Struktur organisasi dan deskripsi jabatan

commit to user 6 7 Iringan Gamelan Lantunan indah dari setiap nada yang keluar dari gamelan diperdengarkan antara pukul 17.00 wib sampai dengan 19.30 wib. Gamelan indah ini terletak di lobby. Fasilitas lain diantaranya: SPA, free hotspot area, Melati Salon, Galeri UKM, batik store, laundry dry cleaning, drug store, house clinic doctor, dan Javanesse live music.

2. Struktur organisasi dan deskripsi jabatan

a. Struktur organisasi

Struktur organisasi merupakan suatu urutan manusia atau orang yang disusun menurut tugas dan kewajibannya dengan rasa tanggung jawab dalam bidangnya masing-masing di suatu organisasi dengan peraturan tertentu guna mencapai tujuan yang diharapkan. Adapun struktur organisasi Kusuma Sahid Prince Hotel dapat dilihat pada gambar berikut : Gambar I. 1 Struktur organisasi Kusuma Sahid Prince Hotel Board of Direksi PT SIHM C General Manager Sales and Marketing Manager Internal Auditor Chief Accounting Front Office Manager HRD Manager Food Beverages Engineering Manager Laundry Manager Housekeeping Manager Internal Auditor commit to user Gambar I. 2 Struktur organisasi Accounting Department Kusuma Sahid Prince Hotel Chief Accountant Internal Auditor Asst. Chief Accountant Book Keeper Cost Control E.D.P. Account Payable General Cashier Income Auditor Account Receivable FB Cost Control MS Cost Control Night Auditor F.O.C R.B.C Drugstore Cashier Collector Purchasing Purchasing Clerk Receiving Store Keeper commit to user 9

