TIM PENJAMINAN MUTU PENGADILAN NEGERI
S.O.P PROSEDUR MUTU
SISTEM MANAJEMEN MUTU
TIM PENJAMINAN MUTU PENGADILAN NEGERI
PENGADILAN NEGERI PACITAN
JALAN YOS SUDARSO NOMOR 02 63512
: ( 0357 ) 881075 FAX : (0357) 886254
Website : www.pn-pacitan.go.id
Email : [email protected]
PENGADILAN NEGERI KLAS II PACITAN
Jalan Yos Sudarso No. 2 Pacitan 63512
: (0357) 881075 FAX : (0357) 886254
Website : pn-pacitan.go.id Email : [email protected]
DAFTAR INDUK DOKUMEN S.O.P.
S.O.P. PENGENDALIAN DOKUMEN
S.O.P. KOMUNIKASI INTERNAL
13 W14-U23/13/PMPN-PM/MR/2016 S.O.P. MANAJEMEN RESIKO
12 W14-U23/12/PMPN-PM/MR/2016
S.O.P. PENANGANAN KELUHAN PENGGUNA PENGADILAN
11 W14-U23/11/PMPN-PM/MR/2016
S.O.P. SURVEY KEPUASAN PENGGUNA PENGADILAN
10 W14-U23/10/PMPN-PM/MR/2016
9 W14-U23/09/PMPN-PM/MR/2016
S.O.P. IDENTIFIKASI PELAYANAN PERSYARATAN PENGGUNA
8 W14-U23/08/PMPN-PM/MR/2016
S.O.P. KOMUNIKASI DENGAN PENGGUNA LAYANAN PENGADILAN
7 W14-U23/07/PMPN-PM/MR/2016
6 W14-U23/06/PMPN-PM/MR/2016
5 W14-U23/05/PMPN-PM/MR/2016 S.O.P. TINJAUAN MANAJEMEN
4 W14-U23/04/PMPN-PM/MR/2016 S.O.P. PERBAIKAN DAN PENCEGAHAN
3 W14-U23/03/PMPN-PM/MR/2016 S.O.P. AUDIT INTERNAL
2 W14-U23/02/PMPN-PM/MR/2016 S.O.P. PENGENDALIAN REKAMAN
1 W14-U23/01/PMPN-PM/MR/2016
PROSEDUR MUTU
NO NOMOR DOKUMEN NAMA DOKUMENS.O.P. PEMANTAUAN PROSES
S.O.P. ANALISA DATA
PENGADILAN NEGERI KLAS II PACITAN
Jalan Yos Sudarso No. 2 Pacitan 63512
: (0357) 881075 FAX : (0357) 886254
W14-U23/05/PMPN-FORM/MR.3/2016 D.P. FORM LEMBAR KETIDAKSESUAIAN AUDIT
W14-U23/04/PMPN-FORM/MR.5/2016 D.P. PROGRAM TINJAUAN MANAJEMEN
W14-U23/03/PMPN-FORM/MR.5/2016 D.P. NOTULEN TINJAUAN MANAJEMEN
W14-U23/02/PMPN-FORM/MR.5/2016 D.P. FORM DAFTAR HADIR TINJAUAN MANAJEMEN
5 W14-U23/01/PMPN-FORM/MR.5/2016 D.P. FORM UNDANGAN RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN
W14-U23/02/PMPN-FORM/MR.4/2016 D.P. FORM PERMINTAAN TINDAKAN KOREKSI DAN PENCEGAHAN
4 W14-U23/01/PMPN-FORM/MR.4/2016 D.P. FORM MONITORING KETIDAKSESUAIAN DAN PENCEGAHAN
W14-U23/09/PMPN-FORM/MR.3/2016 D.P. FORM DAFTAR HADIR AUDIT INTERNAL (AI)
W14-U23/08/PMPN-FORM/MR.3/2016 D.P. FORM CHECK LIST AUDIT INTERNAL (AI)
W14-U23/07/PMPN-FORM/MR.3/2016 D.P. FORM SURAT TUGAS AUDITOR
W14-U23/06/PMPN-FORM/MR.3/2016 D.P. FORM DAFTAR LAPORAN HASIL AUDIT
W14-U23/04/PMPN-FORM/MR.3/2016 D.P. FORM DAFTAR PERIKSA AUDIT
Website : pn-pacitan.go.id Email : [email protected]
DAFTAR INDUK DOKUMEN D.P.
W14-U23/03/PMPN-FORM/MR.3/2016 D.P. FORM JADWAL AUDIT INTERNAL
W14-U23/02/PMPN-FORM/MR.3/2016 D.P. FORM PROGRAM AUDIT INTERNAL
3 W14-U23/01/PMPN-FORM/MR.3/2016 D.P FORM DAFTAR AUDITOR INTERNAL
W14-U23/02/PMPN-FORM/MR.2/2016 D.P. FORM REKAMAN OBSOLATE
2 W14-U23/01/PMPN-FORM/MR.2/2016 D.P. FORM CATATAN MUTU
D.P. FORM BERITA ACARA PEMUSNAHAN DOKUMEN
W14-U23/04/PMPN-FORM/MR.1/2016 D.P. FORM USULAN PERUBAHAN W14-U23/05/PMPN-FORM/MR.1/2016
W14-U23/03/PMPN-FORM/MR.1/2016 D.P. FORM DISTRIBUSI DOKUMEN
W14-U23/02/PMPN-FORM/MR.1/2016 D.P. FORM DOKUMEN EKSTERNAL
1 W14-U23/01/PMPN-FORM/MR.1/2016 D.P. FORM DOKUMEN INTERNAL
PROSEDUR MUTU
NO NOMOR DOKUMEN NAMA DOKUMEN6 W14.U23/1/PMPN-FORM/MR.13/2016 D.P. FORM IDENTIFIKASI RESIKO W14.U23/2/PMPN-FORM/MR.13/2016 D.P. FORM ANALISA RESIKO W14.U23/3/PMPN-FORM/MR.13/2016 D.P. FORM LEVEL RESIKO
TANGGAL DIBUAT DIPERIKSA DISETUJUI
TIDAK TERKENDALI
NOMOR SALINAN
- *)
(Copy No)
Tim Penjaminan Mutu
PENGADILAN NEGERI PACITAN
Jl. Yos Sudarso Nomor. 02 PACITAN
Terbitan Prosedur Mutu ini tidak dapat digandakan, disimpan dalam Sistem yang diperbaiki atau dipindahkan dalam bentuk atau dengan cara apapun baik Elektronik, Mekanik, Photo Copy, dicatat atau lainnya tanpa izin tertulis Wakil Manajemen.
Warning!@ Copyright Protection
Beri √ tanda pada kolom
PERINGATAN !
