ATAU BAHAN PADA KUSUMA SAHID PRINCE HOTEL
commit to user
i
ATAU BAHAN PADA KUSUMA SAHID PRINCE HOTEL
TUGAS AKHIR
Disusun untuk memenuhi sebagian persyaratan
Mencapai derajat Ahli Madya Program Studi Diploma III Akuntansi
Oleh:
TRINIA PRABAWANI NIM F3308175
PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA
(2)
commit to user
ii ABSTRACT
AN EVALUATION ON INTERNAL CONTROL SYSTEM OF GOOD AND MATERIAL SUPPLY IN KUSUMAN SAHID PRINCE HOTEL
TRINIA PRABAWANI
F3308175
Kusuma Sahid Prince Hotel is a service company operating in Tourism Sector. In the normal activity, Kusuma Sahid Prince Hotel frequently faces the problem relating to the material or good supply becoming the stock. The problem occurring every month after the stock opname. Some types of supply have the number different from the real number stored in either the computer or inventory card, so that there is a difference among the three of them. For that reason, the writer conducted a research on the supply the company has in the objective of find out the internal control system of supply as well as to find out the strength and the weakness of such system.
The standard operational implementation in the Kusuma Sahid Prince Hotel relating to the material or good supply include the supply purchase procedure, supply issuance procedure, and physical supply calculation procedure.
The conclusion of research shows that the implementation of Internal Control System of Supply in Kusuma Sahid Prince Hotel has been sufficiently enough and consistent well with the standard operational supply, however it is still different from the material supply document. It is because of the human error in both the calculation and recording. For that reason, it needs carefulness to minimize the calculation and presentation error, so that it can facilitate the accountability and realize the health practice.
(3)
commit to user
(4)
commit to user
(5)
commit to user
v
MOTTO DAN PERSEMBAHAN
· Jalanilah hidup ini dengan sabar, ikhlas, tawakal dan percaya pada diri
sendiri dan pada Tuhan Yang Maha Esa.
· Tuntutlah ilmu setinggi-tingginya, dan belajarlah selamanya.
· Pantang menyerah dan jangan sia-siakan waktu selagi engkau masih
punya waktu, maka akan selalu ada harapan di dalamnya.
· Mencoba hal baru lebih baik daripada melakukan sesuatu kesalahan
yang sama.
(6)
commit to user
vi
§ Bapak dan Ibuku
§ Untukku dan masa depanku
§ Seseorang yang spesial
§ Semua sahabt-sahabatku
§ Alamamaterku
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan atas kehadirat Allah SWT yang telah memberikan segala limpahan rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan Tugas Akhir dengan judul Evaluasi Sistem Pengendalian Intern Persediaan Barang atau Bahan Pada Kusuma Sahid Prince Hotel.
Penyusunan Tugas Akhir ini dimaksudkan guna memenuhi syarat-syarat untuk mencapai gelar Ahli Madya pada Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Dalam penulisan Tugas Akhir ini penulis menerima bimbingan dan bantuan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, dengan segenap rasa hormat dan ketulusan hati, penulis mengucapkan terima kasih kepada:
(7)
commit to user
vii
1. Bapak Drs. Wisnu Untoro, MS, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret.
2. Bapak Drs. Agus Budiatmanto, MSi, Ak, selaku Ketua Program Studi Akuntansi pada Program Diploma III FE UNS.
3. Bapak Drs. Hanung Triatmoko, MSi, Ak, selaku dosen pembimbing dalam pembuatan Laporan Magang Kerja yang telah memberikan pengarahan selama penyusunan Laporan Magang Kerja.
4. Bapak dan Ibu Dosen Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret yang telah membekali ilmu pengetahuan.
5. Ibu Susi Widowati, SE, selaku Chief Accounting Kusuma Sahid Prince Hotel yang telah memberikan kesempatan untuk melaksanakan magang kerja. 6. Bapak Warjun selaku Assistant Chief Accounting Kusuma Sahid Prince
Hotel sekaligus pembimbing magang kerja yang dengan kesabarannya membimbing penulis dalam menyelesaikan Laporan Magang Kerja.
7. Seluruh staf Accounting dan karyawan Kusuma Sahid Prince Hotel, yang dengan sabar selalu memberikan kemudahan dan bantuan dalam memperoleh informasi yang dibutuhkan penulis.
8. Orang-orang yang sangat penulis sayangi, Alm. Bapak dan Ibu, mbak Yanti, mbak Dewi dek Ridho dan Mboknem yang senantiasa memberikan dorongan serta semangat baik material maupun spiritual.
9. Seorang yang spesial yang selalu memberikan semangat dan dukungan kepada penulis.
(8)
commit to user
viii
10. Para sahabat penulis (Melya, Debby, mbak Yuni, Apik) yang tidak henti-hentinya mendukung dan selalu membantu di setiap penulis membutuhkan bantuan, tetap semangat dan sukses buat kalian semua.
11. Teman-teman mahasiswa DIII Akuntansi khususnya angkatan 2008, tetap semangat untuk kalian semua dan semoga sukses.
12. Dan semua pihak yang telah membantu penyusunan Laporan Magang Kerja dan tidak dapat disebutkan satu persatu.
Penulis menyadari sepenuhnya atas kekurangan dalam penyusunan Tugas Akhir ini. Untuk itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun. Semoga penulisan Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi pihak-pihak yang membutuhkan
Surakarta, 22 Juni 2011 Penulis
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL... i
ABSTRACT ... ii
HALAMAN PERSETUJUAN ... iii
HALAMAN PENGESAHAN... iv
MOTTO DAN PERSEMBAHAN ... v
KATA PENGANTAR ... vi
(9)
commit to user
ix
DAFTAR GAMBAR ... xi
DAFTAR LAMPIRAN ... ... xii
BAB I PENDAHULUAN A. GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 1
1. Sejarah Berdirinya Perusahaan ... 1
2. Tujuan, Visi, dan Misi ... 7
3. Standar Operasional Perusahaan... 9
4. Kebijakan Akuntansi Perusahaan ... 10
5. Lokasi perusahaan ... 12
6. Kegiatan Operasional Perusahaan ... 12
7. Struktur Organisasi Perusahaan ... 14
8. Deskripsi Jabatan ... 17
B. LATAR BELAKANG ... 24
C. PERUMUSAN MASALAH ... 27
D. TUJUAN PENELTIAN.... ... 27
BAB II ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN A. TINJAUAN PUSTAKA ... 28
1. Pengertian Perhotelan ... 28
2. Sistem Prosedur dan Sistem Akuntansi ... 29
3. Sistem Pengendalian Intern ... 31
a. .Pengertian Pengendalian Intern……… 31
(10)
commit to user
x
c. .Unsur- unsur Pengendalian Intern ………... 33
4. Pengertian Persediaan ... 38
B. ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN ... 41
1. Sistem dan Prosedur Persediaan Kusuma Sahid Prince Hotel ... 41
2. Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Persediaan Kusuma Sahid Prince Hotel... 41
a. Prosedur Penerimaan Barang……….. 41
b. Prosedur Pengeluaran Barang………. 52
c. Prosedur Perhitungan Barang………. 55
3. Bagan Alir Sistem Pengendalian Intern Persedian Barang…. 57
C. Evaluasi Pelaksanaan Sistem Pengendalian Intern…... 64
BAB III TEMUAN 1. KELEBIHAN ... 69
2. KELEMAHAN ... 70
BAB IV PENUTUP 1. KESIMPULAN ... 72
(11)
commit to user
xi
DAFTAR GAMBAR
Gambar Halaman
Gambar I.1 Struktur Organisasi Kusuma Sahid Prince Hotel ... 16
Gambar II.1 Prosedur Pembelian Barang ... 57
Gambar II.2 Prosedur Pengeluaran Barang ... 61
(12)
commit to user
xii
DAFTAR LAMPIRAN
1 Kartu Persediaan 2 Purchase Request 3 Purchase Order
4 Market List Vegetables 5 Receiving
6 Transfer form
7 Store Room Requisition Beverage
8 Store Room Requisition Groceries/Meat/Perishable 9 Store Room Requisition Materials
(13)
commit to user
xiii 10 Surat Pengantar Izin Magang
11 Surat Jawaban dari Instansi Magang
12 Surat Keterangan telah melakukan kegiatan magang 13 Surat pernyataan
(14)
commit to user
ii ABSTRACT
AN EVALUATION ON INTERNAL CONTROL SYSTEM OF GOOD AND MATERIAL SUPPLY IN KUSUMAN SAHID PRINCE HOTEL
TRINIA PRABAWANI F3308175
Kusuma Sahid Prince Hotel is a service company operating in Tourism Sector. In the normal activity, Kusuma Sahid Prince Hotel frequently faces the problem relating to the material or good supply becoming the stock. The problem occurring every month after the stock opname. Some types of supply have the number different from the real number stored in either the computer or inventory card, so that there is a difference among the three of them. For that reason, the writer conducted a research on the supply the company has in the objective of find out the internal control system of supply as well as to find out the strength and the weakness of such system.
The standard operational implementation in the Kusuma Sahid Prince Hotel relating to the material or good supply include the supply purchase procedure, supply issuance procedure, and physical supply calculation procedure.
The conclusion of research shows that the implementation of Internal Control System of Supply in Kusuma Sahid Prince Hotel has been sufficiently enough and consistent well with the standard operational supply, however it is still different from the material supply document. It is because of the human error in both the calculation and recording. For that reason, it needs carefulness to minimize the calculation and presentation error, so that it can facilitate the accountability and realize the health practice.
(15)
commit to user
iii
ABSTRAK
EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN PERSEDIAAN BARANG ATAU BAHAN PADA KUSUMA SAHID PRINCE HOTEL
TRINIA PRABAWANI F3308175
Kusuma Sahid Prince Hotel merupakan perusahaan Jasa yang bergerak di bidang Pariwisata. Dalam aktivitas normal Kusuma Sahid Prince Hotel sering kali terjadi permasalahan berkaitan dengan persediaan bahan atau barang yang menjadi stock. Permasalahan terjadi setiap bulan setelah dilakukan kegiatan stock
opname. Beberapa jenis persediaan memiliki jumlah yang berbeda dengan data
riil yang tersimpan di komputer maupun yang ada di dalam kartu persediaan, sehingga terdapat selisih diantara ketiganya. Oleh karena itu penulis melakukan penelitan yang berkaitan dengan persediaan yang dimiliki perusahaan dengan tujuan untuk mengetahui sistem pengendalian intern persediaan serta mengetahui kelebihan dan kelemahan dari sistem tersebut.
