Efektivitas Sistem Informasi Akuntansi Penjualan

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

A. Efektivitas

Definisi efektif menurut JS.Badudu 1994:371 adalah: ”Efektif mempunyai efekpengaruhakurat dalam memberikan hasil yang memuaskan, memanfaatkan waktu dan cara dengan sebaik-baiknya”. Defenisi efektivitas menurut Mardiasmo 2002:134 adalah ”ukuran berhasil tidaknya suatu organisasi mencapai tujuannya”. Sedangkan efektivitas menurut Komaruddin 1994;205 adalah ”suatu keadaan yang menunjukkan tingkat keberhasilan atau kegagalan kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan yang ditetapkan terlebih dahulu”. Berdasarkan definisi diatas dapat dijelaskan bahwa keefektifan merupakan suatu sifat atau keadaan dimana hasil yang sebenarnya telah mencapai atau melampaui sasaran yang telah ditetapkan dengan kata lain jika hasil yang sebenarnya tidak sesuai dengan sasaran yang telah ditetapkan maka pelaksanaannya tidak efektif. Untuk mengetahui keefektifan suatu bagian, terlebih dahulu kita harus mengetahui kriteria dari efektivitas itu sendiri. Salah satu pendekatan untuk menyusun kriteria itu adalah dengan menetapkan tujuannya, untuk menentukan apakah beberapa aspek unit usaha itu dapat dibuat lebih efektif dan untuk merekomendasikan perbaikan- perbaikan. Universitas Sumatera Utara

