Langkah awal penerapan SIM

Business Process Reenginering (BPR)

Busine ss Proc e ss
Re
R e ngine
i e ring
i
(BPR)
Langkah awal penerapan SIM

SERI: SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Business Process Reenginering (BPR)

Apakah Organisasi Anda:???
‰
‰
‰
‰
‰
‰

‰
‰
‰

Sering dikeluhkan pelayanannya oleh
publik/kastemer?
blik/k t
?
Sudah tidak jelas lagi apa yang menjadi tujuan
dasar adanya organisasi bagi kepentingan
publik?
Prosedur/birokrasi yang berbeli-belit/rumit?
Banyaknya Sumber daya organisasi yang
terbuang percuma?
Banyaknya duplikasi kerja serta formulir?
Tidak bisa mengikuti perubahan ?
Teknologi
g ((informasi)) tidak optimal
p
digunakan?

g
Proses kerja dilakukan dengan biaya tinggi?
Tidak memilki daya saing dengan kompetitor?

Ini sering terjadi di
Sektor Swasta/
private

Bagaimana
di sektor
publik/pemerintah
blik/
i t h
????????

SERI: SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Business Process Reenginering (BPR)

Ke se m ua nya it u m e rupa k a n

M ASALAH YAN G BERK AI TAN de nga n:

SERI: SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Business Process Reenginering (BPR)

Apa it u P r o s e s ??
““..........Se
S k um pula
l nk
ke giat
i tan
ya ng m e ngguna k a n sat u
m a c a m att a u lle bih I nputt da
d n
m e ngha silk a n se bua h Out put
ya
a ng m e m p
punya
n a i nila i(be r nila i)

ba gi pe ngguna nya /K a st e m e r ”
Hammer & Champy (1993)

SERI: SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Business Process Reenginering (BPR)

MACAM--MACAM PROSES
MACAM
Proses Utama
Proses yang menghasilkan jasa/produk yang
diterima atau mempunyai dampak pada kastemer
external.Contoh:
Promosi produk, customer service, pengembangan
produk, produksi, produk.
Proses pendukung
Proses yg biasanya tidak tampak untuk kastemer eksternal, tetapi mendukung
pproses
oses uutama..
Contoh:

Manajemen fasilitas, rekruitmen, pengembangan sistem, anggaran, HRD.
Proses manajemen
Proses yang mengorganisasikan, mengkoordinasikan, memonitor dan
mengarahkan kegiatan-kegiatan organisasi
Contoh:
Stratejik planning, pengalokasian sumber daya organisasi, manajemen keuangan
dll..
SERI: SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Business Process Reenginering (BPR)

Apa ya ng bia sa nya dila k uk a n unt uk
m e nye le sa ik a n m a sa la h:

SERI: SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Business Process Reenginering (BPR)

Pe r m a sa la ha n de nga n Cont inous
I m prove m e ntt ……

T ida k m e nye le sa ik a n
Pe r m a sa la ha n prose s se c a ra funda m e nt a l
Prose s orga nisa si
c e nde rung t e t a p m e rupa k a n a k um ula si da ri
a k t ifit a ss -a k t ifit a s ya ng ke t ingga la n ja m a n, ya ng
t ida k la gi dibut uhk a n at a u t ida k la gi m e m be rik a n
nila
il i t a m ba
b h pa d
da orga nisa
i si.
i
SERI: SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Business Process Reenginering (BPR)
Organisasi pemerintah masih cenderung menggunakan
pendekatan
d k t ffungsii d
dalam
l

merancang k
kegiatan
i t
organisasinya (Tugas, Pokok dan Fungsi)
CEO

Fungsi
SERI: SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Business Process Reenginering (BPR)

Apa it u BPR…?
BPR ?
“ Pe m ik ira n ula ng se c a ra
funda m e nt a l da n pe nde sa ina n
ula ng se c a ra ra dik a l da ri prose s
ke rja (ke pe m e rint a ha n) unt uk
m e nc a pa i ke m a jua n se c a ra
dra m at is da la m uk ura nn -uk ura n
k rit is da ri k ine rja se pe r t i bia ya ,

k ua lit a s
s,pe
pe la ya na n,
n ke c e pat a n dll
dll”
”
Hammer & Champy (1993)
SERI: SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Business Process Reenginering (BPR)

BEBERAPA ISTILAH KUNCI.....
FUNDAMENTAL
- Tanyakan pertanyaan mendasar tentang organisasi dan bagaimana itu
beroperasi
- Tentukan apa yang orgns. harus lakukan dan bagaimana melakukannya

RADIKAL
-Mendapatkan akar/sumber dari segala sesuatu dan menemukan
secara komplet cara/jalan baru untuk melakukan kerja.