Perlindungan Hak Cipta
(Uncontrolled)
PENGADILAN NEGERI PACITAN J a l a n Y o s S u d a r s o N o 2 P a c i t a n 6 3 5 1 2 : ( 0357 ) 881075 FAX : (0357) 886254 Website : www.pn-pacitan.go.id Email : [email protected] Nomor W14-U23/01/PMPN-PM/MR/2016 Tanggal Pembuatan
TERKENDALI (Controlled)
INDUK (Master)
STAMP / STEMPEL ROHMAD ZAELANI, S.H. ASMINAH, S.H., M.H DWIYANTO, S.H., M.Hum STATUS DOKUMEN
1 Agustus 2016 DOCUMENT CONTROL MANAGEMENT REPRESENTATIVE KETUA TIM PENJAMINAN MUTU PENGADILAN NEGERI
Prosedur Mutu ini bersifat dinamis mengikuti Standar, Regulasi ataupun Kode, sehingga diharapkan bahwa dalam Proses Implementasinya tingkat Penyempurnaan tersebut akan mendorong lebih cepat tercapainya Sasaran secara efektif
Prosedur Mutu ini diterbitkan sebagai bagian dari Sistem Manual Mutu Tim Penjaminan Mutu Pengadilan Negeri Pacitan, baik dari aspek Manajemen Administrasi dan Operasional berdasarkan Sistem Manajemen Mutu.
15 Agustus 2016 Disahkan Oleh Ketua Pengadilan Negeri Pacitan PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN LEMBAR PENGESAHAN
1 Agustus 2016 Tanggal Revisi - Revisi Ke - Tanggal Efektif
PENGADILAN NEGERI PACITAN
PENGADILAN NEGERI PACITAN J a l a n Y o s S u d a r s o N o 2 P a c i t a n 6 3 5 1 2 : ( 0357 ) 881075 FAX : (0357) 886254 Website : www.pn-pacitan.go.id Email : [email protected] Nomor W14-U23/01/PMPN-PM/MR/2016 Tanggal Pembuatan
1 Agustus 2016 Tanggal Revisi - Revisi Ke - Tanggal Efektif
15 Agustus 2016 Disahkan Oleh Ketua Pengadilan Negeri Pacitan
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN
STATUS REVISI
NO. REVISI NO. HALAMANBAGIAN/ SUB BAGIAN YANG DIREVISI DISETUJUI OLEH TANGGAL - - - - -
Nomor W14-U23/01/PMPN-PM/MR/2016 Tanggal Pembuatan
1 Agustus 2016 PENGADILAN NEGERI PACITAN J a l a n Y o s S u d a r s o N o 2 P a c i t a n - Tanggal Revisi 6 3 5 1 2 - Revisi Ke : ( 0357 ) 881075 FAX : (0357) 886254 Website : www.pn-pacitan.go.id Tanggal Efektif
15 Agustus 2016 Email : [email protected] Disahkan Oleh Ketua Pengadilan Negeri Pacitan
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN
1. Tujuan
Prosedur ini bertujuan untuk menetapkanTata Cara Penyusunan, Pembuatan,
Persetujuan / Pengesahan, Distribusi, Perubahan atau Revisi dan Penghapusan serta Pengendalian Dokumendan Data yang relevan dengan Sistem Manajemen Mutu di
Tim Penjaminan Mutu Pengadilan Negeri Pacitan.
2. Ruang Lingkup
Prosedur ini mencakup dokumen-dokumen yang disyaratkan oleh Sistem Manajemen Mutu di Kantor Tim Penjaminan Mutu Pengadilan Negeri Pacitan
3. Definisi
1. Management Representative (MR) yaitu Petugas yang ditunjuk sebagai Wakil Manajemen puncak untuk mengelola Sistem Manajemen Tim Penjaminan Mutu;
2. Wakil Management Representative yaitu Petugas yang ditunjuk sebagai Koordinator untuk membantu tugas Quality Management Representative
3. Document Controller (DC) yaitu Petugas yang bertanggung jawab sebagai Pengelola Dokumen;
4. Dokumen adalah Informasi dan Sarana pendukungnya yang dapat berbentuk kertas atau elektronik yang berisi aktifitas yang harus diikuti;
5. Dokumen Internal adalah Dokumen yang diterbitkan oleh Internal Tim Penjaminan Mutu Pengadilan Negeri Pacitan seperti Manual Mutu, Prosedur Mutu dan Instruksi Kerja;
6. Dokumen Eksternal adalah dokumen yang diterbitkan dari Pihak diluar Internal Tim Penjaminan Mutu Pengadilan Negeri Pacitan seperti Undang-Undang dan Peraturan Pemerintah;
7. Dokumen Terkendali adalah Dokumen yang peredarannya dikendalikan oleh DC dan seluruh atau sebagian dari lembar dokumen ini harus ditarik dari peredarannya jika terdapat revisi atau terbitan baru. Dokumen terkendali harus diberikan kepada personel yang terlibat langsung atau yang berhubungan dengan dokumen tersebut. Dokumen terkendali diberi stempel “CONTROLLED”;
8. Dokumen Tidak Terkendali adalah Dokumen yang sifatnya hanya untuk Informasi dan peredarannya tidak dikendalikan oleh Document Controller. Dokumen ini tidak perlu ditarik dari peredaran atau penggunaan, jika terjadi perubahan atau revisi. Dokumen
“UNCONTROLLED”;
tidak terkendali diberi stempel
9. Dokumen Kadaluarsa adalah Dokumen yang sudah tidak berlaku lagi dan harus ditarik dari peredarannya karena adanya perubahan atau revisi dan distempel
“OBSOLETE / KADALUWARSA”;
10. Form Check List adalah Dokumen atau Kertas Kerja yang dijadikan bukti Objektif pelaksanaan suatu Pekerjaan;
11. Penghapusan Dokumen adalah Penghapusan Dokumen yang berbentuk kertas maupun data elektronik dari daftar Dokumen.
PENGADILAN NEGERI PACITAN J a l a n Y o s S u d a r s o N o 2 P a c i t a n 6 3 5 1 2 : ( 0357 ) 881075 FAX : (0357) 886254 Website : www.pn-pacitan.go.id Email : [email protected] Nomor W14-U23/01/PMPN-PM/MR/2016 Tanggal Pembuatan
1 Agustus 2016 Tanggal Revisi - Revisi Ke - Tanggal Efektif
15 Agustus 2016 Disahkan Oleh Ketua Pengadilan Negeri Pacitan
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN
5. Uraian Umum
6.1.5 Kemudian DC menggandakan Dokumen tersebut sejumlah Unit Proses yang terkait dengan Dokumen tersebut.
6.2.5 Dokumen yang sudah disahkan, selanjutnya oleh DC akan dilakukan Pembaruan / update Dokumen dan Pencatatan perubahan pada Tabel Riwayat Perubahan Dokumen.
