Sistem Pengendalian Intern Penjualan Sebagai Alat Bantu Bagi Pimpinan Dalam Mengamankan Hasil Penjualan Pada PT. Multi Alam Prima Rasa

(1)

SKRIPSI

SISTEM PENGENDALIAN INTERN PENJUALAN SEBAGAI ALAT BANTU BAGI PIMPINAN DALAM MENGAMANKAN HASIL

PENJUALAN PADA PT. MULTI ALAM PRIMA RASA

Oleh:

Rafika Agustini Harahap 060522072

PROGRAM STUDI STRATA 1 AKUNTANSI DEPARTEMEN AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

(2)

PERNYATAAN

Dengan ini saya menyatakan bahwa skripsi yang berjudul “Sistem Pengendalian Intern Penjualan Sebagai Alat Bantu Bagi Pimpinan Dalam Mengamankan Hasil Penjualan Pada PT. Multi Alam Prima Rasa”, adalah benar hasil karya saya sendiri dan judul yang dimaksud belum pernah dimuat, dipublikasikan atau diteliti oleh mahasiswa lain dalam konteks penulisan skripsi Program Ekstensi Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Semua sumber data dan informasi yang telah diperoleh telah dinyatakan jelas,benar dan apa adanya. Apabila di kemudian hari pernyataan ini tidak benar, saya bersedia menerima sanksi yang ditetapkan oleh Universitas Sumatera Utara.

Medan, Juni 2011 Yang membuat pernyataan

Rafika Agustini Harahap NIM. 060522072

(3)

KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur saya panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas segala rahmat dan karunia-Nya sehingga saya dapat menyelesaikan penulisan skripsi ini.

Skripsi yang berjudul “Sistem Pengendalian Intern Penjualan Sebagai Alat bantu Bagi Pimpinan Untuk Mengamankan Hasil Penjualan Pada PT. Multi Alam Prima Rasa” disusun guna memenuhi salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Ekonomi Fakultas Ekonomi Departemen Akuntansi Universitas Sumatera Utara.

Selama Proses penyusunan skripsi ini, saya mendapat dukungan, bimbingan, serta doa dari berbagai pihak. Oleh karena itu saya ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Drs. Firman Syarif, M.Si, Ak selaku Ketua Program Studi S1 Akuntansi dan Ibu Dra. Mutia Ismail MM, Ak selaku Sekretaris Program Studi S1 Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Bapak Drs. Arifin Lubis MM, Ak selaku Dosen Pembimbing yang telah banyak meluangkan waktu dan membimbing selama proses penyusunan dan penyelesaian skripsi ini.

4. Ibu Dra. Nurzaimah, MM, Ak selaku dosen penguji I dan Bapak Drs. Sucipto, MM, Ak selaku dosen penguji II yang telah memberikan masukan dan saran penyelesaian skripsi ini.

(4)

5. Bapak Iskandar Muda Hasibuan, SE, Ak selaku Pimpinan/Manager PT. Multi Alam Prima Rasa dan Ibu Reni Fadhilah, SE selaku Head

Accounting yang telah memberikan kesempatan melakukan penelitian

dalam rangka penyusunan skripsi ini dan terima kasih atas pengertiannya. 6. Keluarga tercinta, Kedua orang tua saya dr. H. Maraganti Harahap (Alm)

dan Hj. Nisma Lubis, Abang Rahmat Tuah Harahap, Kakak Nori Febrianti Harahap, Abangku Ridwan Halim, Sahabatku Dian Permata Sayang dan seluruh keluarga yang mendukung. Terima kasih atas dukungan, semangat, dan doa yang telah diberikan.

Saya menyadari bahwa banyak terdapat kekurangan dalam skrispsi ini. Oleh karena itu, saya mengharapkan kritik dan saran yang membangun demi kesempurnaan skripsi ini. Akhir kata, semoga skripsi ini bermanfaat bagi pembacanya.

Medan, Juni 2011 Penulis,

Rafika Agustini Harahap 060522072

(5)

ABSTRAK

Tujuan penelitian ini untuk mengetahui apakah sistem pengendalian intern penjualan yang telah ditetapkan oleh pihak manajemen sudah berjalan efektif dan efisien pada Kantor PT. Multi Alam Prima Rasa.

Jenis Penelitian ini adalah penelitian deskriptif yang menggunakan data primer seperti hasil wawancara dengan pihak perusahaan dan data sekunder seperti struktur organisasi dan beberapa formulir yang berkaitan dengan sistem pengendalian intern. Penelitian ini dilakukan pada PT. Multi Alam Prima Rasa yang berlokasi di Jalan P. Baris Komp. Ruko Palem Mas Garden No. 119 M/N Medan.

Dalam penelitian ini, penulis membahas sistem pengendalian intern mulai dari dokumen, catatan yang digunakan sampai prosedur yang membentuk sistem tersebut. Objek penelitian menggunakan sistem pengendalian intern penjualan yang sederhana sehingga diperlukan sistem yang lebih akurat , seperti penerimaan orderan barang harus langsung dari toko atau supermarket dengan lembar orderan resmi (purchase order) agar tidak terjadi orderan palsu sehingga dapat membantu pimpinan dalam mengamankan hasil penjualannya. Secara keseluruhan, penulis menilai sistem pengendalian intern masih diperlukan sistem pengendalian yang lebih ketat dan dapat membantu manajemen meningkatkan pengendalian pada perusahaan.

(6)

ABSTRACT

The purpose of this study to determine whether internal control systems sales that have been set by the management is running effectively and efficiently in the office of PT. Muti alam Prima Rasa. This type of research is descriptive research that uses primary data such as interviews with the company and secondary data such as organizational structure and some form related to the internal control system. The research was conducted at PT. Multi Alam Prima Rasa at P. Baris Comp. Palem Mas GardenNo.119M/N.

In this study, the authors discuss the internal control system ranging from documents, records used to establish procedures that system. The object of research using the internal control system so that the required simple sales system more accurate, such as acceptance of goods ordered items must be direct from a store or supermarket with a sheet of official orders (purchase orders) to prevent fraudulent orders so as to assist the leadership in securing the proceeds. Overall, the authors assess the internal control system still required a more stringent control system and can help management improve the control of the company.

(7)

DAFTAR ISI

PERNYATAAN...i

KATA PENGANTAR……….……...…...ii

ABSTRAK………....………...…..iv

ABSTRACT……….………..…….v

DAFTAR ISI……….……...……..vi

DAFTAR TABEL………...viii

BAB I : PENDAHULUAN A. Latar Belakang………...……….1

B. Perumusan Masalah………...……….3

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian………...………3

D. Kerangka Konseptual………....………..4

BAB II : TINJAUAN PUSTAKA A. Tinjauan Teoritis………...………..6

1. Pengertian Sistem……...………..…………..6

2. Pengendalian Intern………...………..10

3. Penjualan………...………….…………..26

B. Tinjauan Penelitian Terdahulu………...………...35

BAB III : METODE PENELITIAN A. Tempat..………37

B. JenisPenelitian………...………...38

(8)

D.Teknik Pengumpulan Data…....………....39 E. Metode Analisa Data…………...…….……….39 BAB IV : ANALISIS HASIL PENELITIAN

A. Data Penelitian…………...………...……40 1. Sejarah Singkat Berdirinya Perusahaan...…...………...40 2. Struktur Organisasi PT. Multi Alam Prima Rasa...………41 3. Sistem Pengendalian Intern Penjualan yang digunakan

Perusahaan...45 B. Analisis Hasil Penelitian………...………48 BAB V : KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan………...………..………..53

B. Saran………...………..54

DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

(9)

DAFTAR TABEL

Nomor Judul Halaman

Tabel 2.1 Pengelompokkan Transaksi, Rekening, 28 Fungsi-fungsi Bisnis dan Catatan serta

Dokumen yang Terkait Untuk Siklus penjualan dan Penagihan

(10)

ABSTRAK

Tujuan penelitian ini untuk mengetahui apakah sistem pengendalian intern penjualan yang telah ditetapkan oleh pihak manajemen sudah berjalan efektif dan efisien pada Kantor PT. Multi Alam Prima Rasa.

(11)

ABSTRACT

(12)

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Setiap Perusahaan baik Perusahaan Dagang, Perusahaan Jasa, ataupun Perusahaan Industri, menjalankan aktivitasnya untuk menghasilkan laba demi mempertahankan kelangsungan hidup Perusahaan. Salah satu upaya pencapaian laba tersebut adalah dengan kegiatan penjualan, karena penjualan merupakan sumber pendapatan yang utama dalam sebuah perusahaan. Kegiatan penjualan dari setiap jenis perusahaan untuk menghasilkan pendapatan berbeda-beda, perusahaan dagang menghasilkan pendapatan dari penjualan barang dagangan, perusahaan Jasa menghasilkan pendapatan dari penjualan ataupun pemberian pelayanan kepada pelanggan, dan perusahaan industri menghasilkan pendapatan dari penjualan barang yang di produksinya.

Dengan semakin berkembangnya dunia usaha dan tingkat persaingan yang ketat dewasa ini, banyak perusahaan khususnya perusahaan dagang, yang membagi penjualan produknya menjadi dua kelompok yaitu penjualan secara tunai dan penjualan secara kredit. Kegiatan penjualan mencakup tiga peristiwa, yaitu proses pemesanan barang, pengiriman barang, dan penerimaan kas hasil penjualan. Ketiga peristiwa inilah yang dapat membuka peluang terjadinya usaha-usaha penyelewengan atau penggelapan, misalnya pembuatan order penjualan palsu, yang di ikuti dengan pengeluaran barang kepada pelanggan fiktif, dan pengiriman barang ke alamat yang fiktif, ataupun penggelapan uang hasil penjualan yang menyebabkan kerugian-kerugian pada perusahaan. Pihak

(13)

manajemen perusahaan merupakan pihak yang paling bertanggung jawab untuk melindungi harta perusahaan, mencegah dan menemukan kesalahan-kesalahan atau kecurangan-kecurangan, serta mengamankan hasil penjualan. Untuk membantu pihak manajemen atau pimpinan dalam mengatasi masalah-masalah inilah maka perlu adanya kontrol yang baik terhadap kegiatan penjualan, yaitu Sistem Pengendalian Intern, karena suatu perusahaan tidak dapat berjalan dengan baik tanpa adanya sistem pengendalian intern yang baik.

Sistem Pengendalian Intern yang efektif akan dapt melindungi perusahaan dari penyelewengan-penyelewengan dan juga dapat memperoleh data akuntansi yang tepat dan dapat di percaya, serta dapat meningkatkan efisiensi usaha dan mendorong akan kepatuhan terhadap kebijakan pimpinan.

PT. Multi Alam Prima Rasa adalah Suatu Perusahaan dagang yang mendistribusikan barangnya ke pasar / konsumen, baik secara tunai maupun kredit. Penulis ingin mengevaluasi seberapa jauh penerapan sistem pengendalian intern penjualan sehingga dapat membantu pimpinan dalam mengamankan hasil penjualan. Salah satu perusahaan menghadapi permasalahan kecurangan dalam penjualan barang adalah PT. Multi Alam Prima Rasa. Kecurangan penjualan terjadi dikarenakan sistem pengendalian intern penjualan masih sederhana maupun belum berjalan dengan baik sehingga pihak manajemen perusahaan perlu menerapkan sistem pengendalian intern penjualan yang efektif.