B. Sistem Informasi Akuntansi

Sejalan dengan berkembangnya suatu perusahaan maka semakin banyak dan kompleks permasalahan yang timbul dalam perusahaan, sehingga fungsi informasi juga akan semakin meningkat. Setiap perusahaan mempunyai sistem informasi akuntansi yang khas untuk perusahaan tersebut tergantung pada kebutuhan dan kebijakan manajemen. Didalam sistem informasi akuntansi setiap perusahaan akan meliputi fungsi dan tujuan yang hendak dicapai dari unsur-unsur sistem yang terkandung didalamnya. Selanjutnya untuk memahami lebih dalam pengertian dari sistem informasi akuntansi, menurut Bonar Hopwood 2000;1 yaitu: ”An accounting information systemAIS is collection of resources such people and equipment, designed to transform financial and other data into information”. Kutipan diatas dapat diartikan bahwa Sistem Informasi AkuntansiSIA merupakan kumpulan sumberdaya, seperti manusia dan peralatan, yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi. Dengan demikian secara administratif akan terwujud dengan adanya unsur-unsur sistem informasi akuntansi yang dapat dijelaskan bahwa: 1. Sumber daya manusia Sumber daya manusia dapat terbagi atas 3 kelompok yaitu: a. Perencanaan Merupakan suatu kegiatan yang dilaksanakan oleh bagian perencanaan. Bagian perencanaan ini juga membuat perencanaan penjualan pertahun dan bagian ini juga yang memutuskan cara pemasaran yang akan dipakai pada saat pemasaran produk. Universitas Sumatera Utara b. Pelaksanaan Pelaksanaan adalah suatu kegiatan dimana rencana-rencana yang telah disusun tersebut dilaksanakan. c. Pengawasan Pengawasan adalah orang-orang yang melakukan pengawasan agar apa yang dilakukan dan dilaporkan memang benar-benar terjadi sehingga sistem informasi akuntansi dapat berjalan dengan baik. 2. Alat yang digunakan Alat yang digunakan meliputi: a. Alat masukan Alat masukan di sini merupakan semua arus berwujud yang masuk kedalam sistem. b. Proses Proses merupakan terdiri dari metode-metode yang digunakan untuk mengubah masukkan menjadi keluaran. c. Alat keluaran Keluaran adalah terdiri dari semua arus keluaran atau hasil. d. Basis data Basis data merupakan kumpulan data yang digunakan untuk menghasilkan suatu informasi akuntansi. e. Teknologi Teknologi merupakan alat-alat yang digunakan dalam melaksanakan proses data. Universitas Sumatera Utara f. Kontrol Kontrol adalah pengawasan yang harus dilaksanakan. Pengawasan ini dilakukan agar semua hal yang dilakukan adalah benar-benar dilaksanakan. 3. Sistem dan prosedur yang digunakan Sistem dan prosedur yang digunakan akan menunjang tercapainya tujuan sistem informasi akuntansi dapat tercapai. Prosedur merupakan langkah-langkah penting yang dilakukan dalam satu atau lebih fungsi sistem informasi akuntansi, mungkin secara manual maupun secara komputerisasi. Dari pengertian diatas dapat dlihat bahwa sistem informasi akuntansi meliputi beragam aktivitas yang berkaitan dengan siklus pemrosesan transaksi perusahaan, penggunaan teknologi informasi, dan pengembangan sistem informasi. Informasi adalah data yang diproses menjadi bentuk yang memiliki arti bagi penerima dan dapat berupa fakta. Jadi data, suatu proses transformasi data menjadi suatu informasi. Sedangkan data merupakan raw material untuk suatu informasi. Perbedaan informasi dan data sangat tergantung pada nilai gunanya bagi manajemen yang memerlukan informasi tersebut. Informasi dari level manajemen tertentu bisa menjadi data bagi level manajemen diatas dan sebaliknya. Sistem informasi akuntansi suatu perusahaan cenderung berbeda dengan perusahaan lain. Bahkan dalam perusahan itu sendiri, sistem informasi akuntansi terus dikembangkan sejalan dengan kemungkinan perluasan usaha perusahaan, bertambahnya pegawai, berpindahnya kepemilikan, dan sebagainya. Meskipun demikian pada umumnya tujuan sistem informasi akuntansi dalam perusahaan memiliki tujuan dan fungsi yang Universitas Sumatera Utara sama, sehingga para analis dan manajemen serta pemakai dapat memfokuskan kepada elemen-elemen yang merupakan bagian vital untuk kesuksesan sistem informasi akuntansi. Tapi hal tersebut tidaklah mudah bagi sistem informasi akuntansi yang ada untuk mencapai tujuan tersebut. Prinsip-prinsip sistem informasi akuntansi menurut Sanyoto 2007:123 yaitu: a. Keseimbangan biaya dengan manfaat b. Luwes dan dapat memenuhi perkembangan teknologi c. Pengendalian intrenal yang memadai d. Sistem pelaporan yang efektif Berdasarkan kutipan diatas dapat dijelaskan: a. Keseimbangan biaya dan manfaat Yang dimaksud keseimbangan biaya dan manfaat ialah bahwa sistem akuntansi suatu perusahaan harus disusun dengan sebaik-baiknya, tetapi dengan biaya yang semurah-murahnya. Maksudnya adalah sistem akuntansi harus sesuai dengan kebutuhan masing-masing perusahaan tetapi juga harus dengan pertimbangan manfaat yang diperoleh harus lebih besar dari biayanya. b. Luwes dan dapat memenuhi perkembangan teknologi Ciri khas suatu perusahaan modern adalah perubahan organization change. Setiap perubahan harus terus-menurus menyesuaikan diri dengan lingkungan dan perkembangannya, termasuk perubahan kebijakkan, perubahan peraturan, dan perkembangan teknologi. Sistem akuntansi harus luwes dalam menghadapi tuntutan perubahan tersebut. Universitas Sumatera Utara c. Pengendalian intern yang memadai Suatu sistem akuntansi harus dapat menyajikan informasi akuntansi yang diperlukan oleh pengelola perusahaan sebagai pertangungjawaban kepada pemilik, maupun kepada pihak-pihak yang berkepentingan lainnya. d. Sistem pelaporan yang efektif Bila kita menyiapkan laporan, maka pengetahuan tentang pemakai laporan yaitu mengenai keinginannya, kebutuhan saat ini dan yang akan datang dapat diketahui dengan sebaik-baiknya sehingga kita dapat menyajikan informasi yang relevan dan dipahami oleh mereka yang menggunakannya. Menurut Hall 2001;17 menyatakan karakteristik kualitas informasi. Tanpa memperhatikan bentuk fisiknya, informasi yang berguna memiliki karakteristik yang terdiri dari:

a. Relevan Isi sebuah laporan atau dokumen harus melayani suatu tujuan.

Informasi yang relevan merupakan informasi yang perlu diketahui untuk memberikan pemahaman atau pengetahuan yang baru. Laporan hanya bersifat sementara, dan selanjutnya tidak relevan dan harus dihentikan pembuatannya.

b. Tepat waktu Umur informasi merupakan faktor yang kritikal dalam menentukan

kegunaanya. Informasi harus tidak lebih tua dari periode waktu tindakan yang didukungnya.

c. Akurat Informasi harus bebas dari kesalahan yang sifatnya material. Kesalahan-

kesalahan material ada ketika jumlah informasi yang tidak akurat menyebabkan pemakainya melakukan keputusan yang buruk atau gagal melakukan keputusan yang diperlukan.

