LKP : Rancang Bangun Aplikasi Pembelian Pada PT. Ardika Karya Utama.

LAPORAN KERJA PRAKTIK

Disusun oleh :

Nama : Irfan Kurniawan Pratama Ardianto NIM : 11.41010.0101

Program : S1 (Strata Satu) Jurusan : Sistem Informasi

FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA

INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA STIKOM SURABAYA 2015

viii

ABSTRAK ... v

KATA PENGANTAR ... vi

DAFTAR ISI ... viii

DAFTAR GAMBAR ... xi

DAFTAR TABEL ... xiv

DAFTAR LAMPIRAN ... xv

BAB I. PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang ... 1

1.2 Perumusan Masalah ... 2

1.3 Batasan Masalah ... 2

1.4 Tujuan ... 2

1.5 Manfaat ... 2

1.6 Sistematika Penulisan ... 3

BAB II. GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 5

2.1 PT. Ardika Karya Utama... 5

2.2 Visi ... 5

ix

BAB III. LANDASAN TEORI ... 8

3.1 Pembelian ... 8

3.2 Aplikasi ... 10

3.3 Analisis Sistem ... 11

3.4 Perancangan ... 11

3.5 Desain Sistem ... 12

3.6 Pengertian Basis Data ... 13

3.7 Pengertian bagan Alir/Flowchart ... 13

3.8 Diagram Kontek (Context Diagram) ... 13

3.9 Data Flow Diagram (DFD) ... 13

3.10 Tools ... 14

BAB IV. DESKRIPSI SISTEM ... 16

4.1 Identifikasi Masalah ... 16

4.2 Analisis Masalah ... 18

4.3 Perancangan Sistem ... 24

4.4 Implementasi Sistem ... 45

BAB V. PENUTUP ... 59

x

DAFTAR PUSTAKA ... 60

xi

Gambar 2.1 Struktur organisasi PT. Ardika Karya Utama ... 5

Gambar 4.1 Document Flow Pembelian ... 17

Gambar 4.2 System Flow Mengelola Data Master ... 18

Gambar 4.3 System Flow Mengelola Master Distributor... 19

Gambar 4.4 System Flow Mengelola Master Jenis Barang ... 20

Gambar 4.5 System Flow Mengelola Master Barang... 21

Gambar 4.6 System Flow Pembelian ... 23

Gambar 4.7 Context Diagram ... 24

Gambar 4.8 DFD Level 0 ... 26

Gambar 4.9 DFD Level 1 Pembutan Laporan ... 27

Gambar 4.10 CDM ... 28

Gambar 4.11 PDM ... 29

Gambar 4.12 Desain Form Menu Utama ... 36

Gambar 4.13. Desain Form Master Distributor ... 37

Gambar 4.14 Desain Form Master Jenis Barang ... 38

Gambar 4.15 Desain Form Master Barang ... 39

xii

Gambar 4.18 Desain Form Laporan Pembelian Perbulan ... 42

Gambar 4.19 Desain Form Laporan Pembelian Barang Terbanyak ... 43

Gambar 4.20 Desain Laporan pembelian perbulan ... 44

Gambar 4.21 Desain purchase order ... 45

Gambar 4.22 Halaman Utama ... 47

Gambar 4.23 Form Distributor ... 48

Gambar 4.24 Form Jenis Barang ... 49

Gambar 4.25 Form Barang ... 50

Gambar 4.26 Form Transaksi PO ... 51

Gambar 4.27 Pencarian ... 52

Gambar 4.28 Laporan PO ... 53

Gambar 4.29 Form transaksi pembelian ... 54

Gambar 4.30 Form laporan perbulan ... 55

Gambar 4.31 Laporan perbulan... 56

Gambar 4.32 Form laporan barang ... 57

xiii

Tabel 4.1 Tabel Klien ... 30

Tabel 4.2 Tabel Distributor ... 31

Tabel 4.3 Tabel Jenis Barang ... 31

Tabel 4.4 Tabel Barang ... 32

Tabel 4.5 Tabel PO ... 32

Tabel 4.6 Tabel DETAIL_PO ... 33

Tabel 4.7 Tabel Penjualan ... 33

Tabel 4.8 Tabel DETIL_PENJUALAN ... 34

Tabel 4.9 Tabel Pembelian ... 35

1 1.1 Latar Belakang Masalah

Kehadiran sistem informasi dirasakan sangat penting oleh kalangan bisnis, bagi perusahaan bisnis saat ini kehadiran sistem informasi berfungsi sebagai media dalam membantu proses bisnis yang dapat menghasilkan laporan sehingga mempermudah dalam proses bisnis yang ada. Salah satu organisasi bisnis saat ini yang mulai berkembang yaitu PT. Ardika Karya Utama merupakan perusahaan penyedia alat – alat kesehatan bagi rumah sakit.

Salah satu proses bisnis yang ada didalam PT. Ardika Karya Utama ini adalah proses pencatatan pembelian barang yang di lakukan perusahaan kepada pihak distributor. Dalam poses pencatatan pembelian tersebut pihak PT. Ardika Karya Utama mencatat barang – barang apa yang sudah dipesan dan dibeli ke pihak distributor. Pada PT. Ardika Karya Utama kurangnya penanganan dalam proses pencatatan transaksi pembelian barang. Terlebih lagi dalam proses pencatatan transaksi pembelian tersebut masih dilakukan dengan mencatat didalam dokumen biasa, yang akan menimbulkan berbagai macam masalah, diantaranya kesalahaan pada saat pencatatan barang yang dibeli, selisih jumlah barang yang dibeli, pengarsipan dokumen yang memakan banyak tempat, kehilangan dokumen pembelian pada saat pengarsipan dan ketelitian dalam perhitungan yang dituntut benar – benar akurat.

Untuk proses pemesanan barang memang dilakukan dengan cara mencatat didalam dokumen biasa, bukan merupakan file. Di dalam perusahaan ini, proses

dari sistem informasi pembelian belum tersedia maka dari itu perlu pembuatan sistem informasi pembelian. Ini menjadi pertimbangan dan masukan bagi perusahaan.

1.2 Rumusan Masalah

Dengan melihat latar belakang masalah yang ada, maka dapat disimpulkan bahwa permasalahan yang dihadapi PT. Ardika Karya Utama adalah bagaimana merancang aplikasi sistem pembelian secara terkomputerisasi dan terstruktur 1.3 Batasan Masalah

Agar pembahasan dalam laporan ini berfokus dan tidak meluas, maka diperlukan batasan – batasan mengenai permasalahan diatas, yaitu :

1. Sistem yang dibuat ini tidak melibatkan kegiatan transaksi keuangan. 2. Sistem yang dibuat tidak melibatkan proses retur barang.

1.4 Tujuan

Tujuan yang diharapkan untuk PT. Ardika Karya Utama adalah terbentuknya aplikasi pembelian yang dapat membantu dalam proses bisnis pada bidang pembelian.

1.5 Manfaat

Diharapakan hasil dari aplikasi pembelian bagi PT. Ardika Karya Utama ini nantinya akan memberikan manfaat sebagai berikut :

1. Dapat membantu perusahaan dalam memproses data pembelian yang di dapat dari distributor.

2. Dapat membantu pada pengarsipan dokumen yang tidak memakan banyak tempat dan mengurangi resiko kehilangan dokumen pencatatatan pembelian.

