pembiyaan kredit bagi setiap nasabah yang mau mengambil sepeda motor dengan cara kredit. PT Adira Finance memiliki kerja sama dengan showroom tersebut.
Setiap showroom yang bekerja sama dengan kita diberikan insentif terhadap aplikasi kredit yang diberikan mereka. Insentif tersebut dapat berupa uang dan
tour ke luar negeri. Untuk dapat memenangkan pangsa pasar, pihak perusahaan berusaha
memberikan kepuasan, kecepatan, ketelitian dan kenyamanan bagi setiap nasabahnya. Banyak terdapat para pesaing atau competitor yang selalu berusaha
memenangkan pasar. Persaingan yang tidak sehat sering terjadi karena kebutuhan akan setiap aplikasi kredit. Saat ini PT Adira Finance memiliki 10.000 ribu tenaga
kerja di seluruh Indonesia. Semua itu dilakukan pihak manajemen untuk dapat memberikan kepuasaan terhadap nasabahnya.
B. Struktur Organisasi
Organisasi adalah suatu alat untuk mencapai tujuan. Organisasi dapat difenisikan sebagai suatu sruktur dari hubungan-hubungan untuk menyelesaikan
suatu pekerjaa. Tujuan utama organisasi adalah mempermudah pelaksanaan tugas atau pimpinan tujuan disamping menghasilkan spesialisasi dari setiap tugas
ataupun pekerjaan. Kerjasama yang baik antara atasan dengan bawahan, dan antara sesama
pekerjapegawai maka terbentuklah suatu mata rantai tugaskerja yang harmonis mulai dari Top Manager, Middle Manager, sampai dengan Lower Manager.
Keadaan ini sering disebut dengan hubungan secara vertikal, sedangkan hubungan
Universitas Sumatera Utara
antara bagian-bagian departemen dalam perusahaan yang sejajar disebut dengan hubungan secara horizontal.
Organisasi yang sukses sebaiknya berpedoman pada prinsip-prinsip organisasi, yaitu:
1. Perumusan organisasi harus jelas. Pelaksanaan setiap tugas atau tindakan haruslah diketahui dengan jelas maksud
dan tujuannya. 2. Adanya garis wewenang dan tanggung jawab yang jelas.
Struktur organisasi yang baik harus jelas pendelegasian wewenang dimulai dari tingkat eksekutif yang paling tinggi sampai pada tingkat yang paling bawah,
serta tanggung jawab yang menyertai pendelegasian wewenang tersebut. 3. Tingkat pendelegasian wewenang harus sedikit mungkin.
Terlalu banyak tingkat pendelegasian wewenang mengakibatkan semakin banyak wewenang dipecah.
4. Tingkat pengawasan. Pada pengawasan terdapat suatu ketentuan untuk memperjelas hubungan
wewenang dan tanggung jawab, maka harus ada kesatuan komando span of control. Kedua hal ini dimaksudkan untuk mengefektifkan serta mempermudah
pengawasan. 5. Sruktur organisasi harus cukup fleksibel
Sruktur organisasi yang fleksibel memungkinkan perubahan-perubahan dengan gangguan yang lebih sedikit. Struktur organisasi yang ideal ialah sruktur
Universitas Sumatera Utara
organisasi yang memungkinkan adanya perubahan tanpa mengganggu kelangsungan dari perusahaan tersebut.
Organisasi merupakan suatu fungsi dari manajemen dan merupakan hal yang fundamental dalam pelaksanaan aktivitas. Struktur organisasi pada PT Adira
Dinamika Multi Finance Cabang Medan termasuk dalam jenis organisasi fungsional dalam wewenang diberikan berdasarkan proses-proses atau fungsi-
fungsi tertentu, sehingga setiap bagian dapat memusatkan fungsinya secara khusus.
Pada Gambar 3.1 disajikan sruktur organisasi PT Adira Dinamika Multi Finance Cabang Medan.
Universitas Sumatera Utara
Tugas dan wewenang dari masing-masing jabatan seperti tertera pada struktur organisasi ini adalah sebagai berikut:
1. Branch Manager Tugas
pokok: a.
