Usaha Jasa Pariwisata
- 56
-
Meninggalkan pesan kepada seseorang yang tidak belum dapat dihubungi secara langsung.
-
Persoalan pribadi sebaiknya diusahakan tidak dilakukan dengan telepon dinas perusahaan, kecuali berita urgent penting
sekali; selalu ingat bahwa selama kita melakukan pembicaraan melalui telepon tersebut, mungkin ada penelpon lain dengan
beritamasalah penting yang akan ”masuk” namun tidak dapat tersambung karena sedang ”on line”
Informasi penting yang perlu dicatat oleh penerima telepon, meliputi:
-
Nama dan asal penelepon
-
Nomor telepon mereka
-
Dengan siapa mereka ingin bicara
-
Pesan informasi
-
Waktutanggal menelpon. Petugas atau penerima telepon arus mampu menentukan apakah
pesan berita harus “segera” disampaikan karena penting dan menyadari bila terlambat akan berakibat merugikan citra perusaaan
5. Prosedur operasional standar dalam menerima telepon
Di setiap perusahaan memiliki peraturan tersendiri dalam prosedur mengirim dan menerima berita melalui telepon. Yang pada umumnya,
semua peraturan yang berlaku adalah etika sopan santun bertelpon secara umum.
Standard Operational Procedure SOP pada perusahaan, diberlakukan dengan tujuan agar semua staf anggota organisasi
memberikan layanan informasi yang standar, dan tidak sembarangan menggunakan telepon.
Biasakan untuk sesegera mungkin mengangkat pesawat telepon bila berdering, namun bila anda sedang di ruangan temanorang lain,
jangan mengangkat telepon kecuali anda dimintai tolong. Hal ini perlu dicermati agar anda tidak melakukan kesalahan dan dianggap tidak
sopan serta mengganggu kerahasiaan peroranganperusahaan.
Mencatat pesanberita melalui telepon harus dilakukan secara akurat, tidak hanya isi berita tetapi juga harus dicatat hal-hal yang sangat
penting seperti : Nama pengirim, waktu menerima tilpon, kepada siapa pesan ditujukan, nada dan tekanan-tekana suara bila ternyata
berita tilpun tersebut adalah ancaman atau tipuan.
Di unduh dari : Bukupaket.com
Usaha Jasa Pariwisata
- 57
Contoh dialog SINGKAT bertelepon pada sebuah kantor Biro Perjalanan:
Kriiiiing........
: Good Morning, Kencana tour, may I help you ? : I need an airline ticket , from Jakarta to
Surabaya, would you like to issue for me ?
: Well, what the airline you’ll choose, Garuda, Lion,
Adam or Batavia Airline, we have special fare for you. Hmm, what your name , sir…
: Special fare ? Its nice, I am George, How about
Garuda, is there any flight in the early on Saturday morning ?
: Yes of course, pardon me, may I spell your name,
G-E-O-R-G-E, its right ? ........and so on
................................................................................................
: OK, after you transfer your money, we will bring
the ticket to your office today.
: yes, as soon as possible, I ’ll transfer it.
: Thanks for using our company , enjoy your trip
and see you again.
Diperlukan pemusatan
perhatian bila bertelpon sambil
mengerjakan pekerjaan lain.
Di unduh dari : Bukupaket.com
Usaha Jasa Pariwisata
- 58 Untuk memastikan apakah anda sudah mengkikuti SOP bertelpon
dari perusahaan andacontoh, Isilah kotak dibawah ini sesuai dengan pernyataan disampingnya.
Ya Tidak
Telepon dijawab dengan segera, maksimal 3 – 4 deringan
Greeting tetapi tidak menyebut info telepon departemenkantor dan atau diri-sendiri
Mendengarkan, mencatat, mengingat identitas penelepon dengan hati-hati
Meminta penelpon menunggu untuk disambungkan atau menelpon ulang
Pesan diterima dan dicatat dengan benar dan jelas termasuk nama penelpon dan waktu .
Pesan dikonfirmasi lagi kepada penelpon
Menutup pembicaraan tanpa greeting dan ucapan terima kasih
Bila question yang anda isi sesuai dengan diatas maka Anda sudah sesuai dengan prosedur contoh.
Di unduh dari : Bukupaket.com
Usaha Jasa Pariwisata
- 59
6. Informasi disampaikan melalui telepon
