Sistem manajemen kearsipan dalam menunja
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Manajemen kearsipan telah ada sejak masyarakat pertama kali mampu melukiskan
tindakannya melalui gambar pada gua-gua yang kini berkembang menjadi suatu aspek
praktis dari perencanaan organisasi1. Pada saat ini teknologi sudah berkembang dengan
sangat pesat. Segala sesuatu sudah berubah menjadi era digital atau komputerisasi.
Pengelolaan dan penyimpanan dokumen yang dahulu secara manual kini sekarang
telah berubah dengan menggunakan sistem komputerisasi. Arsip secara fisik tidak
terbatas pada surat tetapi semua bentuk perekam data dan informasi seperti foto,
rekaman, film, disket dan sebagainya 2. Kearsipan sangat dibutuhkan dalam
pelaksanaan administrasi karena arsip merupakan pusat ingatan bagi setiap kegiatan
dalam suatu kantor. Tanpa arsip tidak mungkin seorang petugas arsip dapat mengingat
semua catatan dan dokuman secara lengkap. Oleh karena itu suatu kantor dalam
mengelola kearsipannya harus memperhatikan sistem kearsipan yang sesuai dengan
keadaan organisasinya dalam mencapai tujuannya.
Pada dasarnya keberadaan arsip dalam lingkungan perkantoran tidak dapat
dilepaskan dari pelaksanaan kegiatan yang dilakukan oleh suatu organisasi, yang
berarti arsip tercipta sebagai akibat dari proses kegiatan yang dilaksanakan oleh sebuah
organisasi3. Dalam setiap organisasi maupun perusahaan karyawan atau pegawai
mempunyai peranan penting dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Karyawan pada
hakekatnya merupakan salah satu unsur yang menjadi sumber daya dalam suatu
organisasi. Efektivitas pengelolaan kearsipan pada suatu kantor dipengaruhi pula oleh
pegawai yang bekerja pada unit kearsipan, sarana atau fasilitas yang dipergunakan
dalam membantu pengelolaan arsip yang tersedia untuk pemeliharaan arsip tersebut.
Sumber daya manusia inilah yang menjadikan suatu organisasi bisa menjalankan
kegiatan sehari-hari.
Pengelolaan arsip yang tidak efektif akan mengakibatkan para pegawai mengalami
kesulitan mendapatkan informasi atau dokumen yang diperlukan dalam pekerjaannya
sehingga penyelesaian tugas akan memakan waktu yang lebih lama. Hal ini
menunjukkan bahwa salah satu hal yang mempengaruhi efektivitas kerja adalah
1 Drs.Boedi Martono, “Penyusutan dan pengamanan Arsip Vital Dalam Manajemen Kearsipan”, Jakarta, PT
Fajar Inter Pratama, 1997, hal. 13
2 Ibid, hal. 14
3 Ibid, hal. 15
pengelolaan kearsipan di dalam organisasi tersebut. Oleh karena itu salah satu hal yang
harus diperhatikan dalam menciptakan efisiensi kerja yaitu menciptakan sistem
pengelolaan kearsipan yang baik dalam organisasi, mengingat pentingnya keberadaan
arsip tersebut sehingga arsip dapat terpelihara dan mudah ditemukan kembali bila
diperlukan. Sistem kearsipan harus disesuaikan dengan peranan dan fungsi pokok serta
komponen kerja yaitu manusia, perlatan, dan sistem kerja. Arsip diciptakan dan
diterima oleh organisasi dalam rangka pelaksanaan kegiatan organisasi yang
berintegrasi pada segi akurasi, efesiensi dan efektivitas.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang, maka rumusan masalahnya adalah
1. Apa saja yang menjadi ruang lingkup Manajemen Kearsipan ?
2. Bagaimana menciptakan sistem manajemen kearsipan yang baik didalam suatu
organisasi untuk menunjang efektivitas kerja ?
1.3 Tujuan
Berdasarkan rumusan masalah, maka tujuan penulisannya adalah
1. Untuk mengetahui apa saja yang menjadi ruang lingkup Manajemen Kearsipan
2. Untuk mengetahui bagaimana cara menciptakan sistem pengelolaan kearsipan yang
baik di dalam suatu organisasi untuk menunjang efektivitas kerja.
BAB II
LANDASAN TEORI
PENGERTIAN ARSIP DAN EFISIENSI KERJA
2.1
Pengertian Kearsipan
Dalam pengertiannya arsip memiliki arti yang sangat luas. Arsip adalah naskah-
naskah, baik dalam bentuk tunggal maupun dalam bentuk kelompok/kumpulan, dalam
bentuk tertulis/bergambar, media baru, maupun dalam bentuk suara (rekaman). Maka yang
termasuk dalam pengertian arsip adalah surat-surat, kwitansi, faktur, pembukuan, daftar
gaji, daftar harga, kartu penduduk, bagan organisasi, foto- foto. Arsip juga mempunyai
peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat
keputusan dan merumuskan kebijakan, oleh sebab itu untuk dapat menyajikan informasi
yang lengkap, cepat dan benar haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik dibidang
kearsipan.
