PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRA (1)
1
PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN KANTOR LURAH BANCAR
KABUPATEN PURBALINGGA BERBASIS WEB
Edi Triono1), Bangun Wijayanto2), Nofiyati2)
1
2
Mahasiswa Teknik Informatika, Fakultas Teknik, Universitas Jenderal Soedirman
Staff Pengajar pada Teknik Informatika, Fakultas Teknik, Universitas Jenderal Soedirman
ABSTRAK
Kelurahan Bancar berada di wilayah Kecamatan Purbalingga, Kabupaten Purbalingga. Dalam
menjalankan kewajiban administrasi kependudukan, Kantor Lurah Bancar mengalami kendala dalam
melakukan pengelolaan data kependudukan. Sistem Informasi Administrasi Kependudukan adalah
sistem informasi yang memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi untuk memfasilitasi
pengelolaan informasi administrasi kependudukan di tingkat Penyelenggara dan Instansi Pelaksana
sebagai satu kesatuan. Dengan menggunakan metode pengembangan software waterfall, sistem ini
dikembangkan untuk dapat membantu berbagai pihak dalam menyelesaikan persoalan administrasi
kependudukan. Dari hasil pengembangan sistem ini, perangkat desa, warga, pegawai kecamatan,
bahkan Ketua RT dan Ketua RW dapat terlibat di dalamnya. Fungsi utama dari sistem ini adalah
pengelolaan data kependudukan serta membuat surat pengantar / surat keterangan. Kedua fungsi
utama sistem inilah solusi dari kendala yang selama ini dialami dalam administrasi kependudukan.
Kata Kunci : Data Kependudukan, Metode Waterfall, Sistem Informasi Administrasi
Kependudukan, Surat Pengantar / Keterangan.
ABSTRACT
Bancar Village is located in Purbalingga District, Purbalingga Regency. In the line of its duty, this
office faced some obstacles for managing data of its citizen. The Population Administration
Information System (SIAK) is an information system that exploit information technology and
communication for facilitating the population administration management on executor and
implementer's institution as an unity. With the flow of using the waterfall method for developing
software, this system was developed for helping any side on the population administration problems
solution. The result of develop this system is village officer, citizen, district officer, even chief of
neighborhood association and chief of neighborhood unity on association can mixed up with them.
The main function of this system is to manage the data of citizen and to make the introduction and
statement's letter. Both of those main functions are the solution for the obstacles that has been faced
in the population administration.
Keywords : The data of population, Waterfall method, The Population Administration Information
System, The introduction and statement’s letter.
1. Pendahuluan
1.1 Latar Belakang
Kelurahan Bancar merupakan salah satu
instansi pemerintahan di wilayah Kecamatan
Purbalingga Kabupaten Purbalingga Provinsi
Jawa Tengah yang saat ini sudah merasakan
manfaat dari perkembangan teknologi yaitu
dengan
menggunakan sebuah sistem
informasi yang digunakan untuk melakukan
pelayanan masyarakat. Nama sistemnya
adalah Sistem Informasi Manajemen
Pelayanan Masyarakat (SIMYANMAS)
berbasis desktop, dalam penerapannya sistem
harus dipasang / install pada setiap komputer
yang akan digunakan. Sistem tersebut
diterapkan di Kantor Lurah Bancar sejak
2
tahun 2009. Fungsi utama dari sistem tersebut
adalah untuk mengelola surat keterangan
maupun surat pengantar bagi warganya.
Pegawai kelurahan cukup terbantu dengan
adanya sistem tersebut karena surat
merupakan komponen pendukung dalam
administrasi kependudukan. Namun dalam
penggunaannya, sistem tersebut memiliki
beberapa kendala diantaranya banyak
ditemukan kegagalan fungsi, data penduduk
tidak dapat diperbaharui (tidak dapat
mengelola data penduduk) padahal data
penduduk sangat dibutuhkan guna menunjang
fungsionalitas sistem ini. Hal yang sama
dialami oleh Kantor Lurah Penambongan,
bahkan saat ini SIMYANMAS sudah tidak
dapat digunakan dan beralih menggunakan
Microsoft Office.
Administrasi kependudukan tidak hanya
berkutat pada masalah persuratan / pelayanan
masyarakat, masalah yang paling penting
adalah
tentang
pengelolaan
data
kependudukan.
Kantor
Lurah Bancar
mengalami kesulitan dalam melakukan
pengelolaan data kependudukan. Selama ini
Kantor Lurah Bancar mendapatkan data
penduduk dari Dinas Kependudukan dan
Catatan Sipil Kabupaten Purbalingga.
Sedangkan
untuk
menyimpan
data
kependudukan lainnya seperti data kelahiran,
kematian, pindah penduduk, pernikahan,
maupun data warga baru dicatat dalam buku
register.
Dari masalah tersebut muncul ide untuk
mengembangkan sebuah sistem informasi
berbasis web dengan menggunakan bahasa
pemrograman PHP yang dapat digunakan
untuk keperluan administrasi kependudukan.
Atas dasar itulah, maka penulis mengangkat
sebuah judul “Pengembangan Sistem
Informasi Administrasi Kependudukan Kantor
Lurah Bancar Kabupaten Purbalingga
Berbasis Web”.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah
dijelaskan sebelumnya dapat dibuat rumusan
masalahnya adalah :
1. Bagaimana
mengembangkan Sistem
Informasi Administrasi Kependudukan
Kantor
Lurah
Bancar
Kabupaten
Purbalingga berbasis Web ?
2. Bagaimana mengelola data kependudukan
dengan efektif ?
3. Bagaimana memberikan pelayanan kepada
masyarakat dengan lebih efisien ?
4. Bagaimana membuat laporan data
kependudukan secara up-to-date ?
2. Tinjauan Pustaka
2.1 Sistem Informasi
Menurut Robert A. Leitch / K. Roscoe
dalam Jogiyanto (2008 : 11) mendefinisikan
Sistem informasi sebagai berikut :
“Sistem informasi adalah suatu sistem
di
dalam
suatu
organisasi
yang
mempertemukan
kebutuhan
pengolahan
transaksi harian, mendukung operasi,
bersifat manajerial dan kegiatan strategi
dari suatu organisasi dan menyediakan bagi
pihak luar tertentu dengan laporan-laporan
yang diperlukan”.
2.2 Konsep Administrasi
Pengertian Administrasi Menurut
Drs. Ulbert Silalahi dalam bukunya yang
berjudul Studi Tentang Ilmu Administrasi,
adalah :
“penyusunan dan pencatatan data
dan informasi secara sistematis dengan
maksud menyediakan keterangan serta
mempermudahkan
memperolehnya
kembali secara keseluruhan dan dalam
hubungannya satu sama lain.”
2.3 Konsep Kependudukan
Kependudukan adalah hal yang
berkaitan dengan jumlah, pertumbuhan,
persebaran,
mobilitas,
penyebaran,
kualitas, kondisi kesejahteraan, yang
menyangkut politik, ekonomi, sosial
budaya, agama, serta lingkungan (UU No.
23 Th 2006).
2.4 Sistem Informasi Administrasi
Kependudukan
Definisi Sistem Informasi Administrasi
Kependudukan berdasarkan Undang –
Undang Nomor 23 Tahun 2006 tentang Sistem
Informasi
Administrasi
Kependudukan
(SIAK) adalah sistem informasi yang
3
memanfaatkan teknologi informasi dan
komunikasi untuk memfasilitasi pengelolaan
informasi administrasi kependudukan di
tingkat Penyelenggara dan Instansi Pelaksana
sebagai satu kesatuan.
3. Hasil dan Pembahasan
3.1 Analisis dan Definisi Persyaratan
Pada tahap ini penulis menggali
informasi dari calon pengguna mengenai
kebutuhan sistem informasi administrasi
kependudukan, mulai dari entitas sistem, data
kependudukan, file surat serta persyaratannya,
serta kemampuan sistem yang dibutuhkan
oleh user . Cara memperoleh data dan
informasi yang dibutuhkan adalah dengan
metode studi kasus dan wawancara. Tahapan
ini akan menghasilkan dokumen user
requirment. Dokumen yang akan menjadi
acuan sistem analis untuk menterjemahkan ke
dalam bahasa pemrograman.
a. Studi Kasus
Studi kasus yang dilakukan pada Kantor
Lurah Bancar untuk mengetahui bagaimana
sistem sejenis administrasi kependudukan
yang
diterapkan
sebelumnya.
