SISTEM INFORMASI PENGADAAN BARANG PADA P
SISTEM INFORMASI PENGADAAN BARANG PADA
PT. DAYA SUPER PRIMA
LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN
Oleh :
GUNAWAN
04300056
JENJANG PENDIDIKAN DIPLOMA III
PROGRAM STUDI MANAJEMEN INFORMATIKA
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
STMIK POTENSI UTAMA
MEDAN
2006
LEMBAR PENGESAHAN
SISTEM INFORMASI PENGADAAN BARANG PADA
PT. DAYA SUPER PRIMA
PRAKTEK KERJA LAPANGAN
Salah Satu Syarat Untuk Penulisan Tugas Akhir
Pada Program Studi MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
Jenjang Pendidikan DIPLOMA III
OLEH:
GUNAWAN
04300056
Disetujui Oleh :
Studi
Pembimbing
Haryadi, S.Kom
Ketua
Program
Dosen
Yuyun Yusnida Lase, S.Kom
Disyahkan Oleh :
Pembantu Ketua I
Drs. Hasyim, SE, MM.
KATA PENGANTAR
Segala puji dan syukur penulis panjatkan Kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas
karunia-Nya penulis dapat menyusun laporan Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini hingga
selesai. Laporan Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini disusun sebagai persyaratan untuk
menyusun Tugas dan bukti pelaksanaan Mata Kuliah Akademik Diploma-3 jurusan
Manajemen Informatika di STMIK Potensi Utama Medan.
Laporan Praktek Kerja Lapangan (PKL) ditulis berdasarkan informasi yang di data
dari berbagai pihak selama pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan (PKL) pada tanggal 01
Agustus s/d 31 Agustus 2006 di Bag. Pengadaan barang PT. Daya Super Prima
Laporan ini dapat disusun dengan baik karena banyak masukan dan dukungan
dari berbagai pihak yang berupa informasi, arahan dan bimbingan oleh karena itu
penulis mengucapkan teirma kasih kepada :
1.
Ibu Yuyun Yusnida Lase, S.Kom, selaku Pembimbing I Praktek Kerja Lapangan (PKL)
dari STMIK Potensi Utama Medan.
2.
Ibu Nuriandi, MBA, selaku Ketua Yayasan STMIK Potensi Utama Medan.
3.
Bapak Bob Subhan Riza, ST, selaku Ketua BPH STMIK Potensi Utama Medan.
4.
Ibu Roslina, MIT, selaku Ketua STMIK Potensi Utama Medan.
5.
Bapak Hasyim Muzadi, SE, MM, selaku Puket I STMIK Potensi Utama Medan.
6.
Bapak Haryadi, S.Kom, selaku Ketua Program Studi STMIK Potensi Utama Medan.
7.
Bapak M. Indra selaku Pembimbing II yang telah banyak membimbing penulis selama
melaksanakan Praktek Kerja Lapangan (PKL).
8.
Keluarga Penulis, ayah, ibu kakak dan abang penulis, terutama untuk Ibunda Tercinta,
atas segala curahan kasih sayang, dukungan dan doa-doanya yang tiada henti dan yang
telah memberi bimbingan, dan biaya serta nasihat-nasihat selama penulis kuliah.
9.
Rekan-rekan penulis khususnya anak D3 A Siang yang mendukung baik dari moril,
materi, serta dorongan sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan Praktek Kerja
Lapangan (PKL) ini.
Penulis menyadari sepenuhnya dalam penyusunan laporan Praktek Kerja
Lapangan (PKL) ini, masih banyak terdapat kekurangan dan kelemahan yang dimiliki
penulis baik itu sistematika penulisan maupun penggunaan bahasa. Untuk itu penulis
mengharapkan saran dan kritik dari berbagai pihak yang bersifat membangun demi
penyempurnaan laporan ini. Semoga laporan ini berguna bagi pembaca secara umum
dan penulis secara khusus. Akhir kata penulis ucapkan banyak terima kasih.
Medan,
Februari 2007
Penulis,
DAFTAR ISI
Gunawan
KATA
PENGANTAR........................................................................................... i
DAFTAR
ISI.......................................................................................................... ii
DAFTAR GAMBAR...........................................................................................
iv
DAFTAR
TABEL ..................................................................................................
DAFTAR LAMPIRAN .......................................................................................
v
BAB I
1
: PENDAHULUAN............................................................................
I.1.
I.2.
I.3.
I.4.
I.5.
Latar Belakang PKL.................................................................... 1
Tujuan dan Manfaat PKL .......................................................... 2
Ruang Lingkup PKL ................................................................... 4
Metode Pengumpulan Data ......................................................... 4
Lokasi PKL ................................................................................. 6
BAB II
: GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ...................................... 7
II.1. Sejarah Singkat Perusahaan ....................................................... 7
II.2. Struktur Organisasi .................................................................... 7
II.3. Mekanisme Yang Berjalan ....................................................... 10
BAB III
: TINJAUAN PUSTAKA ............................................................... 13
III.1. Pengertian Data ..................................................................... 13
III.2. Pengertian Sistem .................................................................. 14
BAB IV
BAB V
: PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN.................................... 20
IV.1. Pengamatan............................................................................. 20
IV.1.1. Diagram Konteks ....................................................... 21
IV.1.2. Diagram Level 0 (DFD .............................................. 22
IV.2. Pembahasan............................................................................. 23
: KESIMPULAN DAN SARAN.........................................................
V.1. Kesimpulan .............................................................................. 25
V.2. Saran ........................................................................................ 26
DAFTAR PUSTAKA ...................................................................................
DAFTAR LAMPIRAN ................................................................................
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Pada PT. Daya Super Prima .........................
10
Gambar 3.1 Proses Pengolahan Data ...............................................................
13
Gambar 3.2 Diagram Konteks Sistem Informasi Pengadaan Barang
Pada PT. Daya Super Prima ........................................................
21
Gambar 3.3 Diagram DFD Level 0 Sistem Informasi Penjualan
Pada PT. Daya Super Prima ........................................................
22
DAFTAR TABEL
Tabel
19
3.1
Tabel
Simbol
Flowchart
......................................................................
BAB I
PENDAHULUAN
I.1. Latar Belakang Praktek Kerja Lapangan
Praktek kerja lapangan merupakan wujud aplikasi terpadu antara sikap,
kemampuan dan keterampilan yang diperoleh mahasiswa dibangku kuliah. Dengan
mengikuti
praktek
kerja
lapangan
diharapkan
dapat
menambah
pengetahuan,
keterampilan dan pengalaman mahasiswa dalam mempersiapkan diri memasuki dunia
kerja yang sebenarnya.
Pelaksanaan praktek kerja lapangan diberbagai perusahaan dan instansi akan
sangat
berguna
bagi
mahasiswa
untuk
dapat
menimba
ilmu
pengetahuaan,
keterampilan dan pengalaman. Praktek kerja lapangan merupakan salah satu syarat
untuk menyelesaikan pendidikan D III
Manajemen Informatika Komputer di STMIK
POTENSI UTAMA. Melalui praktek kerja lapangan ini mahasiswa akan mendapat
kesempatan untuk mengembangkan cara berpikir, menambah ide-ide yang berguna
dan dapat menambah pengetahuaan mahasiswa sehingga dapat menumbuhkan rasa
disiplin dan tanggung jawab mahasiswa terhadap apa yang ditugaskan kepadanya.
Oleh karena itu semua teori-teori yang dipelajari dari berbagai mata kuliah di
jurusan D III ilmu komputer STMIK POTENSI UTAMA dapat secara langsung dipraktekkan
di kantor PT. DAYA SUPER PRIMA terutama yang berhubungan dengan komputer. Dalam
hal ini dapat diketahui bahwa teori yang dipelajari sama dengan yang ditemui didalam
prakteknya sehingga teori tersebut dapat dilaksanakan dengan baik. Sebagaimana
diketahui bahwa teori merupakan suatu ilmu pengetahuan dasar bagi perwujudan
praktek. Oleh karena itu untuk memperoleh pengalaman dan perbandingan antara teori
dan praktek, maka mahasiswa diharuskan menjalani praktek kerja lapangan di instansi
pemerintah atau perusahaan swasta sebagai salah satu syarat yang harus dipenuhi
sebelum menyelesaikan studinya.
Mengingat sulitnya untuk menghasilkan tenaga kerja yang terampil dan
berkualitas maka banyak perguruan tinggi berusaha untuk meningkatkan kualitas
sumber daya manusia dengan cara meningkatkan mutu pendidikan dan menyediakan
sarana-sarana pendukung agar dihasilkan lulusan yang handal.
Dalam rangka itulah maka lembaga program D III Ilmu Komputer STMIK POTENSI
UTAMA mewajibkan mahasiswanya untuk melaksanakan praktek kerja lapangan,
sehingga mahasiwa dapat mengaplikasikan ilmu yang telah diperoleh di bangku
perkuliahan ke dalam lingkungan kerja yang sebenarnya.
Penulis melakukan praktek kerja di PT. Daya Super Prima yang berlokasi di Jl.
Keruntung No. 69, untuk mengetahui tentang sistem pengadaan barang pada
perusahaan tersebut.
