T1__Full text Institutional Repository | Satya Wacana Christian University: Perencanaan Strategis Sistem Informasi Teknologi Informasi pada Perusahaan Manufaktur Menggunakan Metodologi Ward and Peppard: Studi Kasus PT. Cerah Indah Grafika, Semarang T1 F
Perencanaan Strategis Sistem Informasi / Teknologi Informasi
Pada Perusahaan Manufaktur Menggunakan Metodologi Ward
and Peppard
(Studi Kasus: PT. Cerah Indah Grafika, Semarang)
Artikel Ilmiah
Peneliti:
Astri Margareth Nanlohy (682010094)
Agustinus Fritz Wijaya
Program Studi Sistem Informasi
Fakultas Teknologi Informasi
Universitas Kristen Satya Wacana
Salatiga
Desember 2016
1.
Pendahuluan
Tata kelola Sistem Informasi / Teknologi Informasi (SI/TI) yang baik akan
sangat mendukung aktivitas perusahaan dalam mencapai sasaran yang meliputi
visi dan misi perusahaan karena diperlukan suatu keselarasan dalam strategi bisnis
dan strategi SI/TI. Tata kelola SI/TI juga mampu mempelajari pengaruh
perkembangan sistem informasi dan teknologi informasi terhadap kinerja bisnis
dan kontribusi bagi perusahaan dalam memilih langkah – langkah strategis yang
digambarkan ke dalam berbagai alat analisis, teknik dan kerangka kerja
manajemen untuk menyelaraskan strategi SI/TI dengan strategi bisnis, bahkan
mencari kesempatan baru melalui penerapan sistem informasi dan teknologi
informasi yang inovatif. Dengan adanya tata kelola ini diharapkan suatu
perusahaan mampu menggali potensi serta kekurangan yang ada pada perusahaan
saat ini dan mampu memanfaatkan pentingnya investasi SI dan infrastruktur TI
agar memperoleh manfaat ekonomis dalam proses bisnisnya [1].
Perusahaan percetakan merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang
pencarian profit atau laba. Para pekerja pada perusahaan profit memproduksi
barang atau mengoperasikan mesin pengolahan dari satu produk ke produk yang
lain. Kebanyakan percetakan modern memiliki gudang besar atau gudang seperti
fasilitas yang berisi peralaan berat yang digunakan untuk lini produksi. Biasanya
perusahaan jenis ini mengumpulkan dan memusatkan segala sumber daya: buruh,
modal, dan plantasi mesin untuk menghasilkan sejenis produk yang berkualitas.
Tata kelola SI/TI mutlak diperlukan oleh setiap perusahaan yang akan
memanfaatkan SI/TI. Tata kelola SI/TI menjadi acuan dalam melakukan investasi
SI/TI. Tanpa perencanaan yang jelas, maka investasi SI/TI yang hendak dilakukan
akan berjalan tanpa arah, memberikan kontribusi yang tidak maksimal dan tidak
selaras dengan tujuan yang ingin diraih [2].
PT. Cerah Indah Grafika merupakan salah satu perusahaan yang bergerak di
percetakan yang berlokasi di Kota Semarang. Perusahaan telah menerapkan
strategi SI berupa aplikasi – aplikasi dalam menjalankan bisnisnya, namun belum
optimal dan terencana dengan baik. Keberadaan SI khususnya pada aplikasi –
aplikasi bisnis pada PT. Cerah Indah Grafika masih dianggap sebagai peranan
pendukung dalam setiap kegiatan bisnisnya. SI yang ada saat ini di setiap bagian
yang ada di perusahaan masih belum terintegrasi. Aplikasi yang digunakan masih
terbatas pada aplikasi perkantoran seperti: word processing dan spreadsheet.
Adapun proses bisnis pada PT. Cerah Indah Grafika meliputi pembelian bahan
baku, produksi percetakan label kemasan, sampai kepada penjualan ke konsumen.
Selain aktivitas di atas yang adapun aktivitas pendukung lainnya seperti
pengelolaan bahan baku, pengelolaan sumber daya manusia, pengelolaan
keuangan dan pengelolaan perawatan perangkat keras TI yang ada pada
perusahaan. Untuk langkah ke depannya, PT. Cerah Indah Grafika ingin
bertumbuh dan tetap bersaing pada era globalisasi yang semakin marak di
kalangan bisnis. Perencanaan strategis tata kelola SI merupakan solusi bagi PT.
Cerah Indah Grafika dalam mengembangkan usahanya. Perencanaan strategis tata
kelola SI juga dapat mengevaluasi setiap kinerja pada perusahaan.
Perencanaan strategis tata kelola SI pada PT. Cerah Indah Grafika berfokus
kepada strategi SI dan manajemen SI menggunakan kerangka kerja Ward and
Peppard yang merupakan kerangka kerja untuk menghasilkan sebuah
perencanaan strategis SI yang mengkombinasikan berbagai alat analisis seperti
SWOT, Value Chain Activity, yang mampu menganalisis kesenjangan informasi
antara kegiatan bisnis dan SI yang digunakan serta dapat memberikan keunggulan
kompetitif berdasarkan peluang yang dimiliki oleh perusahaan PT. Cerah Indah
Grafika. Sehingga hasil perencanaan strategis tata kelola SI dapat menjawab
berbagai kebutuhan bisnis berdasarkan analisis lingkungan bisnis dan lingkungan
SI baik lingkungan internal maupun lingkungan eksternal perusahaan.
2.
