Peranan Komunikasi Dalam Aktivitas Kerja Pegawai Pada Bagian Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Walikota Medan

PERANAN KOMUNIKASI DALAM AKTIVITAS KERJA PEGAWAI PADA BAGIAN BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN

DAERAH WALIKOTA MEDAN

OLEH : NILA ADE SARI

122103048

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

i

KATA PENGANTAR

Bismillahirrahmanirrahim,

Alhamdulillah, penulis mengucapkan puji syukur kehadirat Allah subhanahu wa Ta’ala atas rahmat dan karunia-Nya yang telah diberikan kepada penulis, hanya kepada-Nya kami memohon pertolongan dan ampun, serta doa dan restu dari kedua orang tua, sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini tepat pada waktunya.

Skripsi minor ini merupakan Tugas Akhir yang harus diselesaikan guna memenuhi salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan pada program studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

Pada kesempatan ini dengan segala kerendahan hati penulis menyampaikan rasa hormat dan terima kasih yang sedalam-dalamnya kepada semua pihak yang telah memberikan bantuan dan bimbingan dalam penyelesaian Tugas Akhir ini, yaitu :

1. Bapak Prof. Subhilhar Ph.D,selaku Plt Rektor Universitas Sumatera Utara 2. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum,SE, MEc. Ac, Ak, selaku Dekan Fakultas

Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

3. Ibu Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM, selaku Ketua Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara, dan selaku dosen pembimbing Tugas Akhir yang telah meluangkan waktu dan pikirannya untuk membimbing penulis dalam penyelesaian Tugas Akhir ini.

ii

4. Ibu Magdalena Linda Leonita Sibarani,SE,MSi, Selaku Sekretaris Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

5. Khususnya dan teristimewah kepada Ayahanda Erwin Hidayat dan Ibunda Erlina Sirait berserta Kakek H.Dollah Sirait dan Almh. Nenek Hj. Nursyam Siagian tercinta.

6. Ahmad Rifa’i Purba, terima kasih atas do’a dan dukungan yang telah diberikan selama ini.

7. Kakak dan adik-adik ( IKA, WINA, FAUZI,PANCA ) terima ksih atas doa dan semangatnya.

8. Teman-teman kelompok magang ( Tria Devi, Novita Sari Marbun ) yang telah banyak memberikan masukan sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini.

9. Sahabat-sahabat stanbuk 2012 khususnya Group A Kesekretariatan, terima kasih atas kebersamaan, dukungan, dan semangat dalam melewati masa perkuliahan hingga selesai.

10.Seluruh staf dan karyawandi Bagian Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kantor Walikota Medan tempat dimana penulis magang sehingga penulis mendapat banyak ilmu dan pengetahuan, terima kasih atas kerja samanya selama penulis mengikuti magang disana.

Akhir kata kepada Allah penulis bersujud dan mengucapkan rasa syukur yang tak terhingga karena atas izin-Nya penulis mampu menyelesaikan Tugas Akhir ini.

iv DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR TABEL ... v

DAFTAR GAMBAR ... vi

BAB I : PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang ... 1

B. Perumusan Masalah ... 4

C. Tujuan Penelitian ... 4

D. Manfaat Penelitian ... 4

E. Jadwal Kegiatan ... 5

F. Sistematika Penulisan ... 6

BAB II : PROFIL PERUSAHAAN ... 7

A. Profil Instansi ... 7

B. Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan ... 18

BAB III : PEMBAHASAN ... 22

A. Pengertian Komunikasi ... 22

B. Unsur-unsur Komunikasi ... 24

C. Bentuk dan Proses Komunikasi ... 25

D. Proses Komunikasi ... 31

E. Hubungan Komunikasi dengan Aktivitas Kerja Pegawai ... 35

F. Analisis dan Evaluasi ... 37

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN ... 41

A. Kesimpulan ... 41

B. Saran ... 43

v

DAFTAR TABEL

Halaman Tabel 1.1. Jadwal Kegiatan ... 5

vi

DAFTAR GAMBAR

Halaman Gambar 2.1 : Struktur Organisasi Badan Perencanaan dan Pembangunan

Daerah Walikota Medan ... 11 Gambar 2.2 : Flow Of Document. Proses surat masuk dan surat keluar…….. 20

1 BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Komunikasi memegang peranan penting bagi kehidupan suatu instansi / lembaga, baik lembaga swasta maupun lembaga pemerintahan. Komunikasi sangat penting untuk menjalani hubungan kerja sama antara lembaga yang terlibat dalam isntansi dan mempunyai pengaruh yang sangat besar dalam proses pencapaian tujuan lembaga tersebut. Komunikasi akan memungkinkan setiap anggota lembaga untuk saling membantu dan mengadakan interaksi.

Komunikasi akan berhasil apabila pengirim pesan dan penerima pesan sama-sama mencapai pengertian dan kesimpulan yang sama sesuai dengan yang dimaksudkan, tentang apa yang sebenarnya diinformasikan. Untuk itu sangat diperlukan keterampilan dalam pemakaian bentuk-bentuk komuniksi dalam suatu lembaga demi kelancaran aktivitasnya.

Tujuan dari komunikasi adalah menciptakan dan saling memberi pengertian ( understanding ) anatara sesama komunikator ( pengirim ) dan komunikan ( penerima ), mengandung kebenaran, le, mencakup keseluruhan menarik dan nyata. Tetapi hal ini tidak bisa dicapai begitu saja, karena ada banyak hambatan dalam komunikasi, misalnya: banyak perantara dalam proses penyampaian informasi yang disampaikan sehingga tidak lagi akurat, dan jika hal ini terjadi akan mengakibatkan salah pengertian ( misunderstanding ) yang akan berdampak pada kesalahan pelaksanaan aktivitas kantor yang kemudian akan

menghambat produktivitas kerja staf dan karyawan, oleh karena itu komunikasi adalah hal yang sulit dan berbelit-belit serta memerlukan pemahaman yang baik.

Peranan komunikasi dalam meningkatkan produktivitas suatu lembaga pemerintahan sangat penting karena sistem komunikasi yang baik akan meningkatkan aktivitas kerja staf dan karyawan. Hal ini juga akan mengacu terhadap meningkatnya produktivitas. Komuniksi pada hakekatnya memegang peranan penting, tidak hanya di lembaga pemerintahan saja, tetapi juga di lembaga-lembaga lainnya. Begitu pula dalam pergaulan dengan masyarakat dan sebagainya.

Komuniksi memberikan keterangan-keterangan, tugas, perintah, penukaran informasi dan pendapat. Tanpa adanya komunikasi yang baik, maka akan sulit mengadakan koordinasi. Karena itu perwujudan komunikasi ini memiliki peran yang sangat penting. Komunikasi juga berperan penting dalam kehidupan sehari-hari. Komunikasi merupakan proses hubungan yang terjadi diantara lain dua orang atau lebih dengan menggunakan media, simbol untuk memberikan informasi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Etika komunikasi juga perlu diperhatikan agar tidak terjadi prasangka buruk yang dapat mengakibatkan prasangka negatif terhadap staf dan karyawan lainnya. Contohnya, Staf tidak boleh mengeluarkan kata-kata yang tidak sopan dan kurang enak untuk di dengar yang bisa membuat perasaan staf atau karyawan lain menjadi tersinggung. Dengan demikian etika komunikasi memegang peran penting dalam melakukan hubunga kerja di dalam Kantor Walikota bagian Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Kota Medan.

3

Pengurusan informasi atau information handling yakni penyampaian dan penerimaan berita, akan dapat berjalan dengan baik bila terdapat komunikasi yang efektif dan efesien. Komunikasi itu akan menciptakan iklim kerja yang sehat dan terbuka. Hal ini sangat penting guna meningkatkan kreativitas dan dedikasi para staf dan karyawan kantor. Komunikasi merupakan alat utama untuk menyempurnakan hubungan dalam lembaga. Dan komunikasi mempunyai peranan penting dalam memperlancar kinerja.

Komunikasi merupakan salah satu bidang yang sangat penting dalam kegiatan memiliki hakikat sebagai kumpulan orang yang bersama-sama menyelenggarakan kegiatan. Suatu pekerjaan itu dilaksanakan oleh orang-orang, dan ditujukan untuk kepentingan orang-orang dimana kegiatan sangat ditentukan oleh aktifits orang-orang yang ada dalam Organisasi Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Kota medan.

Banyak sekali fenomena-fenomena yang terjadi di Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Kota Medan mengenai komunikasi. Misalnya kesalahpahaman antara Kepala Sub Bagian ( Kasubbag ) dengan staf dan pegawai di akibatkan oleh komunikasi yang kurang baik. Hal ini disebabkan oleh miss-communication dan perbedaan sudut pandang dalam melaksanakan suatu tugas. Terkadang hal ini juga yang menyebabkan terjadinya konflik antara Kasubbag, staf dan pegawai.

