Perencanaan Pendistribusian Produk Dengan Menggunakan Metode Distribution Resource Planning dan Savings Matrix Pada PT. Tirta Sibayakindo
BAB I
PENDAHULUAN
1.1.
Latar Belakang
PT. Tirta Sibayakindo merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang
produksi air minum dalam kemasan (AMDK) bermerek AQUA. PT. Tirta
Sibayakindo memiliki rantai distribusi dari Central Supply Facilities (CSF) ke
Distribution Center (DC). Warehouse pusat berada di Berastagi yang berperan
sebagai Central Supply Facilities kemudian disalurkan ke Distribution Center
yang berada di Medan, Banda Aceh, Pekan Baru, Padang, dan Batam.
Distribusi adalah proses penyaluran barang dari produsen ke pihak yang
membutuhkan. Distribusi merupakan faktor penting bagi perusahaan untuk dapat
melakukan pengiriman produk secara tepat kepada konsumen. Ketepatan
pengiriman produk harus memiliki dasar penjadwalan dan penentuan rute secara
tepat, sehingga produk diterima dalam kondisi baik dan sesuai dengan batas waktu
yang ditentukan oleh pelanggan.
PT. Tirta Sibayakindo dituntut untuk memiliki kemampuan dalam
mengelola sistem distribusi dengan baik. Pada kenyataannya perusahaan belum
melakukan perencanaan penjadwalan distribusi dengan tepat sehingga perusahaan
belum dapat mengendalikan keadaan persediaan yang ada di gudang. Hal tersebut
sering terjadi pada waktu-waktu tertentu seperti bulan Ramadhan, hari Lebaran,
hari Natal dan Tahun baru. Perusahaan cenderung menggunakan metode trial dan
error dalam memproyeksikan permintaan atau order pada masa yang akan datang
Universitas Sumatera Utara
serta dalam merencanakan rute yang akan dilalui dalam proses pendistribusian.
Proses distribusi dalam satu kali pengiriman produk hanya dilakukan kepada satu
distributor
dengan
jumlah
pengiriman
yang
berbeda-beda
setiap
kali
pengangkutan. 1Setiap distributor memiliki rute yang berbeda menyebabkan jarak
tempuh yang lebih jauh. Jarak tempuh yang lebih jauh menyebabkan waktu dan
biaya yang dibutuhkan juga lebih besar.
Pada bulan Januari 2012 terjadi stock out sebesar 9.702 botol pada
distribution center SM yang berada di Aceh dimana kondisi ini berada dibawah
safety stock yang ditetapkan perusahaan, yaitu sebesar 7.762 botol. Permasalahan
yang sama juga terjadi pada bulan Agustus 2012 di distribution center TSMS di
Pekan Baru dimana terjadi stock out sebesar 11.940 botol, kondisi ini berada di
bawah safety stock yang ditetapkan perusahaan, yaitu sebesar 6368 botol.
Hal tersebut mengakibatkan terjadinya kekurangan persediaan (Stock Out)
di Central Supply Facilities dan Distribution Center serta tingginya biaya
distribusi yang dikeluarkan perusahaan dalam mendistribusikan produk ke setiap
Distribution Center hingga ke tangan konsumen. Pada distribution center yang
berada di medan biaya distribusi yang dikeluarkan perusahaan mencapai harga
Rp. 1.150/box untuk kapasitas angkut 1.400 box, distribution center yang berada
di Banda Aceh Rp. 9.400/box untuk kapasitas angkut 1.400 box, distribution
center Pekanbaru dan Padang mencapai harga Rp. 11.400/box untuk kapasitas
angkut 1.400 box, dan untuk distribution center Batam mencapai harga
16.400/box untuk kapasitas angkut 1.200 box.
1
Fita Sari. Penentuan Jalur Distribusi Filter Rokok Dengan Metode Savings Matrix Untuk
Meminimumkan Biaya Distribusi. Teknik Industri FTI-UPNV Jatim.
Universitas Sumatera Utara
Berdasarkan permasalahan diatas, maka perusahaan membutuhkan suatu
penjadwalan distribusi dan penentuan rute distribusi secara tepat untuk
mengurangi pemborosan dari segi waktu, jarak, dan tenaga serta mendapatkan
biaya transportasi yang lebih efisien. Oleh sebab itu perlu dilakukan perencanaan
pendistribusian produk dengan menggunakan metode Distribution Resource
Planning dan metode Savings Matrix. Dengan menggunakan metode Distribution
Resource Planning dan metode Savings Matrix kegiatan distribusi dapat berjalan
lebih efektif dan efisien terhadap konsumen.
