PURWARUPA PERFORMANCE DASHBOARD UNTUK ME
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XXI
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 19 Juli 2014
PURWARUPA PERFORMANCE DASHBOARD UNTUK MEMBANTU
ANALISIS DATA EVALUASI DIRI PERGURUAN TINGGI (PT)
BERDASARKAN KEY PERFORMANCE INDICATORS (KPI)
STUDI KASUS: PT X
Ahmad Yusri Authoni1) dan Erma Suryani2)
1) Program Studi Magister Manajemen Teknologi, Institut Teknologi Sepuluh Nopember,
Jl. Cokroaminoto 12A, Surabaya, 60264, Indonesia
email:[email protected]
2) Program Studi Sistem Informasi, Institut Teknologi Sepuluh Nopember
email: [email protected]
ABSTRAK
Evaluasi diri merupakan dasar bagi setiap organisasi dalam menentukan perencanaan dan
strategi ke depan. Dashboard merupakan suatu alat yang dapat membantu pimpinan perguruan
tinggi mengevaluasi kinerja organisasinya dengan menyajikan informasi Key Performance
Indicators (KPI) dalam bentuk antar muka visual secara sekilas dalam satu layar, sehingga
data dapat dianalisa dengan lebih efektif, efisien, dan komprehensif.Purwarupa dashboard
dibangun melalui pendekatan user-centric dengan empat tahapan utama yaitu identifikasi
kebutuhan, perencanaan, perancangan prototype, dan review prototype. Berdasarkan aktifitas
yang dilakukan, disimpulkan bahwa dashboard yang dibangun untuk perguruan tinggi X
adalah strategic dan tacticaldashboard yang dapat menampilkan informasi KPI dalam grafik
gauge, bar chart dan pie chart dengan kode warna yang interaktif. Hasil review pengguna
terhadap dashboard yang dibangun dapat diketahui bahwa informasi yang disajikan dapat
dipersepsikan dengan benar sehingga tujuan dari penyampaian informasi tersebut dapat
tercapai. Selain itu, informasi yang disampaikan dapat dipahami dengan mudah dan cepat oleh
pengguna.
Kata kunci: Evaluasi Diri, Performance Dashboard, Key Performance Indicator, UserCentric.
PENDAHULUAN
Perguruan tinggi (PT) X merupakan salah satu perguruan tinggi negeri badan hukum
(PTN-BH) di Indonesia yang mempunyai 13 fakultas, 1 program pascasarjana dan 1 sekolah
vokasi dengan 34 program studi S1, 44 program studi S2, 13 program studi S3, 18 program
studi D3, 7 program studi profesi, dan 32 program studi spesialis (Sp.1). Kebijakan
penyelenggaraan kegiatan pendidikan di PT X diarahkan pada peningkatan kualitas lulusan
sesuai dengan kebutuhan regional, nasional dan pemenuhan kebutuhan global dengan
berlandaskan nilai moral dan keagamaan. Untuk mewujudkan hal tersebut salah satu tema
yang diusung dalam rencana strategisnya adalah menjadi pusat penyelenggaraan kegiatan
akademik yang unggul (academic excellence) berstandar nasional dan internasional.
Untuk menjamin tercapainya academic excellence, PT X harus melakukan monitoring
dan pengukuran kinerja secara terus menerus. Menurut Heizer (2011), organisasi perlu
melakukan evaluasi secara terus menerus untuk memastikan proses bisnis yang dijalankannya
dapat mencapai tujuan yang ditetapkan, melalui strategi pengelolaan yang tepat. Pengukuran
kondisi ini memerlukan data dan informasi yang tepat dari seluruh bagian. Informasi tersebut
ISBN : 978-602-70604-0-1
C-1-1
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XXI
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 19 Juli 2014
harus disampaikan pula pada waktu yang tepat dan kepada pihak yang tepat (Novell, 2004).
Namun, data yang dimiliki perguruan tinggi begitu besar, dan bukan hal yang mudah untuk
mengelola dan menyajikan data menjadi suatu informasi yang dapat membantu tugas
pimpinan perguruan tinggi.
Proses menganalisis hasil pengukuran bertujuan untuk dijadikan landasan dalam
pengambilan keputusan bagi pihak manajemen. Proses ini lebih dikenal dengan istilah
evaluasi (Vanany, 2009). Euske (1984), berkeyakinan bahwa esensi dari proses pengukuran
adalah berpusat pada operasi dari keefektifan dan keefisienan sistem perencanaan,
pengendalian, dan evaluasi. Evaluasi kinerja ini dilakukan dengan tujuan untuk mengetahui
apakah terjadi peningkatan kinerja sehingga sebuah organisasi dinyatakan kinerjanya
meningkat (Vanany, 2009). Salah satu jenis indikator dari ukuran kinerja adalah Key
Performance Indicators (KPIs) (Parmenter, 2010).KPIs merupakan indikator utama dari
kinerja proses yang dijalankan organisasi. Mengidentifikasi dan memonitor indikator kinerja
utama adalah bagian penting untuk administrasi perguruan tinggi. Fungsi dasar dari indikator
kinerja adalah untuk membantu dalam menentukan seberapa baik perguruan
tinggi/fakultas/program studi telah mencapai tujuan masing-masing.
Dashboard merupakan alat untuk menyajikan informasi secara sekilas, solusi bagi
kebutuhan informasi organisasi (Eckerson, 2005). Dashboard memberikan tampilan
antarmuka dengan berbagai bentuk seperti diagram, laporan, indikator visual, mekanisme
alert, yang dipadukan dengan informasi yang dinamis dan relevan (Gonzales, 2006).
Dashboard mengumpulkan informasi yang relevan dari berbagai bagian organisasi,
mengkonsolidasikan, dan menyampaikannya secara aman, cepat, dengan personalisasi sesuai
dengan peran pengguna dalam organisasi (Novell, 2004). Dashboard mengkonsolidasikan dan
menyajikan key performance indicators (KPI) secara sekilas dalam satu layar.
Menurut Muntean (2008), perguruan tinggi dapat menggunakan dashboard untuk
mengelola mahasiswa, staf, departemen, dan kinerja penelitian dengan menetapkan matrik dan
mengelola indikator-indikator dari waktu ke waktu melalui visualisasi data. Perguruan tinggi
memerlukan sistem dashboard, yaitu sekumpulan dashboard yang digunakan untuk memenuhi
kebutuhan bisnis dalam lingkup tertentu (Hariyanti, 2008).
Memperhatikan hal tersebut di atas, paper ini bermaksud membahasperencanaan
purwarupa performance dashboard untuk membantu pimpinan PT X dalam menganalisa data
evaluasi diri dengan lebih efektif, efisien, dan komprehensif berdasarkan key performance
indicators (KPIs).
METODE
Metode pembangunan dashboard pada paper ini mengadopsi pendekatan user-centric,
yang mengutamakan pembangunan desain antar muka dashboard sesuai dengan kebutuhan
pengguna. Pembangunan dashboard ini terdiri dari empat tahapan yaitu identifikasi
kebutuhan, perencanaan, perancangan prototype, dan review protoype (Gambar 1).