I.2. Tujuan dan Manfaat PKL
Tujuan
Tujuan PKL yang dilaksanakan oleh mahasiswa STMIK – POTENSI UTAMA adalah
sebagai berikut :
1.
Untuk menerapkan teori ilmiah yang telah dipelajari dari bangku perkuliahan
terhadap objek yang diteliti di perusahaan.
2.
untuk mempelajari kondisi / mekanisme di perusahaan, sehingga dapat
dengan cepat menyesuaikan diri pada saat terjun ke dunia industri yang sekarang
ini semakin berkembang dan maju pesat.
3.
Untuk menambah kepercayaan diri dan keberanian serta tanggung jawab
dalam melaksanakan tugas yang dipercayakan oleh instansi / perusahaan kepada
mahasiswa/i.
4.
Sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan program studi sistem
informatika pada STMIK POTENSI UTAMA.
Manfaat
PKL yang dilaksanakan oleh mahasiswa/i STMIK POTENSI UTAMA mempunyai
manfaat tersendiri. Adapun manfaat yang akan dicapai dalam pelaksanaan praktek
kerja lapangan tersebut adalah :
1.
Bagi Perusahaan / Instansi :
1.
Perusahaan
dapat
memanfaatkan
perkembangan
ilmu
pengetahuan yang sudah begitu pesat dalam perkembangan usaha dikemudian
hari.
2.
Dapat menjalin kerja sama antara perusahaan dengan dunia
pendidikan terutama dalam menyalurkan tenaga kerja profesional.
3.
Bermanfaat bagi dunia ilmu pengetahuan dan teknologi sebagai
sarana sehingga dapat dimanfaatkan menjadi sumber daya manusia yang
berpotensi dan bermutu.
2.
1.
Bagi mahasiswa yang bersangkutan :
Untuk mempelajari secara mendalam bagaimana situasi kerja di perusahaan, sehingga
kita dapat dengan cepat menyesuaikan diri pada saat kita terjun langsung ke dunia
industri yang sekarang ini semakin berkembang dan maju pesat.
2.
Untuk menambah kepercayaan diri dan keberanian serta tanggung jawab dalam
melaksanakan tugas yang dipercaya oleh instansi / perusahaan kepada mahasiswa/i.
I.3. Ruang Lingkup PKL
Pada Praktek Kerja Lapangan (PKL) penulis meninjau bagian Data pengadaan
barang pada PT. Daya Super Prima.
I.4. Metode Pengumpulan Data
Dalam mengumpulkan data, keterangan dan rancangan program yang dibutuhkan
untuk penyusunan Laporan Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini, penulis menggunakan 2
(dua) Metode yaitu :
1.
Metode Lapangan ( Field Research )
Metode ini dilakukan penulis secara langsung untuk mengumpulkan data yang
berhubungan dengan data pengadaan barang pada PT. Daya Super Prima. Data-data
tersebut penulis kumpulkan dengan cara :
1.
Observasi (pengamatan langsung)
Penulis melakukan pengamatan langsung ke tempat objek pembahasan yang ingin
diperoleh yaitu melalui bagian-bagian terpenting dalam pengambilan data yang
diperlukan. Pengambilan data penulis lakukan pada bagian keuangan pada PT. Daya
Super Prima.
2.
Interview (wawancara)
Penulis melakukan Interview (wawancara) untuk mendapatkan penjelasan dari masalahmasalah yang sebelumnya kurang jelas dan untuk menyakinkan bahwa data yang
diperoleh / dikumpulkan benar-benar akurat. Dimana penulis melakukan interview
kepada pihak yang berkompeten di bagian keuangan pada PT. Daya Super Prima.
2.
Metode Perpustakaan ( Library research )
Metode ini penulis mengutip dari beberapa bacaan yang berkaitan dengan pelaksanaan
PKL yang dilaksanakan di PT. Daya Super Prima selama sebulan. Yang dikutip dapat
berupa teori ataupun beberapa pendapat dari beberapa buku bacaan ataupun buku
diktat yang dipergunakan selama kuliah. Ini dimaksudkan untuk memberikan landasan
teori yang kuat melalui buku-buku atau literatur yang tersedia di perpustakaan, baik
berupa bahan-bahan kuliah dan brosur yang berhubungan dengan penulisan PKL ini.
I.5. Lokasi PKL
Praktek kerja lapangan dilaksanakan di PT. Daya Super Prima yang berlokasi di Jl.
Keruntung No. 69 Medan dari tanggal 01 Agustus 2006 s.d 30 Agustus 2006 selama 30
(tiga puluh hari kerja). Waktu Praktek Kerja Lapangan mulai pukul 08.00 WIB s.d 16.00
WIB, sementara waktu istirahat 1 (satu) jam pada hari Senin s.d Kamis dan hari Sabtu,
dan 1 ½ (satu setengah jam) pada hari Jumat .
BAB II
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
II.1. Sejarah Singkat Perusahan
PT. Daya Super Prima merupakan perusahaan swasta yang bergerak di bidang
perdagangan barang dan jasa yang meliputi pengadaan barang seperti alat-alat tehnik,
elektrial, mekanikal, obat – obatan farmasi, alat kesehatan atau kedokteran, bahan
kimia, perpipaan dan aksesoris lainnya. Serta hasil industri, hasil bumi, barang cetakan,
dan alat tulis kantor (ATK).
PT. Daya Super Prima didirikan pada bulan September 2003 oleh Bapak M. Yasir
berdasarkan akte notaris No. 8 oleh Natigor Halomoan SH, notaris di Medan. Yang
berkedudukan di Jl. Keruntung No. 69 Medan.
II.2. Struktur Organisasi
Adapun fungsi dan tanggung jawab struktur organisasi pada PT. Daya Super
Prima adalah sebagai berikut :
1). Komisaris
Fungsi
pokok
komisaris
adalah
komisaris
melakukan
pengawasan
atas
kebijaksanaan direksi dalam menjalankan perseroan serta memberikan nasehat pada
direksi. Komisaris baik bersama-sama maupun sendiri-sendiri setiap waktu dalam jam
kerja kantor perseroan berhak memasuki bangunan dan halaman atau tempat lain
yang dipergunakan atau yang dikuasai oleh perseroan dan berhak memeriksa semua
pembukuan, surat dan alat bukti lainnya, memeriksa dan mencocokkan keadaan uang
kas dan lain-lain serta berhak untuk mengetahui segala tindakan yang telah di jalankan
direksi.
2). Direktur Utama
Merupakan salah satu pemegang saham dalam perusahaan. Diangkat oleh
komisaris untuk menjalankan semua aktivitas perusahaan yang telah digariskan dengan
baik.
Wewenang, tugas dan tanggung jawab Direktur Utama antara lain, menentukan
kebijaksanakan perusahaan sesuai dengan pedoman yang telah digariskan, bertindak
atas nama perusahaan dalam menandatangani kontrak atau perjanjian yang berguna
dan
menguntungkan
perusahaan,
mengikuti
perkembangan
–
perkembangan
peusahaan dan kegiatan lainnya, mengangkat dan memberhentikan karyawan, serta
menentukan tanggung jawab tiap bagian, menentukan besarnya gaji dan upah para
karyawan,
dan
merencanakan,
mengkoordinasikan
dan
mengawasi
kegiatan
pelaksanaan operasi perusahaan.
3). Direktur
Fungsi pokok Direktur menerima tugas – tugas khusus yang diberikan oleh
Direktur Utama, mewakili direktur utama dalam batas dan kekuasaan tertentu,
menetapkan
kebijakan
dan
mengambil
keputusan,
mengendalikan
pelaksanaan
pekerjaan, dan memberikan laporan pertanggung jawaban kepada direktur utama atas
hasil usaha dan operasi perusahaan.
4). Keuangan
Fungsi dan tugas pokok bagian keuangan adalah melaksanakan kegiatan di
bidang keuangan dan akutansi serta perpajakan untuk mendukung kelancaran
operasional perusahaan sesuai dengan tata laksana, peraturan dan tingkat kewenangan
yang ditetapkan, tanggung jawab kepala bagian keuangan adalah terlaksananya
pengendalian administrasi anggaran, yang meliputi pelopor alokasi dan peruntukan
anggaran, serta aturan yang berlaku.
5). Pembukuan
Fungsi pokok bagian pembukuan adalah melaksanakan kegiatan pembukuan
transaksi keuangan dan perhitungan pajak sesuai pedoman akutansi yang telah
ditetapkan serta penyusunan laporan keuangan perusahaan.
6). Salesman
Fungsi pokok bagian salesman adalah mencari dan memasarkan barang yang
telah dipesan serta melaporkan hasil penjualan barang kepada asisten apoteker.
7). Asisten Apoteker
Fungsi pokok bagian asisten apoteker antara lain menerima laporan hasil
penjualan barang dari salesman, serta melaporkan kepada bagian operator komputer
dan pembukuan.
8). Operator Computer
Fungsi pokok bagian operator komputer antara lain menerima laporan dari
asisten apoteker untuk memasukkan data tersebut kedalam program komputer.
