RANCANGAN PROJECT CHARTER DESKRIPSI PROY

RANCANGAN PROJECT CHARTER
DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN INSTANSIONAL
PEMERINTAH KOTA DENPASAR DESA SANUR KAJA,,KECAMATAN
DENPASAR SELATAN
MELAKSANAKAN PEMBINAAN DAN FASILITASI MASYARAKAT MELALUI
SEKOLAH DALAM PENDAYAGUNAAN TEHNOLOGI TEPAT GUNA
Dalam Rangka Penyusunan Rancangan Proyek Perubahan sebagai Peserta
Diklat PIM IV Kota Denpasar

1.0

IDENTIFIKASI PROYEK
Nama

Melaksanakan Pembinaan dan Fasilitasi
Masyarakat melalui Sekolah dalam
Pendayagunaan Tehnologi Tepat Guna
a. Membantu Masyarakat Melalui Sekolah

Deskripsi

memecahkan
Tehnologi
b.

Tepat

dibidang

sesuai

dengan

kebutuhanan.
Meningkatkan kemampuan ,pengetahuan
,ketrampilan

c.

permasalahan

sekolah yang maju dan

mandiri
Melipatgandakan

pendayagunaan

Tehnologi Tepat Guna oleh Masyarakat
melalui sekolah
Sponsor/ Mentor

I

Kade

Pengembangan

Reja,SH.

SelakuKabid.

Desa/kelurahan

dan

pemberdayaan Wawaasan perkotaan
Penanggung

jawab/ CokI Istri Juliawati,S.Sos selaku Kepala

pengarah Proyek (Project

Sub

Bidang

Sumber

Daya

Alam

dan

pengembangan Sumber Daya Manusia Kota
Leader)

Denpasar
Key Resources
1

Description

Ketua

Tim/ 1.

Tim I ( Persiapan kegiatan Kepala

Anggota

Tim

Melaksanan

Proyek

Bidang

Pembinaan Pengembangan

dan Fasilitasi Masyarakat Desa/Kelurahan
melalui

Sekolah

dalam sebagai ketua tim I

Pendayagunaan

Tehnilogi memiliki

tugas

Tepat Guna sebagai Ketua menyusun,

dan

Tim adalah Kepala Bidang mengontrol
Pengembangan

pelaksanaan Tupoksi

Desa/Kelurahan

I

Made para

aparatur

Reja SH, dengan anggota Desa/Kelurahan
tim unsur dinas yang terkait
dan

staf

pada

bidang

Pengembangan
Desa/Kelurahan
2.

Tim II

Melakasanakan Kepala Bidang dan

Pembinaaan dan Fasilitasi Unsur

Terkait

dan

Masyarakat melalui sekolah seluruh anggota tim
dalam

Pendayagunaan bertanggung

Tehnologi

Tepat

Guna dalam

jawab

pelaksanaan

sebagai ketua Tim II unsur pelayanan

kepada

Dinas Pendidikan Pemuda masyarakat

melalui

dan Olah Raga dengan sekolah
anggota

tim

adalah

Masyarakat/Sekolah
2.0

LATAR BELAKANG (Burning Platform)

Dalam upaya Penyelenggaraan Pemerintahhan dan pelaksanaan
pembangunan

yang

semakin

meningkat

membawa

akibat

penyelenggaraan PemerintahannDesa/Kelurahannsemakin penting dalam
mewujudkan pemerintahan secara efektip dan efesien dalam mewujudkan
partisipasi masyarakat dalam perencanaan pelaksanaan pembangunan di