ISBN : 978-602-70604-0-1
C-1-2
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XXI
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 19 Juli 2014
Mulai
Identifikasi Kebutuhan
Identifikasi high-level
scenario dashboard
Identifikasi KPI
organisasi
Identifikasi jenis
dashboard dan
kelompok pengguna
Identifikasi
kebutuhan bisnis tiap
pengguna
Identifikasi KPI tiap
dashboard
Perencanaan
Analisis metainformasi KPI
Analisis konten dan
hierarki informasi
Perancangan
Prototype
Review
Perencanaan
fungsionalitas
dashboard
Perancangan desain
dan layout
Perancangan kontrol
navigasi
Review dan
perbaikan
Selesai
Gambar 1. Metodologi Penelitian
Identifikasi kebutuhan untuk pembangunan dashboard dilakukan dengan pendekatan
top-down. Tahap ini dimulai dengan identifikasi high-level scenario dashboard untuk
mendapatkan gambaran umum skenario informasi yang akan disajikan melalui dashboard.
Selanjutnya, diidentifikasi kebutuhan data/informasi secara detail, sampai diperoleh KPI
untuk setiap jenis dashboard. Identifikasi kebutuhan data/informasi dilakukan melalui 2 (dua)
cara yang dapat dilakukan secara bersamaan, yaitu dengan identifikasi KPI organisasi yang
berada dalam lingkup pembangunan dashboard, dan identifikasi kebutuhan data dari tiap
kelompok pengguna dashboard. KPI organisasi tidak semuanya disajikan pada dashboard,
hanya KPI yang mendukung kebutuhan pengguna dalam membuat keputusan atau tindakan
bisnis saja yang disajikan.
ISBN : 978-602-70604-0-1
C-1-3
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XXI
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 19 Juli 2014
Tujuan dari tahap perencanaan adalah untuk menganalisis lebih dalam data yang
diperoleh dari hasil identifikasi kebutuhan. KPI untuk setiap kelompok dashboard dianalisis
untuk mengidentifikasi meta-informasi yang dikandungnya. Sedangkan data hasil identifikasi
kebutuhan bisnis pengguna akan dianalisis lebih lanjut untuk merencanakan fungsionalitas
dashboard.
Perancangan prototype atau purwarupa merupakan hal yang penting pada
pembangunan sistem yang menggunakan pendekatan user-centric. Purwarupa merupakan
media yang digunakan untuk melihat kesesuaian antara kebutuhan pengguna dengan sistem
yang direncanakan, sebelum diimplementasikan secara nyata. Purwarupa dapat digunakan
untuk mendeteksi lebih awal setiap kekeliruan pada proses perancangan, yang terjadi akibat
kesalahan persepsi. Tahap ini terdiri dari perancangan desain dan layout dashboard, dan
perancangan kontrol navigasi.
Rancangan purwarupa yang telah dibuat selanjutnya diuji secara keseluruhan untuk
melihat validitasnya. Pada tahap awal, pengujian dilakukan secara internal oleh sebuah tim
khusus, yang berbeda dengan tim pembangun dashboard. Selanjutnya, pengujian dilakukan
dengan melibatkan pihak pengguna untuk mengetahui kesesuaian antar purwarupa yang
dibuat dengan keinginan pengguna. Umpan balik dan masukan yang didapatkan dari proses
pengujian digunakan untuk memperbaiki purwarupa, sebelum diimplementasikan secara riil
dan diintegrasikan dengan sumber datanya.
Implementasi dashboard terdiri dari aktifitas-aktifitas untuk membangun purwarupa
dashboard secara nyata, mengintegrasikan dengan sumber data, menerapkan kontrol
keamanan, dan menguji sistem secara keseluruhan. Tahap implementasi dan tahap-tahap
berikut seperti deployment dan maintenance bukan merupakan ruang lingkup tesis ini, dan
dapat menjadi bahan untuk penelitian selanjutnya.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Kegiatan identifikasi kebutuhan pengguna yang dilakukan menghasilkan beberapa
catatan.Pada indentifikasi high-level scenario dashboard diperoleh jenis dashboard yang
dibangun adalah strategicdashboarddan tacticaldashboard.Strategic dashboard digunakan
untuk mendukung manajemen level strategis yaitu Rektor selaku pimpinan perguruan tinggi
dengan memberikan informasi capaian kinerja institusi secara keseluruhan dalam membuat
kebijakan dan memberikan arahan pencapaian tujuan strategis. Sedangkan tactical
dashboarddapat digunakan pimpinan fakultas/departemen/program studi dalam proses
analisis untuk menentukan penyebab dari suatu kondisi atau kejadian tertentu (Few, 2006).
Fokus pengembangan dashboard pada penyelenggaraan kegiatan akademik. KPI yang
digunakan berdasarkan pada indikator kinerja yang ada pada dokumen panduan evaluasi diri
S1 yang dikembangkan oleh institusi PT X. Hal ini dikarenakan, indikator kinerja pada
dokumen tersebut telah mengakomodasi indikator kinerja pada beberapa dokumen yang
dimiliki oleh institusi seperti, Rencana Strategis, Kontrak Kinerja Fakultas, Pedoman Mutu,
dan Sasaran Mutu. Pada tahap awal pengembangan, KPI hanya fokus pada penyelenggaraan
kegiatan akademik sesuai fokus pengembangan dashboard. KPI yang digunakan meliputi
indikator kinerja pada aspek lulusan, penyelenggaran akademik, kemahasiswaan, dan sumber
daya manusia. Selain itu perhitungan KPI didasarkan pada data evaluasi diri setiap program
studi S1 PT X dan data operasional yang telah direkam oleh sistem cyber campus PT X.
Pada tahap identifikasi jenis dashboard diperoleh hierarki jenis dashboard yang terdiri
dari dashboard universitas dan dashboard fakultas. Sedangkan pada tahap identifikasi
kelompok pengguna diperoleh hierarki kelompok pengguna dashboard yaitu Rektor, Ketua
BPP dan pimpinan fakultas. Rektor dan Ketua BPP dapat mengakses dashboard yang berada
ISBN : 978-602-70604-0-1
C-1-4
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XXI
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 19 Juli 2014
di level bawahnya yaitu dashboard fakultas dan dashboard program studi. Sedangkan
Pimpinan Fakultas hanya dapat mengakses kinerja departemen/program studi yang berada di
fakultas tersebut saja.Hierarki kelompok pengguna di atas, selanjutnya digunakan untuk
menentukan otorisasi setiap pengguna dashboard.
Tahap terakhir dari indentifikasi kebutuhan adalah identifikasi kebutuhan bisnis
pengguna dan KPI yang digunakan (Tabel 1). Hasil identifikasi ini digunakan untuk
menentukan informasi yang akan disajikan pada jenis dashboard yang digunakan oleh
pengguna.
Tabel 1. Kebutuhan Bisnis Kelompok Pengguna Dashboard
User
Rektor
Kebutuhan Bisnis
Melihat kinerja Universitas secara keseluruhan pada tahun tertentu.
