BAB IV HASIL DAN ANALISIS - ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGGAJIAN BERBASIS TEKNOLOGI INFORMASI DENGAN METODE MODEL DRIVEN DEVELOPMENT PADA PT. IWS - Unika Repository
BAB IV HASIL DAN ANALISIS IV.1. IDENTIFIKASI MASALAH Tahapan ini dilakukan dengan mengumpulkan data yang diperlukan untuk
mengetahui permasalahan yang ada agar dapat mendapatkan gambaran desain sistem yang tepat yang dibutuhkan oleh PT. IWS. Pada tahapan ini proses pengumpulan data dilakukan dengan cara observasi dan wawancara langsung dengan seluruh pihak-pihak yang terkait.
IV.2. ANALISIS MASALAH
Dari hasil identifikasi masalah yang telah dilakukan sebelumnya, diketahui beberapa permasalahan yang terjadi pada sistem penggajian PT. IWS, permasalahan tersebut beserta solusinya kemudian disusun dalam matriks sebab- akibat sebagai berikut:
PT. IWS
No. Masalah Sebab-Akibat Solusi1 Tidak adanya sistem absensi untuk mengawasi kedisiplinan karyawan.
Beberapa karyawan memanfaatkan kelemahan ini dengan sering datang terlambat sebab tidak ada sanksi apapun.
Mendesain sistem yang dapat merecord waktu kehadiran karyawan.
2 Penggajian yang disama- ratakan antar karyawan yang memiliki jabatan yang setingkat.
Karena tidak ada sanksi tegas dalam kedisiplinan karyawan, karyawan yang lebih rajin, memiliki kinerja yang baik, dan disiplin merasa dirugikan, sebab penghasilan dan kenaikan penghasilan yang didapatkan oleh karyawan tersebut sama dengan karyawan yang memiliki kinerja kurang baik, dan kurang disiplin.
Mendesain sistem yang dapat menghasilkan laporan tingkat kedisiplinan agar dapat membantu management untuk mengambil keputusan dalam memberikan sanksi, demosi, surat peringatan, pemecatan, serta promosi. Perusahaan tidak Karyawan harus 2 kali Mendesain sistem memberikan slip gaji kerja jika ingin yang dapat 3 kepada karyawan. mengajukan kredit ke menghasilkan slip bank. gaji karyawan. Hutang atau kas bon Hal ini menyebabkan Mendesain sistem untuk karyawan yang sering adanya pergantian yang dapat berpenghasilan sedang kasir, sebab pada saat mengakomodasi tidak dilaporkan pimpinan mengecek kas, kebutuhan kas bon keperusahaan sebab seluruh karyawan selalu ada nilai selisih. perusahaan selalu agar seluruh memberikan kas bon karyawan dapat dalam jumlah besar yang menerima fasilitas membuat karyawan kas bon sesuai
4 berpenghasilan sedang dengan kebutuhan merasa khawatir tidak yang diperlukan dapat mengembalikan. sehingga karyawan tidak perlu lagi sembunyi- sembunyi meminjam uang
5 Kas bon yang dilaporkan kepada perusahaan tidak dicatat dalam laporan keuangan. menyebabkan laporan keuangan perusahaan menjadi kacau dan tidak akurat.
Mendesain sistem yang dapat mengikut sertakan perhitungan kas bon kedalam laporan keuangan.
6 Setelah adanya tax amnesty, karyawan yang memiliki penghasilan besar, dan sudah mengikuti tax amnesty ingin membayarkan PPh21 secara benar dan akurat.
Agar tidak menyebabkan masalah perpajakan, dan agar karyawan yang telah mengikuti tax amnesty tidak merasa sia-sia telah mengikuti tax amnesty.
Mendesain sistem yang dapat menyediakan perhitungan pajak PPh21 bagi karyawan.