Bersama dengan administration head serta credit dan marketing head merumuskan usulan srategi cabang
b. Melaksanakan branch meeting secara periodik dengan menggunakan
management graph untuk menganalisa yang timbul, mendiskusikan dengan bawahan atau atasannya, serta memutuskan tindakan yang
dianggap perlu sesuai dengan wewenangnya. c.
Membuat dan menganalisa seluruh management graph khususnya AR overdue, kendaraan tarikan, dan man power productivity. Mengontrol
kelancaran pengiriman seluruh management graph dan dokumen-dokumen lainnya ke kantor pusat.
d. Menganalisa dan mempelajari situasi dan keadaan daerah yang berada
dalam wilayah coverage, yakni meliputi sikap, budaya dan kebiasaan masyarakat setempat.
2. Credit and Marketing Head CMH Tugas
pokok: a.
Memeriksa lebih lanjut hasil analisa permohonan pembiayaan dan memutuskan apakah permohonan pembiayaan tersebut dapat dimintakan
persetujuan branch manager, ditolak atau dilaksanakan perubahan kredit.
Universitas Sumatera Utara
b. Bersama dengan marketing section head melaksanakan analisa pasar
sehingga diperoleh informasi pasar yang selalu up to date untuk dibahas lebih lanjut bersama branch manager.
c. Membuat dan menganalisa management graph market share, unit finance,
amount finance, kontibusi dealer, dan level of service. Menganalisa masalah yang timbul, serta memutuskan tindakan yang diperlukan sesuai
dengan wewenangnya. 3. Administration Head ADH
Tugas pokok:
Mengelola operasional cabang di bidang counter, finance, dan administration. Memonitor input data BPKB agar up to date dan
mengontrol BPKB aging. Selain itu juga mengontrol administration repossession inventory, penjualan, gain dan loss.
4. Collection Section Head Tugas
pokok: a.
Membuat perencanaan untuk target pengelolaan AR overdue yang harus dicapai dalam suatu periode, membuat laporan tertulis secara periodik,
memonitor pelaksanaan penagihan serta ketertiban pengiriman surat pemberitahuan dan penarikan.
b. Melakukan double call untuk kasus penagihan yang sulit. Bila field
collector tidak sanggup lagi menagih tunggakan debitur, maka collection section head bertanggung jawab untuk menyelesaikan selanjutnya.
Universitas Sumatera Utara
c. Mengkordinir pelaksanaan penarikan kendaraan yang dilaksanakan oleh
bagian penarikan kendaraan, membuat perjanjian kerjasama dengan profesional collector yang telah disetujui oleh branch manager.
5. Marketing Section Head Tugas pokok:
a. Membina hubungan yang baik dengan pihak-pihak dealer yang merupakan
mitra usaha. Pembinaan itu dapat berupa pemberian insentif ke dealer dan poin reward.
b. Membuat planning mengenai market share dan target yang ingin dicapai
setiap bulan. c.
Mengkordinir proses pembayaran kepada pihak dealer yang merupakan mitra usaha, sehingga pihak dealer mempercayai keuangan perusahaan.
6. Customer Service Tugas pokok:
a. Memberi informasi yang dibutuhkan customer baik yang datang langsung
maupun melalui telepon atau surat. Melayani dan memproses calon debitur yang akan mengajukan kredit, memeriksa dan menampung setiap keluhan
supplier yang masuk. b.
Menghubungi debitur yang pre payment atau yang sudah lunas untuk mengucapkan terima kasih dan menanyakan untuk mengajukan
permohonan pembiayaan berikutnya kepada PT Adira Dinamika Multi Finance.
Universitas Sumatera Utara
7. Credit Admistration Section Head Tugas pokok:
a. Memberikan laporan jumlah aplikasi masuk, yang disetujui, yang penting
maupun yang tidak disetujui keatasannya serta memberikan aplikasi penting tersebut ke marketing section head.
b. Memberikan kebenaran perhitungan pada formulir perhitungan
pembayaran AP untuk penagihan AP ke finance pusat dan selanjutnya seluruh dokumen diserahkan ke document delivery untuk didistribusikan.
