Peranan Sistem Informasi dalam Organisas (1)
Peranan Sistem Informasi dalam Organisasi
Dewi Rahmawati 12650054, Fithrotin Maulidiyah 12650059, Shofiatus Soliha 12650124
Universitas Islam Negeri Maulana Malik Ibrahim Malang
Jl. Gajayana No. 50, Malang 65144
1. Pengertian Sistem Informasi dan Organisasi
Sistem berasal dari bahasa latin (systēma) dan bahasa yunani (sustēma) adalah suatu
kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan
aliran informasi, materi atau energi untuk mencapai suatu tujuan. Sedangkan informasi adalah
sekumpulan data atau fakta yang diorganisasi atau diolah dengan cara tertentu sehingga
mempunyai arti bagi penerima.
Menurut Gordon B. Davis, ”Secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu
kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel-variabel yang terorganisasi,
saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain dan terpadu. Sistem bisa berupa abstraksi
atau fisis.” Sedangkan menurut John F. Nash “Sistem Informasi adalah kombinasi dari
manusia, fasilitas atau alat teknologi, media, prosedur dan pengendalian yang bermaksud
menata jaringan komunikasi yang penting, proses atas transaksi-transaksi tertentu dan rutin,
membantu manajemen dan pemakai intern dan ekstern dan menyediakan dasar pengambilan
keputusan yang tepat.” Jadi secara umum sistem informasi dapat diartikan kombinasi dari
teknologi informasi dan aktivitas orang yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung
operasi dan manajemen.
Dalam sebuah organisasi atau perusahaan para pemimpin perusahaan maupun para
staf yang ada dalam perusahaan memerlukan akses ke data informasi yang dikumpulkan oleh
berbagai unit untuk melihat perkembangan perusahaannya, apakah untung atau rugi ? Selain
itu Keputusan manajer maupun pimpinan tidak hanya dari satu pihak, tapi harus dalam
kesepakatan banyak pihak agar perusahaan mendapatkan keputusan yang terbaik.
Misalnya, manajer harus mengakses informasi organisasi tentang produksi , sumber
daya manusia, dan area bisnis lainnya. Mustahil untuk memasarkan suatu produk secara baik
jika anda tidak mengetahui kemampuan dan biayanya, dan untuk itu diperlukan interaksi
dengan area manufaktur. Demikian pula jika organisasi tidak mampu mempekerjakan
pegawai pegawai yang dapat mengembangkan dan mengoperasikan aplikasi bisnis elektronik,
tanggung jawab bagian sumber daya manusia, maka tidak perlu mengembangkan strategi
pemasaran untuk akses internet.
Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), organisasi adalah kesatuan (susunan
dsb) yang terdiri dalam perkumpulan dan sebagainya untuk tujuan tertentu ; Kelompok kerja
sama antara orang-orang yang diadakan untuk mencapai tujuan bersama.
Sistem informasi yang mencakup keseluruhan organisasi disebut sistem informasi
perusahaan ( enterprise information system ). Sistem informasi perusahaan mengumpulkan
data dari semua proses bisnis dan memasukkan data tersebut ke dalam suatu database standar
sehingga seluruh anggota organisasi dapat mengakses dan menggunakan data tersebut.
Enterprise Information System saat ini mengakumulasi seluruh data transaksi
akuntansi dari bagian manufaktur, penjualan, pembelian, sumber daya manusia, dan berbagai
fungsi bisnis lainnya. Data itu berhubungan dengan sumber daya organisasi dan perencanaan
yang tidak dapat dilakukan tanpa memahami bagaimana tiap penjualan, tiap unit yang
diproduksi, dan tiap tindakan mempengaruhi kesuluruhan organisasi
Gambar tersebut menunjukkan bagaimana EntIS menjadi pondasi yang diatasnya
dibangun berbagai sistem area bisnis seperti sistem informasi pemasaran, sistem informasi
manufaktur, dan sebagainya. Di atas berbagai sistem informasi area bisnis itu terdapat sistem
informasi eksekutif. Tujuan Enterprise Information System adalahMengumpulkan dan
menyebarkan data ke seluruh proses organisasi
2. Industri Perangkat Lunak ERP
Sistem ERP ( Enterprise Resource Planning ) adalah suatu sistem informasi yang
memungkinkan manajemen atas seluruh sumber daya perusahaan secara keseluruhan, ini
merupakan perluasan istilah perencanaan sumber daya manufaktur yang berasal dari area
manufaktur. ERP berfungsi mengintegrasikan proses proses penciptaan produk atau jasa
perusahaan mulai dari pemesanan bahan – bahan mentah dan fasilitas produksi sampai
dengan terciptanya produk jadi yang siap ditawarkan kepada pelanggan.
Perangkat Lunak ERP mencakup data dari seluruh organisasi, tetapi sistem informasi
untuk area bisnis dan tingkat eksekutif terpisah dari ERP. Sebagai contoh, dua perusahaan
perangkat lunak terbesar dunia, Microsoft dan IBM. Mereka menjalankan sebagian besar
bisnis dengan menggunakan perangkat lunak dari penjual ERP. Fungsi – Fungsi perusahaan
yang harus dilibatkan dalam proses ERP adalah perencanaan bisnis ( visi, misi, dan
perencanaan strategis ), peramalan, proses MRP II ( Master Planning, Perencanaan Produksi,
Pembelian, Manajemen Persediaan, Pengendalian Aktivitas, dan Pengukuran Kinerja
Manufacturing ), Financial ( Payroll, Penetapan Biaya Produksi, Utang – Piutang, Harga
Tetap, General Ledger ), SDM, SI, Rekayasa Pabrik dan lain lain.
•
Financial Resource Management (FRM)
Modul - modul yang berfungsi untuk mengumpulkan dan mengelola seluruh data
finansial sehingga mampu menyajikan laporan dari hasil relasi data dari beberapa
departemen. modul -modulnya antara lain; General Accounting, Financial
Accounting, Controling, Invesment Management, Treasury, dan Enterprise
Controlling.
•
Human Resource Management ( HRM )
Sumber daya manusia adalah asset terbesar perusahaan yang memerlukan pengelolaan
yang baik dan terukur dari mulai perekrutan, penjadualan dan pemrosesan gaji.
Pekerjaan-pekerjaan rutin bisnis yang terkait sumber daya manusia seperti
pembayaran gaji, manajemen tugas, ongkos tugas luar kantor, bonus/kompensasi,
perekrutan hingga perencanaan kebutuhan tenaga kerja dapat dikelola oleh modul ini.
Modulnya antara lain: Personnel Management, Personnel Time Management,
Payroll, Training and Event Management, Organizational Management, Travel
Management.
•
Customer Relationship Management (CRM)
Adalah sebuah sistem informasi yang terintegrasi yang digunakan untuk
merencanakan, menjadwalkan, dan mengendalikan aktivitas-aktivitas prapenjualan
dan pascapenjualan dalam sebuah organisasi. CRM melingkupi semua aspek yang
berhubungan dengan calon pelanggan dan pelanggan saat ini, termasuk di dalamnya
adalah pusat panggilan (call center), tenaga penjualan (sales force), pemasaran,
dukungan teknis (technical support) dan layanan lapangan (field service).