Tinjauan Pustaka
Penelitian Terdahulu
Penelitian tentang perencanaan strategis sistem informasi pernah dilakukan
sebelumnya yaitu dengan judul “Perencanaan Strategis Sistem Informasi pada
PT. Batik Danar Hadi Menggunakan Ward and Peppard Framework”. Pada
penelitian ini diterapkan pada industri fashion batik dimaana proses pembuatan
rencana startegis sistem informasi yang dilakukan lebih ditekankan pada
kebutuhan bisnis organisasi dengan melakukan penilaian terhadap visi, misi,
tujuan, dan strategi bisnis dari PT. Batik Danar Hadi dengan menggunakan alat
analisis yang lebih beragam yaitu PEST (Politik, Ekonomi, Sosial, Teknologi),
Porter’s Five Force, Critical Success Factor (CSF), SWOT (Strength, Weakness,
Opportunity, Threat), McFarlan’s Strategic Grid dan perencanaan pengembangan
sistem informasinya menuju ke arah E-Bussiness [3].
Penelitian lainnya yang dilakukan oleh Erly Farieda Elisabeth, melakukan
penelitian di PD Alom Jaya mengunakan metode Ward and Peppard, tujuan dari
penelitian ini adalah untuk meningkatakan daya saing perusahaan dengan
meningkatkan keunggulan kompetitif perusahaan. Perencanaan Strategis Sistem
Informasi ini nantinya akan membantu perusahaan dalam beberapa aspek seperti
penjualan dan pemasaran produk perusahaan, serta bidang administrasi
perusahaan guna memberikan layanan terbaik bagi pelanggan PD Alom Jaya.
Teknik analisis yang digunakan seperti SWOT, Value Chain analysis, Porter, dan
CSF (Critical Succes Factor) [4]
Sistem Informasi
Sistem informasi (SI) adalah suatu keterkaitan antara manusia, prosedur,
dan penggunaan teknologi untuk mengumpulkan, mengolah, menyimpan,
menyebarkan dan menyajikan informasi yang digunakan oleh suatu proses bisnis
organisasi. Studi SI mencakup teori dan praktek yang berhubungan dengan
fenomena sosial dan teknologi yang menentukan pengembangan, pemanfaatan
dan pengaruh dari SI dalam organisasi dan masyarakat. Menurut Mc Leod, sistem
informasi adalah sebuah sistem informasi yang mempunyai fungsi
mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan
informasi untuk tujuan yang spesifik [5].
Strategi Sistem Informasi / Teknologi Informasi
Strategi SI/TI meliputi dua (2) strategi yaitu strategi SI menekankan pada
penentuan aplikasi sistem informasi yang dibutuhkan oleh organisasi. Esensi dari
strategi SI adalh menjawab pertanyaan “apa?”. Sedangkan strategi TI lebih
menekankan pada pemilihan teknologi, infrastruktur dan keahlian khusus yang
terkait atau guna menjawab pertanyaan “bagaimana?”.
Sebagai contoh suatu perguruan tinggi menerapkan Executive Information
System (EIS) pada bidang akademik hal ini mempengaruhi aliran informasi
vertikal dalam organisasi. Pihak pimpinan tingkat atas memiliki akses informasi
yang lebih besar dan mengurangi ketergantungan sumber informasi terhadap
pimpinan tingkat menengah. Jaringan telekomunikasi sebagai aplikasi teknologi
informasi memungkinkan informasi mengalir dengan mudah dan cepat di antara
setiap unit dan divisi yang berbeda. Hubungan antara strategi TI, strategi SI dan
strategi bisnis terlihat pada Gambar 1.
Gambar 1. Hubungan Strategi SI, Strategi TI, dan Strategi Bisnis [2]
Untuk menentukan strategi SI/TI yang dapat mendukung pencapaian visi
dan misi organisasi, maka perlu pemahaman tentang strategi bisnis organisasi.
Pemahaman tersebut mencakup penjelasan terhadap hal-hal berikut: mengapa
suatu bisnis dijalankan, kemana tujuan, dan arah bisnis, kapan tujuan tersebut
dicapai, bagaimana cara mencapai tujuan dan adakah perubahan yang harus
dilakukan. Jadi dalam membangun suatu strategi SI/TI, yang menjadi isu sentral
adalah penyelarasan (alignment) strategi SI/TI dengan strategi bisnis organisasi.
Perencanaan Strategis Sistem Informasi / Teknologi Informasi
Perencanaan strategis SI/TI merupakan proses identifikasi aplikasi SI
berbasi komputer yang akan mendukung organisasi dalam pelaksanaan rencana
bisnis dan merealisasikan tujuan bisnisnya. Perencanaan SI/TI terhadap kinerja
bisnis dan kontribusi bagi organisasi dalam memilih langkah-langkah strategis.
Selain itu, perencanaan strategis SI/TI juga menjelaskan berbagai tools, teknik,
dan kerangka kerja bagi manajemen untuk menyelaraskan strategi SI/TI dan
strategi bisnis, bahkan mencari kesempatan baru melalui penerapan teknologi
yang inovatif. Beberapa karakteristik dari perencanaan strategis SI/TI antara lain
adalah adanya misi utama: keunggulan strategis atau kompetitif dan kaitannya
dengan strategi bisnis; adanya arahan dari eksekutif atau manajemen senior dan
pengguna; serta pendekatan utama berupa inovasi pengguna dan kombinasi
pengembangan bottom up dan analisis top down.