Berdasarkan keterangan-keterangan diatas, maka penulis mengambil judul “ Peranan Komunikasi Dalam Meningkatkan Aktivitas Kerja Pegawai Pada Bagian Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Walikota Medan “.

B. Perumusan Masalah

Sistem komunikasi yang dilaksanakan dalam suatu organisasi akan mempengaruhi kelancaran kinerja para staf dan pegawainya. Oleh karena itu, sangat penting bagi organisasi untuk memperhatikan bagaimana cara-cara berkomuniksi yang efektif untuk meningkatkan aktivitas kerja staf dan pegawainya.

Berdasarkan uraian diatas maka perumusan masalah yang dapat diambil sebagai dasar kajian dalam penelitian yang dilakukan adalah :

Bagaimana peranan komunikasi dalam meningkatkan aktivitas kerja staf dan pegawai pada bagian Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Walikota Medan?

C. Tujuan Penelitian

Tujuan dari penelitian adalah untuk mengetahui peranan komunikasi yang di terapkan pada bagian Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Walikota Medan.

D. Manfaat Penelitian

Manfaat dari penelitian ini adalah :

a. Untuk memberikan masukan serta menyampaikan saran yang mungkin dapat bermanfaat bagi bagian Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Walikota Medan, mengenai masalah yang dihadapi dibidang komunikasi.

5

b. Sebagai referensi bagi peneliti-peneliti lain yang berminat terhadap judul yang penulis teliti.

c. Bagi penulis sendiri sangat bermanfaat sebagai tambahan ilmu pengetahuan khususnya mengenai sistem komunikasi yang baik seharusnya dilaksanakan dalam suatu organisasi pemerintahan.

E. Jadwal Kegiatan

1. Jadwal Survei / observasi

Penelitian ini dilakukan di bagian Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Walikota Medan Jl. Kapten Maulana Lubis No.2 Medan. Untuk lebih jelasnya, jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1. di bawah ini.

Tabel 1.1. Jadwal Kegiatan

No KEGIATAN

MARET 2015 MINGGU KE

I II III

1 Persiapan

2 Pengumpulan data 3 Penulisan laporan Sumber: Penulis (2015)

Dalam kegiatan pengumpulan data, penulis melakukan penelitian selama beberapa minggu mulai tanggal 9 Maret sampai dengan 27 maret 2015 di bagian Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Walikota Medan.

F. Sistematika Penulisan

Tugas Akhir ini dibagi atas 4 bab dan setiap bab nya dibagi atas beberapa sub bab antara lain :

BAB I : PENDAHULUAN

Dalam bab ini, penulis menjelaskan latar belakang penelitian, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian.

BAB II : PROFIL INSTANSI

Dalam bab ini, penulis menjelaskan mengenai sejarah ringkas Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Kota Medan, struktur organisasi dan deskripsi pekerjaan, jenis kegiatan, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan.

BAB III : PEMBAHASAN

Dalam bab ini, menjelaskan tentang bagaimana komunikasi yang digunakan oleh staf dan pegawai pada bagian Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Kota Medan.

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

Dalam bab ini, menjelaskan tentang kesimpulan yang dihasilkan dari penelitian yang dilakukan di bagian Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Kota Medan, dan saran penulis bagi bagian Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Kota Medan, serta daftar pustaka yang mencantumkan semua referensi yang digunakan.

7 BAB II

PEMBAHASAN INSTANSI

A. PROFIL UMUM INSTANSI

Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah ( BAPPEDA )

Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah (BAPPEDA) yang terletak di Kantor Walikota Medan memiliki tugas membantu Walikota Medan untuk menentukan arah dan kebijakan di bidang perencanaan dan pembangunan kota. Bappeda Kota Medan sebagai unsur penunjang Pemerintah Kota Medan berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Walikota melalui Sekretaris Daerah.

Untuk melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya, Bappeda Kota Medan

mempunyai fungsi ( sumber Bappeda ) :

1. Merumuskan kebijakan teknis dalam perencanaan pembangunan kota. 2. Menyusun pola dasar pembangunan daerah yang terdiri dari pola umum

pembangunan kota jangka panjang dan kota jangka menengah (lima tahun) 3. Menyusun Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (RAPBD). 4. Mengikuti perkembangan dan mempersiapkan rencana pembangunan kota

untuk penyempurnaan perencanaan lebih lanjut.

5. Melaksanakan perkembangan dan mempersiapkan rencana pembangunan untuk penyempurnaan perencanaan lebih lanjut.

6. Melaksanakan seluruh kewenangan yang ada sesuai dengan bidang tugasnya.

7. Melakukan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Daerah.

Dalam menjalankan fungsi dan tugasnya, Kepala Daerah Koata Medan dibantu dan membarikan sebagian wewenangnya antara lain kepada Sekretaris, Bidang Ekonomi, Bidang Sosial Budaya, Bidang Fisik, Bidang Data dan Monitoring dan Evaluasi.

1. Sejarah Singkat Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah (BAPPEDA)

Bappeda berdiri pada tahun 1986 di jurnalistik Medan dan kemudian ke Gelanggang Remaja dan pada Tahun 1991 pindah ke Kantor Walikota Medan Bappeda Kota Medan sebagaimana termasuk dalam pada Kota Medan Nomor 5 Tahun 2001 dan Keputusan Walikota Medan. Bappeda memiliki tugas membantu Walikota Medan untuk menentukan arah dan kebijakan di bidang Bappeda Kota serta penilaiannya. Bappeda Kota Medan sebagai unsur penunjang Pemerintah Kota Medan berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Walikota Medan melalui Sekretaris Daerah. Perencanaan Bappeda Kota Medan tertuang dalam dokumen perencanaan strategis untuk periode 5 tahun terhitung sejak tahun 2001 sampai 2015 yang memuat visi, misi, tujuan, sasaran dan program yang dijadikan pedoman dalam menyusun Rencana Kerja Tahunan, Rapat Kerja Nasional, Tugas Akhir masa jabatan Walikota Medan, Pelaksanaan Pembangunan Kota Medan, Rencana Strategis ( RENSTRA ) Bappeda, Pelaksanaan Koordinasi Tata Laksana dan Tata Ruang, Pengkoordinasian Lingkup Kota, Industri, Perekonomian, Rencana Anggaran Belanja Negara

9

(RAPBD), Sumber Daya Alam ( SDA ), Pemberdayaan Sumber Daya Manusia ( SDM ), dan Pengumpulan data-data yang berkaitan dengan kota medan ( Kota, Kecamatan, Kabupaten Dalam Angka ).

2. Struktur Organisasi

Struktur Organisasi Bappeda Kota Medan ini dikembangkan dan ditetapkan berdasarkan peraturan daerah kota medan nomor 3 tahun 2009 tanggal 4 Maret 2009 tentang pembentukan organisasi dan tata kerja perangkat daerah kota medan secara umum, Rencana Strategis ( Renstra ). Bappeda kota medan dalam tahap implementasi pelaksanaan akan dikelola oleh seluruh jajaran aparatur Bappeda kota medan dengan struktur organisasi sebagai berikut :

1) Kepala Bappeda

2) Sekretaris, membawahi : a. Sub. Bagian Umum b. Sub. Bagian Keuangan

c. Sub Bagian Penyusunan Program 3) Bidang Ekonomi, membawahi :

a. Sub. Bidang Industri Perdagangan dan Pertanian b. Sub. Bidang Koperasi dan Usaha Kecil Menengah 4) Bidang Sosial Budaya, membawahi :

a. Sub. Bidang Sosial Kemasyarakatan b. Sub Bidang Pendidikan dan Kebudayaan

5) Bidang Fisik dan Tata Ruang, membawahi : a. Sub. Bidang Prasarana Kota

b. Sub. Bidang Tata Ruang dan Lingkungan Hidup 6) Bidang Data Mpnitoring dan Evaluasi, membawahi :

11

STRUKTUR ORGANISASI BAPPEDA KANTOR WALIKOTA MEDAN

Sumber : Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah

Gambar 2.1 : Struktur Organisasi Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Walikota Medan KEPALA BAPPEDA SUB BAGIAN UMUM SUB BAGIAN PROGRAM BIDANG EKONOM SUB BAGIAN KEUANGAN SEKRETARIAT SUB BIDANG PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAA SUB BIDANG KOPERASI DAN USAHA KECIL MENENGAH SUB BIDANG SOSIAL KEMASYARA KATAN SUB BIDANG INDUSTRI PERDAGANGAN DAN PERTANIAN BIDANG DATA MONITORING DAN EVALUASI BIDANG FISIK DAN

TATA RUANG BIDANG SOSIAL BUDAYA SUB BIDANG TATA RUANG DAN LINGKUNGAN HIDUP SUB BIDANG MONITORING DAN EVALUASI SUB BIDANG DATA DAN INFORMASI SUB BIDANG PRASARANA KOTA UPT

3. Bidang Kerja Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah (BAPPEDA)

1) Kepala Bappeda

Badan Perencanaan dan Pembanguna Daerah ( BAPPEDA ) Kota Medan, merupakan unsur pendukung tugas Walikota, yang dipimpin oleh seorang Kepala Bappeda yang bertanggung jawab kepada Walikota Medan melalui Sekretaris Daerah. Bappeda mempunyai tugas melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah di bidang perencanaan pembangunan kota. 2) Sekretariat

Sekretariat dipimpin oleh seorang Sekretaris yang mempunyai tugas melaksanakan tugas di bidang ketatausahaan yang meliputi pengolahan administrasi umum, keuangan, kepegawaian, dan penyusunan program.