Berdasarkan uraian diatas, maka penulis tertarik untuk mengangkat hal tersebut dalam bentuk skripsi, dengan judul “Sistem Pengendalian Intern Penjualan Sebagai Alat Bantu Bagi Pimpinan Dalam Mengamankan Hasil Penjualan Pada PT. Multi Alam Prima Rasa”.

(14)

B. Perumusan Masalah

Sehubungan dengan latar belakang masalah yang diuraikan di atas, maka yang menjadi masalah utama dalam penelitian ini adalah :

“Apakah sistem pengendalian intern penjualan yang diterapkan Perusahaan telah berjalan dengan efektif sehingga dapat membantu pimpinan dalam mengamankan hasil penjualan?”.

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian 1. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan dilakukan penelitian ini adalah:

1. Untuk memperoleh gambaran yang jelas tentang bagaimana sistem pengendalian intern yang diterapkan perusahaan dalam penjualan pada PT. Multi alam Prima Rasa.

2. Untuk mengetahui apakah sistem pengendalian intern penjualan yang diterapkan perusahaan dapat berfungsi sebagai alat bantu pimpinan dalam mengamankan hasil penjualan pada PT. Multi Alam Prima Rasa?

2. Manfaat penelitian

Manfaat dari penelitian ini adalah;

1. Bagi penulis, penelitian ini sangat bermanfaat bagi penulis karena penulis meneliti langsung ke Perusahaan sehingga penulis dapat membandingkan teori yang dipelajari di perkuliahan dan penerapannya pada perusahaan.

(15)

2. Bagi Perusahaan, dapat menjadi bahan masukan bagi PT. Multi Alam Prima Rasa untuk meningkatkan sistem pengendalian intern penjualan.

3. Bagi Pembaca, dapat menjadi bahan refrensi dan masukan bagi penulis lain yang membahas tentang sistem pengendalian intern penjualan.

D. Kerangka Konseptual

Perusahaan selama ini telah menerapkan sistem pengendalian intern penjualan yang masih sederhana sehingga kecurangan atas penjualan produk masih terjadi yang menyebabkan kerugian pada perusahaan. Pihak manajemen perusahaan telah melakukan sistem pengendalian intern penjualan dengan

Sebagai Alat Bantu Pimpinan untuk

Mengamankan Hasil Penjualan PT. Multi Alam Prima Rasa

Sistem Pengendalian Intern

(16)

mengeluarkan Delivery Order Consumen atau surat pesanan konsumen yang telah dicatat oleh salesman untuk diserahkan ke bagian accounting. Bagian accounting yang menyerahkan surat pesanan konsumen ke bagian gudang untuk pengeluaran barang sesuai dengan surat pesanan konsumen. Barang ini akan dimuatkan mobil box kemudian selesai pemuatan barang ini supir akan menyerahkan kembali surat pesanan ke bagian yang mencetak surat jalan dan faktur. Apabila surat jalan dan faktur telah selesai dicetak maka supir dapat keluar dari perusahaan untuk mengantar barang tersebut. Jadi sistem pengendalian intern penjualan yang sederhana ini diterapkan perusahaan untuk menghindari kecurangan yang merugikan pimpinan perusahaan.

(17)

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Tinjauan Teoritis 1. Pengertian Sistem

Sistem dalam perusahaan memegang peranan yang sangat penting. Aktivitas operasi yang dilaksanakan pihak manajemen perusahan tidak terlepas dari sistem. Semakin berkembangnya perusahaan tentu kegiatannya juga semakin banyak sehingga perlu dilakukan pendelegasian tugas kepada masing-masing organisasi yang berada di perusahaan. Perusahaan sangat membutuhkan sistem yang baik agar kegiatan perusahaan berjalan dengan lancar dan tujuan perusahaan akan tercapai.

Wiludjeng (2007 : 30) mendefinisikan organisasi sebagai “suatu sistem terbuka akan selalu berhubungan dengan lingkungannya, dan organisasi harus dapat menyesuaikan dengan keadaan lingkungan untuk tetap hidup”.

Organisasi/perusahaan adalah tempat sumber daya manusia bekerja sama dan berinteraksi untuk merealisasikan formulasi tujuan yang telah ditetapkan. Oleh karena itu, sebuah sistem dengan sendirinya sangat rumit. Dalam suatu sistem, manajer memiliki suatu kerangka pemikiran dan sistem juga dapat membantu mengatasi keruwetan sistem yang ada. Di pihak lain, sistem membantu masalah esensial dan rumit sehingga nantinya dapat bekerja di dalam lingkungan tempat dioperasikannya. Hal yang sangat penting mengenai karakteristik dari sistem tertentu, termasuk di dalamnya adalah realitas bahwa tiap sistem memiliki

(18)

masukan maupun keluaran, dan dapat dipandang sebagai suatu unit yang bekerja dengan sendirinya.

Sistem menurut Sutabri (2004 : 3) diartikan secara sederhana sebagai “suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen atau variabel-variabel yang terorganisasi, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain dan terpadu”.

Sistem menurut Hall (2001 : 5) “Sekelompok atau lebih yang terdiri dari komponen – komponen yang saling berkaitan (Interrelated) atau sub sistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama (Common Purpuse)”

Suatu perusahaan yang telah berjalan, baik perusahaan kecil maupun perusahaan besar pasti mempunyai sistem dalam melaksanakan kegiatan perusahaan. Sistem yang dijalankan oleh suatu perusahaan akan selalu berbeda dengan perusahaan lain, hal ini disebabkan oleh bidang usaha yang berbeda dan konsep penerapan sistem yang berbeda.

Sistem yang dijalankan perusahaan ini tidak terlepas dari akuntansi, jadi akuntansi sangatlah penting dalam membantu manajer maupun pemilik perusahaan untuk mengetahui keuangan perusahaan yang terjadi selama satu periode tertentu, sebagaimana yang dikemukakan oleh Bodnar dan Hopwood (2001 : 1)

Sistem adalah kumpulan sumber daya yang berhubungan untuk mencapai tujuan tertentu. Informasi adalah data yang berguna yang diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat. Akuntansi, sebagai suatu sistem informasi, mengindentifikasikan, mengumpulkan, dan

(19)

mengkomunikasi-kan informasi ekonomis mengenai suatu badan usaha kepada berbagai pihak.

Sistem suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Sedangkan pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponen mendefinisikan sistem sebagai kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Kedua kelompok definisi ini adalah benar dan tidak bertentangan. Yang berbeda adalah cara pendekatannya.

Sistem menurut Mc. Leod, R. Jr dan Schell, G. (2004 : 9) diartikan sebagai “sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan”.

Teori sistem mengatakan bahwa setiap unsur pembentuk organisasi adalah penting dan harus mendapat perhatian yang utuh supaya manajer dapat bertindak lebih efektif. Yang dimaksud unsur atau komponen pembentuk organisasi di sini bukan hanya bagian-bagian yang tampak secara fisik, tetapi juga hal-hal yang mungkin bersifat abstrak atau konseptual, seperti misi, pekerjaan, kegiatan, kelompok informal, dan lain sebagainya.

Sutanta (2003 : 8) sistem dapat diklasifikasikan dalam beberapa cara, yaitu:

1. Sistem fisis (physical systems) dan sistem abstrak (abstract systems). 2. Sistem alamiah (natural systems) dan sistem buatan manusia (human

made systems).

3. Sistem tertentu (deterministic systems) dan sistem tidak tentu (probabilistic systems).

(20)

Sistem merupakan suatu bentuk integrasi antara satu komponen dengan komponen lain karena sistem memiliki sasaran yang berbeda untuk setiap kasus yang terjadi di dalam sistem tersebut. Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandangan, seperti contoh sistem yang bersifat abstrak, sistem alamiah, sistem yang bersifat deterministik dan sistem yang bersifat terbuka dan tertutup. a. Sistem abstrak dan sistem fisik

Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang ada secara

fisik.

b. Sistem alamiah dan sistem buatan manusia

Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat oleh manusia. Sedangkan sistem buatan manusia merupakan sistem yang melibatkan hubungan manusia dengan mesin, yang disebut dengan human machine sistem. Sistem informasi berbasis komputer karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia.

c. Sistem deterministic dan sistem probabilistic

Sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang dapat diprediksi disebut sistem deterministic. Sistem komputer adalah contoh dari sistem yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-program komputer yang dijalankan.

d. Sistem terbuka dan sistem tertutup

Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh oleh lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa

(21)

ada campur tangan dari pihak luar. Sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan dipengaruhi oleh lingkungan luarnya, yang menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk sub-sistem lainnya.

2. Pengendalian Intern

Pengendalian merupakan suatu proses untuk memastikan bahwa sumber sumber diperoleh dan dipergunakan efektif dan efisien didalam mencapai sasaran-sasaran yang sudah ditetapkan. Jadi pengendalian adalah suatu proses untuk memastikan sejauh mana memungkinkan kegiatan yang dijalankan bagian dari organisasi sudah mencapai sasaran atau menyimpang. Bilamana setelah dipantau terjadi penyimpangan dari sasarannya, segera dapat diketahui agar dapat diperbaiki.

Pengendalian intern berasal dari kata internal control yang dapat diartikan sebagai pengendalian intern. Pengendalian intern merupakan salah satu tugas yang harus dilaksanakan oleh manajemen untuk menjamin tercapainya tujuan perusahaan. Secara umum pengertian pengendalian intern dapat mempunyai arti sempit dan arti luas. Dalam arti sempit, pengendalian intern merupakan pengecekan penjumlahan, baik penjumlahan mendatar maupun penjumlahan menurun. Dalam arti luas, pengendalian intern tidak hanya meliputi pekerjaan pengecekan, tetapi juga mencakup semua alat-alat yang digunakan manajemen untuk mengadakan pengendalian. Pengendalian Intern mempunyai peranan yang sangat penting dalam pelaksanaan aktivitas suatu perusahaan karena berfungsi sebagai alat dapat membantu pimpinan perusahaan karena berfungsi sebagai alat yang dapat membantu pimpinan perusahaan dalam melaksanakan tugasnya.

(22)

Pengendalian Intern menurut Mulyadi (2001 : 163) “Sistem Informasi Akuntansi Pengendalian Intern yang meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan perusahaan, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisien, dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen”.

Menurut Ikatan Akuntan Indonesia dalam Standard Profesional Akuntan Publik (2001 SA Seksi 319 Paragraf 06) :

Pengendalian Intern adalah suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris manajemen dan personil lain entitas yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian 3 golongan tujuan berikut ini: (a) keandalan laporan keuangan, (b) efektifitas dan efisiensi operasi, dan (c) kepatuhan hukum dan peraturan yang berlaku.

Pengendalian intern yang dikemukakan oleh Tunggal (2007 : 75)

Suatu proses, yang dipengaruhi oleh Board of Director, manajemen, dan personil yang lain, yang didesain untuk mendapatkan keyakinan memadai (reasonably assurance) tentang pencapaian dalam hal-hal berikut :

1. Kesudahan laporan keuangan (realibility of financial reporting).

2. Kesesuaian dengan undang-undang dan peraturan yang berlaku (compliance with applicable laws and regulations).

3. Efektivitas dan efisiensi operasi.

Menurut Agoes (2004 : 79) mendefinisikan pengendalian intern sebagai berikut :

Pengendalian intern sebagai suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen dan personel lain entitas yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut ini: (a) keandalan laporan keuangan, (b) efektivitas dan efisiensi operasi, (c) kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku.

