Efektivitas Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Terhadap Pengendalian Intern Pada PT Amal Tani Medan

(1)

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM S-I EKSTENSI MEDAN

SKRIPSI

EFEKTIVITAS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN TERHADAP PENGENDALIAN INTERN

PADA PT AMAL TANI MEDAN

DISUSUN OLEH :

NAMA : RISYE ATMI

NIM : 070522108

DEPARTEMEN : AKUNTANSI

Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi

(2)

SURAT PERNYATAAN

Dengan ini saya menyatakan bahwa skripsi yang berjudul: “Efektivitas Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Terhadap Pengendalian Intern Pada PT Amal Tani Medan”

Skripsi ini adalah benar hasil karya sendiri dan judul yang dimaksud belum pernah dimuat, dipublikasikan, atau diteliti oleh mahasiswa lain dalam konteks penulisan skripsi level Program S1 Ekstensi Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Semua sumber data informasi yang diperoleh, telah dinyatakan dengan jelas, benar apa adanya. Apabila dikemudian hari pernyataan ini tidak benar, saya bersedia menerima sanksi yang ditetapkan oleh Departemen Akuntansi Program S1 Ekstensi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Medan, 10 agustus 2010 Yang Membuat Pernyataan

( Risye Atmi ) NIM: 070522108

(3)

ABSTRAK

Efektivitas system informasi akuntansi penjualan terhadap pengendalian intern pada PT Amal Tani Medan. Skripsi 2010.

Penelitian ini dilakukan di PT Amal Tani Medan yang merupakan perusahaan perkebunan kelapa sawit dan karet, yang badan usahanya berbentuk perseroan terbatas. Ruang lingkup penjualan perusahaan lebih di fokuskan pada penjualan tunai.

Dalam penelitian ini penulis menggunakan metode penelitian deskriptif. Jenis data yang digunakan adalah data primer dan data sekunder. Adapun teknik pengumpulan data yang digunakan adalah wawancara dan observasi. Metode penganalisaan data menggunakan metode deskriptif dimana data dikumpulkan, disusun, diikhtisarkan, dianalisis dan diinterprestasikan sehingga menghasilkan keterangan dan jawaban yang jelas dan akurat dari perumusan masalah.

Hasil penelitian menunjukkan bahwa system informasi akuntansi penjualan kelapa sawit dan karet diterapkan secara manual. Pengendalian intern pelaksanaan system informasi akuntansi penjualan kelapa sawit dan karet belum efektif, hal ini terlihat dari adanya bagian penagihan dengan bagian penjualan yang dilakukan oleh satu bagian. Kata kunci: Sistem informasi akuntansi penjualan, formulir, prosedur, pengendalian

(4)

ABSTRACT

The effectiveness of the accounting information system of internal control of sales at PT Amal Amal Tani Medan. Skripsi 2010.

This research was conducted at PT Amal Farmer Field which is the company's oil palm and rubber plantations, which form of limited liability business entity. The scope of the company's sales more focused on cash sales.

In this study the author uses descriptive research method. Types of data used are primary and secondary data. The data collection techniques used were interviews and observation. Method of analyzing data using descriptive method where data is collected, compiled, summarized, analyzed and interpreted so as to produce a description and a clear and accurate answers from the formulation of the problem.

The results showed that the accounting information system sales of palm oil and rubber is applied manually. Implementation of internal control of accounting information system sales of oil palm and rubber has not been effective, as seen from the existence of the billing with the sales made by one part.

Keywords: accounting information system of selling, forms, procedures, internal controls.

(5)

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur ke hadirat Tuhan Yang Maha Kuasa, karena dengan berkat dan anugerah yang diberikanNyalah sehingga Penulis dapat menyelesaikan skripsi ini. Skripsi ini disusun untuk memenuhi salah satu persyaratan guna memenuhi gelar Sarjana Ekonomi pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu, dengan segala kerendahan hati, Penulis menerima saran yang membangun dari semua pihak demi kesempurnaan skripsi ini.

Dalam penulisan skripsi ini, Penulis mendapatkan banyak bimbingan, bantuan serta dukungan dari berbagai pihak. Untuk itu, dalam kesempatan ini Penulis ingin mengucapakan terima kasih kepada:

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec., selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Drs. Hasan Sakti Siregar, MSi., dan ibu Dra. Mutia Ismail, MM.Ak., selaku Ketua dan Sekretaris Departemen Akuntansi Universitas Sumatera Utara. 3. Ibu Dra. Salbiah, MM, Ak., selaku Dosen Pembimbing yang telah memberikan

kritik dan saran dan telah meluangkan waktu, tenaga dan pikiran kepada penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.

4. Bapak Drs. Sucipto, MM, Ak., dan Ibu Dra. Naleni Indra, MM., Ak., selaku Dosen Penguji I dan Dosen Penguji II .

(6)

5. Ibunda tercinta Asnita, Spd yang telah membesarkan dan mendidik penulis dengan penuh kasih sayang yang tak hentinya mendukung dan mendoakan setiap langkah penulis dalam mencapai cita-cita.

6. Kedua adik saya Refit Atmi, Amd dan Verdian Arief yang telah memberikan motivasi dan dukungan kepada penulis.

7. PT. Amal Tani Medan, terutama pada Bagian Penjualan, kepada Bapak Margono yang telah membantu penulis dalam melengkapi data yang dibutuhkan.

8. Serta untuk semua teman – teman yang telah membantu dalam penulisan yang tidak dapat Penulis sebutkan satu persatu.

Demikianlah skripsi ini disusun dengan segala keterbatasan Penulis, semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi pihak yang memerlukannya.

Medan, 10 agustus 2010 Penulis

(Risye Atmi) NIM 070522108

(7)

DAFTAR ISI

SURAT PERNYATAAN ………... i

ABSTRAK ... ii

KATA PENGANTAR ……… iii

DAFTAR ISI ... vii

BAB I : PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang Masalah ... 3

B. Perumusan Masalah ... 3

C. Tujuan Penelitian ... 3

D. Manfaat Penelitian ... 4

BAB II : TINJAUAN PUSTAKA ... 5

A. Efektivitas ... 5

B. Sistem Informasi Akuntansi ... 6

C. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan ... 12

1. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Tunai ... 13

2. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit ... 19

D. Pengendalian Intern Sistem Informasi Akuntansi ... 23

1. Pengertian Pengendalian Intern ... 24

2. Pengendalian intern Sistem informasi akuntansi penjualan ... ... 35

E. Kerangka Konseptual ... 39

BAB III. : METODE PENELITIAN... 40

A. Jenis Penelitian ... 40

B. Jenis Data ... 40

C. Teknik Pengumpulan Data ... 41

D. Metode Analisi Data ... 41

E. Jadwal dan Tempat Penelitian ... 42

BAB IV : HASIL PENELITIAN ... 43

A. Data Penelitian ... 43

(8)

a. Sejarah Singkat Perusahaan ... 43

b. Ruang Lingkup Kegiatan Perusahaan ... 45

c. Visi dan Misi Perusahaan ... 48

d. Struktur Organisasi dan Personalia Perusahaan ... 48

B. Analisis Hasil Penelitian ... 59

BAB V : KESIMPULAN DAN SARAN ……….... 62

A. Kesimpulan ... 62

B. Saran ... 63

(9)

ABSTRAK

Efektivitas system informasi akuntansi penjualan terhadap pengendalian intern pada PT Amal Tani Medan. Skripsi 2010.

(10)

ABSTRACT

The effectiveness of the accounting information system of internal control of sales at PT Amal Amal Tani Medan. Skripsi 2010.

Keywords: accounting information system of selling, forms, procedures, internal controls.

(11)

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Suatu perusahaan didirikan untuk menghasilkan keuntungan bagi pemiliknya. Setiap perusahaan yang menjalankan usahanya memiliki tujuan untuk menghasilkan laba semaksimal mungkin. Laba yang dihasilkan perusahaan khususnya yang bergerak di bidang perdagangan berkaitan dengan penjualan yang dapat dilakukan melalui penjualan tunai dan penjualan kredit. Salah satu cara yang ditempuh oleh perusahaan untuk menaikkan laba adalah dengan meningkatkan volume penjualan. Penjualan merupakan tulang punggung perusahaan dalam mengembangkan usaha dan dalam rangka memperoleh lebih banyak keuntungan. Penjualan dianggap sebagai ujung tombak dalam memasarkan produk kepada konsumen. Perusahaan akan lebih terjamin kelangsungan hidupnya dan dapat terus berkembang untuk meningkatkan omset penjualan, apabila aktivitas penjualan dikelola dengan baik. Salah satunya adalah dengan pencatatan penjualan yang cepat dan tepat dalam upaya pembuatan laporan penjualan untuk kepentingan manajemen.

Perusahaan membutuhkan sistem yang akan berperan dalam pemrosesan dan pengolahan data penjualan, yaitu system informasi akuntansi penjualan. Sistem informasi akuntansi penjualan tersebut bertujuan untuk mendukung aktivitas bisnis perusahaan dalam mengelola, memproses data transaksi secara efektif dan efisien. Sistem informasi akuntansi penjualan sangat berperan dalam meningkatkan omset penjualan dan mencari

(12)

pangsa pasar yang lebih luas, karena akan membantu manajemen perusahaan dalam menyediakan informasi yang berkaitan dengan semua kegiatan perusahaan.

Informasi yang disediakan oleh sistem informasi akuntansi penjualan tersebut merupakan suatu hasil pengelolaan data dalam bentuk yang lebih berarti dan berguna bagi para pengguna, karena mengambarkan kejadian nyata yang digunakan dalam pengambilan keputusan. Informasi yang dihasilkan oleh suatu sistem informasi akuntansi dalam sebuah perusahaan digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan, agar pengambilan keputusan yang dilakukan oleh pihak manajemen perusahaan selalu tepat. Pengambilan keputusan selalu mencari informasi yang akurat agar menjadikan keputusan yang diambil tersebut sebagai keputusan yang terbaik. Mengingat pentingnya sistem informasi akuntansi penjualan bagi perusahaan maka perlu dilihat kembali sistem yang telah ditetapkan. Sistem informasi akuntansi penjualan harus dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan oleh perusahaan yaitu kebutuhan informasi penjualan. Penyusunan sistem informasi akuntansi untuk suatu perusahaan perlu mempertimbangkan beberapa faktor yaitu cepat, aman dan murah.

Dalam memberikan informasi bagi perusahaan, sistem informasi akuntansi penjualan harus didukung dengan pengendalian intern yang baik. Dengan pengendalian intern yang baik ini diharapkan akan menghasilkan data penjualan yang telah diolah akan menjadi informasi penjualan yang benar dan dapat dipercaya sehingga sistem informasi akuntansi penjualan tersebut dapat dijadikan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan dalam upaya meningkatkan omset penjualan.

PT Amal Tani merupakan sebuah perusahaan perkebunan yang kegiatan utamanya adalah penjualan. Transaksi penjualan tunai di PT Amal Tani meliputi produk

(13)

CPO, Palm Kernel, dan karet. PT Amal Tani tidak melakukan transaksi penjualan secara kredit. Tetapi penjualan PT Amal Tani hanya terfokuskan pada penjualan tunai yaitu produk CPO, palm kernel dan karet yang diproduksi secara rutin.

Sistem informasi akuntansi dalam mendukung keberhasilan perusahaan dalam menjalankan aktivitasnya. Hal inilah yang mendorong penulis untuk mengetahui lebih mendetail bagaimana sistem informasi akuntansi penjualan dalam suatu perusahaan, maka penulis memilih PT Amal Tani, sebagai tempat riset. Oleh karena itu penulis memilih judul skripsi ”Efektivitas Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Terhadap Pengendalian Intern pada PT Amal Tani Medan.”