6.2.4 MR memeriksa Draft Dokumen yang direvisi diatas dan diajukan kepada Ketua Tim Penjaminan Mutu Pengadilan Negeri Pacitan untuk dimintakan Persetujuan dan Pengesahan.
6.2.3 Setelah Form Perubahan Dokumen diisi kemudian diserahkan kepada MR beserta Draft Dokumen yang direvisi.
6.2.2 DC memberikan Form Perubahan Dokumen dan bagian penanggung jawab Unit Proses mengisi Form Perubahan Dokumen.
6.2.1 Setiap unit proses yang akan melakukan Perubahan / Revisi Dokumen harus melaporkan ke MR/DC.
6.2 Perubahan Dokumen
6.1.7 DC menyimpan Dokumen Asli pada Ruang/Lemari Dokumen.
“CONTROLLED” dan mendistribusikan ke Unit Proses terkait dan meminta Bukti Tanda Terima Dokumen.
6.1.6 Untuk Dokumen yang terkendali, DC memberi stempel
6.1.4 DC melakukan pendaftaran Dokumen ke dalam Daftar Master Dokumen.
5.1 DC bertanggung jawab mengendalikan seluruh Dokumen (Internal dan Eksternal) mulai dari Pengesahan, Penggandaan, Distribusi kebagian yang terkait dan Penarikan serta Penghapusan Dokumen;
6.1.3 Dokumen diperiksa oleh MR dan disahkan oleh Ketua Tim Penjaminan Mutu Pengadilan Negeri Pacitan.
4. Dasar Hukum 4.1 Manual Mutu Tim Penjaminan Mutu Pengadilan Negeri Pacitan.
Dokumen.
6.1.1 Setiap unit proses yang akan menerbitkan dokumen baru harus melaporkan ke MR dan mengisi Form Usulan Pembuatan / Perubahan
6.1 Penerbitan Dokumen Baru
6. Prosedur
5.5 Penanggung jawab masing-masing Unit Proses membantu memastikan hanya Dokumen terbaru (revisiterkini) dan Dokumen yang sesuai dengan aktivitasnya, terdapat dibagiannya;
5.4 Penanggung jawab masing-masing Unit Proses bertanggung jawab dan mempunyai kewenangan membantu melaksanakan Implementasi Pengendalian Dokumen di Unitnya;
5.3 MR harus memastikan bahwa Dokumen Luar (Eksternal) yang masuk ke Tim Penjaminan Mutu Pengadilan Negeri dikenali dan pendistribusiannya terkendali;
5.2 MR dibantu DC harus memastikan Dokumen yang berlaku di Lingkungan Kerja Tim Penjaminan Mutu Pengadilan Negeri adalah versi terbaru dan versi sebelumnya ditarik dari peredarannya;
6.1.2 Setelah Dokumen Lengkap dan sesuai ketentuan, MR menginstruksikan DC agar mengeluarkan Nomor Dokumen.
Nomor W14-U23/01/PMPN-PM/MR/2016 Tanggal Pembuatan
1 Agustus 2016 PENGADILAN NEGERI PACITAN J a l a n Y o s S u d a r s o N o 2 P a c i t a n - Tanggal Revisi 6 3 5 1 2 Revisi Ke - : ( 0357 ) 881075 FAX : (0357) 886254 Website : www.pn-pacitan.go.id Tanggal Efektif
15 Agustus 2016 Email : [email protected] Disahkan Oleh Ketua Pengadilan Negeri Pacitan PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN
6.2.6 Kemudian DC akan menggandakan Dokumen tersebut sejumlah Unit Proses yang terkait dengan Prosedur tersebut.
6.2.7 Untuk dokumen terkendali, DC memberi Stempel “CONTROLLED” dan mendistibusikan ke unit proses terkait dan meminta Bukti Tanda Terima Dokumen.
6.2.8 DC menarik Dokumen yang lama/ Kadaluarsa dan mengganti dengan yang baru di Unit Proses terkait sesuai Daftar Distribusi Dokumen.
6.2.9 Dokumen Asli yang terbaru disimpan oleh DC sedangkan Dokumen Asli yang lama diberi Stempel “KADALUARSA” dan salinannya / copy-annya dimusnahkan dengan dibuatkan Berita Acara Pemusnahan Dokumen.
6.3 Pengendalian Dokumen Eksternal
6.3.1 Setiap Dokumen Eksternal yang masuk harus dilaporkan ke MR dan / atau DC untuk diidentifikasi.
6.3.2 DC akan mendaftarkan Dokumen pada Daftar Dokumen Eksternal dan apabila diperlukan dibuatkan salinannya dan diberi Stempel “Sesuai
dengan Aslinya” (jika diperlukan).
6.3.3 Setelah disetujui oleh Tim Penjaminan Mutu Pengadilan Negeri dan MR, maka DC akan menggandakan Dokumen tersebut sesuai kebutuhan.
6.3.4 DC menyimpan Dokumen Asli/Salinan Asli pada Ruang/ Lemari Dokumen.
6.4. Identifikasi Dokumen
6.4.1 Dokumen yang dikeluarkan Organisasi dalam melakukan kegiatan Pelayanan (Dokumen Internal), akan diberikan Identifikasi sebagai berikut : 6.4.1.1 Format Cover.
Pada Halaman Cover harus berisikan data sebagai berikut :
a) Logo Perusahaan
b) Judul Dokumen
c) Cover Gedung & Nama Perusahaan
d) Alamat
PENGADILAN NEGERI PACITAN J a l a n Y o s S u d a r s o N o 2 P a c i t a n 6 3 5 1 2 : ( 0357 ) 881075 FAX : (0357) 886254 Website : www.pn-pacitan.go.id Email : [email protected] Nomor W14-U23/01/PMPN-PM/MR/2016 Tanggal Pembuatan
1 Agustus 2016 Tanggal Revisi - Revisi Ke - Tanggal Efektif
15 Agustus 2016 Disahkan Oleh Ketua Pengadilan Negeri Pacitan PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN 6.5 Format Manual, Prosedur, Instruksi Kerja, Form dan Dokumen Pendukung.