Berdasarkan kedua pengertian di atas, dapat ditarik kesimpulan mengenai pengendalian intern sebagai berikut :

a. Pengendalian intern merupakan suatu proses untuk mencapai tujuan tertentu. Pengendalian intern merupakan suatu rangkaian tindakan yang bersifat

(23)

persuasif dan menjadi bagian tidak terpisahkan, bukan hanya sebagai tambahan dari infrastruktur entitas.

b. Pengendalian intern bukan hanya terdiri dari pedoman kebijakan dan formulir, namun dijalankan oleh orang dari setiap jenjang organisasi, yang mencakup dewan komisaris, manajemen, dan personel lainnya.

c. Pengendalian intern diharapkan mampu memberikan keyakinan memadai, bukan keyakinan mutlak, bagi manajemen dan dewan komisaris entitas. Keterbatasan yang melekat dalam semua sistem pengendalian intern dan pertimbangan manfaat dan pengorbanan dalam pencapaian tujuan pengendalian, menyebabkan pengendalian intern tidak dapat memberikan keyakinan mutlak.

d. Pengendalian intern ditujukan untuk mencapai tujuan yang saling berkaitan, yaitu pelaporan keuangan, kepatuhan dan operasi.

Tujuan pengendalian intern adalah untuk menentukan bahwa kebijakan dan prosedur yang ada dalam perusahaan telah dipenuhi oleh personel dalam semua level kegiatan. Tujuan pemeriksaan intern membantu organisasi dalam mencapai tujuannya dengan melalui pendekatan yang sistematis, disiplin untuk mengevaluasi dan melakukan perbaikan atas keefektivan manajemen risiko, pengendalian dan proses yang jujur, bersih dan baik. Pada dasarnya pemeriksaan intern diarahkan untuk membantu seluruh anggota pimpinan, agar mereka dapat melaksanakan kewajiban-kewajibannya dalam mencapai tujuan organisasi secara hemat, efisien dan efektif.

(24)

Pengendalian intern merupakan rangkaian kebijakan dan prosedur yang dirancang untuk:

a. Melindungi aktiva

b. Memastikan ketaatan dengan hukum dan kebijakan perusahaan c. Menyediakan catatan akuntansi yang tepat

d. Mengevaluasi kinerja.

Rangkaian kebijakan dan prosedur tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut:

a. Melindungi aktiva

Aktiva yang merupakan sumber favorit bagi transaksi-transaksi yang curang adalah khas. Perlindungan ini mempunyai banyak pengertian diantaranya adalah melindungi kas dari segala macam ketidakberuntungan misalnya keputusan manajemen menjual barang perusahaan ternyata dibuktikan tidak dapat menghasilkan laba. Selain itu kas dilindungi dari kerugian yang disengaja dan yang tidak disengaja dalam proses transaksi termasuk menjaga kas perusahaan terhadap kehilangan fisik. Cara pengendalian intern melindungi aktiva yaitu :

a) Transaksi-transaksi dilaksanakan; sesuai dengan pengesahan (otorisasi) manajemen yang umum maupun yang khusus.

b) Transaksi-transaksi dicatat untuk (1) memungkinkan penyusunan laporan keuangan yang sesuai dengan prinsip akuntansi yang umumnya diterima atau kriteria-kriteria lain yang perlu untuk laporan-laporan tersebut dan (2) menunjukkan pertanggungjawaban atas aktiva. c) Access (penggunaan) aktiva hanya diperbolehkan bila sesuai dengan

otorisasi manajemen.

d) Tanggungjawab atas aktiva (menurut catatan) dibandingkan denga aktiva yang ada setiap waktu tertentu dan diambil tindakan yang perlu

(25)

bila ada perbedaan-perbedaan.

b. Memastikan ketaatan dengan hukum dan kebijakan perusahaan

Prosedur-prosedur yang dibuat untuk pengawasan kas dibuat berdasarkan kebijakan perusahaan supaya tercipta keteraturan, kelancaran, dan jaminan bahwa pengawasan dilakukan dengan baik dan benar. Dan untuk menjaga kemungkinan terjadinya masalah di masa yang akan datang maka perusahaan juga harus melakukan operasinya sesuai dengan hukum yang berlaku.

c. Menyediakan catatan akuntansi yang tepat

Untuk memperoleh keyakinan bahwa catatan akuntansi disediakan dengan tepat maka auditor melakukan rekonsilidasi antara saldo kas yang dicantumkan di neraca dengan kas yang bersangkutan di dalam buku besar dan selanjutnya ke jurnal penheluaran kas, jurnal umum, dan bukti pembantu aktiva tetap. e. Mengevaluasi kinerja

Salah satu bentuk pengawasan intern kas adalah membandingkan antara proyeksi dan realisasi. Jika terjadi perbedaan maka dapat ditelusuri apa yang menyebabkan terjadinya perbedaan dan apakah perusahaan telah mencapai tujuan yan dapat menjadi tolok ukur kinerja perusahaan.

Unsur-unsur pengendalian intern adalah lingkungan pengendalian, penaksiran risiko, informasi dan komunikasi, aktivitas pengendalian serta pemantauan. Lingkungan pengendalian menciptakan suasana pengendalian dalam suatu organisasi dan mempengaruhi kesadaran personel organisasi tentang pengendalian. Lingkungan pengendalian merupakan landasan untuk semua unsur

(26)

pengendalian intern, yang membentuk disiplin dan struktur. Berbagai faktor yang membentuk lingkungan pengendalian dalam suatu entitas antara lain :

1) Nilai integritas dan etika.

2) Komitmen terhadap kompetensi. 3) Dewan komisaris dan komite audit. 4) Filosofi dan gaya operasi manajemen. 5) Struktur organisasi.

6) Pembagian wewenang dan pembebanan tanggung jawab. 7) Kebijakan dan praktik sumber daya manusia.

Adapun unsur-unsur yang terdapat dalam Pengendalian Intern, menurut Mulyadi (2002 : 183) yaitu :

1. Lingkungan Pengendalian

Lingkungan Pengendalian mencerminkan sikap dan tindakan para pemilik dan manajer perusahaan mengenai pentingnya pengendalian intern perusahaan.

2. Penaksiran Resiko

Penaksiran resiko merupakan identifikasi, analisis, dan pengelolaan resiko satuan usaha yang berkaitan dengan penyusunan laporan keuangan sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum.

3. Informasi dan Komunikasi

Informasi dalam hal ini adalah informasi keuangan yang dihasilkan oleh suatu satuan usaha.

Komunikasi adalah penyampaian informasi yang dihasilkan kepada semua personel yang terlibat dalam kegiatan untuk menghasilkan informasi tersebut.

4. Aktivitas Pengendalian

Merupakan prosedur yang dibuat untuk memberikan keyakinan bahwa petunjuk yang dibuat oleh manajemen telah dilaksanakan guna mengurangi resiko dalam pencapaian tujuan satuan usaha.

5. Pemantauan

Pemantauan adalah proses penilaian kualitas kinerja pengendalian intern sepanjang waktu.

(27)

Penaksiran risiko untuk tujuan pelaporan keuangan adalah identifikasi, analisis, dan pengelolaan risiko entitas yang berkaitan dengan penyusunan laporan keuangan, sesuai dengan prinsip akuntansi berterima umum di Indonesia. Penaksiran risiko manajemen untuk tujuan pelaporan keuangan adalah penaksiran risiko yang terkandung dalam asersi tertentu dalam laporan keuangan dan desain dan implementasi aktivitas pengendalian yang ditujukan untuk mengurangi risiko tersebut pada tingkat minimum, dengan mempertimbangkan biaya dan manfaat. Penaksiran risiko manajemen harus mencakup pertimbangan khusus terhadap risiko yang dapat timbul dari perubahan keadaan, seperti :

a. Bidang baru bisnis atau transaksi yang memerlukan prosedur akuntansi yang belum pernah dikenal.

b. Perubahan standar akuntansi. c. Hukum dan peraturan baru.

d. Perubahan yang berkaitan dengan revisi sistem dan teknologi baru yang digunakan untuk pengolahan informasi.

e. Pertumbuhan pesat entitas yang menuntut perubahan fungsi pengolahan dan pelaporan informasi dan personel yang terlibat di dalam f ungsi tersebut.

Sistem akuntansi diciptakan untuk mengidentifikasi, merakit, menggolongkan, menganalisis, mencatat, dan melaporkan transaksi suatu entitas, serta menyelenggarakan pertanggungjawaban kekayaan dan utang entitas tersebut. Transaksi terdiri dari penggunaan aktiva dan jasa dalam entitas. Fokus utama kebijakan dan prosedur pengendalian yang berkaitan dengan sistem akuntansi

(28)

adalah bahwa transaksi dilaksanakan dengan cara yang mencegah salah saji dalam asersi manajemen di laporan keuangan. Oleh karena itu, sistem akuntansi yang efektif dapat memberikan keyakinan memadai bahwa transaksi yang dicatat atau terjadi adalah :

1. Sah.

2. Telah diotorisasi. 3. Telah dicatat.

4. Telah dinilai secara wajar. 5. Telah digolongkan secara wajar.

6. Telah dicatat dalam periode yang seharusnya.

7. Telah dimasukkan ke dalam buku pembantu dan telah diringkas dengan benar.

Komunikasi mencakup penyampaian informasi kepada semua personel yang terlibat dalam pelaporan keuangan tentang bagaimana aktivitas mereka berkaitan dengan pekerjaan orang lain, baik yang berada di dalam maupun di luar organisasi. Komunikasi ini mencakup sistem pelaporan penyimpangan kepada pihak yang lebih tinggi dalam entitas. Pedoman kebijakan, pedoman akuntansi dan pelaporan keuangan, daftar akun, dan memo juga merupakan bagian dari komponen informasi dan komunikasi dalam pengendalian intern.

Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang dibuat untuk memberikan keyakinan bahwa petunjuk yang dibuat oleh manajemen dilaksanakan. Kebijakan dan prosedur ini memberikan keyakinan bahwa tindakan yang diperlukan telah dilaksanakan untuk mengurangi risiko dalam pencapaian

(29)

tujuan entitas. Aktivitas pengendalian memiliki berbagai macam tujuan dan diterapkan dalam berbagai tingkat dan fungsi organisasi. Sebagai tambahan terhadap lingkungan pengendalian dan informasi dan komunikasi, suatu entitas memerlukan kebijakan dan prosedur untuk memberikan keyakinan bahwa tujuan perusahaan akan tercapai. Aktivitas pengendalian yang relevan dengan audit atas laporan keuangan dapat digolongkan ke dalam berbagai kelompok. Salah satu cara penggolongan adalah sebagai berikut :

1. Pengendalian pengolahan informasi. a. Pengendalian umum

b. Pengendalian aplikasi 1) otorisasi memadai

2) perancangan dan penggunaan dokumen dan catatan memadai 3) pengecekan secara independen

2. Pemisahan fungsi yang memadai.

3. Pengendalian fisik atas kekayaan dan catatan. 4. Review atas kinerja.

Pemantauan adalah proses penilaian kualitas kinerja pengendalian intern sepanjang waktu. Pemantauan dilaksanakan oleh personel yang semestinya melakukan pekerjaan tersebut, baik pada tahap desain maupun pengoperasian pengendalian, pada waktu yang tepat, untuk menentukan apakah pengendalian intern beroperasi sebagaimana yang diharapkan, dan untuk menentukan apakah pengendalian intern tersebut telah memerlukan perubahan karena terjadinya perubahan keadaan.