B. Perumusan Masalah

Setiap perusahaan dalam menjalankan usahanya akan menghadapi berbagai hambatan atau masalah dan permasalahan ini selalu berbeda antara satu perusahaan dengan perusahaan yang lain. Begitu juga halnya dengan PT Amal Tani, penulis mencoba untuk merumuskan masalah yang dihadapi PT Amal Tani Medan yaitu: Apakah sistem informasi akuntansi penjualan yang diterapkan perusahaan telah berjalan dengan efektif?

C. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan penulis untuk mengadakan penelitian terhadap PT Amal Tani Medan adalah Untuk mengetahui dan menilai efektivitas penerapan sistem informasi akuntansi penjualan yang di terapkan PT Amal Tani Medan.

(14)

D. Manfaat Penelitian

Adapun manfaat yang diharapkan penulis dari penelitian yang dilakukan pada PT Amal Tani Medan adalah :

1. Bagi penulis, untuk menambah wawasan dan pengetahuan penulis tentang Efektivitas system informasi akuntansi penjualan terhadap pengendalian intern.

2. Bagi perusahaan, sebagai masukan dan saran bagi perusahaan serta sebagai bagian perbandingan antara teori dengan penerapan khususnya sistem informasi akuntansi penjualan terhadap pengendalian intern.

3. Bagi pihak lain, sebagai bahan referensi bagi peneliti lain yang diharapkan dapat membantu apabila menghadapi permasalahan yang serupa.

(15)

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Efektivitas

Definisi efektif menurut JS.Badudu (1994:371) adalah: ”Efektif mempunyai efek/pengaruh/akurat dalam memberikan hasil yang memuaskan, memanfaatkan waktu dan cara dengan sebaik-baiknya”. Defenisi efektivitas menurut Mardiasmo (2002:134) adalah ”ukuran berhasil tidaknya suatu organisasi mencapai tujuannya”. Sedangkan efektivitas menurut Komaruddin (1994;205) adalah ”suatu keadaan yang menunjukkan tingkat keberhasilan atau kegagalan kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan yang ditetapkan terlebih dahulu”.

Berdasarkan definisi diatas dapat dijelaskan bahwa keefektifan merupakan suatu sifat atau keadaan dimana hasil yang sebenarnya telah mencapai atau melampaui sasaran yang telah ditetapkan dengan kata lain jika hasil yang sebenarnya tidak sesuai dengan sasaran yang telah ditetapkan maka pelaksanaannya tidak efektif.

Untuk mengetahui keefektifan suatu bagian, terlebih dahulu kita harus mengetahui kriteria dari efektivitas itu sendiri. Salah satu pendekatan untuk menyusun kriteria itu adalah dengan menetapkan tujuannya, untuk menentukan apakah beberapa aspek unit usaha itu dapat dibuat lebih efektif dan untuk merekomendasikan perbaikan-perbaikan.

(16)

B. Sistem Informasi Akuntansi

Sejalan dengan berkembangnya suatu perusahaan maka semakin banyak dan kompleks permasalahan yang timbul dalam perusahaan, sehingga fungsi informasi juga akan semakin meningkat. Setiap perusahaan mempunyai sistem informasi akuntansi yang khas untuk perusahaan tersebut tergantung pada kebutuhan dan kebijakan manajemen. Didalam sistem informasi akuntansi setiap perusahaan akan meliputi fungsi dan tujuan yang hendak dicapai dari unsur-unsur sistem yang terkandung didalamnya.

Selanjutnya untuk memahami lebih dalam pengertian dari sistem informasi akuntansi, menurut Bonar & Hopwood (2000;1) yaitu: ”An accounting information

system(AIS) is collection of resources such people and equipment, designed to transform financial and other data into information”.

Kutipan diatas dapat diartikan bahwa Sistem Informasi Akuntansi(SIA) merupakan kumpulan sumberdaya, seperti manusia dan peralatan, yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi.

Dengan demikian secara administratif akan terwujud dengan adanya unsur-unsur sistem informasi akuntansi yang dapat dijelaskan bahwa:

1. Sumber daya manusia

Sumber daya manusia dapat terbagi atas 3 kelompok yaitu: a. Perencanaan

Merupakan suatu kegiatan yang dilaksanakan oleh bagian perencanaan. Bagian perencanaan ini juga membuat perencanaan penjualan pertahun dan bagian ini juga yang memutuskan cara pemasaran yang akan dipakai pada saat pemasaran produk.

(17)

b. Pelaksanaan

Pelaksanaan adalah suatu kegiatan dimana rencana-rencana yang telah disusun tersebut dilaksanakan.

c. Pengawasan

Pengawasan adalah orang-orang yang melakukan pengawasan agar apa yang dilakukan dan dilaporkan memang benar-benar terjadi sehingga sistem informasi akuntansi dapat berjalan dengan baik.

2. Alat yang digunakan

Alat yang digunakan meliputi: a. Alat masukan

Alat masukan di sini merupakan semua arus berwujud yang masuk kedalam sistem.

b. Proses

Proses merupakan terdiri dari metode-metode yang digunakan untuk mengubah masukkan menjadi keluaran.

c. Alat keluaran

Keluaran adalah terdiri dari semua arus keluaran atau hasil. d. Basis data

Basis data merupakan kumpulan data yang digunakan untuk menghasilkan suatu informasi akuntansi.

e. Teknologi

Teknologi merupakan alat-alat yang digunakan dalam melaksanakan proses data.

(18)

f. Kontrol

Kontrol adalah pengawasan yang harus dilaksanakan. Pengawasan ini dilakukan agar semua hal yang dilakukan adalah benar-benar dilaksanakan.

3. Sistem dan prosedur yang digunakan

Sistem dan prosedur yang digunakan akan menunjang tercapainya tujuan sistem informasi akuntansi dapat tercapai. Prosedur merupakan langkah-langkah penting yang dilakukan dalam satu atau lebih fungsi sistem informasi akuntansi, mungkin secara manual maupun secara komputerisasi.

Dari pengertian diatas dapat dlihat bahwa sistem informasi akuntansi meliputi beragam aktivitas yang berkaitan dengan siklus pemrosesan transaksi perusahaan, penggunaan teknologi informasi, dan pengembangan sistem informasi. Informasi adalah data yang diproses menjadi bentuk yang memiliki arti bagi penerima dan dapat berupa fakta. Jadi data, suatu proses transformasi data menjadi suatu informasi. Sedangkan data merupakan raw material untuk suatu informasi. Perbedaan informasi dan data sangat tergantung pada nilai gunanya bagi manajemen yang memerlukan informasi tersebut. Informasi dari level manajemen tertentu bisa menjadi data bagi level manajemen diatas dan sebaliknya.

Sistem informasi akuntansi suatu perusahaan cenderung berbeda dengan perusahaan lain. Bahkan dalam perusahan itu sendiri, sistem informasi akuntansi terus dikembangkan sejalan dengan kemungkinan perluasan usaha perusahaan, bertambahnya pegawai, berpindahnya kepemilikan, dan sebagainya. Meskipun demikian pada umumnya tujuan sistem informasi akuntansi dalam perusahaan memiliki tujuan dan fungsi yang

(19)

sama, sehingga para analis dan manajemen serta pemakai dapat memfokuskan kepada elemen-elemen yang merupakan bagian vital untuk kesuksesan sistem informasi akuntansi. Tapi hal tersebut tidaklah mudah bagi sistem informasi akuntansi yang ada untuk mencapai tujuan tersebut. Prinsip-prinsip sistem informasi akuntansi menurut Sanyoto (2007:123) yaitu:

a. Keseimbangan biaya dengan manfaat

b. Luwes dan dapat memenuhi perkembangan teknologi c. Pengendalian intrenal yang memadai

d. Sistem pelaporan yang efektif Berdasarkan kutipan diatas dapat dijelaskan:

a. Keseimbangan biaya dan manfaat

Yang dimaksud keseimbangan biaya dan manfaat ialah bahwa sistem akuntansi suatu perusahaan harus disusun dengan sebaik-baiknya, tetapi dengan biaya yang semurah-murahnya. Maksudnya adalah sistem akuntansi harus sesuai dengan kebutuhan masing-masing perusahaan tetapi juga harus dengan pertimbangan manfaat yang diperoleh harus lebih besar dari biayanya. b. Luwes dan dapat memenuhi perkembangan teknologi

Ciri khas suatu perusahaan modern adalah perubahan (organization change). Setiap perubahan harus terus-menurus menyesuaikan diri dengan lingkungan dan perkembangannya, termasuk perubahan kebijakkan, perubahan peraturan, dan perkembangan teknologi. Sistem akuntansi harus luwes dalam menghadapi tuntutan perubahan tersebut.

(20)

c. Pengendalian intern yang memadai

Suatu sistem akuntansi harus dapat menyajikan informasi akuntansi yang diperlukan oleh pengelola perusahaan sebagai pertangungjawaban kepada pemilik, maupun kepada pihak-pihak yang berkepentingan lainnya.

d. Sistem pelaporan yang efektif

Bila kita menyiapkan laporan, maka pengetahuan tentang pemakai laporan (yaitu mengenai keinginannya, kebutuhan saat ini dan yang akan datang) dapat diketahui dengan sebaik-baiknya sehingga kita dapat menyajikan informasi yang relevan dan dipahami oleh mereka yang menggunakannya.

Menurut Hall (2001;17) menyatakan karakteristik kualitas informasi. Tanpa memperhatikan bentuk fisiknya, informasi yang berguna memiliki karakteristik yang terdiri dari:

a. Relevan

Isi sebuah laporan atau dokumen harus melayani suatu tujuan. Informasi yang relevan merupakan informasi yang perlu diketahui untuk memberikan pemahaman atau pengetahuan yang baru. Laporan hanya bersifat sementara, dan selanjutnya tidak relevan dan harus dihentikan pembuatannya.

b. Tepat waktu

Umur informasi merupakan faktor yang kritikal dalam menentukan kegunaanya. Informasi harus tidak lebih tua dari periode waktu tindakan yang didukungnya.

c. Akurat

Informasi harus bebas dari kesalahan yang sifatnya material. Kesalahan-kesalahan material ada ketika jumlah informasi yang tidak akurat menyebabkan pemakainya melakukan keputusan yang buruk atau gagal melakukan keputusan yang diperlukan.

d. Lengkap

Tidak boleh ada bagian informasi yang esensial bagi pengambilan keputusan atau pelaksanaan tugas yang hilang. Informasi yang tidak lengkap bisa menimbulkan kesulitan, karena bagian informasi yang tidak disertakan itu akan menjadi unsur ketidakpastian yang besar.

(21)

e. Rangkuman (Ringkasan)

Informasi yang ringkas dan mengiktisarkan data relevan yang menunjukkan bidang-bidang penyimpangan terhadap tingkat normal, standar, atau yang direncanakan merupakan bentuk informasi yang banyak diperlukan oleh para pemakai informasi.

Tujuan penyusunan sistem informasi akuntansi suatu perusahaan menurut Baridwan (1998:7) adalah sebagai berikut:

a. Sistem informasi akuntansi yang disusun itu harus memenuhi prinsip cepat, yaitu harus mampu menyediakan informasi yang diperlukan tepat waktu dan dapat memenuhi kebutuhan dengan kualitas yang sesuai. b. Sistem informasi akuntansi yang disusun itu harus memenuhi prinsip

aman, yaitu harus dapat membantu dalam menjaga keamanan harta milik perusahaan. Untuk dapat menjaga keamanan milik perusahaan maka sistem akuntansi harus disusun dengan mempertimbangkan prinsip-prinsip pengawasan intern.

c. Sistem informasi akuntansi yang disusun itu harus memenuhi prinsip murah, yaitu biaya untuk menyelenggarakan sistem informasi akuntansi itu harus dapat ditekan sehingga relatif tidak mahal, dengan kata lain mempertimbangkan manfaat (benefit) yang diperoleh dari sistem akuntansi harus lebih besar dari biaya (cost) yang dikeluarkan.

C. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan

Akuntansi penjualan perlu diselenggarakan dalam suatu sistem informasi akuntansi yang baik karena penjualan merupakan sumber utama pendapatan perusahaan, akibat dari aktivitas penjualan yang tidak dikelola dengan baik secara langsung akan merugikan perusahaan, sebab selain sasaran penjualan tidak tercapai, penjualan akan berkurang.

Kondisi tersebut di atas, memerlukan adaya sistem informasi akuntansi penjualan yang menangani transaksi penjualan baik yang melaksanakan transaski maupun yang melaksanakan pencatatan yang timbul akibat adanya transaksi tersebut.

Pengertian penjualan yang dikemukakan oleh Dowes dkk yang diterjemahkan oleh Susanto Budhidarmo(2000;495) yaitu ”Penjualan adalah pendapatan yang diterima

(22)

ditukarkan dengan barang atau jasa yang dicatat untuk suatu periode akuntansi tertentu, baik atas dasar kas (sebagaimana diterima) atau atas dasar aktual sebagaimana diperoleh.”

Pengertian penjualan menurut Komaruddin (2000;75) adalah: ”suatu persetujuan yang menetapkan bahwa penjualan memindahkan milik kepada pembeli untuk sejumlah uang yang disebut harga, kadang-kadang juga jual.”

Dengan pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa penjualan adalah suatu proses penagihan kepemilikan atas barang dan jasa dari suatu perusahaan kepada para langganannya yang dimulai dengan permintaan dari pelanggan, lalu mengubah barang dan jasa tersebut menjadi piutang usaha dan akhirnya menjadi uang tunai.

Pada umumnya kegiatan penjualan dilakukan dengan tujuan untuk memperoleh laba tertentu (optimal) dari penjualan dan mempertahankan atau bahkan berusaha meningkatkannya untuk jangka waktu lama perusahaan, tujuan tersebut dapat dicapai apabila penjualan dilaksanakan seperti yang direncanakan. Sistem informasi akuntansi penjualan adalah alat untuk dapat memberikan informasi kepada manajemen dalam pengambilan keputusan.

1. Sistem informasi akuntansi penjualan tunai

Penjualan tunai dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mewajibkan pembeli melakukan pembayaran harga barang terlebih dahulu sebelum barang diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli. Setelah uang diterima oleh perusahaan, barang kemudian

(23)

diserahkan kepada pembeli dan transaksi penjualan tunai kemudian dicatat oleh perusahaan.

Dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan tunai adalah sebagai berikut: a. Faktur Penjualan Tunai dan Tembusannya

Faktur penjualan merupakan dokumen yang digunakan untuk kepentingan pembayaran harga barang ke bagian kasa.

b. Pita Register Kas

Pita register kas ini dihasilkan oleh fungsi kas dengan cara mengoperasikan mesin register kas. Pita register ini merupakan bukti penerimaan kas yang dikeluarkan oleh fungsi kas dan merupakan dokumen pendukung faktur penjualan tunai yang dicatat dalam jurnal penjualan.

c. Bukti Setor Bank

Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti setor bank. d. Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan

Dokumen ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk meringkas harga pokok produk yang dijual selama satu periode.

e. Bukt i memorial

Dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi.

Catatan Akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan tunai adalah sebagai berikut:

(24)

a. Jurnal Penjualan

Jurnal penjualan digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat dan meringkas data penjualan. Untuk mengetahui terjadinya penjualan tunai, dibuat ayat jurnal sebagai berikut:

Kas Rp xxx

Penjualan Rp xxx

(untuk mencatat penjualan tunai barang dagangan) b. Jurnal Penerimaan Kas

Jurnal penerimaan kas digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat penerimaan kas dari berbagai sumber, diantaranya dari penjualan baik tunai maupun kredit.

c. Jurnal Umum

Jurnal umum digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat harga pokok produk yang dijual.

d. Kartu Persediaan

Kartu persediaan digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat berkurangnya harga pokok produk yang dijual.

e. Kartu Gudang

Catatan ini diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi dan persediaan barang yang disimpan dalam gudang.

Prosedur dalam penjualan tunai terdapat jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan tunai yang melibatkan beberapa unit atau bagian dalam organisasi.

(25)

Aktifitas-aktifitas yang dilakukan tiap-tiap bagian dalam sistem informasi akuntansi penjualan tunai adalah sebagai berikut:

a. Bagian order penjualan

1) Menerima order dari pembeli

2) Mengisi faktur penjualan tunai sebanyak tiga lembar dan mendistribusikan tembusannya:

Lembaran1: Diserahkan kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran ke bagian kasir

Lembaran 2 : Dikirim ke bagian gudang

Lembaran 3 : Arsip bagian order penjualan menurut nomor urut faktur b. Bagian kasir

1) Menerima faktur penjualan tunai dari bagian order penjualan.

2) Menerima uang dari pembeli sebesar yang tercantum dalam faktur penjualan tunai

3) Mengoperasikan register kas untuk menghasilkan pita register kas

4) Membubuhkan cap ”Lunas” diatas faktur penjualan tunai dan menempelkan pita register kas pada faktur tersebut.

5) Menyerahkan faktur penjualan tunai dan pita register kas pada pembeli untuk kepentingan pengambilan barang ke bagian pengiriman barang. 6) Mengisi bukti setor bank tiga lembar pada akhir hari kerja.

7) Menyetor kas yang diterima dari hasil penjualan tunai ke bank. 8) Mendistribusikan bukti setor bank sebagai berikut:

(26)

Lembar 2 : Diserahkan ke bagian jurnal

Lembar 3: Disimpan dalam arsip bagian kasir berdasarkan urutan tanggal setor.

c. Bagian gudang

1) Menerima faktur penjualan tunai lembar ke-2 dan menyiapkan barang sebanyak yang tercantum dalam faktur penjualan tunai.

2) Mencatat kuantitas barang yang diserahkan ke bagian pengiriman ke dalam kartu gudang.

3) Menyerahkan barang ke bagian pengiriman barang bersama dengan faktur penjualan tunai lembar ke-2.

d. Bagian Pengiriman Barang

1) Menerima faktur penjualan tunai lembar ke-2 bersama dengan barang bagian gudang.

2) Menerima faktur penjualan tunai lembar ke-1 dilampiri dengan pita register kas dari bagian kasir.

3) Membandingkan faktur penjualan tunai lembar ke-1 dan ke-2 dan memeriksa pita register kas untuk menentukan apakah barang telah dibayar

4) Menyerahkan barang kepada pembeli

5) Mendistribusikan faktur penjualan tunai sebagai berikut:

Lembar 1 : Diserahkan ke bagian dilampiri dengan pita register kas

Lembar 2 : Diserahkan kepada pembeli bersama dengan penyerahan barang.

(27)

e. Bagian Jurnal

1) Menerima faktur penjualan tunai yang dilampiri dengan pita register kas dari bagian pengiriman barang.

2) Mencatatat faktur penjualan tunai ke dalam jurnal penjualan.

3) Mengirim faktur penjualan tunai dilampiri dengan pita register ke bagian kartu persediaan

4) Menerima bukti setor bank lembar ke-2 dari bagian kasir

5) Mencatat bukti setor bank lembar ke-2 dalam jurnal penerimaan kas.

6) Mengarsipkan bukti setor bank lembar ke-2 dalam arsip berdasarkan urutan tanggal setor.

7) Menerima bukti memorial di lampiri dengan rekapitulasi harga pokok penjualan dari bagian kartu persediaan.

8) Mencatat bukti memorial ke dalam jurnal umum.

9) Mengarsipkan bukti memorial yang dilampiri dengan rekapitulasi harga pokok penjualan berdasarkan nomor bukt i memorial.

f. Bagian kartu persediaan.

1) Menerima faktur penjualan tunai yang dilampiri dengan pita register kas dari bagian jurnal.

2) Mencatat kuantitas dan harga pokok persediaan berdasarkan faktur penjualan tunai.

3) Mengarsipkan faktur penualan tunai yang dilampiri dengan pita register kas menurut nomor urut faktur penjualan tunai.

(28)

4) Secara periodik membuat dengan rekapitulasi harga pokok penjualan selama periode tertentu berdasarkan data harga pokok persediaan yang dijual dalam kartu persediaan.

5) Membuat bukti memorial sebagai dasar pencatatan harga pokok persediaan yang dijual selama periode tertentu berdasarkan rekapitulasi harga pokok penjualan.

6) Menyerahkan bukti memorial yang dilampiri dengan rekapitulasi harga pokok penjualan ke bagian jurnal.

Bagan Alir Penjualan Tunai dapat dilihat pada lampiran 1.

2. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit

Pada dasarnya aktifitas penjualan yang dilakukan oleh perusahaan adalah bertujuan untuk mencapai laba maksimal. Dalam rangka mencapai laba tersebut, tidak jarang perusahaan menggunakan system penjualan kredit. Sistem penjualan kredit yang dilakukan perusahaan dengan cara mengirimkan barang sesuai dengan order yang diterima dari pembeli dan untuk jangka waktu tertentu perusahaan mempunyai tagihan kepada pelanggan.

Dokumen yang digunakan dalam sistem kredit yaitu: a. Surat Order Pengiriman dan Tembusannya

Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order pengiriman yang memberikan otorisasi kepada fungsi pengiriman untuk mengirimkan jenis barang dengan informasi seperti yang tertera di atas surat order pengiriman tersebut.

(29)

b. Faktur dan Tembusan

Faktur penjualan merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk mencatat timbulnya piutang.

c. Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan

Rekapitulasi harga pokok penjualan merupakan dokumen pendukung yang digunakan untuk menghitung total harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu.

d. Bukt i Memorial

Bukti memorial merupakan dokumen sumber untuk mencatat harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu.

Catatan akuntansi yang digunakan dalam system akuntansi penjualan kredit adalah sebagai berikut:

a. Jurnal Penjualan

Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan, baik sacara tunai maupun kredit. Jika perusahaan menjual beberapa macam produk, dalam jurnal penjualan dapat disediakan kolom untuk mencatat penjualan. Untuk mengetahui terjadinya penjualan kredit, dibuat ayat jurnal sebagai berikut:

Piutang Dagang Rp xxx

Penjualan Rp xxx

(30)

b. Kartu Piutang

Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi piutang perusahaan kepada tiap-tiap debiturnya.

c. Kartu Persediaan

Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi setiap jenis persediaan.

d. Kartu Gudang

Catatan ini diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi dan persediaan fisik barang yang disimpan di gudang.

e. Jurnal Umum

Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu khususnya dibagian penjualan melalui laporan penjualan.

Aktifitas bagian-bagian yang terlibat dalam sistem penjualan kredit terdiri dari a. Bagian Penjualan

1) Menerima pemberitahuan retur penjualan.

2) Membuat memo kredit dan tembusannya ke bagian penerimaan barang. b. Bagian penerimaan barang

1) Menerima memo kredit dan laporan penerimaan barang dari bagian penjualan.

2) Menerima dan memeriksa barang. 3) Membuat laporan penerimaan barang.

(31)

c. Bagian Gudang

1) Menerima laporan penerimaan barang dari bagian penerimaan barang. 2) Membuat kartu gudang.

3) Mengarsip laporan penerimaan barang. d. Bagian Piutang.