Tabel 4.1 Matriks Sebab-AkibatIV.3. ANALISIS KEBUTUHAN SISTEM
Dari permasalahan yang telah dipaparkan sebelumnya, maka pada tahapan diperlukan untuk menanggulangi permasalahan penggajian pada PT. IWS yang meliputi kebutuhan sistem input, proses, dan output sebagai berikut:
Kebutuhan Sistem Informasi Akuntansi Penggajian
PT. IWS
Input Proses Output
Form Login Akses Laporan Presensi
Form Data Karyawan Data karyawan Laporan Gaji Karyawan Form Presensi Data Presensi
Form Gaji Penggajian & PPh 21
Laporan PPh 21
Laporan Pinjaman Form PPh 21 Hutang – Piutang
Karyawan Karyawan Form Pinjaman Slip Gaji Karyawan
Karyawan Form Pelunasan
Karyawan
Tabel 4.2 Kebutuhan SistemIV.4. DESAIN
IV.4.1. Desain Data
Ditahap ini dilakukan perancangan dan analisis struktur, komponen dan relasi antara tabel database satu dengan tabel database yang lainnya dengan menggunakan model Entity-Relationship Diagram (E-RD) sebagai berikut:
Gambar 4.1 E-RDIV.4.2. Struktur Database
Tabel-tabel pada diagram E-R (E-RD) tersebut berfungsi sebagai dasar dalam program untuk mengalokasikan data yang direcord dimana setiap tabel tersebut memiliki atribut dan field yang karakteristiknya disesuaikan sesuai kebutuhan, berikut penjelasannya:
1. Tabel Database Login
Nama Field Tipe Size Keterangan
user_id text
10 PK password text
10
2. Tabel Database Ganti Password
Nama Field Tipe Size Keterangan
user_id text
10 PK password_lama text 10 password_baru text 10 konfirmasi text
10
3. Tabel Database Gaji
Nama Field Tipe Size Keterangan
id_karyawan text
7 PK tahun number PK gaji_pokok currency
4. Tabel Database Lembur
Nama Field Tipe Size Keterangan
id_karyawan text
7 PK bulan text
9 PK tahun number PK jumlah_jam_lembur number
5. Tabel Database Cuti
Nama Field Tipe Size Keterangan
id_karyawan text
7 PK bulan text
9 PK tahun number PK jumlah_cuti number
6. Tabel Database Uang Makan
Nama Field Tipe Size Keterangan
id_karyawan text
7 PK tahun number PK uang_makan currency
7. Tabel Database Terlambat
Nama Field Tipe Size Keterangan
id_karyawan text
7 PK bulan text
9 PK tahun number PK jumlah_terlambat number
8. Tabel Database Pembayaran Kasbon Nama Field Tipe Size Keterangan
no_pembayaran_kasbon text
10 PK no_kasbon text
10 FK id_karyawan text
7 FK tanggal time/date jumlah currency
9. Tabel Database Kasbon
Nama Field Tipe Size Keterangan
no_kasbon text
10 PK id_karyawan text
7 FK tanggal time/date jumlah currency
10. Tabel Database Karyawan
Nama Field Tipe Size Keterangan
id_karyawan text
7 PK nama text 50 tempat_lahir text 30 tgl_lahir time/date jenis_kelamin text
1 alamat text 255 no_tlp number pendidikan_akhir text
3 kode_jabatan text
3 FK kode_status text
2 FK npwp number rek_bank number rek_bank_nama text
50 masuk time/date keluar time/date saldo_kasbon currency
11. Tabel Database Jabatan
Nama Field Tipe Size Keterangan
kode_jabatan text
3 PK nama_jabatan text 30 uang_lembur currency
12. Tabel Database Status
Nama Field Tipe Size Keterangan
kode_status text
2 PK nama_status text
15
13. Tabel Database Penggajian
Nama Field Tipe Size Keterangan
no_slip text
10 PK tanggal time/date id_karyawan text
7 FK nama text 50 npwp number masuk time/date kode_jabatan text
3 FK jumlah_cuti number jumlah_terlambat number gaji_pokok currency uang_makan currency uang_lembur currency tunjangan_1 currency tunjangan_2 currency tunjangan_3 currency gaji_bruto currency potongan_1 currency potongan_2 currency potongan_3 currency gaji_netto currency kode_status text