-
kinerja Universitas Ketua BPP 1. Melihat
secara keseluruhan pada tahun
tertentu.
-
2. Melihat permasalahan yang terjadi
sehingga
kinerja
Universitas dalam kondisi seperti
yang dinyatakan pada kebutuhan
bisnis no.1
3. Melihat prediksi keberhasilan
pencapaian target untuk setiap
indikator.
Pimpinan 1. Melihat kinerja Fakultas secara keseluruhan pada tahun tertentu.
Fakultas
-
2. Melihat permasalahan yang terjadi sehingga kinerja Fakultas
dalam kondisi seperti yang
dinyatakan pada kebutuhan
bisnis no.1
3. Melihat prediksi keberhasilan pencapaian target untuk setiap
indikator.
Ketua
Program
Studi
1. Melihat kinerja program studi secara keseluruhan pada tahun
tertentu.
-
2. Melihat permasalahan yang terjadi sehingga kinerja program
studi dalam kondisi seperti yang
Data/Informasi yang
diperlukan
Hasil rekap kinerjasetiap aspek
Data capaian masingmasing
indikator
kinerja pada setiap
aspek
Hasil rekap kinerjasetiap aspek
Data capaian masingmasing
indikator
kinerja pada setiap
aspek
Data capaian kinerjadari masing-masing
indikator setiap aspek,
dari setiap fakultas
dan program studi
Data capaian kinerja
masing-masing
indikator pada 2(dua)
tahun terakhir
Hasil rekap kinerjasetiap aspek
Data capaian masingmasing
indikator
kinerja pada setiap
aspek
Data capaian kinerjadari masing-masing
indikator setiap aspek,
dari setiap program
studi
Data capaian kinerja
masing-masing
indikator pada 2(dua)
tahun terakhir
Hasil rekap kinerjasetiap aspek
Data capaian masingmasing
indikator
kinerja pada setiap
aspek
Data capaian kinerjadari masing-masing
indikator setiap aspek,
ISBN : 978-602-70604-0-1
C-1-5
Cara Analisis
Membandingkan capaian kinerja
Universitas dengan target yang telah
ditetapkan
Membandingkan capaian kinerja
Universitas dengan target yang telah
ditetapkan
Membandingkan capaian kinerja
dari setiap fakultas dan program
studi dengan target yang telah
ditentukan.
Menghitung peningkatan capaian
kinerja indikator setiap tahun, dan
membandingkannya dengan target
yang ingin dicapai
Membandingkan capaian kinerja
fakultas dengan target yang telah
ditetapkan
Membandingkan capaian kinerja
dari setiap program studi dengan
target yang telah ditentukan.
Menghitung peningkatan capaian
kinerja indikator setiap tahun, dan
membandingkannya dengan target
yang ingin dicapai
Membandingkan capaian kinerja
program studi dengan target yang
telah ditetapkan
Membandingkan capaian kinerja
dari setiap program studi dengan
target yang telah ditentukan.
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XXI
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 19 Juli 2014
User
Data/Informasi yang
diperlukan
dinyatakan pada kebutuhan dari setiap program
bisnis no.1
studi.
3. Melihat prediksi keberhasilan - Data capaian kinerja
pencapaian target untuk setiap masing-masing
indikator.
indikator pada 2(dua)
tahun terakhir
Kebutuhan Bisnis
Cara Analisis
Menghitung peningkatan capaian
kinerja indikator setiap tahun, dan
membandingkannya dengan target
yang ingin dicapai
Pada tahap perencanaan dashboard dihasilkan meta-informasi KPI yaitu informasi lain
yang menyertai setiap KPI seperti sumber data, granularitas, ukuran, dan perhitungan.
Kebutuhan bisnis kelompok pengguna merupakan dasar tahap perencanaan fungsionalitas
dashboard. Informasi yang mendukung fungsi utama disajikan pada layar utama dashboard,
sedangkan informasi pelengkap yang mendukung fungsi tambahan, disajikan dalam layar
berbeda. Informasi pelengkap tersebut dapat diakses melalui fasilitas drill down, tabs, dan
pivot.
Dashboard yang digunakan oleh Rektor dan Ketua BPP menyajikan informasi kondisi
pencapaian indikator kinerja institusi secara keseluruhan. Pada layar utama dashboard Rektor
dan Ketua BPP, ditampilkan informasi mengenai prosentasi ketercapaian indikator kinerja
institusi pada tahun terkini dan indeks pencapaian indikator kinerja dalam dua tahun terakhir.
Sedangkan pada layar utama pimpinan fakultas, informasi yang ditampilkan adalah
ketercapaian kinerja fakultas serta indeks pencapaian indikator kinerja dalam dua tahun
terakhir.
Perhitungan rekapitulasi capaian kinerja, nilai dari setiap indikator dikonversi dalam
satuan indeks yang sama. Indeks yang digunakan dalam skala 0 (nol) sampai dengan 3 (tiga).
Indeks kurang dari 1(satu) menyatakan bahwa indikator belum mencapai target yang
ditentukan pada tahun terkini. Indeks antara 1(satu) sampai dengan 2(dua) mengindikasikan
bahwa target yang ditetapkan pada tahun terkini sudah tercapai, namun belum mencapai dua
tahun mendatang. Sedangkan, nilai dari 2(dua) sampai dengan 3(tiga), capaian indikator sudah
mencapai target yang ditentukan untuk dua tahun mendatang. Proses konversi tersebut, dapat
menggunakan rumusan Chowdary (2006).
=
⎧
⎪
⎪
⎨
⎪
⎪
⎩
,
1
− 1
+1
2− 1
− 1
+1
2− 1
< 1
,
≤
,
≤ 2
> 2
Media penyajian dashboard menggunakan beberapa alternatif yaitu gauge, bar chart,
dan pie chart, serta colour code. Gauge digunakan untuk sebagai media penyajian untuk
konten informasi indeks pencapaian indikator kinerja tahun terkini tiap aspek. Bar
chartdigunakan sebagai media penyajian untuk konten informasi indeks tren pencapaian
indikator kinerja selama tiga tahun terakhir dan untuk informasi pencapaian indikator kinerja
tiap aspek. Pie chartdigunakan untuk menyajikan informasi prosentase ketercapaian indikator
kinerja. Colour code yang digunakan mengadopsi warna yang diterapkan pada sistem lalu
lintas yaitu merah, kuning, dan hijau. Warna merah menunjukkan indeks pencapaian kinerja
antara angka 0 -1, yang menunjukkan capaian kinerja belum mencapai target yang ditentukan
pada tahun tertentu. Warna kuning menunjukkan indeks pencapaian kinerja antara angka 1 - 2,
ISBN : 978-602-70604-0-1
C-1-6
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XXI
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 19 Juli 2014
yang menunjukkan capaian kinerja sudah mencapai target yang ditentukan pada tahun
tertentu, tetapi belum mencapai target yang ditetapkan 2(dua) tahun ke depan. Sedangkan,
warna hijau menunjukkan indeks pencapaian kinerja antara angka 2 - 3, yang menunjukkan
capaian kinerja sudah mencapai target yang ditentukan 2(dua) tahun ke depan.