•
Manufacturing Resource Planning (MRP II)
Evolusi dari Material Requirements Planning (MRP I), yang melingkupi faktor
tambahan seperti perencanaan jangka panjang, master schedulling, rough cut capacity
planning dan shoop floor control. MRP I telah memasukan unsur pengawasan dan
pelaporan. Setelah MRP I perusahaan menyadari bahwa banyak hal yang harus
dipadukan antara lain keuangan, peramalan, sales order, analisis penjualan, distribusi,
quality control serta sistem pelaporan dan pengawasan lebih lanjut. Hal ini kemudian
dikenal dengan konsep ERP (Enterprise Resources Planning).
•
Supply Chain Management (SCM)
Adalah Modul logistik secara fungsional digunakan untuk memproses pengadaan,
penjualan dan distribusi logistik yang digunakan oleh perusahaan.
Tujuan dari SCM adalah untuk melakukan efektifitas dan efisiensi mulai dari
suppliers, manufacturers, warehouse dan stores.
SCM sebenarnya adalah modul yang menjadi fokus yang mutakhir dalam
pengembangan sistem ERP. Penerapan SCM yang baik dengan memanfaatkan
Internet adalah solusi yang sangat efektif dalam penghematan biaya perusahaan.
3. Kelayakan Sistem Informasi Perusahaan
Sistem informasi merupakan pengeluaran modal yang besar dan harus dievaluasi
dengan cara yang sama seperti investasi besar lain yang akan dilakukan oleh
organisasi. Kelayakan Sistem Informasi dapat ditinjau dari 3 aspek, yaitu :
1.
Kelayakan Ekonomis
Berhubungan
dengan
pembenaran
suatu
pengeluaran
mempertimbangkan keuntungan dan biaya secara keuangan
2.
dengan
Kelayakan Teknis
Mempertimbangkan ketersediaan teknologi yang diperlukan
3.
Kelayakan Operasional
Mempertimbangkan kemampuan SDM di perusahaan itu untuk berhasil
melaksanakan proses yang diperlukan
4. Penerapan Sistem Informasi
Saat memulai penerapan EntIS, perusahaan harus memberi perhatian khusus
pada pemilihan penjual perangkat lunak, pelatihan pemakai, dan peralihan (cutover).
Ada beberapa pendekatan penerapan, tetapi untuk tiap pendekatan, pelatihan adalah
komponen yang vital.
1. Pemilihan Penjual
Dasar konsep proses bisnis di dalam perangkat lunak penjual harus menjadi
kriteria utama dalam pemilihan penjual.Makin besar perbedaan antara proses
di dalam perangkat lunak dengan proses organisasi saat ini, makin sulit
penerapannya. Proses baru itu harus diterima para pemakai dan cukup mirip
dengan proses yang ada sekarang sehingga penerapannya tidak menimbulkan
stres yang tidak perlu.
2.
Pelatihan Pemakai
Pelatihan adalah bagian dari rancangan awal EntIS dan berlangsung sebelum,
selama, dan setelah penerapan EntIS. Pelatihan EntIS berbeda dari sebagian
besar pelatihan sistem informasi karena sering mengharuskan para pemakai
untuk memahami proses bisnis diluar tugas pekerjaan pemakai.
3. Pendekatan Peralihan
Sebagian besar analis memilih pendekatan bertahap untuk penerapan EntIS.
Segmen-segmen sistem yang berkaitan dengan berbagai proses bisnis
diterapkan berurutan sesuai tingkat kepentingannya bagi operasi bisnis.
Peralihan segera dari sistem yang telah ada sangat berbahaya karena jika
sistem perusahaan baru itu gagal, gagal pula seluruh pengolahan informasi
oleh sistem yang mencakup keseluruhan perusahaan ini.
5. Kegagalan Sistem Informasi Perusahaan
Kegagalan sistem informasi perusahaan mencakup proyek yang ditinggalkan
sebelum penerapan atau diterapkan tetapi begitu gagal sehingga organisasi kembali ke
sistem informasi yang dahulu. Ini merupakan biaya yang buruk karena organisasi
umumnya telah menginvestasikan jutaan dolar dan banyak jam kerja dalam proyek
EntIS. Namun, kegagalan sistem informasi perusahaan tidak berarti bahwa organisasi
menyerah sepenuhnya. Organisasi tersebut dapat mencobanya lagi.
6. Meminimalkan Kemungkinan Kegagalan EntIS
Organisasi dapat meminimalkan kemungkinan kegagalan EntIS dengan
mengambil langkah-langka sebagai berikut.
1. Mengerti kerumitan organisasi
2. Mengenali proses yang dapat menurun nilainya bila standarisasi dipaksakan
3. Mencapai konsensus dalam organisasi
menerapkan sistem informasi perusahaan.
6. Macam Macam Sistem Informasi Dalam Organisasi
sebelum
memutuskan
untuk
SISTEM
INFORMA
SI SDM
SISTEM
INFO
MANUFAK
TUR
SISTEM
INFO
FUNGSIONA
L
SISTEM
INFO
AKUNTANS
I
SISTEM
INFO
KEUANGA
N
SISTEM
INFO
PEMASARA
N
SISTEM
INFO
EKSEKUTIF
Sistem Informasi Eksekutif
Sistem Informasi Organisasi yang dimaksudkan untuk digunakan oleh para
manager tingkat atas dalam pengambilan keputusan strategis. Sudut pandang sistem
informasi eksekutif yang luas dan strategis memerlukan ketersediaan data yang
dikumpulkan dari seluruh organisasi.
Apa yang dilakukan Eksekutif ?
1. Fungsi Manajemen : merencanakan, mengorganisasikan, menyusun staf,
mengarahkan, dan mengendalikan.
2. Fungsi Manajerial : melakukan perundingan dan penggabungan usaha
(merger).
Saran-Saran Untuk Memperbaiki Sistem Informasi Eksekutif
1. Mencatat transaksi-transaksi informasi yang masuk
2. Merangsang sumber-sumber bernilai tinggi
3. Memanfaatkan peluang
4. Menyesuaikan sistem pada perorangan
5. Memanfaatkan teknologi
Sistem Informasi Pemasaran
Merupakan sistem informasi pertama yang dikembangkan untuk memenuhi
kebutuhan khusus area bisnis yang menangani berbagai hal yang berkaitan dengan
kegiatan pemasaran perusahaan yang sangat luas.
Prinsip-Prinsip Pemasaran
1. Bauran Pemasaran
Tujuannya adalah mengembangkan strategi yang menerapkan sumber daya ini
bagi pemasaran barang, jasa, dan gagasan perusahaan. Ada 4 strategi, yaitu :
a.
Produk : apa yang dibeli oleh pelanggan untuk memuaskan kebutuhannya.
b.
Promosi : perhubungan dengan semua cara yang mendorong penjualan
produk termasuk periklanan dan penjualan langsung.
c.
Tempat : berhubungan dengan cara mendistribusikan produk secara fisik
kepada pelanggan melalui saluran distribusi.
d.
Harga : semua elemen yang berhubungan dengan apa yang dibayar oleh
pelanggan untuk produk itu.
Sistem Informasi Sumberdaya Informasi
•Sistem yang menyediakan informasi mengenai sumber daya informasi perusahaan
pada para pemakai di seluruh perusahaan. Sistem ini mencakup perangkat keras,
perangkat lunak, spesialis informasi dan pemakai, serta data dan informasi.
Sebagian besar sumber daya ini ditempatkan di IS, tetapi semakin banyak yang
ditempatkan di area pemakai.