Metodologi Ward and Peppard
Metodologi ini dimulai dari proses identifikasi kondisi investasi SI/TI di
masa lalu yang kurang bermanfaat bagi tujuan bisnis organisasi dan menangkap
peluang bisnis, serta fenomena guna meningkatkan keunggulan kompetitif suatu
organisasi karena mampu memanfaatkan SI/TI dengan maksimal. Kurang
bermanfaatnya investasi SI/TI bagi organisasi disebabkan karena perencanaan
strategis SI/TI yang lebih fokus ke teknologi, bukan berdasarkan kebutuhan
bisnis. Gambar 2 menunjukkan skema metodologi perencanaan strategis SI/TI
menurut Ward and Peppard.
Gambar 2. Metodologi Perencanaan Strategis SI/TI Ward and Peppard [2]
Metodologi Ward and Peppard terdiri dari tahapan masukan dan tahapan
keluaran. Tahapan masukan terdiri dari: analisis lingkungan bisnis internal,
analisis lingkungan bisnis eksternal, analisis lingkungan SI/TI internal, dan
analisis lingkungan SI/TI eksternal. Sedangkan tahapan keluaran merupakan
bagian yang dilakukan untuk menghasilkan suatu dokumen perencanaan strategis
SI/TI yang terdiri dari: strategi SI bisnis, strategi TI, dan strategi manajemen
SI/TI.
3. Metodologi Penelitian
Pengumpulan data dengan mengunakan metode pendekatan kualitatif yang
bersifat deskriptif dan cenderung menggunakan analisis. Proses dan makna
(perspektif subjek) lebih ditonjolkan dalam penelitian kualitatif. Landasan teori
dimanfaatkan sebagai pemandu agar fokus penelitian sesuai dengan fakta di
lapangan. Selain itu landasan teori juga bermanfaat untuk memberikan gambaran
umum tentang latar penelitian dan sebagai bahan pembahasan hasil penelitian.
Tahapan penelitian yang dilakukan dapat dilihat pada Gambar 3.
Tahap 1
Menelaah Kebutuhan
Bisnis dan Organisasi
Lingkungan Eksternal Organisasi
Analisis Bisnis Eksternal
Melakukan wawancara dan studi
literatur untuk mendapatkan analisis
Five Forces dan PEST pada PT. Cerah
Indah Grafika
Analisis Kondisi SI Eksternal
Melakukan wawancara dan studi literatur
untuk
dapat
menghasilkan
manfaat
penerapan SI/TI pada PT. Cerah Indah
Grafika
Lingkungan Internal Organisasi
Analisis Bisnis Internal
Analisis Kondisi SI Internal
Melakukan Observasi, Kuesioner, dan
wawancara untuk mendapatkan Value
Chain Aktivity.
Melakukan observasi, Kuesioner, dan
wawancara untuk mendapatkan hasil
portofolio aplikasi menggunakan Mc
Farlan Strategic Grid.
Tahap 2 (Menentukan Target SI)
Input : Kebutuhan SI/TI
Metode : Observasi, Kuesioner, Wawancara
Output : Solusi SI/TI dan Portofolio aplikasi
mendatang menggunakan Strategic Grid Mc Farlan
Tahap 3 (Menentukan Strategi SI)
Input : Solusi SI/TI
Metode : Observasi, Kuesioner, Wawancara
Output : Analisis gap dan usulan pengembangan
SI/TI
Gambar 3. Tahapan Penelitian
Tahap 1 Menelaah Kebutuhan Bisnis dan Organisasi. Pada tahap ini akan
dilakukan observasi dan wawancara pada PT. Cerah Indah Grafika untuk
mendapatkan pemahaman mengenai kondisi perusahaan, proses bisnis
perusahaan, dan kebutuhan SI/TI perusahaan. Hasil akhir dari tahap 1 ini adalah
gambaran mengenai keadaan bisnis perusahaan, serta peluang pemanfaatan SI
pada perusahaan dimasa depan, untuk mendapatkan keluaran tersebut kita perlu
memperoleh informasi perusahaan berupa visi, misi, dan tujuan perusahaan serta
menganalisis kondisi eksternal bisnis perusahaan untuk mengetahui
perkembangan teknologi dalam dunia bisnis untuk mendukung strategi
perusahaan dimasa depan. Mengetahui bagaimana posisi, keadaan dan kekuatan
SI/TI perusahaaan.
Tahap 2 Menentukan Target bagi SI/TI. Pada tahap ini akan dilakukan
observasi dan penyebaran kuesioner kepada manajer dan direktur utama
perusahaan, kemudian menentukan usulan strategi untuk memenuhi kebutuhan
PT. Cerah Indah Grafika. Hasil yang diperoleh pada tahap 1 akan menjadi usulan
pada tahap ini. Setelah itu akan diperoleh usulan strategi SI/TI yang sesuai dengan
kebutuhan perusahaan, untuk mendapatkan keluaran tersebut maka perlu adanya
identifikasi masalah dan solusi bisnis internal pada perusahaan, identifikasi
pemanfaatan SI/TI dari eksternal organisasi, Analisis kesenjangan kebutuhan
informasi, membuat usulan strategi SI/TI.
Tahap 3 Menentukan Strategi SI/TI. Pada tahap ini akan dibuat strategi SI
dengan memperhatikan hasil wawancara dan pengolahan data kuesioner, serta
aturan kebijakan yang ada sehingga akan diambil kebijakan terhadap rencana
pengembangan atau implementasi SI/TI pada PT. Cerah Indah Grafika.
