Selain itu,pengertin biaya secara luas mengandung 4 empat unsur antara lain:
1. Merupakan pengorbanan sumber ekonomi
2. Diukur dengan satuan uang
3. Yang telah terjadi atau yang akan terjadi
4. Untuk tujuan tertentu
B. Klasifikasi Biaya
Kartadinata 2011:28 mengelompokkan biaya non produksi antara lain 1.
Biaya Administrasi Umum Biaya administrasi umum meliputi semua biaya dalam melakukan
fungsi administasi yaitu biaya perencanaan dan penentu strategi dan kebijakan, pengarahan dan pengendalian kegiatan agar berdaya
guna dan berhasil guna. Yang merupakan golongan biaya administrasi umum pada
perusahaan adalah : A.
Gaji dan upah B.
Kesejahteraan pegawai C.
Biaya reparasi dan pemeliharaan D.
Biaya pemeliharaan aktiva tetap E.
Biaya administrasi umum lainnya seperti Biaya etak, alat tulis, perlengkapan kantor, biaya air, biaya listrik dan biaya
lainnya
Universitas Sumatera Utara
2. Biaya Pemasaran
Biaya Pemasaran meliputi semua rangkaian biaya dalam pemasaran atau kegiatan untuk menjual barang atau jasa
perusahaan kepada pembeli sampai dengan pengumpulan piutang menjadi kas
3. Biaya Financial
Biaya financial adalah semua biaya dalam fungsi financial yaitu biaya bunga, biaya penerbitan atau emisi obligasi, biaya financial
lainnya. Uraian ini dapat membantu penguraian jenis biaya operasi yang terdapat
pada Dinas Pertambnganan dan Energi Provinsi Sumatera Utara. Instansi tersebut tidak mempunyai banyak nama-nama perkiraan biaya operasi dalam menjalankan
aktivitas kerjanya. Dalam Kasus ini Dinas Pertambangan dan Energi Provinsi Sumatera Utara merupakan perusahaan yang non profit dan merupakan bagian
dari pemerintah Provinsi Sumatera Utara. Sehingga biaya pemasaran dan biaya finansial tidak ada dalam biaya operasional pada Dinas Pertambangan dan Energi
Provinsi sumatera Utara. Kemudian Dinas Pertambangan membagi biaya administrasi umum sebagai berikut :
1. Perjalanan Dinas
2. Penyusutan Gedung
3. Penyusutan Mobil
4. Penyusutan Inventaris
5. Alat-alat kantor
6. Rekening air
Universitas Sumatera Utara
7. Rekening listrik
8. Rekening telepon
9. Pemeliharan mobil
10. Keamanan dan kebersihan
C.Perencanaan Biaya Operasional
Perusahaan selalu dihadapkan pada berbagai jenis dan kondisi keterbatasan. Kondisi ini memaksa untuk menyusun suatu rencana yang tepat
agar sumber daya yang terbatas dimanfaatkan sedemikaian rupa mmebri kegunaan yang optimal dalam perencapaian tujuan.
Perencanaan pada dasarnya adalah memilih alternatif-alternatif yang mungkin dilaksanakan dengan mempertimbngkan tujuan usaha serta sumber-
sumber ekonomi yang dimiliki oleh perusahaan dan kendala-kendala yang dihadapi. Untuk tujuan tersebut manajemen harus mengetahui data-data yang
relevan terutama yang menyangkut keuntungan dan biaya dimasa yang akan datang. Menurut Welsch dkk 2000 : 3 perencanaan merupakan suatu proses
mengembangkan tujuan perusahaan dan memilih kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan di masa yang akan datang untuk mencapai tujuan tersebut. Pada
dasarnya perencanaan yang baik dapat menjadi alat bantu bagi manajemen dalam mengukur produktivitas dan efisiensi dalam mencapai sasaran
perusahaan. Dari efisiensi tersebut dapat dikesimpukan bahwa perencanaan akan
menetapkan suatu cara bertindak sebelum tindakan itu sendiri dilaksanakan. Dengan kata lain bahwa dalam perencanaan orang diharapkan berpikir lebih
Universitas Sumatera Utara
dahulu tetang apa yang dilakukan bagaimana melakukan dan siapa akan melaksanakannya serta pertanggungjawaban terhadap kegiatan yang dilakukan.
