Perancangan Sistem Informasi Penerimaan Bahan Baku dan Produksi di PT. XYZ
BAB I
PENDAHULUAN
1.1.
Latar Belakang
Sistem
informasi
dengan
menggunakan
teknologi
komputer
dapat
memudahkan untuk melakukan pengolahan data sehingga menghemat waktu dan
biaya. Pengolahan data dan informasi secara cepat, tepat dan efisien adalah hal
penting yang dibutuhkan bagi setiap perusahaan atau instansi, seperti pada PT. XYZ
yang merupakan perusahaan yang bergerak di bidang pengolahan nutten (biji sawit).
Penggunaan teknologi informasi yang begitu pesat menjadi suatu kebutuhan bagi
perusahaan akan sistem informasi guna melancarkan proses bisnis yang ada di dalam
perusahaan. PT. XYZ mengolah nutten (biji sawit). Produk yang dihasilkan berupa
palm kernel oil, PKE (Palm Kernel Expeller), cangkang dan serat sawit. Namun,
fokus utama perusahaan ini adalah palm kernel oil.
Sistem informasi yang ada pada bagian penerimaan bahan baku dan
produksi PT. XYZ saat ini belum terintegrasi dengan baik yang dapat dilihat dari
pemakaian teknologi informasi hanya pada proses penimbangan bahan baku yang
dibawa oleh supplier sedangkan untuk pencatatan data masih dilakukan secara
manual dengan menuliskannya di bon faktur kertas. Beberapa laporan kegiatan di
pabrik seperti catatan pemesanan bahan baku, penerimaan bahan baku,
pengeluaran bahan baku, persediaan bahan baku dan laporan proses produksi
yang berisikan penerimaan dan pengeluaran PKO di pabrik masih dilakukan
secara manual dengan menuliskannya ke dalam form kertas dan disimpan ke
dalam map arsip yang begitu banyak. Dalam pencarian data persediaan bahan
baku dan PKO yang telah disimpan sebelumnya, harus mengumpulkan form
kertas hasil transaksi dari penerimaan dan pengeluaran bahan baku maupun PKO
yang tidak jarang form tersebut sudah hilang dan ada yang dalam kondisi rusak
atau robek karena tumpukkan form kertas tersebut tidak tersusun dengan rapi dan
disimpan ke dalam map arsip. Hal ini menimbulkan kesulitan dalam pencarian
data persediaan bahan baku dan PKO yang ingin dilakukan pengolahan data untuk
kepentingan antar bagian yang ada di pabrik dan tidak jarang terjadi kehilangan
kertas yang berisi data yang diperlukan.
Penyampaian aliran informasi yang terjadi di pabrik sering mengalami
keterlambatan. Hal ini juga mempengaruhi proses bisnis yang terjadi di dalam
pabrik. Keterlambatan yang terjadi adalah terlambat dalam melakukan pemesanan
bahan baku karena tidak diketahuinya persediaan bahan baku di gudang dan
jumlah bahan baku yang harus dipesan yang mengakibatkan aktivitas proses
bisnis tidak berjalan dengan lancar. Jika data pemesanan bahan baku tidak dapat
diketahui secara akurat dan cepat maka proses bisnis di perusahaan akan
terganggu sebab aktivitas produksi di perusahaan dimulai dari pemesanan bahan
baku sehingga jika data pemesanan bahan baku tidak akurat maka proses produksi
akan terlambat. Gambaran proses bisnis yang terjadi di pabrik dapat dilihat pada
Gambar 1.1.
Gambar 1.1. Peta Proses Bisnis di PT. XYZ
Permasalahan ini perlu diselesaikan dengan merancang sistem informasi
penerimaan bahan baku dan produksi yang terkomputerisasi yang dapat
mendukung proses koordinasi antar bagian di PT. XYZ.
