Peranan Komunikasi Dalam Aktivitas Kerja Pegawai Pada Bagian Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Walikota Medan

7 BAB II

PEMBAHASAN INSTANSI

A. PROFIL UMUM INSTANSI

Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah ( BAPPEDA )

Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah (BAPPEDA) yang terletak di Kantor Walikota Medan memiliki tugas membantu Walikota Medan untuk menentukan arah dan kebijakan di bidang perencanaan dan pembangunan kota. Bappeda Kota Medan sebagai unsur penunjang Pemerintah Kota Medan berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Walikota melalui Sekretaris Daerah.

Untuk melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya, Bappeda Kota Medan

mempunyai fungsi ( sumber Bappeda ) :

1. Merumuskan kebijakan teknis dalam perencanaan pembangunan kota. 2. Menyusun pola dasar pembangunan daerah yang terdiri dari pola umum

pembangunan kota jangka panjang dan kota jangka menengah (lima tahun)

3. Menyusun Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (RAPBD).

4. Mengikuti perkembangan dan mempersiapkan rencana pembangunan kota

untuk penyempurnaan perencanaan lebih lanjut.

5. Melaksanakan perkembangan dan mempersiapkan rencana pembangunan

untuk penyempurnaan perencanaan lebih lanjut.

6. Melaksanakan seluruh kewenangan yang ada sesuai dengan bidang

7. Melakukan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Daerah.

Dalam menjalankan fungsi dan tugasnya, Kepala Daerah Koata Medan dibantu dan membarikan sebagian wewenangnya antara lain kepada Sekretaris, Bidang Ekonomi, Bidang Sosial Budaya, Bidang Fisik, Bidang Data dan Monitoring dan Evaluasi.

1. Sejarah Singkat Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah (BAPPEDA)

Bappeda berdiri pada tahun 1986 di jurnalistik Medan dan kemudian ke Gelanggang Remaja dan pada Tahun 1991 pindah ke Kantor Walikota Medan Bappeda Kota Medan sebagaimana termasuk dalam pada Kota Medan Nomor 5 Tahun 2001 dan Keputusan Walikota Medan. Bappeda memiliki tugas membantu Walikota Medan untuk menentukan arah dan kebijakan di bidang Bappeda Kota serta penilaiannya. Bappeda Kota Medan sebagai unsur penunjang Pemerintah Kota Medan berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Walikota Medan melalui Sekretaris Daerah. Perencanaan Bappeda Kota Medan tertuang dalam dokumen perencanaan strategis untuk periode 5 tahun terhitung sejak tahun 2001 sampai 2015 yang memuat visi, misi, tujuan, sasaran dan program yang dijadikan pedoman dalam menyusun Rencana Kerja Tahunan, Rapat Kerja Nasional, Tugas Akhir masa jabatan Walikota Medan, Pelaksanaan Pembangunan Kota Medan, Rencana Strategis ( RENSTRA ) Bappeda, Pelaksanaan Koordinasi Tata Laksana dan Tata Ruang, Pengkoordinasian Lingkup Kota, Industri, Perekonomian, Rencana Anggaran Belanja Negara

(RAPBD), Sumber Daya Alam ( SDA ), Pemberdayaan Sumber Daya Manusia ( SDM ), dan Pengumpulan data-data yang berkaitan dengan kota medan ( Kota, Kecamatan, Kabupaten Dalam Angka ).

2. Struktur Organisasi

Struktur Organisasi Bappeda Kota Medan ini dikembangkan dan ditetapkan berdasarkan peraturan daerah kota medan nomor 3 tahun 2009 tanggal 4 Maret 2009 tentang pembentukan organisasi dan tata kerja perangkat daerah kota medan secara umum, Rencana Strategis ( Renstra ). Bappeda kota medan dalam tahap implementasi pelaksanaan akan dikelola oleh seluruh jajaran aparatur Bappeda kota medan dengan struktur organisasi sebagai berikut :

1) Kepala Bappeda

2) Sekretaris, membawahi :

a. Sub. Bagian Umum

b. Sub. Bagian Keuangan

c. Sub Bagian Penyusunan Program

3) Bidang Ekonomi, membawahi :

a. Sub. Bidang Industri Perdagangan dan Pertanian b. Sub. Bidang Koperasi dan Usaha Kecil Menengah 4) Bidang Sosial Budaya, membawahi :

a. Sub. Bidang Sosial Kemasyarakatan

5) Bidang Fisik dan Tata Ruang, membawahi : a. Sub. Bidang Prasarana Kota

b. Sub. Bidang Tata Ruang dan Lingkungan Hidup 6) Bidang Data Mpnitoring dan Evaluasi, membawahi :