Biaya operasional merupakan elemen pentng dalam bagian suatu perusahaan. Oleh karena itu biaya operasional harus direncanakan sesuai
anggaran dengan sebaik-baiknya. Perencanaan biaya operasional dilaksanakan melalui penyusunan anggaran biaya. Anggaran merupakan rencana tertulis
mengenai kegiatan suatu perusahaan atau instansi yang dinyatakan secara kuantitatif dan umumnya dinyatakan dalam satuan uang untuk jangka waktu
tertentu. Anggaran merupakan alat manajemen dalam mencapai tujuan. Jadi anggaran bukan tujuan.
Menurut Harahap 2001 : 68 agar suatu perencanaan dapat berjalan lancar maka perencanaan tersebut harus memenuhi syarat sebagai berikut
1. Perencanaan harus memahami tujuan yang ingin dicapai.
2. Memulai tujuan dengan tepat dan proses penyusunannya tepat
3. Rencana harus konsisten.
4. Komunikasi harus baik, instruksi lengkap dan efektif.
5. Berikan penghargaan kepada yang berprestasi.
6. Harus melibatkan partisipasi semua orang.
7. Harus terintegrasi dengan tujuan lainnya serta keterbatasan yang ada
dalam perusahaan. Anggaran dapat dianggap sebagai sistem yang otonom karena mempunyai
sasaran serta cara-cara kerja tersendiri dan berbeda dengan sasaran serta tata kerja sistem diperusahaan, tetapi dapat dianggap sebagai subsistem, yaitu
bagian dari sistem yang lebih besar.
Universitas Sumatera Utara
Anggaran yang disusun Dinas Pertambangan dan Energi melibatkan semua pihak oada tingkatan manajemen dalam penyusunan programnya.
Penyusunan anggaran ini dilakukan bersama, mulai dari pimpinan berserta staff keuangan dalam instansi tersebut. Sehingga manajemen Dinas Pertambangan
dan Energi menetapkan bahwa anggaran yang telah disahkan merupakan suatu komitmen atau kesanggupan untuk melaksanakan rencana yang telah
dianggarkan demi menjalannkan operasional instansi. Dinas Pertambangan dan Energi menggunakan beberapa dasar penyusunan perencanaan anggaran yaitu:
1. Anggaran Tahun Lalu
Salah satu pertimbangan di dalam penyusunan anggaran tahun yang akan datang adalah anggaran tahun-tahun yang sudah lewat.
2. Realisasi Tahun Berjalan
Realisasi tahun berjalan merupakan hal yang paling penting diperhatikan dalam menyusun anggaran, karena angka-angka dalam
realisasi merupakan data yang akurat. 3.
Ramalan Yang Akan Datang Ramalan yang dimaksud adalah hal-hal yang kemungkinan akan
terjadi pada masa yang akan datang yang disesuaikan, sehingga anggaran yang disusun nantinya mendekati realisasi yang diinginkan.
Universitas Sumatera Utara
D.Prosedur Penyusunan Anggaran
Suatu penganggaran dalam prosedur penyusunan dapat berfungsi dengan baik apabila taksiran-taksiran yang dimuat didalamnya cukup akurat, sehingga
tidak jauh berbeda dengan realisasinya. Untuk bisa melakukan penaksiran secara akurat, diperlukan berbagai data , informasi dan pengalaman yang
merupakan faktor-faktor yang harus dipertimbangkan untuk menyusun anggaran.