b. Deskripsi Jabatan

Adapun pembagian wewenang, tugas, dan tanggung jawab dalam Kusuma Sahid Prince Hotel untuk Accounting Department adalah sebagai berikut: 1. Chief Accounting Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan operasional hotel yang berkaitan dengan aspek administrasi dan keuangan, meliputi: a. Merencanakan dan mengendalikan tugas-tugas yang berkaitan dengan aktivitas operasional di Accounting Department, pengerjaan buku-buku dan catatan akuntansi serta penyiapan laporan manajemen lainnya tepat dan pada waktunya. b. Melakukan pengawasan secara berkesinambungan atas seluruh transaksi keuangan hotel melalui prosedur verifikasi dan persetujuan untuk memastikan bahwa transaksi-transaksi yang terjadi telah dilaksanakan melalui prosedur yang erlaku, disetujui oleh yang berwenang serta dipertanggungjawabkan dan dilaporkan dengan benar. c. Mengusahakan dan menjaga agar pemanfaatan dana kas berada pada tingkat yang paling efisien. d. Mengusahakan dan menjaga agar kebijakan direksi dan General Manager yang berkaita dengan aspek administrasi dan keuangan dilaksanakan sesuai dengan ketentuan. commit to user 10 e. Mengkomplimasi penyusunan anggaran dan proyeksi-proyeksi dari seluruh departemen dan menyiapkan Anggaran Tahunan pada waktu yang telah ditetapkan f. Melakukan pengendalian melalui anggaran budgetary control supaya realisasi kegiatan yang berkaitan dengan pembentukan pendapatan, pengeluaran biaya, barang modal capital investment serta arus penerimaan dan pengeluaran uang, berjalan sesuai dengan anggaran yang ditetapkan. g. Mengusahakan koordinasi dan efisiensi kerja, mengawasi kegiatan seluruh staff di Accounting Department serta menjaga hubungan kerja dengan pimpinan-pimpinan departemen lainnya. h. Memberikan pertimbangan-pertimbangan dan usul-usul penyimpanan kepada General Manager berkenaan dengan penyusunan rencanaanggaran, kebijakan dan prosedur. i. Memelihara keutuhan dokumen-dokumen dan buku-buku yang ada pada Accounting Department j. Mengawasi pengamanan fisik atas uang kas, persediaan barangbahan, aktiva tetap dan operating equipment. 2. Assistant Chief Accounting Bertanggung jawab untuk mengarahkan dan mengkoordinasi seluruh aktivitas yng berhubungan dengan Accounting and Reporting Function meliputi Buku-buku Harian Umum, commit to user 11 Administrasi Kas, Administrasi Utang dan Piutang, Persediaan, Anggaran, Arus Uang, Penggajian, Pengendalian Biaya, Kredit dan Penagihan, Night Income Audit, Penyusuna Anggaran dan Arus Kas, dan Penyusunan Laporan Bulanan. 3. Book Keeper a. Membantu Assistant Chief Accounting dalam mengkoordinasi tugas-tugas general accounting dan mengawasi pelaksanaan sistem dan prosedur akuntansi yang berlaku b. Mengawas penyelenggaraan admnistrasi utang yang dilaksanakan oleh Account Payable. c. Mengawasi, memverifikasi dan memeriksa tugas-tugas Income Audit. d. Menyelenggarakan administrasi utangpiutang. e. Menyelenggarakan administrasi aktiva tetap meliputi penyiapan Computer Input Asset Maintenance dan depresiasi serta pembuatan daftar aktiva tetap f. Memverifikasi laporan rutin dan dokumen pendukungnya. g. Memeriksa kebenaran pembukuan ke dalam akun yang bersangkutan serta mengawasi pengerjaan buku-buku harian kas dan buku penjualan dan buku-buku pembantu. h. Menyiapkan laporan keuangan bulanan dan daftar pendukungnya i. Menyiapkan Cash Position Report dan rekonsiliasi bank commit to user 12 j. Mengerjakan tugas-tugas lainnya yang diinstruksikan oleh Chief Accounting. 4. Cost Control a. Mengawasi dan mendorong ditaatinya kebijakan-kebijakan perusahaan dalam aktivitas pembelian barangjasa, penerimaan dan penyimpanan serta pengeluaran dan pendapatan yang diperoleh dalam hubungannya dengan pengeluaran barang. b. Membantu dalam menetapkan dan menilai spesifikasi pembelian dan secara periodik mengawasi apakah hal tersebut telah dilaksanakan. c. Mengawasi kegiatan penjualan makanan dan minuman untuk menilai apakah pembebanan harga makanan di dalam guest check sesuai dengan dafar menu yang berlaku d. Membantu dalam merencanakan dan menetapkan harga jual makanan dan minuman, serta mengendalikan volume biaya pada tingkat yang direncanakan. e. Melakuka Analyze Study terhadap kegiatan operasi dalam hubungannya dengan pengendalian biaya. 5. Account Payable a. Memeriksa seluruh invoice beserta bukti-bukti pendukungnya, menyelenggarakan administrasi hutang dan laporan yang berhubungan serta menyiapkan pembayaran b. Menyiapkan voucer yang akan dibayarkan commit to user 13 c. Mengajukan cek yang telah dipersiapkan untuk mendapatkan persetujuan General Manager d. Mencatat seluruh Voucher Payable dan cek ke dalam Voucher Register. e. Menyiapkan Journal Entry Account Payable f. Membatalkan dokumen-dokumen yang berhubungan dengan Account Payable yang telah dibayar lunas. 6. General Cashier a. Bertanggung jawab atas penyiapan dan pengeluaran serta pengawasan kas yang berada dibawah pengurusannya. b. Menjaga penyimpanan kas dan alat pembayaran lainnya dengan tertib termasuk pengawasan atas brankas hotel. c. Menerima dan mengecek kelengkapan uang, travel Check dan bank notes dalam remittance envelope yang diserahkan oleh FOC dan Outlet Cashier. d. Menerima rekapitulasi penerimaan kas harian, menyetorkan seluruh penerimaan ke bank dan menyiapkan laporan hasil penyetoran ke bank. e. Bertanggung jawab atas penggantian dana kas kecil dan penyelenggaran catatan pengeluaran. f. Bertanggung jawab atas pengambilan dan pengeluaran kas dari dan ke bank. commit to user 14 g. Membantu pelaksanaan inventarisasi kas secara periodik atas House Bank pada tiap-tiap outlet. h. Melakukan tugas lain yang diinstruksikan. 