Hasil
pengamatan dan evaluasi terhadap sistem
yang sebelumnya
digunakan sebagai
kebutuhan sistem yang akan dibangun.
b. Wawancara
Wawncara pada tahapan analisis dan
definisi persyaratan dilakukan kepada pihak
terkait yaitu Lurah Bancar dan jajarannya.
Wawancara dilakukan untuk memperoleh
informasi
berupa
gambaran
sistem
sebelumnya, data dan informasi yang
dibutuhkan pada sistem, kebutuhan pengguna
terhadap sistem, serta kebutuhan sistem itu
sendiri.
Hasil dari studi kasus dan wawancara
tersebut dianalisis dan dijadikan acuan dalam
kegiatan perancangan sistem dan perancangan
perangkat lunak. Hasil studi kasus dan
wawancara dirangkum menjadi pembahasan
analisis pengguna dan analisis sistem.
3.2 Perancangan Sistem dan Perangkat
Lunak
Tahap perancangan sistem mengacu pada
hasil analisis yang telah dilakukan dan
dijelaskan pada analisis dan definisi
persyaratan.
Perancangan
sistem
menggunakan konsep object oriented
programming dengan bahasa Unified
Modeling Language (UML). Perancangan
dengan
menggunakan
UML
akan
menghasilkan tiga diagram, yaitu usecase
diagram, sequence diagram, dan class
diagram.
Use Case Diagram
Use Case Diagram menggambarkan
fungsionalitas
dari
sistem
serta
merepresentasikan interaksi antara aktor atau
pengguna dengan sistem. Use Case Diagram
Sistem
Informasi
Administrasi
Kependudukan digambarkan pada Gambar 1.
Gambar 1. Use Case Diagram SIAK
Berdasarkan Gambar 1 dapat digambarkan
bahwa sistem informasi ini memiliki tujuh
aktor yang berinteraksi dengan sistem, yaitu
Admin, Kesra, Kecamatan, Lurah, Warga,
Ketua RT, Ketua RW. Ketujuh aktor tersebut
berinteraksi dengan sebelas case dengan hak
akses masing – masing pada case tersebut.
1. Case Login
Case Login merupakan fungsi untuk
menentukan dan memberikan akses kepada
setiap pengguna yang akan masuk ke dalam
sistem. Terdapat tujuh level pengguna yang
berbeda dengan hak akses yang berbeda pula.
2. Case Mengelola Data Penerima Bantuan
Case mengelola Data Penerima Bantuan
meliputi menambah, melihat, mengubah,
menghapus, serta mencetak data penerima
bantuan. Case ini dapat diakses oleh kesra,
Lurah, Ketua RT, Ketua RW. Tujuan dari case
ini adalah untuk mengelola data penerima
bantuan. Ketua RT dan Ketua RW hanya
dapat melihat informasi data penerima
bantuan tetapi hanya untuk lingkup RT atau
RW masing - masing. Kesra dan Lurah dapat
4
mengelola data penerima bantuan secara
penuh.
3. Case Mengelola Akun SIAK
Case mengelola akun SIAK merupakan
fungsi untuk mengelola pengguna sistem
sebagai cara untuk memperbaharui data akun.
Aktor admin dan Lurah dapat mengelola
semua akun yang terdaftar pada sistem, fungsi
yang terdapat pada case ini meliputi tambah,
tampil, ubah, aktivasi, serta hapus akun
sistem. Sedangkan untuk aktor selain admin
dan Lurah fungsi mengelola akun ini
digunakan untuk mengubah profil akun
pribadi miliknya.
4. Case Mengelola Data Penduduk
Case mengelola Data Penduduk meliputi
fungsi untuk menambah, melihat, mengubah,
menghapus, mencetak data penduduk. Case
ini dapat diakses oleh admin, kecamatan,
lurah, ketua RT, ketua RW, warga. Tujuan
dari case ini adalah untuk mengelola data
penduduk. Admin dan Lurah dapat mengakses
seluruh fungsi kelola data penduduk kecuali
fungsi verifikasi data penduduk. Aktor
kecamatan dapat mengakses fungsi lihat dan
ubah(verifikasi) data penduduk. Ketua RT dan
Ketua RW dapat melihat informasi penduduk
di wilayahnya saja. Sedangkan aktor warga
hanya dapat melihat informasi anggota
keluarganya saja.
5. Case Mengelola Data Kematian
Case mengelola Data Kematian meliputi
menambah, melihat, mengubah, menghapus,
serta mencetak laporan data kematian. Case
ini dapat diakses oleh admin, Lurah,
Kecamatan, Ketua RT, Ketua RW, Warga.
Tujuan dari case ini adalah untuk mengelola
data kematian. Ketua RT dan Ketua RW
hanya dapat melihat informasi data kematian
tetapi hanya untuk lingkup RT atau RW
masing - masing. Admin dan Lurah dapat
mengelola data kematian secara penuh. Warga
juga dapat melihat data kematian dalam
keluarganya. Sedangkan untuk Kecamatan
hanya dapat melihat informasi data kematian
saja.
6. Case Mengelola Data Kelahiran
Case mengelola Data Kelahiran meliputi
menambah, melihat, mengubah, menghapus,
serta mencetak laporan data kelahiran. Case
ini dapat diakses oleh admin, Lurah,
Kecamatan, Ketua RT, Ketua RW. Tujuan
dari case ini adalah untuk mengelola data
kelahiran. Ketua RT dan Ketua RW hanya
dapat melihat informasi data kelahiran tetapi
hanya untuk lingkup RT atau RW masing masing. Admin dan Lurah dapat mengelola
data kelahiran secara penuh. Sedangkan untuk
Kecamatan hanya dapat melihat informasi
data kelahiran saja.
7. Case Mengelola Data Pernikahan
Case mengelola Data Pernikahan
meliputi menambah, melihat, mengubah,
menghapus, serta mencetak laporan data
pernikahan. Case ini dapat diakses oleh
admin, Lurah, Kecamatan, Ketua RT, Ketua
RW. Tujuan dari case ini adalah untuk
mengelola data pernikahan. Ketua RT dan
Ketua RW juga hanya dapat melihat informasi
data pernikahan tetapi hanya untuk lingkup
RT atau RW masing - masing. Admin dan
Lurah dapat mengelola data pernikahan secara
penuh. Sedangkan untuk Kecamatan hanya
dapat melihat informasi data pernikahan saja.
8. Case Mengelola Data Pindah Penduduk
Case mengelola Data Pindah Penduduk
meliputi menambah, melihat, mengubah,
menghapus, serta mencetak laporan data
pindah penduduk. Case ini dapat diakses oleh
admin, Lurah, Kecamatan, Ketua RT, Ketua
RW. Tujuan dari case ini adalah untuk
mengelola data pindah penduduk. Ketua RT
dan Ketua RW hanya dapat melihat informasi
data pindah penduduk tetapi hanya untuk
lingkup RT atau RW masing - masing. Admin
dan Lurah dapat mengelola data pindah
penduduk secara penuh. Sedangkan untuk
Kecamatan hanya dapat melihat informasi
data pindah saja.
9. Case Mengelola Data Warga Baru
Case mengelola Data Warga Baru
meliputi menambah, melihat, mengubah,
menghapus, serta mencetak laporan data
warga baru. Case ini dapat diakses oleh
admin, Lurah, Kecamatan, Ketua RT, Ketua
RW. Tujuan dari case ini adalah untuk
mengelola data warga baru. Ketua RT dan
Ketua RW hanya dapat melihat informasi data
warga baru tetapi hanya untuk lingkup RT
atau RW masing - masing. Admin dan Lurah
5
dapat mengelola data warga baru secara
penuh. Sedangkan untuk Kecamatan hanya
dapat melihat informasi data warga baru saja.