DRAMATIK
- Mencapai lompatan dalam kinerja dan tidak kemajuan sebagian
sebagian--sebagian
atau berkelanjutan.
j

PROSES
- Sekumpulan kegiatan yang menggunakan satu macam atau lebih
Input dan menghasilkan sebuah Output yang mempunyai
nilai(bernilai) bagi penggunanya/Kastemer
SERI: SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Business Process Reenginering (BPR)
Prinsip fundamental yang dituju BPR……. Struktur
O
Organisasi
i i yang fokus
f k pada
d PROSES.

PROSES
CEO
Internal

Pelayanan Online
Eksternal
Pengembangan produk
CEO
Sistem Pendukung
Keputusan
SIMTAP/online service

Fungsi

SERI: SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Business Process Reenginering (BPR)

BPR dan Continous Improvement.
Improvement . . . .

Proses
Pengembangan

C
G
C

C: Continous Improvement
B: BPR

G
C

Waktu
SERI: SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Business Process Reenginering (BPR)
Perbedaan antara BPR dan Continous Improvement
(
(pengembangan
g b g berkelanjutan)
b k l j t )
Faktor

BPR

Countinous
Improvemant

Tingkat Perubahan

Radikal

Incremental, berkelanjutan

Tujuan

Pengembangan dramatis

Kecil, peningkatan kumulatif

Karakteristik perubahan

Perubahan cepat

Gradual perubahan konstan
Gradual,

Dampak thd organisasi

Tinggi

Rendah

Resiko relatif

Tinggi

Rendah

Penerapan

Diarahkan, Top-down

Pemberdayaan, dari bawah

Filsafat

Desain /pembangunan ulang

Pelihara dan tingkatkan

Keterlibatan Top Manajemen

Intensif

Hanya permulaan

Pendorong

TI, rancangan organisasi

Manajamen kualitas

Potensi penggunaan TI

Sangat Tinggi

Hanya kalau diperlukan

SERI: SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Business Process Reenginering (BPR)

M ot ifif -m ot if unt uk m e ne ra pk a n BPR ?
•
•
•
•
•
•
•
•
•

M e na m ba h Pe nda pat a n
M e ngura ngi bia ya
M e ningk at k a n pe la ya na n
M e ningk at k a n da ya sa ing
M e m pe rba ik i e fisie nsi ke rja
M e ningk at k a n k a pa sit a s
M e nye suia k a n de nga n k risis
M e nge k sploit a si Te k nologi ba ru
M e ngga ntt ik a n sist
i t e m ya ng lla m a

Apakah motif ini juga perlu
diraih oleh sektor
publik????
SERI: SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Business Process Reenginering (BPR)

M a c a m -m
m a c a m T ipe Proye k BPR
1
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Relokasi pekerjaan dari/ke kastemer dan supplier
Mengurangi Interface (Hubungan antar Muka)
Integrasi dan menyatukan tugas
Paralelisme alamiah
Standarisasi dan kastemisasi
Mengurangi penggunaan sumber daya
Mempercepat proses pengambilan keputusan

SERI: SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Business Process Reenginering (BPR)
1 . Re lok a si pe ke rja a n
M e m e ca h k a n m a sa la h :
• D a pa t k a h or ga n isa si m e n ga m bil a lih pe k e r j a a n
ya n g sa a t in i dipe ga n g k e pih a k la in
• M a u k a h pu blik / k a st e m e r m e n ga m bil a lih
be be r a pa pe k e r j a a n da r i or ga n isa si.

Contoh: ATM VS Bank
Sh i online,
Shoping
li Pom
P
Bensin
B i
Swalayan, Dll.
Pe r t im ba n ga n :
• Ke se dia n u n t u k m e m ba ya r VS k e se dia a n u n t u k
m e la k u k a n se n dir i
• Re la t ifit a s le bih m u da h / su sa h u n t u k
k a st e m e r / or ga n isa si u n t u k dila k u k a n
SERI: SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Business Process Reenginering (BPR)
2 . M e ngura ngi I nt e rfa c e (H ubunga n a nt a r M uk a )
Mem ecahkan m asalah:
• Dapat kah beberapa int erface t erpisah ant ara
organisasi dan kast em er dikurangi?
p kan solusi- solusi ot om at is diperoleh
p
• Dapat
unt uk m engurangi kebut uhan besar dari
int erface
Contoh: Otomatisasi information desk,
desk (contoh dial 109 untuk
menanyakan informasi tagihan telp)
Pertimbangan:
g
• Kehilangan keintiman dan kontak
personal
• Sulit mengkoordinasikan &
memelihara konsistensi
SERI: SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Business Process Reenginering (BPR)

• Atau……..Kasus
Ata
Kas s B
Busway
s a

SERI: SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Business Process Reenginering (BPR)
3 . I nt e rgra si da n m e nyat uk a n t uga s
Mem ecahkan m asalah:
• Dapat kan j alur prosedur dikurangi unt uk
m engurangi kesalahan dan ket erlam bat an
Contoh IBM credit
Kastemer
telp.