Pada format Manual, Prosedur, Instruksi Kerja, Form dan Dokumen Pendukung harus menggunakan Header dan Footer yang berisikan informasi sebagai berikut :
6.5.1 Nama dan Logo perusahaan.
6.5.2 Judul Dokumen.
6.5.3 Nomor Dokumen dan Revisi.
6.5.4 Tanggal Dokumen dan pengesahan.
6.5.5 Halaman Dokumen dengan menyebutkan halaman dari Total Halaman.
6.5.6 Maklumat atau Pernyataan Footnote “ Dilarang Menggandakan / Mengcopy
Dokumen Ini Tanpa Persetujuan Manajemen” Font Arial size 8
6.5.7 Header dan Footer menggunakan Font Arial size 12 pada Judul Dokumen dan Font Arial size 9 pada Nomor Dokumen, Revisi, Tanggal, dan Halaman.
6.5.8 Ketentuan jenis tulisan untuk konten dari Manual, Prosedur, Instruksi Kerja, dan Form menggunakan Font Arial size 12
Seperti gambar dibawah ini.
LOGO RESMI JUDUL RESMI COVER GEDUNG ALAMAT
PENGADILAN NEGERI PACITAN J a l a n Y o s S u d a r s o N o 2 P a c i t a n 6 3 5 1 2 : ( 0357 ) 881075 FAX : (0357) 886254 Website : www.pn-pacitan.go.id Email : [email protected] Nomor W14-U23/01/PMPN-PM/MR/2016 Tanggal Pembuatan
1 Agustus 2016 Tanggal Revisi - Revisi Ke - Tanggal Efektif
15 Agustus 2016 Disahkan Oleh Ketua Pengadilan Negeri Pacitan PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN
6.6 Ketentuan Jenis Tulisan pada Cover dan Tabel Pengesahan, yaitu :
6.6.1 Judul Dokumen (Font Arial size 14)
6.6.2 Tulisan pada kolom : Tanggal, Dibuat, Diperiksa, Disetujui – (Font Arial size 11)
6.6.3 Nama dan Tanda Tangan Personil yang membuat, memeriksa dan menyetujui - (Font Arial size 10)
6.6.4 Keterangan : nama perusahaan – (Font Arial size 14) dan alamatnya – (Font
Arial size 9) Seperti gambar dibawah ini.
6.7 Apabila Prosedur harus diterangkan dengan Sistem Flow Chart, maka digunakan Simbol Diagram Alur yang terdiri atas 6 (enam) Simbol sebagai Simbol Dasar Diagram Alur dengan keterangan sebagai berikut:
Nomor W14-U23/01/PMPN-PM/MR/2016 Tanggal Pembuatan
1 Agustus 2016 PENGADILAN NEGERI PACITAN J a l a n Y o s S u d a r s o N o 2 P a c i t a n - Tanggal Revisi 6 3 5 1 2 - Revisi Ke : ( 0357 ) 881075 FAX : (0357) 886254 Website : www.pn-pacitan.go.id Tanggal Efektif
15 Agustus 2016 Email : [email protected] Disahkan Oleh Ketua Pengadilan Negeri Pacitan PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN
Simbol Diagram Alur
a. Simbol Kapsul (Terminator)untuk mendeskripsikan kegiatan “Dimulai” dan “Berakhir”. Warna Isi (Fill Colour) dan Garis (Line) adalah White Background, Darker 50% pada aplikasi MS-Word/Excell. Ukuran disesuaikan
b. Simbol Kotak(Process)untuk mendeskripsikan Proses atau Eksekusi. Warna Isi (Fill Colour) dan Garis (Line) sesuai point a.
c. Simbol Belah Ketupat (Decision) untuk mendeskripsikan kegiatan pengambilan keputusan. Warna Isi (Fill Colour) dan Garis (Line) sesuai point a..
d. Simbol Lembaran Kertas (Document)mendeskripsikan kegiatan yang berkaitan dengan Pendokumentasian.
Warna Isi (Fill Colour) dan Garis (Line) sesuai point a..
e. Simbol Segilima (One Page-Connector)mendeskripsikan hubungan antar Simbol yang berbeda halaman. Warna Isi (Fill Colour) dan Garis (Line) sesuai point a.
f. Simbol Anak Panah/Panah(Arrow)untuk mendeskrpsikan arah kegiatan. Warna Hitam untuk Proses Eksekusi dan Warna Merah untuk Proses Penolakan
6.8. Tabel Kode Dokumen dan Bagian
NO JENIS DOKUMEN KODE DOKUMEN
Manual Mutu
1 W14.U23/PMPN-MM/XX/YY Prosedur Mutu
2 W14.U23/Z/PMPN -PM/XX/YY Standar Operasional Prosedur
3 W14.U23/Z/PMPN-SOP/XX/YY Instruksi Kerja
4 W14.U23/Z/PMPN -IK/XX/YY Formulir W14.U23/Z/PMPN-FORM/XX.A/YY
5 Dokumen Pendukung W14.U23/Z/PMPN-DP/XX/YY
6 Dokumen Eksternal W14.U23/Z/PMPN-DE/XX/YY
7 Keterangan:
6.8.1 Pengisian Kode untuk : Manual Mutu, Prosedur Mutu,Standar Operasional Prosedur, Instruksi Kerja, Formulir, Dokumen Pendukung dan Dokumen Eksternal;
6.8.2 W14.U25 merupakan kode Pengadilan Negeri Pacitan;
6.8.3 Tanda Z diisi dengan No Urut;
Nomor W14-U23/01/PMPN-PM/MR/2016 Tanggal Pembuatan
1 Agustus 2016 PENGADILAN NEGERI PACITAN J a l a n Y o s S u d a r s o N o 2 P a c i t a n - Tanggal Revisi 6 3 5 1 2 Revisi Ke - : ( 0357 ) 881075 FAX : (0357) 886254 Website : www.pn-pacitan.go.id Tanggal Efektif
15 Agustus 2016 Email : [email protected] Disahkan Oleh Ketua Pengadilan Negeri Pacitan PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN
6.8.4 Tanda
XX diisi sesuai dengan Kode Unit Kerja yang menyiapkan Dokumen :