10. Case Mengelola Data Master
Case mengelola Data Master meliputi
menambah, import ,melihat, mengubah, serta
menghapus data master. Data master meliputi
data agama, data status hubungan keluarga,
data pendidikan, data status, data pekerjaan,
data RT / RW, data pegawai kelurahan, data
jenis bantuan, data keluarga, serta data jenis
surat. Import data hanya ada untuk data
keluarga. Case ini dapat diakses oleh admin,
lurah dan kesra. Tujuan dari case ini adalah
untuk mengelola data master. Kesra hanya
dapat mengelola data jenis bantuan, admin
dapat mengelola semua data master kecuali
data jenis bantuan. Sedangkan Lurah dapat
mengelola semua data master.
11. Case Mengelola Surat Keterangan / Surat
Pengantar
Case Mengelola surat keterangan / surat
pengantar dapat diakses oleh aktor admin,
Lurah, Ketua RT, Ketua RW dan warga.
Fungsi dari case ini adalah untuk mengelola
surat keterangan atau surat pengantar yang
meliputi membuat, mengubah, menghapus,
mencetak surat, menyetujui permohonan
pengajuan surat, serta mencetak laporan
permohonan surat. Admin dan Lurah dapat
langsung membuat dan mencetak surat untuk
selanjutnya
disahkan
dengan
cara
ditandatangani oleh Lurah atau yang
mewakili. Ketua RT dan Ketua RW dapat
membuat, menyetujui, serta mencetak surat
dengan syarat surat sudah disetujui oleh Ketua
RT dan Ketua RW. Sedangkan aktor warga
ketika akan membuat surat tidak dapat
langsung mencetak surat sebelum disetujui
oleh aktor Ketua RT dan Ketua RW atau
disetujui oleh admin. Fitur cetak laporan
permohonan surat hanya tersedia untuk
pengguna Lurah.
Conceptual Data Model (CDM)
Conceptual Data Model (CDM) adalah
model yang dibuat berdasarkan anggapan
bahwa dunia nyata terdiri dari koleksi objekobjek dasar yang dinamakan entitas (entity)
serta hubungan (relationship) antara entitas-
entitas itu. Conceptual Data Model sistem
informasi akademik dapat dilihat pada
Gambar 2.
Gambar 2. Conceptual Data Model (CDM)
Physical Data Model (PDM)
Physical Data Model (PDM) merupakan
model yang menggunakan sejumlah tabel
untuk menggambarkan data serta hubungan
antara data tersebut. Physical Data Model
sistem informasi akademik dapat dilihat pada
Gambar 3.
6
Gambar 4. Class Diagram
Sequence Diagram
Sequence diagram menggambarkan
skenario atau rangkaian langkah-langkah
setiap case yang ada pada use case diagram.
Sequence diagram terdiri atas dimensi
vertikal yang menggambarkan waktu dan
dimensi horizontal yang menggambarkan
objek yang terkait dalam case tersebut.
Gambar 3. Physical Data Model (PDM)
Class Diagram
Class diagram adalah diagram yang
menggambarkan hubungan satu class dengan
class yang lainnya serta menggambarkan
struktur dan deskripsi class. Class diagram
diperoleh dari penggambaran sequence
diagram. Class diagram Sistem Informasi
Administrasi Kependudukan digambarkan
pada Gambar 4.
Sequence Diagram Login
Login adalah proses yang dapat
dilakukan oleh semua aktor, yaitu Admin,
Lurah, Kesra, Kecamatan, Warga, Ketua RT,
Ketua RW. Proses ini dilakukan untuk
menentukan hak akses sistem yang diberikan
pada masing-masing aktor. Proses login dapat
direpresentasikan pada Gambar 5.
Gamabar 5. Sequence Diagram Login
Sequence Diagram Mendaftar Akun
(Warga)
Warga memiliki hak akses untuk dapat
mengakses sistem, tetapi untuk dapat
7
mengakses sistem dibutuhkan sebuah akun.
Berikut ini gambaran dari proses pembuatan
akun warga dapat dilihat pada Gambar 6.
Gambar 6. Sequence Diagram Mendaftar Akun (Warga)
Sequence Diagram Mengelola Data
Penduduk
Halaman Mengelola Data Penduduk
dapat diakses oleh semua aktor kecuali kesra.
Terdapat beberapa proses yang ada dalam
case mengelola Data Penduduk.
a. Tambah Data Penduduk
Didalam case mengelola Data Penduduk
terdapat proses tambah data penduduk yang
dapat dilakukan oleh aktor admin, lurah, dan
kecamatan. Dapat direpresentasikan pada
Gambar 7.
c.
Tampil Data Penduduk
Case tampil data penduduk terhubung
dengan beberapa aktor yaitu admin, lurah,
kecamatan, ketua rw, ketua rt, dan juga warga.
Data yang ditampilkan terdapat perbedaan
pada beberapa aktor. Aktor admin, lurah dan
kecamatan dapat melihat semua data
penduduk Kelurahan Bancar. Aktor ketua RW
dan ketua RT hanya dapat melihat data
penduduk di wilayahnya saja. Sedangkan
untuk aktor warga, data penduduk yang
ditampilkan
adalah
data
penduduk
keluarganya saja. Dapat direpresentasikan
pada Gambar 9.
Gambar 9. Sequence Diagram Tampil Data Penduduk
d.
Gambar 7. Sequence Diagram Tambah Data Penduduk
Ubah, Hapus, Cetak Data Penduduk
Selain proses tambah dan tampil data
penduduk, case mengelola data penduduk
juga terdapat fungsi ubah, hapus, dan cetak
data penduduk. Dapat direpresentasikan pada
Gambar 10.
b. Import Data Penduduk
Case import data penduduk merupakan
salah satu case sebagai alternatif tambah data
penduduk. Case ini dapat dilakukan oleh
admin dan lurah. Dapat direpresentasikan
pada Gambar 8.
Gambar 10. Ubah, Hapus, Cetak Data Penduduk
Gambar 8. Sequence Diagram Import Data Penduduk
8
Sequence Diagram Mengelola Surat
Pengantar / Keterangan
Case
membuat surat keterangan
terhubung dengan aktor admin, lurah, ketua rt,
ketua rw, warga. Mengelola surat pengantar /
keterangan terdiri dari proses membuat surat,
acc surat, cetak surat, serta cetak laporan
permohonan surat. Dapat direpresentasikan
pada Gambar 11.
Gambar 13. Tampilan Beranda Sistem
Halaman beranda ini terdapat
beberapa bagian tampilan, bagian pojok kanan
atas terdapat menu “Masuk ke Sistem”. Menu
tersebut akan mengakses halaman formlogin.
Pada sisi tengah halaman terdapat tampilan
informasi jumlah keluarga, penduduk, serta
jumlah akun. Sedangkan dibawah tampilan
informasi jumlah terdapat grafik berdasarkan
beberapa data seperti yang tampak pada
Gambar 11. Mengelola Surat Pengantar / Keterangan
Selain proses tambah, acc, dan cetak
surat, case mengelola data surat pengantar /
keterangan juga terdapat fungsi cetak laporan,
ubah dan hapus isian / data surat. Dapat
direpresentasikan pada Gambar 12.
Gambar 13. Grafik tersebut ditampilkan
menggunakan plugin highcharts.
Tampilan Formlogin
Tampilan formlogin dapat diakses
ketika pengguna memilih menu “Masuk ke
sistem”(lihat Gambar 13) yang berada di sisi
pojok kanan atas tampilan Beranda sistem.
Halaman formlogin dapat dilihat pada Gambar
14.
Gambar 12. Cetak Laporan, Ubah, Hapus Surat
Gambar 14. Tampilan Formlogin
3.3 Implementasi dan Pengujuian Unit
Tampilan Beranda Sistem (Tanpa login)
Tampilan beranda sistem dapat diakses
tanpa melakukan login. Tampilan ini
merupakan tampilan awal ketika pengguna
mengakses sistem. Halaman ini dapat dilihat
pada Gambar 13.