2

Desa/Kelurahannmaupun kecamatan

Berdasarkann Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 20 Tahun
2010 tentang Pemberdayaan Masyarakat melalui Pengelolaan Tehnologi
Tepat Guna adalah upaya pengembangan Masyarakat melalui penciptaan
kondisi yang memungkinkan masyarakat melalui penciptaan kondisi yang
memungkinkan masyarakat mampu membangun diri dan lingkungannya
secara mandiri melalui pemberian sumber daya , kesempatan dan
pengambilan

keputusan

serta

peningkatan

pengetahuan

dan

aketrampilan masyarakat sesuaia dengan kebutuhan masyarakat dapat
menjawab permasalahan masyarakat tidak merusak lingkungan dapat
dipelihara oleh masyarakat secara mudah serta mengasiilkan nilai tambah
dari ekonomi dan aspek lingkungan
Untuk mewujudkan visi dan misi diperlukan adanya Peningkatan
Pengembangan Ekonomi Kerakyatan serta pemenfaatn sumber daya
alam dan pemberdayaan masyarakat dan pemerintahan Desa dengan visi
terwujudnya prakarsa dan kreativitas masyarakat dalam pembangunan
kota Denpasar yang berwawasan budaya dengan keharmonisan dalam
keseimbangan dan aberkelanjutan
.
3.

PROYEK OBJECTIVES ( PURPOSE ) / TUJUAN

0

4.

a.
b.

Pelaksanaan tupoksi Aparatur Pemerintahan Desa yang optimal
Sarana, prasarana dan anggaran pendukung pelaksanaan

c.

pelayanan,dapat digunakan secara optimal
Tersedianya rancangan SOP dalam melaksanakan Pembinaan

MANFAAT

0
Manfaat

diselenggarakannya

proyek

perubahan

dalam

Pendayagunaan Tehnologi Tepat Guna upaya pengembangan mayarakat
3

melalui kondisi yang memungkinkan masyarakat mampu membangun diri
dan lingkungannya secara mandiri melalui pemberian sumber daya ,
kesempatan

dalam

pengambilan

pengetahuan dan ketrampilan .melalui

keputusan,serta

peningkatan

tehnologi yang sesuai dengan

kebutuhan masyarakat dapat menjawab permaslahan,tidak merusak
lingkungan dapat dipelihara oleh masyarakat secara mudah serta
mengasilkan nilai tambah dari aspek ekonomi dan Lingkungan seperti
pengolahan sampah organik dan non organik dan atau potensi lainnya

5.

RUANG LINGKUPmelalui

0
Ruang lingkup yang menjadi area perubahan adalah yaitu pada
Pembinaan

dan

Fasilitasai

Masyarakat

melalui

sekolahdalam

Pendayagunanan Tehnologi Tepat Guna pada Badan Pemeberdayaan
Madsyarakat dan Pemerintahan Desa

masalah yaitu Rendahnya

Pemafaman masyarakat tentang Tehnologi Tepat Guna.

6.0

OUTPUT KUNCI
Nama
Deskripsi
Koordinasi
dengan Tercapainya kesepakatan dengan mentor
mentor dan pihak-pihak dan pihak-pihak terkait pelayanan adminduk
( staf pelayanan, para kepala lingkungan,
yang terkait
dan babinkamtibmas)
Diagnostic Reading
pengumpulan informasi

 Data
dan
informasi
terkait
area
perubahan.
 Dapat
Menentukan faktor-faktor
penghambat dan pendukung yang akan
dijadikan proyek perubahan

Penyusunan proposal
proyek perubahan

 Tersusunnya proposal proyek perubahan
 Tersusunnya
Kesepakatan
area
perubahan
 Tersusunnya Formulir kegiatan peserta
4

Diklat Pim IV
STeke Folder : Proyek Perubahansudah selesai dalam waktu 2
bulan

8.0 TATA KELOLA PROYEK
STUKTUR

DESKRIPSI
Sponsor proyek (Lurah Lelateng )

SPONSOR



Memberikan persetujuan,
dukungan dan arahan pada

COACH

seluruh pelaksanaan program

PROJECT
LEADER



Membantu menyelesaikan
hambatan / permasalahan

TIM 1
(Kabid)

TIM 2
(Dikpora )
KALING)

MASYARAKAT/Sekolah

Project Leader (Kasubid Sumber Daya
Alam dan Pengembangan Sumber
Daya Manusia )


Menunjuk ketua tim



Mendorong pencapaian kinerja



Memantau dan menindaklanjuti
kemajuan Kegiatan



Membantu

penyelesaian

hambatan / permasalahan
Pengarah Internal (Coach)

