SIKLUS PENDAPATAN
SIKLUS PENDAPATAN
Penjualan
Bagian yang terkait dengan adanya penjualan :
1. Bag. Penjualan
2. Bag. Kredit
3. Bag. Gudang
4. Bag. Pengiriman
5. Bag. Penagihan
6. Bag. Piutang dan Buku Besar
Bagian Penjualan
Bagian pejualan bertanggung jawab melayani kebutuhan barang
pelanggan. Bag. Penjualan mengisi Dokumen order penjualan
(SO)
untuk
memungkinkan
bag.
Gudang
dan
bag.
Pengiriman
untuk melaksanakan penyerahan barang ke pelangan.
Bagian Kredit
Bagian
Kredit
customer
bertanggung
yang
jawab
bersangkutan
masih
untuk
mengecek
layak
untuk
apakah
diberikan
fasilitas kredit. Transaksi Penjualan sangat tergantung pada
bag. Kredit, karena sah tidaknya suatu SO ditetapkan oleh
bagian
tersebut.
Setelah
SO
disahkan
baru
kemudian
bag.
Penjualan mendistribusikan tembusan-tembusan SO ke berbagai
departemen.
Bagian Gudang
Setelah
tembusan
kredit
SO
Pengiriman)
disetujui,
ke
untuk
bagian
bag.
Penjualan
gudang
(biasa
mengeluarkan
barang
mengirimkan
disebut
dari
Order
gudang.
Selanjutnya bag. Gudang menyerahkan barang sesuai dengan
yang tertera pada Order Pengiriman ke bag. Pengiriman untuk
segera dikirimkan.
Bagian pengiriman
Bagian
Pengiriman
Penjualan
(biasa
juga
menerima
disebut
tembusan
Packing
SO
Slip)
dari
bag.
sebagai
surat
perintah untuk mengirimkan barang yang diterima dari bagian
gudang
kepada
pelanggan.
Setelah
barang
dikirim
bag.
Pengiriman membuat nota pengiriman yang diberikan kepada
bag. Penagihan. Nota pengiriman tersebut antara lain berisi
biaya yang diperlukan, oleh siapa pengiriman dilakukan, tgl
pengiriman.
Bagian Penagihan
Bagian Penagihan menerima dua buah dokumen untuk kemudian
disatukan
tembusan
menjadi
SO
Pengiriman
yang
yang
suatu
faktur.
diterima
dari
diberikan
oleh
Dokumen
bag.
bag.
tersebut
Penjualan
adalah
dan
Pengiriman.
Nota
Bag.
Penagihan kemudian membandingkan dan menjumlah semua biaya
yang terjadi untuk kemudian membuat faktur yang sesuai.
Bagian piutang dan Buku Besar
Bagian
ini
berdasarkan
mencatat
transaksi
dokumen
yang
penjualan
diterima
yang
terjadi
(tembusan
faktur
penjualan). Bagian piutang mencatat kedalam file pelanggan
untuk
menambahkan
saldo
kredit
pelanggan
dan
kemudian
membukukannya kedalam Buku Besar sebagai dasar untuk membuat
laporan.
Jenis Sistem Order Penjualan
1. Sistem Pra-Penagihan Lengkap
Dalam
sistem
ini
faktur
dan
nota
pengiriman
(Packing
Slip) dibuat secara bersamaan dan data yang dibutuhkan
untuk membuat faktur telah diisi lengkap (termasuk biaya
pengiriman, pajak, dll). Jadi dalam sistem ini kita sudah
harus mengetahui berapa biaya pengiriman dan pajak yang
dibebankan kepada total penjualan.
2. Sistem Pra-Penagihan Tidak Lengkap
Ada sistem ini Faktur dan nota Pengiriman dibuat secara
bersamaan, tapi data yang ada pada faktur belum diisi
lengkap sampai diterimanya nota pengiriman dari bagian
pengiriman.
Setelah
nota
pengiriman
datang,
bag.
Penagihan kemudian mengisi secara lengkap data yang ada
dalam faktur untuk kemudian dikirimkan ke pelanggan.
3. Sistem Pengorderan dan Penagihan Terpisah
Dalam
sistem
ini
faktur
dan
order
pengiriman
dibuat
secara terpisah, dimana faktur dibuat oleh bag. Penagihan
dan order pengiriman dibuat oleh bag. Pengiriman.
Penggunaan Komputer dalam Order Penjualan
A. Pengumpulan data
Semua data yang ada terlebih dahulu harus dirubah menjadi
machine readable form.
kedalam
komputer
Data order penjualan dimasukkan
dengan
sistem
batch
atau
on-line
processing oleh seorang petugas PDE. Dalam sistem yang
lebih canggih, seorang pelanggan dilayani oleh seorang
petugas yang secara langsung mengisi form pemesanan (SO)
pada sebuah on-line terminal.