Perancangan sistem informasi berbasis komputerisasi perlu dibuat untuk
menggantikan sistem manual pada pengolahan data. Misalnya, penelitian yang
dilakukan oleh Radiant Victor dan Billy pada produksi rajut kerah. Dengan
dibuatnya suatu aplikasi untuk menggantikan sistem secara manual menjadi
sistem terkomputerisasi dapat memberi solusi untuk menghadapi masalah yang
ada. Perancangan sistem informasi pembelian, penjualan dan produksi dengan
penjadwalan mesin produksi dengan menggunakan sistem database management
dan software pemograman Microsoft Windows XP Professional SP 3 dapat
memudahkan untuk mengakses data dan menyimpan data yang lebih efisien. 1
1.2.
Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah, rumusan masalah pada bagian
penerimaan bahan baku dan produksi yaitu belum adanya sistem informasi yang
terintegrasi antar bagian penerimaan bahan baku dan produksi di PT. XYZ
mengakibatkan keterlambatan penyampaian data dan aliran informasi sehingga
terganggunya kegiatan proses produksi. Oleh karena itu, perlu dilakukan
penelitian untuk perancangan sistem informasi.
1.3.
Tujuan Penelitian
Tujuan umum dari penelitian ini adalah untuk merancang sistem informasi
penerimaan bahan baku dan produksi yang berbasis komputer di PT. XYZ.
Tujuan khusus dari penelitian ini adalah:
1.
Mempercepat aliran proses bisnis antar bagian yang terkait dengan
penerimaan bahan baku dan produksi di PT. XYZ.
2.
Mempercepat aliran informasi dan data dengan menggunakan basis data yang
terkomputerisasi pada bagian yang terkait dengan penerimaan bahan baku
dan bagian produksi di PT. XYZ.
1
Radiant Victor Imbar dan Billy, “Pembuatan Sistem Informasi Pembelian, Penjualan, dan
Produksi dengan Penjadwalan Mesin Produksi”,(diakses dari Jurnal Sistem Informasi
VOL.6.No,1, Universitas Kristen Maranatha, Maret 2011), hal. 65-75.
3.
Mendapatkan rancangan sistem informasi penerimaan bahan baku dan
produksi yang terkomputerisasi dengan baik pada PT. XYZ.
1.4. Manfaat Penelitian
Manfaat yang hendak dicapai dalam melakukan penelitian ini adalah
sebagai berikut:
1. Manfaat bagi mahasiswa
Meningkatkan kemampuan mahasiswa dalam mengaplikasikan teori yang
diperoleh selama kuliah di lapangan kerja dan menambah keterampilan dalam
menganalisis dan memecahkan masalah sebelum memasuki dunia kerja
khususnya dalam hal menganalisa dan merancang sistem informasi pada bagian
penerimaan bahan baku dan produksi.
2. Manfaat bagi perusahaan
Perusahaan memperoleh informasi mengenai kondisi perusahaan yang dilihat
dari sudut pandang ilmu ketekindustrian dalam hal ini mengenai sistem
informasi penerimaan bahan baku dan produksi di perusahaan.
3. Bagi Departemen Teknik Industri USU
Untuk mempererat hubungan kerja sama antara perusahaan dengan
Departemen Teknik Industri USU.
1.5. Batasan dan Asumsi Penelitian
Batasan-batasan masalah yang digunakan adalah sebagai berikut:
1.
Perancangan sistem informasi dilakukan pada bagian yang terkait dengan
proses penerimaan bahan baku dan pengeluaran PKO.
2.
Perancangan sistem informasi dimulai dari pemesanan bahan baku sampai
dengan pengeluaran produk PKO sesuai dengan prosedur pelaksanaan di
setiap bagian di perusahaan.
3.
Aplikasi dibuat dengan menggunakan software MySQL dan PHP.
4.
Tidak membahas biaya dalam merancang sistem informasi.
5.
Penelitian
dilakukan
sampai
terbentuknya
sistem
informasi
yang
terkomputerisasi dengan menggunakan software MySQL dan PHP.
Asumsi-asumsi yang digunakan dalam penelitian adalah:
1.
Perlengkapan dan peralatan yang mendukung sistem informasi dapat
disediakan dengan baik.
2.
Karyawan pada bagian penerimaan bahan baku dan produksi dapat
mengoperasikan sistem informasi dengan baik.