•Model sistem informasi sumber daya informasi (Information Resources Information
System – IRIS) berbentuk serupa dengan sistem informasi fungsional lain.
•Input mencakup data akuntansi, semua dari proyek penelitian khusus, dan inteligen
yang dikumpulkan dari lingkungan perusahaan.
•Output dihasilkan oleh lima subsistem. Empat dari subsistem tersebut menyediakan
informasi tentang perangkat keras, perangkat lunak, manusia, serta data dan
sumber daya informasi. Subsistem kelima mengintegrasikan data dari keempat
subsistem lain. Para pemakai IRIS meliputi orang-orang diseluruh perusahaan yang
terlibat dalam manajemen informasi.
Sistem Informasi Manufaktur
Suatu sistem berbasis komputer yang bekerja dalam hubungannya dengan
sistem informasi fungsional lainnya untuk mendukung manajemen perusahaan dalam
pemecahan masalah yang berhubungan dengan manufaktur produk perusahaan yang
pada dasarnya tetap bertumpu pada input, proses dan output.
Manajemen manufaktur menggunakan komputer baik sebagai sistem
konseptual maupun sebagai suatu elemen dalam sistem produksi fisik. Computeraided design (CAD), Computer-aided manufacturing (CAM), dan robotic, semuanya
menggambarkan cara menggunakan teknologi komputer dalam sistem fisik.
•
Computer-aided design (CAD)
Melibatkan penggunaan komputer untuk membantu rancangan produk
yang akan dimanufaktur. Jadi, ketika rancangan selesai dibuat perangkat
lunak CAD dapat menyiapkan spesifikasi rinci yang diperlukan untuk
memproduksi produk itu. Spesifikasi ini disimpan dalam database
rancangan.
•
Computer-aided Manifacturing (CAM)
Adalah penerapan komputer dalam proses produksi. Sebagian mesin
produksi mempunyai built-in microprocessor, dan sebagian dikendalikan
oleh komputer mini. Satu komputer mini dapat mengendalikan beberapa
mesin produksi sekaligus. Sebagian besar otomasi pabrik saat ini terdiri
dari teknologi CAM. Produksi dapat berjalan lebih cepat dan presisi yang
lebih tinggi dari pada jika pekerja manusia yang mengendalikan. Presisi
yang lebih tinggi memungkinkan lebih sedikit bagian yang cacat dan
terbuang.
•
Robotik
Robotik melibatkan penggunaan robot industrial, alat yang secara
otomatis melaksanakan tugas-tugas tertentu dalam proses manufaktur.
Robot memungkinkan perusahaan untuk memotong biaya dan mencapai
tingkat kualitas yang tinggi, tetapi mereka juga melaksanakan pekerjaan
yang berbahaya seperti bekerja di area yang suhunya sangat tinggi.
Sistem Informasi Keuangan
Memberikan informasi kepada orang atau kelompok baik di dalam
maupun di luar perusahaan mengenai masalah keuangan perusahaan,
informasi disajikan dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus, hasil dari
simulasi matematika, komunikasi elektronik dan saran dari sistem pakar.
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Setiap organisasi khususnya perusahaan memerlukan data yang bersifat riil
dari setiap tingkatan manajemennya. Data tersebut disusun dan dikelola dalam
sebuah sistem informasi.
Salah satu sistem informasi terpenting pada perusahaan adalah mengenai
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia/Human Resources Information
System (SISDM/HRIS).
Definisi
•
Human Resources Information System (HRIS) adalah program aplikasi komputer
yang mengorganisir tata kelola dan tata laksana manajemen SDM di perusahaan guna
mendukung proses pengambilan keputusan atau biasa disebut dengan Decision
Support System dengan menyediakan berbagai informasi yang diperlukan.
Definisi
•
Pengertian menurut wikipedia.com, yang dimaksud HRIS adalah sebuah bentuk
interseksi/pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM)
dan teknologi informasi.
•
Sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang utamanya
mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktivitas-aktivitas MSDM
seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan data dalam
serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam aplikasi
perencanaan sumber daya perusahaan / enterprise resource planning (ERP).
Penerapan Sistem Informasi
Sistem informasi digunakan untuk mendukung operasi-operasi manajemen yang
dilakukan oleh suatu organisasi. Operasi-operasi manajemen terdiri dari beberapa tahap,
yaitu :
1.
Perencanaan
2.
Pengorganisasian
3.
Pelaksanaan
4.
Pengendalian
1) Tahap Perencanaan
Tahap perencanaan adalah tahap awal dari suatu operasi dalam manajemen
suatu organisasi.
Dalam tahap ini, organisasi tersebut merumuskan segala sesuatu tentang
operasi yang akan dilakukannya, diantaranya adalah : nama operasi, jenis operasi,
tujuan operasi, metode operasi, dan lain lain.
2) Tahap Pengorganisasian
Dalam tahap ini, organisasi merencanakan teknis pelaksanaan operasi yang
akan dilakukan, pembiayaan, sumber daya yang dibutuhkan, penjadwalan, dan lain
lain. Dalam beberapa literatur, tahap pengorganisasian ini dimasukkan dalam tahap
perencanaan
3) Tahap Pelaksanaan
Dalam tahap ini semua rencana operasi dan pengorganisasian yang sudah
direncanakan dapat dilaksanakan. Semua kegiatan yang terkait dengan pelaksanaan
operasi dicatat, disimpan, dan diorganisasikan untuk keperluan evaluasi hasil operasi.
4) Tahap Pengendalian
Dalam tahap ini kegiatan yang dilakukan adalah melakukan pengawasan
terhadap pelaksanaan operasi, apakah operasi yang berjalan sesuai dengan rencana
atau tidak. Hasil pelaksanaan operasi dilaporkan untuk keperluan evaluasi dan
pengambilan keputusan berikutnya.
Peranan sistem informasi dalam mendukung operasi dalam suatu organisasi
adalah untuk mencatat, menyimpan, dan mengorganisasikan semua data yang terkait
dengan operasi tersebut, serta mengolah data-data tersebut menjadi informasi yang
dapat dilaporkan pada pihak-pihak yang membutuhkannya.
Selain itu dalam suatu organisasi terdapat tiga tingkatan manajemen, yaitu :
1. Manajemen Tingkat Bawah
2. Manajemen Tingkat Menengah
3. Manajemen Tingkat Atas
1. Manajemen Tingkat Bawah
Manajemen tingkat bawah menangani masalah-masalah transaksi dan
membuat laporan rutin. Sistem informasi yang digunakan dalam tingkatan manajemen
ini adalah sistem pemrosesan transaksi. Sistem pemrosesan transaksi ini hanya dapat
melakukan pencatatan dan penyimpanan transaksi - transaksi yang terjadi, dan
membuat laporan sehubungan dengan transasksi - transaksi tersebut.
2. Manajemen Tingkat Menengah
Manajemen tingkat menengah menangani masalah-masalah yang memerlukan
pengambilan keputusan dalam suatu bagian / departemen dalam organisasi tersebut.
Sistem informasi yang digunakan dalam tingkatan ini adalah sistem informasi
manajemen. Sistem informasi manajemen ini tidak dapat digunakan untuk entry data
transaksi, karena untuk keperluan ini sudah dilakukan oleh sistem pemrosesan
transaksi.
