ppt kel 05 penerapan dokumen elektronik
PENERAPAN DOKUMEN ELEKTRONIK
Pendidikan Administrasi Perkantoran 2015 B
Disusun Oleh
Afifiya
15080314004
Rahmat Hidayat
15080314022
Arum Ningtyas Luxfiati
15080314038
Ajeng Zaskia
15080314052
Nahdiyah Aprivilia F 15080314064
Meidya Dwi Novitasari 15080314088
Pengertian Dokumen
Pengertian Dokumen Secara Umum
Dokumen menurut bahasa Inggris berasal dari kata document yang
memiliki arti suatu yang tertulis atau tercetak dan segala benda yang
mempunyai keterangan-keterangan dipilih untuk dikumpulkan,
disusun, di sediakan atau untuk disebarkan.
Dokumen ialah surat penting atau berharga yang sifatnya tertulis atau
tercetak yang berfungsi atau dapat dipakai sebagai bukti ataupun
keterangan.
Pengertian Dokumen
Pengertian Dokumen Menurut Para Ahli
Menurut Louis Gottschalk “1986:38”
1. Dokumen merupakan sumber tertulis bagi informasi sejarah sebagai ke
balikan dari pada kesaksian lisan, artefak, peninggalan-peninggalan
terlukis dan petilasan-petilasan arkeologis.
2. Dokumen diperuntukan untuk surat-surat resmi dan surat-surat Negara
seperti surat perjanjian, udang-undang, hibah dan konsesi.
3. Dokumen dalam arti luas merupakan proses pembuktian yang didasark
-an atas sumber jenis apapun, baik yang bersifat tulisan, lisan,
gambaran atau arkeologis.
Pengertian Dokumen
Pengertian Dokumen Menurut Para Ahli
Menurut G.J Renier “University Collage London 1997:104”
1. Dokumen dalam arti luas yaitu meliputi semua sumber tertulis saja, baik
tertulis maupun lisan.
2. Dokumen dalam arti sempit yaitu yang meliputi semua sumber tertulis saja.
3. Dokumen dalam arti spesifik yaitu hanya meliputi surat-surat resmi dan
s
urat-surat Negara, seperti surat perjanjian, undang-undang, konsesi, hibah
dan sebagainya.
Pengertian Dokumen
Pengertian Dokumen Elektronik
DOKUMEN ELEKTRONIK adalah setiap Informasi Elektronik yang dibuat,
diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan dalam bentuk analog, digital,
elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan,
dan/atau didengar melalui Komputer atau Sistem Elektronik, termasuk tetapi
tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto atau
sejenisnya, huruf, tanda, angka, Kode Akses, simbol atau perforasi yang
memiliki makna atau arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu
memahaminya”.
Tempat Penyimpanan Dokumen Elektronik
Menurut Quible, ada tiga system penyimpanan dokumen yang
dapat dipertimbangkan sesuai dengan keadaan organisasi,
yaitu
1. penyimpanan terpusat (sentralisasi),
2. penyimpanan desentralisasi, dan
3. kombinasi kedua sistem (Sukoco, 2007:96).
Dengan merujuk kajian teori tentang sistem penyimpanan yang
telah dijabarkan, maka dapat disimpulkan bahwa pemilihan system
penyimpanan dokumen sangat bergantung pada kebutuhan,
kemampuan dan kemauan dari organisasi itu sendiri.
Perangkat, Peralatan dan Perlengkapan
Perangkat yang digunakan dibagi menjadi dua, yaitu
1. hardware (perangkat keras) dan
2. software (perangkat lunak)
Pemilihan peralatan dan perlengkapan dokumen elektronik
sangat bergantung pada kebutuhan, kemampuan dan tujuan
organisasi yang dituju.
Cara Pemeliharaan Dokumen Elektronik
Berikut ini tata cara pemeliharaan dokumen elektronik.
1. Pengamanan Informasi
2. Pemeliharaan Fisik Dokumen Elektronik
Cara Pemeliharaan Dokumen Elektronik
Berikut ini tata cara pemeliharaan dokumen elektronik.