Lembaga Administrasi Negara (LAN) memberikan pengertian arsip (Buku
Pedoman Tata Surat-Menyurat dan Kearsipan, 1972):, Arsip adalah segala kertas,
berkas, naskah, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen
lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya atau salinan serta dengan segala cara
penciptaanya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti dari
tujuan organisasi, fungsi-fungsi kebijakan. Kebijakan, keputusan-keputusan, prosedurprosedur, pekerjaan-pekerjaan atau kegiatan-kegiatan lain pemerintah atau karena
pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya4.
Suraja ( 2006:33) Pengertian arsip adalah naskah atau catatan yang dibuat dan
diterima oleh organisasi pemerintah, swasta dan perorangan mengenai suatu peristiwa atau
hak dalam kehidupan, dalam corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun
berkelompok yang memiliki guna tertentu, dan disimpan secara sistematis sehingga
bilamana diperlukan dapat disediakan dengan mudah dan cepat.5
Pengertian arsip oleh The Liang Gie adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan
secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali dipergunakan dapat
secara cepat diketemukan kembali. Secara sederhana pengertian arsip adalah sekumpulan
4 ,Pengertian Arsip Menurut Lembaga Administrasi Negara, Diakses dari
http://www.duniaarsip.com/pengertian-arsip-menurut-lembaga-administrasi-negara.html/ pada tanggal 10
November 2016
5 Sinuhaji, Manajemen Kearsipan, Diakses dari
http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/40543/4/Chapter%20II.pdf pada tanggal 10 November 2016
warkat yang memiliki guna tertentu, disimpan secara sistematis dan ditemukan kembali
secara cepat.6
Berdasarkan Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan
Pokok Kearsipan, pasal 1 ayat a dan ayat b, menetapkan bahwa yang dimaksud dengan
arsip adalah :
a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga- Lembaga Negara dan BadanBadan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun
berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
b. Naskah-naskah yng dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta dan atau perorangan,
dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam
rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Dalam Penjelasan Undang-Undang yang dimaksud dengan naskah adalah segala
sesuatu baik yang tertulis maupun yang dapat dilihat dan didengar seperti hasil rekaman,
film dan lain sebagainya7. Selain itu, arsip dapat diartikan pula sebagai suatu badan
(agency) yang melakukan segala kegiatan pencatatan penanganan, penyimpanan dan
pemeliharaan surat-surat/warkat-warkat yang mempunyai arti penting baik ke dalam
maupun ke luar; baik yang menyangkut soal-soal pemerintahan maupun nonpemerintahan, dengan menerapkan kebijaksanaan dan sistem tertentu yang dapat
dipertanggungjawabkan.
2.2
Pengertian kearsipan
Pengertian kearsipan oleh Moekijat (2002:75) adalah penempatan kertas-kertas dalam
tempat-tempat penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah ditentukan terlebih
dahulu sedemikian rupa sehingga setiap kertas (surat) apabila diperlukan dapat ditemukan
kembali. G.R.Terry dalam (Wiyasa, 2003:80) kearsipan yaitu menempatkan kertas-kertas
dalam penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah ditetapkan terlebih dulu
sedemikian rupa, sehingga setiap kertas bila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan
mudah dan cepat. Senada dengan Moekijat (2005:75) dan G.R. Terry dalam (Wiyasa,
2003:80), Sedarmayanti (1992:55) mengemukakan pengertian kearsipan adalah kegiatan
mengatur dan menyusun arsip dalam satu tatanan yang sistematis dan logis, meyimpan
serta merawat arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis. Dari beberapa pendapat
diatas dapat disimpulkan bahwa kearsipan (filing) adalah suatu kegiatan pengaturan dan
6 Sutarto,Sekretaris dan Tatawarkat,Gajahmada University press,1997, hal 200
7 Ibid hal 200
penyimpanan arsip dengan menggunakan sistem tertentu secara sistematis, sehingga
apabila arsip tersebut diperlukan dapat dengan mudah dan cepat ditemukan kembali8.
2.3
Tujuan Kearsipan
Tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional
tentang perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan bangsa serta untuk
menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah.9
2.4
Fungsi Arsip
Fungsi arsip membedakan :
1. Arsip dinamis yang digunakan secara langsung dalam perencanaan,
pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau
dipergunakan secara langsung dalam penyeenggaraan administrasi negara.
Secara fungsional arsip dinamis sebagai arsip yang senantiasa masih
berubah nilai dan artinya menurut fungsinya.
2. Arsip statis yang tidak digunakan secara langsung untuk perencanaan,
penyelenggaraan
kehidupan
bangsa
pada
umumnya
maupun
penyelenggaraan sehari- hari administrasi negara. Secara fungsional arsip
statis sebagai arsip yang sudah mencapai taraf nilai yang abadi, khusus
sebagai bahan pertanggungjawaban nasional/ pemerintah10.
2.5
Pengertian Efektivitas Kerja
Efektivitas merupakan salah satu pencapaian yang ingin diraih oleh sebuah
organisasi. Untuk memperoleh teori efektivitas dapat menggunakan konsep-konsep
teori manajemen dan organisasi khususnya yang berkaitan dengan efektivitas. Handoko
(2001:44) efektivitas merupakan kemampuan untuk memilih tujuan yang tetap untuk
mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sondang P Siagian ( 2001:24) efektivitas adalah
pemanfaatan sumber daya, sarana, dan prasarana dalam jumlah tertentu yang secara
8 Asih, Korelasi sistem kearsipan dengan efektivitas kerja pegawai pada kantor sekretariat DPRD
Kabupaten Deli Serdang diakses dari http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/37183/4/Chapter
%20I.pdf pada tanggal 10 November 2016
9 Sutarto, op.cit hal 253
10 Sutarto, op.cit hal 252
sadar ditetapkan sebelumnya untuk menghasilkan barang atau jasa kegiatan yang
dijalankannya.11
Untuk mengukur efektivitas kerja Campel yang dikutip oleh Richard M, Steers
( 1998:45) ada beberapa variabel yang bisa digunakan yaitu :
1. Kesiagaan
Penialian menyeluruh sehubungan dengan kemungkinan bahwa organisasi
mampu menyelesaikan sebuah tugas khusus dengan baik jika diminta.