Gambar 2.1. Struktur Organisasi
PT. Daya Super Prima
II.3. Mekanisme Sistem yang Berjalan
Data flow diagram atau diagram alir data merupakan suatu bagan yang
menggambarkan urutan cara kerja/proses sistem secara garis besar. Dengan diagram
alir data, kita dapat memahami bagaimana sistem tersebut berjalan. Diagram alir data
dapat digunakan untuk mempresentasikan suatu sistem yang otomatis maupun manual
melalui symbol-symbol atau bagan yang terhubungkan.
Terdapat dua bentuk diagram alir data, yaitu diagram alir data fisik (Physical
DFD) dan digram alir data logika (Logical DFD). Physical DFD lebih menekankan pada
penggambaran bagaimana proses-proses dari sistem diterapkan, termasuk prosesproses manual sehingga lebih banyak memakan waktu. Logical DFD lebih tepat
digunakan untuk menggambarkan sistem yang akan diusulkan (sistem yang baru).
Penekanannya hanya pada logika dari kebutuhan-kebutuhan sistem, yaitu proses-proses
apa yang secara logika dibutuhkan oleh sistem.
Context Diagram
Context diagram merupakan level tertinggi dari data flow diagram yang
menggambarkan seluruh input ke atau output dari sistem. Diagram ini juga memberikan
gambaran tentang keseluruhan sistem. Pada diagram konteks, hanya ada satu proses
dan tidak boleh ada data store.
Sesuai dengan context diagram Sistem Pengadaan Barang pada PT. Daya Super
Prima dapat diuraikan sebagai berikut :
1.
Pertama, Assisten Apoteker mengecek barang yang dibutuhkan gudang.
2.
Kedua, Assisten Apoteker memberkan interuksi pada Salesman untuk melakuak
pemesanan barang.
3.
Ketiga, salesman melakukan pemesanan barang ke produsen.
4.
Keempat, salesman melaporkan barang yang telah diterima dari produsen atau
distributor besar ke asisten apoteker.
5.
Kelima, Produsen memenuhi barang pesanan dan memberikan laporannya ke
Komisaris.
6.
Keenam, Komisaris memberikan laporan ke pembukuan/ operator komputer, untuk
dimasukan dalam buku besar perusahaan.
Seperti itulah proses pengadaan barang yang berlangsung pada PT. Daya Super
Prima.
BAB III
TINJAUAN PUSTAKA
III.1. Pengertian Data
Data adalah kumpulan kejadian yang diangkat dari suatu kenyataan. Data
dapat berupa angka-angka, huruf, atau simbol-simbol khusus atau gabungan darinya.
Data mentah masih belum bisa bercerita banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut.
Pengolahan data (Data Processing) adalah manipulasi dari data ke dalam bentuk yang
lebih berguna dan lebih berarti berupa suatu informasi.
Informasi (Information) adalah hasil dari kegiatan pengolahan data yang
memberikan bentuk yang lebih berarti dari suatu kejadian. Jadi pengolahan data
elektronik (PDE) atau elektronik data processing (EDP) adalah manipulasi dari data
kedalam bentuk yang lebih berarti berupa suatu informasi dengan menggunakan suatu
alat elektronik, yaitu komputer.
Suatu proses pengolahan data terdiri dari tiga tahapan dasar yang disebut
dengan siklus pengolahan data, yaitu input, proses dan output.
INPUT
Gambar 3.1. Proses Pengolahan Data
INPUT
: Tahap ini merupakan proses memasukkan data kedalam
proses komputer lewat data alat input (input device).
PROSES
: Tahap ini merupakan proses pengolahan dari data yang
Sudah dilakukan oleh alat pemproses (processing device) yang dapat berupa proses
menghitung,
membandingkan,
mengendalikan
atau
mencari
di
storage
penyimpanan).
OUTPUT
: Tahap ini merupakan proses menghasilkan output dari
hasil pengolahan data ke alat output (output device) yaitu
berupa informasi.
III.2. Pengertian Sistem
Sistem berasal dari bahasa Yunani “systema” yang mempunyai arti :
1.
Suatu keseluruhan yang tersusun dari sekian banyak bagian.
(media
2.
Hubungan
yang
berlangsung
diantara
satuan-satuan
atau
komponen-komponen secara teratur.
Terdapat dua kelompok dalam pengertian sistem, yaitu pengertian yang
menekankan pada prosedur dan yang menekankan pada komponen atau elemennya.
Pengertian sistem yang menekankan pada prosedurnya adalah suatu jaringan kerja dari
prosedur-prosedur
yang
saling
berhubungan,
berkumpul
bersama-sama
untuk
melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Yang
dimaksud prosedur disini adalah urutan-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan
instruksi yang menerangkan apa yang harus dikerjakan, siapa yang mengerjakannya,
kapan dikerjakan dan bagaimana mengerjakannya.
Sedangkan pengertian sistem yang menekankan pada komponennya adalah
kumpulan-kumpulan dari elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan
tertentu.
Dengan adanya sistem ini, kita berpandangan bahwa sistem merupakan seatu
komponen yang saling berhubungan dan dengan keterkaitannya tersebut dapat
menimbulkan suatu yang disebut informasi sebagai output untuk mencapai tujuan.
Menurut William S. Davis :
“Sistem adalah suatu penggabungan metode, prosedur atau teknik yang telah diatur
membentuk kesemuanya itu menjadi terorganisasi secara baik dan benar”.
Menurut Indriyono Gitosumarno :
“Sistem adalah suatu agresi (kumpulan) elemen yang dinamis, yang berhubungan satu
sama lain dan saling tergantung dan berjalan sesuai dengan hukum-hukum tertentu”.
Menurut Dj. A. Simarmata :
“Sistem adalah keseluruhan elemen yang mendukung pencapaian tujuan yang
mempunyai kegiatan fungsional satu sama lain”.
Menurut H.A. Harding :
“Sistem adalah bagian yang mempunyai kaitan satu sama lain, yang bersama-sama
bereaksi menurut pola tertentu terhadap input dengan tujuan untuk menghasilkan
output. Biasanya pola tindakannya dibuat dengan tujuan untuk mengoptimalkan faktorfaktor dan sifat-sifat tertentu”.
Menurut Gordon B. Davis :
“Sistem dapat membentuk abstrak maupun fisik. Sebuah sistem abstrak adalah suatu
susunan teratur, gagasan atau konsepsi yang saling bergantung, sedang sistem yang
bersifat fisik adalah serangkaian unsur yang bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan
bersama”.
Menurut S. Prajudi Atmasudiro
“Sistem adalah setiap sesuatu yang terdiri dari objek-objek tau unsur-unsur yang saling
berhubungan satu sama lainnya sehingga unsur tersebut merupakan satu keatuan
dalam pemrosesan atau pengolahan tertentu”
Berdasarkan pendapat para ahli tersebut dapat diambil beberapa kesimpulan
yang merupakan ciri-ciri dari sistem yaitu sebagai berikut :
1.
Sistem mempunyai tujuan.
2.
3.
Sistem terdiri dari bagian-bagian atau elemen-elemen.
Bagian-bagian yang berhubungan membentuk struktur yang mengikat keseluruhan
dalam satu kesatuan.
Dalam hal ini apabila salah satu komponen terganggu atau mengalami kendala
maka
hal
itu
juga
akan
berpengaruh
pada
sistem
itu
sendiri.
Sedangkan Informasi adalah “Kumpulan data yang sudah diolah sehingga lebih
berarti
dan
berguna
bagi
si
pemakai”. Dari
defenisi
tersebut
kemudian
dihubungkan dengan bidang studi penulis yaitu Manajemen Informatika Komputer maka
Sistem Informasi Manajemen adalah “Sistem Informasi yang sudah terkomputerisasi
karena adanya interaksi manusia dan komputer yang menghasilkan informasi sesuai
dengan kebutuhan penggunanya. Dengan adanya pengguna maka perangkat lunak
dalam hal ini adalah komputer dapat digunakan dengan baik”. Selain sistem dan
informasi, ada juga Karakteristik Sistem yang terdiri dari beberapa karakter yaitu :
1.
Komponen-komponen, suatu sistem berisi komponen yang saling berinteraksi
atau saling bekerja sama.
2.
Batas sistem, yaitu pemisah antara sistem dengan lingkungan luarnya.
3.
Lingkungan Luar, yaitu merupakan sistem yang ada diluar batas sistem ini
tetapi lingkungan ini ada yang memberi pengaruh positif dan negatif.
4.
Penghubung, yaitu keluaran dari suatu sub sistem dapat sebagai penghubung
ke sub sistem lainnya.
5.
Masukan, yaitu masukan yang diberikan pada sistem ada 2 macam yaitu
masukan perawatan (sebagai program dalam compiler agar sistem Beroperasi) dan
masukan sinyal (sebagai data dalam komputer agar menghasilkan).
6.
Proses,
yaitu
pengolahan
input
sehingga
menghasilkan
output
yang
diinginkan.
7.
Sasaran, tujuannya dibuat suatu sistem.
8.
Kluar, yaitu hasil dari operasi sistem ada yang memenuhi sasaran dan ada
yang tidak.