1) Menerima laporan penerimaan barang dan memo kredit dari bagian gudang.

2) Membuat kartu piutang berdasarkan memo kredit yang ada. e. Bagian Kartu Persediaan

1) Menerima laporan penerimaan barang dan memo kredit dari bagian piutang.

2) Mengisi harga pokok barang 3) Membuat kartu persediaan. f. Bagian Jurnal

1) Menerima laporan penerimaan barang dan memo kredit dari bagian kartu persediaan.

2) Membuat jurnal retur penjualan. 3) Mengarsip dokumen yang ada.

Bagan Alir Penjualan Kredit dapat dilihat pada lampiran 2.

D. Pengendalian Intern Sistem Informasi Akuntansi

Pada perusahaan yang semakin berkembang, maka akan semakin disadari bahwa ruang lingkup pengendalian akan semakin luas. Pimpinan manajemen atau top

(32)

manajemen tidak mungkin lagi untuk mengawasi setiap data dalam kegiatan perusahaannya. Keadaan ini mendorong pimpinan untuk melimpahkan sebagian wewenangnya agar dapat membantu melaksanakan tugasnya dengan baik.

Manajemen membutuhkan alat yang berfungsi untuk membantu dalam melakukan fungsinya secara baik. Pengendalian internal dalam hal ini dapat membantu manajemen dan berfungsi sebagai alat bantu untuk melaksanakan pengendalian. Dengan adanya pengendalian internal yang efektif, manajemen dapat mengendalikan kegiatan perusahaan dengan baik. Selain itu, manajemen juga dapat meyakinkan diri bahwa informasi yang terdapat dalam laporan yang diterima adalah benar dan dapat dipercaya.

Pengendalian intern terdiri dari kebijakkan dan prosedur yang diterapkan untuk memberikan keyakinan yang memadai agar tujuan perusahaan dapat dicapai. Adapun tujuan dari pengendalian intern sistem informasi akuntansi menurut Abu Bakar dalam jurnal ekonomi (1999:58) yaitu:

1. Memproteksi asset dari kehilangan dan pencurian.

2. Meyakinkan bahwa catatan-catatan akuntansi adalah tepat dan lengkap. 3. Mempromosikan operasi yang efisien dengan mengurangi usaha-usaha

yang membuang waktu dan dupikasi.

4. Mendorong agar diturutinya prosedur-prosedur dan kebijaksanaan perusahaan.

Aspek terpenting dalam sistem informasi akuntansi bahwa sistem itu berjalan dalam struktur pengendalian intern perusahaan. Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa pengendalian intern yang diterapkan oleh perusahaan pada sistem informasi akuntansi sangat berguna untuk mencegah dan meminimalisasi terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan.

Pengendalaian intern merupakan bagian yang tidak dapat dipisahkan dari sistem informasi akuntansi. Tanpa didukung dengan pengendalian intern yang memadai, sistem

(33)

informasi akuntansi tidak akan dapat menghasilkan informasi yang andal untuk pengambilan keputusan.

Suatu sistem informasi yang andal yang baik harus mempunyai suatu sistem pengendalian intern yang andal. Sistem pengendalian intern yang diterapkan pada sistem informasi akuntansi sangat berguna untuk tujuan melacak kesalahan yang telah terjadi agar dapat dikoreksi.

1. Pengertian Pengendalian Intern

Pengertian pengendalian intern menurut Niswonger, dkk (2005;235) adalah kebijakan dan prosedur yang melindungi aktiva perusahaan dari kesalahan pengguna, memastikan bahwa informasi usaha yang disajikan akurat dan meyakinkan bahwa hukum serta peraturan telah diikuti.

Menurut Bonar (2000;174) pengendalian intern adalah kebijakkan dan prosedur-prosedur untuk menyediakan jaminan yang memadai bahwa tujuan-tujuan perusahaan dapat dicapai.

Menurut Mulyadi (2001;163) pengendalian intern adalah struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi dan mendorong efisiensi dan dipatuhinya kebijakan manajemen.

Sedangkan menurut Ikatan Akuntan Indonesia (2001;319.2) menyatakan

Pengendalian intern adalah suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen dan personel lain entitas, yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut ini: (a) keandalan pelaporan, (b) efektivitas dan efisiensi operasi,(c)kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang ada.

Walaupun disampaikan dengan cara dan definisi yang berbeda-beda dapat di simpulkan, pengendalian intern adalah suatu proses, kebijakan dan prosedur atau suatu

(34)

sistem pengawasan yang dilakukan dalam organisasi untuk memperoleh keandalan pelaporan keuangan, kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku, tercapainya efektifitas dan efisiensi usaha, dan juga adanya perlindungan terhadap harta kekayaan perusahaan.

Ada lima unsur-unsur pokok pengendalian internal menurut Mulyadi (2002 ;183) yaitu :

a. Lingkungan Pengendalian b. Penaksiran Resiko

c. Informasi dan Komunikasi d. Aktivitas Pengendalian e. Pemantauan

Berdasarkan kutipan diatas dapat dijelaskan: a. Lingkungan pengendalian

Lingkungan pengendalian terdiri dari tindakan-tindakan, kebijakan-kebijakan, prosedur-prosedur yang mencerminkan sikap pemimpin perusahaan mengenai pentingnya pengendalian dalam perusahaan. Pemahaman dan penilaian terhadap lingkungan pengendalian harus mempertimbangkan faktor-faktor berikut:

1) Nilai integritas dan etika

Manajemen harus memasukan pesan bahwa integritas dan nilai-nilai etika tidak dapat dikompromi, dan para pekerja harus menerima dan mengerti pesan tersebut. Manajemen harus menjelaskannya secara terus-menerus, melalui kata-kata dan tindakan, komitmen untuk standar etika yang tinggi.

2) Komitmen terhadap kompetisi

Manajemen harus merinci tingkat kompetensi yang diinginkan untuk pekerjaan utama dan menerjemahkan keinginan tingkat kompetensi dalam pengetahuan dan keterampilan yang dibutuhkan.

(35)

3) Filosofi manajemen dan gaya operasi

Manajemen melalui aktivitasnya memberikan tanda yang jelas kepada pegawai tentang pentingnya pengendalian. Filosofi manajemen dan gaya operasi menjangkau rentang karakteristik yang luas. Karakteristik dapat meliputi antara lain, pendekatan pimpinan perusahaan (direktur) dalam mengambil dan memantau risiko usaha, sikap dan tindakan pimpinan perusahaan (direktur) untuk mencapai anggaran, laba dan sasaran operasi lainnya, serta pelaporan keuangan.

4) Struktur organisasi

Struktur organisasi organisasi perusahaan berfungsi untuk: a) Menetapkan wewenang

b) Menetapkan prosedur dan kebijakan yang dapat dilaksanakan dalam perusahaan.

5) Dewan komisaris dan komite audit

Dewan aktif dan efektif, atau komite akan memberikan fungsi pengawasan dan karena kemampuan manajemen untuk mengesampingkan sistem pengendalian, dewan memainkan peranan penting dalam menjamin keefektifan pengendalian internal.

6) Pembagian wewenang dan pembebanan tanggung jawab

Metode komunikasi mengenai wewenang dan tangung jawab yang bersifat formal dapat dituangkan kedalam bentuk kebijakan dan prosedur secara tertulis.

(36)

Aspek yang paling penting dalam pengendalian internal adalah para pekerja. Jika para pekerja tersebut kompeten, maka pengendalian yang lain dapat diterapkan serta hasil laporan keuangan dapat disajikan dengan baik, sebenarnya efisiensi pekerja dapat diselengarakan pada tingkat yang tinggi, dimana didukung oleh beberapa pengendalian yang mendukung pekerja tersebut.

b. Penaksiran risiko

Perusahaan harus dapat menyadari dan menghadapi apabila terjadi risiko dalam perusahaan. Termasuk perbaikan tujuan, penggabungan aktivitas penjualan, produksi, pemasaran, keuangan dan aktivitas lain dalam organisasi adalah operasi yang harus diperhatikan. Termasuk penetapan peralatan untuk mengidentifikasikan, menganalisa, dan mengelola risiko-risiko yang berhubungan.

c. Informasi dan komunikasi

Tujuan dari sistem informasi akuntansi adalah mengidentifikasi, mengumpulkan mengklasifikasi, menganalisa, mencatat dan melaporkan transaksi perusahaan dan untuk memelihara pertanggungjawaban yang berhubungan dengan aktiva. Sedangkan komunikasi mencakup penyampaian informasi kepada semua personel yang terlibat dalam pelaporan keuangan tentang bagaimana aktivitas mereka berkaitan dengan pekerjaan orang lain, baik yang berada didalam maupun di luar organisasi. Pedoman kebijakan, pedoman akuntansi dan pelaporan keuangan, daftar akun, dan memo juga merupakan bagian dari komponen informasi dan komunikasi dalam pengendalian intern.

(37)

d. Aktivitas pengendalian

Pengendalian kebijakan dan prosedur harus diterapkan dan dijalankan oleh manajemen sesuai dengan keperluan untuk menetapkan risiko pencapaian tujuan perusahaan. Pada umumnya aktivitas pengendalian dapat dikategorikan sebagai kebijakan dan prosedur yang menyangkut:

1) Tinjauan ulang kriteria

Kinerja pengendalian dilaksanakan dengan melakukan perbandingan kinerja aktual dengan anggaran, permalan dan periode kinerja sebelumnya, serta analisis-analisis yang telah dilakukan dan tindakan koreksi yang dilaksanakan. 2) Proses informasi

Kegiatan pengendalian ini meliputi pengendalian umum dan pengendalian aplikasi.

3) Pengendalian fisik

Kegiatan pengendalian ini dilakukan terhadap pengendalian fisik atas aktiva, untuk menjaga aktiva dari perbedaan perhitungan antara pencatatan pengendalian dengan hasil perhitungan fisik, dan menghindari pencurian aktiva, sehingga dapat mendukung persiapan pelaporan keuangan, dan pelaksanaan audit.

4) Pemisahan tugas

Tujuan utama pemisahan tugas adalah untuk menghindari kesalahan-kesalahan yang disengaja atau tidak dalam pengotorisasian transaksi, pencatatan transaksi, dan pemeliharaan aktiva.

(38)

e. Pemantauan

Pemantauan adalah aktifitas penilaian keefektifan tentang rancangan dan operasi pengendalian internal secara terus menerus atau secara periodik oleh manajemen untuk menentukan apakah operasi berjalan sesuai dengan yang diharapkan.

Suatu pengendalian intern yang baik dalam perusahaan akan memberikan keuntungan sangat berarti bagi perusahaan itu sendiri, karena:

a. Dapat memperkecil kesalahan-kesalahan dalam penyajian data akuntansi, sehingga akan menghasilkan laporan yang benar.

b. Melindungi atau memnatasi kemungkinan terjadinya kecurangan dan pengelapan-pengelapan.

c. Kegiatan organisasi akan dapat dilaksanakan dengan efisiensi. d. Mendorong dipatuhinya kebijakkan pimpinan.

e. Tidak memerlukan detail audit dalam bentuk pengujian subtantif atas bahan bukti/data perusahaan yang cukup besar oleh akuntan publik. Jika sistem pengendalian intern suatu perusahaan cukup baik dan auditor cukup puas dalam melakukan test of controls, maka pengujian subtantif dapat dilakukan dengan sekecil mungkin jumlah bukti/ data dari suatu sampling technique. Dengan demikian kegiatan audit tidak memerlukan biaya yang terlalu besar.