4. Hasil dan Pembahasan
Analisis Value Chain Activity
Tahap analisis berikutnya adalah analisis lingkungan bisnis internal
perusahaan yang dilakukan untuk mengetahui secara jelas proses bisnis yang
terjadi di PT. Cerah Indah Grafika sehingga diperoleh gambaran yang jelas
mengenai rencana strategis sistem informasi untuk memenuhi kebutuhan
perusahaan. Proses pengumpulan data untuk tahap analisis lingkungan bisnis
internal adalah dengan melakukan wawancara dan kuesioner terhadap berbagai
departemen atau bagian yang ada di perusahaan. Alat analisis kedua yang
digunakan yaitu Porter’s Value Chain Analysis. Analisis Porter’s Value Chain
dilakukan untuk menggambarkan aktivitas proses bisnis utama dan proses bisnis
pendukung dari perusahaan. Analisis ini juga bertujuan untuk mengidentifikasi
dan mengelompokkan aktivitas-aktivitas yang terjadi di perusahaan ke dalam dua
bagian besar yaitu aktivitas utama dan aktivitas pendukung. Hasil analisis ini
kemudian akan digunakan untuk mengidentifikasi kebutuhan sistem informasi di
perusahaan. Value Chain yang terjadi di PT. Cerah Indah Grafika dapat
digambarkan seperti pada Gambar 4 di bawah ini.
Gambar 4. Porter’s Value Chain Analysis di PT. Cerah Indah Grafika
Dalam melakukan identifikasi penerapan sistem informasi di perusahaan
PT. Cerah Indah Grafika, maka dilakukan analisis lingkungan sistem informasi
secara internal yang digunakan di perusahaan saat ini yang dilakukan terhadap
segala sumber daya sistem informasi dan teknologi informasi yang tersedia.
Sumber daya yang dimaksud adalah sistem informasi dalam bentuk aplikasi,
teknologi informasi dalam bentuk perangkat keras, dan sumber daya manusia
yaitu pengguna sistem informasi atau manajemen sistem informasi yang terdapat
di perusahaan saat ini. Adapun daftar sistem informasi yang digunakan oleh
perusahaan saat ini yaitu seperti pada Tabel 1 di bawah ini:
Tabel 1. Daftar Sistem Informasi di PT. Cerah Indah Grafika
No.
Nama
Sistem Informasi
1.
SI Penggajian
2.
SI Produksi
3.
SI Desain Grafis
4.
SI Inventory
Pengguna
Bagian Akuntansi dan Bagian
Personalia dan Administrasi
Pembukuan
Bagian Produksi
Bagian Desain Grafis dan
Cetak Film dan Bagian
Produksi
Bagian Persediaan (Gudang)
Jenis Aplikasi
Spreadsheet
Spreadsheet
Spreadsheet
Spreadsheet
Berdasarkan hasil analisis yang diperoleh dari beberapa tahapan sebelumnya
yaitu analisis lingkungan bisnis perusahaan baik lingkungan internal maupun
eksternal, maka kemudian akan menjadi masukan pada tahapan usulan strategi
solusi sistem informasi untuk perusahaan PT. Cerah Indah Grafika. Adapun
usulan strategi solusi sistem informasi untuk perusahaan PT. Cerah Indah Grafika
adalah seperti pada Tabel 2 berikut.
Tabel 2. Usulan Sistem Informasi di PT. Cerah Indah Grafika
No.
Nama Usulan
Sistem Informasi
Pengguna
Platform
1.
SI Penggajian
2.
SI Produksi
3.
SI Desain Grafis dan
Cetak Film
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
SI Inventory
SI Pembelian
SI Customer
Relationship
Management
SI Supply Chain
Management
SI Pembayaran Piutang
dan Hutang
SI Akuntansi
SI Penjualan dan
Customer Service
Bagian Akuntansi dan
Administrasi Pembukuan
Bagian Personalia
Bagian Produksi
Bagian Desain Grafis dan
Cetak Film
Bagian Produksi
Bagian Persediaan (Gudang)
Bagian Pembelian
Desktop
Desktop
Desktop
Desktop
Web
Bagian Marketing
Web
Bagian Pembelian
Web
Bagian Akuntansi
Desktop
Bagian Akuntansi
Desktop
Bagian Penjualan
Web
5. Kesimpulan
Hasil analisis yang diperoleh dalam penelitian ini menggambarkan bahwa
sistem informasi yang dimiliki oleh PT. Cerah Indah Grafika, Semarang saat ini
belum dapat mendukung proses bisnis perusahaan secara keseluruhan. Hasil dari
penyusunan perencanaan strategis sistem informasi khususnya pada aplikasiaplikasi yang digunakan dalam proses bisnis perusahaan ini adalah untuk
memberikan panduan bagi manajemen dalam penerapan sistem informasi dan
untuk membantu meningkatkan produktivitas perusahaan di bidang percetakan.
Proses analisis dilakukan terhadap proses bisnis dan kondisi sistem informasi
secara internal dengan menyusun analisis Value Chain Activity dengan tujuan
untuk melakukan identifikasi kebutuhan penerapan sistem informasi guna
menunjang proses bisnis di perusahaan.
6. Daftar Pustaka
[1]. Maryani, Maryani dan Suparto, Darudiato (2010) Perancangan Rencana
Strategis Sistem Informasi dan Teknologi Informasi (SI/TI): Studi Kasus
STMIK XYZ. Jurnal Commit, 04 (01). ISSN 1979-2484.
[2]. J. Ward, and J. Peppard, Strategic Planning for Information Systems 3rd
Edition, England: John Wiley and Sons Ltd, 2002.
[3]. Fransisca Romana Dessyana Kardha dan, Dr. Ir. Eko Nugroho, M.Si. (2011)
Perencanaan Strategis Sistem Informasi Pada PT. Batik Danar Hadi
Menggunakan Ward and Peppard Framework. Thesis.
[4]. Elisabeth, Erly Farieda, Perencanaan Strategis Sistem Informasi PD. Alom
Jaya (AJ). Universitas Gunadarma. 2011.
