BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar belakang Masalah
Dewasa ini informasi menjadi kebutuhan mutlak bagi setiap instansi baik instansi pemerintah maupun swasta. Keseluruhan kegiatan instansi pada dasarnya
membutuhkan informasi oleh karena itu, informasi menjadi bagian yang sangat penting untuk mendukung proses kerja administasi dan pelaksanaan fungsi –
fungsi manajemen di birokrasi. Dalam menghadapi perubahan situasi dan kondisi yang berkembang dengan cepat, maka tidak terlalu berlebihan apabila informasi
menjadi suatu kekuatan dan sumber daya tersendiri Porter 1997:2 . Dalam menghadapi persaingan yang ketat didunia kerja ataupun bisnis
maka akan selalu diambil keputusan-keputusan yang tepat, yang keputusan tersebut berdasarkan informasi yang diperoleh. Keterangan tersebut di atas
menunjukkan pentingnya peranan informasi dalam pengambilan keputusan di suatu instansi. Salah satu sumber informasi yang dapat menunjang keberhasilan
suatu organisasi adalah arsip oleh sebab itu suatu organisasi atau instansi perlu melakukan pegelolaan keaarsipan.
Pengelolaan kearsipan tersebut pada dasarnya bertujuan untuk mencapai tujuan kearsipan, seperti tercantum dalam undang-undang NO 43 Tahun 2009
tentang kearsipan pasal 3, penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk. a.
Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional.
b. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat
bukti yang sah. c.
Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
d. Menjamin perlindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan
rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.
e. Meninamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem
yang komprehensif dan terpadu. f.
Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan
bernegara. g.
Menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik,budaya,pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri
bangsa. h.
Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.
Pada intinya arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis dan apabila sewaktu-waktu dibutuhkan bisa dengan cepat ditemukan
kembali. Agar arsip dapat membantu kelancaran aktivitas organisasi, maka diperlukan suatu pengelolaan kearsipan. kearsipan mempunyai peranan penting
dalam organisasi sebagai pusat ingatan dan sumber informasi dalam rangka melakukan kegiatan perencanaan, penganalisaan, perumusan kebijakan,
pengambilan keputusan, pembuat laporan, penilaian, pengendalian dan pertanggungjawaban dengan secepat-cepatnya. Data yang berbentuk arsip diolah
untuk digunakan sebagai penunjang pengambilan keputusan, karena pengambilan
keputusan sangat tergantung kepada kelengkapan,kecepatan,ketepatan informasi yang terekam dalam arsip.
Walaupun kearsipan mempunyai peranan yang penting dalam suatu organisasi, namun didalam kegiatan perkantoran masih banyak kantor-kantor
pemerintah maupun swasta yang belum melakukan penataan arsip dengan baik. Hal ini juga dialami oleh Kantor Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Tapanuli
Utara. Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Tapanuli Utara adalah salah satu instansi pemerintah yang berada dibawah pengawasan pemerintah Kabupaten
Tapanuli Utara yang bertugas melaksanakan urusan pemerintahan daerah di bidang pendidikan.
Untuk mendukung terlaksanya tugas dan funginya, Dinas Pendidikan Kabupaten Tapanuli Utara memerlukan data dan informasi. Salah satu sumber
data dan informasi tersebut adalah arsip, karena arsip adalah bukti dan rekaman dari kegiatan terdepan sampai pada kegiatan pengambilan keputusan. Berdasarkan
hasil pengamatan, sub bagian kepegawaian dan umum adalah sub bagian yang menangani masalah kearsipan lembaga, yaitu tempat dimana dilaksanakannya
aktifitas surat menyurat dan ketatausahaan. Bedasarkan pra penelitian melalui wawancara singkat dengan salah satu
pegawai di bidang kepegawaian dan umum yaitu Ibu Dewi Aurora , kantor ini masih menemukan kendala yaitu pegawai lupa mengembalikan arsip yang
dipinjam ketempat penyimpanan, masih banyak dijumpai arsip-arsip yang hanya ditumpuk di dalam gudang sehingga cepat rusak dan sulit ditemukan kembali
apabila sewaktu-waktu diperlukan, hilangnya arsip sebagai akibat dari sistem penyimpanan yang kurang sistematis, bertambahnya secara terus menerus arsip
kedalam bagian kearsipan tanpa diikuti dengan penyingkiran dan penyusutan yang mengakibatkan tempat penyimpanan arsip tidak mencukupi. Oleh karena itu arsip
tidak dapat memberikan informasi secara maksimal, maka diperlukan pengelolaan kearsipan yang baik dan teratur. Sehingga akan membantu pimpinan dalam
merencanakan dan mengambil keputusan, selain itu juga dapat menghemat waktu, tenaga pikiran dan biaya.
Berdasarkan uraian diatas maka penulis tertarik mengadakan penelitian
dengan judul “ HUBUNGAN PENGELOLAAN KEARSIPAN DENGAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN DI KANTOR DINAS PENDIDIKAN DAN
KEBUDAYAAN KABUPATEN TAPANULI UTARA”.
1.2 Rumusan Masalah
Kategori