Hal-hal tersebut diatas akan dapat tercapai, karena sistem pengendalian intern dirancang untuk tujuan yang diharapkan. Adapun tujuan pengendalian intern menurut Mulyadi (2002;180) adalah

(39)

Untuk memberikan keyakinan memadai dalam pencapaian tiga golongan tujuan yaitu:

a. Keadalan informasi keuangan

b. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku c. Efektivitas dan efisiensi operasi.

Berdasarkan definisi tersebut dapa dijelaskan sebagai berikut: a. Keandalan informasi keuangan

Manajemen memerlukan laporan keuangan yang diteliti dan handal untuk menjalankan kegiatan usahanya. Banyak informasi akuntansi yang digunakan oleh manajemen untuk dasar pengambilan keputusan yang penting. Pengendalian internal dirancang untuk memberikan jaminan proses pengolahan data akuntansi mencerminkan perubahan kekayaan perusahaan, maka ketelitian dan kehandalan data akuntansi merefleksikan pertanggungjawaban penggunaan kekayaan perusahaan.

b. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku

Untuk mencapai tujuan perusahaan, manajemen menetapkan kebijakan-kebijakan dan prosedur pengendalian internal yang memadai ditujukan untuk memberikan jaminan yang memadai agar kebijakan manajemen dipatuhi oleh karyawan. Semua tujuan pengendalian intern yang disebutkan diatas harus diterapkan terhadap transaksi-transaksi yang mempengaruhi kondisi keuangan perusahaan, agar mempertimbangkan masalah cost dan benefit. Pengendalian intern dikatakan baik apabila telah memenuhi syarat dan dapat menguntungkan perusahaan.

c. Efektivitas dan efisiensi operasi

Tujuan pengendalian intern yang berhubungan dengan efisisensi dan efektifitas operasi ditujukan untuk mencegah duplikasi usaha yang tidak perlu atau

(40)

pemborosan dalam segala kegiatan bisnis dan untuk mencegah duplikasi usaha yang tidak perlu atau pemborosan dalam segala kegiatan bisnis dan untuk mencegah penggunaan sumberdaya yang tidak efisien.

Selain itu juga, dengan pengendalian intern diusahakan untuk menghindari pencurian terhadap kekayaan fisik perusahaan, penyalahgunaan atau hancur karena kecelakaan. Demikian juga untuk kekayaan perusahaan tidak berwujud seperti piutang dagang akan rawan oleh kecurangan jika dokumen penting (seperti kontrak penjualan) dan catatan akuntansi tidak terjaga. Efisiensi dan efektivitas operasi yang berhubungan dengan struktur organisasi yang merupakan kerangka pembagian tugas kepada unit-unti organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Dalam perusahaan manufaktur kegiatan pokok perusahaan dibagi menjadi kegiatan memproduksi dan menjual barang. Untuk melaksanakan kegiatan ini dibentuk departemn-departemen yang kemudian akan dibagi-bagi lebih lanjut menjadi unit-unit organisasi yang lebih kecil untuk melaksanakan kegiatan perusahaan.

Dengan demikian tujuan pokok dari pemisahaan tugas ini adalah untuk mencegah dan untuk melaksanakan deteksi segera atas kesalahan dan ketidakberesan dalam pelaksanaan tugas yang dibebankan kepada seseorang yang diharapkan dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas perusahaan.

Adapun tujuan pengendalian intern menurut AICPA (American Institute Certified

Publik Acountant) yang dialihbahasakan oleh La Midjan dan Azhar Susanto(2001;136)

(41)

a. Mengamankan harta perusahaan

b. Menguji ketelitian dan kebenaran data akuntansi perusahaan c. Meningkatkan efisiensi operasi perusahaan

d. Ketaatan pada kebijakan-kebijakan yang telah digariskan pimpinan perusahaan.

Penjelasan lebih lanjut mengenai tujuan pengendalian intern tersebut diuraikan sebagai berikut:

a. Mengamankan harta perusahaan

Harta perusahaan perlu diamankan dari segala kemungkinan yang akan merugikan perusahaan berupa pencurian, penyelewengan, kecurangan dan lain-lain, baik secara fisik maupun administratif. Untuk mengawasi kemungkinan tersebut maka perlu dirancang berbagai metode dan cara-cara tertentu untuk mencegah kecurangan.

b. Menguji ketelitian dan kebenaran data akuntansi perusahaan.

Informasi yang keluar dari catatan akuntansi dalam bentuk laporan keuangan yang berisi informasi akuntansi keuangan dan laporan manajemen yang berisi antara lain informasi akuntansi keuangan harus dapat dipercaya, tidak menyesatkan dan dapat diuji kebenaranya. Catatan akuntansi harus terus menerus diuji coba kebenaran data akuntansi dapat dipertahankan. Untuk dapat melaksanakan uji coba tersebut, maka perlu dipisahkan berbagai fungsi yang ada dalam struktur organisasi perusahaan terutama yang menyangkut suatu transaksi keuangan.

(42)

c. Meningkatkan efisiensi operasi perusahan

Dengan digunakannya berbagai metode dan prosedur untuk mengendalikan biaya yaitu dengan menyusun budget atau biaya standart, akan menjadi alat yang efektif untuk mengendalikan biaya yang bertujuan menciptakan efisiensi.

d. Ketaatan pada kebijakan-kebijakan yang telah digariskan pimpinan perusahaan Kebijakan pimpinan yang telah ditetapkan dengan surat keputusan, juga merupakan alat pengendalian yang penting dalam perusahaan yang harus ditaati dan dijalankan oleh setiap karyawan. Dengan surat keputusan, pimpinan perusahaan dapat mengendalikan berbagai aktifitas perusahaan khususnya pengeluaran.

Pengendalian intern bagi suatu perusahaan (terutama yang sudah go public) adalah merupakan suatu keharusan. Faktor-faktor yang menyebabkan makin pentingnya sistem pengendalian intern, antara lain adalah

a. Perkembangan kegiatan dan skalanya menyebabkan kompleksitas struktur, sistem dan prosedur suatu organisasi, manajemen hanya mengandalakan kepercayaan atas berbagai laporan dan analisa.

b. Tanggungjawab utama untuk melindungi aset organisasi, mencegah dan menemukan kesalahan-kesalahan serta kecurangan-kecurangan terletak pada management, sehingga management harus mengatur sistem pengendalian intern yang sesuai untuk memenuhi tanggung jawab tersebut.

(43)

c. Pengawasan oleh dari satu orang (saling cek) merupakan cara yang tepat untuk menutup kecurangan-kecurangan yang bisa terjadi pada manusia. Saling cek ini merupakan salah satu karakteristik sistem pengendalian intern yang baik.

d. Pengawasan yang built-in langsung pada sistem berupa pengendalian intern yang baik dianggap lebih tepat dari pada pemeriksaan secara langsung dan detail oleh pemeriksa (khususnya yang berasal dari luar organisasi).

2. Pengendalian Intern Sistem Informasi Akuntansi Penjualan

Kegiatan penjualan terdiri dari transaksi penjualan barang dan jasa, baik secara kredit maupun tunai. Jika salah satu sumber pendapatan perusahaan yang terpenting adalah penjualan, maka salah satu bentuk nyata dari pendapatan adalah kas dan uang tunai.

a. Pengendalian Intern Penjualan Tunai

Unsur pengendalian intern penjualan tunai yang seharusnya ada dalam sistem informasi akuntansi adalah sebagai berikut:

1) Organisasi

a) Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kasir b) Fungsi kasir harus terpisah dari fungsi akuntansi

c) Transaksi penjualan tunai harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi kasir, fungsi pengiriman dan fungsi akuntansi.

2) Sistem otorisasi dan Prosedur Pencatatan

a) Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir faktur penjualan tunai.

(44)

b) Penyerahan barang diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara membubuhkan cap.

c) Pencatatan dalam buku jurnal diotorisasikan oleh fungsi akuntansi dengan cara memberikan tanda faktur penjualan tunai.

3) Praktek yang sehat

a) Faktur penjualan tunai bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan.

b) Perhitungan oleh fungsi pemeriksa intern terhadap saldo kas yang ada dengan kasir secara periodik dan secara mendadak.

b. Pengendalian Intern Penjualan Kredit

Unsur pengendalian intern yang seharusnya ada dalam sistem informasi akuntansi penjualan kredit adalah sebagai berikut:

1) Organisasi

a) Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kredit

b) Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penjualan dan fungsi kredit c) Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi kasir

d) Transaksi penjualan kredit harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi kredit, fungsi pengiriman, fungsi penagihan.

2) Sistem otorisasi dan prosedur kredit

a) Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir surat order pengiriman.

(45)

b) Persetujuan pemberian kredit diberikan oleh fungsi kredit dengan membubuhkan tanda tangan dari kredit copy yang merupakan tembusan surat order pengiriman.

c) Pengiriman barang pada pelanggan diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara mendatangani dan membubuhkan cap ”sudah dikirim” pada copy surat pengiriman.

d) Penetapan harga jual, syarat pengangkutan barang pada penjualan berada ditangan direktur pemasaran dengan penerbitan surat keputusan mengenai hal tersebut.

e) Terjadinya piutang diotorisasi oleh fungsi penagihan dengan membubuhkan tanda tangan pada faktur penjualan.

f) Pencatatan kedalam kartu piutang dan kedalam jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas dan jurnal umum diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara (faktur penjualan, bukti kas masuk, dan memo kredit). g) Pencatatan terjadinya piutang didasarkan pada faktur penjualan yang

didukung dengan surat order pengiriman dan surat muat. 3) Praktek yang sehat

a) Surat order pengiriman bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggung jawabkan oleh fungsi penjualan.

b) Faktur penjualan bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggung jawabkan oleh fungsi penagihan.

c) Secara periodik diadakan rekonsiliasi piutang dan perkiraan kontrol piutang dalam buku besar.

(46)

E. Kerangka Konseptual

Kerangka konseptual akan mempermudah dalam pemahaman alur skripsi yang dapat dilihat pada gambar berikut:

Penerapan Sistem Informasi Akuntansi

Efektivitas Sistem Informasi Akuntansi Penjualan terhadap Pengendalian Intern pada PT Amal Tani

Pengendalian Intern Sistem informasi akuntansi

Penjualan Tunai

Sistem informasi Akuntansi Penjualan Kredit

Informasi Keuangan

Pihak Eksternal & Internal Perusahaan

(47)

BAB III

METODE PENELITIAN

A. Jenis Penelitian

Penelitian yang dilakukan adalah penelitian lapangan dalam bentuk studi kasus yang dilakukan secara langsung mendatangi objek penelitian yaitu PT. Amal Tani Medan guna memperoleh data dan informasi yang dibutuhkan. Penelitian ini juga didasarkan pada teori-teori yang mendukung sebagai landaasan teoritis dalam menganalisa data yang diperoleh di lapangan.

B. Jenis Data

Jenis data yang dikumpulkan terdiri dari : 1. Data Primer

Data yang diperoleh dari objek penelitian yang masih perlu diolah agar dapat dipergunakan dalam penelitian. Data Primer yang dipakai penulis adalah hasil wawancara atau keterangan-keterangan yang dikumpulkan dari pegawai perusahaan.

2. Data Sekunder

Data yang bersumber dari perusahaan sebagai objek penelitian yang sudah diolah dan terdokumentasi seperti struktur organisasi, sejarah singkat perusahaan, dan lain sebagainya.

(48)

C. Teknik Pengumpulan Data

Teknik yang digunakan dalam pengumpulan data adalah sebagai berikut :

1. Teknik Wawancara, yaitu memperoleh data dengan cara melakukan tanya jawab dan diskusi secara langsung kepada pihak yang berwenang, seperti bagian akuntansi, pegawai bagian penjualan.