5

Mendukung project leader

dalam mencapai tujuan


Memberikan metodologi /
dukungan proses kepada tim
dan pimpinan



Membantu proses pelaksanaan
program



Memfasilitasi pertemuan dan
memonitor informasi serta hasil
yang diharapkan



Memberikan dukungan secara
berkelanjutan selama masa
proyek

9.0 ESTIMASI BIAYA
TOTAL

DESKRIPSI

Rp. 1.000.0000,-

Biaya penyusunan, penyebaran Surat
Keputusan dan Surat dalam rangka
Pembinaaan kepada unsure terkait dan
Para Camat dan Desa Lurah serta sekolah
yang ditujuk dalam Pembinaan Tehnologi
Tepat Guna

(rincian biaya terlampir )

10.0 POTENSI MASALAH UTAMA
No

DESKRIPSI

1.

Kualitas dan kuantitas SDM belum memadai

2.

Sarana dan Prasarana masih kurang/terbatas

3.

Anggaran yang tersedia sangat terbatas

4.

Pengelolaan usaha ekonomi Desamasih kurang profesional

11.0 RESIKO
No

DESKRIPSI
6

1.

Penggunaan Tehnologi di tengah-tengah masyrakat dapat
mengikibatkan perubahan terhadap lingkungan
( polusi )
kebisingan.

2.

Pemahaman Masyarakat terhadap Aplikasi Tehnologi Tepat Guna
masih rendah

12.0 KRITERIA KEBERHASILAN PROYEK ( TERUKUR )
No

DESKRIPSI

1.

Tersedianya SOP

2.

Meningkatnya Minat Masayarakat dalam TTG

13.0 FAKTOR PENDUKUNG KEBERHASILAN
No

DESKRIPSI

1.

Adanya UU No 20 Tahun 2010

2.

Adanya Pemberdayaan Masyarakat melalui TTG

14.0 DISETUJUI
Tanggal :
Sponsor Proyek
Kasubid Sumber Daya Alam dan Pengembangan Sumber Daya Manusia ,

COK ISTRI JULIAWATI, S.Sos
NIP. 196307251998012002

7

RANCANGAN PROJECT CHARTER
DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN INSTANSIONAL
PEMERINTAH KOTA DENPASAR ,KELURAHAN KELURAHANSANUR KAJA
,KECAMATAN DENPASAR SELATAN
KABUPATEN JEMBRANA
MELAKSANAKAN PEMBINAAN DAN FASILITASI SEKOLAH DALAM
PENDAYAGUNAAN TEHNOLOGI TEPAT GUNA
Dalam Rangka Penyusunan Rancangan Proyek Perubahan sebagai Peserta
Diklat PIM IV Kota Denpasar

1.0

IDENTIFIKASI PROYEK
Nama

Melaksanakan Pembinaan dan Fasilitasi
Sekolah dalam Pendayagunaan Tehnologi

Deskripsi

Tepat Guna
a. Penumbuh Kembangkan

,

Belum

optimalnya pelaksanaan tupoksi Aparatur
b.

Kelurahan.
Terbatasnya
anggaran

c.
Sponsor/ Mentor

I

sarana,

prasarana

pendukung

dan

pelaksanaan

pelayanan.
Belum adanya prosedur tetap dalam
melaksanakan pelayanan.
Kade Suardana, SH. Selaku

Lurah

Lelateng
Penanggung

jawab/ A.A. Ayu Rah Ayu Dari Savitri, S.Sos

pengarah Proyek (Project selaku Kepala Seksi Pemerintahan dan
Leader)

Pelayanan

Umum

pada

Pemerintah

Kelurahan Lelateng
Key Resources
8

Description

Ketua

Tim/ 1.

Tim I ( Persiapan kegiatan Sekretaris

Anggota

Tim

Peningkatan

Proyek

Pelayanan

Lurah

Mutu sebagai ketua tim I
Administrasi memiliki

Kependudukan)

tugas

menyusun,

dan

Sebagai Ketua Tim I adalah mengontrol
Sekretaris Lurah, I Made pelaksanaan Tupoksi
Ady Putra, S.Sos dengan para

aparatur

anggota Tim adalah staf kelurahan
secretariat kelurahan
2.