(30)

Menurut Akmal (2006 : 25) Unsur-unsur pengendalian manajemen dibagi ke dalam lima sebagai berikut :

a. lingkungan pengendalian b. penaksiran risiko

c. aktivitas pengendalian d. informasi dan komunikasi e. pemantauan

Unsur-unsur pengendalian terdiri dari : 1. Struktur organisasi

2. Sistem/prosedur/otorisasi/wewenang 3. Praktek yang sehat.

4. Kualitas karyawan.

Auditor internal harus memiliki pengetahuan, keterampilan, dan kompetensi lain yang dibutuhkan untuk melaksanakan tanggung jawab mereka. Aktivitas audit internal secara kolektif harus memiliki atau mengupayakan pengetahuan, keterampilan, dan kompetensi lain yang dibutuhkan untuk melaksanakan tanggung jawabnya. Auditor internal harus memiliki pengetahuan yang memadai untuk mengidentifikasi indikator-indikator kecurangan namun tidak diharapkan untuk memiliki keahlian dari seseorang yang tanggung jawab utamanya adalah menemukan dan menyelidiki kecurangan.

• Hubungan audit intern dan struktur pengendalian intern

(31)

pengendalian dan proses yang jujur, bersih dan baik. Audit intern diarahkan perusahaan untuk membantu seluruh anggota struktur organisasi agar mereka dapat melaksanakan kewajiban-kewajibannya dalam mencapai tujuan organisasi secara hemat, efisien, dan efektif.

Audit intern yang mengendalikan kegiatan operasi dengan melalui hasil pemeriksaan telah dilakukannya. Setiap organisasi/perusahaan sering mengalami kesulitan dalam melakukan tugasnya. Untuk mengatasi kesulitan yang dihadapi perusahaan ini, maka pimpinan melakukan pemeriksaan intern terhadap segala kegiatan yang berhubungan struktur organisasi seiring aktivitas operasinya. Setelah dilakukan audit intern ini, maka akan disampaikan auditor intern kepada pimpinan perusahaan untuk mengambil keputusan.

Berdasarkan tujuannya, sistem pengendalian intern dapat dibagi menjadi dua, yaitu:

a. Pengendalian intern akuntansi (internal accounting control), meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi.

b. Pengendalian intern administratif (internal control administrative), meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk mendorong efisiensi dan dipatuhinya kebijakan manajemen.

Pengendalian intern yang baik harus mencakup ciri-ciri berikut ini :

a. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tepat.

(32)

b. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang cukup memungkinkan guna pengawasan akuntansi terhadap aktiva, hutang, pendapatan dan biaya.

c. Adanya praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap bagian dalam organisasi

d. Tingkat kecakapan pegawai sesuai dengan tanggung jawabnya.

Unsur Pengendalian Intern

Audit intern berperan penting dalam memberikan nilai tambah dan melakukan perbaikan operasi organisasi. Jadi audit intern membantu organisasi dalam mencapai tujuannya dengan melalui pendekatan yang sistematis, disiplin untuk mengevaluasi dan melakukan perbaikan atas keefektifan manajemen risiko, pengendalian dan proses yang jujur, bersih dan baik. Audit intern diarahkan perusahaan untuk membantu seluruh anggota struktur organisasi agar mereka dapat melaksanakan kewajiban-kewajibannya dalam mencapai tujuan organisasi secara hemat, efisien, dan efektif.

(33)

Tahap-tahap Audit 1. Pernyataan Audit

Dalam melakukan perencanaan audit, auditor harus :

• Tim mempelajari kertas kerja pemeriksaan (KKP) permanent dan KKP non permanent tahun audit terakhir.

• Ketua tim mengadakan pertemuan dahulu dengan pengawasan audit.

• Tim melakukan review dan penelitian terhadap struktur pengendalian intern dan audit program yang digunakan dalam audit terakhir.

• Pengawasan audit mereview hasil penelitian terhadap struktur pengendalian intern dan audit program.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam persiapan audit :

• Penentuan adanya kemungkinan terjadinya masalah akuntansi atau audit secepat mungkin.

• Pengaturan asisten secara efisien dan tertib.

• Pengetahuan yang mendalam tentang usaha perusahaan. 2. Pelaksanaan Audit

Sebelum pemeriksaan dilakukan terlebih dahulu auditor harus membuat audit program, ini bertujuan untuk auditor dalam memberikan perintah kepada asisten mengenai pekerjaan yang harus dilaksanakan, audit program harus menggariskan dengan rinci, prosedur audit yang menurut keyakinan auditor diperlukan untuk mencapai tujuan audit.

Menurut Agoes (2001 : 104) menyatakan “Audit program yang baik harus mencantumkan Tujuan pemeriksaan, Audit prosedur yang akan dijalankan, dan Kesimpulan pemeriksaan”.

(34)

Setelah audit program selesai dibuat untuk mempermudah pelaksanaan dilapangan auditor dibantu dengan kertas kerja pemeriksaan, sebagaimana yang dikemukakan Agoes (2001 : 85) “Kertas Kerja Pemeriksaan adalah semua berkas-berkas yang dikumpulkan oleh auditor dalam menjalankan pemeriksaan”.

Adapun kriteria untuk pembuatan kertas kerja yang baik menurut Agoes (2001 : 88)

1. Kertas kerja harus mempunyai tujuan.

2. Harus dicegah menulis kembali kertas kerja pemeriksaan sebab banyak kerugian misalnya; membuang waktu dan dapat salah menyalin.

3. Dalam kertas kerja pemeriksaan harus dijelaskan prosedur audit apa yang dilakukan.

4. Kertas kerja pemeriksaan harus diindex.

5. Kertas kerja harus di paraf oleh orang yang membuat dan yang memeriksa kembali hingga dapat diketahui siapa yang bertanggung jawab.

6. Setiap pernyataan yang ada pada KKP harus terjawab. 7. Dalam kertas kerja harus tercantum :

a. Sifat dari perkiraan yang diperiksa. b. Prosedur pemeriksaan yang dilakukan.

c. Kesimpulan mengenai kelayakan perkiraan yang diperiksa. 8. Hal-hal Tambahan :

a. KKP harus rapi dan bersih.

b. KKP harus mudah dibaca dan jelas.

c. Bahasa yang digunakan bahasa Indonesia atau bahasa Inggris. 9. Dibagian muka file KKP harus dimasukkan daftar isi dan index KKP.

Dalam pelaksanaan di lapangan ada beberapa prosedur standar yang harus dilaksanakan antara lain :

• Ketua tim dan pelaksana lainnya melaksanakan prosedur audit sesuai dengan audit program.

• Bila perlu ketua tim dapat mengusulkan perubahan audit program kepada pengawas. Hasil pelaksanaan prosedur audit dapat dituangkan dalam bentuk KKP. Ketua tim mengawasi hasil pelaksanaan pekerjaan anggota tim dan memberikan pengarahan serta review KKP yang dibuat oleh anggota tim.

(35)

• Pengawasan audit secara berkala mengawasi pelaksanaan audit yang dilakukan oleh tim audit serta memberikan pengarahan dan pembinaan seperlunya. Pengawasan audit review KKP dan menuangkannya dalam lembaran review.

• Pengawasan audit didampingi oleh ketua tim membicarakan koreksi hasil audit dengan manajemen perusahaan.

• Setelah audit program selesai dilaksanakan dan KKP di review seluruhnya, ketua tim berdasarkan KKP menyusun konsep laporan hasil audit (LHA). • Konsep LHA diserahkan oleh ketua tim kepada pengawas audit disertai

KKP.

• Pada saat akhir audit, ketua tim bersama-sama anggota tim harus mereview dan menilai struktur pengendalian intern yang berlaku pada tahun berjalan serta menyusun audit program untuk keperluan audit umum berikutnya.

Teknik-teknik yang digunakan dalam pelaksanaan audit adalah :

• Membandingkan berarti memeriksa dua atau lebih data atau informasi dengan memperhatikan persamaan dan perbedaannya.

• Mengecek atau to check diartikan sebagai pengawasan atau supervise untuk menjamin ketetapan.

• Menelusuri atau to trace adalah memeriksa dengan cara mengurut kembali ke bukti asal.

• Memeriksa dokumen dasar atau vouching dilakukan untuk membuktikan sah atau tidaknya suatu transaksi dari segi akuntansi.

(36)

• menganalisa atau to analize berarti memeriksa dengan cara memecah-mecah atau membagi menjadi bagian-bagian yang lebih kecil untuk menentukan hubungan antara bagian-bagian tersebut.

• Testing atau sampling memeriksa bagian-bagian tertentu dari suatu himpunan yang kemudian digunakan sebagai dasar untuk menarik kesimpulan menangani keadaan himpunan tersebut.

• Menginspeksi atau to inspect berarti menelaah secara kritis tanpa melakukan verifikasi yang lengkap.

• Footing adalah memeriksa kebenaran penjumlahan atau pengurangan ke

bawah. Croosfooting berarti memeriksa kebenaran penjumlahan atau pengurangan ke samping.

• Verifikasi adalah pemeriksaan mengenai kebenaran perhitungan seperti memeriksa penjumlahan, perkalian, pengurangan dan seterusnya.

• Merekonsiliasi adalah mencocokkan dua sumber yang terpisah mengenai hal yang sama dan kalau terdapat perbedaan-perbedaan tersebut harus dapat dijelaskan.

• Mengirimkan permintaan konfirmasi merupakan usaha pencarian bukti dimana pihak lain meneguhkan atau confirm mengenai kebenaran atau kesalahan informasi yang diperiksa.

3. Pelaporan Hasil Audit

Sebelum menerbitkan laporan, prosedur yang dilaksanakan adalah :

• Pengawas audit mereview konsep laporan hasil audit dan menghubungkannya dengan KKP.

(37)

• Pengawas audit menyerahkan konsep laporan hasil audit kepada penanggung jawab.

• Penanggung jawab mereview konsep laporan hasil audit.

• Konsep laporan hasil audit kemudian dibicarakan dengan manajemen perusahaan yang diaudit oleh penanggung jawab atau petugas yang ditunjuk.

• Konsep laporan hasil audit setelah disetujui penanggung jawab diproses lebih lanjut sampai laporan hasil audit diterbitkan.

3. Penjualan

Kegiatan penjualan terdiri dari transaksi penjualan barang atau jasa, baik secara kredit maupun secara tunai. Dalam transaksi penjualan secara kredit, kegiatannya ditangani oleh sistem penjualan kredit, sedangkan pada transaksi penjualan secara tunai, kegiatannya ditangani oleh sistem penjualan tunai. Tidak semua penjualan berhasil mendatangkan pendapatan (revenue) bagi perusahaan. Adakalanya pembeli mengembalikan barang yang telah dibelinya kepada perusahaan. Transaksi pengembalian barang oleh pembeli ini ditangani perusahaan melalui sistem retur penjualan.

Swastha (2009 : 8) mendefinisikan pengertian Menjual sebagai “ilmu dan seni yang mempengaruhi pribadi yang dilakukan oleh penjual untuk mengajak orang lain agar bersedia membeli barang/jasa yang ditawarkannya”.