7. Income Auditor a. Mengawasi, memverifikasi, menguji catatan-catatan dan memastikan seuruh pendapatan hotel telah diterima, dicatat, dan dilaporkan dengan bernar. b. Memeriksa angka-angka pendapatan harian beserta dokumen pendukungnya berupa Guests folio dan voucer yang disampaikan oleh Night Audit. c. Mencocokkan dan memverifikasi selurug guest check, voucer dan dokumen lain yang berhubungan yang akan diposting ke City Ledger. d. Memverifikasi laporan harian atas concessionaire’s invoice yang dibebankan kepada tamu hotel. e. Menyiapkan laporan harian operasi untuk ditandatangani oleh Chief Accounting. f. Membuat dan menyiapkan perhitungan kewajiban pajak dan kewajiban yang berkaitan dengan perjanjian serta mengurus pembayarannya. g. Melakukan tugas lain yang diintruksikan atasannya. commit to user 15 8. Account Receivable a. Mengusahakan dan menjaga agar aktivitas kredit dan penagihan berjalan secara efektif dan mentaati ketentuan-ketentuan yang telah digariskan. b. Mengawasi permohonan pembayaran kredit dari para pelanggan dan memeriksa persyaratan pemberian kredit. c. Menetapkan dan mengawasi batasan kredit yang diperkenankan. d. Memeriksa laporan Night Auditor dan mengawasi rekening tamu untuk memastikan tidak terjadi pelampauan batas kredit yang diperkenankan dan melaporkannya ke Chief Accounting. e. Mengawasi aktifitas pembuatan faktur, apakah telah dilaksanakan dengan benar da dikirim tepat pada waktunya. f. Melakukan kontak dengan perusahaan-perusahaan penjamin kredit, baik lokal maupun internasional dalam hubungannya dengan penentuan batas kredit yang dapat diberikan. g. Menyiapkan laporan kepada Chief Accounting berkenaan dengan piutang-piutang tak tertagih, upaya penagihan yang telah dilakukan dan kemungkinan menempuh upaya lain. h. Menyelenggarakan pertemuan untuk membahas dan mengusulkan penyempurnaan terhadap kebijakan dan prosedur kredit yang berjalan. commit to user 16 9. Food Beverages Cost Control a. Bertanggung jawab menyiapkan perhitungan Daily Food Cost serta menyiapkan Daily Flash Food Cost Report dan Daily Food Beverage Sales Report b. Bertanggung jawab atas penyimpanan Beverages Cost Report dan melakukan spot check terhadap minuman yang terdapat pada outlet-outlet. 10. Night Auditor a. Posting Restaurant Check dan Room b. Mencocokan penjualan kasir restoran dengan mesin kasir depan c. Mensortir semua cek restoran, telepon, dan beban-beban lain. d. Membuat Day Card yang jumlahya sama dengan semua penghasilan hotel dalam satu hari dengan jangka waktu dua puluh empat jam. e. Membuat laporan tentang segala kejadian dalam hubungannya dengan operasi hotel ditangan FOC. f. Memeriksa summary masing-masing departemen. g. Membuat rekapitulasi masing-masing restoran. 11. Front Office Cashier FOC a. Mengatur dan mengawasi serta bertanggung jawab atas seluruh aspek kegiatan dan mekanisme kerja Front Office Cashier dan Night Auditor commit to user 17 b. Mengawasi pelaksanaan prosedur pengamanan deposit box dan menetapkan status yang bertanggung jawab periodik. c. Mengawasi tugas FOC dan Night Auditor serta membantu memecahkan persoalan yang dihadapi dalam pelaksanaan administrasi rekening tamu. d. Menangani aktivitas tindak lanjut atas group account arrangement, menyangkut pengecekan deposit dan mengecek semua Billing Instruction dari tamu hotel. e. Membuat laporan tentang segala kejadian yang berkaitan dengan kegiatan operasi FOC dalam Log Book. f. Melaksanakan tugas-tugas lain yang berkaitan dengan bidangnya yang diinstruksikan oleh atasannya. 12. Purchasing a. Bertanggug jawab atas segala aspek yang berkaitan dengan aktivitas pembelian barang dan jasa kebuthan hotel dengan mengusahakan kondisi-kondisi: · Diperoleh harga beli terendah dangan kualitas yang dikehendaki · Dapat diperoleh secara berkesinambungan dan kuantitas dan kualitas yang diperlukan · Dapat diperolehditerima pada waktu yang ditentukan · Pelayanan yang memadai dari para pemasok commit to user 18 · Diperoleh syarat pembayaran yang sesuai dengan ketentuan hotel b. Menginstruksikan penyiapan Purchase Order berikut dokumen-dokumen pendukung serta memeriksanya dan menandatangani jika telah selesai. c. Menyiapkan laporan periodik yang berkenaan dengan status pembelian. d. Meneliti penawaran dari pemasok dan mengajukan rekomendasi diantara para pemasok yang membuat persyaratan kepada General Manager. 13. Receiving a. Bertanggung jawab atas semua kedatangan barang yang dipesan dan memeriksa kelengkapan barang dengan Market List maupun Purchase Order. b. Membuat bukti penerimaan barang. c. Melampirkan bukti penerimaan barang dengan nota dari vendor atau dengan Market List dan Purchase Order. d. Mengarsip pemberitahuan acara yang diselenggarakan hotel. 14. Store Keeper a. Menyimpan dan mengeluarkan barang-barang serta bertanggung jawab atas pengamanan fisik dan kondisi barang- barang yang disimpannya. commit to user 19 b. Menyiapkan pesanan pembelian dan menjaga agar persediaan berada dalam jumlah yang cukup untuk memenuhi kebutuhan operasional sehari-hari. c. Memeriksa dan menerima barang-barang yang masuk ke gudang berdasarkan Purchase Order. d. Mengawasi sisa persediaan dan mengadakan inventarisasi fisik pada akhir bulan bersama Cost Control. e. Mengawasi penyelenggaraan Bin Card atas barang-barang dalam gudang. f. Memberikan informasi kepada bagaian Purchasing apabila ada barang-barang yang belum atau tidak datang tepat pada waktunya. g. Mengeluarkan bahan makanan, minuman dan peralatanperlengkapan operasi untuk departemen yang memerlukan berdasarkan dokumen permintaan yang telah disetujui h. Menyiapkan daftar pemakaian bahan makanan, minuman, peralatanperlengkapan operasi untuk keperluan penganalisaan oleh Cost Control. i. Melaksanakan tugas lainnya yang diinstrusikan atasannya. 15. Drugstore Cashier a. Menyiapkan voucer-voucer pembebanan kepada tamu dan mengirimkannya segera ke FOC, menerima pembayaran dari commit to user 20 penjualan tunai dan menyetorkannya ke FOC pada akhir tugasnya. b. Mengatur dan menjaga dana kas untuk penukaran uang kecil. c. Menyiapkan daftar rincian barang-barang yang dijual untuk disampaikan kepada Cost Controller. d. Membantu inventarisasi fisik persediaan periodik. e. Melaksanakan tugas yang diperintahkan oleh atasannya.

