Hubungan Pengelolaan Kearsipan Dengan Pengambilan Keputusan di Kantor Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Tapanuli Utara

(1)

HUBUNGAN PENGELOLAAN KEARSIPAN DENGAN

PENGAMBILAN KEPUTUSAN

DI KANTOR DINAS PENDIDIKAN DAN

KEBUDAYAAN KABUPATEN TAPANULI UTARA

SKRIPSI

Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Sosial pada Universtas Sumatera Utara

Oleh :

KRISTINA TRITANTI PASARIBU

110903122

DEPARTEMEN ILMU ADMINISTRASI NEGARA

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN

(2)

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas berkat, kasih dan penyertaan-Nya yang telah diberikan kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan skripsi ini dengan judul “Hubungan Pengelolaan Kearsipan Dengan Pengambilan Keputusan di Kantor Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Tapanuli Utara”.

Skripsi ini adalah salah satu syarat dalam melengkapi persyaratan untuk menyelesaikan program studi Strata 1 (S1) Departemen Ilmu Administrasi Negara Fakultas Ilmu-ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sumatera Utara. Skripsi ini juga salah satu sarana pengembangan kemampuan berfikir penulis alam dunia akademis yang telah diperoleh selama berada di dunia kampus.

Dalam menyelesaikan skripsi ini, penulis menyadari bahwa skripsi ini tidak luput dari kekurangan dan kelemahan dalam berbagai hal, baik dalam penyajian maupun penguraiannya. Namun berkat bimbingan dan arahan dari berbagai pihak, maka penulisan skripsi ini dapat terselesaikan.

Untuk itu penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada :

1. Bapak Prof.Dr.Badaruddin Tarigan, M.Si. selaku Dekan fakultas Ilmu-ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sumatera Utara

2. Bapak Prof. Drs.Zakaria, M.SP.selaku pembantu Dekan 1 Fakultas ilmu-ilmu sosial dan Ilmu Politik Universitas Sumatera Utara

3. Bapak Drs. Rasudyn Ginting,M.Si selaku Ketua Departemen Ilmu Administrasi Negara Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik.

4. Ibu Dra. Elita Dewi, MSP selaku Sekretaris Departemen Ilmu Administrasi Negara Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik dan dosen pembimbing yang telah

(3)

memberikan bimbingan dan mengarahkan penulis dalam proses penyelesaian skripsi ini

5. Staff Pegawai Administasi yang ada di Departemen Ilmu Administrasi Negara Fakultas Ilmu-Ilmu sosial dan Ilmu politik Universitas Sumatera Utara yang telah membantu segala urusan administrasi penuis di lingkungan kampus hingga terselesaikan penuisan skripsi ini.

6. Kepala Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Tapanuli Utara Drs. Jamel Panjaitan yang telah membantu dalam melaksanakan penelitian ini

7. Terimakasih kepada Kedua orang tua tercinta Bapak Benteng Pasaribu dan Mamak tercinta Irma Uli Hutagalung, Abangku Benarto Pasaribu, Abang Ivan Pasaribu beserta kedua adikku yang tercinta Melissa pasaribu dan Vera Pasaribu Terimakasih selalu mendoakan, memberikan motivasi dan dukungan yang luar biasa untuk putrimu dan adik mu tercinta ini. Syukur yang luar biasa penulis ucapkan kepada Tuhan Yesus untuk ditempatkan menjadi bagian dari keluarga ini.

8. Terimakasih Kepada teman-teman tercinta Feby, faris reza dan devi atas dukungan dan motivasinya selama ini mudah- mudah kita dapat menjadi orang yang sukses yang dapat membahagiakan kedua orang tua dikemudian hari

9. Terimakasih kepada kelompok magang ku “Seven Icon” para pria-pria kami Candra, Reza, Obed Dan Saiful beserta Wanita-wanita yang kece abis yang mempunyai kepribadian tersendiri Devi Nurindah, Feby, Siska, Lia, Cewek kalem kami Gio, Grace, dan clara m.

(4)

11. Terimakasih Kepada satu Kost ku G. Senina No.20 yang sudah alumni atau yang masih menetap terima kasih atas dukungan dan motivasinya gak terasa sudah 4 Tahun hidup bersama kepada Kakak tertua dulu Kak dumora yang sudah nikah,Kak yusni yang sudah jadi Guru, melissa Simanungkalit jauh dirantau, Santi Pasaribu, Marudut Tarihoran, Bahagia Baene, Bidan Kita Kak Elisabet pandiangan dan Risma purba.

Tak ada gading yang tak retak. Penelitian in juga tak luput dari Kesalahan. Kiranya sebagai bahan untuk pembelajaran selanjutya. Akhir kata, Penulis dengan sangat bahagia mengucapkan terima kasih dan semoga skripsi ini bermanfaat bagi semua.Amin

Medan, Agustus 2015 Penulis

Kristina Tritanti Pasaribu 110903122

(5)

ABSTRAK

HUBUNGAN PENGELOLAAN KEARSIPAN DENGAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN

DI KANTOR DINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAANKABUPATEN TAPANULI UTARA

Nama :

Kristina Tritanti Pasaribu

NIM

: 110903122

Departemen : Ilmu Administrasi Negara Fakultas : Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Pembimbing : Dra. Elita Dewi, MSP

Penelitian ini dilatarbelakangi oleh masalah yang terdapat di kantor Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Tapanuli Utara dalam kegiatan pengelolaan kearsipan belum berjalan dengan baik. Adapun kendala yang dihadapi adalah dalam pemeliharaan arsip yaitu pegawai lupa mengembalikan arsip yang dipinjam ketempat penyimpanannya dan tidak adanya sanksi yang diberikan oleh pegawai yang tidak mengembalikan arsip. Hal ini tentunya dapat menghambat pekerjaan kantor. Oleh karena itu diperlukan adanya pengelolaan kearsipan yang baik dan teratur sehingga dapat memudahkan para pegawai untuk menemukan kembali arsip dalam waktu yang cepat. Penataan arsip merupakan salah satu aspek yang harus diterapkan dalam pencapaian tujuan kantor guna menunjang kelancaran aktifitas kantor dalam menghemat waktu dan biaya dan dapat menjadi suatu data yang akurat disaat pemimpin membutuhkan informasi guna untuk pengambilan keputusan yang baik.

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui adakah pengaruh pengelolaan kearsipan terhadap Pengambilan Keputusan di Kantor Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Tapanuli Utara. Pada penelitian ini metode yang digunakan adalah metode analisa kuantitatif. Sedangkan teknik analisa data yang digunakan adalah teknik korelasi antar variabel untuk membuktikan adanya pengaruh dari pengelolaan kearsipan dengan pengambilan keputusan.

Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan dan dilanjutkan dengan menganalisa data yang diperoleh, maka hasilnya adalah bahwa terdapat hubungan yang kuat antara pengelolaan kearsipan dengan pengambilan keputusan sebesar 0,689. Berdasarkan uji hipotesis yang diperoleh nilai positif sebesar 6,57 hal ini berarti terdapat pengaruh yang signifikan antara pengelolaan kearsipan dengan pengambilan keputusan tingkat pengaruh 47,4%. Sehingga hipotesis yang menyatakan ada pengaruh antara pengelolaan kearsipan dengan pengambian keputusan dapat diterima

(6)

DAFTAR ISI

ABSTRAK ... i

DAFTAR ISI ... ii

DAFTAR TABEL ... iv

DAFTAR GAMBAR ... vii

DAFTAR LAMPIRAN ... vii

BAB I: PENDAHULUAN 1.1Latar Belakang Masalah ... 1

1.2Rumusan Masalah ... 4

1.3Tujuan Penelitian ... 5

1.4Manfaat Penelitia ... 5

1.5Kerangka teori ... 6

1.5.1 Pengertian Arsip dan Kearsipan ... 6

1.5.2 Peranan Arsip ... 8

1.5.3 Fungsi Arsip ... 8

1.5.4 Nilai Guna Arsip ... 9

1.5.5 Ciri-Ciri Kearsipan yang Baik ... 11

1.5.6 Peralatan Kearsipan ... 12

1.5.7 Pengelolaan Kearsipan ... 15

1.5.8 Penemuan Kembali Arsip ... 17

1.5.9 Peminjaman Arsip ... 17

1.5.10 Pengertian Pengambilan Keputusan ... 19

1.5.11 Proses Mengambil Keputusan ... 19

1.5.12 Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Pengambilan Keputusan ... 25

1.5.13 Aspek-Aspek Pengambilan Keputusan ... 25

1.5.14 Syarat Keputusan yang Baik ... 26

1.5.15 Hubungan antara Pengelolaan Kearsipan dengan Pengambilan Keputusan ... 27

1.6Hipotesis ... 28

1.7Defenisi Konsep ... 28

1.8Defenisi Operasional ... 29

BAB II : METODE PENELITIAN 2.1Bentuk Penelitian ... 31

2.2Lokasi Penelitian ... 31

2.3Subyek Penelitian ... 32

(7)

2.5Teknik Pengumpulan Data ... 33

2.6Teknik Pengukuran Skor ... 34

2.7Teknik Analisa Data ... 35

BAB III : DESKRIPSI LOKASI PENELITIAN 3.1 Sejarah Singkat Kantor Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Tapanuli Utara ... 41

3.2Visi dan Misi Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Tapanuli Utara... 44

3.3Struktur Organisasi pada Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Tapanuli Utara ... 45

3.4Tugas dan Wewenang ... 48

3.5Pengelolaan Kearsipan pada Kantor Dinas Pendidikan Tapanuli Utara ... 58

3.6Sarana dan Perlengkapan Kearsipan di Kantor Dinas Perhubungan Propinsi Sumatera Utara ... 59

BAB IV : PENYAJIAN DATA 4.1Deskripsi Data Penelitian ... 62

4.2Tanggapan Responden Terhadap Variabel X Pengelolaan Kearsipan ... 64

4.3Tanggapan Responden Terhadap variabel Y Pengambilan Keputusan ... 80

BAB V : ANALISIS DATA 5.1 Klasifikasi Jawaban Responden ... 87

5.2 Pengaruh Pengelolaan Kearsipan Terhadap Efisiensi Kerja Pegawai ... 90

Koefisien Korelasi Product Moment ... 90

Uji Signifikasi ... 92

Uji Signifikasi ... 94

BAB VI : PENUTUP ... 99

(8)

DAFTAR TABEL

Tabel 4.1: Karakteristik responden menurut jenis Kelamin di Kantor Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Tapanuli Utara ... 63 Tabel 4.2: Karakteristik Responden Menurut usia di Kantor Dinas Pndidikan dan

Kebudayaan Kabupaten Tapanuli Utara ... 63 Tabel 4.3: Karakteristik Responden Menurut lama Bekerja di Kantor Dinas

Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Tapanuli Utara ... 64 Tabel 4.4: Distribusi Jawaban Responden Tentang Menerima Naskah Dinas

Secara Rutin ... 65 Tabel 4.5: Distribusi Jawaban Responden Tentang Diteliti Kebenaran Alamat

Naskah Dinas ... 65 Tabel 4.6: Distribusi Jawaban Responden Tentang Dibubuhkan Paraf Pada

Penerimaan Naskah Dinas ... 66 Tabel 4.7: Distribusi Jawaban Responden Tentang Diteliti Kelengkapan

Lampiran Naskah Dinas ... 67 Tabel 4.8: Distribusi Jawaban Responden Tentang Ditentukan Naskah Dinas

Penting atau Naskah Dinas Biasa ... 67 Tabel 4.9: Distribusi Jawaban Responden Tentang Ditentukan Kode Klasifikasi

dan Indeks ... 68 Tabel 4.10: Distribusi Jawaban Responden Tentang Dilaksanakan Pencatatan