Penjualan merupakan salah satu hal yang paling penting dalam operasi perusahaan komersil. Sumber pendapatan utama perusahaan tersebut adalah penjualan. Penjualan adalah jumlah yang dibebankan kepada pembeli dalam penjualan barang atau jasa dalam suatu periode akuntansi. Penjualan sebagai

(38)

pemindahan hak milik atas barang (termasuk surat-surat berharga) atau jasa dengan harga yang disepakati dan dibayar. Penjualan selalu dibedakan antara penjualan kotor dan penjualan bersih. Penjualan kotor adalah jumlah seluruh penjualan sebelum dikurangi berbagai potongan atau pengurangan harga lainnya yang diberikan kepada pembali seperti sales discount, sales return dan allowances dan lain-lain. Penjualan bersih adalah satu bahagian dari perhitungan rugi laba yang meliputi jumlah total penjualan dikurangi return penjualan dan discount penjualan.

Penjualan menurut Hermawan dan Masyhad (2006 : 164) diartikan sebagai “aliran kas masuk atau aktiva lain yang timbul karena perusahaan menjual barang dagangannya”.

Berdasarkan pendapat yang telah dikemukakan oleh para ahli dapat disimpulkan bahwa penjualan dapat tercipta suatu proses pertukaran barang dan/atau jasa antara penjual dengan pembeli. Dengan alat penukar berupa uang, orang akan lebih mudah memenuhi segala keinginannya; dan penjualan menjadi lebih mudah dilakukan. Penjualan dapat dilakukan dengan baik, apabila terjadi kesepakatan antara konsumen dengan penjual.

Mengenai Penjualan dapat dilihat sebagaimana yang dikemukakan oleh Soemarso (2004 : 160)

Penjualan dapat dilakukan secara kredit maupun tunai dan pada umumnya kepada beberapa langganan. Penjualan secara kredit menimbulkan piutang yang biasanya dicatat dalam akun Piutang Dagang. Seperti halnya waktu membeli, ketika menjadi perusahaan juga terkait dengan syarat jual beli tertentu (bedakan dengan syarat jual beli yang diterapkan pada waktu perusahaan membeli.

(39)

Penjualan dan penagihannya dapat disajikan dalam tabel 2.1 sebagai berikut:

Tabel 2.1

Pengelompokkan Transaksi, Rekening, Fungsi-fungsi Bisnis dan Catatan Serta Dokumen Yang Terkait Untuk Siklus Penjualan dan Penagihan Pengelompok

an Transaksi

Rekening Fungsi Bisnis Catatan dan Dokumen Penjualan Penjualan

rekening piutang Memroses pesanan pelanggan pemberian kredit pengiriman barang tagihan kepada pelanggan dan membukukan penjualan Pesanan pelanggan pesanan penjualan dokumen pengiriman faktur penjualan file transaksi penjualan jurnal atau daftar penjualan file rekening piutang dagang induk memeriksa saldo

piutang dagang rekening bulanan

Uang masuk Uang di bank (debet uang yang masuk) rekening piutang Memroses dan membukukan uang masuk Pemberitahuan kiriman uang mencatat

sementara uang masuk file penerimaan tunai hasil transaksi daftar atau jurnal uang masuk Retur penjualan dan potongan Retur penjualan dan potongan rekening piutang Pemrosesan dan pembukuan retur penjualan dan potongan

Nota kredit jurnal retur penjualan dan potongan

Menghapus piutang yang tak tertagih Rekening piutang pinjaman yang tak tertagih Menghapus piutang yang tak tertagih

Formulir otorisasi rekening yang tak tertagih jurnal buku besar Beban piutang tak tertagih Piutang yang tidak ditagih cadangan piutang yang tak tertagih Menetapkan piutang yang tidak tertagih

Jurnal buku besar

Sumber : Arens, Elder dan Beasley (2006 : 5)

Sistem dan prosedur penjualan yang memadai diperlukan dalam suatu perusahaan agar kegiatan penjualan dapat berjalan dengan baik, hal ini dapat dicapai bila didalamnya terdapat suatu sistem pengendalian intern yang dapat

(40)

diandalkan, sehingga risiko kecurangan dapat diminimalkan. Sistem dan prosedur pada fungsi penjualan adalah sebagai berikut:

a. Fungsi yang terkait dalam sistem penjualan. (1) Fungsi Penjualan

Fungsi penjualan mengawali pemrosesan order barang dagang oleh pelanggan, yang dapat dilakukan melalui telephon, surat, formulir isian yang dikirimkan kepada pelanggan potensial, atau cara lainnya. Fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima surat order dari pembeli, mengedit order dari pelanggan untuk menambahkan informasi yang belum ada pada surat order tersebut, meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal pengiriman dan dari gudang mana barang akan dikirim, dan mengisi surat order pengiriman.

(2) Fungsi Kredit

Fungsi kredit bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk membuat bukti memorial atas dasar surat keputusan direktur keuangan untuk penghapusan piutang yang sudah tidak dapat ditagih.

(3) Fungsi Gudang

Fungsi gudang bertanggung jawab untuk menyimpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan, serta menyerahkan barang tersebut ke fungsi pengiriman.

(4) Fungsi Pengiriman

(41)

dasar surat order pengiriman yang diterimanya dari fungsi penjualan, menjamin bahwa tidak ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa ada otorisasi dari yang berwenang, dan bertanggung jawab untuk mengirimkan kembali barang yang telah dibeli perusahaan kepada pemasok dalam transaksi retur pembelian.

(5) Fungsi Penagihan

Fungsi penagihan bertanggung jawab untuk membuat faktur dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan, serta menyediakan copy faktur bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualan oleh fungsi akuntansi.

(6) Fungsi Penerimaan Kas

Fungsi penerimaan kas bertanggung jawab untuk menerima kas dari pembeli dan menyetorkan seluruh kas dari penjualan dengan segera ke bank.

(7) Fungsi Akuntansi

Fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit dan membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada para debitur, serta membuat laporan penjualan.

b. Dokumen yang terkait dengan sistem penjualan.

(1) Surat order pengiriman dan tembusannya. Surat order pengiriman merupakan dokumen pokok untuk memproses penjualan kredit kepada pelanggan.

(42)

(2) Faktur penjualan dan tembusannya. Faktur penjualan merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk mencatat timbulnya piutang.

(3) Rekapitulasi harga pokok penjualan, merupakan dokumen pendukung yang digunakan untuk menghitung total harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu.

(4) Bukti memorial, merupakan dokumen sumber untuk dasar pencatatan ke dalam jurnal umum.

c. Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan. (1) Prosedur Pesanan Penjualan.

Dalam prosedur ini, fungsi penjualan menerima pesanan dari pembeli dan menambahkan informasi penting pada surat order dari pembeli, kemudian membuat surat order pengiriman dan mengirimkannya kepada berbagai fungsi lainnya, sehungga memungkinkan fungsi tersebut memberikan kontribusi dalam melayani pesanan dari pembeli. (2) Prosedur Persetujuan Kredit.

Dalam prosedur ini, fungsi penjualan meminta persetujuan kredit kepada pembeli tertentu dari fungsi kredit.

(3) Prosedur Pengiriman Barang.

Dalam prosedur ini, fungsi pengiriman mengirimkan barang kepada pembeli sesuai dengan informasi dalam surat order pengiriman yang diterima dari fungsi pengiriman.

(4) Prosedur Pencatatan Piutang.

(43)

penjualan ke dalam kartu piutang atau dalam metode pencatatan tertentu mengarsipkan dokumen tembusan menurut abjad yang berfungsi sebagai catatan piutang.

(5) Prosedur Penagihan.

Dalam prosedur ini, fungsi penagihan membuat faktur penjualan dan mengirimkannya kepada pembeli.

(6) Prosedur Penerimaan Kas.

Dalam prosedur ini fungsi penerimaan kas menerima pembayaran dari penjualan tunai maupun pelunasan piutang dari penjualan kredit. (7) Prosedur Pencatatan Pendapatan.

Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat transaksi penjualan ke dalam jurnal penjualan.

(8) Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan.

Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat secara periodik total harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu. (9) Prosedur Retur Penjualan, yaitu:

(a) Prosedur pembuatan memo kredit. Dalam prosedur ini, fungsi penjualan membuat memo kredit yang memberikan perintah kepada fungsi penerimaan untuk menerima barang dari pembeli dan kepada fungsi akuntansi untuk mencatat pengurangan piutang kepada pembeli yang bersangkutan.

(b) Prosedur penerimaan barang. Dalam prosedur ini, fungsi penerimaan menerima dari pembeli berdasarkan perintah dalam memo kredit yang diterima dari fungsi penjualan.

(44)

(c) Prosedur pencatatan retur penjualan. Dalam prosedur ini, transaksi berkurangnya piutang usaha dan pendapatan penjualan akibat retur penjualan dicatat oleh fungsi akuntansi ke dalam jurnal umum atau jurnal retur penjualan dan ke dalam buku pembantu piutang. Berkurangnya harga pokok penjualan dan bertambahnya harga pokok persediaan dicatat oleh fungsi akuntansi ke dalam jurnal umum dan buku pembantu persediaan.

Penjualan secara umum dapat dibagi menjadi 2 (dua) bagian yaitu : 1. Penjualan Tunai

Dalam transaksi penjualan tunai, barang dan jasa baru akan diserahkan kepada pelanggan oleh perusahaan setelah pembeli atau pelanggan melakukan kewajibannya membayar secara tunai atau cash kepada perusahaan.

Jadi penjualan tunai dilaksanakan perusahaan dengan cara mewajibkan pembeli melakukan pembayaran harga barang terlebih dahulu sebelum barang diserahkan kepada pembeli. Setelah uang diterima oleh

perusahaan, barang yang dibeli baru diserahkan kepada pelanggan dan transaksi tunai baru akan dicatat oleh pihak perusahaan

2. Penjualan Kredit

Dalam transaksi penjualan kredit yang menjadi dasar yang paling utama adalah adanya kepercayaan antara pihak penjual dengan pihak pembeli dimana pihak penjual percaya bahwa piutang yang diberikan akan dibayar tepat pada waktunya sedangkan pada pihak pembeli percaya bahwa barang yang diterimanya memiliki kwalitas maupun prestasi

(45)

yang baik. Penjualan barang dan jasa dari perusahaan pada saat ini banyak dilakukan dengan kredit sehingga terdapat tenggang waktu antara penyerahan barang atau jasa dengan waktu penerimaan uang. Penjualan barang dan jasa dari perusahaan pada saat ini banyak dilakukan dengan kredit sehingga terdapat tenggang waktu antara penyerahan barang atau jasa dengan waktu penerimaan uang.

Data transaksi penjualan ini dibutuhkan oleh bagian akuntansi untuk dicatat dan diolah menjadi suatu informasi penjualan. Aktivitas yang berhubungan dengan penjualan sebagai berikut:

1. Pesanan Penjualan (Sales Order/SO) a. Pesanan Penjualan Tanpa Uang Muka b.Pesanan Penjualan Dengan Uang Muka c. Pembatalan Pesanan penjualan

2. Pengiriman Barang (Delivery Order/DO) a. DO yang Berasal dari SO

b. DO yang Tidak Berasal dari SO 3. Faktur Penjualan (Sales Invoice/SI)

a. Faktur Penjualan dengan DO b.Fakur Penjualan tanpa DO/SO 4. Retur Penjualan (Sales Return/SR) a. Retur Penjualan dengan SI

b. Retur Penjualan dengan DO tanpa SI

(46)

Berdasarkan uraian yang telah ada sebelumnya dapat disimpulkan penjualan adalah suatu bidang yang khusus pada penjualan yang mencakup bidang perencanaan dan penerapan prosedur – prosedur, dalam hal ini sistem memegang peranan penting dalam menunjang keberhasilan operasi suatu perusahaan. Sistem informasi penjualan adalah suatu sistem yang berhubungan langsung dengan data-data transaksi penjualan produk yang terjadi di perusahaan.