Metode Distribution Resource Planning dan Savings Matrix telah banyak
dimanfaatkan di dalam penelitian. Salah satunya terdapat pada penelitian yang
dilakukan oleh Nurwidiana, Wiwiek Fatmawati, dan Dian Miranti pada CV. Tirta
Mega alami cabang Semarang. Savings Matrix digunakan untuk meminimalkan
jarak tempuh kendaraan dan menghindari perjalanan bolak-balik serta
menggabungkan dua rute pengiriman kedalam satu armada berdasarkan kapasitas
transportasi yang ada sehingga mampu meminimlakan total biaya transportasi.
Selanjutnya penelitian yang dilakukan oleh Rahma D. S. (2011) pada PT. Toba
Pulp Lestari, rancangan sistem distribusi dengan metode DRP menghasilkan
penurunan biaya transportasi sebesar 9,584% dan distribusi produk untuk
permintaan yang akan datang akan lebih efisien karena terkoordinasi dengan baik.
Kedua metode ini nantinya akan dibandingkan hasil pengerjaannya dengan hasil
yang diperoleh perusahaan sebelum menerapkan metode tersebut.
Universitas Sumatera Utara
1.2.
Perumusan Masalah
Rumusan permasalahan yang terjadi di PT. Tirta Sibayakindo adalah
jadwal dan rute distribusi dari CSF ke DC belum terencana dengan baik dan
masih berdasarkan trial dan error baik dalam menentukan demand pada periode
mendatang maupun dalam menentukan rute distribusi yang akan ditempuh armada
transportasi
perusahaan.
Hal
tersebut
mengakibatkan perusahaan
sering
mengalami ketidakseimbangan pada demand dan jumlah produksi yang
menimbulkan kekurangan stok digudang yang berdampak pada terganggunya
aliran distribusi dari CSF ke DC. Perusahaan juga kurang mempertimbangkan
jarak tempuh dalam penentuan rute pendistribusian barang. Hal ini menyebabkan
tingginya biaya transportasi yang dikeluarkan perusahaan.
1.3.
Tujuan Penelitian
Tujuan umum dari penelitian ini adalah untuk mendapatkan rancangan
jadwal distribusi dan rute distribusi dengan menggunakan metode distribution
resource planning dan savings matrix yang mengintegrasikan setiap Distribution
Center dengan mempertimbangkan kapasitas dan transportasi yang dimiliki
PT.Tirta Sibayakindo.
Tujuan khusus dari penelitian ini adalah :
1.
Memberikan konsep perbaikan dalam menentukan jumlah pengiriman
optimal dan safety stock berdasarkan tingkat pemenuhan kebutuhan
pelanggan pada setiap Distribution Center.
Universitas Sumatera Utara
2.
Memberikan perencanaan jadwal distribusi yang efektif sebagai konsep
perbaikan terhadap PT. Tirta Sibayakindo.
2.
Memberikan rute distribusi yang optimal sebagai konsep perbaikan terhadap
PT. Tirta Sibayakindo.
1.4.
Manfaat Penelitian
Manfaat yang diperoleh dari penelitian adalah sebagai berikut:
1.
Manfaat bagi mahasiswa
Melalui penelitian ini adalah sebagai sarana untuk menambah pengalaman
dan keterampilan dalam memahami kondisi PT. Tirta Sibayakindo dan
Distribution Center serta mampu memecahkan masalah pendistribusian
AQUA di perusahaan ini.
2.
Manfaat bagi perusahaan
Bagi perusahaan penelitian ini diharapkan dapat dimanfaatkan sebagai suatu
bahan pertimbangan perusahaan untuk menentukan jadwal, jumlah, dan jalur
dalam pendistribusian AQUA ke daerah pemasaran PT. Tirta Sibayakindo.
3.
Bagi Departemen Teknik Industri USU
Dapat mempererat kerja sama antara perusahaan dengan Departemen Teknik
Industri USU.
Universitas Sumatera Utara
1.5.
Batasan Masalah dan Asumsi
Batasan masalah yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai
berikut:
1. Penelitian dibatasi pada kegiatan distribusi pada daerah pemasaran utama
yang memiliki Distribution Center yaitu Medan, Banda Aceh, Padang,
Pekanbaru, dan Batam. Untuk Perhitungan Savings Matrix hanya dilakukan
pada Distribution Center yang berada di Medan, Banda Aceh, Padang dan
Pekanbaru (untuk Distribution Center yang berada di Batam tidak
diperhitungkan karena pendistribusian produk menempuh jalur transportasi
laut).