2. Kemangkiran
Frekuensi kejadian-kejadian pekerja yang bolos dari pekerjaan
3. Semangat kerja
Kecenderungan anggota organisasi berusaha lebih keras mencapai tujuan dan
sasaran organisasi termasuk perasaan terikat. Semangat kerja adalah gejala
kelompok yang melibatkan kerjasama dan perasaan memiliki
4. Motivasi
Motivasi adalah perasaan sedia atau rela bekerja untuk mencapai tujuan
pekerjaan.
5. Kepuasaan kerja
Tingkat kesenangan yang dirasakan seseorang atas peran pekerjaan nya dalam
organisasi
6. Beban pekerjaan
Beban pekerjaan yang diberikan pimpinan kepada bawahan yang sesuai dengan
kemampuan seseorang dan sesuai dengan jumlah kelompok mereka
7. Waktu menyelesaikan tugas
Waktu merupakan segala sesuatu pengukuran efektivitas kerja yang sangat
penting sebab dapat dilihat apakah waktu yang digunakan suatu organisasi
sudah dijalankan dengan sebaik-baiknya oleh setiap anggota organisasi.12
11 Yunita Arda, Kumpulan teori efektivitas, Diakses dari
http://yunitaardaha.blogspot.co.id/2012/04/kumpulan-teori-efektivitas.html?m=1 pada tanggal 10 November
2016
12 Diakses dari http://www.landasanteori.com/2015/10/pengertian-efektivitas-kerja-adalah.html?m=1
pada tanggal 10 November 2016
BAB III
PEMBAHASAN
Manajemen Kearsipan
Dalam kamus Bahasa Indonesia, manajemen mempunyai arti kata ketatalaksanaan,
pengelolaan dan pengurusan. Berdasarkan arti kata bahasa Indonesia ini, maka dapat
dipahami bahwa manajemen merupakan suatu kegiatan yang terdiri dari bagian atau proses
yang tertentu secara bertahap, yakni adanya suatu proses penataan, proses kelola dan
proses pengurusan, tentunya proses ini sangat berkaitan dengan suatu organisasi ataupun
lembaga lainnya yang aktivitas lembaga tersebut terdiri dari bagian-bagian yang harus
ditata, dikelola dan diurus untuk mencapai tujuan organisasi 13. Menurut Undang-Undang
No.7 Tahun 1971 Tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan, pengertian arsip adalah
naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara dan badan pemerintah dalam
bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka
pelaksanaan kegiatan pemerintahan14.
Fungsi dasar manajemen adalah planning, organizing, actuating dan controlling
yang memerlukan data dan informasi. Arsip tercipta sebagai sesuatu yang mengandung
berbagai data dan informasi tentang apa yang pernah dilakukan oleh suatu organisasi. Data
tersebut sangat penting bagi manajemen sebab dapat digunakan untuk berbagai
kepentingan seperti pengetahuan, perkiraan, pertimbangan dan keputusan. Pelaksanaan
fungsi manajemen juga sangat tergantung dari perencanaan. Pentingnya arsip bukan saja
dalam rangka perencanaan tetapi juga penting dalam rangka pengawasan. Arsip yang
berupa laporan pemeriksaan dapat digunakan untuk melakukan pengawasan.
Adapun ciri-ciri penyelenggaraan kearsipan yang efektif dan efisien adalah :
1.
Berkas yang diarsipkan sedikit tetapi benar-benar bermutu
2.
Berkas yang diarsipkan adalah benar-benar efektif karena sudah melalui selektif
secara cermat
3.
Penyelenggaraan kearsipan tidak memerlukan biaya terlalu besar.
13 Saiman, “Manajemen Sekretaris”, Jakarta, Ghalia Indonesia, 2002,hal.9
14 Drs. Thomas Wiyasa, “Tugas Sekretaris Dalam Mengelola Surat dan Arsip Dinamis”, Jakarta, Penebar
Swadaya, 2001, hal. 43
Sistem Penyimpanan Arsip
Sistem penyimpanan adalah sistem yang digunakan pada penyimpanan warkat agar
kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan arsip yang sudah disimpan
dapat dilakukan dengan cepat bilamana arsip sewaktu-waktu diperlukan.
Menurut Barthos (2007:44), ada lima sistem penyimpanan arsip yaitu:
1) Penyimpanan menurut abjad (alphabetical)
Penyimpanan menurut abjad adalah penyimpanan dimana dokumen-dokumen
disimpan/disusun menurut huruf-huruf yang pertama dari nama orang/organisasi kemudian
menurut huruf-huruf yang kedua.
