut :
•
Sosialisasi Sistem Rujukan Kegiatan Statistik (baik sistem maupun implementasinya) secara
nasional dan melibatkan BPS Provinsi sampai level Kabupaten/Kota.
•
Kontinuitas pengelolaan dan pengembangan SIRUSA sesuai dengan portfolio bisnis BPS.
•
Pembuatan Sistem Manajemen Pertukaran Metadata yang terintegrasi dengan SIRUSA.
•
Pembentukan Roadmap Rujukan Kegiatan Statistik yang selaras dengan Visi Misi BPS
•
Evaluasi berkala secara bulanan dan tahunan sampai pada level Propinsi.
•
Monitoring metadata kegiatan statistik berdasarkan subjek penyelenggara, tahun kegiatan
penyelenggaraan dan sektor kegiatan.
Conclusions
Studi kasus manajemen perubahan di organisasi Badan Pusat Statistik memberikan
pemahaman bagaimana sumber daya TI dapat berperan didalam implementasi strategi perubahan
kegiatan rujukan statistik. BPS selaku pusat rujukan statistik mempunyai tanggung jawab besar
didalam penyelenggaraan kegiatan statistik sebagai upaya untuk mewujudkan Sistem Statistik
Nasional di Indonesia. BPS dengan didukung oleh sumber daya TI telah melakukan perubahan
paradigma kegiatan rujukan statistik melalui perubahan sistem dan pola kerja, perubahan proses
bisnis rujukan kegiatan statistik dan perubahan struktur organisasi pekerjaan, baik untuk
lingkungan internal BPS sendiri maupun terhadap pengguna eksternal BPS. Melalui
implementasi SIRUSA, proses kompilasi, pengelolaan dan pendiseminasian metadata kegiatan
statistik menjadi lebih terintegrasi dan dapat menurunkan duplikasi kegiatan statistik.
MANAJEMEN PERUBAHAN KEGIATAN RUJUKAN STATISTIK
20
References
Anne J. Gilliand-Swetland (2000). Introduction of Metadata : Setting the Stage. Pathways to
Digital Information. Mei 2000.
BPS (1997). Undang-Undang Nomor 16 Tahun 1997 tentang Statistik (pasal 3 dan 4). Jakarta :
Badan Pusat Statistik.
BPS (1999). Peraturan Pemerintah Nomor 51 Tahun 1999 tentang Penyelenggaran Statistik (pp.
1-7). Jakarta : Badan Pusat Statistik.
BPS (2000). Keputusan Kepala Badan Pusat Statistik Nomor 5 Tahun 2000 tentang Sistem
Statistik Nasional (pp. 3-7). Jakarta : Badan Pusat Statistik.
BPS (2013, Desember). Sistem Informasi Rujukan Kegiatan Statistik. [Online]. Retrieved from
http://www.sirusa.bps.go.id.
BPS (2013, Desember). Situs Resmi Badan Pusat Statistik. [Online]. Retrieved from
http://www.bps.go.id.
Ian Palmer, Richard Dunford, Gib Akin (2009). Managing Organizational Change : A Multiple
Perspective Approach. Second Edition. New York: McGraw-Hill Companies, Inc.
Iwan Hermanto (Mei 2001). Sistem Statistik Nasional Dalam Era Otonomi. Jakarta: Badan Pusat
Statistik.
Margaret Rouse (2010). Change Management Training. [Online]. Retrieved from
http://www.changemanagementtraining.co.uk.
P.A. Bernstein and S. Melnik (2004). Metadata Management. Proceedings 20th International
Conference on Data Engineering, p. 875, March, 30 – April 2, 2004.
Tim Creasey (2007). Defining Change Management : Helping others understand change
management in relation to project management and organizational change. Prosci.
MANAJEMEN PERUBAHAN KEGIATAN RUJUKAN STATISTIK
21
Appendix A
Tabel A1
Jumlah Metadata Kegiatan Statistik yang direkam SIRUSA (2007 s/d 2013)
Jumlah Metadata Kegiatan Statistik yang Direkam SIRUSA*
Tahun
Statistik Dasar
Statistik Sektoral
Statistik Khusus
1.618
1.555
905
2012
249
1325
732
2011
241
720
373
2010
227
336
157
2009
156
215
99
2008
69
202
90
2007
46
121
85
2013**
Metadata Kegiatan Statistik yang direkam oleh SIRUSA adalah metadata kegiatan statistik yang
sudah lolos uji duplikasi.
Keterangan.
* : Sumber Subdirektorat Rujukan Statistik.
** : Kondisi tanggal 30 November 2013.
Tabel A2
Jumlah Akses (Hits) Metadata Kegiatan Statistik yang direkam SIRUSA (2007 s/d 2013)
Tahun
Jumlah Akses Metadata Kegiatan Statistik yang
Direkam SIRUSA*
2013**
43.770
2012
40.808
2011
31.352
Keterangan.