Surat Masuk dan Surat Keluar ... 69 Tabel 4.11: Distribusi Jawaban Responden Tentang Sarana

Dan Prasarana Kearsipan ... 69 Tabel 4.12: Distribusi Jawaban Responden Tentang Arsip yang Penting

Dicatat dalam Kartu Kendali ... 71 Tabel 4.13: Distribusi Jawaban Responden Tentang Disusunnya

Kartu kendali BerdasarkanUrutan Nomor Kode ... 72 Tabel 4.14: Distribusi Jawaban Responden Tentang Disusunnya Kartu Kendali

(9)

Tabel 4.15: Distribusi Jawaban Responden Tentang Penyediaan Tempat Khusus bagi Penyimpanan Arsip ... 73 Tabel 4.16: Distribusi Jawaban Responden Tentang Dilakukannya Penyimpanan

Di Tempatyang Mudah Dijangkau ... 74 Tabel 4.17: Distribusi Jawaban Responden Tentang Ketepatan Ditemukan Arsip

di Rak Katalog Cocok ... 74 Tabel 4.18: Distribusi Jawaban Responden Tentang Ditemukannya Arsip dengan

Cepat Bila Diperlukan ... 75 Tabel 4.19: Distribusi Jawaban Responden Tentang Dipergunakannya Prosedur

Tertentu dalam Meminjam Arsip ... 76 Tabel 4.20: Distribusi Jawaban Responden Tentang Dibuatnya Tanda Bukti

Peminjaman Bagi Instansi Lain ... 76 Tabel 4.21: Distribusi Jawaban Responden Tentang Ditetapkannya Jangka Waktu

dalam Peminjaman Arsip ... 77 Tabel 4.22: Distribusi Jawaban Responden Tentang Sanksi yang Diberikan Bila

Terlambat Mengembalikan Arsip ... 78 Tabel 4.23:Distribusi Jawaban Responden Tentang Dilaksanakannya Pemusnahan

Arsip ... 78 Tabel 4.24: Apakah Bapak/ibu/saudara membuat daftar arsip terhadap arsip yang

dimusnakan ... 79 Tabel 4.25: Distribusi Jawaban Responden Tentang membuat suatu identifikasi

dan defenisi masalah sebelum pembuatan keputusan ... 80 Tabel4.26:Distribusi Jawaban Responden Tentang melakukan suatu

pengumpulan dan pengolahan informasi yang relevan sebelum pengambilan keputusan ... 81 Tabel 4.27:Distribusi Jawaban Responden Tentang melakukan pencarian alternatif

pemecahan masalah sebelum pengambilan keputusan ... 82 Tabel 4.28:Distribusi Jawaban Responden Tentang Melaksanakan pengkajian

berbagai alternatif dalam pengambilan keputusan ... 83 Tabel 4.29: Distribusi Jawaban Responden Tentang melakukan penentuan pilihan

(10)

Tabel 4.30: Distribusi Jawaban Responden Tentang melaksankan keputusan yang telah diambil ... 84 Tabel 4.32: Distribusi Jawaban Responden Tentang melakukan penilaian terhadap

keputusan yang telah diambil ... 85 Tabel 5.1: Distribusi Frekuensi Klasifikasi Jawaban

Responden Untuk Variabel X ... 88 Tabel 5.2: Distribusi Frekuensi Klasifikasi Jawaban

Responden Untuk Variabel Y ... 89 Tabel 5.3: Pedoman Untuk Memberikan Interpretasi Koefisien Korelasi ... 92

DAFTAR GAMBAR

BAGAN 3.1: Struktur Organisasi Dinas Pendidikan Dan Kebudayaan Kabupaten Tapanuli Utara ... 47

DAFTAR LAMPIRAN

LAMPIRAN 1: Kuesioner Penelitian ... 102 LAMPIRAN 2 : Distribusi Skor Jawaban Pertanyaan Variabel X dan Variabel Y . 107 LAMPIRAN 3: Tabel Frekuensi Jawaban Responden ... 114 LAMPIRAN 4 : Hasil Uji Coba Validitas dan Realibilitas Variabel X dan Y ... 124 LAMPIRAN 5 : Tabel nilai r Korelasi Product Moment ... 130

(11)

ABSTRAK

HUBUNGAN PENGELOLAAN KEARSIPAN DENGAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN

DI KANTOR DINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAANKABUPATEN TAPANULI UTARA

Nama :

Kristina Tritanti Pasaribu

NIM

: 110903122

Departemen : Ilmu Administrasi Negara Fakultas : Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Pembimbing : Dra. Elita Dewi, MSP

(12)

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar belakang Masalah

Dewasa ini informasi menjadi kebutuhan mutlak bagi setiap instansi baik instansi pemerintah maupun swasta. Keseluruhan kegiatan instansi pada dasarnya membutuhkan informasi oleh karena itu, informasi menjadi bagian yang sangat penting untuk mendukung proses kerja administasi dan pelaksanaan fungsi – fungsi manajemen di birokrasi. Dalam menghadapi perubahan situasi dan kondisi yang berkembang dengan cepat, maka tidak terlalu berlebihan apabila informasi menjadi suatu kekuatan dan sumber daya tersendiri ( Porter 1997:2 ).

Dalam menghadapi persaingan yang ketat didunia kerja ataupun bisnis maka akan selalu diambil keputusan-keputusan yang tepat, yang keputusan tersebut berdasarkan informasi yang diperoleh. Keterangan tersebut di atas menunjukkan pentingnya peranan informasi dalam pengambilan keputusan di suatu instansi. Salah satu sumber informasi yang dapat menunjang keberhasilan suatu organisasi adalah arsip oleh sebab itu suatu organisasi atau instansi perlu melakukan pegelolaan keaarsipan.

Pengelolaan kearsipan tersebut pada dasarnya bertujuan untuk mencapai tujuan kearsipan, seperti tercantum dalam undang-undang NO 43 Tahun 2009 tentang kearsipan pasal 3, penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk.

a. Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi

(13)

politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional.

b. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah.

c. Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

d. Menjamin perlindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.

e. Meninamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang komprehensif dan terpadu.

f. Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

g. Menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik,budaya,pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa.

h. Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.

Pada intinya arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis dan apabila sewaktu-waktu dibutuhkan bisa dengan cepat ditemukan kembali. Agar arsip dapat membantu kelancaran aktivitas organisasi, maka diperlukan suatu pengelolaan kearsipan. kearsipan mempunyai peranan penting dalam organisasi sebagai pusat ingatan dan sumber informasi dalam rangka melakukan kegiatan perencanaan, penganalisaan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuat laporan, penilaian, pengendalian dan pertanggungjawaban dengan secepat-cepatnya. Data yang berbentuk arsip diolah untuk digunakan sebagai penunjang pengambilan keputusan, karena pengambilan

(14)

keputusan sangat tergantung kepada kelengkapan,kecepatan,ketepatan informasi yang terekam dalam arsip.

Walaupun kearsipan mempunyai peranan yang penting dalam suatu organisasi, namun didalam kegiatan perkantoran masih banyak kantor-kantor (pemerintah maupun swasta) yang belum melakukan penataan arsip dengan baik. Hal ini juga dialami oleh Kantor Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Tapanuli Utara. Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Tapanuli Utara adalah salah satu instansi pemerintah yang berada dibawah pengawasan pemerintah Kabupaten Tapanuli Utara yang bertugas melaksanakan urusan pemerintahan daerah di bidang pendidikan.

Untuk mendukung terlaksanya tugas dan funginya, Dinas Pendidikan Kabupaten Tapanuli Utara memerlukan data dan informasi. Salah satu sumber data dan informasi tersebut adalah arsip, karena arsip adalah bukti dan rekaman dari kegiatan terdepan sampai pada kegiatan pengambilan keputusan. Berdasarkan hasil pengamatan, sub bagian kepegawaian dan umum adalah sub bagian yang menangani masalah kearsipan lembaga, yaitu tempat dimana dilaksanakannya aktifitas surat menyurat dan ketatausahaan.

Bedasarkan pra penelitian melalui wawancara singkat dengan salah satu pegawai di bidang kepegawaian dan umum yaitu Ibu Dewi Aurora , kantor ini masih menemukan kendala yaitu pegawai lupa mengembalikan arsip yang dipinjam ketempat penyimpanan, masih banyak dijumpai arsip-arsip yang hanya ditumpuk di dalam gudang sehingga cepat rusak dan sulit ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan, hilangnya arsip sebagai akibat dari sistem penyimpanan yang kurang sistematis, bertambahnya secara terus menerus arsip

(15)

kedalam bagian kearsipan tanpa diikuti dengan penyingkiran dan penyusutan yang mengakibatkan tempat penyimpanan arsip tidak mencukupi. Oleh karena itu arsip tidak dapat memberikan informasi secara maksimal, maka diperlukan pengelolaan kearsipan yang baik dan teratur. Sehingga akan membantu pimpinan dalam merencanakan dan mengambil keputusan, selain itu juga dapat menghemat waktu, tenaga pikiran dan biaya.

Berdasarkan uraian diatas maka penulis tertarik mengadakan penelitian dengan judul “ HUBUNGAN PENGELOLAAN KEARSIPAN DENGAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN DI KANTOR DINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN KABUPATEN TAPANULI UTARA”.

1.2 Rumusan Masalah

Menurut Winarno Surakhmad (1994: 34) “masalah adalah kesulitan yang menggerakkan orang untuk memecahkannya”. Dengan demikian suatu masalah dapat diselesaikan jika ada keinginan dan motivasi individu yang bersangkutan untuk memecahkan masalah tersebut. Berdasarkan latar belakang yang telah dikemukakan di atas, maka yang menjadi rumusan masalah dalam penelitian ini adalah apakah terdapat hubungan antara Pengelolaan Kearsipan dengan Pengambilan Keputusan di Kantor Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Tapanuli Utara?

(16)

1.3 Tujuan Penelitian

Setiap pekerjaan apapun bentuk dan jenisnya pasti mempunyai tujuan yang hendak dicapainya. Demikian pula dengan penelitian ini, penliti juga mempunyai tujuan yang ingin dicapai. Sesuai dengan perumusan maslah tersebut diatas, maka tujuan penelitian ini adalah untuk:

1. Mengetahui bagaimana pengelolaan kearsipan di Kantor Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Tapanuli Utara.

2. Mengetahui bagaimana pengambilan keputusan di Kantor Dinas Pendidikan dan KebudayaanTapanuli Utara.

3. Mengetahui apakah ada hubungan anatara pengelolaan kearsipan dengan pengambilan keputusan di Kantor Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Tapanuli Utara.

1.4 Manfaat Penelitian 2. Manfaat Teoritis

a. Hasil penelitian ini diharapkan dapat mengkaji lebih dalam tentang ilmu kearsipan.

b. Hasil penelitian ini dapat mengembangkan wawasan dibidang kearsipan.

3. Manfaat Praktis

a. Bagi penulis, menambah dan meningkatkan wawasan serta pengetahuan di bidang kearsipan yang sangat dibutuhkan di masa sekarang dan masa yang akan datang.

(17)

b. Bagi instansi, sebagai sumbangan pemikiran dan masukan yang positif dalam menunjang pencapaian tujuan.

1.5 Kerangka Teori

Kerangka teori merupakan model konseptual tentang bagaimana teori behubungan berbagai faktor yang didefenisikan sebagai masalah yang penting. Teori adalah konsep-konsep dan generalisasi hasil penelitian yang dapat dijadikan sebagai landasan teoritis untuk pelaksanak penelitian. Sebagai titik tolak atau landasan berfikir untuk memecahkan masalah, perlu adanya pedoman teoritis yang membantu. Untuk itu perlu disusun suatu kerangka teori yang memuat pokok-pokok pikiran yang mengambarkan dari sudut mana maslah tersebut disoroti. Berdasarkan rumusan diatas, peneliti mengemukakan berapa teori, pendapat ataupun gagasan yang akan dijadikan landasan berfikir dalam penelitian ini.