Tampilan Beranda Sistem
Terdapat tiga menu utama pada beranda
sistem hak akses sebagai admin yaitu menu
Data Kependudukan, menu Surat Pengantar /
Keterangan, menu Data Master. Halaman
Beranda admin dapat dilihat pada Gambar 15.
9
tersebut berfungsi untuk memverifikasi data
penduduk hasil registrasi warga baru pada
sistem. Data yang ditampilkan pada halaman
ini adalah data penduduk dengan status warga
baru.
Gambar 15. Tampilan Halaman Beranda
Pada sisi pojok kanan atas juga terdapat
fitur untuk mengubah profil. Hasil
implementasi tampilan ubah profil dapat
dilihat pada Gambar 16.
Gambar 18. Data Penduduk (Verifikasi)
Gambar 16. Tampilan Ubah Profil
Data Penduduk
Halaman data penduduk dibagi menjadi
tiga bagian yaitu data penduduk dengan status
teregistrasi yang kemudian ditampilkan pada
bagian Registrasi Penduduk, data penduduk
dengan status warga baru yang kemudian
ditampilkan dalam bagian Verifikasi Data
Penduduk, dan bagian yang ketiga adalah
bagian yang menampilkan data penduduk
dengan status tetap yang kemudian
ditampilkan dalam bagian Data Penduduk.
Gambar 17 merupakan bagian tampilan
Registrasi Penduduk. Pada bagian ini terdapat
menu Registrasi Warga Baru. Menu tersebut
berfungsi untuk menambahkan data warga
baru pada sistem.
Gambar 19. Tampilan Data Penduduk
Gambar 19 merupakan bagian tampilan
Data Penduduk. Terdapat beberapa menu
yang ada pada bagian ini yaitu menu Detail,
Ubah, Hapus, Lainnya(Pindah, Meninggal).
Gambar 20 merupakan implementasi form
yang digunakan untuk menu Tambah Data
Penduduk, menu Ubah, serta menu Verifikasi
bagian sebelumnya.
Gambar 20. Tampilan Form Data Penduduk
Gambar 21 merupakan tampilan untuk
melihat detail penduduk.
Gambar 17. Data Penduduk (Registrasi Warga Baru)
Gambar 18 merupakan bagian tampilan
Verifikasi Data Penduduk. Hanya pengguna
dengan hak akses sebagai kecamatan yang
dapat menggunakan menu Verifikasi. Menu
10
Gambar 21. Tampilan Detail Data Penduduk
Gambar 24. Contoh Surat
Menu Surat Pengantar / Keterangan
Pengguna yang dapat mengakses
halaman ini adalah pengguna dengan hak
akses sebagai admin, lurah, ketua rt, ketua rw,
serta warga. Halaman surat pengantar /
keterangan dapat dilihat pada Gambar 22.
3.4 Tahap Integrasi dan Pengujian Sistem
Sistem yang telah dibangun melalui
tahap implementasi dan pengujian selanjutnya
dilakukan
pengujian
sistem
secara
keseluruhan mengacu pada perancangan
sistem untuk mengetahui bahwa sistem
berjalan dengan baik sesuai dengan
perancangan. Selain itu, pengujian dilakukan
untuk menemukan kesalahan atau kekurangan
pada sistem sehingga dapat dilakukan
perbaikan.
SIAK telah diuji berdasarkan kebutuhan
fungsional sistem yang telah ditentukan saat
perancangan menggunakan metode black-box
testing dengan teknik pengujian form handle
system dan fungsi dasar sistem. Pengujian ini
dilakukan oleh pengembang sistem.
Gambar 22. Menu Surat Pengantar / Keterangan
Gambar 23 merupakan form yang
digunakan untuk menambah serta mengubah
data pengajuan surat dimana daftar surat yang
tersedia pada sistem berada di menu sebelah
kiri halaman surat pengantar / keterangan.
Gambar 23. Form Surat
Gambar 24 merupakan salah satu contoh
surat pengantar / keterangan yang siap untuk
di cetak.
3.5 Operasi dan Pemeliharaan
Setelah sistem dievaluasi melalui tahap
pengujian dan hasil yang diperoleh sudah
terpenuhi maka sistem dapat dioperasikan.
Operasi adalah langkah menerapkan sistem
kepada pengguna. Sistem diunggah ke web
hosting dan pengguna dapat mengakses sistem
melalui
alamat
web
www.siakbancar.visitpekalongan.id .
Sebagai pemeliharaan sistem disediakan
user manual atau bantuan dalam penggunaan
sistem ini agar sistem dapat digunakan
sebagaimana fungsinya, serta sebagai
pedoman dalam menjalankan sistem.
4. Penutup
4.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian, maka dapat
disimpulkan sebagai berikut :
1. Telah dikembangkan sistem informasi
administrasi kependudukan berbasis
11
website
menggunakan
bahasa
pemrograman PHP di Kantor Kepala
Kelurahan Bancar berdasarkan pengujian
sistem yang tertera dalam Tabel 42 dan
Tabel 43 terhadap kebutuhan sistem yang
didapat pada tahap analisis dan definisi
persyaratan.
Kebutuhan
sistem
didapatkan dari kebutuhan pengguna
terhadap sistem yang dikembangkan.
2. Sistem
Informasi
Administrasi
Kependudukan ini dapat membantu
perangkat desa dalam mengelola data
kependudukan dan mendapatkan laporan
data kependudukan.
3. Sistem
Informasi
Administrasi
Kependudukan ini membantu perangkat
desa dalam memberikan pelayanan
kepada masyarakat sehingga masyarakat
dapat mendapatkan pelayanan dengan
lebih cepat.
4. Sitem
Informasi
Administrasi
Kependudukan ini memiliki kekurangan
dalam hal kinerja sistem, jumlah
penduduk
yang
banyak
akan
memperlambat akses terhadap sistem.
Kemanan dari sistem ini juga harus
ditingkatkan.
4.2 Saran
Berdasarkan hasil penelitian, terdapat
saran
untuk
pengembangan
sistem
administrasi kependudukan yaitu :
1. Sistem ini perlu dapat ditingkatkan
kinerjanya agar tidak terlalu berat /
memakan waktu dalam mengaksesnya.
Keamanan
sistem
juga
perlu
ditingkatkan.
2. Koordinasi antara pihak kelurahan
dengan pihak kecamatan agar data
penduduk yang ada pada sistem ini
sinkron dengan data penduduk milik
DINDUKCAPIL.
3. Data kependudukan harus selalu
diperbaharui agar fungsi pelayanan
masyarakatnya dapat berjalan dengan
baik dan lebih efisien.
Daftar Pustaka
Fathoni, Abdurrahmat. 2005. Metodologi
Penelitian & Teknik Penyusunan
Skripsi. Jakarta : Rineka Cipta.
Ibrahim, Amin. 2008. Teori dan Konsep
Pelayanan
Publik
Serta
Implementasinya . Bandung : CV.
Mandar Maju.
Jogiyanto. 2008. Analisis dan Desain Sistem
Informasi. Yogyakarta : Penerbit
Andi
Kristanto, Harianto. 1994. Konsep Dan
Perancangan Database. Edisi Kedua.
Yogyakarta : Andi Offset.
Prasetyo , Didik Dwi. 2004. Membangun
Aplikasi Web. Jakarta : Penerbit Elex
Media Komputindo.
Pressman, Roger. 2002. Rekayasa Perangkat
Lunak
Pendekatan
Praktisi.
Yogyakarta : Penerbit Andi.
Silalahi, Ulbert. 1999. Studi Tentang Ilmu
Administrasi. Bandung : Sinar Baru
Algensindo.
Sinambela, Lijan Poltak. 2008. Reformasi
Pelayanan Publik . Jakarta: Bumi
Aksara.
Sommerville,
I.
(2007).
Software
Engineering. 8th edition. New York:
AddisonWesley.
Stair, Ralph M. and George W. Reynolds.
2010. Principles of Information
Systems. Edisi ke-sembilan. Course
Technology:USA.
Undang – Undang Republik Indonesia No. 23
Tahun 2006 Tentang Administrasi
Kependudukan.
PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN KANTOR LURAH BANCAR
KABUPATEN PURBALINGGA BERBASIS WEB
Edi Triono1), Bangun Wijayanto2), Nofiyati2)
1
2
Mahasiswa Teknik Informatika, Fakultas Teknik, Universitas Jenderal Soedirman
Staff Pengajar pada Teknik Informatika, Fakultas Teknik, Universitas Jenderal Soedirman
ABSTRAK
Kelurahan Bancar berada di wilayah Kecamatan Purbalingga, Kabupaten Purbalingga. Dalam
menjalankan kewajiban administrasi kependudukan, Kantor Lurah Bancar mengalami kendala dalam
melakukan pengelolaan data kependudukan. Sistem Informasi Administrasi Kependudukan adalah
sistem informasi yang memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi untuk memfasilitasi
pengelolaan informasi administrasi kependudukan di tingkat Penyelenggara dan Instansi Pelaksana
sebagai satu kesatuan. Dengan menggunakan metode pengembangan software waterfall, sistem ini
dikembangkan untuk dapat membantu berbagai pihak dalam menyelesaikan persoalan administrasi
kependudukan. Dari hasil pengembangan sistem ini, perangkat desa, warga, pegawai kecamatan,
bahkan Ketua RT dan Ketua RW dapat terlibat di dalamnya. Fungsi utama dari sistem ini adalah
pengelolaan data kependudukan serta membuat surat pengantar / surat keterangan. Kedua fungsi
utama sistem inilah solusi dari kendala yang selama ini dialami dalam administrasi kependudukan.
Kata Kunci : Data Kependudukan, Metode Waterfall, Sistem Informasi Administrasi
Kependudukan, Surat Pengantar / Keterangan.
ABSTRACT
Bancar Village is located in Purbalingga District, Purbalingga Regency. In the line of its duty, this
office faced some obstacles for managing data of its citizen. The Population Administration
Information System (SIAK) is an information system that exploit information technology and
communication for facilitating the population administration management on executor and
implementer's institution as an unity. With the flow of using the waterfall method for developing
software, this system was developed for helping any side on the population administration problems
solution. The result of develop this system is village officer, citizen, district officer, even chief of
neighborhood association and chief of neighborhood unity on association can mixed up with them.
The main function of this system is to manage the data of citizen and to make the introduction and
statement's letter. Both of those main functions are the solution for the obstacles that has been faced
in the population administration.
Keywords : The data of population, Waterfall method, The Population Administration Information
System, The introduction and statement’s letter.
1. Pendahuluan
1.1 Latar Belakang
Kelurahan Bancar merupakan salah satu
instansi pemerintahan di wilayah Kecamatan
Purbalingga Kabupaten Purbalingga Provinsi
Jawa Tengah yang saat ini sudah merasakan
manfaat dari perkembangan teknologi yaitu
dengan
menggunakan sebuah sistem
informasi yang digunakan untuk melakukan
pelayanan masyarakat. Nama sistemnya
adalah Sistem Informasi Manajemen
Pelayanan Masyarakat (SIMYANMAS)
berbasis desktop, dalam penerapannya sistem
harus dipasang / install pada setiap komputer
yang akan digunakan. Sistem tersebut
diterapkan di Kantor Lurah Bancar sejak
2
tahun 2009. Fungsi utama dari sistem tersebut
adalah untuk mengelola surat keterangan
maupun surat pengantar bagi warganya.
Pegawai kelurahan cukup terbantu dengan
adanya sistem tersebut karena surat
merupakan komponen pendukung dalam
administrasi kependudukan. Namun dalam
penggunaannya, sistem tersebut memiliki
beberapa kendala diantaranya banyak
ditemukan kegagalan fungsi, data penduduk
tidak dapat diperbaharui (tidak dapat
mengelola data penduduk) padahal data
penduduk sangat dibutuhkan guna menunjang
fungsionalitas sistem ini. Hal yang sama
dialami oleh Kantor Lurah Penambongan,
bahkan saat ini SIMYANMAS sudah tidak
dapat digunakan dan beralih menggunakan
Microsoft Office.
Administrasi kependudukan tidak hanya
berkutat pada masalah persuratan / pelayanan
masyarakat, masalah yang paling penting
adalah
tentang
pengelolaan
data
kependudukan.
Kantor
Lurah Bancar
mengalami kesulitan dalam melakukan
pengelolaan data kependudukan. Selama ini
Kantor Lurah Bancar mendapatkan data
penduduk dari Dinas Kependudukan dan
Catatan Sipil Kabupaten Purbalingga.
Sedangkan
untuk
menyimpan
data
kependudukan lainnya seperti data kelahiran,
kematian, pindah penduduk, pernikahan,
maupun data warga baru dicatat dalam buku
register.
Dari masalah tersebut muncul ide untuk
mengembangkan sebuah sistem informasi
berbasis web dengan menggunakan bahasa
pemrograman PHP yang dapat digunakan
untuk keperluan administrasi kependudukan.
Atas dasar itulah, maka penulis mengangkat
sebuah judul “Pengembangan Sistem
Informasi Administrasi Kependudukan Kantor
Lurah Bancar Kabupaten Purbalingga
Berbasis Web”.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah
dijelaskan sebelumnya dapat dibuat rumusan
masalahnya adalah :
1. Bagaimana
mengembangkan Sistem
Informasi Administrasi Kependudukan
Kantor
Lurah
Bancar
Kabupaten
Purbalingga berbasis Web ?
2. Bagaimana mengelola data kependudukan
dengan efektif ?
3. Bagaimana memberikan pelayanan kepada
masyarakat dengan lebih efisien ?
4. Bagaimana membuat laporan data
kependudukan secara up-to-date ?
2. Tinjauan Pustaka
2.1 Sistem Informasi
Menurut Robert A. Leitch / K. Roscoe
dalam Jogiyanto (2008 : 11) mendefinisikan
Sistem informasi sebagai berikut :
“Sistem informasi adalah suatu sistem
di
dalam
suatu
organisasi
yang
mempertemukan
kebutuhan
pengolahan
transaksi harian, mendukung operasi,
bersifat manajerial dan kegiatan strategi
dari suatu organisasi dan menyediakan bagi
pihak luar tertentu dengan laporan-laporan
yang diperlukan”.
2.2 Konsep Administrasi
Pengertian Administrasi Menurut
Drs. Ulbert Silalahi dalam bukunya yang
berjudul Studi Tentang Ilmu Administrasi,
adalah :
“penyusunan dan pencatatan data
dan informasi secara sistematis dengan
maksud menyediakan keterangan serta
mempermudahkan
memperolehnya
kembali secara keseluruhan dan dalam
hubungannya satu sama lain.”
2.3 Konsep Kependudukan
Kependudukan adalah hal yang
berkaitan dengan jumlah, pertumbuhan,
persebaran,
mobilitas,
penyebaran,
kualitas, kondisi kesejahteraan, yang
menyangkut politik, ekonomi, sosial
budaya, agama, serta lingkungan (UU No.
23 Th 2006).
2.4 Sistem Informasi Administrasi
Kependudukan
Definisi Sistem Informasi Administrasi
Kependudukan berdasarkan Undang –
Undang Nomor 23 Tahun 2006 tentang Sistem
Informasi
Administrasi
Kependudukan
(SIAK) adalah sistem informasi yang
3
memanfaatkan teknologi informasi dan
komunikasi untuk memfasilitasi pengelolaan
informasi administrasi kependudukan di
tingkat Penyelenggara dan Instansi Pelaksana
sebagai satu kesatuan.
3. Hasil dan Pembahasan
3.1 Analisis dan Definisi Persyaratan
Pada tahap ini penulis menggali
informasi dari calon pengguna mengenai
kebutuhan sistem informasi administrasi
kependudukan, mulai dari entitas sistem, data
kependudukan, file surat serta persyaratannya,
serta kemampuan sistem yang dibutuhkan
oleh user . Cara memperoleh data dan
informasi yang dibutuhkan adalah dengan
metode studi kasus dan wawancara. Tahapan
ini akan menghasilkan dokumen user
requirment. Dokumen yang akan menjadi
acuan sistem analis untuk menterjemahkan ke
dalam bahasa pemrograman.
a. Studi Kasus
Studi kasus yang dilakukan pada Kantor
Lurah Bancar untuk mengetahui bagaimana
sistem sejenis administrasi kependudukan
yang
diterapkan
sebelumnya.