* : Sumber Subdirektorat Rujukan Statistik.
** : Kondisi tanggal 30 November 2013.
MANAJEMEN PERUBAHAN KEGIATAN RUJUKAN STATISTIK
22
Appendix B
Grafik B
Grafik Jumlah Metadata Kegiatan Statistik yang direkam SIRUSA (2007 s/d 2013*)
1800
1600
1400
1200
Dasar
1000
Sektoral
800
Khusus
600
400
200
0
2007
Keterangan.
2008
2009
2010
2011
2012
2013*
* : Kondisi tanggal 30 November 2013.
Metadata kegiatan statistik dalam SiRusa dikelompokkan menjadi tiga jenis
• Statistik Dasar adalah statistik yang pemanfaatannya ditujukan untuk keperluan yang
bersifat luas, baik pemerintah maupun masyarakat, yang memiliki ciri-ciri lintas sektoral,
berskala nasional maupun regional, makro, dan yang penyelenggaraannya menjadi
tanggung jawab BPS.
• Statistik Sektoral adalah statistik yang pemanfaatannya ditujukan untuk memenuhi
kebutuhan instansi pemerintah tertentu dalam rangka penyelenggaraan tugas-tugas
pemerintah dan tugas pembangunan yag merupakan tugas pokok instansi pemerintah yang
bersangkutan. Meskipun program pelaksanaannya menjadi tanggung jawab instansi
pemerintah terkait, dalam praktek pelaksanaan dapat bekerja sama dengan BPS.
• Statistik Khusus adalah statistik yang pemanfaatannya ditujukan untuk memenuhi
kebutuhan intern dari suatu instansi/perusahaan swasta dalam rangka penyelenggaraan riset
atau penelitian. Meskipun pelaksanaannya menjadi tanggung jawab instansi/perusahaan
terkait, dalm praktek pelaksanaan dapat bekerja sama dengan BPS.
MANAJEMEN PERUBAHAN KEGIATAN RUJUKAN STATISTIK
23
Appendix C
Gambar C
Timeline Kegiatan Rujukan Statistik di BPS (2002 s/d 2012)
Pada tahun 2002, sistem lama digunakan untuk mendukung kegiatan rujukan statistik dan hanya
digunakan untuk internal BPS dengan tujuan untuk menurunkan duplikasi kegiatan statistik di
lingkungan internal BPS
Pada tahun 2007, merupakan titik awal SIRUSA yang ditandai dengan pengembangan kegiatan
rujukan statistik melalui pembangunan dan penyempurnaan sistem sehingga bisa digunakan
dalam skala nasional dan menyediakan layanan publik bagi pengguna eksternal BPS.
Pada tahun 2012, SIRUSA mengalami pengembangan dan penambahan fasilitas yang
mengutamakan pengguna eksternal BPS dalam rangka perwujudan dan pengembangan Sistem
Statistik Nasional
MANAJEMEN PERUBAHAN KEGIATAN RUJUKAN STATISTIK
24
Appendix D
Gambar D
Layanan Sistem Rujukan Kegiatan Statistik (SIRUSA) BPS
Keterangan :
SIRUSA memiliki lima layanan statistik yang bisa diakses secara online oleh pengguna data,
baik BPS, Instansi Pemerintah, Lembaga Swasta, Intitusi Pendidikan maupun masyarakat, yaitu :
1. Kompilasi Metadata Kegiatan Statistik.
2. Statistical Knowledge System : Indikator, Variabel dan Kuesioner Kegiatan Statistik.
3. Konsultasi Kegiatan Statistik.
4. Klasifikasi Kegiatan Statistik.
5. Rekomendasi Kegiatan Statistik.
MANAJEMEN PERUBAHAN KEGIATAN RUJUKAN STATISTIK
Appendix E
Tabel E1
Akses Informasi Utama (Metadata Kegiatan Statistik) pada SIRUSA *
No
Informasi Utama (Metadata Kegiatan Statistik)
1
Jenis dan nama kegiatan statistik
2
Siapa penyelenggara kegiatan statistik
3
Tahun pelaksanaan kegiatan statistik
4
Metodologi pengumpulan data dan estimasi
5
Jenis responden kegiatan statistik
6
Hasil utama kegiatan statistik
7
Diseminasi kegiatan statistik
Keterangan * Sumber : http://www.sirusa.bps.go.id
Tabel E2
Akses Informasi Skunder (Metadata Kegiatan Statistik) pada SIRUSA *
No
Informasi Skunder (Metadata Kegiatan Statistik)
1
Indikator, Variabel dan Kuesioner kegiatan statistik
2
Informasi mengenai solusi kegiatan statistik
3
Informasi mengenai pencatatan dan rekomendasi kegiatan statistik
4
Klasifikasi dan istilah kegiatan statistik
5
Petunjuk dalam melakukan pelaporan dan pendaftaran kegiatan statistik
Keterangan * Sumber : http://www.sirusa.bps.go.id
25