d. Lengkap Tidak boleh ada bagian informasi yang esensial bagi pengambilan

keputusan atau pelaksanaan tugas yang hilang. Informasi yang tidak lengkap bisa menimbulkan kesulitan, karena bagian informasi yang tidak disertakan itu akan menjadi unsur ketidakpastian yang besar. Universitas Sumatera Utara

e. Rangkuman Ringkasan Informasi yang ringkas dan mengiktisarkan data relevan yang

menunjukkan bidang-bidang penyimpangan terhadap tingkat normal, standar, atau yang direncanakan merupakan bentuk informasi yang banyak diperlukan oleh para pemakai informasi. Tujuan penyusunan sistem informasi akuntansi suatu perusahaan menurut Baridwan 1998:7 adalah sebagai berikut: a. Sistem informasi akuntansi yang disusun itu harus memenuhi prinsip cepat, yaitu harus mampu menyediakan informasi yang diperlukan tepat waktu dan dapat memenuhi kebutuhan dengan kualitas yang sesuai. b. Sistem informasi akuntansi yang disusun itu harus memenuhi prinsip aman, yaitu harus dapat membantu dalam menjaga keamanan harta milik perusahaan. Untuk dapat menjaga keamanan milik perusahaan maka sistem akuntansi harus disusun dengan mempertimbangkan prinsip-prinsip pengawasan intern. c. Sistem informasi akuntansi yang disusun itu harus memenuhi prinsip murah, yaitu biaya untuk menyelenggarakan sistem informasi akuntansi itu harus dapat ditekan sehingga relatif tidak mahal, dengan kata lain mempertimbangkan manfaat benefit yang diperoleh dari sistem akuntansi harus lebih besar dari biaya cost yang dikeluarkan.

C. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan

Akuntansi penjualan perlu diselenggarakan dalam suatu sistem informasi akuntansi yang baik karena penjualan merupakan sumber utama pendapatan perusahaan, akibat dari aktivitas penjualan yang tidak dikelola dengan baik secara langsung akan merugikan perusahaan, sebab selain sasaran penjualan tidak tercapai, penjualan akan berkurang. Kondisi tersebut di atas, memerlukan adaya sistem informasi akuntansi penjualan yang menangani transaksi penjualan baik yang melaksanakan transaski maupun yang melaksanakan pencatatan yang timbul akibat adanya transaksi tersebut. Pengertian penjualan yang dikemukakan oleh Dowes dkk yang diterjemahkan oleh Susanto Budhidarmo2000;495 yaitu ”Penjualan adalah pendapatan yang diterima Universitas Sumatera Utara ditukarkan dengan barang atau jasa yang dicatat untuk suatu periode akuntansi tertentu, baik atas dasar kas sebagaimana diterima atau atas dasar aktual sebagaimana diperoleh.” Pengertian penjualan menurut Komaruddin 2000;75 adalah: ”suatu persetujuan yang menetapkan bahwa penjualan memindahkan milik kepada pembeli untuk sejumlah uang yang disebut harga, kadang-kadang juga jual.” Dengan pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa penjualan adalah suatu proses penagihan kepemilikan atas barang dan jasa dari suatu perusahaan kepada para langganannya yang dimulai dengan permintaan dari pelanggan, lalu mengubah barang dan jasa tersebut menjadi piutang usaha dan akhirnya menjadi uang tunai. Pada umumnya kegiatan penjualan dilakukan dengan tujuan untuk memperoleh laba tertentu optimal dari penjualan dan mempertahankan atau bahkan berusaha meningkatkannya untuk jangka waktu lama perusahaan, tujuan tersebut dapat dicapai apabila penjualan dilaksanakan seperti yang direncanakan. Sistem informasi akuntansi penjualan adalah alat untuk dapat memberikan informasi kepada manajemen dalam pengambilan keputusan.