Tahap perancangan desain dan layout purwarupa dashboard merupakan tahapan
penting untuk pembangunan dashboard yang menggunakan metode pendekatan usercentric.Pedekatanuser-centric menekankan pada pembangunan antar muka melalui
perancangan prototype, dengan fokus pada kebutuhan dan selera pengguna (Gonzalez,
2006).Perencanaan purwarupa dashboard ini menggunakan software Microsoft Excel 2013.
Beberapa hal yang menjadi pertimbangan penggunaan software ini karena murah, mudah
dipelajari, dan mudah dioperasikan (Rossol, 2010). Salah satu keuntungan penggunaan Excel
adalah fleksibilitas pada kemampuan pengguna untuk menciptakan dashboard sesuai dengan
kebutuhan mereka (Kadakal, 2011).
\
Gambar 2a. Output Self Evaluatioan Dashboard
\
Gambar 2b. Output Self Evaluatioan Dashboard
ISBN : 978-602-70604-0-1
C-1-7
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XXI
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 19 Juli 2014
Melalui dashboard ini, pimpinan perguruan tinggi dan pimpinan fakultas dapat dengan
mudah mengetahui capaian kinerjanya. Selain itu, dashboard yang dibangun cukup efektif dan
efisien untuk membantu proses evaluasi diri institusi dan fakultas. Efektif berarti makna yang
terkandung dalam informasi dapat dipresepsi dengan benar oleh penerimanya, sehingga tujuan
dari penyampaian informasi tersebut dapat tercapai. Efisien berarti informasi yang
disampaikan dapat dipahami dengan mudah dan cepat oleh penerimanya. Dengan evaluasi diri
yang baik, pimpinan perguruan tinggi dapat menentukan rencana strategis untuk 5(lima) tahun
ke depan. Sedangkan pimpinan fakultas dapat menentukan program pengembangan tahun
berikutnya.
KESIMPULAN
Telah dikembangkan perencanaan purwarupa performance dashboard untuk
membantu analisis data evaluasi diri perguruan tinggi melalui pendekatan user-centric dengan
tahapan kegiatan: identifikasi kebutuhan, perencanaan, perancangan prototype, dan review
prototype. Dashboard dikembangkan berdasarkan KPI yang terdapat pada panduan evaluasi
diri S1 milik PT X. Purwarupa sistem Self Evaluation Dashboard yang dikembangkan
melalui aplikasi Microsoft Excel 2013 dapat menampilkan informasi berupa KPI dalam
bentuk gauge (dashboard), bar chart, pie chart, dan colour code. Purwarupa performance
dashboard yang dikembangkan cukup efektif dan efisien untuk membantu proses evaluasi diri
institusi dan fakultas.
DAFTAR PUSTAKA
Chowdary, Pawan, et all., (2006), Model-Driven Dashboard for Business Performance
Report, Proceeding of the 10th IEEE International Enterprise Distributed Object
Computing Conference.
Doerfel M, (2002), “Benchmarking in higher education :Becoming more adaptive, innovative
and interactiveorganizations”, Using Benchmarking to Inform Practice in Higher
Education, Bender, B and Schuh, H. (Eds.) no. 118, pp 3-25.
Eckerson, Wayne, (2005), Deploying Dashboard and Scorecard, TDWI Best Practices
Report.
Eckerson, Wayne, (2006), Performance Dashboards: Measuring, Monitoring and managing
your business, Wiley, New Jersey.
Euske, Kenneth. J., (1984), Manajemen control,Canada: Addison-WesleyPublishing
Company.
Few, Stephen, (2005), Effectively Communicating Numbers-Selecting The Best Means and
Manner of Display, Proclarity.
Few, Stephen, (2006), Information Dashboard Design. The effective Visual Communication of
Data, O’Reilly Media.
Gonzales, Tom, (2006a), Dashboard Design and Prototyping. BrightPoint Consulting, Inc.
Gonzales, Tom, (2006b), Dashboard Design : Key Performance Indicators & Metrics –
Choosing the Right Data to Display. BrightPoint Consulting, Inc.
Gonzales, Tom, (2006c), Design Executive Dashboards. BrightPoint Consulting, Inc.
ISBN : 978-602-70604-0-1
C-1-8
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XXI
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 19 Juli 2014
Gonzales, Tom, (2006d), User-Centric Approach for Designing and Building Dashboards.
BrightPoint Consulting, Inc.
Hariyanti, Eva, (2008), Metodologi Pembangunan Dashboard sebgai Alat Monitoring Kinerja
Organisasi Studi Kasus, Tesis. Institut Teknologi Bandung.
Heizer, Jay dan Barry Render, (2011),Operation Management, Salemba Empat, Jakarta.
Henderi, dkk., (2012), “Dashboard Information System Berbasis Key Performance Indikator”,
Seminar Nasional Informatika, UPN “Veteran”, Yogyakarta.
Kadakal, Ugur, (2011), Excel as a Business Intelligence Platform, dipublikasikan oleh:
Andrei Pandre, http://apandre.wordpress.com/tools/excel/dashboards-with-excel/.
Laudon, Kenneth C dan Laudon, C, Jane. 2008. Sistem Informasi Manajemen. Edisi Ke-10,
Cetakan Ke-1. Jakarta : Salemba Empat.
Laudon, Kenneth C., and Carol Guercio Traver (2009) E-Commerce: Business, Technology,
and Society, Fourth Edition, Prentice Hall, Pearson Education, Inc.
Malik, Shadan, (2005), Enterprise Dashboard – Design and Best Practices for IT, John Wiley
& Sons, Inc.
Muntean, H., dkk., (2010), “Performance dashboard for Universities”, Proceedings of the 2nd
International Conference on Manufacturing Engineering, Quality and Production
Systems, Constantza Maritime University Mircea, Romania.
Noetix Corp, (2004), Dashboard Development and Deployment: A Methodology for Success,
Noetix Crop.
Novell, (2004), Secure Enterprise Dashboard: a Key to Business Agility, Novell White Paper.
Orts, Daryl, (2005), Dashboard Development and Deployment, DM Review, Jun 2005, Vol.
15 Issue 6, p16.
Parmenter, David, (2010), Key Performance Indicators: Developing, Implementing, and
Using Winning KPI, John Wiley & Sons, Inc.
PureShare, (2005), Proactive Metrics Methodology, PureShare White Paper.
Rossol, Patrick M, (2010), Excel Executive Dashboards: Benchmarking at Your Institution,
National
Higher
Education
Benchmarking
Institute.
http://www.jccc.edu/files/pdf/ce/benchmark/presentations/2010/10-rossolunconventional.pdf.
Tjahjandarie, T.S., dkk., (2013), Panduan Penyusunan Laporan Evaluasi Diri Sarjana
Universitas Airlangga, Surabaya: Airlangga University Press.
Vanany, Iwan,(2009), Performance Measurement Model dan Aplikasi (Cetakan ke-2 revisi),
Surabaya: Penerbit ITS Press.
