14
komunikasi yang baik akan mempermudah jalannya suatu organisasi. Dengan kata lain kemampuan berkomunikasi secara naluriah dimiliki setiap individu dan
merupakan aset yang sangat berharga bagi individu tersebut sebagai modal dalam melakukan aktifitas organisasi. Adapun Komunikasi organisasi menurut Wayne
Pace dan Don F. Faules 2010:31 didefinisikan sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan diantara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu
organisasi. Organisasi sebagai kerangka kerja
frame of work
dari suatu manajemen menunjukkan adanya pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab yang jelas
antara pimpinan dan bawahan dalam suatu sistem manajemen modern. Ada yang diklasifikasikan sebagai pemimpin dan ada yang bertindak sebagai bawahan.
Ruslan, 2002:88 Organisasi sebagai suatu sistem yang terdiri dari dua orang atau lebih, dengan
kegiatan yang saling tergantung satu dengan yang lainnya. Komunikasi dalam organisasi merupakan suatu kebutuhan, dimana dengan komunikasi segala
kemungkinan yang diusahakan untuk mewujudkan program kerja bagi suatu organisasi dapat dicapai sesuai dengan tujuan organisasi, komunikasi adalah salah
satu aspekbagian dalam organisasi.
2.2.2. Jaringan komunikasi dalam organisasi
Organisasi adalah komposisi sejumlah orang – orang yang menduduki posisi
atau peranan tertentu. Diantara orang – orang ini saling terjadi pertukaran pesan.
Pertukaran pesan itu melalui jalan tertentu yang dinamakan jaringan komunikasi Muhammad, 2009:102.
Universitas Sumatera Utara
15
Ada enam peranan jaringan komunikasi dalam organisasi yaitu: 1
Opinion Leader
adalah pemimpin informal dalam organisasi. Mereka ini tidaklah selalu orang-orang yang mempunyai otoritas formal dalam
organisasi tetapi mampu membimbing tingkah laku anggota organisasi dan mempengaruhi keputusan mereka.
2
Gate keepers
adalah individu yang mengontrol arus informasi diantara anggota organisasi. Mereka berada di tengah suatu jaringan dan
menyampaikan pesan dari satu orang kepada orang lain atau tidak memberikan informasi.
Gate keepers
dapat menolong anggota penting dari organisasi seperti pimpinan, menghindarkan informasi yang terlampau
banyak dengan jalan hanya memberikan informasi yang penting – penting
saja terhadap mereka. Dalam hal ini
gate keepers
mempunyai kekuasaan dalam memutuskan apakah suatu informasi penting atau tidak. Jika
gate keepers
memutuskan bahwa informasi tertentu tidak penting, kemudian seseorang harus mendapatkan informasi tersebut, maka mungkin informasi
tersebut tidak diberikan. Nyatalah bahwa peranan
gate keepers
ini sangat penting dalam jaringan komunikasi.
3
Cosmopolites
adalah individu yang menghubungkan organisasi dengan lingkungannya. Mereka ini mengumpulkan informasi dari sumber-sumber
yang ada dalam lingkungan dan memberikan informasi mengenai organisasi kepada orang-orang tertentu pada lingkungannya.
4
Bridge
adalah anggota kelompok dalam satu organisasi yang menghubungkan kelompok itu dengan anggota kelompok lainnya.
Universitas Sumatera Utara
16
Individu ini membantu saling memberi informasi di antara kelompok- kelompok dan mengkoordinasi kelompok.
5
Liaison
adalah sama peranannya dengan
bridge
tetapi individu itu sendiri bukanlah anggota dari satu kelompok tetapi dia merupakan penghubung di
antara satu kelompok dengan kelompok lainnya. Individu ini juga membantu dalam membagi informasi yang relevan di antara kelompok
– kelompok dalam organisasi.
6
Isolate
adalah anggota organisasi yang mempunyai kontak minimal dengan orang lain dalam organisasi. Orang-orang ini menyembunyikan
diri dalam organisasi atau diasingkan oleh teman-temannya. Muhammad, 2009: 102-103
Secara umum jaringan komunikasi dapat dibedakan atas dua bagian yaitu: jaringan komunikasi formal
dan jaringan komunikasi informal. Dengan kata lain hubungan yang terjadi dalam organisasi dapat terjadi secara formal dan informal.
