STRUKTUR ORGANISASI poltekkes kemenkes (2)

STRUKTUR
ORGANISASI

DEFINISI
PENGORGANISASIAN :
adalah proses menciptakan struktur sebuah
organisasi
STRUKTUR ORGANISASI :
adalah kerangka kerja formal organisasi yang
dengan kerangka itu tugas-tugas jabatan dibagibagi, dikelompokkan dan dikoordina-sikan.
DESAIN ORGANISASI :
adalah pengembangan atau pengubahan
struktur suatu organisasi

TUJUAN
1.

2.

3.
4.

5.

6.
7.

Membagi pekerjaan menjadi departemen dan
jabatan secara terperinci
Membagi tugas dan tanggung jawab sesuai
jabatan
Mengkoordinasikan berbagai tugas organisasi
Mengelompokkan pekerjaan kedalam unit-unit
Membangun hubungan di kalangan individu,
kelompok dan departemen
Menetapkan garis-garis wewenang formal
Mengalokasikan dan memberikan sumber daya
organisasi

6 (ENAM) UNSUR DALAM
MENDESAIN STRUKTUR ORGANISASI


1.
2.
3.
4.
5.
6.

Spesialisasi kerja
Departementalisasi
Rantai Komando
Rentang kendali
Sentralisasi dan Desentralisasi
Formalisasi

SPESIALISASI KERJA
Adalah tingkat dimana tugas-tugas dalam suatu organisasi
dibagi menjadi pekerjaan-pekerjaan terpisah . Dikenal pula
sebagai pembagian kerja.
(Ingat teori dari Adam Smith)
DEPARTEMENTALISASI

Adalah landasan yang digunakan untuk mengelompok-kan
tugas-tugas dan pekerjaan dalam rangka mencapai sasaran
organisasi.
Pengelompokkannya berdasarkan :
1.
Fungsional
2.
Produk
3.
Geografis
4.
Proses
5.
Pelanggan
(masing-masing lihat gambar berikut)

Keterangan gambar :
Gambar diatas adalah salah satu cara
pengorganisasian yang paling populer
dengan menggolong-golongkan kegiatan

kerja menurut fungsi yang dilakukan oleh
anggota organisasi.
Keuntungan :
Memperoleh efisiensi karena mempersatukan
orang-orang yang memiliki keterampilanketerampilan , pengetahuan dan orientasi
yang sama ke dalam unit-unit yang sama

Keterangan gambar :
Pengorganisasian dapat pula didepartementalisasikan menurut jenis produk yang
dihasilkan seperti gambar diatas.
Apabila kegiatan-kegiatan sebuah organisasi
lebih berkaitan dengan jasa bukannya
dengan produk, maka setiap jasa akan
dikelompokkan secara tersendiri.
(buat contohnya)

Keterangan gambar :
Cara
lain
untuk

melakukan
departementalisasi
adalah
berdasarkan
geografi atau wilayah. Masing-masing
wilayah ini , sebetulnya me-rupakan sebuah
departemen yang dior-ganisasikan sekitar
geografi. Seandainya para pelanggan
organisasi tersebar di suatu wilayah
geografis yang luas, bentuk organi-sasi ini
adalah tepat.

Keterangan gambar :
Di sebuah pabrik pembuatan lemari kayu , organisasinya dibuat seperti gambar diatas yang
mengelompokkan kegiatan- kegiatan berdasar-kan
arus produk atau arus pelanggan.
Gambar diatas mengilustrasikan bentuk departementalisasi proses karena setiap proses memerlukan ketrampilan yang berbeda-beda.
Pendekatan ini memberikan dasar bagi pengelompokkan kegiatan kerja yang homogen.
Bentuk
organisasi proses dapat pula digunakan

untuk memproses pelanggan.
(Buat contohnya)

Keterangan gambar :
Kategori terakhir depatementalisasi adalah
dengan menggunakan jenis pelanggan tertentu
yang ingin dicapai oleh organisasi tersebut.
Pengandaian
di
balik
departementalisasi
pelanggan adalah bahwa para pelanggan di
setiap departemen mempunyai serangkaian
masalah dan kebutuhan yang sama maka dapat
dipenuhi dengan baik bila dipisahkan secara
khusus
kepada
masing-masing
kategori
pelanggan tersebut dan pelanggan akan puas

atas layanan yang diterima.