B. Latar Belakang Masalah

Era globalisasi yang semakin cepat dan informasi yang semakin kilat mengakibatkan persaingan bisnis yang bertambah ketat. Setiap perusahaan memasang strategi bisnis untuk menarik minat konsumen. Beriklan, pemberian diskon, pemberian fasilitas khusus, dan berbagai strategi lainnya diharapkan membantu manajemen mempertahankan kendali atas minat konsumen. Secara internal manajemen menyusun berbagai strategi untuk penghematan harta perusahaan, pemanfaatan kekayaan perusahaan secara optimal, dan penekanan cost produk agar menghasilkan produk yang cost effective. Berkaitan dengan cost effective, perusahaan tidak terlepas dari peran akuntansi biaya. Untuk menghasilan produk yang cost effective, diperlukan informasi biaya yang sistematis dan komparatif serta data untuk analisis biaya dan laba. Informasi ini membantu manajemen untuk menetapkan sasaran laba perusahaan, menetapkan target departemen yang menjadi pedoman commit to user 21 manajemen menuju pencapaian sasaran akhir, mengevaluasi keefektifan rencana, mengungkapkan keberhasilan atau kegagalan dalam bentuk tanggung jawab yang spesifik, dan menganalisis serta memutuskan pengadaan penyesuaian dan perbaikan, agar seluruh organisasi tetap bergerak maju secara seimbang menuju tujuan yang telah ditetapkan. Semakin menjamurnya perusahaan jasa terutama yang bergerak di bidang pariwisata dan perhotelan, menyebabkan semakin ketatnya persaingan antar hotel. Keberhasilan dalam memenangkan persaingan tersebut ditentukan oleh beberapa hal antara lain quality, cost dan services. Services adalah kuantitas atau ragam pelayanan yang disediakan pihak hotel terhadap pelanggannya misalnya fasilitas kolam renang, restoran, fitness center, bar, dan lain sebagainya. Quality merupakan kualitas pelayanan terhadap konsumen, hal ini lebih menekankan pada kepuasan konsumen terhadap satu jenis pelayanan. Kebersihan kolam yang selalu terjamin, rasa masakan yang sesuai dengan selera konsumen, alat-alat fitness yang lengkap dan berfungsi dengan baik, keramahan karyawan hotel merupakan contoh dari kualitas pelayanan yang disediakan pihak hotel terhadap tamu atau konsumennya. Selain quality dan services, cost merupakan faktor yang sangat berpengaruh dalam perebutan hati para konsumen maupun calon konsumen. Cost adalah jumlah nominal yang harus dibayarkan oleh konsumen atas pelayanan yang diberikan oleh pihak hotel atau penyedia jasa. Jika ada perbandingan antara beberapa hotel dengan quality dan services yang sama commit to user 22 dalam hal penentuan harga dan mengabaikan faktor loyalitas konsumen terhadap produsen atau penyedia jasa, konsumen akan cenderung memilih hotel yang lebih murah. Untuk itu diperlukan perhitungan yang maksimal Kotler, 2000. Penelitian ini bertujuan untuk membangun aplikasi yang dapat digunakan untuk menentukan harga jual kamar pada perusahaan jasa perhotelan berdasarkan metode ABC System.

C. Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah di atas, maka dapat dibuat rumusan masalah sebagai berikut:

1. Metode apakah yang digunanakan oleh Kusuma Sahid Prince Hotel