ISBN : 978-602-70604-0-1
C-1-9
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 19 Juli 2014
PURWARUPA PERFORMANCE DASHBOARD UNTUK MEMBANTU
ANALISIS DATA EVALUASI DIRI PERGURUAN TINGGI (PT)
BERDASARKAN KEY PERFORMANCE INDICATORS (KPI)
STUDI KASUS: PT X
Ahmad Yusri Authoni1) dan Erma Suryani2)
1) Program Studi Magister Manajemen Teknologi, Institut Teknologi Sepuluh Nopember,
Jl. Cokroaminoto 12A, Surabaya, 60264, Indonesia
email:[email protected]
2) Program Studi Sistem Informasi, Institut Teknologi Sepuluh Nopember
email: [email protected]
ABSTRAK
Evaluasi diri merupakan dasar bagi setiap organisasi dalam menentukan perencanaan dan
strategi ke depan. Dashboard merupakan suatu alat yang dapat membantu pimpinan perguruan
tinggi mengevaluasi kinerja organisasinya dengan menyajikan informasi Key Performance
Indicators (KPI) dalam bentuk antar muka visual secara sekilas dalam satu layar, sehingga
data dapat dianalisa dengan lebih efektif, efisien, dan komprehensif.Purwarupa dashboard
dibangun melalui pendekatan user-centric dengan empat tahapan utama yaitu identifikasi
kebutuhan, perencanaan, perancangan prototype, dan review prototype. Berdasarkan aktifitas
yang dilakukan, disimpulkan bahwa dashboard yang dibangun untuk perguruan tinggi X
adalah strategic dan tacticaldashboard yang dapat menampilkan informasi KPI dalam grafik
gauge, bar chart dan pie chart dengan kode warna yang interaktif. Hasil review pengguna
terhadap dashboard yang dibangun dapat diketahui bahwa informasi yang disajikan dapat
dipersepsikan dengan benar sehingga tujuan dari penyampaian informasi tersebut dapat
tercapai. Selain itu, informasi yang disampaikan dapat dipahami dengan mudah dan cepat oleh
pengguna.
Kata kunci: Evaluasi Diri, Performance Dashboard, Key Performance Indicator, UserCentric.
PENDAHULUAN
Perguruan tinggi (PT) X merupakan salah satu perguruan tinggi negeri badan hukum
(PTN-BH) di Indonesia yang mempunyai 13 fakultas, 1 program pascasarjana dan 1 sekolah
vokasi dengan 34 program studi S1, 44 program studi S2, 13 program studi S3, 18 program
studi D3, 7 program studi profesi, dan 32 program studi spesialis (Sp.1). Kebijakan
penyelenggaraan kegiatan pendidikan di PT X diarahkan pada peningkatan kualitas lulusan
sesuai dengan kebutuhan regional, nasional dan pemenuhan kebutuhan global dengan
berlandaskan nilai moral dan keagamaan. Untuk mewujudkan hal tersebut salah satu tema
yang diusung dalam rencana strategisnya adalah menjadi pusat penyelenggaraan kegiatan
akademik yang unggul (academic excellence) berstandar nasional dan internasional.
Untuk menjamin tercapainya academic excellence, PT X harus melakukan monitoring
dan pengukuran kinerja secara terus menerus. Menurut Heizer (2011), organisasi perlu
melakukan evaluasi secara terus menerus untuk memastikan proses bisnis yang dijalankannya
dapat mencapai tujuan yang ditetapkan, melalui strategi pengelolaan yang tepat. Pengukuran
kondisi ini memerlukan data dan informasi yang tepat dari seluruh bagian. Informasi tersebut
ISBN : 978-602-70604-0-1
C-1-1
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XXI
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 19 Juli 2014
harus disampaikan pula pada waktu yang tepat dan kepada pihak yang tepat (Novell, 2004).
Namun, data yang dimiliki perguruan tinggi begitu besar, dan bukan hal yang mudah untuk
mengelola dan menyajikan data menjadi suatu informasi yang dapat membantu tugas
pimpinan perguruan tinggi.
Proses menganalisis hasil pengukuran bertujuan untuk dijadikan landasan dalam
pengambilan keputusan bagi pihak manajemen. Proses ini lebih dikenal dengan istilah
evaluasi (Vanany, 2009). Euske (1984), berkeyakinan bahwa esensi dari proses pengukuran
adalah berpusat pada operasi dari keefektifan dan keefisienan sistem perencanaan,
pengendalian, dan evaluasi. Evaluasi kinerja ini dilakukan dengan tujuan untuk mengetahui
apakah terjadi peningkatan kinerja sehingga sebuah organisasi dinyatakan kinerjanya
meningkat (Vanany, 2009). Salah satu jenis indikator dari ukuran kinerja adalah Key
Performance Indicators (KPIs) (Parmenter, 2010).KPIs merupakan indikator utama dari
kinerja proses yang dijalankan organisasi. Mengidentifikasi dan memonitor indikator kinerja
utama adalah bagian penting untuk administrasi perguruan tinggi. Fungsi dasar dari indikator
kinerja adalah untuk membantu dalam menentukan seberapa baik perguruan
tinggi/fakultas/program studi telah mencapai tujuan masing-masing.
Dashboard merupakan alat untuk menyajikan informasi secara sekilas, solusi bagi
kebutuhan informasi organisasi (Eckerson, 2005). Dashboard memberikan tampilan
antarmuka dengan berbagai bentuk seperti diagram, laporan, indikator visual, mekanisme
alert, yang dipadukan dengan informasi yang dinamis dan relevan (Gonzales, 2006).
Dashboard mengumpulkan informasi yang relevan dari berbagai bagian organisasi,
mengkonsolidasikan, dan menyampaikannya secara aman, cepat, dengan personalisasi sesuai
dengan peran pengguna dalam organisasi (Novell, 2004). Dashboard mengkonsolidasikan dan
menyajikan key performance indicators (KPI) secara sekilas dalam satu layar.
Menurut Muntean (2008), perguruan tinggi dapat menggunakan dashboard untuk
mengelola mahasiswa, staf, departemen, dan kinerja penelitian dengan menetapkan matrik dan
mengelola indikator-indikator dari waktu ke waktu melalui visualisasi data. Perguruan tinggi
memerlukan sistem dashboard, yaitu sekumpulan dashboard yang digunakan untuk memenuhi
kebutuhan bisnis dalam lingkup tertentu (Hariyanti, 2008).
Memperhatikan hal tersebut di atas, paper ini bermaksud membahasperencanaan
purwarupa performance dashboard untuk membantu pimpinan PT X dalam menganalisa data
evaluasi diri dengan lebih efektif, efisien, dan komprehensif berdasarkan key performance
indicators (KPIs).
METODE
Metode pembangunan dashboard pada paper ini mengadopsi pendekatan user-centric,
yang mengutamakan pembangunan desain antar muka dashboard sesuai dengan kebutuhan
pengguna. Pembangunan dashboard ini terdiri dari empat tahapan yaitu identifikasi
kebutuhan, perencanaan, perancangan prototype, dan review protoype (Gambar 1).