2) Penyimpanan menurut nomor (numerical)
Penyimpanan menurut nomor adalah dimana setiap dokumen diberi nomor dan
disimpan menurut nomor urut dari yang terkecil. Nomor dalam penyimpanan ini adalah
sebagai kode penyimpan.
3) Penyimpanan menurut wilayah
Penggolongan menurut wilayah adalah penggolongan dimana surat-surat / arsip-arsip
dibagi menurut letak wilayah.
4) Penyimpanan menurut perihal (subject)
Penggolongan menurut perihal adalah suatu caraa meletakkan atau menyusun arsiparsip yang disimpan berdasarkan golongan-golongan (klasifikasi) isi permasalahan yang
terkandung di dalam masing-masing arsip.
5) Penyimpanan menurut tanggal (chronological classification)
Penggolongan menurut tanggal adalah penggolongan dimana dokumen-dokumen
disimpan menurut urutan tanggal tertera di dalam naskah atau surat. Surat-surat yang
datang lebih akhir ditempatkan paling depan, tanpa melihat masalah atau perihal surat.
Sistem ini sudah jarang dipergunakan secara 100%, tetapi merupakan sistem yang sudah
lazim untuk menyimpan surat-surat dalam masing-masing map.
Beberapa faktor penunjang dan perlu diperhatikan atau dipenuhi dalam rangka
memudahkan dalam penemuan kembali arsip adalah sebagai berikut :
1. Melakukan kegiatan menghimpun, mengklasifikasi, menyusun, menyimpan dan memelihara
arsip berdasarkan sistem yang berlaku baik arsip yang bersifat kedinasan maupun arsip
pribadi pimpinan.
2. Dalam menciptakan suatu sistem penyimpanan arsip yang baik hendaknya diperhatikan atau
dipenuhi beberapa faktor penunjang, antara lain :
a. Kesederhanaan
b. Ketepatan menyimpan arsip.
c. Memenuhi persyaratan ekonomis
d. Menjamin keamanan
e. Penempatan arsip
f. Sistem yang digunakan harus fleksibel
g. Petugas arsip
Banyak faktor yang mempengaruhi kearsipan agar berjalan dengan baik dan lancar.
Seperti yang dikemukakan oleh Wursanto (1991:30), sistem kearsipan yang dijalankan
oleh suatu instansi dikatakan baik apabila mempunyai ciri-ciri mudah dilaksanakan, mudah
dimengerti, murah/ekonomis, tidak memakan tempat, mudah dicapai, cocok bagi
organisasi, fleksibel/luwes, dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip, serta
mempermudah pengawasan.
Sedarmayanti (2008:104) bahwa ada beberapa faktor yang menunjang dan perlu
diperhatikan dalam kearsipan sehingga memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali
arsip, yaitu: kesederhanaan, ketepatan, ekonomis, keamanan, penempatan yang strategis,
fleksibel dan petugas arsip.
1. Faktor kesederhanaan diharapkan mampu mempermudah segala proses
pengurusan arsip dengan memahami tata kearsipan yang baik pula.
2. Faktor ketepatan diharapkan mampu menciptakan kearsipan yang cepat dan
tepat dengan penataan arsip dan metode kearsipan yang sesuai dengan kantor.
3. Faktor ekonomis dalam kearsipan diharapkan dapat mempertimbangkan
penggunaan tempat dan peralatan kearsipan dari aspek kuantitas, kualtitas serta
fungsionil.
4. Faktor keamanan diharapkan mampu menjaga arsip-arsip penting agar tidak
terjadi kerusakan yang disebabkan oleh alam maupun kecuaian manusia.
5. Faktor penempatan yang strategis berarti sarana penyimpanan hendaknya
diletakkan pada pegawai yang sering memerlukannya agar dapat menciptakan
suatu proses pekerjaan yang cepat.
6. Faktor fleksibel seharusnya diterapkan sesuai dengan kebutuhan organisasi dan
perkembangann teknologi zaman sekarang. Sedangkan faktor petugas arsip
yang merupakan faktor penting dalam menjalankan kearsipan hendaknya
memiliki pengetahuan dan pemahaman yang cukup pada tata kelola arsip yang
baik dan benar.
Widjaja (1999:103) tentang faktor-faktor kearsipan yang baik antara lain:
1. Penggunaan sistem penyimpanan yang tepat, yakni suatu rangkaian tata cara
yang teratur menurut sesuatu pedoman tertentu untuk menyusun/menyimpan surat-surat
sehingga bilamana diperlukan dapat diketemukan kembali secara cepat yang menyangkut
tentang pengkajian surat/berkas untuk mengetahui persoalan yang terkandung didalamnya,
mencatat surat ke dalam agenda dan menyimpan surat.
2. Fasilitas kearsipan memenuhi syarat, yakni dalam kamus administrasi, fasilitas
diartikan sebagai kebutuhan yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaanpekerjaan
dalam suatu usaha kerjasama manusia. Fasilitas kearsipan dapat dikelompokkan seperti
alat-alat korespondensi, alat penerima surat, alat penyimpab surat.