Dalam melaksanakan tugas pokok sekretariat menyelenggarakan fungsi : 1. Penyusunan rencana, program, dan kegiatan kesekretariatan.

2. Pengkoordinasian penyusunan perencanaan program badan.

3. Pelaksanaan dan penyelenggaraan pelayanan administrasi kesekretariatan badan yang meliputi administrasi umum, kepegawaian, keuangan, dan kerumahtanggaan Badan.

4. Pengelolaan dan pemberdayaan sumber daya manusia, pengembangan organisasi, dan ketatalaksanaan.

5. Pelaksanaan koordinasi penyelenggaraan tugas-tugas badan sub bidang.

6. Pelaksanaan pembinaan, pengawasan dan pengendalian bidang kesekretariatan.

13

7. Pelaksanaan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kesekretariatan. 8. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh kepala Bappeda sesuai

dengan tugas dan fungsi yang ditentukan. 3) Bidang Ekonomi

Bidang Ekonomi di pimpin oleh Kepala Bidang, yang berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Kepala Badan, mempunyai tugas pokok melaksanakan tugas lingkup industri, perdagangan, pertanian, koperasi, dan usaha kecil menengah.

Dalam melaksanakan tugas pokok, bidang ekonomi menyelenggarakan fungsi :

1. Penyusunan rencana, program, dan kegiatan Bidang Ekonomi.

1. Penyusunan petunjuk teknis perencanaan kota lingkup industri, perdagangan, pertanian, koperasi, dan usah kecil menengah.

2. Pelaksanaan kegiatan perencanaan pembangunan kota lingkup pertanian dan kelautan, perindustrian dan perdagangan.

3. Pengkoordinasian dan memadukan rencana pembangunan kota lingkup pertanian dan kelautan, perindustrian dan perdagangan.

4. Pelaksanaan investarisasi permasalahan ekonomi, merumuskan langkah-langkah, dan kebijakan pemecahannya.

5. Pengkoordinasian dan melaksanaan sosialisasi rencana kerja tahunan di bidang ekonomi yang meliputi pertanian dan kelautan, perindustrian dan perdagangan, kebudayaan dan pariwisata, koperasi usaha mikro dan menengah, pendapatan, penanaman modal, ketahanan pangan, dan pelayanan perijinan terpadu dalam rangka melaksanakan program

pembangunan kota atau program dan kegiatan yang perlu diusulkan ke pemerintah provinsi dan pemerintah pusat.

6. Pelaksanaan monitoring, evaluasi, dan pelaporan lingkup bidang ekonomi. 7. Pelaksanan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bappeda sesuai dengan

tugas dan fungsinya. 4). Bidang Sosial dan Budaya

Bidang Sosial dan Budaya di pimpin oleh Kepala Bidang, yang berada dan bertanggung jawab kepada kepala Badan. Bidang Sosial dan Buadaya mempunyai tugas melaksanakan lingkup sosial, kemasyarakatan, pendidikan, dan kebudayaan. Dalam melaksanakan tugas pokok, Bidang Sosial dan Budaya menyelenggarakan fungsi :

1. Penyusunan rencana program kegiatan Bidang Sosial dan Budaya

2. Penyusunan petunjuk teknis perencanaan kota lingkup sosial, kemasyarakatan, pendidikan dan kebudayaan.

3. Pelaksanaan kegiatan perencanaan pembangunan kota lingkup pendidikan, ksesehatan, sosial, kemiskinan, ketenagakerjaan.

4. Pengkoordinasian dan memadukan rencana pembangunan kota lingkup pendidikan, kesehatan, sosial, kemiskinan, dan keluarga berencana.

5. Pelaksanaan inventaris permasalahan di bidang sosial budaya, merumuskan langkah-langkah dan kebijakan pemecahannya.

6. Pelaksanaan monitoring, evaluasi, dan pelaporan lingkup bidang sosial budaya.

7. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bappeda sesuai dengan tugas dan tugasnya.

15

5). Bidang Fisik dan Tata Ruang

Bidang Fisik dan Tata Ruang dipimpin oleh kKepala Bidang yang mempunyai tugas melkasanakan tugas lingkup prasarana kota, tata ruang, dan lingkungan hidup. Dalam melaksanakan tugas pokok bidang fisik dan tata ruang menyelenggarakan fungsi.

1. Penyusunan rencana, program, dan kegiatan bidang fisik dan tata ruang. 2. Penyusunan petunjuk teknis perencanaan kota lingkup prasarana kota, tata

ruang, dan lingkungan hidup.

3. Pelaksanaan kegiatan perencanaan pembangunan prasarana kota serta pengendalian tata ruang dan lingkungan hidup.

4. Pengkoordinasian dan memadukan rencana pembangunan prasarana kota, tata ruang, dan lingkungan hidup yang disusun oleh satuan kerja perangkat daerah di lingkungan Pemerintah Daerah.

5. Pelaksanaan inventarisasi di bidang fisik dan tata ruang, merumuskan langkah-langkah dan kebijaskan pemecahannya.

6. Pelaksanaan monitoring, evaluasi, dan pelaporan lingkup bidang fisik dan tata ruang.

7. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bappeda sesuai dengan tugas dan fungsinya.

6). Bidang Data Monitoring dan Evaluasi

Bidang Data Monitoring dan Evaluasi di pimpin oleh Kepala Bidang yang berada dibawah dan bertanggung jawab oleh Kepala Badan, mempunyai tugas melaksanakan tugas lingkup data, monitoring dan evaluasi. Dalam melaksanakan tugas pokok, Bidang Data Monitoring dan Evaluasi menyelenggarakan fungsi.

1. Penyusunan rencana program, dan kegiatan Bidang Data Monitoring dan Evaluasi.

2. Penyusunan petunjuk teknis perencanaan pembangunan kota lingkup data, monitoring, dan evaluasi.

3. Pelaksanaan pengumpulan data dan informasi sehubungan dengan kota medan.

4. Penyusunan data mengenai pelaksanaan program pembangunan. 5. Pelaksanaan publikasi data dan informasi sesuai kebutuhan. 6. Pengembangan pusat data perencanaan daerah.

7. Pelaksanaan evaluasi data lingkup pembangunan kota medan. 8. Pelaksanaan hasil laporan penyelesaian akhir tahun.

9. Penyusunan laporan rapat kerja nasional.

4. Visi Dan Misi Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (BAPPEDA) Kota Medan

a. Visi

Visi merupakan pandangan jauh ke depan, kemana dan bagaimana instansi pemerintah harus dibawa dan berkarya agar konsisten dan dapat eksis, antisipasif, inovatif serta produktif.

Visi tidak lain adalah suatu gambaran yang menantang tentang keadaan masa depan berisikan cita dan citra yang diwujudkan oleh instansi pemerintah mengacu pada batasan tersebut. Visi Bappeda Kota Medan di jabarkan sebagai berikut :

17

“ Terwujudnya Bappeda yang Profesional dan Partisipatif Mendukung Akselerasi Pembangunan Kota “

b. Misi

Misi Bappeda Kota Medan :

1. Meningkatkan kualitas ketersediaan rencana pembangunan merupakan langkah strategis yang dilaksanakan agar rencana pembangunan kota tidak hanya diarahkan untuk memenuhi kebutuhan formal, tetapi dilandasi kebutuhan material. Sekaligus alternatif kebijakan dan formulasi program serta kegiatan dan penganggaran pelayanan umum yang ditetapkan.

2. Meningkatkan efektivitas pengukuran, pemantauan, evaluasi, dan pelaporan capaian kinerja pembangunan kota, yang merupakan siklus manajemen pembangunan kota yang diarahkan untuk mendapatkan data dan informsi bahwa implementasi pelaksanaan rencana sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan sebelumnya, sekaligus memberikan umpan balik bagi siklus perencanaan berikutnya.