Hasil
pengamatan dan evaluasi terhadap sistem
yang sebelumnya
digunakan sebagai
kebutuhan sistem yang akan dibangun.
b. Wawancara
Wawncara pada tahapan analisis dan
definisi persyaratan dilakukan kepada pihak
terkait yaitu Lurah Bancar dan jajarannya.
Wawancara dilakukan untuk memperoleh
informasi
berupa
gambaran
sistem
sebelumnya, data dan informasi yang
dibutuhkan pada sistem, kebutuhan pengguna
terhadap sistem, serta kebutuhan sistem itu
sendiri.
Hasil dari studi kasus dan wawancara
tersebut dianalisis dan dijadikan acuan dalam
kegiatan perancangan sistem dan perancangan
perangkat lunak. Hasil studi kasus dan
wawancara dirangkum menjadi pembahasan
analisis pengguna dan analisis sistem.
3.2 Perancangan Sistem dan Perangkat
Lunak
Tahap perancangan sistem mengacu pada
hasil analisis yang telah dilakukan dan
dijelaskan pada analisis dan definisi
persyaratan.
Perancangan
sistem
menggunakan konsep object oriented
programming dengan bahasa Unified
Modeling Language (UML). Perancangan
dengan
menggunakan
UML
akan
menghasilkan tiga diagram, yaitu usecase
diagram, sequence diagram, dan class
diagram.
Use Case Diagram
Use Case Diagram menggambarkan
fungsionalitas
dari
sistem
serta
merepresentasikan interaksi antara aktor atau
pengguna dengan sistem. Use Case Diagram
Sistem
Informasi
Administrasi
Kependudukan digambarkan pada Gambar 1.
Gambar 1. Use Case Diagram SIAK
Berdasarkan Gambar 1 dapat digambarkan
bahwa sistem informasi ini memiliki tujuh
aktor yang berinteraksi dengan sistem, yaitu
Admin, Kesra, Kecamatan, Lurah, Warga,
Ketua RT, Ketua RW. Ketujuh aktor tersebut
berinteraksi dengan sebelas case dengan hak
akses masing – masing pada case tersebut.
1. Case Login
Case Login merupakan fungsi untuk
menentukan dan memberikan akses kepada
setiap pengguna yang akan masuk ke dalam
sistem. Terdapat tujuh level pengguna yang
berbeda dengan hak akses yang berbeda pula.
2. Case Mengelola Data Penerima Bantuan
Case mengelola Data Penerima Bantuan
meliputi menambah, melihat, mengubah,
menghapus, serta mencetak data penerima
bantuan. Case ini dapat diakses oleh kesra,
Lurah, Ketua RT, Ketua RW. Tujuan dari case
ini adalah untuk mengelola data penerima
bantuan. Ketua RT dan Ketua RW hanya
dapat melihat informasi data penerima
bantuan tetapi hanya untuk lingkup RT atau
RW masing - masing. Kesra dan Lurah dapat
4
mengelola data penerima bantuan secara
penuh.
3. Case Mengelola Akun SIAK
Case mengelola akun SIAK merupakan
fungsi untuk mengelola pengguna sistem
sebagai cara untuk memperbaharui data akun.
Aktor admin dan Lurah dapat mengelola
semua akun yang terdaftar pada sistem, fungsi
yang terdapat pada case ini meliputi tambah,
tampil, ubah, aktivasi, serta hapus akun
sistem. Sedangkan untuk aktor selain admin
dan Lurah fungsi mengelola akun ini
digunakan untuk mengubah profil akun
pribadi miliknya.
4. Case Mengelola Data Penduduk
Case mengelola Data Penduduk meliputi
fungsi untuk menambah, melihat, mengubah,
menghapus, mencetak data penduduk. Case
ini dapat diakses oleh admin, kecamatan,
lurah, ketua RT, ketua RW, warga. Tujuan
dari case ini adalah untuk mengelola data
penduduk. Admin dan Lurah dapat mengakses
seluruh fungsi kelola data penduduk kecuali
fungsi verifikasi data penduduk. Aktor
kecamatan dapat mengakses fungsi lihat dan
ubah(verifikasi) data penduduk. Ketua RT dan
Ketua RW dapat melihat informasi penduduk
di wilayahnya saja. Sedangkan aktor warga
hanya dapat melihat informasi anggota
keluarganya saja.
5. Case Mengelola Data Kematian
Case mengelola Data Kematian meliputi
menambah, melihat, mengubah, menghapus,
serta mencetak laporan data kematian. Case
ini dapat diakses oleh admin, Lurah,
Kecamatan, Ketua RT, Ketua RW, Warga.
Tujuan dari case ini adalah untuk mengelola
data kematian. Ketua RT dan Ketua RW
hanya dapat melihat informasi data kematian
tetapi hanya untuk lingkup RT atau RW
masing - masing. Admin dan Lurah dapat
mengelola data kematian secara penuh. Warga
juga dapat melihat data kematian dalam
keluarganya. Sedangkan untuk Kecamatan
hanya dapat melihat informasi data kematian
saja.
6. Case Mengelola Data Kelahiran
Case mengelola Data Kelahiran meliputi
menambah, melihat, mengubah, menghapus,
serta mencetak laporan data kelahiran. Case
ini dapat diakses oleh admin, Lurah,
Kecamatan, Ketua RT, Ketua RW. Tujuan
dari case ini adalah untuk mengelola data
kelahiran. Ketua RT dan Ketua RW hanya
dapat melihat informasi data kelahiran tetapi
hanya untuk lingkup RT atau RW masing masing. Admin dan Lurah dapat mengelola
data kelahiran secara penuh. Sedangkan untuk
Kecamatan hanya dapat melihat informasi
data kelahiran saja.
7. Case Mengelola Data Pernikahan
Case mengelola Data Pernikahan
meliputi menambah, melihat, mengubah,
menghapus, serta mencetak laporan data
pernikahan. Case ini dapat diakses oleh
admin, Lurah, Kecamatan, Ketua RT, Ketua
RW. Tujuan dari case ini adalah untuk
mengelola data pernikahan. Ketua RT dan
Ketua RW juga hanya dapat melihat informasi
data pernikahan tetapi hanya untuk lingkup
RT atau RW masing - masing. Admin dan
Lurah dapat mengelola data pernikahan secara
penuh. Sedangkan untuk Kecamatan hanya
dapat melihat informasi data pernikahan saja.
8. Case Mengelola Data Pindah Penduduk
Case mengelola Data Pindah Penduduk
meliputi menambah, melihat, mengubah,
menghapus, serta mencetak laporan data
pindah penduduk. Case ini dapat diakses oleh
admin, Lurah, Kecamatan, Ketua RT, Ketua
RW. Tujuan dari case ini adalah untuk
mengelola data pindah penduduk. Ketua RT
dan Ketua RW hanya dapat melihat informasi
data pindah penduduk tetapi hanya untuk
lingkup RT atau RW masing - masing. Admin
dan Lurah dapat mengelola data pindah
penduduk secara penuh. Sedangkan untuk
Kecamatan hanya dapat melihat informasi
data pindah saja.
9. Case Mengelola Data Warga Baru
Case mengelola Data Warga Baru
meliputi menambah, melihat, mengubah,
menghapus, serta mencetak laporan data
warga baru. Case ini dapat diakses oleh
admin, Lurah, Kecamatan, Ketua RT, Ketua
RW. Tujuan dari case ini adalah untuk
mengelola data warga baru. Ketua RT dan
Ketua RW hanya dapat melihat informasi data
warga baru tetapi hanya untuk lingkup RT
atau RW masing - masing. Admin dan Lurah
5
dapat mengelola data warga baru secara
penuh. Sedangkan untuk Kecamatan hanya
dapat melihat informasi data warga baru saja.