Komunikasi formal adalah komunikasi yang terjadi diantara para anggota
organisasi yang secara tegas telah direncanakan dan ditentukan dalam struktur organisasi formal. Komunikasi formal ini mencakup susunan tingkah laku
organisasi, pembagian departemen atau tanggung jawab tertentu, posisi jabatan, dan distribusi pekerjaan. Ada tiga bentuk arus komunikasi dalam jaringan
komunikasi formal yaitu: 1
Downward communicatio
n komunikasi ke bawah Komunikasi ke bawah menunjukkan arus pesan yang mengalir dari atas ke
bawah. Komunikasi ke bawah biasanya diberikan oleh pimpinan kepada bawahan atau kepada para anggota organisasi dengan tujuan untuk
Universitas Sumatera Utara
17
memberikan pengertian mengenai apa yang harus dikerjakan oleh para anggota sesuai dengan kedudukannya. Pesan-pesan tersebut dapat
dijalankan melalui kegiatan: pengarahan, petunjuk, perintah, teguran, penghargaan, dan keterangan umum. Menurut Lewis Dalam Muhammad,
2009:108, komunikasi ke bawah juga dimaksudkan untuk merubah sikap, membentuk pendapat, mengurangi ketakutan, dan kecurigaan yang timbul
karena salah informasi, dan mempersiapkan anggota organisasi untuk menyesuaikan diri dengan perubahan. Komunikasi ke bawah ini dapat
diberikan secara lisan, tertulis, dengan gambar atau simbol-simbol, dalam bentuk
surat edaran,
pengumuman atau
buku-buku pedoman
karyawananggota. Komunikasi ke bawah dapat didefinisikan sebagai komunikasi yang berlangsung dari pimpinan kepada bawahan Wursanto,
2005:162. 2
Upward communication
komunikasi ke atas Komunikasi ke atas adalah pesan yang mengalir dari bawah ke atas, yakni
pesan yang disampaikan oleh para anggota organisasi bawahan kepada pimpinan. Komunikasi ini dimaksudkan untuk memberikan masukkan,
saran atau bahan-bahan yang diperlukan oleh pimpinan agar pimpinan dapat melaksanakan fungsi dengan sebaik-baiknya. Selain itu komunikasi
ke atas ini juga menjadi saluran bagi para anggotakaryawan untuk menyampaikan pikiran, perasaan yang berkaitan dengan tugas-tugasnya.
Hal ini dapat dilakukan melalui kegiatan: pemberian laporan, pemberian saranpendapat, baik secara lisan, tertulis atau dengan menggunakan
simbol dan gambar. Komunikasi ke atas dapat didefinisikan sebagai
Universitas Sumatera Utara
18
komunikasi yang berlangsung dari bawahan ke atasan Wursanto, 2005:161.
3
Horizontal communication
komunikasi horizontal. Komunikasi horizontal atau mendatar terjadi diantara orang-orang yang
mempunyai kedudukan sederajat atau satu level. Pesan yang disampaikan biasanya berhubungan dengan tugas-tugas, tujuan kemanusiaan, saling
memberi informasi, penyelesaian konflik, dan koordinasi. Koordinasi diperlukan untuk mencegah tendensi-tendensi, selain itu juga dimaksudkan
untuk memelihara keharmonisan dalam organisasi. Kegiatan ini dapat dilakukan dengan cara: rapat-rapat komite, interaksi informal, memo dan
nota, dan lain-lain. Komunikasi horizontal dapat didefinisikan sebagai komunikasi antara pimpinan atau pejabat yang setingkat dalam suatu
organisasi atau komunikasi antar satuan organsiasi yang setingkat dalam suatu organisasi Wursanto, 2005:164.
Komunikasi Informal adalah komunikasi yang terjadi dalam suatu organisasi
tetapi tidak direncanakan dan tidak ditentukan dalam struktur organisasi Wursanto, 2005:167. Komunikasi yang terjadi diantara para anggota organisasi
atas dasar kehendak pribadi, tanpa memperhatikan posisikedudukan mereka dalam organisasi. Informasi dalam komunikasi informal mengalir ke atas, ke
bawah, atau secara horizontal, dan ini terjadi jika komunikasi formal kurang memuaskan anggota akan informasi yang diperlukan.