2. Planning horizon yang ditinjau adalah perencanaan jangka pendek yang
dibagi dalam time bucket bulanan selama bulan Januari 2013 sampai bulan
Desember 2013. Untuk perhitungan DRP dilakukan dalam mingguan.
3. Produk yang diteliti adalah AQUA jenis kemasan 600 ml dalam bentuk botol
yang memiliki demand terbanyak selama priode penelitian.
4. Rute distribusi yang diteliti adalah rute distribusi yang menempuh jalur
transportasi darat.
5. Kendaraan yang digunakan memiliki kapasitas angkut yang sama yaitu
Intercoolar roda 10 dengan kapasitas 1400 box.
Universitas Sumatera Utara
Sedangkan asumsi-asumsi yang digunakan dalam penelitian ini adalah:
1.
Kondisi perusahaan tidak mengalami perubahan selama proses penelitian.
2.
Untuk perhitungan DRP jumlah permintaan berada pada nilai rata-rata setiap
minggunya.
3.
Data yang digunakan adalah data masa lalu dan tidak memperhitungkan
pertumbuhan penduduk.
4.
Lokasi distribution center tidak berubah selama periode penelitian.
5.
Bahan baku, tenaga kerja, dan sumber daya dipenuhi dengan baik dan sarana
transportasi beroperasi dengan baik.
6.
Kapasitas lalu lintas setiap harinya dalam keadaan normal dan tidak terjadi
kemacetan.
7.
Kondisi kerja dalam keadaan normal yaitu tidak terjadi kecelakaan, kerusakan
yang menggangu proses pendistribusian dan juga kondisi jalan dalam keadaan
baik.
8.
Harga yang digunakan merupakan harga pada periode Januari 2013 sampai
Mei 2013.
9.
Rute atau jalur distribusi yang dilalui pada saat pengiriman produk dari pabrik
ke lokasi tujuan sama dengan rute kembali dari lokasi tujuan ke pabrik.
10. Satu liter bahan bakar untuk alat angkut Intercoolar roda 10 kapasitas 1400
box dapat menempuh jarak 4 km.
Universitas Sumatera Utara
PENDAHULUAN
1.1.
Latar Belakang
PT. Tirta Sibayakindo merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang
produksi air minum dalam kemasan (AMDK) bermerek AQUA. PT. Tirta
Sibayakindo memiliki rantai distribusi dari Central Supply Facilities (CSF) ke
Distribution Center (DC). Warehouse pusat berada di Berastagi yang berperan
sebagai Central Supply Facilities kemudian disalurkan ke Distribution Center
yang berada di Medan, Banda Aceh, Pekan Baru, Padang, dan Batam.
Distribusi adalah proses penyaluran barang dari produsen ke pihak yang
membutuhkan. Distribusi merupakan faktor penting bagi perusahaan untuk dapat
melakukan pengiriman produk secara tepat kepada konsumen. Ketepatan
pengiriman produk harus memiliki dasar penjadwalan dan penentuan rute secara
tepat, sehingga produk diterima dalam kondisi baik dan sesuai dengan batas waktu
yang ditentukan oleh pelanggan.
PT. Tirta Sibayakindo dituntut untuk memiliki kemampuan dalam
mengelola sistem distribusi dengan baik. Pada kenyataannya perusahaan belum
melakukan perencanaan penjadwalan distribusi dengan tepat sehingga perusahaan
belum dapat mengendalikan keadaan persediaan yang ada di gudang. Hal tersebut
sering terjadi pada waktu-waktu tertentu seperti bulan Ramadhan, hari Lebaran,
hari Natal dan Tahun baru. Perusahaan cenderung menggunakan metode trial dan
error dalam memproyeksikan permintaan atau order pada masa yang akan datang
Universitas Sumatera Utara
serta dalam merencanakan rute yang akan dilalui dalam proses pendistribusian.
Proses distribusi dalam satu kali pengiriman produk hanya dilakukan kepada satu
distributor
dengan
jumlah
pengiriman
yang
berbeda-beda
setiap
kali
pengangkutan. 1Setiap distributor memiliki rute yang berbeda menyebabkan jarak
tempuh yang lebih jauh. Jarak tempuh yang lebih jauh menyebabkan waktu dan
biaya yang dibutuhkan juga lebih besar.