Standar operasional pelaksanaan pada Kusuma Sahid Prince Hotel yang berkaitan dengan persediaan bahan atau barang mencakup prosedur pembelian persediaan, prosedur pengeluaran persediaan, dan prosedur perhitungan fisik persediaan.
Kesimpulan tentang penelitian ini menunjukkan bahwa pelaksanaan Sistem Pengendalian Intern Persediaan pada Kusuma Sahid Prince Hotel sudah cukup baik dan sesuai dengan standar prosedur operasional yang ditetapkan. Terbukti telah dilaksanakan standar operasional persediaan dengan baik, namun masih terjadi selisih dari dokumen persediaan bahan. Hal ini disebabkan karena kelalaian manusia dalam perhitungan maupun pencatatan. Oleh sebab itu, dibutuhkan ketelitian lebih agar kesalahan dalam perhitungan maupun penyajian dapat diminimalisir, sehingga bisa mempermudah pertanggungjawaban dan mewujudkan praktik yang sehat.
(16)
commit to user BAB I
PENDAHULUAN
A. Gambaran Umum Perusahaan
1. Sejarah Berdirinya Perusahaan
Surakarta sudah terkenal dengan pusat Budaya Jawa yang adiluhung karena mempunyai 2 buah istana yaitu Keraton Kasunanan Surakarta Hadiningrat dan Istana Mangkunegaran. Keraton Surakarta Hadiningrat dibangun oleh Pakubuwono II yang kemudian para Raja bertahta, mulai dari Pakubuwono ke-II sampai Pakubuwono ke-XII sekarang. Bangunan Kusuma Sahid Prince Hotel dulunya merupakan Ndalem Kusumoyudan salah satu anak dari Pakubuwono ke X dari keraton Surakarta yang luasnya 2 hektar dibangun dengan ruangan dan tempat yang disesuaikan dengan penggunaan untuk keperluan seorang pangeran beserta keluarga yang besar.
Pada tahun 1970, Bapak Sukamdani selaku Direktur PT. Sahid & Co, membeli bangunan yang direncanakan dibangun menjadi sebuah hotel. Pada tanggal 26 Oktober 1974 dilakukan peletakan batu pertama pembangunan hotel oleh Kanjeng Gusti Putri Mangkunegoro ke VIII dan penanaman Prasasti oleh Presiden Sahid Group Bapak Sukamdani S. Gitosardjono. Pembangunan hotel pada tanggal 8 Juli 1977 diresmikan pembukaanya oleh bapak Ahmad Taher, Menteri Perhubungan R.I. dengan nama Kusuma Sahid Prince Hotel. Kusuma Sahid Prince Hotel diresmikan sebagai hotel berbintang 4 pada tahun 1985, dengan
(17)
commit to user
penambahan fasilitas dan menjadi hotel pilihan utama di Solo dengan keunikan dan sejarah yang ada di dalamnya.
Pada tanggal 8 Juli 1995 bertepatan dengan HUT yang ke-18 seiring dengan progam Pemerintah Indonesia untuk menggunakan Bahasa Indonesia dengan baik dan benar, Kusuma Sahid Prince Hotel diganti namanya menjadi Hotel Sahid Kusuma Raya yang pada acara HUT Sahid Group pada tanggal 8 Juli 2008 yang digelar di lobby Budyono Manthili Sahid Kusuma Raya berganti nama lagi menjadi Kusuma Sahid Prince Hotel, dan diserahkan sertifikasi Bintang Lima untuk Kusuma Sahid Prince Hotel, acara ini dihadiri oleh jajaran pimpinan dari Sahid Group wilayah Jateng-DIY.
Kusuma Sahid Prince Hotel dahulu merupakan kediaman seorang Pangeran, maka sentuhan jawanya masih sangat melekat dan kental di hotel ini. Dari pelayanan, menu maupun ornamen hotelnya sangat kental dengna budaya jawa. Namun demikian semua telah diperbaiki sesuai dengan Standar Operasional Pelayanan (SOP) hotel yang bertaraf internasional.
Sebagai hotel berbintang lima keadaan hotel sangat baik dengan fasilitas dengan sarana dan prasarana yang dimiliki, antara lain:
1. 121 room dengan rincian sebagai berikut:
a. Moderate 36 room
b. Cabanas 18 room
(18)
commit to user
d. Executice Suite 16 room
e. Prince Suite 12 room
f. Luxury 2 room
g. Royal Suite 1 room
h. Griyadi 20 room
Lantai 1 terdiri dari 52 room dan lantai 2 terdiri dari 48
room. Terdapat juga Indraloka yaitu 1 room mawar, dan 2 room
Kenanga.
2. Meeting Room
KSPH memiliki 5 ( lima ) buah ruang pertemuan yaitu: a. Pantiarjo Room
b. Sriwedari Room
c. Anggrek Bulan Lounge
d. Dewandaru Room
e. Tirtasari Room
Dalam rangka memberikan kemudahan para tamu yang menginap di Kusuma Sahid Prince Hotel disediakan pula fasilitas yang menyediakan sarana makanan dan minuman sebagai berikut:
a. Gambir Saketi Coffe Shop
Terletak disebelah timur hotel, pelayanan dibuka selama 24 jam dan menyediakan special menu Oriental maupun Eropean dalam susana yang santai dan nyaman serta elegan. Untuk sarapan antara jam 06.00 sampai jam 10.00 WIB.
(19)
commit to user
b. Madugondo Bar
Terletak disebelah utara Coffe Shop, menyediakan berbagai minuman ringan dan coctail dalam berbagai variasi yang menarik serta diiringi dengan live music entertaiment dan tempat untuk karokean.
c. Lounge
Terletak di sebelah barathotel,pelayanan dibuka dari pukul 10.00 pagi sampai pukul 12.00 malam. Tempat ini cocok untuk bersantai sambil mendengarkan musik yang ringan.
d. Pool Cafe
Terletak di depan fitness centre, dekat dengan kolam renang. Pelayanan dibuka dari pukul 12.00 siang sampai pukul 08.00 malam.
e. Iringan Gamelan
Lantunan indah dari setiap nada yang keluar dari gamelan didengarkan antara jam 17.00 sampai dengan jam 19.30 WIB yang terletak lobby.
Sarana-sarana lainya seperti swimming pool, taxi, fitness centre, SPA, Batik Store, Laundry & Dry Cleaning Service, Car
Parking Area, Drug Store, Shuttle Bus, Toddler’s pool, aloha
(20)
commit to user
Kusuma Sahid Prince Hotel terdiri dari beberapa Departemen diantaranya:
a. Front Office Departement
Front Office departemen bertugas menjual produk hotel khususnya kamar. Pada departemen ini semua staf harus menguasai produk-produk hotel karena semua sumber berita ada di
Front Office Departement. Hampir semua tamu, baik yang
menginap maupun yang tidak menginap akan bertanya ke
Receptionts.
b. Marketing Departement
Marketing Departement bertugas menjual semua
produk-produk hotel, dari produk-produk kamar sampai fasilitas-fasilitas hotel lainya. Dalam menjual produk hotel kita harus berpedoman pada
budget yang sudah ditentukan yang sudah dibuat pada saat akhir
tahun dengan Accounting Departement dan manajemen.
c. Housekeeping Departement
Housekeeping Departement bertanggungjawab atas
kebersihan kamar, kemudian dilaporkan ke Front Office
Departement bila kamar telah siap jual. Front Office Departement
harus segera melaporkan ke Housekeeping bila ada tamu yang
(21)
commit to user
d. Food and Beverage Departement
Food and Beverage Departement bertugas menyiapkan
sarana makanan dan minuman baik tamu yang menginap di hotel maupun yang tidak menginap di hotel.
e. Laundry Departement
Laundry Departement bertugas melayani tamu-tamu
hotel/tamu diluar hotel yang akan mencucikan pakaian.
f. Accounting Departement
Accounting Departement bertugas membuat laporan
keuangan dari tamu-tamu hotel untuk setiap harinya. Kemudian didistribusikan ke semua departemen guna mengetahui pendapatan hotel setiap harinya.
g. Engineering Departement
Front Office Departement melaporkan pada Engineering
Departement bila ada tamu yang complaint mengenai kerusakan
alat elektronik di kamar, misal: AC, TV, ataupun kerusakan di area hotel.
h. Human Resources Departement
Semua kegiatan harus melalui bagian Human Resources
Departement, misalnya pengangkatan pegawai baru, promosi
maupun pemberhentian hubungan kerja, mengatur jadwal cuti maupun kesejahteraan karyawan.
(22)
commit to user 2. Tujuan, Visi, dan Misi
Kusuma Sahid Prince Hotel sebagai hotel bintang lima mempunyai tujuan, visi dan misi yang harus diungkapkan dengan tepat dan jelas, karena akan menjadi landasan dan menentukan arah dari strategi dan sasaran utama perusahaan. Adapun tujuan Kusuma Sahid Prince Hotel adalah sebagai berikut:
a. Memperoleh keuntungan.
b. Melestarikan budaya bangsa khususnya yang bersifat tradisional supaya tetap lestari pada masyarakat globalisasi sekarang ini.
c. Mensejahteraan karyawan.
d. Membuka lapangan pekerjaan.
Dalam mewujudkan tujuan di atas Kusuma Sahid Prince Hotel didukung oleh visi dan misi yang telah disepakati bersama, adapun visi dan misi Kusuma Sahid Prince Hotel sebagai berikut:
1) Visi
Vision Statement:
“Were Tradition And Service Merge”
The Truly Heritage Hotel in Solo
Menjadikan perusahaan yang mampu menyediakan jasa perhotelan yang dikelola secera profesional dengan menggunakan
(23)
commit to user
manajemen modern dan menjanjikan kualitas pelayanan yang sesuai dengan standar Internasional tanpa meninggalkan unsur-unsur Budaya Jawa yang sudah lama melekat. Mampu menumbuhkan kreativitas, inovasi, produktivitas, kesejahteraan dan kualitas sumber daya manusia yang teruji sehingga mampu menjadi pusat unggulan di bidang perhotelan dan pariwisata.
2) Misi
Mission Statement:
We are committed in the year 2011 Management Kusuma Sahid Prince Hotel will more concentrate to marketing strategy wiyh improve our produk, facility and service and to increase our relationship to all customer.