3. Manajemen Tingkat Atas
Manajemen tingkat atas menangani masalah-masalah strategis secara
menyeluruh yang melibatkan berbagai departemen yang ada dalam organisasi
tersebut. Sistem informasi yang digunakan dalam tingkatan manajemen ini adalah
sistem informasi eksekutif. Sistem informasi eksekutif diberi hak untuk mengakses
informasi-informasi yang ada pada semua departemen dalam organisasi tersebut,
sehingga dengan informasi-informasi tersebut manajemen tingkat atas dapat
mengambil keputusan dengan tepat.
Contoh kasus pada penerapan sistem informasi dalam suatu organisasi adalah
penggunaan sistem informasi dalam organisasi pondok pesantren. Organisasi pondok
pesantren tentunya mempunyai tingkatan-tingkatan manajemen. Mulai dari staf-staf
administrasi, para kepala bagian, hingga pengasuh pondok pesantren.
Manajemen tingkat bawah menggunakan sistem pemrosesan transaksi untuk
membantu kegiatannya. Sistem pemrosesan transaksi dalam organisasi pondok
pesantren ada banyak macamnya, diantaranya adalah sistem pencatatan santri baru,
pencatatan pembayaran syahariyah, pencatatan kegiatan pendidikan, dll.
Manajemen tingkat menengah menggunakan sistem informasi manajemen
untuk membantu kegiatannya. Sistem informasi manajemen juga ada banyak
macamnya, sedikitnya dalam setiap departemen ada satu macam sistem informasi
manajemen. Sistem informasi manajemen digunakan untuk menghasilkan laporanlaporan yang berisi informasi untuk mendukung dalam pengambilan keputusan.
Sebagai contoh sistem informasi manajemen kepegawaian yang menghasilkan
laporan-laporan informasi kepegawaian yang dapat digunakan untuk mengambil
keputusan karir seorang pegawai, penetapan gaji, dll.
Manajemen tingkat atas menggunakan sistem informasi eksekutif untuk
membantu kegiatannya. Sistem informasi eksekutif dapat mengakses informasi yang
ada pada setiap sistem informasi manajemen sehingga informasi yang disajikan
lengkap. Dengan informasi yang lengkap pengasuh pondok pesantren dapat
mengambil keputusan untuk mengembangkan pondok pesantrennya supaya menjadi
lebih baik. Kemudian semua sistem informasi tersebut dipadukan dalam suatu sistem
informasi perusahaan (Enterprise Information System).
Informasi mempunyai manfaat dan peranan yang sangat penting di dalam
suatu organisasi. Tidak adanya suatu informasi, suatu organisasi tidak dapat berjalan
dengan efektif dan efisien.
Informasi merupakan sebuah data yang telah diolah sedemikian rupa sehingga
menjadi bentuk yang bermanfaat untuk orang yang menerimanya. Suatu system jika
tidak terdapat informasi, maka tidak akan berguna. Karena suatu system yang tidak
mendapatkan informasi akan mengalami kesusahan dan akhirnya berhenti.
Sistem informasi secara umum mempunyai beberapa peranan di dalam sebuah
organisasi, yaitu :
1. Meminimalkan resiko ( Minimize risk )
Setiap bisnis memiliki risiko, terutama berkaitan dengan faktor - faktor
keuangan. Pada umumnya risiko berasal dari ketidakpastian dalam berbagai hal dan
aspek-aspek eksternal lain yang berada diluar control perusahaan. Saat ini berbagai
jenis aplikasi telah tersedia untuk mengurangi risiko-risiko yang kerap dihadapi oleh
bisnis seperti forecasting, financial advisory, planning expert dan lain-lain. Kehadiran
teknologi informasi selain harus mampu membantu perusahaan mengurangi risiko
bisnis yang ada, perlu pula menjadi sarana untuk membantu manajemen dalam
mengelola risiko yang dihadapi
2. Mengurangi Kerugian ( Reduce Costs )
Peranan teknologi informasi sebagai katalisator dalam berbagai usaha
pengurangan biaya-biaya operasional perusahaan pada akhirnya akan berpengaruh
terhadap profitabilitas perusahaan. Sehubungan dengan hal tersebut biasanya ada
empat cara yang ditawarkan teknologi informasi untuk mengurangi biaya-biaya
kegiatan operasional yaitu :
Eleminasi Proses Implementasi berbagai komponen teknologi informasi akan
mampu menghilangkan atau mengeliminasi proses-proses yang dirasa tidak perlu.
Contoh call center untuk menggantikan fungsi layanan pelanggan dalam menghadapi
keluhan pelanggan.
Simplifikasi Proses Berbagai proses yang panjang dan berbelit-belit
(birokratis) biasanya dapat disederhanakan dengan mengimplementasikan berbagai
komponen teknologi informasi. Contoh order dapat dilakukan melalui situs
perusahaan tanpa perlu datang ke bagian pelayanan order.
Integrasi Proses Teknologi informasi juga mampu melakukan pengintegrasian
beberapa proses menjadi satu sehingga terasa lebih cepat dan praktis (secara langsung
akan meningkatkan kepuasan pelanggan juga).
Otomatisasi Proses Mengubah proses manual menjadi otomatis merupakan
tawaran klasik dari teknologi informasi.
3. Memberi Nilai ( Add Value )
Peranan selanjutnya dari teknologi informasi adalah untuk menciptakan value
bagi pelanggan perusahaan. Tujuan akhir dari penciptaan value tidak sekedar untuk
memuaskan pelanggan, tetapi lebih jauh lagi untuk menciptakan loyalitas sehingga
pelanggan tersebut bersedia selalu menjadi konsumennya untuk jangka panjang.
4. Membuat Arena Bersaing ( Create New Realities )
Perkembangan teknologi informasi terakhir yang ditandai dengan pesatnya
teknologi internet telah mampu menciptakan suatu arena bersaing baru bagi
perusahaan, yaitu di dunia maya. Berbagai konsep e-business semacan e-commerce,
e-procurement, e-customer, e-loyalty, dan lain-lainnya pada dasarnya merupakan cara
pandang baru dalam menanggapi mekanisme bisnis di era globalisasi informasi.
Keuntungan dan Kerugian Penggunaan Sistem Informasi dalam Perusahaan
Keuntungan :
1.
Dapat dilakukan secara otomatis
2.
Menghemat waktu
3.
Dapat menghemat biaya promosi dan pemasaran
4. Pengambilan keputusan yang tepat
Faktor pengaruh penggunaan Sistem Informasi
1. Pengaruh ekonomi internasional dan persaingan global; transaksi takterbatas
pada tempat berbeda
2. Perkembangan teknologi;
3. Batas waktu yang semakin singkat
4. Kendala sosial;
Kesimpulan
•
Sistem informasi adalah kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas orang yang
menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan manajemen.
•
Secara umum, peranan sistem informasi dalam organisasi adalah Meminimalkan
resiko, memberi nilai, mengurangi kerugian, dan meningkatkan daya saing.
Daftar Pustaka
Budi Sutedjo Dharma Oetomo. Perencaan dan Pembangunan Sistem Informasi. Penerbit
ANDI, Yogyakarta, 2002.