B. Tinjauan Penelitian Terdahulu Dari peneliti terdahulu diperoleh : Peneliti : Hendra

Judul : Sistem Informasi Akuntansi Berbasis Komputer Dengan Program Aplikasi Microsoft Excel Dalam Penyajian Laporan Penjualan Pada PT. Maxima Madison Indonesia Medan

Teknik analisa data : Metode deskriptif yaitu metode analisa data yang dilakukan dengan mengumpulkan data, menyusun, merumuskan dan menafsirkan serta menganalisa data, sehingga memberikan gambaran yang nyata mengenai penerapan Sistem Informasi Akuntansi berbasis komputer dalam perusahaan.

Hasil penelitian : Sistem akuntansi manual yang selama ini digunakan perusahaan dalam mencatat transaksi penjualan sehari-hari yang terjadi di perusahaan hingga penyajian laporan penjualan. Dokumen penjualan yang digunakan

(47)

perusahaan berupa faktur penjualan yang terjadi sehari-hari. Adapun faktur penjualan memiliki beberapa kolom, yaitu no. faktur, tanggal, nama, alamat, quantity, harga jual, jumlah harga jual dari perusahaan.

(48)

BAB III

METODE PENELITIAN

A. Tempat

Penelitian ini dilakukan pada PT. Multi Alam Prima Rasa yang beralamat Komplek Ruko Palem Mas Garden di jalan Pinang Baris No. 119 M/N Medan. Jadwal penelitian diperkirakan mulai dari bulan Juli 2010 sampai bulan Oktober 2010.

Tabel 3.1 Jadwal Penelitian No

Jenis Kegiatan Juli 2010 Agustus 2010

September 2010

Oktober 2010

Minggu Minggu Minggu Minggu

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1. Penyusunan

proposal

2. Bimbingan proposal 3. Seminar proposal 4. Perbaikan proposal 5. Riset

6. Penyusunan skripsi 7. Pengajuan ujian

skripsi

Dalam penelitian ini yang menjadi sumber data adalah pihak-pihak yang berkompeten yaitu bagian penjualan yang berhubungan dengan judul skripsi. B. Jenis Penelitian

Sebelum penulis melakukan penelitian ini terlebih dahulu harus menentukan jenis-jenis penelitian dan metode yang dapat dipakai dalam

(49)

mengumpulkan data penelitian. Penelitian yang dilakukan oleh penulis dengan menggunakan metode pengumpulan data. Jenis penelitian yang digunakan penulis adalah jenis penelitian deskriptif.

Kuncoro (2006 : 8) menyatakan “penelitian deskriptif meliputi pengumpulan data untuk diuji hipotesis atau menjawab pertanyaan mengenai status terakhir dari subjek penelitian”.

Penelitian deskriptif ini memberikan gambaran mengenai sistem pengendalian intern yang digunakan perusahaan sebagai alat bantú bagi pimpinan untuk mengetahui tingkat kecurangan yang terjadi dalam mengamankan hasil penjualan produk.

C. Jenis Data Penelitian

Jenis data yang digunakan oleh penulis dalam penyelesaian skripsi ini adalah ;

a. Data primer, merupakan data yang diperoleh penulis secara langsung dari perusahaan melalui teknik wawancara yang kemudian akan diolah lebih lanjut oleh penulis. Misalnya melakukan wawancara kepada staff accounting dan admistrasi sehubungan dengan sistem intern penjualan.

b. Data sekunder, yaitu data yang diperoleh dari perusahaan sebagai objek penelitian yang sudah diolah dan terdokumentasi di perusahaan. Anatara lain: sejarah perusahaan, struktur organisasi, uraian tugas masing-masing bagian yang terdapat dalam struktur organisasi dan sistem pengendalian intern penjualan perusahaan.

(50)

D. Teknik Pengumpulan Data

Teknik pengumpulan data yang digunakan oleh penulis adalah :

a. Teknik wawancara, yaitu melakukan tanya jawab dan diskusi secara langsung dengan beberapa pihak yang berkompeten dan berwenang dalam memberikan data yang dibutuhkan, seperti Bagian Keuangan.

b. Studi Dokumentasi, yaitu melakukan pencatatan atas data-data sekunder untuk mendapatkan data yang mendukung penelitian ini.

E. Metode Analisa Data

Metode análisis data yang dikumpulkan penulis menggunakan metode deskriptif yakni metode dimana data dikumpulkan, disusun, diinterprestasikan, dianalisis sehingga memberikan keterangan yang lengkap bagi pemecahan masalah yang dihadapi, membandingkan teori dengan praktek perusahaan, mengambil kesimpulan dan memberikan saran dari hasil perbandingan tersebut.

(51)

BAB IV

ANALISIS HASIL PENELITIAN

A. Data Penelitian

1. Sejarah Singkat Berdirinya Perusahaan

Adabi Consumer Industries Sdn Bhd adalah perusahaan miliknya dato Syed Manshor Syed Mahmood yang didirikan pada tahun 1984 di Slangor Malaysia dengan pemilikan Brand Adabi. Adabi berasal dari bahasa arab “adab” dengan arti beradab ditambah dengan penyempurnaan kata “I” menjadi adabi dengan arti produk beradab dengan spesifikasi khas melayu yang melambangkan rumah adat melayu. Produk adabi yang pertama adalah Perencah Nasi Goreng adabi, dengan pembungkus yang sederhana sekali dikemas dan dijual ke rumah makan pinggir jalan dan kedai-kedai nasi goreng jajanan malam, dengan kwalitas dan rasa yang dimilikinya produk tersebut diperjual belikan kepasar-pasar tradisional, dalam masa 2 tahun Adabi Consumer Industries Sdn Bhd mengembangkan produk menjadi 20 produk dan menguasai pasar malaysia,

Setelah berjalan 13 tahun di Malaysia bertambah produknya menjadi 150 produk dengan menyandang nama besar bumbu masakan berbungkus Adabi no satu di Malaysia, tahun 1997 Dato Syed Manshor Syed Mahmood melirik pasar Indonesia dibawah naungan PT.Multi Alam Prima Rasa yang sampai saat ini sudah masuk dipasar Sumatera dan Jawa dengan motto “Bersih dan Asli”. PT. Multi Alam Prima Rasa merupakan perusahaan yang bergerak di bidang penjualan, yang berkedudukan di Ruko Kompleks Palem Mas Garden Block A No.119 M-N Jl. Pinang Baris Medan. PT. Multi Alam Prima Rasa adalah

(52)

perusahaan dagang yang didirikan berdasarkan akte Notaris H.Yunardi, SH. Nomor C-04473 HT.01.01.TH.2001.

Adapun ruang lingkup usaha PT. Multi Alam Prima Rasa meliputi penjualan bumbu. PT. Multi Alam Prima Rasa memasarkan produk-produk tersebut ke wilayah Sumatera Utara dan Aceh. Untuk beberapa produk tertentu, wilayah Jawa dan Sumatera Barat juga merupakan wilayah distribusi PT. Multi Alam Prima Rasa

2. Struktur Organisasi PT. Multi Alam Prima Rasa

Setiap perusahaan pasti memiliki struktur organisasi yang membagi tugas, wewenang dan tanggung jawab serta koordinasi pengawasan dalam melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Pemisahan tanggung jawab dalam struktur organisasi bertujuan agar semua tahap dalam suatu transaksi tidak diselesaikan oleh satu unit organisasi saja. Dengan demikian, dalam pelaksanaan transaksi terdapat internal check di antara setiap unit organisasi dalam perusahaan. Selain itu, harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi sehingga data akuntansi yang dihasilkan dapat dipercaya kebenarannya.

Struktur organisasi dan uraian tugas merupakan unsur penting dalam organisasi. Struktur organisasi merupakan suatu kerangka dasar yang menyeluruh dan mempersatukan fungsi-fungsi dalam satu perusahaan, sekaligus menetapkan hubungan-hubungan antara para personil yang melaksanakan fungsi-fungsi tersebut.

Struktur organisasi PT. Multi Alam Prima Rasa adalah struktur organisasi garis lurus (line organization).

(53)

(54)

Adapun uraian tugas dan tanggung jawab dalam struktur organisasi PT. Multi Alam Prima Rasa adalah sebagai berikut :

1. Pimpinan

a. Mengawasi segala kegiatan di perusahaan.

b. Mengambil keputusan terhadap segala yang terjadi. c. Mengangkat dan memberhentikan pegawai.

d. Menetapkan kebijakan perusahaan

e. Menetapkan rencana jangka pendek dan jangka panjang f. Membuat kontrak atau perjanjian dengan pihak luar. 2. Manager Operasional

a. Menetapkan kebijakan perusahaan bersama dengan Pimpinan

b. Menetapkan rencana jangka pendek dan jangka panjang bersama Pimpinan.

c. Bertanggung jawab kepada Pimpinan.

d. Mengawasi jalannya operasional perusahaan.

e. Membantu Pimpinan di dalam membuat kontrak/perjanjian dengan pihak luar.

f. Memberikan persetujuan untuk penjualan kredit.

g. Membuat laporan penjualan secara keseluruhan dan per produk kepada Pimpinan.

3. Account Executive

a. Menganalisa laporan keuangan yang dihasilkan oleh bagian Akuntansi dan bagian keuangan secara periodik.

(55)

b. Membuat laporan pertanggung jawaban kepada pimpinan perusahan & manager operational.

c. Mengatur dan mengawasi pembukuan perusahaan. 4. Account Assistant

a. Mengatur penerimaan dan pengeluaran kas perusahaan. b. Membuat rekonsilasi bank.

c. Menyusun laporan keuangan.

d. Mengecek kembali faktur penjualan dari bagian delivery. 5. Collector.

Bertanggung jawab atas penagihan piutang dari customer. 6. Supervisor

a. Betanggung jawab kepada Manager operasional. b. Mengawasi pendistribusian barang ke pelanggan. c. Membuat program dan prosedur pemasaran.

d. Menyusun dan menetapkan perencana strategi harga pemasaran yang realitis dan terpadu atas distribusi produk dan promosi.

7. Sales

a. Menerima pesanan / order dari customer b. Menangani protes dan keluhan dari customer

c. Mencari customer baru dan menjaga relasi dan customer yang telah ada. d. Bertanggung jawab kepada Supervisor.

e. Membuat laporan penjualan untuk keseluruhan produk kepada Supervisor f. Melakukan penjualan

(56)

8. Kepala Gudang

a. Melakukan pengawasan dan pemeriksaan secara keseluruhan terhadap keadaan persediaan dalam hal penyimpanan, keadaan fisik dan kuantitasnya.

b. Mencatat semua data permintaan dan pengeluaran barang dari gudang serta barang yang baru diterima dari supplier.

c. Menerima barang yang dikirimkan dari supplier dan mengecek kualitas dan kuantitasnya.

Untuk memperlancar tugas dari pada Kepala Gudang dibantu oleh asistantnya. 9. Delivery

a. Mengantar barang pesanan ke tempat customer.

b. Melakukan pengepakan barang untuk pengiriman luar kota.