We Constanty started on 2011 management has been done some improvement such as: Room renovation at Bungalow & Superior and Lobby area until Indraloka Suite also to add some hotel facilities.
Meningkatkan kualitas produk dan mutu pelayanan dengan sasaran memberikan kepuasan kepada pelanggan. Meningkatkan kualitas sumber daya manusia agar menjadi terampil dan memiliki kemampuan untuk memberikan pelayanan yang terbaik secara profesional. Meningkatkan upaya pengembangan usaha baik di bidang bisnis utama maupun bisnis lainya sehingga mampu memantapkan
(24)
commit to user
keunggulan posisinya dalam kegiatan perekonomian di Indonesia dalam hal industri pariwisata dan perhotelan.
3. Standar Operasional Pelayanan (SOP)
Untuk meningkatkan kualitas operasionalnya, semua karyawan dituntut dapat turut memiliki dan menjaga reputasi hotel. Maka dari itu pembagian jadwal kerja harus dipattuhi semua karyawan dan juga harus berdisiplin. Adapun pembagian shift di Kusuma Sahid Hotel Solo adalah sebagi berikut:
- Morning shift : 07.00-15.00 WIB 08.00-16.00 WIB - Evening shift : 15.00-23.00 WIB - Night shift : 23.00-07.00 WIB
Semua karyawan tidak boleh terlambat datang dan harus menaati peraturan yang ada diantaranya:
a. Semua karyawan harus siap 15 menit sebelum jam kerja. b. Dilarang menggunakan fasilitas tamu.
c. Dilarang menemui teman, saudara selama bertugas.
d. Senantiasa ramah, jujur, tolong menolong, baik hati, dan murah senyum.
e. Tidak boleh memakai perhiasan berlebihan dan mencolok.
f. Semua kesalahan yang ada kaitanya dengan pekerjaan akan ditanggung oleh yang bersangkutan.
(25)
commit to user
g. Menaati tata tertib yang berlaku dalam hotel.
Langkah-langkah yang harus dilakukan untuk menangani keluhan tamu sebagai berikut:
a. Mendengarkan dengan baik dan catatlah keluhan tersebut.
b. Jangan memotong pembicaraan sewaktu tamu menyampaikan keluhan dan jangan berdebat.
c. Harus mengerti benar apa yang dikeluhkan.
d. Mencari kemungkinan dalam memecahkan persoalan atau keluhan dan jangan berdebat.
e. Bertindaklah sesuatu dengan segera.
f. Jangan menjanjikan sesuatu bilamana belum dapat memenuhinya. g. Menyerahkan kepada atasan bila keluhan sudah diluar jangkauan.
Apabila ada sesuatu yang dapat diberikan kepada tamu untuk menghilangkan suatu kekecewaan sejauh masih dapat dipertanggung jawabkan maka akan diberikan diagram struktur organisasi Kusuma Sahid Prince Hotel
4. Kebijakan Akuntansi Perusahaan
Kebijakan akuntansi yang dianut dalam pelaksanaan pencatatan akuntansi dan penyusunan laporan keuangan Kusuma Sahid Prince Hotel berpedoman pada Prinsip Akuntansi Berterima Umum. Dasar yang dianut dalam pedoman ini adalah accrual basic yang berarti tidak hanya mencatat penerimaan dan pengeluaran kas saja, tetapi mengakui setiap
(26)
commit to user
hak yang akan diterima dan kewajiban yang harus dipenuhi pada saat dihasilkan (dan bukannya pada saat uang diterima atau dibayarkan).
Piutang tamu pulang disajikan dalam laporan keuangan sebesar nilai yang dapat ditagih. Tamu yang menginap dinilai sebesar timbulnya piutang tersebut. Dengan demikian piutang tamu pulang dilakukan penyajian penyisihan piutang yang ditaksir tidak dapat ditagih, dan untuk piutang tak tertagih dilakukan penghapusan sesuai dengan keputusan manajemen saat itu.
Persediaan dicatat berdasarkan nilai perolehanya, dan pembebananya ke perkiraan biaya dengan memakai metode rata-rata bergerak (moving average). Persediaan yang habis masa pakainya dikeluarkan dari gudang dan dibukukan sebagi kerugian tahun berjalan. Metode pencatatan persediaan barang perpetual inventory method, sedangkan untuk laporan keuanagan physical inventory method.
Aktiva tetap dibukukan sebesar harga perolehan dari aktiva yang dibeli ditambah dengan biaya lain sampai aktiva tersebut dapat dioperasikan. Penyusutan aktiva tetap menggunakan straight line method
(27)
commit to user 5. Lokasi Perusahaan
Lokasi perusahaan Kusuma Sahid Prince Hotel berada di jalan Sugiyopranoto No. 20 Surakarta, yang merupakan slah satu jalan yang padat di Solo. Tempat ini berjarak 500 meter dari Tugu Gladag Solo, 7 Km dari Bandara Adi Sumarno, 1 Km dari Keraton Solo dan 45 Km dari Wisata Alam Tawangmangu. Selain itu Kusuma Sahid Prince Hotel dekat dengan fasilitas-fasilitas kota yang sangat menarik, misalnya: Mall, Museum, Pusat kerajinan, Wisata Kuliner Khas Solo, dan lain-lain.
6. Kegiatan Operasional Perusahaan
a. Penjualan Jasa Penginapan
Sebelum proses penjualan dilaksanakan, perusahaan perlu mempersiapkan segala sesuatu yang diperlukan untuk proses penjualan. Dalam hal ini akan diuraikan secara terperinci, berdasarkan penjelasan dari karyawan Kusuma Sahid Prince Hotel, yaitu mengenai persiapan awal proses penjualan sampai jasa/barang siap dijual. Adapun persiapan awalnya sebagai berikut:
1) Perencanaan, dalam hal ini bagian receiptsonist dengan
Housekeeping Departement berkoordinasi mempersiapkan kamar
yang akan dijual telah siap untuk digunakan baik fasilitas yang tersedia didalamnya maupun service yang diberikan sesuai dengan standar hotel.
(28)
commit to user
2) Konsumen dapat memesan kamar dari Travel Agent/Reservation
Departement/Receipsonist Departement. Setelah mengisi form
pemesanan kamar, konsumen diantar ke kamar yang telah dipesan oleh bell boy.
3) Konsumen yang menginap mendapat fasilitas-fasilitas yang disediakan langsung di dalam kamar seperti tv, lemari es, perlengkapan mandi, dll maupun yang di luar kamar seperti fasilitas Swimming pool, Tennis court dan Health & Fitness
Center. Fasilitas selain yang disebutkan tadi, apabila konsumen
ingin menggunakanya maka konsumen akan terkena Charge
(tambahan pembayaran) untuk dibayar pada saat melakukan check
out.
4) Pada saat melakukan check out, konsumen menghubungi front
office yang nantinya bill-bill konsumen tersebut segera disediakan
sebagai dasar pembayaran.
b. Penjualan Makanan dan Minuman
1) Konsumen dapat memesan langsung melalui telepon yang telah disediakan nomor-nomor departemen yang dituju, untuk dibawakan ke dalam kamar atau makan dan minum di outlet-outlet
yang menjual makan dan minuman.
2) Dapat dilakukan pembayaran langsung di outlet tersebut atau pada saat check out yang artinya pembayaran masuk dalam pembayaran
(29)
commit to user
kamar, dalam hal ini kasir outlet terkait berhubungan dengan kasir
Front Office.
3) Pajak penjualan 21% dari harga jual.
c. Minor Operating Departement ( MOD )
1) Bussiness Center
2) Sport & Recreation
3) Laundry & dry cleaning
7. Struktur Organisasi
Struktur organisasi adalah suatu kerangka menunjukkan hubungan antara jabatan maupun bidang kerja yang satu dengan yang lainya sehingga akan tampak struktur kepegawaian. Dengan adanya struktur organisasi yang baik, maka akan dapat diketahui mengenai kedudukan, tanggung jawab, wewenang, tugas dan kewajiban dari masing-masing pegawai.
Dengan adanya struktur organisasi yang baik, maka akan diperoleh keterangan mengenai :
a. Besar kecilnya perusahaan yang bersangkutan.
b. Saluran tanggung jawab dari masing-masing pegawai. c. Jabatan yang terdapat dalam organisasi beserta jabatanya. d. Perincian dan tugas-tugas dari masing-masing unit organisai.
(30)
commit to user
Struktur organisasi menunjukkan perwujudan hubungan antara fungsi, wewenang dan tanggung jawab dari masing-masing pegawai. Pimpinan menentukan kepada bawahan mengenai pekerjaan atau tugas. Direktur utama membawahi bagian-bagian yang masing-masing dipimpin oleh manajer. Para manajer tersebut membawahi dan mengawasi langsung semua aktivitas karyawan, meskipun semua bagian saling berhubungan, tetapi setiap bagian memiliki tugas yang berbeda antara satu dengan yang lainya.
Hubungan wewenang dan tanggung jawab seorang pegawai didasarkan pada Kusuma Sahid Prince Hotel ditunjukkan pada gambar sebagai berikut:
(31)
(32)
commit to user 8. Deskripsi Jabatan
Deskripsi jabatan adalah suatu kerangka yang menunjukkan hubungan antara pejabat maupun bidang kerja yang satu dengan yang lainnya, sehingga akan tampak struktur kepegawaiannya. Dengan organisasi yang baik, maka akan dapat diketahui mengenai kedudukan, tanggung jawab, wewenang, tugas dan kewajiban dari masing-masing pegawai. Berikut ini adalah deskripsi jabatan pada Kusuma Sahid Prince Hotel (KSPH).
a. General Manager (GM)
1) Membuat kebijakan operasional yang sesuai dengan garis kebijaksanaan Board of Director (BOD) maupun PT. SHIM & C.
2) Meningkatkan hasil usaha yang baik secara kualitas maupun kuantitas.
3) Memberikan motivasi kepada karyawan agar dapat bekerja dengan baik dan penuh semabgat untuk tecapainya tujuan dan pengembangan usaha perhotelan Kusuma Sahid Prince Hotel. 4) Mengadakan training progam untuk semua karyawan.
5) Membina dan memelihara hubungna baik dengan BOD, PT. SHIM & C, Instansi pemerintah dan swasta untuk meningkatkan potensi pariwasata daerah dan untuk meningkatkan ketrampilan tenaga kerja dalam industri pariwisata.
(33)
commit to user
6) Pengembangan citra yang baik bagi perusahaan di mata masyarakat.
