JURNAL PDP Vol 2 No 2 Ekka Sistem Peng
SISTEM PENGGAJIAN
PADA PERUSAHAAN EKSPEDISI MUATAN KAPAL LAUT
(Payroll Systems on Cargo Ships Freight Forwarders)
Ekka Pujo Ariesanto Akhmad
Jurusan Ketatalaksanaan Pelayaran Niaga, Program Diploma Pelayaran,
Universitas Hang Tuah
Abstrak: P.T. “R” Surabaya, sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa ekspedisi muatan
kapal laut dan trucking. Sebelumnya data penggajian perusahaan sebagian dikerjakan secara manual,
yaitu pencatatan absensi, jumlah jam kerja, dan jam lembur menggunakan tulis tangan dan perhitungan
gaji menggunakan program MS Office Excel. Sistem penggajian manual perusahaan memiliki
kelemahan antara lain membuat laporan slip gaji karyawan harus mengumpulkan semua berkas berupa gaji
pokok, uang makan, lembur, transportasi, dan tunjangan. Hal ini mengakibatkan pemrosesan data terlambat.
Perusahaan ingin mengembangkan sistem penggajian berbasis komputer. Analisis sistem penggajian
menggunakan analisis kinerja (performance), informasi (information), ekonomi (economy), kendali
(control), efisiensi (efficiency), layanan (service) dan analisis kebutuhan sistem. Analisis sistem
tersebut mampu mengenali kelemahan sistem penggajian yang lama dan memberikan usulan perbaikan
pada sub sistem; penggajian, data induk pegawai, dan adminitrasi trucking. Desain sistem penggajian
yang telah dibuat dapat menggambarkan Diagram Konteks, Data Flow Diagram (DFD) level 0, DFD
level 1, Entity Relational Diagram (ERD), dan Model Relasional untuk sub sistem; penggajian, data
induk pegawai, dan adminitrasi trucking.
Kata kunci: ekspedisi muatan kapal laut, trucking, analisis sistem, desain sistem, sistem penggajian.
Abstract: P.T. “R” Surabaya, a company that specializes in ship freight forwarding services and
trucking. Previously most of the company payroll data is done manually, which is recording
attendance, number of hours worked, and overtime hours using hand writing and salary calculations
using MS Office Excel program. Manual payroll system weaknesses, among others, the company has
made a report employee paychecks must collect all the files in the form of base salary, meal allowance,
overtime, transportation, and allowances. This resulted in delayed processing of the data. The company
wants to develop a computer-based payroll system. Analysis of payroll system using performance
analysis, information, economy, control, efficiency, service and systems requirements analysis.
Analysis of the system is able to recognize the old payroll system weaknesses and provide suggestions
for improvements to the sub-systems; payroll, employee master data, and administrative trucking.
Payroll system design which has been made to describe the Context Diagram, Data Flow Diagrams
(DFD) level 0, level 1 DFD, Entity Relational Diagram (ERD), and the Relational Model for subsystems; payroll, employee master data, and administrative trucking.
Keywords: ship freight forwarding services, trucking, analysis system, design system, payroll system.
Alamat korespondensi:
Ekka Pujo Ariesanto Akhmad, Program Diploma Pelayaran, Universitas Hang Tuah, Jalan A. R.
Hakim 150, Surabaya. e-mail: jurnal_pdp@yahoo.co.id
PENDAHULUAN
mengurus pemasukan barang dengan
bea cukai, menerima muatan dari
pelayaran, dan membawa barang dari
pelabuhan ke gudang pemilik barang.
PT. R juga bergerak di bidang
penyewaan truk (trucking).
Sejak dua tahun terakhir PT. R
melakukan pembayaran gaji kepada
pegawai dengan cara manual, yaitu
pencatatan absensi, jumlah jam kerja,
dan jam lembur menggunakan tulis
tangan
dan
perhitungan
gaji
menggunakan program MS Office
Excel.
PT.
“R”
Surabaya
adalah
perusahaan ekspedisi muatan kapal laut
(EMKL), yaitu perusahaan yang
membantu
pemilik
barang
membukukan muatan pada agen
pelayaran, mengurus dokumen dengan
Bea Cukai dan instansi terkait lainnya,
dan membawa barang dari gudang
pemilik barang ke gudang di dalam
pelabuhan
di
pelabuhan
muat.
Sedangkan di pelabuhan bongkar
EMKL membantu pemilik barang
109
110
Jurnal Aplikasi Pelayaran dan Kepelabuhanan, Volume 2, Nomor 2, Maret 2012
Sistem penggajian yang berlaku di
perusahaan adalah sebagai berikut.
Setiap pegawai diwajibkan untuk
melakukan absensi pada mesin pencatat
waktu sebelum dan sesudah bekerja,
kemudian administrasi mengumpulkan
absensi tiap pegawai dan memeriksa
serta menghitung jumlah keseluruhan
jam kerja dan jam lembur tiap pegawai
untuk dimasukkan dalam catatan waktu.
Catatan waktu tersebut diserahkan ke
bagian personalia yang memindahkan
data yang ada ke jurnal harian pegawai.
Selain itu kepala kendaraan juga
menghitung jumlah premi, uang makan,
retribusi organda, retribusi tol, dan
pengeluaran lain dari masing-masing
sopir truk kontainer. Pada akhir bulan,
bagian personalia akan menghitung
jumlah gaji yang harus dibayarkan,
berdasarkan data yang ada pada jurnal
harian pegawai, daftar bonus, serta data
pegawai untuk menentukan gaji kepada
bagian gaji dan upah, yang bertugas
membagikan gaji dan upah kepada
pegawai. Bagian gaji dan upah juga
bertanggung jawab dalam pembuatan
kuitansi sebagai bukti tanda terima gaji.
Sistem penggajian perusahaan
mempunyai kelemahan antara lain
proses penghitungan gaji menggunakan
waktu yang lama karena tabel (data
store) yang terpisah-pisah atau tidak
terpadu, terjadi selisih jumlah digit atau
selisih perhitungan jam lembur, dan
perhitungan yang lain.
Perusahaan akan mengembangkan
sistem informasi kepegawaian dengan
berbantuan
komputer
untuk
kepentingan penggajian di perusahaan.
Sistem tersebut diberi nama Sistem
Informasi Penggajian. Sistem harus
dapat mengeluarkan daftar gaji pegawai
dan slip gaji pegawai, serta dapat
mencetak data induk pegawai.
Pegawai di perusahaan terdiri atas
dua kelompok, yaitu pegawai tetap dan
sopir truk kontainer yang dikontrak
secara khusus. Ada tiga laporan yang
berkaitan dengan keberadaan sopir truk
kontainer ini yang harus dihasilkan oleh
sistem, yaitu distribusi sopir, daftar
upah sopir, lokasi pengangkutan
barang.
Ketentuan
penggajian
untuk
kelompok sopir kontainer berbeda
dengan ketentuan penggajian pegawai
tetap. Setiap minggu para sopir
kontainer mendapat upah mingguan
yang besarnya bisa berbeda untuk
setiap orang. Bila sopir kontainer
terlibat dalam pengangkutan barang ke
atau dari pelabuhan, dia akan
mendapatkan bayaran yang besarnya
bisa berbeda untuk setiap lokasi
eksportir/importir barang. Potongan
terhadap gaji sopir adalah pinjaman,
bila sopir tersebut memiliki hutang
terhadap perusahaan.
Sedangkan ketentuan penggajian
untuk pegawai tetap di perusahaan
adalah sebagai berikut. Gaji pokok
pegawai
berbeda-beda
tergantung
jabatan pegawai. Jabatan setiap
pegawai diputuskan oleh Pimpinan.
Pegawai
di
perusahaan
mendapatkan
beberapa
macam
tunjangan, yaitu:
Tunjangan jabatan, yang masingmasing berbeda untuk setiap jabatan.
Uang makan dan transportasi, dikalikan
dengan hari masuk kerja. Lembur,
dihitung dengan mengalikan jumlah
jam lembur dengan indeks lembur.
Bonus, besar total bonus diputuskan
oleh Pimpinan dan dibagi merata
kepada seluruh karyawan.
Selain tunjangan, pegawai tetap
dikenakan potongan, yakni Pajak
Penghasilan (Pph21).
Dari latar belakang masalah di
atas dapat dirumuskan masalah yakni,
Bagaimana mengolah dan membuat
laporan data induk pegawai?
Bagaimana mengolah dan membuat slip
gaji karyawan?
Bagaimana mengolah dan membuat slip
upah sopir?