Jogiyanto. H. M. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Penerbit Andi
id.wikipedia.org/wiki/Sistem_informasi
id.wikipedia.org/wiki/Sistem
George H. Bodnar and William S. Hopwood. Accounting Information Systems, Prentince
Hall, International Edition, New Jersey, 1995.
http://www.yaqinov.wordpress.com//
Dewi Rahmawati 12650054, Fithrotin Maulidiyah 12650059, Shofiatus Soliha 12650124
Universitas Islam Negeri Maulana Malik Ibrahim Malang
Jl. Gajayana No. 50, Malang 65144
1. Pengertian Sistem Informasi dan Organisasi
Sistem berasal dari bahasa latin (systēma) dan bahasa yunani (sustēma) adalah suatu
kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan
aliran informasi, materi atau energi untuk mencapai suatu tujuan. Sedangkan informasi adalah
sekumpulan data atau fakta yang diorganisasi atau diolah dengan cara tertentu sehingga
mempunyai arti bagi penerima.
Menurut Gordon B. Davis, ”Secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu
kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel-variabel yang terorganisasi,
saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain dan terpadu. Sistem bisa berupa abstraksi
atau fisis.” Sedangkan menurut John F. Nash “Sistem Informasi adalah kombinasi dari
manusia, fasilitas atau alat teknologi, media, prosedur dan pengendalian yang bermaksud
menata jaringan komunikasi yang penting, proses atas transaksi-transaksi tertentu dan rutin,
membantu manajemen dan pemakai intern dan ekstern dan menyediakan dasar pengambilan
keputusan yang tepat.” Jadi secara umum sistem informasi dapat diartikan kombinasi dari
teknologi informasi dan aktivitas orang yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung
operasi dan manajemen.
Dalam sebuah organisasi atau perusahaan para pemimpin perusahaan maupun para
staf yang ada dalam perusahaan memerlukan akses ke data informasi yang dikumpulkan oleh
berbagai unit untuk melihat perkembangan perusahaannya, apakah untung atau rugi ? Selain
itu Keputusan manajer maupun pimpinan tidak hanya dari satu pihak, tapi harus dalam
kesepakatan banyak pihak agar perusahaan mendapatkan keputusan yang terbaik.
Misalnya, manajer harus mengakses informasi organisasi tentang produksi , sumber
daya manusia, dan area bisnis lainnya. Mustahil untuk memasarkan suatu produk secara baik
jika anda tidak mengetahui kemampuan dan biayanya, dan untuk itu diperlukan interaksi
dengan area manufaktur. Demikian pula jika organisasi tidak mampu mempekerjakan
pegawai pegawai yang dapat mengembangkan dan mengoperasikan aplikasi bisnis elektronik,
tanggung jawab bagian sumber daya manusia, maka tidak perlu mengembangkan strategi
pemasaran untuk akses internet.
Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), organisasi adalah kesatuan (susunan
dsb) yang terdiri dalam perkumpulan dan sebagainya untuk tujuan tertentu ; Kelompok kerja
sama antara orang-orang yang diadakan untuk mencapai tujuan bersama.
Sistem informasi yang mencakup keseluruhan organisasi disebut sistem informasi
perusahaan ( enterprise information system ). Sistem informasi perusahaan mengumpulkan
data dari semua proses bisnis dan memasukkan data tersebut ke dalam suatu database standar
sehingga seluruh anggota organisasi dapat mengakses dan menggunakan data tersebut.
Enterprise Information System saat ini mengakumulasi seluruh data transaksi
akuntansi dari bagian manufaktur, penjualan, pembelian, sumber daya manusia, dan berbagai
fungsi bisnis lainnya. Data itu berhubungan dengan sumber daya organisasi dan perencanaan
yang tidak dapat dilakukan tanpa memahami bagaimana tiap penjualan, tiap unit yang
diproduksi, dan tiap tindakan mempengaruhi kesuluruhan organisasi
Gambar tersebut menunjukkan bagaimana EntIS menjadi pondasi yang diatasnya
dibangun berbagai sistem area bisnis seperti sistem informasi pemasaran, sistem informasi
manufaktur, dan sebagainya. Di atas berbagai sistem informasi area bisnis itu terdapat sistem
informasi eksekutif. Tujuan Enterprise Information System adalahMengumpulkan dan
menyebarkan data ke seluruh proses organisasi
2. Industri Perangkat Lunak ERP
Sistem ERP ( Enterprise Resource Planning ) adalah suatu sistem informasi yang
memungkinkan manajemen atas seluruh sumber daya perusahaan secara keseluruhan, ini
merupakan perluasan istilah perencanaan sumber daya manufaktur yang berasal dari area
manufaktur. ERP berfungsi mengintegrasikan proses proses penciptaan produk atau jasa
perusahaan mulai dari pemesanan bahan – bahan mentah dan fasilitas produksi sampai
dengan terciptanya produk jadi yang siap ditawarkan kepada pelanggan.
Perangkat Lunak ERP mencakup data dari seluruh organisasi, tetapi sistem informasi
untuk area bisnis dan tingkat eksekutif terpisah dari ERP. Sebagai contoh, dua perusahaan
perangkat lunak terbesar dunia, Microsoft dan IBM. Mereka menjalankan sebagian besar
bisnis dengan menggunakan perangkat lunak dari penjual ERP. Fungsi – Fungsi perusahaan
yang harus dilibatkan dalam proses ERP adalah perencanaan bisnis ( visi, misi, dan
perencanaan strategis ), peramalan, proses MRP II ( Master Planning, Perencanaan Produksi,
Pembelian, Manajemen Persediaan, Pengendalian Aktivitas, dan Pengukuran Kinerja
Manufacturing ), Financial ( Payroll, Penetapan Biaya Produksi, Utang – Piutang, Harga
Tetap, General Ledger ), SDM, SI, Rekayasa Pabrik dan lain lain.
•
Financial Resource Management (FRM)
Modul - modul yang berfungsi untuk mengumpulkan dan mengelola seluruh data
finansial sehingga mampu menyajikan laporan dari hasil relasi data dari beberapa
departemen. modul -modulnya antara lain; General Accounting, Financial
Accounting, Controling, Invesment Management, Treasury, dan Enterprise
Controlling.
•
Human Resource Management ( HRM )
Sumber daya manusia adalah asset terbesar perusahaan yang memerlukan pengelolaan
yang baik dan terukur dari mulai perekrutan, penjadualan dan pemrosesan gaji.
Pekerjaan-pekerjaan rutin bisnis yang terkait sumber daya manusia seperti
pembayaran gaji, manajemen tugas, ongkos tugas luar kantor, bonus/kompensasi,
perekrutan hingga perencanaan kebutuhan tenaga kerja dapat dikelola oleh modul ini.
Modulnya antara lain: Personnel Management, Personnel Time Management,
Payroll, Training and Event Management, Organizational Management, Travel
Management.
•
Customer Relationship Management (CRM)
Adalah sebuah sistem informasi yang terintegrasi yang digunakan untuk
merencanakan, menjadwalkan, dan mengendalikan aktivitas-aktivitas prapenjualan
dan pascapenjualan dalam sebuah organisasi. CRM melingkupi semua aspek yang
berhubungan dengan calon pelanggan dan pelanggan saat ini, termasuk di dalamnya
adalah pusat panggilan (call center), tenaga penjualan (sales force), pemasaran,
dukungan teknis (technical support) dan layanan lapangan (field service).