1.6 Sistematika Penulisan

Untuk memberikan gambaran secara menyeluruh tentang masalah yang sedang dibahas, maka sistematika penulisan laporan kerja praktek untuk pembuatan aplikasi pembelian pada PT. Ardika Karya Utama adalah sebagai berikut :

BAB I PENDAHULUAN

Bab ini menjelaskan tentang latar belakang masalah yang ada dalam laporan kerja praktek, isi dari bab ini membahas perumusan masalah, batasan masalah terhadap masalah yang akan dihadapi, tujuan pembuatan aplikasi, manfaat dari aplikasi, serta sistematika penulisan laporan.

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

Bab ini menjelaskan tentang gambaran umum mengenai PT. Ardika Karya Utama sejarah berdirinya, visi dan misi, hingga struktur organisasi yang terdapat didalamnya.

BAB III LANDASAN TEORI

Bab ini menjelaskan beberapa teori – teori tentang pembelian yang berkaitan dengan rancang bangun informasi pembelian, konsep dasar sistem informasi, analisa dan perancangan sistem, serta tools Microsoft Visual Studio 2010 (VB.NET) dan Microsoft SQL Server 2008.

BAB IV DESKRIPSI PEKERJAAN

Bab ini menguraikan prosedur dan langkah-langkah sistematis dalam bentuk Document Flow, System Flow, Data Flow Diagram (DFD), Entity Relationship Diagram (ERD) mengenai perancangan sistem yang

dibuat. Selain itu juga disertai desain struktur tabel dan Desain Input/Output (I/O).

BAB V PENUTUP

Bab ini merupakan kesimpulan atau ringkasan dari bab sebelumnya dan bab ini memuat saran yang dapat diterapkan untuk perbaikan dan pengembangan sistem selanjutnya.

5 2.1 PT. Ardika Karya Utama

PT. Ardika Karya Utama adalah perusahaan swasta yang berada di Surabaya. Kantor pusat dari PT. Ardika karya Utama beralamat di Kompas Gramedia Building Lt.6 Jl. Raya Jemursari No.64, Surabaya. PT. Ardika Karya Utama bergerak di bidang peralatan lab pada rumah sakit (labolatory equipment), PT. Ardika Karya Utama memulai bisnisnya pada tahun 2006, pada saat itu nama yang digunakan masih CV. Ardika Karya, namun semakin lama semakin berkembang dan mengikuti kebutuhan pasar maka berubah nama menjadi PT. Ardika Karya Utama.

PT. Ardika Karya Utama menjalin kerja sama dengan berbagai macam rumah sakit milik pemerintahan antara lain PTPN perkebunan yang berada di Malang, Mojokerto, Pare. Distributor utama pemasok perlengkapan barang–barang lab hanya satu yaitu PT. Tawada Healtcare yang berada di Surabaya, karena sudah lama bekerja sama dengan distributor tersebut sekarang PT. Ardika Karya Utama menjadi Sub Distributor untuk alat yang sama. Alat yang dijual belikan ber merk Kodak hingga sekarang.

2.2 Visi

“Menjadi perusahaan besar dan berkembang hingga luar negeri”

2.3 Misi

Demi mencapai visi tersebut, PT. Ardika Karya Utama merumuskan berbagai misi sebagai berikut :

 Selalu update barang terbaru yang mungkin belum ada di indonesia.

 Merangkul distributor-distributor besar di indonesia bahkan luar negeri.

 Melebarkan sayap dengan mencoba bidang lain. 2.4 Struktur Organisasi dan Uraian Jabatan

2.4.1 Struktur organisasi

Adapun struktur organisasi yang diterapkan oleh PT. Ardika Karya Utama tergambar pada bagan berikut.

Gambar 2.1 Struktur organisasi PT. Ardika Karya Utama

Pada struktur organisasi diatas bagian yang bertanda biru adalah bagian pembelian dimana pembahasan pada pembuatan laporan kerja praktek ini dan karyawan yang bertanggung jawab pada bagian ini adalah bapak Carera Wella Witandan.

2.4.2 Uraian jabatan :

Direktur : Pemilik perusahaan PT. Ardika Karya Utama. Wakil Direktur : Pengganti direktur disaat direktur berhalangan dan

bertugas mengontrol kinerja pegawai. Gudang : Mengontrol keluar masuk nya barang.

Penjualan : Melayani pembelian barang jika klien memesan. Pembelian : Melakukan pembelian barang ke distributor.

Keuangan : Mengontrol keuangan perusahaan.

Pengadaan : Melakukan pengecekan dan memasukkan data disaat ada tender.

8

Pada bab ini akan membahas tentang landasan teori yang meliputi dasar– dasar mengenai hal–hal dari permasalahan tentang ilmu dan landasan pemikiran yang terkait dan mendukung dalam kerja praktek.

3.1. Pembelian

Menurut Widjajanto (2001:352) dalam buku Pengendalian Persediaan mengatakan “fungsi pembelian barang sebenarnya berada dibawah atap fungsi logistic. Yang dimaksud fungsi logistik adalah fungsi perencanaan dan pengendalian alir fisik barang yang mengalir ke segenap bagian organisasi”.

Menurut Indrajit & Djokopranoto (2005:22) dalam buku Strategi Manajemen Pembelian dan Supply Chain mengatakan “Proses pembelian adalah tindakan-tindakan yang dilakukan secara berurutan di suatu perusahaan dalam kegiatan pembelian atau jasa”.

Sedangkan menurut Mulyadi (2007:711) aktivitas dalam proses pembelian barang adalah:

1. Permintaan pembelian 2. Pemilihan pemasok

3. Penempatan order pembelian 4. Penerimaan barang, dan

5. Pencatatan transaksi pembelian

Permintaan pembelian adalah contoh suatu aktivitas yang merupakan satuan pekerjaan yang ditujukan untuk memicu bagian pembelian melakukan pengadaan barang sesuai dengan spesifikasi dan jadwal sebagaimana yang

dibutuhkan oleh pemakai barang. Penerimaan barang adalah contoh aktivitas tentang penerimaan kiriman dari pemasok sebagai akibat adanya order pembelian yang dibuat oleh bagian pembelian.

Jenis-jenis pembelian menurut sifatnya dibagi dalam tiga macam pembelian, yaitu:

1. Hand-To-Mouth Buying (Pembelian yang Teratur)

Yaitu pembelian yang didasarkan atas besarnya kebutuhan sekarang. Maksudnya adalah untuk mencegah kerugian/keburukan yang diakibatkan oleh adanya persediaan bahan yang berlebih di gudang dan penggunaan modal dapat digunakan dengan sebaik-baiknya.

2. Speculative Purchasing (Pembelian Spekulatif)

Yaitu pembelian yang tidak didasarkan karena perlunya bahan itu dipergunakan dalam proses produksi sekarang, tetapi didasarkan karena suatu motif untuk mendapatkan keuntungan akan naiknya harga bahan pada waktu yang akan datang.

3. Forward Buying (Pembelian Sebelumnya)

Yaitu pembelian untuk memenuhi tersedianya bahan mentah secara continue agar perusahaan tidak sampai terganggu aktivitasnya karena tidak tersedianya bahan baku pada waktunya.