3.
1.6.
Kondisi perusahaan berjalan normal selama penelitian.
Sistematika Penulisan Laporan
Bab I berisi
tentang
pendahuluan,
menguraikan
latar
belakang
permasalahan yang mendasari dilakukannya penelitian, perumusan permasalahan,
tujuan dan manfaat penelitian, batasan dan asumsi yang digunakan dalam
penelitian serta sistematika penulisan laporan penelitian. Bab II berisi tentang
gambaran umum perusahaan, ruang lingkup perusahaan, lokasi, proses produksi,
struktur organisasi, tugas dan tanggung jawab, jumlah tenaga kerja dan jam kerja
karyawan PT. XYZ. Bab III berisi tinjauan pustaka yang berisikan uraian teoriteori yang digunakan dalam menganalisis masalah. Sumber teori atau literatur
yang dapat digunakan berupa buku-buku, e-book, dan jurnal penelitian.
Metodologi penelitian dibahas pada Bab IV yang menguraikan tahap-tahap
dalam penelitian yaitu persiapan penelitian meliputi penentuan lokasi penelitian,
waktu penelitian, jenis penelitian, objek penelitian, kerangka berpikir, variabel
penelitian, rancangan penelitian, instrumen penelitian, perancangan sistem, dan
analisis pemecahan masalah sampai kesimpulan dan saran. Penyelesaian kendala
pada penelitian dibahas pada Bab V yang berisi Pengumpulan dan Pengolahan
Data yang berupa langkah-langkah perancangan sistem informasi berdasarkan
metode perancangan sistem.
Analisis Pemecahan Masalah dibahas pada Bab VI yang meliputi analisis
perbandingan antara sistem lama dengan sistem usulan yang dirancang dilihat dari
proses bisnis dan aliran sistem informasi, serta tampilan hasil rancangan sistem
informasi secara komputerisasi. Bab VII Kesimpulan dan Saran, berisi
kesimpulan yang diperoleh dari hasil pemecahan masalah dan saran-saran yang
bermanfaat bagi perusahaan.
PENDAHULUAN
1.1.
Latar Belakang
Sistem
informasi
dengan
menggunakan
teknologi
komputer
dapat
memudahkan untuk melakukan pengolahan data sehingga menghemat waktu dan
biaya. Pengolahan data dan informasi secara cepat, tepat dan efisien adalah hal
penting yang dibutuhkan bagi setiap perusahaan atau instansi, seperti pada PT. XYZ
yang merupakan perusahaan yang bergerak di bidang pengolahan nutten (biji sawit).
Penggunaan teknologi informasi yang begitu pesat menjadi suatu kebutuhan bagi
perusahaan akan sistem informasi guna melancarkan proses bisnis yang ada di dalam
perusahaan. PT. XYZ mengolah nutten (biji sawit). Produk yang dihasilkan berupa
palm kernel oil, PKE (Palm Kernel Expeller), cangkang dan serat sawit. Namun,
fokus utama perusahaan ini adalah palm kernel oil.
Sistem informasi yang ada pada bagian penerimaan bahan baku dan
produksi PT. XYZ saat ini belum terintegrasi dengan baik yang dapat dilihat dari
pemakaian teknologi informasi hanya pada proses penimbangan bahan baku yang
dibawa oleh supplier sedangkan untuk pencatatan data masih dilakukan secara
manual dengan menuliskannya di bon faktur kertas. Beberapa laporan kegiatan di
pabrik seperti catatan pemesanan bahan baku, penerimaan bahan baku,
pengeluaran bahan baku, persediaan bahan baku dan laporan proses produksi
yang berisikan penerimaan dan pengeluaran PKO di pabrik masih dilakukan
secara manual dengan menuliskannya ke dalam form kertas dan disimpan ke
dalam map arsip yang begitu banyak. Dalam pencarian data persediaan bahan
baku dan PKO yang telah disimpan sebelumnya, harus mengumpulkan form
kertas hasil transaksi dari penerimaan dan pengeluaran bahan baku maupun PKO
yang tidak jarang form tersebut sudah hilang dan ada yang dalam kondisi rusak
atau robek karena tumpukkan form kertas tersebut tidak tersusun dengan rapi dan
disimpan ke dalam map arsip. Hal ini menimbulkan kesulitan dalam pencarian
data persediaan bahan baku dan PKO yang ingin dilakukan pengolahan data untuk
kepentingan antar bagian yang ada di pabrik dan tidak jarang terjadi kehilangan
kertas yang berisi data yang diperlukan.