Meskipun demikian untuk organisasi-organisasi
yang besar sering menggabungkan sebagian
besar atau semua bentuk departemen diatas.
Misalnya , sebuah perusahaan elektronik besar di
Jepang mengorganisasi setiap divisinya menurut
jalur-jalur fungsional, dan mengorganisasikan
unit-unit manufakturnya di sekitar proses;
perusahaan itu juga mendepatementalisasi
penjualannya di sekitar tujuh wilayah geografis,
serta membagi setiap wilayah penjualan menjadi
empat kelompok pelanggan.

TIM LINTAS FUNGSIONAL
(CROSS FUNCTIONAL TEAM)
Kecenderungan terjadi pada banyak organisasi yang
menggunakan departementalisasi fungsional yang kaku ,
biasanya dapat diatasi dengan cara mem-bentuk suatu
tim-tim

yang melampaui garis-garis departemen
tradisional. Divisi departemental yang kaku digantikan
oleh pengelompokkan campuran individu-individu yang
ahli dalam berbagai macam spesialisasi
yang
bekerjasama dalam suatu tim yang biasa disebut Tim
Lintas Fungsional. Saat ini banyak dijumpai akuntanakuntan yang bergabung dengan manajer operasi,
desainer produk bekerja sama dengan bagian pembelian.
Banyak hasil yang dicapai misalnya perancangan produk
baru hingga di jual ke pasar, menciptakan tataletak baru
untuk pabrik yang dimiliki, dll.

RANTAI KOMANDO
Adalah sebuah garis wewenang yang tak
terputus yang membentang dari tingkat atas
organisasi terus sampai tingkat paling bawah
dan menjelaskan siapa melapor kepada siapa.
Rantai itu menolong para karyawan menentukan siapa yang harus dituju apabila mereka
menghadapi suatu masalah dan juga kepada
siapa mereka bertanggung jawab.

Pembahasan rantai komando mengandung tiga
konsep yaitu : wewenang, tanggung jawab
dan kesatuan komando.

WEWENANG : adalah hak-hak yang melekat
dalam sebuah posisi manajerial untuk
memberi perintah dan mengharapkan perintah-perintah itu ditaati.
 TANGGUNG JAWAB : Kewajiban atau harapan
untuk melaksanakan
 KESATUAN KOMANDO : Prinsip manajemen
bahwa seorang bawahan harus mempunyai
satu saja atasan yang kepadanya dia
melepaskan langsung pertanggung jawabannya.
Hal-hal
diatas
untuk
mempermudah
koordinasi dan pengambilan keputusan



RENTANG KENDALI
Jumlah bawahan yang dapat disupervisi oleh seorang
manajer secara efisien dan efektif.
Meskipun tidak ada kesepakatan mengenai angka ideal
tertentu, para pakar manajemen menyukai rentang yang
kecil, biasanya tak lebih dari enam, guna mempertahankan
kendali yang ketat. Mereka mengatakan bahwa sewaktu
seorang manajer naik jabatan dalam suatu hirarki
organisasi, maka ia harus berhadapan dengan masalahmasalah yang makin beragam kerumitannya dan tidak
terstruktur, oleh karena itu para pejabat puncak
seharusnya mempunyai rentang kendali yang lebih kecil
dari-pada manajer-manajer menengah dan demikian juga
para manajer menengah memerlukan rentang kendali yang
lebih kecil daripada para penyelia.

Rentang kendali menentukan jumlah tingkatan dan
jumlah manajer yang dimiliki suatu organisasi. Kalau
segala sesuatunya sama, semakin luas atau semakin
lebar rentang kendali maka semakin efisienlah
desain organisasi itu.

Seandainya kita mempunyai dua organisasi, masingmasing memiliki kurang lebih 4100 karyawan
operasi. Seperti pada gambar berikut ini, apabila
sebuah organisasi mempunyai rentang kendali 4 dan
yang kedua mempunyai rentang kendali 8, maka
rentang yang lebar akan berkurang dua tingkatan
sehingga kira-kira jumlah manajer akan berkurang
sebanyak 800 orang. Apabila rata-rata penghasilan
manajer $ 40.000 setahun maka akan menghemat
$32 juta setahun dalam bentuk gaji saja.

Maka jelaslah rentang kendali yang lebih luas
itu lebih efisien dari segi biaya. Tetapi pada
titik tertentu, rentang yang lebih luas
mengurangi efektifitas.
Pandangan terhadap rentang kendali mengakui bahwa ada banyak faktor yang
mempengaruhi jumlah anak buah yang pas
yang dapat dikelola seorang manajer secara
efisien dan efektif.