8. Credit Marketing Officer atau Surveyor CMO Tugas pokok:
a. Melakukan survey ke tempat tinggal konsumen.
b. Mengumpulkan setiap informasi mengenai calon debitur seperti pekerjaan
pemohon, status tempat tinggal, status pernikahan pemohon. c.
Memberikan informasi kepada credit analis sehingga dapat mengambil keputusan yang tepat mengenai aplikasi kredit.
9. Field collection Tugas pokok:
Memeriksa serta mempelajari data debitur yang menunggak, terutama tentang histories pembayarannya, alamat, dan data lainnya bila diperlukan.
10. Collection Administration Tugas pokok:
Menyiapkan data untuk keperluan collector sesuai dengan rencana kunjungan field collector yang telah disetujui oleh collection section head.
Universitas Sumatera Utara
11. Teller Tugas pokok:
Melayani debitur yang membayar angsuran dan denda baik untuk cabang tersebut maupun untuk cabang yang berbeda. Teller juga menerima hasil collection
tunggakan angsuran debitur dari field collection dan menandatangani tanda terima.
12. Finance and Administration Section Head Tugas pokok:
Menerima dan memeriksa laporan gain loss repossession. Merima dan memeriksa laporan pemakaian opex cabang budget vs actual, menerima dan
memeriksa laporan mingguan usia surat pernyataan untuk setiap supplier. 13. Inventory Control
Tugas pokok: Menerima kendaraan tarikan dan memonitor kendaraan eks tarikan yang telah
lewat masa prosesnya serta meminta perhitungan nilai inventory. Memonitor perkembangan pasar kendaraan bekas yang mencakup merek, jenis, harga, dan
hal-hal lainnya yang dianggap perlu. Membuat undangan pelelangan, melaporkan harga penawaran tertinggi penjualan kendaraan inventory kepada branch manager
untuk dimintakan approvalnya. 14. Finance administration and banking
Tugas pokok: Memonitor saldo bank dan kecepatan transfer ke pusat dan melakukan
rekonsiliasi rekening koran dan menyelesaikannya. Selain itu juga menerima bukti
Universitas Sumatera Utara
transfer dan menyerahkan ke teller untuk di-entry. Memeriksa dan mengirimkan rekap kasbank harian.
15. Counter Section Head Tugas Pokok:
Menerima dan menyamakan rekap kas bank harian dengan kwitansi dan uang giro serta menandatangani rekap kas bank tersebut. Menyerahkan rekap kas
bank harian pada bagian finance administrasion dan banking baik untuk pembayaran angsuran cabang tersebut maupun untuk pembayaran angsuran
cabang lain yang diterima di cabang tersebut. 16. Personalia dan GA
Tugas pokok: Menyimpan dan memelihara data-data karyawan, mengontrol, menghitung,
mencatat dan membuat laporan HRD PT Adira Dinamika Multi Finance tentang:
a. Absensi karyawan
b. Jam lembur karyawan
c. Pengobatan Karyawan
d. Dan lain-lain termasuk dalam pemohonan mutasi karyawan PMK,
melaksanakan administrasi penerimaan karyawan baru, dan karyawan mengundurkan diri.
Universitas Sumatera Utara
17. BPKB Custodian Tugas pokok:
Menerima BPKB, kendaraan bekas pakai dari bagian document delivery dan BPKB kendaraan baru dari dealer dan memeriksa kelengkapan dari BPKB,
memeriksa keabsahan semua BPKB dengan ultra violet, cek tulisan, dan ciri- ciri lain yang dianggap perlu.
18. Document Checker Tugas pokok:
Memeriksa BPKB kendaraan bekas pakai, dokumen penagihan, kwitansi pelunasan supplier, dan dokumen lainnya yang berhubungan dengan bagiannya.
C. Analisis Pemberian Kredit