1.5.1Pengertian Arsip dan Kearsipan

Arsip dalam bahasa Belanda disebut “Archief”, sedang dalam bahasa Inggris disebut “Archieve”, kata inipun berasal dari bahasa Yunani yaitu dari kata “arche” yang berarti “permulaan”. Kemudian kata “arche” ini berkembang menjadi kata “Archia” yang berarti “catatan”. Selanjutnya, dari kata “Archia” berubah lagi menjadi kata “Ar-cheion” yang berarti “Gedung pemerintahan”. Sedangkan dalam bahasa Latin, disebut “Archivum”, dan akhirnya dalam bahasa Indonesia dipakai istilah “Arsip” sampai saat ini (Sedarmayanti, 2003: 7).

Istilah Kearsipan berasal dari akar kata "Arsip". Arsip pada prinsipnya mengandung pengertian defenitif yang sama, namun demikian para ahli cenderung memberikan pengertian arsip yang berlainan satu dengan lainnya,

(18)

tergantung pada sudut pandang dan point penekanan utama yang diberikan didalamnya sebagaimana dikemukakan oleh Liang Gie (2000:18) bahwa arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. Barthos (2005:1) menyebutkan arsip adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang (itu) pula. Jadi yang termasuk arsip misalnya : surat-surat, kwitansi, faktur, pembukuan, daftar gaji, daftar harga, kartu penduduk, bagan organisasi, foto-foto dan lain sebagainya.

Menurut Wiyasa (2003:79) arsip adalah kumpulan berkas baik berupa tulisan maupun benda atau gambar yang diatur, diklasifikasikan, ditata dan diatur serta disimpan secara sistematis agar setiap kali diperlukan dapat segera diketemukan kembali.

Moekijat (2002:75) berpendapat kearsipan adalah penempatan kertas-kertas dalam tempat-tempat penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu sedemikian rupa sehingga setiap kertas (surat) apabila diperlukan dapat diketemukan kembali dengan mudah dan cepat. Adapun tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah (Barthos, 2005:12)

(19)

1.5.2 Peranan Arsip

Arsip memiliki peranan sebagai sumber informasi dan sumber dokumentasi. Sebagai sumber informasi, arsip dapat membantu meningkatkan petugas yang lupa mengenai sesuatu masalah. Sebagai sumber dokumentasi, arsip dapat digunakan oleh pimpinan organisasi untuk membuat ataupun mengambil keputusan secara tepat mengenai masalah yang sedang dihadapi. Oleh sebab itu, dapat disimpulkan bahwa peranan arsip (Serdamayanti, 2003:19) adalah sebagai berikut :

1. Alat utama ingatan organisasi

2. Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik)

3. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan

4. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip.

5. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.

1.5.3 Fungsi Arsip

Arsip adalah warkat atau catatan mengenai peristiwa atau hal. Dalam pengertian ini dapat dipahami bahwa didalam arsip terdapat data ataupun informasi yang dibutuhkan oleh setiap orang atau pun sekelompok pejabat atau pegawai untuk keperluan pelaksanaan tugas, fungsi, dan pekerjaan didalam organisasi dan kebutuhan individual (Surojo, 2006 : 37) Fungsi arsip menurut Undang-undang No.40 Tahun 2009 dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu :

(20)

1. Arsip Dinamis

Arsip dinamis adalah arsip yang diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara (arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari). Arsip dinamis menurut fungsi dan kegunaannya dibedakan menjadi :

a. Arsip Aktif adalah arsip-arsip yang masih dipergunakan bagi kelangsungan kerja.

b. Arsip Semi Aktif adalah arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun dalam masa transisi antara arsip aktif dan arsip inaktif. c. Arsip Inaktif atau arsip semi statis adalah arsip-arsip yang jarang sekali

dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.

2. Arsip Statis

Arsip Statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara (dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari). Arsip statis ini merupakan pertanggungjawaban nasional bagi kegiatan pemerintah dan nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datang.

1.5.4 Nilai Guna Arsip

Nilai guna arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan penggunaan arsip. Menurut Serdamayanti (2003:104) nilai guna arsip dapat dibedakan atas :

(21)

1. Nilai guna primer adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi penciptaan arsip itu sendiri, meliputi :

a. Nilai guna administrasi

Nilai administrasi dapat diartikan sebagai kebijaksanaan dan prosedur yang mensyaratkan untuk menyelenggarakan kegiatan-kegiatan yang berlaku pada suatu organisasi.

b. Nilai guna keuangan

Arsip bernilai guna keuangan apabila arsip tersebut berisikan segala sesuatu transaksi dan pertanggungjawaban keuangan.

c. Nilai guna hukum

Nilai kegunaan hukum mengandung pengertian bahwa arsip tersebut memberikan informasi-informasi yang dapat dipergunakan sebagai bahan pembuktian dibidang hukum.

d. Nilai guna ilmiah dan teknologi

Arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai hasil dari penelitian terapan.

2. Nilai guna sekunder adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi kepentingan perusahaan atau kepentingan umum diluar perusahaan pencipta arsip dan berguna sebagai bahan bukti dan pertanggungjawaban, meliputi :

a. Nilai guna kebuktian

Arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana suatu instansi diciptakan, dikembangkan, diatasi, fungsi, dan tugasnya serta hasil atau akibat dari tugas kegiatannya.

(22)

Arsip yang bernilai guna informasional adalah arsip yang mengandung berbagai kepentingan bagi penelitian dan sejarah

1.5.5 Ciri-Ciri Kearsipan yang Baik

Karena kegunaan arsip yang sangat penting bagi suatu organisasi, maka setiap instansi pemerintah maupun swasta harus mampu melaksanakan suatu sistem kearsipan yang baik. Sistem kearsipan yang baik mempunyai ciri-ciri tertentu, seperti yang dikemukakan oleh Ig. Wursanto (1991: 30-32) sebagai berkut :

1. Mudah dilaksanakan, Sistem kearsipan harus mudah dilaksanakan, sehingga tidak menimbulkan kesulitan, baik dalam penyimpanan, pengambilan maupun dalam pengembalian arsip-arsip.

2. Mudah dimengerti, Sistem kearsipan harus mudah dimengerti oleh para pegawai kearsipan sehingga tidak menimbulkan banyak kesalahan dalam pelaksanaannya. Dengan kata lain sistem kearsipan harus sederhana.

3. Murah/ekonomis, Sistem kearsipan yang diselenggarakan harus murah / ekonomis dalam arti tidak berlebihan, baik dalam pengeluaran dana / biaya maupun dalam pemakaian tenaga, peralatan atau perlengkapan kearsipan. 4. Tidak memakan tempat, Tempat penyimpanan dapat berupa ruangan,

bangunan atau gedung (gedung arsip = archives storage), rak arsip, almari dan sebagainya. Terlepas dari jenis dan bentuk tempat yang dipergunakan, pada dasarnya system kearsipan yang dilaksanakan jangan terlalu banyak memakan tempat.

(23)

5. Mudah dicapai, Sistem kearsipan yang dilaksanakan harus memungkinkan arsip-arsip yang disimpan mudah dan cepat ditemukan, diambil dan dikembalikan apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali.

6. Cocok bagi organisasi, Sistem kearsipan yang dilaksanakan hendaknya cocok atau sesuai dengan jenis dan luas lingkup organisasi.

7. Fleksibel atau luwes, Fleksibel atau luwes berarti sistem filling yang dipergunakan dapat diterapkan disetiap satuan organisasi dan dapat mengikuti perkembangan organisasi.

8. Dapat mencegah kerusakan, Salah satu tujuan kearsipan menyimpan dengan baik, memelihara dan mencegah dari berbagai macam bentuk kerusakan. Oleh karena itu sistem kearsipan yang dilaksanakan harus dapat mencegah campur tangan orang-orang yang tidak bertanggung jawab, yang tidak berwenang bertugas dalam bidang kearsipan. Arsip-arsip harus dipelihara dari berbagaimacam bentuk kerusakan yang disebabkan oleh binatang, serangga, rayap dan kelembaban udara.

1.5.6 Peralatan Kearsipan

Peralatan-peralatan kearsipan sangat berperan dalam penyimpanan arsip-arsip agar arsip-arsip tersebut tersusun secara rapi, tidak tercecer dan bila setiap kali diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat.

Ada 11 (sebelas) peralatan kearsipan yang umum digunakan oleh perusahaan swasta maupun pemerintah (Wursanto, 1997:32), yaitu :

(24)

1. Map

a. Map Biasa (Stofmap foli), dipergunakan untuk menyimpan warkat atau arsip yang berukuran folio (21x34cm) untuk sementara. Keuntungannya ialah praktis, dan mudah mempergunakannya. Sedangkan kerugiannya adalah kemampuan dalam menyimpan warkat dalam jumlah terbatas dan juga warkat-warkat akan mudah lepas.

b. Stopmap tali (Portapel), memakai tali pengikat sebagai alat merapatkannya, terbuat dari karton dan diberi tali dari kain atau pita. Keuntungannya adalah biayanya murah karena dapat dibuat sendiri.

c. Map jepitan (Snelhecter), memakai jepitan dari logam untuk memegang wakrat atau arsip dengan kuat sehingga arsip tidak mudah lepas.

d. Map tebal (Briefordner), memakai jepitan khusus dan bentukknya kokoh dan kuat sehingga dapat disimpan secara vertical atau berdiri / tegak. Penyimpanannya lebih baik di atas rak sehingga mudah dilihat apabila diperlukan.

2. Folder

Merupakan lipatan kertas tebal atau karton manila berbentuk empat persegi panjang. Kegunaannya adalah untuk menyimpanwarkat di dalam filling cabinet.

3. Guide

Guide adalah lembaran kertas tebal atau karton manila yang dipergunakan sebagai penunjuk atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip

(25)

4.Filing Cabinet ( File Cabinet)

Adalah perabot kantor berbentuk segi empat panjang yang diletakkan secara vertical (berdiri) dipergunakan untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip.

5. Almari arsip

Adalah lemari yang terbuat dari kayu atau metal, terdiri dari satu pintu dan juga dua pintu yang berfungsi untuk menyimpan berbagai macam bentuk arsip.

6. Meja

Berfungsi sebagai tempat menulis dan menyimpan warkat-warkat untuk sementara.

7. Kursi

Ada 4 (empat) jenis kursi yang dipergunakan di kantor : a. Kursi yang digunakan Tata Usaha (clerical chair). b. Kursi yang digunakan sekretaris (secretarical chair). c. Kursi yang digunakan para eksekutif (executive chair). d. Kursi yang digunakan pada waktu rapat (conference chair).

8. Berkas kotak (Box File)

Adalah kotak yang dipergunakan untuk menyimpan warkat-warkat. Setiap kotak dipergunakan untuk menyimpan warkat-warkat sejenis.

9. Rak Arsip

Adalah sejenis almari tidak berpintu, yang merupakan rakitan dari beberapa keeping papan. Kemudian diberi tiang untuk menaruh atau menyimpan berkas-berkas atau arsip. Biasanya warkat yang disimpan di sini adalah warkat atau arsip yang telah lama dijilid pertahun.

(26)

10. Mesin-mesin kantor

Adalah semua peralatan kantor yang cara kerjanya secara otomatis baik secara mekanis, elektris, maupun elektonis. Misalnya, mesin tik, komputer, mesin fotokopi, mesin penghancur kertas, pelubang kertas (Perforator).

11. Alat-alat tulis

Adalah alat-alat yang berhubungan dengan pekerjaan tulis-menulis. Misalnya, pena, pensil, penggaris, spidol, kertas, penghapus, steples, dan sebagainya.