B. Pemrosesan awal data
Pada
proses
awal
ini
semua
data
yang
dipisah
kedalam
batch dijadikan satu dan disortir menurut urutan tertentu
untuk kemudian diuji validasinya. Setelah itu di proses
lebih lanjut.
C. Pemrosesan lanjutan
Jika
SO
sudah
masuk
kedalam
sistem,
sistem
kemudian
menarik data dari file konsumen untuk melengkapi data
yang
diperlukan.
(tinggal
enter
kode
barang
dan
kode
konsumen).
Pada file konsumen akan terlihat apakah konsumen tersebut
layak untuk mendapatkan kredit atau tidak, dan pada file
inventori juga dapat terlihat apakah barang yang dipesan
masih ada atau tidak.
Setelah semua lengkap diisi maka komputer akan langsung
mencetak faktur beserta tembusannya.
Bisa
juga
secara
on-line
tembusan
tersebut
dapat
dikirimkan ke bagian yang lain.
D. Update file yang bersangkutan
File yang di update biasanya adalah file pelanggan, file
inventory dan file piutang dagang.
Pada
file
pelanggan,
jumlah
tagihan
ditambahkan
pada
saldo kreditnya. Pada file Inventory, jumlah persediaan
dikurangi dengan jumlah barang yang terjual, sehinggan
dapat mencerminkan keadaan yang sesungguhnya. Dan pada
file piutang dagang, update ini digunakan untuk menambah
saldo piutang yang menjadi hak perusahaan. Update pada
file piutang biasa disebut posting.
E. Tahap Pelaporan
Dengan penggunaan komputer, maka laporan dapat dihasilkan
setiap saat sebagai hasil sampingan dari pemrosesan order
penjualan.
PIUTANG
Fungsi terkait :
1. Penerimaan kas
2. Penagihan
3. Piutang Dagang dan Buku Besar
4. Kredit
Penerimaan kas
Bagian penerimaan kas menerima cek pembayaran bersama dengan
nota pengiriman uang. Sebelum cek tersebut diuangkan, slip
nota pengiriman uang dikirimkan oleh bag. Penerimaan kas ke
bag. Piutang dagang untuk dibukukan.
Penagihan
Berdasarkan nota pengiriman uang, bag. Penagihan menutup
faktur yang telah dibayar dan jika terdapat retur penjualan
maupun potongan penjualan, maka bagian ini menerbitkan memo
kredit
yang
akan
dikirimkan
kepada
bagian
piutang
untuk
mengurangi piutang pelanggan.
Piutang Dagang
Dalam
proses
piutang,
bagian
ini
mencatat/membukukan
pembayaran piutang yang dilakukan pelanggan kedalam jurnal
dan buku besar (termasuk buku besar pembantu).
Kredit
Fungsi bagian ini dalam sistem aplikasi piutang mencakup
pengesahan
pengembalian
dan
potongan
penjualan
dan
penyesuaian lain terhadap rekening pelanggan. Termasuk juga
analisa
saldo
umur
piutang
untuk
memastikan
kelayakkan
piutang dan membuat memo penghapusan piutang.
Penyesuaian Sistem Aplikasi Piutang
1. Pengembalian dan potongan penjualan
Pengembalian
timbul
jika
terdapat
ketidak
sesuaian
anatara permintaan dengan barang yang dikirim sedangkan
potongan
tidak
penjualan
sesuai
terjadi
dengan
jika
pesanan
barang
namun
tidak
yang
dikirim
dikembalikan
kepada penjual, sehingga dilakukan potongan dari harga
resminya.
Untuk
mencatat
kedua
transaksi
tersebut,
oleh
bagian
penagihan dibuat memo kredit untuk kemudian diberikan
kepada bagian kredit untuk disahkan.
2. Penghapusan piutang
Hal
ini
terjadi
jika
bagian
kredit
menemukan
adanya
kemungkinan umur piutang yang terlalu lama atau adanya
kemungkinan tidak tertagihnya piutang.
Kegiatan ini dimulai dari bagian kredit yang menerbitkan
surat penghapusan piutang dan disahkan oleh bendahara,
kemudian
Selain
bagian
pihak
piutang
terkait
di
menghapus
atas,
memo
piutan
tersebut.
penghapusan
juga
harus diberikan kepada pihak independen (untuk menjaga
proses
akan
pengendalian)
melaporkan
dimana
penghapusan
pihak
independen
piutang
tersebut
tersebut
kepada
pelanggan untuk meyakinkan bahwa piutang tersebut tidak
akan ditagih kembali.