Ekka Pujo A. A.: Sistem Penggajian Pada Perusahaan Ekspedisi Muatan Kapal Laut
Bagaimana membuat laporan daftar gaji
dan rekap daftar gaji karyawan?
Bagaimana membuat laporan daftar
upah dan rekap daftar upah sopir?
Bagaimana membuat laporan distribusi
sopir dan lokasi angkut barang?
Pengembangan sistem penggajian
mempunyai beberapa batasan sebagai
berikut.
1. Analisis kelayakan sistem tidak
dilakukan pada pengembangan
sistem penggajian.
2. Perancangan
dilakukan
pada
subsistem; penggajian, data induk
pegawai, dan administrasi trucking.
3. Perancangan tidak dilakukan pada
perhitungan potongan jaminan
sosial tenaga kerja (jamsostek) dan
potongan koperasi.
4. Perancangan
dilakukan
pada
laporan yang dihasilkan oleh sistem
penggajian, yaitu daftar gaji dan
daftar upah, rekap daftar gaji dan
rekap daftar upah, slip gaji dan slip
upah.
5. Perancangan
sistem
tidak
menyangkut
konfigurasi
dari
komponen-komponen
perangkat
lunak dan perangkat keras sistem.
Tujuan penelitian ini adalah ingin
mengetahui analisis dan desain sistem
penggajian untuk mengolah dan
membuat laporan; penggajian, data
induk pegawai, dan administrasi
trucking di perusahaan EMKL berbasis
komputer.
Pembayaran gaji
Menurut Marom (2000:24-25),
status gaji karyawan pada dasarnya
dibagi menjadi dua kelompok, dengan
gaji tetap dan tidak tetap (sering disebut
sebagai upah/honor). Beban gaji relatif
lebih mudah diawasi karena telah
ditentukan
standarnya.
Terhadap
upah/honor perlu pengamatan lebih
teliti karena dihitung berdasar jam kerja
yang diperoleh dari daftar hadir/unit
prestasi yang dihasilkan dikalikan
dengan tarif upah per jam atau per unit
prestasi masing-masing karyawan.
111
Upah biasanya dibayarkan secara
mingguan.
Sistem penggajian supir kontainer
dan kru pada PT ”R” menggunakan
sistem premi plus dropping. Dengan
sistem ini sopir dan kenek dibayar
sejumlah uang tertentu untuk setiap satu
rit ataupun satu pulang-pergi (PP).
Sistem ini biasanya digabung dengan
sistem Dropping yang meliputi uang
BBM, Tol, dan Retribusi Terminal.
Pengertian analisis sistem
Analisis
sistem
dapat
didefinisikan sebagai penguraian dari
suatu sistem informasi yang utuh ke
dalam bagian-bagian komponennya
dengan
maksud
untuk
mengidentifikasikan dan mengevaluasi
permasalahan-permasalahan,
kesempatan-kesempatan,
hambatanhambatan yang terjadi dan kebutuhankebutuhan yang diharapkan sehingga
dapat
diusulkan
perbaikanperbaikannya (Jogiyanto, 2001:129).
Menurut Al Fatta (2007:47),
analisis sistem informasi terbagi
menjadi tiga tahap analisis yaitu
kelemahan sistem yang sedang berjalan,
kebutuhan sistem baru, dan kelayakan
sistem yang meliputi kelayakan teknik,
hukum, ekonomi, operasional, dan lainlain.
Pengertian desain sistem
Menurut Jogiyanto (2001:197),
desain sistem dapat diartikan sebagai
berikut.
1. Tahap setelah analisis dari siklus
pengembangan sistem.
2. Pendefinisian
dari
kebutuhankebutuhan fungsional.
3. Persiapan untuk rancang bangun
implementasi.
4. Menggambarkan bagaimana suatu
sistem dibentuk.
5. Desain sistem dapat berupa
penggambaran, perencanaan dan
pembuatan sketsa atau pengaturan
dari beberapa elemen yang terpisah
ke dalam satu kesatuan yang utuh
dan berfungsi.
112
Jurnal Aplikasi Pelayaran dan Kepelabuhanan, Volume 2, Nomor 2, Maret 2012
6. Desain
sistem
termasuk
menyangkut
konfigurasi
dari
komponen-komponen
perangkat
lunak dan perangkat keras dari
suatu sistem.
Tahap desain sistem mempunyai
dua tujuan utama, yaitu
1. Untuk memenuhi kebutuhan kepada
pemakai sistem.
2. Untuk memberikan gambaran yang
jelas dan rancang bangun yang
lengkap
kepada
pemrogram
komputer dan ahli-ahli teknik
lainnya yang terlibat.
METODE PENELITIAN
Analisis kelemahan sistem yang
sedang berjalan menggunakan kerangka
PIECES yang menguraikan analisis ke
dalam enam fokus analisis kelemahan
yaitu kinerja (performance), informasi
(information), ekonomi (economy),
kendali (control), efisiensi (effiency),
dan
layanan
(service).
Analisis
kebutuhan sistem baru meliputi analisis
kebutuhan sistem fungsional dan non
fungsional. Analisis kebutuhan sistem
non fungsional terdiri dari operasional,
keamanan, informasi, dan kinerja.
Pendekatan desain sistem yang
akan dilakukan dalam penelitian ini
adalah secara atas-turun (top down).
Perancangan dimulai dari bentuk yang
paling global, yaitu Diagram Konteks
kemudian
diagram
konteks
ini
diturunkan sampai bentuk yang paling
detil.
Menurut
Pohan
(1997:174)
langkah-langkah secara lebih rinci dari
strategi perancangan untuk desain
sistem informasi ini adalah sebagai
berikut.
1. Pertama Diagram Konteks dibuat,
diagram konteks yaitu model yang
menggambarkan hubungan sistem
dengan
lingkungan.
Untuk
menggambarkan diagram konteks,
deskripsikan data apa saja yang
dibutuhkan sistem dan dari mana
sumbernya serta informasi apa saja
yang akan dihasilkan sistem dan ke
2.
3.
4.
5.
6.
mana informasi tersebut akan
diberikan.
Setelah berhasil menggambarkan
diagram konteks, diagram konteks
ini diturunkan menjadi bentuk yang
lebih detil, yaitu Data Flow
Diagram (DFD) level 0. Untuk
menurunkan
diagram
konteks
menjadi DFD level 0, analisis
sistem untuk mendefinisikan proses
apa saja yang terdapat dalam sistem.
Bila terdapat proses dalam DFD
level 0 yang dirasa kurang detil,
proses tersebut diturunkan untuk
mendapatkan DFD level 1 dari
proses
tersebut.
Jika
masih
ditemukan proses yang kurang detil,
maka tahap ini diulang sampai
seluruh proses yang ada dirasakan
cukup detil.
Dari diagram konteks, dapat dilihat
informasi apa saja yang mengalir
dari dan ke dalam sistem. Bentuk
detil dari informasi tersebut
digambarkan sebagai formulir dan
struktur
informasi
tersebut
dituliskan sebagai Kamus Data
(Data Dictionary).
Untuk setiap proses paling detil dari
DFD yang telah dibuat, proses dapat
dideskripsikan secara lebih jelas
dengan menggunakan Spesifikasi
Proses.
Langkah
berikutnya
adalah
pembuatan Entity Relationship
Diagram (ERD) dan Model
Relasional sistem serta kelengkapan
model relasional yaitu definisi
atribut, yang merupakan rancangan
basis data dari sistem.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Analisis sistem yang sedang berjalan
Hasil analisis PIECES yang
dilakukan pada sistem penggajian PT
”R” adalah sebagai berikut.
Jenis Analisis Kinerja (Performance)
Kelemahan sistem lama
Sistem penggajian secara manual
berpotensi menimbulkan kesalahan
Ekka Pujo A. A.: Sistem Penggajian Pada Perusahaan Ekspedisi Muatan Kapal Laut
dalam pemrosesan data. Selain itu,
pemrosesan data akan memakan banyak
waktu.
Sistem yang diajukan
Sistem berbasis komputer, yaitu
menggunakan perangkat lunak untuk
proses perhitungan gaji secara otomatis.
Jenis
Analisis
Informasi
(Information)
Kelemahan sistem lama
Sistem
penggajian
manual
menyebabkan
proses
informasi
berlangsung lama.
Sistem yang diajukan
Teknologi berbasis komputer
maka
proses
informasi
akan
berlangsung cepat.
Jenis Analisis Ekonomi (Economy)
Kelemahan sistem lama
Dalam jangka panjang biaya yang
dibutuhkan akan cukup besar karena
harus mengeluarkan biaya untuk
menggaji karyawan bagian gaji dan
upah.