1. Pengamanan Informasi
pengamanan informasi dalam dokumen elektronik adalah sebagai
berikut:
• Menciptakan prosedur standar dalam pengoperasian yang menjamin keamanan terhadap kemungkinan penggunaan informasi yang tidak sah oleh
pihak-pihak yang tidak berhak.
• Melakukan pemeliharaan perangkat keras (hardware) dan melakukan p-e
nyesuaian teknologi secara berkala.
• Melakukan pemeliharaan perangkat lunak (software), dan melakukan penyesuaian secara berkala.
Cara Pemeliharaan Dokumen Elektronik
Berikut ini tata cara pemeliharaan dokumen elektronik.
2. Pemeliharaan Fisik Dokumen Elektronik
Berikut cara pemeliharaan fisik dokumen elektronik tersebut:
• Penggunaan perangkat keras (komputer,laptop,hardisk, flashdisk), d
engan baik sesuai prosedur.
• Menggunakan software asli (bukan bajakan).
• MemBack up data secara berkala.
• Menyimpan dokumen elektronik di tempat yang terlindung dari
medan magnet, debu, panas yang berlebihan, dan air.
• Menjaga kestabilan suhu tempat dokumen tersebut berada,
rata-rata antara 11-22 C dan kelembapan antara 45-65% RH.
Manfaat,Kelebihan dan Kelemahan Dokumen Elektronik
Keuntungan Dokumen Elektronik
•
•
•
•
•
•
•
•
Meningkatkan bisnis proses menjadi lebih cepat
Pemberian informasi yang lebih baik dan pengambilan keputusan yang lebih
cepat;
Layanan dokumen yg lebih baik
Mengurangi waktu yang dibutuhkan petugas dokumen dalam mencari
informasi;
Memudahkan dalam pertukaran informasi antar unit atau organisasi, dan
memudahkan dalam penggunaan kembali informasi dokumen;
Menekan biaya dan memberikan kemampuan untuk menyediakan informasi
secara akurat, cepat, dan transparan;
Mempunyai persiapan akan bisnis dan resiko yang mungkin terjadi dan
meningkat-kan keberlangsungan bisnis;
Penekanan biaya karena berkurangnya penciptaan, penyimpanan, temu
kembali, dan pengelolaan atas media kertas.
Manfaat,Kelebihan dan Kelemahan Dokumen Elektronik
Kelemahan Dokumen Elektronik
• Adanya peluang untuk memanipulasi file (menciptakan,
menyimpan, memodifikasi, atau menghapus) dalam segala cara;
• Kesulitan untuk berbagai file karena format file maupun
ketersedian jaringan maupun akses untuk berbagi file dengan
yang lain;
• Kemungkinan rusaknya file setiap saat tanpa adanya indikasi
terlebih dahulu, misalnya server terserang oleh virus atau
terhapusnya data secara permanen kerena tidak sengaja.
Penerapan Metode Dokumen (arsip) Elektronik
Dalam Suatu Badan/Perusahaan
Prosedur pengelolaan arsip statis dalam media elektronik yg diterapkan Badan
Perpustakaan dan Arsip Provinsi Jawa Timur bidang arsip statis dibagi menjadi tiga
tahapan.
1. Proses yang pertama adalah mengakuisisi dari SKPD (Satuan Kerja Perangkat
Daerah) yang ada di Provinsi Jawa Timur, serta dari Badan Usaha Milik Negara,
Badan Usaha Milik Daerah, perorangan, maupun instansi lain yang arsipnya
memiliki nilai informasi penting yang harus diselamatkan dan dilestarikan.
2. proses kedua adalah pendeskripsian umum untuk mengetahui isi dan materi yan
g terkandung dalam arsip, dengan mencatat dan memberi keterangan setiap arsi
p.
3. Setelah mengetahui isi dari arsip, tahapan terakhir untuk arsip dengan kondisi
yang rusak dan untuk menjaga kelestarian arsip tersebut maka dilakukan kegiata
n preservasi.