Penjualan
Bagian yang terkait dengan adanya penjualan :
1. Bag. Penjualan
2. Bag. Kredit
3. Bag. Gudang
4. Bag. Pengiriman
5. Bag. Penagihan
6. Bag. Piutang dan Buku Besar
Bagian Penjualan
Bagian pejualan bertanggung jawab melayani kebutuhan barang
pelanggan. Bag. Penjualan mengisi Dokumen order penjualan
(SO)
untuk
memungkinkan
bag.
Gudang
dan
bag.
Pengiriman
untuk melaksanakan penyerahan barang ke pelangan.
Bagian Kredit
Bagian
Kredit
customer
bertanggung
yang
jawab
bersangkutan
masih
untuk
mengecek
layak
untuk
apakah
diberikan
fasilitas kredit. Transaksi Penjualan sangat tergantung pada
bag. Kredit, karena sah tidaknya suatu SO ditetapkan oleh
bagian
tersebut.
Setelah
SO
disahkan
baru
kemudian
bag.
Penjualan mendistribusikan tembusan-tembusan SO ke berbagai
departemen.
Bagian Gudang
Setelah
tembusan
kredit
SO
Pengiriman)
disetujui,
ke
untuk
bagian
bag.
Penjualan
gudang
(biasa
mengeluarkan
barang
mengirimkan
disebut
dari
Order
gudang.
Selanjutnya bag. Gudang menyerahkan barang sesuai dengan
yang tertera pada Order Pengiriman ke bag. Pengiriman untuk
segera dikirimkan.
Bagian pengiriman
Bagian
Pengiriman
Penjualan
(biasa
juga
menerima
disebut
tembusan
Packing
SO
Slip)
dari
bag.
sebagai
surat
perintah untuk mengirimkan barang yang diterima dari bagian
gudang
kepada
pelanggan.
Setelah
barang
dikirim
bag.
Pengiriman membuat nota pengiriman yang diberikan kepada
bag. Penagihan. Nota pengiriman tersebut antara lain berisi
biaya yang diperlukan, oleh siapa pengiriman dilakukan, tgl
pengiriman.
Bagian Penagihan
Bagian Penagihan menerima dua buah dokumen untuk kemudian
disatukan
tembusan
menjadi
SO
Pengiriman
yang
yang
suatu
faktur.
diterima
dari
diberikan
oleh
Dokumen
bag.
bag.
tersebut
Penjualan
adalah
dan
Pengiriman.
Nota
Bag.
Penagihan kemudian membandingkan dan menjumlah semua biaya
yang terjadi untuk kemudian membuat faktur yang sesuai.
Bagian piutang dan Buku Besar
Bagian
ini
berdasarkan
mencatat
transaksi
dokumen
yang
penjualan
diterima
yang
terjadi
(tembusan
faktur
penjualan). Bagian piutang mencatat kedalam file pelanggan
untuk
menambahkan
saldo
kredit
pelanggan
dan
kemudian
membukukannya kedalam Buku Besar sebagai dasar untuk membuat
laporan.
Jenis Sistem Order Penjualan
1. Sistem Pra-Penagihan Lengkap
Dalam
sistem
ini
faktur
dan
nota
pengiriman
(Packing
Slip) dibuat secara bersamaan dan data yang dibutuhkan
untuk membuat faktur telah diisi lengkap (termasuk biaya
pengiriman, pajak, dll). Jadi dalam sistem ini kita sudah
harus mengetahui berapa biaya pengiriman dan pajak yang
dibebankan kepada total penjualan.
2. Sistem Pra-Penagihan Tidak Lengkap
Ada sistem ini Faktur dan nota Pengiriman dibuat secara
bersamaan, tapi data yang ada pada faktur belum diisi
lengkap sampai diterimanya nota pengiriman dari bagian
pengiriman.
Setelah
nota
pengiriman
datang,
bag.
Penagihan kemudian mengisi secara lengkap data yang ada
dalam faktur untuk kemudian dikirimkan ke pelanggan.
3. Sistem Pengorderan dan Penagihan Terpisah
Dalam
sistem
ini
faktur
dan
order
pengiriman
dibuat
secara terpisah, dimana faktur dibuat oleh bag. Penagihan
dan order pengiriman dibuat oleh bag. Pengiriman.
Penggunaan Komputer dalam Order Penjualan
A. Pengumpulan data
Semua data yang ada terlebih dahulu harus dirubah menjadi
machine readable form.
kedalam
komputer
Data order penjualan dimasukkan
dengan
sistem
batch
atau
on-line
processing oleh seorang petugas PDE. Dalam sistem yang
lebih canggih, seorang pelanggan dilayani oleh seorang
petugas yang secara langsung mengisi form pemesanan (SO)
pada sebuah on-line terminal.