ISBN : 978-602-70604-0-1
C-1-2
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XXI
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 19 Juli 2014
Mulai
Identifikasi Kebutuhan
Identifikasi high-level
scenario dashboard
Identifikasi KPI
organisasi
Identifikasi jenis
dashboard dan
kelompok pengguna
Identifikasi
kebutuhan bisnis tiap
pengguna
Identifikasi KPI tiap
dashboard
Perencanaan
Analisis metainformasi KPI
Analisis konten dan
hierarki informasi
Perancangan
Prototype
Review
Perencanaan
fungsionalitas
dashboard
Perancangan desain
dan layout
Perancangan kontrol
navigasi
Review dan
perbaikan
Selesai
Gambar 1. Metodologi Penelitian
Identifikasi kebutuhan untuk pembangunan dashboard dilakukan dengan pendekatan
top-down. Tahap ini dimulai dengan identifikasi high-level scenario dashboard untuk
mendapatkan gambaran umum skenario informasi yang akan disajikan melalui dashboard.
Selanjutnya, diidentifikasi kebutuhan data/informasi secara detail, sampai diperoleh KPI
untuk setiap jenis dashboard. Identifikasi kebutuhan data/informasi dilakukan melalui 2 (dua)
cara yang dapat dilakukan secara bersamaan, yaitu dengan identifikasi KPI organisasi yang
berada dalam lingkup pembangunan dashboard, dan identifikasi kebutuhan data dari tiap
kelompok pengguna dashboard. KPI organisasi tidak semuanya disajikan pada dashboard,
hanya KPI yang mendukung kebutuhan pengguna dalam membuat keputusan atau tindakan
bisnis saja yang disajikan.
ISBN : 978-602-70604-0-1
C-1-3
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XXI
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 19 Juli 2014
Tujuan dari tahap perencanaan adalah untuk menganalisis lebih dalam data yang
diperoleh dari hasil identifikasi kebutuhan. KPI untuk setiap kelompok dashboard dianalisis
untuk mengidentifikasi meta-informasi yang dikandungnya. Sedangkan data hasil identifikasi
kebutuhan bisnis pengguna akan dianalisis lebih lanjut untuk merencanakan fungsionalitas
dashboard.
Perancangan prototype atau purwarupa merupakan hal yang penting pada
pembangunan sistem yang menggunakan pendekatan user-centric. Purwarupa merupakan
media yang digunakan untuk melihat kesesuaian antara kebutuhan pengguna dengan sistem
yang direncanakan, sebelum diimplementasikan secara nyata. Purwarupa dapat digunakan
untuk mendeteksi lebih awal setiap kekeliruan pada proses perancangan, yang terjadi akibat
kesalahan persepsi. Tahap ini terdiri dari perancangan desain dan layout dashboard, dan
perancangan kontrol navigasi.
Rancangan purwarupa yang telah dibuat selanjutnya diuji secara keseluruhan untuk
melihat validitasnya. Pada tahap awal, pengujian dilakukan secara internal oleh sebuah tim
khusus, yang berbeda dengan tim pembangun dashboard. Selanjutnya, pengujian dilakukan
dengan melibatkan pihak pengguna untuk mengetahui kesesuaian antar purwarupa yang
dibuat dengan keinginan pengguna. Umpan balik dan masukan yang didapatkan dari proses
pengujian digunakan untuk memperbaiki purwarupa, sebelum diimplementasikan secara riil
dan diintegrasikan dengan sumber datanya.
Implementasi dashboard terdiri dari aktifitas-aktifitas untuk membangun purwarupa
dashboard secara nyata, mengintegrasikan dengan sumber data, menerapkan kontrol
keamanan, dan menguji sistem secara keseluruhan. Tahap implementasi dan tahap-tahap
berikut seperti deployment dan maintenance bukan merupakan ruang lingkup tesis ini, dan
dapat menjadi bahan untuk penelitian selanjutnya.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Kegiatan identifikasi kebutuhan pengguna yang dilakukan menghasilkan beberapa
catatan.Pada indentifikasi high-level scenario dashboard diperoleh jenis dashboard yang
dibangun adalah strategicdashboarddan tacticaldashboard.Strategic dashboard digunakan
untuk mendukung manajemen level strategis yaitu Rektor selaku pimpinan perguruan tinggi
dengan memberikan informasi capaian kinerja institusi secara keseluruhan dalam membuat
kebijakan dan memberikan arahan pencapaian tujuan strategis. Sedangkan tactical
dashboarddapat digunakan pimpinan fakultas/departemen/program studi dalam proses
analisis untuk menentukan penyebab dari suatu kondisi atau kejadian tertentu (Few, 2006).
Fokus pengembangan dashboard pada penyelenggaraan kegiatan akademik. KPI yang
digunakan berdasarkan pada indikator kinerja yang ada pada dokumen panduan evaluasi diri
S1 yang dikembangkan oleh institusi PT X. Hal ini dikarenakan, indikator kinerja pada
dokumen tersebut telah mengakomodasi indikator kinerja pada beberapa dokumen yang
dimiliki oleh institusi seperti, Rencana Strategis, Kontrak Kinerja Fakultas, Pedoman Mutu,
dan Sasaran Mutu. Pada tahap awal pengembangan, KPI hanya fokus pada penyelenggaraan
kegiatan akademik sesuai fokus pengembangan dashboard. KPI yang digunakan meliputi
indikator kinerja pada aspek lulusan, penyelenggaran akademik, kemahasiswaan, dan sumber
daya manusia. Selain itu perhitungan KPI didasarkan pada data evaluasi diri setiap program
studi S1 PT X dan data operasional yang telah direkam oleh sistem cyber campus PT X.
Pada tahap identifikasi jenis dashboard diperoleh hierarki jenis dashboard yang terdiri
dari dashboard universitas dan dashboard fakultas. Sedangkan pada tahap identifikasi
kelompok pengguna diperoleh hierarki kelompok pengguna dashboard yaitu Rektor, Ketua
BPP dan pimpinan fakultas. Rektor dan Ketua BPP dapat mengakses dashboard yang berada
ISBN : 978-602-70604-0-1
C-1-4
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XXI
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 19 Juli 2014
di level bawahnya yaitu dashboard fakultas dan dashboard program studi. Sedangkan
Pimpinan Fakultas hanya dapat mengakses kinerja departemen/program studi yang berada di
fakultas tersebut saja.Hierarki kelompok pengguna di atas, selanjutnya digunakan untuk
menentukan otorisasi setiap pengguna dashboard.
Tahap terakhir dari indentifikasi kebutuhan adalah identifikasi kebutuhan bisnis
pengguna dan KPI yang digunakan (Tabel 1). Hasil identifikasi ini digunakan untuk
menentukan informasi yang akan disajikan pada jenis dashboard yang digunakan oleh
pengguna.
Tabel 1. Kebutuhan Bisnis Kelompok Pengguna Dashboard
User
Rektor
Kebutuhan Bisnis
Melihat kinerja Universitas secara keseluruhan pada tahun tertentu.