1.5.7 Pengelolaan Kearsipan

Menyangkut masalah pengelolaan kearsipan yang dilaksankan di berbagai instansi, menurut Martono (1994:37) pada umumnya terdiri atas pen

gurusan naskah dinas masuk,naskah dinas keluar, penemuan dan penyimpanan.

Pengurusan Naskah Dinas Masuk

Kegiatan ini merupakan langkah dari proses pengelolaan arsip yang terdiri atas : a. Penerimaan, mempunyai arti menerima naskah dinas masuk, serta meneliti

kebenaran alamat membubuhkan paraf pada bukti penerimaan, membuka sampul, meneliti kelengkapan lampiran naskah kepada pengarah (pimpinan) untuk didisposi.

b. Pencatatan, mempunyai tugas mencantumkan nomor kode, klasifikasi dan indeks pada naskah dinas, mencatat naskah dinas penting dalam kartu kendali serta mencatat naskah dinas biasa dan naskah dinas tertutup dalam lembar pengatur.

(27)

c. Pengendalian, mempunyai tugas menyimpan naskah kedalam file sebagai pengganti arsip selama naskah dinas berada pada unit pengolah

d. Penyimpanan, mempunyai tugas menyimpan kartu kendali lembar III berwarna kuning yang diterima kembali dari tata usaha pengolah kedalam file sebagai arsip selama naskah dinas masih berada di unit pengolah.

Pengurusan Naskah Dinas Keluar

Pengurusan naskah dinas keluar meliputi kegiatan yang dilaksanakan oleh tata usaha pengolah dari unit kearsipan.

a. Tata Usaha Pengolah mempunyai tugas :

1. Mencatat naskah dinas keluar dalam kartu kendali rangkap tiga berwarna putih, kuning dan merah.

2. Menyampaikan konsep beserta tiga kartu kendali kepada pengendali pada unit kearsipan.

3. Menyimpan kartu kendali berwarna merah menurut urutan nomor kode. b. Unit Kearsipan

Unit kearsipan melaksanakan kegiatan pengendalian, penyimpanan dan pengiriman.

1. Pengendali mempunyai tugas :

a. Memberikan nomor urut pada kartu kendali.

b. Menyimpan kartu kendali berwarna putih menurut urutan nomor kode. c. Menyampaikan kartu kendali berwarna kuning pada penyimpanan.

2. Penyimpan mempunyai tugas menyimpan kartu kendali berwarna kuning menurut urutan nomor kode sebagai pengganti arsip selama naskah dinas tersebut masih berada di unit pengolah.

(28)

3. Pengirim mempunyai tugas : a. Mengirim surat pada alamat.

b. Menyampaikan konsep pada pengendali.

1.5.8 Penemuan Kembali Arsip

Cara Penemuan kembali arsip dapat dilakukan :

a. Dalam hal diketahui masalahnya, melalui kartu kendali berwarna putih. b. Dalam hal diketahui kode klasifikasinya, melalui kartu kendali berwarna

putih.

c. Dalam hal diketahui indeks suratnya, melalui kartu kendali berwarna putih. d. Dalam hal diketahui tanggal dan nomor serta asal naskah dinas melalui kartu

kendali berwarna hijau.

e. Dalam hal diketahui nomor urut, melalui daftar pengendali

1.5.9 Peminjaman Arsip

a. Peminjaman arsip dilakukan dengan menggunakan kartu tanda bukti peminjaman.

b. Peminjaman mengisi tanda bukti peminjaman rangkap tiga.

1. Lembar I : Disimpan sebagai file sebagai pengganti arsip yang dipinjam.

2. Lembar II : Disertakan pada arsip yang dipinjam. 3. Lembar III : Disimpan sebagai sarana penagihan.

c. Tanda bukti peminjaman ditandatangani oleh peminjam, petugas yang melayani peminjaman dari kepala unit kearsipan.

(29)

d. Peminjaman wajib mengembalikan arsip selambat-lambatnya dalam batas waktu yang ditentukan.

e. Penyimpan wajib menagih arsip yang belum dikembalikan dalam batas waktu yang ditentukan.

Menurut Sedarmayanti (2003:20) adapun yang menjadi tahapan pengelolaan kearsipan adalah :

1. Tahap penciptaan arsip, merupakan tahap awal dari proses kehidupan arsip, yaitu dibentuknya berupa konsep, daftar, formulir dan sebagainya. 2. Tahap pengurusan dan pengendalian yaitu tahap dimana surat

masuk/keluar dicatat sesuai dengan sistem yang telah ditentukan. Setelah itu surat-surat tersebut diarahkan atau dikendalikan guna pemrosesan lebih lanjut.

3. Tahap referensi yaitu surat-surat tersebut digunakan dalam proses sehari-hari setelah surat tersebut diklasifikasikan dalam indeks, maka kemudian surat disimpan berdasarkan sistem tertentu.

4. Tahap penyusutan adalah kegiatan pengurangan arsip.

5. Tahap pemusnahan yaitu pemusnahan terhadap arsip yang tidak mempunyai nilai guna lagi yang dapat dilakukan oleh Lembaga Negara dan swasta.

6. Tahap penyimpanan di unit kearsipan, arsip yang sudah menurun nilai gunanya didaftar. Kemudian dipindah ke penyimpanan pada unit kearsipan di kantor masing-masing atau sesuai peraturan yang berlaku.

7. Tahap penyerahan ke Arsip Nasional Republik Indonesia Daerah. Tahap ini tahap terakhir dalam kearsipan.

(30)

1.5.10 Pengertian Pengambilan Keputusan

Menurut Bazerman (2002) pengambilan keputusan adalah sebuah proses keputusan yang berpikir secara rasional dan akan mengarahkan pada hasil yang optimal dan memberikan akurasi terhadap nilai keputusan serta resiko terhadap keputusan. Pengambilan keputusan merupakan kunci kegiatan pimpinan. Kegiatan ini memainkan peranan terutama bila mananger melaksanakan fungsi perencanaan. Kualitas keputusan pimpinan akan menentukan efektivitas rencana yang disusun. Pengambilan keputusan tidak hanya dilakukn oleh pimpinan teratas, tetapi juga para pemimpin menengah dan lini pertama.

Pengambilan keputusan adalah suatu cara atau proses keputusan yang diambil dari berbagai alternatif yang berasal dari aspek kognitif sehingga akan menimbulkan dampak bagi setiap keputusan yang diambil serta memahami resiko dari keputusan yang diambil.

1.5.11 Proses Mengambil Keputusan

Proses pengambilan keputusan dilakukan melalui berbagai tahapan secara urut. Tahapan yang dimaksud menurut Siagian(1988:87) terdiri dari:

1. Mengidentifikasi masalah dan membuat defenisi

2. Mengumpulkan dan mengelola data sehingga tersedia informasi yang mutakhir, lengkap, dapat dipercaya

3. Mengidentifikasi berbagai alternatif yang mudah ditempuh

Menganalisa dan mengkaji setiap alternatif yang telah diidentifikasi untuk mengetahui kelebihan dan kekurangan

(31)

4. Menjatuhkan pilihan pada satu alternatif yang tampaknya terbaik dalam arti mendatangkan manfaat paling besar, sesuai dengan asas maksimasi atau mengakibatkan kerugian yang paling kecil sesuai dengan asas manimasi

5. Melaksanakan keputusan yang diambil

6. Menilai apakah hasil yang diperoleh sesuai dengan harapan dan rencana atau tidak

Penjelasan mengenai tahapan pengambilan keputusan sebagai berikut: 1. Identifikasi dan defenisi masalah

Pemecahan masalah umumnya bermula dari adanya situasi yang tidak menguntungkan yang berperan sebagai suatu stimulus untuk bertindak. Kondisi demikian harus dicermati oleh pimpinan. Dengan pengidentifikasian dan pendefenisian prolematika pengambilan keputusan akan dapat menggunakan teori ilmiah dengan berbagai ragam paradigma., teknik tertentu digabung dengan kreativitas, inovasi, intuisi dan hasil pemikiran yang objektif, sehingga keputusan yang diambil merupakan keputusan yang tepat. Dengan teridentifikasinya masalah maka pihak pimpinan telah mengetahui masalah riil yang dihadapi untuk mencapai tujuan organisasi, hal ini dapat digunakan sebagai acuan untuk pengumpulan informasi dan pembuatan alternatif pemecahannya.

2. Pengumpulan dan pengolahan informasi

Untuk pengambilan keputusan yang tepat diperlukan informasi. Pada tahap ini pimpinan akan berusaha mencari informasi yang relevan dengan permasalahan yang dihadapi informasi tersebut paling tidak memiliki lima persyaratan yakni “ mutakhir, lengkap, dapat dipercaya bersumber dari data yang diolah dengan baik

(32)

dan disajikan dalam bentuk yang mudah dipahami. Persyaratan terakhir yakni informasi disajikan dalam bentuk yang mudah dipahami tentu saja informasi yang diperoleh sudah melalui proses pengolahan pengolahan data bisa dilakukan dengan batuan orang lain.

3. Pencarian Alternatif

Setelah informasi yang dibutuhkan terkumpul selanjutnya pengambilan keputusan akan mencari alternatif pemecahan masalah. Pencarian alternatif tidakcterlepas dengan kajian terhadap informasi yang diterima melalui analisis. Tidak ada ketentuan mutlak berapa jumlah alternatif yang dibuat sebagai upaya pemecahan masalah.

4. Pengkajian Berbagai Alternatif

Pengkajian alternatif merupakan titik rawan dalam pengambilan keputusan, karena pada tahap pengambilan keputusan kejeliannya sangat diperlukan untuk mengetahui kelebihan dan keterbatasan setiap alternatif yang telah dibuat.

5. Penentuan Pilihan atas Alternatif

Dari alternatif yang telah dikaji kelebihan dan keterbatasannya, pengambilan keputusan selanjutnya harus menjatuhkan pilihan pada alternatif yang terbaik. Ada beberapa pertimbangan dalam memilih alternatf yakni:

a. Mendatangkan manfaat yang besar bagi organisasi

b. Mengakibatkan kerugian yang paling kecil bagi organisasi c. Masalah baru yang ditimbulkan sedikit

d. Dikaji dengan teknik dan metode ilmiah

e. Memperhitungkan faktor subjektifitas meskipun tidak bisa dihilangkan secara keseluruhan

(33)

6. Pelaksanaan Keputusan

Tepat tidaknya pilihan/keputusan yang telah diambil akan teruji dalam pelaksanaannya. Apabila hasil yang diperoleh sesuai dengan harapan baik dalam arti mendatangkan manfaat maksimal dan kerugian minimal, maka pilihan/keputusan itu dapat dikatakan tepat. Pelaksanaan keputusan tidak terlepas dari berbagai sumber daya dan fungsi manajemen. Yang penting pengambilan keputusan mau belajar dari pengalamannya agar kemampuan mengambil keputusan semakin meningkat kualitasnya.

7. Penilaian

Pada tahap terakhir pengambilan keputusan berupaya untuk membandingkan antara hasil yang ingin dicapai berdasarkan standar dan kriteria yang telah ditetapkan pada program kerja. Pada hakekatnya tahapan penilaian ini bermanfaat untuk mengetahui ada tidaknya kesenjangan yang diakibatkan oleh tindakan operasional keputusan. Keputusan pada hakekatnya tidak cukup hanya dibuat tetapi juga haus direalisasi dengan berbagai kegitan dan pada akhirnya keputusan perlu untuk dievaluasi tingkat keberhasilannya.