•
Manufacturing Resource Planning (MRP II)
Evolusi dari Material Requirements Planning (MRP I), yang melingkupi faktor
tambahan seperti perencanaan jangka panjang, master schedulling, rough cut capacity
planning dan shoop floor control. MRP I telah memasukan unsur pengawasan dan
pelaporan. Setelah MRP I perusahaan menyadari bahwa banyak hal yang harus
dipadukan antara lain keuangan, peramalan, sales order, analisis penjualan, distribusi,
quality control serta sistem pelaporan dan pengawasan lebih lanjut. Hal ini kemudian
dikenal dengan konsep ERP (Enterprise Resources Planning).
•
Supply Chain Management (SCM)
Adalah Modul logistik secara fungsional digunakan untuk memproses pengadaan,
penjualan dan distribusi logistik yang digunakan oleh perusahaan.
Tujuan dari SCM adalah untuk melakukan efektifitas dan efisiensi mulai dari
suppliers, manufacturers, warehouse dan stores.
SCM sebenarnya adalah modul yang menjadi fokus yang mutakhir dalam
pengembangan sistem ERP. Penerapan SCM yang baik dengan memanfaatkan
Internet adalah solusi yang sangat efektif dalam penghematan biaya perusahaan.
3. Kelayakan Sistem Informasi Perusahaan
Sistem informasi merupakan pengeluaran modal yang besar dan harus dievaluasi
dengan cara yang sama seperti investasi besar lain yang akan dilakukan oleh
organisasi. Kelayakan Sistem Informasi dapat ditinjau dari 3 aspek, yaitu :
1.
Kelayakan Ekonomis
Berhubungan
dengan
pembenaran
suatu
pengeluaran
mempertimbangkan keuntungan dan biaya secara keuangan
2.
dengan
Kelayakan Teknis
Mempertimbangkan ketersediaan teknologi yang diperlukan
3.
Kelayakan Operasional
Mempertimbangkan kemampuan SDM di perusahaan itu untuk berhasil
melaksanakan proses yang diperlukan
4. Penerapan Sistem Informasi
Saat memulai penerapan EntIS, perusahaan harus memberi perhatian khusus
pada pemilihan penjual perangkat lunak, pelatihan pemakai, dan peralihan (cutover).
Ada beberapa pendekatan penerapan, tetapi untuk tiap pendekatan, pelatihan adalah
komponen yang vital.
1. Pemilihan Penjual
Dasar konsep proses bisnis di dalam perangkat lunak penjual harus menjadi
kriteria utama dalam pemilihan penjual.Makin besar perbedaan antara proses
di dalam perangkat lunak dengan proses organisasi saat ini, makin sulit
penerapannya. Proses baru itu harus diterima para pemakai dan cukup mirip
dengan proses yang ada sekarang sehingga penerapannya tidak menimbulkan
stres yang tidak perlu.
2.
Pelatihan Pemakai
Pelatihan adalah bagian dari rancangan awal EntIS dan berlangsung sebelum,
selama, dan setelah penerapan EntIS. Pelatihan EntIS berbeda dari sebagian
besar pelatihan sistem informasi karena sering mengharuskan para pemakai
untuk memahami proses bisnis diluar tugas pekerjaan pemakai.
3. Pendekatan Peralihan
Sebagian besar analis memilih pendekatan bertahap untuk penerapan EntIS.
Segmen-segmen sistem yang berkaitan dengan berbagai proses bisnis
diterapkan berurutan sesuai tingkat kepentingannya bagi operasi bisnis.
Peralihan segera dari sistem yang telah ada sangat berbahaya karena jika
sistem perusahaan baru itu gagal, gagal pula seluruh pengolahan informasi
oleh sistem yang mencakup keseluruhan perusahaan ini.
5. Kegagalan Sistem Informasi Perusahaan
Kegagalan sistem informasi perusahaan mencakup proyek yang ditinggalkan
sebelum penerapan atau diterapkan tetapi begitu gagal sehingga organisasi kembali ke
sistem informasi yang dahulu. Ini merupakan biaya yang buruk karena organisasi
umumnya telah menginvestasikan jutaan dolar dan banyak jam kerja dalam proyek
EntIS. Namun, kegagalan sistem informasi perusahaan tidak berarti bahwa organisasi
menyerah sepenuhnya. Organisasi tersebut dapat mencobanya lagi.
6. Meminimalkan Kemungkinan Kegagalan EntIS
Organisasi dapat meminimalkan kemungkinan kegagalan EntIS dengan
mengambil langkah-langka sebagai berikut.
1. Mengerti kerumitan organisasi
2. Mengenali proses yang dapat menurun nilainya bila standarisasi dipaksakan
3. Mencapai konsensus dalam organisasi
menerapkan sistem informasi perusahaan.
6. Macam Macam Sistem Informasi Dalam Organisasi
sebelum
memutuskan
untuk
SISTEM
INFORMA
SI SDM
SISTEM
INFO
MANUFAK
TUR
SISTEM
INFO
FUNGSIONA
L
SISTEM
INFO
AKUNTANS
I
SISTEM
INFO
KEUANGA
N
SISTEM
INFO
PEMASARA
N
SISTEM
INFO
EKSEKUTIF
Sistem Informasi Eksekutif
Sistem Informasi Organisasi yang dimaksudkan untuk digunakan oleh para
manager tingkat atas dalam pengambilan keputusan strategis. Sudut pandang sistem
informasi eksekutif yang luas dan strategis memerlukan ketersediaan data yang
dikumpulkan dari seluruh organisasi.
Apa yang dilakukan Eksekutif ?
1. Fungsi Manajemen : merencanakan, mengorganisasikan, menyusun staf,
mengarahkan, dan mengendalikan.
2. Fungsi Manajerial : melakukan perundingan dan penggabungan usaha
(merger).
Saran-Saran Untuk Memperbaiki Sistem Informasi Eksekutif
1. Mencatat transaksi-transaksi informasi yang masuk
2. Merangsang sumber-sumber bernilai tinggi
3. Memanfaatkan peluang
4. Menyesuaikan sistem pada perorangan
5. Memanfaatkan teknologi
Sistem Informasi Pemasaran
Merupakan sistem informasi pertama yang dikembangkan untuk memenuhi
kebutuhan khusus area bisnis yang menangani berbagai hal yang berkaitan dengan
kegiatan pemasaran perusahaan yang sangat luas.
Prinsip-Prinsip Pemasaran
1. Bauran Pemasaran
Tujuannya adalah mengembangkan strategi yang menerapkan sumber daya ini
bagi pemasaran barang, jasa, dan gagasan perusahaan. Ada 4 strategi, yaitu :
a.
Produk : apa yang dibeli oleh pelanggan untuk memuaskan kebutuhannya.
b.
Promosi : perhubungan dengan semua cara yang mendorong penjualan
produk termasuk periklanan dan penjualan langsung.
c.
Tempat : berhubungan dengan cara mendistribusikan produk secara fisik
kepada pelanggan melalui saluran distribusi.
d.
Harga : semua elemen yang berhubungan dengan apa yang dibayar oleh
pelanggan untuk produk itu.
Sistem Informasi Sumberdaya Informasi
•Sistem yang menyediakan informasi mengenai sumber daya informasi perusahaan
pada para pemakai di seluruh perusahaan. Sistem ini mencakup perangkat keras,
perangkat lunak, spesialis informasi dan pemakai, serta data dan informasi.
Sebagian besar sumber daya ini ditempatkan di IS, tetapi semakin banyak yang
ditempatkan di area pemakai.