6.8.4.1. Ketua Pengadilan Negeri : KPN
6.8.4.2. Document Controller & Internal Auditor : MR
6.8.4.3. Hakim H
6.8.4.4. Panitera Pengganti PP
6.8.4.5. Jurusita JS
6.8.4.6. Kepaniteraan Pidana : PID
6.8.4.7. Kepaniteraan Perdata : PDT
6.8.4.8. Kepaniteraan Hukum : HK
6.8.4.9. Sekretaris KS
6.8.4.10. Subbag Kepegawaian Organisasi dan Tata Laksana : KOT
6.8.4.11. Subbag Umum dan Keuangan : UK
6.8.4.12. Subbag Perencanaan Teknologi Informasi dan Pelaporan : PTIP
6.8.5. Tanda YY diisi dengan Tahun Terbit
6.9. Manual Mutu : W14.U23/PMPN-MM/XX/YY
6.9.1 W.14.U23 : Identifikasi Wilayah Hukum dan Nomor Area Pengadilan Negeri Pacitan
6.9.2. PMPN : Penjaminan Mutu (untuk Pengadilan NEGERI)
6.9.3. MM : Identifikasi Manual Mutu 6.9.4.
XX : Kode Unit Kerja yang menyiapkan dokumen
6.9.5. YY : Kode Tahun Terbit
6.10. Prosedur Mutu : W14.U23/Z/PMPN-PM/XX/YY
6.10.1 W.14.U23 : Identifikasi Wilayah Hukum dan Nomor Area Pengadilan Negeri Pacitan
6.10.2. Z : Nomor Urut Prosedure
6.10.3. PMPN : Penjaminan Mutu (untuk Pengadilan Negeri)
6.10.4. PM : Identifikasi Prosedur Mutu
6.10.5. XX : Kode Unit Kerja yang menyiapkan dokumen
6.10.6. YY : Kode Tahun Terbit
6.11. Standar Operasional Prosedur : W14.U23/Z/PMPN-SOP/XX/YY
6.11.1 W.14.U23 : Identifikasi Wilayah Hukum dan Nomor Area Pengadilan Negeri Pacitan
6.11.2. Z : Nomor Urut Prosedure
6.11.3. PMPN : Penjaminan Mutu (untuk Pengadilan Negeri)
6.11.4. SOP : Identifikasi Standar Operasional Prosedur
6.11.5. XX : Kode Unit Kerja
6.11.6. YY : Kode Tahun Terbit
PENGADILAN NEGERI PACITAN J a l a n Y o s S u d a r s o N o 2 P a c i t a n 6 3 5 1 2 : ( 0357 ) 881075 FAX : (0357) 886254 Website : www.pn-pacitan.go.id Email : [email protected] Nomor W14-U23/01/PMPN-PM/MR/2016 Tanggal Pembuatan
6.13.7. YY : Kode Tahun Terbit
6 DOKUMEN PENDUKUNG ADMIN DC MR KETUA TIM PENJAMINAN MUTU PN PACITAN
5 FORM / CHECKLIST STANDAR INTERNAL ADMIN DC MR KETUA TIM PENJAMINAN MUTU PN PACITAN
4 INSTRUKSI KERJA ADMIN DC MR KETUA TIM PENJAMINAN MUTU PN PACITAN
3 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
ADMIN DC
MR KETUA TIM PENJAMINAN MUTU PN PACITAN2 PROSEDUR MUTU ADMIN DC MR KETUA TIM PENJAMINAN MUTU PN PACITAN
1 MANUAL MUTU ADMIN DC MR KETUA TIM PENJAMINAN MUTU PN PACITAN
6.15. Tabel Pengesahan Dokumen
6.14.6. YY : Kode Tahun Terbit
6.14.5. XX : Kode Unit Kerja
6.14.4. DP : Dokumen Pendukung
6.14.3. PMPN : Penjaminan Mutu (untuk Pengadilan Negeri)
6.14.2. Z : Nomor Urut
6.14.1 W.14.U23 : Identifikasi Wilayah Hukum dan Nomor Area Pengadilan Negeri Pacitan
6.14. Dokumen Pendukung : W14.U23/Z/PMPN-DP/XX/YY
6.13.6. A : Nomor SOP yang berkaitan
1 Agustus 2016 Tanggal Revisi - Revisi Ke - Tanggal Efektif
6.13.5. XX : Kode Unit Kerja
6.13.4. FORM : Identifikasi Formulir
6.13.3. PMPN : Penjaminan Mutu (untuk Pengadilan Negeri)
6.13.2. Z : Nomor Urut Prosedure
6.13.1 W.14.U23 : Identifikasi Wilayah Hukum dan Nomor Area Pengadilan Negeri Pacitan
6.13. Form / Cheklist Standar Internal : W14.U23/Z/PMPN-FORM/XX.A/YY
6.12.6. YY : Kode Tahun Terbit
6.12.5. XX : Kode Unit Kerja
6.12.4. SOP : Identifikasi Intruksi Kerja
6.12.3. PMPN : Penjaminan Mutu (untuk Pengadilan Negeri)
6.12.2. Z : Nomor Urut Prosedure
6.12.1 W.14.U23 : Identifikasi Wilayah Hukum dan Nomor Area Pengadilan Negeri Pacitan
6.12. Intruksi Kerja (IK) : W14.U23/Z/PMPN-IK/XX/YY
15 Agustus 2016 Disahkan Oleh Ketua Pengadilan Negeri Pacitan PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN
NO JENIS DOKUMEN DISIAPKAN DIPERIKSA DISAHKAN
PENGADILAN NEGERI PACITAN J a l a n Y o s S u d a r s o N o 2 P a c i t a n 6 3 5 1 2 : ( 0357 ) 881075 FAX : (0357) 886254 Website : www.pn-pacitan.go.id Email : [email protected] Nomor W14-U23/01/PMPN-PM/MR/2016 Tanggal Pembuatan
1 Agustus 2016 Tanggal Revisi - Revisi Ke - Tanggal Efektif
15 Agustus 2016 Disahkan Oleh Ketua Pengadilan Negeri Pacitan
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN
7 Dokumen Terkait
7.1. W14-U23/01/PMPN-FORM/MR.1/2016 Daftar Dokumen Internal
7.2. W14-U23/02/PMPN-FORM/MR.1/2016 Daftar Dokumen Eksternal
7.3. W14-U23/03/PMPN-FORM/MR.1/2016 Lembar Distribusi Dokumen
7.4. W14-U23/04/PMPN-FORM/MR.1/2016 Usulan Pembuatan / Perubahan Dokumen
7.5. W14-U23/05/PMPN-FORM/MR.1/2016 Berita Acara Pemusnahan Dokumen
TANGGAL DIBUAT DIPERIKSA DISETUJUI
TIDAK TERKENDALI
NOMOR SALINAN
(Uncontrolled)
PENGADILAN NEGERI PACITAN Tim Penjaminan Mutu PENGADILAN NEGERI PACITAN Jl. Yos Sudarso Nomor. 02 PACITAN
Terbitan Prosedur Mutu ini tidak dapat digandakan, disimpan dalam Sistem yang diperbaiki atau dipindahkan dalam bentuk atau dengan cara apapun baik Elektronik, Mekanik,Photo Copy,dicatat atau lainnya tanpa izin tertulis Wakil Manajemen.