10. Case Mengelola Data Master
Case mengelola Data Master meliputi
menambah, import ,melihat, mengubah, serta
menghapus data master. Data master meliputi
data agama, data status hubungan keluarga,
data pendidikan, data status, data pekerjaan,
data RT / RW, data pegawai kelurahan, data
jenis bantuan, data keluarga, serta data jenis
surat. Import data hanya ada untuk data
keluarga. Case ini dapat diakses oleh admin,
lurah dan kesra. Tujuan dari case ini adalah
untuk mengelola data master. Kesra hanya
dapat mengelola data jenis bantuan, admin
dapat mengelola semua data master kecuali
data jenis bantuan. Sedangkan Lurah dapat
mengelola semua data master.
11. Case Mengelola Surat Keterangan / Surat
Pengantar
Case Mengelola surat keterangan / surat
pengantar dapat diakses oleh aktor admin,
Lurah, Ketua RT, Ketua RW dan warga.
Fungsi dari case ini adalah untuk mengelola
surat keterangan atau surat pengantar yang
meliputi membuat, mengubah, menghapus,
mencetak surat, menyetujui permohonan
pengajuan surat, serta mencetak laporan
permohonan surat. Admin dan Lurah dapat
langsung membuat dan mencetak surat untuk
selanjutnya
disahkan
dengan
cara
ditandatangani oleh Lurah atau yang
mewakili. Ketua RT dan Ketua RW dapat
membuat, menyetujui, serta mencetak surat
dengan syarat surat sudah disetujui oleh Ketua
RT dan Ketua RW. Sedangkan aktor warga
ketika akan membuat surat tidak dapat
langsung mencetak surat sebelum disetujui
oleh aktor Ketua RT dan Ketua RW atau
disetujui oleh admin. Fitur cetak laporan
permohonan surat hanya tersedia untuk
pengguna Lurah.
Conceptual Data Model (CDM)
Conceptual Data Model (CDM) adalah
model yang dibuat berdasarkan anggapan
bahwa dunia nyata terdiri dari koleksi objekobjek dasar yang dinamakan entitas (entity)
serta hubungan (relationship) antara entitas-
entitas itu. Conceptual Data Model sistem
informasi akademik dapat dilihat pada
Gambar 2.
Gambar 2. Conceptual Data Model (CDM)
Physical Data Model (PDM)
Physical Data Model (PDM) merupakan
model yang menggunakan sejumlah tabel
untuk menggambarkan data serta hubungan
antara data tersebut. Physical Data Model
sistem informasi akademik dapat dilihat pada
Gambar 3.
6
Gambar 4. Class Diagram
Sequence Diagram
Sequence diagram menggambarkan
skenario atau rangkaian langkah-langkah
setiap case yang ada pada use case diagram.
Sequence diagram terdiri atas dimensi
vertikal yang menggambarkan waktu dan
dimensi horizontal yang menggambarkan
objek yang terkait dalam case tersebut.
Gambar 3. Physical Data Model (PDM)
Class Diagram
Class diagram adalah diagram yang
menggambarkan hubungan satu class dengan
class yang lainnya serta menggambarkan
struktur dan deskripsi class. Class diagram
diperoleh dari penggambaran sequence
diagram. Class diagram Sistem Informasi
Administrasi Kependudukan digambarkan
pada Gambar 4.
Sequence Diagram Login
Login adalah proses yang dapat
dilakukan oleh semua aktor, yaitu Admin,
Lurah, Kesra, Kecamatan, Warga, Ketua RT,
Ketua RW. Proses ini dilakukan untuk
menentukan hak akses sistem yang diberikan
pada masing-masing aktor. Proses login dapat
direpresentasikan pada Gambar 5.
Gamabar 5. Sequence Diagram Login
Sequence Diagram Mendaftar Akun
(Warga)
Warga memiliki hak akses untuk dapat
mengakses sistem, tetapi untuk dapat
7
mengakses sistem dibutuhkan sebuah akun.
Berikut ini gambaran dari proses pembuatan
akun warga dapat dilihat pada Gambar 6.
Gambar 6. Sequence Diagram Mendaftar Akun (Warga)
Sequence Diagram Mengelola Data
Penduduk
Halaman Mengelola Data Penduduk
dapat diakses oleh semua aktor kecuali kesra.
Terdapat beberapa proses yang ada dalam
case mengelola Data Penduduk.
a. Tambah Data Penduduk
Didalam case mengelola Data Penduduk
terdapat proses tambah data penduduk yang
dapat dilakukan oleh aktor admin, lurah, dan
kecamatan. Dapat direpresentasikan pada
Gambar 7.
c.
Tampil Data Penduduk
Case tampil data penduduk terhubung
dengan beberapa aktor yaitu admin, lurah,
kecamatan, ketua rw, ketua rt, dan juga warga.
Data yang ditampilkan terdapat perbedaan
pada beberapa aktor. Aktor admin, lurah dan
kecamatan dapat melihat semua data
penduduk Kelurahan Bancar. Aktor ketua RW
dan ketua RT hanya dapat melihat data
penduduk di wilayahnya saja. Sedangkan
untuk aktor warga, data penduduk yang
ditampilkan
adalah
data
penduduk
keluarganya saja. Dapat direpresentasikan
pada Gambar 9.
Gambar 9. Sequence Diagram Tampil Data Penduduk
d.
Gambar 7. Sequence Diagram Tambah Data Penduduk
Ubah, Hapus, Cetak Data Penduduk
Selain proses tambah dan tampil data
penduduk, case mengelola data penduduk
juga terdapat fungsi ubah, hapus, dan cetak
data penduduk. Dapat direpresentasikan pada
Gambar 10.
b. Import Data Penduduk
Case import data penduduk merupakan
salah satu case sebagai alternatif tambah data
penduduk. Case ini dapat dilakukan oleh
admin dan lurah. Dapat direpresentasikan
pada Gambar 8.
Gambar 10. Ubah, Hapus, Cetak Data Penduduk
Gambar 8. Sequence Diagram Import Data Penduduk
8
Sequence Diagram Mengelola Surat
Pengantar / Keterangan
Case
membuat surat keterangan
terhubung dengan aktor admin, lurah, ketua rt,
ketua rw, warga. Mengelola surat pengantar /
keterangan terdiri dari proses membuat surat,
acc surat, cetak surat, serta cetak laporan
permohonan surat. Dapat direpresentasikan
pada Gambar 11.
Gambar 13. Tampilan Beranda Sistem
Halaman beranda ini terdapat
beberapa bagian tampilan, bagian pojok kanan
atas terdapat menu “Masuk ke Sistem”. Menu
tersebut akan mengakses halaman formlogin.
Pada sisi tengah halaman terdapat tampilan
informasi jumlah keluarga, penduduk, serta
jumlah akun. Sedangkan dibawah tampilan
informasi jumlah terdapat grafik berdasarkan
beberapa data seperti yang tampak pada
Gambar 11. Mengelola Surat Pengantar / Keterangan
Selain proses tambah, acc, dan cetak
surat, case mengelola data surat pengantar /
keterangan juga terdapat fungsi cetak laporan,
ubah dan hapus isian / data surat. Dapat
direpresentasikan pada Gambar 12.
Gambar 13. Grafik tersebut ditampilkan
menggunakan plugin highcharts.
Tampilan Formlogin
Tampilan formlogin dapat diakses
ketika pengguna memilih menu “Masuk ke
sistem”(lihat Gambar 13) yang berada di sisi
pojok kanan atas tampilan Beranda sistem.
Halaman formlogin dapat dilihat pada Gambar
14.
Gambar 12. Cetak Laporan, Ubah, Hapus Surat
Gambar 14. Tampilan Formlogin
3.3 Implementasi dan Pengujuian Unit
Tampilan Beranda Sistem (Tanpa login)
Tampilan beranda sistem dapat diakses
tanpa melakukan login. Tampilan ini
merupakan tampilan awal ketika pengguna
mengakses sistem. Halaman ini dapat dilihat
pada Gambar 13.
