fungsi ini biasanya berada di bagian gaji dan upah, di bawah departemen personalia dan umum.
d Fungsi Akuntansi Pada umumnya fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat segala
transaksi yang berhubungan dengan kegiatan finansial yang ada pada perusahaan. Khusus dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan
fungsi ini bertanggung jawab dalam mencatat dan menghitung kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji dan upah karyawan,
pembayaran utang pajak dan utang pensiun. Fungsi ini umumnya berada di tangan bagian hutang, bagian kartu biaya dan bagian jurnal.
1. Bagian hutang: memegang fungsi pencatatan hutang untuk memproses
pembayaran gaji dan upah. Bagian ini menerbitkan bukti kas keluar yang memberi otorisasi kepada fungsi pembayar gaji dan upah untuk
membayarkan gaji dan upah untuk membayarkan gaji dan upah kepada karyawan.
2. Bagian kartu biaya: memegang fungsi mencatat distribusi biaya ke dalam
kartu harga produk dan kartu biaya untuk selanjutnya dimasukkan ke dalam rekap daftar gaji dan upah dan kartu jurnal umum.
3. Bagian jurnal: memegang fungsi pencatat jurnal yang bertanggung jawab
untuk mencatat biaya gaji dan upah pada jurnal umum. e Fungsi Keuangan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah dan menguangkan cek-cek tersebut ke bank, hal ini pada umumnya
dilakukan oleh kasir. Uang tunai tersebut dimasukkan ke dalam amplop gaji dan upah setiap karyawan, untuk selanjutnya dibagikan kepada karyawan
yang berhak.
7. Prosedur Penggajian dan Pengupahan
Menurut Mulyadi 1997 : 389 , dalam sistem penggajian dan pengupahan terdapat prosedur yang harus dilakukan yaitu :
a. Prosedur Pencatatan waktu Hadir
Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Hal ini dilakukan oleh fungsi pencatat waktu dengan menggunakan daftar hadir pada
pintu masuk kantor administrasi. Pencatatan ini dapat dilakukan dengan daftar hadir biasa, dimana para karyawan harus menanadatanganinya sewaktu masuk
dan pulang, atau dapat juga menggunakan kartu jam hadir Clock card yang diisi secara otomatis dengan menggunakan mesin pencatat waktu time
recorder machine . Bagi karyawan yang digaji bulanan daftar gaji digunakan untuk menentukan apakah karyawan dapat memeperoleh gaji penuh, atau harus
tidak dipotong karena ketidakhadiran mereka. Daftar hadir ini juga digunakan
Universitas Sumatera Utara
dalam jam biasa atau jam lembur, sehingga dapat digunakan untuk menentukan apakah karyawan akan menerima gaji saja atau menerima tunjangan lembur.
b. Prosedur Pencatatan Waktu Kerja
Prosedur ini dibutuhkan bagi karyawan yang bekerja berdasarkan waktu kerja untuk keperluan distribusi biaya upah karyawan kepada produk atau pesanan
yang menikmati jasa karyawan tersebut. Misalanya karyawan hadir selama 7 jam dalam satu hari kerja, jumlah jam hadir tersebut dirinci menjadi waktu
kerja dalam tiap-tiap pesanan yang dikerjakan. Dengan demikian waktu kerja ini dapat sebagai dasar pembebanan biaya tenaga kerja langsung kepada produk
yang diproduksi. c.
Prosedur Pembuatan Daftar Gaji dan Upah Dalam prosedur ini, fungsi pembuat daftar gaji dan upah membuat daftar gaji
dan upah karyawan. Data yang dipakai adalah surat-surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, pemberhentiaan karyawan,
penurunan pangkat, daftar gaji bulan sebelumnya dan daftar hadir karyawan. Jika gaji karyawan melebihi penghasilan tidak kena pajak, informasi mengenai
potongan PPh Pasal 21 dihitung oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah atas dasar data yang tercantum dalam kartu penghasilan karyawan. Potongan PPh
pasal 21 ini dicantumkan dalam daftar gaji dan upah. d.
Prosedur Distribusi Gaji dan Upah Dalam prosedur distribusi gaji dan upah, biaya tenaga kerja didistribusikan
kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja. Distribusi biaya tenaga kerja ini dimaksudkan untuk mengendalikan biaya
perhitungan pokok produk. e.
Prosedur Pembayaran Gaji dan Upah Prosedur ini melibatkan fungsi akuntansi dan keuangan, dimana fungsi
akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek pembayaran gaji dan upah. Fungsi keuangan kemudian
menguangkan uang ke dalam amplop gaji dan upah biasanya dilakukan oleh juru bayar. Namun ada beberapa perusahaan membayar gaji dan upah kepada
karyawan dengan cara mentransfer langsung gaji dan upah tersebut ke rekening masing-masing karyawan itu sendiri yang ada beberapa bank yang ditunjuk.
8. Dokumen Yang Digunakan