-
kinerja Universitas Ketua BPP 1. Melihat
secara keseluruhan pada tahun
tertentu.
-
2. Melihat permasalahan yang terjadi
sehingga
kinerja
Universitas dalam kondisi seperti
yang dinyatakan pada kebutuhan
bisnis no.1
3. Melihat prediksi keberhasilan
pencapaian target untuk setiap
indikator.
Pimpinan 1. Melihat kinerja Fakultas secara keseluruhan pada tahun tertentu.
Fakultas
-
2. Melihat permasalahan yang terjadi sehingga kinerja Fakultas
dalam kondisi seperti yang
dinyatakan pada kebutuhan
bisnis no.1
3. Melihat prediksi keberhasilan pencapaian target untuk setiap
indikator.
Ketua
Program
Studi
1. Melihat kinerja program studi secara keseluruhan pada tahun
tertentu.
-
2. Melihat permasalahan yang terjadi sehingga kinerja program
studi dalam kondisi seperti yang
Data/Informasi yang
diperlukan
Hasil rekap kinerjasetiap aspek
Data capaian masingmasing
indikator
kinerja pada setiap
aspek
Hasil rekap kinerjasetiap aspek
Data capaian masingmasing
indikator
kinerja pada setiap
aspek
Data capaian kinerjadari masing-masing
indikator setiap aspek,
dari setiap fakultas
dan program studi
Data capaian kinerja
masing-masing
indikator pada 2(dua)
tahun terakhir
Hasil rekap kinerjasetiap aspek
Data capaian masingmasing
indikator
kinerja pada setiap
aspek
Data capaian kinerjadari masing-masing
indikator setiap aspek,
dari setiap program
studi
Data capaian kinerja
masing-masing
indikator pada 2(dua)
tahun terakhir
Hasil rekap kinerjasetiap aspek
Data capaian masingmasing
indikator
kinerja pada setiap
aspek
Data capaian kinerjadari masing-masing
indikator setiap aspek,
ISBN : 978-602-70604-0-1
C-1-5
Cara Analisis
Membandingkan capaian kinerja
Universitas dengan target yang telah
ditetapkan
Membandingkan capaian kinerja
Universitas dengan target yang telah
ditetapkan
Membandingkan capaian kinerja
dari setiap fakultas dan program
studi dengan target yang telah
ditentukan.
Menghitung peningkatan capaian
kinerja indikator setiap tahun, dan
membandingkannya dengan target
yang ingin dicapai
Membandingkan capaian kinerja
fakultas dengan target yang telah
ditetapkan
Membandingkan capaian kinerja
dari setiap program studi dengan
target yang telah ditentukan.
Menghitung peningkatan capaian
kinerja indikator setiap tahun, dan
membandingkannya dengan target
yang ingin dicapai
Membandingkan capaian kinerja
program studi dengan target yang
telah ditetapkan
Membandingkan capaian kinerja
dari setiap program studi dengan
target yang telah ditentukan.
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XXI
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 19 Juli 2014
User
Data/Informasi yang
diperlukan
dinyatakan pada kebutuhan dari setiap program
bisnis no.1
studi.
3. Melihat prediksi keberhasilan - Data capaian kinerja
pencapaian target untuk setiap masing-masing
indikator.
indikator pada 2(dua)
tahun terakhir
Kebutuhan Bisnis
Cara Analisis
Menghitung peningkatan capaian
kinerja indikator setiap tahun, dan
membandingkannya dengan target
yang ingin dicapai
Pada tahap perencanaan dashboard dihasilkan meta-informasi KPI yaitu informasi lain
yang menyertai setiap KPI seperti sumber data, granularitas, ukuran, dan perhitungan.
Kebutuhan bisnis kelompok pengguna merupakan dasar tahap perencanaan fungsionalitas
dashboard. Informasi yang mendukung fungsi utama disajikan pada layar utama dashboard,
sedangkan informasi pelengkap yang mendukung fungsi tambahan, disajikan dalam layar
berbeda. Informasi pelengkap tersebut dapat diakses melalui fasilitas drill down, tabs, dan
pivot.
Dashboard yang digunakan oleh Rektor dan Ketua BPP menyajikan informasi kondisi
pencapaian indikator kinerja institusi secara keseluruhan. Pada layar utama dashboard Rektor
dan Ketua BPP, ditampilkan informasi mengenai prosentasi ketercapaian indikator kinerja
institusi pada tahun terkini dan indeks pencapaian indikator kinerja dalam dua tahun terakhir.
Sedangkan pada layar utama pimpinan fakultas, informasi yang ditampilkan adalah
ketercapaian kinerja fakultas serta indeks pencapaian indikator kinerja dalam dua tahun
terakhir.
Perhitungan rekapitulasi capaian kinerja, nilai dari setiap indikator dikonversi dalam
satuan indeks yang sama. Indeks yang digunakan dalam skala 0 (nol) sampai dengan 3 (tiga).
Indeks kurang dari 1(satu) menyatakan bahwa indikator belum mencapai target yang
ditentukan pada tahun terkini. Indeks antara 1(satu) sampai dengan 2(dua) mengindikasikan
bahwa target yang ditetapkan pada tahun terkini sudah tercapai, namun belum mencapai dua
tahun mendatang. Sedangkan, nilai dari 2(dua) sampai dengan 3(tiga), capaian indikator sudah
mencapai target yang ditentukan untuk dua tahun mendatang. Proses konversi tersebut, dapat
menggunakan rumusan Chowdary (2006).
=
⎧
⎪
⎪
⎨
⎪
⎪
⎩
,
1
− 1
+1
2− 1
− 1
+1
2− 1
< 1
,
≤
,
≤ 2
> 2
Media penyajian dashboard menggunakan beberapa alternatif yaitu gauge, bar chart,
dan pie chart, serta colour code. Gauge digunakan untuk sebagai media penyajian untuk
konten informasi indeks pencapaian indikator kinerja tahun terkini tiap aspek. Bar
chartdigunakan sebagai media penyajian untuk konten informasi indeks tren pencapaian
indikator kinerja selama tiga tahun terakhir dan untuk informasi pencapaian indikator kinerja
tiap aspek. Pie chartdigunakan untuk menyajikan informasi prosentase ketercapaian indikator
kinerja. Colour code yang digunakan mengadopsi warna yang diterapkan pada sistem lalu
lintas yaitu merah, kuning, dan hijau. Warna merah menunjukkan indeks pencapaian kinerja
antara angka 0 -1, yang menunjukkan capaian kinerja belum mencapai target yang ditentukan
pada tahun tertentu. Warna kuning menunjukkan indeks pencapaian kinerja antara angka 1 - 2,
ISBN : 978-602-70604-0-1
C-1-6
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XXI
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 19 Juli 2014
yang menunjukkan capaian kinerja sudah mencapai target yang ditentukan pada tahun
tertentu, tetapi belum mencapai target yang ditetapkan 2(dua) tahun ke depan. Sedangkan,
warna hijau menunjukkan indeks pencapaian kinerja antara angka 2 - 3, yang menunjukkan
capaian kinerja sudah mencapai target yang ditentukan 2(dua) tahun ke depan.