3. Meningkatkan integrasi dan koordinasi rencana pembangunan merupakan upaya meningkatkan nilai optimum dari setiap pemanfaatan sumber daya pembangunan yang digunakan baik secara makro maupun mikro. Pengintegrasian dan pengkoordinasian sendiri diarahkan untuk memaduserasikan tujuan nasional dan regional dalam pembangunan secara hirarkis, sehingga dapat di formulasikan berbagai rencana efektif dan yang bersifat implementasi.

4. Meningkatkan nilai opmum dan setiap pemanfaatan sumber daya pembangunan yang digunakan baik secara makro maupun mikro.

Tujuan Bappeda Kota Medan Tahun 2011-2015

Berdasarkan visi dan misi yang ditetapkan, Tujuan Bappeda Kota Medan tahun 2011-2015 sebagai berikut :

a. Meningkatkan kualitas rencana pembangunan kota jangka menengah dan jangka pendek.

b. Meningkatkan implementasi pelaksanaan rencana pembangunan kota.

c. Meningkatkan pengendalian dan evaluasi implementasi pelaksanaan rencana pembangunan kota.

d. Meningkatkan penyelenggaraan tugas-tugas lain yang ditugaskan oleh Kepala Daerah dalam kaitan dengan kebijakan pembangunan.

B. Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan

a. Jenis dan Bentuk Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan

Hari Pertama dalam pelaksanaan praktek kerja lapangan merupakan hal yang paling mendebarkan, karena sama sekali belum mengetahui dunia kerja di dalam perkantoran, terlebih kepada pegawai yang ada di instansi belum saling mengenal.Setelah tiba di tempat praktek kerja lapangan ( PKL ) Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah ( BAPPEDA ), para pegawai memberikan sambutan yang ramah dan hangat, yang selanjutnya perkenalan pada satu persatu pegawai. Untuk hari pertama pelaksanaan praktek kerja lapangan hanya melakukan perkenalan

19

ke Sub bagian yang ada di BAPPEDA, pengenalan terhadap sistem kerja, dan peraturan-peraturan kerja yang ada pada kantor Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah (Bappeda ).

Adapun tugas dan kegiatan yang dilakukan selama melaksanakan Praktek Kerja Lapangan di Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah adalah sebagai berikut :

a) Membantu pegawai membuat tanda bukti terima surat masuk dan keluar.

b) Mengagendakan surat – surat masuk.

c) Mengarsipkan surat masuk ke dalam buku ekspedisi.

d) Ikut serta dalam kegiatan rapat yang diadakan di Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah.

b. Prosedur Kerja 1. Flow Of Document

Flow Of Document adalah suatu proses kerja yang menggambarkan rangkaian kegiatan program, mulai dari awal sampai akhir. Inti pembuatan flow of document adalah penggambaran urutan langkah-langkah pengerjaan dari suatu dokumen.

Sumber : Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Walikota Medan. GAMBAR 2.2 : Flow Of Document. Proses surat masuk dan surat keluar

2.Kendala yang Dihadapi

Adapun kendala yang dihadapi selama melaksanakan praktek kerja lapangan adalah :

a) Pada awal pelaksanaan praktek kerja lapangan ada perasaan canggung, dikarenakan belum terbiasa dengan ruang lingkup di dalam kantor, karena baru pertama kali nya memasuki dunia perkantoran.

Sub Bag Umum dan Kepegawaian Kasubbag

Surat Masuk

Buat Disposisi

Surat

Surat Masuk dan Disposisi

Surat

Surat Masuk dan Disposisi Surat

Surat Diarsipkan

21

b) Adanya rasa takut salah dalam menyelesaikan pekerjaan yang telah diberikan oleh pegawai.

c) Sulit memahami sistem dan prosedur kerja yang di berlakukan di perusahaan tersebut.

d) Surat-surat tidak dapat di temukan kembali karena sudah hilang.

3.Upaya Pemecahan Masalah

Upaya pemecahan masalah yang di dapatkan adalah sebagai berikut : a) Berusaha untuk menyesuaikan diri dan membangun komunikasi yang baik

dengan lingkungan kerja dan kepada pegawai yang ada di Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Kantor Walikota Medan.

b) Berusaha meningkatkan ilmu pengetahuan dan menambah wawasan untuk menguasai materi atau tugas-tugas yang diberikan.

c) Selama menyelesaikan tugas yang di berikan, di bantu oleh salah seorang pegawai yang bertanggung jawab sehubungan dengan tugas yang sedang di kerjakan.

d) Bagian umum seharusnya menggunakan program penyimpanan yang tepat berbasis sistem komputerisasi, agar surat-surat menjadi tertata rapi.

22 BAB III PEMBAHASAN A. Pengertian Komunikasi

Manusia sebagai makhluk individu maupun sosial memiliki dorongan ingin tahu, ingin maju dan berkembang, maka salah satu sarananya adalah komunikasi. Komunikasi merupakan kebutuhan mutlak bagi manusia. Dengan komunikasi manusia dapat menyampaikan informasi, opini, ide, konsepsi, pengetahuan, perasaan, sikap, perbuatan dan sebagainya kepada seseorang secara timbal balik, baik sebagai pengirim maupun penerima komunikasi.

Komunikasi secara sederhana dapat dilukiskan sebagai tukar menukar informasi antara dua pelaku yakni pelaku pengirim dan pelaku penerima informasi.komunikasi juga merupakan suatu tindakan untuk saling menukarkan pesan-pesan yang bermanfaat kepada pihak yang membutuhkan.

Komunikasi menurut Widjaja (2002) memberikan pengertian sebagai berikut : “Proses pengiriman/penukaran (signal, symbol, dan informasi)baik dalam bentuk verbal maupun non verbal dari pengirim ke penerima pesan dengan tujuan adanya perubahan”

Menurut Efendi (2007):

“Proses penyampaian pesan oleh seseorang oleh orang lain untuk memberitahu, mengubah sikap, pendapat, atau perilaku, baik secara lisan ( langsung) maupun secara tidak langsung (media)”.

23

Menurut Cangara :

Komunikasi sebagai sebuah proses merupakan elemen fundamental pertama dan terutama untuk memahami manusia dan kemanusiaannya. Bahkan dalam percakapan sederhana sekalipun selalu ada langkah-langkah yang memperlihatkan aktivitas menciptakan, mengirim, menerima, dan menafsirkan pesan”.

Menurut Muhammad :

“komunikasi merupakan aktivitas dasar manusia. Dengan berkomunikasi, manusia dapat saling berhubungan satu sama lain baik dalam kehidupan sehari-hari di rumah tangga, di tempat pekerjaan, di pasar, dalam masyarakat atau dimana saja manusia berada”.

Beberapa aspek di bawah ini menggambarkan inti komunikasi yang baik dan benar yaitu :

1. Kita hanya dapat berkomunikasi tentang apa yang kita ketahui.

2. Komunikasi tampaknya merupakan satu aktivitas tunggal, namun dia mempunyai visi yang sangat banyak.

3. Kita harus mengembangkan alat yang dapat memperkuat media yang sesuai dengan pesan.

4. Kita harus mengembangkan pesan yang direspek oleh audiens dalam konteks kultural tertentu.

5. Kita harus mengerti dan menaruh respek bahwa kemampuan komunikasi kita terbatas, sama terbatasnya dengan sumber daya dan waktu yang kita miliki, komunikasi dapat tepat waktu jika da keterampilan untuk berkomunikasi.

B. Unsur – Unsur Komunikasi

Menurut Muhammad (2009) penegasan tentang unsur – unsur dalam proses komunikasi itu adalah sebagai berikut :

1. Sender : Orang / Lembaga yang menyampaikan pesan kepada seseorang atau sejumlah orang.

2. Encoding : Penyandian, yakni proses pengalihan pikiran ke dalam bentuk lambang.

3. Message : Pesan yang merupakan seperangkat huruf / kata-kata bermakna yang disampaikan oleh komunikator.

4. Media : Saluran komunikasi tempat berlanjutnya pesan dari komunikator kepada komunikan.

5. Decoding : Pengawas sandian, yaitu proses dimana komunikan menetapkan makna pada lambang yang disampaikan oleh komunikator kepadanya.

6. Receiver : Komunikan yang menerima pesan dari komunikator.

7. Responce : Tanggapan, seperangkat reaksi pada komunikan setelah diterimanya pesan.

8. Feedback : Umpan balik, yakni tanggapan komunikan apabila tersampaikan atau tersampaikan kepada komunikator.

9. Noise : Gangguan tak terencana dalam proses komunikasi sebagai akibat diterimanya pesan lain oleh komunikan yang berbeda dengan pesan yang di sampaikan oleh komunikator kepadanya.