STRUKTUR ORGANISASI BAPPEDA KANTOR WALIKOTA MEDAN

Sumber : Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah

Gambar 2.1 : Struktur Organisasi Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Walikota Medan KEPALA BAPPEDA SUB BAGIAN UMUM SUB BAGIAN PROGRAM BIDANG EKONOM SUB BAGIAN KEUANGAN SEKRETARIAT SUB BIDANG PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAA SUB BIDANG KOPERASI DAN USAHA KECIL MENENGAH SUB BIDANG SOSIAL KEMASYARA KATAN SUB BIDANG INDUSTRI PERDAGANGAN DAN PERTANIAN BIDANG DATA MONITORING DAN EVALUASI BIDANG FISIK DAN

TATA RUANG BIDANG SOSIAL BUDAYA SUB BIDANG TATA RUANG DAN LINGKUNGAN HIDUP SUB BIDANG MONITORING DAN EVALUASI SUB BIDANG DATA DAN INFORMASI SUB BIDANG PRASARANA KOTA UPT

3. Bidang Kerja Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah (BAPPEDA)

1) Kepala Bappeda

Badan Perencanaan dan Pembanguna Daerah ( BAPPEDA ) Kota Medan, merupakan unsur pendukung tugas Walikota, yang dipimpin oleh seorang Kepala Bappeda yang bertanggung jawab kepada Walikota Medan melalui Sekretaris Daerah. Bappeda mempunyai tugas melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah di bidang perencanaan pembangunan kota. 2) Sekretariat

Sekretariat dipimpin oleh seorang Sekretaris yang mempunyai tugas melaksanakan tugas di bidang ketatausahaan yang meliputi pengolahan administrasi umum, keuangan, kepegawaian, dan penyusunan program.

Dalam melaksanakan tugas pokok sekretariat menyelenggarakan fungsi : 1. Penyusunan rencana, program, dan kegiatan kesekretariatan.

2. Pengkoordinasian penyusunan perencanaan program badan.

3. Pelaksanaan dan penyelenggaraan pelayanan administrasi

kesekretariatan badan yang meliputi administrasi umum, kepegawaian, keuangan, dan kerumahtanggaan Badan.

4. Pengelolaan dan pemberdayaan sumber daya manusia, pengembangan

organisasi, dan ketatalaksanaan.

5. Pelaksanaan koordinasi penyelenggaraan tugas-tugas badan sub

bidang.

6. Pelaksanaan pembinaan, pengawasan dan pengendalian bidang

7. Pelaksanaan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kesekretariatan.

8. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh kepala Bappeda sesuai

dengan tugas dan fungsi yang ditentukan. 3) Bidang Ekonomi

Bidang Ekonomi di pimpin oleh Kepala Bidang, yang berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Kepala Badan, mempunyai tugas pokok melaksanakan tugas lingkup industri, perdagangan, pertanian, koperasi, dan usaha kecil menengah.

Dalam melaksanakan tugas pokok, bidang ekonomi menyelenggarakan fungsi :

1. Penyusunan rencana, program, dan kegiatan Bidang Ekonomi.

1. Penyusunan petunjuk teknis perencanaan kota lingkup industri,

perdagangan, pertanian, koperasi, dan usah kecil menengah.

2. Pelaksanaan kegiatan perencanaan pembangunan kota lingkup pertanian dan kelautan, perindustrian dan perdagangan.

3. Pengkoordinasian dan memadukan rencana pembangunan kota lingkup

pertanian dan kelautan, perindustrian dan perdagangan.

4. Pelaksanaan investarisasi permasalahan ekonomi, merumuskan

langkah-langkah, dan kebijakan pemecahannya.

5. Pengkoordinasian dan melaksanaan sosialisasi rencana kerja tahunan di bidang ekonomi yang meliputi pertanian dan kelautan, perindustrian dan perdagangan, kebudayaan dan pariwisata, koperasi usaha mikro dan menengah, pendapatan, penanaman modal, ketahanan pangan, dan pelayanan perijinan terpadu dalam rangka melaksanakan program

pembangunan kota atau program dan kegiatan yang perlu diusulkan ke pemerintah provinsi dan pemerintah pusat.