7) Membentuk tim kerja pada suatu proyek dan waktu tertentu, serta mengadakan pemantauan pelaksanaan kerja agar berhasil seperti yang selalu diharapkan.
8) Mengawasi pembuatan dan pelaksanaan pedoman operasional, pedoman kerja dan pelatihan pada setiap bagian serta posisi. 9) Mengadakan pengawasan atas penerimaan dan penempatan
karyawan baru dan pelaksanaan sanksi terhadap karyawan. 10) Memberikan penghargaan kepada karyawan yang disiplin dan
loyalitas tinggi terhadap perusahaan.
11) Mengadakan perjalanan dinas yang bertanggungjawab dengan promosi serta pemasaran.
12) Menentukan kebijaksanaan atas harga dari setiap produk dan pelayanan hotel.
b. Internal Auditor
Pendamping dan monitoring segala aktivitas manajemen perusahaan, yang laporannya disampaikan langsung kepada General Manager, tugasnya:
1) Memeriksa administrasi perusahaan dan menganalisis laporan keuangan perusahaan, serta memberikan informasi yang dibutuhkan oleh General Manager mengenai keadaan keuangan perusahaan.
(34)
commit to user
2) Sebagai pendamping dan monitoring segala aktivitas pekerjaan manajemen perusahaan yang laporannya disampaikan langsung kepada General Manager.
3) Memberikan rekomendasi hasil pekerjaan dari masing-masing bagian, baik mengenai keuangan dan manajemen.
c. Secretary General Manager
1) Menerima telepon dari client untuk General Manager.
2) Meneliti dan Memeriksa semua surat-surat yang masuk baik berupa surat maupun faximile yang tertuju untuk General
Manager.
3) Mengatur dan memeriksa kembali peralatan dan keperluan
GeneralManager.
4) Mencatat hasil meeting dan membuat notulen serta membagikanya ke depertement yang bersangkutan.
5) Menerima dan menyimpan laporan dari setiap departemen mengenai dokumen-dokumen penting General Manager.
d. Sales & Marketing Manager
1) Menjalin hubungan baik dengan semua client baik dari perorangan, organisasi maupun instansi pemerintah dan swasta. 2) Meningkatkan volume penjualan produk hotel.
3) Menciptakan dan memelihara citra baik hotel di masyarakat luas. 4) Menjalin kerjasama yang baik dengan pihak lain untuk
(35)
commit to user
5) Meningkatkan market share yang dapat dikuasai.
6) Menciptakan dan menyusun strategi yang tepat untuk pemasaran hotel.
7) Menjaga efesiensi kerja dalam hal waktu maupun biaya pemasaran.
8) Menyusun kebijakan dalam pemberian potongan harga dan menciptakan paket yang menarik.
9) Melaksanakan tugas-tugas lainya yang terkait dengan pekerjaan sesuai dengan perintah manajemen.
10) Mempersiapkan dan menyediakan entertaiment yang tepat dan baik untuk hotel.
e. Chief Accounting
1) Memeriksa dan menyetujui laporan financial statement secara bulanan yang dibuat oleh book keeper.
2) Membuat laporan pajak pemerintah.
3) Menyetujui dan mengerem permintaan barang untuk keperluan hotel.
4) Mengawasi pengeluaran dan penerimaan uang hotel.
5) Memeriksa atas jurnal voucher masing-masing vendor yang belum terbayar.
6) Memberikan surat peringatan kepada client yang sudah lama belum tertagih pembayaranya.
(36)
commit to user
7) Memeriksa hasil income audit, account payable maupun account receivable.
8) Memeriksa pendapatan kas, check hasil market survey.
9) Mengontrol tugas Restaurant Beverage Cashier dan Front Office
Cashier.
10) Melakukan hubungan yang baik dengan instansi yang terkait dengan perpajakan dan pembelian barang baik secara kas maupun kredit.
f. Front Office Manager
1) Memberikan keyakinan bahwa para tamu puas akan pelayanan yang diberikan oleh karyawan.
2) Merencanakan jumlah karyawan yang sesuai dengan keperluan yang sesuai dengan budget.
3) Bertanggungjawab atas operasional Front Office kepada General
Manager dan selalu menjaga standar service dan perfomance staf
Front Office dalam melayani setiap tamu yang datang ke hotel.
4) Menyelenggarakan dan mengembangkan training bagi stafFront
Office.
5) Selalu mengadakan meeting atau training secara periodik.
6) Menyetujui dan merencanakan pembelian barang keperluan
Front Office.
7) Menjaga moralitas yang tinggi bagi Front Office.
(37)
commit to user
9) Menjaga room rate serta penjualan kamar secara maksimum. 10) Bersedia menerima tugas yang diberikan oleh manajemen.
g. Housekeeping Manager
1) Memberikan penjelasan dan menjaga seluruh staf Housekeeping
agar selalu memenuhi standar pelayanan bagi para tamu.
2) Bertanggungjawab atas operasional Housekeeping secara keseluruhan kepada General Manager dan menjaga kebersihan, kerapian, keindahan, dan kenyamanan seluruh area hotel.
3) Membaca laporan para supervisor melalui logbook setiap awal jam kerja .
4) Mengahadiri departement head meeting maupun marketing
meeting.
5) Selalu checking untuk memastikan bahwa semua peralatan bersih, perawatan kamar dan public area terkoordinasi dengan baik.
6) Mengontrol tentang lost and found property baik property hotel maupun tamu.
7) Membuat rencana dan jadwal kerja untuk pembersihan dan perawatan kamar serta area lainya yang berada di hotel secara periodik.
8) Mengadakan evaluasi kinerja seluruh staf Housekeeping dengan bantuan supervisorHousekeeping.
(38)
commit to user
h. Laundry Manager
1) Mengurusi semua yang berhubungan dengan jasa pencucian baik untuk area hotel maupun luar hotel.
2) Bertanggungjawab atas kebersihan pakaian, sheet, blanket, karpet hotel, dan semuanya yang berhubungan dengan pencucian yang dilakukan di laundry.
i. Food and Beverage Manager
1) Mengkoordinasi semua pekerjaan di Food and Beverage di bagian produk maupun service agar dapat dilaksanakan dengan hasil yang baik.
2) Menghidangkan produk dan pelayanan baik berupa makanan dan minuman sehingga tamu merasa nyaman dan puas akan pelayanan yang diberikan.
3) Bertanggungjawab atas kualitas pelayanan dan produk yang disajikan baik makanan dan minuman serta menjaga dan merawat semua peralatan yang digunakan dalam Food and
Beverage.
4) Berekreasi dalam membuat menu baru dan menarik dalam setiap penyajianya.
5) Mengadakan evaluasi terhadap kinerja staf Food and Beverage
(39)
commit to user
j. Engineering Manager
1) Bertanggungjawab atas semua perawatan dan perbaikan peralatan operasional hotel seperti mesin maupun listrik.
k. Human Resources Manager
1) Mengkoordinir semua tugas dan tanggungjawab setiap departemen hotel dalam mengatur tugas masing-masing.
2) Merencanakan dan menyiapkan terbentuknya sumber daya manusia yang berkompeten tinggi dalam bekerja.
3) Menyusun perencanaan jumlah peserta siswa maupun mahasiswa yang mengadakan on the job training.
4) Menjaga hubungan kerja yang baik dalam lingkungan hotel maupun luar hotel.
B. Latar Belakang
Perkembangan dunia bisnis di Indonesia semakin pesat pada saat ini. Perkembangan bisnis ini menuntut setiap perusahaan untuk dapat meningkatkan daya saingnya agar perusahaan tetap bertahan hidup. Kemampuan bersaing dalam dunia bisnis berlaku untuk perusahaan jasa, manufaktur, dagang dan perusahaan lainya. Untuk melakukan aktivitas tersebut, diperlukan sistem Akuntansi yang baik sehingga aktivitas dapat berjalan secara teratur sesuai dengan apa yang dikehendaki perusahaan. Sistem pengendalian harus direncanakan, dirancang, dikelola, dan disempurnakan secara matang sehingga dapat membentuk sistem Akuntansi
(40)
commit to user
yang baik. Selain itu, sistem akuntansi perlu ditelaah secara berkala guna melihat kemungkinan perlunya dilakukan revisi sistem untuk dapat mengikuti perubahan informasi yang dibutuhkan dalam perusahaan.
Dalam usaha jasa strategi pemasaran memegang peran yang sangat signifikan. Semakin tepat strategi pemasaran dapat meningkatkan pendapatan perusahaan. Kinerja perusahaan jasa dapat dinilai dari pertambahan pendapat dari peningkatan ativitas operasional perusahaan. Pendapatan akan berpengaruh juga pada konsistensi perusahaan pada masa yang akan datang.
Menurut Mulyadi (2001) sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian, dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Definisi sistem pengendalian intern tersebut menekankan tujuan yang hendak dicapai, dan bukan pada unsur-unsur yang membentuk sistem tersebut. Dengan demikian, pengertian pengendalian intern di atas berlaku baik dalam perusahaan secara manual, dengan mesin pembukuan, maupun dengan komputer.
Tujuan sistem pengendalian intern menurut definisi tersebut adalah: 1) menjaga kekayaan organisasi, 2) mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, 3) mendorong efisiensi, dan 4) mendorong ditaati dan dilaksanakannya kebijakan perusahaan.
Kusuma Sahid Prince Hotel adalah perusahaan yang bergerak dibidang industri pariwisata dan perhotelan melalui kantor pusatnya di
(41)
commit to user
Jakarta, dan kantor-kantor cabangnya yang tersebar di beberapa kota besar di Indonesia. Berbagai produk utama yang ditawarkan antara lain penjualan jasa penginapan, dan produk lainya yang ditawarkan yaitu aneka jenis makanan, aneka jenis minuman dan souvenir khas kota Solo.
Dalam menghadapi perkembangan bisnis, Kusuma Sahid Prince Hotel merancang sistem informasi akuntansi yang digunakan untuk mendukung kelancaran kinerja para pemakai sistem. Sistem yang telah dirancang tersebut yaitu sistem penerimaan kas, sistem pengeluaran kas, sistem penjualan, dan sistem pembelian, dimana dalam menjalankan sistem tersebut perusahaan memerlukan pengawasan yang independen, karena didalamnya banyak terjadi penyalahgunaan. Misalnya pada bahan/barang yang jumlah dan jenisnya sangat banyak setiap waktu, jika terjadi penyalahgunaan yang mengakibatkan jumlah persediaan terlalu banyak atau terlalu sedikit maka dapat menghambat kegiatan operasional perusahaan yang berakibat kerugian perusahaan. Oleh karena itu, perusahaan merancang prosedur-prosedur untuk melindungi penyalahgunaan kas, seperti adanya cost
control untuk pengendalian biaya guna mengoptimalkan biaya perusahaan.