3. Sistem Pengendalian Intern Penjualan yang Digunakan Perusahaan

Perusahaan masih menerapkan sistem pengendalian intern penjualan yang masih sederhana yang sistem pencatatan dan pencetakan surat pesanan konsumen, faktur, surat jalan dan laporan penjualan masih secara manual. Pemuatan barang ke mobil box masih berdasarkan surat pesanan konsumen (DO) yang ditulis oleh salesman kemudian DO ini diserahkan kepada bagian accounting untuk diserahkan ke bagian gudang dalam pengeluaran barang tersebut. Bagian gudang akan mengeluarkan produk pesanan konsumen sesuai dengan DO. Barang ini akan dimuatkan mobil box kemudian selesai pemuatan barang ini supir akan menyerahkan kembali surat pesanan ke bagian yang mencetak surat jalan dan

(57)

faktur. Apabila surat jalan dan faktur telah selesai dicetak maka supir dapat keluar dari perusahaan untuk mengantar barang tersebut.

Setelah barang diantar oleh supir maka surat jalan dan faktur baik kredit maupun tunai akan diserahkan ke bagian accounting untuk pengecekan harga dan dilakukan pencatatan. Selesai pencatatan dan pengecekan surat jalan maupun faktur akan diberikan ke bagian finance untuk dicatat piutang maupun pelunasannya. Selama ini DO konsumen, surat jalan dan faktur telah dicetak belum diberikan penomoran oleh pihak yang bersangkutan.

Berdasarkan sistem pencatatan penjualan yang dilakukan pihak manajemen perusahaan dapat dianalisis kembali. Untuk transaksi yang terjadi di perusahaan lebih diperhatikan pada penjualan dan piutangnya dapat dirincikan sebagai berikut :

1. Dokumen Masukkan Penjualan a. Dokumen Masukkan Penjualan

Dokumen masukkan penjualan hanya menggunakan faktur biasa untuk mencatat semua transaksi penjualan yang terjadi sehari-hari. Adapun faktur penjualan yang diinput oleh perusahaan memiliki kelemahan antara lain :

1. Tidak menggunakan kode pelanggan untuk membedakan pelanggan yang sama, sehingga jika ada nama yang sama akan membuat staff penjualan harus membuat tanda tersendiri.

2. Sistem perhitungan total dilakukan secara manual sehingga tidak menutupi kemungkinan terjadinya kesalahan hitung total angka penjualan pada faktur penjualan tersebut. Sedangkan, kelebihannya

(58)

dari dokumen faktur penjualan ini hanya mencatat atau masukan item produk yang dijualnya adalah sederhana dan mudah bagi siapa saja yang mempelajarinya. Faktur penjualan yang dimiliki perusahaan mudah dilihat.

3. Masih membutuhkan waktu yang lama untuk menulis faktur penjualan. 4. Penomoran atas DO, surat jalan dan faktur belum ada.

b. Dokumen Masukkan Piutang

Dokumen masukkan piutang disini berupa faktur penjualan yang digunakan untuk mencatat semua transaksi piutang yang terjadi dalam perusahaan. Biasanya faktur penjualan berwarna putih untuk pelanggan yang melakukan piutang dan akan disimpan oleh perusahaan. Faktur tersebut akan digunakan untuk menagih piutang jika telah jatuh tempo sesuai dengan janji antara pelanggan dengan perusahaan. Adapun masukkan piutang yang diterapkan perusahaan memiliki kelemahan antara lain :

1. Tanggal piutang dan tanggal pelunasan piutang dicatat dikolom yang sama yaitu dikolom tanggal.

2. Tidak menggunakan kode pelanggan, sehingga jika ada nama pelanggan yang sama akan membuat staf penjualan harus membuat tanda tersendiri.

3. Sistem perhitungan total dilakukan secara manual sehingga tidak menutupi kemungkinan terjadinya kesalahan hitung total angka piutang.

(59)

Berdasarkan sistem pengendalian intern penjualan yang masih sederhana ini dipergunakan pimpinan perusahaan sebagai alat bantu dalam mengamankan hasil penjualan. Dalam hal ini pimpinan perusahaan menghindari adanya kecurangan yang bakal terjadi seperti terjadinya pembuatan surat jalan dan faktur penjualan yang double oleh bagian terkait dikarenakan tidak adanya penomoran tersendiri. Selain itu bukti-bukti pendukung ini yang akan digunakan internal auditor untuk memeriksa keakuratannya kemudian dilaporkan kepada pimpinan dalam sebuah laporan internal auditor. Sistem manual pencatatan penjualan yang dilakukan perusahaan selama ini ada seperti data yang di atas. Sistem manual yang digunakan lebih sederhana sehingga pencarian data penjualan yang terjadi di perusahaan membutuhkan waktu lebih lama.

B. Analisis Hasil Penelitian

Sehubungan untuk menghemat waktu tersebut pihak perusahaan beralih menggunakan sistem komputer berbasis excel dalam mempermudah penyajian data dan pencarian data yang diinginkan oleh direktur perusahaan. Data dengan sistem komputer dapat dicetak jika dibutuhkan oleh pimpinan ingin mengetahui tingkat penjualan yang terjadi di perusahaan. Sistem pengendalian intern penjualan dengan sistem manual ini membutuhkan waktu lama dan masih dapat terjadi kecurangan tidak diinginkan apabila terjadi double pencetakan surat jalan dan faktur.

Dalam menghindari kecurangan tersebut sebaiknya perusahaan menggunakan sistem informasi akuntansi berbasis komputer dengan program aplikasi microsoft excel dalam penyajian laporan penjualan dan sistem database

(60)

untuk melakukan penginputan surat jalan maupun faktur yang update. Dengan program aplikasi microsoft excel ini memudahkan pihak manajemen perusahaan dalam menyajikan laporan penjualan tanpa perlu menghitung manual lagi penjualan yang terjadi di perusahaan. Melalui program aplikasi ini pihak manajemen perusahaan lebih cepat dapat melihat transaksi penjualan produk bagi kredit maupun tunai dengan mencari file yang telah disimpan dalam komputer.

Sistem database yang digunakan untuk penginputan surat jalan dan faktur penjualan maka bagian terkait tidak dapat melakukan pencetakan doublé sehingga kecurangan yang terjadi semakin kecil. Melihat dan mempertimbangkan biaya yang dikeluarkan untuk mengolah data-data yang semakin lama semakin bertambah, pengembangan penggunaan komputer di perusahaan sekarang belum mencapai tingkat yang maksimal. Hal ini terbukti dengan masih diterapkannya sistem manual dalam mengolah sebagian data akuntansi walaupun relatif kecil. Selain itu pengadaan sumber daya manusia yang berkaitan dengan komputer masih kurang maksimal, disebabkan kurangnya skill dalam mengoperasikan serta mengembangkan sarana komputer hingga benar-benar merupakan suatu alat bantu yang memegang peranan penting dalam mengelola data-data akuntansi menjadi sebuah informasi yang maksimal. Ini terjadi karena kurangnya survey pendahuluan yang harus dilakukan untuk pengembangan sistem komputerisasi dan kurangnya kemampuan personel yang ada untuk mengoperasikan komputer. Dari itu perlu diadakan latihan-latihan sehingga pengembangan personel dan komputer akan melahirkan tenaga-tenaga ahli yang siap mengoperasikan komputer secara baik.

(61)

Bagian accounting dan bagian yang terkait dengan pencetakan surat jalan maupun faktur penjualan perusahaan yang bertugas untuk mengoperasikan pengolahan data ini umumnya telah dikembangkan melalui training dan pendidikan. Namun begitu juga dijumpai kesulitan-kesulitan personalia dalam pengoperasian komputer. Hal ini disebabkan karena belum adanya prosedur rotasi penugasan untuk personel atau operator komputer, sehingga para operator hanya tahu menginput satu jenis data saja, yaitu data yang berhubungan dengan bagian mana ia ditempatkan. Di sini lain, hal ini ada baiknya karena para operator akan semakin mahir dalam menginput data dari bagiannya, sehingga kemungkinan kesilapan dapat dihindari. Ketiadaan prosedur untuk rotasi penugasan ini disebabkan karena masih terbatasnya operator yang dimiliki oleh perusahaan, selain itu juga memperkecil kemungkinan kesilapan dan kesalahan dalam penginputan dan penyotiran data.

Kemudian jika melihat cara-cara pemrosesan data umumnya digunakan dua pendekatan, yaitu Batch dan on line system. Pada sistem Batch, semua data dikumpulkan terlebih dahulu kemudian adakan proses secara bersama-sama. Pada sistem yang terdapat di perusahaan data atau tarnsaksi pada hari itu dikelompokkan dan dimasukkan lewat terminal, diadakan validasi dan pemrosesan data, lalu dikumpulkan data satu file. Selain itu pada sistem batch data harus diubah terlebih dahulu ke dalam kartu plong (punched card), pita atau disk dan CPU akan mengukur jika tumpukan data telah selesai diproses.

Pada online system pemrosesan transaksi dilakukan segera setelah transaksi itu terjadi. Transaksi dimasukkan melalui terminal secara langsung di bawah pengawasan suatu program. Perusahaan akan mengusahakan seluruh data

(62)

yang diperoleh akan dicapai sedini mungkin, namun bukan berarti setiap transaksi terjadi, maka harus pada saat itu datanya akan dimasukkan ke dalam komputer, tapi ada kalanya transaksi yang terjadi di suatu lokasi yang tidak terjangkau dengan waktu dini, maka akan dimasukkan sesuai dengan tanggal terjadinya saja. Data yang muncul harus disimpan sesuai dengan tanggal terjadinya dan sesuai dengan status perkiraannya secara terus-menerus, oleh sebab itu sistem membutuhkan media penyimpanan akses langsung seperti magnetic disk dan mafneticdrum yang selalu dalam keadaan online.

Dalam mengelola data yang ada, perusahaan telah menggunakan sistem multi terminal. Pembuatan program telah diserahkan kepada ahli program

(programmer) yang disewa untuk melakukan programan sesuai dengan prosedur

dan sistem yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan, sedangkan paket-paket software lain yang diperlukan untuk keperluan administrasi adalah Ms-Excel. Laporan penjualan berfungsi untuk menyajikan data penjualan produk. Adapun data yang disajikan pada laporan penjualan adalah sebagai berikut : kode, nama, alamat, nomor telepon, kota, kode pos, nomor faktur, tanggal, jumlah dan grand total. Selain itu DO, surat jalan maupun faktur penjualan harus mencakup kode, nama, alamat, nomor telepon, kota, kode pos, nomor faktur, tanggal, jumlah dan grand total.

Sistem pengendalian intern penjualan yang harus diperhatikan adalah DO konsumen yang telah dibuat oleh salesman seharusnya dicetak ulang oleh bagian gudang setelah supir melakukan pemuatan barang dan DO tersebut harus dibubuhi tanda tangan oleh bagian gudang beserta supir penerima barang. DO yang dicetak oleh bagian gudang diberikan kepada bagian yang mencetak surat jalan dan faktur

(63)

penjualan untuk dicetak. Setelah selesai pencetakan surat jalan dan faktur diserahkan kembali kepada supir untuk mengantar barang tersebut. Surat jalan maupun faktur penjualan tidak boleh adanya coretan untuk menghindari adanya kecurangan. Waktu keluar dari perusahaan surat jalan tersebut distempel oleh bagian security sehingga keakuratannya terjamin.