Penyampaian aliran informasi yang terjadi di pabrik sering mengalami
keterlambatan. Hal ini juga mempengaruhi proses bisnis yang terjadi di dalam
pabrik. Keterlambatan yang terjadi adalah terlambat dalam melakukan pemesanan
bahan baku karena tidak diketahuinya persediaan bahan baku di gudang dan
jumlah bahan baku yang harus dipesan yang mengakibatkan aktivitas proses
bisnis tidak berjalan dengan lancar. Jika data pemesanan bahan baku tidak dapat
diketahui secara akurat dan cepat maka proses bisnis di perusahaan akan
terganggu sebab aktivitas produksi di perusahaan dimulai dari pemesanan bahan
baku sehingga jika data pemesanan bahan baku tidak akurat maka proses produksi
akan terlambat. Gambaran proses bisnis yang terjadi di pabrik dapat dilihat pada
Gambar 1.1.
Gambar 1.1. Peta Proses Bisnis di PT. XYZ
Permasalahan ini perlu diselesaikan dengan merancang sistem informasi
penerimaan bahan baku dan produksi yang terkomputerisasi yang dapat
mendukung proses koordinasi antar bagian di PT. XYZ.
Perancangan sistem informasi berbasis komputerisasi perlu dibuat untuk
menggantikan sistem manual pada pengolahan data. Misalnya, penelitian yang
dilakukan oleh Radiant Victor dan Billy pada produksi rajut kerah. Dengan
dibuatnya suatu aplikasi untuk menggantikan sistem secara manual menjadi
sistem terkomputerisasi dapat memberi solusi untuk menghadapi masalah yang
ada. Perancangan sistem informasi pembelian, penjualan dan produksi dengan
penjadwalan mesin produksi dengan menggunakan sistem database management
dan software pemograman Microsoft Windows XP Professional SP 3 dapat
memudahkan untuk mengakses data dan menyimpan data yang lebih efisien. 1
1.2.
Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah, rumusan masalah pada bagian
penerimaan bahan baku dan produksi yaitu belum adanya sistem informasi yang
terintegrasi antar bagian penerimaan bahan baku dan produksi di PT. XYZ
mengakibatkan keterlambatan penyampaian data dan aliran informasi sehingga
terganggunya kegiatan proses produksi. Oleh karena itu, perlu dilakukan
penelitian untuk perancangan sistem informasi.
1.3.
Tujuan Penelitian
Tujuan umum dari penelitian ini adalah untuk merancang sistem informasi
penerimaan bahan baku dan produksi yang berbasis komputer di PT. XYZ.
Tujuan khusus dari penelitian ini adalah:
1.
Mempercepat aliran proses bisnis antar bagian yang terkait dengan
penerimaan bahan baku dan produksi di PT. XYZ.
2.
Mempercepat aliran informasi dan data dengan menggunakan basis data yang
terkomputerisasi pada bagian yang terkait dengan penerimaan bahan baku
dan bagian produksi di PT. XYZ.
1
Radiant Victor Imbar dan Billy, “Pembuatan Sistem Informasi Pembelian, Penjualan, dan
Produksi dengan Penjadwalan Mesin Produksi”,(diakses dari Jurnal Sistem Informasi
VOL.6.No,1, Universitas Kristen Maranatha, Maret 2011), hal. 65-75.
3.
Mendapatkan rancangan sistem informasi penerimaan bahan baku dan
produksi yang terkomputerisasi dengan baik pada PT. XYZ.