Sistem yang diajukan
Dalam jangka pendek, biaya yang
dibutuhkan akan cukup besar. Tetapi
untuk jangka panjang lebih sedikit,
karena hanya mengeluarkan biaya
perawatan komputer.
Jenis Analisis Kendali (Control)
Kelemahan sistem lama
Sistem penggajian secara manual
akan sulit melakukan kendali karena
pemrosesan data dilakukan oleh
manusia,
sehingga
kemungkinan
terjadinya kesalahan sangat besar.
Sistem yang diajukan
Sistem berbasis komputer akan
memudahkan
kendali
sehingga
kemungkinan terjadinya kesalahan
dapat ditekan.
Jenis Analisis Efisiensi (Efficiency)
Kelemahan sistem lama
Sistem penggajian secara manual
kurang efisien karena perlu melakukan
dokumentasi secara manual.
Sistem yang diajukan
113
Sistem berbasis komputer lebih
efisien karena dokumentasi akan
dilakukan secara otomatis.
Jenis Analisis Layanan (Service)
Kelemahan sistem lama
Pelayanan pada karyawan akan
memakan banyak waktu karena harus
menunggu pemrosesan data.
Sistem yang diajukan
Pelayanan pada karyawan akan
lebih cepat karena pemrosesan dan
pengecekan data dilakukan dengan
komputer.
Analisis
Kebutuhan
Sistem
Fungsional
Sistem harus bisa menampilkan
pendataan karyawan dan sopir.
a. Pengguna
dapat
menampilkan
jumlah karyawan dan sopir yang
bekerja di perusahaan tersebut.
b. Pengguna
dapat
menampilkan
kelompok
karyawan
menurut
jabatan.
c. Pengguna dapat mencetak kartu
karyawan dan sopir.
d. Sistem harus bisa menampilkan
jumlah gaji karyawan dan upah
sopir.
e. Pengguna dapat memproses gaji
karyawan sesuai jabatan.
f. Pengguna dapat menampilkan rekap
absen dari karyawan dan sopir.
g. Pengguna
dapat
menampilkan
jumlah gaji karyawan dan upah
sopir.
h. Pengguna dapat mencetak slip gaji
karyawan atau upah sopir.
i. Pengguna
dapat
menampilkan
laporan gaji karyawan dan upah
sopir setiap bulannya.
Analisis Kebutuhan Sistem Non
Fungsional
1. Operasional
a. Menggunakan sistem operasi
Windows XP SP 2.
b. Menggunakan processor Intel
Pentium IV atau yang lebih
tinggi.
114
Jurnal Aplikasi Pelayaran dan Kepelabuhanan, Volume 2, Nomor 2, Maret 2012
c. Menggunakan memori 256
hingga 512 MB RAM.
d. Printer jenis
tinta untuk
mencetak slip gaji dan upah,
daftar pegawai, dan laporan
penggajian.
2. Keamanan
Keamanan
sistem
penggajian
dilengkapi kata sandi (password)
untuk sistem aplikasi maupun basis
datanya sehingga hanya dapat
diakses oleh admin saja, sedangkan
pengguna biasa tidak bisa.
3. Informasi
a. Digunakan
untuk
menginformasikan
apabila
password yang digunakan salah.
b. Digunakan untuk menampilkan
slip gaji atau upah sopir.
4. Kinerja
Waktu untuk memproses gaji
karyawan dan upah sopir dibatasi
satu menit ditambah cetak slip gaji
dan upah sopir.
Diagram konteks dan DFD levelled
Diagram konteks dibuat oleh
analis sistem setelah menganalisa
terlebih dahulu sistem informasi yang
akan dibuat. Diagram konteks sistem
penggajian dapat dilihat pada gambar 1.
Aliran
informasi
akan
digambarkan dengan Data Flow
Diagram (DFD). DFD level 0 sistem
penggajian dapat dilihat pada gambar 2
dan DFD level 1 proses penggajian
dapat dilihat pada gambar 3, 4, dan 5.
Personalia
gaji pokok
tunj. jabatan
lembur
absen
pot. pph 21
1
Administrasi
Trucking
pemesanan trucking
penjadwalan trucking
daftar pegawai
daftar gaji
rekap daftar gaji
distribusi sopir
daftar upah sopir
lokasi muat barang
rekap daftar upah
Sistem
Penggajian
slip gaji
slip upah
bonus
data induk pegawai
Pegawai
Gambar 1. Diagram konteks sistem penggajian
Pimpinan
Ekka Pujo A. A.: Sistem Penggajian Pada Perusahaan Ekspedisi Muatan Kapal Laut
daftar pegawai
Administrasi
Trucking
Personalia
daftar gaji
daftar upah sopir
gaji pokok
tunj. jabatan
lembur
absen
pot. pph 21
data induk
pegawai
Pegawai
Flow_23
pemesanan dan
penjadwalan
trucking
2
3
Data Induk
Pegawai
Administrasi
Trucking
slip gaji
slip upah
1
Flow_22
Data Induk
Pegawai
Penggajian
Premi
bonus
Pimpinan
Gambar 2. DFD level 0 sistem penggajian
Personalia
Pimpinan
Tunj. jabatan
Bonus
1
1.1
Pencatatan
Tunj Jabatan
3
1.2
Pencatatan
Bonus
Jabatan
Bonus
4
1.3
Perhitungan
gaji
Data Induk
Pegawai
Gaji
5
1.4
Pembuatan
slip gaji
Slip gaji
Gaji pokok
Lembur
Pegawai
6
1.5
Pencatatan
Gaji Pokok
Jabatan 1
7
1.6
Pencatatan
lembur
Gaji pokok
Lembur
8
1.8
Pembuatan
daftar gaji
Daftar gaji
Personalia
Absen
Gambar 3. DFD level 1 proses penggajian
Absen
9
1.7
Pencatatan
Absen
115
116
Jurnal Aplikasi Pelayaran dan Kepelabuhanan, Volume 2, Nomor 2, Maret 2012
Pegawai
Personalia
Data induk pegawai
1
2.1
Pencatatan
Data Induk
Pegawai
Data Induk
Pegawai
Daftar pegawai
10
2.2
Pembuatan
Daftar Pegawai
Gambar 4. DFD level 1 proses data induk pegawai
Ekka Pujo A. A.: Sistem Penggajian Pada Perusahaan Ekspedisi Muatan Kapal Laut
10
3.1
Pencatatan
penyewa truk
Penyewa
Truk
Data penyewa truk
Administrasi
Trucking
Pemesanan sewa truk
Jadwal truk
Data truk
12
3.2
Pencatatan
Sewa Truk
1
3.3
Pencatatan
Jadwal Truk
11
3.4
Pencatatan
Data Truk
Order Trucking
Jadwal Truk
Truk
Data Induk Pegawai
13
3.5
Pembuatan
Upah Sopir
Premi
16
3.6
Laporan
Distribusi Sopir
Distribusi sopir truk
14
3.7
Laporan Daftar
Upah Sopir
15
3.8
Laporan
Lokasi Angkut
Barang
Daftar upah sopir
Lokasi angkut barang
Personalia
Gambar 5. DFD level 1 proses administrasi trucking
Proses
DFD Levelled mencakup prosesproses sebagai berikut.
1. Penggajian
1.1 Pencatatan tunjangan jabatan
1.2 Pencatatan bonus
1.3 Perhitungan gaji
1.4 Pembuatan slip gaji
1.5 Pencatatan gaji pokok
1.6 Pencatatan lembur
1.7 Pencatatan absen
1.8 Pembuatan daftar gaji
2. Data Induk Pegawai
2.1 Pencatatan data induk pegawai
2.2 Pembuatan daftar pegawai
3. Administrasi Trucking
3.1 Pencatatan penyewa truk
3.2 Pencatatan sewa truk
3.3 Pencatatan jadwal truk
3.4 Pencatatan data truk
3.5 Pembuatan upah sopir
3.6 Laporan distribusi sopir
3.7 Laporan daftar upah sopir
3.8 Laporan lokasi angkut barang
117
118
Jurnal Aplikasi Pelayaran dan Kepelabuhanan, Volume 2, Nomor 2, Maret 2012
Data Store
DFD Levelled mempunyai data
store/tabel sebagai berikut.
Data induk pegawai
Jabatan
Bonus
Gaji pokok
Lembur
Absen
Gaji
Premi
Penyewa truk
Order trucking
Jadwal truk
Truk
bentuk/struktur dari data dan informasi
yang terlibat dalam sistem.