Adapun fungsi yang terkait pembelian menurut Mulyadi (2001:299), adalah sebagai berikut :

1. Fungsi Gudang

Fungsi gudang dalam sistem informasi pembelian bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan

yang ada digudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan.

2. Fungsi Pembelian

Bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih.

3. Fungsi Penerimaan

Bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan.

4. Fungsi Akuntansi

Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatatan utang dan fungsi pencatatan persediaan.

3.2. Aplikasi

Pengertian aplikasi menurut Hartono (2004:4) “aplikasi merupakan program yang berisi perintah – perintah untuk melakukan pengolahan data”. Jogiyanto menambahkan aplikasi secara umum adalah suatu proses dari cara manual yang ditransFormasikan ke komputer dengan membuat sistem atau program agar data dapat diolah lebih berdaya guna secara optimal.

Dari definisi di atas dapat disimpulkan aplikasi adalah sejenis software yang diterapkan di komputer berisi perintah – perintah yang berfungsi untuk membantu dalam tugas – tugas tertentu.

3.3. Analisis Sistem

Menurut Hartono (2005:129) analisis sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian–bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan–permsalahan, kesempatan–kesempatan, hambatan–hambatan yang terjadi dan kebutuhan–kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan – perbaikannya. Tahap analisis dilakukan setelah tahap perencanaan sistem dan sebelum tahap desain sistem.

Dalam tahap analisis sistem menguraikan suatu informasi yang utuh ke dalam bagian – bagian yang bermaksud untuk mengidentifikasi dan melakukan evaluasi permasalahan – permasalahan yang ada.

Didalam tahap analisis sistem terdapat terdapat beberapa langkah yang harus dilakaukan antara lain sebagai berikut :

1. Mengidentifikasi Masalah

2. Memahami kerja sistem yang ada 3. Menganalisis sistem

4. Membuat laporan 3.4. Perancangan

Menurut Susanto (2004:331) dalam buku Sistem informasi Manajemen Konsep dan Pengembangannya mengatakan “perancangan adalah spesifikasi umum dan terinci dari pemecahan masalah berbasis komputer yang telah dipilih selama tahap analisis”

Menurut John Bruch dan gray Grudnitski yang telah diterjemahkan oleh Hartono (2005:196) dalam buku Analisis dan Desain Sistem Informasi

mengatakan “desain sistem dapat didefinisikan sebagai pengembangan, perencanaan, dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah dari satu kesatuan yang utuh dan berfungsi”.

3.5. Desain Sistem

Setelah melewati tahap analisis sistem selesai dilaksanakan, maka analisis sistem mendapat gambaran yang jelas apa yang harus dikerjakan dan memikirkan bagaimana membentuk sistem tersebut. Menurut Hartono (2010), desain sistem dapat diartikan sebagai berikut :

1. Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem. 2. Pendefinisian dari kebutuhan – kebutuhan fungsional. 3. Persiapan untuk rancang bangun implementasi. 4. Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk.

5. Berupa gambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi.

6. Menyangkut konfigurasi dari komponen – komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem.

3.6. Pengertian Basis Data

Menurut Sutanta (2004:18) dalam buku Sistem Basis data mengatakan

“Basis data adalah kumpulan dari data-data yang saling terhubung yang disimpan

secara bersama-sama secara independen pada suatu media dan dengan cara-cara tertentu sehingga mudah untuk digunakan/ditampilkan kembali”

3.7. Pengertian bagan Alir/Flowchart

Menurut Hartono (2005:795) dalam buku Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis mengatakan

”Bagan alir (flowchart) adalah bagan(chart) yang menunjukkan alir (flow) di dalam

program atau prosedur sistem secara logika”. 3.8. Diagram Kontek (Context Diagram)

Menurut Kristanto (2003) dalam buku Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasi mengatakan diagram konteks adalah sebuah diagram sederhana yang menggambarkan hubungan antara entity luar, masukan, dan keluaran dari sistem. Diagram konteks direpresentasikan dengan lingkaran tunggal yang mewakili keseluruhan sistem.

3.9. Data Flow Diagram (DFD)

Menurut Kendall (2003:241) Data Flow Diagram menggambarkan pandangan sejauh mungkin mengenai masukan, proses dan keluaran sistem, yang berhubungan dengan masukan, proses, dan keluaran dari model sistem yang dibahas. Serangkaian diagram aliran data berlapis juga bisa digunakan untuk merepresentasikan dan menganalisis prosedur-prosedur mendetail dalam sistem. Prosedur-prosedur tersebut yaitu konseptualisasi bagaimana data-data berpindah di dalam organisasi, proses-proses atau transformasi dimana data-data melalui, dan apa keluarannya. Jadi, melalui suatu teknik analisa data terstruktur yang disebut Data Flow Diagram, penganalisis sistem dapat merepresentasi proses-proses data di dalam organisasi. Menurut Kendall (2003:265) dalam memetakan Data Flow Diagram, terdapat beberapa simbol yang digunakan antara lain:

1. External entity

Suatu external entity atau entitas merupakan orang, kelompok, departemen, atau sistem lain di luar sistem yang dibuat dapat menerima atau memberikan informasi atau data ke dalam sistem yang dibuat.

2. Data Flow

Data Flow atau aliran data disimbolkan dengan data tanda panah. Aliran data menunjukkan arus data atau aliran data yang menghubungkan dua proses atau entitas dengan proses.

3. Process

Suatu proses dimana beberapa tindakan atau sekelompok tindakan dijalankan.

4. Data Store

Data store adalah simbol yang digunakan untuk melambangkan proses penyimpanan data.

3.10. Tools

Adapun beberapa aat bantu yang digunakan untuk membantu dalam membuat aplikasi ini antara lain seperti berikut :

3.10.1. Visual basic .Net

Menurut Hidayatullah (2014:5) dalam buku Visual Basic .NET membuat aplikasi database dan program kreatif mengatakan visual basic .NET adalah visual basic yang direkayasa kembali untuk digunakan pada platForm .NET sehingga aplikasi yang dibuat menggunakan visual basic .NET dapat berjalan pada sistem komputer apa pun, dan dapat mengambil data dari server dengan tipe apa pun asalkan terinstal .NET Framework.

3.10.2 SQL server

Menurut Santoso (2006:5) mengatakan “sql server adalah hasil kerja sama

antara Microsoft dengan Sybase untuk memproduksi sebuah software penyimpanan data (database) yang bekerja pada sistem Operasi OS/2”.

Menurut Komputer (2010:2) dalam buku ShortCourse Series : SQL Server 2008 Express mengutip “SQL Server adalah DBMS (Database Management System) yang dibuat oleh Microsoft untuk ikut berkecimpung dalam persaingan dunia pengolahan data menyusul pendahuluanya seperti IBM dan Oracle”

16 4.1 Identifikasi Masalah

Sistem yang akan dibahas yaitu mengenai pembelian, dimana pada PT. Ardika Karya Utama proses pembelian saat ini masih minim menggunakan teknologi pada saat menjalankan proses bisnis tersebut. Proses bisnis pada pembelian sendiri meliputi pembelian barang pada distributor jika terdapat pemesanan barang dari klien, pihak perusahaan menyiapkan berkas-berkas atau biasa disebut dengan purchase order. Kemudian dari purchase order tersebut akan diberikan kepada pihak perusahaan dan barang akan segera dikirim sesuai janji yang disepakati.