Tim

II

(

Melaksanakan Kepala

Kegiatan

Lingkungan

Pelayanan Terusan dan seluruh

kepada

masyarakat) anggota

tim

sebagai Ketua Tim II adalah bertanggung
Kepala Lingkungan Terusan dalam

pelaksanaan

dengan anggota tim Kepala pelayanan
Lingkungan

Lainnya

jawab
kepada

dan masyarakat

staf pelayanan 1 orang

2.0

LATAR BELAKANG (Burning Platform)

Suatu birokrasi pemerintah memiliki tugas dan fungsi sebagai
pelayanan publik ( masyarakat ). Menurut Peter M Blau (2000.4), birokrasi
adalah tipe organisasi yang dirancang untuk menyelesaikan tugas-tugas
publik dalam skala besar dengan cara mengkoordinasi pekerjaan banyak
orang secara sistematis.
Dalam

melaksanakan

pelayanan

9publik

suatu

birokrasi

memerlukan suatu peraturan yang mengatur dan dijadikan acuan dalam
rangka melaksanakan pelayanan publik

9

Undang-Undang

No

25

tahun

2009

tentang

Pelayanan

Publik.menyebutkan bahwa Pelayanan Publik adalah kegiatan atau
rangkaian kegiatan dalam rangka pemenuhan kebutuhan
sesuai dengan peraturan perundang-undangan
Negara

dan

penduduk

pelayanan 10administratif

atas

yang

bagi setiap warga

barang,

disediakan

pelayanan

oleh

jasa,

dan/atau

penyelenggara

pelayanan publik.
Berdasarkan Undang-Undang Pelayanan Publik Ruang lingkup
pelayanan 10publik meliputi pelayanan barang 10publik dan jasa 10publik
serta pelayanan 10administratif yang diatur dalam peraturan perundangundangan.

Dalam

ruang

lingkup

tersebut,

termasuk

pendidikan,

pengajaran, pekerjaan dan usaha, tempat tinggal, komunikasi dan
informasi, lingkungan hidup, kesehatan, jaminan 10publik, 10publik,
perbankan, perhubungan, sumber daya alam, pariwisata, dan 10publik
strategis lainnya. (Pasal 5 UU No 25 Tahun 2009).
Visi dan misi juga diperlukan dalam suatu birokrasi karena visi
dan misi tersebutlah yang akan dijadikan motor penggerak birokrasi.
Dalam rencana peningkatan mutu pelayanan administrasi kependudukan,
Pemerintah Kabupaten Jembrana memiliki misi yaitu “Meningkatkan
Kualitas Pelayanan Bidang Kesehatan, Pendidikan, dan Sosial Dasar
lainnya”.
3.

PROYEK OBJECTIVES ( PURPOSE ) / TUJUAN

0

4.

d.
e.

Pelaksanaan tupoksi Aparatur Kelurahan yang optimalnya
Sarana, prasarana dan anggaran pendukung pelaksanaan

f.

pelayanan,dapat digunakan secara optimal
Tersedianya rancangan SOP dalam melaksanakan pelayanan,

MANFAAT
10

0
Manfaat diselenggarakannya proyek perubahan bagi mutu
pelayanan administrasi kependudukan di Kelurahan Lelateng adalah
meningkatnya
mutu pelayanan administrasi kependudukan karena didukung oleh telah
terlaksananya

tupoksi

aparatur

kelurahan,

dengan

melaksanakan

kegiatan pelayanan dengan memanfaatkan sarana, prasarana dan
anggaran yang tersedia secara optimal, kegiatan pelayanan yang sesuai
dengan SOP, serta meningkatnya pemahaman masyarakat terhadap
pentingnya administrasi kependudukan , melalui sosialisasi.

5.

RUANG LINGKUP

0
Ruang lingkup yang menjadi area perubahan adalah yaitu pada Seksi
Pemerintahan dan Pelayanan Umum Pemerintah Kelurahan Lelateng,
dengan identifikasi masalah yaitu belum meningkatnya mutu pelayanan
administrasi kependudukan.