Spesifikasi
Proses
(Process
Specification)
Proses
dari
DFD
dapat
dideskripsikan lebih jelas dengan
menggunakan Spesifikasi Proses.
Entity Relationship Diagram dan
Model Relasional
Entity Relationship Diagram
(ERD) dibuat untuk menggambarkan
hubungan antar setiap data dari sistem.
Model yang digunakan sebagai acuan
dari pembuatan ERD adalah DFD (data
store) serta Data Dictionary. Setelah
ERD digambarkan, lalu ERD tersebut
dideskripsikan dengan model relasional.
Entity Relationship Diagram
Rancangan
Entity
Relationship
Diagram (ERD) dari sistem penggajian
berbasis komputer dapat dilihat pada
gambar 6.
Formulir dan Data Dictionary
Setiap informasi yang merupakan
data masukan maupun keluaran
digambarkan bentuk formulirnya. Data
dictionary digunakan untuk melihat
n
1
User
n
Grup
n
Perusahaan
1
Order Trucking
Penyewa Truk
n
Jabatan
Peti Kemas
1
Truk
1
n
1
Jadwal Truk
n
Gaji Pokok
Absen
n
n
Lembur
1
1
Sopir
1
Pegawai Tetap
n
Premi
n
1
Data Induk Pegawai
1
n
Gaji
1
n
n
1
Pot Pph 21
Gambar 6 . ERD sistem penggajian berbasis komputer
Bonus
1
Ekka Pujo A. A.: Sistem Penggajian Pada Perusahaan Ekspedisi Muatan Kapal Laut
Model Relasional
Model relasional di bawah ini
menggambarkan ERD di atas (nama
entity disebutkan setelah daftar untuk
setiap tabel, setelah tanda *).
User(nama_user, password, nama_grup)
* User
Pegawai(nik, status_pegawai) * Data
Induk Pegawai
Peg_Tetap(nik, nama, alamat, kota,
tempat_lahir, tgl_lahir, kode_jabatan,
status, pendidikan) * Pegawai Tetap
Sopir(nik, nama_sopir, alamat, kota,
tempat_lahir,
tgl_lahir,
no_SIM,
no_KTP) * Sopir
Jabatan(kode_jabatan, nama_jabatan,
tunj_jabatan) * Jabatan
Gaji_Pokok(nik,
kode_jabatan,
gaji_pokok) * Gaji Pokok
Bonus(no_sk_bonus,
tgl_sk_bonus,
bonus, bulan) * Bonus
Lembur(nik, jam_lembur, bulan) *
Lembur
Absen(nik, juml_masuk, juml_sakit,
juml_ijin, juml_bolos, bulan) * Absen
Pot_Pph21(nik, pot_pph21) * Pot Pph21
Gaji(nik,
nama,
gaji_pokok,
tunj_jabatan,
tunj_makan,
lembur,
bonus, pot_pph21) * Gaji Pegawai Tetap
Premi(nik,
nama_sopir,
no_polisi,
tgl_muat, tempat_muat, premi, b/s
premi, sisa premi, retribusi organda,
retribusi
tol,
uang_makan_sopir,
uang_makan_kernet,
biaya_inap,
biaya_stuffing, biaya_tambahan_muatan,
biaya_potongan_muatan) * Premi
Penyewa_Truk(kode_penyewa,
nama_perush, alamat, no_telpon, e-mail,
nama_kontak, no_kontak) * Penyewa
Truk
Order_Trucking(kode_order, tgl_order,
tgl_muat, waktu_mulai, tempat_muat,
jenis_barang, perkiraan_waktu_kembali,
perkiraan_tgl_kembali, status, penjual,
tempat_antar) * Order Trucking
Peti_Kemas(kode_peti_kemas,
jenis_peti_kemas,
kode_order,
kode_truk) * Peti Kemas
Truk(kode_truk,
merk,
model,
thn_pembuatan, kapasitas, panjang,
119
service_terakhir, penggunaan_terakhir,
deskripsi, status, tempat_berada, kondisi,
nama_sopir, no_polisi, tahun_registrasi)
* Truk
Jadwal_Truk(kode_jadwal,
tgl_berangkat,
tempat_berangkat,
waktu_mulai,
perkiraan_tgl_kembali,
perkiraan_waktu_kembali, status) *
Jadwal Truk
Model relasional dan definisi
atribut
akan
digunakan
untuk
pendefinisian tabel-tabel yang digunakan
dalam sistem.
KESIMPULAN DAN SARAN
Kesimpulan
Analisis
sistem
penggajian
menggunakan
analisis
kinerja
(performance), informasi (information),
ekonomi (economy), kendali (control),
efisiensi (efficiency), layanan (service)
dan analisis kebutuhan sistem. Analisis
sistem tersebut mampu mengenali
kelemahan sistem penggajian yang lama
dan memberikan usulan perbaikan pada
sub sistem; penggajian, data induk
pegawai, dan adminitrasi trucking.
Desain sistem penggajian yang
telah dibuat dapat menggambarkan
Diagram Konteks, Data Flow Diagram
(DFD) level 0, DFD level 1, Entity
Relational Diagram (ERD), dan Model
Relasional untuk sub sistem; penggajian,
data induk pegawai, dan adminitrasi
trucking.
Ada dua waktu yang dicatat untuk
pegawai yakni, waktu hadir yang
merupakan jumlah waktu karyawan tetap
berada di perusahaan dan waktu kerja
yang merupakan waktu yang digunakan
sopir truk kontainer untuk mengambil
atau mengantar barang dari perusahaan
ke atau dari pelabuhan. Untuk mencatat
waktu hadir digunakan kartu hadir atau
daftar hadir. Untuk mencatat waktu kerja
sopir truk kontainer digunakan kartu jam
kerja.
Jumlah gaji dan upah yang menjadi
hak setiap karyawan untuk jangka waktu
120
Jurnal Aplikasi Pelayaran dan Kepelabuhanan, Volume 2, Nomor 2, Maret 2012
pembayaran gaji dan upah tertentu
dihitung dalam daftar gaji dan upah.
Atas dasar daftar gaji dan upah ini,
bagian gaji dan upah mengeluarkan kas
untuk keperluan pembayaran gaji dan
upah karyawan.
Untuk distribusi gaji dan upah
karyawan dibuat dokumen rekapitulasi
gaji dan upah.
Penghasilan setiap karyawan tetap
yang diterima setiap periode pembayaran
gaji selama setahun dikumpulkan ke
dalam kartu penghasilan karyawan tetap.
Catatan penghasilan karyawan tetap
yang dicatat dalam catatan tersebut
digunakan untuk perhitungan pajak
penghasilan karyawan tetap yang
terutang oleh setiap karyawan tetap
dalam tahun pajak tertentu.
Saran
Perusahaan dapat menggunakan
analisis dan desain sistem penggajian
berbasis komputer ini untuk melanjutkan
tahap pengembangan sistem berikutnya,
yaitu tahap implementasi sistem
penggajian.
DAFTAR PUSTAKA
1. Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan
Perancangan Sistem Informasi untuk
Keunggulan Bersaing Perusahaan
dan Organisasi Modern. Ed. 1.
Yogyakarta: Andi.
2. Hartono, Jogiyanto. 2001. Analisis &
Desain
Sistem
Informasi:
Pendekatan Terstruktur Teori dan
Praktek Aplikasi Bisnis. Ed. 2. Cet.
2. Yogyakarta: Andi.
3. Marom, Chairul. 2000. Sistem
Akuntansi Perusahaan Dagang.
Jakarta: Penerbit PT. Grasindo.
4. Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi.
Edisi ke-3, Cetakan ke-3. Jakarta:
Salemba Empat.
5. Pohan,
Husni
Iskandar
dan
Kusnassriyanto Saiful Bahri. 1997.
Pengantar Perancangan Sistem.
Jakarta: Penerbit Erlangga.
6. Setiawan, Alexander. dkk. 2011.
Implementasi Sistem Penjadwalan
Trucking dan Heavy Equipment
Rental
dengan
Menggunakan
Analytical Hierarchy Process (AHP).
Surabaya: Universitas Kristen Petra.
7. Sudjoko. 2006. Aplikasi Jasa
Angkutan. Tasikmalaya: Penerbit
Gunung Roay.
8. Suyono, R. P. 2005. Shipping:
Pengangkutan Intermodal Ekspor
Impor Melalui Laut. Ed. 3, Cet. 1.
Jakarta: Penerbit PPM.
9. Winarko, Edi. 2006. Perancangan
Database dengan Power Designer
6.32. Jakarta: Prestasi Pustaka
Publisher.