Selain karakteristik ada juga hal yang menyangkut sistem lainnya adalah
Klasifikasi Sistem diantaranya :
1.
Transaction Processing Systems (TPS)
Sistem informasi komputerisasi yang dikembangkan untuk memproses data-data dalam
jumlah besar untuk transaksi bisnis rutin seperti daftar gaji dan inventarisasi.
2.
Office Automation Systems (OAS)
Mendukung pekerja data yang biasanya tidak menciptakan pengetahuan baru
melainkan hanya menganalisis informasi sedemikian rupa untuk mentransformasikan
data atau memanipulasikannya dengan cara tertentu sebelum membaginya atau
menyebarkannya secara keseluruhan dengan organisasi dan kadang-kadang diluar itu.
3.
Knowledge Work Systems (KWS)
Mendukung para pekerja profesional seperti ilmuan, insinyur dan dokter dengan
membantu mereka menciptakan pengetahuaan baru dan memungkinkan mereka
mengkontribusikannya ke organisasi atau masyarakat.
Dari hal-hal yang sudah dijelaskan diatas juga berkaitan dengan simbol sistem, di
bawah ini ada beberapa jenis dari simbol flowchart beserta keterangan dari simbol
flowchart. Sebagian dari simbol sistem flowchart yang tertuang dalam bentuk tabel,
yaitu :
Table 3.1. Simbol Flowchart
Simbol
Keterangan
Dokumen
Proses Awal
File dan Dokumen
Poros akhir
Dari uraian menjelaskan tentang sub-sub sistem dan informasi, hal ini juga
menaruh peran dari materi judul penulis karena dari semua hal mengenai pengadaan
barang di perusahaan juga harus dengan sistem yang jelas agar terciptanya suatu
hasil/keputusan yang baik. Tidak hanya itu selain suatu sistem yang baik diperlukan
juga suatu informasi yang jelas agar terlaksananya sistem pengadaan barang yang
akurat.maka isi bab dan pasal tentang pengadaan barang pada PT. Daya Super Prima
hanya dituangkan oleh penulis secara garis besarnya saja karena isi dari bab dan pasal
merupakan suatu bentuk dokumen yang dianggap penting dan bersifat rahasia.
BAB IV
PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
IV.1.
Pengamatan
PT. Daya Super Prima merupakan perusahaan swasta yang bergerak di bidang
perdagangan barang dan jasa yang meliputi pengadaan barang seperti alat-alat tehnik,
elektrial, mekanikal, obat – obatan farmasi, alat kesehatan atau kedokteran, bahan
kimia, perpipaan dan aksesoris lainnya. Serta hasil industri, hasil bumi, barang cetakan,
dan Alat Tulis Kantor (ATK), seperti yang telah dijelaskan pada bab sebelumnya.
Untuk pelanggan yang ingin menggunakan jasa atau membeli barang dapat
dilakukan dengan cara membeli langsung ke kantor untuk barang yang diperlukan. Atau
melalui penawaran – penawaran harga dengan melakukan lelang tender.
Sebagaimana telah disebutkan bahwa perusahaan ini adalah perusahaan yang
bergerak dalam bidang perdagangan barang dan jasa, maka aktivitasnya meliputi :
1.
Menyediakan
barang
–
barang
yang
menjadi
pokok
penjulan,
sebagai stock perusahaan yang siap untuk dijual jika ada pesanan.
2. Memenuhi langsung kebutuhan yang diperlukan konsumen yang datang langsung ke
kantor atau ketika menang lelang tender.
IV.1.1. Diagram Konteks (DFD)
Adapun diagram konteks dari sistem informasi pengadaan barang pada PT.
Daya Super Prima adalah sebagai berikut :
Ass APOTEKER
Data barang masuk kegudang
Data barang yang dibutuhkan
SALESMAN
PRODUSEN
Penyedia
barang
terima barang
Data pesanan barang
barang
Laporan Barang Masuk
Gudang
Barang masuk
Laporan hasil keluar masuk barang
pesan
Gambar 4.1 Diagram Konteks Sistem Informasi Pengadaan Barang
pada PT. Daya Super Prima
IV.1.2. Diagram Level 0 (DFD Level 0)
Adapun diagram level 0 (DFD level 0) dari sistem informasi penjualan barang
pada PT. Daya Super Prima adalah sebagai berikut :
Ass APOTEKER
Data barang
Salesman
Terima barang
Laporan
Gudang
Pesan barang
D-1 Komisaris
Laporan barang masuk
laporan
D-2 Pembukuan/
Oprt Komputer
Pembuatan
Produsen
Masukan barang
Gambar 4.2 Diagram DFD Level 0 Sistem Informasi Penjualan
Pada PT. Daya Super Prima
IV.2.
Pembahasan
Setelah melakukan penelitian dan melihat sistem yang ada, dimana sistem
penjualan barang dan jasa masih dilakuakan secara manual sehingga dalam penyajian
informasi penjualan dan pemenuhan barang kurang efisien dan memakan waktu. Juga
sering terjadi kekeliruan dalam pembuatan laporan – laporan penjualan.
Sistem manual merupakan sistem pencatatan data perusahaan pada suatu
dokumen atau file – file pada komputer. Dokumen yang sering digunakan adalah
bon/faktur penjualan, order pemenuhan kebutuhan pelanggan yang disesuaikan dengan
kebutuihan perusahaan agar dapat mencatat keseluruhan transaksi.
Prosedur pengadaan barang :
1.
2.
Kegiatan pertama, Assisten Apoteker mengecek barang yang dibutuhkan gudang.
Kegiatan kedua, Assisten Apoteker memberkan interuksi pada Salesman untuk
melakuak pemesanan barang.
3.
Kegiatan ketiga, salesman melakukan pemesanan barang ke produsen.
4.
Kegiatan keempat, salesman melaporkan barang yang telah diterima dari produsen
atau distributor besar ke asisten apoteker.
5.
Kegiatan kelima, Produsen memenuhi barang pesanan dan memberikan laporannya ke
Komisaris.
6.
Kegiatan keenam, Komisaris memberikan laporan ke pembukuan/ operator komputer,
untuk dimasukan dalam buku besar perusahaan.
Setelah melakukan pengamatan penulis merasa sistem informasi yang berada
pada perusahaan sekarang banyak kesamaan dengan metode yang penulis pelajari di
perkuliahan maupun dengan membaca buku-buku tentang sistem informasi, namun dari
sistem
informasi
yang
berada
pada
perusahaan
terdapat
keunggulan
dan
kelemahannya.
1.
a.
Keunggulan
Pembagian tugas dan wewenang yang cukup rapi sehingga kegiatan kerja pada
perusahaan tidak terlalau kaku.
b.
Sistem penginputan data telah memanfaatkan Komputer yang telah terprogram.
c.
Laporan bulanan berbentuk jurnal (buku besar), yang dapat memudahkan pimpinan
mengamati peningkatan maupun penurunan pendapatan tiap bulannya.
2.
Kelemahan
a.
Masih menggunakan faktur dalam melakukan pemesanan barang pada proodusen.
b.
Pengisian faktur masih menggunakan mesin tik.
c.
Pembuatan laporan bulanan menggunakan aplikasi Microsoft Excel.
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
V.1. Kesimpulan
Selama melaksanakan kegiatan
pkl pada PT. Daya Super Prima di bagian
penjualan barang dan jasa, penulis mendapat pengalaman-pengalaman baru yang
menyenangkan dan juga mendapatkan pengetahuan tentang pengadaan barang dan
jasa.
Dalam melaksanakan pkl, penulis mendapat banyak masukan tentang
bagaimana cara belajar dan bekerja di dalam suatu perusahaan. Dengan demikian
penulis dapat menyimpulkan beberapa hal yang penulis dapatkan dari perusahaan
tersebut, antara lain :
1.
PT. Daya Super Prima adalah salah satu badan usaha milik swasta yang bergerak
dalam bidang perdagangan barang dan jasa.
2.
PT. Daya Super Prima mempunyai struktur organisasi yang berbentuk garis, dimana
pelimpahan wewenang berlangsung secara vertical dari pemimpin tertinggi kepada
bagian-bagian di bawahannya sehingga tercipta suatu kesatuan perintah dan kesatuan
komando.
3.
Selama melakukan kegiatan pkl, penulis banyak mengetahui tentang prosedur dan
tata cara dunia kerja yang sesungguhnya. Selain itu penulis juga dapat mengetahui
bentuk-bentuk tugas yang dilaksanakan oleh masing-masing karyawan tentunya
disesuaikan dengan bidang masing-masing.
V.2. Saran
Setelah melaksanakan PKL, dan melihat adanya kelebihan dan kekurangan pada
berbagai pihak, maka penulis menyarankan agar :
1.
Sebaiknya setiap mahasiswa yang mengikuti praktek kerja lapangan, agar dapat di
tempatkan pada seksi yang sesuai dengan latar belakang pendidikannya.
2.
Sebaiknya sumber daya manusia menyusun program kegiatan bagi setiap mahasiswa
yang mengikuti praktek kerja lapangan di kantor PT. Daya Super Prima, sehingga tidak
ada mahasiswa yang menganggur pada waktu jam kerja.