(64)

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

1. Perusahaan masih menerapkan sistem pengendalian intern penjualan yang masih sederhana yang sistem pencatatan dan pencetakan surat pesanan konsumen, faktur, surat jalan dan laporan penjualan masih secara manual. Pemuatan barang ke mobil box masih berdasarkan surat pesanan konsumen (DO) yang ditulis oleh salesman kemudian DO ini diserahkan kepada bagian accounting untuk diserahkan ke bagian gudang dalam pengeluaran barang tersebut.

2. Selama ini DO konsumen, surat jalan dan faktur telah dicetak belum diberikan penomoran oleh pihak yang bersangkutan. Sistem pengendalian intern penjualan dengan sistem manual ini membutuhkan waktu lama dan masih dapat terjadi kecurangan tidak diinginkan apabila terjadi double pencetakan surat jalan dan faktur.

3. Dalam sistem pengendalian intern penjualan yang dilakukan pimpinan perusahaan menghindari adanya kecurangan yang bakal terjadi seperti terjadinya pembuatan surat jalan dan faktur penjualan yang double oleh bagian terkait dikarenakan tidak adanya penomoran tersendiri. Selain itu bukti-bukti pendukung ini yang akan digunakan internal auditor untuk memeriksa keakuratannya kemudian dilaporkan kepada pimpinan dalam sebuah laporan internal auditor. Sistem manual pencatatan penjualan yang dilakukan perusahaan selama ini ada seperti data yang di atas. Sistem

(65)

manual yang digunakan lebih sederhana sehingga pencarian data penjualan yang terjadi di perusahaan membutuhkan waktu lebih lama.

B. Saran

Adanya beberapa saran dari penulis diharapkan berguna yaitu :

1. Untuk menghindari kecurangan tersebut sebaiknya perusahaan menggunakan sistem informasi akuntansi berbasis komputer dengan program aplikasi microsoft excel dalam penyajian laporan penjualan dan sistem database untuk melakukan penginputan surat jalan maupun faktur yang update.

2. Sistem pengendalian intern penjualan yang baik seharusnya adalah DO konsumen yang telah dibuat oleh salesman seharusnya dicetak ulang oleh bagian gudang setelah supir melakukan pemuatan barang dan DO tersebut harus dibubuhi tanda tangan oleh bagian gudang beserta supir penerima barang. DO yang dicetak oleh bagian gudang diberikan kepada bagian yang mencetak surat jalan dan faktur penjualan untuk dicetak. Surat jalan dan faktur penjualan tidak boleh adanya coretan dan diberikan kode, nama, alamat, nomor telepon, kota, kode pos, nomor faktur, tanggal, jumlah dan grand total.

(1)

Kemudian jika melihat cara-cara pemrosesan data umumnya digunakan dua pendekatan, yaitu Batch dan on line system. Pada sistem Batch, semua data dikumpulkan terlebih dahulu kemudian adakan proses secara bersama-sama. Pada sistem yang terdapat di perusahaan data atau tarnsaksi pada hari itu dikelompokkan dan dimasukkan lewat terminal, diadakan validasi dan pemrosesan data, lalu dikumpulkan data satu file. Selain itu pada sistem batch data harus diubah terlebih dahulu ke dalam kartu plong (punched card), pita atau disk dan CPU akan mengukur jika tumpukan data telah selesai diproses.

Pada online system pemrosesan transaksi dilakukan segera setelah transaksi itu terjadi. Transaksi dimasukkan melalui terminal secara langsung di bawah pengawasan suatu program. Perusahaan akan mengusahakan seluruh data

(2)

yang diperoleh akan dicapai sedini mungkin, namun bukan berarti setiap transaksi terjadi, maka harus pada saat itu datanya akan dimasukkan ke dalam komputer, tapi ada kalanya transaksi yang terjadi di suatu lokasi yang tidak terjangkau dengan waktu dini, maka akan dimasukkan sesuai dengan tanggal terjadinya saja. Data yang muncul harus disimpan sesuai dengan tanggal terjadinya dan sesuai dengan status perkiraannya secara terus-menerus, oleh sebab itu sistem membutuhkan media penyimpanan akses langsung seperti magnetic disk dan mafnetic drum yang selalu dalam keadaan online.

Dalam mengelola data yang ada, perusahaan telah menggunakan sistem multi terminal. Pembuatan program telah diserahkan kepada ahli program (programmer) yang disewa untuk melakukan programan sesuai dengan prosedur dan sistem yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan, sedangkan paket-paket software lain yang diperlukan untuk keperluan administrasi adalah Ms-Excel. Laporan penjualan berfungsi untuk menyajikan data penjualan produk. Adapun data yang disajikan pada laporan penjualan adalah sebagai berikut : kode, nama, alamat, nomor telepon, kota, kode pos, nomor faktur, tanggal, jumlah dan grand total. Selain itu DO, surat jalan maupun faktur penjualan harus mencakup kode, nama, alamat, nomor telepon, kota, kode pos, nomor faktur, tanggal, jumlah dan grand total.

(3)

(4)

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

(5)

manual yang digunakan lebih sederhana sehingga pencarian data penjualan yang terjadi di perusahaan membutuhkan waktu lebih lama.

B. Saran

Adanya beberapa saran dari penulis diharapkan berguna yaitu :

(6)

DAFTAR PUSTAKA

Agoes S., 2001. Auditing, Edisi Kedua, Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia, Jakarta

Agoes S., 2004. Auditing (Pemeriksaan Akuntan Oleh Kantor Akuntan Publik), Edisi Ketiga, Cetakan Pertama, Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia, Jakarta

Akmal, 2006. Pemeriksaan Intern (internal Audit), Penerbit PT. Indeks Kelompok Gramedia, Jakarta

Arens, A.A., Elder, R.J. dan Beasley, M.S. 2006. Auditing dan Pelayanan Verifikasi, Edisi Kesembilan, Penerbit PT. Indeks, Kelompok Gramedia, Jakarta

Bodnar, G.H. dan Hopwood, W. S. 2001. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Kedelapan, Penerbit PT. Indeks Kelompok Gramedia, Jakarta

Dykman, Dukes, Davis, 2000. Akuntansi Intermediate, Edisi Ketiga, Jilid Satu, Erlangga, Jakarta

Hall.J.A., 2001, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Pertama, Diterjemahkan oleh Amir Abadi Jusuf, Salemba Empat, Jakarta

Hermawan dan Masyhad, 2006. Akuntansi Untuk Perusahaan Jasa dan Dagang, Edisi Pertama, Graha Ilmu, Yogyakarta

McLeod, R. Jr & Schell, G. 2004. Sistem Informasi Manajemen, Edisi Kedelapan, Penerbit PT. Indeks, Jakarta

Mulyadi, 2001. Sistem Akuntansi, Edisi Ketiga, Bagian Penerbitan Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YPKN, Yogyakarta

Mulyadi, 2002. Sistem Akuntansi, Bagian Penerbitan Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YPKN, Yogyakarta

Niswonger, Warren, Reeve, Fess, 2000. Prinsip-prinsip Akuntansi, Jilid Satu, Edisi Sembilan Belas, Erlangga, Jakarta

Sutabri, Tata. 2004. Analisa Sistem Informasi. Penerbit Andi, Yogyakarta

Sutanta, E. 2003. Sistem Informasi Manajemen, Penerbit Graha Ilmu, Edisi Pertama, Cetakan Pertama, Yogyakarta

Swastha. 2009. Manajemen Penjualan, Edisi Ketiga, Cetakan Keenam, Penerbit BPFE, Yogyakarta

Tunggal, A.W. 2007. Financial Statement Auditing, Penerbit Harvarindo, Jakarta Wiludjeng, 2007. Pengantar Manajemen, Edisi Pertama, Cetakan Pertama,

Sistem Pengendalian Intern Penjualan Sebagai Alat Bantu Bagi Pimpinan Dalam Mengamankan Hasil Penjualan Pada PT. Multi Alam Prima Rasa

Parts

Dokumen yang terkait

Anggaran penjualan sebagai alat bantu manajemen dalam pengendalian penjualan di PT. Galamedia Bandung Perkasa

Peranan Audit Internal sebagai Alat Bantu Manajemen dalam Menunjang Efektivitas Pengendalian Intern Penjualan pada PT. Inti Megasol.

Penilaian Pengendalian Intern pada Aktivitas Penjualan sebagai Alat Bantu bagi Auditor dalam Menentukan Ruang Lingkup Pemeriksaan Penjualan.

Analisis dan Desain Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit dalam Meningkatkan Sistem Pengendalian Intern Penjualan Kredit PT Bina San Prima.

Manfaat Anggaran Penjualan Sebagai Alat Bantu Manajemen Dalam Menunjang Efektivitas Pengendalian Penjualan.

Pengaruh Audit Intern Sebagai Alat Bantu Manajemen Dalam Menunjang Pengendalian Intern Penjualan.

Analisis Sistem Pengendalian Intern Penjualan Kredit Dalam Mengamankan Piutang Usaha (Studi Kasus Pada PT Penta Valent, Semarang).

Peranan Audit Intern Sebagai Alat Bantu Manajemen Dalam Meningkatkan Efektivitas Pengendalian Intern Penjualan Pada Perusahaan Sinar Buana Lestari.

Peranan Audit Intern Sebagai Alat Bantu Manajemen Dalam Menunjang Pengendalian Intern Penjualan (Studi Kasus Pada PT AKARI Indonesia Cabang Bandung).

EVALUASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN DALAM MENUNJANG EFEKTIVITAS PENGENDALIAN INTERN PENJUALAN PADA PT. BINTANG MULTI SARANA PALEMBANG -

Dukungan

Links

Sistem Pengendalian Intern Penjualan Sebagai Alat Bantu Bagi Pimpinan Dalam Mengamankan Hasil Penjualan Pada PT. Multi Alam Prima Rasa

Parts

Dokumen yang terkait

Anggaran penjualan sebagai alat bantu manajemen dalam pengendalian penjualan di PT. Galamedia Bandung Perkasa

Peranan Audit Internal sebagai Alat Bantu Manajemen dalam Menunjang Efektivitas Pengendalian Intern Penjualan pada PT. Inti Megasol.

Penilaian Pengendalian Intern pada Aktivitas Penjualan sebagai Alat Bantu bagi Auditor dalam Menentukan Ruang Lingkup Pemeriksaan Penjualan.

Analisis dan Desain Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit dalam Meningkatkan Sistem Pengendalian Intern Penjualan Kredit PT Bina San Prima.

Manfaat Anggaran Penjualan Sebagai Alat Bantu Manajemen Dalam Menunjang Efektivitas Pengendalian Penjualan.

Pengaruh Audit Intern Sebagai Alat Bantu Manajemen Dalam Menunjang Pengendalian Intern Penjualan.

Analisis Sistem Pengendalian Intern Penjualan Kredit Dalam Mengamankan Piutang Usaha (Studi Kasus Pada PT Penta Valent, Semarang).

Peranan Audit Intern Sebagai Alat Bantu Manajemen Dalam Meningkatkan Efektivitas Pengendalian Intern Penjualan Pada Perusahaan Sinar Buana Lestari.

Peranan Audit Intern Sebagai Alat Bantu Manajemen Dalam Menunjang Pengendalian Intern Penjualan (Studi Kasus Pada PT AKARI Indonesia Cabang Bandung).

EVALUASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN DALAM MENUNJANG EFEKTIVITAS PENGENDALIAN INTERN PENJUALAN PADA PT. BINTANG MULTI SARANA PALEMBANG -

Dokumen yang Anda mencari sudah siap untuk unduhkan