PADA PERUSAHAAN EKSPEDISI MUATAN KAPAL LAUT
(Payroll Systems on Cargo Ships Freight Forwarders)
Ekka Pujo Ariesanto Akhmad
Jurusan Ketatalaksanaan Pelayaran Niaga, Program Diploma Pelayaran,
Universitas Hang Tuah
Abstrak: P.T. “R” Surabaya, sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa ekspedisi muatan
kapal laut dan trucking. Sebelumnya data penggajian perusahaan sebagian dikerjakan secara manual,
yaitu pencatatan absensi, jumlah jam kerja, dan jam lembur menggunakan tulis tangan dan perhitungan
gaji menggunakan program MS Office Excel. Sistem penggajian manual perusahaan memiliki
kelemahan antara lain membuat laporan slip gaji karyawan harus mengumpulkan semua berkas berupa gaji
pokok, uang makan, lembur, transportasi, dan tunjangan. Hal ini mengakibatkan pemrosesan data terlambat.
Perusahaan ingin mengembangkan sistem penggajian berbasis komputer. Analisis sistem penggajian
menggunakan analisis kinerja (performance), informasi (information), ekonomi (economy), kendali
(control), efisiensi (efficiency), layanan (service) dan analisis kebutuhan sistem. Analisis sistem
tersebut mampu mengenali kelemahan sistem penggajian yang lama dan memberikan usulan perbaikan
pada sub sistem; penggajian, data induk pegawai, dan adminitrasi trucking. Desain sistem penggajian
yang telah dibuat dapat menggambarkan Diagram Konteks, Data Flow Diagram (DFD) level 0, DFD
level 1, Entity Relational Diagram (ERD), dan Model Relasional untuk sub sistem; penggajian, data
induk pegawai, dan adminitrasi trucking.
Kata kunci: ekspedisi muatan kapal laut, trucking, analisis sistem, desain sistem, sistem penggajian.
Abstract: P.T. “R” Surabaya, a company that specializes in ship freight forwarding services and
trucking. Previously most of the company payroll data is done manually, which is recording
attendance, number of hours worked, and overtime hours using hand writing and salary calculations
using MS Office Excel program. Manual payroll system weaknesses, among others, the company has
made a report employee paychecks must collect all the files in the form of base salary, meal allowance,
overtime, transportation, and allowances. This resulted in delayed processing of the data. The company
wants to develop a computer-based payroll system. Analysis of payroll system using performance
analysis, information, economy, control, efficiency, service and systems requirements analysis.
Analysis of the system is able to recognize the old payroll system weaknesses and provide suggestions
for improvements to the sub-systems; payroll, employee master data, and administrative trucking.
Payroll system design which has been made to describe the Context Diagram, Data Flow Diagrams
(DFD) level 0, level 1 DFD, Entity Relational Diagram (ERD), and the Relational Model for subsystems; payroll, employee master data, and administrative trucking.
Keywords: ship freight forwarding services, trucking, analysis system, design system, payroll system.
Alamat korespondensi:
Ekka Pujo Ariesanto Akhmad, Program Diploma Pelayaran, Universitas Hang Tuah, Jalan A. R.
Hakim 150, Surabaya. e-mail: jurnal_pdp@yahoo.co.id
PENDAHULUAN
mengurus pemasukan barang dengan
bea cukai, menerima muatan dari
pelayaran, dan membawa barang dari
pelabuhan ke gudang pemilik barang.
PT. R juga bergerak di bidang
penyewaan truk (trucking).
Sejak dua tahun terakhir PT. R
melakukan pembayaran gaji kepada
pegawai dengan cara manual, yaitu
pencatatan absensi, jumlah jam kerja,
dan jam lembur menggunakan tulis
tangan
dan
perhitungan
gaji
menggunakan program MS Office
Excel.
PT.
“R”
Surabaya
adalah
perusahaan ekspedisi muatan kapal laut
(EMKL), yaitu perusahaan yang
membantu
pemilik
barang
membukukan muatan pada agen
pelayaran, mengurus dokumen dengan
Bea Cukai dan instansi terkait lainnya,
dan membawa barang dari gudang
pemilik barang ke gudang di dalam
pelabuhan
di
pelabuhan
muat.
Sedangkan di pelabuhan bongkar
EMKL membantu pemilik barang
109
110
Jurnal Aplikasi Pelayaran dan Kepelabuhanan, Volume 2, Nomor 2, Maret 2012
Sistem penggajian yang berlaku di
perusahaan adalah sebagai berikut.
Setiap pegawai diwajibkan untuk
melakukan absensi pada mesin pencatat
waktu sebelum dan sesudah bekerja,
kemudian administrasi mengumpulkan
absensi tiap pegawai dan memeriksa
serta menghitung jumlah keseluruhan
jam kerja dan jam lembur tiap pegawai
untuk dimasukkan dalam catatan waktu.
Catatan waktu tersebut diserahkan ke
bagian personalia yang memindahkan
data yang ada ke jurnal harian pegawai.
Selain itu kepala kendaraan juga
menghitung jumlah premi, uang makan,
retribusi organda, retribusi tol, dan
pengeluaran lain dari masing-masing
sopir truk kontainer. Pada akhir bulan,
bagian personalia akan menghitung
jumlah gaji yang harus dibayarkan,
berdasarkan data yang ada pada jurnal
harian pegawai, daftar bonus, serta data
pegawai untuk menentukan gaji kepada
bagian gaji dan upah, yang bertugas
membagikan gaji dan upah kepada
pegawai. Bagian gaji dan upah juga
bertanggung jawab dalam pembuatan
kuitansi sebagai bukti tanda terima gaji.
Sistem penggajian perusahaan
mempunyai kelemahan antara lain
proses penghitungan gaji menggunakan
waktu yang lama karena tabel (data
store) yang terpisah-pisah atau tidak
terpadu, terjadi selisih jumlah digit atau
selisih perhitungan jam lembur, dan
perhitungan yang lain.
Perusahaan akan mengembangkan
sistem informasi kepegawaian dengan
berbantuan
komputer
untuk
kepentingan penggajian di perusahaan.
Sistem tersebut diberi nama Sistem
Informasi Penggajian. Sistem harus
dapat mengeluarkan daftar gaji pegawai
dan slip gaji pegawai, serta dapat
mencetak data induk pegawai.
Pegawai di perusahaan terdiri atas
dua kelompok, yaitu pegawai tetap dan
sopir truk kontainer yang dikontrak
secara khusus. Ada tiga laporan yang
berkaitan dengan keberadaan sopir truk
kontainer ini yang harus dihasilkan oleh
sistem, yaitu distribusi sopir, daftar
upah sopir, lokasi pengangkutan
barang.
Ketentuan
penggajian
untuk
kelompok sopir kontainer berbeda
dengan ketentuan penggajian pegawai
tetap. Setiap minggu para sopir
kontainer mendapat upah mingguan
yang besarnya bisa berbeda untuk
setiap orang. Bila sopir kontainer
terlibat dalam pengangkutan barang ke
atau dari pelabuhan, dia akan
mendapatkan bayaran yang besarnya
bisa berbeda untuk setiap lokasi
eksportir/importir barang. Potongan
terhadap gaji sopir adalah pinjaman,
bila sopir tersebut memiliki hutang
terhadap perusahaan.
Sedangkan ketentuan penggajian
untuk pegawai tetap di perusahaan
adalah sebagai berikut. Gaji pokok
pegawai
berbeda-beda
tergantung
jabatan pegawai. Jabatan setiap
pegawai diputuskan oleh Pimpinan.
Pegawai
di
perusahaan
mendapatkan
beberapa
macam
tunjangan, yaitu:
Tunjangan jabatan, yang masingmasing berbeda untuk setiap jabatan.
Uang makan dan transportasi, dikalikan
dengan hari masuk kerja. Lembur,
dihitung dengan mengalikan jumlah
jam lembur dengan indeks lembur.
Bonus, besar total bonus diputuskan
oleh Pimpinan dan dibagi merata
kepada seluruh karyawan.
Selain tunjangan, pegawai tetap
dikenakan potongan, yakni Pajak
Penghasilan (Pph21).
Dari latar belakang masalah di
atas dapat dirumuskan masalah yakni,
Bagaimana mengolah dan membuat
laporan data induk pegawai?
Bagaimana mengolah dan membuat slip
gaji karyawan?
Bagaimana mengolah dan membuat slip
upah sopir?