PERINGATAN! Perlindungan Hak Cipta Warning! @ Copyright Protection
√ tanda pada kolom
(Copy No)
TERKENDALI (Controlled)
PENGADILAN NEGERI KLAS II PACITAN J l n . Y o s S u d a r s o N o . 2 P a c i t a n 6 3 5 1 2 : ( 0357 ) 881075 FAX : (0357) 886254 Website : www.pn-pacitan.go.id Email : [email protected] Nomor W14.U23/02/PMPN-PM/MR/2016 Tanggal Pembuatan
INDUK (Master)
STAMP / STEMPEL ROHMAD ZAELANI, S.H. ASMINAH, S.H., M.H DWIYANTO, S.H., M.Hum STATUS DOKUME N
1 Agustus 2016 DOCUMENT CONTROL MANAGEMENT REPRESENTATIVE KETUA TIM PENJAMINAN MUTU PENGADILAN NEGERI
Prosedur Mutu ini diterbitkan sebagai bagian dari Sistem Manual Mutu Tim Akreditasi Penjaminan Mutu Pengadilan Negeri Pacitan, baik dari aspek Manajemen Administrasi dan Operasional berdasarkan Sistem Manajemen Mutu atau SNI ISO 9001:2015 Prosedur Mutu ini bersifat dinamis mengikuti Standar, Regulasi ataupun Kode, sehingga diharapkan bahwa dalam Proses Implementasinya tingkat Penyempurnaan tersebut akan mendorong lebih cepat tercapainya Sasaran secara efektif
PROSEDUR PENGENDALIAN REKAMAN
LEMBAR PENGESAHAN
15 Agustus 2016 Disahkan Oleh Ketua Pengadilan Negeri Pacitan
1 Agustus 2016 Tanggal Revisi - Revisi ke - Tanggal Efektif
- *) Beri
PENGADILAN NEGERI KLAS II PACITAN J l n . Y o s S u d a r s o N o . 2 P a c i t a n 6 3 5 1 2 : ( 0357 ) 881075 FAX : (0357) 886254 Website : www.pn-pacitan.go.id Email : [email protected] Nomor W14.U23/02/PMPN-PM/MR/2016 Tanggal Pembuatan
1 Agustus 2016 Tanggal Revisi - Revisi ke - Tanggal Efektif
15 Agustus 2016 Disahkan Oleh Ketua Pengadilan Negeri Pacitan
PROSEDUR PENGENDALIAN REKAMAN
STATUS REVISI
NO. REVISI NO. HALAMANBAGIAN/ SUBBAGIAN YANG DIREVISI DISETUJUI OLEH TANGGAL
Nomor W14.U23/02/PMPN-PM/MR/2016 Tanggal Pembuatan
1 Agustus 2016
PENGADILAN NEGERI KLAS II PACITAN
- Tanggal Revisi
J l n . Y o s S u d a r s o N o . 2 P a c i t a n 6 3 5 1 2 : ( 0357 ) 881075 FAX : (0357) 886254 Revisi ke - Website : www.pn-pacitan.go.id Tanggal Efektif
15 Agustus 2016 Email : [email protected]
Disahkan Oleh Ketua Pengadilan Negeri Pacitan
PROSEDUR PENGENDALIAN REKAMAN
TUJUANProsedur ini bertujuan untuk menetapkan Tata Cara Peyimpanan, Pemiliharaan, Pemusnahan serta Pengendalian Rekaman dan Data yang relevan dengan Sistem Manajemen Mutu di Tim Akreditasi Penjaminan Mutu Pengadilan Negeri Pacitan.
1. RUANG LINGKUP
Prosedur ini mencakup Rekaman/ Catatan Mutu yang disyaratkan oleh Sistem Manajemen Mutu di Kantor Tim Akreditasi Penjaminan Mutu Pengadilan Negeri Pacitan.
2. DEFINISI
2.1 Rekaman/ Catatan, adalah bukti tercatat yang menunjukkan hasil yang didapat dalam pelaksanaan kegiatan sistem manajemen Mutu (seperti formulir, log book, check sheet, dsb).
2.2 Masa Simpan, adalah lamanya Rekaman/ Catatan disimpan untuk memastikan Sistem
3. DASAR HUKUM
3.1 Manual Mutu Tim Akreditasi Penjaminan Mutu Pengadilan Negeri Pacitan
4. URAIAN UMUM
4.1 DC bertanggung jawab mengendalikan seluruh Dokumen (Internal dan Eksternal) mulai dari Pengesahan, Penggandaan, Distribusi ke bagian yang terkait dan Penarikan serta Penghapusan Dokumen;
4.2 MR dibantu DC harus memastikan Dokumen yang berlaku di Lingkungan Kerja Tim Akreditasi Penjaminan Mutu Pengadilan Negeri Pacitan adalah versi terbaru dan versi sebelumnya ditarik dari peredarannya;
4.3 MR harus memastikan bahwa dokumen luar (Eksternal) yang masuk ke Tim Akreditasi Penjaminan Mutu Pengadilan Negeri Pacitan dikenali dan pendistribusiannya terkendali;
4.4 Penanggung jawab masing-masing Unit Proses bertanggung jawab dan mempunyai kewenangan membantu melaksanakan Implementasi Pengendalian Dokumendi Unitnya;
4.5 Penanggung jawab masing-masing Unit Proses membantu memastikan hanya Dokumen terbaru (revisi terkini) dan Dokumen yang sesuai dengan aktivitasnya, terdapat dibagiannya;
5. PROSEDUR
5.1 Identifikasi Rekaman/Catatan Mutu 5.1.1 Setiap Rekaman/Catatan Mutu harus mempunyai Nama/Judul dan Nomor Identifikasi.
Pada Rekaman/Catatan Mutu tersebut juga harus tertera Nama dan Tandatangan pembuatnya serta tanggal Rekaman Mutu dibuat;
Nomor W14.U23/02/PMPN-PM/MR/2016 Tanggal Pembuatan
1 Agustus 2016
PENGADILAN NEGERI KLAS II PACITAN
- Tanggal Revisi
J l n . Y o s S u d a r s o N o . 2 P a c i t a n 6 3 5 1 2 : ( 0357 ) 881075 FAX : (0357) 886254 Revisi ke - Website : www.pn-pacitan.go.id Tanggal Efektif
15 Agustus 2016 Email : [email protected]
Disahkan Oleh Ketua Pengadilan Negeri Pacitan
PROSEDUR PENGENDALIAN REKAMAN
5.1.2 DC membuat Daftar Catatan Mutu dan mendistribusikan ke seluruh Unit Proses bersama Prosedur ini.
5.2 Penyimpanan dan Pemeliharaan Rekaman Mutu
5.2.1 Setiap Unit Proses harus menyediakan tempat penyimpanan Rekaman Mutu yang dihasilkan dan memberi katalog atau label sesuai dengan Metode Penyimpanan pada Rekaman Mutu tersebut;
5.2.2 Rekaman Mutu harus disimpan di tempat yang dapat melindunginya dari kehilangan atau kerusakan dan harus mudah didapatkan kembali bila diperlukan;
5.2.3 Penanggung Jawab Unit Proses harus menunjuk salah seorang stafnya untuk menjaga dan mengawasi tempat penyimpanan Rekaman agar tidak hilang atau rusak selama masa penyimpanannya;
5.2.4 Masa simpan setiap Rekaman Mutu ditetapkan oleh Penanggung jawab Unit proses pada Daftar Rekaman Mutu;
5.2.5 Jika disyaratkan dalam Kontrak atau karena Peraturan yang berlaku, Rekaman Mutu dapat diperlihatkan atau diberikan salinannya kepada Pengguna, atau pihak yang berwenang lainnya.