Tahap perancangan desain dan layout purwarupa dashboard merupakan tahapan
penting untuk pembangunan dashboard yang menggunakan metode pendekatan usercentric.Pedekatanuser-centric menekankan pada pembangunan antar muka melalui
perancangan prototype, dengan fokus pada kebutuhan dan selera pengguna (Gonzalez,
2006).Perencanaan purwarupa dashboard ini menggunakan software Microsoft Excel 2013.
Beberapa hal yang menjadi pertimbangan penggunaan software ini karena murah, mudah
dipelajari, dan mudah dioperasikan (Rossol, 2010). Salah satu keuntungan penggunaan Excel
adalah fleksibilitas pada kemampuan pengguna untuk menciptakan dashboard sesuai dengan
kebutuhan mereka (Kadakal, 2011).
\
Gambar 2a. Output Self Evaluatioan Dashboard
\
Gambar 2b. Output Self Evaluatioan Dashboard
ISBN : 978-602-70604-0-1
C-1-7
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XXI
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 19 Juli 2014
Melalui dashboard ini, pimpinan perguruan tinggi dan pimpinan fakultas dapat dengan
mudah mengetahui capaian kinerjanya. Selain itu, dashboard yang dibangun cukup efektif dan
efisien untuk membantu proses evaluasi diri institusi dan fakultas. Efektif berarti makna yang
terkandung dalam informasi dapat dipresepsi dengan benar oleh penerimanya, sehingga tujuan
dari penyampaian informasi tersebut dapat tercapai. Efisien berarti informasi yang
disampaikan dapat dipahami dengan mudah dan cepat oleh penerimanya. Dengan evaluasi diri
yang baik, pimpinan perguruan tinggi dapat menentukan rencana strategis untuk 5(lima) tahun
ke depan. Sedangkan pimpinan fakultas dapat menentukan program pengembangan tahun
berikutnya.
KESIMPULAN
Telah dikembangkan perencanaan purwarupa performance dashboard untuk
membantu analisis data evaluasi diri perguruan tinggi melalui pendekatan user-centric dengan
tahapan kegiatan: identifikasi kebutuhan, perencanaan, perancangan prototype, dan review
prototype. Dashboard dikembangkan berdasarkan KPI yang terdapat pada panduan evaluasi
diri S1 milik PT X. Purwarupa sistem Self Evaluation Dashboard yang dikembangkan
melalui aplikasi Microsoft Excel 2013 dapat menampilkan informasi berupa KPI dalam
bentuk gauge (dashboard), bar chart, pie chart, dan colour code. Purwarupa performance
dashboard yang dikembangkan cukup efektif dan efisien untuk membantu proses evaluasi diri
institusi dan fakultas.
DAFTAR PUSTAKA
Chowdary, Pawan, et all., (2006), Model-Driven Dashboard for Business Performance
Report, Proceeding of the 10th IEEE International Enterprise Distributed Object
Computing Conference.
Doerfel M, (2002), “Benchmarking in higher education :Becoming more adaptive, innovative
and interactiveorganizations”, Using Benchmarking to Inform Practice in Higher
Education, Bender, B and Schuh, H. (Eds.) no. 118, pp 3-25.
Eckerson, Wayne, (2005), Deploying Dashboard and Scorecard, TDWI Best Practices
Report.
Eckerson, Wayne, (2006), Performance Dashboards: Measuring, Monitoring and managing
your business, Wiley, New Jersey.
Euske, Kenneth. J., (1984), Manajemen control,Canada: Addison-WesleyPublishing
Company.
Few, Stephen, (2005), Effectively Communicating Numbers-Selecting The Best Means and
Manner of Display, Proclarity.
Few, Stephen, (2006), Information Dashboard Design. The effective Visual Communication of
Data, O’Reilly Media.
Gonzales, Tom, (2006a), Dashboard Design and Prototyping. BrightPoint Consulting, Inc.
Gonzales, Tom, (2006b), Dashboard Design : Key Performance Indicators & Metrics –
Choosing the Right Data to Display. BrightPoint Consulting, Inc.
Gonzales, Tom, (2006c), Design Executive Dashboards. BrightPoint Consulting, Inc.
ISBN : 978-602-70604-0-1
C-1-8
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XXI
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 19 Juli 2014
Gonzales, Tom, (2006d), User-Centric Approach for Designing and Building Dashboards.
BrightPoint Consulting, Inc.
Hariyanti, Eva, (2008), Metodologi Pembangunan Dashboard sebgai Alat Monitoring Kinerja
Organisasi Studi Kasus, Tesis. Institut Teknologi Bandung.
Heizer, Jay dan Barry Render, (2011),Operation Management, Salemba Empat, Jakarta.
Henderi, dkk., (2012), “Dashboard Information System Berbasis Key Performance Indikator”,
Seminar Nasional Informatika, UPN “Veteran”, Yogyakarta.
Kadakal, Ugur, (2011), Excel as a Business Intelligence Platform, dipublikasikan oleh:
Andrei Pandre, http://apandre.wordpress.com/tools/excel/dashboards-with-excel/.
Laudon, Kenneth C dan Laudon, C, Jane. 2008. Sistem Informasi Manajemen. Edisi Ke-10,
Cetakan Ke-1. Jakarta : Salemba Empat.
Laudon, Kenneth C., and Carol Guercio Traver (2009) E-Commerce: Business, Technology,
and Society, Fourth Edition, Prentice Hall, Pearson Education, Inc.
Malik, Shadan, (2005), Enterprise Dashboard – Design and Best Practices for IT, John Wiley
& Sons, Inc.
Muntean, H., dkk., (2010), “Performance dashboard for Universities”, Proceedings of the 2nd
International Conference on Manufacturing Engineering, Quality and Production
Systems, Constantza Maritime University Mircea, Romania.
Noetix Corp, (2004), Dashboard Development and Deployment: A Methodology for Success,
Noetix Crop.
Novell, (2004), Secure Enterprise Dashboard: a Key to Business Agility, Novell White Paper.
Orts, Daryl, (2005), Dashboard Development and Deployment, DM Review, Jun 2005, Vol.
15 Issue 6, p16.
Parmenter, David, (2010), Key Performance Indicators: Developing, Implementing, and
Using Winning KPI, John Wiley & Sons, Inc.
PureShare, (2005), Proactive Metrics Methodology, PureShare White Paper.
Rossol, Patrick M, (2010), Excel Executive Dashboards: Benchmarking at Your Institution,
National
Higher
Education
Benchmarking
Institute.
http://www.jccc.edu/files/pdf/ce/benchmark/presentations/2010/10-rossolunconventional.pdf.
Tjahjandarie, T.S., dkk., (2013), Panduan Penyusunan Laporan Evaluasi Diri Sarjana
Universitas Airlangga, Surabaya: Airlangga University Press.
Vanany, Iwan,(2009), Performance Measurement Model dan Aplikasi (Cetakan ke-2 revisi),
Surabaya: Penerbit ITS Press.
ISBN : 978-602-70604-0-1
C-1-9