Ekka Pujo A. A.: Sistem Penggajian Pada Perusahaan Ekspedisi Muatan Kapal Laut
Bagaimana membuat laporan daftar gaji
dan rekap daftar gaji karyawan?
Bagaimana membuat laporan daftar
upah dan rekap daftar upah sopir?
Bagaimana membuat laporan distribusi
sopir dan lokasi angkut barang?
Pengembangan sistem penggajian
mempunyai beberapa batasan sebagai
berikut.
1. Analisis kelayakan sistem tidak
dilakukan pada pengembangan
sistem penggajian.
2. Perancangan
dilakukan
pada
subsistem; penggajian, data induk
pegawai, dan administrasi trucking.
3. Perancangan tidak dilakukan pada
perhitungan potongan jaminan
sosial tenaga kerja (jamsostek) dan
potongan koperasi.
4. Perancangan
dilakukan
pada
laporan yang dihasilkan oleh sistem
penggajian, yaitu daftar gaji dan
daftar upah, rekap daftar gaji dan
rekap daftar upah, slip gaji dan slip
upah.
5. Perancangan
sistem
tidak
menyangkut
konfigurasi
dari
komponen-komponen
perangkat
lunak dan perangkat keras sistem.
Tujuan penelitian ini adalah ingin
mengetahui analisis dan desain sistem
penggajian untuk mengolah dan
membuat laporan; penggajian, data
induk pegawai, dan administrasi
trucking di perusahaan EMKL berbasis
komputer.
Pembayaran gaji
Menurut Marom (2000:24-25),
status gaji karyawan pada dasarnya
dibagi menjadi dua kelompok, dengan
gaji tetap dan tidak tetap (sering disebut
sebagai upah/honor). Beban gaji relatif
lebih mudah diawasi karena telah
ditentukan
standarnya.
Terhadap
upah/honor perlu pengamatan lebih
teliti karena dihitung berdasar jam kerja
yang diperoleh dari daftar hadir/unit
prestasi yang dihasilkan dikalikan
dengan tarif upah per jam atau per unit
prestasi masing-masing karyawan.
111
Upah biasanya dibayarkan secara
mingguan.
Sistem penggajian supir kontainer
dan kru pada PT ”R” menggunakan
sistem premi plus dropping. Dengan
sistem ini sopir dan kenek dibayar
sejumlah uang tertentu untuk setiap satu
rit ataupun satu pulang-pergi (PP).
Sistem ini biasanya digabung dengan
sistem Dropping yang meliputi uang
BBM, Tol, dan Retribusi Terminal.
Pengertian analisis sistem
Analisis
sistem
dapat
didefinisikan sebagai penguraian dari
suatu sistem informasi yang utuh ke
dalam bagian-bagian komponennya
dengan
maksud
untuk
mengidentifikasikan dan mengevaluasi
permasalahan-permasalahan,
kesempatan-kesempatan,
hambatanhambatan yang terjadi dan kebutuhankebutuhan yang diharapkan sehingga
dapat
diusulkan
perbaikanperbaikannya (Jogiyanto, 2001:129).
Menurut Al Fatta (2007:47),
analisis sistem informasi terbagi
menjadi tiga tahap analisis yaitu
kelemahan sistem yang sedang berjalan,
kebutuhan sistem baru, dan kelayakan
sistem yang meliputi kelayakan teknik,
hukum, ekonomi, operasional, dan lainlain.
Pengertian desain sistem
Menurut Jogiyanto (2001:197),
desain sistem dapat diartikan sebagai
berikut.
1. Tahap setelah analisis dari siklus
pengembangan sistem.
2. Pendefinisian
dari
kebutuhankebutuhan fungsional.
3. Persiapan untuk rancang bangun
implementasi.
4. Menggambarkan bagaimana suatu
sistem dibentuk.
5. Desain sistem dapat berupa
penggambaran, perencanaan dan
pembuatan sketsa atau pengaturan
dari beberapa elemen yang terpisah
ke dalam satu kesatuan yang utuh
dan berfungsi.
112
Jurnal Aplikasi Pelayaran dan Kepelabuhanan, Volume 2, Nomor 2, Maret 2012
6. Desain
sistem
termasuk
menyangkut
konfigurasi
dari
komponen-komponen
perangkat
lunak dan perangkat keras dari
suatu sistem.
Tahap desain sistem mempunyai
dua tujuan utama, yaitu
1. Untuk memenuhi kebutuhan kepada
pemakai sistem.
2. Untuk memberikan gambaran yang
jelas dan rancang bangun yang
lengkap
kepada
pemrogram
komputer dan ahli-ahli teknik
lainnya yang terlibat.
METODE PENELITIAN
Analisis kelemahan sistem yang
sedang berjalan menggunakan kerangka
PIECES yang menguraikan analisis ke
dalam enam fokus analisis kelemahan
yaitu kinerja (performance), informasi
(information), ekonomi (economy),
kendali (control), efisiensi (effiency),
dan
layanan
(service).
Analisis
kebutuhan sistem baru meliputi analisis
kebutuhan sistem fungsional dan non
fungsional. Analisis kebutuhan sistem
non fungsional terdiri dari operasional,
keamanan, informasi, dan kinerja.
Pendekatan desain sistem yang
akan dilakukan dalam penelitian ini
adalah secara atas-turun (top down).
Perancangan dimulai dari bentuk yang
paling global, yaitu Diagram Konteks
kemudian
diagram
konteks
ini
diturunkan sampai bentuk yang paling
detil.
Menurut
Pohan
(1997:174)
langkah-langkah secara lebih rinci dari
strategi perancangan untuk desain
sistem informasi ini adalah sebagai
berikut.
1. Pertama Diagram Konteks dibuat,
diagram konteks yaitu model yang
menggambarkan hubungan sistem
dengan
lingkungan.
Untuk
menggambarkan diagram konteks,
deskripsikan data apa saja yang
dibutuhkan sistem dan dari mana
sumbernya serta informasi apa saja
yang akan dihasilkan sistem dan ke
2.
3.
4.
5.
6.
mana informasi tersebut akan
diberikan.
Setelah berhasil menggambarkan
diagram konteks, diagram konteks
ini diturunkan menjadi bentuk yang
lebih detil, yaitu Data Flow
Diagram (DFD) level 0. Untuk
menurunkan
diagram
konteks
menjadi DFD level 0, analisis
sistem untuk mendefinisikan proses
apa saja yang terdapat dalam sistem.
Bila terdapat proses dalam DFD
level 0 yang dirasa kurang detil,
proses tersebut diturunkan untuk
mendapatkan DFD level 1 dari
proses
tersebut.
Jika
masih
ditemukan proses yang kurang detil,
maka tahap ini diulang sampai
seluruh proses yang ada dirasakan
cukup detil.
Dari diagram konteks, dapat dilihat
informasi apa saja yang mengalir
dari dan ke dalam sistem. Bentuk
detil dari informasi tersebut
digambarkan sebagai formulir dan
struktur
informasi
tersebut
dituliskan sebagai Kamus Data
(Data Dictionary).
Untuk setiap proses paling detil dari
DFD yang telah dibuat, proses dapat
dideskripsikan secara lebih jelas
dengan menggunakan Spesifikasi
Proses.
Langkah
berikutnya
adalah
pembuatan Entity Relationship
Diagram (ERD) dan Model
Relasional sistem serta kelengkapan
model relasional yaitu definisi
atribut, yang merupakan rancangan
basis data dari sistem.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Analisis sistem yang sedang berjalan
Hasil analisis PIECES yang
dilakukan pada sistem penggajian PT
”R” adalah sebagai berikut.
Jenis Analisis Kinerja (Performance)
Kelemahan sistem lama
Sistem penggajian secara manual
berpotensi menimbulkan kesalahan
Ekka Pujo A. A.: Sistem Penggajian Pada Perusahaan Ekspedisi Muatan Kapal Laut
dalam pemrosesan data. Selain itu,
pemrosesan data akan memakan banyak
waktu.
Sistem yang diajukan
Sistem berbasis komputer, yaitu
menggunakan perangkat lunak untuk
proses perhitungan gaji secara otomatis.
Jenis
Analisis
Informasi
(Information)
Kelemahan sistem lama
Sistem
penggajian
manual
menyebabkan
proses
informasi
berlangsung lama.
Sistem yang diajukan
Teknologi berbasis komputer
maka
proses
informasi
akan
berlangsung cepat.
Jenis Analisis Ekonomi (Economy)
Kelemahan sistem lama
Dalam jangka panjang biaya yang
dibutuhkan akan cukup besar karena
harus mengeluarkan biaya untuk
menggaji karyawan bagian gaji dan
upah.