PT. DAYA SUPER PRIMA
LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN
Oleh :
GUNAWAN
04300056
JENJANG PENDIDIKAN DIPLOMA III
PROGRAM STUDI MANAJEMEN INFORMATIKA
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
STMIK POTENSI UTAMA
MEDAN
2006
LEMBAR PENGESAHAN
SISTEM INFORMASI PENGADAAN BARANG PADA
PT. DAYA SUPER PRIMA
PRAKTEK KERJA LAPANGAN
Salah Satu Syarat Untuk Penulisan Tugas Akhir
Pada Program Studi MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
Jenjang Pendidikan DIPLOMA III
OLEH:
GUNAWAN
04300056
Disetujui Oleh :
Studi
Pembimbing
Haryadi, S.Kom
Ketua
Program
Dosen
Yuyun Yusnida Lase, S.Kom
Disyahkan Oleh :
Pembantu Ketua I
Drs. Hasyim, SE, MM.
KATA PENGANTAR
Segala puji dan syukur penulis panjatkan Kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas
karunia-Nya penulis dapat menyusun laporan Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini hingga
selesai. Laporan Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini disusun sebagai persyaratan untuk
menyusun Tugas dan bukti pelaksanaan Mata Kuliah Akademik Diploma-3 jurusan
Manajemen Informatika di STMIK Potensi Utama Medan.
Laporan Praktek Kerja Lapangan (PKL) ditulis berdasarkan informasi yang di data
dari berbagai pihak selama pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan (PKL) pada tanggal 01
Agustus s/d 31 Agustus 2006 di Bag. Pengadaan barang PT. Daya Super Prima
Laporan ini dapat disusun dengan baik karena banyak masukan dan dukungan
dari berbagai pihak yang berupa informasi, arahan dan bimbingan oleh karena itu
penulis mengucapkan teirma kasih kepada :
1.
Ibu Yuyun Yusnida Lase, S.Kom, selaku Pembimbing I Praktek Kerja Lapangan (PKL)
dari STMIK Potensi Utama Medan.
2.
Ibu Nuriandi, MBA, selaku Ketua Yayasan STMIK Potensi Utama Medan.
3.
Bapak Bob Subhan Riza, ST, selaku Ketua BPH STMIK Potensi Utama Medan.
4.
Ibu Roslina, MIT, selaku Ketua STMIK Potensi Utama Medan.
5.
Bapak Hasyim Muzadi, SE, MM, selaku Puket I STMIK Potensi Utama Medan.
6.
Bapak Haryadi, S.Kom, selaku Ketua Program Studi STMIK Potensi Utama Medan.
7.
Bapak M. Indra selaku Pembimbing II yang telah banyak membimbing penulis selama
melaksanakan Praktek Kerja Lapangan (PKL).
8.
Keluarga Penulis, ayah, ibu kakak dan abang penulis, terutama untuk Ibunda Tercinta,
atas segala curahan kasih sayang, dukungan dan doa-doanya yang tiada henti dan yang
telah memberi bimbingan, dan biaya serta nasihat-nasihat selama penulis kuliah.
9.
Rekan-rekan penulis khususnya anak D3 A Siang yang mendukung baik dari moril,
materi, serta dorongan sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan Praktek Kerja
Lapangan (PKL) ini.
Penulis menyadari sepenuhnya dalam penyusunan laporan Praktek Kerja
Lapangan (PKL) ini, masih banyak terdapat kekurangan dan kelemahan yang dimiliki
penulis baik itu sistematika penulisan maupun penggunaan bahasa. Untuk itu penulis
mengharapkan saran dan kritik dari berbagai pihak yang bersifat membangun demi
penyempurnaan laporan ini. Semoga laporan ini berguna bagi pembaca secara umum
dan penulis secara khusus. Akhir kata penulis ucapkan banyak terima kasih.
Medan,
Februari 2007
Penulis,
DAFTAR ISI
Gunawan
KATA
PENGANTAR........................................................................................... i
DAFTAR
ISI.......................................................................................................... ii
DAFTAR GAMBAR...........................................................................................
iv
DAFTAR
TABEL ..................................................................................................
DAFTAR LAMPIRAN .......................................................................................
v
BAB I
1
: PENDAHULUAN............................................................................
I.1.
I.2.
I.3.
I.4.
I.5.
Latar Belakang PKL.................................................................... 1
Tujuan dan Manfaat PKL .......................................................... 2
Ruang Lingkup PKL ................................................................... 4
Metode Pengumpulan Data ......................................................... 4
Lokasi PKL ................................................................................. 6
BAB II
: GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ...................................... 7
II.1. Sejarah Singkat Perusahaan ....................................................... 7
II.2. Struktur Organisasi .................................................................... 7
II.3. Mekanisme Yang Berjalan ....................................................... 10
BAB III
: TINJAUAN PUSTAKA ............................................................... 13
III.1. Pengertian Data ..................................................................... 13
III.2. Pengertian Sistem .................................................................. 14
BAB IV
BAB V
: PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN.................................... 20
IV.1. Pengamatan............................................................................. 20
IV.1.1. Diagram Konteks ....................................................... 21
IV.1.2. Diagram Level 0 (DFD .............................................. 22
IV.2. Pembahasan............................................................................. 23
: KESIMPULAN DAN SARAN.........................................................
V.1. Kesimpulan .............................................................................. 25
V.2. Saran ........................................................................................ 26
DAFTAR PUSTAKA ...................................................................................
DAFTAR LAMPIRAN ................................................................................
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Pada PT. Daya Super Prima .........................
10
Gambar 3.1 Proses Pengolahan Data ...............................................................
13
Gambar 3.2 Diagram Konteks Sistem Informasi Pengadaan Barang
Pada PT. Daya Super Prima ........................................................
21
Gambar 3.3 Diagram DFD Level 0 Sistem Informasi Penjualan
Pada PT. Daya Super Prima ........................................................
22
DAFTAR TABEL
Tabel
19
3.1
Tabel
Simbol
Flowchart
......................................................................
BAB I
PENDAHULUAN
I.1. Latar Belakang Praktek Kerja Lapangan
Praktek kerja lapangan merupakan wujud aplikasi terpadu antara sikap,
kemampuan dan keterampilan yang diperoleh mahasiswa dibangku kuliah. Dengan
mengikuti
praktek
kerja
lapangan
diharapkan
dapat
menambah
pengetahuan,
keterampilan dan pengalaman mahasiswa dalam mempersiapkan diri memasuki dunia
kerja yang sebenarnya.
Pelaksanaan praktek kerja lapangan diberbagai perusahaan dan instansi akan
sangat
berguna
bagi
mahasiswa
untuk
dapat
menimba
ilmu
pengetahuaan,
keterampilan dan pengalaman. Praktek kerja lapangan merupakan salah satu syarat
untuk menyelesaikan pendidikan D III
Manajemen Informatika Komputer di STMIK
POTENSI UTAMA. Melalui praktek kerja lapangan ini mahasiswa akan mendapat
kesempatan untuk mengembangkan cara berpikir, menambah ide-ide yang berguna
dan dapat menambah pengetahuaan mahasiswa sehingga dapat menumbuhkan rasa
disiplin dan tanggung jawab mahasiswa terhadap apa yang ditugaskan kepadanya.
Oleh karena itu semua teori-teori yang dipelajari dari berbagai mata kuliah di
jurusan D III ilmu komputer STMIK POTENSI UTAMA dapat secara langsung dipraktekkan
di kantor PT. DAYA SUPER PRIMA terutama yang berhubungan dengan komputer. Dalam
hal ini dapat diketahui bahwa teori yang dipelajari sama dengan yang ditemui didalam
prakteknya sehingga teori tersebut dapat dilaksanakan dengan baik. Sebagaimana
diketahui bahwa teori merupakan suatu ilmu pengetahuan dasar bagi perwujudan
praktek. Oleh karena itu untuk memperoleh pengalaman dan perbandingan antara teori
dan praktek, maka mahasiswa diharuskan menjalani praktek kerja lapangan di instansi
pemerintah atau perusahaan swasta sebagai salah satu syarat yang harus dipenuhi
sebelum menyelesaikan studinya.
Mengingat sulitnya untuk menghasilkan tenaga kerja yang terampil dan
berkualitas maka banyak perguruan tinggi berusaha untuk meningkatkan kualitas
sumber daya manusia dengan cara meningkatkan mutu pendidikan dan menyediakan
sarana-sarana pendukung agar dihasilkan lulusan yang handal.
Dalam rangka itulah maka lembaga program D III Ilmu Komputer STMIK POTENSI
UTAMA mewajibkan mahasiswanya untuk melaksanakan praktek kerja lapangan,
sehingga mahasiwa dapat mengaplikasikan ilmu yang telah diperoleh di bangku
perkuliahan ke dalam lingkungan kerja yang sebenarnya.
Penulis melakukan praktek kerja di PT. Daya Super Prima yang berlokasi di Jl.
Keruntung No. 69, untuk mengetahui tentang sistem pengadaan barang pada
perusahaan tersebut.