[5]. Raymond McLeod Jr, dan George P. Schell ; 2007; Sistem Informasi
Manajemen edisi 9, Penerbit Indeks Jakarta.
Pada Perusahaan Manufaktur Menggunakan Metodologi Ward
and Peppard
(Studi Kasus: PT. Cerah Indah Grafika, Semarang)
Artikel Ilmiah
Peneliti:
Astri Margareth Nanlohy (682010094)
Agustinus Fritz Wijaya
Program Studi Sistem Informasi
Fakultas Teknologi Informasi
Universitas Kristen Satya Wacana
Salatiga
Desember 2016
1.
Pendahuluan
Tata kelola Sistem Informasi / Teknologi Informasi (SI/TI) yang baik akan
sangat mendukung aktivitas perusahaan dalam mencapai sasaran yang meliputi
visi dan misi perusahaan karena diperlukan suatu keselarasan dalam strategi bisnis
dan strategi SI/TI. Tata kelola SI/TI juga mampu mempelajari pengaruh
perkembangan sistem informasi dan teknologi informasi terhadap kinerja bisnis
dan kontribusi bagi perusahaan dalam memilih langkah – langkah strategis yang
digambarkan ke dalam berbagai alat analisis, teknik dan kerangka kerja
manajemen untuk menyelaraskan strategi SI/TI dengan strategi bisnis, bahkan
mencari kesempatan baru melalui penerapan sistem informasi dan teknologi
informasi yang inovatif. Dengan adanya tata kelola ini diharapkan suatu
perusahaan mampu menggali potensi serta kekurangan yang ada pada perusahaan
saat ini dan mampu memanfaatkan pentingnya investasi SI dan infrastruktur TI
agar memperoleh manfaat ekonomis dalam proses bisnisnya [1].
Perusahaan percetakan merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang
pencarian profit atau laba. Para pekerja pada perusahaan profit memproduksi
barang atau mengoperasikan mesin pengolahan dari satu produk ke produk yang
lain. Kebanyakan percetakan modern memiliki gudang besar atau gudang seperti
fasilitas yang berisi peralaan berat yang digunakan untuk lini produksi. Biasanya
perusahaan jenis ini mengumpulkan dan memusatkan segala sumber daya: buruh,
modal, dan plantasi mesin untuk menghasilkan sejenis produk yang berkualitas.
Tata kelola SI/TI mutlak diperlukan oleh setiap perusahaan yang akan
memanfaatkan SI/TI. Tata kelola SI/TI menjadi acuan dalam melakukan investasi
SI/TI. Tanpa perencanaan yang jelas, maka investasi SI/TI yang hendak dilakukan
akan berjalan tanpa arah, memberikan kontribusi yang tidak maksimal dan tidak
selaras dengan tujuan yang ingin diraih [2].
PT. Cerah Indah Grafika merupakan salah satu perusahaan yang bergerak di
percetakan yang berlokasi di Kota Semarang. Perusahaan telah menerapkan
strategi SI berupa aplikasi – aplikasi dalam menjalankan bisnisnya, namun belum
optimal dan terencana dengan baik. Keberadaan SI khususnya pada aplikasi –
aplikasi bisnis pada PT. Cerah Indah Grafika masih dianggap sebagai peranan
pendukung dalam setiap kegiatan bisnisnya. SI yang ada saat ini di setiap bagian
yang ada di perusahaan masih belum terintegrasi. Aplikasi yang digunakan masih
terbatas pada aplikasi perkantoran seperti: word processing dan spreadsheet.
Adapun proses bisnis pada PT. Cerah Indah Grafika meliputi pembelian bahan
baku, produksi percetakan label kemasan, sampai kepada penjualan ke konsumen.
Selain aktivitas di atas yang adapun aktivitas pendukung lainnya seperti
pengelolaan bahan baku, pengelolaan sumber daya manusia, pengelolaan
keuangan dan pengelolaan perawatan perangkat keras TI yang ada pada
perusahaan. Untuk langkah ke depannya, PT. Cerah Indah Grafika ingin
bertumbuh dan tetap bersaing pada era globalisasi yang semakin marak di
kalangan bisnis. Perencanaan strategis tata kelola SI merupakan solusi bagi PT.
Cerah Indah Grafika dalam mengembangkan usahanya. Perencanaan strategis tata
kelola SI juga dapat mengevaluasi setiap kinerja pada perusahaan.
Perencanaan strategis tata kelola SI pada PT. Cerah Indah Grafika berfokus
kepada strategi SI dan manajemen SI menggunakan kerangka kerja Ward and
Peppard yang merupakan kerangka kerja untuk menghasilkan sebuah
perencanaan strategis SI yang mengkombinasikan berbagai alat analisis seperti
SWOT, Value Chain Activity, yang mampu menganalisis kesenjangan informasi
antara kegiatan bisnis dan SI yang digunakan serta dapat memberikan keunggulan
kompetitif berdasarkan peluang yang dimiliki oleh perusahaan PT. Cerah Indah
Grafika. Sehingga hasil perencanaan strategis tata kelola SI dapat menjawab
berbagai kebutuhan bisnis berdasarkan analisis lingkungan bisnis dan lingkungan
SI baik lingkungan internal maupun lingkungan eksternal perusahaan.
2.