6. Pelaksanaan monitoring, evaluasi, dan pelaporan lingkup bidang ekonomi. 7. Pelaksanan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bappeda sesuai dengan

tugas dan fungsinya. 4). Bidang Sosial dan Budaya

Bidang Sosial dan Budaya di pimpin oleh Kepala Bidang, yang berada dan bertanggung jawab kepada kepala Badan. Bidang Sosial dan Buadaya mempunyai tugas melaksanakan lingkup sosial, kemasyarakatan, pendidikan, dan kebudayaan. Dalam melaksanakan tugas pokok, Bidang Sosial dan Budaya menyelenggarakan fungsi :

1. Penyusunan rencana program kegiatan Bidang Sosial dan Budaya

2. Penyusunan petunjuk teknis perencanaan kota lingkup sosial,

kemasyarakatan, pendidikan dan kebudayaan.

3. Pelaksanaan kegiatan perencanaan pembangunan kota lingkup pendidikan, ksesehatan, sosial, kemiskinan, ketenagakerjaan.

4. Pengkoordinasian dan memadukan rencana pembangunan kota lingkup

pendidikan, kesehatan, sosial, kemiskinan, dan keluarga berencana.

5. Pelaksanaan inventaris permasalahan di bidang sosial budaya, merumuskan langkah-langkah dan kebijakan pemecahannya.

6. Pelaksanaan monitoring, evaluasi, dan pelaporan lingkup bidang sosial budaya.

7. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bappeda sesuai dengan tugas dan tugasnya.

5). Bidang Fisik dan Tata Ruang

Bidang Fisik dan Tata Ruang dipimpin oleh kKepala Bidang yang mempunyai tugas melkasanakan tugas lingkup prasarana kota, tata ruang, dan lingkungan hidup. Dalam melaksanakan tugas pokok bidang fisik dan tata ruang menyelenggarakan fungsi.

1. Penyusunan rencana, program, dan kegiatan bidang fisik dan tata ruang. 2. Penyusunan petunjuk teknis perencanaan kota lingkup prasarana kota, tata

ruang, dan lingkungan hidup.

3. Pelaksanaan kegiatan perencanaan pembangunan prasarana kota serta

pengendalian tata ruang dan lingkungan hidup.

4. Pengkoordinasian dan memadukan rencana pembangunan prasarana kota,

tata ruang, dan lingkungan hidup yang disusun oleh satuan kerja perangkat

daerah di lingkungan Pemerintah Daerah.

5. Pelaksanaan inventarisasi di bidang fisik dan tata ruang, merumuskan

langkah-langkah dan kebijaskan pemecahannya.

6. Pelaksanaan monitoring, evaluasi, dan pelaporan lingkup bidang fisik dan tata ruang.

7. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bappeda sesuai dengan tugas dan fungsinya.

6). Bidang Data Monitoring dan Evaluasi

Bidang Data Monitoring dan Evaluasi di pimpin oleh Kepala Bidang yang berada dibawah dan bertanggung jawab oleh Kepala Badan, mempunyai tugas melaksanakan tugas lingkup data, monitoring dan evaluasi. Dalam melaksanakan tugas pokok, Bidang Data Monitoring dan Evaluasi menyelenggarakan fungsi.

1. Penyusunan rencana program, dan kegiatan Bidang Data Monitoring dan Evaluasi.

2. Penyusunan petunjuk teknis perencanaan pembangunan kota lingkup data, monitoring, dan evaluasi.

3. Pelaksanaan pengumpulan data dan informasi sehubungan dengan kota

medan.

4. Penyusunan data mengenai pelaksanaan program pembangunan. 5. Pelaksanaan publikasi data dan informasi sesuai kebutuhan. 6. Pengembangan pusat data perencanaan daerah.

7. Pelaksanaan evaluasi data lingkup pembangunan kota medan. 8. Pelaksanaan hasil laporan penyelesaian akhir tahun.

9. Penyusunan laporan rapat kerja nasional.

4. Visi Dan Misi Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (BAPPEDA) Kota Medan

a. Visi

Visi merupakan pandangan jauh ke depan, kemana dan bagaimana instansi pemerintah harus dibawa dan berkarya agar konsisten dan dapat eksis, antisipasif, inovatif serta produktif.