Dalam pembuatan purchase order dan pengarsipan sendiri masih jarang menggunakan teknologi, bagian admin membuat purchase order menggunakan mesin ketik ataupun excel. Susahnya pada saat pengarsipan karena dokumen yang akan dicari lebih susah jika tidak dikelompokkan dalam database.

4.1.1 Document flow

Document Flow yaitu gambaran sistem yang dijalankan sekarang oleh perusahaan dan biasanya masih jarang menggunakan teknologi dalam penggunaannya. Pada PT. Ardika Karya Utama Document Flow yang ada yaitu dipicu oleh adanya permintaan barang oleh klien, lalu admin melakukan pengecekan barang jika ada maka langsung dilakukan proses penjualan, namun jika tidak ada maka akan melakukan proses pembelian. Proses nya sendiri meliputi pembuatan purchase order sesuai permintaan klien lalu purchase order akan

dikirim ke pihak distributor. Lalu distributor akan membuat dokumen pembelian seperti invoice dan surat jalan yang akan dikirim beserta barang yang dipesan.

Proses pembelian tersebut lalu disimpan dengan cara pengarsipan, dan tiap bulan akan dilakukan evaluasi dengan membuat laporan pembelian berdasarkan pembelian yang dilakukan. Gambar 4.1 menunjukkan Document Flow perusahaan.

Document Flow Pembelian

Direktur Distributor Administrasi Start Barang ada Surat Purchase Order Surat Purchase Order

Invoice + Barang

invoice + Barang PO Surat Jalan Surat jalan Laporan Pembelian END Tidak Ya I SJ Melakukan Pengecekan barang Membuat Surat Purchase Order LAPORAN PEMBELIAN

4.2 Analisis Masalah

Setelah dilakukan identifikasi masalah, maka akan dilakukan analisis masalah berdasarkan solusi dari permasalahan yang dihadapi. Pertama akan dilakukan pembuatan system flow yaitu alur kerja aplikasi yang akan diterapkan. 4.2.1 System flow

a. System Flow Mengelola Data Master

System Flow mengelola data master merupakan penjelasan secara keseluruhan master yang ada pada aplikasi. Dimana terdapat 3 master yang ada pada aplikasi yaitu master distributor, master jenis barang, dan master barang. Gambar 4.2 menunjukan gambar system flow makro data master

System flow Mengelola Data Master (Makro)

Sistem Administrasi END Input Data Distributor MasterDistributor Start Halaman utama Menyimpan Data Distributor Input Data Jenis Barang MasterJenisBarang Menyimpan Data Jenis Barang MasterBarang Menyimpan Data Barang Input Data Barang

b. System Flow Mengelola Master Distributor

System flow mengelola master distributor berfungsi untuk menyimpan data master sesuai masukkan berupa informasi distributor. Setelah data disimpan maka data akan disimpan kedalam database agar lebih mudah untuk diolah. Gambar 4.3 menunjukkan system flow master distributor.

System flow master distributor

Sistem Administrasi Form Menu Form Data Master Disributor Memilih Menu Data Master Distributor Start Input Data Distributor Menyimpan data distributor MasterDistributor END Masuk menu utama

c. System Flow Mengelola Master Jenis Barang

System Flow mengelola master jenis barang berfungsi untuk menyimpan data master jenis barang sesuai masukkan berupa informasi jenis barang. Setelah data disimpan maka data akan disimpan kedalam database agar lebih mudah untuk diolah. Gambar 4.4 menunjukkan system flow master jenis barang.

System Flow master Jenis Barang

Sistem Administrasi Menyimpan data Jenis barang Memilih Menu Data Master Jenis barang END Input Data Jenis

Barang Form Menu Form Data Master Jenis barang Start MasterJenisBarang Masuk menu utama

d. System Flow Mengelola Master Barang

System Flow mengelola master barang berfungsi untuk menyimpan data master barang sesuai masukkan berupa informasi barang. Setelah data disimpan maka data akan disimpan kedalam database agar lebih mudah untuk diolah. Gambar 4.5 menunjukkan system flow master barang.

System Flow Master Barang

Sistem Administrasi

Memilih Menu Data Master

Barang

Form Data Master Barang

Input Data Barang

Menyimpan data Barang

END Form Menu

MasterBarang

Start

Masuk menu utama

e. System Flow pembelian

System Flow pembelian menggambarkan alir proses bisnis secara lengkap, dengan skenario awal yaitu dipicu dengan adanya permintaan barang dari klien. Setelah adanya permintaan barang dari klien lalu admin akan melakukan pengecekan barang, jika ada maka proses berakhir, namun jika tidak ada maka lanjut kepada proses berikutnya yaitu proses PO. Yaitu pertama pembuatan purchase order yang isinya sama dengan permintaan klien, setelah purchase order dicetak lalu akan diserahkan kepada pihak distributor. Lalu perusahaan hanya tinggal menunggu berkas beserta barang yang akan dikirim oleh pihak distributor. Berkas yang ada yaitu invoice dan surat jalan.

Setelah barang sampai ke perusahaan, maka admin bertugas untuk menginputkan data pembelian yang berfungsi untuk menghasilkan laporan yang ditujukan untuk direktur. Adapun laporan - laporan yang dapat dihasilkan antara lain laporan pembelian perbulan dan laporan pembelian barang terbanyak. Gambar 4.6 menunjukkan system flow pembelian.

System flow pembelian

Sistem Distributor Direktur

Administrasi Start Sales Order Pengecekan Barang Ada Membuat PO PO Tidak Cetak PO PO PO

invoice Surat Jalan + Barang + Barang Surat Jalan invoice Barang Simpan Data Pembelian Membuat laporan Pembelian Laporan Pembelian Barang Terbanyak Cek Pesanan

Barang Distributor Laporan Pembelian

Perbulan Input ID Barang & ID

Distributor

END

Ya

A

A

4.3 Perancangan Sistem

Setelah dilakukan identifikasi masalah dan perancangan sistem, maka langkah selanjutnya yaitu pembuatan perancangan sistem. Dimana perancangan disini meliputi proses apa saja yang akan diterapkan didalam sistem dan menggambarkan desain yang menyerupai aplikasi nantinya.

4.3.1 Context Diagram

Context Diagram adalah diagram yang menggambarkan aktor yang terlibat didalam sistem serta alur yang menggambarkan input dan output yang berfungsi sebagai jalannya sistem. Gambar 4.7 menunjukkan gambar context diagram aplikasi pembelian.

Gambar 4.7 Context Diagram

Terdapat 3 eksternal entity pada Context Diagram yaitu administrasi, distributor dan direktur. Pada entity administrasi akan memberi masukan berupa data jenis barang, data barang dan data PO. Sedangkan entity distributor memberikan masukkan dan mendapatkan keluaran, masukan berupa data distributor dan mendapatkan keluaran berupa purchase order.

Pada entity direktur sendiri hanya mendapatkan keluaran karena tidak ada masukkan hanya dapat dari data yang diolah. Laporan yang dihasilkan berupa laporan pembelian barang terbanyak dan laporan pembelian perbulan.