Tinjauan Pustaka
Penelitian Terdahulu
Penelitian tentang perencanaan strategis sistem informasi pernah dilakukan
sebelumnya yaitu dengan judul “Perencanaan Strategis Sistem Informasi pada
PT. Batik Danar Hadi Menggunakan Ward and Peppard Framework”. Pada
penelitian ini diterapkan pada industri fashion batik dimaana proses pembuatan
rencana startegis sistem informasi yang dilakukan lebih ditekankan pada
kebutuhan bisnis organisasi dengan melakukan penilaian terhadap visi, misi,
tujuan, dan strategi bisnis dari PT. Batik Danar Hadi dengan menggunakan alat
analisis yang lebih beragam yaitu PEST (Politik, Ekonomi, Sosial, Teknologi),
Porter’s Five Force, Critical Success Factor (CSF), SWOT (Strength, Weakness,
Opportunity, Threat), McFarlan’s Strategic Grid dan perencanaan pengembangan
sistem informasinya menuju ke arah E-Bussiness [3].
Penelitian lainnya yang dilakukan oleh Erly Farieda Elisabeth, melakukan
penelitian di PD Alom Jaya mengunakan metode Ward and Peppard, tujuan dari
penelitian ini adalah untuk meningkatakan daya saing perusahaan dengan
meningkatkan keunggulan kompetitif perusahaan. Perencanaan Strategis Sistem
Informasi ini nantinya akan membantu perusahaan dalam beberapa aspek seperti
penjualan dan pemasaran produk perusahaan, serta bidang administrasi
perusahaan guna memberikan layanan terbaik bagi pelanggan PD Alom Jaya.
Teknik analisis yang digunakan seperti SWOT, Value Chain analysis, Porter, dan
CSF (Critical Succes Factor) [4]
Sistem Informasi
Sistem informasi (SI) adalah suatu keterkaitan antara manusia, prosedur,
dan penggunaan teknologi untuk mengumpulkan, mengolah, menyimpan,
menyebarkan dan menyajikan informasi yang digunakan oleh suatu proses bisnis
organisasi. Studi SI mencakup teori dan praktek yang berhubungan dengan
fenomena sosial dan teknologi yang menentukan pengembangan, pemanfaatan
dan pengaruh dari SI dalam organisasi dan masyarakat. Menurut Mc Leod, sistem
informasi adalah sebuah sistem informasi yang mempunyai fungsi
mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan
informasi untuk tujuan yang spesifik [5].
Strategi Sistem Informasi / Teknologi Informasi
Strategi SI/TI meliputi dua (2) strategi yaitu strategi SI menekankan pada
penentuan aplikasi sistem informasi yang dibutuhkan oleh organisasi. Esensi dari
strategi SI adalh menjawab pertanyaan “apa?”. Sedangkan strategi TI lebih
menekankan pada pemilihan teknologi, infrastruktur dan keahlian khusus yang
terkait atau guna menjawab pertanyaan “bagaimana?”.
Sebagai contoh suatu perguruan tinggi menerapkan Executive Information
System (EIS) pada bidang akademik hal ini mempengaruhi aliran informasi
vertikal dalam organisasi. Pihak pimpinan tingkat atas memiliki akses informasi
yang lebih besar dan mengurangi ketergantungan sumber informasi terhadap
pimpinan tingkat menengah. Jaringan telekomunikasi sebagai aplikasi teknologi
informasi memungkinkan informasi mengalir dengan mudah dan cepat di antara
setiap unit dan divisi yang berbeda. Hubungan antara strategi TI, strategi SI dan
strategi bisnis terlihat pada Gambar 1.
Gambar 1. Hubungan Strategi SI, Strategi TI, dan Strategi Bisnis [2]
Untuk menentukan strategi SI/TI yang dapat mendukung pencapaian visi
dan misi organisasi, maka perlu pemahaman tentang strategi bisnis organisasi.
Pemahaman tersebut mencakup penjelasan terhadap hal-hal berikut: mengapa
suatu bisnis dijalankan, kemana tujuan, dan arah bisnis, kapan tujuan tersebut
dicapai, bagaimana cara mencapai tujuan dan adakah perubahan yang harus
dilakukan. Jadi dalam membangun suatu strategi SI/TI, yang menjadi isu sentral
adalah penyelarasan (alignment) strategi SI/TI dengan strategi bisnis organisasi.
Perencanaan Strategis Sistem Informasi / Teknologi Informasi
Perencanaan strategis SI/TI merupakan proses identifikasi aplikasi SI
berbasi komputer yang akan mendukung organisasi dalam pelaksanaan rencana
bisnis dan merealisasikan tujuan bisnisnya. Perencanaan SI/TI terhadap kinerja
bisnis dan kontribusi bagi organisasi dalam memilih langkah-langkah strategis.
Selain itu, perencanaan strategis SI/TI juga menjelaskan berbagai tools, teknik,
dan kerangka kerja bagi manajemen untuk menyelaraskan strategi SI/TI dan
strategi bisnis, bahkan mencari kesempatan baru melalui penerapan teknologi
yang inovatif. Beberapa karakteristik dari perencanaan strategis SI/TI antara lain
adalah adanya misi utama: keunggulan strategis atau kompetitif dan kaitannya
dengan strategi bisnis; adanya arahan dari eksekutif atau manajemen senior dan
pengguna; serta pendekatan utama berupa inovasi pengguna dan kombinasi
pengembangan bottom up dan analisis top down.
Metodologi Ward and Peppard
Metodologi ini dimulai dari proses identifikasi kondisi investasi SI/TI di
masa lalu yang kurang bermanfaat bagi tujuan bisnis organisasi dan menangkap
peluang bisnis, serta fenomena guna meningkatkan keunggulan kompetitif suatu
organisasi karena mampu memanfaatkan SI/TI dengan maksimal. Kurang
bermanfaatnya investasi SI/TI bagi organisasi disebabkan karena perencanaan
strategis SI/TI yang lebih fokus ke teknologi, bukan berdasarkan kebutuhan
bisnis. Gambar 2 menunjukkan skema metodologi perencanaan strategis SI/TI
menurut Ward and Peppard.