Komunikasi informal disebut juga dengan
grapevine
desas desus cenderung berisi laporan rahasia mengenai orang, atau kejadian - kejadian di luar dari arus
informasi yang mengalir secara resmi, namun walaupun informasinya bersifat
Universitas Sumatera Utara
19
informal,
grapevine
ini bermanfaat bagi organisasi. Bagi pimpinan
grapevine
dapat menjadi masukan tentang perasaan karyawannya, sedangkan bagi sesama karyawan komunikasi informal ini bisa menjadi saluran emosi mereka
Muhammad, 2009:124. Agar komunikasi berjalan efektif maka diperlukan jaringan komunikasi
network
baik yang bersifat formal maupun informal.
2.2.3. Fungsi komunikasi organisasi Komunikasi merupakan hal yang sangat penting dalam sebuah organisasi.
Komunikasi dibutuhkan setiap anggota organisasi untuk menjalankan dan menyelesaikan pekerjaan, tugas dan tanggung jawabnya.
Menurut Sendjaja Fungsi komunikasi dalam organisasi antara lain sebagai
berikut :
1 Fungsi informatif
Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi. Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat
memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu. Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi dapat
melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti. Orang-orang dalam tataran manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan
organisasi ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi. Sedangkan karyawan bawahan membutuhkan informasi
untuk melaksanakan pekerjaan, di samping itu juga informasi tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti, dan
sebagainya.
Universitas Sumatera Utara
20
2 Fungsi regulatif
Fungsi ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi. Terdapat dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif,
yaitu: 1
Berkaitan dengan orang-orang yang berada dalam tataran manajemen, yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk
mengendalikan semua informasi yang disampaikan. Juga memberi perintah atau intruksi supaya perintah-perintahnya dilaksanakan
sebagaimana semestinya. 2
Berkaitan dengan pesan. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan membutuhkan kepastian
peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk dilaksanakan.
3 Fungsi persuasif
Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan
ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah. Sebab pekerjaan yang dilakukan
secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan
kewenangannya 4
Fungsi integratif Setiap
organisasi berusaha
untuk menyediakan
saluran yang
memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas dan pekerjaan dengan
Universitas Sumatera Utara
21
baik. Ada dua saluran komunikasi yang dapat mewujudkan hal tersebut, yaitu:
1 Saluran komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam
organisasi tersebut buletin, newsletter dan laporan kemajuan organisasi.
2 Saluran komunikasi informal seperti perbincangan antar pribadi
selama masa istirahat kerja, pertandingan olahraga, ataupun kegiatan
darmawisata. Pelaksanaan
aktivitas ini
akan menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar
dalam diri karyawan terhadap organisasi. Dalam Bungin, 2008:274
Sedangkan fungsi komunikasi dalam organisasi menurut Liliweri 2004 terbagi dua yaitu :
1 Fungsi umum
1
To tell
: maksudnya
komunikasi itu
berfungsi untuk
“menceritakan” informasi terkini mengenai sebagian atau keseluruhan hal yang berkaitan dengan pekerjaan.
2
To sell
: maksudnya komunikasi itu berfungsi untuk “menjual” gagasan, ide, pendapat, fakta, termasuk menjual sikap organisasi,
sikap tentang sesuatu yang merupakan subjek layanan. 3
To learn
: maksudnya komunikasi berfungsi untuk meningkatkan kemampuan para karyawan
Universitas Sumatera Utara
22
2 Fungsi khusus
1 Membuat para karyawan melibatkan diri ke dalam isu-isu
organisasi lalu menerjemahkannya ke dalam tindakan tertentu dibawah sebuah “komando”
2 Membuat para karyawan menciptakan dan menangani “relasi”
antara sesama bagi peningkatan produk organisasi 3
Membuat para karyawan memiliki kemampuan untuk menangani atau mengambil keputusan
– keputusan dalam suasana yang “ambigu dan tidak pasti” Dalam Lubis, 2013:4.
2.2.4. Hambatan dalam komunikasi organisasi