Berdasarkasn uraian diatas, maka penulis tertarik untuk mengambil
judul “EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN
PERSEDIAAN BARANG ATAU BAHAN PADA KUSUMA SAHID
(42)
commit to user C. PERUMUSAN MASALAH
Berdasarkan latar belakang yang telah dipaparkan diatas, penulis ingin mengevaluasi sistem pengendalian intern persediaan pada Kusuma Sahid Prince Hotel (KSPH) dengan perumusan masalah sebagai berikut:
1. Apakah pengendalian intern pada sistem persediaan bahan/barang yang diterapkan oleh Kusuma Sahid Prince Hotel sesuai dengan teori sistem akuntansi pengendalian intern yang terdapat dalam referensi ?
2. Apakah kelebihan dan kelemahan pengendalian intern pada sistem persediaan bahan/barang di Kusuma Sahid Prince Hotel?
3. Bagaimana cara untuk mengatasi kelemahan pengendalian intern pada sistem persediaan bahan/barang di Kusuma Sahid Prince Hotel?
D. TUJUAN PENELITIAN
Sesuai dengan pokok permasalahan yang diangkat, maka hasil penelitian ini diharapkan dapat mencapai tujuan sebagai berikut:
a. Mengevaluasi penerapan pengendalian intern pada sistem persediaan bahan/barang di Kusuma Sahid Prince Hotel.
b. Mengetahui kelebihan dan kelemahan pengendalian intern pada sistem persediaan bahan/barang di Kusuma Sahid Prince Hotel.
c. Mengetahui strategi yang sebaiknya digunakan dalam mengatasi kelemahan pegendalian intern pada sistem persediaan bahan/barang di Kusuma Sahid Prince Hotel.
(43)
commit to user BAB II
ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN
A. Tinjauan Pustaka
1. Pengertian Perhotelan
Hotel adalah salah satu jenis akomodasi yang mempergunakan sefungsi atau keseluruhan fungsi untuk jasa pelayanan penginapan, penyedia makanan dan minuman serta jasa lainnya bagi masyarakat umum yang dikelola secara komersil.
Menurut Endang (dalam http://jurnal-sdm.blogspot.com/2009) hotel adalah bangunan yang dikelola secara komersil dengan memberikan fasilitas penginapan untuk masyarakat umum dengan fasilitas sebagai berikut:
1) Jasa penginapan
2) Pelayanan makanan dan minuman
3) Pelayanan barang bawaan
4) Pencucian pakaian
5) Penggunaan fasilitas perabot dan hiasan-hiasan yang ada di dalamnya.
Menurut keputusan direktorat Jendral Pariwisata, Pos dan Telekomunikasi no 22/U/VI/1978 tanggal 12 Juni 1978, klasifikasi hotel
(44)
commit to user
dibedakan dengan menggunakan simbol bintang antara 1 sampai 5. Semakin banyak bintang yang dimiliki suatu hotel, semakin berkualitas hotel tersebut. Penilaian dilakukan selama 3 tahun sekali dengan tatacara serta penetapannya dilakukan oleh Direktorat Jendral Pariwisata.
Menurut Lawson (dalam http://jurnal-sdm.blogspot.com/2009) hotel adalah sarana tempat tinggal umum untuk wisatawan dengan memberikan pelayanan jasa kamar, penyedia makanan dan minuman serta akomodasi dengan syarat pembayaran.
Jadi dapat disimpulkan bahwa definisi hotel adalah suatu bentuk bangunan, lambang, perusahaan atau badan usaha akomodasi yang menyediakan pelayanan jasa penginapan, penyedia makanan dan minuman serta fasilitas jasa lainnya dimana semua pelayanan itu diperuntukkan bagi masyarakat umum, baik mereka yang bermalam di hotel tersebut ataupun mereka yang hanya menggunakan fasilitas tertentu yang dimiliki hotel itu.
2. Sistem, Prosedur, Sistem Akuntansi
Menurut Mulyadi (2001) menyatakan sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan.
Menurut Widjajanto (2001) sistem adalah sesuatu yang memiliki fungsi-fungsi yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu melalui tiga tahapan, yaitu input, proses, dan output.
(45)
commit to user
Menurut Gerard dalam Baridwan (1981) menyatakan bahwa, sistem adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh, untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan.
Menurut Mulyadi (2001) prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang. Kegiatan klerikal adalah kegiatan yang dilakukan untuk mencatat informasi dalam formulir, buku jurnal, dan buku besar yang terdiri dari menulis, menghitung, memberi kode, mendaftar, memilih, memindahkan, serta membandingkan.
Menurut Mulyadi (2001) sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna mempermudah pengelolaan perusahaan.
Menurut Stettler dalam Baridwan (1981) menyatakan bahwa, sistem akuntansi adalah formulir-formulir, buku-buku catatan, prosedur-prosedur dan alat-alat yang digunakan untuk mengolah data yang berhubungan dengan usaha suatu perusahaan dengan tujuan untuk mendapatkan umpan balik dalam bentuk laporan-laporan yang diperlukan oleh manajemen untuk mengawasi usahanya, dan bagi pihak-pihak lain yang berkepentingan seperti pemegang saham, kreditur, dan lembaga-lembaga pemerintah untuk menilai hasil operasi perusahaan.
(46)
commit to user
Menurut Baridwan dalam Wahyu (2006) Sistem Informasi Akuntansi adalah suatu komponen organisasi yang mengumpulkan, mengklarifikasi, memproses, menganalisa, mengkomunikasikan informasi pengambilan keputusan dengan orientasi finansial yang relevan bagi pihak-pihak diluar perusahaan dan pihak intern perusahaan.
3. Sistem Pengendalian Intern
a. Pengertian Pengendalian Intern
SPI didefinisikan pertama kali oleh American Institute of Certified Public Accountant (AICPA). Pengendalian intern meliputi struktur organisasi di dalam suatu organisasi dan semua metode-metode yang terkoordinir serta ukuran-ukuran yang ditetapkan di dalam suatu perusahaan untuk tujuan menjaga keamanan harta kekayaan milik perusahaan, memeriksa ketepatan dan kebenaran data akuntansi, meningkatkan efisiensi operasi kegiatan dan mendorong ditaatinya kebijaksanaan-kebijaksanaan menajemen yang telah diterapkan.
Pengendalian intern dapat diartikan sempit dan luas. Dalam arti yang sempit, SPI merupakan pengecekan penjumlahan mendatar, penjumlahan menurun, pengurangan dan perkalian angka-angka yang tertera dalam formulir, serta penelitian cara penjumlahan atau pencatatan. Dalam artian yang luas, definisi SPI menurut Baridwan dalam Winarno (2004) adalah pengendalian intern meliputi stuktur
(47)
commit to user
organisasi dan semua cara-cara serta alat yang dikoordinasikan dan digunakan di dalam perusahaan, memeriksa ketelitian, dan kebenaran data, memajukan efisiensi didalam operasi dan membantu menjaga dipatuhinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan terlebih dahulu.
Pengendalian intern menurut Mulyadi (1989) adalah pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
Pengendalian Intern menurut Standar Profesional Akuntan Publik pada SA 319 paragraf 6 adalah kebijakan dan prosedur yang diterapkan untuk memberikan keyakinan yang memadai bahwa tujuan tertentu suatu usaha akan tercapai.
b. Tujuan Pengendalian Intern
Menurut Mulyadi (2001:163) tujuan sistem pengendalian intern adalah:
a. Menjaga kekayaan organisasi.
b. Mengecek keandalan dan ketilitian data akuntansi. c. Mendorong efisiensi.
d. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
Menurut Hartadi dalam Winarno (2004) tujuan sistem pengendalian intern yang efektif dapat digolongkan sebagai berikut:
(48)
commit to user
b. Menjamin terhadap terjadinya hutang yang tidak layak. c. Menjamin ketelitian dan dapat dipercayainya data akuntansi. d. Dapat diperolehnya operasi yang efisien.
e. Menjamin ditaatinya kebijakan manajemen.
Dari beberapa tujuan pengendalian intern yang telah disebutkan sebelumnya, tujuan pengendalian intern mempunyai tujuan sebagai alat yang digunakan oleh pihak manajemen untuk mengendalikan dan melindungi perusahaan dengan cara memberikan keyakinan laporan keuangan dengan menjamin kebenaran catatan pembukuanya. Memberikan keyakinan tentang dipatuhinya hukum dan juga peraturan yang telah dibuat oleh pihak manajemen, dan juga dapat mendorong keefektifan dan efesien perusahaan.
c. Unsur-unsur Pengendalian Intern
SPI meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efesiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen
Menurut Jogiyanto dalam Winarno (2004), SPI mempunyai enam elemen dasar yaitu:
1. Karyawan yang jujur dan cakap.
2. Adanya pemisahan fungsi dengan garis wewenang dan tanggung jawab yang jelas.
(49)
commit to user
3. Prosedur yang tepat untuk pemberian wewenang. 4. Dokumen dan catatan yang lengkap.
5. Pengawasan fisik yang cukup terhadap aktiva dan catatan. 6. Dilakukannya pencocokan yang independen.
Mulyadi (1997), mengemukakan unsur-unsur SPI sebagai berikut:
1. Struktur organisasi memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.
Setiap organisasi pastinya mempunyai struktur organisasi. struktur organisasi merupakan rerangka (framework) pembagian tanggung jawab fungsional pada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Struktur organisasi perusahaan menggambarkan adanya pemisahan tugas dan wewenang yang jelas mengindikasikan perusahaan telah memenuhi salah satu unsur SPI. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi ini didasarkan pada prinsip-prinsip berikut ini:
a. Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi. Fungsi operasi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk melaksanakan suatu kegiatan. Fungsi penyimpanan adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk menyimpan aktiva perusahaan. Fungsi akuntansi adalah fungsi
(50)
commit to user
yang memiliki wewenang untuk mencatat peristiwa keuangan perusahaan.
b. Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan tahap suatu akuntansi.
Beberapa manfaat dari adanya struktur organisasi yang baik, efektif serta efisien antara lain:
1) Karyawan mengetahui posisinya, tugasnya, dan tanggung jawabnya.