Visi tidak lain adalah suatu gambaran yang menantang tentang keadaan masa depan berisikan cita dan citra yang diwujudkan oleh instansi pemerintah mengacu pada batasan tersebut. Visi Bappeda Kota Medan di jabarkan sebagai berikut :

“ Terwujudnya Bappeda yang Profesional dan Partisipatif Mendukung Akselerasi Pembangunan Kota “

b. Misi

Misi Bappeda Kota Medan :

1. Meningkatkan kualitas ketersediaan rencana pembangunan merupakan

langkah strategis yang dilaksanakan agar rencana pembangunan kota tidak hanya diarahkan untuk memenuhi kebutuhan formal, tetapi dilandasi kebutuhan material. Sekaligus alternatif kebijakan dan formulasi program serta kegiatan dan penganggaran pelayanan umum yang ditetapkan.

2. Meningkatkan efektivitas pengukuran, pemantauan, evaluasi, dan

pelaporan capaian kinerja pembangunan kota, yang merupakan siklus manajemen pembangunan kota yang diarahkan untuk mendapatkan data dan informsi bahwa implementasi pelaksanaan rencana sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan sebelumnya, sekaligus memberikan umpan balik bagi siklus perencanaan berikutnya.

3. Meningkatkan integrasi dan koordinasi rencana pembangunan

merupakan upaya meningkatkan nilai optimum dari setiap pemanfaatan sumber daya pembangunan yang digunakan baik secara makro maupun mikro. Pengintegrasian dan pengkoordinasian sendiri diarahkan untuk memaduserasikan tujuan nasional dan regional dalam pembangunan secara hirarkis, sehingga dapat di formulasikan berbagai rencana efektif dan yang bersifat implementasi.

4. Meningkatkan nilai opmum dan setiap pemanfaatan sumber daya pembangunan yang digunakan baik secara makro maupun mikro.

Tujuan Bappeda Kota Medan Tahun 2011-2015

Berdasarkan visi dan misi yang ditetapkan, Tujuan Bappeda Kota Medan tahun 2011-2015 sebagai berikut :

a. Meningkatkan kualitas rencana pembangunan kota jangka menengah dan jangka pendek.

b. Meningkatkan implementasi pelaksanaan rencana pembangunan

kota.

c. Meningkatkan pengendalian dan evaluasi implementasi pelaksanaan rencana pembangunan kota.

d. Meningkatkan penyelenggaraan tugas-tugas lain yang ditugaskan

oleh Kepala Daerah dalam kaitan dengan kebijakan pembangunan.

B. Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan

a. Jenis dan Bentuk Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan

Hari Pertama dalam pelaksanaan praktek kerja lapangan merupakan hal yang paling mendebarkan, karena sama sekali belum mengetahui dunia kerja di dalam perkantoran, terlebih kepada pegawai yang ada di instansi belum saling mengenal.Setelah tiba di tempat praktek kerja lapangan ( PKL ) Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah ( BAPPEDA ), para pegawai memberikan sambutan yang ramah dan hangat, yang selanjutnya perkenalan pada satu persatu pegawai. Untuk hari pertama pelaksanaan praktek kerja lapangan hanya melakukan perkenalan

ke Sub bagian yang ada di BAPPEDA, pengenalan terhadap sistem kerja, dan peraturan-peraturan kerja yang ada pada kantor Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah (Bappeda ).

Adapun tugas dan kegiatan yang dilakukan selama melaksanakan Praktek Kerja Lapangan di Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah adalah sebagai berikut :

a) Membantu pegawai membuat tanda bukti terima surat masuk dan

keluar.

b) Mengagendakan surat – surat masuk.

c) Mengarsipkan surat masuk ke dalam buku ekspedisi.

d) Ikut serta dalam kegiatan rapat yang diadakan di Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah.

b. Prosedur Kerja 1. Flow Of Document

Flow Of Document adalah suatu proses kerja yang menggambarkan rangkaian kegiatan program, mulai dari awal sampai akhir. Inti pembuatan flow of document adalah penggambaran urutan langkah-langkah pengerjaan dari suatu dokumen.