3. Petugas kearsipan yang memenuhi syarat, yakni seorang petugas untuk dapat
melaksanakan tugasnya dengan baik harus memenuhi syarat-syarat tertentu sebagaimana
juga persyaratan untuk petugas tata usaha umumnya
Daftar pustaka
http://eckysfile.blogspot.co.id/2012/03/makalah-kearsipan.html 2012, makalah kearsipan
ecky
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Manajemen kearsipan telah ada sejak masyarakat pertama kali mampu melukiskan
tindakannya melalui gambar pada gua-gua yang kini berkembang menjadi suatu aspek
praktis dari perencanaan organisasi1. Pada saat ini teknologi sudah berkembang dengan
sangat pesat. Segala sesuatu sudah berubah menjadi era digital atau komputerisasi.
Pengelolaan dan penyimpanan dokumen yang dahulu secara manual kini sekarang
telah berubah dengan menggunakan sistem komputerisasi. Arsip secara fisik tidak
terbatas pada surat tetapi semua bentuk perekam data dan informasi seperti foto,
rekaman, film, disket dan sebagainya 2. Kearsipan sangat dibutuhkan dalam
pelaksanaan administrasi karena arsip merupakan pusat ingatan bagi setiap kegiatan
dalam suatu kantor. Tanpa arsip tidak mungkin seorang petugas arsip dapat mengingat
semua catatan dan dokuman secara lengkap. Oleh karena itu suatu kantor dalam
mengelola kearsipannya harus memperhatikan sistem kearsipan yang sesuai dengan
keadaan organisasinya dalam mencapai tujuannya.
Pada dasarnya keberadaan arsip dalam lingkungan perkantoran tidak dapat
dilepaskan dari pelaksanaan kegiatan yang dilakukan oleh suatu organisasi, yang
berarti arsip tercipta sebagai akibat dari proses kegiatan yang dilaksanakan oleh sebuah
organisasi3. Dalam setiap organisasi maupun perusahaan karyawan atau pegawai
mempunyai peranan penting dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Karyawan pada
hakekatnya merupakan salah satu unsur yang menjadi sumber daya dalam suatu
organisasi. Efektivitas pengelolaan kearsipan pada suatu kantor dipengaruhi pula oleh
pegawai yang bekerja pada unit kearsipan, sarana atau fasilitas yang dipergunakan
dalam membantu pengelolaan arsip yang tersedia untuk pemeliharaan arsip tersebut.
Sumber daya manusia inilah yang menjadikan suatu organisasi bisa menjalankan
kegiatan sehari-hari.
Pengelolaan arsip yang tidak efektif akan mengakibatkan para pegawai mengalami
kesulitan mendapatkan informasi atau dokumen yang diperlukan dalam pekerjaannya
sehingga penyelesaian tugas akan memakan waktu yang lebih lama. Hal ini
menunjukkan bahwa salah satu hal yang mempengaruhi efektivitas kerja adalah
1 Drs.Boedi Martono, “Penyusutan dan pengamanan Arsip Vital Dalam Manajemen Kearsipan”, Jakarta, PT
Fajar Inter Pratama, 1997, hal. 13
2 Ibid, hal. 14
3 Ibid, hal. 15
pengelolaan kearsipan di dalam organisasi tersebut. Oleh karena itu salah satu hal yang
harus diperhatikan dalam menciptakan efisiensi kerja yaitu menciptakan sistem
pengelolaan kearsipan yang baik dalam organisasi, mengingat pentingnya keberadaan
arsip tersebut sehingga arsip dapat terpelihara dan mudah ditemukan kembali bila
diperlukan. Sistem kearsipan harus disesuaikan dengan peranan dan fungsi pokok serta
komponen kerja yaitu manusia, perlatan, dan sistem kerja. Arsip diciptakan dan
diterima oleh organisasi dalam rangka pelaksanaan kegiatan organisasi yang
berintegrasi pada segi akurasi, efesiensi dan efektivitas.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang, maka rumusan masalahnya adalah
1. Apa saja yang menjadi ruang lingkup Manajemen Kearsipan ?
2. Bagaimana menciptakan sistem manajemen kearsipan yang baik didalam suatu
organisasi untuk menunjang efektivitas kerja ?
1.3 Tujuan
Berdasarkan rumusan masalah, maka tujuan penulisannya adalah
1. Untuk mengetahui apa saja yang menjadi ruang lingkup Manajemen Kearsipan
2. Untuk mengetahui bagaimana cara menciptakan sistem pengelolaan kearsipan yang
baik di dalam suatu organisasi untuk menunjang efektivitas kerja.
BAB II
LANDASAN TEORI
PENGERTIAN ARSIP DAN EFISIENSI KERJA
2.1
Pengertian Kearsipan
Dalam pengertiannya arsip memiliki arti yang sangat luas. Arsip adalah naskah-
naskah, baik dalam bentuk tunggal maupun dalam bentuk kelompok/kumpulan, dalam
bentuk tertulis/bergambar, media baru, maupun dalam bentuk suara (rekaman). Maka yang
termasuk dalam pengertian arsip adalah surat-surat, kwitansi, faktur, pembukuan, daftar
gaji, daftar harga, kartu penduduk, bagan organisasi, foto- foto. Arsip juga mempunyai
peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat
keputusan dan merumuskan kebijakan, oleh sebab itu untuk dapat menyajikan informasi
yang lengkap, cepat dan benar haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik dibidang
kearsipan.
Lembaga Administrasi Negara (LAN) memberikan pengertian arsip (Buku
Pedoman Tata Surat-Menyurat dan Kearsipan, 1972):, Arsip adalah segala kertas,
berkas, naskah, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen
lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya atau salinan serta dengan segala cara
penciptaanya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti dari
tujuan organisasi, fungsi-fungsi kebijakan. Kebijakan, keputusan-keputusan, prosedurprosedur, pekerjaan-pekerjaan atau kegiatan-kegiatan lain pemerintah atau karena
pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya4.