2 FK pph_21 currency cicilan_kasbon currency gaji_total currency rek_bank number rek_bank_nama text
50
14. Tabel Detail Keluarga
Nama Field Tipe Size Keterangan
id_keluarga text
5 PK id_karyawan text
7 FK nama text
50
15. Tabel Detail Pendidikan
Nama Field Tipe Size Keterangan
id_karyawan text
7 FK kode_pendidikan text
3 PK nama_sekolah text 100
16. Tabel Promosi
Nama Field Tipe Size Keterangan
nomor_promosi text
10 PK id_karyawan text
7 FK kode_jabatan text
3 FK tgl time/date jabatan_baru text
30
17. Tabel Demosi
Nama Field Tipe Size Keterangan
nomor_demosi text
10 PK id_karyawan text
7 FK kode_jabatan text
3 FK tgl time/date jabatan_baru text
30
18. Tabel Tunjangan
Nama Field Tipe Size Keterangan
tunjangan_1 text
5 PK nama_tunjangan text 20 jumlah number Gaji & Uang Makan Hutang, Pelunasan, PPh 21 Karyawan Pelunasan
Karyawan Daftar Gaji / Hutang Slip Gaji
Melakukan Pelunasan Laporan- Laporan
IV.4.3. Desain Proses
IV.4.3.1. Diagram konteks sistem penggajian PT. IWS
Gambar 4.2 Diagram KonteksHutang Karyawan Data Karyawan
Sistem Informasi Akuntansi
Penggajian PT. IWS
Pencatatan Pemilik
Kasir Karyawan Presensi HRD
Mengajukan Hutang
IV.4.3.2. Dekomposisi Sistem Penggajian PT. IWS
Gambar 4.3 DekomposisiIV.4.3.3. Data Flow Diagram (DFD)
A. Level 0 Sistem Informasi Penggajian pada PT. IWS Level 0
B. DFD Level 1 Sistem Informasi Penggajian PT. IWS Subsistem Input Master
Gambar 4.5 DFD Level 1 Input MasterC. DFD Level 1 Sistem Informasi Penggajian PT. IWS Subsistem Presensi
Gambar 4.6 DFD Level 1 PresensiD. DFD Level 1 Sistem Informasi Penggajian PT. IWS Subsistem Pinjaman
Gambar 4.7 DFD Level 1 PinjamanE. DFD Level 1 Sistem Informasi Penggajian PT. IWS Subsistem Pelunasan
F. DFD Level 1 Sistem Informasi Penggajian PT. IWS Subsistem Penggajian
Gambar 4.9 DFD Level 1 PenggajianG. DFD Level 1 Sistem Informasi Penggajian PT. IWS Subsistem Mutasi
Gambar 4.10 DFD Level 1 MutasiH. DFD Level 1 Sistem Informasi Penggajian PT. IWS Subsistem Laporan
Gambar 4.11 DFD Level 1 LaporanIV.4.4. Desain Interface
Desain interface adalah desain tampilan sistem informasi untuk form input dan output yang befrungsi untuk mengkaitkan antara pengguna dengan sistem yang digunakan.
IV.4.4.1. Desain Input
1. Form Login
Nama Field Pengendalian Input Keterangan
User Name completeness check harus diisi Password completeness check harus diisi Langkah-langkah: 1.
User mengisi id dan password di kolom yang telah disediakan, kemudian tekan tombol “Login”.
2. Apabila salah satu kolom tidak diisi maka akan muncul peringatan “User Name dan Password Harus Diisi”.
3. Apabila user name atau password ada yang salah input maka akan muncul peringatan “User Name atau Password Salah”.
2. Form Ganti Password
Nama Field Pengendalian Input Keterangan
Password Lama completeness check harus diisi Password Baru completeness check harus diisi Ulangi Lagi completeness check harus diisi
Langkah-langkah: 1.
User mengisi password lama dan baru pada kolom yang telah disediakan.
2. Pada kolom ulangi lagi user mengisi kembali dengan password baru yang sama yang telah diisi pada kolom password baru.
3. Apabila ada kolom yang tidak diisi maka akan muncul peringatan “Semua Kolom Harus Diisi”, apabila user salah menginput pada kolom ulangi lagi maka akan muncul pering atan “Password Salah”.