2) Karyawan mengetahui kepada siapa dia bertanggung jawab dan mempertanggung jawabkan pekerjaanya.
2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya.
Dalam organisasi setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu, dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya transaksi tersebut. Prosedur pencatatan yang baik akan menjamin data yang direkam dalam formulir dicatat dalam catatan akuntansi dengan tingkat ketelitian dan keandalan yang tinggi. Oleh karena itu, penggunaan formulir harus diawasi sedemikian rupa guna mengawasi pelaksanaan otorisasi. Selanjutnya, prosedur pencatatan yang baik juga menghasilkan
(51)
commit to user
informasi yang teliti dan cepat dipercaya mengenai kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya suatu organisasi.
Otorisasi terjadinya transaksi dilakukan dengan pembubuhan tanda tangan oleh pihak yang berwenang, pada dokumen sumber atau dokumen pendukung. Setiap transaksi yang terjadi dicatat dalam catatan akuntansi melalui prosedur pencatatan tertentu. Dengan demikian, karena setiap transaksi terjadi dengan otorisasi dari yang berwenang dan dicatat melalui prosedur pencatatan tertentu, maka kekayaan perusahaan akan terjamin keamananya dan data akuntansi yang dicatat terjamin ketelitian keandalanya.
Formulir atau dokumen yang dibuat harus menjelaskan kegunaan, pembuat, jumlah salinan atau rangkap, yang dituju, yang menyetujui, serta informasi yang tertulis didalamnya. Selain itu, setiap dokumen atau formulir harus mempunyai ciri-ciri khusus. 3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap
unit organsasi.
Pembagian tanggung jawab fungsional, dan sistem wewengan dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat dalam pelaksanaanya. Adapun cara-cara yang umumnya ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat adalah sebagai berikut:
(52)
commit to user
a. Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus dipertanggung jawabkan oleh yang berwenang.
b. Pemeriksaan mendadak (spot check). Hal ini akan mendorong kayawan melaksanakan tugasnya sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan.
c. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi tanpa campur tangan atau unit organisasi lain.
d. Perputaran jabatan (job rotation).
e. Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak. f. Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan
dengan catatanya.
g. Pembentukan unit organisasi yang bertugas mengecek keefektifan unsur-unsur SPI yang lain.
4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
Unsur ini merupakan unsur SPI yang paling penting. Unsur SPI yang lain dapat dikurangi sampai batas minimum, dan perusahaan tetap mampu menghasilkan pertanggung jawaban keuangan yang dapat diandalkan. Karyawan yang jujur dan ahli dalam bidang yang menjadi tanggung jawabnya akan dapat melaksanakan pekerjaanya dengan efektif dan efisien, meskipun hanya sedikit unsur SPI yang mendukungnya.
(53)
commit to user 4. Pengertian Persediaan
Persediaan merupakan bahan atau barang yang disimpan yang akan digunakan untuk memenuhi tujuan tertentu, misalnya proses produksi atau perakitan untuk dijual kembali, dan untuk suku cadang dari suatu peralatan atau mesin. Persediaan dapat berupa bahan mentah, bahan pembantu, barang dalam proses, barang jadi ataupun suku cadang.
Pada Kusuma Sahid Prince Hotel persediaan diklasifikasikan menjadi 2 yaitu bahan dan barang. Bahan adalah persediaan barang yang digunakan dalam proses produksi setelah melalui beberapa proses diharapkan menjadi barang jadi yang mempunyai nilai lebih. Barang adalah barang yang berwujud yang tersedia untuk digunakan ataupun dijual kembali dalam kegiatan usaha normal. Jenis barang atau bahan yang ada di Kusuma Sahid Prince Hotel sangat banyak, apabila jumlah persediaan terlalu tinggi dapat menghambat kegiatan perusahaan dikarenakan sebagian besar dana perusahaan tertanam dipersediaan dan tidak dapat diputarkan lagi, sebaliknya jumlah persediaan yang terlalu kecil membuat perusahaan tidak dapat memenuhi permintaan konsumen. Menurut Sofjan Assauri dalam bayu (2007) persediaan adalah sejumlah bahan-bahan, parts yang disediakan dan bahan-bahan dalam proses yang terdapat dalam perusahaan untuk proses produksi, serta barang-barang jadi/produk yang disediakan untuk memenuhi permintaan dari komponen atau langganan setiap waktu.
(54)
commit to user
Menurut Standar Akuntansi Keuangan (SAK) No 14 (IAI,2004) persediaan adalah aktiva yang:
a. Tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha normal. b. Dalam proses produksi dan atau dalam perjalanan.
c. Dalam bentuk/perlengkapan (supplies) untuk digunakan dalam proses produksi/pemberian jasa.
Dalam Prinsip Akuntansi Indonesia mendefinisikan persediaan barang adalah:
a. Tersedianya untuk dijual (barang dagangan/barang jadi).
b. Masih dalam proses produksi untuk diselesaikan, kemudian dijual (barang dalam proses pengolahan).
c. Akan dipergunakan untuk produksi barang-barang jadi yang akan dijual (bahan baku dan bahan pembantu) dalam rangka kegiatan usaha normal perusahaan (Prinsip Akuntansi Indonesia, 1994). Menurut Mulyadi (2001) menyampaikan bahwa dalam sistem pengendalian intern persediaan terdiri dari:
a. Fungsi yang terkait 1) Fungsi gudang 2) Fungsi pembelian 3) Fungsi penerimaan 4) Fungsi akuntansi b. Dokumen yang digunakan
1) Surat permintaan pembelian 2) Laporan penerimaan barang 3) Surat order pembelian
(55)
commit to user
4) Faktur pembelian barang dari pemasok 5) Bukti kas keluar
c. Catatan akuntansi yang digunakan 1) Register buku kas keluar 2) Jurnal pembelian
3) Buku pembantu utang 4) Buku pembantu persediaan
d. Bagan aliran prosedur yang membentuk sistem 1) Prosedur permintaan pembelian
2) Prosedur order pembelian 3) Prosedur penerimaan barang 4) Prosedur penyimpanan barang 5) Prosedur pembuatan bukti kas keluar
Dari definisi-definisi di atas dapat disimpulkan persediaan adalah aktiva yang tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha normal, dalam proses produksi dan atau dalam perjalanan atau dalam bentuk bahan atau barang (supplies) dengan jumlah yang optimum, tidak terlalu tinggi dan tidak terlalu rendah untuk digunakan dalam proses produksi atau pemberian jasa.
(56)
commit to user B. Analisis Data dan Pembahasan
1. Sistem dan Prosedur Persediaan Kusuma Sahid Prince Hotel
Setiap sistem terdiri dari prosedur-prosedur. Prosedur-prosedur yang terjadi dalam sistem akuntansi persediaan barang Kusuma Sahid Prince Hotel.
a. Prosedur penerimaan barang. b. Prosedur pengeluaran barang. c. Prosedur perhitungan fisik
2. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Persediaan
Kusuma Sahid Prince Hotel
Kusuma Sahid Prince Hotel mempunyai rincian prosedur penerimaan barang, prosedur pengeluaran barang dan prosedur perhitungan fisik, berikut ini adalah penjelasan tentang jaringan prosedur yang terjadi:
a. Prosedur Penerimaan Barang
1) Pembelian
a) Deskripsi Prosedur
1. Departemen yang memerlukan barang membuat purchase
requestion berdasarkan kebutuhan yang diperlukan dan
pilihan pemasok yang telah melakukan penawaran harga.
Purchase requestion yang digunakan harus bercetak nomor
(57)
commit to user
- Asli : untuk fungsi pembelian
sebagai dasar pembuatan
purchase order.
- 1 tindasan (lembar ke-2) : untuk fungsi pengendalian biaya (Cost Controlle)r sebagai pengendalian biaya. - 1 tindasan (lembar ke-3) : untuk departemen yang
membutuhkan/gudang
sebagai dasar pencocokan penerimaan barang nantinya. 2. Barang yang menjadi stock, dilakukan pembuatan purchase
requestion oleh Store Keeper dan disimpan di gudang,
sedangkan barang direct barang yang langsung digunakan dilakukan permintaan oleh departemen yang membutuhkan dan barang langsung digunakan atau disimpan di departemen yang membutuhkan.
3. Purchase requestion yang telah dilengkapi dengan harga
penawaran diajukan ke General Manager sebagai tanda persetujuan atas transaksi pembelian dan Chief Accounting
untuk memverifikasi harga, credit term, tambahan biaya, penjumlahan dan perkalian dan persyaratan akuntansi lainya serta penyediaan dana lalu dikembalikan ke fungsi pembelian untuk diproses lebih lanjut yaitu pembuatan
(58)
commit to user
purchase order. Purchase order dikirim ke pemasok yang
sudah ditentukan. Dibuat 4 rangkap yang didistribusikan sebagai berikut:
- Asli : untuk pemasok sebagai surat pemesanan resmi yang dikeluarkan perusahaan. -1 tindasan (lembar ke-2) : untuk fungsi pengendalian
biaya (Cost Controller)
sebagai dasar memberikan persetujuan untuk melakukan pembelian.
-1 tindasan (lembar ke-3) : untuk fungsi penerimaan sebagai dasar pencocokan barang yang dipesan datang. -1 tindasan (lembar ke-4) : untuk fungsi pembelian
sebagai dasar pembelian telah disetujui.
4. Barang yang diterima dari pemasok harus diperiksa terlebih dahulu kuantitas, berat, kualitas spesifikasinya lainya sesuai dengan catatan dari fungsi pembelian. Barang-barang yang memerlukan pemeriksaan lebih terinci (daging, ikan, dan barang lainya masuk dalam katagori ini), pemeriksaan dilakukan bersama dengan petugas lainya dari departemen
(59)
commit to user
yang membutuhkan barang tersebut. Selanjutnya diperiksa apakah invoice telah sesuai dengan fisik barang yang diterima, nomor referensi purchase order serta kebenaran penjumlahan, perkalian, dan potongan harga
5. Invoice dari pemasok yang telah diperiksa dibubuhi stempel
tanda terima. Invoice berisi keterangan mengenai tanggal terima, nomor bukti penerimaan, diterima oleh, nomor
purchase order, disetujui oleh departemen yang
bersangkutan dan selanjutnya menandatangani kolom tanda terima. Selanjutnya menginput barang yang telah dicocokan, outputnya berupa tanda terima barang (receiving) yang terdiri dari 4 rangkap yang di distribusikan sebagai berikut:
- Asli : untuk fungsi utang sebagai
dasar perhitungan utang yang harus dibayar.