2. Teknik Observasi, yaitu mengadakan pengamatan langsung pada objek penelitian, yaitu pengamatan terhadap bukti-bukti penjualan, seperti faktur-faktur penjualan, dokumen lainnya yang digunakan yang berkaitan dengan penjualan dan aktifitas-aktifitas dalam system yang dijalankan.

D. Metode Analisis Data

Analisa yang dilakukan dengan menggunakan metode deskriptif yaitu suatu metode penganalisaan data dimana data dikumpulkan, disusun, diinterpretasikan, dianalisis sehingga memberikan keterangan dan jawaban yang jelas bagi pemecahan masalah yang dihadapi.

E. Jadwal dan Tempat Penelitian

Jadwal penelitian yang direncanakan sebagai berikut :

Jadwal Penelitian Feb Maret April Mei Jun Jul Augst Penyelesaian proposal

Pencarian data proposal Pengajuan proposal

Penyerahan proposal

kepada dosen pembimbing

Bimbingan dan perbaikan proposal

Seminar proposal Pengumpulan data Pengolahan data

(49)

Analisis data

Bimbingan dan penyelesaian skripsi

Tabel 1. Tabel Jadwal Penelitian

Adapun tempat penelitian dilakukan di kantor PT. Amal Tani Medan yang berlokasi di Jl. Iskandar Muda No.11b Medan

(50)

BAB IV

HASIL PENELITIAN

A. Data Penelitian

1. Gambaran Umum Perusahaan a. Sejarah Singkat Perusahaan

Perseroan Terbatas Amal Tani Medan adalah perusahaan swasta yang bergerak di bidang perkebunan, industri dan dagang. Perkebunan Amal Tani berdomisili di kecamatan Bahorok, kabupaten Langkat dengan nama perkebunan Tanjung Putri dengan kantor pusatnya di Medan.

Pada mulanya perkebunan PT Amal Tani yang ada di Tanjung Putri adalah eks perkebunan “Horrison and Croes Field Ltd” yang dikelola bangsa asing (bangsa inggris). Pada tanggal 24 september 1962 “Horrison and Croes Field Ltd” ini diterima oleh Perdamilda Sumatera Utara No.0044/9/62 tertanggal 12 september 1962 dengan areal 3.787 ha.

Dasar hukum atas perkebunan ini adalah Hak Guna Usaha yang telah dikeluarkan Menteri Pertanian dan Dirjen Agraria, dengan Surat Keputusan No. II/56/KA tertanggal 4 agustus 1962 serta serah terima tanah perkebunan oleh kepala Inspeksi Agraria Sumatera Utara kepada CV Amal Tani pada tanggal 22 Januari 1963.

Sebagai kelanjutan pembangunan dalam pengembangan CV Amal Tani, maka berubah bentuk usahanya menjadi PT Amal Tani yang berkedudukan di Medan. Perubahan bentuk badan usaha ini berdasarkan akte Notaris M.Sutan Nasution, S.H., No.45/27 tertanggal 7 september 1963 dan disahkan melalui surat Menteri Kehakiman

(51)

No.J.A 5/101/64 tanggal 27 Agustus 1964 serta diumumkan dalam Lembaran Berita Negara tanggal 12 September 1964.

Sehubungan dengan laju perkembangan usaha dan sektor non migas sebagai pendapatan Negara maka PT Amal Tani menerima surat keputusan pembebasan dan persetujuan keringanan perpajakan dalam rangka Penanaman Modal Dalam Negeri (PMDN) tahap pertama, yakni atas rehabilitasi usaha perkebunan untuk replanting seluas 625 ha, dan dapat disetujui dengan kredit investasi dari Bank Bumi Daya. Dengan kredit investasi ini, PT Amal Tani mulai berkembang dan meluaskan areal perkebunanya.

Pada tahun 1981 terjadi perubahan akte pendirian berdasarkan akte Notaris Malem Ukur Sembiring, SH., No.45 tanggal 11 September 1981. Akte pendirian ini disahkan oleh Menteri Kehakiman RI dalam SK No.Y.A 5/327/21 tanggal 8 mei 1982 serta diumumkan dalam Lembaran Berita Negara No.64 tanggal 12 Agustus 1983.

Pada tahun 1990, sesuai dengan akte Notaris Malem Ukur Sembiring, S.H., No.45 dan diubah menjadi akte No.31 tanggal 22 Maret 1990 telah dibuat perubahan anggaran dasar atas modal saham dari PT Perkebunan, Industri, dan Dagang Amal Tani. Perubahan anggaran dasar tersebut telah mendapat persetujuan dari Menteri Kehakiman RI dengan SK No.C12-1963 HT.01.04 Thn.1990 tanggal 3 April 1990.

Anggaran dasar tersebut telah mengalami beberapa kali perubahan, terakhir dengan Akte Notaris Andreas Ngikut Meliala, SH., No.110 tanggal 29 Agustus 1997 mengenai komposisi pemegang saham perusahaan. Sesuai dengan pasal 2 anggaran dasar perusahaan.

(52)

Setelah usaha-usaha perombakan tersebut di atas, PT Amal Tani terus mengalami kemajuan dan melakukan perluasan lahan tanaman perkebunan dan ruang lingkup kegiatan perusahaan meliputi:

1) Menjalankan usaha-usaha perkebunan dan pertanian.

2) Mendirikan serta menjalankan usaha-usaha industri yang berhubungan dengan perkebunan dan pertanian.

3) Berniaga umum, termasuk impor dan ekspor.

4) Bertindak sebagai agen perwakilan dari perusahaan-perusahaan Dalam dan Luar Negeri.

Sebagai lanjutan pembangunan dalam perkembangan sektor non migas maka usaha perkebunan ini yang dikelola oleh bangsa pribumi dan tanpa bangsa asing, dimana dari tahun ke tahun mengalami pertumbuhan dan perkembangan serta kemajuan yang sangat pesat dan sekarang PT Amal Tani berkantor pusat di Jl. Iskandar Muda No. 11b Medan.

b. Ruang Lingkup Kegiatan Perusahaan

PT Perkebunan, Dagang dan Industri Amal Tani Medan adalah perusahaan yang bergerak di bidang perkebunan dan telah memiliki 1(satu) kebun yang terletak di Tanjung Putri dan 1(satu) pabrik terletak di Tanjung Putri. Komoditi utama perusahaan ini adalah kelapa sawit dan karet. Produk yang dihasilkan merupakan hasil produk yang bersifat agraris, yang sifatnya tidak bisa terlalu lama disimpan, jumlah produknya tergantung pada alam, sifat permintaannya elastis, maka perusahaan selalu berusaha untuk menciptakan sistem penjualan yang efektif dan bersifat non spekulatif, dimana

(53)

perusahaan berusaha agar setiap produk yang dihasilkan atau diusahakan dapat segera terjual dan diperoleh dana untuk keperluan operasional perusahaan, ekspansi dan investasi.

Adapun produksi yang dihasilkan PT Amal Tani Medan dari komoditinya adalah sebagai berikut :

1) Kelapa Sawit

Dari hasil pengolahan buah sawit akan diperoleh minyak sawit dalam bentuk : a). CPO (Crude Palm Oil) atau disebut juga Minyak Kelapa Sawit (MKS)

CPO ini 100% langsung dijual secara lokal pada para konsumen. CPO ini bila diproses di pabrik akan menjadi minyak yang siap pakai. Dari CPO ini dapat dihasilkan produk turunan yaitu :

(1) RBD Olein ( Raffening Bleacing and Deorized Olein)

RBD Olein adalah minyak kelapa sawit yang diproses di pabrik, merupakan minyak goreng yang memiliki kualitas paling tinggi dari minyak kelapa sawit.

(2) RBD Stearin

RBD Stearin juga diproses di pabrik untuk menghasilkan minyak goreng yang kualitasnya dibawah RBD Olein. Produk turunan ini juga digunakan sebagai bahan pembuatan sabun mandi dan mentega.

b) Palm Kernel (Inti Kelapa Sawit)

Komoditi lainnya yang dapat dihasilkan dari buah kelapa sawit adalah inti kelapa sawit, atau disebut juga Palm Kernel. Bila palm kernel ini di proses di pabrik akan diperoleh turunan yaitu :

(54)

(1) PKO (Palm Kernel Oil)

PKO ini dijual secara lokal maupun ekspor. Dari PKO ini juga diperoleh produk turunan yaitu : RPKO (minyak goreng yang siap pakai) dan CPKO (minyak mentah).

(2) Cake/PKE (Palm Kernel Expeller)

Produk ini adalah ampas dari pemerasan palm kernel yang biasanya digunakan untuk makanan ternak yang terkadang di jual secara lokal. 2) Karet

Dari hasil pengolahan karet maka perusahaan akan memperoleh komoditi Lump KKK (Kadar Karet Kering). Komoditi ini merupakan bahan baku untuk membuat ban, perusahaan menjual pada pabrik pengolahan karet yang akan menjadi SIR20(Standar Indonesia Rubber 20) merupakan bahan setengah jadi untuk pembuatan bahan-bahan dari karet misalnya : ban motor/mobil dan bahan-bahan dari karet lainnya.

c. Visi dan Misi Perusahaan

Adapun misi PT Amal Tani Medan adalah untuk memberikan kesejahteraan kepada karyawan, dan meningkatkan sumber daya manusia para petani di Tanjung Putri. Sedangkan misi dari PT Amal Tani Medan untuk memberikan suatu hasil penelitian menuju perbaikan dan peningkatan kualitas tanaman kelapa sawit sehingga diharapkan dapat mendukung produk akhir dari komoditas ini dan hasilnya memberikan manfaat bagi pemegang saham dan memenuhi komitmen terhadap masyarakat dan lingkungannya.

(55)

d. Struktur Organisasi dan Personalia Perusahaan.

Organisasi merupakan wadah dari sekelompok orang yang bekerjasama untuk mencapai tujuan yang ditetapkan sebelumnya. Struktur organisasi suatu sistem dari aktivitas kerja sama yang disusun untuk mencapai tujuan organisasi yang lebih memadai. Jadi struktur organisasi merupakan kerangka susunan perwujudan pola terhadap hubungan, fungsi, bagian atau posisi maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas, wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi.

Struktur organisasi bagi perusahaan tidak selalu sama dengan perusahaan lainya walaupun sejenis, karena struktur organisasi perusahaan harus disesuaikan dengan bentuk dan seluruh kegiatan perusahaan. Dalam menjalankan roda organisasi perusahaan, PT Amal Tani Medan menjalankan struktur organisasi garis dan staf. Pada struktur organisasi garis memiliki wewenang untuk melaksanakan langsung tujuan dasar organisasi, sedangkan pada struktur organisasi staf hanya bersifat mendukung yakni menyediakan jasa dan bantuan kepada bagian-bagian lain, pada bagian ini yang menduduki posisi staf adalah bagian Kepala Bagian Akuntansi karena posisinya tidak langsung berhubungan dengan pelaksanaan tujuan dasar. Struktur PT Amal Tani dapat dilihat pada lampiran 3.

Berikut ini adalah uraian tugas dari masing – masing fungsi: 1) Dewan Komisaris

Tugas pokok:

Dewan komisaris mempnyai tugas pokok untuk mengawasi pekerjaan direksi. Uraian tugas:

(56)

(b) Berhak membebaskan tugaskan direksi untuk sementara jika melanggar peraturan atau anggaran dasar.

(d) Menyelenggarakan rapat umum luar biasa para pemegang saham jika diperlukan.

2) Direktur Utama Tugas pokok:

Direktur utama memiliki tugas untuk bertanggung jawab atas jalanya perseroan dan mewakili perseroan baik ke dalam maupun ke luar.