B. Pemrosesan awal data
Pada
proses
awal
ini
semua
data
yang
dipisah
kedalam
batch dijadikan satu dan disortir menurut urutan tertentu
untuk kemudian diuji validasinya. Setelah itu di proses
lebih lanjut.
C. Pemrosesan lanjutan
Jika
SO
sudah
masuk
kedalam
sistem,
sistem
kemudian
menarik data dari file konsumen untuk melengkapi data
yang
diperlukan.
(tinggal
enter
kode
barang
dan
kode
konsumen).
Pada file konsumen akan terlihat apakah konsumen tersebut
layak untuk mendapatkan kredit atau tidak, dan pada file
inventori juga dapat terlihat apakah barang yang dipesan
masih ada atau tidak.
Setelah semua lengkap diisi maka komputer akan langsung
mencetak faktur beserta tembusannya.
Bisa
juga
secara
on-line
tembusan
tersebut
dapat
dikirimkan ke bagian yang lain.
D. Update file yang bersangkutan
File yang di update biasanya adalah file pelanggan, file
inventory dan file piutang dagang.
Pada
file
pelanggan,
jumlah
tagihan
ditambahkan
pada
saldo kreditnya. Pada file Inventory, jumlah persediaan
dikurangi dengan jumlah barang yang terjual, sehinggan
dapat mencerminkan keadaan yang sesungguhnya. Dan pada
file piutang dagang, update ini digunakan untuk menambah
saldo piutang yang menjadi hak perusahaan. Update pada
file piutang biasa disebut posting.
E. Tahap Pelaporan
Dengan penggunaan komputer, maka laporan dapat dihasilkan
setiap saat sebagai hasil sampingan dari pemrosesan order
penjualan.
PIUTANG
Fungsi terkait :
1. Penerimaan kas
2. Penagihan
3. Piutang Dagang dan Buku Besar
4. Kredit
Penerimaan kas
Bagian penerimaan kas menerima cek pembayaran bersama dengan
nota pengiriman uang. Sebelum cek tersebut diuangkan, slip
nota pengiriman uang dikirimkan oleh bag. Penerimaan kas ke
bag. Piutang dagang untuk dibukukan.
Penagihan
Berdasarkan nota pengiriman uang, bag. Penagihan menutup
faktur yang telah dibayar dan jika terdapat retur penjualan
maupun potongan penjualan, maka bagian ini menerbitkan memo
kredit
yang
akan
dikirimkan
kepada
bagian
piutang
untuk
mengurangi piutang pelanggan.
Piutang Dagang
Dalam
proses
piutang,
bagian
ini
mencatat/membukukan
pembayaran piutang yang dilakukan pelanggan kedalam jurnal
dan buku besar (termasuk buku besar pembantu).
Kredit
Fungsi bagian ini dalam sistem aplikasi piutang mencakup
pengesahan
pengembalian
dan
potongan
penjualan
dan
penyesuaian lain terhadap rekening pelanggan. Termasuk juga
analisa
saldo
umur
piutang
untuk
memastikan
kelayakkan
piutang dan membuat memo penghapusan piutang.
Penyesuaian Sistem Aplikasi Piutang
1. Pengembalian dan potongan penjualan
Pengembalian
timbul
jika
terdapat
ketidak
sesuaian
anatara permintaan dengan barang yang dikirim sedangkan
potongan
tidak
penjualan
sesuai
terjadi
dengan
jika
pesanan
barang
namun
tidak
yang
dikirim
dikembalikan
kepada penjual, sehingga dilakukan potongan dari harga
resminya.
Untuk
mencatat
kedua
transaksi
tersebut,
oleh
bagian
penagihan dibuat memo kredit untuk kemudian diberikan
kepada bagian kredit untuk disahkan.
2. Penghapusan piutang
Hal
ini
terjadi
jika
bagian
kredit
menemukan
adanya
kemungkinan umur piutang yang terlalu lama atau adanya
kemungkinan tidak tertagihnya piutang.
Kegiatan ini dimulai dari bagian kredit yang menerbitkan
surat penghapusan piutang dan disahkan oleh bendahara,
kemudian
Selain
bagian
pihak
piutang
terkait
di
menghapus
atas,
memo
piutan
tersebut.
penghapusan
juga
harus diberikan kepada pihak independen (untuk menjaga
proses
akan
pengendalian)
melaporkan
dimana
penghapusan
pihak
independen
piutang
tersebut
tersebut
kepada
pelanggan untuk meyakinkan bahwa piutang tersebut tidak
akan ditagih kembali.