- 1 tindasan (lembar ke-2) : diserahkan kepada rekanan sebagai tanda terima dari perusahaan.
- 1 tindasan (lembar ke-3) : ditahan gudang/departemen yang memerlukan, sebagai dasar untuk mengisi kartu persediaan.
(60)
commit to user
- 1 tindasan (lembar ke-4) : untuk fungsi pembelian dokumen ini sebagai dasar penutupan transaksi tersebut.
6. Masing-masing invoice diberi nomor urut yang berkelanjutan dari hari kehari dan sekaligus akan menjadi nomor invoice
dan referensi dalam proses selanjutnya.
7. Petugas penerima barang selanjutnya membuat laporan harian untuk masing-masing katagori barang yaitu daily
receiving report. Dibuat 3 rangkap yang didistribusikan
sebagai berikut:
- Asli : untuk fungsi utang sebagai
dasar perhitungan utang yang harus dibayar.
- 1 Lembar (tindasan ke-2): laporan untuk Chief
Accounting sebagai dasar
pengambilan kebijakan dan
pengukuran budget
selanjutnya.
- 1 Lembar (tindasan ke-3): laporan ke fungsi pengendalian (Cost sebagai
dasar perhitungan
(61)
commit to user
8. Tanda terima tagihan. Setelah menagihkan faktur penjualan mendapat tanda terima tagihan yang nantinya digunakan untuk menagih utang dagang.
b)Dokumen yang digunakan
1. Purchase requestion. Dokumen ini digunakan untuk
memesan barang kepada pemasok (supplier) yang telah dipilih, setelah diisi oleh petugas gudang atau departemen yang membutuhkan barang selain stock gudang. Ditorisasi oleh pejabat departemen pemohon, Cost Controller, Chief
Accounting dan General Manager.
2. Purchase order. Dokumen ini berisi rincian barang yang
dipesan¸ dikirim ke pemasok untuk memesan barang. Diotorisasi oleh fungsi pembelian, Chief Accounting dan
General Manager.
3. Receiving. Dokumen ini sebagai dasar penerimaan barang¸
dibuat oleh fungsi penerimaan sebagai tanda barang yang dipesan telah diterima dan siap disimpan atau digunakan. Diotorisasi oleh fungsi penerimaan dan diberi cap.
4. Daily receiving report. Dokumen ini tentang kegiatan
(62)
commit to user
agar biaya dapat dikontrol langsung dan menjadi dasar pengambilan kebijakan selanjutnya.
c) Catatan akuntansi yang digunakan
Sistem pembukuanya sudah computerized, jadi transaksi yang ada langsung diinput dan secara otomatis masuk ke head office.
1. Jurnal pembelian. Jurnal pembelian digunakan untuk mencatat transaksi pembelian.
2. Account payable. Catatan ini digunakan untuk mencatat
utang kepada pemasok.
3. Kartu persediaan. Dalam sistem akuntansi pembelian kartu ini digunakan untuk mencatat persediaan barang yang ada di gudang.
4. Register bukti kas keluar. Catatan ini menyatakan bahwa pemasok sudah dilunasi pada waktu tertentu.
d) Fungsi yang terkait
1. Fungsi pembelian. Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan purchase order pembelian kepada pemasok yang telah ditentukan.
2. Fungsi penerimaan. Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, kuantitas barang yang diterima oleh pemasok, dan mencocokan apakah barang sudah sesuai dengan purchase order. Selain itu juga menginput
(63)
commit to user
barang yang sudah diterima untuk melaporkan kepada head
office.
3. Fungsi pengendalian biaya (Cost Controller). Fungsi ini menerima purchase requestion lembar pertama dari kepala fungsi gudang kemudian memverifikasi dengan budget yang telah ditentukan. Lalu memberikan persetujuan untuk mengadakan pembelian dengan purchase requestion ke fungsi pembelian dan menahan 1 lembar tindasan.
4. Fungsi gudang. Fungsi ini bertanggung jawab atas penyimpanan dan keadaan barang di gudang.
5. Fungsi akuntansi. Fungsi ini bertanggung jawab melakukan pembayaran atas dasar tanda terima yang ditagihkan oleh pemasok (supplier).
2) Retur Pembelian
Barang-barang yang tidak sesuai dengan barang yang dipesan menurut surat purchase order yaitu barang yang diterima tidak cocok dengan spesifikasi yang tercantum dalam purchase order, barang mengalami kerusakan atau mendekati tanggal kadaluarsa akan dikembalikan kepada pemasok oleh fungsi penerimaan.
a) Deskripsi Prosedur
1. Jika terjadi perbedaan fisik antara barang yang diterima dengan jumlah yang tercantum di invoice maka petugas
(64)
commit to user
penerimaan barang akan membuat perbaikan pada
invoice. Perubahan ini selanjutnya diikuti dengan pembuatan
debet/credit yang ditandatangani oleh Cost Controller dan
dikirim ke rekanan dengan tembusan fungsi pembayaran. 2. Jika barang sudah di gudang dan karena satu hal harus
dikembalikan ke rekanan maka pengembalian tersebut harus disertai dengan dokumen goods return without credit note
(dokumen retur). Dokumen ini dikirim ke rekanan dengan tembusan dari fungsi akuntansi untuk mengurangi tagihan dalam invoice.
3. Fungsi gudang melakukan pencatatan mutasi utang dan persediaan berdasarkan tanda terima retur dari pemasok. 4. Komputer menginput kuantitas barang yang berkurang
karena adanya retur. Hasil inputan akan masuk ke head
office.
b)Dokumen yang digunakan
1. Retur pembelian. Dokumen ini diisi oleh fungsi penerimaan, ditandatangani oleh fungsi penerimaan dan pemasok. Form tersebut terdiri dari 4 rangkap diberi cap nomor urut dan diarsip oleh fungsi penerimaan.
(65)
commit to user
- Asli : untuk fungsi penerimaan sebagai dasar perbaikan fungsi penerimaan.
- 1 lembar (tindasan ke-2) : untuk pemasok sebagai dasar penggantian atau pengembalian barang.
- 1 lembar (tindasan ke-3) : untuk fungsi akuntansi sebagai dasar pengurangan jumlah persediaan karena
dikembalikanya barang yang telah dibeli kepada pemasok. - 1 lembar (tindasanke-4) : untuk petugas
gudang/departemen yang memerlukan, sebagai dasar untuk mengisi kartu persediaan.
c) Catatan akuntansi yang digunakan
KSPH menggunakan sistem komputerisasi maka akan menginput retur secara otomatis transaksi tersebut mengurangi pesediaan kepada head office.
1. Jurnal retur pembelian. Jurnal ini berisi transaksi retur pembelian yang mengurangi utang dagang.
(66)
commit to user
2. Kartu persediaan. Kartu persediaan digunakan untuk mencatat berkurangnya jumlah persediaan karena dikembalikanya barang yang telah dibeli kepada pemasok. 3. Kartu utang. Kartu utang digunakan untuk mencatat
berkurangnya utang akibat adanya retur.
d)Fungsi yang terkait
1. Fungsi pembelian. Dalam prosedur retur pembelian fungsi gudang bertanggung jawab melaporkan adanya barang dagangan yang harus diretur ke pemasok. Setelah pemasok menerima barang yang diretur, pemasok menyerahkan tanda terima retur barang ini nantinya yang menjadi dokumen sumber untuk mencatat berkurangnya kuantitas persediaan barang.
2. Fungsi pengendalian biaya (Cost Controller). Fungsi pengendalian biaya mengetahui dan meyetujui terjadinya retur serta melakukan pengawasan agar retur yang terjadi tetap pada biaya yang telah ditentukan.
3. Fungsi gudang. Fungsi ini bertanggung jawab terhadap terjadinya mutasi persediaan di dalam gudang pada kartu persediaan.
(67)
commit to user
4. Fungsi penerimaan. Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengirimkan form retur kepada pemasok untuk mengambil barang retur.
5. Fungsi akuntansi. Fungsi ini bertanggung jawab mencatat terjadinya transaksi retur pembelian dalam jurnal umum, serta mencatat berkurangnya prsediaan dan utang usaha karena adanya retur pembelian.
b. Prosedur Pengeluaran Barang
a) Deskripsi Prosedur
1. Departemen yang memerlukan barang-barang dalam stock
gudang membuat store room requisition bernomor urut tercetak
berdasarkan re-order action report yaitu laporan yang
dihasilkan oleh komputer berdasarkan input data mengenai pemasukan dan pengeluaran barang yang dibuat oleh fungsi pengendalian (Cost Controller) sehingga dapat diketahui setiap saat. Laporan ini sekaligus berfungsi sebagai perintah kepada petugas gudang untuk mebuat purchase requestion atas persediaan barang di gudang, dan memberikan kepada fungsi pembelian untuk melakukan pembelian.
2. Store room requisition ditandatangani fungsi yang
membutuhkan barang, manajer departemen yang membutuhkan barang, fungsi yang menerima store room requisition dan
(68)
commit to user
mengambil barang atau fungsi gudang, Cost Controller untuk membebankan barang ke tiap-tiap departemen yang menggunakan barang.
3. Fungsi gudang mempersiapkan barang sesuai dengan masing-masing dokumen tersebut dan melakukan update pada kartu persediaan barang.
4. Setelah barang keluar gudang dan diterima oleh departemen yang memerlukan, Cost Controller menginput pembebanan berdasarkan store room requisition yang dikeluarkan dari masing-masing departemen. Hasil dari input pembebanan ke masing-masing departemen yang menggunakan barang, akan dilaporkan kepada Chief Accounting setiap bulan.
b) Dokumen yang digunakan
1. Distribusi Store Room Requisition
- Asli : untuk fungsi gudang sebagai dasar pengambilan barang. - 1 tindasan (lembar ke-2) : untuk fungsi pengendalian
(Cost Controller)
mengetahui barang yang
dibutuhkan tidak
melampaui biaya yang telah dianggarkan.
(69)
commit to user
- 1 tindasan (lembar ke-3) : untuk departemen yang memerlukan sebagai bukti pengambilan barang.
c) Catatan yang digunakan
1. Kartu persediaan. Kartu persediaan digunakan untuk mencatat berkurangnya jumlah persediaan karena dikembalikanya barang yang telah dibeli kepada pemasok.