Sumber : Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Walikota Medan. GAMBAR 2.2 : Flow Of Document. Proses surat masuk dan surat keluar

2.Kendala yang Dihadapi

Adapun kendala yang dihadapi selama melaksanakan praktek kerja lapangan adalah :

a) Pada awal pelaksanaan praktek kerja lapangan ada perasaan canggung,

dikarenakan belum terbiasa dengan ruang lingkup di dalam kantor, karena baru pertama kali nya memasuki dunia perkantoran.

Sub Bag Umum dan Kepegawaian Kasubbag

Surat Masuk

Buat Disposisi

Surat

Surat Masuk dan Disposisi

Surat

Surat Masuk dan Disposisi Surat

Surat Diarsipkan

b) Adanya rasa takut salah dalam menyelesaikan pekerjaan yang telah diberikan oleh pegawai.

c) Sulit memahami sistem dan prosedur kerja yang di berlakukan di

perusahaan tersebut.

d) Surat-surat tidak dapat di temukan kembali karena sudah hilang.

3.Upaya Pemecahan Masalah

Upaya pemecahan masalah yang di dapatkan adalah sebagai berikut : a) Berusaha untuk menyesuaikan diri dan membangun komunikasi yang baik

dengan lingkungan kerja dan kepada pegawai yang ada di Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Kantor Walikota Medan.

b) Berusaha meningkatkan ilmu pengetahuan dan menambah wawasan untuk

menguasai materi atau tugas-tugas yang diberikan.

c) Selama menyelesaikan tugas yang di berikan, di bantu oleh salah seorang pegawai yang bertanggung jawab sehubungan dengan tugas yang sedang di kerjakan.

d) Bagian umum seharusnya menggunakan program penyimpanan yang tepat

1. Penyusunan rencana program, dan kegiatan Bidang Data Monitoring dan Evaluasi.

2. Penyusunan petunjuk teknis perencanaan pembangunan kota lingkup data, monitoring, dan evaluasi.

3. Pelaksanaan pengumpulan data dan informasi sehubungan dengan kota medan.

4. Penyusunan data mengenai pelaksanaan program pembangunan. 5. Pelaksanaan publikasi data dan informasi sesuai kebutuhan. 6. Pengembangan pusat data perencanaan daerah.

7. Pelaksanaan evaluasi data lingkup pembangunan kota medan. 8. Pelaksanaan hasil laporan penyelesaian akhir tahun.

9. Penyusunan laporan rapat kerja nasional.

4. Visi Dan Misi Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (BAPPEDA)

Kota Medan a. Visi

Visi merupakan pandangan jauh ke depan, kemana dan bagaimana instansi pemerintah harus dibawa dan berkarya agar konsisten dan dapat eksis, antisipasif, inovatif serta produktif.

Visi tidak lain adalah suatu gambaran yang menantang tentang keadaan masa depan berisikan cita dan citra yang diwujudkan oleh instansi pemerintah mengacu pada batasan tersebut. Visi Bappeda Kota Medan di jabarkan sebagai berikut :

“ Terwujudnya Bappeda yang Profesional dan Partisipatif Mendukung Akselerasi Pembangunan Kota “

b. Misi

Misi Bappeda Kota Medan :

1. Meningkatkan kualitas ketersediaan rencana pembangunan merupakan langkah strategis yang dilaksanakan agar rencana pembangunan kota tidak hanya diarahkan untuk memenuhi kebutuhan formal, tetapi dilandasi kebutuhan material. Sekaligus alternatif kebijakan dan formulasi program serta kegiatan dan penganggaran pelayanan umum yang ditetapkan.

2. Meningkatkan efektivitas pengukuran, pemantauan, evaluasi, dan pelaporan capaian kinerja pembangunan kota, yang merupakan siklus manajemen pembangunan kota yang diarahkan untuk mendapatkan data dan informsi bahwa implementasi pelaksanaan rencana sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan sebelumnya, sekaligus memberikan umpan balik bagi siklus perencanaan berikutnya.

3. Meningkatkan integrasi dan koordinasi rencana pembangunan merupakan upaya meningkatkan nilai optimum dari setiap pemanfaatan sumber daya pembangunan yang digunakan baik secara makro maupun mikro. Pengintegrasian dan pengkoordinasian sendiri diarahkan untuk memaduserasikan tujuan nasional dan regional dalam pembangunan secara hirarkis, sehingga dapat di formulasikan berbagai rencana efektif dan yang bersifat implementasi.