I.2. Tujuan dan Manfaat PKL
Tujuan
Tujuan PKL yang dilaksanakan oleh mahasiswa STMIK – POTENSI UTAMA adalah
sebagai berikut :
1.
Untuk menerapkan teori ilmiah yang telah dipelajari dari bangku perkuliahan
terhadap objek yang diteliti di perusahaan.
2.
untuk mempelajari kondisi / mekanisme di perusahaan, sehingga dapat
dengan cepat menyesuaikan diri pada saat terjun ke dunia industri yang sekarang
ini semakin berkembang dan maju pesat.
3.
Untuk menambah kepercayaan diri dan keberanian serta tanggung jawab
dalam melaksanakan tugas yang dipercayakan oleh instansi / perusahaan kepada
mahasiswa/i.
4.
Sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan program studi sistem
informatika pada STMIK POTENSI UTAMA.
Manfaat
PKL yang dilaksanakan oleh mahasiswa/i STMIK POTENSI UTAMA mempunyai
manfaat tersendiri. Adapun manfaat yang akan dicapai dalam pelaksanaan praktek
kerja lapangan tersebut adalah :
1.
Bagi Perusahaan / Instansi :
1.
Perusahaan
dapat
memanfaatkan
perkembangan
ilmu
pengetahuan yang sudah begitu pesat dalam perkembangan usaha dikemudian
hari.
2.
Dapat menjalin kerja sama antara perusahaan dengan dunia
pendidikan terutama dalam menyalurkan tenaga kerja profesional.
3.
Bermanfaat bagi dunia ilmu pengetahuan dan teknologi sebagai
sarana sehingga dapat dimanfaatkan menjadi sumber daya manusia yang
berpotensi dan bermutu.
2.
1.
Bagi mahasiswa yang bersangkutan :
Untuk mempelajari secara mendalam bagaimana situasi kerja di perusahaan, sehingga
kita dapat dengan cepat menyesuaikan diri pada saat kita terjun langsung ke dunia
industri yang sekarang ini semakin berkembang dan maju pesat.
2.
Untuk menambah kepercayaan diri dan keberanian serta tanggung jawab dalam
melaksanakan tugas yang dipercaya oleh instansi / perusahaan kepada mahasiswa/i.
I.3. Ruang Lingkup PKL
Pada Praktek Kerja Lapangan (PKL) penulis meninjau bagian Data pengadaan
barang pada PT. Daya Super Prima.
I.4. Metode Pengumpulan Data
Dalam mengumpulkan data, keterangan dan rancangan program yang dibutuhkan
untuk penyusunan Laporan Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini, penulis menggunakan 2
(dua) Metode yaitu :
1.
Metode Lapangan ( Field Research )
Metode ini dilakukan penulis secara langsung untuk mengumpulkan data yang
berhubungan dengan data pengadaan barang pada PT. Daya Super Prima. Data-data
tersebut penulis kumpulkan dengan cara :
1.
Observasi (pengamatan langsung)
Penulis melakukan pengamatan langsung ke tempat objek pembahasan yang ingin
diperoleh yaitu melalui bagian-bagian terpenting dalam pengambilan data yang
diperlukan. Pengambilan data penulis lakukan pada bagian keuangan pada PT. Daya
Super Prima.
2.
Interview (wawancara)
Penulis melakukan Interview (wawancara) untuk mendapatkan penjelasan dari masalahmasalah yang sebelumnya kurang jelas dan untuk menyakinkan bahwa data yang
diperoleh / dikumpulkan benar-benar akurat. Dimana penulis melakukan interview
kepada pihak yang berkompeten di bagian keuangan pada PT. Daya Super Prima.
2.
Metode Perpustakaan ( Library research )
Metode ini penulis mengutip dari beberapa bacaan yang berkaitan dengan pelaksanaan
PKL yang dilaksanakan di PT. Daya Super Prima selama sebulan. Yang dikutip dapat
berupa teori ataupun beberapa pendapat dari beberapa buku bacaan ataupun buku
diktat yang dipergunakan selama kuliah. Ini dimaksudkan untuk memberikan landasan
teori yang kuat melalui buku-buku atau literatur yang tersedia di perpustakaan, baik
berupa bahan-bahan kuliah dan brosur yang berhubungan dengan penulisan PKL ini.
I.5. Lokasi PKL
Praktek kerja lapangan dilaksanakan di PT. Daya Super Prima yang berlokasi di Jl.
Keruntung No. 69 Medan dari tanggal 01 Agustus 2006 s.d 30 Agustus 2006 selama 30
(tiga puluh hari kerja). Waktu Praktek Kerja Lapangan mulai pukul 08.00 WIB s.d 16.00
WIB, sementara waktu istirahat 1 (satu) jam pada hari Senin s.d Kamis dan hari Sabtu,
dan 1 ½ (satu setengah jam) pada hari Jumat .
BAB II
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
II.1. Sejarah Singkat Perusahan
PT. Daya Super Prima merupakan perusahaan swasta yang bergerak di bidang
perdagangan barang dan jasa yang meliputi pengadaan barang seperti alat-alat tehnik,
elektrial, mekanikal, obat – obatan farmasi, alat kesehatan atau kedokteran, bahan
kimia, perpipaan dan aksesoris lainnya. Serta hasil industri, hasil bumi, barang cetakan,
dan alat tulis kantor (ATK).
PT. Daya Super Prima didirikan pada bulan September 2003 oleh Bapak M. Yasir
berdasarkan akte notaris No. 8 oleh Natigor Halomoan SH, notaris di Medan. Yang
berkedudukan di Jl. Keruntung No. 69 Medan.
II.2. Struktur Organisasi
Adapun fungsi dan tanggung jawab struktur organisasi pada PT. Daya Super
Prima adalah sebagai berikut :
1). Komisaris
Fungsi
pokok
komisaris
adalah
komisaris
melakukan
pengawasan
atas
kebijaksanaan direksi dalam menjalankan perseroan serta memberikan nasehat pada
direksi. Komisaris baik bersama-sama maupun sendiri-sendiri setiap waktu dalam jam
kerja kantor perseroan berhak memasuki bangunan dan halaman atau tempat lain
yang dipergunakan atau yang dikuasai oleh perseroan dan berhak memeriksa semua
pembukuan, surat dan alat bukti lainnya, memeriksa dan mencocokkan keadaan uang
kas dan lain-lain serta berhak untuk mengetahui segala tindakan yang telah di jalankan
direksi.
2). Direktur Utama
Merupakan salah satu pemegang saham dalam perusahaan. Diangkat oleh
komisaris untuk menjalankan semua aktivitas perusahaan yang telah digariskan dengan
baik.
Wewenang, tugas dan tanggung jawab Direktur Utama antara lain, menentukan
kebijaksanakan perusahaan sesuai dengan pedoman yang telah digariskan, bertindak
atas nama perusahaan dalam menandatangani kontrak atau perjanjian yang berguna
dan
menguntungkan
perusahaan,
mengikuti
perkembangan
–
perkembangan
peusahaan dan kegiatan lainnya, mengangkat dan memberhentikan karyawan, serta
menentukan tanggung jawab tiap bagian, menentukan besarnya gaji dan upah para
karyawan,
dan
merencanakan,
mengkoordinasikan
dan
mengawasi
kegiatan
pelaksanaan operasi perusahaan.
3). Direktur
Fungsi pokok Direktur menerima tugas – tugas khusus yang diberikan oleh
Direktur Utama, mewakili direktur utama dalam batas dan kekuasaan tertentu,
menetapkan
kebijakan
dan
mengambil
keputusan,
mengendalikan
pelaksanaan
pekerjaan, dan memberikan laporan pertanggung jawaban kepada direktur utama atas
hasil usaha dan operasi perusahaan.
4). Keuangan
Fungsi dan tugas pokok bagian keuangan adalah melaksanakan kegiatan di
bidang keuangan dan akutansi serta perpajakan untuk mendukung kelancaran
operasional perusahaan sesuai dengan tata laksana, peraturan dan tingkat kewenangan
yang ditetapkan, tanggung jawab kepala bagian keuangan adalah terlaksananya
pengendalian administrasi anggaran, yang meliputi pelopor alokasi dan peruntukan
anggaran, serta aturan yang berlaku.
5). Pembukuan
Fungsi pokok bagian pembukuan adalah melaksanakan kegiatan pembukuan
transaksi keuangan dan perhitungan pajak sesuai pedoman akutansi yang telah
ditetapkan serta penyusunan laporan keuangan perusahaan.
6). Salesman
Fungsi pokok bagian salesman adalah mencari dan memasarkan barang yang
telah dipesan serta melaporkan hasil penjualan barang kepada asisten apoteker.
7). Asisten Apoteker
Fungsi pokok bagian asisten apoteker antara lain menerima laporan hasil
penjualan barang dari salesman, serta melaporkan kepada bagian operator komputer
dan pembukuan.
8). Operator Computer
Fungsi pokok bagian operator komputer antara lain menerima laporan dari
asisten apoteker untuk memasukkan data tersebut kedalam program komputer.
