5. Jika jumlah jenis material tertentu persediaannya telah menipis atau jumlah permintaan terhadap material tersebut pemakaian meningkat,
pihak gudang akan memesan kembali material tersebut ke bagian pembelian
4.1.1 Analisis dokumen
Analisis dokumen bertujuan untuk mengetahui spesifikasi informasi yang ada dalam sistem yang dipakai untuk dokumen. Dokumen-dokumen tersebut
diantaranya yaitu :
Deskripsi Dokumen
1. Laporan Penerimaan Bahan Baku Fungsi
: Menginformasikan banyaknya penerimaan bahan baku Sumber
: Bagian Gudang Rangkap
: 2 dua Distribusi
: Bagian Gudang dan Bagian QA Frekuensi
: Setiap Transaksi dan Perperiode 2. Laporan Pemakaian Bahan Baku
Fungsi : Menginformasikan banyaknya pemakaian bahan baku
Sumber : Bagian Gudang
Rangkap : 2 dua
Distribusi : Bagian Gudang dan QA
Frekuensi : Setiap Transaksi dan Perperiode
3. Laporan Data Bahan Baku Fungsi
: Menginformasikan jumlah bahan baku yang tersedia Sumber
: Bagian Gudang Rangkap
: 2 dua Distribusi
: Bagian Gudang dan QA Frekuensi
: Setiap Periode
4.1.2. Analisis Prosedur yang sedang Berjalan
Pada tahap analisis penulis memakai landasan teori flow map, diagram konteks dan data flow diagram.
4.1.2.1. Flow Map
Dari pengamatan yang dilakukan penulis maka dihasilkan diagram aliran data pada PT EWINDO adalah sebagai berikut :
Flowmap prosedur bahan masuk.
Pamasok Persiapan
Gudang
dtBahan Baku
dtBahan Baku
dtBahan Baku
Mencatat bahan
baku yang masuk
Data bahan
baku
Flowmap yang sedang berjalan
Flowmap prosedur bahan keluar
Gudang Quality Assurance
Produksi Flowmap yang sedang berjalan
Manager Produksi
Data Bahan Baku
Data bahan baku
Data bahan baku
Cek bahan baku
2 1
Data bahan baku yang layak
2 Data bahan baku
yang tidak layak T
Y Data bahan baku
yang tidak layak Data bahan baku
yang layak Membuat
laporan data bahan baku
yang layak Laporan data
bahan baku yang layak
Data bahan baku Mencatat data
bahan baku yang keluar
Data bahan baku keluar
Mengolah data bahan
baku Laporan data
bahan baku yang layak
Gambar 4.1 Flow Map yang sedang berjalan
4.1.2.2. Diagram Kontek
Pada diagram kontek ini sistem informasi yang digunakan akan menghasilkan sumber informasi yang dibutuhkan dan tujuan informasi yang
dihasilkan. Untuk lebih jelasnya diagram kontek sistem informasi yang sedang berjalan pada PT EWINDO adalah sebagai berikut :
Gambar 4.2 Diagram Kontek Sistem yang sedang berjalan
Sistem Informasi Pengolahan Data
Bahan Baku Produksi Kabel Automotif
Pemasok Data Bahan Baku
Data Bahan Baku Bagian
Persiapan Data Bahan
Baku
Data Bahan Baku
4.1.2.3. Data Flow Diagram
Berdasarkan diagram kontek diatas maka dapat dihasilkan Data Flow Diagram DFD pada PT EWINDO adalah sebagai berikut :
Bagian Persiapan Mengecek
Kualitas Bahan Baku
Membuat Laporan Bahan
Baku
Membuat Laporan Bahan
Baku Pemberian
Laporan Bahan Baku
Menejer Produksi
Bagian. Quality Asurance
File Data Bahan Baku
Data Bahan Baku
Data Bahan Baku
File Data
Jumlah Laporan Kurang
Bahan baku yang kualitasnya bagus
Laporan Bahan Baku
Jumlah Laporan Bahan baku tidak
kurang
Laporan Bahan Baku
Gambar 4.3 DFD Sistem yang sedang berjalan
4.1.3. Evaluasi Sistem yang Berjalan
Berdasarkan hasil analisa maka dapat dilihat beberapa kekurangan pada sistem yang sedang berjalan diantaranya :
1. Semua laporan dan dokumen masih dilakukan secara tertulis atau manual, sehingga ditemukan permasalahan dalam proses pencatatan masuk dan
keluar barang. 2. Banyaknya dokumen yang hilang dikarenakan sistem penyimpanan belum
tertata dengan baik.
3. Belum adanya administrator yang bisa mengendalikan sistem dan orang yang bertanggung jawab dalam pengolahan data.
4.2. Perancangan Sistem
Perancangan sistem merupakan suatu tahap lanjutan dari analisa dan evaluasi sistem yang sedang berjalan, dimana pada perancangan sistem
digambarkan rancangan sistem yang akan dibangun sebelum dilakukan pengkodean kedalam suatu bahasa pemrograman. Dalam perancangan sutau
sistem tidak lepas dari hasil analisa, karena dari hasil analisa, sistem baru dapat dibuat sehingga menghasilkan rancangan sistem.
4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem
Tujuan dari perancangan sistem ini adalah untuk menghasilkan suatu perancangan yang dapat membantu proses persediaan barang yang mana akan
menperluas cakupan penjualan pada perusahaan ini.
4.2.2 Gambaran Umum Sistem Yang Diusulkan
Dimana pada prosedur yang dibuat tidak mengalami banyak perubahan dari sistem yang sedang berjalan, hanya berbeda dalam penggunaan sistem
komputerisasi yang dapat membantu proses penginputan, pengeditan, dan penghapusan data serta dapat mempermudah dalam hal pencarian data dan dapat
memberikan pembaharuan yang diharapkan dapat mempermudah dalam memeriksa persediaan barang di perusahaan ini.