4. Meningkatkan nilai opmum dan setiap pemanfaatan sumber daya pembangunan yang digunakan baik secara makro maupun mikro.

Tujuan Bappeda Kota Medan Tahun 2011-2015

Berdasarkan visi dan misi yang ditetapkan, Tujuan Bappeda Kota Medan tahun 2011-2015 sebagai berikut :

a. Meningkatkan kualitas rencana pembangunan kota jangka menengah dan jangka pendek.

b. Meningkatkan implementasi pelaksanaan rencana pembangunan kota.

c. Meningkatkan pengendalian dan evaluasi implementasi pelaksanaan rencana pembangunan kota.

d. Meningkatkan penyelenggaraan tugas-tugas lain yang ditugaskan oleh Kepala Daerah dalam kaitan dengan kebijakan pembangunan.

B. Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan

a. Jenis dan Bentuk Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan

Hari Pertama dalam pelaksanaan praktek kerja lapangan merupakan hal yang paling mendebarkan, karena sama sekali belum mengetahui dunia kerja di dalam perkantoran, terlebih kepada pegawai yang ada di instansi belum saling mengenal.Setelah tiba di tempat praktek kerja lapangan ( PKL ) Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah ( BAPPEDA ), para pegawai memberikan sambutan yang ramah dan hangat, yang selanjutnya perkenalan pada satu persatu pegawai. Untuk hari pertama pelaksanaan praktek kerja lapangan hanya melakukan perkenalan

ke Sub bagian yang ada di BAPPEDA, pengenalan terhadap sistem kerja, dan peraturan-peraturan kerja yang ada pada kantor Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah (Bappeda ).

Adapun tugas dan kegiatan yang dilakukan selama melaksanakan Praktek Kerja Lapangan di Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah adalah sebagai berikut :

a) Membantu pegawai membuat tanda bukti terima surat masuk dan keluar.

b) Mengagendakan surat – surat masuk.

c) Mengarsipkan surat masuk ke dalam buku ekspedisi.

d) Ikut serta dalam kegiatan rapat yang diadakan di Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah.

b. Prosedur Kerja 1. Flow Of Document

Flow Of Document adalah suatu proses kerja yang menggambarkan rangkaian kegiatan program, mulai dari awal sampai akhir. Inti pembuatan flow of document adalah penggambaran urutan langkah-langkah pengerjaan dari suatu dokumen.

Sumber : Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Walikota Medan. GAMBAR 2.2 : Flow Of Document. Proses surat masuk dan surat keluar

2.Kendala yang Dihadapi

Adapun kendala yang dihadapi selama melaksanakan praktek kerja lapangan adalah :

a) Pada awal pelaksanaan praktek kerja lapangan ada perasaan canggung, dikarenakan belum terbiasa dengan ruang lingkup di dalam kantor, karena baru pertama kali nya memasuki dunia perkantoran.

Sub Bag Umum dan Kepegawaian Kasubbag

Surat Masuk

Buat Disposisi

Surat

Surat Masuk dan Disposisi

Surat

Surat Masuk dan Disposisi Surat

Surat Diarsipkan

b) Adanya rasa takut salah dalam menyelesaikan pekerjaan yang telah diberikan oleh pegawai.

c) Sulit memahami sistem dan prosedur kerja yang di berlakukan di perusahaan tersebut.

d) Surat-surat tidak dapat di temukan kembali karena sudah hilang.

3.Upaya Pemecahan Masalah

Upaya pemecahan masalah yang di dapatkan adalah sebagai berikut : a) Berusaha untuk menyesuaikan diri dan membangun komunikasi yang baik

dengan lingkungan kerja dan kepada pegawai yang ada di Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Kantor Walikota Medan.

b) Berusaha meningkatkan ilmu pengetahuan dan menambah wawasan untuk menguasai materi atau tugas-tugas yang diberikan.

c) Selama menyelesaikan tugas yang di berikan, di bantu oleh salah seorang pegawai yang bertanggung jawab sehubungan dengan tugas yang sedang di kerjakan.

d) Bagian umum seharusnya menggunakan program penyimpanan yang tepat berbasis sistem komputerisasi, agar surat-surat menjadi tertata rapi.