1.4. Manfaat Penelitian
Manfaat yang hendak dicapai dalam melakukan penelitian ini adalah
sebagai berikut:
1. Manfaat bagi mahasiswa
Meningkatkan kemampuan mahasiswa dalam mengaplikasikan teori yang
diperoleh selama kuliah di lapangan kerja dan menambah keterampilan dalam
menganalisis dan memecahkan masalah sebelum memasuki dunia kerja
khususnya dalam hal menganalisa dan merancang sistem informasi pada bagian
penerimaan bahan baku dan produksi.
2. Manfaat bagi perusahaan
Perusahaan memperoleh informasi mengenai kondisi perusahaan yang dilihat
dari sudut pandang ilmu ketekindustrian dalam hal ini mengenai sistem
informasi penerimaan bahan baku dan produksi di perusahaan.
3. Bagi Departemen Teknik Industri USU
Untuk mempererat hubungan kerja sama antara perusahaan dengan
Departemen Teknik Industri USU.
1.5. Batasan dan Asumsi Penelitian
Batasan-batasan masalah yang digunakan adalah sebagai berikut:
1.
Perancangan sistem informasi dilakukan pada bagian yang terkait dengan
proses penerimaan bahan baku dan pengeluaran PKO.
2.
Perancangan sistem informasi dimulai dari pemesanan bahan baku sampai
dengan pengeluaran produk PKO sesuai dengan prosedur pelaksanaan di
setiap bagian di perusahaan.
3.
Aplikasi dibuat dengan menggunakan software MySQL dan PHP.
4.
Tidak membahas biaya dalam merancang sistem informasi.
5.
Penelitian
dilakukan
sampai
terbentuknya
sistem
informasi
yang
terkomputerisasi dengan menggunakan software MySQL dan PHP.
Asumsi-asumsi yang digunakan dalam penelitian adalah:
1.
Perlengkapan dan peralatan yang mendukung sistem informasi dapat
disediakan dengan baik.
2.
Karyawan pada bagian penerimaan bahan baku dan produksi dapat
mengoperasikan sistem informasi dengan baik.
3.
1.6.
Kondisi perusahaan berjalan normal selama penelitian.
Sistematika Penulisan Laporan
Bab I berisi
tentang
pendahuluan,
menguraikan
latar
belakang
permasalahan yang mendasari dilakukannya penelitian, perumusan permasalahan,
tujuan dan manfaat penelitian, batasan dan asumsi yang digunakan dalam
penelitian serta sistematika penulisan laporan penelitian. Bab II berisi tentang
gambaran umum perusahaan, ruang lingkup perusahaan, lokasi, proses produksi,
struktur organisasi, tugas dan tanggung jawab, jumlah tenaga kerja dan jam kerja
karyawan PT. XYZ. Bab III berisi tinjauan pustaka yang berisikan uraian teoriteori yang digunakan dalam menganalisis masalah. Sumber teori atau literatur
yang dapat digunakan berupa buku-buku, e-book, dan jurnal penelitian.
Metodologi penelitian dibahas pada Bab IV yang menguraikan tahap-tahap
dalam penelitian yaitu persiapan penelitian meliputi penentuan lokasi penelitian,
waktu penelitian, jenis penelitian, objek penelitian, kerangka berpikir, variabel
penelitian, rancangan penelitian, instrumen penelitian, perancangan sistem, dan
analisis pemecahan masalah sampai kesimpulan dan saran. Penyelesaian kendala
pada penelitian dibahas pada Bab V yang berisi Pengumpulan dan Pengolahan
Data yang berupa langkah-langkah perancangan sistem informasi berdasarkan
metode perancangan sistem.
Analisis Pemecahan Masalah dibahas pada Bab VI yang meliputi analisis
perbandingan antara sistem lama dengan sistem usulan yang dirancang dilihat dari
proses bisnis dan aliran sistem informasi, serta tampilan hasil rancangan sistem
informasi secara komputerisasi. Bab VII Kesimpulan dan Saran, berisi
kesimpulan yang diperoleh dari hasil pemecahan masalah dan saran-saran yang
bermanfaat bagi perusahaan.