25

C. Bentuk dan Proses Komunikasi 1. Bentuk Komunikasi

Menurut Muhammad (2009) bentuk komunikasi terdiri dari a. Komunikasi Verbal

Komunikasi verbal merupakan salah satu bentuk komunikasi yang lazim digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain melalui lisan maupun tulisan.

Komunikasi verbal sangat penting dalam suatu perusahaan / instansi dan merupakan kunci sukses suatu instansi. Begitu pentingnya komunikasi verbal, sehingga tanpa komunikasi ini aktivitas tidak dapat berfungsdi dengan baik.

Komunikasi satu arah adalah komunikasi yang berlangsung pada satu pihak saja, yaitu hanya dari pihak komunikator dengan tidak memberi kesempatan kepada komunikan untuk memberikan respon atau tanggapan (blogspot.com). sedangkan komunikasi dua arah bersifat timbal balik dan melibatkan dua pihak (blogspot.com). Komunikasi verbal dapat pula berupa tatap muka, wawancara, konsultasi bersama dan pidato. Komunikasi tatap muka merupakan komuniksi yang paling umum yakni berupa perintah-perintah, instruksi, permintaan, penyampaian informasi dan sebagainya melalui pembicaraan antara dua orang atau lebih.komunikasi tatap muka ini memiliki beberapa kelebihan, yakni komunikator dapat mengetahui apakah penerima pesan sudah mengerti akan pesan yang disampaikan.

Dengan demikian kecerdasan dan pengetahuan umum dari penerima pesan dalam mengetahui pokok persoalan akan menunjukanan gaya atau cara penyampaian suatu pesan. Namun selain kelebihan yang dijelaskan diatas, komunikasi tatap muka ini juga memiliki beberapa kekurangan yakni pada saat penerima pesan memerlukan petunjuk untuk melaksanakan tugasnya maka tanpa adanya catatan tertulis ada kemungkinan tugas yang dikerjakan menjadi kurang sesuai dengan yang diperintahkan, dan tentunya hal ini sangat merugikan.

Komunikasi Efektif adalah saling bertukar informasi, ide, kepercayaan, perasaan dan sikap antara dua orang atau kelompok yang hasilnya sesuai dengan harapan. Contoh sederhana dari komuniksi dua arah yaitu : seorang manager pemasaran menjelaskan kepada bawahannya, kemudian setelah itu ada respon ( umpan balik ) dari bawahannya yang menyatakan bagaimana mengatasi / menghindari kendala-kendala yang ada dalam pemasaran sedangkan komunikasi satu arah mempunyai kekurangan karena bisa saja terjadi miss communication karena tidak adanya umpan balik.contoh sederhana dari komunikasi satu arah adalah seseorang yang menyampaikan pesan kepada orang lain yang dituju, bisa saja pesan itu tidak sesuai dengan yang dimaksud, karena daya pikir orang untuk menerima informasi berbeda-beda. Jadi, alangkah baiknya bila suatu instansi menggunakan komuniksi dua arah (www.maribelajar.web.id).

Dengan menggunakan alat komuniksi modern pada suatu perusahaan maka komunikasi yang baik dapat terlaksana tetapi hal itu tidak menjamin komunikasi tersebut dapat berjalan dengan baik. Oleh

27

karena itu untuk melaksanakan komunikasi yang baik dalam suatu perusahaan adalah adanya jalinan pengertian kedua belah pihak.

Alat-alat komunikasi yang modern dan mutakhir hanyalah sebagai alat untuk membantu melancarkan komunikasi. Jadi untuk dapat melaksanakan komunikasi yang baik perlu adanya pengertian-pengertian antara yang menyampaikan komunikasi dengan yang menerima komuniksi tersebut, sehingga apa yang di komunikasikan dapat dimengerti, dipikirkan, dan dapat di laksanakan.agar komuniksi yang disampaikan mudah dimengerti oleh penerima komuniksi, jangan menggunakan bahasa yang sulit dimengerti. Meskipun dalam komuniksi kemungkinan terjadi hambatan-hambatan, tetapi bila kita dapat menghilangkan hambatan tersebut atau setidaknya dapat menguranginya, maka kemungkinan komunikasi yang dijalankan akan menjadi lebih baik, maka kita dapat memperoleh manfaat dalam keuntungan-keuntungan tertentu antara lain (Sumber Bappeda) :

a. Kelancaran tugas-tugas lebih terjamin. b. Biaya-biaya dapat ditekan

c. Dapat meningkatkan partisipasi.

d. Pengawasan dapat dilakukan dengan baik.

Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah (BAPPEDA) sebagai wadah dalam menjalin kerjasama tentunya mengandung bagian-bagian yang mempunyai hubungan antara satu dengan yang lainnya. Hubungan antar bagian-bagian harus di atur sebaik-baiknya dalam rangka mencapai tujuan Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah (

BAPPEDA). Selanjutnya hubungan harus dipolakan menjadi saluran komunikasi yang jelas, pasti dan diketahui. Dengan cukupnya saluran komunikasi yang disusun sebaik-baiknya dan di pahami oleh setiap anggota, barulah kerjasama dapat berjalan dengan baik dang berlangsung secara memuaskan. Saluran komunikasi merupakan urat nadi suatu Lembaga / Instansi dimana komunikasi itu berwujud penyampaian berita, ide-ide dari suatu pihak lain dan ini lazim disebut komuniksi perkantoran atau dapat dinyatakan juga sebagai tata hubungan.

b. Komunikasi Nonverbal

Menurut Muhmmad (2009) komunikasi nonverbal adalah komunikasi yang berupa penyampaian informasi dengan menggunakan isyarat-isyarat atau tanpa penggunaan kata-kata. Pesan nonverbal ini disampaikan melalui gerakan badan, kontak tubuh, postur tubuh, ekspresi wajah, gerakan tangan dan mata serta anggukan atau gelengan kepala. Aspek komunikasi nonverbal banyak sekali mempengaruhi jalannya pembicaraan antara orang yang satu dengan yang lainnya, baik dalam suat organisasi maupun lingkungan sosial lainnya, seperti aspek dari ekspresi wajah adalah menaikan dan menurunkan alis mata, sedangkan bila marah matanya mengerut sehingga respon nonverbal diberikan oleh pendengar secara kontiniu tentang apa yang dikatakan pembicara. Komunikasi nonverbal lainnya adalah bahasa tubuh yang merupakan komunikasi oleh gerakan badan selama komunikasi tatap muka.

Komunikasi nonverbal penting bagi pengirim dan penerima pesan, karena suratnya yang efesien. Suatu pesan nonverbal dapat disampaikan

29

tanpa harus berpikir panjang.komunikasi nonverbal sering dikatakan dalam segi emosional dari suatu komunikasi, akan tetapi sebaiknya membaca kode komunikasi nonverbal memberikan umpan balik yang berharga bagi pembaca kode. Jadi pada hakekatnya, komunikasi adalah suatu cara atau rangkaian kegiatan yang menyampaikan berita dari seseorang kepada orang lain, dalam rangka kerjasama yang baik dalam mencapai tujuan tertentu.

2. proses komunikasi

Dari pengertian komunikasi sebagaimana yang telah diuraikan sebelumnya, dapat ditambahkan menurut Widjaja (2002) dalam bukunya “ komunikasi”. Komponen yang terdapat dalam proses komunikasi adalah sebagai berikut :

a. sumber (source)

sumber adalah dasar yang digunakan didalam penyampaian pesan, yang digunakan dalam rangka memperkuat pesan itu sendiri. Sumber dapat berupa orang, lembaga, buku, dan sejenisnya.

b. komunikator (communicator)

yang dimaksud komunikator adalah pelaku yang menyampaikan pesan, dimana pelaku dapat berupa pelaku perorangan atau kelompok. Sebagai seorang komunikator hendaknya memiliki kredibilitas yang tinggi, berpengetahuan luas, memiliki sikap dan daya tarik, keterampilan berkomunikasi, yakni dalam pengertian memiliki kemampuan untuk melakukan perubahan sikap dan penambatan pengetahuan bagi diri komunikan.