4. Jika sudah mengisi semua tekan tombol OK untuk mengganti password atau tekan tombol CANCEL untuk membatalkan penggantian password.
3. Form Menu
Nama Field Pengendalian Input Keterangan
Form Menu reference check dihubungkan dengan data yang terkait Langkah-langkah: 1.
Setiap user memiliki akses yang berbeda-beda sesuai dengan yang sudah diatur dalam setting.
2. User hanya perlu menekan tombol form yang tersedia untuk masuk ke form yang diinginkan.
3. Jika user memilih form yang tidak diijinkan maka akan muncul peringatan “Anda Tidak Memiliki Akses Ke Form Ini”
4. Form Input Master
Nama Field Pengendalian Input Keterangan
Form Menu reference check dihubungkan dengan data yang terkait Langkah-langkah: 1.
Setiap user memiliki akses yang berbeda-beda sesuai dengan yang sudah diatur dalam setting.
2. User hanya perlu menekan tombol form yang tersedia untuk masuk ke form yang diinginkan.
3. Jika user memilih form yang tidak diijinkan maka akan muncul peringatan “Anda Tidak Memiliki Akses Ke Form Ini”
5. Form Laporan
Nama Field Pengendalian Input Keterangan
Form Menu reference check dihubungkan dengan data yang terkait Langkah-langkah: 1.
Setiap user memiliki akses yang berbeda-beda sesuai dengan yang sudah diatur dalam setting.
2. User hanya perlu menekan tombol form yang tersedia untuk masuk ke form yang diinginkan.
3. Jika user memilih form yang tidak diijinkan maka akan muncul peringatan “Anda Tidak Memiliki Akses Ke Form Ini”
6. Form Menu Presensi
Nama Field Pengendalian Input Keterangan
Form Menu reference check dihubungkan dengan data yang terkait Langkah-langkah: 1.
User hanya perlu menekan tombol form yang tersedia untuk masuk ke form yang diinginkan.
7. Form Input Data Karyawan
Nama Field Pengendalian Input Keterangan
ID Karyawan completeness check harus diisi sequence check berurutan dan tidak ganda
Nama completeness check harus diisi Tempat Lahir completeness check harus diisi
Jenis Kelamin validity check harus memilih salah satu Alamat completeness check harus diisi No. Tlp numeric check berupa angka Pendidikan validity check harus memilih salah satu NPWP completeness check harus diisi Rek Bank numeric check berupa angka A/N Rek. Bank completeness check harus diisi Masuk date check berupa tanggal Keluar date check berupa tanggal Kode Jabatan validity check harus memilih salah satu Kode Status validity check harus memilih salah satu Langkah-langkah: 1.
Pada saat menekan tombol KARYAWAN pada form menu maka akan muncul empat pilihan yaitu “Tambah Baru”, “Update”, “View”, dan “Print” kemudian pilih “Tambah Baru”.
2.
3. Setelah selesai mengisi, tekan SAVE untuk menyimpan data atau tekan tombol KEMBALI utuk tidak menyimpan data dan kembali ke form menu.
8. Form Update Data Karyawan
Nama Field Pengendalian Input Keterangan
ID Karyawan completeness check sequence check
harus diisi berurutan dan tidak ganda Nama completeness check harus diisi Tempat Lahir completeness check harus diisi Tanggal Lahir date check berupa tanggal Jenis Kelamin validity check harus memilih salah satu Alamat completeness check harus diisi No. Tlp numeric check berupa angka Pendidikan validity check harus memilih salah satu NPWP completeness check harus diisi Rek Bank numeric check berupa angka A/N Rek. Bank completeness check harus diisi Masuk date check berupa tanggal Keluar date check berupa tanggal Kode Jabatan validity check harus memilih salah satu Kode Status validity check harus memilih salah satu
Langkah-langkah: 1.Pada saat menekan tombol KARYAWAN pada form menu maka akan muncul empat pilihan yai tu “Tambah Baru”, “Update”, “View”, dan “Print” kemudian pilih “Update”.
2. User mengupdate data sesuai dengan kolom yang telah disediakan.
3. Setelah selesai mengupdate, tekan UPDATE untuk menyimpan data atau tekan tombol KEMBALI utuk tidak menyimpan data dan kembali ke form menu.