Pendidikan Administrasi Perkantoran 2015 B
Disusun Oleh
Afifiya
15080314004
Rahmat Hidayat
15080314022
Arum Ningtyas Luxfiati
15080314038
Ajeng Zaskia
15080314052
Nahdiyah Aprivilia F 15080314064
Meidya Dwi Novitasari 15080314088
Pengertian Dokumen
Pengertian Dokumen Secara Umum
Dokumen menurut bahasa Inggris berasal dari kata document yang
memiliki arti suatu yang tertulis atau tercetak dan segala benda yang
mempunyai keterangan-keterangan dipilih untuk dikumpulkan,
disusun, di sediakan atau untuk disebarkan.
Dokumen ialah surat penting atau berharga yang sifatnya tertulis atau
tercetak yang berfungsi atau dapat dipakai sebagai bukti ataupun
keterangan.
Pengertian Dokumen
Pengertian Dokumen Menurut Para Ahli
Menurut Louis Gottschalk “1986:38”
1. Dokumen merupakan sumber tertulis bagi informasi sejarah sebagai ke
balikan dari pada kesaksian lisan, artefak, peninggalan-peninggalan
terlukis dan petilasan-petilasan arkeologis.
2. Dokumen diperuntukan untuk surat-surat resmi dan surat-surat Negara
seperti surat perjanjian, udang-undang, hibah dan konsesi.
3. Dokumen dalam arti luas merupakan proses pembuktian yang didasark
-an atas sumber jenis apapun, baik yang bersifat tulisan, lisan,
gambaran atau arkeologis.
Pengertian Dokumen
Pengertian Dokumen Menurut Para Ahli
Menurut G.J Renier “University Collage London 1997:104”
1. Dokumen dalam arti luas yaitu meliputi semua sumber tertulis saja, baik
tertulis maupun lisan.
2. Dokumen dalam arti sempit yaitu yang meliputi semua sumber tertulis saja.
3. Dokumen dalam arti spesifik yaitu hanya meliputi surat-surat resmi dan
s
urat-surat Negara, seperti surat perjanjian, undang-undang, konsesi, hibah
dan sebagainya.
Pengertian Dokumen
Pengertian Dokumen Elektronik
DOKUMEN ELEKTRONIK adalah setiap Informasi Elektronik yang dibuat,
diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan dalam bentuk analog, digital,
elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan,
dan/atau didengar melalui Komputer atau Sistem Elektronik, termasuk tetapi
tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto atau
sejenisnya, huruf, tanda, angka, Kode Akses, simbol atau perforasi yang
memiliki makna atau arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu
memahaminya”.
Tempat Penyimpanan Dokumen Elektronik
Menurut Quible, ada tiga system penyimpanan dokumen yang
dapat dipertimbangkan sesuai dengan keadaan organisasi,
yaitu
1. penyimpanan terpusat (sentralisasi),
2. penyimpanan desentralisasi, dan
3. kombinasi kedua sistem (Sukoco, 2007:96).
Dengan merujuk kajian teori tentang sistem penyimpanan yang
telah dijabarkan, maka dapat disimpulkan bahwa pemilihan system
penyimpanan dokumen sangat bergantung pada kebutuhan,
kemampuan dan kemauan dari organisasi itu sendiri.
Perangkat, Peralatan dan Perlengkapan
Perangkat yang digunakan dibagi menjadi dua, yaitu
1. hardware (perangkat keras) dan
2. software (perangkat lunak)
Pemilihan peralatan dan perlengkapan dokumen elektronik
sangat bergantung pada kebutuhan, kemampuan dan tujuan
organisasi yang dituju.
Cara Pemeliharaan Dokumen Elektronik
Berikut ini tata cara pemeliharaan dokumen elektronik.
1. Pengamanan Informasi
2. Pemeliharaan Fisik Dokumen Elektronik
Cara Pemeliharaan Dokumen Elektronik
Berikut ini tata cara pemeliharaan dokumen elektronik.