Uraian tugas:

(a) Mendidik, membimbing, mengarahkan dan meningkatkan keterampilan sumber daya manusia yan turut terlibat dalam organisasi PT Amal Tani mulai dari direktur keuangan dan HRD direktur produksi, direktur tehnik dan teknologi, para manajer, asisten kepala, para asisten afdeling, para asisten PKS serta kepala bidang.

(b) Mengelola seluruh perputaran keuangan dan memanfaatkannya bagi kemajuan perusahaan.

(c) Mengelola penggunaan kredit-kredit baik dari bank maupun dari instansi-instansi keuangan untuk dimanfaatkan untuk kemajuan perseroan.

(d) Mengangkat dan memberhentikan para manager, asisten kepala, para asisten afdeling, para asisten PKS serta kepala bidang di PT Amal Tani atas usulan direktur yang membidanginya.

(57)

3) Sekretaris Direktur Utama Tugas pokok:

Melaksanakan tugas-tugas kesekretariatan dan tugas-tugas administrasi direktur utama membuat dan membalas surat-surat baik dalam negeri maupun luar negeri sesuai dengan petunjuk yang diberikan direktur utama membuat acara pertemuan-pertemuan direktur utama baik pertemuan intern kantor Medan maupun kantor kebun dan pabrik.

4) Manajer Pemasaran Dalam dan Luar Negeri Tugas pokok:

Manajer pemasaran Dalam dan Luar negeri memiliki tugas pokok sebagai salah satu pimpinan yang menentukan pelaksanaan pembelian dan penjualan dari dalan dan luar negeri.

Uraian tugas:

(a) Merencanakan kerjasama dengan pabrik refinery serta pabrik-pabrik karet baik di dalam maupun di luar negeri untuk menjual minyak sawit, inti sawit dan karet.

(b) Merencanakan untuk menjalin kerjasama dengan pabrik-pabrik pupuk serta pestisida-pestisida.

(58)

5) Kepala Bidang Pembelian Dalam Negeri Tugas pokok:

Kepala bidang pembelian dalam negeri memiliki tugas pokok untuk mengatur pembelian kebutuhan perkebunan dan pabrik PT Amal Tani.

Uraian tugas:

(a) Merencanakan dan melaksanakan pembelian barang-barang produksi dalam negeri untuk kebutuhan perusahaan.

(b) Merencanakan dan melaksanakan pendekatan-pendekatan langsung dengan produsen-produsen untuk menjalin kerjasama dengan perusahaan pupuk dan pestisida, pengangkutan, TBS dan pemasok bahan-bahan pembantu untuk memenuhi kebutuhan pabrik.

6) Direktur Keuangan dan HRD Tugas pokok:

(a) Meningkatkan sumber daya manusia di bidang keuangan dan HRD

(b) Mengelola dan menciptakan sumber keuangan untuk pengembangan perusahaan.

(d) Mengelola perputaran keuangan (cash flow) perusahaan dan memanfaatkannya untuk kemajuan perusahaan.

(e) Mengelola penggunaan kredit bank maupun instansi-instansi keuangan lainnya dan memanfaatkannya untuk kemajuan perusaahaan.

(59)

(f) Mengembangkan kemampuan personil HRD agar terlaksana pengembangan tugas di bidang HRD.

7) Manager Administrasi Keuangan Tugas pokok:

Manager administrasi keuangan memiliki tugas untuk menyelenggarakan administrasi keuangan perusahaan dengan sebaik-baiknya sehingga posisi keuangan perusahaan dapat diketahui dengan cepat dan tepat.

Uraian tugas:

(a) Memanfaatkan penggunaan anggaran investasi dan kredit bank.

(b) Membuat laporan cash flow bulanan disetiap akhir bulan dan melaporkannya paling lambat 15 hari.

Tugas pokok:

(a) Memeriksa dokumen penerimaan dan pengeluaran kas/bank dan memposting untuk dibukukan.

(b) Menyelenggarakan pembukuan kebun dan pabrik, serta laporan keuangan bulanan, triwulan dan tahunan PT Amal Tani Medan.

(d) Menganalisa laporan keuangan intern pabrik untuk diperbandingkan dengan perhitungan kantor Medan.

(60)

(f) Membuat analisa rencana anggaran dengan realisasinya untuk setiap bulan, triwulan, dan tahunan.

9) Manajer HRD Tugas pokok:

Manager HRD memiliki tugas untuk mengatur kelancaran pelaksanaan tugas-tugas bidang umum agar dapat dicapai optimalisasi pengendalian dan pendayagunaan sumber daya manusia di bidang tenaga kerja serta kelancaran arus dokumen.

Uraian Tugas:

(a) Membuat rencana kebutuhan personil (staf, pegawai, dan karyawan).

(b) Membuat rencana pendidikan dan pelatihan bagi staf, pegawai, dan karyawan untuk meningkatkan sumber daya manusia.

10) Kepala Bidang Humas dan Hukum Tugas pokok:

Kepala bidang humas dan hukum memiliki tugas untuk membantu Manager HRD sehingga tercapai hubungan yang harmonis di dalam perusahaan dan diantara perusahaan dengan masyarakat di sekitar lingkungan perusahaan. Dokumen yang digunakan oleh PT Amal Tani Medan dalam sistem informasi akuntansi penjualan tunai adalah sebagi berikut:

(61)

Dokumen ini merupakan dokumen yang dibuat oleh Bagian Penjualan yang berfungsi sebagai perintah kepada Bagian gudang dan Bagian Pengiriman untuk memenuhi pesanan pelanggan. Dokumen ini berisi tentang keterangan mengenai pesanan pelanggan seperti jenis barang dan jumlah barang yang dipesan pelanggan, nomor kontrak jual beli dan tanggal pesanan.

2) Surat pengantar barang

Dokumen ini berfungsi sebagai surat jalan yang memerintahkan Bagian pengiriman mengantarkan barang kepada pelanggan. Dokumen ini berisi mengenai keterangan dan kondisi barang.

3) Faktur pajak standart

Faktur pajak standart merupakan faktur penjualan yang berisi mengenai nama perusahaan (penjual) dan alamatnya, nomor NPWP, nama pembeli dan alamat pembeli, nama barang, kuantitas, harga satuan, jumlah harga, syarat pembayaran, nomor kontrak, dan jumlah PPN. Faktur ini dibuat oleh bagian penjualan sebagai pemberitahuan kepada pembeli bahwa jumlah yang harus dibayar sebesar jumlah harga yang tertera pada faktur pajak standar tersebut. 4) Rekap harga pokok penjualan

Dokumen ini digunakan oleh Bagian Akuntansi untuk meringkas harga pokok produk yang dijual selama sati periode atau satu bulan.

5) Bukti penerimaan kas

Dokumen inidibuat oleh Bagian Kas sebagai bukti penerimaan kas/bank yang telah dibayar pembeli ke nomor rekening perusahaan di bank.

(62)

Catatan akuntansi yang digunakan PT Amal Tani Medan dalam sistem informasi akuntansi penjualan tunai adalah sebagai berikut:

1) Jurnal penjualan

Jurnal penjualan digunakan oleh bagian akuntansi untuk mencatat dan meringkas data penjualan. Jurnal ini dibuat oleh bagian akuntansi setelah bagian penjualan memberikan dokumen faktur pajak standart yaitu pada akhir periode.

2) Jurnal penerimaan kas

Jurnal penerimaan kas digunakan untuk mencatat penerimaan kas dari penjualan tunai yang sumbernya berasal dari bukti penerimaan kas/bank. 3) Kartu persediaan

Kartu persediaan dalam penjualan tunai digunakan untuk mencatat berkurangnya harga pokok produk yang diual.

4) Kartu gudang

Catatan ini dibuat oleh bagian gudang atau PKS (Pabrik Kelapa Sawit) untuk mencatat berkurangnya kuantitas produk yang dijual.

Uraian prosedur sistem informasi penjualan tunai yang dilakukan PT Amal Tani Medan sebagai berikut:

1) Sistem informasi akuntansi penjualan dimulai dari adanya penawaran yang dilakukan antara pihak pembeli dengan pihak perusahaan bagian penjualan. 2) Dalam penawaran tersebut, bagian penjualan menginformasikan kepada

(63)

mencakup harga, jumlah, dan jenis barang, dan jadwal penyerahan atau pengiriman produk.

3) Setelah mendapat informasi tentang produk, pihak bagian penjualan melakukan negosiasi harga dengan pihak pembeli.

4) Jika harga telah disetujui oleh kedua belah pihak, bagian penjualan menuangkan kesepakatan dengan pembeli tersebut ke dalam buku persetujuan kontrak.

5) Berdasarkan buku persetujuan kontrak, bagian penjualan membuat kontrak penjualan.

6) Kontrak penjualan yang dicetak disampaikan ke direktur keuangan untuk ditandatangani.

7) Kontrak penjualan yang telah ditandatangani oleh direktur keuangan dikirim ke pembeli oleh bagian penjualan.

8) Setelah kontrak penjualan ditandatangani, direktur keuangan memutuskan apakah perlu down payment atau tidak, sebelum barang diserahkan.

9) Apabila diperlukan down payment, maka melakukan pembayaran down payment dan menyerahkan transfer application kepada bagian penjualan sebagai bukti bahwa down payment telah dibayar.

10) Berdasarkan transfer application dan bank statement yang diterima bagian keuangan, bagian penjualan membuat faktur sementara pembayaran.

11) Staf bagian penjualan mengirimkan dokumen asli down payment kepada pembeli, sedangkan lembar copy ke bagian keuangan.

(64)

12) Kemudian bagian penjualan membuat dokumen delivery order sebanyak 3 (tiga) lembar, dua lembar dikirim ke bagian gudang (PKS) dan satu lembar lagi diarsipkan oleh bagian penjualan menurut nomor dokumen.

13) Bagian gudang menerima dokumen delivery order dari bagian penjualan sebanyak 2 (dua) lembar. Lembar pertama diarsipkan menurut nomor dan lembar kedua diberikan ke bagian pengiriman bersama dengan barang. Kemudian bagian gudang membuat surat pengantar barang dalam rangkap empat. Lembar pertama diberikan ke bagian pengiriman, lembar kedua dan ketiga diberikan ke PKS (Pabrik Kelapa Sawit) dan lembar terakhir diarsipkan di bagian gudang berdasarkan nomor. Setelah itu bagian gudang mengeluarkan barang dan mengisi kartu gudang untuk mencatat berkurangnya kuantitas barang yang ada di gudang

14) Bagian pengiriman mengantarkan barang kepada pembeli dan dokumen delivery order diberikan kepada pembeli sebagai slip pembungkus (packing

slip).

15) Bagian penjualan membuat faktur pajak standart sebanyak tiga lembar, lembar pertama dikirim ke pelanggan, lembar kedua diberikan ke kantor pajak dan lembar ketiga diarsipkan ke bagian penjualan menurut nomor dokumen. Sebelum faktur tersebut diarsipkan, bagian penjualan mengcopy faktur pajak standart tersebut sebanyak satu lembar untuk diberikan kepada bagian akuntansi untuk menjurnal penjualan dan merekap harga pokok penjualan. 16) Pelanggan melakukan pembayaran melalui bank atas nama dan rekening PT

(65)

17) Bagian keuangan menerima bukti pembayaran (bukti transfer) dari pelanggan, kemudian bagian keuangan meminta slip rekening koran dari bank untuk dicocokkan dengan bukti transfer tersebut. Jika telah sesuai maka bagian keuangan membuat bukti peneriman kas/bank lalu diberikan kepada bagian akuntansi.

18) Bagian akuntansi mencatat penerimaan kas.

Bagan alir sistem penjualan tunai PT Amal Tani Medan dapat dilihat pada lampiran 4.