Gambar 2.1. Struktur Organisasi
PT. Daya Super Prima
II.3. Mekanisme Sistem yang Berjalan
Data flow diagram atau diagram alir data merupakan suatu bagan yang
menggambarkan urutan cara kerja/proses sistem secara garis besar. Dengan diagram
alir data, kita dapat memahami bagaimana sistem tersebut berjalan. Diagram alir data
dapat digunakan untuk mempresentasikan suatu sistem yang otomatis maupun manual
melalui symbol-symbol atau bagan yang terhubungkan.
Terdapat dua bentuk diagram alir data, yaitu diagram alir data fisik (Physical
DFD) dan digram alir data logika (Logical DFD). Physical DFD lebih menekankan pada
penggambaran bagaimana proses-proses dari sistem diterapkan, termasuk prosesproses manual sehingga lebih banyak memakan waktu. Logical DFD lebih tepat
digunakan untuk menggambarkan sistem yang akan diusulkan (sistem yang baru).
Penekanannya hanya pada logika dari kebutuhan-kebutuhan sistem, yaitu proses-proses
apa yang secara logika dibutuhkan oleh sistem.
Context Diagram
Context diagram merupakan level tertinggi dari data flow diagram yang
menggambarkan seluruh input ke atau output dari sistem. Diagram ini juga memberikan
gambaran tentang keseluruhan sistem. Pada diagram konteks, hanya ada satu proses
dan tidak boleh ada data store.
Sesuai dengan context diagram Sistem Pengadaan Barang pada PT. Daya Super
Prima dapat diuraikan sebagai berikut :
1.
Pertama, Assisten Apoteker mengecek barang yang dibutuhkan gudang.
2.
Kedua, Assisten Apoteker memberkan interuksi pada Salesman untuk melakuak
pemesanan barang.
3.
Ketiga, salesman melakukan pemesanan barang ke produsen.
4.
Keempat, salesman melaporkan barang yang telah diterima dari produsen atau
distributor besar ke asisten apoteker.
5.
Kelima, Produsen memenuhi barang pesanan dan memberikan laporannya ke
Komisaris.
6.
Keenam, Komisaris memberikan laporan ke pembukuan/ operator komputer, untuk
dimasukan dalam buku besar perusahaan.
Seperti itulah proses pengadaan barang yang berlangsung pada PT. Daya Super
Prima.
BAB III
TINJAUAN PUSTAKA
III.1. Pengertian Data
Data adalah kumpulan kejadian yang diangkat dari suatu kenyataan. Data
dapat berupa angka-angka, huruf, atau simbol-simbol khusus atau gabungan darinya.
Data mentah masih belum bisa bercerita banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut.
Pengolahan data (Data Processing) adalah manipulasi dari data ke dalam bentuk yang
lebih berguna dan lebih berarti berupa suatu informasi.
Informasi (Information) adalah hasil dari kegiatan pengolahan data yang
memberikan bentuk yang lebih berarti dari suatu kejadian. Jadi pengolahan data
elektronik (PDE) atau elektronik data processing (EDP) adalah manipulasi dari data
kedalam bentuk yang lebih berarti berupa suatu informasi dengan menggunakan suatu
alat elektronik, yaitu komputer.
Suatu proses pengolahan data terdiri dari tiga tahapan dasar yang disebut
dengan siklus pengolahan data, yaitu input, proses dan output.
INPUT
Gambar 3.1. Proses Pengolahan Data
INPUT
: Tahap ini merupakan proses memasukkan data kedalam
proses komputer lewat data alat input (input device).
PROSES
: Tahap ini merupakan proses pengolahan dari data yang
Sudah dilakukan oleh alat pemproses (processing device) yang dapat berupa proses
menghitung,
membandingkan,
mengendalikan
atau
mencari
di
storage
penyimpanan).
OUTPUT
: Tahap ini merupakan proses menghasilkan output dari
hasil pengolahan data ke alat output (output device) yaitu
berupa informasi.
III.2. Pengertian Sistem
Sistem berasal dari bahasa Yunani “systema” yang mempunyai arti :
1.
Suatu keseluruhan yang tersusun dari sekian banyak bagian.
(media
2.
Hubungan
yang
berlangsung
diantara
satuan-satuan
atau
komponen-komponen secara teratur.
Terdapat dua kelompok dalam pengertian sistem, yaitu pengertian yang
menekankan pada prosedur dan yang menekankan pada komponen atau elemennya.
Pengertian sistem yang menekankan pada prosedurnya adalah suatu jaringan kerja dari
prosedur-prosedur
yang
saling
berhubungan,
berkumpul
bersama-sama
untuk
melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Yang
dimaksud prosedur disini adalah urutan-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan
instruksi yang menerangkan apa yang harus dikerjakan, siapa yang mengerjakannya,
kapan dikerjakan dan bagaimana mengerjakannya.
Sedangkan pengertian sistem yang menekankan pada komponennya adalah
kumpulan-kumpulan dari elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan
tertentu.
Dengan adanya sistem ini, kita berpandangan bahwa sistem merupakan seatu
komponen yang saling berhubungan dan dengan keterkaitannya tersebut dapat
menimbulkan suatu yang disebut informasi sebagai output untuk mencapai tujuan.
Menurut William S. Davis :
“Sistem adalah suatu penggabungan metode, prosedur atau teknik yang telah diatur
membentuk kesemuanya itu menjadi terorganisasi secara baik dan benar”.
Menurut Indriyono Gitosumarno :
“Sistem adalah suatu agresi (kumpulan) elemen yang dinamis, yang berhubungan satu
sama lain dan saling tergantung dan berjalan sesuai dengan hukum-hukum tertentu”.
Menurut Dj. A. Simarmata :
“Sistem adalah keseluruhan elemen yang mendukung pencapaian tujuan yang
mempunyai kegiatan fungsional satu sama lain”.
Menurut H.A. Harding :
“Sistem adalah bagian yang mempunyai kaitan satu sama lain, yang bersama-sama
bereaksi menurut pola tertentu terhadap input dengan tujuan untuk menghasilkan
output. Biasanya pola tindakannya dibuat dengan tujuan untuk mengoptimalkan faktorfaktor dan sifat-sifat tertentu”.
Menurut Gordon B. Davis :
“Sistem dapat membentuk abstrak maupun fisik. Sebuah sistem abstrak adalah suatu
susunan teratur, gagasan atau konsepsi yang saling bergantung, sedang sistem yang
bersifat fisik adalah serangkaian unsur yang bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan
bersama”.
Menurut S. Prajudi Atmasudiro
“Sistem adalah setiap sesuatu yang terdiri dari objek-objek tau unsur-unsur yang saling
berhubungan satu sama lainnya sehingga unsur tersebut merupakan satu keatuan
dalam pemrosesan atau pengolahan tertentu”
Berdasarkan pendapat para ahli tersebut dapat diambil beberapa kesimpulan
yang merupakan ciri-ciri dari sistem yaitu sebagai berikut :
1.
Sistem mempunyai tujuan.
2.
3.
Sistem terdiri dari bagian-bagian atau elemen-elemen.
Bagian-bagian yang berhubungan membentuk struktur yang mengikat keseluruhan
dalam satu kesatuan.
Dalam hal ini apabila salah satu komponen terganggu atau mengalami kendala
maka
hal
itu
juga
akan
berpengaruh
pada
sistem
itu
sendiri.
Sedangkan Informasi adalah “Kumpulan data yang sudah diolah sehingga lebih
berarti
dan
berguna
bagi
si
pemakai”. Dari
defenisi
tersebut
kemudian
dihubungkan dengan bidang studi penulis yaitu Manajemen Informatika Komputer maka
Sistem Informasi Manajemen adalah “Sistem Informasi yang sudah terkomputerisasi
karena adanya interaksi manusia dan komputer yang menghasilkan informasi sesuai
dengan kebutuhan penggunanya. Dengan adanya pengguna maka perangkat lunak
dalam hal ini adalah komputer dapat digunakan dengan baik”. Selain sistem dan
informasi, ada juga Karakteristik Sistem yang terdiri dari beberapa karakter yaitu :
1.
Komponen-komponen, suatu sistem berisi komponen yang saling berinteraksi
atau saling bekerja sama.
2.
Batas sistem, yaitu pemisah antara sistem dengan lingkungan luarnya.
3.
Lingkungan Luar, yaitu merupakan sistem yang ada diluar batas sistem ini
tetapi lingkungan ini ada yang memberi pengaruh positif dan negatif.
4.
Penghubung, yaitu keluaran dari suatu sub sistem dapat sebagai penghubung
ke sub sistem lainnya.
5.
Masukan, yaitu masukan yang diberikan pada sistem ada 2 macam yaitu
masukan perawatan (sebagai program dalam compiler agar sistem Beroperasi) dan
masukan sinyal (sebagai data dalam komputer agar menghasilkan).
6.
Proses,
yaitu
pengolahan
input
sehingga
menghasilkan
output
yang
diinginkan.
7.
Sasaran, tujuannya dibuat suatu sistem.
8.
Kluar, yaitu hasil dari operasi sistem ada yang memenuhi sasaran dan ada
yang tidak.