4.3.2 Data Flow Diagram

Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem, yang penggunaannya sangat membantu untuk memahami sistem secara logika, terstruktur dan jelas. DFD juga menggambarkan proses secara keseluruhan yang ada pada sistem.

DFD Level 0 Penjualan :

DFD Level 0 menjelaskan secara keseluruhan proses yang ada pada sistem, dimana dijelaskan pada gambar 4.8 terdapat 5 proses utama yaitu mengelola master distributor, mengelola master jenis barang dan mengelola master barang yang dapat menyimpan dan mengubah data. Data-data pada master diolah dan digunakan pada transaksi pembelian, yang dapat mencetak purchase order kemudian data disimpan ke database pembelian. Dan yang terakhir yaitu pembuatan laporan yang diambil dari data master dan data transaksi. Terdapat 2 laporan yang dihasilkan yaitu laporan pembelian barang terbanyak dan laporan pembelian perbulan.

Gambar 4.8 DFD Level 0

DFD Level 1 Pembuatan Laporan :

DFD Level 1 merupakan turunan atau break down dari proses yang mempunyai proses lagi didalamnya, biasanya sistem yang dibuat memiliki proses yang cukup kompleks. Pada gambar 4.9 menunjukkan gambar DFD Level 1 yaitu pembuatan laporan, dimana dalam pembuatan laporan sistem memanggil 3 database yaitu database distributor, barang dan pembelian.

Data-data tersebut kemudian diolah dan akan menghasilkan 2 laporan yaitu

laporan pembelian barang terbanyak dan laporan pembelian perbulan. Laporan tersebut dapat dicetak dan kemudian akan ditujukan kepada direktur.

Gambar 4.9 DFD Level 1 Pembutan Laporan

4.3.3 Perancangan Database

Perancangan database merupakan hal yang terpenting karena jika tidak ada database maka data tidak akan dapat disimpan dan diolah. Maka itu database harus digunakan dan dibuat terlebih dahulu, pertama yang harus dilakukan yaitu pembuatan CDM dan PDM.

CDM dan PDM sendiri merupakan desain yang didalamnya terdapat attribut sesuai dengan sistem yang akan dibuat. CDM merupakan desain awal namun setelah di generate akan berubah menjadi PDM yaitu desain yang lebih kompleks, lalu di generate lagi untuk dapat digunakan sebagai database dan data pun siap untuk disimpan dan diolah.

28 Gambar 4.10 CDM

29 Gambar 4.11 PDM

Struktur tabel merupakan penjelasan secara detail pada tiap tabel dari nama atribut, type, ukuran field, beserta penjelasan kegunaan. Lebih detail dijelaskan pada penjelasan dibawah.

STRUKTUR TABEL : 1. Nama tabel : Klien

Fungsi : Menyimpan data klien

Primary key : ID_KLIEN

Foreign key : -

Tabel 4.1 Tabel Klien

Field name Type

Field

Size Description

ID_KLIEN Varchar 20 ID Klien

NAMA_KLIEN Varchar 50 Nama Klien

TLPN_KLIEN Varchar 12 Telepon Klien

JABATAN Varchar 50 Jabatana dari Klien

NAMA_INSTANSI Varchar 50 Nama Instansi ALAMAT_INSTANSI Varchar 60 Alamat Instansi KOTA_INSTANSI Varchar 20 Kota instansi Berada TLPN_INSTANSI Varchar 12 Telepon Instansi

CABANG Varchar 50 Cabang Instansi Berada

2. Nama tabel : DISTRIBUTOR

Fungsi : Menyimpan data distributor

Primary key : ID_DISTRIBUTOR

Tabel 4.2 Tabel Distributor

Field name Type

Field

Size Description ID_DISTRIBUTOR Varchar 20 ID Distributor NAMA_ DISTRIBUTOR Varchar 50 Nama Distributor ALAMAT_ DISTRIBUTOR Varchar 50 Alamat Distributor KOTA_ DISTRIBUTOR Varchar 20 Kota Distributor TLPN_ DISTRIBUTOR Varchar 12 Telepon Distributor

NAMA_PERSON Varchar 50

Nama Orang yang Melayani

TLPN_PERSON Varchar 12

Telepon Orang yang Melayani

CC Varchar 50 Nama Orang Pemesaan

FAX Varchar 50 No FAX Distributor

STATUS Varchar 50 Status Distributor

3. Nama tabel : JENIS_BARANG

Fungsi : Menyimpan data jenis barang

Primary key : ID_JENIS_BARANG

Foreign key : -

Tabel 4.3 Tabel Jenis Barang

Field name Type

Field

Size Description ID_JENIS_BARANG Varchar 20 ID Jenis Barang NAMA_JENIS_BARANG Varchar 30 Nama Jenis Barang

4. Nama tabel : BARANG

Fungsi : Menyimpan data barang

Primary key : ID_BARANG

Foreign key : ID_JENIS_BARANG

Tabel 4.4 Tabel BARANG

Field name Type

Field

Size Description

ID_BARANG Varchar 20 ID Barang

ID_JENIS_BARANG Varchar 20

Foreign Key dari tabel Jenis Barang

NAMA_BARANG Varchar 50 Nama Barang

SATUAN Varchar 20 Satuan Barang

STOK Numeric - Stok Barang

5. Nama tabel : PO

Fungsi : Menyimpan data PO

Primary key : NO_PO

Foreign key : ID_DISTRIBUTOR

Tabel 4.5 Tabel PO

Field name Type

Field

Size Description

NO_PO Varchar 20 No Purchase Order

ID_DISTRIBUTOR Varchar 20

Foreign Key dari tabel Distributor

6. Nama tabel : DETAIL_PO

Fungsi : Menyimpan data Detail PO

Primary key : ID_BARANG, NO_PO

Foreign key : ID_BARANG, NO_PO

Tabel 4.6 Tabel DETAIL_PO

Field name Type

Field

Size Description

ID_BARANG Varchar 20

Foreign Key dari tabel Barang

NO_PO Varchar 20

Foreign Key dari tabel PO

KUANTITAS Numeric - Jumlah Barang dipesan

7. Nama tabel : PENJUALAN

Fungsi : Menyimpan data penjualan

Primary key : NO_PENJUALAN

Foreign key : ID_KLIEN

Tabel 4.7 Tabel PENJUALAN

Field name Type

Field

Size Description

NO_PENJUALAN Varchar 20 No Penjualan

ID_KLIEN Varchar 20

Foreign Key dari tabel Klien

NO_INVOICE Varchar 20 Nomor Invoice

NO_SURAT_JALAN Varchar 20 Nomor Surat Jalan TGL_PENJUALAN Datetime - Tanggal Penjualan