Kecenderungan saat ini adalah menuju ke arah
rentang kendali yang lebih luas. Rentang kendali
yang luas itu sesuai dengan usaha organisasi itu
untuk tujuan sebagai berikut :
1.
Memangkas biaya overhead
2.
Mempercepat pengambilan keputusan
3.
Meningkatkan keluwesan
4.
Lebih dekat ke pelanggan
5.
Memberi kuasa kepada para karyawan
Tetapi untuk menjamin agar kinerja tidak merosot
karena rentang yang lebih luas ini, organisasi telah
melakukan investasi besar-besaran dalam pelatihan
karyawan sehingga para karyawan mengenal
pekerjaan mereka luar dalam atau dapat bertanya
kepada sesama rekan kerja mereka.

SENTRALISASI dan
DESENTRALISASI
Dalam suatu organisasi bila para manajer
puncak mengambil semua keputusan dan
para manajer tingkat yang lebih rendah hanya
melaksanakan petunjuk-petunjuk saja dikatakan organisasi ini sangat tersentralisasi.
SENTRALISASI :adalah kadar sampai dimana
pengambilan keputusan terkonsentrasi di
tingkat –tingkat atas organisasi tersebut.

Dalam organisasi jika pengambilan keputusan
diserahkan ke tingkat manajemen yang
bawah, yang paling dekat dengan tindakan
untuk menyelesaikan masalah yang ada,
maka or-ganisasi ini dikatakan sangat
terdesentralisasi.
DESENTRALISASI : adalah pengoperan wewenang membuat keputusan ke tingkat yang
lebih rendah dalam suatu organisasi.

FORMALISASI
Adalah sejauh mana pekerjaan-pekerjaan di dalam
organisasi itu dibakukan dan sejauh mana tingkah
laku karyawan dibimbing oleh peraturan dan
prosedur.
Apabila sebuah pekerjaan sangat diformalisasi maka
orang yang mengerjakan pekerjaan tersebut
mempunyai kebebasan minimum atas apa yang
harus dilakukan, kapan hal itu harus diselesaikan dan
bagaimana ia harus mela-kukannya. Para karyawan
dapat diharapkan selalu menangani masukan yang
sama dengan cara yang sama,
menghasilkan
keluaran yang sera-gam dan konsisten.

FORMALISASI TINGGI
: maka dalam organisasi itu
terdapat uraian jabatan yang tegas, banyak peraturan
organisasi dan prosedur yang telah dirumuskan dengan
jelas mencakup proses kerja.
 FORMALISASI RENDAH : maka didalam organisasi itu
tingkah laku kerjanya relatif tidak terstruktur dan para
karyawan mempunyai banyak kebebasan dalam hal
bagaimana cara mereka melakukan pekerjaan.
Semakin besar standarisasi
dalam organisasi maka
semakin kecil masukan alternatif yang dimiliki karyawan
mengenai bagaimana pekerjaannya itu harus diselesaikan.
Derajat formalisasi sangat berbeda-beda antar organisasi
dan bahkan di dalam organisasi.
Misalnya : Perusahaan Media cetak/koran, bagaimana
pekerjaan reporter/wartawan, apa bedanya dengan
pegawai yang menerbitkan beritanya?


ORGANISASI MEKANISTIS
Adalah suatu struktur organisasi yang
dicirikan oleh spesialisasi yang tinggi,
departe-mentalisasi yang luas, rentang
kendali yang sempit, formalisasi yang
tinggi, jaringan informasi yang tertulis, dan
partisipasi yang kecil dalam pengambilan
keputusan oleh pekerja tingkat bawah.
Contoh :

ORGANISASI ORGANIK
Adalah suatu struktur organisasi yang sangat
adaptif dan flexible dengan spesialisasi
kerja yang sedikit, formalisasi minimal, dan
supervisi langsung ke para pekerja rendah.
Contoh :

UKURAN dan STRUKTUR
Ukuran
sebuah
organisasi
sangat
mempengaruhi
strukturnya.
Misalnya :
Organisasi2 besar, yang lazimnya mempekerjakan 2000
karyawan atau lebih, maka cenderung mempunyai lebih
banyak spesialisasi, departe-mentalisasi, sentralisasi, dan
peraturan, serta tatanan daripada organisasi kecil.
Pada pokoknya begitu memiliki 2000 karyawan , or-ganisasi
sudah cukup mekanistis. Bila ditambah 500 karyawan lagi
tidak banyak berpengaruh kepada struktur organisasi.
Sebaliknya, menambahkan 500 karyawan pada organisasi
kecil dengan 300 karyawan akan cenderung menimbulkan
pergeseran kearah struktur yang lebih mekanistis.

SELESAI