Pada bulan Januari 2012 terjadi stock out sebesar 9.702 botol pada
distribution center SM yang berada di Aceh dimana kondisi ini berada dibawah
safety stock yang ditetapkan perusahaan, yaitu sebesar 7.762 botol. Permasalahan
yang sama juga terjadi pada bulan Agustus 2012 di distribution center TSMS di
Pekan Baru dimana terjadi stock out sebesar 11.940 botol, kondisi ini berada di
bawah safety stock yang ditetapkan perusahaan, yaitu sebesar 6368 botol.
Hal tersebut mengakibatkan terjadinya kekurangan persediaan (Stock Out)
di Central Supply Facilities dan Distribution Center serta tingginya biaya
distribusi yang dikeluarkan perusahaan dalam mendistribusikan produk ke setiap
Distribution Center hingga ke tangan konsumen. Pada distribution center yang
berada di medan biaya distribusi yang dikeluarkan perusahaan mencapai harga
Rp. 1.150/box untuk kapasitas angkut 1.400 box, distribution center yang berada
di Banda Aceh Rp. 9.400/box untuk kapasitas angkut 1.400 box, distribution
center Pekanbaru dan Padang mencapai harga Rp. 11.400/box untuk kapasitas
angkut 1.400 box, dan untuk distribution center Batam mencapai harga
16.400/box untuk kapasitas angkut 1.200 box.
1
Fita Sari. Penentuan Jalur Distribusi Filter Rokok Dengan Metode Savings Matrix Untuk
Meminimumkan Biaya Distribusi. Teknik Industri FTI-UPNV Jatim.
Universitas Sumatera Utara
Berdasarkan permasalahan diatas, maka perusahaan membutuhkan suatu
penjadwalan distribusi dan penentuan rute distribusi secara tepat untuk
mengurangi pemborosan dari segi waktu, jarak, dan tenaga serta mendapatkan
biaya transportasi yang lebih efisien. Oleh sebab itu perlu dilakukan perencanaan
pendistribusian produk dengan menggunakan metode Distribution Resource
Planning dan metode Savings Matrix. Dengan menggunakan metode Distribution
Resource Planning dan metode Savings Matrix kegiatan distribusi dapat berjalan
lebih efektif dan efisien terhadap konsumen.
Metode Distribution Resource Planning dan Savings Matrix telah banyak
dimanfaatkan di dalam penelitian. Salah satunya terdapat pada penelitian yang
dilakukan oleh Nurwidiana, Wiwiek Fatmawati, dan Dian Miranti pada CV. Tirta
Mega alami cabang Semarang. Savings Matrix digunakan untuk meminimalkan
jarak tempuh kendaraan dan menghindari perjalanan bolak-balik serta
menggabungkan dua rute pengiriman kedalam satu armada berdasarkan kapasitas
transportasi yang ada sehingga mampu meminimlakan total biaya transportasi.
Selanjutnya penelitian yang dilakukan oleh Rahma D. S. (2011) pada PT. Toba
Pulp Lestari, rancangan sistem distribusi dengan metode DRP menghasilkan
penurunan biaya transportasi sebesar 9,584% dan distribusi produk untuk
permintaan yang akan datang akan lebih efisien karena terkoordinasi dengan baik.
Kedua metode ini nantinya akan dibandingkan hasil pengerjaannya dengan hasil
yang diperoleh perusahaan sebelum menerapkan metode tersebut.
Universitas Sumatera Utara
1.2.
Perumusan Masalah
Rumusan permasalahan yang terjadi di PT. Tirta Sibayakindo adalah
jadwal dan rute distribusi dari CSF ke DC belum terencana dengan baik dan
masih berdasarkan trial dan error baik dalam menentukan demand pada periode
mendatang maupun dalam menentukan rute distribusi yang akan ditempuh armada
transportasi
perusahaan.
Hal
tersebut
mengakibatkan perusahaan
sering
mengalami ketidakseimbangan pada demand dan jumlah produksi yang
menimbulkan kekurangan stok digudang yang berdampak pada terganggunya
aliran distribusi dari CSF ke DC. Perusahaan juga kurang mempertimbangkan
jarak tempuh dalam penentuan rute pendistribusian barang. Hal ini menyebabkan
tingginya biaya transportasi yang dikeluarkan perusahaan.
1.3.