4. Jika ada kolom yang belum terisi maka akan muncul peringatan “Kolom Harus Diisi ”.
5. Jika ada kolom yang diisi tidak sesuai format maka akan muncul peringatan “Data Salah”.
9. Form Input Kasbon
Nama Field Pengendalian Input Keterangan
No. Kasbon completeness check sequence check
harus diisi berurutan dan tidak ganda
ID. Karyawan completeness check harus diisi Tanggal date check berupa tanggal Jumlah completeness check harus diisi Langkah-langkah: 1.
Pada saat user menekan tombol KASBON maka akan muncul tiga pilihan yaitu “Tambah Baru”, “View”, dan “Print” kemudian pilih “Tambah Baru”.
2. User mengisi data sesuai pada kolom yang telah disediakan.
3. Setelah mengisi data tekan tombol SAVE untuk menyimpan data atau tekan tombol KEMBALI untuk tidak menyimpan data dan kembali ke form menu.
4. Jika ada kolom yang belum terisi maka akan muncul peringatan “Kolom Harus Diisi”.
5. Jika ada kolom yang diisi tidak sesuai format maka akan muncul peringatan “Data Salah”.
10. Form Input Pembayaran Kasbon
Nama Field Pengendalian Input Keterangan
No. Pembayaran completeness check harus diisi sequence check berurutan dan tidak ganda
No. Kasbon completeness check harus diisi
ID. Karyawan completeness check harus diisi
Tanggal date check berupa tanggal Jumlah completeness check harus diisi Langkah-langkah: 1.
Pada saat user menekan tombol PEMBAYARAN KASBON maka akan muncul tiga pilihan yaitu “Tambah Baru”, “View”, dan “Print” kemudian pilih “Tambah Baru”.
2. User mengisi data sesuai pada kolom yang telah disediakan.
3. Setelah mengisi data tekan tombol SAVE untuk menyimpan data atau tekan tombol KEMBALI untuk tidak menyimpan data dan kembali ke form menu.
4. Jika ada kolom yang belum terisi maka akan muncul peringatan “Kolom Harus Diisi”.
5. Jika ada kolom yang diisi tidak sesuai format maka akan muncul peringatan “Data Salah”.
11. Form Input Gaji Pokok
Nama Field Pengendalian Input Keterangan
ID Karyawan completeness check harus diisi Tahun completeness check harus diisi Gaji Pokok completeness check harus diisi Langkah-langkah: 1.
Pada saat user menekan tombol GAJI POKOK maka akan muncul empat pil ihan yaitu “Tambah Baru”, “Update”, “View”, dan “Print” kemudian pilih “Tambah Baru”.
3. Setelah mengisi data tekan tombol SAVE untuk menyimpan data atau tekan tombol KEMBALI untuk tidak menyimpan data dan kembali ke form menu.
4. Jika ada kolom yang belum terisi maka akan muncul peringatan “Kolom Harus Diisi”.
12. Form Input Uang Makan
Nama Field Pengendalian Input Keterangan
ID Karyawan completeness check harus diisi Tahun completeness check harus diisi
Uang Makan completeness check harus diisi Langkah-langkah: 1.
Pada saat user menekan tombol UANG MAKAN maka akan muncul empat pilihan yaitu “Tambah Baru”, “Update”, “View”, dan “Print” kemudian pilih “Tambah Baru”.
2. User mengisi data sesuai pada kolom yang telah disediakan.
3. Setelah mengisi data tekan tombol SAVE untuk menyimpan data atau tekan tombol KEMBALI untuk tidak menyimpan data dan kembali ke form menu.
4. Jika ada kolom yang belum terisi maka akan muncul peringatan “Kolom Harus Diisi”.
13. Form Input Cuti
Nama Field Pengendalian Input Keterangan
ID Karyawan completeness check harus diisi Bulan completeness check harus diisi Tahun completeness check harus diisi Jumlah completeness check harus diisi Langkah-langkah: 1.
Pada saat user menekan tombol CUTI maka akan muncul tiga pilihan yaitu “Tambah Baru”, “View”, dan “Print” kemudian pilih “Tambah Baru”.