Sistem yang diajukan
Dalam jangka pendek, biaya yang
dibutuhkan akan cukup besar. Tetapi
untuk jangka panjang lebih sedikit,
karena hanya mengeluarkan biaya
perawatan komputer.
Jenis Analisis Kendali (Control)
Kelemahan sistem lama
Sistem penggajian secara manual
akan sulit melakukan kendali karena
pemrosesan data dilakukan oleh
manusia,
sehingga
kemungkinan
terjadinya kesalahan sangat besar.
Sistem yang diajukan
Sistem berbasis komputer akan
memudahkan
kendali
sehingga
kemungkinan terjadinya kesalahan
dapat ditekan.
Jenis Analisis Efisiensi (Efficiency)
Kelemahan sistem lama
Sistem penggajian secara manual
kurang efisien karena perlu melakukan
dokumentasi secara manual.
Sistem yang diajukan
113
Sistem berbasis komputer lebih
efisien karena dokumentasi akan
dilakukan secara otomatis.
Jenis Analisis Layanan (Service)
Kelemahan sistem lama
Pelayanan pada karyawan akan
memakan banyak waktu karena harus
menunggu pemrosesan data.
Sistem yang diajukan
Pelayanan pada karyawan akan
lebih cepat karena pemrosesan dan
pengecekan data dilakukan dengan
komputer.
Analisis
Kebutuhan
Sistem
Fungsional
Sistem harus bisa menampilkan
pendataan karyawan dan sopir.
a. Pengguna
dapat
menampilkan
jumlah karyawan dan sopir yang
bekerja di perusahaan tersebut.
b. Pengguna
dapat
menampilkan
kelompok
karyawan
menurut
jabatan.
c. Pengguna dapat mencetak kartu
karyawan dan sopir.
d. Sistem harus bisa menampilkan
jumlah gaji karyawan dan upah
sopir.
e. Pengguna dapat memproses gaji
karyawan sesuai jabatan.
f. Pengguna dapat menampilkan rekap
absen dari karyawan dan sopir.
g. Pengguna
dapat
menampilkan
jumlah gaji karyawan dan upah
sopir.
h. Pengguna dapat mencetak slip gaji
karyawan atau upah sopir.
i. Pengguna
dapat
menampilkan
laporan gaji karyawan dan upah
sopir setiap bulannya.
Analisis Kebutuhan Sistem Non
Fungsional
1. Operasional
a. Menggunakan sistem operasi
Windows XP SP 2.
b. Menggunakan processor Intel
Pentium IV atau yang lebih
tinggi.
114
Jurnal Aplikasi Pelayaran dan Kepelabuhanan, Volume 2, Nomor 2, Maret 2012
c. Menggunakan memori 256
hingga 512 MB RAM.
d. Printer jenis
tinta untuk
mencetak slip gaji dan upah,
daftar pegawai, dan laporan
penggajian.
2. Keamanan
Keamanan
sistem
penggajian
dilengkapi kata sandi (password)
untuk sistem aplikasi maupun basis
datanya sehingga hanya dapat
diakses oleh admin saja, sedangkan
pengguna biasa tidak bisa.
3. Informasi
a. Digunakan
untuk
menginformasikan
apabila
password yang digunakan salah.
b. Digunakan untuk menampilkan
slip gaji atau upah sopir.
4. Kinerja
Waktu untuk memproses gaji
karyawan dan upah sopir dibatasi
satu menit ditambah cetak slip gaji
dan upah sopir.
Diagram konteks dan DFD levelled
Diagram konteks dibuat oleh
analis sistem setelah menganalisa
terlebih dahulu sistem informasi yang
akan dibuat. Diagram konteks sistem
penggajian dapat dilihat pada gambar 1.
Aliran
informasi
akan
digambarkan dengan Data Flow
Diagram (DFD). DFD level 0 sistem
penggajian dapat dilihat pada gambar 2
dan DFD level 1 proses penggajian
dapat dilihat pada gambar 3, 4, dan 5.
Personalia
gaji pokok
tunj. jabatan
lembur
absen
pot. pph 21
1
Administrasi
Trucking
pemesanan trucking
penjadwalan trucking
daftar pegawai
daftar gaji
rekap daftar gaji
distribusi sopir
daftar upah sopir
lokasi muat barang
rekap daftar upah
Sistem
Penggajian
slip gaji
slip upah
bonus
data induk pegawai
Pegawai
Gambar 1. Diagram konteks sistem penggajian
Pimpinan
Ekka Pujo A. A.: Sistem Penggajian Pada Perusahaan Ekspedisi Muatan Kapal Laut
daftar pegawai
Administrasi
Trucking
Personalia
daftar gaji
daftar upah sopir
gaji pokok
tunj. jabatan
lembur
absen
pot. pph 21
data induk
pegawai
Pegawai
Flow_23
pemesanan dan
penjadwalan
trucking
2
3
Data Induk
Pegawai
Administrasi
Trucking
slip gaji
slip upah
1
Flow_22
Data Induk
Pegawai
Penggajian
Premi
bonus
Pimpinan
Gambar 2. DFD level 0 sistem penggajian
Personalia
Pimpinan
Tunj. jabatan
Bonus
1
1.1
Pencatatan
Tunj Jabatan
3
1.2
Pencatatan
Bonus
Jabatan
Bonus
4
1.3
Perhitungan
gaji
Data Induk
Pegawai
Gaji
5
1.4
Pembuatan
slip gaji
Slip gaji
Gaji pokok
Lembur
Pegawai
6
1.5
Pencatatan
Gaji Pokok
Jabatan 1
7
1.6
Pencatatan
lembur
Gaji pokok
Lembur
8
1.8
Pembuatan
daftar gaji
Daftar gaji
Personalia
Absen
Gambar 3. DFD level 1 proses penggajian
Absen
9
1.7
Pencatatan
Absen
115
116
Jurnal Aplikasi Pelayaran dan Kepelabuhanan, Volume 2, Nomor 2, Maret 2012
Pegawai
Personalia
Data induk pegawai
1
2.1
Pencatatan
Data Induk
Pegawai
Data Induk
Pegawai
Daftar pegawai
10
2.2
Pembuatan
Daftar Pegawai
Gambar 4. DFD level 1 proses data induk pegawai
Ekka Pujo A. A.: Sistem Penggajian Pada Perusahaan Ekspedisi Muatan Kapal Laut
10
3.1
Pencatatan
penyewa truk
Penyewa
Truk
Data penyewa truk
Administrasi
Trucking
Pemesanan sewa truk
Jadwal truk
Data truk
12
3.2
Pencatatan
Sewa Truk
1
3.3
Pencatatan
Jadwal Truk
11
3.4
Pencatatan
Data Truk
Order Trucking
Jadwal Truk
Truk
Data Induk Pegawai
13
3.5
Pembuatan
Upah Sopir
Premi
16
3.6
Laporan
Distribusi Sopir
Distribusi sopir truk
14
3.7
Laporan Daftar
Upah Sopir
15
3.8
Laporan
Lokasi Angkut
Barang
Daftar upah sopir
Lokasi angkut barang
Personalia
Gambar 5. DFD level 1 proses administrasi trucking
Proses
DFD Levelled mencakup prosesproses sebagai berikut.
1. Penggajian
1.1 Pencatatan tunjangan jabatan
1.2 Pencatatan bonus
1.3 Perhitungan gaji
1.4 Pembuatan slip gaji
1.5 Pencatatan gaji pokok
1.6 Pencatatan lembur
1.7 Pencatatan absen
1.8 Pembuatan daftar gaji
2. Data Induk Pegawai
2.1 Pencatatan data induk pegawai
2.2 Pembuatan daftar pegawai
3. Administrasi Trucking
3.1 Pencatatan penyewa truk
3.2 Pencatatan sewa truk
3.3 Pencatatan jadwal truk
3.4 Pencatatan data truk
3.5 Pembuatan upah sopir
3.6 Laporan distribusi sopir
3.7 Laporan daftar upah sopir
3.8 Laporan lokasi angkut barang
117
118
Jurnal Aplikasi Pelayaran dan Kepelabuhanan, Volume 2, Nomor 2, Maret 2012
Data Store
DFD Levelled mempunyai data
store/tabel sebagai berikut.
Data induk pegawai
Jabatan
Bonus
Gaji pokok
Lembur
Absen
Gaji
Premi
Penyewa truk
Order trucking
Jadwal truk
Truk
bentuk/struktur dari data dan informasi
yang terlibat dalam sistem.