Tujuan Penelitian
Tujuan umum dari penelitian ini adalah untuk mendapatkan rancangan
jadwal distribusi dan rute distribusi dengan menggunakan metode distribution
resource planning dan savings matrix yang mengintegrasikan setiap Distribution
Center dengan mempertimbangkan kapasitas dan transportasi yang dimiliki
PT.Tirta Sibayakindo.
Tujuan khusus dari penelitian ini adalah :
1.
Memberikan konsep perbaikan dalam menentukan jumlah pengiriman
optimal dan safety stock berdasarkan tingkat pemenuhan kebutuhan
pelanggan pada setiap Distribution Center.
Universitas Sumatera Utara
2.
Memberikan perencanaan jadwal distribusi yang efektif sebagai konsep
perbaikan terhadap PT. Tirta Sibayakindo.
2.
Memberikan rute distribusi yang optimal sebagai konsep perbaikan terhadap
PT. Tirta Sibayakindo.
1.4.
Manfaat Penelitian
Manfaat yang diperoleh dari penelitian adalah sebagai berikut:
1.
Manfaat bagi mahasiswa
Melalui penelitian ini adalah sebagai sarana untuk menambah pengalaman
dan keterampilan dalam memahami kondisi PT. Tirta Sibayakindo dan
Distribution Center serta mampu memecahkan masalah pendistribusian
AQUA di perusahaan ini.
2.
Manfaat bagi perusahaan
Bagi perusahaan penelitian ini diharapkan dapat dimanfaatkan sebagai suatu
bahan pertimbangan perusahaan untuk menentukan jadwal, jumlah, dan jalur
dalam pendistribusian AQUA ke daerah pemasaran PT. Tirta Sibayakindo.
3.
Bagi Departemen Teknik Industri USU
Dapat mempererat kerja sama antara perusahaan dengan Departemen Teknik
Industri USU.
Universitas Sumatera Utara
1.5.
Batasan Masalah dan Asumsi
Batasan masalah yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai
berikut:
1. Penelitian dibatasi pada kegiatan distribusi pada daerah pemasaran utama
yang memiliki Distribution Center yaitu Medan, Banda Aceh, Padang,
Pekanbaru, dan Batam. Untuk Perhitungan Savings Matrix hanya dilakukan
pada Distribution Center yang berada di Medan, Banda Aceh, Padang dan
Pekanbaru (untuk Distribution Center yang berada di Batam tidak
diperhitungkan karena pendistribusian produk menempuh jalur transportasi
laut).
2. Planning horizon yang ditinjau adalah perencanaan jangka pendek yang
dibagi dalam time bucket bulanan selama bulan Januari 2013 sampai bulan
Desember 2013. Untuk perhitungan DRP dilakukan dalam mingguan.
3. Produk yang diteliti adalah AQUA jenis kemasan 600 ml dalam bentuk botol
yang memiliki demand terbanyak selama priode penelitian.
4. Rute distribusi yang diteliti adalah rute distribusi yang menempuh jalur
transportasi darat.
5. Kendaraan yang digunakan memiliki kapasitas angkut yang sama yaitu
Intercoolar roda 10 dengan kapasitas 1400 box.
Universitas Sumatera Utara
Sedangkan asumsi-asumsi yang digunakan dalam penelitian ini adalah:
1.
Kondisi perusahaan tidak mengalami perubahan selama proses penelitian.
2.
Untuk perhitungan DRP jumlah permintaan berada pada nilai rata-rata setiap
minggunya.
3.
Data yang digunakan adalah data masa lalu dan tidak memperhitungkan
pertumbuhan penduduk.
4.
Lokasi distribution center tidak berubah selama periode penelitian.
5.
Bahan baku, tenaga kerja, dan sumber daya dipenuhi dengan baik dan sarana
transportasi beroperasi dengan baik.
6.
Kapasitas lalu lintas setiap harinya dalam keadaan normal dan tidak terjadi
kemacetan.
7.
Kondisi kerja dalam keadaan normal yaitu tidak terjadi kecelakaan, kerusakan
yang menggangu proses pendistribusian dan juga kondisi jalan dalam keadaan
baik.
8.
Harga yang digunakan merupakan harga pada periode Januari 2013 sampai
Mei 2013.
9.
Rute atau jalur distribusi yang dilalui pada saat pengiriman produk dari pabrik
ke lokasi tujuan sama dengan rute kembali dari lokasi tujuan ke pabrik.
10. Satu liter bahan bakar untuk alat angkut Intercoolar roda 10 kapasitas 1400
box dapat menempuh jarak 4 km.
Universitas Sumatera Utara