2. User mengisi data sesuai pada kolom yang telah disediakan.
3. Setelah mengisi data tekan tombol SAVE untuk menyimpan data atau tekan tombol KEMBALI untuk tidak menyimpan data dan kembali ke form menu.
4. Jika ada kolom yang belum terisi maka akan muncul peringatan “Kolom Harus Diisi”.
5. Form ini diinput tiap akhir bulan pada hari penggajian namun harus sudah diinput sebelum penggajian.
14. Form Input Terlambat
Nama Field Pengendalian Input Keterangan
ID Karyawan completeness check harus diisi Bulan completeness check harus diisi Tahun completeness check harus diisi Jumlah completeness check harus diisi Langkah-langkah: 1.
Pada saat user menekan tombol TERLAMBAT maka akan muncul tiga
2. User mengisi data sesuai pada kolom yang telah disediakan.
3. Setelah mengisi data tekan tombol SAVE untuk menyimpan data atau tekan tombol KEMBALI untuk tidak menyimpan data dan kembali ke form menu.
4. Jika ada kolom yang belum terisi maka akan muncul peringatan “Kolom Harus Diisi”.
5. Form ini diinput tiap akhir bulan pada hari penggajian namun harus sudah diinput sebelum penggajian.
15. Form Input Lembur
Nama Field Pengendalian Input Keterangan
ID Karyawan completeness check harus diisi Bulan completeness check harus diisi Tahun completeness check harus diisi Jumlah completeness check harus diisi Langkah-langkah: 1.
Pada saat user menekan tombol LEMBUR maka akan muncul tiga pilihan yaitu “Tambah Baru”, “View”, dan “Print” kemudian pilih “Tambah Baru”.
2. User mengisi data sesuai pada kolom yang telah disediakan.
3. Setelah mengisi data tekan tombol SAVE untuk menyimpan data atau tekan tombol KEMBALI untuk tidak menyimpan data dan kembali ke form menu.
4. Jika ada kolom yang belum terisi maka akan muncul peringatan “Kolom Harus Diisi”.
5. Form ini diinput tiap akhir bulan pada hari penggajian namun harus sudah diinput sebelum penggajian.
16. Form Input Penggajian
Nama Field Pengendalian Input Keterangan
No. Slip completeness check harus diisi sequence check berurutan dan tidak ganda
Tanggal date check berupa tanggal
Tunjangan 1 numeric check berupa angka Tunjangan 2 numeric check berupa angka Tunjangan 3 numeric check berupa angka Potongan 1 numeric check berupa angka Potongan 2 numeric check berupa angka Potongan 3 numeric check berupa angka Cicilan Kasbon numeric check berupa angka Langkah-langkah: 1.
Pada saat user menekan tombol PENGGAJIAN maka akan muncul tiga pilihan yaitu “Tambah Baru”, “View”, dan “Print” kemudian pilih “Tambah Baru” untuk mengisi form penggajian.
2. Pilihan “View” atau “Print” yang dipilih maka akan kembali muncul beberapa pilihan seperti “Rekap Gaji” dan “Rekap PPh 21”.
3. User mengisi data sesuai pada kolom yang telah disediakan.
4. Setelah mengisi data tekan tombol SAVE untuk menyimpan data atau tekan tombol KEMBALI untuk tidak menyimpan data dan kembali ke
5. Jika ada kolom yang belum terisi maka akan muncul peringatan “Kolom Harus Diisi”.
6. Jika ada kolom yang diisi tidak sesuai format maka akan muncul peringatan “Data Salah”.
17. Form Slip Gaji
Langkah-langkah: 1.
Form ini tidak ada penginputan sebab form ini sudah diisi oleh bagian pencatatan pada form penggajian, form ini hanya dingunakan bagian kasir untuk mencetak slip gaji untuk diserahkan ke karyawan dan mentransfer gaji sesuai dengan slip gaji.
2. Jika ingin mencetak slip gaji tekan tombol PRINT atau tekan tombol
KEMBALI untuk membatalkan mencetak slip gaji dan kembali ke form menu.