Field name Type

Field

Size Description TGL_PENAGIHAN Datetime - Tanggal Penagihan

DISKON Numeric - Diskon

PPN Numeric - PPN

TOTAL_PENJUALAN Numeric - Total Harga Penjualan

8. Nama tabel : DETIL_PENJUALAN

Fungsi : Menyimpan data detail penjualan

Primary key : ID_BARANG, NO_PENJUALAN

Foreign key : ID_BARANG, NO_PENJUALAN

Tabel 4.8 Tabel DETIL_PENJUALAN

Field name Type

Field

Size Description

ID_BARANG Varchar 20

Foreign Key dari tabel Barang

NO_PENJUALAN Varchar 20

Foreign Key dari tabel Penjualan

9. Nama tabel : PEMBELIAN

Fungsi : Menyimpan data pembelian

Primary key : NO_PEMBELIAN

Tabel 4.9 Tabel PEMBELIAN

Field name Type

Field

Size Description

NO_PEMBELIAN Varchar 20 No Pembelian

NO_PO Varchar 20

Foreign Key dari table PO

TGL_PEMBELIAN Datetime - Tanggal Pembelian TGL_PEMBAYARAN Datetime - Tanggal Pembayaran NO_SURAT_JALAN Varchar 20 Nomor Surat Jalan

NO_INVOICE Varchar 20 Nomor Invoice

SUBTOTAL Numeric - Jumalah Total Seluruh

10.Nama tabel : DETIL_PEMBELIAN

Fungsi : Menyimpan data detail pembelian

Primary key : ID_BARANG, NO_PEMBELIAN

Foreign key : ID_BARANG, NO_PEMBELIAN

Tabel 4.10 Tabel DETIL_PEMBELIAN

Field name Type Field Size Description

ID_BARANG Varchar 20

Foreign Key dari table Barang

NO_PEMBELIAN Varchar 20

Foreign Key dari table Pembelian

HARGA_BELI Numeric - Harga Beli

KUANTITAS Numeric - Kuantitas Barang

DISKON Numeric - Diskon Barang

PPN Numeric - PPN Barang

4.3.4 Desain Antarmuka

Menjelaskan model desain antarmuka dari sistem yang memiliki fungsi menampilkan form untuk menginputkan data yang akan disimpan di database. Desain Menu Utama :

Pada desain menu utama terdapat menu yaitu master, transaksi, dan laporan. Master sendiri memiliki 3 form yaitu distributor, jenis barang, dan barang. Transaksi memiliki 2 form yaitu pembelian dan PO. Serta laporan memiliki 2 form yaitu laporan pembelian perbulan dan laporan barang terbanyak. Gambar 4.12 menunjukkan gambar menu utama seperti gambar dibawah :

Gambar 4.12 Desain Form Menu Utama

Desain Master Distributor:

Pada form master distributor memiliki 3 fungsi yaitu simpan, ubah dan batal. Data setiap kolom wajib diisi, setelah diisi maka klik tombol “Simpan” untuk menyimpan data distributor. Tombol “Ubah” berfungsi untuk mengubah

data jika terjadi perubahan, dan tombol “Batal” untuk keluar dari form. Gambar 4.13 menunjukkan gambar form master distributor seperti gambar dibawah :

Gambar 4.13 Desain Form Master Distributor

Desain Master Jenis Barang :

Pada master jenis barang memiliki fungsi simpan, ubah dan batal. Data wajib diisi semua dan jika sudah terisi semua maka klik tombol “Simpan” untuk menyimpan data, jika ingin mengubah klik tabel dan ubah data yang baru lalu klik tombol “Ubah” untuk memperbaharui. Dan klik “Batal” untuk keluar Form master jenis barang. Gambar 4.14 menunjukkan gambar Form master jenis barang seperti gambar dibawah :

Gambar 4.14 Desain Form Master Jenis Barang

Desain Master Barang :

Master barang memiliki 4 fungsi yaitu simpan, ubah, batal dan cek. Tombol “Cek” berguna untuk melihat data barang, lalu “Simpan” untuk menyimpan data jika semua kolom telah terisi data. Tombol “Ubah” untuk mengubah data yang ingin diperbaharui dan tombol “Batal” untuk keluar dari Form master barang. Gambar 4.15 menunjukkan gambar form master barang seperti gambar dibawah :

Gambar 4.15. Desain Form Master Barang

Desain Transaksi Pembelian :

Form transaksi pembelian memiliki 4 fungsi utama yaitu proses, batal, simpan dan kembali. Tombol “Proses” berfungsi untuk menyimpan data sementara, sedangkan tombol “Batal” untuk menghapus data yang ada pada tabel.

Lalu jika data sudah dimasukan semua maka klik tombol “Simpan” untuk menyimpan data dan tombol “Kembali” untuk keluar dari Form transaksi pembelian. Gambar 4.16 menunjukkan gambar Form transaksi pembelian seperti gambar dibawah :

Gambar 4.16. Desain Form Transaksi Pembelian

Desain Transaksi PO :

Transaksi PO memiliki 4 fungsi utama yaitu proses, batal, simpan, kembali dan cetak. Tombol “Proses” berfungsi untuk menyimpan data sementara purchase order dan tombol “Batal” untuk menghapus data yang ada pada tabel. Lalu jika data sudah sesuai maka data disimpan dengan menekan tombol “Simpan”, jika ingin mencetak berkas PO dapat menekan tombol “Cetak”. Serta tombol “Kembali” untuk keluar dari Form transaksi PO. Gambar 4.17 menunjukkan gambar Form transaksi PO seperti gambar dibawah :

Gambar 4.17 Desain Form Transaksi PO

Desain Form pembelian perbulan :

Form laporan pembelian per bulan memiliki 2 pilihan yaitu tgl awal dan tgl akhir sebagai jarak tgl sesuai permintaan direktur.

Contoh :

tgl awal = 1 desember 2014 tgl akhir = 30 desember 2014

lalu klik tombol “Tampil” untuk menampilkan laporan perbulan yang diinginkan. Gambar 4.18 menunjukkan gambar Form pembelian perbulan seperti gambar dibawah :

Gambar 4.18 Desain Form Laporan pembelian perbulan

Desain Form pembelian barang terbanyak :

Form laporan pembelian barang terbanyak memiliki 2 pilihan yaitu tgl awal dan tgl akhir sebagai jarak tgl sesuai permintaan direktur.

Contoh :

tgl awal = 1 desember 2014 tgl akhir = 30 desember 2014

lalu klik tombol tampil untuk menampilkan laporan pembelian barang terbanyak yang diinginkan. Gambar 4.19 menunjukkan gambar Form pembelian barang terbanyak seperti gambar dibawah :

Gambar 4.19 Desain Form Laporan pembelian barang terbanyak 4.3.5 Desain Laporan

Menjelaskan model desain laporan yang dihasilkan oleh sistem, dari data yang disimpan lalu diolah untuk menghasilkan beberapa laporan yang ditujukan untuk direktur. Didalam laporan pembelian barang terdapat nama barang , harga beli barang , jumlah barang yang di beli, diskon, PPN dan total pembelian barang yang di beli pada distributor. Laporan pembelian sendiri dicetak untuk ditujukan kepada direktur untuk mengetahui berapa banyak barang yang di beli kepada pihak distributor dan mengetahui berapa banyak biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan. Gambar 4.20 menunjukkan gambar laporan pembelian seperti gambar dibawah :

Laporan Pembelian Perbulan :

Gambar 4.20 Desain Laporan Pembelian

Laporan PO :