Suraja ( 2006:33) Pengertian arsip adalah naskah atau catatan yang dibuat dan
diterima oleh organisasi pemerintah, swasta dan perorangan mengenai suatu peristiwa atau
hak dalam kehidupan, dalam corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun
berkelompok yang memiliki guna tertentu, dan disimpan secara sistematis sehingga
bilamana diperlukan dapat disediakan dengan mudah dan cepat.5
Pengertian arsip oleh The Liang Gie adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan
secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali dipergunakan dapat
secara cepat diketemukan kembali. Secara sederhana pengertian arsip adalah sekumpulan
4 ,Pengertian Arsip Menurut Lembaga Administrasi Negara, Diakses dari
http://www.duniaarsip.com/pengertian-arsip-menurut-lembaga-administrasi-negara.html/ pada tanggal 10
November 2016
5 Sinuhaji, Manajemen Kearsipan, Diakses dari
http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/40543/4/Chapter%20II.pdf pada tanggal 10 November 2016
warkat yang memiliki guna tertentu, disimpan secara sistematis dan ditemukan kembali
secara cepat.6
Berdasarkan Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan
Pokok Kearsipan, pasal 1 ayat a dan ayat b, menetapkan bahwa yang dimaksud dengan
arsip adalah :
a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga- Lembaga Negara dan BadanBadan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun
berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
b. Naskah-naskah yng dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta dan atau perorangan,
dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam
rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Dalam Penjelasan Undang-Undang yang dimaksud dengan naskah adalah segala
sesuatu baik yang tertulis maupun yang dapat dilihat dan didengar seperti hasil rekaman,
film dan lain sebagainya7. Selain itu, arsip dapat diartikan pula sebagai suatu badan
(agency) yang melakukan segala kegiatan pencatatan penanganan, penyimpanan dan
pemeliharaan surat-surat/warkat-warkat yang mempunyai arti penting baik ke dalam
maupun ke luar; baik yang menyangkut soal-soal pemerintahan maupun nonpemerintahan, dengan menerapkan kebijaksanaan dan sistem tertentu yang dapat
dipertanggungjawabkan.
2.2
Pengertian kearsipan
Pengertian kearsipan oleh Moekijat (2002:75) adalah penempatan kertas-kertas dalam
tempat-tempat penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah ditentukan terlebih
dahulu sedemikian rupa sehingga setiap kertas (surat) apabila diperlukan dapat ditemukan
kembali. G.R.Terry dalam (Wiyasa, 2003:80) kearsipan yaitu menempatkan kertas-kertas
dalam penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah ditetapkan terlebih dulu
sedemikian rupa, sehingga setiap kertas bila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan
mudah dan cepat. Senada dengan Moekijat (2005:75) dan G.R. Terry dalam (Wiyasa,
2003:80), Sedarmayanti (1992:55) mengemukakan pengertian kearsipan adalah kegiatan
mengatur dan menyusun arsip dalam satu tatanan yang sistematis dan logis, meyimpan
serta merawat arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis. Dari beberapa pendapat
diatas dapat disimpulkan bahwa kearsipan (filing) adalah suatu kegiatan pengaturan dan
6 Sutarto,Sekretaris dan Tatawarkat,Gajahmada University press,1997, hal 200
7 Ibid hal 200
penyimpanan arsip dengan menggunakan sistem tertentu secara sistematis, sehingga
apabila arsip tersebut diperlukan dapat dengan mudah dan cepat ditemukan kembali8.
2.3
Tujuan Kearsipan
Tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional
tentang perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan bangsa serta untuk
menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah.9
2.4
Fungsi Arsip
Fungsi arsip membedakan :
1. Arsip dinamis yang digunakan secara langsung dalam perencanaan,
pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau
dipergunakan secara langsung dalam penyeenggaraan administrasi negara.
Secara fungsional arsip dinamis sebagai arsip yang senantiasa masih
berubah nilai dan artinya menurut fungsinya.
2. Arsip statis yang tidak digunakan secara langsung untuk perencanaan,
penyelenggaraan
kehidupan
bangsa
pada
umumnya
maupun
penyelenggaraan sehari- hari administrasi negara. Secara fungsional arsip
statis sebagai arsip yang sudah mencapai taraf nilai yang abadi, khusus
sebagai bahan pertanggungjawaban nasional/ pemerintah10.
2.5
Pengertian Efektivitas Kerja
Efektivitas merupakan salah satu pencapaian yang ingin diraih oleh sebuah
organisasi. Untuk memperoleh teori efektivitas dapat menggunakan konsep-konsep
teori manajemen dan organisasi khususnya yang berkaitan dengan efektivitas. Handoko
(2001:44) efektivitas merupakan kemampuan untuk memilih tujuan yang tetap untuk
mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sondang P Siagian ( 2001:24) efektivitas adalah
pemanfaatan sumber daya, sarana, dan prasarana dalam jumlah tertentu yang secara
8 Asih, Korelasi sistem kearsipan dengan efektivitas kerja pegawai pada kantor sekretariat DPRD
Kabupaten Deli Serdang diakses dari http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/37183/4/Chapter
%20I.pdf pada tanggal 10 November 2016
9 Sutarto, op.cit hal 253
10 Sutarto, op.cit hal 252
sadar ditetapkan sebelumnya untuk menghasilkan barang atau jasa kegiatan yang
dijalankannya.11
Untuk mengukur efektivitas kerja Campel yang dikutip oleh Richard M, Steers
( 1998:45) ada beberapa variabel yang bisa digunakan yaitu :
1. Kesiagaan
Penialian menyeluruh sehubungan dengan kemungkinan bahwa organisasi
mampu menyelesaikan sebuah tugas khusus dengan baik jika diminta.