•Model sistem informasi sumber daya informasi (Information Resources Information
System – IRIS) berbentuk serupa dengan sistem informasi fungsional lain.
•Input mencakup data akuntansi, semua dari proyek penelitian khusus, dan inteligen
yang dikumpulkan dari lingkungan perusahaan.
•Output dihasilkan oleh lima subsistem. Empat dari subsistem tersebut menyediakan
informasi tentang perangkat keras, perangkat lunak, manusia, serta data dan
sumber daya informasi. Subsistem kelima mengintegrasikan data dari keempat
subsistem lain. Para pemakai IRIS meliputi orang-orang diseluruh perusahaan yang
terlibat dalam manajemen informasi.
Sistem Informasi Manufaktur
Suatu sistem berbasis komputer yang bekerja dalam hubungannya dengan
sistem informasi fungsional lainnya untuk mendukung manajemen perusahaan dalam
pemecahan masalah yang berhubungan dengan manufaktur produk perusahaan yang
pada dasarnya tetap bertumpu pada input, proses dan output.
Manajemen manufaktur menggunakan komputer baik sebagai sistem
konseptual maupun sebagai suatu elemen dalam sistem produksi fisik. Computeraided design (CAD), Computer-aided manufacturing (CAM), dan robotic, semuanya
menggambarkan cara menggunakan teknologi komputer dalam sistem fisik.
•
Computer-aided design (CAD)
Melibatkan penggunaan komputer untuk membantu rancangan produk
yang akan dimanufaktur. Jadi, ketika rancangan selesai dibuat perangkat
lunak CAD dapat menyiapkan spesifikasi rinci yang diperlukan untuk
memproduksi produk itu. Spesifikasi ini disimpan dalam database
rancangan.
•
Computer-aided Manifacturing (CAM)
Adalah penerapan komputer dalam proses produksi. Sebagian mesin
produksi mempunyai built-in microprocessor, dan sebagian dikendalikan
oleh komputer mini. Satu komputer mini dapat mengendalikan beberapa
mesin produksi sekaligus. Sebagian besar otomasi pabrik saat ini terdiri
dari teknologi CAM. Produksi dapat berjalan lebih cepat dan presisi yang
lebih tinggi dari pada jika pekerja manusia yang mengendalikan. Presisi
yang lebih tinggi memungkinkan lebih sedikit bagian yang cacat dan
terbuang.
•
Robotik
Robotik melibatkan penggunaan robot industrial, alat yang secara
otomatis melaksanakan tugas-tugas tertentu dalam proses manufaktur.
Robot memungkinkan perusahaan untuk memotong biaya dan mencapai
tingkat kualitas yang tinggi, tetapi mereka juga melaksanakan pekerjaan
yang berbahaya seperti bekerja di area yang suhunya sangat tinggi.
Sistem Informasi Keuangan
Memberikan informasi kepada orang atau kelompok baik di dalam
maupun di luar perusahaan mengenai masalah keuangan perusahaan,
informasi disajikan dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus, hasil dari
simulasi matematika, komunikasi elektronik dan saran dari sistem pakar.
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Setiap organisasi khususnya perusahaan memerlukan data yang bersifat riil
dari setiap tingkatan manajemennya. Data tersebut disusun dan dikelola dalam
sebuah sistem informasi.
Salah satu sistem informasi terpenting pada perusahaan adalah mengenai
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia/Human Resources Information
System (SISDM/HRIS).
Definisi
•
Human Resources Information System (HRIS) adalah program aplikasi komputer
yang mengorganisir tata kelola dan tata laksana manajemen SDM di perusahaan guna
mendukung proses pengambilan keputusan atau biasa disebut dengan Decision
Support System dengan menyediakan berbagai informasi yang diperlukan.
Definisi
•
Pengertian menurut wikipedia.com, yang dimaksud HRIS adalah sebuah bentuk
interseksi/pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM)
dan teknologi informasi.
•
Sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang utamanya
mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktivitas-aktivitas MSDM
seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan data dalam
serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam aplikasi
perencanaan sumber daya perusahaan / enterprise resource planning (ERP).
Penerapan Sistem Informasi
Sistem informasi digunakan untuk mendukung operasi-operasi manajemen yang
dilakukan oleh suatu organisasi. Operasi-operasi manajemen terdiri dari beberapa tahap,
yaitu :
1.
Perencanaan
2.
Pengorganisasian
3.
Pelaksanaan
4.
Pengendalian
1) Tahap Perencanaan
Tahap perencanaan adalah tahap awal dari suatu operasi dalam manajemen
suatu organisasi.
Dalam tahap ini, organisasi tersebut merumuskan segala sesuatu tentang
operasi yang akan dilakukannya, diantaranya adalah : nama operasi, jenis operasi,
tujuan operasi, metode operasi, dan lain lain.
2) Tahap Pengorganisasian
Dalam tahap ini, organisasi merencanakan teknis pelaksanaan operasi yang
akan dilakukan, pembiayaan, sumber daya yang dibutuhkan, penjadwalan, dan lain
lain. Dalam beberapa literatur, tahap pengorganisasian ini dimasukkan dalam tahap
perencanaan
3) Tahap Pelaksanaan
Dalam tahap ini semua rencana operasi dan pengorganisasian yang sudah
direncanakan dapat dilaksanakan. Semua kegiatan yang terkait dengan pelaksanaan
operasi dicatat, disimpan, dan diorganisasikan untuk keperluan evaluasi hasil operasi.
4) Tahap Pengendalian
Dalam tahap ini kegiatan yang dilakukan adalah melakukan pengawasan
terhadap pelaksanaan operasi, apakah operasi yang berjalan sesuai dengan rencana
atau tidak. Hasil pelaksanaan operasi dilaporkan untuk keperluan evaluasi dan
pengambilan keputusan berikutnya.
Peranan sistem informasi dalam mendukung operasi dalam suatu organisasi
adalah untuk mencatat, menyimpan, dan mengorganisasikan semua data yang terkait
dengan operasi tersebut, serta mengolah data-data tersebut menjadi informasi yang
dapat dilaporkan pada pihak-pihak yang membutuhkannya.
Selain itu dalam suatu organisasi terdapat tiga tingkatan manajemen, yaitu :
1. Manajemen Tingkat Bawah
2. Manajemen Tingkat Menengah
3. Manajemen Tingkat Atas
1. Manajemen Tingkat Bawah
Manajemen tingkat bawah menangani masalah-masalah transaksi dan
membuat laporan rutin. Sistem informasi yang digunakan dalam tingkatan manajemen
ini adalah sistem pemrosesan transaksi. Sistem pemrosesan transaksi ini hanya dapat
melakukan pencatatan dan penyimpanan transaksi - transaksi yang terjadi, dan
membuat laporan sehubungan dengan transasksi - transaksi tersebut.
2. Manajemen Tingkat Menengah
Manajemen tingkat menengah menangani masalah-masalah yang memerlukan
pengambilan keputusan dalam suatu bagian / departemen dalam organisasi tersebut.
Sistem informasi yang digunakan dalam tingkatan ini adalah sistem informasi
manajemen. Sistem informasi manajemen ini tidak dapat digunakan untuk entry data
transaksi, karena untuk keperluan ini sudah dilakukan oleh sistem pemrosesan
transaksi.