Gambar 2. Metodologi Perencanaan Strategis SI/TI Ward and Peppard [2]
Metodologi Ward and Peppard terdiri dari tahapan masukan dan tahapan
keluaran. Tahapan masukan terdiri dari: analisis lingkungan bisnis internal,
analisis lingkungan bisnis eksternal, analisis lingkungan SI/TI internal, dan
analisis lingkungan SI/TI eksternal. Sedangkan tahapan keluaran merupakan
bagian yang dilakukan untuk menghasilkan suatu dokumen perencanaan strategis
SI/TI yang terdiri dari: strategi SI bisnis, strategi TI, dan strategi manajemen
SI/TI.
3. Metodologi Penelitian
Pengumpulan data dengan mengunakan metode pendekatan kualitatif yang
bersifat deskriptif dan cenderung menggunakan analisis. Proses dan makna
(perspektif subjek) lebih ditonjolkan dalam penelitian kualitatif. Landasan teori
dimanfaatkan sebagai pemandu agar fokus penelitian sesuai dengan fakta di
lapangan. Selain itu landasan teori juga bermanfaat untuk memberikan gambaran
umum tentang latar penelitian dan sebagai bahan pembahasan hasil penelitian.
Tahapan penelitian yang dilakukan dapat dilihat pada Gambar 3.
Tahap 1
Menelaah Kebutuhan
Bisnis dan Organisasi
Lingkungan Eksternal Organisasi
Analisis Bisnis Eksternal
Melakukan wawancara dan studi
literatur untuk mendapatkan analisis
Five Forces dan PEST pada PT. Cerah
Indah Grafika
Analisis Kondisi SI Eksternal
Melakukan wawancara dan studi literatur
untuk
dapat
menghasilkan
manfaat
penerapan SI/TI pada PT. Cerah Indah
Grafika
Lingkungan Internal Organisasi
Analisis Bisnis Internal
Analisis Kondisi SI Internal
Melakukan Observasi, Kuesioner, dan
wawancara untuk mendapatkan Value
Chain Aktivity.
Melakukan observasi, Kuesioner, dan
wawancara untuk mendapatkan hasil
portofolio aplikasi menggunakan Mc
Farlan Strategic Grid.
Tahap 2 (Menentukan Target SI)
Input : Kebutuhan SI/TI
Metode : Observasi, Kuesioner, Wawancara
Output : Solusi SI/TI dan Portofolio aplikasi
mendatang menggunakan Strategic Grid Mc Farlan
Tahap 3 (Menentukan Strategi SI)
Input : Solusi SI/TI
Metode : Observasi, Kuesioner, Wawancara
Output : Analisis gap dan usulan pengembangan
SI/TI
Gambar 3. Tahapan Penelitian
Tahap 1 Menelaah Kebutuhan Bisnis dan Organisasi. Pada tahap ini akan
dilakukan observasi dan wawancara pada PT. Cerah Indah Grafika untuk
mendapatkan pemahaman mengenai kondisi perusahaan, proses bisnis
perusahaan, dan kebutuhan SI/TI perusahaan. Hasil akhir dari tahap 1 ini adalah
gambaran mengenai keadaan bisnis perusahaan, serta peluang pemanfaatan SI
pada perusahaan dimasa depan, untuk mendapatkan keluaran tersebut kita perlu
memperoleh informasi perusahaan berupa visi, misi, dan tujuan perusahaan serta
menganalisis kondisi eksternal bisnis perusahaan untuk mengetahui
perkembangan teknologi dalam dunia bisnis untuk mendukung strategi
perusahaan dimasa depan. Mengetahui bagaimana posisi, keadaan dan kekuatan
SI/TI perusahaaan.
Tahap 2 Menentukan Target bagi SI/TI. Pada tahap ini akan dilakukan
observasi dan penyebaran kuesioner kepada manajer dan direktur utama
perusahaan, kemudian menentukan usulan strategi untuk memenuhi kebutuhan
PT. Cerah Indah Grafika. Hasil yang diperoleh pada tahap 1 akan menjadi usulan
pada tahap ini. Setelah itu akan diperoleh usulan strategi SI/TI yang sesuai dengan
kebutuhan perusahaan, untuk mendapatkan keluaran tersebut maka perlu adanya
identifikasi masalah dan solusi bisnis internal pada perusahaan, identifikasi
pemanfaatan SI/TI dari eksternal organisasi, Analisis kesenjangan kebutuhan
informasi, membuat usulan strategi SI/TI.
Tahap 3 Menentukan Strategi SI/TI. Pada tahap ini akan dibuat strategi SI
dengan memperhatikan hasil wawancara dan pengolahan data kuesioner, serta
aturan kebijakan yang ada sehingga akan diambil kebijakan terhadap rencana
pengembangan atau implementasi SI/TI pada PT. Cerah Indah Grafika.