1. Pengamanan Informasi
pengamanan informasi dalam dokumen elektronik adalah sebagai
berikut:
• Menciptakan prosedur standar dalam pengoperasian yang menjamin keamanan terhadap kemungkinan penggunaan informasi yang tidak sah oleh
pihak-pihak yang tidak berhak.
• Melakukan pemeliharaan perangkat keras (hardware) dan melakukan p-e
nyesuaian teknologi secara berkala.
• Melakukan pemeliharaan perangkat lunak (software), dan melakukan penyesuaian secara berkala.
Cara Pemeliharaan Dokumen Elektronik
Berikut ini tata cara pemeliharaan dokumen elektronik.
2. Pemeliharaan Fisik Dokumen Elektronik
Berikut cara pemeliharaan fisik dokumen elektronik tersebut:
• Penggunaan perangkat keras (komputer,laptop,hardisk, flashdisk), d
engan baik sesuai prosedur.
• Menggunakan software asli (bukan bajakan).
• MemBack up data secara berkala.
• Menyimpan dokumen elektronik di tempat yang terlindung dari
medan magnet, debu, panas yang berlebihan, dan air.
• Menjaga kestabilan suhu tempat dokumen tersebut berada,
rata-rata antara 11-22 C dan kelembapan antara 45-65% RH.
Manfaat,Kelebihan dan Kelemahan Dokumen Elektronik
Keuntungan Dokumen Elektronik
•
•
•
•
•
•
•
•
Meningkatkan bisnis proses menjadi lebih cepat
Pemberian informasi yang lebih baik dan pengambilan keputusan yang lebih
cepat;
Layanan dokumen yg lebih baik
Mengurangi waktu yang dibutuhkan petugas dokumen dalam mencari
informasi;
Memudahkan dalam pertukaran informasi antar unit atau organisasi, dan
memudahkan dalam penggunaan kembali informasi dokumen;
Menekan biaya dan memberikan kemampuan untuk menyediakan informasi
secara akurat, cepat, dan transparan;
Mempunyai persiapan akan bisnis dan resiko yang mungkin terjadi dan
meningkat-kan keberlangsungan bisnis;
Penekanan biaya karena berkurangnya penciptaan, penyimpanan, temu
kembali, dan pengelolaan atas media kertas.
Manfaat,Kelebihan dan Kelemahan Dokumen Elektronik
Kelemahan Dokumen Elektronik
• Adanya peluang untuk memanipulasi file (menciptakan,
menyimpan, memodifikasi, atau menghapus) dalam segala cara;
• Kesulitan untuk berbagai file karena format file maupun
ketersedian jaringan maupun akses untuk berbagi file dengan
yang lain;
• Kemungkinan rusaknya file setiap saat tanpa adanya indikasi
terlebih dahulu, misalnya server terserang oleh virus atau
terhapusnya data secara permanen kerena tidak sengaja.
Penerapan Metode Dokumen (arsip) Elektronik
Dalam Suatu Badan/Perusahaan
Prosedur pengelolaan arsip statis dalam media elektronik yg diterapkan Badan
Perpustakaan dan Arsip Provinsi Jawa Timur bidang arsip statis dibagi menjadi tiga
tahapan.
1. Proses yang pertama adalah mengakuisisi dari SKPD (Satuan Kerja Perangkat
Daerah) yang ada di Provinsi Jawa Timur, serta dari Badan Usaha Milik Negara,
Badan Usaha Milik Daerah, perorangan, maupun instansi lain yang arsipnya
memiliki nilai informasi penting yang harus diselamatkan dan dilestarikan.
2. proses kedua adalah pendeskripsian umum untuk mengetahui isi dan materi yan
g terkandung dalam arsip, dengan mencatat dan memberi keterangan setiap arsi
p.
3. Setelah mengetahui isi dari arsip, tahapan terakhir untuk arsip dengan kondisi
yang rusak dan untuk menjaga kelestarian arsip tersebut maka dilakukan kegiata
n preservasi.