B. Analisis Hasil Penelitian

Analisis sistem informasi akuntansi penjualan, yaitu dengan cara membandingkan antara sistem yang diterapkan di PT Amal Tani Medan dengan uraian teoritis yang menjadi landasan. Tidak ada suatu sistem yang mutlak diterapkan dalam suatu perusahaan, tetapi sistem itu harus diterapkan sesuai dengan jenis dan besarnya bidang usaha dan sesuai dengan jenis dan besarnya bidang usaha dan sesuai dengan apa yang diharapkan oleh preusan.

Dari prosedur penjualan tunai PT Amal Tani Medan terlihat bahwa sistem akuntansi penjualan tunai memenuhi salah satu faktor-faktor dalam penyusunan sistem akuntansi yaitu aman berarti dapat menjaga keamanan aktiva perusahaan, karena bagian gudang mencatat berkurangnya kuantitas barang yang ada di gudang sehingga dapat saling mengecek antara bagian akuntansi dengan bagian penjualan mengenai jumlah barang (persediaan) yang ada di gudang..

(1)

18) Bagian akuntansi mencatat penerimaan kas.

Bagan alir sistem penjualan tunai PT Amal Tani Medan dapat dilihat pada lampiran 4.

B. Analisis Hasil Penelitian

(2)

Dari prosedur di atas terlihat bahwa bagian penagihan dilakukan oleh bagian penjualan. Ini berarti bagian penjualan dan bagian penagihan dilakukan oleh satu bagian, maka prosedur yang dilakukan lebih cepat dibandingkan jika dilakukan oleh dua bagian dan lebih hemat biaya yang dikeluarkan karena dokumen dan catatan yang digunakan tidak banyak.

Dari prosedur PT Amal Tani Medan, kita bisa melihat adanya mekanisme saling uji (internal check) yang tercipta karena adanya independensi organisasi yaitu adanya pemisahan fungsi antara lain:

1. Fungsi pengelolaan yang dilaksanakan oleh bagian gudang dan bagian pengiriman.

2. Fungsi pelaksanaan yang dilaksanakan oleh bagian penjualan. 3. Fungsi pencatatan dilaksanakan oleh bagian akuntansi

Selain itu, faktur pajak standart dan delivery order bernomor urut cetak. Ini berarti dalam penggunan formulir dan setiap transaksi keuangan hanya akan terjadi jika telah mendapat otorisasi dari pihak yang berwenang. Tetapi seharusnya dokumen delivery order memuat ruang untuk pemberian paraf atau tandatangan sehingga bagian gudang memberikan paraf jika barang telah diberikan kepada bagian pengiriman dan pembeli juga memberikan paraf jika barang telah sampai kepada pembeli. Ini berarti prosedur tidak memenuhi prinsip aman yaitu tidak dapat membantu menjaga keamanan harta milik perusahaan, karena bagian gudang dan bagian pengiriman bisa melakukan tindak kecurangan

Dalam penerimaan kas memiliki bentuk pengawasan yang efisien yaitu pembayaran dilakukan melalui bank sehingga bukti transfer yang diberikan pelanggan

(3)

dapat dibandingkan jumlahnya dengan rekening koran. Ini berarti prosedur penerimaan kas sudah memenuhi prinsip aman yang dapat menjaga kekayaan perusahaan.

Dan juga setiap dokumen hanya ditandatangani oleh bagian direktur keuangan, seperti dokumen delivery order. Padahal dokumen delivery order sebaiknya ditandatangani oleh bagian penjualan, bagian gudang, dan bagian pengiriman.

Dalam implemtasi kegiatan sistem informasi akuntansi penjualan, PT Amal Tani Medan terfokus pada penjualan tunai, pihak perusahaan menetapkan adanya uang muka/ down payment yang sisanya akan dibayar setelah produk sampai ditujuan. Adanya perhitungan stock produk secara berkala, maupun secara mendadak ke pabrik menyebabkan berkurangnya kesempatan bagian pabrik melakukan kecurangan dengan mengeluarkan produk produk tanpa izin.

(4)

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

Dalam bab ini penulis akan menyimpulkan uraian-uraian yang telah diberikan dalam bab-bab sebelumnya dan kemudian penulis akan mencoba memberikan saran-saran tertentu yang mungkin berguna bagi perusahaan, khususnya bagi bagian penjualan perusahaan.

A. Kesimpulan

Berdasarkan uraian-uraian sebelumnya, beberapa kesimpulan yang dapat diambil antara lain:

1. PT Amal Tani Medan mengarsipkan seluruh dokumen berdasarkan nomor sehingga data perusahaan dapat terjaga dengan aman karena telah tercipta pelaksanaan kerja yang sehat.

2. Penerapan prosedur-prosedur sistem informasi akuntansi penjualan telah dapat meningkatkan efektivitas pengendalian intern sistem informasi akuntansi penjualan PT Amal Tani Medan, hal ini terlihat dari:

a. Adanya otorisasi yang cukup memadai yaitu negosiasi harga dilakukan langsung oleh bagian penjualan.

b. PT Amal Tani Medan telah merancang sistem informasi akuntansi pejualan, termasuk diantaranya berbagai catatan dan berbagai dokumen yang terlihat prosedur penjualan. Hal ini ditujukan untuk mempermudah dalam pengawasan terhadap operasional perusahaan.

(5)

B. Saran

Berpedoman kepada teori-teori yang ada mengenai sistem informasi akuntansi penjualan dan prakteknya yang ada di perusahaan, penulis mencoba memberikan saran, khususnya bagi bagian penjualan adalah sebagai berikut:

1. Transaksi yang terjadi hanya disetujui oleh satu orang yaitu direktur utama, padahal sebaiknya transaksi ditandatangani oleh tiga bagian seperti: bagian penjualan, bagian gudang dan bagian pengiriman.

2. Sebaiknya bagian penagihan dengan bagian penjualan dipisah agar tidak terjadi kecurangan yang dapat merugikan perusahaan.

3. Untuk meningkatkan kemampuan staf bagian penjualan, perlu diadakan pelatihan, bimbingan, dan kursus-kursus secara berkala sesuai dengan perkembangan dunia bisnis, dan sebaliknya digunakan tenaga ahli untuk membimbing dan mendidik para staf bagian penjualan.

(6)

DAFTAR PUSTAKA

Abu Bakar, Erwin, 1999. Jurnal Ekonomi FE-USU. volume III/nomor 2, Medan.

Baridwan, Zaki, 1997. Sistem Akuntansi-Penyusunan Prosedur dan Metode. edisi kelima, penerbit BPEF, Yogyakarta.

Geoger H.Bodnar, William S.Hopwood dan Amir Abadi jusuf, 2000. Sistem Informasi Akuntansi. Ed. Keenam,salemba Empat, Jakarta.

Gondodiyoto, Sanyoto, 2007. Audit Sistem Informasi. Ed. Revisi, Mitra Wacana Media, Jakarta.

Hall, James.A,2001. Sistem Informasi Akuntansi. Buku Satu, Terjemahan Tim Penerjemhan Salemba Empat, Jakarta

Indriantoro, Dr.Nur, Supomo, Bambang, 2002, Metodologi Penelitian Bisnis untuk Akuntansi dan Manajemen. Edisi Pertama, Cetakan Kedua, BPFE-yogyakarta, Yogyakarta.

Ikatan Akuntan Indonesia, 1994. Standart Propfesional Akuntan Publik. Sekolah Tinggi Ilmu ekonomi YPKN, Jakarta.

J.S Badudu & Sutan Mohammad Zain, 1994, Kamus Umum Bahasa Indonesia. Pustaka Sinar Harapan, Jakarta.

Komaruddin, 1994, Esiklopedia Manajemen, edisi kesatu, Bumi Aksara, Jakarta. Mulyadi, 2001. Sistem Akuntansi. edisi ketiga, Salemba Empat, Jakarta,

Mulyadi, 2002. Auditing. edisi keenam, buku dua, penerbit salemba empat, Jakarta. Niswonger, Warren, Reeve and Fess, 2005. Prinsip-Prinsip Akuntansi. Edisi ke-19.

Erlangga, Jakarta.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, Jurusan Akuntansi. 2004. Buku Petunjuk Teknik Penulisan Proposal Penelitian dan Penulisan Skripsi. Medan.

Standar Akuntansi Keuangan. Salemba empat, Ikatan Akuntan Indonesia, Jakarta 2002.

Efektivitas Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Terhadap Pengendalian Intern Pada PT Amal Tani Medan

SKRIPSI

SURAT PERNYATAAN

KATA PENGANTAR

DAFTAR ISI

BAB III

METODE PENELITIAN

Parts

Dokumen yang terkait

Analisis Pengendalian Intern Atas Sistem Akuntansi Penjualan Kredit dan Penagihan Piutang Pada PT. Indojaya Agrinusa Medan.

Sistem Pengendalian Intern Penjualan Sebagai Alat Bantu Bagi Pimpinan Dalam Mengamankan Hasil Penjualan Pada PT. Multi Alam Prima Rasa

Analisis Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Secara Komputerisasi Pada PT Amal Tani

Sistem Akuntansi Pertanggungjawaban pada PT. Amal Tani Medan

Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Dalam Meningkatkan Efektivitas Pengendalian Intern Piutang Pada CV. Energi.

Pengaruh Sistem Informasi Akuntansi Penjualan terhadap Efektivitas Pengendalian Internal Penjualan (Penelitian pada PT. Bumbu Desa).

Peranan Sistem Pengendalian Intern Penjualan Kredit dalam Menunjang Efektivitas Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit PT. Karya Isma Graha Bandung.

Peranan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Ekspor Dalam Menunjang Efektivitas Sistem Pengendalian Intern Penjualan Ekspor (Studi Kasus Pada PT "X" Bandung).

EVALUASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN DALAM MENUNJANG EFEKTIVITAS PENGENDALIAN INTERN PENJUALAN PADA PT. BINTANG MULTI SARANA PALEMBANG -

EVALUASI PENGENDALIAN INTERN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN KREDIT

Dukungan

Links

Efektivitas Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Terhadap Pengendalian Intern Pada PT Amal Tani Medan

SKRIPSI

SURAT PERNYATAAN

KATA PENGANTAR

DAFTAR ISI

BAB III

METODE PENELITIAN

Parts

Dokumen yang terkait

Analisis Pengendalian Intern Atas Sistem Akuntansi Penjualan Kredit dan Penagihan Piutang Pada PT. Indojaya Agrinusa Medan.

Sistem Pengendalian Intern Penjualan Sebagai Alat Bantu Bagi Pimpinan Dalam Mengamankan Hasil Penjualan Pada PT. Multi Alam Prima Rasa

Analisis Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Secara Komputerisasi Pada PT Amal Tani

Sistem Akuntansi Pertanggungjawaban pada PT. Amal Tani Medan

Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Dalam Meningkatkan Efektivitas Pengendalian Intern Piutang Pada CV. Energi.

Pengaruh Sistem Informasi Akuntansi Penjualan terhadap Efektivitas Pengendalian Internal Penjualan (Penelitian pada PT. Bumbu Desa).

Peranan Sistem Pengendalian Intern Penjualan Kredit dalam Menunjang Efektivitas Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit PT. Karya Isma Graha Bandung.

Peranan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Ekspor Dalam Menunjang Efektivitas Sistem Pengendalian Intern Penjualan Ekspor (Studi Kasus Pada PT "X" Bandung).

EVALUASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN DALAM MENUNJANG EFEKTIVITAS PENGENDALIAN INTERN PENJUALAN PADA PT. BINTANG MULTI SARANA PALEMBANG -

EVALUASI PENGENDALIAN INTERN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN KREDIT

Dokumen yang Anda mencari sudah siap untuk unduhkan