18. Form Detail Keluarga
Nama Field Pengendalian Input Keterangan
ID Karyawan validity check harus memilih salah satu Kode Keluarga validity check harus memilih salah satu Nama completeness check harus diisi Langkah-langkah: 1.
Pada saat user menekan tombol DETAIL KELUARGA maka akan muncul empat pilihan yaitu “Tambah Baru”, “Update”, “View”, dan “Print” kemudian pilih “Tambah Baru”.
2. User mengisi data sesuai pada kolom yang telah disediakan.
3. Setelah mengisi data tekan tombol SAVE untuk menyimpan data atau tekan tombol KEMBALI untuk tidak menyimpan data dan kembali ke form menu sebelumnya.
4. Jika ada kolom yang belum terisi maka akan muncul peringatan “Kolom Harus Diisi”.
19. Form Detail Pendidikan
Nama Field Pengendalian Input Keterangan
ID Karyawan validity check harus memilih salah satu Kode Pendidikan validity check harus memilih salah satu Nama Sekolah completeness check harus diisi
Langkah-langkah: 1.
Pada saat user menekan tombol DETAIL PENDIDIKAN maka akan muncul empat pilihan yaitu “Tambah Baru”, “Update”, “View”, dan “Print” kemudian pilih “Tambah Baru”.
2. User mengisi data sesuai pada kolom yang telah disediakan.
3. Setelah mengisi data tekan tombol SAVE untuk menyimpan data atau tekan tombol KEMBALI untuk tidak menyimpan data dan kembali ke form menu sebelumnya.
4. Jika ada kolom yang belum terisi maka akan muncul peringatan “Kolom Harus Diisi”.
20. Form Mutasi
Nama Field Pengendalian Input Keterangan
Form Menu reference check dihubungkan dengan data yang terkait Langkah-langkah: 1.
User hanya perlu menekan tombol form yang tersedia untuk masuk ke form yang diinginkan.
21. Form Promosi
Nama Field Pengendalian Input Keterangan
No. Promosi completeness check sequence check
harus diisi berurutan dan tidak ganda
ID Karyawan validity check harus memilih salah satu Tanggal date check berupa tanggal Jabatan Baru completeness check harus diisi Langkah-langkah: 1.
Pada saat user menekan tombol PROMOSI maka akan muncul tiga pilihan yaitu “Tambah Baru”, “View”, dan “Print” kemudian pilih “Tambah Baru”.
2. User mengisi data sesuai pada kolom yang telah disediakan.
3. Setelah mengisi data tekan tombol SAVE untuk menyimpan data atau tekan tombol KEMBALI untuk tidak menyimpan data dan kembali ke form menu sebelumnya.
4. Jika ada kolom yang belum terisi maka akan muncul peringatan “Kolom Harus Diisi”.
22. Form Demosi
Nama Field Pengendalian Input Keterangan
No. Promosi completeness check harus diisi sequence check berurutan dan tidak ganda
Tanggal date check berupa tanggal Jabatan Baru completeness check harus diisi Langkah-langkah: 1.
Pada saat user menekan tombol DEMOSI maka akan muncul tiga pilihan yaitu “Tambah Baru”, “View”, dan “Print” kemudian pilih “Tambah Baru”.
2. User mengisi data sesuai pada kolom yang telah disediakan.
3. Setelah mengisi data tekan tombol SAVE untuk menyimpan data atau tekan tombol KEMBALI untuk tidak menyimpan data dan kembali ke form menu sebelumnya.
4. Jika ada kolom yang belum terisi maka akan muncul peringatan “Kolom Harus Diisi”.
23. Form Setting
Langkah-langkah: 1.
Pada saat user menekan tombol SETTING maka akan muncul tampilan seperti diatas.
2. User memilih terlebih dahulu user name yang ingin diubah aksesnya, kemudian memilih form mana saja yang bisa diakses oleh user name
3. Form SETTING ini hanya bisa diakses oleh bagian IT atau bagian yang diberi wewenang untuk bisa mengaksesnya.
4. Form SETTING ini berfungsi sebagai salah satu bentuk dari Sistem
Pengendalian Internal (SPI) yang gunanya untuk membatasi akses para user untuk meminimalisasi tindak kecurangan yang dapat dilakukan oleh para user.