6.0

OUTPUT KUNCI
Nama
Deskripsi
Koordinasi
dengan Tercapainya kesepakatan dengan mentor
mentor dan pihak-pihak dan pihak-pihak terkait pelayanan adminduk
( staf pelayanan, para kepala lingkungan,
yang terkait
dan babinkamtibmas)
Diagnostic Reading
pengumpulan informasi

 Data
dan
informasi
terkait
area
perubahan.
 Dapat
Menentukan faktor-faktor
penghambat dan pendukung yang akan
dijadikan proyek perubahan

Penyusunan proposal
proyek perubahan

 Tersusunnya proposal proyek perubahan
 Tersusunnya
Kesepakatan
area
perubahan
11

 Tersusunnya Formulir kegiatan peserta
Diklat Pim IV

7.0
No
1.

MILESTONE / PENTAHAPAN
Major Events (milestone) / Pentahapan
TAHAP UTAMA
Melaksanakan
rapat
koordinasi

WAKTU

dan

pemantapan

mengenai

Tgl 16 Mei 2014 s/d Tgl 19 Mei 2014

administrasi
2.

kependudukan
Merancang

dan

mengajukan Surat Edaran
Pemantapan
3.

Pelaksanaan Tupoksi dan
Merancang duplikat file

4.

administrasi pelayanan
Merancang SOP

Tgl 23 Mei 2014 s/d Tgl 26 Mei 2014

Tgl 28 Mei 2014
Tgl 2 Juni 2014 s/d 6 Juni 2014

SPONSOR

PROJECT

8.0COACH
TATA KELOLA
PROYEK
LEADER
STUKTUR

DESKRIPSI
Sponsor proyek (Lurah Lelateng )


TIM 1
(SEKRETARIAT)

TIM 2
(KALING)

MASYARAKAT

Memberikan persetujuan,
dukungan dan arahan pada

12

seluruh pelaksanaan program


Membantu menyelesaikan
hambatan / permasalahan

Project Leader (Kasi Pem dan Yanum )


Menunjuk ketua tim



Mendorong pencapaian kinerja



Memantau dan menindaklanjuti
kemajuan program



Membantu

penyelesaian

hambatan / permasalahan
Pengarah Internal (Coach)


Mendukung project leader
dalam mencapai tujuan



Memberikan metodologi /
dukungan proses kepada tim
dan pimpinan



Membantu proses pelaksanaan
program



Memfasilitasi pertemuan dan
memonitor aliran informasi serta
hasil yang diharapkan



Memberikan dukungan secara
berkelanjutan selama masa
proyek

9.0 ESTIMASI BIAYA
13

TOTAL

DESKRIPSI

Rp. 440.000,-

Biaya penyusunan, penyebaran Surat
Keputusan dan Surat Edaran Lurah,
pengadaan Flashdisc dalam rangka
menyediakan
soft
copy
untuk
penambahan
data-data
administrasi
kependudukan

(rincian biaya terlampir )

10.0 POTENSI MASALAH UTAMA
No

DESKRIPSI

1.

Tidak semua aparatur
mengerjakan tupoksinya

2.

SDM yang dapat mengoperasikan komputer terbatas

3.

Anggaran untuk mendukung
tersedia di tahun anggara 2014

kelurahan

memahami

pelaksanaan

dan

proyek

mau

belum

11.0 RESIKO
No

DESKRIPSI

1.

Komputer yang digunakan untuk melayani administrasi publik
rusak atau mengalami gangguan.

2.

File atau data administrasi pelayanan hilang atau tidak bisa
diakses

12.0 KRITERIA KEBERHASILAN PROYEK ( TERUKUR )
No

DESKRIPSI

1.

Tersedianya SOP

2.

Adanya respon positif dari masyarakat

13.0 FAKTOR PENDUKUNG KEBERHASILAN
14

No

DESKRIPSI

1.

Adanya UU No 25 Tahun 2009

2.

Adanya SOP administrasi pelayanan publik

14.0 DISETUJUI
Tanggal :
Sponsor Proyek
Lurah Lelateng,

I KADE SUARDANA, SH
NIP. 19610421 198503 1 025

15

16