2. Saldo stock. Penginputan pembebanan barang yang keluar
sesuai dengan masing-masing departemen akan secara otomatis mengurangi persediaan ke saldo stock.
d) Fungsi yang terkait
1. Fungsi pengendalian biaya (Cost Controller). Fungsi pengendalian biaya bertanggung jawab terhadap biaya barang yang dikeluarkan untuk masing-masing departemen. Biaya yang terjadi tidak boleh melebihi budget yang telah ditentukan, karena dapat mengurangi laba.
2. Fungsi Gudang. Fungsi ini bertanggung jawab atas pengambilan barang dari gudang sampai benar-benar diterima bagi departemen yang membutuhkan.
(70)
commit to user c. Prosedur Perhitungan Barang
a) Deskripsi prosedur
Perhitungan fisik persediaan dilakukan satu bulan sekali dalam barang yang sama, dilakukan oleh Cost Controller yang bekerja sama dengan fungsi penerimaan, fungsi pembelian dan fungsi gudang. Hasil perhitungan tersebut dicatat dalam count sheet kemudian hasilnya diinput dan disesuaikan dengan jumlah persediaan yang tercatat di komputer dan kartu persediaan. Pada hari berikutnya secara otomatis sistem akan menghasilkan stock
report. Biasanya terdapat selisih antara jumlah persediaan fisik
dengan catatan persediaan yang terdapat pada kartu persediaan, hal ini dikarenakan kondisi barang yang mungkin mengalami kerusakan dalam penyimpanan atau dikarenakan adanya pencurian terhadap barang yang disimpan. Hasil perhitungan fisik juga digunakan untuk meminta pertanggung jawaban fungsi pembelian mengenai peaksanaan penyimpanan persediaan dan keandalan kartu persediaan.
Pada saat melakukan perhitungan fisik persediaan dan terdapat barang yang rusak atau telah memasuki jangka kadaluwarsa maka barang-barang tersebut akan dimasukan kekerugian tahun berjalan pada laporan keuangan.
(71)
commit to user b) Dokumen yang digunakan
1. Count sheet. Dokumen ini digunakan untuk mencatat hasil
perhitungan fisik persediaan.
2. Stock report. Laporan yang dihasilkan atas inputan count sheet
dari perputaran persediaan setiap hari.
c) Catatan yang digunakan
1. Kartu persediaan. Kartu persediaan digunakan untuk mencatat berkurangnya jumlah persediaan karena dikembalikanya barang yang telah dibeli kepada pemasok.
2. Jurnal umum. Jurnal umum digunakan untuk mencatat jurnal penyesuaian rekening persediaan karena adanya perbedaan antara saldo yang dicatat dalam rekening persediaan dengan saldo menurut perhitungan fisik yang terdapat dalam laporan
stock report.
3. Laporan stock report. Digunakan untuk membandingkan persediaan dalam stock report dan hasil perhitungan fisik.
d) Fungsi yang terkait
1. Fungsi pengendalian biaya (Cost Controller). Fungsi ini bertugas untuk mencocokan jumlah fisik persediaan dengan kartu persediaan barang dan jumlah yang telah diinput secara berkala di dalam komputer, dan dicatat.
(72)
commit to user
3. Bagan Alir Sistem Pengendalian Intern Persedian Barang
a. Prosedur Penerimaan Barang
BAGIAN GUDANG
Keterangan :
PR : Purchase Requestion
PO : Purchase Order
Gambar II.1 Flowchart prosedur pembelian (lanjutan)
3 2
N PR PO
PR
1 Mulai
Membuat PR
3 7
FAKTUR PO
Receiving
Kartu gudang 8
Pd saat reorder point
(73)
commit to user BAGIAN PEMBELIAN
Gambar II.1 Flowchart prosedur pembelian (lanjutan)
1 1 6
PR Membuat surat permintaan penawaran harga Surat penawaran harga Surat penawaran harga Dikirim ke pemasok Membuat perbandingan hrg dtandatangani CA&GM PR 1 Dengan perbanding an harga Membuat PO 3 2 PR 1 4 3 2 PO 1 4 3 5 T Dikirim ke pemasok FAKTUR PO RECEIVING 7 Mencatat tanggal penerimaan pd lembar PO ke 4
Diterima sm pemasok
(74)
commit to user
BAGIAN PENERIMAAAN
Gambar II.1 Flowchart prosedur pembelian (lanjutan) 5
PO
Dari pemasok
Menerima barang dari
pemasok disertai faktur
Faktur
Menerima barang yang
dikirim & mencocokkan
Membuat receiving
FAKTUR PO 3 2 1 RECEIVING
6
N
Dikasih ke pemasok sbg bukti penagihan
(75)
commit to user BAGIAN UTANG
Gambar II.1 Flowchart prosedur pembelian (lanjutan) 8
FAKTUR PO RECEIVING
Membandingka n faktur dari pemasok dg PO&receiving
Membuat receipt kas&kuitansi
FAKTUR Receiving
PO Kuitansi Receipt
Kas
Register
bukti kas
T
(1)
commit to user
Berdasarkan hasil analisis dan pembahasan yang telah dilakukan penulis pada Kusuma Sahid Prince Hotel, adapun kelebihan dan kelemahan yang penulis temukan adalah sebagai berikut:
A.Kelebihan
1. KSPH surakarta sudah mempunyai strukur organisasi yang jelas. Hal ini terlihat dengan adanya garis wewenang dan tanggung jawab serta pemisahan fungsi yang jelas.
2. Fungsi penerimaan, pembelian, dan pencatatan telah terpisah dengan baik setiap transaksi dilakukan lebih dari satu fungsi dan diawasi langsung oleh fungsi pengendalian biaya (cost control).
3. Terdapat fungsi pengendalian biaya (cost control) agar biaya yang terjadi dapat langsung diawasi agar tidak melampaui budget yang telah dianggarkan.
4. Pelaksanaan otorisasi sudah cukup baik karena transaksi hanya dapat dilakukan jika telah mendapat otorisasi pihak yang berwenang.
5. Perhitungan fisik persediaan sudah dilaksanakan secara berkala.
6. Dokumen yang digunakan dalam setiap transaksi barang bernomor urut tercetak dan terdapat dokumen pendukung sebagai penguat dokumen tersebut.
7. Dilakukan pengecekan harga di pasar sewaktu-waktu agar mengetahui apakah harga yang diberikan pemasok sesuai dengan syarat perusahaan.
(2)
commit to user
jabatan karyawan yang bersangkutan dapat mempermudah pengungkapan apabila terdapat kecurangan-kecurangan.
9. Telah dilakukan perekrutan karyawan melalui tes psikologi dan wawancara dan telah diberikan pengembangan pendidikan melalui pelatihan-pelatihan bagi karyawan sesuai dengan tuntutan perkembangan perusahaan.
B.Kelemahan
Kelemahan sistem pengendalian intern persediaan barang:
1. Gambar struktur organisasi belum sesuai dengan kenyataan yang ada. 2. Kurangnya pengawasan di gudang, hal ini terlihat dari kebebasan karyawan
selain bagian gudang mengakibatkan sering terjadinya pencurian.
3. Sistem yang rumit dan nomor akun yang terlalu banyak menyebabkan karyawan tidak bisa bekerja secara maksimal.
4. Masih sering terjadi kerugian dalam penjualan walaupun relatif kecil.
5. Ketidakdisiplinan dalam pengelompokan barang pada gudang karena
persediaan begitu banyak jenisnya mengakibatkan adanya selisih jumlah persediaan.
6. Belum adanya penghargaan yang diberikan kepada karyawan yang
melakukan pekerjaannya dengan lebih dari baik dan punishment yang jelas jika terjadi kesalahan agar karyawan lebih termotivasi dalam melakukan pekerjannya lebih baik lagi.
(3)
commit to user
BAB IV PENUTUP
(4)
commit to user
pengendalian intern pada Kusuma Sahid Prince Hotel, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut:
a. Pengendalian intern pada sistem persediaan bahan/barang yang diterapkan di Kusuma Sahid Prince Hotel sudah cukup baik. Hal ini terbukti dengan adanya pemisahan fungsi setiap transaksi yang terjadi.
b. Kelebihan pengendalian intern persediaan bahan/barang yang diterapkan di Kusuma Sahid Prince Hotel, adanya otorisasi dokumen oleh pihak yang berwenang sebelum transaksi terjadi, praktik yang sehat dengan adanya nomor urut tercetak di setiap dokumen yang digunakan dalam transaksi, serta karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya, namun ada beberapa kelemahan yaitu sering terjadinya selisih antara jumlah persediaan dengan kartu persediaan maupun jumlah saldo persediaan di komputer dan sering terjadinya penggandaan nomor akun. Kelemahan lainya yaitu masih minimnya penanggulangan biaya yang terlalu tinggi dalam mengatasi harga pasar yang tidak menentu.
c. Strategi yang digunakan dalam pengendalian intern persediaan bahan/barang yang diterapkan di Kusuma Sahid Prince Hotel adalah adanya Cost Controller untuk mengendalikan biaya yang digunakan dalam kegiatan operasional perusahaan.
(5)
commit to user
B.Rekomendasi
Berdasarkan kelemahan-kelemahan yang ada, penulis menyampaikan rekomendasi atau saran sebagai berikut:
1. Struktur organisasi perusahaan lebih dilengkapi disesuaikan dengan kenyataan, karena merupakan dasar dari kegiatan operasional perusahaan.
2. Ditutupnya akses bebas untuk keluar masuk gudang kecuali telah mendapat persetujuan oleh bagian gudang mencegah terjadinya pengambilan tanpa persetujuan.
3. Pemberian nomor akun untuk jenis barang yang baru hendaknya disepakati bersama agar dalam menginput maupun melakukan pembebanan yang menggunakan nomor akun barang tidak terjdi kesalahan seperti penggandaan yang menyebabkan selisih jumlah barang di gudang.
4. Dibuatnya nota penjualan sementara bila pada saat barang diterima belum disertai nota penjualan, hal ini agar barang yang masuk ke gudang langsung dicatat di kartu persediaan atau barang yang langsung digunakan dapat langsung dibebankan pada hari yang sama maka selisih jumlah yang terjadi akan relatif kecil.
5. Dibuatnya anggaran cadangan biaya yang digunakan untuk
menutup kelebihan atau kekurangan biaya agar tetap pada biaya yang sesuai dengan kesepakatan bersama.
(6)
commit to user
apabila perlu diberi penghargaan bagi yang melakukan pekerjaanya lebih dari baik dan punishment yang jelas jika terjadi kesalahan.