5.3 Pemusnahan Rekaman Mutu 5.3.1 Rekaman Mutu yang telah lewat masa penyimpanannya dapat dimusnahkan.
Pemusnahan Rekaman Mutu ditetapkan oleh Penanggung Jawab Unit Proses yang bertanggung jawab menyimpannya;
5.3.2 Pemusnahan Rekaman Mutu dilakukan oleh Penanggung Jawab Bagian yang bertanggung jawab menyimpannya dan disaksikan oleh MR;
5.3.3 Terhadap pemusnahan Rekaman Mutu, dibuatkan BERITA ACARA PEMUSNAHAN
REKAMAN MUTU yang disahkan oleh MR dan dimasukkan ke DAFTAR MASTER
REKAMAN OBSOLETE;
5.3.4 Masa penyimpanan, Jadwal dan Pelaksanaan Retensi / Pemusnahan Dokumen disesuaikan dengan Peraturan tentang masa simpan Dokumen yang diterbitkan oleh Pihak yang berwenang.
PENGADILAN NEGERI KLAS II PACITAN J l n . Y o s S u d a r s o N o . 2 P a c i t a n 6 3 5 1 2 : ( 0357 ) 881075 FAX : (0357) 886254 Website : www.pn-pacitan.go.id Email : [email protected] Nomor W14.U23/02/PMPN-PM/MR/2016 Tanggal Pembuatan
1 Agustus 2016 Tanggal Revisi - Revisi ke - Tanggal Efektif
15 Agustus 2016 Disahkan Oleh Ketua Pengadilan Negeri Pacitan
PROSEDUR PENGENDALIAN REKAMAN
6. DOKUMEN TERKAIT
6.1 W14.U23/01/PMPN-FORM/MR.2/2016 Master Daftar Catatan Mutu
6.2 W14.U23/02/PMPN-FORM/MR.2/2016 Master Daftar Rekaman Obsolete
TANGGAL DIBUAT DIPERIKSA DISETUJUI
TIDAK TERKENDALI
NOMOR SALINAN
(Uncontrolled)
PENGADILAN NEGERI PACITAN Tim Penjaminan Mutu PENGADILAN NEGERI PACITAN Jl. Yos Sudarso Nomor. 02 PACITAN
Terbitan Prosedur Mutu ini tidak dapat digandakan, disimpan dalam Sistem yang diperbaiki atau dipindahkan dalam bentuk atau dengan cara apapun baik Elektronik, Mekanik,Photo Copy,dicatat atau lainnya tanpa izin tertulis Wakil Manajemen.
Warning! @ Copyright Protection
Beri √ tanda pada kolom PERINGATAN! Perlindungan Hak Cipta
(Copy No)
TERKENDALI (Controlled)
Dilarang Menggandakan / Mengcopy Dokumen Ini Tanpa Persetujuan Manajemen PENGADILAN NEGERI KLAS II PACITAN J l n . Y o s S u d a r s o N o . 2 P a c i t a n 6 3 5 1 2 : ( 0357 ) 881075 FAX : (0357) 886254 Website : www.pn-pacitan.go.id Email : [email protected]
INDUK (Master)
STAMP / STEMPEL ROHMAD ZAELANI, S.H. ASMINAH, S.H., M.H DWIYANTO, S.H., M.Hum STATUS DOKUME N
1 Agustus 2016 DOCUMENT CONTROL MANAGEMENT REPRESENTATIVE KETUA TIM PENJAMINAN MUTU PENGADILAN NEGERI
Prosedur Mutu ini diterbitkan sebagai bagian dari Sistem Manual Mutu Tim Akreditasi Penjaminan Mutu Pengadilan Negeri Pacitan, baik dari aspek Manajemen Administrasi dan Operasional berdasarkan Sistem Manajemen Mutu atau SNI ISO 9001:2015 Prosedur Mutu ini bersifat dinamis mengikuti Standar, Regulasi ataupun Kode, sehingga diharapkan bahwa dalam Proses Implementasinya tingkat Penyempurnaan tersebut akan mendorong lebih cepat tercapainya Sasaran secara efektif
PROSEDUR AUDIT INTERNAL
LEMBAR PENGESAHAN
15 Agustus 2016 Disahkan Oleh Ketua Pengadilan Negeri Pacitan
1 Agustus 2016 Tanggal Revisi - Revisi ke - Tanggal Efektif
Nomor W14.U23/03/PMPN-PM/MR/2016 Tanggal Pembuatan
- *)
Dilarang Menggandakan / Mengcopy Dokumen Ini Tanpa Persetujuan Manajemen PENGADILAN NEGERI KLAS II PACITAN J l n . Y o s S u d a r s o N o . 2 P a c i t a n 6 3 5 1 2 : ( 0357 ) 881075 FAX : (0357) 886254 Website : www.pn-pacitan.go.id Email : [email protected]
Nomor W14.U23/03/PMPN-PM/MR/2016 Tanggal Pembuatan
1 Agustus 2016 Tanggal Revisi - Revisi ke - Tanggal Efektif
15 Agustus 2016 Disahkan Oleh Ketua Pengadilan Negeri Pacitan
PROSEDUR AUDIT INTERNAL
STATUS REVISI
NO. REVISI NO. HALAMANBAGIAN/ SUBBAGIAN YANG DIREVISI DISETUJUI OLEH TANGGAL
PROSEDUR AUDIT INTERNAL
3.4 Dokumen mencakup Catatan Manual dan Mutu dari Organisasi untuk memastikan keefektifan Perencanaan Operasional dan Pengecekan Proses;
5.1 MR memastikan dan mengelola Proses Audit Internal (AI), dapat berjalan sesuai yang dipersyaratkan Prosedur ini dan menunjuk Lead Auditor dan Auditor dengan Surat Penunjukan Auditor untuk melaksanaan AI sesuai Jadwal AI Tahunan. Selanjutnya Lead Auditor dan Auditor