Tampilan laporan PO sesuai data yang dimasukkan pada Form transaksi PO, setelah menekan tombol cetak maka akan muncul laporan PO. Dan jika ingin mencetak dapat diprint. Didalam laporan PO terdapat nama distributor, nama barang, jumlah barang yang dipesan untuk diberikan kepada pihak distributor. Gambar 4.21 menunjukkan gambar laporan PO seperti gambar dibawah :

Gambar 4.21 Desain purchase order

4.4 Implementasi Sistem

Implementasi sistem ini akan menjelaskan detil tentang aplikasi pembelian, penjelasan hardware/software pendukung, dan form - form yang ada. 4.3.1 Teknologi

1. Perangkat Lunak

Sedangkan perangkat lunak minimum yang harus diinstall ke dalam sistem komputer adalah:

a) Windows 7

b) Database : Sql Server 2008 c) Visual Studio 2010

2. Perangkat Keras

Spesifikasi perangkat keras minimum yang dibutuhkan untuk menjalankan aplikasi ini adalah satu unit komputer dengan:

a) Processor 233 Mhz

b) Memory dengan RAM 64 MB c) VGA on Board

d) Monitor Super VGA (800x600) dengan minimum 256 warna e) Keyboard + mouse

f) Printer

4.3.2 Pengoperasian Program

Dalam sub ini akan dijelaskan langkah-langkah pengoperasian program aplikasi pembelian mulai dari memasukan data master sampai mencetak laporan barang.

Halaman Utama :

Tampilan awal aplikasi yaitu halaman utama, dimana terdapat menu master yang didalamnya terdiri dari distributor, jenis barang dan barang. Sedangkan pada menu transaksi terdapat transaksi pembelian dan transaksi PO. Gambar 4.22 menunjukkan gambar Form halaman utama seperti gambar dibawah:

Gambar 4.22 Halaman Utama Master Distributor :

Pada master distributor terdapat fitur “Simpan”, “Ubah” dan “Kembali”. Fungsi tombol “Simpan” adalah untuk memasukan semua isian yang sudah pengguna isikan didalam teksbox kemudian disimpan kedalam database data masukan secara otomatis akan tampil pada datagridview. Fungsi tombol “Ubah” adalah untuk mengubah data yang sudah dimasukan kedalam database setelah menekan tombol “Ubah” akan menampilkan pemberitahuan ingin diubah atau tidak, jika memilih “no” maka data tidak akan berubah. Namun jika memilih “yes” maka data otomatis akan berubah menjadi data baru sesuai masukkan data baru. Fungsi tombol “Kembali” adalah untuk kembali ke Form halaman utama. Gambar 4.23 menunjukkan gambar Form master distributor seperti gambar dibawah :

Gambar 4.23 Form Distributor Master Jenis Barang :

Pada master jenis barang terdapat dua fitur utama yaitu simpan dan ubah. Fungsi tombol “Simpan” adalah menyimpan semua data yang ada di teksbox setelah pengguna memasukan data jenis barang yang diinginkan setelah data tersimpan kedalam database secara otomatis data akan keluar pada datagridview. Fungsi “Ubah” adalah untuk mengubah data jenis barang yang sudah dimasukan akan menampilkan pemberitahuan ingin diubah atau tidak, jika memilih “no” maka data tidak akan berubah. Namun jika memilih “yes” maka data otomatis akan berubah menjadi data baru sesuai masukkan data baru. Tombol “Kembali” adalah untuk kembali ke Form halaman utama. Gambar 4.24 menunjukkan gambar Form jenis barang seperti gambar dibawah :

Gambar 4.24 Form Jenis Barang Master Barang :

Pada master barang terdapat tiga fitur utama yaitu cek, simpan dan ubah. Fungsi tombol “Cek” adalah melakukan pemeriksaaan apa id barang yang dimasukan sudah ada atau tidak, bila id barang ada maka akan keluar peringatan “Data barang ada” dan berhenti tapi bila data id barang tidak ada maka akan keluar peringatan “Data barang tidak” dan pengguna bisa memasukan data barang yang baru. Fungsi tombol “Simpan” adalah menyimpan semua data yang ada di teksbox setelah pengguna memasukan data barang yang diinginkan setelah data tersimpan kedalam database secara otomatis data akan keluar pada datagridview.

Fungsi “Ubah” adalah untuk mengubah data barang yang sudah dimasukan akan

menampilkan pemberitahuan ingin diubah atau tidak, jika memilih “no” maka data tidak akan berubah. Namun jika memilih “yes” maka data otomatis akan berubah menjadi data baru sesuai masukkan data baru. Tombol “Kembali” adalah

untuk kembali ke Form halaman utama. Gambar 4.25 menunjukkan gambar form barang seperti gambar dibawah :

Gambar 4.25 Form Barang Transasi PO :

Transaksi PO bertujuan untuk memasukkan data PO sesuai dengan permintaan customer dan akan dijadikan list pembelian yang diberikan kepada pihak distributor. Dengan cara pengguna mengisi semua kolom yang ada dan

menekan tombol “Proses” untuk menambahkan data barang yang dipesan. Fungsi

tombol “Simpan” data yang sudah ada pada datagrieview akan tersimpan ke dalam database. Dan bila ingin mencetak hasil pemesan barang tersebut pengguna bisa langsung memilih tombol “Cetak”. Tombol “Kembali” adalah untuk kembali ke form halaman utama. Gambar 4.26 menunjukkan gambar Form transaksi PO seperti gambar dibawah :

Gambar 4.26 Form Transaksi PO

Fitur pencarian yang digunakan untuk mencetak laporan yang lama, dengan cara memilih nama distributor yang diinginkan dan pada tabel memilih tanggal PO sesuai laporan yang ingin dicetak, kemudian pilih tombol “Cetak” untuk mencetak. Gambar 4.27 menunjukkan gambar pencarian seperti gambar dibawah :

Gambar 4.27 Pencarian

Laporan PO yang dapat dicetak setelah semua data dimasukkan atau memilih pada Form pencarian dan menekan tombol “Cetak”. Gambar 4.28 menunjukkan gambar Laporan PO seperti gambar dibawah :

Gambar 4.28 Laporan PO

Transaksi Pembelian

Pada transaksi pembelian berfungsi untuk menyimpan data pembelian sesuai dengan purchase order yang sudah diberikan kepada distributor.

Kolom yang tersedia diwajibkan untuk diisi, kemudian setelah semua kolom

terisi klik tombol proses untuk meniyimpan data kedalam tabel sementara. Jika ingin menghapus data pada tabel maka harus menekan tombol batal.