Komunikator dalam berkomunikai juga dituntut untuk mengetahui siapa yang menjadi sasaran penyampaian pesan dan tanggapan apa yang diinginkannya melalui media yang efesien. Dan pada saat komunikator berhadapan dengan audiens untuk memproyeksikan dirinya kepada peranan orang lain, dapat merasakan apa yang dirasakan orang lain.

c. pesan ( message )

pesan adalah suatu gagasan dan ide berupa pesan, informasi, pengetahuan, ajakan, bujukan, atau ungkapan yang bersifat pendidikan, kerjasama dan emosi lain sebagaimana yang disampaikan komunikator kepada perorangan atau kelompok tertentu (komunikan). Adapun bentuk-bentuk dari pada pesan yang akan disampaikan ini dapat berupa lisaan, tulisan, gambar atau gerakan anggota-anggota tubuh. Pesan yang akan disampaikan hendaknya dapat menarik perhatian sasaran yang akan dituju. Jadi pesan itu harus disesuaikan dengan tingkat pemahaman, kepentingan dan kebutuhan penerima pesan sehingga tercapai pengertian yang searah.

d. saluran ( channel )

saluran adalah alat komunikasi yang dapat berupa media, sarana atau saluran yang digunakan oleh komunikator dalam mekanisme penyampaian pesan-pesan terhadap pihak lain, baik di dalam maupun diluar organisasi. e. komunikan ( communicant )

yang dimaksud dengan penerima adalah pihak yang menerima pesan atau berita dari komunikator.

31

f. hasil ( effect )

Menurut Widjaja (2002): “Hasil adalah suatu dampak yang terjadi dalam proses penyampaian pesan-pesan tersebut, yang dapat berkaitan positif maupun negative menyangkut tanggapan, persepsi dan opini dari hasil komunikasi tersebut.

Hasil dapat dilihat dari personal opinion, public opinion dan majority opinion. Personal opinion adalah pendapat pribadi hal ini dapat merupakan akibat hasil yang diperoleh dari komunikasi.

D. Proses Komunikasi

Proses komunikasi

komunikator menyampaikan pesan kepada komunikannya, sehingga dapat menciptakan suatu persamaan makna antara komunikan dengan komunikatornya. Proses komunikasi ini bertujuan untuk menciptakan komunikasi yang efektif (sesuai dengan tujuan komunikasi pada umumnya). Proses komunikasi termasuk juga suatu proses penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak lain dimana seseorang atau beberapa orang, kelompok, organisasi dan masyarakat menciptakan dan menggunakan informasi agar terhubung dengan lingkungan dan orang lain.

Semakin kompleks sifat dari suatu organisasi semakin tinggi pula tingkat kemajemukan sistem komunikasi. Analisis sistem komunikasi yang paling sederhana sifatnya sebagai berikut ( Arni:2009) :

1) Komunikasi Ke bawah ( Downwards Communication )

Bentuk komunikasi ke bawah adalah komunikasi yang berbentuk instruksi atau informasi. Instruksi disampaiakan dalam bentuk perintah, dapat pula beragam saran atau usul dengan ungkapan yang halus. Dibanding dengan

perintah, arus informasi lebih umum sifatnya. Banyak jenis informasi yang diteruskan bermanfaat dan memadai, sekalipun ada yang tidak begitu mutlak atau malah merupakan pemborosan waktu.

2) Komunikasi Keatas

Komunikasi keatas adalah arus komunikasi dari bawah keatas (pimpinan) lebih menekankan segin pertanggungjawaban antara bawahan kepada pimpinan. Bentuknya adalah surat pertanggungjawaban, saran, pengaduan dan permintaan untuk diberikan keputusan.

Komunikasi keatas paling sering berbentuk konsultasi antara pegawai dengan pimpinan, dengan member kesempatan kepada pihak pegawai mengajukan pendapat serta membahas masalah dengan pihak manajemen. 3) Komunikasi Horizontal atau diagonal

Koordinasi melalui interaksi lateral sebenarnya merupakan satu alur komunikasi atau informasi yang sifatnya horizontal atau diagonal antar departemen/unit-unit dalam organisasi.

Suatu organisasi yang baik, dalam menyampaikan suatu warta akan mempergunakan segala macam saluran yang mungkin terutama saluran perintah dan tanggung jawab yang resmi. Disamping tidak mengabaikan saluran hubungan informasi di antara para anggotanya juga mempertimbangkan cara dan alat umtuk mengadakan hubungan. Dengan demikian warta yang dikehendaki dapat mencapai tujuannya dengan effektif.

Dalam upaya menciptakan dan memelihara sistem komunikasi, seorang manajer diwajibkan untuk memahami azas-azas komunikasi dan menerapkannya dalam pelaksanaan tugasnya. Agar komunikasi dapat berlangsung secara mudah, cepat,

33

dan tepat maka di dalam berkomunikasi harus memperhatikan asas-asas atau prinsip-prinsip sebagai berikut (book-me-tiboux.blogspot.com):

a. Kemudahan dalam pengiriman informasi

Komunikasi harus dapat dilakukan dengan mudah, dan kemudahan dalam pengiriman berita atau informasi sangat ditentukan dan dipengaruhi oleh situasi, jarak, waktu dan kepentingan komunikasi.

b. Informasi mudah di mengerti

Informasi harus mudah dan cepat dimengerti oleh pihak komunikan. Prinsip ini sangat penting agar tanggapan atau respon komunikan dapat segera diketahui oleh komunikator.

c. Kesamaan pengertian

Informasi atau berita yang dikirim atau diterima harus memiliki kesamaan makna dan pengertian bagi pihak-pihak yang terlibat dalam komunikas

d. Penggunaan alat komunikasi yang sederhana

Di dalam komunikasi diperlukan penggunaan sarana atu media komunikasi yang sederhana.

Efektivitas suatu organisasi sangat tergantung kepada bermanfaat tidaknya data yang dikomunikasikan. Kegagalan komunikasi akan terjadi jika anggota organisasi menyampaikan segala hal yang tidak sesuai dengan data yang sebenarnya.

Komunikasi secara tertulis yang digunakan pada suatu lembaga terdiri dari :

Komunikasi Internal

Komunikasi internal (Efendy:2007) biasanya juga diterapkan oleh sebagian besar kegiatan kantor dalam suatu lembaga pemerintahan yang meliputi hubungan-hubungan didalam lingkungan sendiri maupun dengan pihak luar, Komunikasi internal yang terjadi misalnya :

a. komunikasi antara pimpinan dengan pegawai.

b. komunikasi antar pimpinan yang satu dengan bagian lainnya. c. komunikasi antara para pegawai.

Komunikasi External

Komunikasi External (Efendy:2007) bertujuan menjalin hubungan yang baik antara pihak satu dengan pihak luar. Komunikassi ini dapat diwujudkan dengan telepon, berbicara langsung atau dengan pengiriman surat. Komunikasi external yaitu komunikasi yang terjadi dengan pihak luar. Jika hubungan-hubungan ke luar itu dapat dilaksanakan sebaik-baiknya, pastilah lembaga pemerintah yang bersangkutan mendapat pandangan yang positif.

Komunikasi external harus dilaksanakan dengan baik agar tercipta hubungan yang harmonis. Hal ini merupakan salah satu cara yang dapat memajukan lembaga pemerintahan tersebut, sebab tidak ada satu lembagapun yang tidak membutuhkan pihak external.

35

E. Hubungan Komunikasi dengan Aktivitas Kerja Pegawai

Komunikasi yang efektif mengandung arti pengiriman dan penerimaan informs yang paling cermat, pengertian pesan yang mendalam oleh kedua pihak dan pengambilan tindakan yang tepat terhadap pertukaran informassi. Seorang pimpinan harus selalu mempertimbangkan biaya dan akibat agar tercapainya suatu tujuan yang efektif dan efesien dalam pemilihan dan penggunaan saluran organisasi dimana ini juga merupakan usahanya untuk mengembangkan dan memperbaiki komunikasi formal dalam organisasi. Dengan mengetahui peranannya dan saluran-saluran yang dilaluinya dapat memberikan perubahan-perubahan dalam organisasi, sehingga rintangan-rintangan dalam komunikasi dapat dikurangi.

Untuk dapat mencapai komunikasi yang efektif, seorang pengirim informasi hendaknya memberikan pesan secara ringkas dan jelas serta menggunakan bahasa yang sesuai dengan pengetahuan dan kemampuan intelektual dari penerima pesan dengan menggunakan media yang tepat. Media yang paling tepat sebenarnya tergantung pada apa yang dikomunikasikan dan kemana komunikasi tersebut akan disampaikan.

American Management Assiciation ( AMA ) yang dikutip oleh Handoko (1995) dalam bukunya “ Mnajement” telah menyusun sejumlah prinsip komunikasi yang disebut dengan “The Commandement Of good Communication”(sepuluh pedoman komunikasi yang baik ), yaitu :

1. cari kejelasan gagasan-gagasan terlebih dahulu sebelum dikomunikasikan.

3. pertimbangkan keadaan fisik dan manusia keseluruhan kapan saja komunikasi akan dilakukan.

4. konsultasikan dengan pihak-pihak lain bila perlu dalam perencanaan komunikasi.

5. perhatikan tekanan nada dan ekspresi lainnya sesuai dasar berita selama dikomunikasikan.

6. ambil kesempatan bila timbul untuk mendapatkan segala sesuatu atau umpan balik.