2. Kemangkiran
Frekuensi kejadian-kejadian pekerja yang bolos dari pekerjaan
3. Semangat kerja
Kecenderungan anggota organisasi berusaha lebih keras mencapai tujuan dan
sasaran organisasi termasuk perasaan terikat. Semangat kerja adalah gejala
kelompok yang melibatkan kerjasama dan perasaan memiliki
4. Motivasi
Motivasi adalah perasaan sedia atau rela bekerja untuk mencapai tujuan
pekerjaan.
5. Kepuasaan kerja
Tingkat kesenangan yang dirasakan seseorang atas peran pekerjaan nya dalam
organisasi
6. Beban pekerjaan
Beban pekerjaan yang diberikan pimpinan kepada bawahan yang sesuai dengan
kemampuan seseorang dan sesuai dengan jumlah kelompok mereka
7. Waktu menyelesaikan tugas
Waktu merupakan segala sesuatu pengukuran efektivitas kerja yang sangat
penting sebab dapat dilihat apakah waktu yang digunakan suatu organisasi
sudah dijalankan dengan sebaik-baiknya oleh setiap anggota organisasi.12
11 Yunita Arda, Kumpulan teori efektivitas, Diakses dari
http://yunitaardaha.blogspot.co.id/2012/04/kumpulan-teori-efektivitas.html?m=1 pada tanggal 10 November
2016
12 Diakses dari http://www.landasanteori.com/2015/10/pengertian-efektivitas-kerja-adalah.html?m=1
pada tanggal 10 November 2016
BAB III
PEMBAHASAN
Manajemen Kearsipan
Dalam kamus Bahasa Indonesia, manajemen mempunyai arti kata ketatalaksanaan,
pengelolaan dan pengurusan. Berdasarkan arti kata bahasa Indonesia ini, maka dapat
dipahami bahwa manajemen merupakan suatu kegiatan yang terdiri dari bagian atau proses
yang tertentu secara bertahap, yakni adanya suatu proses penataan, proses kelola dan
proses pengurusan, tentunya proses ini sangat berkaitan dengan suatu organisasi ataupun
lembaga lainnya yang aktivitas lembaga tersebut terdiri dari bagian-bagian yang harus
ditata, dikelola dan diurus untuk mencapai tujuan organisasi 13. Menurut Undang-Undang
No.7 Tahun 1971 Tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan, pengertian arsip adalah
naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara dan badan pemerintah dalam
bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka
pelaksanaan kegiatan pemerintahan14.
Fungsi dasar manajemen adalah planning, organizing, actuating dan controlling
yang memerlukan data dan informasi. Arsip tercipta sebagai sesuatu yang mengandung
berbagai data dan informasi tentang apa yang pernah dilakukan oleh suatu organisasi. Data
tersebut sangat penting bagi manajemen sebab dapat digunakan untuk berbagai
kepentingan seperti pengetahuan, perkiraan, pertimbangan dan keputusan. Pelaksanaan
fungsi manajemen juga sangat tergantung dari perencanaan. Pentingnya arsip bukan saja
dalam rangka perencanaan tetapi juga penting dalam rangka pengawasan. Arsip yang
berupa laporan pemeriksaan dapat digunakan untuk melakukan pengawasan.
Adapun ciri-ciri penyelenggaraan kearsipan yang efektif dan efisien adalah :
1.
Berkas yang diarsipkan sedikit tetapi benar-benar bermutu
2.
Berkas yang diarsipkan adalah benar-benar efektif karena sudah melalui selektif
secara cermat
3.
Penyelenggaraan kearsipan tidak memerlukan biaya terlalu besar.
13 Saiman, “Manajemen Sekretaris”, Jakarta, Ghalia Indonesia, 2002,hal.9
14 Drs. Thomas Wiyasa, “Tugas Sekretaris Dalam Mengelola Surat dan Arsip Dinamis”, Jakarta, Penebar
Swadaya, 2001, hal. 43
Sistem Penyimpanan Arsip
Sistem penyimpanan adalah sistem yang digunakan pada penyimpanan warkat agar
kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan arsip yang sudah disimpan
dapat dilakukan dengan cepat bilamana arsip sewaktu-waktu diperlukan.
Menurut Barthos (2007:44), ada lima sistem penyimpanan arsip yaitu:
1) Penyimpanan menurut abjad (alphabetical)
Penyimpanan menurut abjad adalah penyimpanan dimana dokumen-dokumen
disimpan/disusun menurut huruf-huruf yang pertama dari nama orang/organisasi kemudian
menurut huruf-huruf yang kedua.