Bila sudah mengisi semua kolom yang ada pengguna bisa langsung

menekan tombol “Simpan” untuk menyimpan kedalam database dan akan keluar

peringatan “Data Telah Disimpan”. Gambar 4.29 menunjukkan gambar form pembelian barang seperti gambar dibawah :

Gambar 4.29 Form transaksi pembelian

Laporan Per Bulan :

Form laporan Per Bulan untuk mencetak laporan per bulan yang akan di serahkan kepada direktur. Dengan cara memilih tanggal awal dan tanggal akhir merupakan batasan laporan yang akan ditampilkan. Contoh : tanggal awal 1

desember 2014 dan tanggal akhir 31 desember 2014. Gambar 4.30 menunjukkan gambar Form laporan per bulan seperti gambar dibawah :

Gambar 4.30 Form laporan perbulan

Laporan pembelian perbulan :

Laporan pembelian per bulan yang berguna untuk mengetahui data pembelian yang sudah dilakukan. Laporan data pembelian dapat disimpan atau dicetak. Gambar 4.31 menunjukkan gambar laporan per bulan seperti gambar dibawah :

Gambar 4.31 laporan perbulan

Laporan Barang ter banyak :

Form laporan untuk mencetak laporanbarang terbanyak, dengan memilih tanggal awal dan tanggal akhir merupakan batasan laporan yang akan ditampilkan. Contoh : tanggal awal 1 desember 2014 dan tanggal akhir 31 desember 2014. Gambar 4.32 menunjukkan gambar Form laporan terbanyak seperti gambar dibawah :

Gambar 4.32 Form laporan barang

Laporan barang terbanyak :

Laporan pembelian terbanyak yang berguna untuk mengetahui data pembelian yang sering dibeli oleh perusahaan. Laporan data pembelian dapat disimpan atau dicetak. Gambar 4.33 menunjukkan gambar laporan barang terbanyak seperti gambar dibawah :

59 5.1 Kesimpulan

Kesimpulan yang dapat dihasilkan dalam kerja praktek ini adalah :

1. Aplikasi pembelian yang dibuat untuk bagian pembelian pada PT. Ardika Karya Utama, memiliki fungsi membantu proses bisnis pada bidang pembelian..

2. Aplikasi pembelian ini juga dapat memberikan informasi dari data yang diperoleh dengan menghasilkan laporan-laporan yang ditujukkan untuk direktur.

5.2 Saran

Aplikasi pembelian ini masih terlihat belum sempurna, maka dari itu saran yang diperlukan untuk pengembangan yaitu :

1. Aplikasi pembelian ini diharapkan kedepannya akan ditambah dengan fitur retur barang untuk memudahkan pencatatan apabila ada barang yang rusak.

2. Laporan yang dihasilkan oleh aplikasi pembelian lebih bermacam-macam. 3. Ditambahkan login dan perbedaan login, sehingga karyawan dan admin

60

Hartono, J. (2005). Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offest.

Hidayatullah, P. (2014). Visual Basic .Net Membuat Aplikasi Database dan Program Kreatif. Bandung: INFORMATIKA.

Indrajit, R. E., & Djokopranoto, R. (2005). STRATEGI MANAJEMEN PEMBELIAN DAN SUPPLY CHAIN. Jakarta: PT Gramedia Widiasarana Indonesia.

Kendall, K. d. (2003). Analisis dan Perancangan Sistem. Jakarta: PT. Prenhallindo. Komputer, W. (2010). ShortCourse Series : SQL Server 2008 Express. Yogyakarta:

ANDI OFFSET.

Kristanto, A. (2003). Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Yogyakarta: GAVA MEDIA.

Mulyadi. (2001). Akuntansi Manajemen : Konsep, Manfaat dan Rekayasa, Edisi. Jakarta: Salemba Empat.

Mulyadi. (2007). Sistem Akuntansi. Jakarta: Selemba Empat.

Santoso, H. (2006). Membuat Database pada SQL Server 2000 Menggunakan VB6. Jakarta: ELEX MEDIA KOMPUTINDO.

Susanto, A. (2004). Sistem Informasi Manajemen Konsep dan Pengembangannya. Bandung: Lingga Jaya.

Sutanta, E. (2004). Sistem Basis Data. Yogyakarta: Graha Ilmu. Widjajanto, N. (2001). Pengendalian Persediaan. Jakarta: Erlangga.

55

desember 2014 dan tanggal akhir 31 desember 2014. Gambar 4.30 menunjukkan gambar Form laporan per bulan seperti gambar dibawah :

Gambar 4.30 Form laporan perbulan

Laporan pembelian perbulan :

Laporan pembelian per bulan yang berguna untuk mengetahui data pembelian yang sudah dilakukan. Laporan data pembelian dapat disimpan atau dicetak. Gambar 4.31 menunjukkan gambar laporan per bulan seperti gambar dibawah :

56

Gambar 4.31 laporan perbulan

Laporan Barang ter banyak :

Form laporan untuk mencetak laporanbarang terbanyak, dengan memilih tanggal awal dan tanggal akhir merupakan batasan laporan yang akan ditampilkan. Contoh : tanggal awal 1 desember 2014 dan tanggal akhir 31 desember 2014. Gambar 4.32 menunjukkan gambar Form laporan terbanyak seperti gambar dibawah :

57

Gambar 4.32 Form laporan barang

Laporan barang terbanyak :

Laporan pembelian terbanyak yang berguna untuk mengetahui data pembelian yang sering dibeli oleh perusahaan. Laporan data pembelian dapat disimpan atau dicetak. Gambar 4.33 menunjukkan gambar laporan barang terbanyak seperti gambar dibawah :

58

59 BAB V PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Kesimpulan yang dapat dihasilkan dalam kerja praktek ini adalah :

1. Aplikasi pembelian yang dibuat untuk bagian pembelian pada PT. Ardika Karya Utama, memiliki fungsi membantu proses bisnis pada bidang pembelian..

2. Aplikasi pembelian ini juga dapat memberikan informasi dari data yang diperoleh dengan menghasilkan laporan-laporan yang ditujukkan untuk direktur.

5.2 Saran

Aplikasi pembelian ini masih terlihat belum sempurna, maka dari itu saran yang diperlukan untuk pengembangan yaitu :

1. Aplikasi pembelian ini diharapkan kedepannya akan ditambah dengan fitur retur barang untuk memudahkan pencatatan apabila ada barang yang rusak.

2. Laporan yang dihasilkan oleh aplikasi pembelian lebih bermacam-macam. 3. Ditambahkan login dan perbedaan login, sehingga karyawan dan admin

60

DAFTAR PUSTAKA

Hartono, J. (2005). Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offest.

Hidayatullah, P. (2014). Visual Basic .Net Membuat Aplikasi Database dan Program Kreatif. Bandung: INFORMATIKA.

Indrajit, R. E., & Djokopranoto, R. (2005). STRATEGI MANAJEMEN PEMBELIAN DAN SUPPLY CHAIN. Jakarta: PT Gramedia Widiasarana Indonesia.

Kendall, K. d. (2003). Analisis dan Perancangan Sistem. Jakarta: PT. Prenhallindo. Komputer, W. (2010). ShortCourse Series : SQL Server 2008 Express. Yogyakarta:

ANDI OFFSET.

Kristanto, A. (2003). Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Yogyakarta: GAVA MEDIA.

Mulyadi. (2001). Akuntansi Manajemen : Konsep, Manfaat dan Rekayasa, Edisi. Jakarta: Salemba Empat.

Mulyadi. (2007). Sistem Akuntansi. Jakarta: Selemba Empat.

Santoso, H. (2006). Membuat Database pada SQL Server 2000 Menggunakan VB6. Jakarta: ELEX MEDIA KOMPUTINDO.

Susanto, A. (2004). Sistem Informasi Manajemen Konsep dan Pengembangannya. Bandung: Lingga Jaya.

Sutanta, E. (2004). Sistem Basis Data. Yogyakarta: Graha Ilmu. Widjajanto, N. (2001). Pengendalian Persediaan. Jakarta: Erlangga.