7. ikuti lebih lanjut komunikasi yang telah dilakukan. 8. perhatikan konsistensi komunikasi.

9. tindakan atau perbuatan harus mendorong komunikasi.

10. jadilah pendengar yang baik, berkomunikasi tidak hanya untuk dimengerti.

Prinsip-prinsip komunikasi AMA ini memberikan pedoman kepada para pimpinan untuk meningkatkan komunitas komunikasi. Jadi apabila para pimpinan mampu melaksanakan pimpinan yang baik maka akan dapat mengambil manfaat atau keuntungan-keuntungan seperti kelancaran tugas-tugas dapat terjamin, biaya-biaya dapat lebih ditekan dari dapat meningkatkan partisipasi serta pengawasan dapat dilakukan dengan baik.

Dari uraian diatas dapat dikatakan setiap organisasi yang efektif agar seluruh kegiatan dapat diintegrasikan kearah pencapaian sasaran yang telah ditetapkan. Dengan kata lain organisasi tidak dapat berfungsi jika komunikasi yang berlangsung dalam komunikasi tersebut tidak efektif, padahal kebanyakan organisasi berhasil dimulai dengan komunikasi yang efektif.

37

Meningkatkan aktifitas manusia dalam organisasi tidak hanya menyangkut penjadwalan pekerjaan dan keterangan yang diperlukan untuk itu, akan tetapi juga menyangkut kondisi, iklim, dan suasana kerja.

Salah satu cara dalam meningkatkan aktivitas yaitu dengan cara memperbaiki komunikasi dengan membuatnya lebih efektif secara terus-menerus. Jadi, jelaslah bahwa setiap organisasi memerlukan komunikasi yang efektif agar seluruh kegiatan dapat diintegrasikan kearah pencapaian atau sasaran yang telah ditetapkan. Dengan kata lain, organisasi tidak dapat berfungsi jika komunikasi yang berlangsung dalam organisasi tersebut tidak efektif.

F. Analisis dan Evaluasi

Setelah penulis menguraikan semua tentang komunikasi seperti yang telah tertera diatas, maka selanjutnya adalah menganalisis dan mengevaluasi komunikasi yang terdapat pada Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Walikota Medan Secara keseluruhan. Komunikasi yang ditetapkan pada Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Walikota Medan adalah komunikasi dua arah. Komunikasi yang terjadi adalah komuniksi vertical, horizontal, dan diagonal.

Komunikasi vertical (Efendy:2007) meliputi komuniksi keatas dan ke bawah. Komunikasi vertical yang terjadi di Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Walikota Medan seperti komunikasi antara kepala ( pimpinan ) dengan Sekretaris, Kepala bidang bagian, Sub Bagian Umum, Sub Bagian Keuangan, Sub Bagian Program, Staff dan Pegawai. Sedangkan komunikasi keatas berarti sebaliknya. Komunikasi antara Sekretaris dengan kepala bidang bagian, sub

bagian umum, sub bagian keuangan, sub bagian program, staf dan pegawai.Sedangkan komunikasi keatas berarti sebaliknya.

Komunikasi horizontal yang terjadi di Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Walikota Medan seperti komuniksi antar sesama Kepala Bagian. Komunikasi anatar sesame Sub bagian, komunikasi antara sesame staf dan komunikasi sesame pegawai.

Komunikasi diagonal yang terjadi di Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Walikota Medan seperti komunikasi antara Sekretaris dengan staf dan pegawai yang merupakan bawahan dari sekretaris. Begitu pula komunikasi antara staf dan pegawai dengan sekretaris.

Proses komunikasi antara kepala (pimpinan) dengan sekretaris di Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Walikota Medan berupa lisan dan tulisan. Komunikasi lisan yang dilakukan kepala ( pimpinan ) dengan sekretaris misalnya langsung bertatap muka, melalui telepon, dan rapat yang disebut dengan rapat pimpinan. Komunikasi tertulis yang dilakukan kepala ( pimpinan ) dengan sekretaris misalnya berupa surat keputusan , memo, surat tugas kerja dan wewenang, surat pengumuman, surat balasan / tanggapan dan sebagainya.

Proses komunikasi secara lisan antara kepala ( pimpinan ) dengan kepala / sub bagian, staf dan pegawai sangat jarang terjadi. Karena semuanya telah dilimpahkan kepada sekretaris. Jadi, sekretaris yang mengkomunikasikannya kepada Kepala/Sub bagian, staf dan pegawai. Tetapi, kadang kala diadakan rapat di ruang rapat Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Walikota Medan. Misalnya, sebelum melaksanakan suatu kegiatan atau acara diadakan rapat antara seluruh Kepala/Sub, staf dan pegawai yang berkaitan untuk membahas

39

pelaksanaan kegiatan / acara yang akan dilaksanakan tersebut sebab semua aggota akan terlibat sebagai panitia dalam kegiatan tersebut. Sedangkan komuniksi secara tertulis antara kepala pimpinan dengan Kepala/Sub bagian, staf dan pegawai misalnya berupa surat keputusan, memo, surat tugas kerja dan wewenang, surat pengumuman, surat balasan / tanggapan, dan sebagainya.

Proses komunikasi antara sekretaris dengan staf dan pegawai di Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Walikota Medan juga berupa lidan dan tulisan. Komunikasi lisan yang dilakukan sekretaris dengan staf dan pegawai misalnya langsung bertatap muka, melalui telepon, dan rapat. Tetapi hal ini jarang terjadi karena komunikasi secara tertulis yang paling sering dilakukan oleh sekretaris .dalam bidang sekretariat, biasanya staf tidak langsung berhubunngan dengan sekretaris, tetapi melalui Kepala Sub bagian.

Di dalam kegiatan komunikasi, terkadang timbul kesalahpahaman. Begitu pula dengan yang terjadi pada Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Walikota Medan. Hal ini disebabkan oleh adanya faktor penghambat komunikasi antara pengirim dan penerima pesan.

Kesalahpahaman dalam komunikasi disebabkan akibat kesalahan dalam menafsirkan komunikasi yang disampaikan oleh komunikator. Sebagaimana kita ketahui bahwa apabila terjadi kesalahpahaman dalam berkomunikasi, maka dapat menghambat aktivitas kerja staf dan pegawai pada bagian sekretariat Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Walikota Medan tersebut. Oleh karena itu, hambatan-hambatan dalam berkomunikasi ini harus ditangani dengan tepat.

Ada beberapa cara yang dilakukan oleh para staf dan pegawai untuk mengatasi berbagai hambatan yang dihadapi dalam berkomunikasi di bagian

sekretariat Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Walikota Medan, seperti : membuat suatu pesan secara berhati-hati, menggunakan bahasa yang jelas, sederhana, mudah di pahami, dan tidak bertele-tele, meminimalkan ganguan dalam proses komunikasi ( suara – suara musik, keributan di dalam ruang kerja, dan lain sebagainya).

Dari hasil analisa evaluasi diatas, penulis menilai bahwa komunikasi telah diterapkan dengan baik pada bagian sekretariat Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Walikota Medan. Hal ini dapat dilihat dalam tercapainya tujuan secara efektif dan efesien. Dengan komunikasi yang baik pula, maka aktivitas kerja staf dan pegawai pada bagian sekretariat Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Walikota Medan dapat meningkat. Peningkatan aktivitas kerja staf dan pegwai ini dapat menghemat biaya, waktu, dan metode kerja ( tenaga dan pikiran ).

Penulis menilai bahwa hambatan-hambatan komunikasi yang terjadi di Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Walikota Medan khususnya pada bagian sekretariat masih dalam taraf wajar, beda pendapat itu merupakan hal yang biasa. Kesalahpahaman yang terjadidi Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Walikota Medan juga dapat diatasi dengan tepat. Selain itu, penulis juga menilai bahwa proses komunikasi yang terjadi di bagian sekretariat Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Walikota Medan juga berjalan dengan lancar. Seluruh staf dan pegawai di Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Walikota Medan juga diberikan kesempatan untuk memberikan saran maupun ide-ide mereka kepada atasan dengan komunikasi yang baik dan sopan.

41 BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan

1. Komunikasi mempunyai peranan yang sangat besar dalam meningkatkan aktivitas kerja staf dan pegawai Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Walikota Medan khususnya pada bagian Sekretariat Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Walikota Medan. Hal ini dapat dilihat dari komunikasi yang dilakukan dengan baik oleh Kepala Pimpinan, Sekretaris, Kepala / Sub Bagian, Staf dan Pegawai.

2. Sistem komunikasi yang digunakan pada Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Walikota Medan terutama pada bagian Sekretariat yaitu sistem komunikasi dua arah. Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Walikota Medan juga menggunakan sistem komunikasi tiga jalur (three way flow) yakni komunikasi vertikal, horizontal, dan diagonal.