5. WEWENANG DAN TANGGUNG JAWAB
4.1 Manual Mutu Tim Akreditasi Penjaminan Mutu Pengadilan Negeri Pacitan;
4. DASAR HUKUM
3.9 MR merupakan Management Representative.
3.8 AUDITEE adalah Organisasi atau Area yang diaudit.
3.7 KOORDINATOR AUDIT INTERNAL adalah personel yang ditunjuk dalam memimpin Auditor dalam Audit Internal.
3.6 AUDITOR adalah personel dengan kompetensi tertentu yang ditunjuk untuk melaksanakan Audit Internal.
3.5 AUDIT INTERNAL atau disingkat AI, adalah Proses Sistematis, Mandiri dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti Audit dan mengevaluasinya secara obyektif untuk menentukan sejauh mana Kriteria Audit telah terpenuhi, dilaksanakan oleh Tim Auditor yang berasal dari Internal Organisasi;
Dilarang Menggandakan / Mengcopy Dokumen Ini Tanpa Persetujuan Manajemen PENGADILAN NEGERI KLAS II PACITAN J l n . Y o s S u d a r s o N o . 2 P a c i t a n 6 3 5 1 2 : ( 0357 ) 881075 FAX : (0357) 886254 Website : www.pn-pacitan.go.id Email : [email protected]
Nomor W14.U23/03/PMPN-PM/MR/2016 Tanggal Pembuatan
3.2 Manual Mutu;
3.1 Persyaratan Dokumentasi dari Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu;
Prosedur ini mencakup Perencanaan Audit, Persiapan Audit, Pelaksanaan Audit, Tindak Lanjut Audit, Monitoring Tindakan Perbaikan, serta Pelaporan Audit Internal. oleh Sistem Manajemen Mutu di Tim Akreditasi Penjaminan Mutu Pengadilan Negeri Pacitan yang terdiri dari :
3. DEFINISI
2. RUANG LINGKUP
Prosedur Audit Mutu Internal untuk memberikan Bukti Kesesuaian terhadap Persyaratan yang diminta baik dari Pengguna ataupun Standar Spesifikasi, dan Regulasi Peraturan yang berlaku. Prosedur ini memberikan petunjuk dalam Audit Internal dan memastikan keefektifan Sistem Manajemen Mutu yaitu untuk Pengendalian Catatan (4.2.4) di Tim Akreditasi Penjaminan Mutu Pengadilan Negeri Pacitan;
1. TUJUAN
15 Agustus 2016 Disahkan Oleh Ketua Pengadilan Negeri Pacitan
1 Agustus 2016 Tanggal Revisi - Revisi ke - Tanggal Efektif
3.3 Prosedur Dokumentasi dan Persyaratan Catatan Sistem Manajemen Mutu;
Nomor W14.U23/03/PMPN-PM/MR/2016 Tanggal Pembuatan
1 Agustus 2016
PENGADILAN NEGERI KLAS II PACITAN
Tanggal Revisi - J l n . Y o s S u d a r s o N o . 2 P a c i t a n 6 3 5 1 2 : ( 0357 ) 881075 FAX : (0357) 886254
- Revisi ke
Website : www.pn-pacitan.go.id Tanggal Efektif
15 Agustus 2016 Email : [email protected]
Disahkan Oleh Ketua Pengadilan Negeri Pacitan
PROSEDUR AUDIT INTERNAL
menyusun pemberitahuan AI yang mencakup jadwal detail AI (Tanggal & Jam Audit, Fungsi /
Proses di Audit, termasuk Auditor yang ditugaskan) dalam FORM PEMBERITAHUAN AI dan
diketahui MR. Auditor mempersiapkan FORM CHECKLIST PERTANYAAN AUDIT sesuai dengan fungsi yang akan di Audit;
5.2 Koordinator AI menjamin bahwa proses Audit Internal dilaksanakan sesuai dengan Prosedur ini;
5.3 Penanggung Jawab Divisi / Bagian menjamin bahwa para Personel bertanggung jawab atas Obyek Audit berada ditempat saat Audit dilaksanakansesuai dengan aktivitasnya, yang terdapat dibagiannya;
6. PROSEDUR
6.1 PERENCANAAN AUDIT
6.1.1 Ketua Tim Akreditasi Penjaminan Mutu menunjuk MR sebagai Penanggung Jawab kegiatan Audit Internal;
6.1.2 MR menunjuk Koordinator AI untukmempersiapkan tim Auditor internal dengan mengisi
DAFTAR AUDITOR INTERNAL;
form
6.1.3 MR merencanakan pelaksanaan AI minimal 1 kali dalam setahun dengan mengisi form
PROGRAM AUDIT INTERNAL;
6.1.4 AI tambahan dapat dilaksanakan di luar Program AI yang telah direncanakan, dengan mempertimbangkan status dan pentingnya Proses dan Bidang yang diaudit;
6.1.5 Kompetensi AI di Tim Akreditasi Penjaminan Mutu Pengadilan Negeri Pacitan adalah sebagai berikut :
6.1.5.1 Memahami Persyaratan Sistem Manajemen Mutu;
6.1.5.2 Memahami Teknik Audit Sistem Manajemen Mutu;
6.1.5.3 Mengerti Proses Bisnis Tim Akreditasi Penjaminan Mutu Pengadilan Negeri Pacitan
6.1.5.4 Dapat bekerjasama dengan Tim
6.1.5.5 Jujur dan dapat menjaga kerahasiaan
6.2 PERSIAPAN AUDIT
6.2.1 Sesuai dengan program AI yang dibuat oleh MR, Koordinator Audit Internal membuat Jadwal AI dan menunjuk Auditor yang independent terhadap bidang auditnya, dengan mengisi form JADWAL AUDIT INTERNAL;
6.2.2 MR menetapkan Jadwal AI di awal Tahun terhadap semua Fungsi yang ada dengan mempertimbangkan Status dan pentingnya Fungsi yang akan di Audit dalam FORM
JADWAL AUDIT INTERNAL TAHUNAN dan disetujui Ketua. Bila diperlukan AI di luar Dilarang Menggandakan / Mengcopy Dokumen Ini Tanpa Persetujuan Manajemen
Nomor W14.U23/03/PMPN-PM/MR/2016 Tanggal Pembuatan
1 Agustus 2016
PENGADILAN NEGERI KLAS II PACITAN
Tanggal Revisi - J l n . Y o s S u d a r s o N o . 2 P a c i t a n 6 3 5 1 2 : ( 0357 ) 881075 FAX : (0357) 886254
- Revisi ke
Website : www.pn-pacitan.go.id Tanggal Efektif
15 Agustus 2016 Email : [email protected]
Disahkan Oleh Ketua Pengadilan Negeri Pacitan