3. Manajemen Tingkat Atas
Manajemen tingkat atas menangani masalah-masalah strategis secara
menyeluruh yang melibatkan berbagai departemen yang ada dalam organisasi
tersebut. Sistem informasi yang digunakan dalam tingkatan manajemen ini adalah
sistem informasi eksekutif. Sistem informasi eksekutif diberi hak untuk mengakses
informasi-informasi yang ada pada semua departemen dalam organisasi tersebut,
sehingga dengan informasi-informasi tersebut manajemen tingkat atas dapat
mengambil keputusan dengan tepat.
Contoh kasus pada penerapan sistem informasi dalam suatu organisasi adalah
penggunaan sistem informasi dalam organisasi pondok pesantren. Organisasi pondok
pesantren tentunya mempunyai tingkatan-tingkatan manajemen. Mulai dari staf-staf
administrasi, para kepala bagian, hingga pengasuh pondok pesantren.
Manajemen tingkat bawah menggunakan sistem pemrosesan transaksi untuk
membantu kegiatannya. Sistem pemrosesan transaksi dalam organisasi pondok
pesantren ada banyak macamnya, diantaranya adalah sistem pencatatan santri baru,
pencatatan pembayaran syahariyah, pencatatan kegiatan pendidikan, dll.
Manajemen tingkat menengah menggunakan sistem informasi manajemen
untuk membantu kegiatannya. Sistem informasi manajemen juga ada banyak
macamnya, sedikitnya dalam setiap departemen ada satu macam sistem informasi
manajemen. Sistem informasi manajemen digunakan untuk menghasilkan laporanlaporan yang berisi informasi untuk mendukung dalam pengambilan keputusan.
Sebagai contoh sistem informasi manajemen kepegawaian yang menghasilkan
laporan-laporan informasi kepegawaian yang dapat digunakan untuk mengambil
keputusan karir seorang pegawai, penetapan gaji, dll.
Manajemen tingkat atas menggunakan sistem informasi eksekutif untuk
membantu kegiatannya. Sistem informasi eksekutif dapat mengakses informasi yang
ada pada setiap sistem informasi manajemen sehingga informasi yang disajikan
lengkap. Dengan informasi yang lengkap pengasuh pondok pesantren dapat
mengambil keputusan untuk mengembangkan pondok pesantrennya supaya menjadi
lebih baik. Kemudian semua sistem informasi tersebut dipadukan dalam suatu sistem
informasi perusahaan (Enterprise Information System).
Informasi mempunyai manfaat dan peranan yang sangat penting di dalam
suatu organisasi. Tidak adanya suatu informasi, suatu organisasi tidak dapat berjalan
dengan efektif dan efisien.
Informasi merupakan sebuah data yang telah diolah sedemikian rupa sehingga
menjadi bentuk yang bermanfaat untuk orang yang menerimanya. Suatu system jika
tidak terdapat informasi, maka tidak akan berguna. Karena suatu system yang tidak
mendapatkan informasi akan mengalami kesusahan dan akhirnya berhenti.
Sistem informasi secara umum mempunyai beberapa peranan di dalam sebuah
organisasi, yaitu :
1. Meminimalkan resiko ( Minimize risk )
Setiap bisnis memiliki risiko, terutama berkaitan dengan faktor - faktor
keuangan. Pada umumnya risiko berasal dari ketidakpastian dalam berbagai hal dan
aspek-aspek eksternal lain yang berada diluar control perusahaan. Saat ini berbagai
jenis aplikasi telah tersedia untuk mengurangi risiko-risiko yang kerap dihadapi oleh
bisnis seperti forecasting, financial advisory, planning expert dan lain-lain. Kehadiran
teknologi informasi selain harus mampu membantu perusahaan mengurangi risiko
bisnis yang ada, perlu pula menjadi sarana untuk membantu manajemen dalam
mengelola risiko yang dihadapi
2. Mengurangi Kerugian ( Reduce Costs )
Peranan teknologi informasi sebagai katalisator dalam berbagai usaha
pengurangan biaya-biaya operasional perusahaan pada akhirnya akan berpengaruh
terhadap profitabilitas perusahaan. Sehubungan dengan hal tersebut biasanya ada
empat cara yang ditawarkan teknologi informasi untuk mengurangi biaya-biaya
kegiatan operasional yaitu :
Eleminasi Proses Implementasi berbagai komponen teknologi informasi akan
mampu menghilangkan atau mengeliminasi proses-proses yang dirasa tidak perlu.
Contoh call center untuk menggantikan fungsi layanan pelanggan dalam menghadapi
keluhan pelanggan.
Simplifikasi Proses Berbagai proses yang panjang dan berbelit-belit
(birokratis) biasanya dapat disederhanakan dengan mengimplementasikan berbagai
komponen teknologi informasi. Contoh order dapat dilakukan melalui situs
perusahaan tanpa perlu datang ke bagian pelayanan order.
Integrasi Proses Teknologi informasi juga mampu melakukan pengintegrasian
beberapa proses menjadi satu sehingga terasa lebih cepat dan praktis (secara langsung
akan meningkatkan kepuasan pelanggan juga).
Otomatisasi Proses Mengubah proses manual menjadi otomatis merupakan
tawaran klasik dari teknologi informasi.
3. Memberi Nilai ( Add Value )
Peranan selanjutnya dari teknologi informasi adalah untuk menciptakan value
bagi pelanggan perusahaan. Tujuan akhir dari penciptaan value tidak sekedar untuk
memuaskan pelanggan, tetapi lebih jauh lagi untuk menciptakan loyalitas sehingga
pelanggan tersebut bersedia selalu menjadi konsumennya untuk jangka panjang.
4. Membuat Arena Bersaing ( Create New Realities )
Perkembangan teknologi informasi terakhir yang ditandai dengan pesatnya
teknologi internet telah mampu menciptakan suatu arena bersaing baru bagi
perusahaan, yaitu di dunia maya. Berbagai konsep e-business semacan e-commerce,
e-procurement, e-customer, e-loyalty, dan lain-lainnya pada dasarnya merupakan cara
pandang baru dalam menanggapi mekanisme bisnis di era globalisasi informasi.
Keuntungan dan Kerugian Penggunaan Sistem Informasi dalam Perusahaan
Keuntungan :
1.
Dapat dilakukan secara otomatis
2.
Menghemat waktu
3.
Dapat menghemat biaya promosi dan pemasaran
4. Pengambilan keputusan yang tepat
Faktor pengaruh penggunaan Sistem Informasi
1. Pengaruh ekonomi internasional dan persaingan global; transaksi takterbatas
pada tempat berbeda
2. Perkembangan teknologi;
3. Batas waktu yang semakin singkat
4. Kendala sosial;
Kesimpulan
•
Sistem informasi adalah kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas orang yang
menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan manajemen.
•
Secara umum, peranan sistem informasi dalam organisasi adalah Meminimalkan
resiko, memberi nilai, mengurangi kerugian, dan meningkatkan daya saing.
Daftar Pustaka
Budi Sutedjo Dharma Oetomo. Perencaan dan Pembangunan Sistem Informasi. Penerbit
ANDI, Yogyakarta, 2002.
Jogiyanto. H. M. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Penerbit Andi
id.wikipedia.org/wiki/Sistem_informasi
id.wikipedia.org/wiki/Sistem
George H. Bodnar and William S. Hopwood. Accounting Information Systems, Prentince
Hall, International Edition, New Jersey, 1995.
http://www.yaqinov.wordpress.com//