Menurut Bazerman (2002) terdapat 6 proses dalam mengambil keputusan: 1. Mendefinisikan masalah (define the problem)

Individu harus mengetahui dan memahami masalah yang sedang dihadapi agar tidak terjadi kesalahan dalam memecahkannya. Individu harus mendefinisikan masalah dengan berfokus pada pencarian solusi masalah, mendiagnosa masalah dengan melihat gejalanya. Dalam hubungannya dengan pemilihan jurusan,

(34)

individu harus mengetahui bahwa masalah yang saat ini dihadapi oleh murid kelas XII adalah saat-saat untuk memilih jurusan untuk melanjutkan studi.

2. Identifikasi kriteria (identify the criteria)

Dalam membuat keputusan harus memikirkan beberapa kriteria untuk memilih keputusan tersebut. Seperti dalam memilih jurusan individu perlu membuat kriteria dalam memilih jurusan seperti biaya kuliah, fasilitas di jurusan atau ketersediaan lapangan kerja. Kriteria ini harus dibuat secara rasional agar kriteria yang didapat relevan dengan kenyataan.

3. Menimbang kriteria (weight the criteria)

Perbedaan kriteria akan sangat penting dalam membuat keputusan. Individu harus mengetahui kriteria yang cocok setiap pengambilan alternatif yang ingin dipilih walaupun terdapat pro dan kontra dalam menimbang kriteria. Dalam hubungannya dengan pemilihan jurusan adalah individu perlu menimbang kriteria yang telah dibuat dan kriteria perlu disesuaikan dengan pemikiran rasional dan nilai dari kriteria, seperti individu sudah memiliki kriteria dan lebih membutuhkan kriteria ingin jurusan yang memiliki banyak lapangan pekerjaan atau jurusan yang sesuai dengan minat.

4. Membuat alternatif (generate alternatives)

Individu harus mengidentifikasi beberapa alternatif pilihan dari kriteria yang telah dibuat. Pada tahap ini akan dibutuhkan waktu yang cukup lama untuk melihat alternatif dan berusaha untuk membuat keputusan yang efektif. Hubungannya dengan pengambilan keputusan adalah individu mulai membuat pilihan alternatif

(35)

dari kriteria yang telah dibuat, dicocokkan dengan jurusan yang hampir sesuai dengan kriteria yang ada dan berusaha untuk memlih jurusan yang efektif.

5. Memberi nilai pada setiap alternatif dan kriteria (rate each alternative on each criterion)

Tahap ini individu perlu melihat pilihan alternatif dapat sesuai dengan kriteria yang telah dibuat atau tidak. Hal ini merupakan tahap paling sulit bagi individu karena berpengaruh pada masa depannya. Individu perlu menilai setiap alternatif dan kriteria secara rasional sehingga dapat mengetahui konsekuensi setiap alternatif yang ada. Hubungannya dengan pemilihan jurusan adalah pilihan alternatif jurusan diusahakan hampir sama dengan kriteria yang telah dibuat. Individu perlu menilai setiap alternatif, kriteria secara rasional dan mengetahui konsekuensi dari setiap pilihan jurusan yang ada.

6. Menghitung keputusan yang optimal (compute the optimal decision) Setelah individu melewati lima tahap sebelumnya, dalam tahap ini individu perlu menghitung keputusan yang optimal dengan cara menghitung nilai pada kriteria ditambahkan alternatif yang cocok dengan kriteria dan pada akhirnya dapat memilih alternatif yang sesuai dengan kriteria dan menghasilkan keputusan yang optimal. Hubungannya dengan pilihan jurusan adalah setelah individu menghitung kriteria jurusan yang diinginkan dan alternatif jurusan yang telah dipilih. Pada akhirnya individu dapat memilih jurusan sesuai dengan penghitungan yang tertinggi.

Dari keenam tahapan ini dapat menjadi cara-cara untuk mengambil keputusan. Keputusan ini akan dapat berkembang jika individu sering menghadapi

(36)

tantangan untuk membuat keputusan, jadi individu akan semakin berwaspada setiap keputusan yang akan diambil.

1.5.12 Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Pengambilan Keputusan

Dalam pengambilan keputusan terdapat faktor-faktor yng mempengaruhi antara lain:

1. Kepribadian si pembuat keputusan. 2. Sifat masalah yang dihadapi.

3. Pandangan dan pengetahuan faktual pembuat keputusan tentang masalah yang dihadapi.

4. Kondisi institusional.

5. Situasi umum yang menjadi lingkungan sekitar.

Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa faktor-faktor yang mempengaruhi pengambilan keputusan meliputi faktor dari dalam dan faktor dari luar. Faktor dari dalam terdiri dari kemampuan kognitif,emoso,bakat atau intelegasi,kesanggupan,sikap,kepribadian,prestasi,pengenalan atas diri sendiri, dan minat. Sedangkan faktor dari luar terdiri atas keluarga,teman sebaya,ekonomi,pengalaman pendidikan, dan kekurangan atau cacat tubuh. Berkaitan dengan penelitian ini maka faktor pandangan dan pengetahuan faktual pembuat keputusan tentang masalah yang dihadapi juga mempengaruhi efektivitas pengambilan keputusan.

(37)

Dalam mengambil keputusan, setiap individu akan mempunyai cara sendiri dan berbeda dari individu lain untuk menyelesikan suatu masalah yang sama karena setiap individu memiliki kemampuan yang berbeda dari individu lain.

Aspek-aspek pengambilan keputusan tersebut yaitu:

1. Aspek pertimbangan, pada aspek ini seseorang akan dihadapkan pada beberapa alternatif-alternatif pemecahan maslah yang nantinya mereka diharuskan untuk membandingkan alternatif tersebut, baik kekurangan ataupun kelebihannya dengan melibatkan pencarian informasi, kemudian menentukan alternatif mana yang paling cocok dengan situasi yang dihadapi.

2. Aspek keberanian, setelah mereka menentukan alternatif pemecahan masalah yang dipilih, pada tahap ini dibutuhkan keberanian untuk mengungkapkan pendapat ataupun pilihan yang telah dibuat.

3. Tanggung jawab, hasil dari suatu keputusan yang telah dibuat seseorang harus dapat dipertanggung jawabkan baik itu bagi dirinya sendiri atau bagi orang lain yang terkait dengan keputusan tersebut.

1.5.14 Syarat Keputusan yang Baik

Keberhasilan seorang pemimpin bisa dilihat dari kemampuan dalam mengambil keputusan yang logis,rasional,berdasarkan daya pikir yang kreatif dan inovatif dan memanfaatkan pengalaman. Dengan demikian keputusan yang diambil diharapkan merupakan keputusan yang baik. Keputusan yang baik memiliki persyaratan, menurut Syamsi (1995: 19) sebagai berikut.

(38)

1. Keputusan yang dibuat baik yang bersifat strategis,taktis maupun operasional harus berkaitan langsung dengan tujuan dan sebagai sasaran yang hendak dicapai.

2. Keputusan yang dibuat harus memenuhi persyaratan rasional dan logika yang berarti menuntut pendekatan ilmiah berdasarkan berbagai teori dan asas yang telah berhasil dikembangkan para ahli.

3. Keputusan yang diambil dengan menggunakan pendekatan ilmiah digabung dengan daya pikir yang kreatif,inovatif.

4. Keputusan yang diambil harus dilaksanakan.

5. Keputusan yang diambil harus diterima dan dipahami baik oleh kelompok pimpinan yang bertanggung jawab atas penyelenggaraan berbagai kegiatan dalam melaksanakn keputusan itu maupun oleh para pelaksana kegiatan operasional

1.5.15 Hubungan antara Pengelolaan Kearsipan dengan Pengambilan Keputusan

Pengelolaan kearsipan yang dilakukan pada suatu kantor pada dasarnya sangat berpengaruh terhadap pengambilan keputusan . Arsip yang diatur dan ditata dengan baik akan memudahkan para pegawai untuk menemukan kembali arsip dalam waktu yang cepat Sehingga pegawai tidak perlu berlama-lama untuk mencari arsip yang dibutuhkannya. Dengan dilaksanakannya pengelolaan kearsipan yang baik berarti dapat mengatur, menyusun, serta mengumpulkan arsip atau warkat yang terprogram dan dapat memusnahkannya dengan cara yang paling tepat.

(39)

Penataan arsip merupakan salah satu aspek yang harus diterapkan dalam pencapaian tujuan kantor guna menunjang peningkatan produktivitas dan memudahkan pemipin dalam mengambil keputusan. Pada dasarnya pimpinan sangat menginginkan akan adanya arsip yang rapi dan tertib, guna memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang dibutuhkan sewaktu-waktu dengan cepat dan tepat. Oleh karena pimpinan tidak mungkin mengurus sendiri arsipnya, maka dengan demikian pimpinan mengharapkan para stafnya dapat benar-benar mampu mengurus dan memelihara arsip untuk pimpinan maupun untuk kepentingan organisasi secara keseluruhan.

Dengan demikian dapat dikatakan bahwa pengelolaan kearsipan merupakan langkah awal yang perlu dibenahi untuk meningkatkan pengambilan keputusan Sedarmayanti (2003: 17).

1.3 Hipotesis

Menurut Sugiono (2005:70) hipotesis adalah jawaban sementara terhadap rumusan masalah penelitian, dimana rumusan masalah peneliti telah dinyatakan dalam bentuk kalimat pernyataan.

Adapun hipotesis yang penulis kemukakan adalah “ada hubungan yang positif antara pengelolaan kearsipan terhadap pengambilan keputusan”.

1.7 Defenisi Konsep

1. Kearsipan adalah semua kegiatan atau aktivitas yang berhubungan dengan pengurusan atau pengaturan arsip.

2. Pengelolaan kearsipan adalah suatu kegiatan yang meliputi penerimaan, pengarahan, pencatatan, pengendalian, penyimpanan, penemuan kembali,

(40)

peminjaman dan penyusutan dari surat-surat/berkas-berkas/disket/mikrofilm/rekaman.

3. Pengambilan keputusan adalah memilih berbagai alternatif yang ada untuk pemecahan suatu masalah yang tepat sesuai dengan konteks kebutuhan atau tujuan.

1.8 Defenisi Operasional

Defenisi operasional adalah unsur-unsur yang memberitahukan bagaimana mengukur suatu variabel sehingga dengan pengukuran tersebut dapat diketahui indikator-indikator apa saja untuk mendukung analisa dari variabel-variabel tersebut (Singarimbun, 2006:46).

Adapun yang menjadi defenisi operasional dari penelitian ini adalah sebagai berikut :

1. Pengelolaan Kearsipan sebagai variabel bebas (x), dengan indikator sebagai berikut :

A. Penerimaan Arsip, diukur dari : 1. Menerima naskah dinas secara rutin.

2. Meneliti kebenaran alamat naskah dinas yang diterima. 3. Membubuhkan paraf pada bukti penerimaan.

4. Meneliti kelengkapan lampiran terhadap naskah dinas.

B. Pengarahan Arsip, diukur dari : 1. Menentukan naskah dinas penting/biasa.

(41)

2. Menentukan kode klasifikasi dan indeks pada naskah dinas.

C. Pencatatan Arsip, diukur dari : 1. Mencatat surat masuk dan surat keluar. 2. Sarana dan prasarana kearsipan.

D. Pengurusan Arsip, diukur dari :

1. Memberikan kartu kendali pada surat penting.

2. Menyusun kartu kendali berdasarkan urutan nomor kode.

3. Menyusun kartu kendali berdasarkan instansi dan menurut urutan waktu.

E. Penyimpanan Arsip, diukur dari :

1. Menyediakan tempat khusus menyimpan arsip. 2. Menyimpan arsip di tempat yang mudah dijangkau.

F. Penemuan Kembali Arsip, diukur dari : 1. Ketepatan menemukan arsip di rak katalog.

2. Mudah tidaknya menemukan arsip pada saat diperlukan.

G. Peminjaman Arsip, diukur dari : 1. Menggunakan prosedur tertentu.

2. Menbuat tanda bukti peminjaman bagi instansi lain. 3. Jangka waktu peminjaman arsip.

4. Sanksi bagi peminjam yang terlambat mengembalikan arsip. H. Penyusutan/Pemusnahan Arsip, diukur dari :

1. Melaksanakan pemusnahan/penyusutan arsip.

(42)

2.Pengambilan keputusan sebagai variabel terikat (y) , dengan indikator sebagai berikut :

Proses Pengambilan Keputusan 1. Identifikasi dan defenisi masalah

2. Pengumpulan dan pengolahan informasi 3. Pencarian alternatif

4. Pengkajian berbagai alternatif 5. Penentuan pilihan atas alternatif 6. Pelaksanaan Keputusan

7. Penilaian

BAB II

METODE PENELITIAN

2.1 Bentuk Penelitian

Bentuk penelitian ini adalah penelitian analisa kuantitatif, dengan maksud untuk mencari pengaruh antara variabel independen dengan variabel dependen. Dengan metode kuantitatif akan diperoleh signifikasi perbedaan kelompok atau signifikasi hubungan antar variabel yang diteliti. Dengan demikian, data yang dibutuhkan merupakan data mengenai pengelolaan kearsipan dan pengambilan Keputusan di Kantor Dinas Pendidikan Dan Kebudayaan Kabupaten Tapanuli Utara.