24. Form Jabatan
Nama Field Pengendalian Input Keterangan
Kode Jabatan completeness check harus diisi Nama Jabatan completeness check harus diisi Uang Lembur completeness check harus diisi Langkah-langkah: 1.
Pada saat user menekan tombol JABATAN maka akan muncul tiga pilihan ya itu “Tambah Baru”, “View”, dan “Print” kemudian pilih “Tambah Baru”.
2. User mengisi data sesuai pada kolom yang telah disediakan.
3. Setelah mengisi data tekan tombol SAVE untuk menyimpan data atau tekan tombol KEMBALI untuk tidak menyimpan data dan kembali ke form menu sebelumnya.
4. Jika ada kolom yang belum terisi maka akan muncul peringatan “Kolom Harus Diisi”.
IV.4.4.2. Desain Output
A. Laporan Pinjaman Karyawan
B. Laporan Beban Gaji
C. Laporan PPh 21
D. Laporan Presensi
E. Laporan Mutasi
F. Slip Gaji
IV.5. SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL (SPI)
Selain pengendalian input ada pengendalian internal lainnya yang berfungsi untuk membantu mengamankan data serta untuk meminimalisasi kecurangan yang mungkin bisa dilakukan oleh para user. beberapa bentuk pengendalian internal tersebut adalah:
1. User pada sistem informasi penggajian ini dibagi menjadi empat pihak atau empat kelompok yang memiliki fungsi dan perannya masing-masing, pihak-pihak tersebut antara lain: a.
Bagian HRD b. Bagian Pencatatan c. Bagian Keuangan d.
Bagian IT 2. Data yang telah diinput oleh user tidak dapat dihapus tanpa seijin atau perintah dari pemilik atau yang memiliki otoritas.
3. User HRD, Pencatatan, dan Keuangan hanya bisa menginput atau mencetak, tidak bisa menghapus, sedangkan bagian IT hanya bisa menghapus saja. Jadi jika ada kesalahan pengimputan, user yang melakukan kesalahan harus meminta persetujuan terlebih dahulu kepada
IV.6. HUMAN RESOURCE MANAGEMENT (HRM)
Human Resource Management (HRM) ini berfungsi untuk membantu perusahaan agar dapat membantu menyeleksi dan mensurvei kinerja para karyawan agar perusahaan tepat sasaran dalam memberi insentif ataupun sanksi kepada karyawan.
Dalam HRM terdapat beberapa proses dari proses perekrutan sampai proses pemecatan, sistem informasi penggajian ini dapat membantu dari beberapa proses HRM tersebut agar management atau pimpinan dapat mengambil keputusan yang tepat dalam menilai karyawan. Proses-proses yang dapat dibantu melalui sistem penggajian ini antara lain: 1.
Promosi, proses ini dapat dibantu dengan melihat laporan presensi bagian jam lembur dan lamanya kerja di perusahaan. Jika ada karyawan yang sudah lama berkeja untuk perusahaan atau yang memiliki jam lembur cukup tinggi tiap tahunnya, hal ini bisa dijadikan sebagai salah satu bahan pertimbangan untuk mempromosikan karyawan atau memberi insentif.
2. Surat Peringatan dan Demosi, proses ini juga dapat dibantu dengan melihat laporan presensi bagian keterlambatan jika dalam rekap keterlambatan seorang karyawan cukup tinggi dan berkelanjutan tiap bulan, maka hal ini bisa menjadi salah satu pertimbangan untuk management atau pemilik untuk memberikan surat peringatan atau bahkan
3. Pemecatan, proses ini dapat dibantu dengan melihat laporan presensi secara keseluruhan dan laporan pinjaman karyawan. Misalkan jika tingkat kedisiplinan seorang karyawan sangat buruk seperti sering terlambat, tidak mau lembur, cuti melebihi batas yang ditetapkan tiap tahun, dan selalu berhutang atau tidak mau membayar hutang maka hal ini dapat menjadi salah satu bahan pertimbangan management atau pemilik untuk mengambil langkah pemecatan kepada karyawan.