B. Saran

1. Komunikasi yang telah terjalin dengan baik terhadap pimpinan, staf dan pegawai harus tetap dipertahankan untuk mendukung proses berjalannya kegiatan kerja yang dilakukan pada Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Walikota Medan.

2. Komunikasi yang baik dan efektif adalah komunikasi dua arah antara komunikator dan komunikan karena komunikasi dua arah bersifat timbal balik dan melibatkan dua pihak sehingga dapat memperlancar arus informasi yang di butuhkan dalam kegiatan berkomunikasi pegawai pada Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Walikota Medan.

43

DAFTAR PUSTAKA

book-me-tiboux.blogspot.com

eduedie.blogspot.com/2013/

Effendy, Onong Uchjana. 2007. Komunikasi Teori dan Praktek. Bandung PT. Remaja Rosda Karya

Laporan Mingguan Magang Bagian Kepegawaian

Muhammad, Arni. 2009. Komunikasi Organisasi. Jakarta : Bumi Aksara

Mulyana, Deddy. 2005. Ilmu Komunikasi Suatu Pengantar, Bandung : PT. Remaja Rosda Karya

Morissan, M. A. 2009. Teori Komunikasi Organisasi. Jakarta : Ghalia Indonesia

Pedoman Penulisan Tugas Akhir Fakultas Ekonomi dan Bisnis

Widjaja, A. W. 2002. Komunikasi, Jakarta : Bina Aksara

38

bagian umum, sub bagian keuangan, sub bagian program, staf dan pegawai.Sedangkan komunikasi keatas berarti sebaliknya.

Komunikasi horizontal yang terjadi di Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Walikota Medan seperti komuniksi antar sesama Kepala Bagian. Komunikasi anatar sesame Sub bagian, komunikasi antara sesame staf dan komunikasi sesame pegawai.

Komunikasi diagonal yang terjadi di Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Walikota Medan seperti komunikasi antara Sekretaris dengan staf dan pegawai yang merupakan bawahan dari sekretaris. Begitu pula komunikasi antara staf dan pegawai dengan sekretaris.

Proses komunikasi antara kepala (pimpinan) dengan sekretaris di Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Walikota Medan berupa lisan dan tulisan. Komunikasi lisan yang dilakukan kepala ( pimpinan ) dengan sekretaris misalnya langsung bertatap muka, melalui telepon, dan rapat yang disebut dengan rapat pimpinan. Komunikasi tertulis yang dilakukan kepala ( pimpinan ) dengan sekretaris misalnya berupa surat keputusan , memo, surat tugas kerja dan wewenang, surat pengumuman, surat balasan / tanggapan dan sebagainya.

Proses komunikasi secara lisan antara kepala ( pimpinan ) dengan kepala / sub bagian, staf dan pegawai sangat jarang terjadi. Karena semuanya telah dilimpahkan kepada sekretaris. Jadi, sekretaris yang mengkomunikasikannya kepada Kepala/Sub bagian, staf dan pegawai. Tetapi, kadang kala diadakan rapat di ruang rapat Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Walikota Medan. Misalnya, sebelum melaksanakan suatu kegiatan atau acara diadakan rapat antara seluruh Kepala/Sub, staf dan pegawai yang berkaitan untuk membahas

pelaksanaan kegiatan / acara yang akan dilaksanakan tersebut sebab semua aggota akan terlibat sebagai panitia dalam kegiatan tersebut. Sedangkan komuniksi secara tertulis antara kepala pimpinan dengan Kepala/Sub bagian, staf dan pegawai misalnya berupa surat keputusan, memo, surat tugas kerja dan wewenang, surat pengumuman, surat balasan / tanggapan, dan sebagainya.

Proses komunikasi antara sekretaris dengan staf dan pegawai di Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Walikota Medan juga berupa lidan dan tulisan. Komunikasi lisan yang dilakukan sekretaris dengan staf dan pegawai misalnya langsung bertatap muka, melalui telepon, dan rapat. Tetapi hal ini jarang terjadi karena komunikasi secara tertulis yang paling sering dilakukan oleh sekretaris .dalam bidang sekretariat, biasanya staf tidak langsung berhubunngan dengan sekretaris, tetapi melalui Kepala Sub bagian.

Di dalam kegiatan komunikasi, terkadang timbul kesalahpahaman. Begitu pula dengan yang terjadi pada Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Walikota Medan. Hal ini disebabkan oleh adanya faktor penghambat komunikasi antara pengirim dan penerima pesan.

Kesalahpahaman dalam komunikasi disebabkan akibat kesalahan dalam menafsirkan komunikasi yang disampaikan oleh komunikator. Sebagaimana kita ketahui bahwa apabila terjadi kesalahpahaman dalam berkomunikasi, maka dapat menghambat aktivitas kerja staf dan pegawai pada bagian sekretariat Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Walikota Medan tersebut. Oleh karena itu, hambatan-hambatan dalam berkomunikasi ini harus ditangani dengan tepat.

Ada beberapa cara yang dilakukan oleh para staf dan pegawai untuk mengatasi berbagai hambatan yang dihadapi dalam berkomunikasi di bagian

40

sekretariat Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Walikota Medan, seperti : membuat suatu pesan secara berhati-hati, menggunakan bahasa yang jelas, sederhana, mudah di pahami, dan tidak bertele-tele, meminimalkan ganguan dalam proses komunikasi ( suara – suara musik, keributan di dalam ruang kerja, dan lain sebagainya).

Dari hasil analisa evaluasi diatas, penulis menilai bahwa komunikasi telah diterapkan dengan baik pada bagian sekretariat Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Walikota Medan. Hal ini dapat dilihat dalam tercapainya tujuan secara efektif dan efesien. Dengan komunikasi yang baik pula, maka aktivitas kerja staf dan pegawai pada bagian sekretariat Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Walikota Medan dapat meningkat. Peningkatan aktivitas kerja staf dan pegwai ini dapat menghemat biaya, waktu, dan metode kerja ( tenaga dan pikiran ).

Penulis menilai bahwa hambatan-hambatan komunikasi yang terjadi di Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Walikota Medan khususnya pada bagian sekretariat masih dalam taraf wajar, beda pendapat itu merupakan hal yang biasa. Kesalahpahaman yang terjadidi Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Walikota Medan juga dapat diatasi dengan tepat. Selain itu, penulis juga menilai bahwa proses komunikasi yang terjadi di bagian sekretariat Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Walikota Medan juga berjalan dengan lancar. Seluruh staf dan pegawai di Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Walikota Medan juga diberikan kesempatan untuk memberikan saran maupun ide-ide mereka kepada atasan dengan komunikasi yang baik dan sopan.

41 BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan

1. Komunikasi mempunyai peranan yang sangat besar dalam meningkatkan aktivitas kerja staf dan pegawai Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Walikota Medan khususnya pada bagian Sekretariat Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Walikota Medan. Hal ini dapat dilihat dari komunikasi yang dilakukan dengan baik oleh Kepala Pimpinan, Sekretaris, Kepala / Sub Bagian, Staf dan Pegawai.

2. Sistem komunikasi yang digunakan pada Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Walikota Medan terutama pada bagian Sekretariat yaitu sistem komunikasi dua arah. Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Walikota Medan juga menggunakan sistem komunikasi tiga jalur (three way flow) yakni komunikasi vertikal, horizontal, dan diagonal.

42

B. Saran

1. Komunikasi yang telah terjalin dengan baik terhadap pimpinan, staf dan pegawai harus tetap dipertahankan untuk mendukung proses berjalannya kegiatan kerja yang dilakukan pada Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Walikota Medan.

2. Komunikasi yang baik dan efektif adalah komunikasi dua arah antara komunikator dan komunikan karena komunikasi dua arah bersifat timbal balik dan melibatkan dua pihak sehingga dapat memperlancar arus informasi yang di butuhkan dalam kegiatan berkomunikasi pegawai pada Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Walikota Medan.

43

DAFTAR PUSTAKA

book-me-tiboux.blogspot.com

eduedie.blogspot.com/2013/

Effendy, Onong Uchjana. 2007. Komunikasi Teori dan Praktek. Bandung PT. Remaja Rosda Karya

Laporan Mingguan Magang Bagian Kepegawaian

Muhammad, Arni. 2009. Komunikasi Organisasi. Jakarta : Bumi Aksara

Mulyana, Deddy. 2005. Ilmu Komunikasi Suatu Pengantar, Bandung : PT. Remaja Rosda Karya

Morissan, M. A. 2009. Teori Komunikasi Organisasi. Jakarta : Ghalia Indonesia

Pedoman Penulisan Tugas Akhir Fakultas Ekonomi dan Bisnis

Widjaja, A. W. 2002. Komunikasi, Jakarta : Bina Aksara