1. Sistem informasi akuntansi penjualan tunai

Penjualan tunai dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mewajibkan pembeli melakukan pembayaran harga barang terlebih dahulu sebelum barang diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli. Setelah uang diterima oleh perusahaan, barang kemudian Universitas Sumatera Utara diserahkan kepada pembeli dan transaksi penjualan tunai kemudian dicatat oleh perusahaan. Dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan tunai adalah sebagai berikut: a. Faktur Penjualan Tunai dan Tembusannya Faktur penjualan merupakan dokumen yang digunakan untuk kepentingan pembayaran harga barang ke bagian kasa. b. Pita Register Kas Pita register kas ini dihasilkan oleh fungsi kas dengan cara mengoperasikan mesin register kas. Pita register ini merupakan bukti penerimaan kas yang dikeluarkan oleh fungsi kas dan merupakan dokumen pendukung faktur penjualan tunai yang dicatat dalam jurnal penjualan. c. Bukti Setor Bank Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti setor bank. d. Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan Dokumen ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk meringkas harga pokok produk yang dijual selama satu periode. e. Bukt i memorial Dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi. Catatan Akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan tunai adalah sebagai berikut: Universitas Sumatera Utara a. Jurnal Penjualan Jurnal penjualan digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat dan meringkas data penjualan. Untuk mengetahui terjadinya penjualan tunai, dibuat ayat jurnal sebagai berikut: Kas Rp xxx Penjualan Rp xxx untuk mencatat penjualan tunai barang dagangan b. Jurnal Penerimaan Kas Jurnal penerimaan kas digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat penerimaan kas dari berbagai sumber, diantaranya dari penjualan baik tunai maupun kredit. c. Jurnal Umum Jurnal umum digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat harga pokok produk yang dijual. d. Kartu Persediaan Kartu persediaan digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat berkurangnya harga pokok produk yang dijual. e. Kartu Gudang Catatan ini diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi dan persediaan barang yang disimpan dalam gudang. Prosedur dalam penjualan tunai terdapat jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan tunai yang melibatkan beberapa unit atau bagian dalam organisasi. Universitas Sumatera Utara Aktifitas-aktifitas yang dilakukan tiap-tiap bagian dalam sistem informasi akuntansi penjualan tunai adalah sebagai berikut: a. Bagian order penjualan 1 Menerima order dari pembeli 2 Mengisi faktur penjualan tunai sebanyak tiga lembar dan mendistribusikan tembusannya: Lembaran1: Diserahkan kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran ke bagian kasir Lembaran 2 : Dikirim ke bagian gudang Lembaran 3 : Arsip bagian order penjualan menurut nomor urut faktur b. Bagian kasir 1 Menerima faktur penjualan tunai dari bagian order penjualan. 2 Menerima uang dari pembeli sebesar yang tercantum dalam faktur penjualan tunai 3 Mengoperasikan register kas untuk menghasilkan pita register kas 4 Membubuhkan cap ”Lunas” diatas faktur penjualan tunai dan menempelkan pita register kas pada faktur tersebut. 5 Menyerahkan faktur penjualan tunai dan pita register kas pada pembeli untuk kepentingan pengambilan barang ke bagian pengiriman barang. 6 Mengisi bukti setor bank tiga lembar pada akhir hari kerja. 7 Menyetor kas yang diterima dari hasil penjualan tunai ke bank. 8 Mendistribusikan bukti setor bank sebagai berikut: Lembar 1 : Diserahkan ke Bank bersama dengan kas yang disetor. Universitas Sumatera Utara Lembar 2 : Diserahkan ke bagian jurnal Lembar 3: Disimpan dalam arsip bagian kasir berdasarkan urutan tanggal setor. c. Bagian gudang 1 Menerima faktur penjualan tunai lembar ke-2 dan menyiapkan barang sebanyak yang tercantum dalam faktur penjualan tunai. 2 Mencatat kuantitas barang yang diserahkan ke bagian pengiriman ke dalam kartu gudang. 3 Menyerahkan barang ke bagian pengiriman barang bersama dengan faktur penjualan tunai lembar ke-2. d. Bagian Pengiriman Barang 1 Menerima faktur penjualan tunai lembar ke-2 bersama dengan barang bagian gudang. 2 Menerima faktur penjualan tunai lembar ke-1 dilampiri dengan pita register kas dari bagian kasir. 3 Membandingkan faktur penjualan tunai lembar ke-1 dan ke-2 dan memeriksa pita register kas untuk menentukan apakah barang telah dibayar 4 Menyerahkan barang kepada pembeli 5 Mendistribusikan faktur penjualan tunai sebagai berikut: Lembar 1 : Diserahkan ke bagian dilampiri dengan pita register kas Lembar 2 : Diserahkan kepada pembeli bersama dengan penyerahan barang. Universitas Sumatera Utara e. Bagian Jurnal 1 Menerima faktur penjualan tunai yang dilampiri dengan pita register kas dari bagian pengiriman barang. 2 Mencatatat faktur penjualan tunai ke dalam jurnal penjualan. 3 Mengirim faktur penjualan tunai dilampiri dengan pita register ke bagian kartu persediaan 4 Menerima bukti setor bank lembar ke-2 dari bagian kasir 5 Mencatat bukti setor bank lembar ke-2 dalam jurnal penerimaan kas. 6 Mengarsipkan bukti setor bank lembar ke-2 dalam arsip berdasarkan urutan tanggal setor. 7 Menerima bukti memorial di lampiri dengan rekapitulasi harga pokok penjualan dari bagian kartu persediaan. 8 Mencatat bukti memorial ke dalam jurnal umum. 9 Mengarsipkan bukti memorial yang dilampiri dengan rekapitulasi harga pokok penjualan berdasarkan nomor bukt i memorial. f. Bagian kartu persediaan. 1 Menerima faktur penjualan tunai yang dilampiri dengan pita register kas dari bagian jurnal. 2 Mencatat kuantitas dan harga pokok persediaan berdasarkan faktur penjualan tunai. 3 Mengarsipkan faktur penualan tunai yang dilampiri dengan pita register kas menurut nomor urut faktur penjualan tunai. Universitas Sumatera Utara 4 Secara periodik membuat dengan rekapitulasi harga pokok penjualan selama periode tertentu berdasarkan data harga pokok persediaan yang dijual dalam kartu persediaan. 5 Membuat bukti memorial sebagai dasar pencatatan harga pokok persediaan yang dijual selama periode tertentu berdasarkan rekapitulasi harga pokok penjualan. 6 Menyerahkan bukti memorial yang dilampiri dengan rekapitulasi harga pokok penjualan ke bagian jurnal. Bagan Alir Penjualan Tunai dapat dilihat pada lampiran 1.

2. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit

Pada dasarnya aktifitas penjualan yang dilakukan oleh perusahaan adalah bertujuan untuk mencapai laba maksimal. Dalam rangka mencapai laba tersebut, tidak jarang perusahaan menggunakan system penjualan kredit. Sistem penjualan kredit yang dilakukan perusahaan dengan cara mengirimkan barang sesuai dengan order yang diterima dari pembeli dan untuk jangka waktu tertentu perusahaan mempunyai tagihan kepada pelanggan. Dokumen yang digunakan dalam sistem kredit yaitu: a. Surat Order Pengiriman dan Tembusannya Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order pengiriman yang memberikan otorisasi kepada fungsi pengiriman untuk mengirimkan jenis barang dengan informasi seperti yang tertera di atas surat order pengiriman tersebut. Universitas Sumatera Utara b. Faktur dan Tembusan Faktur penjualan merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk mencatat timbulnya piutang. c. Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan Rekapitulasi harga pokok penjualan merupakan dokumen pendukung yang digunakan untuk menghitung total harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu. d. Bukt i Memorial Bukti memorial merupakan dokumen sumber untuk mencatat harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu. Catatan akuntansi yang digunakan dalam system akuntansi penjualan kredit adalah sebagai berikut: a. Jurnal Penjualan Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan, baik sacara tunai maupun kredit. Jika perusahaan menjual beberapa macam produk, dalam jurnal penjualan dapat disediakan kolom untuk mencatat penjualan. Untuk mengetahui terjadinya penjualan kredit, dibuat ayat jurnal sebagai berikut: Piutang Dagang Rp xxx Penjualan Rp xxx untuk mencatat penjualan kredit barang dagangan Universitas Sumatera Utara b. Kartu Piutang Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi piutang perusahaan kepada tiap-tiap debiturnya. c. Kartu Persediaan Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi setiap jenis persediaan. d. Kartu Gudang Catatan ini diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi dan persediaan fisik barang yang disimpan di gudang. e. Jurnal Umum Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu khususnya dibagian penjualan melalui laporan penjualan. Aktifitas bagian-bagian yang terlibat dalam sistem penjualan kredit terdiri dari a. Bagian Penjualan 1 Menerima pemberitahuan retur penjualan. 2 Membuat memo kredit dan tembusannya ke bagian penerimaan barang. b. Bagian penerimaan barang 1 Menerima memo kredit dan laporan penerimaan barang dari bagian penjualan. 2 Menerima dan memeriksa barang. 3 Membuat laporan penerimaan barang. Universitas Sumatera Utara c. Bagian Gudang 1 Menerima laporan penerimaan barang dari bagian penerimaan barang. 2 Membuat kartu gudang. 3 Mengarsip laporan penerimaan barang. d. Bagian Piutang. 1 Menerima laporan penerimaan barang dan memo kredit dari bagian gudang. 2 Membuat kartu piutang berdasarkan memo kredit yang ada. e. Bagian Kartu Persediaan 1 Menerima laporan penerimaan barang dan memo kredit dari bagian piutang. 2 Mengisi harga pokok barang 3 Membuat kartu persediaan. f. Bagian Jurnal 1 Menerima laporan penerimaan barang dan memo kredit dari bagian kartu persediaan. 2 Membuat jurnal retur penjualan. 3 Mengarsip dokumen yang ada. Bagan Alir Penjualan Kredit dapat dilihat pada lampiran 2.

D. Pengendalian Intern Sistem Informasi Akuntansi