Sampaikan
permintaan

20 menit

ProsesSebelum BPR
Cheking kredit Periksa Persyaratan

Persiapan
pemenuhan

30 menit
10 menit

7 hari rata-rata ((terburuk 2 minggu)
gg )

effektif= Waktu sebenarnya
waktu menunggu

= 90 Menit
7x8X 60 menit

SERI: SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

30 menit

Business Process Reenginering (BPR)
Prose s se t e la h BPR……

Kastemer
telp.

90%

T
Tenaga
Ahli

10%

Pemeriksa
p y
persyaratan

90%

Waktu bernilai/waktu menunggu
90/4 jam

Pemeriksa
Kredit

Database&
Expert
sistem

14 K
Kali
li lebih
l bih cepatt
SERI: SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Pemeriksa
K i
Kesiapan

Business Process Reenginering (BPR)
4 . Pa ra le lism e a la m ia h
Apakah kegiat an
dapat dilakukan
secara bersam aan
( dibuat secara
parelel)
l l) dibanding
dib di
secara
bersam bung/ sekuen/
serial?

Proses sebelum BPR

Merketing
Desainer

Contoh: Kodak Engineering
Pertimbangan:
Proses yang panjang
dengan banyak tugas
yyangg salingg
ketergantungan

Insinyur/teknisi

SERI: SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Pabrik

Business Process Reenginering (BPR)
Prose s de nga n BPR…..
BPR

Desainer

Merketing

Desain
terintegrasi
Insinyur/teknisi

Pabrik

SERI: SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Business Process Reenginering (BPR)
5 . St a nda risa si & K a st e m isa si
Kastemisasi: Menyesuaikan dengan keinginan pelanggan
M e m e ca h k a n m a sa la h :
Ba gim a n a k e bu t u h a n a k a n se su a t u ya n g
sa lin g be r t e n t a n ga n ya it u st a n da r isa si da n
b n ya k pilih
ba
ilih a n dise
di le
l sa ik a n
Contoh: IKEA (perusahaan Mebel)
M j l komponen
Menjual
k
standar
d tetapii kastemer
k
membeli
b li produk
d k
yang unik
Pertimbangan:
•Komponen yang standar tetapi memberikan kebebasan untuk
mengkombinasikan
•Biaya untuk kastemisasi (banyak pilihan) VS kesediaan
untuk membayar
SERI: SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Business Process Reenginering (BPR)
6 . M e ngura ngi Pe ngguna a n Sum be r Da ya
M e m e ca h k a n m a sa la h :
Bagaim
g
ana m engurangi
g
g p
pengunaan
g
sum ber daya
y
t et api dapat lebih m em uaskan pelanggan/ publik
Contoh:
Komite Pemilihan
Umum India
Prosedur pemilu sama
dengan di Indonesia
(menggunakan kertas
suara))

Masalah utama:
-Logistik
-Kerumitan
- waktu
-manfaat

SERI: SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Business Process Reenginering (BPR)

SERI: SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Business Process Reenginering (BPR)

SERI: SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Business Process Reenginering (BPR)

SERI: SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Business Process Reenginering (BPR)
7 . M e m pe rc e pat prose s pe nga m bila n ke put usa n
Mem ecahkan m asalah:
Dapat kah perbaikan proses dihasilkan dari
perubahan alur pengam bilan keput usan
p
Example:
UNITED COLOR OF BENETTON

Considerations:
id i
• Kelebihan stock VS kekurangan stocking /terlambat mengirim
•Seberapa
p cepat
p kastemer dapat
p menyebutkan
y
kebutuhannya
y
(dapatkah teknologi menolong)
SERI: SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Business Process Reenginering (BPR)

Pe ra na n T I di BPR
The REAL power of technology is
NOT
To make the old process work
faster
BUT
Enables the organisation to
Break old rules and
CREATE new ways of working
Kekuatan
K
k t sebenarnya
b
dari
d i teknologi
t k l i BUKAN pada
d bbagaimana
i
membuat proses kerja lama menjadi lebih cepat
TETAPI membuat mampu organisasi untuk merombak aturan
lama dan MENCIPTAKAN cara kerja yang baru.
SERI: SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Business Process Reenginering (BPR)

O2 + N T
=
CO 2
OLD Orga nisat ion + N e w Te chnology
=
Cost ly
y Old Orga
g nisat ion
SERI: SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Business Process Reenginering (BPR)
TAH APAN PEREN CAN AAN BPR