4. Hasil dan Pembahasan
Analisis Value Chain Activity
Tahap analisis berikutnya adalah analisis lingkungan bisnis internal
perusahaan yang dilakukan untuk mengetahui secara jelas proses bisnis yang
terjadi di PT. Cerah Indah Grafika sehingga diperoleh gambaran yang jelas
mengenai rencana strategis sistem informasi untuk memenuhi kebutuhan
perusahaan. Proses pengumpulan data untuk tahap analisis lingkungan bisnis
internal adalah dengan melakukan wawancara dan kuesioner terhadap berbagai
departemen atau bagian yang ada di perusahaan. Alat analisis kedua yang
digunakan yaitu Porter’s Value Chain Analysis. Analisis Porter’s Value Chain
dilakukan untuk menggambarkan aktivitas proses bisnis utama dan proses bisnis
pendukung dari perusahaan. Analisis ini juga bertujuan untuk mengidentifikasi
dan mengelompokkan aktivitas-aktivitas yang terjadi di perusahaan ke dalam dua
bagian besar yaitu aktivitas utama dan aktivitas pendukung. Hasil analisis ini
kemudian akan digunakan untuk mengidentifikasi kebutuhan sistem informasi di
perusahaan. Value Chain yang terjadi di PT. Cerah Indah Grafika dapat
digambarkan seperti pada Gambar 4 di bawah ini.
Gambar 4. Porter’s Value Chain Analysis di PT. Cerah Indah Grafika
Dalam melakukan identifikasi penerapan sistem informasi di perusahaan
PT. Cerah Indah Grafika, maka dilakukan analisis lingkungan sistem informasi
secara internal yang digunakan di perusahaan saat ini yang dilakukan terhadap
segala sumber daya sistem informasi dan teknologi informasi yang tersedia.
Sumber daya yang dimaksud adalah sistem informasi dalam bentuk aplikasi,
teknologi informasi dalam bentuk perangkat keras, dan sumber daya manusia
yaitu pengguna sistem informasi atau manajemen sistem informasi yang terdapat
di perusahaan saat ini. Adapun daftar sistem informasi yang digunakan oleh
perusahaan saat ini yaitu seperti pada Tabel 1 di bawah ini:
Tabel 1. Daftar Sistem Informasi di PT. Cerah Indah Grafika
No.
Nama
Sistem Informasi
1.
SI Penggajian
2.
SI Produksi
3.
SI Desain Grafis
4.
SI Inventory
Pengguna
Bagian Akuntansi dan Bagian
Personalia dan Administrasi
Pembukuan
Bagian Produksi
Bagian Desain Grafis dan
Cetak Film dan Bagian
Produksi
Bagian Persediaan (Gudang)
Jenis Aplikasi
Spreadsheet
Spreadsheet
Spreadsheet
Spreadsheet
Berdasarkan hasil analisis yang diperoleh dari beberapa tahapan sebelumnya
yaitu analisis lingkungan bisnis perusahaan baik lingkungan internal maupun
eksternal, maka kemudian akan menjadi masukan pada tahapan usulan strategi
solusi sistem informasi untuk perusahaan PT. Cerah Indah Grafika. Adapun
usulan strategi solusi sistem informasi untuk perusahaan PT. Cerah Indah Grafika
adalah seperti pada Tabel 2 berikut.
Tabel 2. Usulan Sistem Informasi di PT. Cerah Indah Grafika
No.
Nama Usulan
Sistem Informasi
Pengguna
Platform
1.
SI Penggajian
2.
SI Produksi
3.
SI Desain Grafis dan
Cetak Film
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
SI Inventory
SI Pembelian
SI Customer
Relationship
Management
SI Supply Chain
Management
SI Pembayaran Piutang
dan Hutang
SI Akuntansi
SI Penjualan dan
Customer Service
Bagian Akuntansi dan
Administrasi Pembukuan
Bagian Personalia
Bagian Produksi
Bagian Desain Grafis dan
Cetak Film
Bagian Produksi
Bagian Persediaan (Gudang)
Bagian Pembelian
Desktop
Desktop
Desktop
Desktop
Web
Bagian Marketing
Web
Bagian Pembelian
Web
Bagian Akuntansi
Desktop
Bagian Akuntansi
Desktop
Bagian Penjualan
Web
5. Kesimpulan
Hasil analisis yang diperoleh dalam penelitian ini menggambarkan bahwa
sistem informasi yang dimiliki oleh PT. Cerah Indah Grafika, Semarang saat ini
belum dapat mendukung proses bisnis perusahaan secara keseluruhan. Hasil dari
penyusunan perencanaan strategis sistem informasi khususnya pada aplikasiaplikasi yang digunakan dalam proses bisnis perusahaan ini adalah untuk
memberikan panduan bagi manajemen dalam penerapan sistem informasi dan
untuk membantu meningkatkan produktivitas perusahaan di bidang percetakan.
Proses analisis dilakukan terhadap proses bisnis dan kondisi sistem informasi
secara internal dengan menyusun analisis Value Chain Activity dengan tujuan
untuk melakukan identifikasi kebutuhan penerapan sistem informasi guna
menunjang proses bisnis di perusahaan.
6. Daftar Pustaka
[1]. Maryani, Maryani dan Suparto, Darudiato (2010) Perancangan Rencana
Strategis Sistem Informasi dan Teknologi Informasi (SI/TI): Studi Kasus
STMIK XYZ. Jurnal Commit, 04 (01). ISSN 1979-2484.
[2]. J. Ward, and J. Peppard, Strategic Planning for Information Systems 3rd
Edition, England: John Wiley and Sons Ltd, 2002.
[3]. Fransisca Romana Dessyana Kardha dan, Dr. Ir. Eko Nugroho, M.Si. (2011)
Perencanaan Strategis Sistem Informasi Pada PT. Batik Danar Hadi
Menggunakan Ward and Peppard Framework. Thesis.
[4]. Elisabeth, Erly Farieda, Perencanaan Strategis Sistem Informasi PD. Alom
Jaya (AJ). Universitas Gunadarma. 2011.
[5]. Raymond McLeod Jr, dan George P. Schell ; 2007; Sistem Informasi
Manajemen edisi 9, Penerbit Indeks Jakarta.