Anggaran biaya operasional adalah anggaran atau taksiran semua biaya yang dikeluarkan dalam masa satu tahun buku. Penyusunan angggran biaya
operasional Dinas Pertambangan dan Energi dilakukan bersama-sama dengan anggaran lainnya, oleh karena itu perusahaan tidak menggunakan panitia
anggaran yang menangani penyusunan anggaran. Instruksi penyusunan disampaikan pada bagian sub keuangan untuk
memberikan pengaruh dalam penyusunan anggaran. Kemudian sub keuangan menginformasikan kepada Divisi pertambangan Umum, Divisi Migas , Divisi
Geologi dan Sumber daya Mineral, dan Divisi Pemanfaatan Energi untuk menyusun anggaran. Berdasarkan pengarahan kepala divisi tentang sasaran dan
target yang ingin dicapai maka masing-masing divisi menyusun anggaran berdasarkan bahan-bahan rencana untuk tahun berikutnya.
Anggaran yang telah disusun oleh tiap-tiap bagian diserahkan kepada sub keuangan. Selanjutnya bagian keuangan menyusun anggaran tiap-tiap divisi
menjadi anggaran yang homongen atau anggaran keseluruhan yang disertai perbaikanrevisi terhadap anggaran yang disusun setiap bagaian. Terakhir
Universitas Sumatera Utara
anggaran tersebut diberikan kepada pimpinan untuk disetujui, bila pimpinan menyetujuinya maka mulailah pelaksanaan anggaran. Anggaran Dinas
Pertambangan dan Energi juga dijadikan acuan dalam melakukan penilaian prestasi kerja. Namun pimpinan tidak menetapkan anggaran apabila terjadi
suatu penyimpangan antara anggaran dan raelisasi pada satu bagian yang merupakan penurunan prestasi kerja, divisi bagaian akan menganalisis kembali
sebab-sebab terjadi penyimpangan. Adapun lampiran anggaran operasional pada Dinas Pertambangan dan Energi Provinsi Sumatera Utara. Namun sesuai
kelompoknya hanya ada bagian administrasi umum yang terdiri atas:
1. Perjalanan Dinas
2. Pemerilaharaan Gedung
3. Pemeliharaan Mobil
4. Penyusutan Gedung
5. Penyusutan Mobil
6. Penyusutan Inventaris
7. Alat-alat Kantor
8. Rekening Listrik
9. Rekening air
10. Rekening Telepon
11. Keamanan dan Kebersihan
Universitas Sumatera Utara
Berikut adalah rincian anggaran biaya umum dan adminsitrasi yang telah disusun oleh Dinas Pertambangan dan Energi Porvinsi Sumatera Utara selama
tahun 2011-2013.
Tabel 3.1 DINAS PERTAMBANGAN DAN ENERGI
RINCIAN ANGGARAN BIAYA UMUM DAN ADMINISTRASI PERIODE BERJALAN TAHUN 2011- TAHUN 2013
Dalam Rupiah
Sumber data : Dinas Pertambngan dan Energi Provinsi SumateraUtara
No Keterangan Biaya
ANGGARAN 2011
2012 2013
1 Perjalanan Dinas
290,000,000 320,000,000
340,000,000 2
Pemeliharaan gedung 6,500,000
7,400,000 8,000,000
3 Pemeliharaan kenderaan
11,000,000 13,000,000
17,000,000 4
Penyusutan gedung 60,000,000
70,000,000 90,000,000
5 Penyusutan kenderaan
30,000,000 35,000,000
45,000,000 6
Penyusutan Inventaris 12,000,000
14,000,000 16,000,000
7 Alat-alat kantor
18,000,000 25,000,000
27,000,000 8
Rekening Listrik 15,000,000
17,000,000 20,000,000
9 Rekening Telepon
4,000,000 5,000,000
7,000,000 10
Rekening air 6,500,000
7,500,000 7,500,000
11 Keamanan dan Kebersihan
4,000,000 4,500,000
6,000,000 Jumlah
457,000,000 518,400,000
583,500,000
Universitas Sumatera Utara
E. Pengendalian Biaya Operasional