2) Penyimpanan menurut nomor (numerical)
Penyimpanan menurut nomor adalah dimana setiap dokumen diberi nomor dan
disimpan menurut nomor urut dari yang terkecil. Nomor dalam penyimpanan ini adalah
sebagai kode penyimpan.
3) Penyimpanan menurut wilayah
Penggolongan menurut wilayah adalah penggolongan dimana surat-surat / arsip-arsip
dibagi menurut letak wilayah.
4) Penyimpanan menurut perihal (subject)
Penggolongan menurut perihal adalah suatu caraa meletakkan atau menyusun arsiparsip yang disimpan berdasarkan golongan-golongan (klasifikasi) isi permasalahan yang
terkandung di dalam masing-masing arsip.
5) Penyimpanan menurut tanggal (chronological classification)
Penggolongan menurut tanggal adalah penggolongan dimana dokumen-dokumen
disimpan menurut urutan tanggal tertera di dalam naskah atau surat. Surat-surat yang
datang lebih akhir ditempatkan paling depan, tanpa melihat masalah atau perihal surat.
Sistem ini sudah jarang dipergunakan secara 100%, tetapi merupakan sistem yang sudah
lazim untuk menyimpan surat-surat dalam masing-masing map.
Beberapa faktor penunjang dan perlu diperhatikan atau dipenuhi dalam rangka
memudahkan dalam penemuan kembali arsip adalah sebagai berikut :
1. Melakukan kegiatan menghimpun, mengklasifikasi, menyusun, menyimpan dan memelihara
arsip berdasarkan sistem yang berlaku baik arsip yang bersifat kedinasan maupun arsip
pribadi pimpinan.
2. Dalam menciptakan suatu sistem penyimpanan arsip yang baik hendaknya diperhatikan atau
dipenuhi beberapa faktor penunjang, antara lain :
a. Kesederhanaan
b. Ketepatan menyimpan arsip.
c. Memenuhi persyaratan ekonomis
d. Menjamin keamanan
e. Penempatan arsip
f. Sistem yang digunakan harus fleksibel
g. Petugas arsip
Banyak faktor yang mempengaruhi kearsipan agar berjalan dengan baik dan lancar.
Seperti yang dikemukakan oleh Wursanto (1991:30), sistem kearsipan yang dijalankan
oleh suatu instansi dikatakan baik apabila mempunyai ciri-ciri mudah dilaksanakan, mudah
dimengerti, murah/ekonomis, tidak memakan tempat, mudah dicapai, cocok bagi
organisasi, fleksibel/luwes, dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip, serta
mempermudah pengawasan.
Sedarmayanti (2008:104) bahwa ada beberapa faktor yang menunjang dan perlu
diperhatikan dalam kearsipan sehingga memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali
arsip, yaitu: kesederhanaan, ketepatan, ekonomis, keamanan, penempatan yang strategis,
fleksibel dan petugas arsip.
1. Faktor kesederhanaan diharapkan mampu mempermudah segala proses
pengurusan arsip dengan memahami tata kearsipan yang baik pula.
2. Faktor ketepatan diharapkan mampu menciptakan kearsipan yang cepat dan
tepat dengan penataan arsip dan metode kearsipan yang sesuai dengan kantor.
3. Faktor ekonomis dalam kearsipan diharapkan dapat mempertimbangkan
penggunaan tempat dan peralatan kearsipan dari aspek kuantitas, kualtitas serta
fungsionil.
4. Faktor keamanan diharapkan mampu menjaga arsip-arsip penting agar tidak
terjadi kerusakan yang disebabkan oleh alam maupun kecuaian manusia.
5. Faktor penempatan yang strategis berarti sarana penyimpanan hendaknya
diletakkan pada pegawai yang sering memerlukannya agar dapat menciptakan
suatu proses pekerjaan yang cepat.
6. Faktor fleksibel seharusnya diterapkan sesuai dengan kebutuhan organisasi dan
perkembangann teknologi zaman sekarang. Sedangkan faktor petugas arsip
yang merupakan faktor penting dalam menjalankan kearsipan hendaknya
memiliki pengetahuan dan pemahaman yang cukup pada tata kelola arsip yang
baik dan benar.
Widjaja (1999:103) tentang faktor-faktor kearsipan yang baik antara lain:
1. Penggunaan sistem penyimpanan yang tepat, yakni suatu rangkaian tata cara
yang teratur menurut sesuatu pedoman tertentu untuk menyusun/menyimpan surat-surat
sehingga bilamana diperlukan dapat diketemukan kembali secara cepat yang menyangkut
tentang pengkajian surat/berkas untuk mengetahui persoalan yang terkandung didalamnya,
mencatat surat ke dalam agenda dan menyimpan surat.
2. Fasilitas kearsipan memenuhi syarat, yakni dalam kamus administrasi, fasilitas
diartikan sebagai kebutuhan yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaanpekerjaan
dalam suatu usaha kerjasama manusia. Fasilitas kearsipan dapat dikelompokkan seperti
alat-alat korespondensi, alat penerima surat, alat penyimpab surat.
3. Petugas kearsipan yang memenuhi syarat, yakni seorang petugas untuk dapat
melaksanakan tugasnya dengan baik harus memenuhi syarat-syarat tertentu sebagaimana
juga persyaratan untuk petugas tata usaha umumnya
Daftar pustaka
http://eckysfile.blogspot.co.id/2012/03/makalah-kearsipan.html 2012, makalah kearsipan
ecky