Spesifikasi
Proses
(Process
Specification)
Proses
dari
DFD
dapat
dideskripsikan lebih jelas dengan
menggunakan Spesifikasi Proses.
Entity Relationship Diagram dan
Model Relasional
Entity Relationship Diagram
(ERD) dibuat untuk menggambarkan
hubungan antar setiap data dari sistem.
Model yang digunakan sebagai acuan
dari pembuatan ERD adalah DFD (data
store) serta Data Dictionary. Setelah
ERD digambarkan, lalu ERD tersebut
dideskripsikan dengan model relasional.
Entity Relationship Diagram
Rancangan
Entity
Relationship
Diagram (ERD) dari sistem penggajian
berbasis komputer dapat dilihat pada
gambar 6.
Formulir dan Data Dictionary
Setiap informasi yang merupakan
data masukan maupun keluaran
digambarkan bentuk formulirnya. Data
dictionary digunakan untuk melihat
n
1
User
n
Grup
n
Perusahaan
1
Order Trucking
Penyewa Truk
n
Jabatan
Peti Kemas
1
Truk
1
n
1
Jadwal Truk
n
Gaji Pokok
Absen
n
n
Lembur
1
1
Sopir
1
Pegawai Tetap
n
Premi
n
1
Data Induk Pegawai
1
n
Gaji
1
n
n
1
Pot Pph 21
Gambar 6 . ERD sistem penggajian berbasis komputer
Bonus
1
Ekka Pujo A. A.: Sistem Penggajian Pada Perusahaan Ekspedisi Muatan Kapal Laut
Model Relasional
Model relasional di bawah ini
menggambarkan ERD di atas (nama
entity disebutkan setelah daftar untuk
setiap tabel, setelah tanda *).
User(nama_user, password, nama_grup)
* User
Pegawai(nik, status_pegawai) * Data
Induk Pegawai
Peg_Tetap(nik, nama, alamat, kota,
tempat_lahir, tgl_lahir, kode_jabatan,
status, pendidikan) * Pegawai Tetap
Sopir(nik, nama_sopir, alamat, kota,
tempat_lahir,
tgl_lahir,
no_SIM,
no_KTP) * Sopir
Jabatan(kode_jabatan, nama_jabatan,
tunj_jabatan) * Jabatan
Gaji_Pokok(nik,
kode_jabatan,
gaji_pokok) * Gaji Pokok
Bonus(no_sk_bonus,
tgl_sk_bonus,
bonus, bulan) * Bonus
Lembur(nik, jam_lembur, bulan) *
Lembur
Absen(nik, juml_masuk, juml_sakit,
juml_ijin, juml_bolos, bulan) * Absen
Pot_Pph21(nik, pot_pph21) * Pot Pph21
Gaji(nik,
nama,
gaji_pokok,
tunj_jabatan,
tunj_makan,
lembur,
bonus, pot_pph21) * Gaji Pegawai Tetap
Premi(nik,
nama_sopir,
no_polisi,
tgl_muat, tempat_muat, premi, b/s
premi, sisa premi, retribusi organda,
retribusi
tol,
uang_makan_sopir,
uang_makan_kernet,
biaya_inap,
biaya_stuffing, biaya_tambahan_muatan,
biaya_potongan_muatan) * Premi
Penyewa_Truk(kode_penyewa,
nama_perush, alamat, no_telpon, e-mail,
nama_kontak, no_kontak) * Penyewa
Truk
Order_Trucking(kode_order, tgl_order,
tgl_muat, waktu_mulai, tempat_muat,
jenis_barang, perkiraan_waktu_kembali,
perkiraan_tgl_kembali, status, penjual,
tempat_antar) * Order Trucking
Peti_Kemas(kode_peti_kemas,
jenis_peti_kemas,
kode_order,
kode_truk) * Peti Kemas
Truk(kode_truk,
merk,
model,
thn_pembuatan, kapasitas, panjang,
119
service_terakhir, penggunaan_terakhir,
deskripsi, status, tempat_berada, kondisi,
nama_sopir, no_polisi, tahun_registrasi)
* Truk
Jadwal_Truk(kode_jadwal,
tgl_berangkat,
tempat_berangkat,
waktu_mulai,
perkiraan_tgl_kembali,
perkiraan_waktu_kembali, status) *
Jadwal Truk
Model relasional dan definisi
atribut
akan
digunakan
untuk
pendefinisian tabel-tabel yang digunakan
dalam sistem.
KESIMPULAN DAN SARAN
Kesimpulan
Analisis
sistem
penggajian
menggunakan
analisis
kinerja
(performance), informasi (information),
ekonomi (economy), kendali (control),
efisiensi (efficiency), layanan (service)
dan analisis kebutuhan sistem. Analisis
sistem tersebut mampu mengenali
kelemahan sistem penggajian yang lama
dan memberikan usulan perbaikan pada
sub sistem; penggajian, data induk
pegawai, dan adminitrasi trucking.
Desain sistem penggajian yang
telah dibuat dapat menggambarkan
Diagram Konteks, Data Flow Diagram
(DFD) level 0, DFD level 1, Entity
Relational Diagram (ERD), dan Model
Relasional untuk sub sistem; penggajian,
data induk pegawai, dan adminitrasi
trucking.
Ada dua waktu yang dicatat untuk
pegawai yakni, waktu hadir yang
merupakan jumlah waktu karyawan tetap
berada di perusahaan dan waktu kerja
yang merupakan waktu yang digunakan
sopir truk kontainer untuk mengambil
atau mengantar barang dari perusahaan
ke atau dari pelabuhan. Untuk mencatat
waktu hadir digunakan kartu hadir atau
daftar hadir. Untuk mencatat waktu kerja
sopir truk kontainer digunakan kartu jam
kerja.
Jumlah gaji dan upah yang menjadi
hak setiap karyawan untuk jangka waktu
120
Jurnal Aplikasi Pelayaran dan Kepelabuhanan, Volume 2, Nomor 2, Maret 2012
pembayaran gaji dan upah tertentu
dihitung dalam daftar gaji dan upah.
Atas dasar daftar gaji dan upah ini,
bagian gaji dan upah mengeluarkan kas
untuk keperluan pembayaran gaji dan
upah karyawan.
Untuk distribusi gaji dan upah
karyawan dibuat dokumen rekapitulasi
gaji dan upah.
Penghasilan setiap karyawan tetap
yang diterima setiap periode pembayaran
gaji selama setahun dikumpulkan ke
dalam kartu penghasilan karyawan tetap.
Catatan penghasilan karyawan tetap
yang dicatat dalam catatan tersebut
digunakan untuk perhitungan pajak
penghasilan karyawan tetap yang
terutang oleh setiap karyawan tetap
dalam tahun pajak tertentu.
Saran
Perusahaan dapat menggunakan
analisis dan desain sistem penggajian
berbasis komputer ini untuk melanjutkan
tahap pengembangan sistem berikutnya,
yaitu tahap implementasi sistem
penggajian.
DAFTAR PUSTAKA
1. Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan
Perancangan Sistem Informasi untuk
Keunggulan Bersaing Perusahaan
dan Organisasi Modern. Ed. 1.
Yogyakarta: Andi.
2. Hartono, Jogiyanto. 2001. Analisis &
Desain
Sistem
Informasi:
Pendekatan Terstruktur Teori dan
Praktek Aplikasi Bisnis. Ed. 2. Cet.
2. Yogyakarta: Andi.
3. Marom, Chairul. 2000. Sistem
Akuntansi Perusahaan Dagang.
Jakarta: Penerbit PT. Grasindo.
4. Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi.
Edisi ke-3, Cetakan ke-3. Jakarta:
Salemba Empat.
5. Pohan,
Husni
Iskandar
dan
Kusnassriyanto Saiful Bahri. 1997.
Pengantar Perancangan Sistem.
Jakarta: Penerbit Erlangga.
6. Setiawan, Alexander. dkk. 2011.
Implementasi Sistem Penjadwalan
Trucking dan Heavy Equipment
Rental
dengan
Menggunakan
Analytical Hierarchy Process (AHP).
Surabaya: Universitas Kristen Petra.
7. Sudjoko. 2006. Aplikasi Jasa
Angkutan. Tasikmalaya: Penerbit
Gunung Roay.
8. Suyono, R. P. 2005. Shipping:
Pengangkutan Intermodal Ekspor
Impor Melalui Laut. Ed. 3, Cet. 1.
Jakarta: Penerbit PPM.
9. Winarko, Edi. 2006. Perancangan
Database dengan Power Designer
6.32. Jakarta: Prestasi Pustaka
Publisher.