2.2. Lokasi Penelitian

Salah satu sumber data yang paling penting adalah lokasi penelitian yang meliputi ruang dan tempat penelitian diadakan. Tempat yang menjadi sumber data

(43)

2.Pengambilan keputusan sebagai variabel terikat (y) , dengan indikator sebagai berikut :

Proses Pengambilan Keputusan 1. Identifikasi dan defenisi masalah

2. Pengumpulan dan pengolahan informasi 3. Pencarian alternatif

4. Pengkajian berbagai alternatif 5. Penentuan pilihan atas alternatif 6. Pelaksanaan Keputusan

7. Penilaian

BAB II

METODE PENELITIAN

2.1 Bentuk Penelitian

2.2. Lokasi Penelitian

Salah satu sumber data yang paling penting adalah lokasi penelitian yang meliputi ruang dan tempat penelitian diadakan. Tempat yang menjadi sumber data

(44)

penelitian ini adalah Kantor Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Tapanuli Utara yang beralamat di Jl Raja Johannes Hutabarat, Tarutung (22416) Tllp: 063321739063. Adapun alasan peneliti melakukan penelitian di lokasi ini karena adanya kemudahan memperoleh data penelitian dan juga Kantor Dinas Pendidikan ini mempunyai pengelolaan kearsipan.

2.3 Subyek Penelitian 1. Populasi

Menurut Sugiyono (2005:90), populasi adalah wilayah generalisasi yang terdiri atas objek atau subjek yang mempunyai kualitas dan karakteristik tertentu yang ditetapkan oleh peneliti untuk dipelajari dan kemudian ditarik kesimpulannya. Populasi yang akan digunakan oleh peneliti adalah seluruh pegawai yang bekerja di lingkungan Kantor Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Tapanuli Utara yang berjumlah 50 orang.

2. Sampel

Untuk memperoleh data yang akurat maka dilakukan pengambilan sampel yang dapat mewakili populasi sebagai sumber data. Menurut Arikunto (2006 : 131), “Sampel adalah sebagian atau wakil dari populasi yang diteliti”. Karena jumlah populasi dalam penelitian ini tidak terlalu banyak, maka penulis menentukan seluruh populasi dalam penelitian ini dijadikan sebagai sampel atau yang disebut dengan total sampling yaitu sebanyak 50 orang.

(45)

2.4 Instrumen Penelitian

Pada prinsipnya meneliti adalah melakukan pengukuran maka harus ada alat ukur yang baik. Alat ukur dalam penelitian biasa dinamakan instrumen penelitian. Menurut Sugiono (1997 : 84), “Instrumen penelitian adalah suatu alat yang digunakan untuk mengukur fenomena alam maupun sosial yang diamati.” Pada penelitian ini penulis menggunakan Kuesioner sebagai instrumen penelitian. Menurut Sugiono (1997 : 40), “Kuesioner adalah sejumlah pertanyaan tertulis yang digunakan untuk memperoleh informasi dari responden dalam arti laporan tentang pribadinya atau hal-hal yang diketahui.”

Pada penelitian ini kuesioner disusun dalam bentuk pertanyaan sesuai dengan pengukuran skala Likert dimana setiap pertanyaan Kuesioner berpedoman pada defenisi operasional variabel.

2.5 Teknik Pengumpulan Data

Untuk memperoleh data atau informasi yang mendukung tujuan penelitian, penulis menggunakan teknik pengumpulan data sebagai berikut :

1. Teknik Pengumpulan Data Primer

Adalah teknik pengumpulan data yang dilakukan secara langsung pada lokasi penelitian. Penelitian ini dilakukan dengan cara :

a) Kuesioner , yaitu pengumpulan data dengan cara memberikan daftar pertanyaan (angket) yang diisi oleh responden..

(46)

b) Observasi yaitu pengumpulan data melalui pengamatan langsung ke lapangan yang berhubungan dengan masalah penelitian.

2. Teknik Pengumpulan Data Sekunder

Adalah teknik pengumpulan data yang dilakukan melalui studi dan bahan-bahan kepustakaan yang diperlukan untuk mendukung data primer. Penelitian ini dilakukan dengan cara :

a) Studi Kepustakaan yaitu pengumpulan data yang diperoleh dari buku-buku, karya ilmiah, pendapat para ahli yang memiliki relevansi dengan masalah yang diteliti.

b) Studi Dokumenter yaitu pengumpulan data yang diperoleh dengan menggunakan catatan-catatan tertulis yang ada di lokasi penelitian serta sumber-sumber lain yang menyangkut masalah yang diteliti dengan instansi terkait.

2.6 Teknik Pengukuran Skor

Teknik pengukuran skor atau nilai yang digunakan dalam penelitian ini adalah memakai skala likert untuk menilai jawaban kuesioner yang disebarkan kepada responden.

Adapun penentuan skor dari pernyataan yang ditentukan adalah : a) Untuk alternatif jawaban a diberi skor tertinggi 4

b) Untuk alternatif jawaban b diberi skor tinggi 3 c) Untuk alternatif jawaban c diberi skor sedang 2 d) Untuk alternatif jawaban d diberi skor rendah 1

(47)

e) Untuk alternatif jawaban e diberi skor terendah 0

Kemudian untuk menentukan kategori jawaban responden terhadap masing masing alternatif apakah tergolong sangat tinggi, tinggi, sedang, rendah, sangat rendah terlebih dahulu ditentukan skala interval dengan cara sebagai berikut :

Skor tertinggi – Skor Terendah Banyaknya Bilangan

Dengan demikian dapat diketahui kategori jawaban responden masing-masing variabel yaitu :

a. Skor untuk kategori sangat tinggi = 3,21 – 4,00 b. Skor untuk kategori tinggi = 2,41 – 3,20

c. Skor untuk kategori sedang = 1,61 – 2,40 d. Skor untuk kategori rendah = 0,081 – 1,60

e. Skor untuk kategori sangat rendah = 0,00 – 0,080

Untuk menentukan jawaban responden tergolong sanagt tinggi, tinggi, sedang, rendah, sangat rendah maka jumlah jawaban responden kan ditentukan rata-ratanya dengan membangi jumlah pertanyaan dan hasil pembagian tersebut dapat diketahui jawaban responden termsuk kategori mana.

2.7 Teknik Analisa Data

Teknik analisa data dalam penelitian ini menggunakan teknik kuantitatif yang digunakan untuk menguji hubungan/pengaruh antara variabel bebas dan variabel terikat dengan menggunakan perhitungan statistik.

(48)

Cara ini dipergunakan untuk mengetahui ada atau tidaknya dan besar kecilnya hubungan antar variabel bebas dengan variabel terikat (Sugiyono, 2005:212).

Cara perhitungannya menggunakan rumus sebagai berikut :

rxy =

( )( )

( ) ( )

[

]

[

( ) ( )

]

1 2 1 2 2 1 1 1 1 1

∑

−

∑

− − y y n xi x n y x y x n

Untuk melihat hubungan kedua variabel tersebut maka dapat dirumuskan sebagai berikut :

a. Nilai r yang positif menunjukkan hubungan kedua variabel positif, artinya kenaikan nilai variabel yang satu diikuti oleh nilai variabel yang lain. b. Nilai r yang negatif menunjukkan hubungan kedua variabel negatif,

artinya menurunnya nilai variabel yang satu diikuti dengan meningkatnya nilai variabel yang lain.

c. Nilai r yang sama dengan nol menunjukkan kedua variabel tidak menunjukkan hubungan artinya variabel yang satu tetap meskipun yang lainnya berubah.

Untuk mengetahui adanya hubungan yang tinggi atau rendah antara kedua variabel berdasarkan nilai r (koefisien korelasi) digunakan penafsiran/interpretasi angka yang dikemukakan oleh Sugiyono (2005:214) yaitu :

Pedoman Untuk Memberikan Interpretasi Koefisien Korelasi Interval

Koefisien Tingkat Hubungan

(49)

0,20-0,399 Rendah

0,40-0,599 Sedang

0,60-0,799 Kuat

0,80-1,000 Sangat kuat

Dengan nilai r yang kita peroleh, kita dapat melihat secara langsung melalui tebel korelasi, untuk menguji apakah nilai r yang kita peroleh tersebut berarti atau tidak. Tabel korelasi ini mencantumkan batas-batas r yang signifikan tertentu dalam hal ini signifikan 5%. Bila nilai r tersebut adalah signifikan, artinya hipotesis kerja atau hipotesis alternatif dapat diterima.

2. Uji Signifikasi

Uji siginifikasi adalah uji yang dilakukan untuk menentukan hipotesa diterima atau ditolak. Uji signifikasi ini dilakukan terhadap hipotesis nol (Ho) yang berbunyi : “Tidak ada korelasi antara variabel X dengan variabel Y”. Ho ditolak apabila nilai t-hitung lebih besar dari harga t-tabel (t-hitung > t-tabel), dan diterima bila harga t-hitung lebih kecil dari harga t-tabel.

Rumusnya: t = ��−2 1−�2 �

Dimana r = koefisien korelasi product moment n = jumlah sampel

(50)

BAB III

DESKRIPSI LOKASI PENELITIAN

3.1 Sejarah Singkat Kantor Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Tapanuli Utara

Dasar hukum pembentukan Dinas Pendidikan dan KebudayaanTapanuli Utara adalah Peraturan Daerah No. 05 Tahun 2010 Tentang susunan organisasi dan tata kerja Dinas-Dinas Daerah Kabupaten Tapanuli Utara disebutkan bahwa Dinas Pendidikan dan Kebudayaan merupakan unsur pelaksana pemerintah daerah, dipimpin oleh seorang Kepala Dinas yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah.

(51)

Pertama sekali nama kantor ini adalah Kantor Departemen Pendidikan Tapanuli Utara yang berdiri pada tahun 1975 yang terletak di Jl. Raja Johannes Hutabarat Tarutung yang dipimpin oleh seorang Kepala Departemen Pendidikan yang Bernama Daud Gultom. Nama Departemen Pendidikan Tapanuli ini, dipakai hingga tahun 1980.

Kantor Departemen Pendidikan Tapanuli Utara yang dibawahi 27 Kecamatan dan masing-masing Kecamatan dikepalai oleh camat dan mempunyai sistem organisasi. Departemen Pendidikan Tapanuli Utara menangani sekolah tingkat TK Negeri/Swasta, SMP Negeri/Swasta, SMA Negeri/Swasta, SMK Negeri/Swasta. Sedangkan bidang peningkatan mutu serta sarana dan prasaranan Sekolah Dasar(SD) Negeri/Swasta, bidang kurikulum dan proses belajar-mengajar ditangani oleh Dinas Pendidikan dan Kebudayaan.