Tampilan Beranda Sistem
Terdapat tiga menu utama pada beranda
sistem hak akses sebagai admin yaitu menu
Data Kependudukan, menu Surat Pengantar /
Keterangan, menu Data Master. Halaman
Beranda admin dapat dilihat pada Gambar 15.
9
tersebut berfungsi untuk memverifikasi data
penduduk hasil registrasi warga baru pada
sistem. Data yang ditampilkan pada halaman
ini adalah data penduduk dengan status warga
baru.
Gambar 15. Tampilan Halaman Beranda
Pada sisi pojok kanan atas juga terdapat
fitur untuk mengubah profil. Hasil
implementasi tampilan ubah profil dapat
dilihat pada Gambar 16.
Gambar 18. Data Penduduk (Verifikasi)
Gambar 16. Tampilan Ubah Profil
Data Penduduk
Halaman data penduduk dibagi menjadi
tiga bagian yaitu data penduduk dengan status
teregistrasi yang kemudian ditampilkan pada
bagian Registrasi Penduduk, data penduduk
dengan status warga baru yang kemudian
ditampilkan dalam bagian Verifikasi Data
Penduduk, dan bagian yang ketiga adalah
bagian yang menampilkan data penduduk
dengan status tetap yang kemudian
ditampilkan dalam bagian Data Penduduk.
Gambar 17 merupakan bagian tampilan
Registrasi Penduduk. Pada bagian ini terdapat
menu Registrasi Warga Baru. Menu tersebut
berfungsi untuk menambahkan data warga
baru pada sistem.
Gambar 19. Tampilan Data Penduduk
Gambar 19 merupakan bagian tampilan
Data Penduduk. Terdapat beberapa menu
yang ada pada bagian ini yaitu menu Detail,
Ubah, Hapus, Lainnya(Pindah, Meninggal).
Gambar 20 merupakan implementasi form
yang digunakan untuk menu Tambah Data
Penduduk, menu Ubah, serta menu Verifikasi
bagian sebelumnya.
Gambar 20. Tampilan Form Data Penduduk
Gambar 21 merupakan tampilan untuk
melihat detail penduduk.
Gambar 17. Data Penduduk (Registrasi Warga Baru)
Gambar 18 merupakan bagian tampilan
Verifikasi Data Penduduk. Hanya pengguna
dengan hak akses sebagai kecamatan yang
dapat menggunakan menu Verifikasi. Menu
10
Gambar 21. Tampilan Detail Data Penduduk
Gambar 24. Contoh Surat
Menu Surat Pengantar / Keterangan
Pengguna yang dapat mengakses
halaman ini adalah pengguna dengan hak
akses sebagai admin, lurah, ketua rt, ketua rw,
serta warga. Halaman surat pengantar /
keterangan dapat dilihat pada Gambar 22.
3.4 Tahap Integrasi dan Pengujian Sistem
Sistem yang telah dibangun melalui
tahap implementasi dan pengujian selanjutnya
dilakukan
pengujian
sistem
secara
keseluruhan mengacu pada perancangan
sistem untuk mengetahui bahwa sistem
berjalan dengan baik sesuai dengan
perancangan. Selain itu, pengujian dilakukan
untuk menemukan kesalahan atau kekurangan
pada sistem sehingga dapat dilakukan
perbaikan.
SIAK telah diuji berdasarkan kebutuhan
fungsional sistem yang telah ditentukan saat
perancangan menggunakan metode black-box
testing dengan teknik pengujian form handle
system dan fungsi dasar sistem. Pengujian ini
dilakukan oleh pengembang sistem.
Gambar 22. Menu Surat Pengantar / Keterangan
Gambar 23 merupakan form yang
digunakan untuk menambah serta mengubah
data pengajuan surat dimana daftar surat yang
tersedia pada sistem berada di menu sebelah
kiri halaman surat pengantar / keterangan.
Gambar 23. Form Surat
Gambar 24 merupakan salah satu contoh
surat pengantar / keterangan yang siap untuk
di cetak.
3.5 Operasi dan Pemeliharaan
Setelah sistem dievaluasi melalui tahap
pengujian dan hasil yang diperoleh sudah
terpenuhi maka sistem dapat dioperasikan.
Operasi adalah langkah menerapkan sistem
kepada pengguna. Sistem diunggah ke web
hosting dan pengguna dapat mengakses sistem
melalui
alamat
web
www.siakbancar.visitpekalongan.id .
Sebagai pemeliharaan sistem disediakan
user manual atau bantuan dalam penggunaan
sistem ini agar sistem dapat digunakan
sebagaimana fungsinya, serta sebagai
pedoman dalam menjalankan sistem.
4. Penutup
4.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian, maka dapat
disimpulkan sebagai berikut :
1. Telah dikembangkan sistem informasi
administrasi kependudukan berbasis
11
website
menggunakan
bahasa
pemrograman PHP di Kantor Kepala
Kelurahan Bancar berdasarkan pengujian
sistem yang tertera dalam Tabel 42 dan
Tabel 43 terhadap kebutuhan sistem yang
didapat pada tahap analisis dan definisi
persyaratan.
Kebutuhan
sistem
didapatkan dari kebutuhan pengguna
terhadap sistem yang dikembangkan.
2. Sistem
Informasi
Administrasi
Kependudukan ini dapat membantu
perangkat desa dalam mengelola data
kependudukan dan mendapatkan laporan
data kependudukan.
3. Sistem
Informasi
Administrasi
Kependudukan ini membantu perangkat
desa dalam memberikan pelayanan
kepada masyarakat sehingga masyarakat
dapat mendapatkan pelayanan dengan
lebih cepat.
4. Sitem
Informasi
Administrasi
Kependudukan ini memiliki kekurangan
dalam hal kinerja sistem, jumlah
penduduk
yang
banyak
akan
memperlambat akses terhadap sistem.
Kemanan dari sistem ini juga harus
ditingkatkan.
4.2 Saran
Berdasarkan hasil penelitian, terdapat
saran
untuk
pengembangan
sistem
administrasi kependudukan yaitu :
1. Sistem ini perlu dapat ditingkatkan
kinerjanya agar tidak terlalu berat /
memakan waktu dalam mengaksesnya.
Keamanan
sistem
juga
perlu
ditingkatkan.
2. Koordinasi antara pihak kelurahan
dengan pihak kecamatan agar data
penduduk yang ada pada sistem ini
sinkron dengan data penduduk milik
DINDUKCAPIL.
3. Data kependudukan harus selalu
diperbaharui agar fungsi pelayanan
masyarakatnya dapat berjalan dengan
baik dan lebih efisien.
Daftar Pustaka
Fathoni, Abdurrahmat. 2005. Metodologi
Penelitian & Teknik Penyusunan
Skripsi. Jakarta : Rineka Cipta.
Ibrahim, Amin. 2008. Teori dan Konsep
Pelayanan
Publik
Serta
Implementasinya . Bandung : CV.
Mandar Maju.
Jogiyanto. 2008. Analisis dan Desain Sistem
Informasi. Yogyakarta : Penerbit
Andi
Kristanto, Harianto. 1994. Konsep Dan
Perancangan Database. Edisi Kedua.
Yogyakarta : Andi Offset.
Prasetyo , Didik Dwi. 2004. Membangun
Aplikasi Web. Jakarta : Penerbit Elex
Media Komputindo.
Pressman, Roger. 2002. Rekayasa Perangkat
Lunak
Pendekatan
Praktisi.
Yogyakarta : Penerbit Andi.
Silalahi, Ulbert. 1999. Studi Tentang Ilmu
Administrasi. Bandung : Sinar Baru
Algensindo.
Sinambela, Lijan Poltak. 2008. Reformasi
Pelayanan Publik . Jakarta: Bumi
Aksara.
Sommerville,
I.
(2007).
Software
Engineering. 8th edition. New York:
AddisonWesley.
Stair, Ralph M. and George W. Reynolds.
2010. Principles of Information
Systems. Edisi ke-sembilan. Course
Technology:USA.
Undang – Undang Republik Indonesia No. 23
Tahun 2006 Tentang Administrasi
Kependudukan.