Selain karakteristik ada juga hal yang menyangkut sistem lainnya adalah
Klasifikasi Sistem diantaranya :
1.
Transaction Processing Systems (TPS)
Sistem informasi komputerisasi yang dikembangkan untuk memproses data-data dalam
jumlah besar untuk transaksi bisnis rutin seperti daftar gaji dan inventarisasi.
2.
Office Automation Systems (OAS)
Mendukung pekerja data yang biasanya tidak menciptakan pengetahuan baru
melainkan hanya menganalisis informasi sedemikian rupa untuk mentransformasikan
data atau memanipulasikannya dengan cara tertentu sebelum membaginya atau
menyebarkannya secara keseluruhan dengan organisasi dan kadang-kadang diluar itu.
3.
Knowledge Work Systems (KWS)
Mendukung para pekerja profesional seperti ilmuan, insinyur dan dokter dengan
membantu mereka menciptakan pengetahuaan baru dan memungkinkan mereka
mengkontribusikannya ke organisasi atau masyarakat.
Dari hal-hal yang sudah dijelaskan diatas juga berkaitan dengan simbol sistem, di
bawah ini ada beberapa jenis dari simbol flowchart beserta keterangan dari simbol
flowchart. Sebagian dari simbol sistem flowchart yang tertuang dalam bentuk tabel,
yaitu :
Table 3.1. Simbol Flowchart
Simbol
Keterangan
Dokumen
Proses Awal
File dan Dokumen
Poros akhir
Dari uraian menjelaskan tentang sub-sub sistem dan informasi, hal ini juga
menaruh peran dari materi judul penulis karena dari semua hal mengenai pengadaan
barang di perusahaan juga harus dengan sistem yang jelas agar terciptanya suatu
hasil/keputusan yang baik. Tidak hanya itu selain suatu sistem yang baik diperlukan
juga suatu informasi yang jelas agar terlaksananya sistem pengadaan barang yang
akurat.maka isi bab dan pasal tentang pengadaan barang pada PT. Daya Super Prima
hanya dituangkan oleh penulis secara garis besarnya saja karena isi dari bab dan pasal
merupakan suatu bentuk dokumen yang dianggap penting dan bersifat rahasia.
BAB IV
PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
IV.1.
Pengamatan
PT. Daya Super Prima merupakan perusahaan swasta yang bergerak di bidang
perdagangan barang dan jasa yang meliputi pengadaan barang seperti alat-alat tehnik,
elektrial, mekanikal, obat – obatan farmasi, alat kesehatan atau kedokteran, bahan
kimia, perpipaan dan aksesoris lainnya. Serta hasil industri, hasil bumi, barang cetakan,
dan Alat Tulis Kantor (ATK), seperti yang telah dijelaskan pada bab sebelumnya.
Untuk pelanggan yang ingin menggunakan jasa atau membeli barang dapat
dilakukan dengan cara membeli langsung ke kantor untuk barang yang diperlukan. Atau
melalui penawaran – penawaran harga dengan melakukan lelang tender.
Sebagaimana telah disebutkan bahwa perusahaan ini adalah perusahaan yang
bergerak dalam bidang perdagangan barang dan jasa, maka aktivitasnya meliputi :
1.
Menyediakan
barang
–
barang
yang
menjadi
pokok
penjulan,
sebagai stock perusahaan yang siap untuk dijual jika ada pesanan.
2. Memenuhi langsung kebutuhan yang diperlukan konsumen yang datang langsung ke
kantor atau ketika menang lelang tender.
IV.1.1. Diagram Konteks (DFD)
Adapun diagram konteks dari sistem informasi pengadaan barang pada PT.
Daya Super Prima adalah sebagai berikut :
Ass APOTEKER
Data barang masuk kegudang
Data barang yang dibutuhkan
SALESMAN
PRODUSEN
Penyedia
barang
terima barang
Data pesanan barang
barang
Laporan Barang Masuk
Gudang
Barang masuk
Laporan hasil keluar masuk barang
pesan
Gambar 4.1 Diagram Konteks Sistem Informasi Pengadaan Barang
pada PT. Daya Super Prima
IV.1.2. Diagram Level 0 (DFD Level 0)
Adapun diagram level 0 (DFD level 0) dari sistem informasi penjualan barang
pada PT. Daya Super Prima adalah sebagai berikut :
Ass APOTEKER
Data barang
Salesman
Terima barang
Laporan
Gudang
Pesan barang
D-1 Komisaris
Laporan barang masuk
laporan
D-2 Pembukuan/
Oprt Komputer
Pembuatan
Produsen
Masukan barang
Gambar 4.2 Diagram DFD Level 0 Sistem Informasi Penjualan
Pada PT. Daya Super Prima
IV.2.
Pembahasan
Setelah melakukan penelitian dan melihat sistem yang ada, dimana sistem
penjualan barang dan jasa masih dilakuakan secara manual sehingga dalam penyajian
informasi penjualan dan pemenuhan barang kurang efisien dan memakan waktu. Juga
sering terjadi kekeliruan dalam pembuatan laporan – laporan penjualan.
Sistem manual merupakan sistem pencatatan data perusahaan pada suatu
dokumen atau file – file pada komputer. Dokumen yang sering digunakan adalah
bon/faktur penjualan, order pemenuhan kebutuhan pelanggan yang disesuaikan dengan
kebutuihan perusahaan agar dapat mencatat keseluruhan transaksi.
Prosedur pengadaan barang :
1.
2.
Kegiatan pertama, Assisten Apoteker mengecek barang yang dibutuhkan gudang.
Kegiatan kedua, Assisten Apoteker memberkan interuksi pada Salesman untuk
melakuak pemesanan barang.
3.
Kegiatan ketiga, salesman melakukan pemesanan barang ke produsen.
4.
Kegiatan keempat, salesman melaporkan barang yang telah diterima dari produsen
atau distributor besar ke asisten apoteker.
5.
Kegiatan kelima, Produsen memenuhi barang pesanan dan memberikan laporannya ke
Komisaris.
6.
Kegiatan keenam, Komisaris memberikan laporan ke pembukuan/ operator komputer,
untuk dimasukan dalam buku besar perusahaan.
Setelah melakukan pengamatan penulis merasa sistem informasi yang berada
pada perusahaan sekarang banyak kesamaan dengan metode yang penulis pelajari di
perkuliahan maupun dengan membaca buku-buku tentang sistem informasi, namun dari
sistem
informasi
yang
berada
pada
perusahaan
terdapat
keunggulan
dan
kelemahannya.
1.
a.
Keunggulan
Pembagian tugas dan wewenang yang cukup rapi sehingga kegiatan kerja pada
perusahaan tidak terlalau kaku.
b.
Sistem penginputan data telah memanfaatkan Komputer yang telah terprogram.
c.
Laporan bulanan berbentuk jurnal (buku besar), yang dapat memudahkan pimpinan
mengamati peningkatan maupun penurunan pendapatan tiap bulannya.
2.
Kelemahan
a.
Masih menggunakan faktur dalam melakukan pemesanan barang pada proodusen.
b.
Pengisian faktur masih menggunakan mesin tik.
c.
Pembuatan laporan bulanan menggunakan aplikasi Microsoft Excel.
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
V.1. Kesimpulan
Selama melaksanakan kegiatan
pkl pada PT. Daya Super Prima di bagian
penjualan barang dan jasa, penulis mendapat pengalaman-pengalaman baru yang
menyenangkan dan juga mendapatkan pengetahuan tentang pengadaan barang dan
jasa.
Dalam melaksanakan pkl, penulis mendapat banyak masukan tentang
bagaimana cara belajar dan bekerja di dalam suatu perusahaan. Dengan demikian
penulis dapat menyimpulkan beberapa hal yang penulis dapatkan dari perusahaan
tersebut, antara lain :
1.
PT. Daya Super Prima adalah salah satu badan usaha milik swasta yang bergerak
dalam bidang perdagangan barang dan jasa.
2.
PT. Daya Super Prima mempunyai struktur organisasi yang berbentuk garis, dimana
pelimpahan wewenang berlangsung secara vertical dari pemimpin tertinggi kepada
bagian-bagian di bawahannya sehingga tercipta suatu kesatuan perintah dan kesatuan
komando.
3.
Selama melakukan kegiatan pkl, penulis banyak mengetahui tentang prosedur dan
tata cara dunia kerja yang sesungguhnya. Selain itu penulis juga dapat mengetahui
bentuk-bentuk tugas yang dilaksanakan oleh masing-masing karyawan tentunya
disesuaikan dengan bidang masing-masing.
V.2. Saran
Setelah melaksanakan PKL, dan melihat adanya kelebihan dan kekurangan pada
berbagai pihak, maka penulis menyarankan agar :
1.
Sebaiknya setiap mahasiswa yang mengikuti praktek kerja lapangan, agar dapat di
tempatkan pada seksi yang sesuai dengan latar belakang pendidikannya.
2.
Sebaiknya sumber daya manusia menyusun program kegiatan bagi setiap mahasiswa
yang mengikuti praktek kerja lapangan di kantor PT. Daya Super Prima, sehingga tidak
ada mahasiswa yang menganggur pada waktu jam kerja.