Pada Tahun 1989 Departemen Pendidikan Tapanuli Utara berubah nama menjadi Kantor Departemen Pendidikan dan Kebudayaan sampai Tahun 1999. Pada tahun 1999 berubah nama menjadi Departemen Pendidikan Nasional. kemudian pada tahun 2003 Kabupaten Tapanuli Utara dimekarkan kembali menjadi dua kabupaten yaitu Kabupaten Tapanuli utara dan Kabupaten Humbang Hasudutan, yang masing-masing dikelola Kantor Departemen Pendidikan Tapanuli Utara. Pada tahun 2005 jumlah kecamatan ditapanuli Utara menjadi 15 (lima belas) kecamatan, yang masih tetap dibawahi naungan Kantor Departemen Pendidikan dan Kebudayaan yaitu kecamatan Parmonangan, Kecamatan Adiankoting, Kecamatan Sipaholon, Kecamatan Tarutung, Kecamatan Siatas Barita, Kecamatan Pahae Jae, Kecamatan purbatua , Kecamatan Simangumban,

(52)

Kecamatan Pahae Julu, Kecamatan Pangaribuan, Kecamatan Garoga, Sipahutar, Kecamatan Siborong-borong, Pagaran dan Kecamatan Muara.

Dengan berdirinya otonomi daerah pada Tahun 2005 Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Tapanuli Utara bergabung menjadi satu atap dengan nama Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Tapanuli Utara dan Sampai saat ini nama tersebut masih dipakai.

Dinas pendidikan merupakan unsur pelaksana otonomi daerah pemerintah kabupaten yang dipimpin oleh seorang Kepala Dinas berkedudukan di bawah dan bertanggungjawab kepada Bupati melalui sekretaris Daerah. Dinas pendidikan mempunyai tugas melaksanakan urusan pemerintah daerah/ kewenangan kabupaten dibidang pendidikan anak usia dini, pendidikan dasar, pendidikan menengah umum dan kejuruan, pendidikan luar sekolah, kebudayaan, dan sarana/prasarana pendidikan serta tugas pembantuan. Dalam menyelenggarakan tugas tersebut Dinas pendidikan dan Kebudayaan mempunyai fungsi:

1. Perumusan kebijakan teknis di bidang pendidikan dan Kebudayaan meliputi pendidikan anak usia ini, pendidikan dasar, pendidikan menengah umum dan kejuruan, pendidikan luar sekolah, kebudayaan dan sarana/prasarana pendidikan.

2. Penyusunan perencanaan teknis dan program kerja bidang pendidikan dan kebudayaan yang meliputi, pendidikan anak usia dini, pendidikan dasar, pendidikan menengah umum dan kejuruan, pendidikan luar sekolah, kebudayaan.

3. Penyelenggaraan perijinan dan pelaksanaan umum di bidang pendidikan dan kebudayaan yang meliputi, pendidikan anak usia dini, pendidikan

(53)

dasar, pendidikan menengah umum dan kejuruan, pendidikan luar sekolah, kebudayaan.

4. Pembinaan terhadap Unit pelaksana Teknis Dinas di bidang pendidikan dan Kebudayaan kebudayaan yang meliputi, pendidikan anak usia dini, pendidikan dasar, pendidikan menengah umum dan kejuruan, pendidikan luar sekolah, kebudayaan..

5. Koordinasi pelaksanaan kegiatan dan kerjasama teknis dengan pihak lain yang berhubungan dengan bidang pendidikan dan kebudayaan.

6. Pembinaan Unit Pelaksana Teknis (UPT) dalam lingkup pendidikan dan kebudayaan.

7. Penyelenggaraan monitoring, evaluasi, dan pelaporan terhadap pelaksanaan tugas-tugas bidang pendidikan dan kebudayaan.

8. Pengelolaan sarana dan prasarana pendidikan milik Pemerintah Daerah 9. Pengelolaan sekretariat Dinas Pendidikan dan Kebudayaan.

10.Pelaksanaan tugas pembantuan dibidang pendidikan dan kebudayaan. 11.Pelaksana tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugs dan

fungsinya

Untuk melaksanakan fungsinya diatas Dinas Pendidikan Tapanuli Utara mepunyai kewenangan melaksanakan urusan pemerintahan sebagai berikut:

1. Penetapan kebijakan operasional pendidikan di Kabupaten sesuai dengan kebijakan nasional dan provinsi.

2. Perencanaan operasional program pendidikan anak usia dini, pendidikan dasar, pendidikan menengah dan pendidikan nonformal sesuai dengan perencanaan strategis tingkat provinsi dan nasional.

(54)

3. Sosialisasi dan pelaksanaan standar nasional pendidikan di tingkat kabupaten.

4. Pengelolaan dan penyelenggaraan pendidikan anak usia dini, pendidikan dasar, pendidikan menengah dan pendidikan nonformal.

5. Pengelolaan dan penyelenggaraan pendidikan anak usia dini, pendidikan dasar, pendidikan menengah dan pendidikan nonformal.

6. Pemberian izin pendirian serta pencabutan izin satuan pendidikan dasar dan menengah dan satuan/penyelenggara pendidikan nonformal.

7. Penyelenggara dan/atau pengelola saatuan pendidikan sekolah dasar bertaraf internasional.

8. Pemberian izin pendirian serta pencabutan izin satuan pendidikan dasar dan menengah berbasis keunggulan lokal.

9. Penyelenggaraan dan/atau pengelolaan pendidikan berbasis keunggulan lokal pendidikan dasar dan menengah.

10.Pemberian dukungan sumber daya terhadap penyelenggaraan perguruan tinggi.

11.Pemantauan dan evaluasi satuan pendidikan sekolah dasar bertaraf internasional.

12.Peremajaan data dalam sistem informasi manajemen pendidikan nasional untuk tingkat kabupaten.

13.Penyediaan bantuan biaya penyelenggaraan pendidikan anak usia dini, pendidikan dasar, pendidikan menengah dan pendidikan nonformal sesuai kewenangan.

(55)

15.Kordinasi dan supervisi pengembangan kurikulum tingkat satuan pendidikan dan pendidikan dasar.

16.Sosialisasi kerangka dasar dan struktur kurikulum tingkat satuan pendidikan anak usia dini, pendidikan dasr, pendidikan menengah.

17.Sosialisasi dan implementasi standar isi dan standar kompetensi lulusan pendidikan dasar.

18.Sosialisasi dan fasilitasi implementasi kurikulum tingkat satuan pendidikan pada pendidikan anak usia dini dan pendidikan dasar.

19.Pengawasan pelaksana kurikulum tingkat satuan pendidikan dan pendidikan dasar.

20.Pengawasan terhadap pemenuhan standar nasional sarana dan parasarana pendidikan anak usia dini, Pendidikan dasar, pendidikan menengah dan pendidikan nonformal.

21.Pengawasan pendayagunaan bantuan sarana dan prasarana pendidikan. 22.Pengawasan penggunaan buku pelajaran pendidikan anak usia dini,

Pendidikan dasar, pendidikan menengah dan pendidikan nonformal.

23.Perencanaan kebutuhan pendidik dan tenaga kependidikan pendidikan anak usia dini, Pendidikan dasar, pendidikan menengah dan pendidikan nonformal sesuai dengan kewenangannya.

24.Pengangkatan dan penempatan PNS untuk pendidikan anak usia dini, Pendidikan dasar, pendidikan menengah dan pendidikan nonformal sesuai dengan kewenangannya.

(56)

26.Peningkatan kesejehteraan, penghargaan dan perlindungan pendidik dan tenaga kependidikan pendidikan anak usia dini, Pendidikan dasar, pendidikan menengah dan pendidikan nonformal.

27.Pembinaan dan pengembangan pendidik dan tenaga kependidikan pendidikan anak usia dini, Pendidikan dasar, pendidikan menengah dan pendidikan nonformal.

28.Pemberhentian pendidik dan tenaga kependidikan PNS pada pendidikan anak usia dini, Pendidikan dasar, pendidikan menengah dan pendidikan nonformal selain karena alasan pelanggaran peraturan perundang-undangan.

29.Membantu pelaksanaan ujian nasional pendidikan dasar, pendidikan menengah dan pendidikan nonformal.

30.Kordinasi, fasilitas, monitoring, dan evaluasi pelaksana ujian nasional sekolah skala kabupaten.

31.Penyediaan biaya penyelenggaraan ujian skala kabupaten.

32.Pelaksanaan evaluasi pengelola, satuan jalur, jenjang dan jenis pendidikan pada pendidikan anak usia dini, pendidikan dasar, pendidikan menengah/kejuruan dan pendidikan nonformal skala kabupaten.

33.Membantu pemerintah dalam akreditasi pendidikan nonformal.

34.Supervisi dan fasilitasi satuan pendidikan anak usia dini, pendidikan dasar, pendidikan menengah/kejuruan dan pendidikan nonformal dalam penjaminan mutu utuk memenuhi standar nasional.

(57)

Visi Dinas pendidikan dan Kebudayaan Tapanuli Utara adalah “ Terwujudnya pendidikan yang unggul, kreatif dan religius yang mengedepankan nilai-nilai budaya lokal dengan berorientasi global” dari peryantaan visi di atas terkandung pengertian bahwa Dinas pendidikan dan Kebudayaan Tapanuli utara sesuai dengan tugas dan fungsinya sebagai organisasi perangkat daerah menjalankan kewenangan bupati Tapanuli Utara dalam rangka desentralisasi di bidang pendidikan. Maka seluruh komponen dan sumberdaya yang ada harus difungsikan sebagai fasilitas dalam pembangunan pendidikan.

Misi dinas pendidikan Tapanuli Utara adalah

1. Meningkatnya ketersediaan dan keterjangkauan layanan pendidikan. 2. Meningkatnya kualitas pendiidik dan tenaga kependidikan.

3. Mewujudkan terselenggaranya proses pembelejaran kreatif, inovatif dan berakhlak mulia.

4. Mengembangkan kebudayaan yang berkarakter dari dimensi estetika,logika,etika dan historika.

Sedangkan tujuannya adalah :

1. Tersedi dan terjangkaunya pendidikan formal, pendidikan informal dan nonformal di setiap kecamatan.

2. Meningkatnya kualitas pendidik dan tenaga kependidikan. 3. Meningkatnya kualitas hasil belajar dan lulusan.

4. Meningkatnya kepuasan masyarakat dalam layanan pendidikan. 5. Tumbuhnya SDM yang kreatif.

(58)

3.3 Struktur Organisasi pada Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Tapanuli Utara

Struktur Organisasi adalah suatu gambaran serta mekanisme kerja anatar departemen yang ada dalam suatu kantor dalam melaksanakan prosedur kerja dan menunjukkan fungsi dari setiap departemen. Dalam struktur organisasi digambarkan secara jelas mengenai pembagian dan pembatasan anatar tugas, wewenang setiap orang dalam suatu organisasi serta penetapan hubungan antar unsur organisasi dalam mencapai tujuan setiap bagian secara efektif dan efisien.

Adapun struktur organisasi yang dipakai di Kantor Dinas Pendidikan Tapanuli Utara adalah struktur organisasi garis dan staf. Struktur organisasi garisdan staf merupakan kombinasi yang diambil dari keuntungan adanya pengawasan langsung dan khusus dalam kantor. Struktur organisasi garis dapat diartikan sebagai suatu organisasi yang mempunyai rantai pemerintah menyalurkan kekuasaan dari atasan sampai bawahan. Sedangkan staf adalah orang yang memberikan saran kepada atasannya dan dapat membantu atasannya mengatasi berbagai masalah.