Review
pendahuluan

Analisis
proses

Perancangan
proses

Validasi

SERI: SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Perencanaan
penerapan

Business Process Reenginering (BPR)

Revie w pe nda hulua n

Review
pendahuluan

Analisis
proses

Perancangan
proses

Validasi

Perencanaan
penerapan

• Apakah pelaksanaan BPR m em punyai keuntungan yang
signifikan
• Proses apa yang harus di reenginering
• Berapa besar scope dari proses reengineering
• Prioritas apa
p yyang
g harus diberikan untuk pproses yyang
g
berbeda

SERI: SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Business Process Reenginering (BPR)

Ana lisis prose s

Review
pendahuluan

Analisis
proses

Perancangan
proses

Validasi

Perencanaan
penerapan

• Bagaim ana kinerja proses yang sekarang?
• Apa perm asalahan dan kekurangan dalam proses?
• Kebutuhan apa yang perlu dipuaskan dari kastem er,
er dan
bagaim ana m em uaskannya?
• Apakah ada peluang untuk m em perbaiki proses?
• Apa tujuan khusus yang harus dicapai oleh BPR

SERI: SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Business Process Reenginering (BPR)

Pe ra nc a nga n Prose s

Review
pendahuluan

Analisis
proses

Perancangan
proses

Validasi

Perencanaan
penerapan

• Pengkoleksian Ide-ide yang besar untuk proses reenginering

• Spesifikasi detail proses reenginering, pengorganisasian dan
struktur kerja, sistem m anajem en dan pengukuran, budaya
organisasi dll.

SERI: SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Business Process Reenginering (BPR)

Va lida si

Review
pendahuluan

Analisis
proses

Perancangan
proses

Validasi

Perencanaan
penerapan

• Langkah-langkah yang dibutuhkan untuk m erubah
organisasi dari kondisi sekarang m enujua kondisi yang
diharapkan m elalui BPR
•Dengan prioritas apa dan dengan urutan seperti apa
perubahan akan diam bil?
• Sum ber daya
y apa
p yyng
g dibutuhkan untuk im pplem entasi dan
bagaim ana itu diperoleh dan dikoordinasikan

SERI: SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Business Process Reenginering (BPR)

Ta ha p Pe ne ra pa n

Review
pendahuluan

Analisis
proses

Perancangan
proses

• Im plem entasikan BPR
• Kem bangkan Sistem yang dibutuhkan
• Kelola proses perubahan (m anagem ent change)

SERI: SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Validasi

Penerapan

Business Process Reenginering (BPR)

Che k list da ri De sa in BPR
Mengurangi Proses
-Kurangi persetujuan yang multiple
-Mengurangi
Mengurangi jumlah penanganan
-Mengurangi jumlah pelimpahan
-Hilangkan formulir dan database duplikat
-Hapuskan
p
data yyang
g tidak berguna
g
-Hapuskan penggadaan
Outsource
-Perlakukan partner sebagai partner yang sesungguhnya
-Investasi dan pengembangan bersama
Pertimbangkan
P
ti b
k Ketidakmungkinan
K tid k
ki
-Apa yang kastemer inginkan tetapi tidak mungkin untuk dimiliki?
-Bagaimana juka kastemer dijadikan partner
-Bagaiman
Bagaiman jadinya lingkungan bisnis dan proses di abad mendatang?
-Pertimbnagkan industri yang lain
SERI: SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Business Process Reenginering (BPR)
Mempercepat proses
-Gabungkan kegiatan sejenis
-Paralelkan kegiatan-kegiatan
-Rubah
Rubah alur kegiatan
-Kurangi gangguan
-Tingkatkan ketepatan/kecepatan
-Kurangi
Kurangi penggerakan dari hasil
-Standarisasi
-Otomatiskan kegiatan di jalur kritis bila memungkinkan
Kejelasan Proses
-Tingkatkan penggunaan data/informasi/pengetahuan
Aspek geografis
-Pindah ke lokasi yang lain
-Kurangi gerakan fisik
-Koordinasikan
K di ik proses antara
t yang berjarak
b j k jauh
j h
SERI: SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Business Process Reenginering (BPR)
Kastemerisasi:
K
t
i i
-Kastemerisasi secara masal (manufakturing maupun jasa)
Keunggulan bersaing Melalui sumber yang berbeda-beda:
-Memperbaiki mutu dari nilai pendukung (tingkatkan
hubungan dan integrasi)
-Ciptakan alat yang dpat mengikat kuat pelanggan
(menyediakkan pelayanan bernilai tambah)

SERI: SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Business Process Reenginering (BPR)

SERI: SISTEM INFORMASI MANAJEMEN