Hubungan ini menunjukkan atasan dan bawahan ditentukan oleh garis kekuasaan dan tanggung jawab dari atasan kepada bawahan. Bentuk demikian dirasa cukup tepat karena menunjukkan efektivitas pelaksana operasi kantor dengan demikian dapat terlihat jelas pembagian tugas dan terciptanya pengawasan yang baik sebab kegiatan yang satu tidak lepas dari kegiatan lainnya.

(59)

(60)

3.4 TUGAS dan WEWENANG

Sesuai dengan struktur organisasi, selanjutnya diuraikan tentang pembagian tugas dan tanggung jawab dari masing-masing bagian Kantor DinasPendidikan Tapanuli Utara. Adapun tugas dan wewenang dari tiap-tipa kepala unit organisasi adalah sebagai berikut:

a. Kepala Dinas Pendidikan Tapanuli Utara b. Sekretaris umum dibantu oleh:

1. Sub bagian kepegawaian 2. Sub bagian keuangan 3. Sub bagian umum

c. Bidang pendidikan dasar terdiri dari: 1. Seksi pendidikan dan kurikulum SD

2. Seksi pendidikan dan kurikulum TK dan Sekolah Luar biasa 3. Seksi tenaga kependidikan TK, SD dan Sekolah Luar Biasa d. Bidang pendidikan Menengah Umum dan Kejuruan terdiri atas:

1. Seksi pendidikan dan kurikulum SMP 2. Seksi pendidikan dan kurikulum SMA/SMK 3. Seksi tenaga kependidikan SMP, SMA/SMK e. Bidang pendidikan luar sekolah terdiri dari

1. Seksi pendidikan PLS dan PAUD

2. Seksi tenaga pendidik dan kependidikan PLS dan PAUD f. Bidang kebudayaan terdiri dari:

1. Seksi pelestarian adat istiadat dan nilai sosial budaya 2. Seksi pelestarian adat istiadat dan nilai sosial budaya

(61)

g. Bidang dinas bina program dibantu oleh: 1. Seksi data dan informasi

2. Seksi rencana program dan sistem teknologi 3. Seksi evaluasi rencana

h. Bidang Sarana/Prasarana terdiri dari: 1. Seksi sarana pendidikan

2. Seksi prasarana pendidikan

i. Bidang pelaksanan teknik dinas (UPTD) terdiri dari: 1. KASUB BAG TU

2. Kebersihan dan Keamanan

j. Kelompok jabatan fungsional terdiri dari 1. Pengawas dan Penilik

Adapun tugas-tugas dari kepala bagian organisasi adalah: a. Kepala Dinas Pendidikan Tapanuli Utara

Kepala Dinas Pendidikan mempunyai tugas sebagai pemimpin unit pelaksana, untuk kemajuan kantor.

Tugas dari Kepala Dinas Pendidikan Tapanuli Utara:

1. Membantu kepala daerah dalam melaksanakan tugasnya dibidang pendidikan anak usia dini, pendidikan dasar, pendidikan menengah umum dan kejuruan, pendidikan luar sekolah dan kebudayaan dalam perencanaan dan perumusan kebijaksanaan umum.

2. Memberikan informasi, saran dan pertimbangan kepada kepala daerah dibidang pendidikan dan kebudayaan.

(62)

3. mempertanggung jawabkan tugas-tugas dinas secara tehnis operasionil kepada Kepala Daerah;

4. Memimpin, mengkoordinasikan dan mengendalikan semua kegiatan Dinas; 5. Mengusulkan penunjukan dalam jabatan-jabatan tertentu dilingkungan

Dinas;

6. Menyusun program kerja Dinas;

7. Pemelihara terus-menerus kemampuan berprestasi pada pegawai dalam lingkungan Dinasnya;

8. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Daerah.

b. Sekretaris umum

Sekretaris dinas Pendidikan Tapanuli Utara mempunyai tugas:

1. Memeriksa dan bertanggung jawab kepada berkas-berkas yang kan diserahkan kepada Kepala Dinas.

2. Memberikan arahan-arahan kepada pegawai kantor.

3. Menyususn kebijakan kantor dan memeriksa hasil laoran-laporan kepegawaian.

4. Mempunyai tugas membantu Kepala Dinas dibidang Kepegawaian, Keuangan, Umum.

1. Kepala Sub Bagian Kepegawaian mempunyai tugas :

o Mengumpulkan, mengolah dan menyajikan data untuk penyusunan standar administrasi pengolahan pembinaan dan pemberdayaan pegawai.

(63)

2. Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas:

o Mengumpulkan, mengolah dan menyajikan data untuk penyusunan dan peneyempurnaan standar verifikasi, pembendaharaan, pengelolaan, pertanggung-jawaban anggaran belanja rutin dan keuangan.

o Melaksanakan koordinasi, pengawasan dan evaluasi pelaksanaan tugas, sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.

o Melaksanakan tugas lain sesuai bidang tugasnya. 3. Kepala Sub Bagian Umum mempunyai tugas :

o Mengumpulkan, mengolah dan menyajikan data untuk penyusunan dan penyempurnaan standar prosedur penyelenggaraan urusan Tata Usaha, urusan Internal, kehumasan, perjalanan dinas dan administrasi, pengelolaan pendayagunaan dan penghapusan barang aset milik negara.

o Menyelenggarakan tata naskah, surat-menyurat, tata kearsipan, dokumentasi, urusan internal, publikasi, komunikasi, perjalanan dinas, penataan ruang dan pengadaan, pendistribusian dan inventarisasi, pemeliharaan, penyimpanan dan pengahpusan barang-barang inventaris aset milik negara.

c. Bidang pendidikan SD, TK dan SLB

1. Penyiapan penyusunan program dan kegiatan pengembangan pendidikan SD, TK dan SLB.

(64)

2. Pelaksanaan pengumpulan, pengolahan, dan penyajian data dan informasi prestasi siswa,guru, kepala sekolah dan lembaga sekolah

3. Melaksanakan peningkatan pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi untuk kepentingan pembelajaran berbasis kompetensi dan manajemen sekolah ;

4. Penyiapan bahan perumusan standar, kriteria, pedoman, dan prosedur pelaksanaan kurikulum, pembelajaran, penilaian hasil belajar ;

5. Pelaksanaan proses dan hasil belajar (ujian akhir sekolah berstandar nasional) serta memanfaatkan untuk kepentingan pembelajaran dan lainnya ;

6. pelaksanaan identifikasi potensi sekolah untuk ditetapkan sebagai rintisan sekolah berstandar internasional, sekolah berstandar internasional dan atau berbasis keunggulan lokal.

7. Pelaksanaan Penerimaan Siswa Baru (PSB) 8. Pelaksanaan pemenuhan keabsahan Ijazah ; dan

9. Pelaksanaan penetapan buku teks pelajaran yang digunakan sesuai peraturan perundang

d. Bidang pendidikan Menengah Umum dan Kejuruan mempunyai tugas:

1. pelaksanaan penyusunan program dan kegatan pengembangan pendidikan 2. Penyiapan bahan perumusan kebijakan ;

(1)

Pertanyaan 15 45.3400 39.576 .558 .726 .616

Pertanyaan 16 44.7200 39.553 .354 .716 .626

Pertanyaan 17 45.7000 44.214 -.076 .494 .681

Pertanyaan 18 46.5000 39.561 .238 .740 .640

Pertanyaan 19 46.7000 38.949 .343 .838 .626

Pertanyaan 20 46.0600 39.772 .242 .796 .639

Pertanyaan 21 45.4200 40.330 .276 .618 .635

Scale: ALL VARIABLES

Variabel Y : Pengambilan Keputusan Case Processing Summary

Case Processing Summary

N %

Cases Valid 50 100.0

Excludeda 0 .0

Total 50 100.0

a. Listwise deletion based on all variables in the procedure.

Reliability Statistics

Cronbach's Alpha

Cronbach's Alpha Based

on Standardized

Items N of Items

(2)

Item Statistics

Mean Std. Deviation N

Pertanyaan 22 3.8000 .49487 50

Pertanyaan 23 3.9000 .30305 50

Pertanyaan 24 3.8400 .42185 50

Pertanyaan 25 3.7400 .52722 50

Pertanyaan 26 3.8400 .46773 50

Pertanyaan 27 3.8000 .49487 50

Pertanyaan 28 3.8600 .45221 50

Item-Total Statistics Scale Mean if Item Deleted Scale Variance if Item Deleted Corrected Item-Total Correlation Squared Multiple Correlation Cronbach's Alpha if Item

Deleted

Pertanyaan 22 22.9800 2.347 .506 .577 .578

Pertanyaan 23 22.8800 2.598 .685 .631 .568

Pertanyaan 24 22.9400 2.180 .803 .826 .494

Pertanyaan 25 23.0400 2.039 .692 .726 .504

Pertanyaan 26 22.9400 2.629 .337 .512 .633

Pertanyaan 27 22.9800 3.163 -.028 .084 .739

(3)

Statistics

Variabel X: Pengelolaan Kearsipan

N Valid 50

Missing 0

Mean 40.6400

Median 41.0000

Mode 42.00

Std. Deviation 6.67239

Minimum 30.00

Maximum 60.00

Sum 2032.00

Statistics

Variabel Y : Pengambilan Keputusan

N Valid 50

Missing 0

Mean 26.7800

Median 28.0000

Mode 28.00

Std. Deviation 1.83270

Variance 3.359

Minimum 20.00

Maximum 28.00

(4)

Correlations variabel X dan Y

x y

x Pearson Correlation

1 .360*

Sig. (2-tailed) .010

N 50 50

y Pearson Correlation

.360* 1

Sig. (2-tailed) .010

N 50 50

*. Correlation is significant at the 0.05 level (2-tailed).

(5)

Lampiran 5

Tabel nilai r Korelasi Product Moment

No Taraf Signif No Taraf Signif No Taraf Signif

5 % 1 % 5% 1% 5% 1%

3 0,997 0,999 26 0,338 0,496 55 0,266 0,345

4 0,950 0,990 27 0,381 0,487 60 0,254 0,330

5 0,878 0,959 28 0,374 0,478 65 0,244 0,317

29 0,367 0,470 70 0,243 0,306

6 0,811 0,917 30 0,361 0,463 75 0,227 0,296

7 0,754 0,874

8 0,707 0,834 31 0,355 0,456 80 0,220 0,286

9 0,666 0,798 32 0,349 0,449 85 0,213 0,278

10 0,632 0,765 33 0,344 0,442 90 0,207 0,270

34 0,339 0,436 95 0,202 0,263

11 0,602 0,735 35 0,334 0,430 100 0,195 0,256

12 0,576 0,708

13 0,553 0,664 36 0,329 0,424 125 0,176 0,230

14 0,532 0,641 37 0,325 0,418 150 0,159 0,210

15 0,514 0,641 38 0,320 0,413 175 0,148 0,194

39 0,316 0408 200 0,138 0,181

16 0,497 0,623 40 0,312 0.403 300 0,113 0,148

17 0,482 0,606

18 0,468 0,59 41 0,308 0,398 400 0,098 0,128

19 0,456 0,575 42 0,304 0,393, 500 0,088 0,115

(6)

44 0,297 0,384 600 0,08 0,105

21 0,433 0,549 45 0,294 0,38 700 0,074 0,097

22 0,423 0,537

23 0,413 0,536 46 2,291 0,376 800 0,07 0,091

24 0,404 0,525 47 0,288 0,372 900 0,065 0,086

25 0,395 0,505 48 0,284 0,364

49 0,281 0,364 1000 0,062 0,081

Hubungan Pengelolaan Kearsipan Dengan Pengambilan Keputusan di Kantor Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Tapanuli Utara